O Que É O 5W2H E Como Ele É Utilizado?Jul 30, 2009

O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What – O que será feito (etapas)Why – Por que será feito (justificativa)Where – Onde será feito (local)When – Quando será feito (tempo)Who – Por quem será feito (responsabilidade)How – Como será feito (método)How much – Quanto custará fazer (custo)Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

Como utilizar?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos; Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los; É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais

soluções.

Me dá um exemplo?

Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às  7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.

Conheça mais exemplos de utilização do 5w2h.

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A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia empresarial. Você só tem a ganhar!

Exemplos De Utilização Da Ferramenta 5w2hOct 27, 2011

Já faz um tempo que falamos aqui no blog sobre a ferramenta 5w2h e sua importância para o planejamento de atividades. O texto é um dos mais acessados do blog de todos os tempos. O que mostra como esta ferramenta é utilizada por milhares de pessoas todos os dias, seja nas empresas, em casa ou em trabalhos acadêmicos.

Por isso resolvemos fazer um segundo texto, complementando o primeiro, dando dicas de como utilizar o 5w2h. Citando alguns exemplos de situações em que o emprego da ferramenta pode ser muito útil para você e sua empresa. Afinal, nem só no mundo dos negócios as ferramentas de gestão são importantes, certo?

Recentemente escrevemos aqui sobre a aplicação da Matriz Swot na sua vida pessoal.

Exemplos de utilização da ferramenta 5w2h

1 – Programando uma viagem

Como toda atividade que exige um planejamento prévio, a programação de uma viagem precisa ser muito bem pensada e esquematizada para não haver imprevistos na hora do seu momento de lazer mais esperado do ano. Por isso, a utilização do 5w2h pode ser uma excelente alternativa para auxiliá-lo no planejamento de sua viagem de férias ou de fim de ano, por exemplo.

Abaixo, mostraremos um exemplo de planilha 5w2h pronta, detalhando todos os aspectos do planejamento de uma viagem à Salvador para o natal e reveillon. Confira:

É importante ressaltar que a viagem mencionada é apenas um exemplo fictício, sem qualquer compromisso em ser fiel a lugares e preços da viagem. É apenas para que você tenha uma idéia de como ficaria um planejamento de viagem com o 5w2h. Claro que você pode ser mais específico com suas atividades, mas desta forma já dá pra visualizar legal como será a viagem.

2 – Fazendo planejamento de mídias sociais

Outra utilização do 5w2h é para o planejamento de ações em mídias sociais, muito utilizado nos dias de hoje. Abaixo segue o esquema elaborado pelo pessoal do blog Novo Setor para uma Escola de Marketing em Fortaleza, que realizará sorteios pelo Twitter a fim de angariar novos seguidores. A idéia é aumentar o número de pessoas que acessa o conteúdo da Escola. Confira:

No planejamento acima, as tarefas foram melhor descritas e analisadas, com um texto um pouco maior, porém mais bem explicada. A quantidade de palavras utilizada varia de acordo com a necessidade de cada um, não há regra.

3 – Planejamento de redução de custos de uma empresa

O 5w2h é muito utilizado também para planejar mudanças na empresa, sejam elas estruturais, de pessoal ou mesmo financeiras. Na verdade esta é a função principal da ferramenta, que posteriormente passou a ser usada fora das empresas também. O exemplo abaixo contempla uma situação em que a empresa precisa reduzir seus gastos com o consumo de água em até 35%. Confira as etapas da mudança:

Outros exemplos de utilização do 5w2h

Além dos 3 exemplos citados acima, você também pode utilizar o 5w2h em muitas outras atividades. Abaixo citaremos alguns exemplos:

Tornar a empresa mais lucrativa; Realizar um planejamento escolar; Planejar a manutenção de máquinas em uma indústria; Definir a estratégia para um processo de seleção de pessoal; Elevar a satisfação de alunos com determinado curso; Aumento da carteira de clientes de uma empresa.

Como puderam ver, o funcionamento da ferramenta é bem simples e pode ser manuseado por qualquer pessoa que tenha mínimos conhecimentos de Excel, por exemplo. E são inúmeras as formas de se utilizar a ferramenta 5w2h para realizar planejamentos de todo tipo. Me arrisco a dizer que ela pode ser usada para qualquer tipo de organização e planejamento de atividades, basta que você analise os elementos envolvidos na análise que precisa fazer, alocando cada informação no campo correto e criando uma mentalidade de acompanhamento constante daquilo que foi mapeado no 5w2h.