Carina Filipa Soares Cabrita

Módulo 3 – Questão 4

Delegação

Delegar com eficácia é uma técnica empresarial essencial. O gestor, para alcançar os

melhores resultados, precisa estar consciente dos seus benefícios. A delegação é a

maneira pela qual os gestores usam os talentos dos outros. Ao reconhecer que a

autoridade nas empresas se divide entre vários níveis e amplitudes de controlo, percebe-

se a importância da delegação, a concessão de autoridade e responsabilidade a um

subordinado. Assim, em linhas gerais, a delegação consiste em encarregar outra pessoa

de uma tarefa pela qual quem delega fica como último responsável.

Pode-se referir, como exemplo, a delegação da liderança de um projeto ou a delegação

de pequenas tarefas quotidianas de uma organização. Ou seja, a delegação consiste num

processo de transmissão de certas tarefas e obrigações de uma pessoa para outra, em

geral de um superior para um colaborador. O processo de delegação é inerente ao papel

do gestor. É frequentes os gestores afirmarem que as exigências a curto prazo das

tarefas operacionais e de importância inferior impossibilitam a dedicação de tempo a

tarefas mais importantes e a longo prazo. Ou seja, o planeamento estratégico da

organização, o controlo global e a formação ficam, de certa forma, postos de parte pelos

gestores que se ocupam diariamente com tarefas menores. Por isso, para obter mais

tempo para si e para as tarefas importantes, o gestor tem de delegar as tarefas menores

que podem ser feitas pelos seus colaboradores – o gestor possui uma infinidade de

tarefas às quais não pode dar resposta sozinho pelo que é importante delegar tarefas

(passar a concretização de algumas tarefas para os subordinados). Significa isto que,

uma delegação eficaz e eficiente, é uma capacidade central de gestão, permitindo ao

gestor tirar o maior partido da sua equipa, dando-lhe igualmente mais tempo para se

concentrar nas suas prioridades e, aquele que receber o poder delegado ficará com

autoridade suficiente para concluir o trabalho e aquele que delega com a total

responsabilidade pelo seu êxito ou fracasso. A delegação talvez seja a característica

mais fundamental da gestão em todos os níveis, porque envolve realizar trabalho por

meio de outras pessoas. O processo pode dar-se entre quaisquer duas pessoas, em

qualquer tipo de estrutura e com relação a qualquer tarefa. Alguns gestores sentem-se à

vontade para delegar inteiramente uma tarefa aos funcionários, outros não. Além disso,

os colaboradores/subordinados tornam-se também mais experientes e motivados. A

delegação eficaz transmite ao delegado um maior sentido de responsabilidade que se

traduz num sentimento de valorização e satisfação. Pois, os subordinados terão um

melhor desempenho num ambiente estruturado, onde se saiba quais os deveres e

responsabilidade de cada um, e onde lhes sejam atribuídas tarefas que ampliem as suas

capacidades. Nas organizações com poucos níveis hierárquicos, a delegação para níveis

superiores e ao mesmo nível, bem como para níveis inferiores, é uma boa prática,

estimulando as relações de cooperação, promovendo o desenvolvimento das

capacidades das pessoas e melhorando a motivação da equipa.

No entanto, o gestor ao delegar deverá considerar a dinâmica e a competência técnica

do grupo ou pessoa. Algumas pessoas podem estar mais habilitadas do que outras a

desempenhar determinadas tarefas. Mas também poderá decidir propositalmente delegar

tarefas que façam com que um membro da equipa se esforce mais. Embora, ao fazer

isto, deva estar preparado para os erros, não deixa de ser uma forma útil de desenvolver

as competências da sua equipa e de ganhar tempo. O tempo e o dinheiro investidos a

formar uma pessoa ou mandando-a para um curso terá benefícios sob a forma de

aumento de produtividade, que irá reflectir-se no estatuto do gestor. Por outro lado, para

uma delegação bem-sucedida o gestor deverá atender às características base que são a

sinceridade e a comunicação. Se o gestor for leal para os seus subordinados eles

também o serão para com ele. Assim, para ser um bom comunicador, o gestor deve

exprimir as suas ideias com clareza e desenvolver a sua capacidade de escutar, tendo em

vista levar os outros a partilharem as suas ideias e opiniões. Quanto mais perceberem

que têm uma responsabilidade real e que não serão subestimados, melhor desempenho

terão.

O ato de delegar representa um processo e por isso terão de ser cumpridos uma série de

passo, antes de se entregar dada tarefa a um colaborador. Como delegar:

1) Selecionar tarefas.

O processo inicia-se com análise das tarefas e dos parâmetros de cada um. Isto

deve ajudar a nomear um delegado adequado e a fornecer instruções

pormenorizadas.

Decidir quais as tarefas que podem e devem ser delegadas e quais é necessário

manter a seu cargo. O gestor deve começar esta análise mantendo uma agenda

pormenorizada durante 2 semanas, no mínimo.

Anotar todas as atividades e o tempo que demoram.

Avaliar as atividades:

o Quais as tarefas que faz quem nem precisam ser feitas? Não as completar

nem as delegar.

o Quais as tarefas que faz que podem ser feitas por outra pessoa? Delegar

estas tarefas aos subordinados.

o Quais as tarefas que faz que podem ser feitas por si próprio? Estas não

podem ser delegadas, devendo ser dada prioridade.

Esta divisão deve ser utilizada como base para reduzir as atividades

desnecessárias e concentrar-se apenas nas que só podem ser feitas por si.

Obtidas as tarefas a delegar, o gestor deverá averiguar se existe um número

suficientes de delegados qualificados e se a delegação é aprovada pelos seus

superiores. Depois, pode considerar a delegação das tarefas, fazendo uso das

competências de cada subordinado.

A etapa seguinte consiste em estabelecer prioridades. Distribuir as tarefas que

decidiu delegar e, só depois, preocupar-se com as que deixou por resolver por

ele próprio, as quais devem ser as relacionadas com:

o Liderança: gerir um projeto ou organização

o Recompensa: estabelecer parâmetros para salários e esquemas de bónus

o Controlo: atingir um desempenho mais favorável

o Pessoal: controlar os recursos humanos

o Estratégia: estabelecer metas e os meios para as atingir

o Comunicações: assegurar a transferência interna de informações de

forma eficiente

o Resultados: avaliação dos resultados

2) Planear a estrutura.

A delegação é uma partilha planeada de responsabilidade que requer uma

estruturação cuidadosa. Depois de decidir quais as tarefas a delegar e a manter, o

gestor deve definir uma estrutura e um plano global para todas as delegações. A

prioridade é assegurar que a estrutura da organização seja estável e resistente a

imprevistos.

Para isto, deverá garantir que cada delegado possa ter apoio e assistência

suficientes para quando surgirem problemas. Igualmente deverá informar os

delegados desta estrutura de apoio para que cada um deles saiba onde procurar

ajuda quando necessário. Pois, é da responsabilidade do gestor garantir que esta

estrutura permaneça estável e eficaz.

3) Planear as tarefas.

Para que a delegação tenha sucesso, é necessário definir as tarefas e ter uma boa

compreensão das capacidades dos delegados. Para cada tarefa do plano de

delegação fazer uma lista das capacidades e responsabilidades exigidas pela

mesma. Considerar também as qualidades dos membros do grupo. Assim, o

gestor poderá concluir quais as funções que mais se adequam a cada individuo,

considerando as suas fraquezas e pontos fortes.

Isto é, quando estiver a fazer planos de delegação com antecedência, considerar

quais as capacidades que os subordinados necessitam aprender ou desenvolver

para um melhor desempenho. Se optar por fazer formação específica, estará a

fornecer aos delegados os conhecimentos necessários, ao mesmo tempo que

estará a motivá-los e dar-lhes autoconfiança.

Ensinar Reforçar Motivar

Escolher a pessoa certa para uma dada tarefa é essencial, mas requer uma

avaliação cuidadosa da experiencia e habilitações do candidato a delegado.

Além disso, diferentes tipos de tarefa requerem diferentes tipos de aptidões e

capacidades. E, nas primeiras vezes, poderá até ser um caso de tentativa e erro

pois o candidato ideal poderá não existir.

4) Preparar o resumo das instruções.

Começar por definir o objectivo e elaborar uma lista de todos os aspectos

individuais da tarefa. A delegação de funções deve ser baseada nos tópicos

individuais da tarefa, nomeando a pessoa responsável por cada um deles e

evitando sobreposições de responsabilidade.

Manter os objectivos o mais claro e concisos possível e baseá-los nos resultados

desejados. As instruções deverão ser estruturadas da seguinte forma:

o Objectivos: definição da tarefa enumerando os objectivos principais e

secundários;

o Recursos: especificação do que está disponível em questões de pessoal,

financeiras, instalações, ou do que é preciso ainda obter;

o Calendarização: estabelecimento da agenda com os pontos de revisão,

datas de conclusão de etapas e prazos finais;

o Método: descrição dos procedimentos e resumo dos pontos-chave;

o Níveis de autoridade: especificação da margem de autoridade do

delegado e a quem ele se deve reportar.

As instruções não devem ser consideradas como um caminho rígido a seguir,

mas uma estrutura dentro da qual o delegado pode usar alguma flexibilidade. Ser

flexível quanto ao cumprimento das instruções no que diz respeito à decisão dos

procedimentos a utilizar. Assegurar-se de que o delegado compreende as

instruções e concorda com elas. Permitir que ele faça comentários e dê

sugestões.

5) Obter o acordo de princípio.

Antes de finalizar as instruções, o gestor deve obter um acordo de princípio com

o delegado escolhido. Este acordo implica obrigações de ambos os lados: o

gestor deverá motivar o delegado e confirmar a sua aptidão para a tarefa e o

delegado terá de compreender as instruções e considerar se será capaz de realizar

a tarefa.

o Definir a tarefa a ser delegada Discutir com a pessoa selecionada

o Procurar acordo de princípio Não pressionar de mais, com vista a um

compromisso

o Discutir todas as reservas Oferecer soluções e segurança

o Pressionar para obter compromisso Conquistar a aceitação do

delegado

Se o candidato se mostrar relutante em aceitar a tarefa, tentar descobrir quais são

os verdadeiros motivos. Apresentar-lhe a tarefa como uma oportunidade de

desenvolver capacidades e criar experiências, colocando-o num papel de

parceiro em vez de subordinado. Se o gestor não conseguir ultrapassar a

relutância, não forçar uma aceitação e procurar outra pessoa.

6) Instruir com eficácia.

Depois de obtido o acordo de princípio, aperfeiçoar as instruções e marcar uma

reunião para as transmitir. Comunicar ao delegado todas as instruções

pormenorizadamente e assegurar que ele compreende completamente a função.

Assegurar, também, que o delegado percebe o âmbito da autoridade que lhe

cabe, e que se espera que ele use da sua própria iniciativa sempre que seja

apropriado. Agradecer por ter aceitado a proposta e transmitir-lhe confiança em

que tudo correrá bem.

7) Acompanhar o desenvolvimento. A vigilância da evolução do trabalho é

essencial mas deve ser usada para controlar e não para interferir.

Para que a delegação de funções tenha sucesso, é necessário ter um sistema de

acompanhamento eficaz de modo a poder controlar os delegados e a evolução

das tarefas.

O nível de experiência dos delegados irá ajudar ao gestor a optar por uma

abordagem sem interferência. Uma pessoa sem experiência vai necessitar de

uma maior supervisão.

O processo de acompanhamento é também uma oportunidade de avaliar as

capacidades de um delegado e de lhe fornecer formação técnica específica. O

gestor deve mentalizar-se que nem todas as pessoas trabalham da mesma

maneira e deve resistir à tentação de intervir sempre que a tarefa não esteja a ser

executada à sua maneira.

Deve manter um sistema de supervisão através de reuniões e relatórios regulares

para garantir o cumprimento dos objectivos da tarefa e tomar ações corretivas se

for necessário.

Incentivar os seus delegados a tomar as suas próprias decisões e passar de uma

abordagem de acompanhamento para uma sem interferência o mais depressa

possível. No entanto, deverá ter em atenção que existem tarefas de alto risco que

requerem um acompanhamento mais cuidadoso.

As reuniões de supervisão devem ser marcadas antes de o delegado começar a

tarefa e o gestor deve ser firme em relação ao cumprimento de prazos.

Por outro lado, deverá também deixar bem claro que se encontra disponível

entre as datas das reuniões para prestar ajuda ao delegado se necessário. Nunca

recusar um pedido de um delegado para fazer uma reunião, mas deixar claro que

o objectivo é a gestão autónoma. Insistir para que ao levarem-lhe um problema

levem também soluções, isto é, não devem levar um problema ao gestor antes de

terem reflectido sobre ele. Deste modo, habituar-se-ão a encontrar as soluções

sozinhos.

8) Avaliar o desempenho.

Por último deve ser avaliado o desempenho do delegado e quais as alterações a

serem feitas de ambos os lados. Ou seja, quando a tarefa for concluída, deverá

haver uma reunião com o delegado para reconhecer e analisar o trabalho

desenvolvido e discutir problemas e soluções. Um gestor eficiente deve também

assegurar-se de que o delegado que terminou a tarefa é devidamente

recompensado. Mostrar que está consciente dos objectivos conseguidos e do

esforço despendido, elogiando-o pessoalmente ou por carta.

Pelo exposto, pode-se concluir que, os pontos fundamentais da delegação são a

autonomia e o controlo. Ao delegar uma tarefa, o gestor deve esperar que o seu

delegado seja capaz de exercer autoridade, dentro do possível, sem se reportar. Por

outro lado, o trabalho do seu delegado tem de ser controlado e supervisionado. Depois

de nomear um delegado, deve dar-lhe autonomia para que ele leve a cabo a tarefa

delegada à sua maneira embora sujeito a instruções iniciais e relatórios regulares sobre a

evolução da tarefa. Em suma, o processo de delegação pode-se resumir em quatro

pontos essenciais:

1- Formar a pessoa, ou seja, transmitir-lhe todo um conjunto de conhecimentos e

técnicas importantes para a tarefa que irá realizar no futuro.

2- Acompanhar, supervisionar, enquanto realiza a tarefa, tentando esclarecer em

todas as dúvidas.

3- A pessoa já não tem dúvidas, mas poderá ainda sentir-se insegura. Cabe ao líder

providenciar-lhe todo o apoio e reforço possível.

4- Agora a pessoa já possui todas as competências necessárias à execução da tarefa,

bem como um bom nível de confiança em si mesma. Então poderá delegar-lhe a

tarefa.

É claro que o gestor tem de acreditar nas capacidades dos seus subordinados para

desempenharem bem as tarefas mas, quando delegar alguma tarefa, deve acompanhar os

que receberam a delegação, para que prestem conta em cada etapa do processo e não só

no final do trabalho. Neste contexto, a delegação é um sistema de confiança porque,

quando o gestor delega, demonstra confiança a quem recebeu. Para obter flexibilidade e

agilidade, precisa delegar poder e atribuições inerentes a cada tarefa, de tal forma que

não fique diretamente envolvido nas mesmas, mas continue com a responsabilidade

final do processo. Por outro lado, à medida que delega, o gestor incentiva o

desenvolvimento do conhecimento e das habilidades dos seus colaboradores, os quais se

tornam capacitados a resolver problemas na sua ausência e têm a oportunidade de testar

mais ideias e implementar soluções criativas, bem como de adquirir maior

autoconfiança. Pois, subordinados mais motivados e um departamento mais produtivo,

far-se-ão notar em termos de gestão mais eficaz do tempo.

Assim, é importante estabelecer, em concordância com a pessoa a quem vai delegar o

trabalho, datas de conclusão das tarefas, com antecedência relativamente aos prazos

oficiais de término do projeto. Por outro lado, deverá ligar este aumento de

produtividade a uma recompensa financeira ou outra.

Contudo, a delegação eficaz é mais uma arte do que uma ciência pelo que saber quando

e como delegar é uma das pedras de toque de uma gestão eficaz do tempo no local de

trabalho.