apostila eventos esportivos

Organizao de Eventos Esportivos

Educao Fsica IFBahia Campus: Porto Seguro 3

APOSTILA: ORGANIZAO DE EVENTOS

DISCIPLINA: EDUCAO FSICA

PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARO / 2009



OBJETIVO

Proporcionar o conhecimento dos tipos, tcnicas de organizao e execuo de eventos, caracte-rizando cada elemento e suas aplicaes.

I) Produo de eventos

Os eventos h muito fundamentais vida humana vm-se tornando cada vez mais essenciais vida econmica das empresas. Ano a ano eles crescem em nmero, propores e grau de sofisti-cao. Competindo com e at, eventualmente, superando em importncia a publicidade e a propa-ganda, assumiram o papel de carto de visitas das empresas e, ultimamente, tambm o de ambi-ente voltado para o fechamento de negcios dos seus produtos e servios.

1) Origens histricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformao do meio) e da sua necessidade de estabelecer laos de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes perodos de desenvolvimento. H registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebraes envolvendo a fartura de caa em volta de uma fogueira.

Antigo Egito China Grcia Roma Europa Medieval

2) Conceito

A busca por uma compreenso do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de defini-es. Das mais simples, as mais complexas:

1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunio social (Dicion-rio Aurlio)

Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prvio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar.

uma ao profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organizao, da coordenao, do controle e da implantao de um projeto, visando atingir ao pblico alvo com medidas concretas e resultados projetados.

Em essncia, a idia de evento remete aquilo que eventual ou casual, o que foge rotina, mas que programado para reunir um grupo de pessoas.

Ou simplesmente: evento uma reunio de pessoas com um mesmo objetivo

3) A importncia dos eventos

Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interao entre seus pares. E den-tre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade esto os eventos. Por ser uma ao diferenciada, adaptvel, itinerante, relativamente econmica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espao no planejamento de marketing das empresas.



Em um levantamento recente sobre a Dimenso Econmica da Indstria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhes de renda anual, o que representa 3,1% do PIB brasileiro; 330 mil eventos por ano, com a participao de 79,9 milhes de pessoas; e gerao de 3 milhes de empregos diretos, terceirizados e indiretos 1.

Oferecendo uma boa relao custo x benefcio, quando bem planejados e executados, os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes, que causam repercusso altamente positiva na mente do consumidor, promovendo no apenas o engajamento do pblico, mas tambm uma ex-celente forma de divulgao de marcas e/ou produtos.

Entidades representativas do setor:

ABEOC (Associao Brasileira de Empresas de Eventos); ABRACCEF (Associao Brasileira dos Centros de Convenes e Feiras); UBRAFE (Unio Brasileira dos Promotores de Feiras); COCAL (Confederao das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da Amrica La-

tina); ICCA (International Congress and Convention Association);

4) Caractersticas principais

- aproximar o pblico da empresa e do produto; - associar a marca ao evento ou atividade, criando um residual de lembrana; - criar imagem favorvel junto opinio pblica good will; - reduzir barreiras existentes geradas por fatos, acontecimentos e situaes negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos, fatores ambientais, culturais, sociais, etc; - ampliar o nvel de conhecimento da marca

5) Benefcios

Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a ateno do pblico de interesse. Eventos so eficientes instrumentos de comunicao que, em comparao com outras ferramentas, so munidos de uma srie de vantagens:

Gerao de divisas Mdia de permanncia Aumento do nvel de emprego Efeito multiplicador

E, alm disso:

Como mdia itinerante, permitem a entrada em novos mercados; Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao pblico; Alavancam a promoo de marcas e/ou produtos; Fidelizam antigos clientes e conquistam novos, assegurando sua lealdade;

Os eventos exercem uma enorme atrao sobre as pessoas, pelo glamour que a atividade confe-re, pelas personalidades envolvidas, pela decorao escolhida, pela alimentao disponibilizada, pelos brindes oferecidos, pelo atendimento prestado, enfim, por toda a atmosfera que a ocasio reserva.

1 I Dimensionamento Econmico da Indstria de Eventos no Brasil, FBC&VB/SEBRAE, 2004.



Os eventos so momentos nicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Mas, organizar eventos uma atividade que exige disciplina, organizao, bom gosto, bom humor, facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura.

6) Classificao dos eventos

A forma de organizar um evento envolve inmeros objetivos, demandando sua classificao, crit-rios variados, dentre os quais se destacam:

Por categoria Por rea de interesse Por tipo Por dimenso

A) Por categoria: divide-se em dois gneros.

Institucional Promocional

B) Por rea de interesse

Artstica Cientfica Cultural Cvica Poltica Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turstica Folclrica

C) Por tipo:



o Exposio o Feira o Salo o Mostra o Congresso o Conferncia o Palestra o Simpsio o Mesa redonda o Painel o Seminrio o Frum o Brainstorming o Jornada o Curso o Workshop o Colquio o Festival o Visita o Assemblia o Encontro o Simpsio o Jornada o Encontro o Plenria o Salo o Exposio o Mostra o Show o Roda de Negcios o Videoconferncia o Showcasing o Leilo o Lanamento o Inaugurao o Visita/Open Day o Noite de Autgrafos o Vernissage o Desfile o Festival o Excurso o Torneio

o Concurso o Treinamento o Comcio o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural

o Estudos de Caso o Cerimnias Fnebres o Eventos Sociais o Brunch o Banquete o Coffee-break o Coquetel o Churrasco o Caf da Manh o Ch da Tarde o Jantar (Negcios)



D) Por dimenses: pequeno porte, mdio porte, grande porte e mega evento

Em relao a quantidade de pessoas Em relao ao tempo de durao Em relao a variedade de pblicos Em relao aos custos envolvidos

2) O evento esportivo

Os eventos ligados ao ambiente esportivo so apenas um dos muitos tipos de eventos existen-tes. Destacam-se, entretanto, pela enorme visibilidade alcanada, por fora da empatia e inte-resse que o esporte desperta universalmente.

a) Definio

Fundamentalmente, o evento esportivo consiste na realizao de modalidades esportivas, cada qual subdividida em categorias, nas quais se disputam ttulos com a presena de um pblico torcedor.

b) Classificao

Os eventos esportivos tambm comportam alguma especificidade na sua tipologia, sendo o seu gnero mais comum os eventos:

Olimpadas Campeonato Torneio Taa ou Copa Festival Gincana Desafios Exibio

3) O evento esportivo no tempo

a) Aspectos histricos

A fonte clssica de referncia para os eventos esportivos so os Jogos Olmpicos. Foram 1170 anos de Jogos, que comearam em 776 a.C e s terminaram no ano 393 d.C, quando a Grcia foi conquistada pelos Romanos. Credita-se a esta experincia histrica o formato convencional dos eventos esportivos com critrios organizacionais detalhados, servindo, deste modo, como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na histria.

b) Marcos fundamentais

O esporte, percebido e tratado como empreendimento, produto de sculos de histria. Gesto-res de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atrao para as massas

Egito Lutas (1850 aC) Roma Coliseu (1500 aC) Irlanda Arremesso peso (1160 aC) China Arco (530aC) Prsia Plo (651) No Japo Sumo (754) Inglaterra Crquete (1520) Frana Tnis (1635)



No Brasil, h diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colnias. Em 1641, no Recife, portugueses e brasileiros disputam torneios eqestres para comemorar a trgua nas lutas contra holandeses e espanhis.

Remo (1846) Natao (1898) Copa do Mundo (1950)

4) Elementos tpicos

Para a realizao de um evento imprescindvel o domnio de fundamentos mnimos de admi-nistrao. Independente de sua natureza, tamanho ou importncia, um evento, qualquer que seja, sempre administrado. Improvisaes de ltima hora de pessoas sem o devido prepa-ro podem comprometer no apenas o evento em si, como tambm a imagem da empresa e dos produtos ou servios a ele (evento) circunstancialmente vinculados.

a) Funes administrativas

Administrar fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos bsicos, de forma or-denada, na direo de objetivos previamente definidos. So, portanto, quatro as funes basi-lares da administrao:

Planejamento Organizao Direo Controle

As palavras chaves para quem administra so: tcnica, criatividade, bom senso, dedicao, comprometimento, viso e acompanhamento;

b) Etapas bsicas de um evento esportivo

Planejamento (pesquisa) Pr-evento (organizao) Desenvolvimento (execuo) Ps-Evento (avaliao)

II) Caractersticas dos eventos esportivos

a) Tipologia das competies

Os eventos esportivos, antes preferencialmente institucionais, passaram a ter finalidades pre-dominantemente econmicas (comerciais/promocionais) -com a intensificao das disputas pelo mercado, em face da concorrncia e da crescente dependncia das empresas com rela-o opinio pblica.

Olimpada: evento suis generis; ao mesmo tempo gnero e espcie (tipo) de evento, dado o seu carter singular. uma competio que rene vrias modalidades esportivas e con-some alguns dias na realizao das diversas categorias. Tem periodicidade prpria (na ori-gem das mais antigas).

Campeonato: forma de competio em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma durao relativamente longa. Recomendvel quando h disponibilidade de tempo e de recursos.



Torneio: competio de carter eliminatrio, que realizada em um curto espao de tempo. Neste tipo de competio, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Re-comendvel quando se tem pouco tempo e um grande nmero de participantes.

Taa ou Copa: uma varivel dos torneios ou campeonatos; com exceo dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente utilizada para prestar al-gum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produ-to ao nome do evento.

Festival: atividade esportiva participativa e informal. Visa a integrao e a promoo da mo-dalidade, alm de motivar os participantes e familiares.

Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estaes criativas e/ou ob-jetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer.

Desafios: atividade normalmente individual, que tem os processo de escala como refern-cia.

Exibio: atividade de performance individual ou coletiva, em que so valorizadas as des-trezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.

b) Calendrio esportivo

A idia de calendrio remete a um sistema convencional de dias, semanas, meses e anos, u-sado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes s necessidades civis, religiosas e culturais das sociedades.

A observao de critrios como: o perodo do ano, bem como a data especfica, o horrio, a freqncia, a durao e a intensidade de um evento esto diretamente relacionado s possibi-lidades de sucesso do mesmo.

Por isso, importante atentar para:

no colidir com eventos cvicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais; no coincidir com outros eventos similares; no coincidir com outros eventos de grande porte; no confrontar com a grade de programao dos meios de comunicao; no desafiar hbitos, costumes e prticas locais;

O calendrio internacional do esporte

Olimpadas Copa do Mundo de Futebol

Calendrio brasileiro do esporte

No Brasil, o calendrio esportivo segue um critrio mais local, adequado aos costumes da regi-o, interrompendo-se com mais freqncia ao final do ano, (embora tambm privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organizao das competies futebo-lsticas.

c) Local

A localizao geogrfica do evento, bem como as suas caractersticas fsicas (estrutura) so igualmente importantes para o xito da atividade. O lugar (regio) que abrigar a competio bem tem tanta relevncia quanto o tipo de local (ambiente) que abrigar as disputas. Sem me-do de exageros, deve-se pensar que no lugar e local determinado que uma batalha ir ocor-rer, mesmo que a luta seja silenciosa, sorridente, efusiva e estratgica.



Escolha do lugar e local do evento depende:

Objetivos e porte do evento Condies econmicas dos participantes Facilidades de acesso Condies tursticas Condies de hospedagem Concentrao local dos participantes Custo x benefcio

Tipos de estruturas de eventos:

Arenas Estdios Ginsios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas

d) Pblico

Pblico, para efeito esportivo, qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou at impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo.

O pblico-alvo se define a partir de critrios de segmentao de mercado, que o resultado da diviso de um mercado em pequenos grupos. Este processo derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com caractersticas distintas, que so chamados segmentos.

Alm de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes, os eventos esportivos, dado seu carter universal, alcanam um grande nmero de pblicos interessados e outros potenciais formadores de opinio. So eles:

Organizaes: acionistas, fornecedores e revendedores; Lideranas comunitrias; Governo e polticos; Associaes e sindicatos; Veculos de comunicao; Funcionrios;

Os critrios bsicos para a conformao do pblico-alvo so:

Geogrfico Demogrfico Psicogrfico Comportamental



MODELO DE SITE:

e) Regulamento

O regulamento de uma competio esportiva se constitui na pea fundamental para um desen-rolar justo, organizado e dinmico da mesma. O regulamento deve observar as seguintes ca-ractersticas:

Objetividade Preciso Clareza Abrangncia

Estrutura bsica de um regulamento:

Histrico ou justificativa Descritivo da competio

Objetivo Participantes Categorias Programa Direo (do evento) Datas, locais e horrios Fases de disputa Sistemas de disputa

Inscries

Data e local



Numero de inscritos por modalidade Especificaes para cada modalidade Condies para inscrio Valor de inscrio

Normais disciplinares

Arbitragem Penalidades Recursos

- Premiao

Direitos dos participantes Relao de prmios

Aspectos gerais

Cerimnia de abertura e encerramento Atividades especiais

III) Planejamento

O homem sbio antecipa o que o futuro lhe trar, observando as experincias do passado (Sfocles)

O planejamento fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade, pois permite a definio dos objetivos, a racionalizao dos meios e o gerenciamento das funes necess-rias a implantao do projeto.

Sem um planejamento adequado, as decises acabam entregues ao improviso, as incertezas e aos inevitveis imprevistos que, por certo, adviro do empreendimento. Ao planejar, sistemati-za-se as solues, gerando economia.

Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente, parte do su-cesso j est garantido. Caber a cada organizador, utilizando sua capacidade de coordenao e bom senso, ajust-lo aos meios e condies disponveis para o tipo e tamanho do evento que se est desenvolvendo.

1) Tipos de planejamento

a) Quanto natureza:

Estratgico Ttico Operacional

b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais:

Permanente nico

c) Quanto ao tempo:

Longo prazo Mdio prazo Curto prazo



Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos:

Nvel das decises Dimenso temporal Amplitude de efeitos

2) Regras para um planejamento ideal

O que eu temo no a estratgia do inimigo, mas os nossos erros (Pricles)

Quanto mais apurado for o planejamento, mas efetivas as chances de sucesso do empreendi-mento. Mas no existe uma maneira nica de planejar. Em verdade, se faz isso o tempo inteiro, ainda que nem sempre adequadamente.

A observao de algumas regras bsicas pode ajudar bastante no processo:

Deve ser feito SEMPRE com antecedncia; Estruturado de acordo com realidade para quem est se organizando; Compatvel com os recursos disponveis; Orientado por objetivos pr-estabelecidos, conhecidos e fundamentados;

Dentre as tcnicas usadas, a mais importante a PDCA 2. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manuteno nas melhorias dos padres organizacionais, que ser-vem como referncias para o seu gerenciamento.

O mtodo visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiveis nas atividades de uma organizao. um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as in-formaes do controle da qualidade, evita erros lgicos nas anlises, e torna as informaes mais fceis de se entender.

O ciclo composto por quatro fases bsicas:

Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente

2 O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewart na dcada de 20, mas comeou a ser conhecido

como ciclo de Deming (W.E. Deming) em 1950, por ter sido amplamente difundido por este, sobretu-do no Japo. uma tcnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado de forma contnua para o gerenciamento das atividades de uma organizao.



A partir desta tcnica, as atividades que a integram, dentre as quais, o planejamento consiste na aplicao de mltiplas ferramentas que dado seu grande nmero e uso amplo e variado no sero analisadas -para sua elaborao.

Como ferramenta auxiliar na utilizao do PDCA, principalmente na fase de planejamento, apli-ca-se preferencialmente o mtodo 5W 2H 3.

O que: (what) qual ao vai ser desenvolvida? Quando: (when) quando a ao ser realizada? Por que: (why) por que foi definida esta soluo (resultado esperado)? Onde: (where) onde a ao ser desenvolvida (abrangncia)? Como: (how) como a ao vai ser implementada (passos da ao)? Quem: (who) quem ser o responsvel pela sua implantao? Quanto: (how much) quanto ser gasto?

O planejamento um processo no se esgota nunca. Deve, ao contrrio, percorrer o evento do comeo ao fim, obedecendo a um fluxo contnuo, que estar sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vo sendo alcanadas, descartadas ou reavaliadas.

Em uma frmula mais sucinta, mas nem por isso menos eficiente, o planejamento de eventos deve contemplar ao menos trs variveis:

a) Anlise situacional

A base de um bom planejamento o conhecimento apurado do maior nmero possvel de in-formaes sobre o universo em que se est atuando. O investimento para compreend-lo no pode ser relevado, sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento, qualquer que seja a rea de atividade.

Para fundamentar esta etapa do planejamento imprescindvel o emprego de pesquisa de mercado 4, direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se est operando.

Sua nfase deve recair principalmente sobre:

Proposta temtica do evento (ideal) Definio de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais

b) Anlise de viabilidade

Para avaliar o potencial de realizao do evento, uma tcnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) a anlise SWOT. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratgico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano), por sua simplicidade pode ser aplicada na an-lise de qualquer tipo de cenrio de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1.

A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (foras), Weaknesses (fraque-zas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaas), pois so estes justamente os pontos a serem analisados por esta tcnica que, no obstante a terminologia contempornea, j era utilizada h mais de trs mil, por Sun Tzu: Concentre-se nos pontos fortes, reconhea as fra-quezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaas (SUN TZU, 500 a.C.)

A finalidade principal do instrumento :

3 A aplicao do mtodo bastante antiga. No "Tratado sobre Oratria", escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d.C.), o autor observava que, para se obter a compreenso do pblico sobre qualquer tema era necessria a utilizao do hexgono de perguntas (e respostas). 4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE, IBOPE, Marplan/Sportv.



Definir objetivos e metas a serem alcanados

c) Levantamento de aspectos tcnicos e operacionais

Por fim, outro decisivo mecanismo de viabilizao, para a organizao do evento esportivo a planificao dos recursos de ordem tcnica e operacional, necessrios a concretizao do pro-jeto. As necessidades do um evento so em quantidade sempre proporcional ao seu porte. Quanto maior o evento, mais complexas, minuciosas e imperativas so as providncias que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo.

Em linhas gerais, ao menos trs variveis de recursos precisam ser projetadas:

i) Recursos materiais

Todos os produtos necessrios s etapas de operacionalizao do evento, com informaes sobre a quantidade e qualidade (tipo, modelo e padro).

Material de expediente e secretaria Material de participante Material grfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeo Equipamentos e materiais para sonorizao

Incluem-se, ainda, nestas projees, toda estimativa da infra-estrutura tcnica, arquitetnica, urbanstica necessria no caso dos grandes eventos.

ii) Recursos humanos

A estimativa de quantos e de quem so os (perfis) profissionais necessrios para a concretiza-o do evento no simples. O organograma deve levar em considerao no apenas os res-ponsveis pela organizao, mas tambm aqueles necessrios execuo do evento no dia de sua realizao. E, quase sempre, quando se incorpora pessoas que no fazem parte das equipes internas (da organizao) faz-se necessrio investir em treinamento, principalmente daqueles que estaro lidando diretamente com o pblico. A organizao de eventos invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. A-contece ao vivo e qualquer falha comprometer o conceito/imagem da organizao para a qual realizado -e do prprio organizador.



iii) Recursos financeiros

O oramento uma pea bsica do evento, cuja previso ser definitivamente confirmada aps o levantamento de todos os custos necessrios. Estes devero ser apresentados normalmente em trs propostas (cotaes) para cada necessidade (para estudo, avaliao e aprovao) -as quais devero cobrir as projees de gastos com todos os recursos materiais e humanos (su-pracitados).

Custos fixos Custos variveis

As fontes de despesa podem ser: locaes, contrataes, promoes, compra de mailing, car-tas e envios postais, material impresso, decorao, convidados, transportes, diverso, ann-cios, hospedagem, alimentao, etc.

Para formular os custos necessrios a realizao do evento, devero ser considerados todas as informaes obtidas com o planejamento, como: durao, nmero de participantes, lugar, tipo de evento, convidados, etc.

Variam tambm de acordo com as cargas tributrias incidentes (impostos), complexidade do empreendimento, temporada em que estiver se realizando (turstica, por exemplo). Deve ser feito detalhadamente, orando-se tudo.

As receitas podem ser: recursos preexistentes; taxas de inscrio/ingresso; cotas de patrocnio; auxlio governamental; doaes/permutas; financiamento; venda de espaos para exposio e anncios; merchandising; eventos paralelos.

IV) Pr-evento

Se o planejamento a etapa mais importante, e, portanto, a mais demorada do processo da organizao de eventos, a que se segue crucial para testar a viabilidade das projees traa-das. Trata-se do pr-evento ou fase de testes, que o espao de tempo que medeia da ideali-zao realizao.

Processo intenso e trabalhoso, porm indispensvel. Para que o evento ganhe corpo neces-srio que as atividades sejam divididas lgica e funcionalmente, para que cada profissional especializado fique responsvel por determinados assuntos e tarefas. Essa diviso a primeira etapa da montagem do evento, que comear a materializar as definies e aes previamente planejadas.

a) Comisso organizadora

A comisso organizadora do evento poder ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. Sua posio sempre nuclear no empreendimento, ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompa-nhar o mesmo, supervisionando.

A comisso organizadora opera em torno de mltiplas equipes de trabalho, divididas por reas de especialidade estratgicas, traando objetivos de mdio e curto prazo (e sempre cobrando resultados), deixando a par todas as reas envolvidas no evento, garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir.

Estruturar fisicamente o evento uma parte que exige grande ateno. Alm de ser cansativa e detalhista das etapas mais delicadas, pois antecede a execuo e precisar lidar, inevita-velmente, com toda ordem de problemas.



So tarefas da comisso organizadora:

Definio de normas e procedimentos Reunies para distribuio de tarefas Calendarizao e alocao de recursos Criao de listas de verificao especficas Gesto de informaes e processos Contatos com fornecedores e prestadores de servios

Presta, ainda, suporte tcnico ao empreendimento como um todo, contando com:

Assessoria jurdica

b) Comit de logstica (administrativo-financeiro)

Responde pela disponibilizao do material de apoio e da infra-estrutura de servios e produtos necessrios ao andamento do evento. Organiza os fluxos de distribuio dos recursos, com base no planejamento das atividades:

Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentao Hospedagem Instalaes

Operam sob a estrutura logstica aparatos de coordenadoria, que uma vez estruturados passa-ro a responder de forma direta ou indiretamente a uma superviso geral, no transcurso do evento:

Secretaria geral Coordenao apoio (geral) Coordenao tcnica Coordenao de solenidades Coordenador de modalidades Coordenao de convnios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentao Equipe mdico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem

c) Comit de comunicao e marketing

Cuida do processo de divulgao do evento, estabelecendo as ferramentas necessrias a ex-plorar o mximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende, dentre outras responsabilidades:

Elaborar a estratgia de comunicao Cuidar dos aspectos formais das comunicaes escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critrios de admissibilidade e de custo) Divulgao do evento Coordenao das assessorias de imprensa e relaes pblicas Contratao de publicidade paga Produo de cartazes, mala direta, maling



Construo de site (internet) Zelar pela imagem do evento

Atuam de forma subordinada ao comit de comunicao, os ncleos responsveis diretamente pelas relaes com os parceiros comerciais, imprensa e pblico:

Assessoria de comunicao e marketing Assessoria de imprensa Assessoria de relaes pblicas

d) Comit de comercializao (vendas)

Dedica-se a tarefa de captao das fontes de receitas vislumbradas no planejamento, desen-volvendo esforos de negociao das propriedades disponveis para explorao comercial do evento. Desenvolve sobretudo:

Prospeces de mercado Elaborao de propostas

Formalizao de contratos Delineamento de parcerias

V) Desenvolvimento do evento Administrar eventos administrar pessoas

1) Noes de administrao

A administrao eficiente uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. No diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade, mais do que responsvel por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento, tambm est incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operaes, por meio do esforo conjunto dos colaboradores alocados em funes especficas.

Administrao consiste em orientar, dirigir e controlar os esforos de um grupo de indivduos para um objetivo comum (William Newman).

a) Variveis tcnicas

Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo, preciso saber operar cinco variveis bsicas da Teoria Geral da Administrao.

Tarefas Estruturas Relaes pessoais Ambiente Tecnologia

Fatores bsicos da organizao administrativa:

Autoridade Responsabilidade Diviso do trabalho

Tipos ou classificaes da organizao administrativa:

Organogramas Fluxogramas

Objetivos principais da atividade administrativa:



Direo Controle

Ferramentas de direo empresarial:

a) Ordens ou instrues b) Motivao c) Comunicao d) Coordenao e) Liderana f) Tomada de decises

Caractersticas do controle administrativo:

maleabilidade instantaneidade correo

b) Perfil do administrador

O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas caracters-ticas essenciais, que capacitam o sujeito para a funo:

Cultura geral, combinada a conhecimentos especficos; Permanente curiosidade intelectual; Amplo embasamento terico -teoria aliada prtica; Boa expresso verbal -noes de oratria; Capacidade gerencial -saber planejar, liderar e executar; Dominar tcnicas de redao idias abstratas devem se traduzir em palavras, atingin-

do maior nmero de pessoas; Gostar de gente lidar com o pblico indispensvel; Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pesso-

as; importante entender a psicologia humana; Dominar regras de comportamento social; Ser prestativo, sem ser servil; Desenvolver gosto esttico do coletivo e no individual; Saber ouvir e fazer auto-crtica; Ser persuasivo ter habilidade para vender uma idia, convencer pessoas com argu-

mentos slidos e tangveis, e no de maneira imperativa; Busca pelo aperfeioamento constante.

2) Produo executiva de eventos esportivos

O objetivo central do evento esportivo a sua realizao da forma mais harmnica e estvel possvel. Mas, as projees e a preparao prvia sero confrontados com a realidade prtica do prprio acontecimento, que inevitavelmente reservar circunstncias e imprevistos de toda ordem.

Compete a organizao aplicar o empenho necessrio para manter a operao em funciona-mento, atravs do staff constitudo para tal fim. A finalidade do evento cumprir-se. O com-promisso dos organizadores viabiliza-lo.



O modelo estrutural de organizao do evento obedecer a um critrio de repartio de res-ponsabilidades e funes, com as seguintes caractersticas:

Superviso geral: comandar aes com responsabilidade integral, compra, venda e em-prstimos de materiais, convnios, membros, funcionrios, contratos, correspondncia, reu-nies, prazos, relatrio final;

Assessoria jurdica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos e cdigos, cdigo discipli-nar, comandar trabalhos de justia desportiva, acompanhar reunies, representar judicial-mente os organizadores;

Assessoria de comunicao e marketing: contatos com os meios de comunicao, defini-o de acordos de patrocnio, apoio e permutas, relao com grficas de impresso regula-mentos, smulas, ficha de inscrio;

Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgao integral do evento, mala direta, central de notcias sobre o evento, administrao sala de imprensa, trabalho de foto-grafia e filmagem do evento, cobertura jornalstica;

Relaes pblicas: representar a organizao em atividades sociais, receber e encaminhar membros das equipes, organizar recepo, preparar homenagens, enviar convites, envio de ofcios de agradecimento;

Comit financeiro: servios de tesouraria, recebimentos de taxas, assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques, ordens de pagamento, arrecadar receita do evento, com-prar, pagar, folhas de pagamento, servio de bilheteria;

Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comisses, protocolo e arquivo de docu-mentos, ofcios, cartas, memorandos, convites, comunicados, atendimento de telefone e fax, controle de material de escritrio e informtica;

Coordenao geral: contratao e controle de pessoal ou de servio terceirizado, controle de uniformes das equipes da organizao, crachs, equipe de sonorizao, policiamento ou segurana particular;

Coordenao tcnica: especificao das premiaes, contratos de arbitragem, regulamen-tao geral, comando coordenadores de modalidade, recebimento e cadastramento de ins-cries, triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de jogos e provas (coor-denador modalidade), estatstica dos resultados, enviar tabela de jogos a coordenao ge-ral, controle de smulas, programao e realizao das fases finais;

Coordenao de solenidades: local do congresso tcnico, realizao do cerimonial de a-bertura e encerramento, entrega de premiao, podium, bandejas de medalhas, esquema de emergncia no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/ autoridades, localizao de participantes nas solenidades, seleo musical, apresentador, desfile (croquis), placas de identificao;

Coordenao de convnios: laboratrios fotogrficos e de filmagem, hotis, restaurantes, hospital, materiais eltricos, hidrulico, farmcias, web studio;

Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federaes, equipe de arbitragem, apre-sentar relao de materiais, regulamentao, fichas de inscrio, smulas, sistema de dis-puta, tabela de jogos, locais e horrios competies e treinamento, levantamento de dados estatsticos, registrar perda de materiais;

Corpo de representantes: conferir documentao de atletas, encaminhar ocorrncias, reti-rar materiais necessrios, definir escala de servios, comparecer com antecedncia as ins-



talaes, supervisionar e no permitir pessoas estranhas no banco de reservas, verificar se-gurana, smula;

Coordenador de transportes: comandar frota de veculos, escala de transportes, planta e croqui da cidade, veculo para emergncia;

Coordenador de hospedagem e alimentao: relao de hotis e restaurantes, reservar acomodaes, preparar alojamentos e cozinha, relacionar material de cozinha, almoxarifa-do, regimento interno, nutricionista, horrios de refeies, segurana;

Equipe mdico-hospitalar: equipe mdica, fisioteraputica e medicamentos, atendimento mdico de urgncia, manual de procedimentos, contato com hospitais, corpo de bombeiros;

Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo, manuteno, limpeza, vigilncia;

Equipe de arbitragem: escalas de rbitros e auxiliares, uniformidade, antecedncia, res-ponsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e normas, iseno de comentrios, veri-ficar necessidade de reparos;

VI) Ps-evento

Uma das caractersticas mais interessantes dos eventos esportivos a possibilidade de o pa-trocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experincia, da identi-ficao e das emoes vividas pelos torcedores, durante a realizao de uma dada competio esportiva.

Ao associar a imagem do empreendimento s marcas que investiram na sua realizao, forma-se um elemento decisivo na estratgia de valorizao, divulgao e se necessrio, rejuvenes-cimento das empresas e de seus produtos e servios.

Para coroar de xito tal experincia, dando legitimidade e concretude aos objetivos eventual-mente alcanados, fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforos tarefa de consolidao final do evento, promovendo atividades de encerramento das aes desenvol-vidas.

1) Elaborao de relatrios

Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatrios de avaliao de eventos. Das mais simples s mais sofisticadas, as possibilidades iro variar em funo da dimenso do empre-endimento, no nvel de competncia dos envolvidos, dos recursos alocados para a finalidade, dentre outro fatores.

a) Relatrio Geral

A proposta bsica do relatrio reunir, ao final de cada evento, uma gama de variveis com a avaliao dos resultados obtidos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poder interessar confeco do relatrio. O que determinar a incluso ou a supresso de informaes o obje-tivo dos organizadores.



Tpicos do relatrio geral:

Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comit organizador Patrocnios e convnios Relao de participantes Regulamentos, cdigos e normas tcnicas Locais das competies e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relao de vencedores e premiados Classificao final Estimativa de pblico Registro de cerimonial e apresentaes artsticas Material grfico e outros formatos de divulgao Prestao de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execuo Ofcios e cartas de agradecimento Clipping (eletrnico e impresso) Pesquisas de avaliao (satisfao, recall)

2) Prestao de contas

A superviso financeira ter administrado os fluxos de recursos econmicos do evento, perpas-sando todas as fases do trabalho de organizao, desde o perodo anterior, de planejamento, passando pela sua execuo, at finaliz-lo. Seu papel crucial no fechamento e avaliao de toda a empreitada. Da superviso financeira e sua administrao resultam as condies mate-riais de viabilidade.

Itens do relatrio de contas:

Entradas e sadas Saldo bancrio Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balano)

3) Cartas de agradecimento

Outro mecanismo importante de concluso do evento a formalizao, atravs de ofcios sole-nes, dos agradecimentos a todos aqueles que, de alguma maneira contriburam para sua reali-zao. Da equipe de colaboradores aos participantes, dos prestadores de servios aos patroci-nadores, enfim, o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivao da atividade no pode faltar.

O formato, bem como o contedo do documento que ir exteriorizar o agradecimento vari-vel. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elabo-rados, como vdeos editados (com as imagens do evento), lbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrana (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo registrar a importncia daquele a quem se est agradecendo para o sucesso do empreendimento.

A quem se agradece ?

Autoridades Participantes



Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de servio Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros Imprensa

3) Avaliao da qualidade

De certa forma, um evento comea com uma pesquisa e termina com outra. E embora as pro-postas de uma e outra sejam distintas, ambas acabam conferindo ao organizador, subsdios fundamentais a realizao do evento.

Uma pesquisa visa a construo de conhecimentos, que tem como metas principais gerar no-vos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pr-existente. basicamen-te um processo de aprendizagem tanto do indivduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. A principal razo que atende a pesquisa de avaliao final do evento corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento, podendo ainda se voltar para delinear novas pers-pectivas de ao para iniciativas futuras.

O objeto da pesquisa de avaliao pode ser qualitativo ou quantitativo, dependendo do objetivo dos organizadores do evento isto , do que se quer saber.

A mensurao da satisfao dos participantes pode ser um diferencial de eventos bem-sucedidos em relao a outros. A organizao precisa ter essa mensurao externa por uma ou todas as razes seguintes:

Satisfao frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensuraes internas podem ser inadequadas ou imprprias Ouvindo o cliente o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfao uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos

produtos ou servios

A maioria dos programas de mensurao de satisfao, alm de apontar nveis de satisfao, fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais programas auxiliam a organizao do evento na priorizao de tais expectativas e no acompanhamento das mudan-as que essas possam sofrer, alm de permitirem que se conhea o valor das necessidades existentes.

apostila eventos esportivos

Documents