RELATÓRIO FINAL

UC-cloud Infraestruturas e serviços de TIC para a cloud

Aviso de Apresentação de Candidaturas Nº 01/SAMA/2012

Sistema de Apoio à Modernização Administrativa (SAMA) Candidatura número 033101

Entidade proponente

18 de dezembro de 2015

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AAVVIISSOO PPAARRAA AAPPRREESSEENNTTAAÇÇÃÃOO DDEE CCAANNDDIIDDAATTUURRAASS

NN..ºº 0011// SSAAMMAA// 22001111

SISTEMA DE APOIOS À MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (SAMA)

OPERAÇÕES INDIVIDUAIS E OPERAÇÕES TRANSVERSAIS

Nos termos do Regulamento do SAMA, a apresentação de candidaturas processa-se através de

concursos, cujos Avisos de Abertura são definidos pelas Autoridades de Gestão competentes e

divulgados, para além dos meios legais estabelecidos, através dos respectivos sítios na Internet.

O presente Aviso para Apresentação de Candidaturas no âmbito do COMPETE - Programa

Operacional Factores de Competitividade é definido nos seguintes termos:

1. Objectivos e Prioridades

As operações candidatas ao presente Aviso deverão concorrer para a prossecução cumulativa dos

seguintes objectivos e prioridades estratégicas:

a) Potenciar o processo de modernização da Administração Pública em curso, devendo

neste âmbito enquadrar-se e/ou observar um total alinhamento com outros

Programas e instrumentos de Politica Pública, designadamente, as Grandes Opções do

Plano, o Plano Tecnológico, a Agenda Digital 2015 e o SIMPLEX;

Índice Introdução ............................................................................................................. 1 Infraestruturas de suporte a serviços (UC-com) ................................................... 2 Integração e extensão de sistemas de gestão (UC-gest) ..................................... 4 Sistemas de pagamentos eletrónicos (UC-pay) ..................................................... 8 Integração com plataformas de contratação pública (UC-contrat) ..................... 10 Indicadores para a gestão e monitorização da estratégia (UC-numTabBoard) ... 11 Conclusão ............................................................................................................ 13

Índice de figuras Figura 1 – Infraestrutura de rede ........................................................................... 3 Figura 2 – Arquitetura idUC ................................................................................... 4 Figura 3 – Arquitetura iGOR ................................................................................... 5 Figura 4 – Página de back-office de operador de balcão ....................................... 5 Figura 5 – Processo em execução ......................................................................... 6 Figura 6 – Formulário de justificação de ausência ................................................. 6 Figura 7 – Arquitetura UC-pay ............................................................................... 8 Figura 8 – Arquitetura UC-contrat ....................................................................... 10 Figura 9 – Página de consulta de indicadores ...................................................... 12

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Introdução O projeto “UC-Cloud - Infraestruturas e serviços de TIC para a cloud” resultou de uma candidatura da Universidade de Coimbra ao Sistema de Apoios à Modernização Administrativa (SAMA). A candidatura enquadrou-se no do Aviso 1/SAMA/201, dando continuidade às linhas de orientação estratégica na área das tecnologias da informação e comunicação (TIC) da Universidade de Coimbra, que tem privilegiado soluções com vista à racionalização de meios e a redução de custos. São exemplos a implementação de um bom número de serviços comuns em ambiente de computação em nuvem, reduzindo ou eliminando a necessidade de replicação de servidores e centros de dados e, ainda, a adoção de plataformas open source. Os projetos BalcãoVirtual@UC e Centro de Serviços Comuns, em 2009-2011 marcaram um ponto de viragem em termos de políticas de TIC e contribuíram de forma significativa para a interoperabilidade, modernização e eficiência de soluções. A candidatura apresentada prosseguiu essa linha, tendo sido considerada essencial para a modernização de infraestruturas e serviços, e para maximizar a interoperabilidade e integração, quer internas quer com as plataformas disponíveis na Administração Pública. A candidatura obteve uma decisão favorável de financiamento (FCOMP-04-0126-FEDER-033101), com um investimento elegível total de 732.300,00€, ao que corresponde um valor FEDER de 622.455,00 €, e executada entre 01/09/2013 e 30/09/2015. O projeto UC-cloud teve por objetivo principal a otimização da prestação de serviços em áreas bem determinadas à vasta comunidade de utilizadores da Universidade de Coimbra, por forma a colmatar algumas lacunas existentes, designadamente nas seguintes áreas:

• infraestruturas de suporte a serviços; • integração e extensão de sistemas de gestão; • sistemas de pagamentos eletrónicos; • integração com plataformas de contratação pública; • indicadores para a gestão e monitorização da estratégia da UC

Para um maior controlo de execução e uma gestão de recursos mais eficaz, optou-se por tratar cada uma das áreas alvo como um subprojecto com uma estrutura e faseamento próprios, cuja execução se descreve nas secções seguintes.

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Infraestruturas de suporte a serviços (UC-com) Objetivo estratégico Atualizar infraestruturas de comunicações e plataformas tecnológicas de suporte a serviços de cloud da UC. Objetivos específicos

• Aumento da capacidade de comutação da rede de distribuição da UC • Aumento da redundância dos pontos críticos da rede • Reforço da cobertura da rede sem fios • Servidores para suporte à infraestrutura de virtualização

Ações desenvolvidas As secções seguintes descrevem resumidamente as ações desenvolvidas para atingir os objetivos específicos anteriormente referidos. Aumento da capacidade de comutação: Foram adquiridos switches Cisco Nexus, de baixa latência, para renovar completamente a rede de distribuição no centro de dados, por forma a proporcionar um suporte adequado à infraestrutura de virtualização e permitir a sua expansão futura. Este tipo de switches, desenhado para utilização em centros de dados, permite uma gestão centralizada e convergência de redes (SAN, LAN), donde resultam diversos benefícios, designadamente em termos de desempenho e qualidade de serviço, redução do número de equipamentos e, consequentemente, simplificação da gestão de cablagens. Aumento da redundância dos pontos críticos da rede: Os equipamentos adquiridos permitem implementar a infraestrutura representada no diagrama de rede da Figura 1 e melhorar substancialmente a redundância dos seguintes pontos:

• Ligação da rede da UC à RCTS; • Ligação do centro de dados ao núcleo da rede; • Ligação do ponto de distribuição do Pólo ao núcleo da rede;

Reforço da cobertura da rede sem fios: Os equipamentos adquiridos incluem uma controladora e diversos pontos de acesso sem fios e permitem não só reestruturar a rede sem fios da UC como reforçar a cobertura de pontos de utilização mais significativa. Em termos de reestruturação da rede, passou a utilizar-se um sistema de gestão centralizado com recursos a uma controladora existente, com redundância suportada pela unidade adquirida. Esta abordagem centralizada permite não só uma gestão mais eficaz da rede sem fios, como permite reduzir o esforço envolvido em tarefas de gestão. Os novos pontos de acesso destinam-se a cobrir completamente o percurso turístico e a Reitoria, para além de reforçar os principais anfiteatros e outros espaços de maior utilização. Reforço da infraestrutura de virtualização: Nesta vertente foram considerados os seguintes aspetos mais necessitados de intervenção na infraestrutura de virtualizarão existente:

• Aumento da capacidade de processamento: adquiridos 10 servidores Cisco, com 2 processadores, 256GB RAM, e 2 discos SAS 300GB;

• Aumento da capacidade de armazenamento: unidade de storage NetApp com 50T que substituiu as unidades existentes, de menor desempenho e em fim de contrato;

• Melhoria do sistema de salvaguarda de dados: implementado um sistema baseado em software opensource e utilizando um chassis com 16 discos, com uma capacidade de 32T;

• Redundância de componentes existentes: Switch Fiber Channel DELL; • Equipamento auxiliar: unidade de alimentação ininterrupta e um reforço do sistema de

climatização do centro de dados.

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• Foi ainda desenvolvido um estudo para avaliação de sistema de operação de cloud opensource (OpenStack), que resultou na implementação de um sistema experimental suportado por cinco equipamentos.

Figura 1 – Infraestrutura de rede

Resultados O subprojecto UC-com permitiu obter os seguintes resultados

• atualizar a infraestrutura de rede e comunicações da UC, melhorando de forma significativa a sua capacidade de comutação, robustez e os mecanismos de gestão;

• adequar a infraestrutura de rede do centro de dados para suporte de serviços de cloud; • melhorar o suporte e disponibilidade das plataformas tecnológicas existentes na UC; • alargar e melhorar a cobertura da rede sem fios, potenciando o desenvolvimento de

aplicações móveis para o circuito turístico.

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Integração e extensão de sistemas de gestão (UC-gest) Objetivo estratégico

• Integração de plataformas aplicacionais e automatização de processos em ambiente open source

Objetivos específicos

• Desenvolvimento de componentes abertos para suporte ao arquivo de objetos digitais; • Automatização de processos, em ambiente open source, tendo em vista a redução de

custos de licenciamento;

Atividades desenvolvidas Para implementar os objetivos anteriormente referidos, o UC-gest enquadrou um conjunto de desenvolvimentos, onde se devem destacar os seguintes componentes: Gestão de identidades: Desenvolvimento de um sistema de gestão de provisionamento de entidades e recursos, designado por idUC. Trata-se de um componente de uma arquitetura baseada em serviços (SOA) que implementa uma interface de webservices para gestão do provisionamento de identidades (utilizadores e grupos de utilizadores), recursos atribuídos a identidades (telefones, estacionamentos, acesso a sistemas aplicacionais, etc.) e controlo de acesso a esses recursos. Esta interface de serviços será aberta às aplicações e sistemas autorizados com o objetivo de minimizar o esforço de desenvolvimento de novas aplicações e de assegurar a integridade da informação partilhada entre essas aplicações. A Figura 2 apresenta a arquitetura do idUC.

Figura 2 – Arquitetura idUC

Gestão de objetos digitais: O iGOR é também um componente de uma arquitetura baseada em serviços (SOA) que implementa uma interface de webservices para armazenamento de objetos digitais de diferentes tipos e com requisitos igualmente diferentes ao longo do seu ciclo de vida. A implementação é orientada pelo MoReq 2010 (Modular Requirements for Records Systems) e deverá permitir a implementação de um repositório institucional de objetos partilhado pelos diversos sistemas e aplicações, com suporte de diversos tipos de armazenamento, replicáveis e escaláveis. Na fase inicial, após a conclusão do projeto, o iGOR permitiu a substituição de um produto licenciamento, sendo integrado como o sistema de gestão de processos de negócio da UC (Lugus). A Figura 3 apresenta a arquitetura do iGOR.

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Figura 3 – Arquitetura iGOR

Gestão de atendimento: Expansão do sistema de gestão de atendimento, tendo sido implementada uma solução completa composta por um dispensador de senhas baseado num tablet e numa impressora térmica, uma aplicação web para back-office de operador de balcão e parametrização de filas de atendimento e uma aplicação web para dispositivos móveis. Trata-se de uma solução construída com hardware de baixo custo, componentes de software de código aberto, facilmente replicável dentro da instituição e que permite a gestão centralizada de pontos de atendimentos geograficamente afastados. O sistema encontra-se em produção em diversos pontos de atendimento da Universidade de Coimbra, designadamente na Casa da Lusofonia e balcões dos Serviços Académicos. A Figura 4 apresenta uma página do back-office de operador de balcão.

Figura 4 – Página do back-office de operador de balcão

Gestão de tempo: Com o objetivo de melhorar a qualidade do serviço e redução de custos de licenciamento foi desenvolvida, com base em componentes de código aberto, uma plataforma para

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implementar os fluxos de informação associados aos processos de assiduidade. Foi escolha a notação BPMN v2 (Business Process Model and Notation) para representação dos processos, dado que permite representar os processos complexos duma forma facilmente compreensível por todos os intervenientes do negócio. A solução implementada permitirá, entre outros, atingir os seguintes resultados: reduzir a quantidade de papel utilizado, controlar os tempos associados a cada processo, reduzir custos de licenciamento e diminuir erros de digitação devido à integração entre sistemas. A Figura 5 apresenta um processo em execução e a Figura 6 um formulário da aplicação.

Figura 5 – Processo em execução

Figura 6 – Formulário de justificação de ausência

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Resultados

• Os componentes desenvolvidos neste subprojecto foram enquadrados numa arquitetura orientada para serviços (SOA) suportados exclusivamente em tecnologias de código aberto;

• Foi atingido o objetivo de redução de custos de licenciamento com a implementação do repositório de objetos, sistema de gestão de tempo e gestão de atendimento, uma vez que estes eram anteriormente suportados por sistemas proprietários que, consequentemente deixaram de ser utilizados;

• Foram automatizados os processos associados à gestão do tempo e ao provisionamento de utilizadores e recursos permitindo obter ganhos de eficiência e melhoria da qualidade dos serviços;

• Todas as funcionalidades estão disponíveis numa API de serviços • Todos os produtos desenvolvidos são replicáveis; • Foram adoptadas as recomendações do Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital

(RNID).

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Sistema de pagamentos eletrónicos (UC-pay) Objetivo estratégico Generalização da integração sistemas de pagamentos eletrónicos da UC com a Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública

Objetivos específicos

• Desenvolvimento de middleware open source para comunicação com a Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública;

• Implementação de back-office para gestão das transações efetuadas com a plataforma;

Atividades desenvolvidas Foi criado um componente para integração numa arquitetura baseada em serviços que permite integrar qualquer sistema aplicacional da UC com a Plataforma de Pagamentos da Administração Pública (PPAP) através de uma API de serviços. Este componente permite monitorizar, gerir e controlar todas as transações e pagamentos efetuados de uma forma simples e segura através de um back-office e suporta de múltiplos meios de pagamento (cartão de crédito, Multibanco e Pagamentos ao Estado). A Figura 5 apresenta a arquitetura UC-pay.

Figura 7 – Arquitetura UC-pay Nesta primeira fase após o desenvolvimento, optou-se por integrar o ERP SAP, por forma a obter referências Multibanco para impressão nas faturas emitidas. Do mesmo modo, outros sistemas aplicacionais da UC poderão, quando necessário, beneficiar dos serviços PPAP através de uma interface padronizada. Resultados

• Acesso simplificado de sistemas aplicacionais aos serviços da PPAP; • Processo de faturação totalmente automatizado; • Melhoria da qualidade os serviços; • Agilizar o processo de reconciliação de faturas; • Economia de recursos humanos associados ao processo de faturação;

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• Entrada em produção: 01 de junho de 2015; • Dados entre 1 de junho e 30 de setembro:

o 1355 faturas emitidas com Ref. MB (86% do total de facturas emitidas); o 415 pagas utilizando a Ref. MB (50% do total de facturas pagas)

• Este sistema possibilitará ainda suportar o pagamento de refeições por MB quando for concretizada a integração dos SASUC no sistema de informação da UC.

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Integração com plataformas de contratação (UC-contrat) Objetivo estratégico Assegurar a desmaterialização integral do processo de aquisições de bens e serviços pela UC

Objetivo específico

• Desenvolvimento em open source de interfaces (API SOA) com plataformas de contratação pública.

Atividade desenvolvida A plataforma BASE.gov.pt disponibiliza a possibilidade de integrar processos de “Ajustes diretos simplificados” e “Contratação excluída”. Todavia, tendo em consideração as obrigações leais e opções de gestão dos serviços, foi decido iniciar o processo de integração com do ERP da UC os procedimentos de ajustes diretos simplificados. O processo de integração do ERP incluiu o desenvolvimento de um monitor de dados a submeter à BASE.gov.pt que permite gerir de forma diferenciada os seguintes tipos de processos:

• candidatos a submissão de relatórios de execução; • classificados como tendo submissão manual no portal BASE.gov.pt; • com submissão pendente/erro; • com submissão de relatório de execução efetuada.

Figura 8 – Arquitetura UC-contract

Resultados

• Integração entre ERP SAP e o portal de contratação pública BASE.gov.pt; • Automatização da produção de 6000 relatórios de execução de ajustes diretos por ano; • Economia de esforço em recursos humanos da UC; • Melhoria da qualidade da informação prestada à Administração Central; • A UC é a primeira IES a integrar sistemas de informação com a BASE.gov.pt.

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Indicadores para a gestão (UC-numTabBoard) Objetivos estratégicos Disponibilizar indicadores para avaliação da qualidade pedagógica e desempenho dos serviços da UC. Agilizar e fiabilizar o processo de monitorização da estratégia da UC e do contributo de cada Unidade Orgânica, Serviço e UECAF para essa estratégia, através dos indicadores chave (KPI). Adoção de modelo integrado de gestão baseado no modelo de excelência da EFQM, reforçando as atuais capacidades de gestão e atualizando o trabalho já desenvolvido pela UC e reconhecido em 2004 no âmbito do PEX-SPQ. Objetivos específicos

• Monitorizar a qualidade dos serviços prestados; • Melhorar a comunicação com os stakeholders; • Optimizar processos; • Implementação de solução integrada de Mapa Estratégico, Balanced Scorecard e

Dashboards de monitorização da estratégia da UC nos seus diferentes níveis de responsabilidade e desdobramento

• Implementação de solução de CRM de apoio à atividade de fundraising integrada e estruturante para a estratégia da UC relativa aos anos de 2011 a 2015

• Implementação de Modelo Integrado de Gestão da UC, suportado no Modelo de Excelência da EFQM

Atividade desenvolvida Numa primeira fase decorreu a análise e o levantamento dos principais indicadores nas diferentes áreas de estratégia e ação da UC, nomeadamente investigação, ensino, pessoas, económico-financeira, internacionalização e ação social. Para todo este processo a equipa de desenvolvimento reuniu em grupo de trabalho com os elementos das divisões e serviços envolvidos, levantando os pedidos a estes realizados pelos órgãos de gestão, mantendo sempre como base os indicadores presentes no plano estratégico e de ação da UC. Deste processo resultou a especificação individual dos indicadores. A fase seguinte respeita à recolha da informação nos sistemas fonte. De acordo com as necessidades associadas aos indicadores previamente analisados foram recolhidos, tratados, integrados e armazenados os dados na data warehouse dos seguintes sistemas de informação: SAP e NONIO, sistemas utilizados nos serviços da administração da UC, SIGES e GIAF, dos serviços de ação social da UC. A partir dos dados presentes na data warehouse foram criados ecrãs, direcionados aos utilizadores, com análises sobre os indicadores. É possível parametrizar dinamicamente a informação apresentada recorrendo aos filtros de caracterização de cada indicador e selecionar o período temporal pretendido. A informação pode ser consultada em formato gráfico ou tabela. Para além destes ecrãs, e dada a necessidade de partilha periódica de informação mais estática, foram criados relatórios que são gerados e partilhados automaticamente com os respetivos destinatários. Toda a aplicação assenta em ferramentas e tecnologias open-source. Para armazenamento da data warehouse é utilizado o motor de base de dados PostgreSQL e para tratamento da informação, desenvolvimento dos ecrãs e relatórios são utilizadas ferramentas da Pentaho – na versão community. A Figura 7 exemplifica uma página de geração de indicadores.

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Figura 9 – Página de consulta de indicadores

Resultados

• Disponibilização de uma aplicação que permite aos responsáveis pela gestão da UC a consulta de informação atempada e sem recorrer a inúmeros recursos, disponível em dw.uc.pt.

• Na plataforma encontram-se 80 indicadores, distribuídos pelas seguintes áreas: o Investigação: 5 indicadores no âmbito de candidaturas a projetos o Ensino: 26 indicadores no âmbito de candidaturas, frequência, sucesso escolar,

conclusões, abandono, empregabilidade e grau de satisfação o Pessoas: 24 indicadores no âmbito dos trabalhadores e ETIs, bem como a despesa

a estes associada o Económico-financeiros: 18 indicadores no âmbito do orçamento, despesa e receita

arrecadada o Ação social: 7 indicadores relativos aos serviços de alimentação e saúde

• Os indicadores listados já passaram por um processo de validação por parte dos grupos de trabalho, garantindo a fiabilidade dos dados apresentados.

• Todo o processo de recolha de informação para o cálculo dos indicadores teve ainda como consequência o melhoramento do registo de informação nos sistemas fonte, tendo sido detetados problemas pelos grupos de trabalho desencadeando a sua correção e, em alguns casos, alteração dos procedimentos de inserção ou atualização dos dados. Desta forma, garante-se que a análise fornecida pela data warehouse é fidedigna.

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Conclusão A implementação do projeto “UC-Cloud - Infraestruturas e serviços de TIC para a cloud” representou um contributo muito importante não só para a adequação das infraestruturas de comunicação da Universidade de Coimbra, mas também para desenvolver componentes de software que permitiram melhorar a qualidade da prestação de serviços da UC, reduzindo o esforço de recursos humanos que lhes está associado. O projeto permitiu automatizar diversos processos, melhorando a eficiência e qualidade dos serviços contribuindo, ao mesmo tempo, para uma efetiva redução de custos e para a modernização da Administração Pública. Os desenvolvimentos de software foram realizados com recurso a normas e produtos abertos, sendo as suas funcionalidades expostas através de uma interface de serviços que permite a sua integração com outros sistemas internos e externos. De referir ainda que os desenvolvimentos realizados permitiram reforçar a integração dos sistemas de informação da UC com Plataforma Multicanal da AP. As atividades desenvolvidas no âmbito projeto abrangeram as tipologias de infraestruturas e serviços de comunicações, modernização administrativa, desmaterialização, interoperabilidade entre sistemas de informação, racionalização e simplificação organizacional, instrumentos de gestão e monitorização, e integração com a Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública (PI), enquadrando-se totalmente com o Aviso de Abertura da candidatura, assim como nas orientações da Resolução do Conselho de Ministros no 12/2012, de 7 de fevereiro, Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de Custos com as TIC, na Administração Pública.