CNDIDA FERNANDA ANTUNES RIBEIRO

O ACESSO INFORMAO NOS ARQUIVOS

Parte II

Os instrumentos de acesso informao

Dissertao de doutoramento em Arquivstica, apresentada Faculdade de Letras da Univer-sidade do Porto

PORTO

1998

SUMRIO

PARTE II - Os instrumentos de acesso informao 5

1. Caracterizao dos instrumentos de acesso informao dos arquivos 10

1.1. Estabelecimento de tipologias e respectiva terminologia 11

1.2. Os instrumentos de acesso informao dos arquivos por-

tugueses 42

a )Tipologias 43

b) Estrutura interna 61

c) Pontos de acesso 69

2. Os princpios consignados na norma ISAD(G) e sua relao com os

instrumentos de acesso informao 74

3. Os efeitos da automatizao nos instrumentos de acesso, numa viso

integrada do arquivo como sistema de informao 76

Concluso 83

Fontes e bibliografia 89

Anexos: instrumentos de acesso informao dos arquivos

portugueses 179 Anexo 1 - Listagem bibliogrfica 187

Anexo 2 - Quadro 1 - Entidades detentoras dos Arquivos 259

Anexo 3 - Quadros 2 a 14 - Arquivos. (Elementos para uma lista de

autoridade dos arquivos portugueses) 331

Quadros 2 a 4 - Arquivos da administrao pblica:

Quadro 2 - Arquivos da administrao

central 337

Quadro 3 - Arquivos da administrao local 413

Quadro 4 - Outros arquivos da administrao

pblica 449

Quadro 5 - Arquivos judiciais 457

Quadro 6 - Arquivos notariais 483

Quadros 7 a 10 - Arquivos eclesisticos:

Quadro 7 - Arquivos do mbito diocesano 533

Quadro 8 - Arquivos paroquiais 555

Quadro 9 - Arquivos de institutos religiosos e

de ordens militares 635

Quadro 10 - Outros arquivos eclesisticos 705

Quadro 11 - Arquivos de instituies de assistncia 711

Quadro 12 - Arquivos de associaes, empresas e outras

colectividades afins 757

Quadro 13 - Arquivos de famlia 777

Quadro 14 - Arquivos pessoais 797

Anexo 4 - Quadros 15 e 16 - Temas e Tipos documentais 821

Quadro 15 - Temas 825

Quadro 16 - Tipos documentais 847

PARTE II

OS INSTRUMENTOS DE ACESSO

INFORMAO

7

PARTE II - OS INSTRUMENTOS DE ACESSO

INFORMAO

Compreender a formao e desenvolvimento dos arquivos portugueses,

como forma de contextualizar a problemtica do acesso informao, desde

sempre inerente prpria natureza dos sistemas de informao arquivstica, foi o

que nos motivou a desenvolver o estudo apresentado na parte I desta dissertao.

Os instrumentos de acesso informao so, j o dissemos, aquilo que

mais visivelmente ressalta do trabalho arquivstico. Eles constituem uma

representao da realidade informacional que constitui o seu objecto e servem de

meio para aceder a essa mesma realidade, devendo traduzir com rigor todo o

processo de conhecimento cientfico que, necessariamente, antecede a sua

produo. O seu mbito pode ser muito diversificado, consoante as unidades

arquivsticas que compreendem, as quais podem variar entre o arquivo (ou

arquivos) na sua globalidade e a unidade arquivstica elementar, designada por

documento, cuja forma mais simples se consubstancia no registo de um acto

informacional singular. Por analogia com a formulao que serve de fundamento

definio de nveis de descrio arquivstica - concebida na dcada de 60

relativamente organizao dos arquivos e aplicada modernamente, para efeitos

descritivos, na concepo da norma ISAD(G) - vamos considerar nesta nossa

abordagem, nveis de anlise arquivstica (perspectiva mais global que no se

aplica apenas tcnica descritiva, mas a qualquer operao a que o arquivo seja

sujeito para conhecimento e representao formal) permitindo assim definir

tipologias de instrumentos de acesso informao, de acordo com esses mesmos

nveis.

Pela sua essncia (representao da realidade arquivstica) e pela sua

finalidade (providenciar o acesso informao), fundamental que os

instrumentos de acesso sejam rigorosos na representao do seu objecto e exactos

8

no estabelecimento dos caminhos conducentes informao, ou seja, nos

pontos de acesso que contm.

Independentemente do nvel de anlise considerado, a representao das

unidades arquivsticas feita atravs de dois dispositivos formais, a que

correspondem duas operaes tcnicas: a classificao e a descrio. A primeira

permite representar os dois factores que caracterizam o sistema de informao - a

estrutura orgnica e a funo servio/uso; a segunda destina-se a identificar com

exactido os elementos informativos que caracterizam a realidade arquivstica,

seja ela qual for.

Para alm destes dois dispositivos formais de representao da informao

arquivstica, necessrio ainda estabelecer vias para aceder a essa mesma

informao, as quais se traduzem, em termos tcnicos, no estabelecimento de

pontos de acesso.

da associao dos trs dispositivos referidos - classificao, descrio e

pontos de acesso - que resultam instrumentos passveis de providenciar uma

recuperao da informao eficaz. Contudo, os instrumentos produzidos nem

sempre conjugam esses trs elementos, razo pela qual o acesso se torna

deficiente, impreciso ou mesmo errneo.

Nesta parte II, os nossos objectivos so os seguintes: por um lado,

conceber um modelo terico conducente ao estabelecimento e definio das

tipologias dos instrumentos de acesso informao e respectiva terminologia; por

outro lado, caracterizar esses mesmos instrumentos quanto ao nvel de anlise de

que decorrem, sua estrutura e aos diferentes tipos de pontos de acesso que

incluem, partindo de exemplos concretos (instrumentos de acesso informao

dos arquivos portugueses) que permitem, tambm, detectar as insuficincias e a

falta de rigor que, de um modo geral, se tem verificado nos instrumentos

produzidos; por ltimo, considerar os efeitos da normalizao descritiva - -

ISAD(G) - e seus princpios, assim como as consequncias da automatizao, nos

instrumentos de acesso que actualmente se produzem. A perspectiva de anlise

9

apresentada enquadra-se no novo paradigma cientfico da Arquivstica, que j se

comea a generalizar, no sentido de encarar o arquivo como um todo, desde a

fase de produo at de conservao definitiva, no qual a informao tem de ser

gerida e tratada de forma global e integrada. A anlise subjacente produo de

instrumentos de acesso informao enquadra-se no plo tcnico do mtodo de

investigao quadripolar reportando-se, naturalmente, aos plos terico e

epistemolgico, referenciais orientadores da investigao aplicada.

10

1. Caracterizao dos instrumentos de acesso informao dos

arquivos

A definio de tipologias de instrumentos de acesso informao implica

a prvia caracterizao dos mesmos, em funo de trs parmetros essenciais: 1 -

o mbito que abrangem, ou seja, o seu objecto especfico, que pode variar de

acordo com o nvel de anlise escolhido e que, em alguns casos, determina a sua

tipologia; 2 - a estrutura interna, na qual se incluem os elementos informativos

identificadores das unidades arquivsticas descritas, ordenados segundo um

determinado critrio; 3 - os pontos de acesso informao que, em muitos casos,

servem de elementos ordenadores das descries e, noutros, surgem desinseridos

de quaisquer dados descritivos remetendo directamente para a informao, como

o caso dos ndices independentes, em que o ponto de acesso se apresenta sem

qualquer contexto.

Alm destes parmetros, h outro factor que influi na tipologia dos

instrumentos produzidos nos arquivos, que a finalidade da sua elaborao.

Embora os vrios instrumentos possam ser usados para aceder informao, a

verdade que uns se destinam prioritariamente pesquisa e outros so

produzidos para controlo material das espcies documentais.

A preocupao essencial do estudo que d corpo a esta parte II a

concepo de um modelo tendente a estabelecer as tipologias dos instrumentos de

acesso informao e a fixar a respectiva terminologia, o que passa por uma

caracterizao em funo do primeiro parmetro acima enunciado - o nvel de

anlise.

Relativamente aos outros dois parmetros referidos - a estrutura interna e

os pontos de acesso - o nosso objectivo no definir um modelo de descrio

arquivstica, com o enunciado dos respectivos elementos, visto que j existe uma

norma internacional para esse efeito, nem apresentar decises tcnicas para

11

determinar a forma dos pontos de acesso, mas antes abordar os princpios tericos

que devem nortear a sua confeco.

Quanto finalidade da produo dos instrumentos de acesso, interessa-nos

ver em que medida este factor determina ou condiciona as respectivas tipologias.

Tendo em conta estas vrias questes, vamos, pois, passar caracterizao

dos instrumentos de acesso informao, comeando por analisar, em termos

tericos, a relao existente entre o nvel de anlise arquivstica e o tipo de

instrumento, bem como a respectiva terminologia, no sem deixar de,

primeiramente, ter em conta a evoluo que esta tem sofrido, desde que se

comearam a reunir em lxicos e/ou dicionrios os termos considerados

especficos da disciplina arquivstica.

1.1. Estabelecimento de tipologias e respectiva terminologia

Em relao com a definio das tipologias dos instrumentos de acesso

informao necessrio dispor de uma terminologia adequada. Esta tem variado

ao longo dos tempos, nem sempre correspondendo a uma conceptualizao cla- ra

- como, alis, natural numa rea que comeou por ser um saber prtico e que,

apenas recentemente, se est a afirmar como disciplina cientfica - e s na

segunda metade deste sculo comeou a ser objecto de definio em instrumentos

apropriados (glossrios, dicionrios, vocabulrios, etc.).

Com base na anlise diacrnica do acesso informao, contextualizado

nos arquivos portugueses, feita na parte I desta dissertao, podemos sintetizar,

de forma breve, a evoluo dos instrumentos que, ao longo dos tempos, foram

produzidos com vista ao controlo e pesquisa da informao arquivstica, ou

seja, para tornar possvel o acesso a essa mesma informao1.

1 A evoluo dos instrumentos de acesso informao um tema pouco abordado na literatura arquivstica internacional. Apesar disso, existe um estudo interessante da autoria de Michel Duchein que se debrua sobre o assunto, tendo como base de referncia a realidade da Frana, pas que ele considera como um daqueles em que a doutrina dos instrumentos de pesquisa tem sido objecto do maior nmero de estudos e de textos regulamentares. Este trabalho de M. Duchein, para o perodo anterior ao sculo

12

Os mais antigos instrumentos de acesso informao que se conhecem na

organizao dos arquivos so os registos e os inventrios. Os primeiros

resultavam, tal como ainda hoje, da actividade da entidade produtora do arquivo,

com a finalidade de constiturem um meio de controlo quotidiano da informao;

os segundos eram, geralmente, produzidos depois de se ter acumulado a

documentao que deixara de ter um uso administrativo corrente - formando o

chamado cartrio -, com o objectivo de referenciar tal documentao e permitir

a sua utilizao, no caso de isso ser necessrio.

O inventrio, vulgarmente designado enventairo, inventa ou

repertorio , pois, at ao sculo XVII, o principal - e, na maioria dos arquivos,

mesmo o nico - instrumento de trabalho e de pesquisa. Atravs dele se sabia o

que o cartrio continha e onde se localizava aquilo que se buscava. O seu

aspecto formal era muito simples, consistindo praticamente numa enumerao,

em forma de lista, dos ttulos reais ou atribudos dos livros e papis soltos

existentes, por forma a serem facilmente identificados e localizados. No

inventrio era indicado o local de instalao - que podia ser uma arca, um armrio

com gavetas, um saco de tecido ou de pele - ou ento eram feitos inventrios

distintos consoante os locais onde os documentos se encontravam, sendo

colocado um exemplar junto da respectiva documentao.

A enumerao dos documentos, a maior parte das vezes, no obedecia a

qualquer critrio de ordenao evidente, embora uma anlise cuidada permita

perceber que no se tratava de uma enumerao meramente aleatria, mas

segundo uma localizao topogrfica, que aproximava os documentos por

afinidades, qui correspondendo lgica organizativa da entidade produtora.

Este um aspecto que no est estudado e que merece, a nosso ver, uma anlise

XIX, tem bastantes pontos em comum com a nossa realidade, mas relativamente poca contempornea d conta de uma preocupao normativa e uma preciso terminolgica em nada comparveis situao portuguesa, em que estes aspectos foram muito descurados (ver: DUCHEIN, Michel - La Clef du tresor : lvolution des instruments de recherche darchives du Moyen Age nos jours daprs des exemples franais. Archives et Bibliothques de Belgique. Bruxelles. 57:1/2 (1986) 109-126).

13

atenta, pois os antigos inventrios podem ajudar grandemente ao conhecimento

dos arquivos a que respeitam.

Apesar de muitos inventrios aparentarem a tal falta de critrio ordenador,

conhecem-se alguns organizados por ordem cronolgica, separando os livros dos

papis avulsos, o que j indicia uma clara preocupao com o acesso.

Surgidos ainda antes da centria de Seiscentos, com fraca expresso, mas

ganhando um forte desenvolvimento ao longo dos sculos XVII, XVIII e XIX,

temos os ndices. Surgem com o nome de index ou alfabeto, designaes que

denotam algumas diferenas, embora estas no se possam estabelecer de forma

rgida para todos os casos conhecidos. Os que se intitulam index so, muitas

vezes, semelhantes aos inventrios, embora com uma ordenao, geralmente,

cronolgica; os alfabetos, esses sim, destinam-se, inequivocamente, pesquisa

da informao, consistindo numa sucesso de palavras ou termos de entrada, a

que se dava a designao de vozes (hoje diramos pontos de acesso), seguidos

de um resumo do contedo dos documentos e de um elemento de localizao (o

nmero da folha do livro em que, na generalidade dos casos, se inseria).

A lgica que presidia elaborao dos ndices j no era a de uma

enumerao destinada a identificar documentos, mas nitidamente uma descrio

do contedo informativo dos mesmos com vista sua recuperao. O seu

incremento, sobretudo a partir do sculo XVIII - altura em que o interesse pelos

arquivos como repositrios de fontes histricas tambm se desenvolve, ligado,

naturalmente, ao esprito das Luzes - no pe em causa a produo de inventrios

(estes continuam a cumprir a sua funo de referncia dos documentos), antes

vem criar uma outra forma de acesso informao, com fins diversos, sintoma

das novas formas de abordagem a que os arquivos so votados, num sentido j

no meramente administrativo (valor primrio dos documentos), mas enfatizando

os aspectos culturais e a memria colectiva (valor secundrio dos documentos).

Ainda na primeira metade do sculo XIX, comeam a aparecer novas

designaes para os instrumentos de acesso informao. Assim, assistimos a

14

uma progressiva vulgarizao do termo catlogo, correspondendo a um tipo de

instrumento que referenciava, as mais das vezes cronologicamente, documentos

individuais, quase sempre inseridos em livros. Paralelamente surgem tambm os

extractos ou sumrios de documentos, tambm, regra geral, ordenados por datas,

cuja principal funo era a de fornecer um resumo suficientemente esclarecedor

do contedo daqueles documentos que se revestiam de maior interesse histrico.

de salientar que a sumariao de documentos incidia, quase sempre, sobre

determinados temas ou tipos documentais, como forma de difuso de fontes

histricas dirigidas a campos especficos de investigao.

Inventrios, ndices, catlogos e sumrios de documentos so os

instrumentos de acesso informao de produo usual nos finais do sculo XIX

e primeiras dcadas deste sculo, embora antes de 1927 no se conheam

quaisquer princpios orientadores para a sua elaborao nem quaisquer definies

apropriadas para os termos empregues na sua designao. Com efeito, as

primeiras normas para a catalogao em arquivos, promulgadas pelo Decreto de

27 de Maio de 19272, fazem referncia explcita a catlogos (que incluem o

sumrio do contedo documental) e a inventrios, mas no definem o mbito de

aplicao dessa terminologia.

Tambm as Instrues provisrias para a elaborao dos roteiros ou

ndices topogrficos dos arquivos ou seces de manuscritos das bibliotecas,

publicadas em 30 de Maio de 1933, no propem definies para os termos

usados nas designaes dos instrumentos de acesso informao, apenas

referindo que os roteiros ou ndices topogrficos dos arquivos ou das seces de

manuscritos das bibliotecas so chamados a desempenhar na arquivoeconomia a

trplice funo de inventrios, ndices topogrficos e roteiros, sendo ainda

inestimvel o seu mrito e a sua utilidade para a estatstica dos recheios de cada

estabelecimento3.

2 PORTUGAL. Leis, decretos, etc. - Ministrio da Instruo Publica : Decreto n 13:724 (op. cit.). 3 PORTUGAL. Leis, decretos, etc. - Ministrio da Instruo Pblica : Portaria n 7:588 (op. cit.) p. 923.

15

Apesar de a regulamentao de 1933 se referir expressamente a roteiros,

o conceito que a est subjacente muito diverso daquele que, posteriormente, foi

associado ao mesmo termo, e que, alis, passou a ser empregue com um sentido

idntico ao de guia. A partir da dcada de 60, o termo guia impos-se e veio,

mais tarde, a integrar a terminologia tcnica arquivstica, designando um

instrumento de acesso informao, de carcter geral e bastante abrangente,

destinado a fornecer aos utilizadores uma viso panormica da realidade

informacional dos arquivos.

As instrues de 1933 constituram, como j antes referimos, o primeiro

e nico esforo de normalizao arquivstica em Portugal. Ao nvel da

terminologia, tambm s muito recentemente (1993) surgiu o primeiro lxico da

especialidade, intitulado Dicionrio de terminologia arquivstica4, apesar de, em

termos internacionais, desde h vrias dcadas, ter havido importantes

desenvolvimentos nesta matria.

Podemos considerar que a primeira tentativa de estabelecimento de uma

unificao de terminologia arquivstica internacional surgiu a partir de uma

proposta nesse sentido, feita em 1931, pelo Comit Consultivo Permanente de

Arquivistas, da Sociedade das Naes, poca presidido por Eugenio Casanova.

Contudo, s aps a fundao do Conselho Internacional de Arquivos, em 1950, se

assistiu a um empenhamento internacional face s questes da terminologia, que

seriam um dos temas mais importantes no 2 Congresso Internacional de

Arquivos, realizado em Haia, no ano de 1953. Com efeito, neste congresso, foi

aprovada a criao de um Comit de Terminologia Arquivstica, composto por

cinco membros das lnguas reconhecidas pelo C. I. A. : francs, ingls, espanhol,

italiano e alemo.

As preocupaes com a terminologia arquivstica, manifestadas no

Congresso de 1953, continuaram a ter expresso em reunies de mbito

internacional, designadamente na 1 Conferncia Internacional da Table Ronde

16

des Archives (Paris, 1954) e deram origem, em vrios pases, a publicaes sobre

a matria.

Este surto editorial teve, contudo, a sua expresso mais notria com a

publicao do Elseviers Lexicon of Archive Terminology5, em 1964, fruto do

trabalho dos membros do comit de terminologia, criado no mbito do Conselho

Internacional de Arquivos, em 1953.

Nesta obra, existe um ponto especfico dedicado aos instrumentos de

trabalho, onde so includos dez termos e as respectivas definies. No entanto,

essas definies so ainda bastante imprecisas e nem sempre exclusivas, ou seja,

algumas delas so quase idnticas para termos diferentes e outras no limitam

sem ambiguidade a noo que pretendem explicitar. S a ttulo de exemplo,

vejamos o que dito relativamente ao termo inventrio. A definio, numa

traduo literal, diz o seguinte: Um inventrio uma descrio mais ou menos

detalhada dos elementos que compem um ou vrios fundos de arquivos. E, logo

de seguida, so propostas quatro variantes para esta noo, nesta formulo: O

inventrio diz-se inventrio analtico quando se aplica a cada uma das peas de

um artigo ou a cada um dos actos de um registo; o inventrio diz-se inventrio

sumrio quando o contedo de cada artigo colocado sob uma rubrica geral

caracterizando sumariamente cada um dos elementos constitutivos; o inventrio

diz-se inventrio numrico quando apenas enumera os artigos ou grupos de

artigos da mesma natureza designados por um intitulado muito geral; o

inventrio diz-se catlogo quando se aplica a documentos da mesma natureza ou

se refere a um mesmo objecto pertencendo a um ou vrios fundos6.

A partir do exemplo dado, facilmente se percebe a impreciso a que nos

referimos e a falta de rigor na definio inequvoca dos diferentes instrumentos

de trabalho nomeados no lxico publicado pela Elsevier, facto que no de

4 ALVES, Ivone [et al.] - Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa : Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. ISBN 972-565-146-4. 5 Elseviers lexicon of archive terminology : french, english, german, spanish, italian, dutch. Compiled and arranged on a systematic basis by a Committee of the International Council on Archives. Amsterdam [etc.] : Elsevier Publishing Company, 1964.

17

estranhar numa primeira tentativa de uniformizao terminolgica internacional,

atendendo ainda incipiente fundamentao terica da Arquivstica, na poca.

Nas trs dcadas seguintes publicao do Elseviers lexicon assistimos

ao aparecimento, em diversos pases, de algumas obras de terminologia

arquivstica7. Contudo, s em 1984 que surge outra publicao de carcter

internacional, congregando termos em diversas lnguas, resultado do

empenhamento do grupo de trabalho sobre terminologia, criado em 1977 pelo

Conselho Internacional de Arquivos. O novo Dictionary of archival terminology8

reunia termos em ingls e francs, com equivalentes em holands, alemo,

italiano, espanhol e russo, mas gerou um clima de grande insatisfao, pelo facto

de reflectir, acima de tudo, as realidades arquivsticas francesa e anglo-saxnica e

ser notria a subalternizao das de outros pases de lnguas diferentes.

As crticas ao dicionrio do C. I. A. levaram sua reviso, tendo surgido

quatro anos mais tarde uma 2 edio9. Esta ainda hoje se mantm como a verso

mais actualizada de um lxico de terminologia arquivstica, de mbito

internacional, embora as razes que motivaram a insatisfao inicial no tivessem

sido grandemente ultrapassadas.

No que respeita ao aspecto particular dos instrumentos de acesso

informao - nica questo terminolgica que aqui nos interessa - as definies

includas no dicionrio (2 ed. rev., 1988) abrangem diversos termos, que

seleccionmos percorrendo-o sequencialmente. Recorrendo ao texto em francs,

por uma questo de maior afinidade lingustica com o portugus, encontrmos os

6 Citao traduzida de: Elseviers lexicon(op. cit.) p. 39-40. 7 Em 1978, a revista Archivum dedicou um nmero integral publicao de uma Bibliographie fondamentale darchivistique, a qual inclui uma rubrica sobre as obras de terminologia editadas, em todo o mundo. 8 Dictionary of archival terminology : english / french with equivalents in dutch, german, italian, russian and spanish = Dictionnaire de terminologie archivistique : anglais / franais avec quivalents en allemand, espagnol, italien, nerlandais et russe. Compil. by Frank B. Evans, Franois-J. Himly and Peter Walne. Mnchen [etc.] : K. G. Saur, 1984. (ICA Handbook series; 3). 9 Dictionary of archival terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique : english and french with equivalents in dutch, german, italian, russian and spanish. Ed. by Peter Walne (op. cit.).

18

seguintes termos, que traduzimos de forma literal, incluindo a seguir as

correspondncias em francs e em ingls:

- catlogo (catalogue)

- estado sumrio ou estado dos fundos (tat sommaire ou tat des fonds /

summary of records)

- guia (guide par dpt; guide spcialis / guide; summary of records)

- ndice geral (index gnral / general index)

- ndice (index)

- inventrio (inventaire / inventory)

- inventrio analtico (inventaire analityque / calendar)

- inventrio topogrfico (inventaire topographique / shelf list)

- lista especial (special list10)

- reportrio cronolgico (rpertoire chronologique / chronological inven-

tory)

- reportrio numrico detalhado (rpertoire numrique dtaill / descrip-

tive list)

O dicionrio inclui tambm uma definio para o termo instrumento de

pesquisa (instrument de recherche / finding aid), que importa reter, visto que ela

engloba a maior parte dos tipos acima referidos. A traduo da definio mais

completa, dada em ingls, a seguinte: Instrumento de pesquisa - um

documento, publicado ou no publicado, enumerando ou descrevendo um

conjunto arquivstico, (1) por forma a estabelecer um controlo administrativo ou

intelectual sobre ele, por parte de um servio de arquivos; (2) tornando-o

rapidamente acessvel e compreensvel ao utilizador. Os instrumentos de pesquisa

fundamentais incluem guias, inventrios, catlogos, listas / reportrios, ndices,

registos topogrficos e, para os arquivos legveis por mquina, a documentao

informtica (software). Tambm chamado meio de referncia.

10 Sem equivalente em francs.

19

Se bem que esta definio de instrumento de pesquisa s devesse

abarcar os instrumentos que se destinam, especificamente, recuperao de

informao, verificamos que ela inclui registos topogrficos e software, dois

tipos de instrumentos que no tm a exclusiva finalidade da pesquisa. Por outro

lado, o facto de se considerar a designao de meio (ou instrumento) de

referncia como apropriada para expressar o conceito que aqui est subjacente,

leva-nos a reforar ainda mais a ideia de que a terminologia por ns proposta -

- instrumento de acesso informao - a mais adequada pela sua abrangncia

e preciso.

Retomando as definies existentes no dicionrio do C. I. A., para os

termos acima enumerados, verificamos que nem sempre h uma coincidncia

entre o texto em ingls e o texto em francs, expostos em paralelo. Este facto

traduz no s discrepncias de carcter lingustico, mas tambm prticas

diferenciadas e uma insuficincia terica evidente.

Se os instrumentos de acesso informao constituem um meio de

representao de uma realidade arquivstica, eles devem poder ser concebidos,

em qualquer contexto, de forma anloga, ou seja, em resultado de uma mesma

fundamentao terica, um mesmo rigor cientfico e um mesmo mtodo, seja qual

for o seu objecto de anlise. Por isso, quanto a ns, tem de haver parmetros para

determinar os tipos de instrumentos que podem ser elaborados e, de acordo com

eles, as tipologias tm de ser uniformes. No podem ser as tradies de cada pas

e as prticas empricas que tm sido desenvolvidas a determinar a representao

da realidade arquivstica, quando esta se pretende cientfica.

Nas definies includas no dicionrio do C. I. A. podemos j encontrar,

de forma difusa, algumas das ideias que podem ajudar a uma clarificao desta

problemtica, mas ainda no surge em evidncia aquilo que determina o

estabelecimento de qualquer uma das tipologias enunciadas. As diferentes

definies o que demonstram, acima de tudo, uma assuno de prticas

correntes como modelos a adoptar e no se apresentam como resultantes de uma

20

concepo terica de carcter globalizante. Da as suas imprecises e

contradies.

Antes de expormos a fundamentao terica que consideramos essencial

para o estabelecimento das tipologias dos instrumentos de acesso informao e

respectiva terminologia, vamos ainda deter-nos um pouco no que, em Portugal e

em outros pases, tem sido escrito sobre o assunto.

No nosso pas, para alm das determinaes legais j atrs referidas, que

se consubstanciaram na promulgao de normas para elaborao de instrumentos

de acesso informao, embora sem uma definio criteriosa dos diferentes tipos

que enunciavam, existem alguns trabalhos interessantes sobre esta problemtica.

O primeiro estudo que se conhece relativamente aos instrumentos de

acesso informao nos arquivos portugueses data de 1966 e da autoria de

Avelino de Jesus da Costa. Trata-se de um relatrio apresentado ao 1 Encontro

dos Bibliotecrios e Arquivistas Portugueses, realizado em Coimbra, e tem o

ttulo Princpios gerais da elaborao de instrumentos de trabalho em

Arquivologia : arquivos pblicos e arquivos eclesisticos11.

Neste trabalho, Avelino J. Costa procurou fazer uma anlise da situao

dos arquivos especializados portugueses, quanto ao que ele designa por

instrumentos de trabalho, segundo um plano que traou da seguinte forma:

I. Indicar os instrumentos de trabalho (sobretudo os inditos) de que dispem j os

nossos Arquivos e apresentar exemplos deles;

II. Examinar a terminologia e mtodos adoptados nos seguintes Arquivos;

III. Cotejar essa terminologia e mtodos com os seguidos em trabalhos congneres

estrangeiros;

IV. Deduzir deste cotejo o que poderamos conservar e o que precisaria de substituio

ou de aperfeioamento12.

11 COSTA, Avelino de Jesus da - Princpios gerais da elaborao de instrumentos de trabalho em Arquivologia : arquivos pblicos e arquivos eclesisticos. Coimbra : Universidade, 1966. (Sep. de: ENCONTRO DOS BIBLIOTECRIOS E ARQUIVISTAS PORTUGUESES, 1, Coimbra, 1966 - Actas. Coimbra : Universidade, 1966. p. 259-329). 12 COSTA, Avelino de Jesus da - Princpios gerais (op. cit.) p. 3.

21

Este plano ambicioso no pde ser cumprido integralmente, como o

prprio autor fez questo de assinalar, dizendo: A experincia demonstrou-me,

porm, que este desiderato s pode atingir-se a longo prazo e com a colaborao

eficiente de muitos. O meu relatrio ser, portanto, apenas uma plida amostra

daquilo que deveria ser e limitar-se- a ligeiros tpicos sobre os quatro pontos

acima indicados, que ficaro como sugestes para futuros trabalhos13.

Com vista concretizao dos objectivos que se propunha atingir, o autor

enviou um questionrio a 39 arquivos, solicitando diversas informaes,

nomeadamente sobre os instrumentos de trabalho que possuam14. Das

respostas recebidas, concluiu o seguinte: Embora o resultado deste inqurito no

correspondesse ao que desejava, posso, no entanto, dizer que so valiosos os

elementos recebidos de diversos Arquivos ou que eu prprio neles fotografei. Em

face destes dados, parece-me at poder concluir que o nosso atraso em matria de

inventariao e catalogao no to grande como quase todos pensam e

afirmam, sobretudo quando nos pem em confronto com o estrangeiro.

H neste conceito um duplo exagero, porque nem o trabalho de

inventariao e catalogao no estrangeiro to completo e perfeito como se

julga nem entre ns o atraso to grande como injustamente se afirma15.

Apesar de o resultado final ter ficado quem do projecto delineado, o

trabalho de Avelino J. Costa equaciona algumas questes da maior pertinncia,

designadamente no que se refere terminologia arquivstica. Sobre este assunto,

comea por afirmar o seguinte: Reina tambm grande desorientao na

terminologia adoptada para designar os instrumentos de trabalho. De seguida,

apresenta um elenco dos termos que encontrou para designar aqueles

instrumentos e discute a sua aplicao, confrontando-a com a realidade de outros

pases. Na comparao efectuada, utiliza especialmente o Elseviers lexicon of

archive terminology, obra de publicao recente na poca, e o trabalho do

13 Idem, ibidem. 14 O teor desse questionrio pode-se ver em: COSTA, Avelino de Jesus da - Princpios gerais (op. cit.) p. 4.

22

espanhol Antnio Matilla Tascn - um dos mais actualizados na altura -, que

congregava a doutrina sobre a matria, em vigor no pas vizinho16.

A abordagem que Avelino J. Costa faz desta questo centra-se, sobretudo,

numa identificao das diferentes posies e perspectivas existentes, no

chegando a propor qualquer metodologia para a elaborao dos instrumentos de

acesso informao. Alis, sobre as questes de terminologia nem chega a tomar

posio prpria - considera que isto assunto a resolver por uma Comisso

Nacional e no aqui - e aceita a sugesto defendida por Mrio Alberto Nunes

Costa, no V Colquio Internacional de Estudos Luso-Brasileiros, em 196317, de

que seria de toda a vantagem procurar unificar a terminologia arquivstica na

lngua portuguesa, usando de preferncia os nossos termos que tm corres-

pondentes no estrangeiro e pondo de lado os outros18.

Para alm dos problemas terminolgicos, Avelino J. Costa prope umas

normas gerais para a elaborao de instrumentos de trabalho, defendendo que a

escolha da modalidade a adoptar depende da natureza e importncia da

documentao bem como das possibilidades e funcionamento do respectivo

Arquivo, factores onde entra uma notria subjectividade, tornando-os, a nosso

ver, inadequados para determinar procedimentos rigorosos.

Ainda no campo das normas gerais, o autor apresenta alguns modelos de

instrumentos de trabalho - o catlogo cronolgico, o guia e os ndices -

- indicando os elementos descritivos que devero incluir e dando exemplos da

aplicao dos critrios enunciados19. Estas orientaes destinam-se a uma

15 COSTA, Avelino de Jesus da - Princpios gerais (op. cit.) p. 4. 16 MATILLA TASCN, Antnio - Cartilla de organizacin de archivos. Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas. Madrid. 55 (1960) 3-40. 17 O texto da interveno de Mrio Costa pode-se ver em: COSTA, Mrio Alberto Nunes - Apontamento para a unificao da terminologia arquivstica na lngua portuguesa. In COLQUIO INTERNA-CIONAL DE ESTUDOS LUSO-BRASILEIROS, 5, Coimbra, 1963 - Actas. Coimbra : Universidade, 1968. vol. 5, p. 205-208. 18 COSTA, Avelino de Jesus da - Princpios gerais (op. cit.) p. 11. 19 A ateno dada por Avelino de Jesus da Costa produo de instrumentos de acesso informao pode tambm ser comprovada atravs do trabalho que elaborou em 1969, propondo umas normas gerais para a redaco dos ndices (ver: COSTA, Avelino de Jesus da - Subsdios para a organizao de ndices e sumrios e para a transcrio de textos. Coimbra : Faculdade de Letras, 1969).

23

normalizao de procedimentos, mas no tm qualquer fundamentao terica

subjacente.

A segunda parte do trabalho desenvolvido por Avelino J. Costa consiste

numa referenciao de instrumentos existentes em arquivos portugueses,

resultante do inqurito que efectuara, a qual constitui uma amostra bastante

significativa do que, at ento, havia sido produzido nos principais arquivos

especializados. Nesta medida, o seu levantamento constitui, em si mesmo, um

precioso instrumento de acesso informao, pois pode ser designado, com

propriedade, como um guia de instrumentos de pesquisa, de mbito nacional.

Um outro estudo digno de referncia, pela anlise, reflexo terica e

perspectiva metodolgica que apresenta, o artigo que Fernanda Mouta publicou

em 1977, nos Cadernos de Biblioteconomia, Arquivstica e Documentao,

intitulado Arquivos : instrumentos de recuperao da informao20. A autora

identifica com preciso o seu objecto de trabalho - a tipificao e definio dos

instrumentos de recuperao da informao contida nos Arquivos - e faz

seguidamente uma exposio fundamentada, no sentido de caracterizar

adequadamente cada um dos tipos que considera fundamentais.

Este trabalho mereceu-nos a melhor ateno at porque o seu objectivo

absolutamente coincidente com o ponto que estamos a abordar, o que revela que

h vinte anos atrs j este tipo de questes era motivo de reflexo, sendo

considerado como fundamental o desenvolvimento de uma teoria arquivstica.

No trabalho de Fernanda Mouta, parece-nos bastante significativo o facto

de pr em causa a expresso, vulgarmente utilizada instrumentos de trabalho

e propor uma outra - instrumentos de recuperao da informao - de contedo

menos amplo, mas mais adequado designao dos instrumentos em apreo,

sinal de uma preocupao com a preciso terminolgica, numa linha que, alis, se

veio a consagrar no dicionrio do C. I. A., onde figura o termo instrumento de

pesquisa. Julgamos tambm bastante inovadora a teorizao, ainda que breve,

24

apresentada para fundamentar cada um dos tipos de instrumentos que caracteriza;

em particular, interessante a distino que faz entre inventrio e catlogo,

considerando como objecto do primeiro a espcie - unidade arquivstica e como

objecto do segundo o acto. Esta formulao, especialmente no que toca ao

catlogo parece-nos bastante importante, pois chama a ateno para a mais nfima

unidade de informao (o acto) como objecto de anlise.

Infelizmente a abordagem terica pouco extensa e a autora deteve-se

bastante na exemplificao prtica das suas propostas. Apesar disso, e atendendo

situao de quase absoluta ausncia de teorizao arquivstica que existia no

nosso pas e escassa literatura internacional que entre ns circulava, o trabalho

de Fernanda Mouta uma referncia de indiscutvel importncia em matria de

acesso informao nos arquivos.

No ano seguinte, foi publicado um outro trabalho sobre o mesmo assunto,

da autoria de Alzira Teixeira Leite Moreira, sob o ttulo O Instrumento de busca

ao servio do investigador21, que apresenta, de forma descritiva, os vrios

instrumentos de busca considerados essenciais para satisfazer as necessidades

informativas dos utilizadores.

No temos conhecimento de quaisquer outros estudos dedicados

especificamente ao tema dos instrumentos de acesso informao, publicados em

Portugal. As questes de terminologia que, naturalmente, incluem este aspecto

particular da Arquivstica, apenas em 1990 tiveram expresso atravs do projecto

de Norma Portuguesa 4041/90, intitulado Documentao : terminologia arqui-

vstica : conceitos bsicos22. Este projecto aguarda a publicao como norma

definitiva, trabalho a cargo da Subcomisso de Arquivos (SC6) da Comisso

Tcnica Portuguesa de Normalizao (CT7).

20 MOUTA, Maria Fernanda - Arquivos : instrumentos de recuperao da informao. Cadernos de Biblioteconomia, Arquivstica e Documentao. Coimbra. 13:82 (Jul.-Dez. 1977) 190-202. 21 MOREIRA, Alzira Teixeira Leite - O Instrumento de busca ao servio do investigador. Coimbra : [s.n.], 1978. (Sep. de : Boletim da Biblioteca da Universidade de Coimbra. 34.) 22 PORTUGAL. Instituto Portugus da Qualidade. Comisso Tcnica 7 - Projecto de norma portuguesa : prNP 4041 : documentao : terminologia arquivstica : conceitos bsicos. [Lisboa] : I. P. Q., 1990.

25

O facto de o prNP 4041 ser um lxico restrito, insuficiente para satisfazer

as necessidades sentidas no campo da terminologia, a ausncia do idioma

portugus nas duas edies do dicionrio do C. I. A., a evoluo verificada nas

realidades institucionais, fruto do uso das tecnologias da informao, foram

factores determinantes para que uma comisso de arquivistas, no mbito da SC6,

assumisse o encargo especfico de redigir um dicionrio de terminologia

arquivstica, em portugus, embora inicialmente tivesse sido pensado apenas

proceder traduo do dicionrio do C. I. A., uma ideia que se foi mostrando

pouco exequvel. Os trabalhos da comisso ficaram concludos em 1993, tendo

sido cumprida a sua tarefa com a publicao do Dicionrio de terminologia

arquivstica23.

No lxico portugus so, obviamente, includas as definies para os

instrumentos de acesso informao, que a tm a designao de instrumentos

de descrio documental, por influncia da terminologia espanhola mais recente,

de que Antnia Heredia Herrera tem sido a principal mentora.

O termo proposto para o conceito que se pretende definir , em nossa

opinio, bastante mais inadequado do que o do dicionrio internacional do C.

I. A. (instrumento de pesquisa), no s porque nem todos os instrumentos

destinados ao acesso informao contm elementos descritivos, mas tambm

porque no so apenas resultantes da operao de descrio. Alm disso, existem

outros instrumentos destinados, de facto, a apoiar a descrio documental, que

nada tm a ver com o acesso.

Para alm da impropriedade do termo, tambm a definio que do mesmo

dada carece de alguma preciso. Na definio de instrumento de descrio

documental pode-se ler o seguinte: documento secundrio que referencia e/ou

descreve as unidades arquivsticas, quantificando as respectivas unidades de

instalao, tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade. Os principais

23 ALVES, Ivone [et al.] - Op. cit.

26

instrumentos de descrio so: guias, roteiros, inventrios, catlogos, registos,

listas e ndices24.

A definio citada no se ajusta com rigor a todos os tipos de instrumentos

citados e, por isso, torna-se algo imprecisa. Por exemplo, os ndices podem no

ter qualquer elemento descritivo, nem quantificar as unidades de instalao; os

registos tambm no tm, necessariamente, de quantificar as unidades de

instalao; as listas, designadas sem qualquer qualificativo, carecem de

significao.

Passando da definio genrica s dos tipos especficos nomeados,

encontramos uma maior preciso e, sobretudo, uma caracterizao com base no

nvel descritivo que de que resultam. Nas definies dadas no dicionrio no h

uma referncia explcita questo do nvel da anlise correspondente a cada

instrumento, mas esta ideia est, no que toca ao aspecto particular da descrio,

subjacente a essas mesmas definies.

Comparativamente com a produo portuguesa de estudos sobre os

instrumentos de acesso informao, o que se tem publicado no estrangeiro ,

sem dvida, muito mais abundante. A Frana , porventura, o pas onde esta

questo tem sido objecto de maior nmero de trabalhos e onde existe uma

regulamentao especfica, que remonta a meados do sculo XIX25. Em outros

pases, como a Espanha, tambm a questo tem sido estudada dando origem a

relevantes estudos, pelo punho de Antnia Heredia Herrera ou Maria del Carmen

24 ALVES, Ivone [et al.] - Op. cit., p. 59. 25 Da abundante literatura francesa sobre o assunto, apenas julgamos pertinente referir a que nos parece mais importante; a partir dela podem ser referenciados muitos outros trabalhos de interesse mais restrito para esta temtica: BAUDOT, Marcel - Les Instruments de recherche. In ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANAIS - Manuel dArchivistique : thorie et pratique des archives publiques en France. Paris : S. E. V. P. E. N., 1970. p. 243-293; DUCHEIN, Michel - Les Guides darchives. Archives et Bibliothque de Belgique. Bruxelles. 47 (1976) 117-132; HILDESHEIMER, Franoise - - Inventaires darchives et recherche historique. La Gazette des Archives. Paris. 117/118 (2me-3me trim. 1982) 71-81; DUCHEIN, Michel - La Clef du tresor (op. cit.); Les Instruments de recherche aujourdhui. La Gazette des Archives. Paris. N spcial. 152/153 (2me-3me trim. 1991); NOUGARET, Christine - Classement et description : des principes la pratique. 4. Typologie des instruments de recherche. In La Pratique archivistique franaise. Dir. de Jean Favier. Paris : Archives Nationales, 1993. ISBN 2-86000-205-7. p. 153-176; JOURNES DTUDE DE LA DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE, Le Mans, 1995 - Les Instruments de recherche et leurs utilisateurs : bilan et perspectives. Paris : Direction des Archives de France, 1996. ISBN 2-911601-03-3.

27

Pescador del Hoyo, duas arquivistas que deram especial ateno ao tema,

valorizando particularmente as questes terminolgicas que lhe so inerentes26.

Tambm no Canad assistimos, nas duas ltimas dcadas, a uma

proliferao de literatura sobre esta matria, facto que est directamente

relacionado com o esforo de normalizao arquivstica desenvolvido nesse

pas27.

Do mundo anglo-saxnico, as referncias que nos chegam relativamente a

literatura sobre o assunto no so em grande quantidade, embora haja, como

bvio, escritos importantes a tal respeito28.

A nvel internacional tambm de referir que a questo dos instrumentos

de acesso informao foi objecto de discusso em algumas reunies

internacionais promovidas pelo C. I. A., em diversas ocasies. A 5 Conferncia

Internacional da Table Ronde des Archives (Lisboa, 1959), sobre o tema Os

arquivos ao servio da pesquisa histrica, ou o 5 Congresso Internacional de

Arquivos (Bruxelas, 1964), onde se discutiu o tema das publicaes dos

arquivos, ou ainda o 7 Congresso Internacional de Arquivos (Moscovo, 1972),

que tratou particularmente dos instrumentos de pesquisa dos arquivos, so

disso a melhor expresso29.

26 Ver, particularmente: HEREDIA HERRERA, Antonia - Los Instrumentos de descripcin. In Archivstica : estudios bsicos. Sevilla : Diputacin Provincial, 1981. ISBN 84-500-4766-8. p. 81-95; HEREDIA HERRERA, Antonia - Manual de instrumentos de descripcin documental. Sevilla : Diputacin Provincial, 1982. ISBN 84-500-5412-8; PESCADOR DEL HOYO, Maria del Carmen - El Archivo : instrumentos de trabajo. Madrid : Ediciones Norma, 1986. 27 A ttulo de exemplo, ver: BEAUDIN, Franois - La Cration des instruments de recherche par larchiviste. Archives : revue de lAssociation des Archivistes du Qubec. Qubec. 69:1 (1969) 39-50; TAILLEMITE, Etienne - Les Instruments de recherches dans les archives. In TAYLOR, Hugh A. - The Arrangement and description of archival materials. Mnchen [etc.] : K. G. Saur, 1980. (ICA Handbooks Series; vol. 2). ISBN 3-598-20272-5 (Originalmente publicado em: Archives : revue de lAssociation des Archivistes du Qubec. Qubec. 73:2 (Juil.-Dc. 1973) 11-22); CARDINAL, Louis [et al.] - Les Instruments de recherche pour les archives. La Pocatire : Documentor, 1984. ISBN 2-89123-102-3; ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol - Instruments de recherche. In Les Fondements de la discipline archivistique (op. cit.). p. 124-127. 28 Ver, por exemplo: SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. Committee on Finding Aids - Inven-tories and registers : a handbook of techniques and examples. Chicago : S. A. A., 1976; COOK, Michael - Archival description. In The Management of information from archives (op. cit.). p. 103-124. 29 No que respeita aos estudos produzidos no mbito do C. I. A., podem-se ver as actas das reunies referidas em: CONFRENCE INTERNATIONALE DE LA TABLE RONDE DES ARCHIVES, 5, Lisboa, 1959 - Les Archives au service de la recherche historique. Actes... Paris : Direction des Archives

28

Igualmente importantes so os estudos produzidos no mbito do programa

RAMP, entre os quais se salientam, particularmente, os de Franoise

Hildesheimer e Christopher Kitching30.

Da literatura sobre os instrumentos de acesso informao e sobre

terminologia arquivstica publicada em Portugal e, sobretudo, no estrangeiro,

podemos verificar que no h uniformidade na definio tipolgica de tais

instrumentos nem, consequentemente, na respectiva terminologia.

De um modo geral, o termo instrumento de pesquisa , actualmente, o de

maior aceitao, figurando no dicionrio internacional do C. I. A. em substituio

de instrumento de trabalho, que constava do anterior lxico multilingue, da

responsabilidade do mesmo organismo e publicado pela Elsevier. Mas tambm

coexistem os termos instrumento de descrio (em Espanha e Portugal)31, ou

outros como, por exemplo, instrumento de referncia e instrumento de gesto

(no Canad)32. H ainda autores que se referem a instrumentos de controlo ou

mesmo ainda a instrumentos de trabalho, designao j quase cada em desuso

por ser demasiado imprecisa.

Em alternativa a todos os termos referidos, a nossa opinio , como j

temos vindo a referir e a aplicar ao longo desta dissertao, em favor do termo

instrumento de acesso informao, suficientemente abrangente mas, ao

mesmo tempo, com a preciso semntica necessria para designar todo e qualquer

instrumento que permite localizar ou recuperar informao (aceder a ela),

de France, 1961; INTERNATIONAL CONGRESS ON ARCHIVES, 5, Brussels, 1964 - - Proceedings Archivum. Paris. 14 (1968); INTERNATIONAL CONGRESS ON ARCHIVES, 7, Moscow, 1972 - Proceedings Archivum. Paris. 24 (1976). 30 HILDESHEIMER, Franoise - Directives mthodologique concernant la prparation des guides gnraux darchives nationales. Paris : UNESCO, 1983. (PGI-83/WS/29); KITCHING, Christopher - - The Impact of computerization on archival finding aids : a RAMP study. Paris : UNESCO, 1991. (PGI--91/WS/16). 31 Este termo figura nos dicionrios de terminologia arquivstica, portugus e espanhol (ver: ALVES, Ivone [et al.] - Op. cit. p. 59 e ESPANHA. Ministrio de Cultura. Subdireccin General de los Archivos Estatales - Diccionario de terminologa archivstica. 2 ed. Madrid : S. G. A. E., 1995. ISBN 84-8181- -066-5. p. 40). 32 H, no entanto, autores canadianos que empregam o termo instrumento de pesquisa, numa linha bastante em consonncia com a tradio arquivstica francesa. Um exemplo desta corrente pode ser visto em : CARDINAL, Louis [et al.] - Op. cit.

29

independentemente de a sua finalidade ser o trabalho / controlo (funo de

servio interna) ou a pesquisa / referncia (funo de servio interna e externa).

No que respeita s tipologias dos instrumentos de acesso informao, a

terminologia tem de decorrer de uma caracterizao adequada. Esta, quanto a ns,

determinada, sobretudo, pelo nvel de anlise arquivstica adoptado, o qual

pode variar entre o arquivo (ou arquivos) na sua globalidade - a mais vasta

unidade arquivstica - e o documento simples - a mais nfima unidade arquivs-

tica.

A relao entre o nvel de descrio (no de anlise, como ns o

concebemos) e os instrumentos de acesso pode-se j encontrar implcita nas

definies em ingls, includas no dicionrio do C. I. A. e no Dicionrio de

Terminologia Arquivstica, em portugus; encontra-se tambm devidamente

exposta na teorizao que Antnia Heredia Herrera desenvolve nos seus escritos

sobre este assunto33; est claramente expressa na obra de Michael Cook, The

Management of information from archives34 e aplicada no MAD35; e pode

tambm ser vista, por exemplo, na obra de Jean-Yves Rousseau e Carol Couture,

recentemente publicada36. Est, contudo, ausente de muitas outros estudos sobre

o assunto, nomeadamente nos de origem francesa.

Apesar de encontrarmos nos trabalhos referidos o estabelecimento de uma

relao entre o nvel de descrio arquivstica e os instrumentos de acesso

informao, as formulaes dos vrios autores no so uniformes e a

terminologia usada para caracterizar os instrumentos muito varivel, havendo

mesmo aplicaes de um mesmo termo a situaes de extrema diversidade. Isto

resulta, em grande parte, do facto de no existir uma fundamentao terica para

esta questo, decorrente da aplicao do mtodo arquivstico.

33 Ver: HEREDIA HERRERA, Antonia - Los Instrumentos de descripcin (op. cit.); HEREDIA HERRERA, Antonia - Manual de instrumentos de descripcin documental (op. cit.). 34 COOK, Michael - The Management of information (op. cit.). 35 COOK, Michael - Archival description (op. cit.); COOK, Michael; PROCTER, Margaret - Manual of archival description (op. cit.). 36 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol - Instruments de recherche (op. cit.).

30

Este nosso trabalho, alm de analisar a problemtica dos instrumentos de

acesso informao, quanto abordagem que do assunto tem sido feita, visa

tambm estabelecer um modelo terico para a sua caracterizao e respectiva

terminologia, o qual incorpora, naturalmente, posies j defendidas por alguns

autores, mas procura clarificar e sistematizar globalmente esta questo.

Ao ser aplicado o mtodo arquivstico de investigao quadripolar para se

chegar ao conhecimento de qualquer realidade arquivstica e, consequentemente,

para a sua representao rigorosa atravs de um instrumento de acesso

informao, h que partir do conhecimento do arquivo em todas as suas

componentes, ou seja, h que fazer uma anlise arquivstica, a qual, como

veremos, pode variar de extenso, isto , pode ter diferentes graus de

profundidade.

Todo e qualquer sistema de informao arquivstica (= arquivo) resulta da

aco de um organismo (o seu produtor), em evoluo dinmica e tem uma

estrutura orgnico-funcional prpria, reflexo da prpria estrutura do organismo

que o produz. A anlise deste sistema de informao pode, como j referimos, ser

feita com diversos graus de profundidade, que designaremos por nveis de anlise

arquivstica. Em nosso entender, devem ser estabelecidos trs nveis,

correspondendo o primeiro a uma menor profundidade, o segundo a uma

profundidade mdia e o terceiro a uma maior profundidade.

Em cada nvel, a anlise tem por objecto aquilo que designaremos por

unidades arquivsticas, sendo estas singulares ou conjuntos homogneos de

unidades singulares, que s tm significado no contexto do sistema de

informao de que fazem parte.

Partindo do elemento mais nfimo at mais vasta unidade arquivstica, j

que entendemos o arquivo como algo que se constitui e cresce a partir de uma

acumulao progressiva e no como um conjunto que se decompe em partes, de

uma forma hierarquizada, vamos considerar alguns conceitos operatrios que

31

aplicaremos, de seguida, na explicitao do modelo terico dos nveis de anlise

arquivstica:

ACTO INFORMACIONAL - conjunto de dados que formam uma unidade

de informao, traduzindo um acto jurdico, administrativo ou de outra natureza,

ou um facto, e que se materializam na forma de um documento simples (por

exemplo, uma acta, um assento de baptismo, um relatrio, uma factura, um foral,

etc.).

O acto informacional (= unidade de informao), embora seja considerado

na sua materialidade (informao fixada num suporte)37, no pode deixar de ser

tambm apreendido na sua essncia, ou seja, desligado do suporte, pois enquanto

tal passvel de anlise ( cognoscvel), de transferncia para um outro suporte e

de representao formal (em termos de indexao, por exemplo).

DOCUMENTO - a mais nfima unidade arquivstica, constituda por um

ou mais actos informacionais fixados num suporte indivisvel, do ponto de vista

arquivstico; pode assumir a forma de documento simples, quando contm apenas

uma unidade de informao (um s acto), ou a forma de documento composto,

quando constituda por mais do que uma unidade de informao, em suportes

distintos, ou seja, por documentos simples (actos informacionais associados e

com significado apenas nessa condio).

Os documentos compostos podem assumir uma maior ou menor

complexidade, como acontece no caso dos processos38.

37 A distino entre informao e documento importante que seja feita pois o uso das novas tecnologias veio pr em causa a noo esttica de documento, que considera a informao indissocivel do suporte em que est fixada, para evidenciar a importncia da informao como objecto de estudo de variadas disciplinas. 38 A definio de processo tem levantado algumas dificuldades, j que para alm dos processos jurdicos e administrativos, sujeitos a uma determinada tramitao, normalmente regulamentada, existem tambm processos temticos (chamados dossiers), que constituem uma unidade arquivstica. O termo processo que aqui usamos engloba todas estas variedades.

32

SRIE ARQUIVSTICA - unidade arquivstica, constituda por

documentos da mesma tipologia, produzidos em srie, como resultado de uma

mesma actividade ou funo. As sries podem subdividir-se em subsries,

correspondendo a tipos mais especficos dentro da tipologia geral que lhes d

homogeneidade.

Poder haver sries de actos informacionais (por exemplo, de assentos de

baptismo, em livros), de documentos simples (por exemplo, de contratos de

arrendamento, tendo cada um suporte prprio) ou sries de documentos

compostos (por exemplo, sries de processos de obras).

ARQUIVO - a mais vasta unidade arquivstica, caracterizada segundo trs

factores - a estrutura orgnica, a funo servio/uso e a memria - e materializada

em documentos, simples ou compostos, que podem ter uma existncia singular ou

um carcter repetitivo, constituindo, neste caso, sries arquivsticas de tipologia

uniforme. De acordo com a complexidade da estrutura orgnica e das funes, o

arquivo pode subdividir-se em seces e subseces.

Com base na conceptualizao que acabmos de expor, podemos

considerar trs unidades arquivsticas - o documento, a srie e o arquivo - para

servirem de objecto anlise por nveis. Assim, num primeiro nvel, a anlise

centra-se no arquivo e suas subdivises (seces e subseces); num segundo

nvel centra-se nas sries arquivsticas e nos documentos no seriados,

considerados de forma genrica, isto , privilegia as sries enquanto conjunto

homogneo, mas no deixa de abarcar tambm as unidades arquivsticas isoladas,

que no formam qualquer srie; e, num terceiro nvel, incide sobre cada

documento (simples ou composto) ou acto informacional, de per se, quer eles

faam parte de uma srie, quer existam de forma isolada.

Apresenta-se, de seguida, esta conceptualizao, de forma esquemtica,

com vista a uma melhor explicitao do que foi exposto:

33

1 nvel - sumrio Unidade arquivstica: ARQUIVO

- Seco - Subseco

A anlise pode ser feita com maior ou menor exaustividade, conforme se

considere a totalidade do arquivo ou apenas algumas das suas seces e/ou subseces, mas com pouca profundidade, pois no desce considerao dos documentos em srie, ou isolados, que integram o arquivo ou as suas partes

2 nvel - profundo Unidades arquivsticas: SRIE ARQUIVSTICA / DOCU-

MENTO (anlise genrica) - sries arquivsticas de actos infor-

macionais, de documentos simples ou de documentos compostos

- subsries arquivsticas de actos infor-macionais, de documentos simples ou de documentos compostos

- unidades arquivsticas isoladas (docu-mentos que no formam srie)

A anlise deve ser feita com exaustividade (englobando todas as unidades

arquivsticas), embora com uma profundidade mdia e, portanto, com pouca especificidade, isto , no descendo considerao de cada documento, no interior de cada srie e/ou subsrie

3 nvel - exaustivo Unidade arquivstica: DOCUMENTO (anlise especfica)

- simples (considerando cada acto informa-cional)

- composto

A anlise no , normalmente, feita com exaustividade (englobando todas as unidades arquivsticas de um sistema de informao), mas assume um elevado grau de profundidade e grande especificidade, isto , desce considerao de cada documento e de cada acto informacional, de per se, centrando-se nos seus dados informativos mais elementares. (39)

39 Para designar os diferentes nveis, usamos a terminologia proposta por Richard P. Smiraglia com vista anlise de contedo (indexao), por considerarmos que se adapta perfeitamente ao nosso objectivo (ver: SMIRAGLIA, Richard P. - Subject access to archival materials using LCSH. In Describing archival materials : the use of the MARC AMC format. Ed. Richard P. Smiraglia. New York : Haworth Press, 1990. ISBN 0-86656-916-2. p. 63-90).

34

No 1 nvel de anlise (nvel sumrio) consideramos toda e qualquer

abordagem que abarca o arquivo (ou arquivos) na sua totalidade, podendo

tambm descer a uma maior especificidade, tendo em conta as partes que o

compem (seces e subseces orgnico-funcionais). Como a existncia das

seces e subseces depende da complexidade da estrutura (num arquivo

unicelular no h lugar a estas subdivises), entendemos que no faz sentido criar

mais nveis de anlise, pois a profundidade da abordagem a fazer para a

globalidade do arquivo ou para as suas componentes orgnico-funcionais no

apresenta quaisquer diferenas.

O 2 nvel de anlise (nvel profundo) assenta numa abordagem das sries

arquivsticas, mas engloba tambm as unidades arquivsticas que no formam

sries, com vista a uma representao completa da totalidade do arquivo ou suas

partes componentes (seces e/ou subseces). A anlise pode descer at

enumerao das unidades de instalao (maos, caixas, etc.) que constituem as

sries, mas no at aos documentos ou aos actos informacionais individualmente,

a no ser nos casos em que estes se apresentam isolados, isto , quando no

integram qualquer srie40. Poder haver situaes em que se identificam

subsries, facto que no implica a criao de um outro nvel, uma vez que a

anlise a fazer absolutamente idntica.

O 3 nvel de anlise (nvel exaustivo) diz respeito aos documentos e aos

actos informacionais, numa abordagem especfica e de muita profundidade, sendo

considerados, individualmente, quer cada um dos que constituem uma srie, quer

os que se apresentam isolados41. Assim, entendemos que, neste 3 nvel, a anlise

40 Se numa anlise de 2 nvel se pretende abarcar a totalidade de um arquivo, ou de uma seco do mesmo e existem unidades arquivsticas soltas, que no fazem parte de nenhuma srie (por exemplo, um foral, os estatutos de uma colectividade, um registo documental de um acontecimento ou de um acto isolado) elas devero tambm ser consideradas, pois s assim poder ser feita uma representao completa da realidade arquivstica em causa. 41 Tem sido muito comum designar estas unidades arquivsticas como peas. Parece-nos, contudo, que o termo pea no suficientemente preciso (um livro pode ser considerado uma pea e, no entanto, conter inmeros actos informacionais) nem pode ser entendido como sinnimo de documento, pois o termo documento nem sempre identifica inequivocamente o conceito de unidade arquivstica elementar (simples), uma vez que num mesmo documento podem estar registados vrios actos.

35

deve centrar-se nos documentos e nos actos informacionais que compem as

sries ou que no fazem parte de qualquer srie, sejam eles simples ou

compostos.

Uma vez definidos os vrios nveis de anlise e as unidades arquivsticas

correspondentes, importa agora estabelecer a relao com os instrumentos de

acesso, pois eles so o produto final (representao da realidade arquivstica) de

todo um trabalho prvio de conhecimento do arquivo, fruto da aplicao do

mtodo.

Correspondendo aos trs nveis de anlise enunciados, consideramos trs

tipos de instrumentos - guia, inventrio e catlogo. O guia corresponde ao 1

nvel de anlise, o inventrio ao 2 e o catlogo ao 3.

Cada um desses instrumentos pode abarcar realidades diferentes

(circunscrever-se a um dado mbito) e, portanto, formalizar-se atravs de tipos

especficos, que no deixam de pertencer categoria definida para o seu tipo

genrico, visto que o nvel de anlise de que resultam o mesmo.

Os trs instrumentos mencionados caracterizam-se deste modo: contm

elementos descritivos susceptveis de identificar a realidade que representam;

contm elementos orientadores passveis de localizar a informao a que se

referem.

Embora o estabelecimento de uma correspondncia entre os nveis de

descrio e os instrumentos de acesso seja aceite por uma parte significativa da

comunidade arquivstica, como se pode perceber de alguns estudos e lxicos de

terminologia, a sua formulao terica no se encontra ainda enunciada de forma

doutrinria e genrica, uma vez que a questo dos nveis s tem sido colocada

para efeitos descritivos. Alm disso, mesmo relativamente descrio, no se

verifica consenso quanto ao nmero de nveis que devem ser estabelecidos nem

36

quanto ao objecto (unidades arquivsticas) a considerar em cada um com vista

produo dos instrumentos de acesso42.

A norma ISAD(G), ao estabelecer como princpio bsico a descrio

multinvel, est explicitamente a estabelecer nveis de descrio, mas tambm no

relaciona essa descrio com os instrumentos de acesso em que a mesma pode ser

inserida. Alm disso, para a elaborao dos referidos instrumentos no basta

definir o nvel da descrio, pois eles no resultam apenas dessa operao

tcnica. Tambm contm pontos de acesso, que so o resultado da indexao

(aqui entendida em sentido lato e no apenas conotada com o estabelecimento de

pontos de acesso por assuntos), a qual, por sua vez, tambm varia consoante o

nvel de anlise adoptado.

Para uma melhor explicitao do que acabamos de expor, veja-se a

seguinte tabela:

Nvel de anlise Tipo de instrumento (genrico)

Tipo de instrumento (especfico)

1 nvel guia guia de arquivo(s) / guia de ar-quivo especializado / guia tem-tico / etc.

2 nvel inventrio inventrio de arquivo(s) / inven-trio de arquivo especializado / inventrio temtico / etc.

3 nvel catlogo catlogo de arquivo(s) / catlogo de arquivo especializado / cat-logo de (tipo documental) / catlogo temtico / etc.

Os diversos tipos especficos podem ainda restringir-se a determinados

tipos de documentos (por exemplo, um catlogo s de cartas rgias), ou a actos

42 No estudo canadiano sobre os instrumentos de pesquisa, publicado em 1984 (CARDINAL, Louis [et al.] - Op. cit.), j so considerados dois nveis, no que toca aos mesmos instrumentos, mas com um significado muito diferente do que ns estabelecemos. Os autores do referido estudo consideram instrumentos de primeiro nvel os que se referem quer s unidades arquivsticas - depsito, fundo, pea - quer s unidades de agrupamento (classement) - grupo de fundos, srie, artigo - e instrumentos de pesquisa de segundo nvel, os que permitem recuperar mais rapidamente uma informao especfica no interior de uma massa de documentos, como sejam os ndices alfabticos e cronolgicos e os guias temticos, apesar de tambm estes se referirem s unidades arquivsticas ou s unidades de agrupamento tal como os instrumentos de 1 nvel.

37

informacionais fixados num determinado suporte (pergaminho) ou a limites

geogrficos e/ou cronolgicos (por exemplo, um guia de arquivos de mbito

nacional ou regional, ou um catlogo de documentao do sculo XVI).

Como postulmos logo no incio deste ponto, a produo de instrumentos

de acesso informao no determinada apenas pelo nvel de anlise adoptada,

mas tambm pela finalidade a que se destinam.

A correspondncia biunvoca entre nvel de anlise / instrumento de

acesso, que antes expusemos, diz respeito queles instrumentos que se destinam

pesquisa de informao e que, normalmente, so considerados como essenciais

no trabalho arquivstico. Alm disso, atravs deles que os utilizadores externos

ao prprio sistema arquivstico tm acesso informao. Na sua composio h,

obrigatoriamente, duas espcies de elementos informativos: os de tipo

identificativo, que constituem a descrio arquivstica propriamente dita; os de

tipo orientador, que conduzem informao e se formalizam atravs dos pontos

de acesso.

Para alm dos instrumentos de pesquisa referidos, h ainda um outro tipo

muito comum, que recebe a designao genrica de ndice e que no resulta

exclusivamente da anlise arquivstica feita a um determinado nvel, mas pode ser

produzido a qualquer um dos nveis. , pois, produto de uma abordagem vertical

ou horizontal do sistema de informao, embora deva sempre tornar inteligvel o

nvel de anlise que foi escolhido para a sua elaborao.

Os ndices podem ter caractersticas muito diversas, o que permite

igualmente considerar tipos especficos. Esta especificidade no resulta apenas do

nvel de anlise arquivstica, mas tambm do tipo de pontos de acesso que

incluem.

Consoante o nvel adoptado, poder produzir-se, por exemplo, um ndice

de arquivo(s) ou um ndice de arquivo(s) especializado(s) (1 nvel), um

ndice de srie(s) arquivstica(s) (2 nvel), um ndice de processos, um

ndice de documentos simples ou um ndice de actos informacionais (3

38

nvel). E, dentro de cada um dos nveis, poder ainda estabelecer-se um mbito

particular, o que proporciona a produo, por exemplo, de um ndice temtico

ou um ndice de determinados tipos documentais ou de informao em suportes

informativos particulares.

Normalmente, os elementos constitutivos de um ndice so apenas de tipo

orientador (pontos de acesso e referncia topogrfica), no havendo uma parte

descritiva. Assim, de acordo com o tipo de pontos de acesso, tambm os ndices

se podem enquadrar em tipologias especficas, a saber: ndice alfabtico (com as

variantes de antroponmico, toponmico, geogrfico, ideogrfico), ndice

cronolgico, ndice sistemtico (de assuntos ou de outra natureza, dependendo do

tipo de classes estabelecidas) ou ndice topogrfico.

Para alm dos guias, inventrios, catlogos e ndices - os nicos

instrumentos que, em rigor, podem receber a designao de instrumentos de

pesquisa -, existem ainda outros instrumentos de acesso informao, que tm,

essencialmente, uma finalidade de controlo. A sua divulgao pblica geralmente

no ocorre, pois cumprem uma funo interna de gesto que no extravasa para

os utilizadores externos.

Tal como os ndices, os instrumentos de controlo no correspondem

exclusivamente a um determinado nvel de anlise arquivstica, mas podem

resultar de qualquer um dos nveis de anlise. Mas apesar da variabilidade da sua

abrangncia, dever ser facilmente perceptvel, em cada caso, o tipo de anlise

que esteve subjacente sua produo e o nvel a que a mesma foi feita.

Com uma finalidade de controlo e gesto, mas no excluindo a do acesso,

podemos ter diversos tipos de instrumentos, de que os mais comummente

referidos so o inventrio topogrfico, a lista (ou guia) de incorporaes, as

tabelas de avaliao e o recenseamento de arquivos.

39

O inventrio topogrfico resulta, obviamente, de uma anlise de 2 nvel,

pois o seu objecto so as unidades de instalao e/ou cotao e estas,

normalmente, so formadas por mais do que uma unidade arquivstica.

A lista de incorporaes pode referir-se a unidades arquivsticas de diverso

tipo (um arquivo na sua globalidade, vrias sries arquivsticas com as

respectivas unidades de instalao, etc.), sendo, por isso, varivel o nvel de

anlise que precede a sua elaborao; porm, geralmente, resulta de uma anlise

de 2 nvel.

As tabelas de avaliao concebem-se, quase sempre, em funo das sries

arquivsticas e dos documentos que no formam srie, correspondendo, portanto,

ao 2 nvel de anlise.

O chamado recenseamento de arquivos ou censo de arquivos, procede

de uma anlise das unidades arquivsticas que, normalmente, tambm de 2

nvel.

Naturalmente que, para efeitos de gesto e controlo, os arquivos podem

produzir outros instrumentos que, simultaneamente, sirvam como meios de

acesso informao. Sejam quais forem esses instrumentos, o importante que

no se perca o contexto da informao analisada e se torne perceptvel o nvel de

anlise considerado para a sua elaborao.

A terminar esta abordagem julgamos ainda importante comparar o modelo

terico que definimos e a terminologia adoptada para designar os instrumentos de

acesso informao com o que sobre este assunto tem sido, modernamente,

definido por autores estrangeiros. em obras canadianas, espanholas e francesas,

que se encontra melhor sistematizada a questo dos instrumentos de acesso

informao e respectiva terminologia, embora as posies assumidas no sejam

absolutamente consensuais.

40

Para a comparao que apresentamos de seguida, escolhemos trs obras

representativas da Arquivstica de cada um dos pases mencionados43 e

estabelecemos um paralelismo entre os vrios tipos de instrumentos a referidos e

aqueles que ns definimos, com base nos nveis de anlise arquivstica que lhes

esto subjacentes.

QUADRO I

NOSSA TIPOLOGIA44

TIPOLOGIA CANADIANA45

TIPOLOGIA ESPANHOLA46

TIPOLOGIA FRANCESA47

1 nvel de anlise - guia - ndice - quadro de classifica-

o

- cadre gnral de classification

- catalogue des archi-ves

- catalogue des fonds - tat gnral des fonds

- guide du service darchives

- guide par service darchives

- guide par fonds - guide par groupe de fonds ou sous-groupe de fonds

- censo - guia especial - guia geral - ndice

- tat gnral des fonds

- tat sommaire - tat des versements - guide par catgories

de recherches - guide par service

darchives - guide par types de

fonds - procs-verbal de r-

colement

43 Do Canad, selecionmos o estudo de autoria de Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, que foi recentemente traduzido para portugus: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol - Les Fondements de la discipline archivistique (op. cit.); de Espanha, elegemos a obra de Antnia Heredia Herrera, que fez doutrina nesta matria: HEREDIA HERRERA, Antonia - Manual de instrumentos de descripcin documental (op. cit.); de Frana, escolhemos o trabalho de Christine Nougaret, includo no mais recente manual de Arquivstica produzido neste pas: NOUGARET, Christine - Classement et description : des principes la pratique. 4. Typologie des instruments de recherche (op. cit.). 44 Apenas indicamos os tipos gerais, pois as variantes dentro de cada tipo tm a ver com o seu mbito particular e no tm qualquer implicao no estabelecimento da tipologia. 45 Os autores canadianos distinguem entre instrumentos de pesquisa, instrumentos de referncia e instrumentos de gesto, consoante a sua finalidade; contudo, como nas vrias categorias h instrumentos de acesso informao, inclumos no quadro aqueles que, do nosso ponto de vista, podem ser designados como tal. 46 Antnia Heredia Herrera distingue entre instrumentos de descrio - o guia, o inventrio e o catlo-go - e instrumentos auxiliares de descrio - os ndices e os registos. Para alm destes instrumentos, considera ainda o censo, como um caso parte, pelas suas caractersticas especiais. 47 Christine Nougaret considera dois tipos de instrumentos de pesquisa: os de uso interno no servio de arquivos e os destinados ao uso do pblico.

41

- guide thmatique - index gnral - liste chronologique - liste de contrle

NOSSA TIPOLOGIA

TIPOLOGIA CANADIANA

TIPOLOGIA ESPANHOLA

TIPOLOGIA FRANCESA

2 nvel de anlise - guia de incorporao - ndice - inventrio - recenseamento de

ar-quivos - tabela de avaliao

- guide de classifica-tion officielle ou uni-forme

- guide par srie - guide par sous-srie - guide par sous-sous--srie

- index gnral - liste chronologique - liste de contrle - rcolement - registre des accrois-sements

- rpertoire chronolo-gique

- rpertoire numrique detaill

- rpertoire numrique simple

- rpertoire sommaire

- ndice - inventrio - registro

- bordereau de verse-ment

- rpertoire mthodi-que

- rpertoire numrique

3 nvel de anlise - catlogo - ndice

- index chronologique - index gnral - index onomastique /

/ gographique - index sujet / matire - inventaire des docu-

ments - inventaire sommaire - inventaire analytique - liste chronologique - liste de contrle

- catlogo alfabtico - catlogo cronolgico - ndice

- catalogue - index - inventaire analytique - inventaire sommaire

par chantillonage

A partir do Quadro I pode-se verificar que muitos dos instrumentos

referidos pelos vrios autores correspondem, na verdade, a tipos especficos

dentro de uma categoria geral, no se justificando, em nosso entender, uma to

42

vasta proliferao de designaes; apenas o caso espanhol revela uma maior

preciso e, por isso, o que mais se aproxima do modelo por ns estabelecido.

Alm disso, nota-se tambm uma falta de uniformidade na nomenclatura

adoptada nas obras analisadas, o que no pode ser visto apenas como uma mera

variao terminolgica, mas como sinal da falta de teorizao consistente em

matria de instrumentos de acesso informao.

A nossa proposta de tipologia procura uma definio inequvoca dos

diferentes instrumentos, em funo dos nveis de anlise arquivstica e da

finalidade da sua produo, no estabelecendo diferenas conceptuais entre

instrumentos que resultam de um mesmo nvel de anlise e que tm idnticas

finalidades. O estabelecimento de tipos especficos, em funo do mbito que

abrangem e do maior ou menor nmero de elementos descritivos que incluem,

no se traduz numa diferena conceptual e, portanto, no justifica uma variao

terminolgica.

Alguns dos tipos de instrumentos considerados pelos autores canadianos e

franceses so estabelecidos apenas em funo da respectiva estrutura interna, ou

seja, de acordo com o critrio de ordenao aplicado para organizar as entradas

descritivas. Da as designaes de reportrio numrio, reportrio cronolgico

ou reportrio metdico, por exemplo, correspondendo a instrumentos que

possibilitam o acesso informao mas que no representam adequadamente a

realidade arquivstica, pois no usam como critrio de ordenao principal a

classificao orgnico-funcional do arquivo.

1.2. Os instrumentos de acesso informao dos arquivos

portugueses

Para a abordagem deste ponto, escolhemos como base de trabalho os

instrumentos de acesso informao dos arquivos portugueses que referencimos

e que so objecto de tratamento nos vrios Anexos a esta dissertao. A recolha

43

que efectumos abrangeu instrumentos publicados, de qualquer data e relativos a

quaisquer tipos de arquivos, tendo como limite cronolgico mais recente o ano de

1996 (inclusive), e resultou em 520 referncias bibliogrficas. Nesta recolha no

procurmos apenas reunir instrumentos produzidos com o objectivo especfico de

servirem para a recuperao da informao - os chamados instrumentos de

pesquisa - mas todos os que permitem, de algum modo, localizar informao

arquivstica e, portanto, constituem um meio de acesso a essa mesma informao.

Nesta perspectiva alargada, natural que tenhamos includo, no

levantamento feito, simples relaes de documentos ou listas de

incorporaes em arquivos especializados, que esto publicadas, embora o seu

nmero seja diminuto, pela razo bvia de a sua funo ser sobretudo de controlo

e de se destinarem, essencialmente, ao uso interno dos arquivos e no

divulgao pblica para fins de pesquisa. O mesmo sucede com outros

instrumentos organizados segundo um critrio topogrfico, especialmente antigos

inventrios, que funo primordial de controlo tambm associam a

possibilidade do acesso informao.

A recolha efectuada constitui uma amostra suficientemente representativa

para um estudo dos instrumentos de acesso informao dos nossos arquivos

(embora no tenhamos possibilidade de quantificar esta representatividade por

desconhecimento do universo), pois a variedade dos exemplos e a diversidade dos

arquivos a que respeitam abarcam todas as situaes conhecidas. Assim,

podemos, com base nesta amostra, proceder a uma caracterizao dos

instrumentos de acesso informao com base em trs aspectos fundamentais: as

suas tipologias, a respectiva estrutura interna e os pontos de acesso que contm.

Tal caracterizao serve tambm de meio para verificar em que medida os

instrumentos de acesso analisados representam, com rigor, a realidade

arquivstica que abrangem e possibilitam um acesso eficaz informao.

a) Tipologias

44

Para estabelecer a tipologia dos instrumentos analisados, basemo-nos no

modelo terico exposto no ponto anterior. Assim, os critrios seguidos para

definir os tipos dos instrumentos de acesso foram o da sua correspondncia com

um determinado nvel de anlise arquivstica e o da finalidade a que se destinam,

factor tambm considerado determinante para a definio das tipologias.

A aplicao destes critrios permitiu-nos classificar todos os instrumentos

referenciados, independentemente das caractersticas formais que os mesmos

apresentam. Assim, os elementos descritivos ou os pontos de acesso que incluem,

bem como a sua estrutura interna, no foram considerados relevantes para a

classificao a que procedemos, a qual teve como factores determinantes o nvel

de anlise arquivstica (facilmente perceptvel a partir do tipo de unidades

arquivsticas representadas) e a finalidade da produo dos instrumentos.

Apesar das caractersticas formais dos instrumentos no terem sido

consideradas para o nosso propsito, cabem, no entanto, aqui, alguns

esclarecimentos quanto a esta questo.

Os instrumentos que analismos foram produzidos em pocas muito

diversificadas, que vo desde os finais sculo XIV (1392) at actualidade

(1996). bvio que, num mbito cronolgico to alargado, a forma de

representao da realidade arquivstica nos instrumentos de acesso varia

muitssimo, assim como so diversas as designaes dadas aos mesmos, como j

antes referimos.

Um catlogo produzido no sculo XIX necessariamente diferente de um

outro elaborado nos nossos dias, sobretudo porque os elementos descritivos

usados so substancialmente diferentes. A elaborao de sumrios do contedo

informativo foi uma prtica muito seguida para descrever os documentos

individualmente considerados, o que resulta numa forma consideravelmente

distinta da que actualmente produto da aplicao, por exemplo, da norma de

descrio internacional ISAD(G). Mas apesar das diferenas de forma, no

45

hesitmos em classificar como catlogo qualquer um destes instrumentos, uma

vez que os dois derivam de um mesmo nvel de anlise arquivstica - o 3 nvel -

- em que o objecto considerado o documento, em toda a sua especificidade.

Os inventrios tambm se apresentaram, ao longo dos tempos, com

diferenas formais significativas, variando a quantidade de elementos

informativos que incluem. Desde simples listas enunciando ttulos de sries

arquivsticas e respectivas datas extremas at instrumentos com entradas

descritivas extensas, com vrios elementos informativos, tm sido produzidos

inventrios com grande variedade do ponto de vista formal, facto a que,

evidentemente, no alheia a inexistncia de uma normalizao descritiva para

arquivos at ao aparecimento da ISAD(G).

A caracterizao dos instrumentos de acesso, segundo as respetivas

tipologias, apresentada, de seguida, no Quadro II. Uma leitura atenta deste

quadro permite verificar que os instrumentos referenciados se distribuem por

apenas seis tipologias gerais - catlogo, guia, ndice, inventrio, lista de

incorporao e quadro de classificao -, que correspondem maioritariamente a

instrumentos de pesquisa, facto compreeensvel uma vez que estamos apenas a

tratar de instrumentos publicados, cuja finalidade exactamente a da difuso da

informao.

Cada um dos tipos gerais subdivide-se em vrios tipos especficos, que

estabelecemos de acordo com as caractersticas do seu objecto de anlise. Alm

disso, cada um destes tipos especficos foi subdividido em variantes, em funo

do mbito a que se referem.

A classificao a que procedemos est sistematizada no Quadro II, que a

seguir se apresenta.

46

47

48

49

A anlise do quadro anterior permite tirar algumas concluses.

Dos vrios tipos de instrumentos publicados, os catlogos so aqueles que

se apresentam em maior quantidade, mas apenas 13% deles dizem respeito a

arquivos na sua globalidade (o que no ser de estranhar, pois, na prtica, s se

torna vivel produzir catlogos para arquivos de pequenas dimenses, uma vez

que a sua elabora