Organização de Eventos Esportivos:

Marketing e Jornalismo

Basileu Rodrigo Tavares

Eu, o intrometido

• Formação• Primeiros eventos – Academia de

Comércio• Faculdade de Comunicação – Atlética-

UFJF• Jogos Universitários de Juiz de Fora• Phormar Formaturas e Eventos• Wadson Ribeiro• Elaboração de projetos – DUO e AUJE

Organização de Eventos Esportivos

• Teoria ou prática• O diferencial do profissional de comunicação –

ver como evento e não somente como competição esportiva

• Quem pode fazer?• Imprescindível saber administrar

• Planejamento• Organização• Direção • Controle

• Empreendedorismo• É preciso ter técnica, criatividade, bom senso, dedicação,

comprometimento, visão e acompanhamento

História dos eventos esportivos

• A fonte clássica de referência – Jogos Olímpicos – Foram 1170 anos de Jogos, que começaram em 776 a.C e só terminaram no ano 393 d.C, quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos;

• O esporte, quando conceituado como empreendimento, é produto de séculos de história. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas:

• Egito – Lutas (1.850 a.C) • Roma – Coliseu (1.500 a.C) • Irlanda – Arremesso peso (1.160 a.C) • China – Arco (530 a.C) • Pérsia – Pólo (651) • Japão – Sumô (754) • Inglaterra – Críquete (1520) • França – Tênis (1635)

Tipologia de eventos esportivos

• Olimpíadas – evento suis generis – ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento, dado o seu caráter singular. Competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas);

• Campeonato – evento em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos;

• Torneio – competição de caráter eliminatório, que é realizada em um curto espaço de tempo. Dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes;

Tipologia de eventos esportivos

• Taça ou Copa - uma variável dos torneios ou campeonatos; com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento;

• Festival – atividade esportiva participativa e informal. Visa a integração e a promoção da modalidade, além de motivar os participantes e familiares;

• Gincana – evento recreativo que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer;

• Desafios – atividade normalmente individual, que tem os processos de escala como referência.

• Exibição – evento de performance individual ou coletiva, em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.

Os Jogos Universitários de Juiz de Fora – JUJF

• História;• Resgate;• O JUJF Moderno;• Iniciativa pública e privada;• Reconhecimento da CBDU;• Plano gestor de três anos – retomada,

expansão e confirmação;

• Desafios.

Etapas da organização esportiva

• Planejamento (pesquisa)• Pré-evento (organização) • Desenvolvimento (execução) • Pós-Evento (avaliação)

Planejamento esportivo – CALENDÁRIO

• Critérios relacionados ao sucesso do evento: período do ano, data específica, horário, frequência, duração e intensidade;

• Riscos ou oportunidades?• coincidir com eventos cívicos ou religiosos,

locais, regionais ou nacionais; • coincidir com outros eventos similares; • coincidir com outros eventos de grande porte; • coincidir com a grade de programação dos

meios de comunicação; • não desafiar hábitos, costumes e práticas

locais.

Planejamento esportivo – LOCAL

• Localização e estrutura são fundamentais;

• Possibilidades: arenas, estádios, ginásios, quadras, piscinas, pistas, parques, ruas;

• Pontos a se levar em conta: • Objetivos e porte do evento;• Condições econômicas dos participantes;• Facilidades de acesso;• Condições turísticas;• Condições de hospedagem;• Concentração local dos participantes;• Custo x benefício.

Planejamento esportivo – PÚBLICO

• Definição do público-alvo a partir do mercado. Qual segmento será focado? Pesquisa deve se basear em critérios: geográfico, demográfico, comportamental, psicográfico (fatores psicológicos, sociológicos e antropológicos, assim como benefícios desejados, auto-imagem e estilo de vida, que vislumbram identificar como o mercado é segmentado para tomar decisões particulares sobre um produto, pessoa, ideologia);

• Os eventos esportivos têm como característica alcançar vários tipos de segmentos interessados e potenciais formadores de opinião, como: organizações (acionistas, fornecedores e revendedores), lideranças comunitárias, governo e políticos, associações e sindicatos, veículos de comunicação, funcionários.

Planejamento esportivo – PÚBLICO

• Uma das técnicas que ajuda na hora do sucesso de um evento é a você saber do seu target primário se ele gosta da proposta do evento. Se ele não gostar, quem irá competir?

Planejamento esportivo – REGULAMENTO

• Fundamental para uma competição justa, organizada e dinâmica. Deve observar as seguintes características: • Objetividade • Precisão • Clareza • Abrangência

Planejamento esportivo – REGULAMENTO

• Estrutura básica de um regulamento:• Histórico ou justificativa;• Descrição da competição

• Objetivo;• Participantes;• Categorias;• Programa;• Direção (do evento);• Datas, locais e horários;• Fases e sistemas de disputa;

• Inscrições • Data e local;• Número de inscritos por modalidade;• Especificações para cada modalidade;• Condições para inscrição;• Valor da inscrição;

Planejamento esportivo – REGULAMENTO

• Estrutura básica de um regulamento (cont.):• Normas disciplinares • Arbitragem;• Penalidades;• Recursos;

• Premiação• Direitos dos participantes;• Relação de prêmios;

• Disposições gerais• Cerimônia de abertura e encerramento;• Atividades especiais.

Etapas da organização• O Lead esportivo• O que: qual ação vai ser desenvolvida?

• Quem: quem será o responsável pela sua implantação? Qual o público-alvo (target primário e secundário)?

• Quando: quando a ação será realizada (calendário)?

• Como: como a ação vai ser implementada (passos da ação)? Quais modalidades? Qual a premiação?

• Onde: onde a ação será desenvolvida? Qual a abrangência?

• Por que: quais objetivos? por que foi definida esta solução (resultado esperado)? Por que pode dar certo?

• Quanto: quanto será gasto?

Etapas da organização – análise de viabilidade

• Pesquisa de mercado é necessária para se saber o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando;

• Ênfase deve ser principalmente sobre:

• Proposta temática do evento (ideal);• Definição de data e local mais adequados;• Perfil dos participantes potenciais.

Etapas da organização – análise de viabilidade

• Para avaliar a viabilidade do evento, um dos principais métodos adotados é a análise SWOT – Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças)

• Sun Tzu, autor de “A Arte da Guerra”, em um de seus principais conselhos, fala: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças”.

Análise SWOT

Levantamento de recursos

• Técnicos e desportivos;• Recursos materiais – material de

expediente e secretaria, de participante, gráfico, para a imprensa, sonorização e iluminação;

• Infraestrutura;• Recursos humanos;

Organograma de um evento esportivo

Direção TécnicaSecretaria Geral

Coordenadores de modalidades

Coordenadores de arbitragemSupervisor geral dos boletins

técn.

Direção OperacionalComissão Científica;

Comissão de Comunicação e Marketing*

Comissão de Cerimônias e Eventos Culturais*

Comissão de SegurançaComissão de Voluntários

Comissão MédicaComissão de Transporte

Comissão de Hospedagem e Alimentação

Comissão Disciplinar

Coordenação GeralCoordenador Geral

Comissão de Honra

Comitê Organizador

Coordenação Geral

Comissão de FinançasAssessoria de Imprensa*

Assessoria JurídicaComissão de Controle

Comitê de Comunicação e Marketing

• Elaborar as estratégias e o plano de comunicação; • Estabelecer a programação visual da competição bem como

cuidar da imagem e das marcas envolvidas com o evento;• Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e

convidados; • Escolha adequada de meios de divulgação;• Estabelecer relações comerciais com os patrocinadores,

apoiadores e provedores;• Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas;• Produção de cartazes, mala direta, mailing;• Construção de site;• Perfis nas mídias sociais;• Supervisionar o merchandising do evento.

E a verba?• Vender – o mais difícil – a primeira edição

então...;• Trabalho aliado do Comitê de Comunicação e

Marketing com o Comercial do evento (Comercial interno x Agentes Comerciais);

• Leis de Incentivo ao Esporte;• Como ir ao mercado?;• Desenvolver:

• Prospecções de mercado;• Elaboração de propostas;• Formalização de contratos;• Delineamento de parcerias .

Acabou. E aí? Pós-evento• Uma das características mais interessantes dos

eventos esportivos é a possibilidade do patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência, da identificação e das emoções vividas pelos torcedores e atletas, fazendo com que os patrocinadores/parceiros dividam da mesma avaliação do evento;

• Fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento, promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. Ex.: Cerimônia de Encerramento.

Acabou. E aí? Pós-evento

• Elaboração de relatórios:– Relatório Geral: Pesquisa inicial; Memorial do projeto; Membros do

comitê organizador; Patrocínios e convênios; Relação de participantes; Regulamento; Locais das competições e demais atividades; Tabela de jogos e resultados; Relação de vencedores e premiados; Classificação final; Estimativa de público; Registro de cerimonial e apresentações artísticas; Material gráfico e outros formatos de divulgação; Prestação de contas; Custo estimado e final; Bens adquiridos; Cronograma e execução; Ofícios e cartas de agradecimento; Clipping (eletrônico e impresso); Pesquisas de avaliação (satisfação, recall);

– Prestação de Contas: Entradas e saídas; Saldo bancário; Contas a receber; Contas a pagar; Notas fiscais; Tributos; Resumo financeiro (balanço);

– Cartas de Agradecimento: Autoridades; Participantes Organização de Eventos Esportivos; Colaboradores (equipes de trabalho); Prestadores de serviço; Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros; Imprensa.

Avaliação de Qualidade

• Reuniões Técnicas pós-evento internas e externas – críticas e sugestões;

• Pesquisas internas apenas não retratam fielmente o retorno do evento;

• Ouvir o cliente mostra que tem uma voz ativa no mercado;

• Ferramenta para estimular a melhoria do evento.

Referências bibliográficas• MARIN, Edward Robinson; LOPES, Evandro Luís; PIZZINATTO, Nadia Kassouf.

Segmentação psicográfica de consumidores de produtos de marca própria:Uma aplicação da escala VALS no varejo paulistano. Universidade de São Paulo. Ago.2008. Disponível em: <http://www.ead.fea.usp.br/semead/11semead/resultado/trabalhosPDF/670.pdf>. Acesso em: 27 abr. 2011.

• MENDES, Ricardo. Organização de Eventos. Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia Campus Porto Seguro, mar.2009. Disponível em: <http://www.portoseguro.cefetba.br/doc_professores/educacao_fisica_ricardo/2%C2%BA%20Ano/Apostila%20-%20Eventos%20Esportivos%20-%202o.%20ano.pdf>. Acesso em: 25 abr. 2011.

• NÓBREGA, Renato Garcia. Organização de Eventos Esportivos. In: AZEVÊDO, Paulo Henrique. Terminologia da organização de eventos esportivos. Universidade de Brasília. Disponível em: <http://vsites.unb.br/fef/downloads/paulo-henrique/linguagem_esportiva-ph.pdf>. Acesso em: 26 abr. 2011

• POIT, Davi Rodrigues. Organização de Eventos Esportivos. São Paulo: Phorte Editora, 2005.

• REZENDE, José Ricardo. Manual Completo da Lei de Incentivo ao Esporte. São Paulo: All Print Editora, 2008.

Oficina

• Montagem de um evento a partir do Lead Esportivo

• O que: qual ação vai ser desenvolvida?• Quem: quem será o responsável pela sua implantação?

Qual o público-alvo (target primário e secundário)?• Quando: quando a ação será realizada (calendário)?• Como: como a ação vai ser implementada (passos da

ação)? Quais modalidades? Qual a premiação?• Onde: onde a ação será desenvolvida? Qual a

abrangência? • Por que: quais objetivos? por que foi definida esta

solução (resultado esperado)? Por que pode dar certo?• Quanto: quanto será gasto?

Basileu Rodrigo Tavares

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