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Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I

Neusa Gonçalves VieiraChefe do Setor de Análise Administrativa e Financeira

Suprimento de Fundos


Introdução

Esta apostila consiste num apanhado de Leis, Decretos, Instruções Normativas e Portarias do Governo Federal, tendo por finalidade consolidar os dispositivos legais e estabelecer normas e procedimentos gerais para concessão, aplicação e prestação de contas do suprimento de fundos.


1.0 - Conceitos Básicos1.1 - Suprimento de Fundos

1.2 - Suprido

1.3 - Ordenador de Despesas

1.4 - Nota de Empenho

1.5 - Nota de Sistema

1.6 - Ordem Bancária

1.7 - Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF

1.8 - Guia de Recolhimento da União - GRU

1.9 - Autônomo

1.10 - Nota Fiscal

1.11 - Carta de Correção

1.12 - Prazo de Aplicação

1.13 - Prazo para Prestação de Contas


1.1 - Suprimento de Fundos

Regime de adiantamento aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei. (art. 68º e 69º da Lei nº 4.320/64, art. 74º, § 3º do Decreto-Lei nº 200/67, art. 45º e 47º do Decreto nº 93.872/86 com alterações do Decreto 95.804/88 e Portaria nº 492/93 do Ministério da Fazenda).

Consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedido de empenho, para realização de despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aquisição, sob inteira responsabilidade do ordenador de despesas.


A despesa executada por meio de suprimento de fundos, procedimento de excepcionalidade dentro do processo normal de aplicação do recurso público, deverá, na mesma forma que no processo licitatório, observar os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade e da igualdade, além de garantir a aquisição mais vantajosa para a administração pública.

Excepcionalmente, a critério da autoridade de nível ministerial, desde que caracterizada a necessidade em despacho fundamentado, poderão ser concedidos suprimento de fundos em valores superiores aos fixados.


1.2 – Suprido1.2 – Suprido

Servidor detentor do Suprimento de Fundos, em qualquer esfera de governo. (art. 45º do Decreto nº 93.872 de 23 de dezembro de 1986).

1.3 - Ordenador de Despesas1.3 - Ordenador de Despesas

Toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem na emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos da união ou pela qual esta responda. (art. 80º, § 1º do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967)


1.4 - Nota de Empenho (NE)1.4 - Nota de Empenho (NE)

Documento utilizado para registrar as operações que envolvem despesas orçamentárias realizadas pela administração pública e que indica o nome do credor, a especificação e a importância da despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria. (art. 61º da Lei nº 4.320 de 17 de março de 1964).

1.5 - Nota de Sistema (NS)1.5 - Nota de Sistema (NS)

Documento utilizado para registro no SIAFI dos movimentos financeiros efetuados pelo Banco Central do Brasil na conta única, mediante autorização da Secretaria do Tesouro Nacional.(art. 09º da IN STN nº 04 de 31 de julho de 1998).


1.6 - Ordem Bancária (OB)1.6 - Ordem Bancária (OB)

Documento hábil para utilização dos recursos financeiros constantes de disponibilidade da conta única. (art. 3º e 4º da Instrução Normativa STN nº 04, de 31 de julho de 1998).


1.7 - Cartão de Pagamento do Governo Federal – 1.7 - Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGFCPGF

O cartão é uma ferramenta que oferece soluções mais transparentes na gestão dos processos de pagamento e controle das despesas de Suprimento de Fundos do Governo Federal, Estados e Municípios.Deve ser utilizado em estabelecimentos afiliados à rede VISA, e são emitidos pelo Banco do Brasil contendo o nome da unidade governo e do portador por ela indicado.A sua utilização permite o monitoramento detalhado dos gastos em tempo e hora, aumentando a transparência no processo de compras, e no controle das despesas. (art. 13º da Instrução Normativa nº 04 de 30 de agosto de 2004, Decreto nº 5.355 de 25 de janeiro de 2005 e Portaria nº 41, de 04 de março de 2005).


1.8 - Guia de Recolhimento da União - GRU

Documento utilizado na arrecadação de recursos do Governo Federal decorrentes da prestação de serviços à sociedade, com objetivo de atender o disposto no art. 98º, da Lei nº 10.707, de 30 de julho de 2003 e constante da Portaria MF nº 250, de 30/04/2003.


1.9 - Autônomo1.9 - Autônomo

Indivíduo que exerce habitualmente e por conta própria atividade Indivíduo que exerce habitualmente e por conta própria atividade profissional remunerada, sem contrato assinado, horário a cumprir ou profissional remunerada, sem contrato assinado, horário a cumprir ou subordinação de chefia, para realizar tarefas específicas de curta subordinação de chefia, para realizar tarefas específicas de curta duração, exemplo: serviços de pedreiro, pintura, encanamento, duração, exemplo: serviços de pedreiro, pintura, encanamento, eletricidade, auditorias etc.eletricidade, auditorias etc.

1.10 - Nota Fiscal1.10 - Nota Fiscal

Documento fiscal que comprova a compra de um determinado Documento fiscal que comprova a compra de um determinado produto ou serviço e também destina-se ao recolhimento de produto ou serviço e também destina-se ao recolhimento de impostos. A não utilização caracteriza sonegação fiscal .(impostos. A não utilização caracteriza sonegação fiscal .(Lei nº 5.172 de 25 de outubro de 1966).).


1.11 - Carta de Correção1.11 - Carta de Correção

O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) tornou regular a O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) tornou regular a carta de correção, através do carta de correção, através do Ajuste Sinief nº 01, de 30 de março de 2007, o que permite a utilização de carta de , o que permite a utilização de carta de correção, para regularização de erro ocorrido na emissão de documento correção, para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:-Valores tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, Valores tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;quantidade, valor da operação ou da prestação;-Correção de dados cadastrais que impliquem em mudança do Correção de dados cadastrais que impliquem em mudança do remetente ou do destinatário;remetente ou do destinatário;-A data de emissão ou de saída.A data de emissão ou de saída.-O contribuinte pode usar a Carta de Correção em casos de erros no O contribuinte pode usar a Carta de Correção em casos de erros no preenchimento do CNPJ, Códigos de produtos, descrição de endereços, preenchimento do CNPJ, Códigos de produtos, descrição de endereços, entre outros. entre outros.


1.12 - Prazo de Aplicação1.12 - Prazo de Aplicação

Período que o suprido tem para realizar as despesas. O prazo máximo é de 90 dias (corridos).

1.13 - Prazo de Prestação de Contas1.13 - Prazo de Prestação de Contas

Período que o suprido tem para comprovar junto à Divisão Financeira as despesas efetuadas. O prazo máximo é de 30 dias (corridos).


2 – Procedimentos para Solicitação, Utilização e Prestação de Contas de Suprimento de Fundos

2.1 – Solicitação

2.2 – Utilização

2.3 – Prestação de Contas

2.4 – Como é vedado Suprimento de Fundos

2.5 – Condições Gerais

2.6 – Das Excepcionalidades


2.1 – Da Solicitação2.1 – Da Solicitação

2.1.1 - O fornecimento do numerário ao suprido será feito através de nota de sistema (NS) em nome do suprido, autorizada pelo ordenador de despesas.

2.1.2 - Será concedido no máximo 02 (dois) suprimentos de fundos por período de aplicação e prestação de contas por UP, sendo um para consumo e outro para serviços.

2.1.3 - O valor máximo de suprimento de fundos será de R$ 4.000,00 para consumo e R$ 4.000,00 para serviços, de acordo com o § 1º, do art. 1º, da portaria nº 95, de 19 de abril de 2002, do Ministério da Fazenda).

2.1.4 – Na concessão deverá ser apresentado justificativa da excepcionalidade da despesa, indicando fundamento normativo.


Nota: Somente autoridade ministerial poderá autorizar a concessão de suprimento de fundos acima dos valores estabelecidos, e o ordenador de despesas poderá adequar os valores à realidade da instituição.

2.1.5 - Os campos de n° 1 a 14 do Formulário nº 089 (SCS -Solicitação e Concessão de Suprimento de Fundos) devem ser preenchidos com os dados do suprido. O chefe imediato, assina o campo n° 15 autorizando a concessão.

2.1.6 - O Formulário nº 143 (Informações do Suprido), deve ser preenchido e assinado pelo próprio.

2.1.7 - O solicitante deve montar o processo anexando os dois formulários em duas vias e encaminhá-los ao Setor de Análise.

Nota: O formulário deve ser preenchido conforme instruções contidas no mesmo.


2.1.8 - Não poderá receber suprimento de fundos o servidor que:

a) Seja ordenador de despesas;b) Seja formalmente responsável pela guarda ou utilização do material de consumo a ser adquirido, no caso do almoxarifado, salvo quando não houver na instituição outro servidor que possa ser responsável;c) Esteja em atraso na prestação de contas de suprimento de fundos anteriores;d) Esteja formalmente em alcance, entendendo-se como tal, prestação de contas impugnadas, total ou parcial ou esteja respondendo inquérito administrativo;e) Esteja em processo de aposentadoria, férias ou desligamento de outra natureza de serviço ativo, já em andamento; ef) Seja responsável por dois suprimentos.


2.2 - Da utilização2.2 - Da utilização

2.2.1 O suprimento de fundos deve ser utilizado para atender despesas eventuais, de pequeno vulto e pronto pagamento classificadas em um dos seguintes elementos de despesas;3390.30.00 - Material de consumo; 3390.33.00 - Passagens e despesas com locomoção; ou3390.393390.39.00 - Aquisição de serviços.

2.2.2 - O valor máximo por nota fiscal é de R$ 800,00 (oitocentos reais), de acordo com o § 1º, do art. 2º, da portaria nº 95, de 19 de abril de 2002, do Ministério da Fazenda.

2.2.3 - Na utilização devem ser observadas as condições e as finalidades previstas no ato de concessão.

2.2.4 - O prazo máximo para aplicação será de até 60 (dias) a contar da data do ato de concessão e não ultrapassará o término do exercício financeiro.


2.2.5 - A despesa deve ser efetuada por meio de pagamento a um estabelecimento afiliado, utilizando-se a modalidade de fatura (crédito). Somente na impossibilidade da utilização em estabelecimento afiliado é que deve haver o saque, desde que autorizado em cada concessão de suprimento de fundos, e que não ultrapasse á 30% do valor suprimento liberado, sempre sendo evidenciado que se trata de procedimento excepcional e carente de justificativa formal.

Obs.: As despesas efetuadas com o cartão corporativo federal serão exclusivamente na modalidade crédito.

2.2.6 - No ato da despesa o suprido deverá exigir a nota fiscal da compra, bem como o comprovante VISA de utilização do cartão, uma vez que ambos serão apresentados na prestação de contas.


Nota Fiscal


Comprovante VISA


2.2.7 - O suprimento de fundos deve ser utilizado somente para compras de materiais e serviços do interesse da instituição, nas seguintes ocasiões:

a) Despesas de viagem que exijam pronto pagamento em espécie;b) Material que faz parte da linha regular de estoque do almoxarifado, mas que no momento da aquisição não esteja disponível no estoque, devendo ser anexado ao processo o documento comprobatório da consulta ao almoxarifado;c) Aquisição de material que não faça parte da linha regular de estoque do almoxarifado ou haja impossibilidade ou impropriedade de mantê-lo estocado;d) Realização de serviços que não permitam a emissão de empenho prévio específico;

Nota: Quando a despesa realizada por procedimento normal, venha causar prejuízo ao erário ou prejudicar o atendimento público, deverá ser justificada.


2.2.8 - - As notas fiscais deverão atender às seguintes exigências:

• Nome e CNPJ da instituição;• A especificação e a quantidade do material adquirido ou serviço prestado;• O valor unitário, o total de cada item e o total da nota; • A via do cliente do cartão VISA• A data de emissão; • Não podem ser emitidas com data anterior à do recebimento do suprimento de fundos, nem posterior ao último dia para a realização das despesas;• Só serão aceitas se preenchidas com a mesma grafia;• Não devem estar rasuradas, emendadas ou dilaceradas. Quando houver rasuras ou emendas, o suprido deve solicitar à empresa “Carta de Correção” (MOD-DIRAF-021), a qual não corrige o valor; e• devem ser atestadas de forma legível, apondo-se carimbo ou escrevendo-se em letra de forma, o nome do servidor.


Nota 1: Só serão aceitas notas fiscais de produtos e serviços, em cujo rodapé esteja contido nome, endereço e o número da inscrição estadual e/ou municipal, CNPJ da gráfica impressora da nota, o número de ordem da primeira e última nota impressa, e o número da autorização concedida pela Secretaria de Fazenda Estadual, respeitada a data de emissão da mesma, conforme Decreto 10.514/91.

Nota 2: A data do atesto não pode ser anterior à data de emissão da nota fiscal.

Nota 3: Como complemento ao “atesto”, deve ser adicionada uma justificativa resumida da destinação do material ou serviço adquirido.

Nota 4: De acordo com a IN/SRF nº 480, de 15 de dezembro de 2004, os pagamentos efetuados por meio de suprimento de fundos à pessoa jurídica, por prestação de serviço ou aquisição de material de consumo, são isentos de retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições de que trata o artigo 64 da Lei 9.430, de 27 de dezembro de 1996.


2.2.9 - A utilização do suprimento deverá observar os seguintes prazos:

a) O prazo para aplicação do suprimento de fundos, não pode exceder a sessenta dias (corridos) a partir da autorização do ordenador de despesas. Informação sobre esta data será feita via e-mail ao suprido, na data da liberação do crédito. Sua prestação de contas será cumprida em até dez dias subseqüentes ao término do prazo de aplicação.

b) Quando se destinar a atender despesas com viagem, o prazo de aplicação será o de duração da mesma, e a prestação de contas até 03 dias úteis do retorno.


2.2.11 - Se o valor do saque exceder ao da despesa a ser realizada, o valor excedente deverá ser devolvido, por intermédio da GRU, código de recolhimento 68808-8 – devolução de suprimento de fundos, no prazo máximo de três dias úteis a partir do dia seguinte da data do saque, diminuindo o valor do suprimento a ser utilizado.

2.2.12 - Se o valor excedente do saque a que se refere o item anterior não for maior que R$ 30,00 (trinta) reais, poderá o suprido permanecer com o valor excedente além do prazo estipulado de 3 (três) dias úteis. Na data em que o valor excedente somar R$ 30,00 (trinta) reais, deverá efetuar a devolução.

2.2.13 - Caso algum valor em espécie permaneça com o suprido sem justificativa formal, por prazo maior que o indicado no item acima, autoridade competente deverá apurar responsabilidades.

2.2.14 - Nos casos em que o suprido ausentar-se por prazos extensos ou estiver impossibilitado de efetuar saques por períodos longos, poderá permanecer com valores em espécie acima do prazo, justificando formalmente as circunstâncias que impediram os procedimentos normais.


2.3 - Da Prestação de Contas2.3 - Da Prestação de Contas2.3.1 - Na prestação de contas do suprimento de fundos, o suprido deve:

a) Preencher o Formulário-090, em duas vias, conforme instruções contidas no mesmo, que deverá ser datado e assinado;

b) Caso haja saldo remanescente de saque ou devolução de despesas glosadas, preencher e imprimir a GRU disponível no site www.tesouro.fazenda.gov.br, e pagar no Banco do Brasil.

c) Encaminhar para o Setor de Análise Financeira as seguintes documentações:- O Formulário-090Formulário-090 preenchido;- Notas fiscais e/ou recibos originais atestados e justificados; - Todos os documentos deverão ser relacionados no PCS em ordem crescente de data de emissão e grampeadas em folha de papel A4;


- O suprimento de fundos deverá ser classificado em função do objeto do gasto, respeitada a natureza de despesa, e classificada no subitem 96.

- O saldo no subitem 96, registrado na liquidação do suprimento de fundos, poderá permanecer até 30 (trinta) dias após a prestação de contas, devendo a despesa ser reclassificada para o subitem da despesa de acordo com o plano de contas.- A permanência do saldo no subitem 96 por mais de 30 (trinta) dias, após a prestação de contas, é fato para registro contábil.


2.4 - É vedado no Suprimento de Fundos2.4 - É vedado no Suprimento de Fundos

2.4.1 - Realizar despesas classificadas no elemento de despesa 4490.52.004490.52.00 - material permanente.

2.4.2 - Realizar despesas com prestação de serviços por pessoa física (RPA).

2.4.3 - Sua utilização para aquisição de grande quantidade de materiais de consumo, caracterizando estoque.

2.4.4 - Fracionamento de despesas, ou seja aquisição de mesma natureza funcional.

2.4.5 - É vedado o uso do Cartão Corporativo para compras não presenciais (tais como, internet, telefone e TV).

2.4.6 - Atesto pelo próprio suprido.


2.5 - Condições Gerais

2.5.1 - O saque só será liberado em casos eventuais, desde que haja prévia justificativa e autorização do administrador do sistema. O valor não pode ultrapassar 30% (trinta por cento) do total da despesa anual, do órgão ou entidade, efetuada com suprimento de fundos, (Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2008).

2.5.3 - O prazo máximo para aplicação e prestação de contas deve ser cumprido. O não cumprimento acarretará em abertura de tomada de contas, sem prejuízo das providências administrativas para apuração das responsabilidades e penalidades cabíveis.

2.5.4 - O suprimento se extinguirá em 31/12. O suprido deverá encaminhar a prestação de contas ao setor financeiro até o décimo quinto dia útil do mês de dezembro (NIG-DIRAF-04).


2.6 – Das excepcionalidades

2.6.1 – Perda do cartãoO portador do cartão tem a responsabilidade de comunicar à central de atendimento do BB Cartões, o mais rápido possível, da ocorrência de roubo, perda ou extravio do cartão em vigor;


Documentos Complementares

Código Penal Brasileiro artigo 171 – inciso VI, parágrafo 3º, e Artigo 172Contrato Governo Federal, Estadual e Municipal com Banco do BrasilAjuste Sinief Nº 01, de 30 de março de 2007Lei Nº 4.320, de 17 de março de 1964Decreto Lei Nº 200, de 25 de fevereiro de 1967Portaria Nº 95, de 19 de abril de 2002Portaria Nº 492, de 31 de agosto de 1993Portaria Nº 265, de 16 de novembro de 2001Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993Decreto Nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986Decreto Nº 5.355, de 26 de janeiro de 2005Lei Nº 5.172, de 25 de outubro de 1966Decreto Nº 3.892, de 20 de agosto de 2001Decreto Nº 4.002, de 07 de novembro de 2001Portaria Nº 448, de 13 de setembro de 2002Decreto Nº 6.370, de 01 de fevereiro de 2008MOD-021 – Carta de CorreçãoFOR-089 – Solicitação e Concessão de Suprimento de Fundos – SCSFOR-090 – Prestação de Contas de Suprimento de Fundos – PCSFOR-143 – Informações do Suprido


Siglas

CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

CPF - Cadastro de Pessoa Física

INMETRO - Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade

Industrial

RBMLQ-I - Rede Brasileira de Metrologia Legal e Qualidade do Inmetro

SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira

SISBB - Sistema do Banco do Brasil

UP – Unidade Principal

nivelamento de procedimentos administrativos com a rbmlq-i neusa gonçalves vieira chefe do setor de...

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