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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

EMBAIXADA DO BRASIL EM MADRI

PRESTAÇÃO DE CONTAS ORDINÁRIA ANUAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2011

MARÇO/2012

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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES EMBAIXADA DO BRASIL EM MADRI

PRESTAÇÃO DE CONTAS ORDINÁRIA ANUAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2011

Relatório de Gestão do exercício de 2011 apresentado aos órgãos de controle interno e externo como prestação de contas anual a que esta Unidade está obrigada nos termos do Artigo 70 da Constituição Federal, elaborado de acordo com as disposições da IN TCU nº 63/2010, da DN TCU nº 108/2010, da Portaria TCU nº 123/2011 e das orientações do órgão de controle interno (Circtel 84317/2011).

Madri, 03/2012

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LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS

€ Euros BS Boletim de Serviço Circtel Circular Telegráfica CISET Secretaria de Controle Interno CNAE Cadastro Nacional de Atividade Econômica COF Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças Desptel Despacho telegráfico DN Decisão Normativa DOU Diário Oficial da União EFNY Escritório Financeiro em Nova Iorque IBICT Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia ICATT Convenção Internacional para a Conservação do Atum Atlântico IN Instrução Normativa LOA Lei Orçamentária Anual MRE Ministério das Relações Exteriores NL Nota de Lançamento OCI Órgão de Controle Interno PPA Plano Pluri Anual RG Relatório de Gestão SERE Secretaria de Estado das Relações Exteriores SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIORG Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal TCU Tribunal de Contas da União UE União Européia UG Unidade Gestora UGC Unidade Gestora Concedente UGO Unidade Gestora UJ Unidade Jurisdicionada UO Unidade Orçamentária

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LISTA DE QUADROS Título Página Quadro I - Identificação da UJ 9 Quadro II - Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa 12 Quadro III - Despesas por Modalidade de Contratação dos Créditos Recebidos por Movimentação

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Quadro IV - Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos Créditos Recebidos por Movimentação

14

Quadro V - Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa dos Créditos Recebidos por Movimentação

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Quadro VI – Situação dos Restos a Pagar de Exercícios Anteriores 16 Quadro VII – Composição do Quadro de Recursos Humanos da UJ 18 Quadro VIII - Força de Trabalho da UJ – Situação apurada em 31/12 18 Quadro IX - Situações que reduzem a força de trabalho da UJ – Situação em 31/12 18 Quadro X - Quantidade de servidores da UJ por faixa etária - Situação apurada em 31/12 19 Quadro XI - Quantidade de servidores da UJ por nível de escolaridade - Situação apurada em 31/12

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Quadro XII - Contratos de prestação de serviços de limpeza e higiene e vigilância ostensiva

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Quadro XIII - Estrutura de controles internos da UJ 20 Quadro XIV - Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis 22 Quadro XV – Distribuição Espacial do Bem Imóvel de Propriedade da União sob responsabilidade da UJ

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Quadro XVI - Distribuição Espacial dos Bens Imóveis de Uso Especial Locados de Terceiros

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Quadro XVII - Discriminação do Bem Imóvel de Propriedade da União sob responsabilidade da UJ

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Quadro XVIII - Gestão da Tecnologia da Informação da Unidade Jurisdicionada 25 Quadro XIX - Relatório de cumprimento das recomendações do OCI 26 Quadro XX - Situação das recomendações do OCI que permanecem pendentes de atendimento no exercício

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SUMÁRIO

ORGANOGRAMA FUNCIONAL 5 INTRODUÇÃO 7 PARTE A – INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO 9 1. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA 9 2. PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA 9 2.1. RESPONSABILIDADES INSTITUCIONAIS 9 2.1.1 Competência institucional 9 2.1.2 Objetivos estratégicos 10 2.2. ESTRATÉGIAS DE ATUAÇÃO FRENTE ÀS RESPONSABILIDADES

INSTITUCIONAIS 10

2.3 DESEMPENHO ORÇAMENTÁRIO E FINANCEIRO 11 2.3.1 Programação orçamentária da despesa 11 2.3.2 Execução orçamentária de créditos recebidos pela UJ por movimentação 13 2.3.4 Indicadores institucionais 16 4. MOVIMENTAÇÃO E SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS

ANTERIORES 16

5. RECURSOS HUMANOS 17 5.1. COMPOSIÇÃO DO QUADRO DE SERVIDORES ATIVOS 17 5.2. LOCAÇÃO DE MÃO DE OBRA MEDIANTE CONTRATOS DE

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS 19

5.3. INDICADORES GERENCIAIS SOBRE RECURSOS HUMANOS 20 9. FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 20 10. CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO

DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS

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11. GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO 23 12. GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) 24 15. INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES

REALIZADAS PELO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO 25

PARTE B – INFORMAÇÕES CONTÁBEIS DA GESTÃO 31

DECLARAÇÃO DO CONTADOR RESPONSÁVEL 31 RESULTADOS E CONCLUSÕES 32 ASSINATURA DO DIRIGIENTE MÁXIMO DA UNIDADE JURISDICIONADA 33

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ORGANOGRAMA FUNCIONAL

A Embaixada do Brasil em Madri está dividida nos seguintes setores: Setor Político; Setor Econômico e de Energia; Setor de Promoção Comercial; Setor Cultural; Setor de Imprensa e Divulgação; Setor de Cooperação; e Setor de Administração. São as seguintes as principais competências e atribuições de cada setor:

• Setor Político: - Fortalecimento da parceria estratégica entre o Brasil e a Espanha; - Acompanhamento da política externa espanhola, em suas vertentes bilateral, regional e

multilateral; - Elaboração de subsídios, acompanhamento e seguimento de reuniões bilaterais de consulta e

concertação política; - Acompanhamento e apoio a visitas e missões de autoridades federais, estaduais e municipais; - Coordenação de atividades em foros regionais e multilaterais; - Apoio às candidaturas brasileiras apresentadas em diversos organismos regionais

e internacionais em que ambos os países têm assento; - Acompanhamento e avaliação da participação da Espanha na União Européia, em especial em relação às posições defendidas pela Espanha, em relação a temas de interesse brasileiro; - Acompanhamento dos trabalhos das organizações internacionais sediadas em Madri, como a Secretaria Ibero-americana, a Organização Mundial de Turismo e a Comissão Internacional para Conservação do Atum Atlântico;

- Acompanhamento e seguimento de reuniões bilaterais e regionais sobre temas migratórios, assim como acompanhamento da vertente política dos temas consulares (por exemplo, questão dos inadmitidos nas fronteiras);

- Avaliação permanente da conjuntura interna espanhola, em suas vertentes política, econômica e social;

- Interiorização da ação diplomática junto às comunidades autônomas da Espanha;

• Setor Econômico e de Energia - Acompanhamento e informação das ações do Governo no campo econômico e das

negociações econômicas e financeiras internacionais da Espanha; - Apoio às iniciativas bilaterais de caráter econômico; - Avaliação e acompanhamento das políticas financeira e comercial espanholas em face dos

interesses brasileiros, inclusive a política defendida pela Espanha na União Européia; - Avaliação e acompanhamento de contenciosos comerciais que envolvam a participação

de empresas exportadoras brasileiras na Espanha; - Avaliação e acompanhamento das relações bilaterais na área agrícola, de “commodities”, e de

sanidade animal e vegetal; - Acompanhamento da política comercial agrícola espanhola e de medidas sanitárias e

fitossanitárias; - Acompanhamento da política energética, de transportes e comunicações do governo espanhol; - Divulgação de informações sobre a economia brasileira e sobre o setor energético brasileiro. • Setor de Promoção Comercial

- Estímulo às exportações brasileiras para o mercado espanhol; - Promoção dos interesses de representantes do setor privado agropecuário brasileiro na

Espanha; - Apoio ao exportador brasileiro e divulgação das oportunidades comerciais e das ofertas de

exportação;

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- Atualização e divulgação do portal governamental BrazilTradeNet; - Promoção e acompanhamento dos investimentos espanhóis no Brasil e acompanhamento dos

investimentos brasileiros na Espanha; - Promoção do turismo espanhol no Brasil; - Apoio, participação e visitação a feiras e rodadas de negócios realizadas na Espanha; - Realização de e participação em seminários e eventos de divulgação de oportunidades

comerciais e de investimentos no Brasil. • Setor Cultural - Difusão da língua portuguesa (inclui supervisão da aplicação de provas); - Difusão da cultura brasileira na Espanha e apoio às iniciativas da Fundação Cultural Hispano

Brasileira; - Promoção, realização e apoio a ações de intercâmbio cultural entre Brasil e Espanha;

- Apoio a mostras de artistas brasileiros em galerias e centros culturais na Espanha; • Setor de Imprensa e Divulgação

- Divulgação da realidade brasileira e promoção do Programa Formadores de Opinião; - Acompanhamento do noticiário da imprensa espanhola e das matérias publicadas na imprensa brasileira de autoria dos correspondentes brasileiros sediados em Madri;

- Contato com jornalistas espanhóis para divulgação de políticas e ações do Governo brasileiro; • Setor de Cooperação - Estímulo às iniciativas de cooperação técnica bilateral e trilateral; - Promoção e fortalecimento da cooperação bilateral nas áreas de direitos humanos e temas

sociais; - Promoção e fortalecimento da cooperação em áreas em que a Espanha tem interesses que se

aproximam aos do Brasil (p.e. direitos da mulher e assistência humanitária); - Fortalecimento das relações bilaterais e cooperação na área de defesa; - Fortalecimento das relações bilaterais e cooperação nas áreas de meio ambiente, cooperação

técnica, ciência e tecnologia; - Promoção de medidas que contribuam para a maior mobilidade dos atores da área educacional

(professores e alunos) e para a interação e os projetos conjuntos entre instituições universitárias brasileiras e espanholas.

• Setor de Administração - Gestão de pessoal; - Gestão financeira e contabilidade; - Manutenção do patrimônio móvel e imóvel e elaboração/atualização do inventário; - Comunicações (recebimento e envio de expedientes oficiais por via eletrônica, mala

diplomática e correio); - Informática (rede interna, rede externa e telefonia); - Arquivo; - Acompanhamento e apoio à cooperação bilateral em matéria jurídica (transferência de presos,

extradição e cartas rogatórias); - Gestões junto à Chancelaria local no que diz respeito a temas de protocolo e de privilégios e

imunidades. Além das tarefas anteriormente descritas, a Embaixada acompanha temas de interesse da comunidade brasileira na Espanha, como o acordo de reconhecimento mútuo de carteiras de habilitação, e também temas consulares que requerem atuação da Embaixada junto às autoridades espanholas.

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INTRODUÇÃO O presente Relatório de Gestão, de conformidade com o disposto na Decisão Normativa TCU n.º 108, de 24 de novembro de 2010, inclui as informações solicitadas no anexo II – parte “A” e parte “B” aplicáveis à UJ – e está estruturado conforme o previsto no anexo III do referido normativo. Os itens da Parte A, Anexo II, da DN TCU nº 108/2010 que não se aplicam à natureza desta Unidade estão relacionados a seguir: Item 2, letra “c”, pois esta UJ não tem a responsabilidade de gerir Programas de Governo inscritos na Lei do Plano Plurianual (PPA); Item 5, letras “b” e “c”, tendo em vista que não se pode compor o quadro recursos humanos da unidade com servidores inativos, pensionistas e estagiários, e letra “d”, devido ao fato de que esta UJ não é a responsável pelo pagamento associado à manutenção dos servidores do Posto; no que diz respeito ao item 5, letra “e”, não há ocorrência de servidores terceirizados na Embaixada, seja em atividades do plano de cargos do órgão ou não (a UJ possui contrato de terceirização de serviço de limpeza, mas esse contrato não envolve o desempenho de sua atividade-fim). Item 8, por não haver na UJ autoridades, servidores e empregados públicos em cargos e funções obrigados a entregar a DBR nos termos das Leis nºs 8.429/92 e 8.730/93; Item 13, pelo fato de não haver na UJ a utilização de cartões de pagamento do governo federal; Item 14, uma vez que não existem renúncias tributárias geridas por esta UJ; e Item 16, uma vez que a UJ não possui unidade de controle interno ou de auditoria interna em sua estrutura. Os itens da Parte A, Anexo II, da DN TCU nº 108/2010 que não ocorreram no exercício estão relacionados a seguir: Item 3 (referente a passivos por insuficiência de créditos ou de recursos); item 6 (sobre transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres); e item 7 (Declaração da área responsável atestando informações referentes a contratos e convênios). Destaca-se o fato de que os quadros que fazem referência à “folha de pagamento de pessoal” (Quadro III, por exemplo) dizem respeito aos auxiliares locais contratados por esta Embaixada para desempenhar trabalhos de ordem administrativa, técnica ou de apoio. Com relação ao item 8, da Parte A, Anexo II, da DN TCU nº 108/2010, embora não haja na UJ autoridades, servidores e empregados públicos em cargos e funções obrigados a entregar a DBR nos termos das Leis nºs 8.429/92 e 8.730/93, a UJ encaminhou à Divisão de Pessoal do Ministério de Relações Exteriores - em atendimento à Circular Telegráfica n.º 85.097, de 09.03.2012 - as Declarações de Imposto de Renda referentes ao ano de 2010 de todos os servidores que estiveram relacionados no Rol de Responsáveis do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI. Em cumprimento à instrução da Secretaria de Controle Interno (CISET), do Ministério de Relações Exteriores, fornecida pela circtel nº 84878, de 17 de fevereiro de 2012, as informações solicitadas no Anexo II, Parte “C”, item 2, da Decisão Normativa Nº 108/2010, não constam deste Relatório. Ressalta-se que nos quadros constantes deste RG os valores estão representados em Euros (€) e não em Reais (RS$), de acordo com a orientação recebida do OCI, qual seja, o relatório de gestão deve ser preenchido conforme a moeda recebida e administrada pela UJ.

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A UJ tem exercido suas atividades no sentido preceituado pelo ordenamento jurídico e nos termos das instruções recebidas da Secretaria de Estado. É difícil mensurar resultados da atividade diplomática em termos quantitativos, particularmente em relações bilaterais marcadas por um alto grau de complexidade, tendo em conta tanto sua densidade como seu alto nível. O contingenciamento orçamentário impôs a necessidade de adaptação do planejamento de despesas, embora não tenha prejudicado substancialmente o desempenho das atividades fins. Cabe mencionar que, no início do ano de 2011, a UJ enfrentou dificuldades pontuais na transição do sistema "ADMP" para o SIAFI. A inexistência, até então, de instruções oficiais sobre a matéria gerou algumas dúvidas, que resultaram em registros equivocados no sistema. Tais registros foram corrigidos ao longo do exercício. Após ter recebido as orientações necessárias, a UJ aprimorou os procedimentos de contabilidade e gestão, no sentido de efetuar cuidadosamente os registros e de prover a documentação completa na montagem dos processos, conforme as recomendações do OCI.

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PARTE A - INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO

1. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA

QUADRO I - IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA Poder e Órgão de Vinculação

Poder: Executivo Órgão de Vinculação: MRE Código SIORG: 00263

Identificação da Unidade Jurisdicionada Denominação completa: EMBAIXADA DO BRASIL EM MADRI Denominação abreviada: BRASEMB MADRI Código SIORG: 00871 Código LOA: Não se aplica Código SIAFI: 240056 Situação: ATIVA Natureza Jurídica: Órgão Público

Principal Atividade: MISSÃO DIPLOMÁTICA Código CNAE: 8421-3 Telefones/Fax de contato: (0034) 91-700-4650 (0034) 91-700-4665 (0034) 91-700-4660 E-mail: [email protected] Página na Internet: http://madri.itamaraty.gov.br Endereço Postal: Calle Fernando el Santo, nº 6 – CP 28010 – Madrid

Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada Decreto nº 7.304, de 22/09/2010 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada Não aplicável à natureza jurídica da Unidade Jurisdicionada Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome

Não aplicável à Unidade Jurisdicionada Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome 240056 Gestão 00001

Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão

240056 00001

2. PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

2.1. RESPONSABILIDADE INSTITUCIONAL

2.1.1. Competência Institucional Conforme o Artigo 55 do Decreto nº 7.304, de 22.09.2010, às Embaixadas compete assegurar a manutenção das relações do Brasil com o Governo do país em que está sediado, cabendo-lhe, entre outras, as funções de representação, negociação, informação e proteção dos interesses brasileiros. Para o desempenho de sua missão, os recursos orçamentários recebidos e executados pelo Posto fazem parte do Orçamento do Ministério das Relações Exteriores. Os Programas e Ações executados previstos na LOA são objeto de instruções das Unidades Gestoras Coordenadoras na Secretaria de Estado.

mailto:adm.madrid@itamaraty

http://madri.itamaraty.gov.br/

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2.1.2 Objetivos estratégicos

A Embaixada do Brasil em Madri tem como objetivos principais representar o Brasil e defender os interesses brasileiros na Espanha, promover o adensamento das relações bilaterais e fortalecer a parceria e a cooperação entre Brasil e Espanha em todos os aspectos (político, econômico, social, científico, educacional, técnico, comercial, cultural, entre outros). Em 2011, a Embaixada realizou trabalho de acompanhamento da realidade espanhola, com o objetivo de informar sobre todos os temas com impacto sobre o Brasil, as relações bilaterais, regionais e multilaterais e, especialmente, sobre os interesses e as posições defendidas pelo Brasil no cenário internacional. Realizou, também, trabalho de informação sobre a realidade brasileira, com o objetivo de transmitir imagem correta do Brasil e mostrar as oportunidades para a Espanha (p.e oportunidades de atuação decorrentes do PAC e da celebração de mega-eventos esportivos). A Embaixada realizou pesquisas e levantamentos solicitados pela SERE e por outros órgãos do Estado brasileiro. Preparou e acompanhou visitas e missões oriundas do Brasil e apoiou a realização de visitas de espanhóis ao Brasil. Atualizou e complementou a rede de contatos com atores governamentais, do setor privado e do setor não governamental. Realizou trabalho permanente de informação sobre oportunidades de negócios no Brasil, para estimular investimentos e importações de produtos e serviços brasileiros. Participou de feiras e organizou palestras e rodadas de negócios. Trabalhou para eliminar barreiras aos produtos brasileiros. Realizou atividades para estimular o fluxo de turistas ao Brasil. Promoveu eventos e atividades para difundir a cultura brasileira e a língua portuguesa. Intensificou os contatos com Universidades e outras instituições afins para aumentar a cooperação educacional, a criação de bolsas de estudos e as pesquisas conjuntas entre instituições de ensino superior. Procurou fortalecer a cooperação em temas sociais, de direitos humanos, meio ambiente, cooperação técnica, ciência e tecnologia, defesa, entre outros. Respeitando as atribuições dos Consulados Gerais em Madri e Barcelona, acompanhou temas relativos a imigração e outros que afetam a comunidade brasileira na Espanha. Participou dos trâmites relativos aos acordos de cooperação judicial entre Brasil e Espanha, inclusive o que diz respeito à transferência de presos. 2.2 ESTRATÉGIAS DE ATUAÇÃO FRENTE ÀS RESPONSABILIDADES INSTITUCIONAIS

O plano estratégico e de ação anual foi implementado de maneira adequada. Não houve elementos de contexto (político, econômico, ambiental, tecnológico, social) que tenham limitado as opções de atuação da UJ. A partir de meados de 2011, com a realização de eleições municipais, regionais e nacionais na Espanha, o ritmo de atuação do Governo espanhol diminuiu de forma perceptível, de forma que a UJ concentrou esforços em atividades que não dependessem diretamente de interlocução tempestiva com as autoridades locais. A Embaixada atua com base em dois processos: propostas suas a Brasília e solicitações recebidas da SERE. Seu plano estratégico depende, portanto, em grande medida das instruções e recursos recebidos do Ministério das Relações. A título de exemplo, vale referir que a Embaixada propôs, em 2010, uma série de atividades culturais e de divulgação do Brasil. Realizou, em 2011, somente as que foram autorizadas pela SERE, e para as quais houve recursos. Não houve, portanto, limitações internas propriamente ditas. Eventuais mudanças na estratégia de atuação decorreram de instruções recebidas da SERE.

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A UJ não foi obrigada a adotar nenhuma medida que constitua exceção às normas e regras gerais de administração. 2.3 DESEMPENHO ORÇAMENTÁRIO E FINANCEIRO

2.3.1. Programação orçamentária da despesa

Este grupo de demonstrativos compreende as informações sobre a programação orçamentária da UJ, que serão demonstradas apenas no quadro Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa, abaixo, tendo em vista que esta UJ não é UO e não tem UGO consolidada ou agregada.

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Fonte: SIAFI2011- CONTABIL-DEMONSTRA-CONRAZAO-CONTACONTABIL 192220100 (PROVISÃO RECEBIDA) ANÁLISE CRÍTICA A UJ recebeu recursos adequados para o cumprimento das suas obrigações e funções. Grande parte dos recursos recebidos foram originários da SERE e destinaram-se à manutenção da UJ e ao pagamento de pessoal. Foram promovidas, também, atividades de representação e eventos de promoção comercial e de divulgação cultural. A UJ não concedeu recursos a nenhuma UG.

QUADRO II - MOVIMENTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA POR GRUPO DE DESPESA

Valores em € 1,00

Despesas Correntes Natureza da Movimentação de Crédito

UG concedente ou

recebedora Classificação da ação 1 – Pessoal e Encargos

Sociais 2 – Juros e Encargos

da Dívida 3 – Outras Despesas

Correntes Concedidos - - - - - Movimentação

Interna Recebidos 240069 35101 - 07.211.1264.6128.0001 1.176.170,84 0,00 1.167.041,66 Concedidos - - - - - Movimentação

Externa Recebidos 240007 54201 – 23.695.1163.8224.0001 20.539,59 240011 42101 - 13.391.0167.4608.0001 5.129,25

Despesas de Capital Natureza da Movimentação de Crédito

UG concedente ou

recebedora Classificação da ação

4 – Investimentos 5 – Inversões Financeiras

6 – Amortização da Dívida

Concedidos - - - - - Movimentação Interna Recebidos 240069 35101 – 07.122.0750.2000.0001 56.614,89 - -

Concedidos - - - - - Movimentação Externa Recebidos - - - - -

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2.3.2. Execução orçamentária de créditos recebidos pela UJ por Movimentação

As informações sobre a Execução Orçamentária de Créditos Recebidos por Movimentação aplicáveis a esta UJ estão compostas pelos três quadros abaixo: Despesas por Modalidade de Contratação, Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa e Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa.

QUADRO III - DESPESAS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO DOS CRÉDITOS

RECEBIDOS POR MOVIMENTAÇÃO Valores em

€ 1,00 Despesa Liquidada Despesa paga Modalidade de Contratação 2011 2010 2011 2010

Licitação Convite 115.482.47 38.648,65 115.482.47 38.648,65 Tomada de Preços 2.559,93 4.529,39 2.559,93 4.529,39 Concorrência - - - - Pregão - - - - Concurso - - - - Consulta - - - -

Contratações Diretas Dispensa 62.300,66 - 62.300,66 - Inexigibilidade 625,40 - 625,40 - Não aplicável 2.178.121,75 2.195,694,58 2.178.121,75 2.195,694,58

Regime de Execução Especial Suprimento de Fundos 32.599,99 35.277,99 32.599,99 35.277,99

Pagamento de Pessoal Pagamento em Folha 1.169.104,04 850.986.48 1.143.582,95 850.986.48 Diárias 645,00 2.860,00 645,00 2.860,00

Outras Fonte: SIAFI2011-CONTABIL-DEMONSTRA-CONRAZAO-EMPENHOS LIQUIDADOS/VALORES PAGOS Observação: 1- O valor das diárias no SIAFI, referente ao exercício de 2011, é € 1.168,24. A diferença se deve ao fato de terem sido registrados três empenhos (NEs 187, 188,190), relativos a pagamento de horas-extras a auxiliares locais, equivocadamente com o subitem 02. 2 - - O valor das diárias no SIAFI, referente ao exercício de 2010, é € 11.532,86. A diferença se deve ao fato de terem sido registrados empenhos relativos ao pagamento de horas-extras a auxiliares locais (NEs 310, 311, 312, 370, 836 e 837), e de cachê a músicos (NE 416) , equivocadamente com os subitens 02 e 03.

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QUADRO IV - DESPESAS CORRENTES POR GRUPO E ELEMENTO DE DESPESA DOS CRÉDITOS RECEBIDOS POR MOVIMENTAÇÃO Valores em € 1,00

Despesa Empenhada Despesa Liquidada RP não processados Valores Pagos Grupos de Despesa

1 – Despesas de Pessoal 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010

36 – Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Física 914.321,49 862.395,54 914.321,49 862.395,54 3.725,57 643,94 910.595,92 861.751,60

47 – Obrigações Tributárias e Contributivas 259.933,80 252.126,85 259.933,80 252.126,85 28.567,62 18.991,23 231.366,18 233.135,62

39 – Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica 1.915,55 1.607,06 1.915,55 1.607,06 294,70 120,55 1.620,85 1.486,51

Demais elementos do grupo 7.666,29 7.666,29 - 7.666,29 - 2 – Juros e Encargos da Dívida

1º elemento de despesa - - - - - - - - 2º elemento de despesa - - - - - - - - 3º elemento de despesa - - - - - - - - Demais elementos do grupo - - - - - - - -

3- Outras Despesas Correntes 39 – Outros Serviços de

Terceiros - Pessoa Jurídica 595.190,26 1.006.921,53 595.190,26 1.006.921,53 32.493,92 48.092,52 562.696,34 958.829,01

93 – Indenizações e Restituições 472.150,90 - 472.150,90 - - - 472.150,90 -

30 – Material de Consumo 52.597,71 55.942,32 52.597,71 55.942,32 4.118,42 700,00 47.679,29 5.242,32 Demais elementos do grupo 34.176,72 88.200,72 34.176,72 88.200,72 - 6.072,20 34.176,72 82.128,52

Fonte: SIAFI 2010/2011-CONRAZAO-EMISSAO DE EMPENHOS – REFORCO DE EMPENHOS-EMPENHOS LIQUIDADOS -VALORES PAGOS - EMPENHOS INSCRITOS EM RESTOS A PAGAR

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QUADRO V - DESPESAS DE CAPITAL POR GRUPO E ELEMENTO DE DESPESA

DOS CRÉDITOS RECEBIDOS POR MOVIMENTAÇÃO Valores em € 1,00 Grupos de Despesa Despesa Empenhada Despesa Liquidada RP não processados Valores Pagos

4 – Investimentos 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 52 –Equipamentos e Material

Permanente 39.687,10 2.034,52 39.687,10 2.034,52 10.209,02 - 29.478,08 2.034,52

51- Obras e Instalações 13.983,00 4.529,39 13.983,00 - 6.426,50 4.529,39 6.991,50 - 39 – Outros Serviços de Terceiros –

Pessoa Jurídica 107,38 - 107,38 - - - 107,38 -

Demais elementos do grupo - 5 – Inversões Financeiras

1º elemento de despesa - - - - - - - - 2º elemento de despesa - - - - - - - - 3º elemento de despesa - - - - - - - - Demais elementos do grupo - - - - - - - -

6 – Amortização da Dívida 1º elemento de despesa - - - - - - - - 2º elemento de despesa - - - - - - - - 3º elemento de despesa - - - - - - - - Demais elementos do grupo - - - - - - - -

Fonte: SIAFI2011-ORCFIN-SINTETICOS-CONORC-DEMONSTRACAO DA DESPESA AUTORIZADA/DEMONSTRAÇAO DA EXECUÇAO DA DESPESA POR GRUPO E POR NATUREZA/ SIAFI2012-CONTABIL-DEMONSTRA-CONRAZAO-RP NÃO PROCESSADOS A LIQUIDAR

16

ANÁLISE CRÍTICA Não houve alterações significativas ocorridas na programação orçamentária da UJ no exercício. A gestão orçamentária procurou adequar-se ao contingenciamento no referido período, o que se refletiu principalmente no planejamento de obras de maior envergadura para a manutenção do imóvel sob sua responsabilidade. A inesperada liberação de recursos, às vésperas do fim do exercício, ainda que para benefício da UJ, trouxe alguns transtornos à gestão, por impor um caráter emergencial aos inúmeros processos de compra e contratação de serviços até então pendentes de provisão de recursos. Outros fatores que dificultaram a execução orçamentária da UJ dizem respeito aos horários de funcionamento do SIAFI que, em função da diferença de fuso, não coincide com o horário de expediente da Embaixada. Por conseqüência, o acesso aos registros ficam limitados a uma parcela bastante reduzida do expediente normal, o que faz com que os servidores tenham com freqüência que estender sua jornada de trabalho. Cabe registrar, ademais, as dificuldades derivadas da falta de treinamento adequado aos operadores do programa (SIAFI), bem como da falta de clareza quanto a algumas instruções – haja vista os tipos de pendências identificadas pela OCI no Relatório de Auditoria referente ao período (Quadros XIX e XX).

2.3.4 Indicadores Institucionais Dada a natureza das funções e atribuições da UJ, inexistem indicadores institucionais adequados para medir os produtos, serviços e resultados alcançados pela gestão no exercício. Pode-se verificar, entretanto, que a UJ desempenhou inúmeras atividades previstas no planejamento anual, tendo realizado, ainda, diversas obras e reparos para melhoria e manutenção do ambiente de trabalho. 4. MOVIMENTAÇÃO E SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

O Quadro VI abaixo contempla o montante de restos a pagar de exercícios anteriores inscritos e os respectivos valores cancelados e pagos acumulados até o final do exercício de referência do relatório de gestão, bem como o saldo a pagar apurado no dia 31/12/2011, estando divido em duas partes: Restos a Pagar Processados e Restos a Pagar não Processados, que contêm a mesma estrutura de informação, que se descreve a seguir.

QUADRO VI - SITUAÇÃO DOS RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES Valores em € 1,00

Restos a Pagar Processados Ano de

Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos acumulados

Pagamentos acumulados

Saldo a Pagar em 31/12/2011

2010 79.149,83 9.251,37 62.691,46 7.207,00 ---

Restos a Pagar não Processados Ano de

Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos acumulados

Pagamentos acumulados

Saldo a Pagar em 31/12/2011

2010 7.207,00 --- --- 7.207,00 ---

Observações:

Fonte: SIAFI2011-CONTABIL-DEMONSTRA-CONRAZAO- RP NÃO PROCESSADOS A LIQUIDAR.

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A Embaixada tem tido diversos problemas com a falta de cumprimento de cláusulas contratuais por parte das empresas contratadas para efetuar as mudanças de funcionários removidos. Com o objetivo de proteger os recursos dispensados à realização do transporte de bagagem do pessoal, assim como o patrimônio dos funcionários, não se paga à empresa prestadora do serviço antes que o servidor que parte de Madri informe a esta UJ que seus bens chegaram em bom estado e que foram devidamente entregues. Foi este, precisamente, o caso do Processo 307/10, que corresponde aos 7.207,00 euros de saldo na tabela VI. Embora a retirada dos bens do diplomata que partia de Madri para Maputo tenha se dado em 2010, devido a diversos problemas com a empresa no destino, a carga só foi entregue em 2011, o que causou um gasto complementar por parte do Ministério de Relações Exteriores. Por essa razão, o MRE solicitou a esta UJ que se descontasse do valor a ser pago à empresa responsável pela mudança os valores relativos ao serviço de destino. A empresa contestou a decisão e o pagamento ficou pendente até o fim do exercício. A título complementar, informa-se que a empresa por fim concordou em receber, em 2012, apenas o montante autorizado (NL 200, de 14 de março de 2012).

5. RECURSOS HUMANOS Os quadros abaixo fornecem informações sobre recursos humanos da unidade, contemplando as seguintes perspectivas:

5.1. composição do quadro de servidores ativos; 5.2. locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços; 5.3. indicadores gerenciais sobre recursos humanos.

5.1 Composição do Quadro de Servidores Ativos O Ministro das Relações Exteriores, tendo em vista o disposto no § 1º do artigo 13 da Lei nº 11.440/2006, fixou, pela Portaria Nº 333, de 17 de março de 2011, ratificada pela Portaria Nº 812, de 27 de setembro de 2011, a lotação numérica de servidores desta UJ. Devido à particularidade desta UJ, entre os ingressos e os egressos no exercício foram considerados, respectivamente, os removidos para a e da Embaixada. Não existem cargos em comissão ou funções gratificadas. Além dos servidores públicos lotados na Embaixada, existem ainda 33 auxiliares locais contratados na forma do Decreto nº 1.570, de 21 de julho de 1995, e com vínculo trabalhista regido pela legislação local.

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QUADRO VII - COMPOSIÇÃO DO QUADRO DE RECURSOS HUMANOS DA UJ

Composição do Quadro de Recursos Humanos Situação apurada em 31/12/2011

Regime do Ocupante do Cargo Lotação Efetiva

Lotação Autorizada

Ingressos em 2011

Egressos em 2011

Diplomatas 10 11 1 1 Oficiais de Chancelaria 5 6 1 0 Assistente de Chancelaria 0 2 0 1 Outras Categorias 3 2 2 0 Contratados Locais 33 33 0 0 Auxiliares Técnicos 5 5 0 0 Auxiliares Administrativos 9 9 3 3 Auxiliares de Apoio 19 19 1 1

Chancelaria 14 14 1 1 Residência 5 5 0 0

Terceirizados 0 0 0 0 Total 51 54 8 6

QUADRO VIII – FORÇA DE TRABALHO DA UJ – SITUAÇÃO APURADA EM 31/12 /2011

Lotação Tipologias dos Cargos

Autorizada Efetiva

Ingressos no

exercício

Egressos no

exercício 1. Servidores em cargos efetivos (1.1 + 1.2) 21 20 6 2

1.1. Membros de poder e agentes políticos Não há Não há 0 0 1.2. Servidores de Carreira (1.2.1+1.2.2+1.2.3+1.2.4) 21 20 6 2

1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão 21 20 6 2 1.2.2. Servidores de carreira em exercício descentralizado Não há Não há 0 0 1.2.3. Servidores de carreira em exercício provisório Não há Não há 0 0 1.2.4. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas Não há Não há 0 0

2. Servidores com Contratos Temporários Não há Não há 0 0 3. Total de Servidores (1+2) 20 6 2 Fonte: BS Nº 53, com os Atos publicados no DOU de 18/03/2011 e BS Nº 186, com os Atos publicados no DOU de 27/09/2011. QUADRO IX – SITUAÇÕES QUE REDUZEM A FORÇA DE TRABALHO DA UJ – SITUAÇÃO EM 31/12/2011

Tipologias dos afastamentos Quantidade de pessoas na situação em 31 de

dezembro 1. Cedidos (1.1+1.2+1.3) 0

1.1. Exercício de Cargo em Comissão 0 1.2. Exercício de Função de Confiança 0 1.3. Outras situações previstas em leis específicas (especificar as leis) 0

2. Afastamentos (2.1+2.2+2.3+2.4) 0 2.1. Para Exercício de Mandato Eletivo 0 2.2. Para Estudo ou Missão no Exterior 0 2.3. Para Serviço em Organismo Internacional 0 2.4. Para Participação em Programa de Pós-Gradução Stricto Sensu no País 0

3. Removidos (3.1+3.2+3.3+3.4+3.5) 3.1. De oficio, no interesse da Administração 2 3.2. A pedido, a critério da Administração 0 3.3. A pedido, independentemente do interesse da Administração para acompanhar

cônjuge/companheiro 0

3.4. A pedido, independentemente do interesse da Administração por Motivo de saúde 0 3.5. A pedido, independentemente do interesse da Administração por Processo seletivo 0

4. Licença remunerada (4.1+4.2) 0

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4.1. Doença em pessoa da família 0 4.2. Capacitação 0

5. Licença não remunerada (5.1+5.2+5.3+5.4+5.5) 0 5.1. Afastamento do cônjuge ou companheiro 0 5.2. Serviço militar 0 5.3. Atividade política 0 5.4. Interesses particulares 0 5.5. Mandato classista 0

6. Outras situações (Especificar o ato normativo) 0 7. Total de servidores afastados em 31 de dezembro (1+2+3+4+5+6) 2 Fonte: portaria de 23/05/2011, publicada no BS n. 99, de 25/05/2011; portaria de 15/06/2011, publicada no BS n. 114, de mesma data.

QUADRO X – QUANTIDADE DE SERVIDORES DA UJ POR FAIXA ETÁRIA - SITUAÇÃO APURADA EM 31/12/11

Quantidade de Servidores por Faixa Etária

Tipologias do Cargo Até 30 anos

De 31 a 40 anos

De 41 a 50 anos

De 51 a 60 anos

Acima de 60 anos

1. Provimento de cargo efetivo 2 5 7 6 0 1.1. Membros de poder e agentes políticos 0 0 0 0 0 1.2. Servidores de Carreira 2 5 7 6 0 1.3. Servidores com Contratos Temporários 0 0 0 0 0

2. Provimento de cargo em comissão 0 0 0 0 0 2.1. Cargos de Natureza Especial 0 0 0 0 0 2.2. Grupo Direção e Assessoramento Superior 0 0 0 0 0 2.3. Funções gratificadas 0 0 0 0 0

3. Totais (1+2) 2 5 7 6 0 Fonte: https://intratec.itamaraty.gov.br/postos/292/posto_view?b_start:int=0&-C= (rede interna do MRE)

QUADRO XI – QUANTIDADE DE SERVIDORES DA UJ POR NÍVEL DE ESCOLARIDADE - SITUAÇÃO

APURADA EM 31/12/2011 Quantidade de pessoas por nível de escolaridade Tipologias do Cargo 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Provimento de cargo efetivo 0 0 0 0 3 9 5 3 0 1.1. Membros de poder e agentes políticos 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1.2. Servidores de Carreira 0 0 0 0 3 9 5 3 0 1.3. Servidores com Contratos Temporários 0 0 0 0 0 0 0 0 0

2. Provimento de cargo em comissão 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2.1. Cargos de Natureza Especial 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2.2. Grupo Direção e Assessoramento Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2.3. Funções gratificadas 0 0 0 0 0 0 0 0 0

3. Totais (1+2) 0 0 0 0 3 9 5 3 0 LEGENDA Nível de Escolaridade 1 - Analfabeto; 2 - Alfabetizado sem cursos regulares; 3 - Primeiro grau incompleto; 4 - Primeiro grau; 5 - Segundo grau ou técnico; 6 - Superior; 7 - Aperfeiçoamento / Especialização / Pós-Graduação; 8 – Mestrado; 9 – Doutorado/Pós Doutorado/PhD/Livre Docência; 10 - Não Classificada.

Fonte: https://intratec.itamaraty.gov.br/postos/292/posto_view?b_start:int=0&-C= (Rede interna do MRE)

5.2. Locação de mão de obra mediante contrato de prestação de serviços

https://intratec.itamaraty.gov.br/postos/292/posto_view?b_start:int=0&-C

https://intratec.itamaraty.gov.br/postos/292/posto_view?b_start:int=0&-C

20

As informações sobre a terceirização de mão de obra no âmbito da unidade jurisdicionada estão tratadas considerando o quadro a seguir: contratos de prestação de serviços de limpeza, higiene e vigilância ostensiva da unidade.

QUADRO XII - CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE LIMPEZA E HIGIENE E VIGILÂNCIA

OSTENSIVA Unidade Contratante

Nome: Embaixada da República Federativa do Brasil em Madri UG/Gestão: 240056 / 00001 CNPJ: 00.394.536/0116-88

Informações sobre os contratos Nível de Escolaridade exigido dos trabalhadores contratados

Período contratual de execução das

atividades contratadas F M S

Ano do contra-

to Área Natu-

reza

Identifi-cação do Contrat

o

Empresa Contrata-

da (CNPJ)

Início Fim P C P C P C

Sit.

2010

L O s/n

CR Integral Empresas 12/9/10 11/9/12 4 4 0 0 0 0 P

Observações: A empresa contratada não possui CNPJ, haja vista tratar-se de empresa espanhola. Seu número de identificação fiscal (NIF) é 51578185H. LEGENDA Área: (L) Limpeza e Higiene; (V) Vigilância Ostensiva. Natureza: (O) Ordinária; (E) Emergencial. Nível de Escolaridade: (F) Ensino Fundamental; (M) Ensino Médio; (S) Ensino Superior. Situação do Contrato: (A) Ativo Normal; (P) Ativo Prorrogado; (E) Encerrado.

5.3 indicadores gerenciais sobre recursos humanos

O gerenciamento dos funcionários do quadro compete à Secretaria de Estado do Ministério das Relações Exteriores. Os contratados locais são objeto de avaliação permanente por parte das chefias imediatas.

9. FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A informação está estruturada conforme o Quadro XIII abaixo, que dispõe diversas afirmativas sobre os seguintes aspectos do sistema de controles internos da UJ: ambiente de controle, avaliação de riscos, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento.

QUADRO XIII – ESTRUTURA DE CONTROLES INTERNOS DA UJ

Aspectos do sistema de controle interno Avaliação Ambiente de Controle 1 2 3 4 5

1. Os altos dirigentes da UJ percebem os controles internos como essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento. X

2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade. X

3. A comunicação dentro da UJ é adequada e eficiente. X 4. Existe código formalizado de ética ou de conduta. X 5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e estão postos em

documentos formais. X

21

6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.

X

7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades. X

8. Existe adequada segregação de funções nos processos da competência da UJ. X 9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados

pela UJ. X

Avaliação de Risco 1 2 3 4 5 10. Os objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão formalizados. X 11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e metas

da unidade. X

12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los.

X

13. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão. X

14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ, ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo. X

15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão. X

16. Existe histórico de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade. X

17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos. X

18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade. X

Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5 19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para diminuir os

riscos e alcançar os objetivos da UJ, claramente estabelecidas. X

20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo. X

21. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nível de benefícios que possam derivar de sua aplicação. X

22. As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionados com os objetivos de controle. X

Informação e Comunicação 1 2 3 4 5 23. A informação relevante para UJ é devidamente identificada, documentada, armazenada

e comunicada tempestivamente às pessoas adequadas. X

24. As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas. X

25. A informação disponível à UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível. X 26. A Informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos grupos e

indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz. X

27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura. X

Monitoramento 1 2 3 4 5 28. O sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado para avaliar sua

validade e qualidade ao longo do tempo. X

29. O sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas. X

30. O sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho. X

Considerações gerais: A UJ ingressou recentemente no SIAFI (2010) e tem se adequado aos procedimentos e normativas de gestão de recursos, prestação de contas e controle interno instituídos pelas autoridades competentes.

22

LEGENDA Níveis de Avaliação:

(1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válido. Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ.

10. CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS

A informação sobre gestão ambiental e licitações sustentáveis está estruturada segundo o Quadro XIV abaixo.

QUADRO XIV - GESTÃO AMBIENTAL E LICITAÇÕES SUSTENTÁVEIS

Aspectos sobre a gestão ambiental Avaliação Licitações Sustentáveis 1 2 3 4 5 1. A UJ tem incluído critérios de sustentabilidade ambiental em suas licitações que levem em consideração os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias primas. ▪ Se houver concordância com a afirmação acima, quais critérios de sustentabilidade

ambiental foram aplicados? A Embaixada tem procurado exigir de seus fornecedores, sempre que a realidade local permite, o respeito aos padrões internacionais de sustentabilidade no uso de matérias primas e descarte de produtos.

X

2. Em uma análise das aquisições dos últimos cinco anos, os produtos atualmente adquiridos pela unidade são produzidos com menor consumo de matéria-prima e maior quantidade de conteúdo reciclável.

X

3. A aquisição de produtos pela unidade é feita dando-se preferência àqueles fabricados por fonte não poluidora bem como por materiais que não prejudicam a natureza (ex. produtos de limpeza biodegradáveis).

X

4. Nos procedimentos licitatórios realizados pela unidade, tem sido considerada a existência de certificação ambiental por parte das empresas participantes e produtoras (ex: ISO), como critério avaliativo ou mesmo condição na aquisição de produtos e serviços. ▪ Se houver concordância com a afirmação acima, qual certificação ambiental tem sido

considerada nesses procedimentos? ISO

X

5. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos que colaboram para o menor consumo de energia e/ou água (ex: torneiras automáticas, lâmpadas econômicas). ▪ Se houver concordância com a afirmação acima, qual o impacto da aquisição desses

produtos sobre o consumo de água e energia? X

6. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos reciclados (ex: papel reciclado). ▪ Se houver concordância com a afirmação acima, quais foram os produtos adquiridos?

Material de escritório, material de construção. X

7. No último exercício, a instituição adquiriu veículos automotores mais eficientes e menos poluentes ou que utilizam combustíveis alternativos. ▪ Se houver concordância com a afirmação acima, este critério específico utilizado foi

incluído no procedimento licitatório? X

8. Existe uma preferência pela aquisição de bens/produtos passíveis de reutilização, reciclagem ou reabastecimento (refil e/ou recarga). ▪ Se houver concordância com a afirmação acima, como essa preferência tem sido

X

23

manifestada nos procedimentos licitatórios? 9. Para a aquisição de bens/produtos é levada em conta os aspectos de durabilidade e qualidade de tais bens/produtos. X 10. Os projetos básicos ou executivos, na contratação de obras e serviços de engenharia, possuem exigências que levem à economia da manutenção e operacionalização da edificação, à redução do consumo de energia e água e à utilização de tecnologias e materiais que reduzam o impacto ambiental.

X

11. Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem como sua destinação, como referido no Decreto nº 5.940/2006. X 12. Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas entre os servidores visando a diminuir o consumo de água e energia elétrica. ▪ Se houver concordância com a afirmação acima, como se procedeu a essa campanha

(palestras, folders, comunicações oficiais, etc.)? folders, circulares X

13. Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas de conscientização da necessidade de proteção do meio ambiente e preservação de recursos naturais voltadas para os seus servidores. ▪ Se houver concordância com a afirmação acima, como se procedeu a essa campanha

(palestras, folders, comunicações oficiais, etc.)?

X

Considerações Gerais: LEGENDA Níveis de Avaliação:

(1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ.

11. GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO Os quadros abaixo fornecem informações sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificados como “Bens de Uso Especial” de propriedade da União e locados de terceiros.

QUADRO XV – DISTRIBUIÇÃO ESPACIAL DO BEM IMÓVEL DE USO ESPECIAL DE PROPRIEDADE DA UNIÃO

QUANTIDADE DE IMÓVEIS DE PROPRIEDADE DA UNIÃO DE RESPONSABILIDADE DA UJ LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA

EXERCÍCIO 2011 EXERCÍCIO 2010

Espanha EXTERIOR Calle Fernando El Santo, 6, Madri 1 1

Total (Exterior) 1 1

24

QUADRO XVI – DISTRIBUIÇÃO ESPACIAL DOS BENS IMÓVEIS DE USO ESPECIAL LOCADOS DE TERCEIROS

QUANTIDADE DE IMÓVEIS LOCADOS

DE TERCEIROS PELA UJ LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA EXERCÍCIO 2011 EXERCÍCIO 2010

Espanha EXTERIOR Calle Almagro, 28, 2º andar, Madri 1 1

Calle Almagro, 28, 6º andar , Madri 1 1 (*)

Total (Exterior) 2 2

(*) contrato de aluguel assinado em 02/nov/2010

QUADRO XVII – DISCRIMINAÇÃO DO BEM IMÓVEL DE PROPRIEDADE DA UNIÃO SOB RESPONSABILIDADE DA UJ

Valor do Imóvel (€) Despesa com Manutenção no exercício (€) UG RIP Regime

Estado de

Conser-vação

Valor Histórico

Data da Avaliação

Valor Reavaliado Imóvel Instalações

240056 15, 21 5 68.750,00 28/11/1944 9.293.000,00 25.421,36 9.135,33

Total 25.421,36 9.135,33 Fonte: SIAFI 2011/CONRAZAO/contas contábeis 333903XYY, 344905239 e 344905192

ANÁLISE CRÍTICA A UJ tem a preocupação permanente com a manutenção dos três espaços em que se divide a Embaixada. Especial atenção tem sido dedicada ao imóvel onde está situada a residência oficial e parte da chancelaria (edifício em Fernando El Santo 6). Próprio nacional adquirido em 1940 e construído em 1890, trata-se de edifício antigo que precisa ser objeto de atenção constante. Isso leva à necessidade de amplos trabalhos de reforma – tais como de janelas, telhado, sistema hidráulico e de aquecimento, sistema elétrico, pintura interna e externa, e recuperação do subsolo que, devido à umidade, se encontra com a estrutura comprometida. Além de manter a estrutura e a aparência, faz-se necessário melhorar as condições de vida e de trabalho dos empregados que trabalham na residência. Tendo em vista a magnitude da tarefa, as obras e reformas têm sido realizadas de forma paulatina. Em 2011, por exemplo, foi finalizada pintura e limpeza do acesso principal do edifício residencial, assim como de sua garagem e avançou-se na reforma e substituição de janelas que já não fechavam e não garantiam vedação adequada (com perdas de calor e consequente desperdício de energia). Em 2012, pretende-se dar sequência aos trabalhos de reforma do edifício, a fim de proteger o patrimônio nacional. 12. GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI)

As informações sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ estão estruturadas no quadro XVIII abaixo, que contempla os seguintes aspectos: Planejamento da área; Perfil dos recursos humanos envolvidos; Segurança da informação; Desenvolvimento e produção de sistemas; e Contratação e gestão de bens e serviços de TI.

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QUADRO XVIII – GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA

Avaliação Quesitos a serem avaliados 1 2 3 4 5 Planejamento da área 1. Há planejamento institucional em vigor ou existe área que faz o planejamento da UJ como um todo. X

2. Há Planejamento Estratégico para a área de TI em vigor. X 3. Há comitê que decida sobre a priorização das ações e investimentos de TI para a UJ. X Perfil dos Recursos Humanos envolvidos 4. Quantitativo de servidores e de terceirizados atuando na área de TI. 01 5. Há carreiras específicas para a área de TI no plano de cargos do Órgão/Entidade. X Segurança da Informação 6. Existe uma área específica, com responsabilidades definidas, para lidar estrategicamente com segurança da informação. X

7. Existe Política de Segurança da Informação (PSI) em vigor que tenha sido instituída mediante documento específico. X

Desenvolvimento e Produção de Sistemas 8. É efetuada avaliação para verificar se os recursos de TI são compatíveis com as necessidades da UJ. X

9. O desenvolvimento de sistemas quando feito na UJ segue metodologia definida. X 10. É efetuada a gestão de acordos de níveis de serviço das soluções de TI do Órgão/Entidade oferecidas aos seus clientes. X

11. Nos contratos celebrados pela UJ é exigido acordo de nível de serviço. X Contratação e Gestão de Bens e Serviços de TI 12. Nível de participação de terceirização de bens e serviços de TI em relação ao desenvolvimento interno da própria UJ. 25%

13. Na elaboração do projeto básico das contratações de TI são explicitados os benefícios da contratação em termos de resultado para UJ e não somente em termos de TI. X

14. O Órgão/Entidade adota processo de trabalho formalizado ou possui área específica de gestão de contratos de bens e serviços de TI. X

15. Há transferência de conhecimento para servidores do Órgão/Entidade referente a produtos e serviços de TI terceirizados? X

Considerações Gerais: O planejamento estratégico para a área e a priorização de ações e investimento são efetuados pelo setor competente da Secretaria de Estado, que também decide os padrões de TI e elabora os sistemas em uso na UJ. LEGENDA Níveis de avaliação:

(1) Totalmente inválida: Significa que a afirmativa é integralmente NÃO aplicada ao contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que a afirmativa é parcialmente aplicada ao contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que a afirmativa é parcialmente aplicada ao contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válida: Significa que a afirmativa é integralmente aplicada ao contexto da UJ.

15. INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO

O Quadro XIX abaixo contém as informações sobre as providências adotadas pela UJ para atender às recomendações expedidas pelo OCI no exercício, estando estruturadas em dois (2) blocos de informação: Unidade Jurisdicionada e Recomendações do OCI, dividido o segundo bloco em duas partes complementares, quais sejam: Recomendações expedidas pelo OCI, que identifica a recomendação expedida pelo OCI, e Providências Adotadas, que apresenta as informações do gestor sobre as providências adotadas para dar cumprimento à recomendação. O Quadro XX refere-se às

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recomendações do OCI pendentes de atendimento ao final do exercício e possui a mesma estrutura informacional do Quadro XIX.

QUADRO XIX - RELATÓRIO DE CUMPRIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES DO OCI

Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Código SIORG Embaixada do Brasil em Madri 00871

Recomendações do OCI Recomendações expedidas pelo OCI

Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RA

Comunicação Expedida

1 Auditoria de Tomada de Contas. Exercício de 2010. Relatório Complementar. I.a Despacho 14/2011

Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG

Embaixada do Brasil em Madri 00871

Descrição da Recomendação: Fato: Inexistência de justificativa para concessão de passagem aérea, com recursos do MRE, a servidora do IBICT (Processo 044). Recomendação: Fazer constar dos processos de pagamentos documentos e comunicações que sirvam para melhor esclarecer os gastos efetuados.

Providências Adotadas

Setor responsável pela implementação Código SIORG

Administração Síntese da providência adotada: 1 -Informou-se ao OCI o número do desptel que informou da viagem da servidora do IBICT e solicitou a pesquisa de preços para aquisição da referida passagem. 2 – A UJ passou a arquivar, junto com os processos de pagamento, documentos para esclarecer os gastos efetuados Síntese dos resultados obtidos Os processos de pagamento tornaram-se mais elucidativos com a inclusão dos expedientes telegráficos nos respectivos processos Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Após ter recebido a orientação adequada, a UJ não teve dificuldades em atender a recomendação do OCI.



2 Auditoria de Tomada de Contas. Exercício de 2010. Relatório Complementar I.b Despacho 14/2011



Descrição da Recomendação: Fato: Inexiste justificativa para o reembolso de passagem de trem (viagem realizada em 22/12/2009 e pagamento efetuado em fev/2010; Processo nº 45/2010). Recomendação: Informar às Unidades Gestoras Coordenadoras na SERE que o Posto não poderá autorizar qualquer missão sem a liberação de recursos de forma tempestiva com vistas a evitar julgamento de irregularidade nas contas do Posto por parte do Controle Externo. Deve o Posto abster-se de realizar despesa sem a disponibilidade de recursos orçamentários e sem a emissão prévia de Nota de Empenho.



Administração

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Síntese da providência adotada: A UJ passou a adquirir passagens somente após a disponibilização de recursos e a emissão de Nota de Empenho. Síntese dos resultados obtidos A UJ passou a operar segundo a recomendação do OCI Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A recomendação do OCI deu fundamentos à UJ para solicitar à Secretaria de Estado das Relações Exteriores a liberação tempestiva de recursos.



3 Auditoria de Tomada de Contas. Exercício de 2010. Relatório Complementar I.c Despacho 14/2011



Descrição da Recomendação: Fato: Parte da documentação anexada ao processo de pagamento (Processos nºs 85 e 86/2010) revela que as Notas de Empenho foram emitidas depois da realização da despesa. Ademais, inexiste no processo comprovação de que tenha sido realizada pesquisa de preços. Recomendação: Recomenda-se ao Gestor utilizar Suprimento de Fundos para efetuar aquisições que não possam se submeter ao processo normal de licitação



Administração/Contabilidade Síntese da providência adotada: A Embaixada passou a utilizar o Suprimento de Fundos para efetuar as aquisições que não podem se submeter ao processo normal de licitação Síntese dos resultados obtidos Pequenas despesas, que não podem ser submetidas ao processo normal de licitação, passaram a ser pagas por meio de Suprimento de Fundos Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A possibilidade de utilizar Suprimento de Fundos para pagamento de pequenas despesas que não podem ser submetidas ao processo normal de licitação facilitou e reduziu o trabalho do Setor de Administração/Compras



4 Auditoria de Tomada de Contas. Exercício de 2010. Relatório Complementar I.d Despacho 14/2011



Descrição da Recomendação: Fato: Inexiste no histórico da despesa (Processo nº 240/2010) os nomes dos participantes que se hospedaram por ocasião da exposição “Brasília 50 anos”. Tampouco está arquivada no processo comprovação de que tenha sido efetuada a pesquisa de preço para o serviço contratado. Recomendação: Fazer constar dos processos de pagamento documentos e comunicações que sirvam para melhor esclarecer os gastos efetuados.



Administração Síntese da providência adotada:

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A Embaixada se adequou às recomendações recebidas ao fazer constar nos processos de pagamento documentos e comunicações que possam melhor esclarecer os gastos efetuados Síntese dos resultados obtidos Os processos de pagamento passaram a ser mais elucidativos com a inclusão dos documentos e comunicações telegráficas que melhor esclarecem os gastos efetuados Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A orientação do OCI resultou no aprimoramento dos procedimentos adotados pela UJ com relação aos processos de pagamento.



5 Auditoria de Tomada de Contas. Exercício de 2010. Relatório Complementar I.e Despacho 14/2011



Descrição da Recomendação: Fato: Os processos de pagamento relativos a horas extras foram contabilizados no Elemento de Despesa 3.33.90.36, subitem 02, que se refere a pagamento de diárias (Processos nº 312, 313 e 358/2010). Recomendação: O Gestor deve passar a utilizar o subitem de despesa “35” para o registro das despesas com horas extras



Contabilidade Síntese da providência adotada: As despesas com horas extras passaram a ser registradas no subitem de despesa “35” Síntese dos resultados obtidos Cumpriu-se a orientação do OCI. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O fornecimento de orientação a respeito do subitem de despesa a ser utilizado facilitou o trabalho da UJ.



6 Auditoria de Tomada de Contas. Exercício de 2010. Relatório Complementar I.f Despacho 14/2011



Descrição da Recomendação: Fato: Verifica-se que a Embaixada exerceu a opção de compra do veículo Chrysler Gran Voyager, ao encerrar-se o contrato de leasing, com o pagamento da última parcela contabilizado como Despesa de Capital. Não consta, porém, no processo de pagamento, documentação que evidencie que o bem tenha sido incorporado ao Inventário de Bens Móveis da UJ (processo nº 70/2010). Recomendação: Informar ao Controle Interno o número da Nota de Lançamento utilizada para efetuar o registro contábil do bem, adequando o valor inicialmente contabilizado ao valor de mercado do bem.



Contabilidade Síntese da providência adotada:

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Informou-se ao OCI o número da Nota de Lançamento utilizada para efetuar o registro contábil do bem (NL 92/2011). Síntese dos resultados obtidos A NL foi informada à OCI. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A UJ não teve dificuldades em atender a recomendação do OCI.

QUADRO XX - SITUAÇÃO DAS RECOMENDAÇÕES DO OCI QUE PERMANECEM PENDENTES DE ATENDIMENTO NO EXERCÍCIO

Unidade Jurisdicionada

Denominação completa: Código SIORG

Embaixada do Brasil em Madri 00871 Recomendações do OCI

Recomendações expedidas pelo OCI



1 Auditoria de Tomada de Contas. Exercício de 2010. 1 Desptel 208/2011



Descrição da Recomendação: Fato: Diferença, em 31/12/2010, entre o saldo no SIAFI e o saldo apontado na conciliação bancária da conta-corrente no Banco do Brasil. Recomendação: O OCI instruiu a UJ a adotar providências junto à COF.



Contabilidade Justificativa para o seu não cumprimento: Os problemas encontrados na conciliação bancária foram objeto do telegrama 533/2011, onde também foram solicitadas instruções para a regularização das contas. O OCI instruiu adotar providências junto à COF (orientação esta solicitada pelo telegrama 927/2011), sem resposta até a presente data. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A UJ aguarda instruções da COF para sanar o problema.

Recomendações do OCI

Recomendações expedidas pelo OCI



2 Auditoria de Tomada de Contas. Exercício de 2010. 20 Desptel 208/2011



Descrição da Recomendação: Fato: Os valores do Inventário de Bens Móveis, em 31/12/10, estão expressos em dólar norte-americano, enquanto que no Balanço da Unidade os valores estão expressos na moeda local (€)

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código

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SIORG

Administração Justificativa para o seu não cumprimento: A UJ não recebeu instruções da SERE sobre como proceder à conversão dos valores de seu Inventário de Bens Móveis de dólares norte-americanos para euros. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A UJ não recebeu instruções necessárias (treinamento de funcionários, indicação da taxa de câmbio para conversão dos valores de dólares norte-americanos para euros) para a inclusão no SIAFI do seu inventário de bens.

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PARTE B - INFORMAÇÕES CONTÁBEIS DA GESTÃO

DECLARAÇÃO DO CONTADOR RESPONSÁVEL

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RESULTADOS E CONCLUSÕES

Em 2011, a UJ realizou com êxito a programação proposta para o período e cumpriu com as instruções e determinações recebidas da SERE. Apesar da grave crise econômica e do ano eleitoral na Espanha, foi possível avançar em todos os temas da agenda bilateral (políticos, econômicos, sociais, de cooperação, científicos e tecnológicos, culturais, etc.). É crescente o interesse da Espanha, em especial de suas empresas, pelo Brasil, o que faz com que continuem sendo feitos novos investimentos em nosso país. Fenômeno novo, em 2011, foi o aumento do fluxo de estudantes e profissionais espanhóis para o Brasil. O interesse do mundo empresarial e da opinião pública pelo Brasil fez com que o Governo espanhol, ainda que em etapa de fim de gestão, também buscasse o adensamento das relações. Tudo isso contribuiu para o êxito da gestão da UJ. Não houve dificuldades de monta para a consecução dos objetivos da UJ. No que diz respeito à gestão orçamentária e financeira, a UJ buscou aprimorar procedimentos, de forma a compatibilizá-los com as recomendações do órgão de controle interno. A UJ zelou pela manutenção e recuperação do patrimônio nacional móvel e imóvel. Realizou, entre outros, importante trabalho de restauração de mobiliário antigo da Residência Oficial e das janelas do edifício situado em Fernando El Santo 6. No ano de 2011, a UJ ainda se encontrava em processo de adaptação ao SIAFI. Enfrentou, portanto, dificuldades pontuais na transição do sistema "ADMP". As principais diferenças dizem respeito a prazos e sequências no ingresso de dados. Cabe ressaltar a inexistência, até então, de instruções oficiais sobre a matéria, o que gerou dúvidas para os operadores e gestores do SIAFI. Em decorrência dessa situação, ocorreram alguns registros equivocados, que resultaram em pequenas discrepâncias nas conciliações bancárias parciais. Tais discrepâncias puderam, contudo, ser corrigidas antes do término do ano, de modo que a UJ se encontra em dia com os registros de despesas e com as conciliações bancárias correspondentes. Vale notar que, como resultado de recomendação da UJ, a SERE autorizou a contratação de funcionária local especializada em contabilidade, com o objetivo de criar nova sistemática de trabalho entre funcionários do quadro do Governo brasileiro e funcionários locais, que são os que permanecem mais tempo na UJ e devem ser depositários de parte da "memória" do Posto e dos avanços em termos de boas práticas. No ano de 2012, a UJ buscará seguir as recomendações da unidade de controle interno com relação aos processos contábeis, dedicando especial atenção à questão dos prazos de registro das notas de empenho e à inclusão de informações completas nos processos.

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ASSINATURA DO DIRIGIENTE MÁXIMO DA UNIDADE JURISDICIONADA

ministÉrio das relaÇÕes exteriores embaixada do …...comunidade brasileira na espanha, como o...

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