O papel do Arquivo Distrital de Évora na Democratização do Acesso ao Património Arquivístico

Fundação Casa de Bragança – Paço Ducal de Vila Viçosa

30 de maio de 2015

Arquivo Distrital de Évora

• O Arquivo Distrital de Évora é um arquivo de âmbito regional, com a natureza de unidade orgânica flexível, na dependência da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).

• Criado em 1916.

• A necessidade da sua existência esteve sobretudo ligada às incorporações efetuadas ou em vias de realização de documentação relativa à Diocese e ao Distrito de Évora.

• Abrange um total de 14 concelhos.

• Tem sob custódia actualmente quase 200 fundos, produzidos por diversas entidades públicas e privadas do distrito de Évora.

• A documentação mais antiga é do séc. XIV e a mais recente do XXI, perfazendo um total superior a 3700 metros lineares.

• 11 técnicos no mapa de pessoal.

• Recursos humanos, contabilidade, aquisições, informática centralizados em Lisboa.

• É possível pesquisar a documentação através do link: http://digitarq.adevr.arquivos.pt/

Morada:

Largo dos Colegiais, 3

7000-803 ÉVORA

Tel.: +351 266 006 600

Fax: +351 266 006 601

E-mail Geral: mail@adevr.dglab.gov.pt

Horários

Dias úteis das 09:00 às 13:00 e das 14:00 às 18:00. Requisições de documentos para consulta, pedidos de duplicação e pagamentos: Das 09:00 às 12:45 e das 14:00 às 17:45. Encerrado aos Sábados, Domingos e Feriados.

Feriado Municipal: 29 de Junho (Dia de S. Pedro)

Informações Úteis

Enquadramento Legal do Acesso aos Arquivos

• Constituição da República Portuguesa (artigo 268.º n.º 2):

Os cidadãos têm também o direito de acesso aos arquivos e registos administrativos, sem prejuízo do disposto na lei em matérias relativas à segurança interna e externa, à investigação criminal e à intimidade das pessoas.

• Lei de Bases da Política e do Regime de Protecção e Valorização do Património Cultural (Lei 107/2001, de 8 de setembro, artigo 73.º:

A lei promove o acesso à documentação integrante do património cultural.

O acesso tem, desde logo, por limites os que decorram dos imperativos de conservação das espécies.

A menos que seja possível apresentar uma cópia de onde hajam sido expurgados elementos lesivos de direitos e valores fundamentais, não será objecto de acesso o documento que os contiver.

As restrições legais da comunicabilidade de documentação integral do património cultural caducam decorridos 100 anos sobre a data de produção do documento, a menos que a lei estabeleça prazos especiais mais reduzidos.

• Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico (Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro):

Garantir, facilitar e promover o acesso à documentação, nomeadamente através de instrumentos de descrição normalizados (artigo 3.º alínea e).

É garantida a comunicação da documentação conservada em arquivos públicos, salvas as limitações decorridas da conservação das espécies e sem prejuízo das limitações impostas na lei (artigo 17.º n.º 1).

• Regime Jurídico dos Arquivos Distritais (Despacho n.º 9339/2012, de 11 de julho):

Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos de acordo com as orientações da DGLAB;

Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que é depositário;

Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre protecção de dados no acesso à documentação de que é depositário.

Enquadramento Legal do Património Arquivístico

• Constituição da República Portuguesa (artigo 9.º alínea e):

Proteger e valorizar o património cultural do povo português, defender a natureza e o ambiente, preservar os recursos naturais e assegurar um correcto ordenamento do território.

• Lei de Bases da Política e do Regime de Protecção e Valorização do Património Cultural (Lei 107/2001, de 8 de setembro:

Para os efeitos da presente lei integram o património cultural todos os bens que, sendo testemunhos com valor de civilização ou de cultura portadores de interesse cultural relevante, devam ser objecto de especial protecção e valorização (artigo 2.º n.º 1).

O interesse cultural relevante, designadamente histórico, paleontológico, arqueológico, arquitectónico, linguístico, documental, artístico, etnográfico, científico, social, industrial ou técnico, dos bens que integram o património cultural reflectirá valores de memória, antiguidade, autenticidade, originalidade, raridade, singularidade ou exemplaridade (artigo 2.º n.º 3 ).

Todos têm direito à fruição dos valores e bens que integram o património cultural, como modo de desenvolvimento da personalidade através da realização cultural (artigo 7.º n.º 1).

• Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico (Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, artigo 6.º):

Os documentos dos arquivos públicos e os restantes arquivos e documentos classificados ou em vias de classificação constituem património arquivístico protegidos.

• Regime Jurídico dos Arquivos Distritais (Despacho n.º 9339/2012, de 11 de julho):

Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário, bem como do existente na respectiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades;

Acesso ao Património Arquivístico: Eixos Estratégicos

Eixos 2010-2015

• Disponibilização e qualificação de 86 mil registos descritivos on-line

• Disponibilização de 377 mil imagens de documentos on-line

• Produção de instrumentos de auxílio à pesquisa

Reforço das incorporações

Reforço do tratamento documental e simplificação do acesso aos documentos

Reforço da promoção do património arquivístico

Incorporação de 1.200 metros lineares de documentos de fundos judiciais e de conservatórias

• Visitas Guiadas • Oficinas Educativas • Dias Abertos • Boletim Informativo • Divulgação de património arquivístico na página

institucional e no facebook (documento do mês, etc.)

• Exposições físicas e virtuais • Rota dos Arquivos do Alentejo • Rede de Pontos de Arquivo • Ações de sensibilização para a proteção do

património arquivístico • Apoio institucional, organização e participação em

iniciativas (congressos, conferências, colóquios, Feira do Livro, etc.)

• Até 2004, o Arquivo Distrital de Évora limitava-se a disponibilizar a documentação à sua guarda na Sala de Leitura.

• Entre 2005 e 2009 foi implementado o sistema CALM.

• Em 2010 foi instalado o sistema Digitarq e uma máquina digitalizadora.

Os sistemas permitiram ao Arquivo Distrital de Évora:

Descrever a documentação em esquemas normalizados de acordo com as Orientações para a Descrição Arquivística, com a produção de instrumentos de descrição em formato eletrónico disponíveis ao público on-line.

Digitalizar e disponibilizar imagens de documentos on-line.

• Estas medidas conduziram a um aumento significativo da documentação tratada, com respaldo no número de imagens e registos disponibilizados on-line.

• Para além disso, o Arquivo Distrital tem criado instrumentos auxiliares à pesquisa que facilitam o acesso aos documentos.

• Os utilizadores passaram a poder consultar as descrições e os próprios documentos a distância. Vantagens:

Redução de custos com deslocações (com viagens, estadias, restauração).

Possibilidade de consulta de descrições e de documentos para além dos horários de expediente.

Possibilidade de efetuar pesquisas simples e avançadas em vários fundos em simultâneo.

Eixo 1: Reforço do tratamento documental e

simplificação do acesso aos documentos

• A partir de 2010 reforçou-se a incorporação de documentos de fundos judiciais e de conservatórias.

• No total foram incorporados de 1.200 metros lineares de documentação.

• Parte da documentação já foi tratada e disponibilizada on-line.

• Falta dar início ao tratamento dos fundos judiciais.

• A incorporação de documentos vindos dos serviços de origem permite aos utilizadores a consulta presencial e a distância de maiores volumes de informação.

Eixo 2: Reforço das incorporações

O Arquivo Distrital de Évora tem como missão “promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário, bem como do existente na respectiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades”.

O número de visitantes tem vindo a crescer ao longo dos últimos anos mas raramente ultrapassa as 200 pessoas por ano.

Por essa razão, e fazendo também uso das novas tecnologias da informação e da comunicação, a Direção tem em curso um conjunto de iniciativas que visa a promoção do património arquivístico, alargando, por essa via, o número e o tipo de destinatários.

Pretende-se que todos conheçam e utilizem o património arquivístico do distrito, nomeadamente, através da produção de estudos científicos, da incorporação de elementos documentais em produtos comerciais e do cruzamento com outros tipos de património para fins turísticos.

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Visitas Guiadas

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

• O Serviço Educativo realiza habitualmente Visitas Guiadas, dando a conhecer o acervo documental, os processos de trabalho e as instalações.

• O Arquivo Distrital tem recebido, sobretudo, visitas de alunos do ensino pré-escolar, do ensino básico, do ensino secundário, do ensino universitário, das universidades séniores e de formandos do IEFP.

• Pretende-se aumentar o número de visitantes através da colaboração com escolas, autarquias e associações.

• Para marcar visitas enviar email para: mail@adevr.dglab.gov.pt

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Oficinas Educativas

• O Serviço Educativo organiza, desde 2014, Oficinas Educativas de Pesquisa de Documentos, de Paleografia e de Genealogia.

• As oficinas destinam-se a despertar o interesse da população pelos arquivos e a conferir competências aos utilizadores para que estes possam efetuar pesquisas e consultar documentos de forma autónoma.

• O Serviço Educativo organiza, também desde 2014, Oficinas Infantis.

• Estas procuram sensibilizar as crianças para a importância dos arquivos.

• Pretende-se aumentar o número de visitantes através da colaboração com os infantários, escolas, associações e autarquias locais.

• Para marcar oficinas enviar email para: mail@adevr.dglab.gov.pt

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Dias Abertos

• O Arquivo Distrital organiza, desde 2014, Dias Abertos a toda a população, com organização de visitas guiadas e realização de mostras documentais, com o objetivo de divulgar o património arquivístico.

• O próximo será no dia 9 de junho, Dia Internacional dos Arquivos.

• Pretende-se aumentar o número de visitantes através da colaboração com escolas, autarquias e associações.

• Para marcar visitas enviar email para: mail@adevr.dglab.gov.pt

Boletim Informativo

• O Arquivo Distrital publica on-line, desde 2014, um Boletim Informativo destinado a dar a conhecer a atividade relativa aos arquivos no distrito, a divulgar o património arquivístico e a promover a história regional e local, a disciplina arquivística e a gestão relacionada com os arquivos.

• O boletim está aberto à participação de quem pretender publicar artigos ou notícias na área dos arquivos.

• Aceda ao boletim em: http://adevr.dglab.gov.pt/noticias/

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

• O Arquivo Distrital criou uma área na página

institucional para divulgar o património arquivístico da região.

• Nesta são colocados, preferencialmente, links que reencaminham os utilizadores para os instrumentos de descrição documental alojados nos sites das entidades detentoras da documentação.

• Aceda à página em: http://adevr.dglab.gov.pt/informacoes-uteis/arquivo-de-documentos/

• Para integrar esta página deve enviar email para: mail@adevr.dglab.gov.pt

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Divulgação de património arquivístico na página institucional e no Facebook

• O Arquivo Distrital publica regularmente imagens de documentos acompanhadas de textos de contextualização na página institucional e no facebook com o intuito de divulgar o património à sua guarda. Todos os meses é publicado o “Documento do Mês”.

• Aceda à página institucional em: http://adevr.dglab.gov.pt/

• Aceda ao facebook institucional em: https://www.facebook.com/arquivodistritalevora?fref=ts

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Exposições físicas e virtuais

• O Arquivo Distrital organiza exposições físicas há já vários anos. Todavia, a afluência de público tem sido reduzida.

• Em 2014, reforçou-se a difusão das exposições do Arquivo Distrital junto da comunicação social e realizaram-se parcerias com outras entidades que resultaram em exposições conjuntas ou em apoios institucionais.

• Deu-se também início à virtualização das exposições com a criação de catálogos eletrónicos para garantir a continuidade das exposições após a sua desmontagem, para alcançar mais públicos e para eliminar os constrangimentos ao acesso à informação.

• Aceda às exposições em: http://adevr.dglab.gov.pt/exposicoes-virtuais/

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Rota dos Arquivos do

Alentejo

• Em 2014, o Arquivo Distrital de Évora teve a iniciativa de promover a criação de uma Rota destinada a sensibilizar o público para a valorização dos arquivos.

• A Rota dos Arquivos do Alentejo pretende agregar num único ponto toda a informação relevante das instituições detentoras de arquivos históricos para que o público possa conhecer e fruir esse património através de uma oferta organizada.

• As entidades que respeitarem os requisitos de entrada podem requerer a sua adesão à Rota.

• Aceda à página web em: http://rotaarquivosalentejo.wix.com/rotaarquivosalentejo/

• Aceda ao facebook institucional em: https://www.facebook.com/rotadosarquivosdoalentejo

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Rede de Pontos de Arquivo

• O Arquivo Distrital tem em curso uma iniciativa de promoção do acesso ao património arquivístico através da instalação de Pontos de Arquivo nas entidades que disponibilizem acesso público à Internet.

• Os Pontos de Arquivo consistem na prestação aos utilizadores, pela entidade aderente, de serviços de apoio à pesquisa de documentos no Portal Português de Arquivos (http://portal.arquivos.pt/) e na página do Arquivo Distrital de Évora (http://digitarq.adevr.arquivos.pt/).

• O objetivo é incentivar a pesquisa e consulta de documentação disponível on-line, orientando os utilizadores de modo a que estes se tornem autónomos.

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Ações de sensibilização para a proteção do

património arquivístico

• O Arquivo Distrital pretende sensibilizar entidades públicas e privadas para a preservação e valorização dos seus acervos documentais.

• As ações dirigem-se, sobretudo, para as misericórdias, para as coletividades, para os municípios, para as freguesias e para os organismos da Administração Central do Estado.

• Nas ações transmitem-se normativos e boas práticas de gestão de documentos.

Ação de sensibilização “Os Arquivos de Associações” realizada em 2014 no INATEL.

Eixo 3: Reforço da promoção do património

arquivístico

Apoio institucional, organização e

participação em iniciativas

• O Arquivo Distrital tem vindo a dar apoio institucional e a participar em iniciativas com o objetivo de divulgar o património arquivístico de que é detentor e os serviços que presta.

• Apoia o Congresso Nacional da BAD que se realizará em 2015 em Évora.

• Participa na Feira do Livro de Évora.

• Participa em conferências e colóquios organizados por outras entidades.

• Em 2016 vai organizar iniciativas no âmbito das comemorações dos 100 anos da sua fundação.

Desafios do acesso ao património arquivístico

O Arquivo Distrital de Évora, apesar dos esforços empreendidos, constata ainda um conjunto de constrangimentos que embaraçam, de algum modo, o acesso mais generalizado da população ao património arquivístico:

• Restrições de recursos no restauro e conservação das espécies documentais reduzem

o acesso presencial e a digitalização de documentos. • Limitações técnicas e financeiras na digitalização de documentos. • Desconhecimento da existência e desinteresse da população pelos arquivos. • Insuficiências ao nível da gestão dos documentos de arquivo pelas entidades públicas

e privadas prejudica património arquivístico futuro. • Incapacidade da maioria das entidades públicas e privadas em disponibilizar arquivos

históricos aos utilizadores. • Dificuldade em introduzir a temática dos arquivos nos programas curriculares. • Limitações no envolvimento dos info-excluídos. • Constrangimentos físicos no acesso presencial a documentos pelas pessoas com

mobilidade reduzida.

Obrigado pela vossa atenção!

Jorge Janeiro

Diretor do Arquivo Distrital de Évora