o sistema de informação do mercado interno -...
TRANSCRIPT
Confi gurar o IMI:guia para o primeiro utilizador de uma entidade
O Sistema de Informação do Mercado Interno
PT
Europe Direct é um serviço que responde
às suas perguntas sobre a União Europeia
Linha telefónica gratuita (*):
00 800 6 7 8 9 10 11
(*) Alguns operadores de telefonia móvel não permitem o acesso aos números
iniciados por 00 800 ou cobram estas chamadas
Encontram-se disponíveis numerosas outras informações sobre a União Europeia
na rede Internet, via servidor Europa (http://europa.eu)
Uma fi cha bibliográfi ca fi gura no fi m desta publicação
Luxemburgo: Serviço das Publicações da União Europeia, 2009
ISBN 978-92-79-10424-4
doi:10.2780/25488
© Comunidades Europeias, 2009
Reprodução autorizada mediante indicação da fonte
Printed in Belgium
IMPRESSO EM PAPEL BRANQUEADO SEM CLORO
Confi gurar o IMI: guia para o primeiro utilizador de uma entidade
O Sistema de Informação do Mercado Interno
3
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Índice
Preâmbulo 5
Introdução: o que é o IMI e como funciona 6
Guia etapa a etapa: como confi gurar o IMI para a sua entidade 8
Lista de verifi cação: todas as etapas importantes num relance 12
Informações adicionais para coordenadores 18
Glossário de termos do IMI 20
Perguntas mais frequentes e respostas 22
5
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Preâmbulo
Caro utilizador do IMI,
É com todo o gosto que lhe dou as boas-vindas ao Sistema de Informação do Mercado Interno (IMI). Quero igualmente felicitá-lo pelo novo papel que desempenha no IMI!
O IMI é uma ferramenta com grandes potencialidades: torna a cooperação entre administrações de diferentes países muito mais fácil e rápida. Desse modo, ajuda as administrações a prestar um serviço melhor a todos aqueles que querem utilizar as oportunidades oferecidas pelo mercado único europeu.
No entanto, como qualquer outro sistema electrónico, o IMI apenas funcionará bem se for bem gerido. Para os utilizadores do IMI encontrarem os seus homólogos noutros países, as entidades necessitam de manter as informações sobre si próprias actualizadas. E para que o intercâmbio de informações funcione bem, é necessário que em cada entidade haja um número de utilizadores registados sufi ciente para responder sem demora a todos os pedidos que vão dando entrada.
É por este motivo que você, o primeiro utilizador do IMI da sua entidade, é tão importante! Deve verifi car se a sua entidade pode ser facilmente encontrada no IMI e se este está confi gurado de forma a garantir um intercâmbio rápido e efi caz de informações.
O presente guia pretende ajudá-lo nessa tarefa. Fornece-lhe uma breve introdução sobre o funcionamento do IMI e explica, passo a passo, aquilo que tem de fazer para confi gurar o IMI para a sua entidade. O guia inclui ainda um glossário de termos importantes do IMI e uma série de perguntas mais frequentes, bem como as respectivas respostas. A meio do guia, encontrará uma lista de verifi cação com a qual poderá certifi car-se de que não esqueceu nada importante.
Desejo-lhe uma excelente iniciação ao IMI!
Jörgen HolmquistDirector-geral do Mercado Interno e ServiçosComissão Europeia
6
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Introdução: o que é o IMI e como funciona
O que é o IMI?
Para dar cumprimento às «disposições em matéria de assistência mútua» da legislação europeia relativa ao mercado interno, as administrações do espaço económico europeu (EEE) (1) necessitam de trocar informações com as suas homólogas dos outros países. O Sistema de Informação do Mercado Interno (IMI) é uma ferramenta electrónica concebida para as ajudar nesta cooperação. O IMI consiste numa aplicação informática acessível através da Internet, que não requer a instalação de qualquer software adicional. Foi desenvolvido pela Comissão Europeia, em estreita colaboração com os Estados-Membros.
Como funciona o IMI?
O IMI ajuda-o a identifi car o seu homólogo noutro país: cada entidade registada no IMI introduz no sistema o seu «título informal» (uma versão facilmente compreensível do seu nome) e uma descrição das suas responsabilidades. Tanto o título informal como a descrição são traduzidos para todas as línguas ofi ciais da União Europeia e são associadas a uma função de pesquisa multilingue.
O IMI também facilita o intercâmbio de informações com entidades homólogas: uma entidade que necessite de informações de uma entidade de outro país pode criar um pedido de informação na sua própria língua com base em conjuntos de perguntas pré-traduzidas que se encontram disponíveis para cada um dos domínios legislativos suportados pelo IMI. A entidade envia o seu pedido à sua homóloga através do sistema. A entidade à qual o pedido foi endereçado visualiza o pedido na sua própria língua; pode responder nesta língua e enviar a sua resposta através do IMI à entidade requerente. Pode, a qualquer momento, acompanhar a evolução do seu pedido através do IMI.
Quem são os participantes no IMI?
Os principais participantes no IMI são os seguintes:
as entidades competentes do EEE que trocam informações e operam a nível ●
nacional, regional ou local;
(1) O EEE é constituído por todos os Estados-Membros da União Europeia, pela Islândia, pelo
Listenstaine e pela Noruega.
7
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
os coordenadores IMI que têm por missão decidir quais as entidades que se ●
devem registar no IMI e garantir que os pedidos de outros países recebem respostas satisfatórias e tempestivas, e que incluem:
um coordenador nacional IMI (NIMIC) por país (a lista dos —NIMIC pode ser consultada no sítio do IMI: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/contact_pt.html),se os países assim o entenderem, coordenadores IMI delegados —(DIMIC) para um determinado domínio legislativo ou região geográfi ca,os chamados super-DIMIC (ou SDIMIC), responsáveis por todos —os domínios legislativos nas respectivas regiões;
a Comissão Europeia alberga e assegura a manutenção do IMI, é responsável ●
pelas traduções no sistema e opera um serviço de assistência central.
Que domínios cobre o IMI?
O IMI é defi nido como um sistema fl exível que pode ser utilizado para todos os tipos de legislação relativa ao mercado interno. Presentemente, é utilizado para a directiva relativa ao reconhecimento das qualifi cações profi ssionais (2005/36/CE) e a directiva relativa aos serviços no mercado interno (2006/123/CE) (que obriga as entidades do EEE a assistir-se mutuamente na supervisão dos prestadores de serviços migrantes e na supervisão da prestação de serviços transfronteiriça).
Para informações recentes sobre o âmbito de aplicação do IMI nestes domínios legislativos e sobre novos domínios legislativos que possam ser adicionados, consultar o sítio web do IMI.
E a protecção dos dados?
As entidades que utilizam o IMI têm de respeitar a legislação comunitária e nacional em matéria de protecção de dados. A recomendação da Comissão Europeia disponível no sítio web do IMI contém orientações relativas à protecção de dados específi cas para o IMI. Importa notar que o IMI é compatível com a protecção de dados, porque:
não cria uma base de dados ou um registo permanente de dados pessoais; ●
os dados pessoais transmitidos no âmbito do intercâmbio de informações ●
são apagados, o mais tardar, seis meses após o encerramento do intercâmbio;
apenas as entidades directamente envolvidas num intercâmbio de ●
informações têm acesso aos dados pessoais.
8
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Guia etapa a etapa: como confi gurar
o IMI para a sua entidade
Introdução
O IMI é uma rede descentralizada de entidades. Isto signifi ca que cada uma das entidades que utilizam o IMI é responsável por todas as informações sobre si própria que constam do sistema, bem como pela sua confi guração para efeitos de utilização do IMI.
Quando a sua entidade foi registada no IMI, você foi simultaneamente registado como primeiro utilizador. Uma vez que, por enquanto, é a única pessoa na sua entidade que pode aceder ao IMI, necessita de:
certifi car-se de que as entidades de outros países susceptíveis de necessitar ●
de informações da sua entidade poderão encontrá-la e contactá-la facilmente;
determinar quem, na sua entidade, faz o quê no IMI, de modo a que você ●
e os seus colegas possam participar rápida e efi cazmente no intercâmbio de informações.
Estas tarefas podem parecer difíceis, mas não se preocupe! O IMI foi concebido para ser o mais fácil de utilizar possível. Se seguir cuidadosamente estas instruções, a confi guração da sua entidade no IMI será fácil e não lhe tomará muito tempo.
O presente guia oferece-lhe uma perspectiva prática de todos os passos que tem de dar. Para uma descrição pormenorizada destes passos, consulte o Guia de Utilização do IMI, disponível na secção «Documentos importantes» do sítio web do IMI: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index_pt.html
No sítio do IMI encontrará igualmente toda uma gama de material de formação, nomeadamente uma série de módulos de aprendizagem em linha interactivos que o ajudam a familiarizar-se com todas as funcionalidades importantes do IMI.
Para começar, poderá ser útil pensar na sua entidade sob três perspectivas diferentes:
em primeiro lugar, pense na sua entidade tal como será vista por uma ●
entidade de outro país;
9
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
em seguida, pense na sua entidade no contexto das entidades do seu país, ●
por exemplo, na perspectiva de uma entidade que supervisione o trabalho da sua entidade ou de uma entidade com a qual esta colabore;
por fi m, pense na sua entidade a partir do interior; pense, por exemplo, ●
na forma como as responsabilidades estão divididas ou como o trabalho está organizado.
As seguintes instruções etapa a etapa foram defi nidas tendo em conta estas três perspectivas. Comecemos pelo ponto de vista mais distante da sua entidade, o ponto de vista de uma entidade de um país diferente.
A minha entidade vista de outro país
Tente colocar-se na posição de um utilizador do IMI que trabalha numa entidade idêntica à sua noutro país. Ele não fala a sua língua e não sabe nada sobre as estruturas administrativas do seu país. Contudo, deve conseguir encontrar a sua entidade no IMI. Todas as informações essenciais sobre todas as entidades registadas no IMI estão traduzidas em todas as línguas ofi ciais da União Europeia e podem ser procuradas com um motor de busca multilingue. No entanto, deve certifi car-se de que as informações sobre a sua entidade estão correctas e actualizadas na sua língua.
Etapa 1: editar as informações de carácter geral sobre a sua entidade
Algumas informações sobre a sua entidade já foram introduzidas no IMI por ocasião do seu registo. A primeira coisa a fazer é verifi car estas informações e, se for caso disso, corrigi-las ou actualizá-las.
O título informal ●
O IMI permite que cada entidade escolha o seu «título informal», uma versão do seu nome que diga claramente aquilo que a entidade faz. Este título informal é traduzido para todas as línguas ofi ciais da União Europeia. Para facilitar aos outros a tarefa de identifi car a sua entidade no sistema, este título deve ser breve e claro.
Porquê um título informal para além da designação ofi cial?
Na sua opinião, a irlandesa «Honourable Society of Kings Inns» será responsável por quê? A julgar pela sua designação ofi cial, pode ser responsável pelas mais variadas coisas. Na realidade, é responsável pela admissão na profi ssão de advogado. Um título informal como «Órgão profi ssional para a admissão de advogados» exprime mais claramente a missão desta entidade.
10
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Sempre que alterar substancialmente o título informal da sua entidade, não se esqueça de indicar no sistema que é necessária uma nova tradução (assinalando a casa pertinente). Se apenas corrigir um erro de ortografi a, não é necessária uma nova tradução.
O perfi l curto ●
Naturalmente, o título informal não pode, por si só, exprimir integralmente o que a sua entidade faz. É por esse motivo que tem a possibilidade de escrever um curto perfi l da sua entidade, que será igualmente traduzido para todas as línguas da União. Nesse perfi l pode indicar, por exemplo, se a sua entidade é local, regional ou nacional, os seus principais domínios de actividade e as suas tarefas nesses domínios. Quando redigir o perfi l curto, tente imaginar o que precisaria de saber sobre a sua entidade se fosse um utilizador do IMI de outro país.
Línguas ●
Para alguns intercâmbios de informações no IMI bastará utilizar as perguntas e respostas pré-traduzidas que existem no IMI para cada domínio legislativo. Contudo, os utilizadores do IMI de outros países poderão querer acrescentar uma pergunta ou um comentário. Ou poderão querer contactá-lo por telefone ou correio electrónico. Em consequência, deve indicar as línguas que são compreendidas na sua entidade.
Não tenha medo de dizer que compreende línguas estrangeiras!
Não necessita de ser fl uente nas línguas que seleccionar; os outros utilizadores apenas precisam de saber se possui conhecimentos sufi cientes para as utilizar como línguas de trabalho.
Contactos ●
Pode editar os contactos da sua entidade que se encontram registados e adicionar-lhes informações. Pode, por exemplo, incluir uma ligação para o seu sítio web.
O perfi l curto não tem de cobrir todas as responsabilidades
da sua entidade, mas apenas aquelas que são importantes para as suas tarefas no IMI.
11
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Endereço de correio electrónico ●
Sempre que seja necessário utilizar o IMI, será alertado através de uma mensagem de correio electrónico. Para ter a certeza de que não perde qualquer informação importante, o endereço de correio electrónico da sua entidade deve ser válido e verifi cado frequentemente.
Etapa 2: especifi car os domínios de competência da sua entidade
Uma entidade de outro país que esteja à procura da sua homóloga no seu país necessita não só dos contactos, mas também de uma descrição das responsabilidades da sua homóloga. Para esse efeito, o IMI contém duas listas de palavras-chave, estabelecidas a nível europeu para assegurar a sua validade em todos os países, que contêm:
domínios de actividade económica; ●
domínios políticos. ●
Com recurso a estas listas, deve procurar ser o mais específi co possível na descrição das responsabilidades da sua entidade.
Etapa 3: especifi car as responsabilidades da sua entidade em cada domínio legislativo
O IMI pode ser utilizado em muitos domínios legislativos diferentes. Se desenvolver actividade em dois domínios, a sua entidade pode ter acesso ao IMI para ambos. É por este motivo que, para além dos domínios de actividade económica e dos domínios políticos, deve descrever mais pormenorizadamente as responsabilidades da sua entidade em cada domínio.
Para o ajudar nesta tarefa, o IMI fornece-lhe listas de palavras-chave para cada domínio legislativo. Algumas palavras-chave já terão sido seleccionadas por ocasião do registo da sua entidade, mas deve verifi car se estão correctas e, se necessário, adicionar outras palavras-chave.
Se a sua entidade mudar de instalações ou de
número de telefone, não se esqueça de actualizar estas
informações no IMI.
12
Lista de verifi cação: todas as et
A minha entidade vista
de outro país
Etapa 1: editar
as informações de carácter
geral sobre a sua entidade
O título informal
O perfi l curto
Línguas
Contactos
Endereço de correio
electrónico
Etapa 2: especifi car
os domínios de competência
da sua entidade
Domínios
de actividade
económica
Domínios políticos
Etapa 3: especifi car
as responsabilidades da sua
entidade em cada domínio
legislativo
A minha entidade
no meu país
Etapa 4: conceder a
outras entidades privilégios
de acesso à sua entidade
Etapa 5: estabelecer
os privilégios de acesso
da sua entidade com os seus
coordenadores de pedidos
13
tapas importantes num relance
A minha entidade vista
a partir do interior
Etapa 6: apurar em que
serviços o IMI terá de ser
utilizado
Etapa 7: determinar quantos
novos utilizadores é necessário
registar
Unicamente
para coordenadores
Etapa 13: decidir quem
exercerá as funções de
administrador de dados
Etapa 14: decidir se quer
participar no processo
de supervisão
Etapa 8: decidir se a sua
entidade quer utilizar
o processo de atribuição
de pedidos
Etapa 15: decidir se
as entidades que coordena
necessitam da sua aprovação
Etapa 9: decidir das funções
de cada utilizador
Etapa 10: registar
os utilizadores
Etapa 11: comunicar
aos utilizadores os seus nomes
de utilizador
Etapa 12: incentivar os novos
utilizadores a aceder ao IMI
14
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Como escolher palavras-chave
Se não encontrar uma correspondência perfeita na lista de palavras-chave predefi nidas, escolha a palavra-chave mais aproximada possível ou uma combinação de palavras-chave. Se lhe parecer que falta uma palavra-chave importante, contacte o seu coordenador para, se for caso disso, actualizar a lista.
A minha entidade no meu país
Com todas as informações supra, uma entidade de outro país deve poder encontrar e contactar facilmente a sua entidade. Contudo, o IMI é mais do que isto. No seu país, pode haver outras entidades com tarefas idênticas às da sua. Pode colaborar com elas, supervisioná-las ou ser supervisionada. Durante as próximas etapas, pense na sua entidade no seu contexto nacional: O que a distingue das outras entidades do mesmo domínio? Quais são as suas relações de trabalho com essas entidades? Onde se dirige na eventualidade de problemas?
Etapa 4: conceder a outras entidades privilégios de acesso à sua entidade
Imaginemos que a sua entidade é uma ordem dos médicos regional. Nesse caso, a ordem dos médicos nacional poderia querer ter uma panorâmica dos pedidos tratados pela sua entidade, para saber até que ponto o IMI é utilizado a nível nacional. Nesta situação e em situações similares, é possível conceder a outras entidades privilégios de acesso à sua entidade. As entidades com acesso privilegiado terão uma visão geral dos seus intercâmbios de informações no IMI. Contudo, por razões de protecção de dados, não poderão visualizar quaisquer dados pessoais contidos nos pedidos.
Etapa 5: estabelecer os privilégios de acesso da sua entidade com os seus coordenadores de pedidos
Incumbe aos coordenadores IMI velar por que o IMI esteja devidamente confi gurado no seu país ou região e por que o intercâmbio de informações através do IMI se processe sem problemas. São os próprios coordenadores que decidem o grau de actividade que pretendem desenvolver no sistema. Alguns podem limitar o seu papel à coordenação administrativa; outros podem decidir efectuar intercâmbios de informações individuais. Podem actuar como árbitros em caso de problemas entre uma entidade por si coordenada e uma entidade de outro país ou, em países que tenham optado por um controlo centralizado, podem decidir aprovar pedidos e/ou respostas de entidades que coordenam. Nestas funções relacionadas com o conteúdo, específi co a cada domínio legislativo, os coordenadores actuam como «coordenadores de pedidos». Deve haver, no mínimo, um coordenador de pedidos para cada domínio legislativo. Se pensa que poderá ser necessário implicar mais coordenadores nos intercâmbios de informações da sua entidade, deve conceder a estes coordenadores privilégios de acesso à sua entidade.
15
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Regra geral, os coordenadores não visualizam os pormenores dos seus pedidos por motivos de protecção de dados. Contudo, se um coordenador decidir desempenhar um papel activo nos seus intercâmbios de informações, pode autorizá-lo a visualizar os pormenores dos seus pedidos. Não obstante, mesmo com essa autorização, o coordenador não poderá visualizar quaisquer dados pessoais contidos nos intercâmbios de informações.
A minha entidade vista a partir do interior
Já fi cou claro o papel da sua entidade tanto em relação às entidades de outros países como em relação às entidades do seu próprio país. Por último, tem de olhar para a sua entidade a partir de dentro. Que serviços vão utilizar o IMI? Quantos pedidos IMI prevê? Quantos colegas irão trabalhar consigo no IMI? Como pode aumentar a efi cácia dos métodos de trabalho interno?
Etapa 6: apurar em que serviços o IMI terá de ser utilizado
Se trabalha numa entidade grande, pode não ser evidente quais as unidades ou serviços que irão trabalhar com o sistema. Nesse caso, deve, antes do mais, verifi car em que domínio legislativo apoiado pelo IMI a sua entidade desenvolve a sua actividade. Encontrará informações actualizadas sobre estes domínios legislativos e a legislação comunitária pertinente no sítio web do IMI. Em seguida, deve verifi car que unidade ou serviço da sua entidade se ocupa das questões tratadas por esta legislação. Os conjuntos de perguntas-tipo que foram introduzidos no IMI para cada domínio legislativo poderão ajudá-lo nesta tarefa. As listas completas destes conjuntos de perguntas encontram-se disponíveis na secção «Documentos importantes» do sítio web do IMI.
Etapa 7: determinar quantos utilizadores adicionais é necessário registar
Na qualidade de primeiro utilizador do IMI da sua entidade, incumbe-lhe decidir quantos utilizadores adicionais devem ser registados para a sua entidade. Como é natural, o número de utilizadores deve refl ectir a dimensão e as necessidades da sua entidade. Caso seja uma pequena entidade que tem de tratar poucos pedidos no IMI, um ou dois utilizadores adicionais poderão ser sufi cientes. Por outro lado, uma grande entidade poderá necessitar de bastantes utilizadores, com funções diferentes, para gerir efi cazmente os seus intercâmbios de informações.
Se trabalhar em domínios legislativos diferentes, poderá
dispor de coordenadores diferentes para cada domínio.
16
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Pense em assegurar a sua substituição
Mesmo que a sua entidade seja muito pequena, deve registar, pelo menos, um utilizador adicional, para assegurar a sua substituição durante as suas férias ou eventuais ausências por doença.
Etapa 8: decidir se a sua entidade quer utilizar o processo de atribuição de pedidos
Quando o IMI está normalmente configurado, a chegada de um novo pedido endereçado à sua entidade é anunciada por uma mensagem de correio electrónico automática enviada para o endereço de correio electrónico geral da sua entidade e para todos os utilizadores que gerem pedidos. Este procedimento pode ser pouco prático se tiver um número elevado de utilizadores, se previr gerir um número elevado de pedidos de informações ou se diferentes partes da sua entidade trabalharem com o IMI. Nesses casos, poderá ser útil confi gurar o chamado «processo de atribuição de pedidos». Isto signifi ca que uma pessoa, à qual são atribuídas as funções de «responsável pela atribuição de pedidos», recebe todos os novos pedidos e distribui-os pelos seus colegas em função do objecto do pedido ou do volume de trabalho dos colegas. Este procedimento poderá permitir-lhe assegurar uma clara defi nição das responsabilidades e um tratamento rápido dos pedidos.
Etapa 9: decidir das funções de cada utilizador
A si, na qualidade de primeiro utilizador da sua entidade, são-lhe automaticamente atribuídos todos os direitos de utilizador do IMI, o que signifi ca que pode fazer tudo no IMI. Mas, como é evidente, não necessita de fazer tudo. Pode decidir quais as tarefas que pretende delegar noutras pessoas. Pode registar vários outros gestores. Pode ainda, por exemplo, atribuir a função de «administrador de dados local» a um utilizador do serviço de TI da sua entidade. Esta função implica a actualização dos dados da sua entidade, o registo de novos utilizadores e a prestação de apoio a colegas com problemas técnicos, como, por exemplo, a perda de senhas. Ou pode atribuir ao seu chefe, que não participará pessoalmente nos intercâmbios de informação, direitos de utilizador de base que lhe permitam acompanhar o fl uxo de informação.
Não esqueça que, se decidir utilizar o processo de atribuição
de pedidos, terá de designar um responsável pela atribuição
de pedidos!
17
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Etapa 10: registar os utilizadores
Depois de decidir quantos utilizadores registar e como organizar o seu trabalho conjunto, pode registar os utilizadores no IMI. É muito simples. Introduz no sistema os seus contactos, a sua língua preferencial de trabalho e os seus endereços de correio electrónico.
Não esqueça que cada utilizador deve ter um endereço de correio electrónico diferente e individual, porquanto este será utilizado para todas as mensagens de correio electrónico geradas automaticamente pelo sistema!
Em seguida, determina a função do utilizador para cada domínio legislativo. Um colega que seja gestor para o domínio legislativo das qualifi cações profi ssionais pode, por exemplo, ser apenas um utilizador de base no domínio legislativo dos serviços.
Etapa 11: comunicar aos utilizadores os seus nomes de utilizador
Quando regista um novo utilizador no IMI, o sistema gera automaticamente um nome de utilizador e uma senha temporária para esse utilizador. A senha temporária é enviada ao novo utilizador por correio electrónico. Contudo, por razões de segurança, os nomes de utilizador não são enviados por correio electrónico. Terá de contactar o seu colega por uma via exterior ao sistema e comunicar-lhe o seu nome de utilizador pessoalmente, por telefone, por fax ou por correio.
Pode o nome de utilizador gerado automaticamente ser alterado?
Sim, se os seus colegas pretenderem ter um nome de utilizador diferente daquele gerado automaticamente pelo sistema, pode mudar o nome de utilizador nos dados do utilizador.
Etapa 12: incentivar os novos utilizadores a aceder ao IMI
O IMI só poderá funcionar bem se os utilizadores registados estiverem familiarizados com o sistema e activos no sistema. Por este motivo, é muito importante que incentive todos os novos utilizadores da sua entidade a entrar no IMI e a explorá-lo.
Quando acede pela primeira vez ao sistema, o novo utilizador pode escolher a sua senha e um código de identifi cação com 12 caracteres. A partir de então, sempre que entra, o sistema pedir-lhe-á três caracteres aleatórios desse código de identifi cação.
18
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Perda de senhas e de nomes de utilizador
Se um colega esquecer o seu nome de utilizador do IMI, pode procurá-lo no sistema e voltar a comunicar-lho.
Se um colega esquecer a sua senha, terá de a restabelecer, a menos que tenha delegado as funções de «administrador de dados local» noutra pessoa. Deve informar os utilizadores da sua entidade de que, caso esqueçam a senha, devem contactar o administrador de dados local para pedir uma nova senha.
Quando o administrador de dados local restabelece uma senha esquecida, o utilizador em causa recebe uma mensagem de correio electrónico automática com uma nova senha temporária. Pode então recomeçar o procedimento de acesso ao sistema desde o início.
Se for o único administrador de dados local da sua entidade e se esquecer a sua senha, deve contactar o administrador de dados local do coordenador IMI que registou a sua entidade ou que validou o seu registo.
Informações adicionais para coordenadores
Se é o primeiro utilizador de uma entidade que é um coordenador IMI, pouco mais precisa de fazer antes de começar a trabalhar com o sistema.
Etapa 13: decidir quem exercerá as funções de administrador de dados
Por regra geral, ao primeiro utilizador de um coordenador IMI são atribuídas outras funções, as de «administrador de dados». Enquanto um «administrador de dados local» é responsável pela gestão de todos os dados da sua entidade no IMI, o «administrador de dados» é responsável pela gestão dos dados das entidades que coordena. Pode autenticar novas entidades competentes, conceder-lhes acesso a um novo domínio legislativo, editar a sua designação ofi cial e restabelecer as senhas dos seus administradores de dados locais. Em consequência, se as suas tarefas enquanto coordenador incluem o registo de novas entidades ou a concessão a essas entidades de acesso a novos domínios legislativos, poderá querer atribuir essas funções a um ou mesmo a vários dos seus colegas.
19
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Etapa 14: decidir se quer participar no processo de supervisão
Se uma entidade sob a sua coordenação e uma entidade de outro país não chegarem a acordo sobre as informações a fornecer, o IMI oferece-lhe a si e ao coordenador IMI da outra parte a possibilidade de se envolverem. Nesta situação, os coordenadores desempenham o papel de árbitros. A confi guração normal do IMI permite que os coordenadores participem neste processo de supervisão. Também esta confi guração é específi ca para cada domínio legislativo.
Se quiser exercer funções de supervisor, não necessita de introduzir quaisquer alterações no sistema. Se quiser delegar estas funções noutra pessoa da sua entidade, pode designar um «supervisor». Se não pretender participar de todo no processo de supervisão (por exemplo, se as suas funções de coordenador se circunscreverem a aspectos técnicos) deve mudar a confi guração para «não».
Etapa 15: decidir se as entidades que coordena necessitam da sua aprovação
Alguns Estados-Membros decidiram manter um controlo centralizado dos intercâmbios de informações em que participam as suas entidades competentes. Para o efeito, o IMI permite que os coordenadores decidam se querem aprovar os pedidos e/ou respostas antes do seu envio para outro país. Neste caso, a confi guração predefi nida é «não».
Contrariamente ao que acontece com o «administrador
de dados local», as funções do «administrador de dados» é específi ca a um domínio
legislativo. Se decidir delegar estas funções, não esqueça que
terá de o fazer para cada um dos domínios legislativos em que a
sua entidade está activa!
20
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Glossário de termos do IMI
Administrador de dados local: um administrador de dados local é um utilizador
que, para além dos direitos descritos para o utilizador de base, pode:
actualizar os dados relativos à sua entidade que se encontram no ●
sistema;registar novos utilizadores para a sua entidade; ●
alterar os direitos dos utilizadores da sua entidade; ●
restabelecer senhas para utilizadores da sua entidade. ●
Coordenadores IMI: os coordenadores IMI são responsáveis pela autenticação
das entidades competentes que pretendam utilizar o IMI e por assegurar o bom
funcionamento do sistema no seu país ou região. Além disso, os coordenadores IMI
podem decidir participar no intercâmbio individual de informações entre as entidades
que coordenam e as entidades de outro país ( processo de aprovação; processo
de supervisão).
Entidade com privilégios de acesso: a sua entidade pode atribuir privilégios de
acesso a outras entidades do mesmo Estado-Membro. As entidades com privilégios de
acesso têm uma visão geral dos intercâmbios de informações da sua entidade. Apenas
um administrador de dados local pode conceder a outras entidades privilégios
de acesso à sua entidade.
Entidade competente: os principais intervenientes no IMI são as entidades
competentes que trocam pedidos de informações através do sistema. Essas entidades
podem ser organismos públicos ou privados nos quais os Estados-Membros delegaram
competência para desempenhar certas funções relacionadas com a aplicação da
legislação sobre o mercado interno. O seu âmbito de acção pode ser nacional, regional
ou local.
Entidade requerente: a entidade requerente é a entidade que necessita de
informações e que dá início ao intercâmbio de informações.
Entidade respondente: a entidade respondente é contactada pela entidade
requerente e é responsável pela resposta ao pedido.
Gestor de pedidos: para além dos direitos de utilizador de um utilizador de
base, os gestores de pedidos podem enviar pedidos de informações e responder a
pedidos de informações recebidos em nome da sua entidade.
21
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Processo de aprovação: os coordenadores IMI podem decidir que querem
aprovar novos pedidos ou respostas das entidades competentes que coordenam
antes de estes serem enviados para outro Estado-Membro. Isto signifi ca que, quando
uma entidade competente transmite um novo pedido, esse pedido é enviado, em
primeiro lugar, para o coordenador IMI para aprovação. Se o coordenador aprovar o
pedido, este é transmitido à entidade competente respondente.
Processo de atribuição de pedidos: uma grande entidade com um elevado
número de utilizadores do IMI pode querer recorrer ao processo de atribuição de
pedidos para atribuir os pedidos recebidos a um ou vários dos seus gestores de
pedidos em função do seu objecto ou de outros critérios. Para poder encaminhar e
reencaminhar pedidos dentro da entidade, um utilizador necessita de ter direitos de
«responsável pela atribuição de pedidos».
Processo de supervisão: se uma entidade requerente não fi car satisfeita com
uma resposta recebida de outro Estado-Membro, pode pedir informações adicionais.
Contudo, se a entidade respondente insistir em que não pode fornecer as
informações solicitadas, a entidade requerente pode implicar tanto o seu próprio
coordenador IMI como o coordenador IMI da entidade respondente como árbitros.
Este processo é designado «processo de supervisão». Os coordenadores IMI decidem
se querem participar no processo de supervisão.
Utilizador de base: cada utilizador do IMI é, no mínimo, um utilizador de base. Um
utilizador de base pode procurar uma entidade competente na base de dados de
entidades competentes do IMI e tem uma visão geral de todos os pedidos (recebidos
e enviados) da sua entidade, bem como dos pedidos das entidades com privilégios
de acesso.
22
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
Perguntas mais frequentes e respostas
Recebi uma mensagem de correio electrónico com uma senha temporária para o IMI. Contudo, não tenho um nome de utilizador. Como posso aceder ao IMI?
Quando é registado como novo utilizador no IMI, o sistema gera automaticamente um nome de utilizador e uma senha temporária para si. A senha temporária é-lhe enviada através de uma mensagem de correio electrónico automática. O nome de utilizador deverá ser-lhe comunicado pela pessoa que o registou. Por razões de segurança, essa comunicação é feita por uma via exterior ao sistema IMI, por exemplo, pessoalmente ou por telefone. Se, na qualidade de primeiro utilizador da sua entidade, não receber o seu nome de utilizador, contacte o coordenador IMI que registou a sua entidade.
O sistema não reconhece a minha senha/o meu código de identifi cação. Quem devo contactar?
Se for o único utilizador da sua entidade e tiver esquecido a sua senha ou o seu código de identifi cação, contacte o administrador de dados local do seu coordenador IMI, que restabelecerá a sua senha. Em seguida, receberá uma mensagem de correio electrónico automática com a sua nova senha temporária. Para aceder ao sistema, continuará a utilizar o mesmo nome de utilizador. O sistema pedir-lhe-á que introduza e confi rme um novo código de identifi cação.
Lembre-se que o sistema distingue os caracteres maiúsculos dos minúsculos. Se introduzir as suas informações de acesso incorrectamente cinco vezes, o sistema bloquear-lhe-á o acesso. Nesse caso, terá de seguir as etapas descritas acima para o restabelecimento da senha.
A minha entidade tem competências em diferentes domínios legislativos. Como posso refl ectir isto no IMI?
Se uma mesma entidade dispõe de diferentes serviços responsáveis por diferentes domínios legislativos, há duas soluções técnicas para o registo:
pode solicitar ao seu coordenador que registe os diferentes serviços como ●
entidades competentes distintas no IMI, incluindo a designação do serviço no nome da entidade para evitar confusão. Recomenda-se esta opção no caso de os dois serviços serem entidades fi sicamente separadas, cada uma delas com o seu pessoal exclusivo;
23
Confi gura
r o I
MI:
guia
para
o p
rim
eiro
uti
lizador
de
um
a e
nti
dade
ou pode manter o registo da sua entidade como uma ● entidade competente única e certifi car-se de que ela tem acesso a todos os domínios legislativos para os quais é competente. Neste caso, poderá ser interessante recorrer ao processo de atribuição para encaminhar os novos pedidos para o serviço pertinente.
Um colega que registei no IMI esqueceu a sua senha/o seu código de identifi cação. Que devo fazer?
Para poder restabelecer as senhas dos outros utilizadores, necessita de ter direitos de administrador de dados local. Se concedeu estes direitos a outro utilizador, deve solicitar a esse utilizador que restabeleça a senha do seu colega. Se é o administrador de dados local, entre no IMI, seleccione a opção «Administração» no menu e, em seguida, «Gerir os utilizadores da minha entidade». Encontrará o colega em causa na lista de utilizadores da sua entidade; clique em «Restabelecer senha». A senha temporária será enviada ao utilizador através de uma mensagem de correio electrónico automática. O colega em causa continuará a utilizar o mesmo nome de utilizador e poderá escolher um novo código de identifi cação na primeira vez que voltar a aceder ao IMI.
Como sei que foi enviado à minha entidade um novo pedido?
Quando a sua entidade recebe um pedido, é alertada por uma mensagem de correio electrónico automática gerada pelo sistema IMI. A mensagem a alertar para um novo pedido é enviada para todos os utilizadores com direitos de gestor e para o endereço de correio electrónico de contacto registado para a sua entidade. Além disso, os gestores também visualizam os novos pedidos nas suas listas de acções no IMI.
Comissão Europeia
O Sistema de Informação do Mercado Interno Confi gurar o IMI: guia para o primeiro utilizador de uma entidade
Luxemburgo: Serviço das Publicações da União Europeia
2009 — 23 p. — 14,8 � 21 cm
ISBN 978-92-79-10424-4doi:10.2780/25488
Como obter publicações da UE
Publicações pagas:
• através da EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
• numa livraria indicando o título, o editor e/ou o número ISBN;
• contactando directamente um dos nossos agentes de vendas. Poderá obter
os respectivos contactos consultando o sítio http://bookshop.europa.eu, ou
enviando um fax para +352 2929-42758.
Publicações gratuitas:
• através da EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
• nas representações ou delegações da Comissão Europeia. Poderá obter
os respectivos contactos consultando o sítio http://ec.europa.eu, ou enviando
um fax para +352 2929-42758.
Para saber mais sobre o funcionamento do IMI, visite o sítio
do IMI:
http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net
Pode achar especialmente úteis as seguintes secções:
Documentos importantes (contém o Guia de Utilização e todos •
os documentos jurídicos relevantes).
Formação no IMI (contém uma série de material de formação, •
incluindo uma série de módulos de aprendizagem em linha
interactivos).
Contactos com o IMI (contém uma lista de todos os coordenadores •
nacionais IMI).
Para problemas com o IMI que não possam ser resolvidos por um
serviço de assistência no seu país, a Comissão Europeia criou um
serviço de assistência central:
Tel.: +32 22955470
KM
-81
-08
-48
1-P
T-C
ISBN 978-92-79-10424-4