o arquivo por trÁs do museu: os documentos administrativos e o acervo foto-digital do muhm

8/14/2019 O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU: OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

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O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU:OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Letcia CastroVIII CAM NOVEMBRO 2009

Montevidu, Uruguai


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Objetivo Geral

Realizar atividades pertinentes profisso de Arquivista, da

avaliao, organizao e descrio de documentos at a proposiode solues para o acervo trabalhado*.

Objetivos Especficos

Colocar em prtica as teorias estudadas no curso de Arquivologia.

Enquadrar o Arquivo Corrente do Museu de Histria da Medicina do

Rio Grande do Sul Tabela de Temporalidade de Documentos doSindicato Mdico do RS, seu mantenedor.

Realizar avaliao, organizao e descrio arquivstica dedocumentos foto rficos di itais da Assessoria de Comunica o.

* Trabalho apresentado em forma de relatrio de estgio para concluso docurso de Arquivologia na Universidade Federal do Rio Grande do Sul

(UFRGS), com a orientao da Prof. Valria Bertotti


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Breve Histrico

1931 (20 de maio)

fundao doSindicato Mdico do Rio Grande do SulSIMERS

SIMERS inicia programa de recuperao da memria damedicina no Estado, atravs de um projeto intitulado MemriaMdica

campanha arrecadao de acervos para doaes

2006

r

Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul MUHM oficialmente criado e cadastrado nos rgos ICOM, SEM/RS,Cadastro Nacional de Museus/IPHAN

Outubro

lanado comunidade


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2007

Agosto

acervo do Arquivo Geral do SIMERS e para dar consultoria aoMUHM (quanto ao acervo de documentos recebidos por doao)

Outubro (18, Dia do Mdico)

Inaugurada sede no prdio histrico do Hospital BeneficnciaPortuguesa (av. Independncia, 270, Centro)

At ento havia apenas a Reserva Tcnica, que continua no. , , ,

Arquivo Geral junto ao SIMERS (av. Corte Real, 975, Petrpolis).


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O Arquivo Corrente

O MUHM, de fato, no Pessoa Jurdica.

mantido em seus recursos financeiros, materiais e humanos peloSIMERS.

Por este motivo, deveria enquadrar-se administrativamente:

Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do

n ca o.


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Alguns tipos documentais estavam bastante claros tanto no Planode Classificao quanto na TTD, especialmente no que diz respeito documentao museolgica.

Gerenciamento da Informao Correspondncia, Documentao Museolgica e MemriaInstitucional


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6-2 - SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS6-2-1 - Normas e manuaisInclui procedimentos tcnicos para a implantao e o desenvolvimento do sistema de arquivo econtrole de documentos. Poltica de acesso aos documentos (inclusive os livros registro deconsulentes) Classificao e arquivamento (inclusive cdigo de classificao)6-2-2- Produo de documentos: levantamento, diagnstico e controle do fluxo6-2-3 - Protocolo: recepo, autuao, tramitao e expedio de documentos

EXTRATO

DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DO SIMERS

encaminhamento de documentos para providncias necessrias; cpias de correspondncias(ofcios expedidos, ...)6-2-4 - Destinao de documentosAnlise, avaliao, seleo (inclusive tabelas de temporalidade), Eliminao (inclusive termos deeliminao) Transferncia. Recolhimento (inclusive guias de transferncia e guia de recolhimento)6-3 - DOCUMENTAO MUSEOLGICA6-3-0-1 Normas e manuais. Estatutos

Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de metodologias e procedimentos tcnicosadotados para o tratamento da documentao museolgica6-3-1 Aquisio (no Brasil e no exterior)Compra/contratao/Doao/ Permuta6-3-2 RegistroIncluem-se documentos referentes incor ora o de e as museol icas, sua baixa e Inventrios.6-3-2-2- Termos de Conferncia de acervos doados

6-3-2-2- Termos de Doao6-3-3 Catalogao e classificao6-3-4 Referncia e circulao (movimentao do acervo)documentos referentes s consultas, bibliografias, emprstimos e intercmbio entre instituiesculturais6-3-5 Memria institucionalFitas de vdeo, fitas de udio, fotos, negativos, contatos, diapositivos, etc


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6-3 - DOCUMENTAOMUSEOLGICA

EXTRATODA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SIMERS

6-3-0-1 - Normas e manuais.Estatutos muhm 2 anos x

6-3-1 Aquisio:Compra/contratao/Doao/Permuta

muhm 2 anos x

6-3-2 Registro (documentos

referentes incorporao de peasmuseolgicas, sua baixa eInventrios.)

muhm 2 anos x

6-3-2-1 Termo de Conferncia doacervo doado

muhm 5 anos x

6-3-2-2- Termos de Doao muhm 2 anos x Manter no local por tempo

Destinao final:E EliminaoGP GuardapermanenteM Migrao demdia

indeterminado

6-3-3 Catalogao e classificao muhm 2 anos x Manter no local por tempoindeterminado

6-3-4 Referncia e circulao(movimentao do acervo)

muhm ** x **Manter no local por tempoindeterminado

6-3-5 Memria institucional muhm ** x **Manter no local por tempoindeterminado


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No entanto, outros tipos de documentos precisaram ser enquadrados emoutras classes da TTD:

Documentos referentes a Contratos e Projetos ou Planos deTrabalho

Organizao e Funcionamento Atas e Documentos de Constituio do Museu, Relatrios de

resultado e Comunicao

No campo setor de origem ou guarda, acrescenta-se o MUHM ao fazertransferncias.


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Integrao

Considerando:

concluso da adequao dos documentos TTD prazos de destinao determinados descrio sumria das classes j realizada maior parte da documentao ser corrente as Correspondncias Expedidas no possurem arquivo em papel

diminuio considervel da expectativa de massa documental

Se unda fase

Lacuna de comunicao entre os setores Banco de dados Integrar


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Banco de Dados INTEGRARCampos existentes*:N / Nome / Acumulado por// Histrico/Biografia (recente)/Data de entrada / Outras datas/

Endereo / Cidade / UF / CEP/Fone / E-mail/ OBS / Acervo

Campos criados: Acervo Museolgico (MUS)

quanto s peas:

Nome Cdigo Localizao Especialidade Funcionalidade

Acervo Bibliogrfico (BIB):

Quantidade Referncia Localizao Especialidade

Acervo Ar uivstico(AQV/ICO/FOT/REJ/DEP/D

IG): Quantidade Referncia no Q. Arranjo Descrio (sumria) Localizao

* Alguns campos precisaram ser

abertos em mais de um campopara otimizao do BD.


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Banco de Dados INTEGRAR

O preenchimento deste banco de dados, conforme sugere onome Integrar, deve ser feito em parceria entre os setoresenvolvidos.A proposta e todas as consideraes dela decorrentes foramaceitas pelo responsvel pelo setor de Pesquisa, que atualmente

tambm o diretor do MUHM, e o banco de dados j foiencaminhado ao setor para implantao.


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Descrio das fotos da Assessoria de Comunicao

A idia de realizar o trabalho de descrio do arquivo fotogrfico digitalda Assessoria de Comunicao (ASCOM) do MUHM partiu de trsfatores:

o crescimento vertiginoso de fotos/arquivos digitais gerados porevento e o alto ndice de eventos realizados;

a observao de que foi feito o mesmo trabalho com o acervo fsicode fotografias do SIMERS;

o fato da autora deste trabalho ser tambm jornalista e a atualresponsvel pelo setor, reconhecendo a importncia e garantindo aautonomia necessria.


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Partindo do trabalho de descrio j realizado com o acervo fotogrficodo SIMERS, que inclui uma srie de itens, inclusive um cdigo deassunto que j existia e foi mantido para preservar o princpio daordem original foi elaborado um banco de dados semelhante, porm

levando em considerao as caractersticas especficas dasfotografias do acervo da ASCOM, tanto no que diz respeito atividadefim do MUHM quanto ao suporte em questo.


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Tambm foi elaborado um critrio para nomear os arquivos gerados:

AAMMDD-COD-EVENTO-FOTOGRAFO AA - ano com dois dgitos MM - ms com dois dgitos DD - dia com dois dgitos COD - cdigo pr-estabelecido

- re er nc a con orme o acon ec men o o ogra a o iniciais do fotgrafo

Cadastro de Fotgrafos


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Massa virtual

NOV 200812 Gigabytes 31,4 GB6.204 arquivos 14.600 arquivos237 pastas 470 pastas

174 listagensHOJE31,4 GB14.600 arquivos

470 pastas

Processamento e descrio

XnView, software freeware(gratuito) pesquisado permite:

renomear arquivos em lote inserir descrio em todas as fotos ao mesmo tempo e/ou

individualizadas

registrar caractersticas do documento listar em arquivo todas estas informaes


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Estrutura de pastas - antes

Estrutura de astas - de ois


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Registro contnuo listagens automticas que funcionam como bancode dados


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Objetivos alcanados

Arquivo Corrente do MUHM

Passou a comunicar-se: Gesto Documental SIMERS Plano de Classificao

Tabela de Temporalidade de Documentos

Resultado extra: Banco de Dados Integrar

neste ano para todos os acervos


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o arquivo por trÁs do museu: os documentos administrativos e o acervo foto-digital do muhm

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