Os caminhos para trabalhar nomelhor lugar

do mundo

Marina Sell Brik+ André Brik

O MAPA DO

HOMEOFFICE

Copyright © 2014, Marina Sell Brik e André Brik

Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei nº 9.610, de 19/02/1998. Nenhuma parte deste livro poderá ser reproduzida ou transmitida sem a autorização por escrito dos editores, sejam quais forem os meios empregados.

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Mas o que é Home Office?Vamos começar pelo começo e responder uma dúvida bem frequente: o que é home office? Home office, em inglês, signifi-ca “escritório em casa”, ou em uma tradução livre, “trabalho em casa”. Ou seja, home office não é uma empresa nem um sistema de trabalho. É simplesmente o trabalho realizado longe da empresa.

Quando a pessoa trabalha no home office, ela não precisa se deslocar até o local de trabalho para realizar sua função. Com isso, evita o trânsito e pode ficar mais tempo com a família.

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Por outro lado, trabalhar sem um patrão por perto, e tão perto do sofá e da geladeira, requer muita disciplina.

Um profissional pode trabalhar em home office todos os dias ou somente alguns dias da semana. Isso vai depender do modelo de trabalho remoto adotado. Nos dias em que não trabalha home office, o trabalhador deve estar presente na empresa. Se for autônomo, pode trabalhar período integral em casa e, quando necessário, utilizar a estrutura de espaços alternativos como coworking e escritórios de aluguel (pagos).

Dependendo da atividade que vai executar, o “home officer” pode trabalhar de qualquer lugar usando um computador: em casa, no restaurante, no ônibus e até no parque.

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Quem pode trabalhar Home Office?As atividades que permitem trabalhar em home office são aquelas em que se pode levar a ferramenta de trabalho para casa. Também estão inclusas as que não dependem 100% da interação pessoal com demais colegas ou público em geral. Você consegue imaginar um garçom, um metalúrgico, um médico cirurgião ou um piloto de avião trabalhando em casa? Realmente não dá.

Já quem faz trabalhos manuais, presta consultoria, atende pa-cientes em casa (humanos ou caninos), trabalha com vendas externas, com telemarketing, ou utiliza o computador para fazer relatórios, criar, escrever, traduzir ou desenhar, é candi-dato ao trabalho home office.

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Quais os caminhos do Home Office?Existem basicamente dois caminhos para trabalhar home office.

Trabalhar para uma empresaAlgumas empresas permitem que seus funcionários traba- lhem em home office. A maioria prefere que o trabalho seja realizado somente alguns dias na se-

mana longe da empresa. Nos outros dias, o trabalhador deve ir até o escritório para reuniões ou para encontrar seus cole-gas e chefia.

Muitas empresas no Brasil ainda não permitem o trabalho em home office. Porém, os problemas de mobilidade urbana (en-garrafamentos) e as inúmeras vantagens do home office para as empresas estão motivando uma grande mudança. Há al-guns anos o home office era só uma tendência, mas agora está se transformando em uma necessidade.

Em alguns casos, o home office é permitido somente aos co-laboradores que estão empregados há algum tempo na em-presa. Mas existem também aquelas em que todos podem tra-balhar home office, tanto antigos funcionários quanto novos contratados. Nestes casos, geralmente o novo contratado pre-cisa fazer alguns treinamentos na empresa antes de começar a trabalhar de casa.

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E, finalmente, existem as contratações pontuais, como os tra-balhos freelance e os empregos temporários.

A desvantagem de trabalhar home office para uma empresa é que muitas vezes o trabalhador pode não conseguir se benefi-ciar de um horário flexível, pois terá que obedecer um expe-diente mesmo estando em casa.

A vantagem é contar com a segurança de um salário fixo e dos benefícios.

Trabalhar por conta própriaOutra opção para quem quer traba- lhar home office é montar seu próprio negócio. As ativida- des variam muito; o tamanho e com-plexidade da em-presa também.

Muita gente trabalha sozinha, como consultor financeiro, de-senhista, webdesigner, redator, contador ou fisioterapeuta, por exemplo.

Outros começam pequenos e acabam criando uma verdadeira empresa lucrativa em casa, produzindo doces e geléias, dando banho em bichinhos de estimação, produzindo móveis ou abrindo um salão de beleza, para citar alguns. Muitos contam com a ajuda de funcionários e familiares.

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Existe ainda a possibilidade de revender ou representar pro-dutos. Quem vende cosméticos ou viaja entre as cidades tiran-do pedidos se encaixa nesta opção.

A desvantagem de montar uma empresa em casa é não ter a certeza de uma receita fixa.

A vantagem neste caso é a liberdade de trabalhar quando, como e onde quiser.

Se você quer saber mais sobre quais atividades podem ser rea- lizadas em home office, confira no e-book 130 Ideias de Negócios para Montar em Casa.

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Os 10 primeiros passos em direção ao Home OfficeDigamos que você foi contratado por uma empresa que per-mite o home office. Ou montou um negócio em casa. Quais são os próximos passos para migrar seu trabalho para o home office de forma eficaz e sem tropeços?

Passo 1:AutoavaliaçãoAntes de efetivamente começar no home office, é importante questio- nar se você possui o perfil necessário para o papel.

Existem algumas perguntas básicas que podem ser feitas neste caso. As principais são: sou disciplinado ou tenho a tendência de trabalhar demais (ou de deixar tudo para mais tarde)? Sou organizado ou minha mesa é um amontoado de papéis? Consigo gerenciar minhas tarefas ou preciso de al-guém sempre me dizendo o que tenho que fazer em seguida? Sei lidar com ferramentas tecnológicas ou tenho dificuldade até para acessar meus e-mails? Lido bem com a solidão ou fico deprimido quando passo um tempo sem conversar com os outros?

E principalmente: tenho força de vontade para melhorar al-guns aspectos de minha personalidade caso haja necessidade de desenvolver algumas competências?

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Passo 2: Conversa com a famíliaUm escritório em casa muda a rotina desta casa. Por isso, nes- ta fase, é importante analisar se o candidato a home office consegue se adaptar ao cotidiano doméstico, que muitas ve- zes inclui ruídos de crianças e cães, interrupções por parte de familiares e distrações como a TV, por exemplo.

Observando por outro lado, é necessário refletir se o restante da família também conseguirá administrar a presença de um novo elemento no dia-a-dia.

Com estas questões esclarecidas, é hora de reunir-se com a família e explicar como é a dinâmica de uma rotina de tra-balho em casa.

Todos devem entender que, apesar do horário flexível, não poderão contar com você enquanto estiver efetivamente tra-balhando. Nestes momentos, a família deve considerar que você está inacessível, da mesma forma que faria se tivesse saído de casa para trabalhar. Na prática, isso significa que

cônjuges não de-vem interromper ou requisitar sua ajuda em tarefas domésticas, paren- tes não devem con- tar com você para o cafezinho e fi-lhos devem apren-der a diferença entre presença e disponibilidade.

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É importante salientar que o esforço coletivo para adaptar-se às mudanças vai trazer grandes benefícios a todos.

Por outro lado, o home officer também tem que cumprir sua parte no trato e cuidar para não contaminar os momentos pessoais com assuntos de trabalho. Por exemplo: não deve atender o celular durante o jantar ou checar e-mails enquan-to brinca com os filhos.

Passo 3: Escolha do localQuem trabalha à distância trabalha de qualquer lugar. Como a maioria dos ambientes de trabalho remoto não foi criado para esta finalidade, o jeito é trabalhar da melhor forma pos-sível com o que você tem à disposição (no caso de hotéis e cafeterias, por exemplo). Já o escritório em casa pode – e deve – ser concebido para ser um ambiente inspirador e produtivo para o trabalho.

Em primeiro lugar, é necessário escolher um local da casa que permita o maior distanciamento possível da rotina doméstica. Ou seja, trabalhar no quarto ou na mesa da cozi- nha pode trazer dificuldades na hora de proteger a frágil fron-teira que existe entre a vida pessoal e a vida profissional. O ideal é definir um cômodo exclusivo para home office, com a possibilidade de isolamento do resto da casa através de uma porta, por exemplo. Ambientes com acesso separado ao da casa (edículas, garagens ou áreas de serviço) são ainda melhores, pois permitem maior concentração no trabalho e possibilitam o atendimento aos clientes e fornecedores sem invadir os li-mites privados da residência. Lembrando, claro, que estes ambientes devem estar adaptados para o escritório.

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Outros pontos que devem ser observados na hora de escolher um ambiente para home office: prefira o lugar da casa com menor nível de ruídos (trânsito, animais domésticos, etc.), que possua iluminação natural e – se possível – com uma vista bonita e motivadora. Se não tiver uma vista bonita da sua janela, coloque vasos com plantas no ambiente. É bom ter um toque de natureza no seu escritório.

Passo 4: MobiliárioAqui o importan- te é não impro-visar. É grande a vontade de trans- formar uma por- ta velha e a ca-deira da sala de jantar em uma estação de traba-

lho. Mas economizar nos móveis do próprio escritório não é uma estratégia inteligente.

Lembre que você passará diversas horas trabalhando neste ambiente. Investir em uma mesa e cadeira ergonômicas é in-vestir no próprio conforto, na própria saúde e na produtivi-dade do seu trabalho.

Mas nem por isso seu home office deve ficar parecido com um cubículo monótono e sem graça. Esta é uma ótima oportuni-dade para customizar o ambiente onde vai trabalhar, trans-formando-o em um local que imprima sua personalidade e ao mesmo tempo inspire profissionalismo.

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Passo 5: EquipamentoUma vez que o home office é um escritório independente da empresa, é necessário investir em equipamentos de qualidade. Desta maneira, é possível reduzir eventuais falhas, interrupções no flu- xo dos trabalhos e atrasos no cronograma.

Por isso a importância em adquirir equipamentos de marcas confiáveis e que ofereçam suporte técnico, em contratar uma banda larga de alta velocidade e, no caso dos empreendedores home based, fazer back-ups regulares dos trabalhos em mídi-as graváveis (cds e dvds), HDs externos e/ou na nuvem.

Para realizar o trabalho remoto com ainda mais produtivi-dade, é essencial possuir um smartphone ou outro dispositivo que permita receber e enviar e-mails e ligações de qualquer lugar. Se sua atividade exige um número de telefone fixo no home office, é recomendável contratar uma linha diferente da que é utilizada pela família.

Também pode ser útil aprender um pouco sobre tecnologia, caso precise fazer pequenos ajustes e configurações nos equi-pamentos e aplicativos.

Passo 6: Organização do espaçoQuem trabalha em home office sabe que basta um descuido para a papelada e os materiais de trabalho invadirem o resto

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da casa. E, em pouco tempo, o home officer deixa de trabalhar em casa e passa a morar no escritório.

Para solucionar este problema, bastam duas ações: planejar espaços e móveis para armazenamento e executar mini-faxi-nas sistemáticas.

O ideal é que cada coisa tenha o seu lugar dentro do home office: armários para amostras e material de escritório, estan-tes para livros, arquivos para documentos e contas quitadas, mesas laterais para equipamentos e ferramentas de trabalho e uma boa cesta de lixo para o lixo.

O acúmulo de entulho é um dos maiores vi- lões quando o assunto é con-taminar a vida pessoal com ele- mentos da vida prof i s s iona l . Por isso a im-portância das pequenas arrumações de dez minutos, ao menos uma vez por semana.

É importante também contar com um escritório “plano B”, caso a internet saia do ar ou os níveis de ruído doméstico co- mecem a atrapalhar a concentração. As opções podem variar entre um escritório virtual, um espaço de coworking, um telecentro (caso sua cidade possua esta facilidade) ou um es-tabelecimento com sinal wireless (um café, por exemplo). E se a tarefa permitir, o trabalho pode até mesmo ser realizado ao ar livre, utilizando as tecnologias 3G e 4G.

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Passo 7: Organização da rotinaAlgumas atividades em home office exigem que o colabo- rador cumpra uma jornada de trabalho. Outras permi- tem um horário mais flexí-vel, onde metas atingidas e tarefas concluídas são mais

importantes que o expediente definido pelo relógio-ponto. Neste caso, é necessário que o colaborador estabeleça uma rotina própria de trabalho. Este cronograma diário deve ser definido a partir da combinação racional entre os horários em que o colaborador se sente mais produtivo, as horas de maior silêncio na casa, os horários pré-definidos de contato com ges- tores e clientes, a agenda de compromissos pessoais e profis-sionais e o horário comercial (que, dependendo da empresa, pode acontecer em diferentes fusos-horários). Cada pessoa deve conhecer bem seu próprio ritmo de trabalho, e assim alocar com eficácia seu tempo entre tarefas e lazer.

Muita gente tem dificuldade em “pegar no tranco” para co- meçar o dia. Para outros, o problema está em saber a hora de parar. Estabelecer um ritual diário, como passear com o cachorro, por exemplo, é um hábito importante para demar-car o início ou o fim do dia de trabalho.

Checar e responder e-mails a cada minuto e retornar as ligações no decorrer do dia pode reduzir a produtividade. O ideal é agregar estas funções em horários pré-definidos, duas a três vezes ao dia. Além disso, é preciso utilizar com modera- ção os “ladrões de tempo”, como visitas às redes sociais e acesso a sites não relacionados ao trabalho.

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Passo 8: Lista de fornecedoresQuem trabalha no escritório da empresa não precisa esquen-tar a cabeça se o equipamento estragar, a internet sair do ar, ou se o cartucho da impressora chegar ao fim. Basta chamar o pessoal de suporte técnico ou visitar o almoxarifado e o problema está resolvido.

Quem trabalha remoto não conta com estas facilidades e de-pende de fornecedores externos para manter a continuidade do seu trabalho no caso de algum contratempo. Por isso a im-portância de manter uma lista atualizada de empresas de as-sistência técnica, papelarias com serviços de entrega, locais alternativos com acesso à internet para trabalhar, etc.

Na hora de escolher sua lis-ta de fornecedores, lembre de buscar competência e dis- ponibilidade. E tenha sem-pre uma segunda opção na manga, pois é sabido que quem tem somente um for-necedor, na verdade não tem nenhum.

Passo 9: Criação de hábitos produtivosÀs vezes a rotina toma conta do home office e acabamos es-quecendo de fazer aquele “algo a mais” que faz a diferença tanto profissional quanto pessoal.

Então, inclua alguns hábitos produtivos no cronograma do home office. Profissionalmente, estas ações podem ser dife- rentes para empreendedores e colaboradores remotos de uma

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empresa. Por exemplo: quem é chefe de si mesmo deve sepa-rar uma parte da sua semana para prospectar novos clientes. Já quem é teletrabalhador, deve procurar manter um canal aberto de contato com a empresa para se fazer presente e não ser “esquecido”.

No âmbito pessoal, algumas atitudes podem ser comuns a to-dos que trabalham remoto. Um bom exemplo é a alimentação. Quem trabalha em casa pode engordar se passar a tarde as-saltando a geladeira e beliscando bobagens. Por outro lado, também pode perder peso se conseguir aproveitar o controle sobre sua alimentação e balancear suas refeições. É uma questão de opção.

A teoria diz que após três semanas de aplicação sistemática de uma ação, ela se transforma em hábito. Basta um pouco de disciplina para conquistar enormes benefícios.

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Passo 10: AjustesMudanças acontecem a toda hora e no trabalho à distância elas fazem parte do dia-a-dia. Pode ser o vizinho que começa uma reforma no andar de cima, a babá que não pode mais cuidar dos seus filhos enquanto você trabalha ou parentes do interior aparecerem para passar a semana.

Alguns destes desafios podem ser solucionados com ações simples. Outros são particulares e pedem atitudes específicas. Para a maioria não há regra fixa: cada pessoa, em cada seg-mento, terá que customizar soluções e fazer eventuais ajustes para adaptar-se aos imprevistos do trabalho remoto.

O importante aqui é estar pronto para lidar com situações iné- ditas e mudanças repentinas na rotina. Um bom home officer já reserva um tempo da sua agenda para possíveis eventuali-dades, sabe improvisar e gerencia os problemas com tranqui-lidade e inteligência.

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ConclusãoSeja trabalhando em casa como colaborador ou empreende-dor, o importante é ter disciplina, foco e saber preservar a vida profissional e a pessoal. Os ganhos compensam o esforço: o tempo perdido no trânsito ou com o trabalho que não rende (por causa das interrupções) será dado de volta para você, que poderá utilizá-lo como bem entender. Pode ser com a prática de um esporte, um hobby, mais tempo com a família ou com os amigos. A saúde física e mental certamente agradecem. Desejamos toda a sorte na sua nova empreitada.

Agora, só depende de você. Sucesso!

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