O SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO O SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO E A IMPLEMENTAÇÃO DE SÃO PAULO E A IMPLEMENTAÇÃO

DE POLÍTICA PÚBLICA DE ARQUIVOS E GESTÃO DE POLÍTICA PÚBLICA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NA ADMINISTRAÇÃO DOCUMENTAL NA ADMINISTRAÇÃO

PAULISTAPAULISTA

Ieda Pimenta BernardesIeda Pimenta BernardesDiretora Técnica do Departamento de Gestão doDiretora Técnica do Departamento de Gestão do

Sistema de Arquivos do Estado de São PauloSistema de Arquivos do Estado de São Paulo

saesp@arquivoestado.sp.gov.brsaesp@arquivoestado.sp.gov.br

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADOCASA CIVIL

Criado em 1721, é a instituição responsável:

Pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental

Pela preservação, difusão e acesso aos documentos de valor histórico do Poder Executivo Paulista

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO órgão central do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo – SAESP

O que é o Sistema de Arquivos do Estado O que é o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP?de São Paulo - SAESP?

Termo de Cooperação Técnica com o Arquivo

Público do Estado desde o ano de 2000

O que é o Sistema de Arquivos do Estado O que é o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP?de São Paulo - SAESP?

OBJETIVOS DO SISTEMA(Decreto n. 22.789/84)

Implementar um programa de gestão documental: definir normas e procedimentos comuns para todos os arquivos e protocolos da administração estadual, definindo critérios técnicos para a preservação e eliminação de documentos públicos;

Facilitar o acesso aos documentos gerados pelos órgãos públicos;

Assegurar a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos do Poder Público Estadual;

Ministério Público:instituiu Grupo Especial de Defesa do Patrimônio Histórico-Cultural do Estado de São Paulo (Ato n. 067/2002-PGJ)

COOPERAÇÃO TÉCNICA COM O MINISTÉRIO PÚBLICO ESTADUAL

Arquivo Público do Estado: atua como órgão técnico consultivo do Ministério Público na área de arquivos, inclusive atendendo a eventuais requisições de perícias técnicas, a fim de subsidiar a instauração de inquéritos civis ou ações civis públicas

instituiu sua CADA e oficializou Plano e Tabela das atividades-meio e fim (Ato Normativo nº 428-PGJ/CGMP de 20.2.2006)

indicou Promotores de Justiça para participarem dos Encontros sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Decreto n. 22.789, de

19 de outubro de 1984

Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São

Paulo

Decreto n. 29.838, de

18 de abril de 1989

Determina a criação de Comissões de Avaliação de

Documentos de Arquivo

Decreto n. 48.897 de

27 de agosto de 2004

Define normas para avaliação, preservação e

eliminação de documentos públicos

Decreto n. 48.898 de

27 de agosto de 2004

Oficializa o Plano de Classificação e a Tabela de

Temporalidade dos Documentos da Administração

Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio

Lei federal n. 8.159, de

8 de janeiro de 1991Dispõe sobre a política nacional de Arquivos

públicos e privados

Constituição Federal

de 1988, art. 216, § 2.º

“Cabem à administração pública, na forma da lei, a

gestão da documentação governamental e as

providências para franquear sua consulta a quantos

dela necessitem”.

ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADOATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais (Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 17)

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/91, art. 9.º)

Fica vedada a eliminação de documentos integrantes do patrimônio arquivístico público, sem prévia consulta ao órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (Decreto n.º 22.789, de 19 de outubro de 1984, art.13)

Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei (Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 21)

No âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, cabe ao Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, propor e implementar a política de gestão de documentos (artigo 7º, do Decreto nº 48.897/2004)

ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADOATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

ARQUIVO PÚBLICO E UNIVERSIDADES: ARQUIVO PÚBLICO E UNIVERSIDADES: um diálogo necessárioum diálogo necessário

Respeitada a autonomia didático-científica, administrativa e de gestão financeira e patrimonial, de que gozam as universidades, nos termos do artigo 207, da Constituição Federal, com relação à gestão documental deverão sujeitar-se ao artigo 216, § 2.º, da Constituição Federal de 1988, que atribui “à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULOórgão central do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo – SAESP

No que diz respeito às atividades-meio exercidas pela Administração Estadual já estão oficializados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos que deverá ser utilizada por toda a Administração Pública do Estado de São Paulo.

(disponível em: www.saesp.sp.gov.br)

ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULOórgão central do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo – SAESP

Metodologia do trabalho:

Reuniões de trabalho com as Comissões de Avaliação de Documentos

Visitas técnicas aos órgãos, entidades e empresas

Reuniões com os agentes públicos de diversas Secretarias, Fundações, Autarquias e Empresas

Reuniões com as Procuradoras do Estado, oficialmente designadas para acompanhar e analisar os aspectos jurídicos do trabalho

ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULOórgão central do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo – SAESP

exaustiva pesquisa em mais de 250 textos legais

análise criteriosa de dados

experimentação de hipóteses que permitiram o mapeamento da produção documental

identificação dos valores e das implicações jurídicas (administrativas, fiscais e criminais)

Consistência técnica do trabalho:

As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública Estadual nos termos do artigo 2º do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. (Decreto n.º 48.897, de 27 de agosto de 2004, art. 34)

COMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: Interlocução permanente com o

Arquivo Público do Estado

As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública Estadual nos termos do artigo 2º do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos (Decreto n.º 48.897, de 27 de agosto de 2004, art. 34))

Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo

área jurídicaadministração geraladministração financeira arquivoáreas específicas

ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULOórgão central do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo – SAESP

As propostas foram aprovadas por:

Consistência jurídica(Temporalidade e destinação)

Procuradoria Geral do Estado

Ministério Público Estadual

Tribunal de Contas do Estado

Comitê de Qualidade da Gestão Pública-CQGP (aprovado por unanimidade em 9/8/2004 (www.cqgp.sp.gov.br)

Ampla pesquisa e o mapeamento exaustivo de todas as funções e atividades das áreas administrativas do Estado;

Estudo inédito sobre a produção documental da administração estadual;

Definição de critérios para preservação e eliminação de documentos públicos.

A elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio exigiu:

CONHECIMENTO INÉDITO

PLANOS E TABELAS: Atividades-Fim

Com a orientação técnica do SAESP, atualmente, as 76 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo trabalham na identificação dos documentos das áreas-fim para elaboração de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

REQUISITOS SISTEMA ELETRÔNICO DE GESTÃO DOCUMENTAL

PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO

DE DOCUMENTOS

TABELAS DE TEMPORALIDADEDE DOCUMENTOS

PROTOCOLO ÚNICO

SISTEMA ELETRÔNICO DE GESTÃO DOCUMENTAL:requisitos

classificação e definição de temporalidade e destinação padronização de formulários, capas de processos e expedientes,

folhas de rosto e termos específicos definição de normas para recuperar as informações sobre os

documentos de guarda permanente definição dos níveis de acesso e categorias de sigilo elaboração de descritores específicos para cada tipo documental

constante dos Planos de Classificação definição de normas para a inclusão de documentos eletrônicos estudo do fluxo e controle do trâmite dos documentos identificação

dos documentos que integram processos, expedientes e dossiês (documentos compostos)

ARQUIVOS PÚBLICOS

ARQUIVOS PÚBLICOS

Sociedade contemporânea

Assegura direitos

individuais e coletivos

Assegura direitos

individuais e coletivos

Permite o exercício pleno da cidadania:

controle social

Permite o exercício pleno da cidadania:

controle social

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

Políticas Públicas de Gestão de Documentos e Informações

Fortalecimento do Estado Democrático

de Direito

Consolidação da

Democracia

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

Cidadania

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

Cidadania

PresentePresente PassadoPassado

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

Cidadania

PresentePresente PassadoPassado

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

Direito à memóriaDireito à memória

AcessoGestão

Preservação

Direito à informação

Direito à informação

www.saesp.sp.gov.brsaesp@arquivoestado.sp.gov.br

ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULOórgão central do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo – SAESP

Rua Voluntários da Pátria, 596

CEP 02010-000

Santana - São Paulo/SP

fone/fax (11) 6221-3990