PROGRAMA DE COMPLIANCE

Nosso jeito de ser e fazer.

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PROGRAMA DE COMPLIANCE

Nosso jeito de ser e fazer.

Nosso comprometimento com a ética, com a in-

tegridade e com a sustentabilidade está expresso

aqui, neste documento que apresenta as linhas

mestras do nosso Programa de Compliance. Che-

gamos a esse patamar de amadurecimento, alicer-

çados em uma cultura organizacional que preza

pela transparência no relacionamento com os nos-

sos diversos públicos e pela mais rigorosa adesão

às leis, regulamentos e políticas pertinentes às nos-

sas atividades.

O termo compliance, usado desde o século 17, vem

do verbo to comply, em inglês, com o significado

de completar, de fazer o que é certo, de ser cortês,

de estar em harmonia. A palavra ganhou amplitu-

de global no início do século 20, a partir das agên-

cias reguladoras dos Estados Unidos e, atualmente,

quer dizer cumprir, estar de acordo com.

No Brasil, um dos marcos do compliance foi estabe-

lecido em junho de 2009, quando a Controladoria

Geral da União (CGU) e o Instituto Ethos publicaram

o guia “A Responsabilidade Social das Empresas no

Apresentação

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Combate à Corrupção”, voltado para a construção

de um ambiente íntegro para os negócios.

Em cada passo da nossa jornada, procuramos inter-

nalizar comportamentos que evidenciam esse com-

promisso e a nossa busca pelas melhores práticas

de governança. Trata-se de um caminho sem volta

e, durante o qual, teremos sempre o que aprender

e melhorar. Ainda que os desafios de hoje sejam os

mesmos que enfrentaremos amanhã, haverá sem-

pre o que aprimorar na formação de uma cultura

de compliance que reflita o Nosso Jeito de Ser e

Fazer.

Cada um de nós – dirigentes, associados, repre-

sentantes, empregados e colaboradores – é parte

essencial na construção da reputação e na ma-

nutenção da credibilidade do Sistema FIEMG. Se

queremos ser reconhecidos como uma organiza-

ção que respeita e valoriza as pessoas, que man-

tém relacionamentos proveitosos com todos os

seus públicos, que trabalha pela excelência em sua

governança e processos e em busca de resultados

efetivos, devemos chamar para nós essa responsa-

bilidade. Está em nossas mãos.

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Sumário1. NOSSA CAUSA E NOSSO JEITO DE SER E FAZER 8

2. O PROGRAMA DE COMPLIANCE DO SISTEMA FIEMG 10

Governança do Programa de Compliance 12Presidente do Sistema FIEMG 13Comitê de Compliance 13Comitê de Ouvidoria 14Guardiões de Compliance 15Rotina de Reporte 15

Normatizações e Orientações 16

Canais para Manifestação 17Ouvidoria 17Serviço de Atendimento ao Cliente 18Portal da Transparência 19

Gestão de Riscos 19

Mobilização 22Treinamento e Desenvolvimento 22Comunicação 23

1. NOSSA CAUSA E NOSSO JEITO DE SER E FAZER

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O propósito do Sistema FIEMG, aqui chamado de Nossa Causa, é: Fortalecer a indústria em Minas e além das Gerais.

É o Nosso Jeito de Ser e Fazer que nos possibilita alcançar essa missão.

AQUI, ATUAMOS:

• na Valorização das Pessoas – traduzida em com-portamentos e resultados reconhecidos;

• na Excelência dos Processos – em que agilidade com resultado é nosso foco;

• em Relacionamentos e Governança Consistentes – que representam as bases para o associativis-mo e para a representatividade da indústria; e

• em Resultados Efetivos – em que a ousadia no propósito e compromisso com a entrega são nossos diferenciais.

2.

O PROGRAMA DE COMPLIANCE DO SISTEMA FIEMG

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O Programa de Compliance do Sistema FIEMG reúne

um conjunto de mecanismos e procedimentos inter-

nos de integridade, auditoria e ouvidoria, de forma a

assegurar a efetiva aplicação das políticas e diretrizes do

Sistema FIEMG e do seu Código de Conduta.

SEUS OBJETIVOS SÃO:

• identificar e reduzir riscos nos relacionamentos

com as nossas partes interessadas;

• amparar todas as nossas atividades de acordo com

as leis, regulamentos e políticas relativas vigentes;

• promover uma cultura de compliance com base

nos nossos atributos e no Código de Conduta.

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GOVERNANÇA DO PROGRAMA DE COMPLIANCEO Programa de Compliance é acompanhado pelo Pre-sidente do Sistema FIEMG e pelo Comitê de Com-pliance e conta com o suporte de canais de Ouvidoria, de um Comitê de Ouvidoria e de Guardiões nas Áreas e Unidades.

A estruturação nesse formato tem como objetivos colaborar para a evolução da cultura de prestação responsável de contas (accountability), para assegurar que os relacionamentos internos e externos sejam conduzidos com senso de justiça e equidade (fairness), transparência (disclosure) e conformidade (compliance).

• Governança específica e independente, para garantir a isenção e retidão das decisões

• Normatizações específicas, incluindo código de conduta e de consequências

• Canais internos e externos para registro de manifestações

• Controle e monitoramento de riscos

• Mobilização constante para garantir alinhamento e cumprimento

Fazem parte do Programa de Compliance do Sistema FIEMG:

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PRESIDENTE DO SISTEMA FIEMG

Tem o dever de conduzir todas as atividades e iniciati-vas de modo a promover a integridade corporativa, em conformidade com as leis e regulamentos vigentes.

COMITÊ DE COMPLIANCE

O Comitê de Compliance do Sistema FIEMG é com-posto por:

• Presidente do Comitê (responsável pela área de Pessoas);

• os superintendentes executivos;

• o responsável pela área de Comunicação;

• o responsável pela área de Finanças;

• membros do Comitê de Ouvidoria.

Nos casos em que o Comitê de Compliance entenda como necessário poderá ser contratado um parece-rista externo.

COMPETE A ESSE COMITÊ:

• fomentar a adoção de programas, políticas e comportamentos éticos no âmbito do Sistema FIEMG;

• acompanhar a observância dos princípios do Código de Conduta e propor atualizações e/ou alterações ao documento, sempre que necessário;

• atuar como guardião de direitos e deveres de partes interessadas, conciliando as demandas desses públicos com a sustentabilidade do negócio.

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Os membros do Comitê de Compliance podem convocar lideranças e/ou profissionais técnicos de outras áreas, para avaliar situações em que houver necessidade de rever padrões e princípios ou de avaliar riscos à cultura ou à prática do compliance na Organização.

COMITÊ DE OUVIDORIA

O Comitê de Ouvidoria é composto por:

• coordenador de Ouvidoria, representante da área de Pessoas; e

• representantes das áreas Jurídica e Auditoria.

COMPETE A ESSE COMITÊ:

receber, averiguar e recomendar, de forma fundamentada, as seguintes medidas:

• realização de ações de esclarecimento, educação ou desenvolvimento;

• ajustes de processos, situações ou condutas;

• aplicação de ações disciplinares de acordo com as leis e normas internas e externas.

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O Comitê de Ouvidoria pode convocar lideranças e/ou profissionais técnicos de outras áreas para avaliar situações em que houver necessidade de apuração, aprofundamento e monitoramento.

GUARDIÕES DE COMPLIANCE

Os Guardiões de Compliance têm o papel de disse-minar o Programa em suas localidades. Cabe a essas pessoas também tirar dúvidas dos colegas e orien-tá-los sobre os procedimentos e as ferramentas de consulta disponíveis.

ROTINA DE REPORTE

O Comitê de Ouvidoria se reúne periodicamente ou sob demanda para a análise das situações que infrin-jam o Código de Conduta do Sistema FIEMG e de outras normatizações. Os resultados dos trabalhos do grupo devem ser apresentados presencialmente ao Comitê de Compliance, que os repassará ao Pre-sidente do Sistema FIEMG, sempre que necessário.

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NORMATIZAÇÕES E ORIENTAÇÕES

O PROGRAMA DE COMPLIANCE DO SISTEMA FIEMG TEM COMO PRINCIPAIS INSTRUMENTOS:

• Estatutos, Regulamentos e Regimentos das En-tidades que compõem o Sistema FIEMG – con-solidam as obrigações e direitos das partes envol-vidas no associativismo e na representatividade;

• Código de Conduta – contém as orientações rela-cionadas às obrigações éticas e legais que devem ser seguidas por conselheiros, dirigentes, empre-gados, colaboradores e estagiários. O documento também deve inspirar a conduta dos fornecedores e demais parceiros de negócios do Sistema FIEMG;

• Políticas, Instruções Normativas e Procedimen-tos-Padrão – consistem em documentos que de-talham diretrizes e evidenciam de que maneira as diversas atividades devem ser executadas no âm-bito do Sistema FIEMG. Esses documentos defi-nem o que se espera de cada um e devem integrar nossos programas de treinamento e desenvolvi-mento; e

• Matriz de Gestão de Consequências e Medidas Disciplinares – enumera as principais faltas passí-veis de ocorrência e as penalidades aplicáveis.

As infrações às Normatizações geram medidas disci-plinares que podem ir da advertência verbal à demis-são por justa causa. Dependendo de sua gravidade ou de sua natureza, também podem resultar em comuni-cação à autoridade competente.

As Normatizações estão disponíveis para consulta, na intranet.

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CANAIS PARA MANIFESTAÇÃOQualquer pessoa pode reportar violação de leis, regu-lamentos, normas e do nosso Código de Conduta por meio dos seguintes canais:

• Ouvidoria;

• Serviço de Atendimento ao Cliente – SAC;

• Portal da Transparência.

Todas as manifestações recebidas serão analisadas pelo Comitê de Ouvidoria e receberão o encaminhamento descrito neste Programa, considerando o sigilo aos denunciantes e a proibição de qualquer espécie de retaliação.

Para atender aos princípios de transparência e confor-midade, temos como compromisso o aprimoramento contínuo das ferramentas e das soluções para o moni-toramento e gestão dos serviços.

OUVIDORIA

A Ouvidoria recebe manifestações dos públicos inter-no e externo que acionam um mecanismo de registro e apuração.

Cabe ao coordenador mobilizar o Comitê de Ouvidoria sempre que necessário.

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Quando a situação exigir, o coordenador poderá cons-tituir também um grupo técnico de trabalho para auxi-liar na apuração dos fatos. E, dependendo do teor da denúncia, conselhos superiores também poderão ser acionados.

Tanto o coordenador quanto os integrantes do Comitê possuem independência no desenvolvimento dessa responsabilidade.

Contatos da Ouvidoriawww.fiemg.com.br/ouvidoria

ouvidoria@fiemg.com.br

0800 888 0123

SERVIÇO DE ATENDIMENTO AO CLIENTE – SAC

Pessoas físicas e jurídicas interessadas nos produtos e serviços oferecidos pelo Sistema FIEMG dispõem de canais de atendimento no site, no link “Transpa-rência”, que podem ser usados também para o enca-minhamento de informações, sugestões, elogios e reclamações relativas a produtos e serviços.

Contatos do SAC Fale Conosco – formulário virtual presente nos sites:

• SENAI: http://www.fiemg.com.br/transparenciasenai

• SESI: http://www.fiemg.com.br/transparenciasesi

E-mail: sac@fiemg.com.br

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PORTAL DA TRANSPARÊNCIA

A divulgação na internet de dados relativos à gestão é uma prática do Sistema S, que estendemos a todo o Sistema FIEMG. Embora sejam organizações priva-das e, portanto, que não estão sujeitas às regras que regem a administração pública, o Portal da Transparên-cia eleva, a um novo patamar, o compromisso com a prestação de contas.

O site centraliza informações sobre receitas e despesas, demonstrações contábeis, licitações, contratos e convênios, cursos e serviços, entre outras.

No intuito de estabelecer boas práticas, aperfeiçoar continuadamente a gestão e o atendimento à socieda-de, condizentes com a nossa cultura e com o Nosso Jeito de Ser e Fazer, publicamos no Portal da Trans-parência informações sobre a estrutura do SESI e do SENAI, capazes de conferir maior visibilidade aos nossos resultados.

GESTÃO DE RISCOSA gestão de riscos caracteriza-se pela identificação daqueles que nos tornam vulneráveis quanto à inde-pendência e coerência, pertinentes aos requisitos in-trínsecos às nossas atividades cotidianas. Os riscos estão associados à incerteza do cumprimento de al-gum objetivo ou à probabilidade de perda de algo ma-terial ou intangível.

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O Programa de Compliance traz um conjunto de medi-das internas que permite prevenir ou minimizar riscos relacionados à violação das leis referentes às nossas atividades. Prevê oportunidades para que consigamos evidenciar os benefícios que nossa atuação propor-ciona para o desenvolvimento da indústria de Minas Gerais e, consequentemente, para toda a sociedade, fortalecendo nossa reputação.

NOSSA GESTÃO DE RISCOS FUNDAMENTA-SE:

• na sustentabilidade econômica financeira do Sistema FIEMG, estabelecendo limites com despesas de custeio;

• no cumprimento dos objetivos finalísticos inerentes às entidades do Sistema S;

• no cumprimento das premissas de obrigatoriedade da gratuidade, relativas ao SESI e SENAI;

• na manutenção de investimentos anuais para incremento real do Sistema FIEMG.

O Código de Conduta do Sistema FIEMG enumera as principais situações em que estamos sujeitos a riscos de compliance e orienta nossos principais públicos de relacionamento sobre o Nosso Jeito de Ser e Fazer :

• participação em licitações;

• obtenção de licenças, autorizações e permissões;

• oferecimento ou recebimento de hospitalidade, brindes e presentes;

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• assédio e discriminação no ambiente interno;

• saúde e segurança;

• transferência voluntária de bens e recursos;

• conflitos de interesses;

• uso da marca, gestão de mídias sociais;

• gestão de imagem e reputação;

• gestão da segurança da informação;

• uso adequado do patrimônio da entidade;

• relacionamento com clientes;

• relacionamento com as indústrias;

• relacionamento com fornecedores e demais parceiros comerciais;

• relacionamento com a imprensa;

• relacionamento com órgãos de governo e partidos políticos;

• relacionamento com representantes públicos;

• relacionamento com sindicatos empresariais filiados;

• relacionamento com sindicatos laborais;

• relacionamentos com comunidades e a sociedade.

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MOBILIZAÇÃO A cultura de compliance deve ser construída com o suporte de ações de treinamento e desenvolvimento e de iniciativas de comunicação, seguidas por avalia-ções periódicas sobre o tema.

TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO

Os treinamentos, por função e/ou coletivos, são pro-gramados e realizados de acordo com os calendários estabelecidos pela área de Pessoas e ocorrem, no mí-nimo, por ocasião de:

• contratação/admissão de empregado ou colaborador;

• posse do dirigente ou associado;

• alteração de função, de qualquer natureza, exercida pelo dirigente, associado, empregado ou colaborador;

• alteração ou surgimento de nova lei, regulamento ou procedimento que afete as nossas atividades.

Situações rotineiras também podem ser utilizadas para aprofundar os conhecimentos das equipes e dos profissionais sobre os temas que têm relação com o Programa de Compliance.

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É obrigação dos gestores, de qualquer nível, aler-tar, corrigir e dar feedback a seus liderados, a qual-quer tempo e em tempo real, sobre fatos ou com-portamentos que estejam em desacordo com o Código de Conduta do Sistema FIEMG.

A área de Pessoas deve prever também os temas e a periodicidade de renovação dos treinamentos para cada categoria funcional.

COMUNICAÇÃO

Os diversos canais de comunicação do Sistema FIEMG são utilizados para conscientizar e despertar o interesse de empregados e colaboradores sobre a importância do compromisso com o Programa de Compliance e para contribuir com os comportamen-tos esperados, descritos no Código de Conduta.

A comunicação e sensibilização sobre o tema considera também outros públicos de relacionamentos do Sistema FIEMG, como sindicatos, indústrias, fornecedores e formadores de opinião.

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Como vimos até aqui, falar de compliance é falar de uma cultura empresarial ética e não apenas de uma imposição jurídica. Compliance diz respeito a um es-tado de conformidade com as normatizações internas e externas por meio de esforços sistemáticos que vi-sam, basicamente, prevenir, detectar e responder a possíveis problemas de desvios entre as normas es-tabelecidas e a prática da conduta da organização.

A cada um, que dedicou tempo, experiências e conhe-cimento na concepção e redação desse Programa de Compliance, nosso agradecimento.

O Sistema FIEMG espera, com o compromisso de to-dos, colaborar para a construção de uma cultura em-presarial ética, consciente e justa.

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www.fiemg.com.br