mtc 2001/2002 folhas de cálculo utilização do microsoft excel
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Conceitos F
undamentais
Folhas de CálculoUtilização do Microsoft Excel
Livro = FicheiroLivro = Ficheiro
Apontamentos baseados em: Folhas de Cálculo – Utilização do Microsoft Excel, António Tavares, 2001
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Estrutura da ApresentaçãoAlguns Conceitos Fundamentais
• A origem das Folhas de Cálculo
• Estrutura geral de uma Folha de Cálculo
– Células
– Fórmulas
– Identificação de células em fórmulas
– Os tipos de referências de células
– Funções pré-definidas
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Ideia de um estudante da Universidade de Harvard durante a realização de análises financeiras para empresas e projectos de negócios
Problema:Estudos feitos em folhas de papel divididas em linhas e colunas,envolvendo numerosos cálculos, com elevado número de interdependências.A introdução de um novo dado ou a alteração de uma variável implicava umauma nova e longa série de cálculos
Solução:Criação de um programa para computadores pessoais, que permitia resolverelectronicamente as operações associadas às folhas de estudos financeiro.
1978-79: VisiCalc - primeira Folha de Cálculo Electrónica (Electronic Spreedsheet)
A origem das Folhas de Cálculo ElectrónicasA origem das Folhas de Cálculo Electrónicas
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Folha de Cálculo Electrónica:Programa que fornece uma área ou Folha de Trabalho (Worksheet),cuja configuração genérica é a de uma enorme tabela ou folha quadriculada,constituída por linhas, colunas e células.
Célulasunidades elementaresdas Folhas de Cálculo
Linha
Coluna
Estrutura geral de uma Folha de CálculoEstrutura geral de uma Folha de Cálculo
Células => são os espaços onde se introduzem os dados com que se trabalha na F.C.
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Internamente, o programa de F.C. tem a capacidade de:- armazenar os dados que são introduzidos nas células
- efectuar cálculos automaticamente=> nos cálculos, podem ser estabelecidas relações entre diferentes células (dados)
Característica Fundamental das F.C.:“numerosos cálculos, com elevado número de interdependências”
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contém
podeconter
podeconter
1. Células - onde estão os dados
Os Tipos de dadosTipos de dados que as células podem conter, são:
Formatos: Texto (ex: alinhamento); Apresentação (ex: contornos e sombreados); .... Numéricos (%, datas, ...) - forma como os valores numéricos são apresentados;
Anotações: Texto associado a uma célula - anotação
Valores:Constantes: Numéricas; Datas e Horas; Texto; ....Fórmulas: uma fórmula é constituída por operadores, constantes, variáveis e funções
e retorna um valorConstituem a componente de cálculo da F.C.Todos os cálculos da F.C. são executados pelas fórmulas especificadas.
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1.1. Tipos de Valores
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undamentais Três formas de ver a mesma
Folha de Cálculo
Os formatos não são considerados
para efeito de cálculos
1.2. Conteúdo (valores) versus Aparência (formatos)
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Uma Fórmula é uma sequência de:
valores, operadores, referências a células e funções pré-definidas.
Esta sequência está contida numa célula e produz um valor
Construção de Fórmulas:
1. Uma fórmula é sempre iniciada pelo caracter =
2. Dispomos de um conjunto de operadores e respectivas regras de prioridade
3. Podemos utilizar valores constantes dos tipos: Texto; Numérico; Data; Hora; Lógico
4. Utilizamos REFERÊNCIAS ou NOMES de células
5. Utilizamos Funções pré-definidas
2. Fórmulas
interdependências entre os dados
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2.1. Exemplos de Fórmulas
Outros Exemplos:=1000
=(A3+A4)*(45-$B$2)
=SOMA(A2:C7)
=54+(A2/6)-SOMA(A2:C7)
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2.2. Os elementos de uma Fórmula
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Na construção de uma fórmula, podemos utilizar valores contidos em células.Essas células são identificadas (referenciadas) numa fórmula através das suas referências
Referenciada directamente em
Referenciada indirectamente emReferencia directamente
2.3. Interdependência entre os dados
referências => são as variáveis das fórmulas
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Uma célula é referenciada pelas suas coordenadas ou EndereçoEndereço
Endereço = LetraNúmero = ColunaLinha exemplos: A1 AA100
A alteração do conteúdo de uma célula implica automaticamente o cálculo de todas as fórmulas que referenciam essa célula, i.e., fórmulas que utilizam o seu endereço
Todos os cálculos que dependem directa ou indirectamenteda célula alterada
célula alterada
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Intervalo de células = conjunto de células contíguas que formam uma matriz
Endereço = Eccse:Eccid exemplos: E2:E7 A1:AB1
em que: Eccse = Endereço da célula no canto superior esquerdoEccid = Endereço da célula no canto inferior direito
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2.4. Os operadores disponíveis para a construção de fórmulas
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C20
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Microsoft EXCEL - Conceitos Fundamentais
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C20
01/2
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Microsoft EXCEL - Conceitos Fundamentais
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2.5. A execução do Cálculo das Fórmulas
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Exemplos de cálculo de fórmulas:
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2.6. Os valores de Erro - resultado de fórmula mal construída
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Qual o tratamento a dar à identificação de células,quando:
Qual o tratamento a dar à identificação de células,quando:
1- O conteúdo (fórmula) de uma célula é copiado
cálculos repetitivos
2- A estrutura da folha é alterado
introdução/remoção de linhas/colunas/células
3. A identificação de Células em Fórmulas
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Linha a remover
Automático
Exemplo: Remoção de Linha
3.1. Alteração da estrutura da F.C.
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Coluna InseridaAutomático
Exemplo: Inserção de Coluna
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É um dos aspectos que mais influencia a forma de trabalhar com uma F.C.
Copiar o conteúdo da célula, para as células ....
Exemplo1:
3.2. Cálculos repetitivos => Copiar células
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Exemplo2:
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Fórmulas comresultadosincorrectos
Problema
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4. Os Tipos de Referências de células
ResoluçãoResolução
Os Tipos de Referências de Células determinam a forma como
os endereços de células são manipulados automaticamente
num processo de cópia ou de alteração da estrutura da F.C.
Os Tipos de Referências de Células determinam a forma como
os endereços de células são manipulados automaticamente
num processo de cópia ou de alteração da estrutura da F.C.
Problemas surgidos na identificação de células, quando:
1- O conteúdo (fórmula) de uma célula é copiado
2- A estrutura da folha de cálculo é alterada
Problemas surgidos na identificação de células, quando:
1- O conteúdo (fórmula) de uma célula é copiado
2- A estrutura da folha de cálculo é alterada
Os Tipos de Referências de célulasOs Tipos de Referências de célulasReferências RELATIVAS
Referências ABSOLUTAS
Referências MISTAS
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Identifica a posição da célula em
relação à célula que contém a fórmula
coluna A + 1 coluna = coluna Blinha 1 + 2 linhas = linha 3
coluna A - 1 coluna = coluna não existentelinha 1 + 3 linhas = linha 4
célula copiadaO novo endereço é resultante de
um deslocamento relativo
Notação: ColunaLinha
4.1. Referência RELATIVA
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Funciona como um endereço constantecélula copiada
4.2. Referências ABSOLUTAS
Identifica a posição da célula em relação a
um referencial fixo, a Folha de Trabalho Notação: $Coluna$Linha
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“Erro”: Referência Circular
célula copiada célula copiada
4.3. Referências MISTAS
mistura de referências relativas e absolutasÉ possível fixar apenas uma das direcções:
Absoluta Vertical - fixa linha
Absoluta Horizontal - fixa coluna
Notação: $ColunaLinhaou Coluna$Linha
o caracter $ assinala oelemento/direcção a fixar
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Uma função é uma fórmula pré-definida ou incorporada na F.C.
Para poder ser utilizada numa fórmula é necessário respeitar a sua
SintaxeSintaxe - especificação textual que define a forma como a função deve ser utilizada,
indicando nomeadamente o conjunto de parâmetrosparâmetros (tipo e ordem) que a
função aceita.
Normalmente:NomeDaFunção(parametro1;...;parâmetroN)
Reutilização ==> Uma função é utilizada como se tratasse de uma caixa negra,
onde introduzimos valores (parâmetros) e obtemos um resultado, sem
necessitarmos de saber como esse resultado foi obtido
5. Funções pré-definidas
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(em A1) =100,3
(em A2) =200,302
(em A3) =30000
(em B1) =1000
Exemplos de utilização de funções na construção de fórmulas:
(em B2) =ARRED(SOMA(A1:B3);0) (em B3) =ARRED(SOMA(A1:A3)+B1;1)
(em C2) =(45+ARRED(A1+A3;1))*3 (em C3) =ARRED((A1+B1)/A3;2)
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O Ambiente de Trabalho
• Janela da Aplicação
• Janelas de Livros
• Manipulação das Folhas de um Livro
• Operações com ficheiros / livros
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Janela da AplicaçãoJanela da Aplicação
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Operações sobre Barras de Ferramentas: => tal como no WORD
1. Mostrar/Ocultar
2. Personalizar
3. Acrescentar/Remover Botões
4. Criar Barras de Ferramentas
Endereço da célula activa
célula activa
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Janelas de LivrosJanelas de Livros
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Livro = conjunto de folhas de trabalho Livro = FicheiroLivro = Ficheiro
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Operações sobre Janelas de Livros
1. Manipulação da Janela - mover, redimensionar
2. Trabalhar com mais do que um livro aberto
3. Outras operações sobre Janelas de Livros
• Nova Janela
• Dispor
• Ocultar
• Dividir
• Fixar Painéis
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Manipulação das folhas de um LivroManipulação das folhas de um Livro
1. Selecção de Folhas
• Folha Activa
• Seleccionar folhas contíguas / não contíguas
• Seleccionar todas as folhas
2. Alterar o nome de folhas
3. Acrescentar Folhas a um livro
4. Remover Folhas de um livro
5. Ocultar / Mostrar folhas
6. Mover e Copiar folhas
• dentro do mesmo livro
• entre livros diferentes
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Operações com Ficheiros/LivrosOperações com Ficheiros/Livros
1. Criar um Livro Novo
2. Abrir um Livro existente
3. Guardar um Livro
4. Fechar um Livro
5. Trabalhar com vários livros abertos
6. Guardar área de trabalho
7. Definir Propriedades do Livro
Livro = Ficheiro com extensão xlsLivro = Ficheiro com extensão xls
Guardar área de trabalho - Guarda uma lista dos livrosabertos, dos respectivos tamanhos e das respectivasposições no ecrã, num ficheiro da área de trabalho (extensão xlw)
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Edição de Folhas de Cálculo • Movimentação na Folha de Cálculo
• Selecção de células na Folha de Cálculo
• Edição de células - alterar o conteúdo de células
– introdução de dados em células
– alteração de dados em células
– eliminar o conteúdo de células
• Alterar o conteúdo da folha de cálculo
– inserir/eliminar células
– inserir/eliminar linhas
– inserir/eliminar colunas
• Anular/Repetir operações de edição
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Movimentação na Folha de CálculoMovimentação na Folha de Cálculo
1. Utilizando o Rato
2. Utilizando o Teclado
• cursores - desloca uma célula para cima/baixo/esquerda/direita
• PgUp e PgDown - desloca um écran para cima/baixo
• End + cursor - desloca até próxima célula na direcção especificada
• Home - desloca para a coluna A da linha actual
• Ctrl + Home - desloca para a célula A1
• Enter - move uma célula para baixo
3. Utilizando a caixa de Nomes
• na caixa de nomes, introduzir o endereço da célula para onde se quer a deslocação
Objectivo: alterar célula activaObjectivo: alterar célula activa
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Selecção de intervalos de CélulasSelecção de intervalos de Células
1. Utilizando o Rato - arrastar
2. Utilizando o Teclado - SHIFT + Cursores
3. Selecção múltipla contínua - SHIFT + seleccionar
4. Selecção múltipla descontínua - CTRL + seleccionar
5. Seleccionar Linhas / Colunas
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Edição de CélulasEdição de Células
1. Introduzir dados numa célula
• Activar a célula
• digitar os dados
• terminar com Enter
2. Introduzir dados num conjunto de células
• Seleccionar as células - podem pertencer a folhas diferentes
• digitar os dados - estes dados serão repetidos em todas as células seleccionadas
• terminar com Enter
3. Editar conteúdo de uma célula
• utilizando a Barra de Fórmulas
• directamente na célula => fazer duplo clique ou tecla F2 sobre a célula
4. Eliminar conteúdo de uma célula - tecla Delete ou comando Limpar
Atenção a:- introdução de espaços no início de uma célula- o ponto . não é separador decimal=> valores vs texto- vantagens na utilização do teclado numérico
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Edição da Folha de CálculoEdição da Folha de Cálculo
1. Inserir / Eliminar células
2. Inserir / Eliminar linhas
3. Inserir / Eliminar colunas
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Copiar / Colar CélulasCopiar / Colar Células
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Impressão de Folhas de Cálculo • Área de impressão
• Configurar Folha de Cálculo para impressão
• Impressão
• Quebras de página
• Referenciar células através de NOMES e Rótulos
• Vistas personalizadas
• Gestor de Relatórios
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A impressão de trabalhos em folhas de cálculo
Envolve:- configuração da página (papel) e da Folha de Trabalho
- ver antes
- imprimir
O que podemos imprimir:- Intervalo de células
- Folha ?!?
- Livro ?!?
Área de ImpressãoÁrea de Impressão
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A grande maioria das células de uma Folha de Cálculo estão vazias.
Imprimir Folha de Trabalho ==> Imprimir Área de Impressão
Área de Impressão - é a única área da Folha de Cálculo que vai ser impressa.
Pode ser definida de duas maneiras:
- Explicitamente pelo utilizador
- Automaticamente (por defeito)
Observações:
1. A definição explicita da área de impressão anula a definição automática da área de impressão
2. Por defeito, apenas está definida uma área de impressão para cada folha de cálculo(existem formas de definir mais do que uma área de impressão para uma folha de cálculo)
1. Conceito de Área de Impressão
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é a área da Folha de Trabalho que:
- começa na célula A1 (canto superior direito)
- inclui todas as células não vazias da Folha de Trabalho
2. Definição automática da Área de Impressão
Área deImpressão
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O utilizador indica a área da Folha de Trabalho (intervalo de células)
que passa a constituir a área de impressão.
A operação Limpar área de impressão permite eliminar a área de
impressão anteriormente definida, passando a ser considerada a definição automática
da área de impressão.
Passos para a Definição da área de impressão:
1. Seleccionar (com o rato ou teclado) o intervalo de células
2. Executar o comando
3. Definição explicita da Área de Impressão
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Folhade
Papel
Área de impressãoda
Folha de Cálculo
De que forma é feita a correspondência: Área de Impressão ==> Folha de Papel
Alguns parâmetros a considerar na correspondência Área de Impressão ==> Folha de Papel- tamanho da Folha de Papel- orientação- margens- cabeçalhos e rodapés
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OrientaçãoVertical
relação pré-definida entre dimensões de células e
dimensões de folhas (papel)
4. Correspondência entre Área de Impressão e Folha de papel
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OrientaçãoHorizontal
Folhade
Papel
Área de impressãoda
Folha de Cálculo
Existem outras formas de correspondência
Área de Impressão ==> Folha de Papel
como veremos posteriormente
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Especificar parâmetros quanto:
- à página (folha de papel)
• tamanho e orientação
• definição de cabeçalho e rodapé
• margens: da página; de cabeçalho; de rodapé
- à forma como o conteúdo da folha é impresso
• escala com que a informação vai ser impressa
• definição e controlo da área de impressão
• definição de títulos de impressão
• alinhamento da informação relativamente às margens da página
Estes parâmetros são especificados para cada Folha de Cálculo individualmente
i.e., a execução do comando
reflecte-se apenas na folha de cálculo activa
Configurar Folha de Cálculo para ImpressãoConfigurar Folha de Cálculo para Impressão
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Existe uma relação pré-definida entre
dimensões de células e dimensões de folhas (papel)
A esta relação pode no entanto ser aplicado um Factor de Escala
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Folhade
Papel
Área de impressãoda
Folha de Cálculo
Factor de escala directo:100%
Aplicar um factor de escala directo ou indirecto
Obs: este factor de escala aplica-se apenas ao conteúdo da Folha de CálculoCabeçalhos e Rodapés não são afectados
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1. Factor de Escala
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Folhade
Papel
Área de impressãoda
Folha de Cálculo
75%
4 Páginas
Factor de escala directo:75%
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Folhade
Papel
Área de impressão
daF.C.
escala
o factor de escala é ajustado automaticamente para a
informação caber no número de páginas especificado
Factor de escalaindirecto:
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Folhade
PapelÁrea de
impressãoda
F.C.
escala
Factor de escalaindirecto:
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Folhade
PapelÁrea de
impressãoda
F.C.
Factor de escalaindirecto:
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Ver antes
2. Especificação das Margens e do Alinhamento
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Alinhamento da área de impressãorelativamente às margens da página (papel)
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O Cabeçalho e o Rodapé são constituídos por três secções independentes (esq., centro, dir.).
Estas secções têm diferentes alinhamentos, e podem ser utilizadas todas/algumas/nenhumas.
Uma secção pode conter texto do utilizador bem como códigos pré-definidos
3. Especificação de Cabeçalhos e Rodapés
Ver antes o Cabeçalho
Ver antes o Rodapé
Cabeçalho definido
Rodapé definido
Alterar Cabeçalho/Rodapé
(nenhum) indica que não se pretende
definir Cabeçalho/Rodapé
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Alternativa 1: Seleccionar um cabeçalho/rodapé de uma lista de cabeçalhos/rodapés pré-definidos
Obs: as secções são separadas por ;
Lista
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Alternativa 2: Definir (personalizar) os elementos do cabeçalho/rodapé
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Alternativa 2: Novo exemplo
SHIFT+Enter => mudança de linha
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4. Especificação de outras propriedades
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Área de impressão => definição explicita da Área de impressãoPode ser formada por junções (separadas por ;) de intervalos de: células; linhas; colunasExemplos válidos:
A1:I20
A1:I20;T1:V20;Y1:Y20
$A$1:$I$20
$A:$D ==> colunas A, B, C e D
$1:$4 ==> linhas 1,2, 3 e 4
Títulos de impressão => linhas e colunas a repetir em todas as páginasMuito útil quando temos tabelas (ex. tabelas de dados) que ocupam mais do que uma páginaPode ser formada por junções (separadas por ;) de intervalos de linhas / colunasExemplos válidos:
$A:$D;$G:$H ==> colunas A, B, C, D, G e H$1:$2 ==> linhas 1e 2
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Exemplo:
As linhas de grelha e os cabeçalhosde linha e coluna são impressos
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5. Linhas de grelha
Comando: imprimir linhas de grelha
Ferramentas => Opções
Ficheiro => Configurar página
Comando: visualizar linhas de grelha
Estes dois comandos são independentes, i.e.,A visualização das linhas de grelha não implica que estas sejam impressas
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Conceitos F
undamentais
Abre o quadro da operação de impressão daFolha de Cálculo. Este botão é equivalente a:
Passa para o modo Ver antes (visualização de como vai ser impresso) Este botão é equivalente a:
Abre o quadro da operação de configuração da impressora(depende do tipo de impressora instalada)
ImpressãoImpressão
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Conceitos F
undamentais
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Conceitos F
undamentais
Folhade
Papel
Área de impressãoda
Folha de Cálculo
4 Páginas
OrientaçãoVertical
4 Páginas
Quebras de página são linhas, não impressas, que funcionam comoseparadores de páginas, i.e., indicam o fim/inicio de uma página
Quebras de PáginaQuebras de Página
As quebras de página podem ser:- automáticas- manuais
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Conceitos F
undamentais
São linhas, não impressas, que o Excel coloca automaticamente na folha de cálculose o Factor de Escala for directo.
1. Quebras de página automáticas
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undamentais
Objectivo: forçar a que, em determinado ponto da folha de cálculo,
haja uma mudança de página, i.e., seja iniciada uma nova páginaUtilização:
1- activar uma célula, ou seleccionar uma linha ou coluna
2- executar comando
Resultado: são introduzidas uma quebra de página vertical e outra horizontal
- quebra horizontal => acima da célula / linha
- quebra vertical => à esquerda da célula / coluna
As linhas tracejadas representam separadores de páginas.Quebras de página:
automáticas => tracejado curtomanuais => tracejado ´médio
A 1º página é formada pelo intervalo $A$1:$A$6
2. Quebras de página manuais
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Alternativa 1: célula
Alternativa 2: Coluna
Alternativa 3: Linha
Executar o comando Inserir quebra de página tendo activa:
3. Inserir quebras de página manuais
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Introdução de mais quebras de página
dependência da definição do Factor de ESCALA:
Se Factor de Escala DIRECTO => temos quebras de página definidas pelo utilizador queprevalecem sobre as geradas automaticamente pelo Excel
Se Factor de Escala INDIRECTO => não temos quebras de página automáticasmas temos quebras de página manuais
Área de impressãoé dividida em
9 páginas
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Conceitos F
undamentais
Alternativa 1:
Alternativa 2:
Alternativa 3:
Executar o comando Remover quebra de página tendo como célula activa:
4. Remover quebras de página manuais
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Conceitos F
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Novo no Excel97
Passa a folha de cálculo activa para a Pré-visualização de quebras de página,
É uma vista de edição que mostra a folha de cálculo com o aspecto que esta terá
quando for impressa.
Na Pré-visualização de quebras de página, podemos mover quebras de página
arrastando-as para a esquerda, para a direita, para cima ou para baixo.
O Excel dimensiona automaticamente a folha de cálculo para ajustar as colunas e linhas à página.
OBS:
Linhas azuis a tracejado => quebras de página automáticas
Linhas azuis contínuas => quebras de página manuais
5. Pré-visualização de quebras de página
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Conceitos F
undamentais
Vistas personalizadasVistas personalizadasMenu Ver
Vista = conjunto de definições de impressão e de visualização que associadas a um livro.
Podem ser criadas várias vistas do mesmo livro sem terem de ser guardadas separadamente.
Objectivo: guardar o aspecto actual de um livro de modo a não ser necessário alterar
as suas definições sempre que for necessário visualizar ou imprimir o livro.
Definições de vista:
- definições de linhas, colunas e folhas ocultas e de filtros
- definições de impressão
Antes de criar uma vista, configurar o livro para que:
- apareça do modo desejado
- e com o aspecto com que vai ser impresso.
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undamentais
Gestor de RelatóriosGestor de RelatóriosMenu Ver
Relatórios resultantes da utilização de vistas e cenários
• É possível combinar folhas de cálculo, vistas e cenários em RELATÓRIOS
• Relatórios podem ser impressos utilizando o suplemento Gestor de relatórios.
• Uma vez adicionado um relatório, este é guardado em conjunto com o livro
para ser impresso mais tarde
Exemplo
Temos
• um Cenário do melhor caso possível
• um Cenário do pior caso possível
• e duas vistas personalizadas diferentes (Sumário e Detalhes)
Podemos criar
• um relatório que imprima o Cenário do melhor caso possível com a vista Detalhes
• e outro relatório que imprima o Cenário do pior caso possível com a vista Sumário.
Carregar o suplementoGestor de Relatórios