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NORMA DE GESTÃO NORMATIVA60.304

Sistema de Administração

SUCOR/GECOI

NORMA DE GESTÃO NORMATIVA – 60.304

SUMÁRIO

CAPÍTULO I - GENERALIDADES .............................................................................................. 2

CAPÍTULO II - NORMATIVOS DA CONAB ................................................................................ 3

CAPÍTULO III - FUNDAMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS NORMAS INTERNAS DA CONAB ........................................................................................................................... 4

I - Princípios .............................................................................................................................. 4

II - Critérios ................................................................................................................................ 5

III - Alterações e Controle das Normas ....................................................................................... 5

IV - Acesso e Divulgação ............................................................................................................ 6

CAPÍTULO IV - ELABORAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DAS NORMAS DA ORGANIZAÇÃODA CONAB – NOCs ............................................................................................................. 7

I - Codificação das Normas ....................................................................................................... 7

II - Redação e Formatação Textual ............................................................................................ 7

III - Estrutura das Normas ........................................................................................................... 9

IV - Sistema de Numeração ....................................................................................................... 10

V - Padronização para Alinhamento e Tabulação ..................................................................... 12

VI - Terminologia das NOCs ...................................................................................................... 15

VII - Acondicionamento das NOCs ............................................................................................. 16

CAPÍTULO V - FLUXO DO PROCESSO PARA ALTERAÇÃO OU ELABORAÇÃO DENORMATIVOS DA CONAB ............................................................................................... 16

I - Procedimentos para Alteração ou Elaboração de Norma .................................................. 16

II - Fluxograma Simplificado do Processo de Alteração ou Elaboração de Norma .................. 17

III - Procedimentos para Divulgação das Normas .................................................................... 18

CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES GERAIS .................................................................................... 19I - Emissão das NOCs ............................................................................................................ 19

II - Emissão das Resoluções da Conab ................................................................................... 19

III - Das Responsabilidades ...................................................................................................... 19

IV - Definições ........................................................................................................................... 20

CAPÍTULO VII - ANEXOS ............................................................................................................ 21I - Capa de Rosto das NOCs .................................................................................................. 21

II - Formatação dos Documentos do Capítulo Anexos ............................................................ 22

III - Apresentação da Estrutura do Texto com os Recuos ........................................................ 24

IV - Voto .................................................................................................................................... 25

V - Resolução .......................................................................................................................... 26

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CAPÍTULO I

GENERALIDADES

1 - Área Gestora desta Norma: Área de Controles Internos.

1.1 - Áreas Co-responsáveis: Não se aplica.

2 - Publicidade da Norma: Público.

3 - Finalidade – A presente Norma estabelece diretrizes para a criação, elaboração, alteração,composição, revogação, extinção e disponibilização dos normativos da Conab, bem como, parahomologação dos normativos internos e dos formulários da Companhia Nacional deAbastecimento – Conab.

4 - Objetivos – Esta Norma tem os seguintes objetivos:

a) estabelecer conceitos de normativos na Conab;

b) definir padrões para elaboração ou alteração dos normativos da Conab;

c) estabelecer padronização para os normativos, métodos, procedimentos e terminologiasutilizadas no desenvolvimento das atividades da Conab;

d) racionalizar a utilização dos recursos necessários à elaboração ou alteração, divulgação eatualização dos documentos;

e) uniformizar as informações sobre a elaboração e utilização dos normativos.

5 - Aplicação: Aplica-se esta metodologia às áreas envolvidas nos processos de elaboração ealteração de Normas.

5.1 - Este normativo se aplica, no que couber, ao Regimento Interno e ao Estatuto Social.

6 - Competência: É de competência de cada área Gestora normatizar os processos sob suaresponsabilidade necessários ao cumprimento de suas atividades;

7 - Alterações da Norma: Norma nova.

8 - Documento que aprova a Norma: Resolução Colegiada N.º 005, de 18/07/2014.

9 - Vigência da Norma: Publicada em 18/07/2014.

10 - Fontes normativas: Lei Nº 12.527/2011 (Lei de Acesso a Informação), Lei Nº 8.666/1993 (Lei deLicitações e Contratos), NOC 60.301 da Conab.

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CAPÍTULO II

NORMATIVOS DA CONAB

1 - São considerados normativos da Conab os documentos estabelecidos por meio de:

a) Norma da Organização da Conab (NOC) – Estabelece os princípios orientadores dasfunções e atividades da Conab, observadas as políticas e diretrizes emanadas da AltaAdministração que impõem regras e estabelecem procedimentos a serem seguidos naConab. Tem como principal objetivo organizar administrativamente a Companhia e regularprocessos, subprocessos e atividades;

a.1) todos os subprocessos das áreas deverão estar previstos em NOC, obedecendocronograma específico;

b) Manual de Operações da Conab (MOC) – Divulga para o público externo e internoinformações, programas e instrumentos utilizados para o desenvolvimento das atividadesfins da Conab. É composto de títulos, podendo acompanhar-se de procedimentos parautilização dos programas da Conab, documentos com modelos de formulários, de contratose outros;

c) Normas Interpretativas da Conab (NIC) – É o documento de caráter orientativo eoperacional, com o objetivo de interpretar dispositivos normativos que tenham frequentesquestionamentos às áreas Gestoras;

c.1) esse normativo deve ser feito pela área Gestora e não terá necessidade de aprovaçãopela Alta Administração;

c.2) esse normativo dispensa Definições e Anexos;

d) Formulário – É um modelo padronizado impresso, estruturado segundo finalidadesespecíficas, com características próprias e campos a serem preenchidos, destinados areceber, transmitir e preservar informações. Terá numeração sequencial em três dígitosobedecendo a unidade do sistema e o código de classificação da Norma. Exemplo:60.000/_ _ _;

d.1) os formulários devem ter “Instruções de Preenchimento”, quando for o caso, sendonecessária para sua validade, apenas a publicação na Intranet;

e) Regulamentos: Normativos submetidos ao Ministro de Estado da Agricultura, Pecuária eAbastecimento (MAPA), nos termos da legislação vigente, inclusive a Lei N.º 8.666/1993, eEstatuto Social da Conab.

f) Resoluções: Documentos emanados da Alta Administração da Companhia com finalidadeespecífica. Não poderá ser emitida Resolução para normatizar procedimentos, exceto emcaráter de urgência e relevância, que será válida por até 60 (sessenta) dias;

f.1) as Resoluções Administrativas emitidas em caráter de urgência e relevância deverão sertransformadas em normativo no prazo máximo de 60 dias, a contar da data de suapublicação, sob pena de o gestor da área responder solidariamente a quem tiver causadoprejuízo.

g) Regimento Interno e Estatuto Social: Será regido por esta Norma no que couber ou Normaespecífica (a qual prevalecerá).

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CAPÍTULO III

FUNDAMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS NORMAS INTERNAS DA CONAB

I - Princípios

1 - O processo de elaboração ou alteração das Normas da Organização da Conab (NOCs) reger-se-á pelos princípios da Administração Pública e os previstos nesta Norma.

2 - Será obrigatória a observância das leis, regulamentos, políticas e diretrizes a que a Conab estásubmetida.

3 - Acesso à informação:

a) observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;

b) divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;

c) utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação;

d) fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na Administração Pública;

e) desenvolvimento do controle social da Administração Pública.

4 - Toda e qualquer regra, orientação ou procedimento que vise minimizar a exposição a riscos,garantir a conformidade de um produto, atividade ou serviço, deverá manter consonância comas Normas externas e internas, e a padronização de sua operacionalização deverá constar emnormativo, de forma clara, completa, aplicável, objetiva e correta.

4.1 - Esse disposto também se aplica aos produtos e serviços operacionalizados sob a forma depiloto, independentemente da abrangência, e às atividades, operações ou produtos quetenham prazo de duração pré-determinado.

5 - Os normativos revogados ficarão à disposição para consulta por tempo indeterminado, em meioeletrônico. A Gecoi elaborará cronograma para digitalização e liberação das Normas em meioeletrônico.

6 - O normativo que perder o sentido de aplicabilidade será revogado integralmente pelo normativoque o substituir ou por solicitação formal do gestor, sendo vedada a reutilização do seu código.

7 - Todo normativo terá sua respectiva área Gestora expressa no Capítulo I.

8 - Admite-se a figura da unidade Co-responsável quando o normativo apresentar regras queestiverem sob a responsabilidade de mais de uma unidade, devendo estar expresso na Normaos itens e as respectivas áreas Co-responsáveis.

9 - A Norma deve ser digitada em editor de texto com extensão .doc ou .odt (LibreOffice Writer).

10 - As Normas deverão ser atualizadas sempre que houver legislação nova que obrigue a suaatualização, quando produto ou serviço novo for criado, quando algum defeito ou erro forconstatado por qualquer pessoa, sendo de exclusiva responsabilidade do gestor a suaatualização, respondendo como responsável solidário em caso de sua inobservância.

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Continuação Capítulo III

II - Critérios – No processo de elaboração das NOCs deve-se observar:

a) custo/benefício resultante da criação e/ou alteração e sua aplicabilidade;

b) áreas de aplicação e definição da natureza da Norma;

c) redação formal, correta, clara, coerente, concisa e objetiva, sem uso de parágrafos;

d) conteúdo com estrutura padronizada que respeite o princípio da homogeneidade;

e) utilização de termos técnicos já definidos em terminologia existente;

f) as frases devem ser curtas para facilitar o entendimento e evitar o duplo sentido, comexposição do pensamento na ordem direta e encerradas por ponto final;

g) o emprego de verbos deve ser, preferencialmente, no presente do indicativo, salvo quandoa regência gramatical exigir o uso de outros tempos ou modos;

h) as descrições de etapas devem utilizar verbos no infinitivo (exemplo: elaborar, emitir,aprovar);

i) evitar detalhes excessivos e desnecessários que inibam a criatividade;

j) é proibido destacar palavras ou trechos do texto do normativo;

k) palavras estrangeiras serão realçadas em itálico.

III - Alterações e Controle das Normas

1 - A elaboração e alteração do todo ou parte das Normas devem ser encaminhadas pelas áreasGestoras das respectivas Normas da Conab à área de Controles Internos, obedecendocondições, critérios e procedimentos definidos por esta Norma.

2 - As Normas e suas alterações subseqüentes somente terão vigência após publicação darespectiva norma no meio de comunicação apropriado previsto nesta norma.

2.1 - Os procedimentos para aprovação e divulgação das Normas alteradas seguem a mesmatramitação de uma Norma nova.

3 - Alterações em Normas já aprovadas, inclusive, revogação e extinção, devem ser formalmentesolicitadas à área de Controles Internos.

4 - Dependendo da natureza e relevância da matéria, a área responsável deverá submetê-la àapreciação da área Jurídica. Em caso de inobservância desse trâmite, a área de ControlesInternos, recomendará à área Gestora essa análise.

5 - A área de Controles Internos deve assegurar que as áreas Gestoras das Normas as mantenhamatualizadas e as mudanças sejam observadas pelos usuários.

7 - A área de Controles Internos, quando se fizer necessário, solicitará informações às áreasGestoras quanto ao cumprimento e adequação de suas respectivas Normas.

8 - Casos de descumprimento desta Norma poderão ser analisados sob o aspecto disciplinar.

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Continuação Capítulo III

IV - Acesso e Divulgação

1 - As NOCs devem ser publicadas e acessadas pela Internet, à exceção daquelas que sãodirigidas ao público interno ou de acesso restrito, as quais deverão ser acessadas por meio daIntranet (http://intranet.conab.gov.br/).

2 - Os preceitos de transparência e acesso à informação, assim como os princípios contidos nestaNorma, deverão ser respeitados quando da classificação das Normas quanto ao grau de sigilo.

3 - As NOCs terão seu acesso, conforme a seguir:

a) Público: A Norma poderá ser acessada na Internet por qualquer pessoa;

b) Público Interno: A Norma poderá ser acessada somente por empregados da Conab pormeio da Intranet;

c) Restrito: A Norma poderá ser acessada somente por empregados detentores de cargosespecificados no normativo ou disponibilizada ao cidadão na forma da Lei.

4 - A área Gestora deverá justificar a restrição de acesso à Norma (“Público interno” e “Restrito”),que será analisada pelas áreas de Controles Internos e Jurídica.

5 - As Normas serão publicadas somente em meio eletrônico, à exceção daquelas contidas nosrespectivos processos, as quais servirão como documento comprobatório para futurosquestionamentos quanto à alteração da versão vigente.

5.1 - A impressão das Normas que compõem os processos deve ser feita em “frente e verso”.

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CAPÍTULO IV

ELABORAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DAS NORMAS DA ORGANIZAÇÃO DA CONAB – NOCs

I - Codificação das Normas

1 - As Normas são codificadas de acordo com a natureza do assunto e com o sistemacorrespondente a cada área de atuação da Conab.

2 - As unidades dos sistemas e os códigos de classificação que representam as Normas estãoidentificados pela denominação, conforme segue:

DENOMINAÇÃO CODIFICAÇÃOSISTEMA INSTITUCIONAL 10.000SISTEMA DE PLANEJAMENTO 20.000SISTEMA DE OPERAÇÕES 30.000SISTEMA DE ABASTECIMENTO 40.000SISTEMA DE FINANÇAS 50.000SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO 60.000

3 - O código de classificação será indicado pela área de Controles Internos, independente desolicitação da área Gestora da Norma.

3.1 - É composto de 5 (cinco) dígitos, em algarismos arábicos, que representam respectivamente osSistemas (dois dígitos), Subsistemas (um dígito) e Nº da Norma (dois dígitos), conformeexemplo a seguir:

Sistema (Administração)Subsistema (Recursos Humanos)Nº da Norma

II - Redação e Formatação Textual

1 - A redação deve ter estilo próprio, linguisticamente correta, sem preocupações literárias e, tantoquanto possível, uniforme. A qualidade essencial é a clareza do texto, que deve ser facilmentecompreensível por pessoas que não tenham participado na elaboração da Norma.

2 - As propostas de elaboração ou alteração das NOCs deverão ser encaminhadas para a área deControles Internos na seguinte configuração:

a) o texto deve ser digitado em editor de texto e na fonte “Arial” tamanho “11”;

b) os Capítulos, Seções, Títulos dos Capítulos e Subtítulos das Normas devem estar emnegrito, também na fonte “Arial 11”;

c) a numeração do Capítulo deve ser em algarismo romano e os títulos do Capítulo em caixaalta, todos em negrito;

d) a numeração do Subtítulo do Capítulo em algarismo romano, seguido do nome com letrasmaiúsculas e minúsculas, todos em negrito e alinhados à esquerda.

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6 0. 1 0 2


Continuação Capítulo IV

3 - Os assuntos devem ser agrupados em sequência lógica para facilitar a consulta e ainterpretação por parte dos usuários.

4 - A numeração das páginas será seqüencial, impresso no rodapé da página, de alinhamentocentralizado, iniciando-se no Sumário.

5 - Em todas as páginas, exceto a Capa de Rosto das NOCs, devem figurar os seguinteselementos:

a) a logomarca da sigla da Conab, alinhada à esquerda;

b) o nome da Norma (em caixa alta) e o código, na fonte “Arial 11”, em negrito, alinhados àdireita;

c) os dizeres “Continuação Capítulo __”, na fonte “Arial 11” estilo “normal”, alinhados à direita,a partir da segunda página do Capítulo, com o espaço de uma linha em branco para iniciaro texto da Norma.

6 - Para as citações dos nomes das unidades organizacionais da Conab deve ser utilizado o termoárea, com suas iniciais maiúsculas.

7 - Sempre que uma sigla for citada pela primeira vez em uma Norma, ela deve ser colocada entreparênteses (), logo após o nome por extenso, com as iniciais maiúsculas. Nas próximascitações, utilizar apenas a sigla ou a abreviatura.

7.1 - O uso da sigla só se justifica quando for usada repetidamente na Norma.

8 - As referências a números e percentuais (trinta, dez, treze, dois vírgula quinze por cento etc.),feitas no texto da Norma, são grafadas por extenso, exceto nos casos em que houver prejuízopara compreensão do texto.

9 - Os valores monetários devem ser expressos em algarismos arábicos, seguidos da sua indicaçãopor extenso, entre parênteses (). Exemplo: R$ 100,00 (Cem reais).

10 - Na citação dos anexos e/ou modelos de documentos nos textos da Norma em elaboração, sãoobedecidos os seguintes procedimentos:

a) para os formulários impressos da Conab:

a.1) na primeira citação – escreve-se o nome do documento entre aspas, em caixa alta,seguido de travessão e o seu código e, por último, entre parênteses, a palavra Anexo,seguida do número correspondente, em algarismos romanos, obedecendo à sequência decitação no texto.

Exemplo: mediante o formulário “SOLICITAÇÃO DE HORAS EXTRAS” – 60.000/119(Anexo I);

a.2) demais citações – escreve-se o nome do documento entre aspas, em caixa alta.

Exemplo: mediante o formulário “SOLICITAÇÃO DE HORAS EXTRAS”;

b) para os formulários e impressos de outros órgãos – o procedimento é igual ao da subalínea“a.2” anterior, não sendo necessário informar o código.

Exemplo: mediante o formulário “AUTORIZAÇÃO PARA MANUTENÇÃO DE ENSINO”;

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c) para os demais documentos – nome do documento entre aspas, em caixa alta, e por último,entre parênteses, a palavra Anexo, seguida de número romano, obedecendo a sequênciade citação no texto.

Exemplo: mediante “TABELA DE VALORES DE DIÁRIAS” (Anexo II).

III - Estrutura das Normas

1 - Capa de Rosto das NOCs: É a página inicial da Norma constando os campos destinados aoselementos de identificação, tais como: a logomarca da sigla da Conab, o nome da Norma, ocódigo da Norma, o sistema e a área Gestora.

1.1 - O modelo utilizado para elaboração ou alteração da capa das Normas, é estabelecido mediante“CAPA DE ROSTO DAS NOCs” (Anexo I). Segue o mesmo padrão para as demais Normas.

2 - Sumário: É a parte da Norma que contém a relação detalhada (Capítulos, Títulos, Subtítulos ouSeções) dos assuntos constantes da Norma, que permite uma visão global e facilita a consultados assuntos e localização no texto, conforme modelo estabelecido neste normativo.

3 - Capítulo I: É destinado às “GENERALIDADES”, contendo as instruções básicas do assunto aser normatizado, dividido na seguinte ordem:

a) área Gestora da Norma: É indicada a área/Unidade responsável pela Norma;

a.1) áreas Co-responsáveis: Deverão ser indicadas todas as áreas Co-responsáveis e seusrespectivos Capítulos, Subtítulos, Itens, Subitens, Alíneas e Subalíneas;

b) publicidade da Norma: Indicar se o acesso à Norma será Público, Público Interno ouRestrito;

c) finalidade: Qual o propósito da Norma;

d) objetivos: O que se pretende atingir com a Norma, quais os objetivos específicos;

e) aplicação: A quem a Norma se aplica;

f) competência: Indicação de competências e segregação de funções geridas pela respectivaNorma;

g) alterações da Norma: Indicar onde houve alterações na Norma. Quando as alteraçõesultrapassarem a 50% (cinquenta por cento) do texto original, indicar “Revisão Geral”.Quando se tratar de Norma elaborada, indicar “Norma nova”;

h) documento que aprova a Norma: Indicar o documento que aprovou a Norma da seguinteforma: “Resolução Colegiada Nº ____ de ___/___/____” ou “Resolução Conad Nº ____ de___/___/____”;

i) vigência da Norma: Data da divulgação da Norma, ou a data estipulada na Resolução paraa entrada em vigor, das duas, a maior da seguinte forma “___/___/____”;

j) fontes normativas: Indicar a legislação vigente utilizada.

4 - Capítulos II e subsequentes: Devem estabelecer as regras e padrões a serem seguidos,diretrizes, premissas e outros elementos necessários para a execução das atividadesnormatizadas.

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5 - Antepenúltimo Capítulo: Deverá conter o processo e fluxo detalhado para atendimento daNorma. Para exceções em que não for aplicável o fluxo do processo, escrever “NÃO SEAPLICA”.

6 - Penúltimo Capítulo: É destinado à “DISPOSIÇÕES GERAIS”, destinado a informaçõesadicionais julgadas necessárias, especialmente com relação a esclarecimento de eventuaisdúvidas e casos omissos e conterá as instruções básicas de responsabilidades.

7 - Último Capítulo: Apresenta os “ANEXOS” referentes aos modelos de documentos, formulários,tabelas, mapas e outros mencionados no texto da Norma que representam os instrumentos queauxiliarão na visualização e no esclarecimento da Norma.

9 - Vedações:

a) é vedado estabelecer regras, procedimentos e orientações permanentes ou provisóriasdivergentes desta Norma;

b) é vedado lançar produtos ou serviços sem a devida normatização de procedimentos.

IV - Sistema de Numeração

1 - Capa de Rosto das NOCs – Os elementos dos campos da “CAPA DE ROSTO DAS NOCs”devem ser preenchidos em negrito e alinhados à direita. Seguir o padrão de letras:

a) a citação do “nome da Norma” deve ser na fonte “Arial 26”, em caixa alta;

b) indicar o “código”, na próxima linha na fonte “Arial 26”;

c) na terceira linha, indicar o “sistema da Norma” na fonte “Arial 20”, com as iniciais maiúsculas;

d) por último, a “área Gestora” na fonte “Arial 16”, em caixa alta.

2 - Sumário – A citação dos Subtítulos nos Capítulos são numerados em algarismos romanos,seguidos de um hífen (-) e o nome com letras maiúsculas e minúsculas, alinhados à esquerda.

3 - Capítulos – A identificação do Capítulo deve constar somente na primeira página, na partesuperior da folha. São numerados em algarismos romanos, após a palavra “Capítulo” em caixaalta, centralizados, em negrito.

4 - Títulos do Capítulo – Constará na primeira linha abaixo da numeração do Capítulo, centralizado,em caixa alta e em negrito.

4.1 - Deve haver o espaçamento de uma linha da numeração do Capítulo, na margem superior, parao nome do Título do Capítulo.

5 - O texto da Norma deve começar com o espaço de duas linhas abaixo do Título do Capítulo,iniciando-se com os Subtítulos referentes ao Capítulo ou os Itens relativos ao Capítulo.

5.1 - Os Subtítulos de um Capítulo são indicados por numeração em algarismos romanos separadospor hífen (-) e iniciados com letra maiúscula, alinhados à margem esquerda da folha, emnegrito.

5.2 - Não havendo o Subtítulo, iniciar o texto com letra maiúscula, após a numeração do Item emalgarismos arábicos, separado por um hífen (-), com formatação de alinhamento justificado.

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5.3 - Não havendo Itens referentes ao Subtítulo ou possuir apenas um, o texto é iniciado com letramaiúscula na mesma linha da titulação, com formatação de alinhamento justificado.

6 - Anexos – São partes da Norma que por clareza do seu entendimento, são inseridos no seuCapítulo final. São apresentados por formulários, figuras, tabelas, entre outros. Devem sernumerados sequêncialmente em algarismos romanos.

6.1 - No Capítulo dos “ANEXOS”, a apresentação dos modelos de documentos devem ser seguidosconforme a “FORMATAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO CAPÍTULO ANEXOS” (Anexo II).

7 - Textos – A disposição obedece sempre que possível a um critério de divisão do Capítulo(Subtítulos, Itens, Subitens, Alíneas e Subalíneas), com formatação de alinhamento justificado.

8 - Itens – São unidades básicas para apresentação, divisão ou agrupamentos de assuntos numcontexto normativo.

8.1 - A numeração do Item deve ficar junto à margem esquerda da página. Entre a numeração e aprimeira letra seguinte (seja Título ou não) deve ser dado um espaçamento correspondente adois espaços.

8.2 - Sempre que o título de um Item ocupar mais de uma linha, a segunda e as demais linhasdevem ser alinhadas com a primeira letra do título.

8.3 - Os Itens podem subdividir em Itens secundários e os Itens secundários em Itens terciários. Sãoseparados por ponto, seguido de hífen (-), separando-os do texto, com a redação iniciada comletra maiúscula e terminada com ponto final.

8.4 - Exemplo: 16 - ............(Item principal).16.1 - .........(Item secundário).16.1.1 - ......(Item terciário).

8.5 - Quando o Item está intitulado e o texto não terminar com dois pontos, pode terdesdobramentos de Subitens.

9 - Subitens – São desdobramentos dos Itens quando estes não terminarem o texto com doispontos. No desdobramento pode ser utilizado o limite máximo de 3 (três) algarismos, podendoter Subitens secundários e terciários. Servem para expor uma observação ou exceção.

9.1 - A numeração do Subitem deve ficar junto à margem esquerda da página. Entre a numeração ea primeira letra seguinte (seja Título ou não) deve ser dado um espaçamento correspondente adois espaços.

10 - Quando o Item está intitulado e ocorrer à finalização com a colocação de dois pontos, há odesdobramento de Alíneas.

11 - Alíneas – São letras que representam as subdivisões de Itens, quando terminarem com doispontos. São indicadas em letras minúsculas, seguidas de parênteses, iniciados os textos noalinhamento depois do Item.

11.1 - A numeração das Alíneas devem ficar junto ao alinhamento do início do texto dos Itens ouSubitens, à margem esquerda da página. Entre a numeração e a primeira letra seguinte (sejaTítulo ou não) deve ser dado um espaçamento correspondente a dois espaços.

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11.2 - O texto da Alínea é iniciado em letra minúscula, salvo quando as regras gramaticaisdeterminarem o contrário, e terminado sempre, com ponto e vírgula (;) até a penúltima alínea.

11.3 - Exemplo: 16 - O texto ..... (Item):a) ............. (Alínea);b) ............. (Alínea);c) ............. (Alínea).

12 - Subalíneas – São utilizadas para subdividir o assunto de uma Alínea, tornando mais clara a suacompreensão.

12.1 - São subdivisões das Alíneas sempre que o texto terminar com dois pontos. São indicadas emletras minúsculas separadas por ponto e com algarismos arábicos, separados por parênteses.

12.2 - O texto da Subalínea, também, é iniciado no alinhamento da Alínea em letra minúscula, salvoquando as regras gramaticais determinarem o contrário, e terminada sempre, com ponto evírgula (;) até a penúltima Subalínea.

12.3 - Nas Subalíneas secundárias e terciárias, quando o texto ocupar mais de uma linha, deve seralinhado depois da primeira letra da Subalínea com um espaçamento correspondente a doisespaços.

12.4 - Exemplo: 16 - O texto....... (Item):a) .............. (Alínea);a.1) ........... (Subalínea secundária);a.2) ........... (Subalínea secundária);a.2.1) ........ (Subalínea terciária).

13 - A apresentação do texto com os recuos de seus elementos em relação às margens éapresentado no modelo “APRESENTAÇÃO DA ESTRUTURA DO TEXTO COM OS RECUOS”(Anexo III).

V - Padronização para Alinhamento e Tabulação

1 - As Normas devem seguir a formatação com o alinhamento de texto justificado, conformesugestões apresentadas nos próximos Itens.

2 - Cada Norma possui estilo específico de tabulação, de acordo com o conteúdo.

3 - A Norma para manter a sua uniformidade de apresentação, deverá:

a) usar a fonte “Arial 11” para a elaboração das Normas;

b) o formato da página é tamanho A4 (orientação: retrato);

c) na fonte, o espaçamento de caracteres, é o espaçamento normal;

d) na digitação do texto, o espaço entre linhas, é o simples, separados com uma linha embranco, exceto para as Alíneas e Subalíneas;

e) na digitação dos Itens, Subitens, Alíneas e Subalíneas, utilizar a tecla “Tab” para aseparação do texto, em extensão .doc e .odt.

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4 - As margens da página, devem ter as medidas:

a) utilizar as margens: em extensão .doc, Configurar página/Margens:

a.1) superior: 1,2 cm;

a.2) inferior: 1,1 cm;

a.3) esquerda: 2 cm;

a.4) direita: 1,5 cm;

b) utilizar as margens: em extensão .odt, Página/Margens:

b.1) esquerda: 2 cm;

b.2) direita: 1,5 cm;

b.3) em cima: 1,2 cm;

b.4) embaixo: 1,1 cm.

5 - A formatação do texto, em formatar parágrafo, deve seguir a orientação:

a) para a formatação do texto: em extensão .doc, Parágrafo/Recuos e espaçamento:

a.1) alinhamento: justificado;

a.2) recuo: esquerdo: 0 cm;

a.3) recuo: direito: 0 cm;

a.4) especial: deslocamento: 0,8 cm;

a.5) espaçamento antes: 0;

a.6) espaçamento depois: 0;

a.7) entre linhas: simples;

b) para a formatação do texto: em extensão .odt, Parágrafo/Alinhamento: justificado;

c) para o espaçamento da formatação do texto: em extensão .odt, Parágrafo/Recuos eespaçamento:

c.1) espaçamento: acima do parágrafo: 0,00 linha;

c.2) espaçamento: abaixo do parágrafo: 0,00 linha;

c.3) entrelinhas: simples.

6 - A formatação dos Itens e Subitens, no texto deve seguir a orientação:

a) para formatar os Itens, em extensão .doc, Parágrafo/Recuos e espaçamento:


a.2) recuo: esquerdo: 0 cm;



b) para formatar os Subitens (Subitens secundários), em extensão .doc, Parágrafo/Recuos eespaçamento:

b.1) alinhamento: justificado;

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Continuação Capítulo IVb.2) recuo: esquerdo: 0 cm;

b.3) recuo: direito: 0 cm;

b.4) especial: deslocamento: 1,0 cm;

c) para formatar os Subitens (Subitens terciários), em extensão .doc, Parágrafo/Recuos eespaçamento:

c.1) alinhamento: justificado;

c.2) recuo: esquerdo: 0 cm;

c.3) recuo: direito: 0 cm;

c.4) especial: deslocamento: 1,2 cm;

d) para o espaçamento da formatação dos Itens, Subitens (Subitem secundários) e Subitens(Subitem terciário), em extensão .odt, Parágrafo/Recuos e espaçamento/Espaçamento:

d.1) espaçamento: acima do parágrafo: 0,00 linha;

d.2) espaçamento: abaixo do parágrafo: 0,00 linha;

d.3) entrelinhas: simples.

7 - A formatação das Alíneas, Subalíneas, seguir a orientação:

a) para formatar as Alíneas, em extensão .doc, Parágrafo/Recuos e espaçamento:


a.2) recuo: esquerdo: 0,8 cm;



a.5) espaçamento antes: 6 pt ou 12 pt;

a.6) espaçamento depois: 0;

a.7) entre linhas: simples;

b) para formatar as Subalíneas (Subalíneas secundárias), em extensão .doc,Parágrafo/Recuos e espaçamento:

b.1) alinhamento: justificado;

b.2) recuo: esquerdo: 0,8 cm;

b.3) recuo: direito: 0 cm;

b.4) especial: deslocamento: 1 cm;

b.5) espaçamento antes: 6 pt ou 12 pt;

b.6) espaçamento depois: 0;

b.7) entre linhas: simples;

c) para formatar as Subalíneas (Subalíneas terciárias), em extensão .doc, Parágrafo/Recuos eespaçamento:

c.1) alinhamento: justificado;

c.2) recuo: esquerdo: 0,8 cm;

c.3) recuo: direito: 0 cm;

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c.4) especial: deslocamento: 1,2 cm;

c.5) espaçamento antes: 6 pt ou 12 pt;

c.6) espaçamento depois: 0;

c.7) entre linhas: simples;

d) para formatar as Alíneas, as Subalíneas (Subalíneas secundárias) e (Subalíneas terciárias),em extensão .odt, Parágrafo/Recuos e espaçamento/Espaçamento:

d.1) espaçamento: acima do parágrafo: 0,40 linha ou 0,45 linha;

d.2) espaçamento: abaixo do parágrafo: 0,00 linha;

d.3) entrelinhas: simples;

VI - Terminologia das NOCs

1 - Para as citações dos nomes das unidades organizacionais da Conab deve ser utilizado o termoárea.

1.1 - A palavra área é grafada em letras minúsculas e somente as iniciais do respectivo nome sãoescritas em letras maiúsculas.

Exemplo: Gerência de Seguros – Deve ser mencionada como área de Seguros.

2 - As citações feitas de cargos e funções terão as iniciais maiúsculas.

3 - As abreviaturas de palavras e o uso de siglas relativas às unidades organizacionais da Conabou de organismos externos, deverão ser evitadas, exceto quando se tratar de siglas amplamenteconhecidas e utilizadas.

3.1 -Sendo imperiosa a utilização de siglas, escrever primeiramente o nome completo da unidade oudo organismo, em caixa alta, separado de sua sigla ou abreviatura entre parênteses, na primeiracitação. Nas próximas citações, utilizar apenas a sigla ou a abreviatura.

Exemplo: POLÍTICA DE GARANTIA DE PREÇOS MÍNIMOS (PGPM).

4 - Na citação dos anexos e/ou modelos de documentos nos textos da Norma em elaboração, naprimeira citação – escreve-se o nome do documento entre aspas, em caixa alta, seguido detravessão (–) e o seu código e, por último, entre parênteses, a palavra Anexo, seguida donúmero correspondente, em algarismos romanos, obedecendo à sequência de citação no texto.

4.1 - Nas demais citações – escreve-se o nome do documento entre aspas, em caixa alta.

Exemplo: mediante “GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS (GRD)” – 60.000/033 (Anexo I).

VII - Acondicionamento das Normas

1 - As Normas serão arquivadas apenas em meio eletrônico, com exceção das que fazem parte doprocesso que gerou a própria Norma, as quais serão impressas em papel.

2 - As Normas que estão impressas em papel serão digitalizadas e arquivadas apenas em meioeletrônico para consultas diversas.

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CAPÍTULO V

FLUXO DO PROCESSO PARA ALTERAÇÃO OU ELABORAÇÃO DE NORMATIVOS DA CONAB

I - Procedimentos para Alteração ou Elaboração de Norma

1 - A área Gestora da Norma encaminha e-mail à área de Controles Internos com a minuta propostada Norma, no formato eletrônico previsto neste normativo, para análise.

2 - A área de Controles Internos, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, analisa a formatação everifica se a área Gestora cumpriu os requisitos e procedimentos estabelecidos nesta Norma.

2.1 - Em caso de descumprimento, será encaminhada sugestão e solicitação de alteração ou decorreção para o e-mail da área Gestora da Norma.

3 - A área Gestora da Norma encaminha e-mail à área de Controles Internos com a minutaformatada da Norma para ser disponibilizada na Intranet ao corpo funcional, para acolhimentode sugestões dos usuários, visando ao seu aperfeiçoamento.

4 - A área de Controles Internos disponibiliza na Intranet a minuta da Norma com os dizeres “SOBANÁLISE” em todas as páginas, para acolher sugestão do corpo funcional.

4.1 - As sugestões feitas pelos usuários devem estar com “realce de cor” ou com a fonte na corvermelha.

5 - A Área Gestora da Norma poderá acolher ou não as críticas ou sugestões do corpo funcional eefetuar as alterações.

5.1 - A Área Gestora encaminha e-mail à área de ControlesInternos com a minuta definitiva daNorma para análise.

6 - A área de Controles Internos encaminha o processo originário, contendo a minuta da Norma àárea Gestora para aprovação e procedimentos pertinentes.

7 - A área Gestora da Norma elabora o “VOTO” conforme modelo (Anexo IV) e encaminha àPresidência da Conab, juntamente ao processo, para aprovação em Reunião de Diretoria(Redir).

7.1 - Após a aprovação do “VOTO” referente à Norma, a área Gestora deverá publicá-lo na Intranet,para conhecimento dos usuários.

8 - Após a aprovação da Norma em Redir, a Presidência da Conab deve retornar o processoconstando a Norma e o “VOTO”, devidamente assinado, à área de Controles Internos.

8.1 - No caso do “REGIMENTO INTERNO”, após aprovação da Norma em Conad, a Presidência daConab deve retornar o processo constando a Norma e o “VOTO”, devidamente assinado, àárea de Modelagem Organizacional.

9 - A área de Controles Internos elabora a “RESOLUÇÃO” (Anexo V) e encaminha o arquivo noe-mail [email protected] para preencher o número e data da Resolução, o número da reuniãoordinária e a data, imprimir e o Presidente assinar.

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Continuação Capítulo V

10 - A área da Presidência devolve, para o e-mail para área de Controles Internos, o arquivo da“RESOLUÇÃO” aprovada e o original da “RESOLUÇÃO” assinada em papel

10.1 - A área de Controles Internos, após a publicação da Norma na Intranet, disponibiliza a“RESOLUÇÃO” na Intranet, em “Administração e Serviços/Decisões Colegiadas/Conad” ouem “Decisões Colegiadas/Diretoria”.

11 - A área de Controles Internos incluirá, no Capítulo I da Norma, o “Documento que aprova aNorma” e a “Vigência da Norma”. A vigência da Norma será considera a data da publicação oudata prevista na Resolução, das duas a maior.

12 - A área de Controles Internos encaminha à área de Imprensa no e-mail [email protected],solicitando a divulgação da Norma publicada na primeira página na Intranet.

13 - A área de Controles Internos, após a disponibilização da Norma na Intranet, envia e-mail à áreade Informática para publicação da Norma no “Conab magazine”.

II - Fluxograma Simplificado do Processo de Alteração ou Elaboração de Norma

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Continuação Capítulo V

III - Procedimentos para Divulgação das Normas

1 - A divulgação das Normas, já aprovadas pela Diretoria Colegiada ou Conselho de Administraçãoda Conab, é de exclusiva competência da área de Controles Internos, exceto o “ESTATUTOSOCIAL” e o “REGIMENTO INTERNO”.

2 - A área de Controles Internos deve publicar na Intranet as versões atuais das Normas daOrganização da Conab, em .pdf.

3 - As Normas alteradas seguem a mesma tramitação de uma Norma nova nos procedimentos parasua aprovação e divulgação.

4 - A disponibilização do normativo será regida por Norma específica, aplicável à área de ControlesInternos.

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CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES GERAIS

I - Emissão dos Normativos

1 - Todos os procedimentos e fluxos de processos da Conab deverão estar previstos em Normas.

2 - A área Gestora do Normativo deverá solicitar análise jurídica da Norma, quando julgarnecessária.

3 - A área de Controles Internos poderá solicitar análise jurídica, a qualquer tempo,independentemente da aquiescência da área Gestora.

4 - Todas as Normas, antes de serem colocadas para apreciação da Reunião de Diretoria (Redir),deverão ser comunicadas ao corpo funcional para oportunizar críticas e sugestões à proposta,pelo prazo máximo de 10 (dez) dias úteis.

4.1 - A área Gestora da Norma será responsável pelo acolhimento ou não das críticas ou sugestões.

5 - O acesso às Normas será exclusivamente por meio eletrônico.

6 - As Normas aprovadas, publicadas na Intranet, não devem constar os dizeres na diagonal“VERSÃO INTRANET”.

7 - Os casos omissos e as dúvidas com relação a esta Norma serão submetidos à área Gestoradesta Norma.

II - Emissão das Resoluções da Conab

1 - A área de Controles Internos deverá gerir o processo de homologação e de divulgação dasResoluções do “Conselho de Administração (Conad)” e das Resoluções de “Diretoria Colegiada(Redir)”.

2 - As Resoluções do “Conselho de Administração (Conad)” e as Resoluções de “DiretoriaColegiada (Redir)” deverão ser encaminhadas à área de Controles Internos, pelas respectivassecretárias dos Conselhos e/ou Diretorias, obrigatoriamente em meio físico e em meioeletrônico.

III - Das Responsabilidades

1 - O Gestor da Norma que não observar a atualização ou elaboração da Norma responderásolidariamente por potenciais prejuízos.

2 - O Gestor que não elaborar ou atualizar a Norma sob sua responsabilidade poderá serresponsabilizado conforme os “REGULAMENTO DE PESSOAL” 10.105 e “REGULAMENTO DEPESSOAL” – 10.106 e demais normativos cabíveis por descumprimento de funçãoadministrativa.

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Continuação Capítulo VI

3 - O empregado que não observar as Normas da Organização da Conab (NOCs) seráresponsabilizado conforme normativos vigentes.

IV - Definições

1 - Normativo – Conjunto de normas e procedimentos relativos a um produto, atividade, serviço ouassunto a ser observado pelos empregados da Conab no exercício de suas atribuições. É omesmo que Norma, Manual e Regulamentos.

2 - Áreas Gestoras das Normas – Área que domina o procedimento e que se torna responsável pelaforma e gestão daquele processo, analisado no âmbito de Gerência e Superintendência.

3 - Áreas – São as Unidades Orgânicas integrantes da estrutura organizacional da Conab.

4 - Conformidade – Conjunto de ações de verificação do cumprimento de requisitos. Sua avaliaçãoé definida como o exame sistemático do grau de atendimento de um processo, produto, serviçoou operação a requisitos especificados/aplicáveis (padrões). Inclui adesão às leis, regulamentose Normas externas e internas aplicáveis.

5 - Procedimento – Descreve a orientação de como realizar tarefas, por meio da descrição simplesdo passo a passo, com nível de detalhamento suficiente para garantir sua operacionalização.

6 - Regulamento – Conjunto de regras orgânicas e processuais que visa promover a execução dafunção administrativa, de forma a tornar efetivas as determinações e objetivos nele contidos.

7 - Revogação – Ato de tornar uma Norma sem efeito.

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CAPÍTULO VII

ANEXOS

I - CAPA DE ROSTO DAS NOCs

NOME DA NORMA00.000

Nome do Sistema

ÁREA GESTORA DA NORMA

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II - FORMATAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO CAPÍTULO ANEXOS

1 - Os nomes dos documentos devem estar centralizados, em negrito, caixa alta, e devem serseguidos os seguintes critérios:

1.1 - Deve constar a palavra “ANEXOS” abaixo da identificação do Capítulo, quando se tratar doprimeiro modelo. Na próxima linha, o número em romano, seguido de hífen (-) e o nome dodocumento. Exemplo:

CAPÍTULO VI

ANEXOS

I - CAPA DE ROSTO DAS NOCs

1.2 - A partir da apresentação dos próximos modelos seguir o critério anterior, excetuando-se acitação das palavras “CAPÍTULO” e “ANEXOS”. Exemplo:


1.3 - Quando o modelo do documento for no formato ofício (A4) ou maior e tiver “frente/verso”,indicar na próxima linha os dizeres “FRENTE” ou “VERSO”, entre parênteses, um em cadafolha. Exemplo:

III - PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM(FRENTE)

1.4 - Quando o modelo do documento tiver “frente/verso” e for no formato 1/2 ofício (A5) ou menor,pode ser impresso os dois na mesma folha, mantendo o mesmo número do anexo, o nome e,por último, os dizeres “FRENTE” e “VERSO”, entre parênteses. Exemplo:

VII - CONTROLE DE PROCESSO - SUREG(FRENTE)

..................................

VII - CONTROLE DE PROCESSO - SUREG (VERSO)

.................................

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(CONTINUAÇÃO)

1.5 - Quando o modelo do documento não couber na mesma folha, a continuação deve ser na folhaseguinte, mantendo o mesmo nome e número do anexo, devendo constar, ainda, a expressão“CONTINUAÇÃO”, entre parênteses. Exemplo:

XX - ENCAMINHAMENTO DE TRANSMISSÃO DE FAX (CONTINUAÇÃO)

1.6 - Quando se tratar de modelo de formulário que necessite de instruções de preenchimento, estasdevem constar na folha seguinte, utilizando o mesmo número e nome do formulário e, na linhaabaixo, os dizeres “INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO”, entre parênteses. Exemplo:

II - DECLARAÇÃO DE ESTOQUE PARA SEGURO (INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO)

CAMPO DESCRIÇÃO1 - Nome da Superintendência Regional.2 - Preencher a data com dois algarismos, conforme os Exemplos:

29/02/96, 30/06/96, 31/10/96.3 - Não preencher. Uso exclusivo da Seguradora.4 - Razão social ou nome da Unidade Armazenadora onde o produto

está estocado.

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III - APRESENTAÇÃO DA ESTRUTURA DO TEXTO COM OS RECUOS

NOME DA NORMA – 00.000

I - Mmmm mm Mmmmm mm Mmmmmm Mmmmmmmm mm Mmmmmmm

1 - Mnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn.

2 - Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm:

a) mmmmmmmmmmmmmmm;

b) mmmmmmmmmmm.

3 - Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

3.1 - Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

3.1.1 - Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm:

a) mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;

b) mmmmmmmmmmmmmmmmm;

b.1) mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;

b.1.1) mmmmmmmmmmmmmmmmmm;

c) mmmmmmmmmmmmmmmm.

3.2 - Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

3.3 - Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

3.3.1 - Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

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IV - VOTO

VOTO “SIGLA DA DIRETORIA” Nº 000

I - DOCUMENTO: Descrever o nome do processo e número do processo ou documento.II - ASSUNTO: Aprovação da Norma (nome da Norma e código).III - RELATO: (Descrição objetiva sobre a Norma).IV - VOTO: (Finalização objetiva sobre a Norma).

Este é o meu Voto.

Brasília /DF,

NOME DO DIRETORNome da Diretoria

Diretor

REDIR Nº.: DATA: DECISÃO:

_________________PRESI

_________________Sigla Diretoria



60.000/054

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V - RESOLUÇÃO

RESOLUÇÃO N.º , DE

A DIRETORIA COLEGIADA DA COMPANHIA NACIONAL DE ABASTECIMENTO –CONAB, no uso de suas atribuições dispostas nos artigos 18 e 19 do Estatuto Social econsoante a decisão na ......... ª Reunião Ordinária, realizada em ....../....../....... (Voto ........Nº ........./........),

R E S O L V E:

1. APROVAR a Norma "..........................." – código ............

2. INCUMBIR as chefias de cientificarem todos os empregados de suas áreas sobreos novos procedimentos.

3. Esta Resolução entra em vigor a partir desta data.

NOME DO PRESIDENTEPresidente

60.000/097

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norma de gestÃo normativa 60 - conab.gov.br · sistema institucional 10.000 sistema de...

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