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NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Edición No: 0

Fecha de Aprobación: 30-09-2015

PROCESO: DIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

Requisito de la norma: 7.5

NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA

INSTITUCIONAL DE GESTIÓN


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Edición No: 0




Contenido OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 3

MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL .............................................................................................. 4

MISIÓN............................................................................................................................................... 7

VISIÓN ............................................................................................................................................... 7

POLÍTICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO 8

ALCANCE ......................................................................................................................................... 9

NORMATIVA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Y ARCHIVO ..................................................................................................................................... 10

1. SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ...................................... 10

1.1 De la política institucional en materia de gestión documental y archivo. .................... 11

1.2 De los documentos de archivo sujetos al procedimiento de gestión documental. ...... 11

1.3 Descripción, integración y funcionamiento del Sistema Institucional. ......................... 12

1 . 4 Responsabilidades de las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales,

Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria a nivel Nacional. ..... 12

1.5 De la Dirección de Gestión Documental y Archivo. ................................................. 13

1.6 Del Archivo de Gestión: Planta Central, Periférico Distrital y de Jefaturas de Servicio de

Sanidad Agropecuaria.- ............................................................................................................. 15

1.7 Del Archivo Central (Centro de Información Documental). .......................................... 17

1.8 De la Comisión de Gestión Documental y Archivo. ....................................................... 19

2. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO .............................................................. 20

2.1 De los procesos que deberá realizar el Sistema Institucional. ...................................... 20

2.2 De los instrumentos de consulta y control de la gestión documental y archivo. ......... 20

2.3 Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión

documental. .............................................................................................................................. 21

2.4 De la identificación de documentos de archivo. ........................................................ 21

2.5 De la integración y ordenación de expedientes. .................................................... 22

2.6 De la clasificación archivística por procesos. ................................................................ 22

2.7 De la descripción documental. ...................................................................................... 23

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2.8 De la valoración documental......................................................................................... 24

2.9 De las transferencias documentales. ............................................................................ 25

2.10 De la preservación de los archivos. ............................................................................... 26

2.11 De control de la gestión documental y archivo............................................................. 27

3. DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ............................................................ 27

3.1 Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo. ................................. 27

3.2 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo. .................... 28

3.3 De la digitalización y desmaterialización de impresos. ................................................. 29

3.4 El tratamiento de los medios audiovisuales. ................................................................ 29

4. D EFINICIONES ........................................................................................................................ 30

4.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS .............................................................................................. 30

4.2 SIGLAS UTILIZADAS ........................................................................................................ 35

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OBJETIVO GENERAL

Establecer y difundir normas y procedimientos que reglamenten la

administración del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo en

la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro –

AGROCALIDAD.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y

manejo de los documentos, logrando regularizar el flujo de los mismos.

Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen el

mantenimiento, conservación, custodia y uso del patrimonio documental de

la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro –

AGROCALIDAD.

Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la

documentación producida y recibida por AGROCALIDAD en desarrollo de

sus funciones, garantizando su integridad física y funcional, y las relativas a

otros aspectos al tratamiento automatizado de la documentación e

información.

Sensibilizar a los servidores de AGROCALIDAD sobre la importancia del

acervo documental y crear el sentido de responsabilidad y pertenencia en el

manejo de los documentos.

Proporcionar al personal de AGROCALIDAD una herramienta administrativa

que contenga en forma ordenada, secuencial y detallada, los procedimientos

en gestión documental y archivo, dotando de esta manera a la institución de

un sistema institucional en gestión documental.

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MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL

La Función Ejecutiva y la Secretaria Nacional de Administración Pública (SNAP),

establecen como política pública, instituir normativas para la Gestión Documental,

en el ámbito que compete a la administración, selección, valoración y expurgo de

los documentos que generan sus entidades, a través de una adecuada clasificación

y categorización documental, a fin de mejorar sus procesos administrativos e

incorporar de condiciones, para su validez con mérito probatorio, de los documentos

que forman parte del archivo institucional.

En la elaboración del Manual en lo concerniente a la normatividad básica aplicable

al quehacer en gestión documental, encontramos que en el Ecuador no existe un

compendio de normas que pueda servir como estatuto único de toda la legislación

que sobre el asunto en particular se haya expedido; sin embargo nos permitimos

resaltar las normas más destacadas aplicables al trabajo de Gestión Documental.

Cabe resaltar que el Manual está realizado en base a la Norma Técnica y

Metodología en Gestión Documental y Archivo, emitida por la Secretaría Nacional

de Administración Pública (SNAP), y la Dirección Nacional de Archivo de la

Administración Pública (DNAAP), el 02 de febrero de 2015, y publicada en el

Registro Oficial No. 445 con fecha 25 de febrero de 2015.

El artículo 18 numeral 2 de la Constitución Política de la República señala que todas

las personas, en forma individual y colectiva tienen derecho a Acceder libremente a

la información generada en entidades públicas o en las privadas que manejen

fondos del Estado o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información

excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso de violación de

los Derechos Humanos ninguna entidad pública negará la información.

La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP), en

el Art. 1 y su reglamento, garantizan el ejercicio del derecho fundamental de las

personas a la información conforme a las garantías consagradas en los artículos 91

y 92 de la Constitución de la República.

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El artículo 10 de la Ley Orgánica de Acceso a la Información Pública (LOTAIP),

dispone que es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de

derecho público, crear y mantener registros públicos de manera profesional para

que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún

caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la

documentación. Los documentos originales deberán permanecer en las

dependencias a las que pertenezcan hasta que sean transferidos a los archivos

intermedios, archivos generales o Archivo Nacional.

Por su parte la Norma de Control Interno 405-04 emitido por la Controlaría General

del Estado, establece que toda entidad pública dispondrá de evidencia documental

suficiente, pertinente y legal de sus operaciones, además que la documentación

sustentadora de transacciones financieras operaciones administrativas o decisiones

institucionales estará disponible para acciones de verificación, auditoria, así como

información autorizada de otros usuarios en ejercicios de sus derechos.

Que, el Artículo 71 de la ley Orgánica de la Controlaría General del Estado establece

lo siguiente: “Caducidad de las facultades de la Controlaría General del Estado. La

facultad que corresponde a la CGE para pronunciarse sobre las actividades de las

Instituciones del Estado y los actos de las personas sujetas a la Ley, así como para

determinar responsabilidades en caso de haberlas, caducará en cinco años

contados desde la fecha que se hubieren realizado dichas actividades o actos; este

artículo fue reformado mediante la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de

la Contraloría General del Estado, en el artículo cinco que dispone: Articulo 5:

En el primer inciso del Art. 71, sustitúyase la palabra “ cinco “ por “siete”.

El Art. 156 de la Ley de Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en

referencia a: La Retención de documentos y registros. Dispone: “Las unidades

de contabilidad de las entidades del sector público conservarán durante siete años

los registros financieros junto con los documentos de sustento correspondientes, en

medios digitales con firma electrónica de responsabilidad, y de ser del caso los

soportes físicos”.

La Cámara Nacional de Representantes, considerando que los archivos y la

documentación son Patrimonio del Estado y que es obligación del mismo velar por

la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del País así como

modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos. Emite la

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Ley del Sistema Nacional de Archivos con Registro Oficial 265 el 16 de junio de

1982.

El Consejo Nacional de Archivos mediante Resolución Administrativa CNA-001-

2005, Registro Oficial No 67 de 25 de julio del 2005, Expide a través del Sistema

Nacional de Archivos (SINAR), el Instructivo de organización básica y gestión de

archivos administrativos para cumplir con lo que dispone la Ley Orgánica y

Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

El Art. 2 del Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos

Administrativos, dispone que se inserten las áreas de Archivo Central en los

organigramas estructurales y funcionales de las Instituciones Públicas.

Que, Mediante Decreto Ejecutivo 1449 del 22 de noviembre del 2008, publicado en

el Registro Oficial No.- 479 de 2 de diciembre del 2008, se dispone la reorganización

del Servicio Ecuatoriano de Sanidad Agropecuaria, Transformándola en la Agencia

Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD;

Mediante Acción de Personal MAGAP N°0290 del 19 de Junio del 2012, EL señor

Javier Ponce Cevallos, Ministro de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca,

designa al Ing. Diego Vizcaíno Cabezas, como Director Ejecutivo de

AGROCALIDAD, mediante la cual se faculta al Director Ejecutivo a expedir

mediante resolución, reglamentos internos, instructivos, circulares, manuales de

organización y procedimientos y cuanto instrumento se requiera para un eficaz

funcionamiento.

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MISIÓN

Garantizar y ejecutar un adecuado modelo para la administración de la Gestión

Documental y Archivos de AGROCALIDAD a través de procedimientos técnicos y

el apoyo de nuevas tecnologías, de tal manera que nuestros usuarios internos y

externos puedan acceder a sus requerimientos de consulta de forma ágil, confiable

y segura.

VISIÓN

Implementar y alcanzar un Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo

innovador y de referencia como apoyo a las funciones de AGROCALIDAD,

garantizando el acceso a la información en todo tipo de soporte, al servicio de la

Institución, del ciudadano y de los entes de control, basados en la calidad y el

mejoramiento continuo.

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POLÍTICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

La Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro AGROCALIDAD,

establecerá y difundirá el compromiso de receptar, organizar, gestionar, conservar

y resguardar los documentos de archivo que se generen o reciban, aplicando

la norma y metodología de gestión documental y archivo determinada en el Manual

del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo, con base en la Norma

Técnica y Metodología de Gestión Documental emitida por La Secretaría Nacional

de Administración Pública.

Todos los documentos tienen un tiempo de validez definido y es responsabilidad de

cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefatura de

Servicio de Sanidad Agropecuaria a nivel Nacional establecer la vigencia de su

documentación en las Tablas de Plazos de Conservación, aplicando la metodología

de gestión documental que asegure su autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad descrito en el Manual del Sistema Institucional de Gestión

Documental y Archivo.

Todos los servidores responsables del manejo documental de AGROCALIDAD,

velarán por la integridad y adecuada conservación de los documentos que genere

o reciba en cualquier soporte, apegándose al código de ética profesional.

La supervisión y control del manejo documental se lo realizará periódicamente

mediante las Auditorías de Gestión que las ejecutará la Dirección de Gestión

Documental.

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ALCANCE

Lo establecido en el Manual del Sistema Institucional de Gestión Documental y

Archivo, es de aplicación obligatoria y de estricto cumplimiento para todos los

servidores responsables del manejo documental de la Institución.

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NORMATIVA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

1. SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ARCHIVO

El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo, establece un ciclo vital del

documento, que corresponde a las etapas por la que sucesivamente pasan los

documentos desde su producción o recepción en una Dependencia, hasta la

determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación

permanente en el Archivo Nacional o en el Archivo Histórico. Los tipos de archivo

que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión, Archivo

Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico.

Gráfico Tomado de la Norma Técnica de la SNAP

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1.1 De la política institucional en materia de gestión documental y archivo.

a) AGROCALIDAD emitirá el Manual de Sistema Institucional de Gestión

Documental y Archivo, la que será aprobada por la máxima autoridad

institucional y deberá estar alineada con las disposiciones de la Norma

Técnica y la Metodología emitida por la SNAP. En ella se establecerá y

difundirá el compromiso de organizar, gestionar, conservar y resguardar

los documentos de archivo que se generen o reciban, aplicando la

metodología de gestión documental y archivo que asegure su

autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

b) Todos los servidores de AGROCALIDAD velarán por la integridad y

adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o

reciba la Institución en cualquier soporte y época.

c) El Archivo de Gestión deberá ser condensado en las Coordinaciones

Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas

de Servicio de Sanidad Agropecuaria Provinciales, por el servidor

responsable; por consiguiente, se prohíbe expresamente la constitución

paralela de expedientes para uso personal (Archivos personales).

1.2 De los documentos de archivo sujetos al procedimiento de gestión

documental.

Todos los documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte, y que hayan

sido creados o recibidos, como resultado del ejercicio de las atribuciones y

responsabilidades dentro de la Institución, dichos documentos:

a) Forman parte del Sistema Institucional que les dio origen, así como

del Sistema Nacional, por lo que están sujetos al procedimiento

archivístico establecido en el Manual.

b) Se organizarán y gestionarán de acuerdo al ciclo vital del

documento, representado por los Archivos de Gestión, el Archivo Central,

el Archivo Intermedio y, a partir de los criterios de disposición, el Archivo

Histórico o la baja documental.

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c) Se expedientarán, clasificarán, registrarán, preservarán, transferirán,

valorarán y cumplirán su destino final, el que puede ser baja documental

o transferencia al Archivo Intermedio o Archivo Histórico.

1.3 Descripción, integración y funcionamiento del Sistema Institucional.

Es el conjunto de procesos y procedimientos que interactúan desde que se

producen los documentos hasta su destino final, y tiene como objetivo asegurar la

autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos, cualquiera

que sea su soporte y época de producción o recepción, mediante los métodos y

procedimientos definidos en el Manual del Sistema Institucional de Gestión

Documental de AGROCALIDAD.

El Sistema Institucional de Gestión Documental está compuesto por:

La Comisión de Gestión Documental y Archivo

La Dirección de Gestión Documental y Archivo / Centro de Información

Documental – Archivo Central.

Los Archivos de Gestión Planta Central, y

Los Archivos de Gestión Periféricos a nivel Nacional;

1 . 4 Responsabilidades de las Coordinaciones Generales,

Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio

de Sanidad Agropecuaria a nivel Nacional.

Para cumplir con las responsabilidades que les corresponden en materia de

gestión documental y archivo, las Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria.

a) Designar a los Responsables de los Archivos de Gestión.

b) Supervisar que la documentación de archivo que acredite el resultado

de sus acciones institucionales se clasifique, registre, conserve y

transfiera en los términos definidos por el Manual.

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c) Transferir al Archivo Central en el caso de Planta Central, y al Archivo de Gestión Periférico en el caso de provincias, aquellos expedientes que hayan concluido su gestión en los términos definidos por el Manual.

d) Cumplir con las disposiciones del Manual.

e) Validar los inventarios de transferencia de los expedientes que se transfieran al Archivo Central o Archivos de Gestión Periféricos

f) Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la conservación de

sus Archivos de Gestión.

1.5 De la Dirección de Gestión Documental y Archivo.

En AGROCALIDAD la Dirección de Gestión Documental será la encargada de

llevar a cabo los procesos y procedimientos que tiene a su cargo el Sistema

Institucional de Gestión Documental y tendrá las siguientes atribuciones:

a) Elaborar el Plan Institucional que será aprobado por la máxima

autoridad.

b) Establecer las directrices para el registro de entrada y salida

de correspondencia y el control de gestión documental.

c) Asesorar, capacitar e integrar a los gestores del Archivo de Gestión de

las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria.

d) Coordinar las Auditorías de Gestión Documental a nivel Nacional y realizar

el seguimiento de los planes de acción a tomar.

e) Administrar y Coordinar el Centro de Información Documental (C.I.D -

Archivo Central).

f) Supervisar el cumplimiento de los criterios, métodos, procesos

y procedimientos para el ingreso, registro, producción, circulación,

clasificación, descripción, concentración, uso, custodia, conservación,

preservación, así como las transferencias documentales y destino final

de los documentos de archivo incluido el expurgo o depuración que

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produce o recibe AGROCALIDAD en el ejercicio de sus funciones o

atribuciones.

g) Coordinar las acciones para la elaboración del Cuadro de Clasificación y

la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

h) Someter la aprobación del Cuadro de Clasificación y la Tabla de Plazos

de Conservación ante la Comisión de Gestión Documental y Archivo.

i) Remitir para su validación y registro a la Dirección Nacional de Archivo de

la SNAP, el Cuadro de Clasificación y la Tabla de Plazos de

Conservación.

j) Cumplir y hacer cumplir las directrices emitidas por la Dirección Nacional

de Archivo de la SNAP.

k) Capacitar y asesorar a los gestores de las diferentes Coordinaciones

Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de

Servicio de Sanidad Agropecuaria.

l) Custodiar y mantener en forma separada y bajo resguardo especial los

expedientes que contienen información reservada y/o confidencial.

m) Coordinar la elaboración de los inventarios documentales institucionales

conforme a lo establecido en el Manual.

n) Coordinar la elaboración y actualización de la Guía de Archivos de las

Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria.

o) Coordinar y autorizar las transferencias primarias de los Archivos de

Gestión Planta Central al Archivo Central.

p) Autorizar las transferencias secundarias del Archivo Central al Archivo

Intermedio de la SNAP

q) Coordinar los procesos de baja documental a nivel nacional

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r) Coordinar acciones con la unidad de Tecnología de la Información y

Comunicación, para administrar el Sistema Informático Integral de

Gestión Documental.

s) Coordinar proyectos de digitalización de los acervos documentales

custodiados por los Archivos de Gestión y el Archivo Central.

t) Coordinar acciones con la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP.

1.6 Del Archivo de Gestión: Planta Central, Periférico Distrital y de

Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria.-

En cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital, y Jefatura de

Servicios de Sanidad Agropecuaria de AGROCALIDAD a nivel nacional, existirá un

Archivo de Gestión, en el que se dará trámite a los asuntos y se generarán los

expedientes de uso cotidiano que se transferirán al Archivo Central en el caso de

Planta Central una vez concluido el plazo de conservación establecido en la Tabla,

En el caso de los Archivos de Gestión Periféricos Distritales, no deben

transferir su información al Archivo Central, cada uno es custodio del acervo

documental de su Distrito, pero si deben receptar la transferencia de

información de las oficinas técnicas provinciales que están bajo su

jurisdicción, una vez concluido el plazo de conservación establecido en la Tabla

de Plazos de Conservación Documental.

Los responsables de los Archivos de Gestión tendrán a su cargo las siguientes

actividades:

a. Verificar que la Integración de los expedientes de archivo, estén

conforme a la metodología establecida en el Manual;

b. Colaborar y elaborar el inventario general por expediente del Archivo

de Gestión; Archivo Periférico, y actualizarlo periódicamente;

c. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su

ágil localización;

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d. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos mediante

la revisión periódica de las condiciones de resguardo apropiadas,

conforme a lo establecido en el Manual;

e. Elaborar coordinadamente con la Dirección de Gestión Documental el

Cuadro, la Tabla y la Guía de Archivos de su Coordinación General,

Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria.

f. Otorgar el préstamo de los expedientes que reposan en el Archivo de

Gestión a los servidores públicos autorizados en términos de lo

establecido en el Manual y de las disposiciones jurídicas aplicables;

g. Ser el conducto para identificar y solicitar al Archivo Central el préstamo

de expedientes que ya se hubieran transferido y sean objeto de

solicitudes de acceso o de consulta interna;

h. Elaborar el inventario de transferencia primaria para transferir hacia

el Archivo Central en caso de Archivos de Gestión Planta Central y

Periféricos en caso de provincias, los expedientes que cumplan con el

plazo de conservación establecido en la Tabla de Plazos de Conservación

Documental;

i. Participar en los procesos de valoración secundaria de los expedientes

que cumplan su plazo de conservación en el Archivo Central y Archivo

Periférico;

j. Asesorar a su Coordinación General, Dirección General, Dirección

Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria, en materia de

gestión documental y archivos, así como colaborar con ésta para la

correcta organización y tratamiento homogéneo de la documentación

del Archivo de Gestión;

k. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquella que ha

sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones

establecidas en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la

Información Pública, mientras conserve tal carácter;

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l. Detectar las necesidades en materia de servicios de gestión documental

y archivo e informarlo a las instancias correspondientes;

m. Elaborar los informes respecto a los avances y cumplimiento de los

programas en materia de gestión documental y archivo; y

n. Cumplir con las normas y directrices establecidas por la Dirección de

Gestión Documental y Archivo.

1.7 Del Archivo Central (Centro de Información Documental).

En AGROCALIDAD se contará con un Archivo Central, el cual es parte del Centro

de Información Documental (C.I.D) y depende de la Dirección de Gestión

Documental, en el que se concentrarán y custodiarán los expedientes que

cumplieron su plazo de conservación en el Archivo de Gestión Planta Central, al

igual que cada Distrital tendrá a su cargo un archivo de gestión periférico, que

hará las veces de un archivo central, pero dependiente de las directrices que

emita la Dirección de Gestión Documental, de igual forma concentrarán y

custodiarán los expedientes de su jurisdicción que cumplieron su plazo de

conservación de acuerdo con la Tabla de Plazos, que aún conservan valor legal o

contable y que permanecerán en él hasta que se determine y ejecute su destino

final.

Son responsabilidades del Archivo Central;

a) Establecer las políticas y directrices específicas en materia de gestión

documental en el ámbito institucional, basándose en las disposiciones

emitidas en el Manual;

b) Asesorar a las unidades respecto a los procesos técnicos que

deben realizarse en los Archivos de Gestión y el procedimiento para

realizar las transferencias primarias al Archivo Central o Archivo de

Gestión Periférico Provincial;

c) Elaborar el programa anual de transferencias primarias que deberán

cumplir los Archivos de Gestión Planta Central y verificar que éstas se

realicen de conformidad con lo establecido en el Manual;

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d) Recibir las transferencias primarias que realicen las Coordinaciones Generales y Direcciones Generales Planta Central al concluir los tiempos establecidos en la Tabla;

e) Conservar precautoriamente la documentación pasiva hasta cumplir su plazo de conservación, conforme a la Tabla;

f) Administrar el acervo documental bajo su resguardo empleando

la metodología de gestión documental establecida en el Manual y

tomando medidas para la adecuada conservación del acervo documental;

g) Generar el Inventario de Transferencia Secundaria de los expedientes

que cumplieron su plazo de conservación en el Archivo Central de

conformidad con la Tabla, para su transferencia al Archivo Intermedio

h) Elaborar, en coordinación con los responsables de los Archivos de

Gestión, la Ficha Técnica de pre-valoración de los expedientes que deben

ser transferidos al Archivo Intermedio por haber cumplido su plazo de

conservación en el Archivo Central de acuerdo a la Tabla;

i) Presentar para su estudio y aprobación a la Comisión de Gestión

Documental y Archivo, la ficha técnica de pre-valoración y los inventarios

de transferencia secundaria.

j) Transferir al Archivo Intermedio los expedientes cuyo plazo de

conservación en el Archivo Central haya concluido, acompañados de la

ficha técnica de pre-valoración y los inventarios de transferencia

secundaria validados por la Comisión de Gestión Documental y Archivo;

k) Eliminar los expedientes cuya baja haya sido aprobada por la Comisión

de Gestión Documental y Archivo, validada y registrada por la Dirección

Nacional de Archivo de la SNAP;

l) Evitar la acumulación excesiva de documentación realizando de manera oportuna los procesos de valoración, transferencia y baja documental;

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m) Otorgar el préstamo de expedientes al personal autorizado, mediante

los mecanismos establecidos en la Metodología de la presente Norma

Técnica y de conformidad con disposiciones jurídicas aplicables;

n) Reportar a los responsables de la dependencia o a la Dirección Nacional

de Archivo de la SNAP, cualquier incidente que pueda poner en riesgo la

conservación de los archivos;

o) Presentar los informes que le sean requeridos respecto al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de sus programas; y

p) Las demás que le señalen la Ley y reglamentos aplicables.

1.8 De la Comisión de Gestión Documental y Archivo.

La Comisión de Gestión Documental y Archivo será la encargada de analizar y

aprobar, en su caso, la propuesta de Cuadro de Clasificación (Anexo 5) y la Tabla

de Plazos de Conservación (Anexo 10), que le presente la Dirección de Gestión

Documental y Archivo, así como aprobar los inventarios de baja documental y

transferencia.

La Comisión de Gestión Documental y Archivo estará compuesta por:

a) La máxima autoridad o su delegado/a, quien la presidirá y tendrá voto dirimente;

b) El/la Director/a de Asesoría Jurídica, o su delegado/a;

c) El/la Directora/a de Gestión Documental y Archivo, o su delegado/a;

d) El/la Directora/a de Planificación y Gestión Estratégica, o su delegado/a;

e) Un representante de la Unidad productora, según corresponda; y,

f) El/la Auditor/a General o el que haga sus veces, o su delegado/a, podrá

intervenir en calidad de asesor de la Comisión.

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2. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

2.1 De los procesos que deberá realizar el Sistema Institucional.

El sistema Institucional operará de manera articulada e integral llevando a cabo los

siguientes procesos:

a) Registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión

documental;

b) Identificación de documentos de archivo;

c) Integración y ordenación de expedientes;

d) Clasificación archivística por procesos;

e) Descripción Documental;

f) Valoración documental;

g) Transferencias documentales;

h) Preservación de archivos; y Control de la gestión documental y archivo

(Digitalización)

2.2 De los instrumentos de consulta y control de la gestión documental y

archivo.

Para operar los procesos del Sistema Institucional, cada Coordinación General,

Dirección General, Dirección Distrital, y Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria:

a) El Cuadro General de Clasificación Documental

b) La Tabla de Plazos de Conservación Documental

c) Los inventarios documentales; los mismos se subdividen en:

Descripción documental (Listado descriptivo)

General por expedientes

De transferencia

De baja documental

d) Guía de Archivos.

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Estos son los instrumentos básicos para la gestión, organización, clasificación,

conservación y consulta de los diferentes tipos de archivo, por lo que serán de uso

obligatorio para todos los servidores de AGROCALIDAD.

2.3 Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la

gestión documental.

Será el canal para la recepción y el despacho de los documentos oficiales que se

dirijan a AGROCALIDAD o se envíen hacia el exterior, cualquiera que sea su

destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envío.

Se llevará a cabo a través del Sistema Informático Integral de Gestión Documental

y Archivo, que determine la Institución, de conformidad con lo establecido en

la Metodología del Manual.

“Cualquier tipo de requerimiento de información institucional, se lo debe realizar en

forma oficial y por escrito en caso de requerimientos externos, y en el caso de

requerimientos internos con el visto bueno por escrito o través de los sistemas

informáticos institucionales existentes avalados por el Coordinador General, Director

General o Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria”.

2.4 De la identificación de documentos de archivo.

Los documentos de archivo, con independencia de su soporte físico o tipología

documental, están sujetos al proceso archivístico completo: expedientación,

clasificación, inventario, preservación (digitalización), transferencias y disposición

final.

Los documentos no considerados de archivo, como son los de comprobación

administrativa inmediata, que de manera enunciativa mas no limitativa pueden

ser: vales de fotocopias, solicitud de permisos de salida, registro de visitantes,

invitaciones a eventos, entre otros, y los documentos de apoyo informativo, tales

como manuales de uso, directorios telefónicos, impresiones de Internet, libros y

revistas que no forman parte del asunto, entre otros. No están sujetos al proceso

archivístico, por lo que pueden darse de baja de manera inmediata al término de

su utilidad, de conformidad con lo que establece el Manual.

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2.5 De la integración y ordenación de expedientes.

Las unidades productoras abrirán un expediente por cada asunto o trámite que

surja en el marco de sus responsabilidades normadas, en el que se integrarán y

ordenarán los documentos de archivo vinculados al inicio, desarrollo y conclusión

del trámite que corresponda.

Siguiendo los procedimientos establecidos en la Metodología del Manual, cada

expediente generado por las unidades productoras deberá:

a) Clasificarse de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental.

b) Identificarse con carátula en el lomo de la carpeta archivador, o pestaña en

caso de folder o carpeta de folios.

c) Registrarse en el inventario general por expediente;

d) Estar sujeto a expurgo y limpieza a la conclusión del asunto o trámite;

e) Foliarse;

f) Transferirse al cumplir el plazo de conservación conforme a la Tabla de

Plazos de Conservación Documental;

g) Valorarse; y,

h) Cumplir su disposición final.

2.6 De la clasificación archivística por procesos.

El Cuadro de Clasificación Documental (Anexo: 7) es el instrumento básico para

la gestión documental y archivo. AGROCALIDAD expedirá, a través de la Comisión

de Gestión Documental y Archivo, el Cuadro que usará cada Coordinación General,

Dirección General, Dirección Distrital y Jefatura de Servicios de Sanidad

Agropecuaria a nivel Nacional.

El Cuadro de Clasificación Documental se elaborará conforme a lo establecido en

la Metodología del Manual, y será la Dirección de Gestión Documental y Archivo, la

que coordine su elaboración, en cada uno de los Archivos de Gestión.

La propuesta de Cuadro de Clasificación Documental que presenten las

Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y

Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria a nivel nacional, será analizada

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Edición No: 0




y, en su caso, aprobada por la Comisión de Gestión Documental y Archivo, en

sesión plenaria que al efecto se lleve a cabo.

El Cuadro de Clasificación Documental se actualizará conforme existan cambios

o modificaciones, en el Estatuto Orgánico en referencia a los procesos

institucionales, bajo el mismo procedimiento establecido para su elaboración.

La Dirección de Gestión Documental y Archivo asesorará y supervisará el uso del

Cuadro de Clasificación Documental por parte de los responsables de Archivo a nivel

Nacional.

2.7 De la descripción documental.

La descripción documental se realiza con el fin de identificar, gestionar, localizar y

detallar los documentos de archivo, así como para darles contexto en el sistema

institucional que los ha producido y es fundamental para facilitar la localización y

consulta de información y documentos, así como para la interoperabilidad

institucional.

Como resultado en nuestra institución, las Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales, Directores Distritales, y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria

generarán herramientas básicas de gestión documental (Tablas, cuadros, listados

descriptivos e inventarios documentales), que servirán de soporte para conocer el

acervo documental real que posee AGROCALIDAD.

a) Guía de Archivos:

La Guía de Archivos es el instrumento de consulta que proporciona información

general sobre el contenido del fondo documental de las Coordinaciones

Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de

Servicios de Sanidad Agropecuaria, mediante la descripción de sus secciones y

series, a fin de orientar y auxiliar en la búsqueda de información. La Guía se

estructurará con información de los Archivos de Gestión y del Archivo Central.

El tipo de Guía de Archivos se publicará en el portal web de la Institución.

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Edición No: 0




b) Inventarios Documentales:

Los inventarios documentales son los instrumentos para el control, la gestión y la

consulta de los expedientes que reposan en cada uno de los archivos de la

Institución, en ellos se describirán los datos generales de los expedientes en el

contexto del Cuadro de Clasificación Documental.

El inventario de transferencia primaria se utilizará para transferir expedientes al

Archivo Central o Archivos de Gestión Periféricos; el inventario de transferencia

secundaria se utilizará para transferir expedientes al Archivo Intermedio; el

inventario de expedientes para conservación permanente se utilizará para la

transferencia final al Archivo Histórico; el inventario de expedientes para Baja

Documental se utilizará para relacionar los expedientes dictaminados sin valor

permanente y gestionar su baja documental y/o eliminación.

En la Metodología del Manual se establecen los campos descriptivos que

contendrán dichos inventarios.

Todos los Archivos de Gestión deberán elaborar el inventario general por

expediente correspondiente a su Coordinación General, Dirección General,

Dirección Distrital, y Jefatura de Servicio Agropecuario y el Archivo Central

elaborará el inventario general de expedientes pasivos de la Institución.

2.8 De la valoración documental.

Es una actividad intelectual que se basa en los procesos de la Institución, sus

facultades, atribuciones, funciones y procedimientos de creación de documentos,

así como de los procesos de toma de decisiones respecto a los aspectos críticos,

cruciales o relevantes de la actuación institucional. Por ello las decisiones que

resulten respecto al destino final de la documentación están apoyadas y

documentadas en el Manual aplicable a la institución y de toda información referida

a la misma.

La valoración documental se llevará a cabo durante el proceso de elaboración de

la Tabla de Plazos y se ratificará o modificará al generar los inventarios de

transferencia secundaria o de baja documental. Los criterios para realizar la

valoración documental se establecen en la Metodología del Manual.

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Edición No: 0




Como resultado de la valoración documental se elaborará la Tabla, en la que se

registran los valores documentales, los plazos de conservación, las condiciones de

acceso (clasificación de reserva o confidencialidad), el destino final y la técnica de

selección documental para cada una de las series documentales del Cuadro de

Clasificación.

Los plazos de conservación que se establezcan en la Tabla de Plazos contarán a

partir de la conclusión o cierre del asunto de los expedientes, y en su caso de la

fecha en que sean desclasificados los expedientes que hubieren sido reservados

conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la

Información Pública.

AGROCALIDAD, como entidad perteneciente a la APCID, está obligada a

incorporar la Tabla de Plazos como herramienta técnica para la gestión,

conservación, transferencias primaria, secundaria y final, así como para la

disposición final de los expedientes.

En la Metodología del Manual, se señala los criterios específicos que las

Coordinaciones y/o Direcciones podrán establecer para la selección por

muestreo de los expedientes que se consideren con valor permanente, de

acuerdo a las características particulares de la Institución y a la tipología

documental que emana de sus funciones. Los criterios específicos que sean

aprobados por la Institución, deberán remitirse para su conocimiento a la Dirección

Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse entre los Archivos de Gestión y

Archivo Central.

2.9 De las transferencias documentales.

Todos los documentos de archivo, integrados en expedientes, deberán cumplir su

ciclo vital mediante las transferencias, primaria, secundaria y final, en su caso, o la

baja documental, de conformidad con las condiciones establecidas en la Tabla de

Plazos.

El ciclo de vida de los expedientes se gestionará mediante las transferencias

documentales de los mismos que cumplan su plazo de conservación de acuerdo a

lo establecido en la Tabla de Plazos, para pasar de los Archivos de Gestión al

Archivo Central – Planta Central y Archivos de Oficina Técnicas Provinciales al

Archivo de Gestión Periférico Distrital (transferencia primaria), del Archivo

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Edición No: 0




Central al Archivo Intermedio (transferencia secundaria), y del Archivo Intermedio al

Archivo Nacional, en su caso, (transferencia final).

Toda transferencia documental deberá realizarse mediante el inventario

correspondiente y de conformidad con el procedimiento que establece el Manual.

El destino final de los expedientes podrá ser: transferencia final al Archivo

Nacional o baja documental.

La baja documental consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes

que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y

que no contengan valores históricos.

Las bajas documentales a Nivel Nacional serán aprobadas por la Comisión de

Gestión Documental y Archivo y ejecutadas por la Dirección de Gestión Documental

a través del Archivo Central, llevando a cabo una eliminación legal, segura,

apropiada e irreversible, y cuidar en todo momento la confidencialidad de los datos.

El procedimiento se detalla en la Metodología del Manual.

2.10 De la preservación de los archivos.

Las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y

Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria deberán contar con la

infraestructura física adecuada para la preservación de los documentos de archivo

conforme a lo que establecen los estándares internacionales y las políticas emitidas

por la SNAP.

Para la adecuada preservación del acervo documental, todos los archivos de las

dependencias deberán contar con:

a) Plan de prevención de riesgos

b) Programa regular de inspección y mantenimiento

c) Plan de contingencia

En la Metodología del Manual se detalla las medidas de conservación preventiva y

medidas de seguridad para la preservación de los archivos

En el caso que llegase a haber documentación siniestrada por causas ajenas o

imprevisibles, como son los desastres naturales, deberá procederse conforme a la

Metodología establecida en el Manual.

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Edición No: 0




2.11 De control de la gestión documental y archivo.

La Dirección de Gestión Documental llevará a cabo el seguimiento y control de la

gestión documental y archivo de cada Coordinación General, Dirección General,

Dirección Distrital y Jefatura de Servicios Agropecuarios a nivel Nacional, con la

finalidad de verificar que las unidades de gestión cumplan con las disposiciones

emitidas en el Manual.

En caso de que alguna unidad de gestión desaparezca, se extinga o cambie, los

archivos correspondientes se transferirán íntegros mediante oficio e inventario a la

Dirección de Gestión Documental unidad de Archivo Central de AGROCALIDAD.

Los servidores de la Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital

y Jefatura de Servicios Agropecuarios a nivel nacional están obligados a elaborar

acta de entrega – recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, deberán

entregar a quienes los sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo,

debidamente inventariados y registrados en el Sistema Informático Integral de

Gestión Documental y Archivo.

Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores, la Dirección de

Administración de Recursos Humanos de AGROCALIDAD, deberá solicitar a la

Dirección de Gestión Documental el Certificado de NO Adeudo de expedientes,

tanto físico como digital siendo este certificado una condicionante para finiquitar la

desvinculación.

3. DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

3.1 Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo.

AGROCALIDAD deberá contar con el Sistema Informático Integral de Gestión

Documental y Archivo que desarrolle la SNAP para administrar de manera integral

los procesos de creación, clasificación, gestión, conservación, consulta y

disposición final de los documentos de archivo que conforman el Sistema

Institucional.

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Edición No: 0




El sistema que implemente la SNAP tendrá las siguientes características:

a) Estará basado en estándares abiertos que faciliten la migración y

actualización continua.

b) Estará vinculado electrónicamente con el sistema informático que se use

para el registro de la correspondencia de entrada y salida y el control de

gestión documental, a fin de simplificar los procesos de registro, evitar

duplicidades y controlar la gestión de los documentos de archivo desde

su creación y hasta su destino final.

c) Contará con las funcionalidades necesarias para garantizar la autenticidad,

fiabilidad, integridad y disponibilidad a largo plazo de los documentos de

archivo.

d) Incluirá procedimientos digitales para efectuar la trazabilidad y la auditoría

del contenido de los documentos electrónicos de archivo.

e) Será flexible para adaptarse a las necesidades específicas de la Agencia

Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro - AGROCALIDAD.

f) Los sistemas informáticos creados por o para la Institución deberá

considerar su vinculación con el Sistema Informático Integral de Gestión

Documental y Archivo, a fin de que los documentos electrónicos de archivo

que generen, inicien su registro archivístico desde el sistema de su

creación y sean enviados de manera automática al Sistema Informático

Integral de Gestión Documental y Archivo, en donde se iniciará formalmente

su proceso archivístico dentro del ciclo vital del documento.

3.2 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de

archivo.

AGROCALIDAD elaborará un plan de acción coordinado entre los archivos, las

Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales y Jefaturas de Servicio Agropecuario , y la Dirección de

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Edición No: 0




Tecnología de la Información y Comunicación, teniendo como propósito el

cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

3.3 De la digitalización y desmaterialización de impresos.

AGROCALIDAD como miembro de la APCID deberá contar con los siguientes

requisitos, previo a la aprobación de los proyectos de digitalización documental:

a) Cuadro de Clasificación Aprobado por la Comisión de Gestión

Documental y Archivo de AGROCALIDAD.

b) Tabla de Plazos de Conservación aprobada por la Comisión de Gestión

Documental y Archivo de AGROCALIDAD.

c) La documentación física organizada, clasificada, foliada, inventariada y

expurgada parcialmente.

Una vez que se cuente con los requisitos mencionados, las Coordinaciones

Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio

Agropecuario deberán enviar sus proyectos o términos de referencia, que se

refieran a la digitalización documental a la Dirección de Gestión Documental, para

que ésta a su vez remita a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico de la SNAP

para que sean valorados conforme corresponda.

Cuando se trate proyectos de la desmaterialización de impresos, se seguirá el

mismo procedimiento, pero además los documentos deberán contar con la

certificación electrónica que les otorgue la plena validez jurídica.

Este es el mecanismo por el cual se aprobará la contratación de proyectos de

digitalización y/o desmaterialización de documentos, quedando expresamente

prohibido realizar estas contrataciones sin cumplir con este procedimiento.

3.4 El tratamiento de los medios audiovisuales.

Los medios audiovisuales son los medios de comunicación masiva que combinan

imágenes y sonido, por lo que el receptor puede ver y escuchar el mensaje. Los

mensajes creados como medio audiovisual pueden plasmarse en diversos soportes

y formatos, tales como cintas, DVD, CD, entre otros.

http://www.definicionabc.com/comunicacion/comunicacion.php

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Edición No: 0




Las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y

Jefaturas de Servicio Agropecuaria que cuenten con medios audiovisuales

deberán aplicar la metodología archivística que asegure su localización, control y

preservación, manteniendo los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad.

Los acervos audiovisuales se registrarán en el Sistema Informático Integral de

Gestión Documental y Archivo, el que contará con la posibilidad de registrarlos,

localizarlos, conservarlos y reproducirlos en la forma en que se encuentre su

presentación original.

Los documentos audiovisuales que se generen como resultado de las atribuciones

y responsabilidades de las dependencias y unidades se tratarán como

documentos de archivo, por lo que se clasificarán conforme al Cuadro de

Clasif icación y seguirán su ciclo vital conforme a la Tabla de Plazos.

4. D EFINICIONES

4.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Accesibilidad: Posibilidad de consulta de los documentos de archivo,

determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de

conservación

Acceso: Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental,

de acuerdo a la normativa vigente

Administración de Documentos: Control sistemático de documentos desde

su creación hasta su destino final

Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los

archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos.

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Edición No: 0




Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el

ejercicio sus funciones por las personas naturales o jurídicas, sean éstas públicas

o privadas.

Archivo de Gestión Periférico: Archivo de Gestión que hace las veces de Archivo

Central en las Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria.

Asesor: Término utilizado para señalar al servidor de la Dirección de Gestión

Documental y Archivo, y hace referencia a la función de orientar acerca de los

diferentes procesos y actividades relacionadas con la Gestión Documental.

Asesoría: Termino que hace referencia a la labor que realizan los servidores de

la Dirección de Gestión Documental, en cuanto a orientar a los servidores de

AGROCALIDAD, Acerca de los diferentes procesos y actividades a desarrollar

relacionados con la Gestión documental.

Conservación de Documentos: Mantener y custodiar el documento en

archivo, cumpliendo con normas y técnicas específicas, relativas a la protección de

los materiales tanto impresos como digitales o en cualquier soporte, frente a su

deterioro, daño o abandono. La conservación puede ser parcial o total, de acuerdo

a los criterios de valoración que determine la Comisión de Gestión Documental y

Archivo.

Consulta: Examen directo de la documentación por parte de los usuarios.

Cuadro de Clasificación Documental: Es una herramienta técnica en la

cual se plasmarán las secciones y las series documentales, que las unidades

productoras generen, acorde a las competencias determinadas en el Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada

conservación de los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que

sea la titularidad de los mismos.

Descripción Documental: La descripción documental constituye la actividad

de identificar, gestionar, localizar y detallar los documentos de archivo, así como

para darles contexto en el sistema institucional que los ha producido y es

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Edición No: 0




fundamental para facilitar la localización y consulta de información y documentos,

así como para la interoperabilidad institucional

Difusión: Función de gestión documental fundamental de promover y

generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos y hacer

partícipe a la ciudadanía del papel que desempeñan los archivos.

Des-materialización Electrónica de Documentos: Es la transformación de la

información contenida en documentos físicos o mensajes de datos. Los documentos

des-materializados, tendrán el mismo valor jurídico que los escritos, por lo cual el

acceso a los mismos será entendido como el acceso a los originales, para lo cual

se deberá señalar, expresamente, que se trata de la des-materialización del original.

La des-materialización no implica necesariamente la destrucción del documento

original.

Digitalización y Conservación: Transformación de documentos físicos a

imágenes digitales para su visualización instantánea; difusión; conservación; y, el

mantenimiento físico de documentación relevante, establecida en la Tabla de

Plazos de Conservación Documental.

Digitalización y Eliminación: Transformación de documentos físicos a

imágenes digitales, para su visualización instantánea, difusión, conservación y

eliminación de la documentación valorada en la Tabla de Plazos de Conservación

Documental.

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con una misma actividad o

asunto.

Expurgo: Selección y análisis que se efectúa por cada unidad de archivo, con el

objeto de determinar la eliminación planificada de documentación, sobre parámetros

de valoración técnico, legales, administrativos, testimoniales, históricos o culturales.

El expurgo puede ser parcial o total, de acuerdo a los criterios de valoración que

determine la Comisión de Gestión Documental y Archivo.

Foliar: Es la actividad que consiste en numerar los folios (hojas y /o documentos,

sobres, etc. que integran el expediente) de acuerdo al orden en que aparecen en el

mismo. Esta indicación se realiza en el ángulo superior derecho, primero se pone el

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Edición No: 0




número correspondiente y debajo, entre paréntesis de ser el caso con letras se

aclara el número.

Fondo Documental: Constituyen la mayor agrupación documental, existente en un

archivo y corresponden al conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte,

producidos orgánicamente por una entidad u organismo en el ejercicio de sus

actividades.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la información o

documentación ingresada y producida por AGROCALIDAD, desde su origen hasta

su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Inventario: Instrumento o herramienta de recuperación de información y consulta

que describe las series documentales o asuntos de un fondo o sección documental,

dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y que reproducen

su estructura organizacional.

Listado Descriptivo: Listado preliminar de soportes documentales existentes en

los Archivos de Gestión y/o Archivo Central, antes de la elaboración del Inventario

General Documental.

Metodología: Es el conjunto de procedimientos racionales utilizados para

alcanzar una gama de objetivos que rigen una investigación en los procesos de

gestión documental y archivo, que requieran habilidades, conocimientos y cuidados

específicos, enfocados en una Norma Técnica.

Norma Técnica: Documento escrito, su objetivo es establecer los requisitos que

deben cumplir los productos o servicios para asegurar su aptitud para el uso, puede

ser de uso voluntario, o declarada de cumplimiento obligatorio como norma jurídica

de una Institución.

Patrimonio Documental: Documentación básica que actualmente existe o que en

adelante se produjere en los archivos de AGROCALIDAD, y en general en todas las

Instituciones del sector público, y privado, así como la de personas particulares, que

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Edición No: 0




sean calificadas como tal, y que sirva de fuente para estudios históricos,

económicos, sociales, jurídicos o de otra naturaleza de estudio.

Sección Documental: Hace referencia a la unidad de gestión productora de la

Documentación que forma parte del Fondo Documental.

Serie Documental: Conjunto de expedientes producidos por una sección

documental, desarrollados y agrupados en una misma actividad o asunto.

Sistema: Es un grupo de elementos, componentes o partes interrelacionadas

que trabajan en forma coordinada para lograr una meta común.

Sistema de Archivos: Se entiende al conjunto ordenado de normas, medios y

procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los archivos.

Soporte Documental: Medios materiales en los cuales se contiene la información.

Tabla de Expurgo Documental: Matriz en la cual la entidad registra las

series documentales que han cumplido el plazo de conservación establecido en la

Tabla de Plazos de Conservación Documental, así como las que han perdido su

valor primario.

Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD): Matriz en la cual

AGROCALIDAD registra todas las series documentales que generan cada una de

las Unidades Administrativas, de acuerdo a la estructura orgánica de gestión por

procesos de AGROCALIDAD así como el plazo de conservación de cada una de

ellas.

Taxonomía Documental: Es la memoria organizacional, que contiene lineamientos

archivísticos determinados para la gestión documental que permita conservar y

recuperar de forma consistente la información de una entidad, y a partir de ello

generar conocimiento.

Tipología Documental: Características semejantes determinadas por el análisis de

los caracteres externos e internos de los documentos y de su mensaje o

información.

Trámite: Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo

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Edición No: 0




Transferencia Documental: Remisión progresiva y sucesiva de los

documentos de los archivos de gestión, central, intermedio e histórico, de

conformidad con lo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental, que puede

estar constituida por un solo documento, o por el conjunto de ellos, los cuales

forman un expediente.

4.2 SIGLAS UTILIZADAS

AGC: Agrocalidad

APCID: Administración Pública Central Institucional y Dependiente de la

Función Ejecutiva

CID: Centro de Información Documental

CGDA: Comisión de Gestión Documental y Archivo

CGE: Contraloría General del Estado

DGDA: Dirección de Gestión Documental y Archivo

DINAAP: Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública

INEN: Instituto Ecuatoriano de Normalización

JSSA: Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria

LOTAIP: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

NTE: Normas Técnicas Ecuatorianas

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

SNAP: Secretaría Nacional de la Administración Pública

TPCD: Tablas de Plazo de Conservación Documental

norma tÉcnica del sistema institucional de … · organigramas estructurales y funcionales de las...

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