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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2010

Relatório de Gestão do exercício de 2010 apresentado aos órgãos de

controle interno e externo corno prestação de contas ordinárias anual a

que esta Unidade está obrigada nos termos do art. 70 da Constituição

Federal, elaborado de acordo com as disposições da Instrução

Normativa TCU n° 63/2010, da Decisão Normativa TCU n° 107/2010 e

da Portaria-TCU n° 277/2010 e das orientações do órgão de controle

interno.

Brasília, março/2011

Para verificar as assinaturas, acesse www.tcu.gov.br/autenticidade, informando o código 46597066.

SUMÁRIO

1— INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR 4 2 — INFORMAÇÕES SOBRE O PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA SGEX, CONSIDERANDO O ATINGEMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES 5

2.1) Responsabilidades institucionais da SGEX 5 2.2) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais 6 2.3) Programas de Governo sob a responsabilidade do SGEX 7 2.4) Desempenho Orçamentário e Financeiro 7

3—INFORMAÇÕES SOBRE O RECOLHIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS 7 4—INFORMAÇÕES SOBRE A MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES 7 5 — INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 7

a) Composição do quadro de servidores ativos 7 c) Composição do quadro de estagiários 9 d) Custos associados à manutenção de recursos humanos 9 e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços 10 O Indicadores gerenciais sobre recursos humanos 10

6—INFORMAÇÃO SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, TERMO DE COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES, VIGENTES NO EXERCÍCIO DE REFERÊNCIA 10 7—DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS E CONVÊNIOS OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS — SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA — SICONV, CONFORME ESTABELECE O ARTIGO 19 DA LEI 12.309/2010 10 8—INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730/1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS 10 9 — INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 10 10 — INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS 11 11 — INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DA SGEX, CLASSIFICADO COMO "BENS DE USO ESPECIAL", DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS 11 12—INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) DA SGEX 11 13—INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS 5355/2005 E 6.370/2008 11 14—INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA 11 15 — INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO OU JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO 11 16—INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO, APRESENTANDO JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO 11 17—OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS RELEVANTES 12


LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS

COO - Coordenação-Geral de Documentação Diplomática CGPLAN - Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo CGU — Controladoria-Geral da União CISET - Secretaria de Controle Interno CMOR - Coordenação-Geral de Modernização COF - Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças CPAT - Coordenação de Patrimônio DA - Departamento de Administração DAEX - Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior DCD - Departamento de Comunicações e Documentação DN — Decisão Normativa • DP - Divisão do Pessoal DPAG - Divisão de Pagamentos DSE - Departamento do Serviço Exterior DSG - Divisão de Serviços Gerais IN— Instrução Normativa DTA - Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento LOA — Lei Orçamentária Anual MRE — Ministério das Relações Exteriores Port. — Portaria RG — Relatório de gestão RISE — Regimento Interno da Secretaria de Estado SAMS - Serviço de Assistência Médica e Social SERE — Secretaria de Estado das Relações Exteriores SGEX — Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior TCU — Tribunal de Contas da União

3


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o 411M S 4

MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SUBSECRETÁRIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

UNIDADE GESTORA 2400.30 / 00001

RELATÓRIO DE GESTÃO (EXERCÍCIO DE 2010)

1- INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA

QUADRO A.1.1 - IDENTIFICAÇÃO DA UJ — RELATÓRIO DE GESTÃO INDIVIDUAL

Poder e Órgão de Vinculação Poder: Executivo Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores Código SIORG: 000263

Identificação da Unidade Jurisdicionada consolidadora Denominação completa: Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior Denominação abreviada: SGEX

Código LOA: 35101-MRE Código SIORG: 001990 Código SIAFI: 2400.30 Situação: ativa Natureza Jurídica: 101-5 — Órgão Público do Poder Executivo Federal Principal Atividade: Administração (Pessoal, Patrimonial, Orçamentária e Financeira) Código CNAE: 7511-6 Telefones/Fax de contato: (061) 3411-6201 (061) 3411-6202 1(061) 3411-8686 E-mail: [email protected] Página na Internet: http:// www.mre.gov.br Endereço Postal: Ministério das Relações Exteriores, Esplanada dos Ministérios. Bloco H. Anexo I, 2° andar, CEP: 70.170-900, Brasília-DF.

Normas relacionadas às Unidades Jurisdicionadas Normas de criação e alteração das Unidades Jurisdicionadas Decreto n. 7.304, de 22 de setembro de 2010, que aprovou a Estrutura Regimental da Secretaria de Estado das Relações Exteriores; Manual de Patrimônio e Inventário—Revisão 2006 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura das Unidades Jurisdicionadas Portaria n°212, de 30 de abril de 2008, que publicou o Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores (RIS E), publicada no Diário Oficial da União de 6 de maio de 2008. Manuais e publicações relacionadas às atividades das Unidades Jurisdicionadas Administração dos Postos - GAP 2008: Manual de Patrimônio e Inventário - Revisão 2006; Diário Oficial da União.

Unidades Gestoras e Gestões Relacionadas às Unidades Jurisdicionadas Unidades Gestoras Relacionadas às Unidades Jurisdicionadas

Código SIAFI Nome 2400.05 Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças 2400.10 Departamento de Comunicações e Documentação

n.


5

2400.09 Departamento do Serviço Exterior 2400.13 Divisão de Serviços Gerais

Não aplicável. Coordenação-Geral de Licitações 2400.21 Coordenação de Patrimônio

Gestões relacionadas às Unidades Jurisdicionadas Código SIAFI Nome

00001 Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças 00001 Coordenação de Patrimônio 00001 Divisão de Serviços Gerais 00001 Departamento do Serviço Exterior 00001 Departamento de Comunicações e Documentação

Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões Código SIAPI da Unidade Gestora Código SlAFI da Gestão

Não aplicável. Não aplicável.

2— INFORMAÇÕES SOBRE O PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA UNIDADE, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES

2.1. Responsabilidades institucionais da unidade 2.1.1. Competência

Compete à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior (SGEX): (I) assessorar o Secretário-Geral das Relações Exteriores no trato de todos os aspectos administrativos relacionados com a execução da política exterior; (H) coordenar a execução de política administrativa do Ministério das Relações Exteriores.

À Coordenação de Patrimônio (CPAT), subordinada à SGEX, compete o planejamento e supervisão das atividades de administração de patrimônio dos órgãos do Ministério, no Pais e no exterior.

À Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças (COF), subordinada à SGEX, compete (I) orientar as Unidades Gestoras na apresentação das necessidades orçamentárias anuais; (II) descentralizar créditos orçamentários e recursos financeiros às Unidades Gestoras e coordenar sua execução de despesas; (III) realizar estudos para instruir decisões sobre as 5 prioridades de despesa e a compatibilidade da execução orçamentária e financeira com os objetivos da política exterior; (IV) acompanhar a arrecadação da renda consular e da renda cultural.

À Divisão de Serviços Gerais (DSG), subordinada à SGEX, compete a administração da infraestrutura da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, e agrega despesas de natureza administrativa que não podem ser apropriadas em ações finalisticas, nem a um programa finalistico. A Coordenação-Geral de Licitação é a unidade administrativa, subordinada ao Departamento de Administração, responsável pela coordenação dos processos de licitações

Ao Departamento de Comunicações e Documentação (DCD), subordinado à SGEX, compete (I) modernização continua da infra-estrutura de informática e de comunicações do Ministério mediante a aquisição de equipamentos de informática, de aparelhos de fac-símile, scanners e aparelhos de telefonia; (II) o pagamento de contratos de manutenção, assistência técnica, instalação e "lease" de


6

sistemas de informática para atividades correntes na SERE e no Exterior; (III) o constante aperfeiçoamento e desenvolvimento de sistemas de informática em beneficio de todas as áreas do Itamaraty; (IV) a cobertura, no exterior, de despesas com aluguel de equipamentos destinados a facilitar as atividades de apoio a visitas presidenciais e de altas autoridades do Ministério das Relações Exteriores; e (V) o constante aprimoramento da guarda, da catalogação e do atendimento às consultas ao acervo bibliográfico e documental do Ministério.

Ao Departamento do Serviço Exterior (DSE), subordinado à SGEX, compete (I) a administração de recursos humanos do Ministério das Relações Exteriores, de maneira a assegurar a formulação e execução da política exterior do Brasil, a manutenção das relações diplomáticas e a promoção dos interesses do Estado e da sociedade brasileira no exterior, (II) planejar, coordenar e supervisionar as atividades de formulação e execução da política de pessoal, os processos de remoção e lotação, (III) executar processos de pagamentos e de assistência médica e social, observando a orientação do órgão central do SIPEC, ao qual se vincula tecnicamente corno órgão setorial.

2.1.2. Objetivos estratégicos

(I) Coordenar a execução da política administrativa do MRE, de modo a possibilitar a execução da Política Externa Nacional. (II) Aprimorar os métodos de gerenciamento e supervisão das atividades relacionadas com a administração de material e do patrimônio, incluindo a aquisição no Brasil de material padronizado para os Postos no exterior e serviços gerais de apoio administrativo no Brasil e de apoio à Comissão Permanente de Inventário. (III) Prover meios e sistemas de tecnologia da informação para a Secretaria de Estado e Postos no exterior. Desenvolver programas de elaboração, transmissão e salvaguarda de informação oficial. Manter, preservar e divulgar o acervo bibliográfico do MRE. (IV) recrutar e capacitar pessoal e promover maior eficiência na lotação e movimentação dos servidores e na formalização e publicação de atos diversos.

2.2) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais

2.2.1. Análise do andamento do plano estratégico da unidade ou do órgão em que a unidade

esteja inserida:

A Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior, por meio de suas unidades subordinadas, tem logrado satisfazer às demandas da Secretaria de Estado e dos Postos no que se refere ao provimento dos meios materiais e sistêmicos necessários à manutenção, modernização e ampliação da infra-estrutura fisica, inclusive de redes de informática, e de pessoal, condizente com a expansão geográfica e dos temas de política externa brasileira. Ao mesmo tempo, sua atuação tem sido tolhida, em determinados casos, sobretudo nos processos licitatórios, no sentido de tempestivamente assegurar a ampliação e renovação de materiais e serviços. Os entraves jurídico-burocráticos externos ao expedito encaminhamento de processos têm ocasionalmente limitado a capacidade da SGEX de cumprir a contento suas metas estratégicas.

2.2.2. Análise do Plano de Ação referente ao exercício a que se referir o relatório de gestão:

Estabeleceu-se, como Plano de Ação, dar prosseguimento ao processo de modernização e ampliação da infra-estrutura fisica e de pessoal, para fazer face às novas demandas da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, em razão da crescente atuação da política externa brasileira no cenário


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internacional. Por sua vez, decidiu-se pela manutenção da estrutura de apoio administrativo da unidade, considerando as recomendações da auditoria. Note-se que a unidade gerencia 88 contratos, que representam um montante no valor de R$ 50.770.106,57 e, em sua estrutura interna, conta com setores cuja competência relaciona-se diretamente ao apoio administrativo no Ministério das Relações Exteriores, tais como: setor de compras diretas, almoxarifado, garagem e oficina, setor de apoio administrativo, setor de portaria e limpeza, setor de guarda e proteção, setor de telefonia e setor de moradias funcionais. No decorrer de 2010, a CLI demonstrou capacidade e competência na operação dos pregões eletrônicos, ao finalizar todos os procedimentos que lhe foram solicitados de maneira segura, em prazos razoáveis e produzindo economia significativa aos cofres públicos.

23. Programas de Governo sob a responsabilidade da SGEX

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades COF, CPAT, DCD, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento.

2.4. Desempenho Orçamentário e Financeiro

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades COF, CPAT, DCD, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao fmal deste documento.

3 — INFORMAÇÕES SOBRE O RECOLHIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS

Não se aplica.

4 — INFORMAÇÕES SOBRE A MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES


5 — INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE

a) Composição do quadro de servidores ativos

Quadro A.5.1 — Composição do Quadro de Recursos Humanos da SGEX - Situação apurada em 31/12/2010

Tipologias dos Cargos Lotação Ingressos em 2010

Egressos em 2010 Autorizada Efetiva

1 Provimento de cargo efetivo 422 138 133 1.1 Membros de poder e agentes políticos O 0 O O 1.2 Servidores de Carreira 422 138 133

1.2.1 Servidor de carreira vinculada ao órgão 407 129 130

1.2.2 Servidor de carreira em exercício descentralizado 11

7 1


8

1.2.3 Servidor de carreira em exercício provisório O

0 O

1.2.4 Servidor requisitado de outros órgãos e esferas

4 2 9

13 Servidores com Contratos Temporários O O O 1.4 Servidores Cedidos ou em Licença O 1.4.1 Cedidos O 1.4.2 Removidos O 1.4.3 Licença remunerada O 1.4.4 Licença não remunerada O 2 Provimento de cargo em comissão 89 44 21 2.1 Cargos Natureza Especial O O O 2.2 Grupo Direção e Assessoramento

superior 37 18 3

2.2.1 Servidor de carreira vinculada ao órgão 34 16 3 2.2.2 Servidor de carreira em exercício

descentralizado 2 1 3

2.2.3 Servidor de outros órgãos e esferas 1 1 O 2.2.4 Sem vínculo 0 0 O 2.2.5 Aposentado O 0 O 23 Funções gratificadas 52 26 18 2.3.1 Servidor de carreira vinculada ao órgão 50 26 17 2.3.2 Servidor de carreira em exercício

descentralizado 1 O O

2.3.3 Servidor de outros órgãos e esferas 1 O 1 3 Total 511 182 154

uadro A.5.2 - Composição do Quadro de Recursos Humanos da SGEX or faixa etária - Situação a urada em 31/12/2010

Tipologias do Cargo Faixa Etária (anos)

Até 30 De 31 a

40 De 41 a 50 De 51 a 60 Acima de 60

1.Provimento de cargo efetivo 103 59 63 143 54 1.1. Membros de poder e agentes políticos O O O O O 1.2. Servidores de Carreira 103 59 63 143 54 1.3. Servidores com Contratos Temporários O O O O O 1.4. Servidores Cedidos ou em Licença O O O O O

2.Provimento de cargo em comissão 23 16 17 30 3 2.1. Cargos de Natureza Especial 2.2. Grupo Direção e Assessoramento Superior 8 9 8 12 O 2.3. Funções gratificadas 15 7 9 18 3

Fonte: SGRH

Quadro A.5.3 — Composição do Quadro de Recursos Humanos da SGEX por escolaridade - Situação apurada em 31/12/2010

Tipologias do Cargo Nível de Escolaridade 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Provimento de cargo efetivo 225 197 1.1. Membros de poder e agentes políticos 1.2. Servidores de Carreira 225 197 1.3. Servidores com Contratos Temporários 1.4. Servidores Cedidos ou em Licença

2. Provimento de cargo em comissão 31 58


9

2.1. Cargos de Natureza Especial 2.2. Grupo Direção e Assessoramento

Superior 1 36

2.3. Funções gratificadas 30 22 LEGENDA

3 - Primeiro grau incompleto; 4 - Primeiro grau; 5 - Segundo grau /Pós-Graduação; 8 — Mestrado; 9 - Doutorado; 10 - Não

Nível de Escolaridade 1 - Analfabeto; 2 - Alfabetizado sem cursos regulares; ou técnico; 6 - Superior; 7 - Aperfeiçoamento / Especialização Classificada. Fonte: SGRH

b) Composição do quadro de servidores inativos

Quadro A.5.4 — Composição do Quadro de Servidores Inativos do MRE - Situação apurada em 31/1212010

Regime de proventos / Regime de aposentadoria Quantitativo de Servidores Aposentadorias em 2010

Total 1408 46 Fonte: SIAPE Observação: Os sistemas de cadastramento de aposentadorias não permitem a segregação das informações a respeito do regime de proventos e de aposentadoria. Serão apresentadas as informações dos valores totais.

Quadro A.5.5 — Composição do Quadro de Instituidores de Pensão - Situação apurada em 31/12/2010

Regime de proventos originário do servidor Quantitativo de Beneficiários

Pensões concedidas em 2010 1. Integral 750 1 2. Proporcional 129 37 Fonte: SIAPE

c) Composição do quadro de estagiários

Quadro A.5.6 — Composição do Quadro de Estagiários do MRE Nível de

escolaridade Quantitativo de contratos de estágio vigentes

3° Trimestre 4° Trimestre Custo do exercício

(Valores em R$ 1,00) 1° Trimestre 2° Trimestre Nível superior 312 335 350 359 2.412.631,85

O Área Fim 234 251 235 239 1.475.885,15 O Área

Meio 78 84 115 120 936.746,70

Nível Médio 7 11 11 10 28.855,00 O Área Fim 3 5 5 3 11.667,00 O Área

Meio 4 6 6 7 17.188,00

Fonte: SIAPE

d) Custos associados à manutenção de recursos humanos

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades COF, CPAT, DCD, DSE e DSG. que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao fmal deste documento.


10 s

e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços


1) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos


6— INFORMAÇÃO SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, TERMO DE COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES, VIGENTES NO EXERCÍCIO DE REFERÊNCIA


7 — DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS E CONVÊNIOS OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS — SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA— SICONV, CONFORME ESTABELECE O ARTIGO 19 DA LEI 12.309/2010


8 — INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730/1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS

Todos os ocupantes de Cargos de Direção e Assessoramento da SGEX entregaram suas declarações de bens e de rendas ao Senhor Chefe da Divisão do Pessoal, que as encaminhou à Secretaria de Controle Interno até o dia 15 de fevereiro de 2011, em atendimento ao memorando CISET n° 26/2011.

9 — INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO



11

10 — INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS


11 — INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DA SGEX, CLASSIFICADO COMO "BENS DE USO ESPECIAL", DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS


12 — INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) DA SGEX


13 — INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS 5.355/2005 E 6.370/2008


14— INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA

Não houve ocorrências no período.

15 — INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO OU JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO


16— INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO, APRESENTANDO JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO


141.R.

12

s As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das

unidades COF, CPAT, DCD, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento.

17— OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS RELEVANTES

Estão compilados, neste Relatório de Gestão, as informações concernentes à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior como um todo, deixando sob a forma dos anexos a seguir, a cargo de cada unidade jurisdicionada — a saber, COF, CPAT, DCD, DSE e DSG — a apresentação de suas próprias informações sob o formato de Relatório de Gestão requerido pela Portaria/TCU/n° 277, de 7 de dezembro de 2010.

Anexo 1: Relatório de Gestão da Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças 13 Anexo 2: Relatório de Gestão do Departamento de Comunicações e Documentação 31 Anexo3: Relatório de Gestão do Departamento do Serviço Exterior 38 Anexo 4: Relatório de Gestão da Divisão de Serviços Gerais 77 Anexo 5: Relatório de Gestão da Coordenação de Licitações 98 Anexo 6: Relatório de Gestão da Coordenação de Patrimônio 115 Anexo 7: Informação complementar do Departamento de Administração 126

e


1

13

e

COORDENAÇÃO-GERAL DE ORÇAMENTO E FINANÇAS

COF

RELATÓRIO DE GESTÃO

Brasília, março de 2011


'

(Reinaido Stoyái) Coordenador-Geral de drçamento e Finanç

DACLARAÇÃO

Declaro, para fins do disposto nos artigos 12, 13 e 15 da Instrução Normativa

TCU n° 57, de 27 de agosto de 2008, que as informações sobre rol de responsáveis desta unidade

jurisdicionada, da qual sou dirigente máximo, contidas em banco de dados informatizado, são

fidedignas.

Estou ciente das responsabilidades civis desta declaração.

Brasília-DF, 23 de março de 2011

14


141 R.

15

MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

COORDENAÇÃO-GERAL DE ORÇAMENTO E FINANÇAS UNIDADE GESTORA 240005 / 00001


1.1 Relatório de Gestão Individual

QUADRO A.1.1 - IDENTIFICAÇÃO DA UJ — RELATÓRIO DE GESTÃO INDIVIDUAL

Poder e Órgão de Vinculação Poder: Executivo Federal Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores 1Código SIORG: 263

Identificação da Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças Denominação abreviada: COF Código SIORG: 001748 Código LOA: 35201 1 Código SIAFI: 240005 Situação: Ativa Natureza Jurídica: Unidade Orçamentária e Financeira descentralizadora do Poder Executivo Federal. Administração Direta. Ministério das Relações Exteriores. Principal Atividade: Execução Orçamentária e Financeira do Ministério das Relações Exteriores — MRE Código CNAE: Telefones/Fax de contato: 1(061) 3411-8361 1 FAX (061) 3411-6677 I E-mail: [email protected] Página na Internet: http://www.mre.gov.br Endereço Postal: Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo 1, 60 andar, sala 634, CEP 70.170-900 — Brasília-DF

Normas relacionadas à Unidade Jmisdicionada A estrutura de funcionamento do Ministério das Relações Exteriores decorre do Decreto n° 5.032, de 5/04/2004

Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada

Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada - Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome

-


Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAF1 da Gestão

Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI

Nome

Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões

16

1.2 Relatório de Gestão Consolidado

Não se aplica.

13 Relatório de Gestão Agregado

Não se aplica.

1.4 Relatório de Gestão consolidado e Agregado

Não se aplica.

2. PARTE A, ITEM 2, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010

2.1 Responsabilidades institucionais da unidade:

I. Competência Institucional:

Compete à Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças, conforme o Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores:

I — participar na elaboração do projeto de Lei de Diretrizes Orçamentárias anual;

II - participar na elaboração do projeto de Lei de Orçamento anual;

III - orientar as Unidades Gestoras na apresentação das necessidades orçamentárias anuais;

IV — encaminhar propostas de créditos adicionais ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e acompanhar o andamento;

V - descentralizar os créditos orçamentários e recursos financeiros às Unidades Gestoras e coordenar sua execução de despesas;


17

VI - realizar estudos para instruir decisões sobre as prioridades de despesas e a compatibilidade da execução orçamentária e financeira com os objetivos da política exterior;

VII - gerir as dotações destinadas ao pagamento de contribuições a organismos internacionais e da dívida externa;

VIII - distribuir e controlar as estampilhas consulares;

IX - acompanhar e controlar a arrecadação da renda consular pelos Postos no exterior;

X - distribuir os recibos destinados ao controle da renda cultural; e

XI - acompanhar a arrecadação da renda cultural.

XII - prestar assistência, orientação e apoio técnicos aos ordenadores de despesa e responsáveis por bens, direitos e obrigações do MRE ou pelos quais responda;

XIII - verificar a conformidade de suporte documental efetuada pelas unidades gestoras;

XIV - com base em apurações de atos e fatos inquinados de ilegais ou irregulares, efetuar os registros pertinentes e adotar as providências necessárias à responsabilização do agente, comunicando o fato à autoridade a quem o responsável esteja subordinado e ao órgão ou unidade do Sistema de Controle Interno do MRE a que estejam jurisdicionados;

XV - analisar balanços, balancetes e demais demonstrações contábeis das unidades gestoras jurisdicionadas;

II. Objetivos estratégicos:

À luz das competências acima coligidas, os objetivos estratégicos da COF, na sua condição de setorial orçamentária, compreendem grosso modo medidas com vistas a compatibilizar o orçamento do MRE a suas finalidades institucionais, assegurar a descentralização expedita de créditos orçamentários e de recursos financeiros às UG's desta pasta, administrar e controlar as rendas consular e cultural, a apoiar e orientar os ordenadores de despesa e a controlar a conformidade de suporte documental apresentado pelas UG's.

2.2 Estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais:

I. Análise do andamento do plano estratégico da unidade ou órgão em que a unidade esteja inserida:

A unidade está inserida na estrutura da Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior (SGEX) do Ministério das Relações Exteriores, cuja competência compreende, entre outras atribuições, coordenar a execução de política administrativa do MRE. Por se tratar de setorial orçamentária, a UJ tem como finalidade precípua executar ações de descentralização orçamentária e financeira, sem prejuízo das demais competências previstas no Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Figuram com proeminência no plano estratégico da UJ a otimização dos recursos humanos disponíveis, de forma a imprimir maior celeridade às operações de descentralização orçamentária e financeira, bem


18

como a continuidade, em atendimento a orientações emanadas do TCU, do processo em curso de "siafização" de embaixadas, missões e repartições consulares brasileiras no exterior. Em 2010, foram interligados ao SIAFI 10 postos, que se somaram a outros 17 "siafizados" em exercícios anteriores.

II. Análise do plano de ação da unidade referente ao exercício a que se referir o relatório de gestão:

Em razão da sua condição de setorial contábil, a COF não possui plano de ação relativo a atividades finalisticas. O citado processo de "siafização" dos principais postos da rede diplomática brasileira, em que pese a seu caráter de atividade meio, constitui-se ação central da UJ, cujo objetivo tem sido alcançado a contento, tendo em vista que, em média, 10 postos são interligados ao SIAFI anualmente.

2.3 Programas de governo sob a responsabilidade da unidade:

2.3.1 Execução dos programas de Governo sob responsabilidade da UJ:

A COF não é responsável pela execução, em sua totalidade, de um programa de Governo.

2.3.2 Execução física das ações realizadas pela UJ:

Está a cargo desta UJ a ação 8495 — Eventos Internacionais Oficiais, que beneficiou um total de 9 eventos em 2010, de um total de 14 previstos na LOA. Em termos financeiros, os recursos financeiros disponibilizados perfizeram execução de 53,04%. Cumpre notar, a propósito, que a COF atua apenas como repassadora de recursos às áreas geográficas ou temáticas responsáveis pelo tratamento substantivo das iniciativas em apreço. Por essa razão, afigura-se tarefa difícil para esta UJ estimar com precisão o volume físico e as necessidades financeiras dos eventos a serem abrangidos pela citada ação durante cada exercício.

QUADRO A.2.2 - EXECUÇÃO FÍSICA DAS AÇÕES REALIZADAS PELA UJ

Função Subfunção Programa Ação Tipo da

Ação Prioridade

Unidade de

Medida

Meta prevista

Meta realizada

Meta a ser

realizada em 2011

07 2.1.1. 0683 8495 A 4

Evento realizado/ Unidade 10 9 13

Fonte:


19

2.4 Desempenho Orçamentário/Financeiro

2.4.1 Programação Orçamentária das Despesas

O Quadro A.2.4 revela que esta UJ procurou adequar a proposta orçamentária do MRE aos limites fixados pela SOF.

No caso de despesas com Pessoal e Encargos Sociais, verificou-se variação negativa de 2009 para 2010, por conta da acentuada variação cambial do real em relação dólar no período, que passou de US$ 1,00 = R$ 2,00, em 2009, para US$ 1,00 = R$ 1,75, em 2010.

No sentido inverso, o item "Outras Despesas Correntes" apresentou acréscimo em relação a 2009, em virtude da ampliação da rede de postos do Itamaraty no exterior, da intensificação da participação da diplomacia brasileira nas múltiplas vertentes da agenda internacional e da desvalorização do dólar no mercado internacional, em particular em relação à libra, euro e iene. Ainda no tocante a este grupo de despesa, vale assinalar a abertura de um crédito extraordinário para Operações de Assistência Especial no Exterior, destinado especificamente ao Haiti, no valor de R$ 130.300.000,00. A liberação desses recursos revelou-se fundamental para ampliar e aprofundar as iniciativas de cooperação conduzidas pelo Brasil na seqüência do forte terremoto que assolou a aquela ilha caribenha.

No que tange a "Despesas de Capital", constantes do Quadro A.2.5, cumpre registrar a inclusão no orçamento do MRE de R$ 77 milhões para a aquisição de imóvel para a Embaixada do Brasil em Londres, cujas instalações eram objeto de dois "leasings", um dos quais se encontrava próximo do fim.

Os valores acima apresentados estão consolidados no Quadro A.2.6, onde se verificar mais claramente que os créditos abertos em 2010 impactaram positivamente a programação orçamentária do MRE, os quais habilitaram esta pasta a adquirir Próprio Nacional para a Chancelaria da Embaixada do Brasil em Londres e a proporcionar importante ajuda humanitária ao Haiti.

No quadro A.2.7 revela que o MRE foi beneficiário de significativo número de destaques, em sua maioria empregada no custeio de despesas realizadas por autoridades da Administração Federal em missões no exterior. No citado Quadro, ressalta destaque de R$ 13 milhões oriundo do FNDE, que foi repassado à Agência Brasileira de Cooperação, gestora desses recursos e responsável pela sua destinação final. Quanto ao destaques concedidos, ressalta o significativo número de descentralizações para o Ministério da Defesa para cobrir, sobretudo, despesas com a segurança de postos no exterior. Há também o registro de destaque no valor de R$ 4 milhões para o Ministério da Cultura com objetivo de apoiar a participação brasileira na III Festival Mundial de Artes Negras - FESMAN, no Senegal, que correu a cargo do Departamento Cultural, bem como de descentralização de R$ 1,5 milhão para o CNPQ, para o pagamento de bolsas de estudo em parceria com o Instituto Rio Branco, gestor responsável pela ação orçamentária de origem.


• • 7.P•ta.

kínit al ;ir

20

QUADRO A.23 - IDENTIFICAÇÃO DAS UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS

Denominação das Unidades Orçamentárias Código da UO Código SIAFI da

UGO Ministério das Relações Exteriores — Administração Direta 35101 240005

2.4.1.1 Programação de Despesas Correntes

QUADRO A.2.4 - PROGRAMAÇÃO DE DESPESAS CORRENTES

Valores em R$ 1,00

Origem dos Créditos Orçamentários

Grupos de Despesas Correntes

1 — Pessoal e Encargos Sociais 2— Juros e Encargos da

Dívida 3- Outras Despesas Correntes Exercícios Exercícios Exercícios

2009 2010 2009 2010 2009 2010

V011

Dotação proposta pela U0 1.028.022.129 936.087.998 915.722.842 1.096.784.733 PLOA 1.028.022.129 936.087.998 915.722.842 1.096.784.733 LOA 1.028.022.129 936.087.998 728.080.367 1.105.884.733

son

apia

Suplementares 50.000.000 104.270.000 187.031.000 3.858.296

Especiais Abertos 25.025.164 Reabertos

Extraordinários Abertos 130.300.000 Reabertos -

Créditos Cancelados -65.000.000 -5.000.000 - 1.604.235 -3.000.000

Outras Operações - - - -

Total 1.013.022.129 1.035.357.998 938.532.286 1.237.043.029

Fonte: SIAF1 GERENCIAL

2.4.2 Execução Orçamentária da Despesa


21

Tendo em vista sua condição de setorial orçamentária, a COF não atua diretamente na execução orçamentária do MRE, sendo responsável apenas pela descentralização dos recursos a cargo deste ministério.

Indicadores Institucionais

Esta UJ não desenvolveu fórmulas para aferir resultados de suas rotinas de trabalho, haja vista que se enquadram como essencialmente atividades meio. No entanto, na avaliação desta COF, sua missão institucional como Unidade Setorial Orçamentária alcançou seus objetivos com a descentralização a tempo dos recursos recebidos do MP/STN permitindo a devida quitação dos compromissos deste Ministério no exercício em questão.

2.4.1.2 Programação de Despesas de Capital

QUADRO A.2.5 - PROGRAMAÇÃO DE DESPESAS CAPITAL

Valores em R$ 1,00

Origem dos Créditos Orçamentários

Grupos de Despesa de Capital 4— Investimentos 5— Inversões Financeiras 6- Amortização da Dívida

Exercícios Exercícios Exercícios 2009 2010 2009 2010 2009 2010

vol

Dotação proposta pela 110 147.450.000 90.300.000 5.000.000 - -

PLOA 147.450.000 90.300.000 5.000.000

LOA 122.215.987 80.800.000 5.000.000 -

CR

ÉD

ITO

S

Suplementares -

_

Especiais Abertos 77.000.000 - -

Reabertos 77.000.000 -

Extraordinários Abertos _

Reabertos _ Créditos Cancelados

-68.000.000 -

Outras Operações -

Total 54.215.987 80.800.000 77.000.000 82.000.000

Fonte: SIAFI GERENCIAL


22

2.4.1.3 Quadro Resumo da Programação de Despesas

QUADRO A.2.6 - QUADRO RESUMO DA PROGRAMAÇÃO DE DESPESAS

Valores em R$ 1,00

Origem dos Créditos Orçamentários Despesas Correntes Despesas de Capital 9 — Reserva de Contingência

Exercícios Exercícios Exercícios 2009 2010 2009 2010 2009 . 2010

Dotação proposta pela 1.10 1.943.744.971 2.032.872.731 147.450.000 95.300.000

PLOA 1.943.744.971 2.032.872.731 147.450.000 95.300.000

LOA 1.756.102.486 2.041.972.731 122.215.987 85.800.000 -

CR

ÉD

ITO

S Suplementares 237.031.000 108.128.296

Especiais Abertos 25.025.164 77.000.000 -

Reabertos - 77.000.000

Extraordinários Abertos 130.300.000

Reabertos - Créditos Cancelados -66.604.235 -8.000.000 -68.000.000 - -

Outras Operações -

Total 1.951.554.415 2.272.401.027 131.215.987 162.800.000

Fonte: SIAFIGERENCIAL

2.4.1.4 Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa

QUADRO A.2.7 — MOVIMENTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA POR GRUPO DE DESPESA Valores em R$ 1,00

Natureza da Movimentação

de Crédito

UG concedente

ou recebedora Classificação da ação

DESPESAS CORRENTES

1 - Pessoal e Encargos

Sociais

2. Juros e

Energos da Divida

3. Outras Despesas Correntes

Mov

imen

taçã

o In

tern

a

Con

cedi

dos

244001 FUNAG

MISSOES COMERCIAIS E FEIRAS SETORIAIS E 07691035525380001 MULTISSETORIAIS - NACIONAL

60.000,00

Rec

ebi

dos

Não há


de C édito

UG concedente

ou recebedora Classificação da ação

DESPESAS CORRENTES

1 - Pessoal e Encargos

Sociais

2. Juros e

Energos da Divida

3. Outras Despesas Carentes

ra i- •a• o0 g?.>. "5".'

o ci e ":, o° 2,.- w

110407 DEFESA

ADMINISTRACAO DA 07122075020000001

UNIDADE - NACIONAL 9.619.816,17


F.

-P. 4 23

364102 CNPQ

110407 DEFESA

110407 DEFESA

420010 MINC/SE

110407 DEFESA

110407 DEFESA

110407 DEFESA

110407 DEFESA

135046 EMBRAPA

110407 DEFESA

CONCESSAO DE BOLSAS DE ESTUDO A CANDIDATOS AFRO-DESCENDENTES A CARREIRA DIPLOMATICA - NACIONAL

FORMACAO E APERFEICOAMENTO DE DIPLOMATAS - NACIONAL

DEMARCACAO DE FRONTEIRAS - NACIONAL

EVENTOS INTERNACIONAIS OFICIAIS - NACIONAL

ASSISTENCIA CONSULAR A BRASILEIROS - NACIONAL

ATENDIMENTO CONSULAR - NACIONAL

COOPERACAO COM PAISES DE LINGUA OFICIAL PORTUGUESA E PAISES MEMBROS DE ORGANISMOS REGIONAIS AFRICANOS - NACIONAL

COOPERACAO TECNICA INTERNACIONAL - NACIONAL

COOPERACAO TECNICA INTERNACIONAL - NACIONAL

OPERACOES DE ASSISTENCIA ESPECIAL NO EXTERIOR - NACIONAL

MISSOES COMERCIAIS E FEIRAS SETORIAIS E MULTISSETORIAIS - NACIONAL

07128068500CC0001

07128068525340001

07211068325360001

07211068384950001

07211126425290001

07211126460810001

07212068325320001

07212068325330001

07212068325330001

0721212642D280001

07691035525380001

1.500.000,00

20.700,00

417.964,10

4.000.000,00

247.313,54

83.960,55

270.066,40

1.475.035,83

350.000,00

1.356.228,20

741,93

040001 STF

070001 TSE

590001 CNMP

110355 SAE/PR

110005 PR

170013 MF

530001 MI

320002 MM E

02061056563590001

02122057022720001

03062058180100001

04121100466620001

04122075020000001

04122075020000001

04122075020000001

04122075020000001

APRECIACAO E JULGAMENTO DE CAUSAS NO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL - NACIONAL

GESTAO E ADMINISTRACAO DO PROGRAMA - NACIONAL

CONTROLE DA ATUACAO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA DO MINISTERIO PUBLICO - NACIONAL

FORMULACAO E DESENVOLVIMENTO DA POLITICA DE PLANEJAMENTO ESTRATEGICO DE LONGO PRAZO - NACIONAL

ADMINISTRACAO DA UNIDADE - NACIONAL

ADM IN ISTRACAO DA UNIDADE - NACIONAL



218.261,81

6.281,17

6.207,19

18.820,00

1.547,78

34.070,49

9.300,00

10.610,69


201002 MP

110174 CGU

550005 MDS

330002 MPS

257001 FNS

380912 FAT

380012 MTE

150002 MEC

153173 FNDE

420041 MINC

420041 MINC

194088 FUNAI

200016 SEDH

238012 SEPIR

200016 SEDH

200094 MJ

200094 MJ

04122100345060001

0412411732B130001

08122075020000001

09122075020000001

10122001622720001

11122010626190001

11333010625990002

12122075020000053

12847144805090001

13391016746080001

13392017381970002

14122015022720001

14122075020000001

14122075020000001

14122108622720001

14422069889460001

14422141381980001

COORDENACAO DO PROCESSO DE CAPTACAO DE RECURSOS EXTERNOS DE ORGANISMOS FINANCEIROS MULTILATERAIS E GOVERNAMENTAIS BILATERAIS - NACIONAL

ACOES DE PREVENCAO A CORRUPCAO E TRANSPARENCIA GOVERNAMENTAL - NACIONAL



GESTA° E ADMINISTRACAO DO PROGRAMA - NACIONAL

APOIO A IMPLEMENTACAO DE POLITICAS NA AREA DO TRABALHO- NACIONAL

FORMULACAO, ARTICULACAO E EXECUCAO DA POLITICA LABORALDE IMIGRACAO E EMIGRACAO - NO EXTERIOR

ADMINISTRACAO DA UNIDADE - NO DISTRITO FEDERAL

APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA EDUCACAO BASICA - NACIONAL

RESGATE DA DOCUMENTACAO HISTORICA DO BRASIL EXISTENTE NO EXTERIOR - NACIONAL

INSERCAO DA CULTURA BRASILEIRA NO EXTERIOR - CULTURA BRASILEIRA NO MUNDO - EXTERIOR





PRESERVACAO DO ACERVO E DIVULGACAO DA COM ISSAO DE ANISTIA - NACIONAL

PRODUCAO E DISSEMINACAO DE INFORMACOES, ESTUDOS E PESQUISAS - NACIONAL

24

11.238,17

100.380,84

20.241,08

14.842, 99

105.000,00

4.000,00

560.000,00

1.000,00

13.000.000, 00

440.000,00

92.000,00

8.362,00

21.400,70

11.684,82

38.543,70

16.094,17

1.723,00


440001 MMA

240101 MCT

110008 MPESCA

130020 MAPA/SRI

420013 MAPA/SDC

280106 MAPA/SPAE

130020 MAPASRI

490002 MDA

490002 MOA

280102 MDIC

540001 MTUR

540001 MTUR

280102 MDIC

280102 MDIC

280102 MDIC

185001 EMBRATUR

185001 EMBRATUR

18122051122720001

19212047361470001

20122075020000001

20122143722720001

20128144286220001

20212140986260001

20691143785480001

21121013921030001

21122075020000001

22122041189190001

23122116622720001

23212100141200001

23691035566720001

23691041220CS0001

23691041220CS0001

23695116382240001

23695116382280001


COOPERACAO INTERNACIONAL EM CIENCIA, TECNOLOGIA E INOVACAO - NACIONAL



DESENVOLVIMENTO DO ASSOCIATIVISMO RURAL E DO COOPERATIVISMO - NACIONAL

COO PERACAO INTERNACIONAL PARA A DIFUSAO DA AGROENERGIA- NACIONAL

PROMOCAO DO AGRONEGOCIO NO EXTERIOR - NACIONAL

FORMULACAO E AVALIACAO DA POLITICA DE DESENVOLVIMENTO AGRARIO - NACIONAL


APOIO A IMPLEMENTACAO DA POLITICA DE DESENVOLVIMENTO DA BIOTECNOLOGIA - NACIONAL


COOPERACAO TECNICA INTERNACIONAL EM TURISMO - NACIONAL

FORTALECIMENTO DA IMAGEM DO PRODUTO BRASILEIRO NO MERCADO INTERNACIONAL - NACIONAL

PROMOCAO DE MISSOES COMERCIAIS - NACIONAL

PROMOCAO DE MISSOES COMERCIAIS - NACIONAL

PROMOCAO, MARKETING E APOIO A COMERCIALIZACAO NO MERCADO EUROPEU - NACIONAL

PROMOCAO, MARKETING E APOIO A COMERCIALIZACAO NO MERCADO NORTE AMERICANO - NACIONAL

35.279, 80

8.480,00

7.909,65

22.805,16

91.000,00

26.000,00

1.219.457,41

874.500,00

721,80

40.106,82

120.726,99

58.000,00

10.000,00

1.297.363,84

90.976, 00

147.685,04

19.700,00


185001 EMBRATUR

185001 EMBRATUR

410002 MC

413001 ANATEL

393001 ANTT

180002 ME

26

375.200,00

1.439.475,00

PROMOCAO, MARKETING E APOIO A COMERCIALIZACAO NO MERCADO LATINO AMERICANO - NACIONAL

COOPERACAO PARA A PROMOCAO TURISTICA - NACIONAL





23695116382300001

23695116389440001

24122075020000001

24122075020000001

26122022522720001

27122075020000001

85.317,32

75.200,00

13.000,00

87.059,64

DESPESAS DE CAPITAL

Classificação da ação


de Crédito

UG conced ente

OU

recebedora 4 —

Investimentos

5 — Inversõ

es Financ eiras

6. Amortização

da Divida

Mov

imen

taç ã

o E

xte

rna

o

o a)

Não há

20122143722720001 GESTA° E ADMINISTRACAO DO PROGRAMA - NACIONAL

130020 - MAPA 200.425,36

Con

cedi

dos

3. PARTE A. ITEM 3, DO ANEXO TIDA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não há.

4. PARTE A. ITEM 4, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica.

5. PARTE A. ITEM 5, DO ANEXO Il DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

6. PARTE A.ITEM 6, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica


Não se aplica


is E'ç 27

8. PARTE A, ITEM 10, DO ANEXO li DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica


Não se aplica

10.PARTE A. ITEM 12 DO ANEXO TIDA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

11. PARTE A, ITEM 14, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

12 PARTE A. ITEM 15, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

B — PARTE B DO ANEXO II DA DN TCU N° 107/2010 — INFORMAÇÕES CONTÁBEIS DA

GESTÃO.


28

13. PARTE B, ITEM I, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

QUADRO B.1.1 - DECLARAÇÃO PLENA DO CONTADOR

.. .,. L , , ZN , A.,; - .- — ,-,. •,' .. ■ ,*i~ker'1.-,3w,•L",,s, DatLARAÇA0 MEN, X DO CONTADOR

Denominação completa (UJ) Código da UG Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças - COF 240005

Declaro que os demonstrativos contábeis constantes do Sistema Siafi (Balanços Orçamentário, Financeiro e Patrimonial e a Demonstração das Variações Patrimoniais, previstos na Lei n.° 4.320, de 17 de março de 1964), refletem a adequada situação orçamentária, financeira e patrimonial da unidade jurisdicionada que apresenta Relatório de Gestão.

Estou ciente das responsabilidades civis e profissionais desta declaração.

Local Brasília-DF, Data 24 de março de 2011

Contador Responsável

- PAULIMAR ALVES DE SOUZA — Técnico de Finanças e Controle CRC n° DF — 3458


14. PARTE B, ITEM 4, DO ANEXO II DA DN N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

C — PARTE C DO ANEXO II DA DN 107/2010 — CONTEÚDO ESPECÍFICO POR UNIDADE

JURISDICIONADA OU GRUPO DE UNIDADES AFINS

15. PARTE C, ITEM I, DO ANEXO II DA DN TCU N° 57, DE 27/10/2010.

Não se aplica

16. PARTE C, DO ITEM 5, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

17. PARTE C, ITEM 7, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107/2010.

Não se aplica

18. PARTE C, ITEM 10, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

19. PARTE C, ITEM 12, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

20. PARTE C, DO ITEM 16, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

21. PAERTE C, ITEM 30, DO ANEXO II DA DN TCU N° 107, DE 27/10/2010.

Não se aplica

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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÕES E DOCUMENTAÇÃO COORDENAÇÃO-GERAL DE PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO

UNIDADE GESTORA 240010


A) INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO

a) INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA: VINCU LAÇÃO: Ministério das Relações Exteriores — Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior; NOME: DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÕES E DOCUMENTAÇÃO; SIGLA: DCD; SITUAÇÃO DA UNIDADE: ativa (em funcionamento). CNPJ: 00.394.536/0012-91; NATUREZA JURÍDICA: Poder Executivo Federal; TIPO DE ATIVIDADE: planejar e supervisionar as atividades de administração de patrimônio dos órgãos do Ministério, no Pais e no exterior, no tocante a serviços e equipamentos de telefonia utilizados por suas missões no exterior e de informática no Brasil e no Exterior, bem como assegurar a perfeita gestão documental de arquivos e guardar o acervo bibliográfico do Ministério das Relações Exteriores; ENDEREÇO COMPLETO: Ministério das Relações Exteriores, Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo II, 3° Andar, CEP 70.170-900. Brasília-DF; telefone de contato: 34119265. PÁGINA NA INTERNET: não tem; GESTÕES E UNIDADES GESTORAS (UGs) UTILIZADAS NO SIAFI: 35000 — Ministério das Relações Exteriores, UG: 240010, GESTÃO: 00001; NORMA DE CRIAÇÃO: Decreto 5.979, de 6 de dezembro de 2006; NORMA QUE ESTABELECEU A ESTRUTURA ORGÂNICA NO PERÍODO DE GESTÃO SOB EXAME: Decreto 5.979, de 6 de dezembro de 2006, que aprova a estrutura regimental do Ministério das Relações Exteriores; PUBLICAÇÃO NO DOU DO REGIMENTO INTERNO OU ESTATUTO DA UNIDADE GESTORA DE QUE TRATA AS CONTAS: DOU de 6/ 5/ 08, Seção 1, p. 48; FUNÇÃO DE GOVERNO PREDOMINANTE: 07 — Relações Exteriores;

b) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTÁRIA:

Compete, primordialmente, ao Departamento de Comunicações e Documentação o planejamento, controle, e execução dos investimentos nas áreas de tecnologia da informação e de comunicações, bem como a gestão documental na Secretaria de Estado e na rede de postos no exterior.

Dentre estes objetivos, está a contínua modernização da infra-estrutura de informática e de comunicações, mediante a aquisição de equipamentos e a contratação de serviços de desenvolvimento de sistemas e manutenção de redes. É também de responsabilidade do DCD o custeio, no exterior, de despesas com aluguel de equipamentos de informática e comunicações para visitas presidenciais e de altas autoridades do Ministério das Relações Exteriores, e o constante aprimoramento da guarda, catalogação e atendimento a consultas ao acervo bibliográfico e documental do Ministério.

Nos termos da Instrução Normativa n°4/2008, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e das diretrizes endossadas pelo Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação do Ministério das Relações Exteriores, instituído pela Portaria n° 325 de 2/6/2009, todas as ações do Ministério na área de informática devem emanar de uma unidade gestora, apenas. Tal competência técnico-administrativa integra, por força regimental, a alçada do Departamento de Comunicações e Documentação, responsável pelo desenvolvimento e aperfeiçoamento dos sistemas corporativos informatizados do parque de Tecnologia da Informação do Itamaraty.

Na utilização dos recursos financeiros que lhe foram alocados, o DCD deu cumprimento às normas administrativas e contábeis da Administração Pública Federal. Mediante a implementação de projetos e critérios técnicos, foram estabelecidas prioridades com o objetivo de otimizar os recursos financeiros destinados a atender as necessidades do postos no exterior e unidades da Secretaria de Estado. Não foram registradas disfunções estruturais ou situacionais que prejudicassem ou inviabilizassem a consecução das metas definidas pelo DCD em 2010.

Compete institucionalmente à Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo (CGPLAN) gerenciar os recursos alocados ao DCD. Em 2010, foram autorizados R$ 18.644.059,45 para despesas no Brasil (R$ 11.233.357,51 para o pagamento de serviços e de material de consumo e R$ 7.410.701,94 para a aquisição de bens de capital). No exterior, foram


Nk.R.

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despendidos US$ 3.334.679,87 (US$ 2.446.306,00 para o pagamento de serviços de informática e comunicações e US$ 888.373,87 para a compra de equipamentos e softwares).

Secretaria de Estado

Os recursos financeiros aplicados pelo DCD na Secretaria de Estado destinam-se, fundamentalmente, à manutenção e aperfeiçoamento dos sistemas de tecnologia da informação e de comunicações com os postos no exterior. Na área de informática, por exemplo, destacam-se o desenvolvimento de sistemas, programas e sítios eletrônicos na web; implementação de estratégias de segurança e acesso à Internet; manutenção da infraestrutura da rede do Ministério (incluindo conexões, computadores, servidores e armazenagem de dados) e serviços de malas diplomáticas e postais. Da mesma forma, são investidos recursos para a atualização e modernização do parque de informática, mediante a aquisição de computadores, servidores e soluções de armazenagem.

Na área de sistemas da informação, em 2010, foi consolidada a institucionalização do correio eletrônico corporativo (itamaraty.gov.br ), abrangendo não apenas os servidores do quadro permanente, como também os contratados locais no exterior, num total de mais de 7.000 contas individuais e de serviço. Foi também implementada a primeira fase do Sistema de Gestão Financeira, que agiliza e oferece maior controle na liberação de recursos financeiros aos postos, bem como, em coordenação com os setores interessados na SERE, efetivado o novo sítio eletrônico do Ministério na Internet, cujo formato padrão vem sendo expandido para a rede de repartições no exterior.

No Setor de Atualização no Uso de Sistemas (SAU) foram ministrados um total de 32 cursos (24 de Exped-Clic, 4 de Windows XP, 1 de Word Básico, 1 de Internet e correio eletrônico, 1 de Excel e 1 de Excel Intermediário), habilitando 205 funcionários para o uso desses programas (177 para Exped-Clic, 13 para Windows XP, 4 para Word Básico, 3 para Internet e correio eletrônico, 4 para Excel e 4 para Excel Intermediário).

A Central de Atendimento (CAT) atendeu a cerca de 22.000 solicitações de usuários na Secretaria de Estado e prestou, por intermédio do Setor de Assistência Técnica (SAT), orientações de suporte aos usuários no exterior. A rede de telefonia via Internet (VoIP — Voice over Internet Protocol) atingiu mais de 60 postos e foram abertas séries telegráficas com dez novas repartições no exterior.

Registre-se, ainda, que em 2010 foram realizadas 9.434 remessas de malas diplomáticas entre a SERE e os Postos no Exterior, o tráfego de expedientes eletrônicos foi de cerca de 312.000 documentos (entre telegramas, despachos telegráficos, fac-símiles e circulares telegráficas) e as Carteiras de Entrada e de Saída do Ministério registraram por volta de 59.000 documentos (avisos, cartas, circulares postais, despachos, notas e ofícios).

Ao longo de 2010, foi dado seguimento ao processo de informatização dos acervos biblioteconômicos do Itamaraty (Biblioteca Azeredo da Silveira-BAS, Biblioteca Histórica no Rio de Janeiro e Biblioteca do Instituto Rio Branco) com o processamento automatizado (catalogação e classificação eletrônicas) de cerca de 41.000 volumes.

A Biblioteca Azeredo da Silveira realizou um total de 5.270 empréstimos de livros e periódicos e atendeu a cerca de 1.250 usuários ao longo de 2010. Durante esse período, deu-se continuidade ao processo de modernização de suas instalações e de atualização e recuperação de seu acervo. Nesse processo, destacaram-se as seguintes iniciativas: revitalização da higienização de 147.000 volumes, anteriormente realizada em 2005; aquisição de 17 esterilizadores e purificadores de ar (investimento de R$ 7.900,00); encadernação e restauração sistemática de 700 volumes do acervo (diários oficiais, livros de coleções especiais, livros de referência, livros do acervo geral e periódicos - investimentos da ordem de RS$ 7.800,00); atualização do acervo nacional, com aquisição de 61 novos títulos, e do acervo em língua estrangeira, mediante a renovação de 64 publicações periódicas no exterior e a aquisição de 41 novos títulos e obras fundamentais estrangeiras (investimentos totais da ordem de US$ 61.750,00)

Adicionalmente, a Biblioteca AFAS contribuiu, ao longo de 2010, para a consolidação do patamar de excelência de suas instalações, acervo e serviços reconhecido, em 2009, pela fiscalização do Conselho Regional de Biblioteconomia do Distrito Federal, com as seguintes iniciativas: criação de sala para o acervo bibliográfico do 'Embaixador Samuel Pinheiro Guimarães", que já conta com 852 volumes processados; criação de espaço multimídia, que também abriga o acervo bibliográfico doado pelo ex-Chanceler Celso Amorim, com mais de 2.500 volumes, dos quais 602 já estão processados; início do projeto de criação do espaço para o acervo especial do Embaixador Dário Castro Alves, a ser concretizado em 2011, com o recebimento de cerca de 17.000 volumes; curso de treinamento do software "Pergamum" para as bibliotecas do MRE; e trabalho de orientação técnica nos assuntos biblioteconômicos, realizado em conjunto com as Comissões Demarcadoras de Limites.

No que diz respeito à gestão dos fundos documentais arquivisticos, buscou-se, em 2010, de igual maneira, dar seguimento ao processo de reorganização e modernização dos Arquivos Centrais do Itamaraty. Nesse processo, destacam-se: a conclusão da catalogação e da topografia da documentação temática referentes ao período de 1972 a 1985; o início dos trabalhos de organização e catalogação da documentação temática de 1985 a 2008, bem como daquela proveniente dos arquivos setoriais; o desenvolvimento das novas regras e metodologia para os pedidos de pesquisa aos acervos da Coordenação-Geral de Documentação Diplomática (CDO), que dão maior transparência e segurança ao acervo; seguimento dos trabalhos de verificação de faltas de expedientes nas séries documentais dos Arquivos Centrais, com o preenchimento de diversas lacunas a partir do recolhimento de documentação dos Postos no Exterior, a fim de subsidiar a nova sistemática de eliminação (Circular


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Telegráfica 75834 de fevereiro de 2010), trabalho este ora em curso; o início do processo de criação do Manual de Gestão Documental, que deverá ser concluído em 2011; e a assinatura e implementação do contrato DCD n° 01/2010 (valor global de R$ 780.000,00), com o recebimento e a instalação de 6 novos módulos de estanterias deslizantes nas salas dos arquivos da CDO.

Destaque-se, ainda, a realização de 36 operações de transferência de arquivos setoriais das mais diversas Unidades da Secretaria de Estado para os Arquivos Centrais, em especial a recuperação de documentação sob guarda da CGPI e CGPL, que vinha sendo armazenada em local completamente insalubre e inadequado ao acondicionamento de qualquer documentação. Além disso, vale mencionar: a assessoria da CDO ao projeto de organização dos arquivos da Divisão de Pessoal deste Ministério, inclusive no que tange ao armazenamento de documentação permanente e cujo período intermediário é superior a 50 anos; e a participação direta da CDO nos trabalhos de diagnóstico, organização, catalogação e modernização das atividades e acervo das Bibliotecas da 1 e 11 Comissões Brasileiras Demarcadoras de Limites, respectivamente situadas em Belém/PA e Rio de Janeiro/RJ.

Cabe destacar a contribuição de servidores da CDO para a divulgação das atividades realizadas nos Arquivos Centrais, transmitindo o conhecimento adquirido em cursos e projetos diversos, tais como: a realização de aulas nas edições dos cursos CHSE Administrativo, CHSE Diplomatas (de atribuição da DTA) e Curso introdutório aos alunos do IRBr; a participação nas reuniões e cursos afetos ao projeto de ensino à distância da DTA em convênio com a Universidade Federal do Ceará - UFC: e a elaboração do material didático do módulo Gestão Documental dos cursos para atualização e promoção nas carreiras administrativas do Serviço Exterior CTSE, CEAC, CAOC, CCOC).

Em 2010, foram processados cerca de 140 pedidos de pesquisa de documentação dos Arquivos Centrais e foram desclassificados aproximadamente 34.000 documentos sigilosos (confidenciais e secretos), com vistas a melhor atender aos pedidos de consulta do público externo.

Foram editadas e impressas, em 2010, publicações relevantes para o público consulente interno e externo, como dez números da Resenha de Política Externa do Brasil (referentes ao período de 2000 a 2002 e aos anos de 2008 e 2009), perfazendo-se um total de cerca de 5.000 exemplares (investimentos da ordem de R$ 132.210,00).

A CDO segue representando o Itamaraty na Sessão Brasileira da Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental, tendo participado da X Reunião da COLUSO (Rio de Janeiro, 26 a 29/10/2010).

Despes FONTE VALOR

0100000000 — BENS E SERVIÇOS R$ 11.233.357,51 0174024120— BENS DE CAPITAL R$ 7.410.701,94

TOTAL R$ 18.644.059,45

EMPENHOS A LIQUIDAR (RP/09) 0100000000 — BENS E SERVIÇOS R$ 1.309.466,17 0174024120— BENS DE CAPITAL R$ 1.826.478,00

TOTAL R$ 3.135.944,17 Fonte: CGPLAN — 22/03/2011

Postos no Exterior Os recursos alocados ao Departamento e destinados aos Postos no Exterior são distribuídos em duas rubricas,

capital e custeio. Os gastos em capital englobam a aquisição de centrais telefônicas, telefones celulares, computadores, impressoras,

aparelhos de fax e outros equipamentos de infra-estrutura de informática e comunicações dos Postos. Essas despesas referem-se tanto ao contínuo processo de modernização das representações brasileiras no exterior quanto à abertura de novos Postos.

Em 2010, entraram em operação: a Delegação em Londres; as Embaixadas em Basseterre, Kingstown, Saint John's, Nicósia, Nuakchott, Pyongyang. Tirana e Yangon; e os Consulados-Gerais em Bruxelas e Cantão.

A dotação de custeio cobre despesas de instalação e assistência técnica de equipamentos de informática e telefonia, compra de softwares e licenças de uso, assinatura de periódicos, aquisição de obras impressas e, principalmente, leasing de equipamentos. Inclui, também, gastos de natureza eventual, como despesas de aluguel de equipamentos, geradas por viagens do Senhor Presidente da República e de autoridades da Casa. Em 2010, para cobrir gastos de informática e comunicações em visitas presidenciais, foram alocados: 7,92% dos recursos de custeio e 5,76% do total de recursos destinados ao exterior.

Em valores absolutos, no exercício de 2010, os dispêndios em capital, custeio e software foram de US$ 860.666,98, US$ 2.941.419,05 e US$ 95.806,07, respectivamente, o que totalizou valor de US$ 3.897.892,10 para o período. A distribuição detalhada desses recursos pode ser apresentada de acordo com três critérios distintos, a depender do tipo de Posto, da categoria de Posto ou da região geográfica, conforme as seguintes tabelas:


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Por tipo de posto capital custeio software total

Embaixada US$ 534.018,65 62,0% US$ 1.558.747,08 53,0% US$ 71.360,60 74,5% US$ 2.164.126,33 55,5% Consulado US$ 3.610,90 0,4% US$ 12.592,00 0,4% US$ 260,00 0,3% US$ 16.462,90 0,4%

Consulado-Geral US$ 235.235,52 27,3% US$ 977.521,03 33,2% US$ 16.307,06 17,0% US$ 1.229.063,61 31,5% Vice-Consulado US$ 13.377,35 1,6% US$ 15.850,00 0,5% US$ - 0,0% US$ 29.227,35 0,7%

Escritório US$ 51.671,45 6,0% US$ 79.095,59 2,7% US$ 276,42 0,3% US$ 131.043,46 3,4% Delegação US$ 22.753,11 2,6% US$ 297.613,35 10,1% US$ 7.601,99 7,9% US$ 327.968,45 8,4% TOTAL US$ 860.666,98 22,1% US$ 2.941.419,05 75,5% US$ 95.806,07 2,5% US$ 3.897.892,10 -

Por categoria de posto capital custeio software total

A US$ 104.508,73 12,1% US$ 1.307.469,80 44,5% US$ 36.638,54 38,2% US$ 1.448.617,07 37,2% B US$ 76.402,55 8,9% US$ 594.455,25 20,2% US$ 8.493,94 8,9% US$ 679.351,74 17,4% C US$ 437.557,17 50,8% US$ 810.252,46 27,5% US$ 32.530,00 34,0% US$ 1.280.339,63 32,8% D US$ 242.198,53 28,1% US$ 229.241,54 7,8% US$ 18.143,59 18,9% US$ 489.583,66 12,6%

outros US$ - 0,0% US$ - 0,0% US$ - 0,0% US$ - 0,0% TOTAL US$ 860.666,98 22,1% US$ 2.941.419,05 75,5% US$ 95.806,07 2,5% US$ 3.897.892,10 -

Por região eoráfica capital custeio software total

África US$ 144.482,81 16,8% US$ 187.593,61 6,4% US$ 6.571,08 6,9% US$ 338.647,50 8,7% América Central US$ 93.389,27 10,9% US$ 69.031,57 2,3% US$ 6.778,91 7,1% US$ 169.199,75 4,3%

América do Norte US$ 31.418,37 3,7% US$ 777.649,24 26,4% US$ 12.640,32 13,2% US$ 821.707,93 21,1% América do Sul US$ 111.146,08 12,9% US$ 400.640,93 13,6% US$ 15.511,61 16,2% US$ 527.298,62 13,5% Ásia+ Oceania US$ 251.101,10 29,2% US$ 321.838,14 10,9% US$ 6.636,82 6,9% US$ 579.576,06 14,9%

Europa US$ 163.792,42 19,0% US$ 1.081.712,55 36,8% US$ 36.751,02 38,4% US$ 1.282.255,99 32,9% Oriente Médio US$ 65.336,93 7,6% US$ 102.953,01 3,5% US$ 10.916,31 11,4% US$ 179.206,25 4,6%

TOTAL US$ 860.666,98 22,1% US$ 2.941.419,05 75,5% US$ 95.806,07 2,5% US$ 3.897.892,10 -

Por ação

Ação Programa de

trabalho capital custeio software

Relações e negociações com a Organização das Nações Unidas (Onu) 6099.0001 US$ 4.579,22 US$ 104.457,43 US$ 2.634,10

Relações e negociações com a Organização das Nações Unidas para Agricultura e Alimentação (Fao) 6100.0001 US$ 1.606,87 US$ 5.301,71 US$ 992,94

Relações e negociações no âmbito dos demais organismos sediados na Europa 6101.0001 US$ 9.854,85 US$ 15.143,03 US$ -

Relações e negociações com as organizações sediadas em Genebra Relações e negociações com a Organização Mundial do Comércio (OMC)

6102.0001 6105.0001 US$ 5.368,42 US$ 125.970,21 US$ 1.820,29

Relações e negociações com a Organização das Nações Unidas para Educação. Ciência e Cultura (Unesco) 6103.0001 US$ - US$ 11.716,98 US$ -

Relações e negociações no âmbito dos demais organismos sediados nas Américas 6107.0001 US$ 7.993,75 US$ 9.357,25 US$ 2.154,66

Relações e negociações com a Organização dos Estados Americanos (OEA) 6109.0001 US$ 350,00 US$ 25.666,74 US$ -

Relações e negociações com Cuba e com os demais países da América Central e do Caribe 6092.0001 US$ 93.389,27 US$ 69.031,57 US$ 6.778,91

Relações e negociações com África do Sul, Nigéria e demais países da África, exceto os de língua oficial portuguesa 6094.0001 US$ 93.444,45 US$ 110.159,81 US$ 1.971,08

Relações e negociações com os países-membros da Área de Livre Comércio da América do Norte (Nafta) 6090.0001 US$ 26.489,15 US$ 638.841,26 US$ 9.846,26

Relações e negociações com China, índia. Japão e demais países da Ásia e da Oceania 6098.0001 US$ 951.101,10 US$ 321.838,14 US$ 6.636,82

Relações e negociações com Angola. Moçambique e demais países africanos e asiáticos de língua portuguesa 6091.0001 US$ 51.038,36 US$ 77.433,80 US$ 4.600,00


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Ação Programa de

trabalho capital custeio softwa re

Relações e negociações com os países-membros do Tratado de Cooperação Amazônica e do Departamento Ultramarino da Guiana Francesa

6093.0001 US$ 32.718,85 US$ 189.061,54 US$ 2.446,31

Relações e negociações com a Rússia e com os países europeus não-membros da União Europeia 6096.0001 US$ 58.689,62 US$ 226.903,99 US$ 13.929,94

Relações e negociações com os países-membros do Mercado Comum da América do Sul (Mercosul) e associados 6284.0001 US$ 70.433,48 US$ 210.905,95 US$ 11.070,60

Relações e negociações com os países do Oriente Médio 6095.0001 US$ 65.336,93 US$ 102.953,01 US$ 10.916,31 Relações e negociações com os países-membros da União Europeia 6198.0001 US$ 95.279,66 US$ 696.676,63 US$ 20.007,85

TOTAL US$ 860.666,98 US$ 2.941.419,05 US$ 95.806,07

Fonte: CG P LAN — 25/01/2010

c) INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE: A Unidade dispôs, ao longo de 2010, de um total variável de cerca de 150 funcionários, de diversas categorias

funcionais (diplomatas, oficiais e assistentes de chancelaria, funcionários administrativos, agentes de portaria, artífices, bibliotecários, datilógrafos, museólogos e técnicos em documentação, entre outros), encarregados de tarefas administrativas e técnicas.

Manteve-se ao longo de quase todo o período o contrato DCD n° 2/2009, que inclui mão-de-obra terceirizada, com a empresa de informática Politec (CNPJ 01.645.738/0001-79), num total de 50 funcionários. Não há indicadores gerenciais.

Ademais, conforme as instruções normativas 022008 e 04/2008 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, a Divisão de Informática (DINFOR) promoveu amplo esforço de adequação no que toca aos serviços terceirizados. Desta maneira, a partir de abril de 2010, os serviços das áreas de Segurança. Redes e Servidores passaram a ser executados na modalidade de horas-trabalhadas, em vez da antiga modalidade homem-hora, que caracterizava a contratação de funcionários terceirizados. Em outubro, o mesmo procedimento contratual foi realizado nas demais áreas, a saber, Desenvolvimento, Banco de Dados, Design e Sistemas Web. Em razão disso, não há funcionários terceirizados na DINFOR, mas horas de prestação de serviço contratadas juntos às empresas Universo (CNPJ 05.033.310/0001-26) e Politec conforme a seguir:

Contrato n° DCD-04/2010 (Universo empresarial) 1. Ordem de Serviço n° 1: 16442 horas 2. Ordem de Serviço n° 2: 504 horas 3. Ordem de Serviço n° 3: 824 horas 4. Ordem de Serviço n° 4: 168 horas

Contrato n° DCD-15/2010 (Politec) 1. Novembro: 3597,54 horas 2. Dezembro: 3844,6 horas

Os recursos humanos disponíveis têm se demonstrado suficientes para dar andamento às atividades da Unidade.

d) INFORMAÇÕES SOBRE O RECONHECIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS:

Nada consta.

e) INFORMAÇÕES SOBRE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES:

Ano de inscrição

RP processados RP não-processados

Inscritos Cancelados Pagos inscritos Cancelados Pagos 2006 0,00 0,00 0,00 1.482.871,85 448,33 1.482.423,52 2007 0,00 0,00 0,00 1.200.201,77 181.834,46 1.018.367,31 2008 0,00 0,00 0,00 817.007,13 708.069,98 108.937,15 2009 0,00 0,00 0,00 638.444,11 338.963,96 299.480,15


36

2010 0,00 0,00 0,00 3.135.944,17 897.989,90 2.237.954,27 Total 0,00 0,00 0,00 7.274.469,03 2.127.306,63 5.147.162,40

f) INFORMAÇÕES SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, ACORDO, AJUSTE, TERMO DE PARCERIA OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES, BEM COMO A TÍTULO DE SUBVENÇÃO, AUXÍLIO OU CONTRIBUIÇÃO:


g) INFORMAÇÕES SOBRE AS ENTIDADES FECHADAS DE PREVIDÊNCIA COMPLEMENTAR PATROCINADAS:

Não aplicável à natureza jurídica da Unidade.

h) DEMONSTRATIVO DO FLUXO FINANCEIRO DE PROJETOS OU PROGRAMAS FINANCIADOS COM RECURSOS EXTERNOS OCORRIDOS NO ANO E ACUMULADOS ATÉ O PERÍODO EM EXAME:

Não foram recebidos recursos por essas modalidades.

i) INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA: Não houve ocorrências no período.

j) INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO EXPEDIDAS NO EXERCÍCIO:

A glosa ao relatório de auditoria interna relativa ao exercício de 2010 foi encaminhada diretamente à CISET, por intermédio de despacho, de 29 de março de 2011, em resposta ao Memorandum CISET n° 90, de 22 de março de 2011.

k) INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS DETERMINAÇÕES E RECOMENDAÇÕES DO TCU" EXPEDIDAS NO EXERCÍCIO:

A exemplo de outubro de 2007, entre os meses de agosto e setembro de 2010, a Unidade Gestora voltou a ser auditada por equipe da Secretaria de Fiscalização de Tecnologia da Informação do Tribunal de Contas da União.

Desta feita, foram auditados os contratos DCD 2/2009, de prestação de serviço de atendimento ao usuário, e DCD 3/2010, de desenvolvimento e manutenção de software.

Como resultado da análise, foi possível àquela douta corte de contas comparar a situação de 2007 com a de 2010. Em seu documento final, foram assinaladas diversas mudanças positivas e feitas nove recomendações à Unidade.

Tais recomendações versavam, sobretudo, acerca do aprimoramento das formas de gestão e de contratação de Tecnologia da Informação (TI) no Itamaraty. Todas essas recomendações estão descritas no Memorandum DINFOR 48/AINF, de 10 de dezembro de 2010.

Tais mudanças na gestão e nas formas de contratação de TI no Ministério, no entanto, já estavam em curso no período da auditoria. O relatório do TCU, dessa forma, serviu para reforçar as diretrizes que já começavam a nortear as ações desta Unidade. As recomendações e esclarecimentos dos auditores foram, ainda assim, de grande valia para a renovação do então contrato emergencial de Desenvolvimento e Manutenção de Softwares, e, posteriormente, ganharam corpo com a licitação DCD 01/2011.

1) INFORMAÇÃO QUANTO AO EFETIVO ENCAMINHAMENTO AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO DOS DADOS E INFORMAÇÕES RELATIVOS AOS ATOS DE ADMISSÃO E DESLIGAMENTO, BEM COMO AOS ATOS DE CONCESSÃO DE APOSENTADORIA, REFORMA E PENSÃO, EXIGÍVEIS NO EXERCÍCIO A QUE SE REFERE O RELATÓRIO DE GESTÃO, NOS TERMOS DO ART. 7 0 DA 1N/TCU N° 55/2007:

Não se aplica.

m) DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS, CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA FIRMADOS ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS NO S1ASG E NO SICONV.

A declaração referente a contratos encontra-se em anexo; a Unidade não manteve, em 2010, convênios, contratos de repasse e termos de parceria.

n) OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS PELOS RESPONSÁVEIS COMO RELEVANTES PARA A AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE E DO DESEMPENHO DA GESTÃO:

As informações mais relevantes sobre os resultados alcançados pela gestão do DCD em 2010 encontram-se descritas no item (b) do presente relatório.


37

arerkt

B) INFORMAÇÕES CONTÁBEIS DA GESTÃO

a) DECLARAÇÃO DO CONTADOR RESPONSÁVEL PELA UNIDADE ATESTANDO QUE OS DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS E O DEMONSTRATIVO LEVANTADO POR UGR REFLETEM A ADEQUADA SITUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA, FINANCEIRA E PATRIMONIAL DA UNIDADE.

Em anexo.

ENVIAR POR E-MAIL PARA: http://p orta12. tcu.gov . b ripo rtal/page/portal/TCU/comunidad es/contas/rel atorios_gestao/ 2010 [email protected]

Brasília, 29 de março de 2010.

Hélio Vitor Ramos Filho Diretor do Departamento de Comunicações e Documentação


`t+N.

] IP .1" 47,1 41,:f4

MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

DEPARTAMENTO DO SERVIÇO EXTERIOR

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2010

Relatório de Gestão do exercício de 2010 apresentado aos órgãos de

controle interno e externo como prestação de contas ordinárias anual a

que esta Unidade está obrigada nos termos do art. 70 da Constituição

Federal, elaborado de acordo com as disposições da Instrução

Normativa TCU n° 63/2010, da Decisão Normativa TCU n° 107/2010 e

da Portaria-TCU n° 277/2010 e das orientações do órgão de controle

interno.

Brasília, 2011


39

SUMÁRIO

1 - INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA 4 2- INFORMAÇÕES SOBRE O PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA UNIDADE, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES 5

a) Responsabilidades institucionais da unidade 5 Administração de recursos humanos do Ministério das Relações Exteriores, segundo a competência estabelecida pelo Decreto 7.30412010, de maneira a assegurar a formulação e execução da política exterior do Brasil, a manutenção das relações diplomáticas e a promoção dos interesses do Estado e da sociedade brasileira no exterior 42 b) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais 6 c) Programas de Governo sob a responsabilidade do DSE 7

Quadro A.2.2 - Execução Física das ações realizadas pela UJ 46 d) Desempenho Orçamentário e Financeiro 7

Despesas por Modalidade de Contratação dos créditos recebidos por movimentação 46 Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos originários da UJ 47 Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos originários da UJ 47

3- INFORMAÇÕES SOBRE O RECOLHIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS 7 4- INFORMAÇÕES SOBRE A MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCíCIOS ANTERIORES 7

Quadro A.4.1 - Situação dos Restos a Pagar de exercícios anteriores 48 5- INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE 7

a) Composição do quadro de servidores ativos 7 c) Composição do quadro de estagiários 9 d) Custos associados à manutenção de recursos humanos 9 e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços 10 I) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos 10

6- INFORMAÇÃO SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, TERMO DE COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES, VIGENTES NO EXERCÍCIO DE REFERÊNCIA 10 7- DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS E CONVÊNIOS OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS - SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS. CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA - SICONV, CONFORME ESTABELECE O ARTIGO 19 DA LEI 12.309/2010 10 8- INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730/1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS 10 9- INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 10 10- INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS. MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS 11 11- INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DO DSE, CLASSIFICADO COMO "BENS DE USO ESPECIAL -, DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS 11 12- INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) DA UNIDADE 11 13- INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS 5.355/2005 E 6.370/2008 11 14- INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA 11 15- INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO OU JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO 11 16- ll■IFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO, APRESENTANDO JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO 11 17- OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS RELEVANTES 12


LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS

DSE — Departamento do Serviço Exterior SGEX — Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior DP — Divisão do Pessoal DPAG — Divisão de Pagamentos DTA — Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento SAMS - Serviço de Assistência Médica e Social RG — Relatório de gestão

.41 IN — Instrução Normativa DN — Decisão Normativa

• TCU — Tribunal de Contas da União CGU — Controladoria-Geral da União LOA — Lei Orçamentária Anual Port. — Portaria

40


Is 41

A — CONTEÚDO GERAL

1 — INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA

Poder e Órgão de vinculação Poder: Executivo

Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores Código SIORG: 1746

Identificação da Unidade Jurisdicionada

Denominação completa: Departamento do Serviço Exterior

Denominação abreviada: DSE

Código SIORG: 1746 Código LOA: 35000 Código SIAFI: 240009

Situação: ativa

Natureza Jurídica: Administração Direta

Principal Atividade: Relações Exteriores Código CNAE: 8421-3/00

Telefones/Fax de contato: (61) 3411-8351 (61) 3411-8352 (61) 3411-8356

Endereço eletrônico: dsegitamaraty.gov.br

Página da Internet: www.itamaraty.gov.br

Endereço Postal: Esplanada dos Ministérios, Bloco H. Anexo I. Sala 630. CEP 70170-900, Brasília - DF

Normas relacionadas à Unidade Jurisdicionada Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada

Decreto 7.304, de 22 de setembro de 2010

Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada

Regulamento Interno do Serviço Exterior (RISE), aprovado pela Portaria n°212, de 30 de abril de 2008.

Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada Não há.

Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome

Não se aplica. Não se aplica.

Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome

Não se aplica. Não se aplica.

Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões

Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão

240009 00001


42

2— INFORMAÇÕES SOBRE O PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA UNIDADE, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES

a) Responsabilidades institucionais da unidade

Administração de recursos humanos do Ministério das Relações Exteriores, segundo a competência estabelecida pelo Decreto 7.304/2010, de maneira a assegurar a formulação e execução da politica exterior do Brasil, a manutenção das relações diplomáticas e a promoção dos interesses do Estado e da sociedade brasileira no exterior.

I. Competência De acordo com o artigo 47 do Decreto de Estrutura do MRE, "ao Departamento do Serviço Exterior compete planejar, coordenar e supervisionar as atividades de fórmulação e execução da política de pessoal, os processos de remoção e lotação, inclusive em seus aspectos de pagamentos e de assistência médica e social, observando a orientação do órgão central do SIPEC, ao qual se vincula tecnicamente como órgão setorial".

II. Objetivos estratégicos - recrutamento de pessoal - capacitação de pessoal - maior eficiência na lotação e na movimentação dos servidores - maior eficiência na formalização e na publicação de atos diversos - maior eficiência nos gastos realizados

b) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais

No exterior, as necessidades de pessoal são equacionadas por meio da movimentação de servidores em missão permanente, provisória ou eventual. As missões permanentes têm prazo de duração igual ou superior a dois anos e implicam mudança de sede e lotação do servidor. As missões transitórias e eventuais caracterizam-se pela curta duração (de 30 dias a 23 meses) e serem mantidas a sede e a lotação do servidor.

Durante o ano de 2010, a Divisão do Pessoal realizou dois mecanismos de remoção direcionados a diplomatas e dois mecanismos destinados a servidores administrativos. Com base em portaria de lotação numérica, que fixa a lotação ideal em cada posto e classifica os postos no exterior em A, B, C e D segundo critérios de relevância política e de condições de vida, a DP prepara a portaria que define as regras de cada plano de remoção. Geralmente, o servidor indica, dentre determinado número de postos de sua escolha, ao menos um posto na África e um posto na Ásia, Oceania ou Oriente Médio.

Em alguns casos, é necessário o envio de pessoal ao exterior em missão de curta duração, para cumprir determinadas tarefas administrativas ou para o exercício de encarreeatura de negócios ou de arquivo. Reuniões e missões por período inferior a 30 dias são objeto de missão eventual, na qual o servidor recebe diária. A designação em missão por período superior a 30 dias é geralmente feita como missão transitória, na qual o servidor não ganha diária, deixa de receber o salário no Brasil e passa a receber o salário do posto onde está servindo. Como descrito em folheto explicativo disponibilizado na Intratec (rede interna), apenas em situações excepcionais os servidores podem ser enviados em missão eventual por período superior a trinta dias.

As lotações no Brasil são realizadas com o intuito de preencher claros de lotação, ou seja, aproximar a lotação efetiva das unidades da lotação ideal. Em 2010, além de cuidar da lotação dos servidores que retornavam


43

do exterior, o DSE providenciou a lotação de 23 novos Oficiais de Chancelaria, aprovados por concurso em 2009. O DSE também organizou estágio e providenciou a lotação dos 108 novos Terceiros-Secretários que ingressaram neste Ministério em 2009.

Durante o ano de 2010, em continuidade ao processo de recadastramento e atualização de informações cadastrais dos dependentes de servidores deste Ministério, foram realizadas, no Siape, mais de 500 exclusões de filhos maiores que não comprovaram a condição atual de estudante. Essas exclusões foram feitas manualmente, uma vez que o Siape não permite a exclusão automática de dependentes, apenas de benefícios. Além do controle interno já mantido pelas Divisões do Pessoal e de Pagamentos para cortar benefícios dados a filhos maiores que não gozem mais do status de dependente, em virtude de não provarem a condição de estudante, a medida possibilitou ainda maior organização e segurança às rotinas de trabalho, já que o Siape serve não apenas ao MRE. A Divisão do Pessoal também mantém, igualmente, esforços contínuos para ter cadastrados, no Siape, os CPFs dos dependentes, o que contribui para a organização do beneficio de dedução do imposto de renda e vai ao encontro do solicitado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Cabe, ainda, mencionar os trabalhos de atualização dos benefícios no cadastro de dependentes no Sistema Interno de Administração de Recursos Humanos (SIAPE), com o objetivo de propiciar ainda maior exatidão no cálculo do orçamento destinado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) ao custeio de saúde suplementar.

Ainda no decorrer de 2010, a Divisão do Pessoal deu inicio à modernização de seu arquivo, submetendo ao Setor de Arquitetura e Engenharia (SARQ) projeto de leiaute para disposição de arquivos deslizantes no Setor de Arquivo da DP/DPAG e solicitando à Divisão de Serviços Gerais (DSG) autorização para a compra e instalação do material. A Divisão contou com o auxílio da Coordenação-Geral de Documentação Diplomática (CDO) para a catalogação e indexação dos documentos sob responsabilidade da DP e da DPAG, com fundamento na Tabela de Temporalidade e Destinação de Arquivo referentes às atividades-meio do Ministério. A tabela foi elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivologia.

No que se refere aos esforços para o treinamento de servidores, a Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento - DTA promoveu, ao longo de 2010, diversas ações voltadas à capacitação técnica do quadro desse Ministério. Os cursos, oferecidos na modalidade presencial, desenvolveram diferentes competências e abrangeram servidores lotados no Brasil e no Exterior.

O CHSE — Curso de Habilitação para o Serviço Exterior — composto de aulas e palestras com o objetivo de capacitar os Diplomatas, Oficiais de Chancelaria e Assistentes de Chancelaria, bem como os servidores de nível superior e de nível médio do Plano de Classificação de Cargos (PCC) para o exercício de funções no exterior, capacitou 266 servidores em 2010. Em 2010, foram realizadas duas edições do CARSE — Curso de Atualização e Reciclagem do Serviço Exterior. A edição de abril aconteceu no México, com a participação de 13 servidores. Em novembro, o CARSE foi realizado na África do Sul, com a participação de 18 servidores.

A DTA disponibiliza cursos dos idiomas inglês, espanhol, francês, italiano, chinês, russo e alemão. As turmas são abertas aos servidores de todas as carreiras do MRE. Em 2010, 301 servidores foram capacitados nos idiomas oferecidos. No exterior, a financia cursos de idiomas realizados pelos servidores do Serviço Exterior Brasileiro e pelos integrantes do Plano de Classificação de Cargos (PCC) lotados nos Postos. No ano de 2010, 276 servidores participaram de cursos de 19 idiomas.

A DTA patrocina, ainda, cursos de curta duração, na modalidade extramuros, voltados predominantemente para o desenvolvimento de conhecimentos técnicos nas áreas de logística, direito e justiça, informática, orçamento e finanças. No ano de 2010, 119 servidores participaram de cursos extramuros no MIRE. Cursos técnicos de curta duração também são oferecidos pela DTA na modalidade "Intramuros". Tais cursos são contratados mediante processo licitatório, após levantamento da demanda das diversas áreas do MRE. Os servidores freqüentam as aulas nas dependências do Ministério. Em 2010, a DTA disponibilizou 10 cursos, com a participação de 173 servidores.

Quanto à assistência médica e social dos servidores do quadro, cumpre destacar que o DSE, com o apoio do Serviço de Assistência Médica e Social (SAMS) e da Divisão do Pessoal, firmou Acordo de Cooperação Técnica (e respectivo Plano de Trabalho) do Sistema Integrado de Atenção à Saúde do Servidor Público Federal (SIASS), em 18 de dezembro de 2010, integrando este Ministério à unidade do SIASS. Constituiu-se grupo de trabalho, com integrantes da DP e do DSE, para adesão ao Sistema. O Itamaraty, com o Acordo, será beneficiado pelo sistema unificado de perícia oficial (médica e odontológica), pela vigilância do ambiente e dos processos de trabalho e pelas ações de promoção, prevenção e acompanhamento da saúde.


44

No que concerne à Divisão de Pagamentos, ressaltam-se as ações que contribuíram para a melhora da gestão de recursos públicos. Ao longo de 2010, a DPAG estruturou urna rotina de controle dos bilhetes aéreos concedidos aos servidores, permitindo averiguar aqueles que não foram utilizados e, portanto, passíveis de serem

reembolsados pelas empresas aéreas. Essa medida gerou a restituição de mais de 500 mil reais aos cofres desse Ministério. Em ação similar, criou-se um núcleo de restituição ao Erário no setor de contabilidade, com a incumbência de fiscalizar e, quando necessário, cobrar valores pagos indevidamente aos servidores.

A criação de planilha de acompanhamento setorial dos documentos encaminhados para instrução de processos de concessão de pensão e aposentadoria, bem como para pagamento de auxílio-funeral, permitiu a conclusão da maior parte dos processos dentro dos prazos legalmente estabelecidos. De forma similar, possibilitou maior controle sobre os prazos impostos por decisões judiciais sobre questões diversas (abono de permanência, pensão alimentícia, restituições, aposentadorias, etc.).

c) Programas de Governo sob a responsabilidade do DSE

I. Execução dos Programas de Governo sob a responsabilidade do DSE

Informo que não há programas da LOA 2010 de responsabilidade deste Departamento, que executa apenas ações específicas, inseridas em programas sob responsabilidade de outras unidades. Segue, abaixo, o detalhamento das ações sob responsabilidade do DSE:

A ação "Capacitação de Servidores Públicos Federais em Processo de Qualificação e Requalificação" teve como meta estabelecida para 2010 pela LOA a capacitação de 800 servidores. Em 2010 as iniciativas de capacitação promovidas pela DTA beneficiaram 890 servidores. A meta foi superada em 11,25% do inicialmente previsto, em função, principalmente, da entrada de novos servidores administrativos no quadro do MRE, o que aumentou a demanda por cursos técnicos e de idiomas. Tendo em vista a ampliação da procura por treinamento, a meta de 2011 foi fixada em 1000 servidores capacitados, o que representa um incremento de 25% sobre a meta fixada para 2010. Em 2009, o número de beneficiados foi de 1.194 servidores. Note-se, contudo, que os gastos na ação "Capacitação de Servidores Públicos Federais" (0683.4572.0001) reduziram-se de R$ 2.412.088,88 em 2009 para R$ 1.123.927,68 em 2010.

Foram processadas diárias referentes a 42 missões presidenciais no âmbito da ação "Missões Oficiais do Presidente e Vice-Presidente da República ao Exterior", número que supera a meta de 15 missões em 2010, estabelecida pela LOA. Os gastos com missões presidenciais em 2010 foram de R$ 2.305.768,83 (além de R$ 556.176,76 correspondentes a exercícios anteriores). Em 2009, o DSE processou diárias referentes a 46 missões presidenciais, ao custo total de R$ 2.721.213,14.

A LOA fixa meta de 1.172 beneficiados pela ação "Assistência Médica e Odontológica aos Servidores, Empregados e seus Dependentes" (0750.2004.0001). Observo que, em dezembro de 2010, 879 servidores e dependentes eram beneficiados pelo convênio entre o MIRE e a GEAP — Fundação de Seguridade Social, operadora de plano de saúde organizada na modalidade de autogestão responsável pela assistência à saúde suplementar no MRE; em dezembro de 2009 o número de beneficiários era de 979 servidores e dependentes. Em 2009 foram gastos na referida ação R$ 784.559,38; em 2010 os gastos foram de R$ 752.794,00.

A ação "Movimentação de Pessoal" (0750.6207.0001) teve como meta para 2010 a movimentação de 800 servidores. Foram removidos, em 2010, 683 servidores, 127 servidores a mais que em 2009. No total, foram

gastos em 2009 R$ 47.844.572,08 (somados a R$ 373.614,44 de exercícios anteriores) com a ação. Os gastos em 2010 foram de R$ 51.243.173,91 (além de R$ 5.116.515,46 referentes a exercícios anteriores).

Em 2010, foram gastos R$ 6.211.318,65 (somados a R$ 16.353,65 de exercícios anteriores) na ação "Auxílio-Alimentação aos Servidores e Empregados" (0750.2012.0001). Em 2009 a despesa foi de R$ 3.117.879,19 (além de R$ 2.010,39 referentes a exercícios anteriores). Em 2009, 1.774 servidores receberam auxílio-alimentação; em 2010, 1.730 servidores receberam o beneficio, número que supera a meta de 1.678 servidores beneficiados estabelecida na LOA.

Em 2010, 306 servidores receberam auxílio-transporte; em 2009, 483 servidores receberam o beneficio. A ação "Auxílio-Transporte aos Servidores e Empregados" (0750.2011.0001) teve meta prevista na LOA para 2010 de 385 beneficiados. Em 2009, foram gastos R$ 672.814,81 (além de R$ 162,11 referentes a exercícios


45

anteriores) com auxílio-transporte. Em 2010, a despesa deste Ministério com auxilio-transporte foi de R$ 363.832,03.

A LOA estabeleceu meta de 92 crianças atendidas no âmbito da ação "Assistência Pré-Escolar aos Dependentes dos Servidores e Empregados" (0750.2010.0001) em 2010. O número beneficiados em 2009 foi de 105 crianças; em 2010, 81 crianças foram atendidas. Os gastos na ação foram R$ 94.585,30 em 2009 e de R$ 93.693,26 em 2010.


46

II. Execução Física das ações realizadas pelo DSE

Quadro A.2.2 - Execução Física das ações realizadas pela UJ

Função Su b função Programa Ação Tipo da

Ação Prioridade Unidade de

Medida Meta

prevista Meta

realizada

Meta a ser

realizada em 2011

07 122 0750 09HB OP 3 N/A N/A N/A N/A 07 122 0750 2000 A 3 N/A N/A N/A N/A 07 128 0683 4572 A 3 Servidor

capacitado 800

890 1000

07 211 0683 6218 A 3 Missão realizada

15 47 36

07 211 0750 6207 A 3 Servidor

movimentad o

800 683

900

07 306 0750 2012 A 3 Servidor beneficiado

1678 1730* 1741

07 331 0750 2011 A 3 Servidor beneficiado

385 306* 530

07 301 0750 2004 A 3 Pessoa beneficiada

1172 879* 1019

07 365 0750 2010 A 3 Criança atendida

92 81* 104

09 272 0089 0181 OP 3 Pessoa beneficiada

3280 2546* N/C**

Fonte: SIAFI, LOA 20 O e LOA 2011 * Dados de dezembro de 2010. ** Não consta na LOA 2011.

d) Desempenho Orçamentário e Financeiro

I. Programação Orçamentária da Despesa

O DSE não é Unidade Orçamentária (UO) nem tem Unidade Gestora Orçamentária (UGO) consolidada ou agregada.

II. Execução Orçamentária da Despesa

Execução Orçamentária de Créditos Recebidos pelo DSE por Movimentação

Despesas por Modalidade de Contratação dos créditos recebidos por movimentação

Valores em R$ 1 00

Modalidade de Contrafação Despesa Liquidada Despesa paga 2009 2010 2009 2010

Licitação Convite --- --- --- --- Tomada de Preços --- --- --- Concorrência Pregão 43.389.793,92 58.780.614,68 43.389.793,92 58.780.614,68 Concurso --- --- --- --- Consulta --- --- --- ---


47

Contratações Diretas Dispensa 1.519.023,53 800.251,00 1.519.023,53 800.251,00 Inexigibilidade 449.404,58 278.621,05 449.404,58 278.621,05

Regime de Execução Especial Suprimento de Fundos 5.858,14 2.136,56 5.858,14 2.136,56

Pagamento de Pessoal Pagamento em Folha 462.489.683,57 530.582.514,44 462.489.683,57 530.582.514,44

Diárias 5.980.917,11 6.532.617,05 5.980.917,11 6.532.617,05 Outras Fonte: SIAFI

Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos originários da UJ

Valores em R$ 1,00

Grupos de Despesa Despesa Empenhada Despesa Liquidada RP não processados Valores Pagos

2009 2010 2009 2010 2009 2010 2009 2010 1 — Despesas de Pessoal 3.3.1.90.11.00 200.138.731,15 231.855.404,30 200.138.731,15 231.855.404.30 200.138.731,15 231.855.404.30

3.3.1.90.01.00 137.908.667.20 156.190.309,48 137.908.667,20 156.190.309.48 137.908.667,20 156.190.309,48

3.3.1.90.03.00 74.954.942.73 82.526.159.12 74.954.942.73 82.526.159,12 74.954.942.73 82.526.159,12

Demais elementos 41.450.620,60 48.698.238.81 41.450.620,60 48.698.238,81 41.450.620,60 48.698.238,81

2 — Juros e Encargos da Divida 1° elemento de despesa 2° elemento de despesa ___ 3° elemento de despesa Demais elementos 3 — Outras Despesas Correntes 3.3.3.90.33.00 30.573.039.46 39.209.344,78 30.573.039,46 39.209.344,78 398.051,41 8.186.803,43 30.573.039.46 39.209.344,78

3.3.3.90.39.00 15.492.461,25 16.432.696,83 15.492.461.25 16.432.696,83 779.024,16 15.499.461.25 16.432.696.83

3.3.3.90.14.00 5,980,917,!! 6.532.617 05 , 5.980.917.11 6.532.61705 , 5.980.917.11 6.532.617,05

Demais elementos 7.513.831.55 16.037.340,43 7.513.831.55 16.037.340,43 259.397.90 534.243,55 7.513.831.55 16.037.340,43

Fonte: SIAFI

Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos originários da UJ

Valores em R$ 1,00

Grupos de Despesa Despesa Empenhada Despesa Liquidada RP não

processad o

Valores Pagos

2009 2010 2009 2010 2009 2010 2009 2010 4 Investimentos 4.1.9.9.0.99.00 29.020,16 628.737,25 29.020,16 628.737,25 29.020,16 628.737,25 4.1.9.2.2.99.00 1.069.678,44 557.631,63 1.069.678,44 557.631,63 1.069.678;44 557.631,63 4.1.9.2.2.07.00 397.413,48 114.217,04 397.413,48 114.217,04 --- 397.413,48 114.217,04 Demais elementos 30.608,19 30.608,19 --- 30.608,19 5 Inversões Financeiras 5.2.3.1.7.01.00 1.148.923,96 9.563.351,17 1.148.923,96 9.563.351,17 --- 1.148.923,96 9.563.351,17 5.2.3.3.1.26.00 3.099.410,64 634.403,12 3.099.410,64 634.403,12 --- 3.099.410,64 634.403,12 5.1.2.1.6.03.00 479.221,91 34.145,34 479.221,91 34.145,34 479.221,91 34.145,34 Demais elementos 5.858,14 2.136,56 5.858,14 2.136,56 --- 5.858,14 2.136,56 6 Amortização da Divida 6.1.2.1.3.01.00 514.245.162,22 577.827.862,15 514.245.162,22 577.827.862,15 --- 514.245.162,22 577.827.862,15 6.1.3.1.2.05.00 20.911.073,45 23.139.212,87 20.911.073,45 23.139.212,87 20.911.073,45 23.139.212,87


xsA.R.s.

• /s 48

6.2.3.1.7.01.00

2.148.923,96

9.571.220,66

2.148.923,96

9.571.220,66

2.148.923,96

9.571.220,66

Demais elementos 22.144.146,68

10.183.289,97

22.144.146,68

10.183.289,97

22.144.146,68

10.183.289,97

Fonte: SIAFI

Análise crítica: O aumento de despesas referentes a folha de pagamento e movimentação de pessoal (diárias, ajuda de custo, transporte de bagagem e passagens) decorre da ampliação do quadro de pessoal em 2010.

O valor pago por metro cúbico nas atas de registro de preço relativas ao serviço de transporte internacional de bagagem desacompanhada tem sido paulatinamente reduzido nos pregões eletrônicos, tendência que se confirmou em 2010.

Em atenção às recomendações do órgão de controle interno, o contrato de fiscalização do serviço de transporte internacional de bagagem desacompanhada não foi renovado em 2010, o que reduziu os gastos dessa unidade em cerca 400 mil reais. Por outro lado, a responsabilidade da fiscalização foi transferida para servidores de carreiras do Serviço Exterior, situação que tem sobrecarregado os servidores lotados da DPAG.

O aditivo ao contrato com a agência de viagens TRIPS representou uma importante economia aos cofres públicos, uma vez que ampliou o desconto contratual por cada passagem emitida, de 7,85% para 7,90%, o que deve resultar em cerca de 150 mil reais de redução de gastos até o término de sua vigência.

III. Indicadores Institucionais

Vide "indicadores gerenciais sobre recursos humanos", item 5, f.

3 — INFORMAÇÕES SOBRE O RECOLHIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS

Não houve movimentação das contas contábeis de códigos 21211.11.00, 21212.11.00, 21213.11.00, 21215.22.00 e 21219.22.00, que não apresentavam saldo em 31/12/2010.

4— INFORMAÇÕES SOBRE A MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

adro A.4.1 - Situação dos Restos a Pagar de exercícios anteriores Valores em R$ 1,00 Restos a Pagar Processados

Ano de Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos acumulados

Pagamentos acumulados

Saldo a Pagar em 31/12/2010

2009 --- --- --- --- 2008 --- --- --- ---

... Restos a Pagar não Processados

Ano de Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos acumulados

Pagamentos acumulados

Saldo a Pagar em 31/12/2010

2009 657.449,30 188.270,33 446.132,79 23.046,18 2008 3.055.260,64 254.470,81 2.800.789,83 0,00

... Observações:


49

Análise crítica: a unidade tem por meta liquidar tempestivamente os empenhos, preferencialmente no mesmo exercício. Busca-se minimizar as situações em que dificultam a liquidação no exercício do empenho, a exemplo do recebimento de faturas com atraso.

O saldo existente em restos a pagar, relativo ao exercício 2009, refere-se a empenhos que, por lapso, não foram cancelados tempestivamente. A unidade responsável já está providenciando seu cancelamento.

Discrimino, abaixo, os referidos empenhos, acompanhados das justificativas para o seu cancelamento: • 2009NE000258 - POSITIVE IDIOMAS LTDA ME — R$ 687,43: o contrato não atingiu o valor máximo, por

isso o saldo em restos a pagar será cancelado. • 2009NE000259 - POSITIVE IDIOMAS LTDA ME — R$ 891,00: o contrato não atingiu o valor máximo, por

isso o saldo em restos a pagar será cancelado. • 2009NE000324 - FUNDACAO MIGUEL DE CERVANTES DE APOI — R$ 350,00: o pagamento não foi

feito, pois o treinamento não foi realizado; será cancelado. • 2009NE900007 - CENTRO DE INTEGRACAO EMPRESA ESCOLA — R$ 21.117,75: o contrato não

atingiu o valor máximo (número de estagiários foi menor que o previsto para o ano), por isso o saldo em restos a pagar será cancelado.

5— INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE

a) Composição do quadro de servidores ativos

Quadro A.5.1 — Composição do Quadro de Recursos Humanos da SGEX - Situação apurada em 31/12/2010

Tipologias dos Cargos Lotação Ingressos em

2010 Egressos em 2010

Autorizada Efetiva 1 Provimento de cargo efetivo 422 138 133 1.1 Membros de poder e agentes políticos O O O O 1.2 Servidores de Carreira 422 138 133

1.2.1 Servidor de carreira vinculada ao órgão 407 129 130

1.2.2 Servidor de carreira em exercício descentralizado 11

7 1

1.2.3 Servidor de carreira em exercício provisório O

O O

1.2.4 Servidor requisitado de outros órgãos e esferas

4 2 2

13 Servidores com Contratos Temporários O O O 1.4 Servidores Cedidos ou em Licença O 1.4.1 Cedidos O 1.4.2 Removidos O 1.4.3 Licença remunerada O 1.4.4 Licença não remunerada O 2 Provimento de cargo em comissão 89 44 21 2.1 Cargos Natureza Especial O O O 2.2 Grupo Direção e Assessoramento

superior 37 18 3

2.2.1 Servidor de carreira vinculada ao órgão 34 16 3 2.2.2 Servidor de carreira em exercício

descentralizado 7 1 3

2.2.3 Servidor de outros órgãos e esferas 1 1 O 2.2.4 Sem vínculo O O O 2.2.5 Aposentado O O O 23 Funções gratificadas 52 26 18 2.3.1 Servidor de carreira vinculada ao órgão 50 26 17 2.3.2 Servidor de carreira em exercício 1 O O


50

descentralizado 2.3.3 Servidor de outros órgãos e esferas 1 O 1 3 Total 511 182 154 Fonte:


51

Quadro A.5.2 - Composição do Quadro de Recursos Humanos por faixa etária - Situação apurada em 31/12/2010

Tipologias do Cargo Faixa Etária (anos)

Até 30 De 31 a 40

De 41 a 50 De 51 a 60 Acima de 60

1.Provimento de cargo efetivo 103 59 63 143 54 1.1. Membros de poder e agentes políticos O O 0 O O 1.2. Servidores de Carreira 103 59 63 143 54 1.3. Servidores com Contratos Temporários O O O O O 1.4. Servidores Cedidos ou em Licença O O O O O

2.Provimento de cargo em comissão 23 16 17 30 3 2.1. Cargos de Natureza Especial 2.2. Grupo Direção e Assessoramento Superior 8 9 8 12 O 2.3. Funções gratificadas 15 7 9 18 3

Fonte: SGRH

Quadro A.5.3 — Composição do Quadro de Recursos Humanos por escolaridade - Situação apurada em 31/12/2010

Tipologias do Cargo Nível de Escolaridade 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Provimento de cargo efetivo 225 197 1.1. Membros de poder e agentes políticos 1.2. Servidores de Carreira 225 197 1.3. Servidores com Contratos Temporários 1.4. Servidores Cedidos ou em Licença

2. Provimento de cargo em comissão 31 58 2.1. Cargos de Natureza Especial 2.2. Grupo Direção e Assessoramento

Superior 1 36

2.3. Funções gratificadas 30 22 LEGENDA

3 - Primeiro grau incompleto; 4 - Primeiro grau; 5 - Segundo grau / Pós-Graduação; 8 — Mestrado; 9 - Doutorado; 10 - Não

Nível de Escolaridade 1 - Analfabeto; 2 - Alfabetizado sem cursos regulares; ou técnico; 6 - Superior; 7 - Aperfeiçoamento / Especialização Classificada. Fonte: SGRH

b) Composição do quadro de servidores inativos

Quadro A.5.4 — Composição do Quadro de Servidores Inativos - Situação apurada em 31/12/2010

Regime de proventos /Regime de aposentadoria Quantitativo de Servidores Aposentadorias em 2010

Total 1408 46 Fonte: SIAPE Observação: Os sistemas de cadastramento de aposentadorias não permitem a segregação das informações a respeito do regime de proventos e de aposentadoria. Serão apresentadas as informações dos valores totais.

Quadro A.5.5 — Composição do Quadro de Instituidores de Pensão - Situação apurada em 31/12/2010

Regime de proventos originário do servidor Quantitativo de Pensões concedidas em Beneficiários 2010


tA.R.

52

1. Integral 750 1 2. Proporcional 129 37 Fonte: SIAPE

c) Composição do quadro de estagiários

Quadro A.5.6 — Composição do Quadro de Estagiários do MRE Nível de

escolaridade Quantitativo de contratos de estágio vigentes

3° Trimestre 4° Trimestre Custo do exercício

(Valores em R$ 1,00) 10 Trimestre 2° Trimestre Nível superior 312 335 350 359 2.412.631,85

E Area Fim 234 251 235 239 1.475.885,15 E Área

Meio 78 84 115 120 936.746,70

Nível Médio 7 11 11 10 28.855,00 E Área Fim 3 5 5 3 11.667,00 El Área

Meio 4 6 6 7 17.188,00

Fonte: SIAPE

d) Custos associados à manutenção de recursos humanos

Quadro A.5.7 - Quadro de custos de recursos humanos nos exercícios de 2008, 2009 e 2010. Valores em R$ 1.00

Tipologias Vencimento Despesas Variáveis Beneficios Demais / s e Total

Exercícios vantagens fixas

Retribuições Gratificações Adicionais Indenizações Assistenciais e previdenciários

despesas variáveis

Total 84.769.412,11 34.729,69 145.316.882,7

2008 10.566.628,53 46.375.055,31 128.050,56 3.253.602,12 189.404,43 5 140.848.036,4 55.066,98 179.380.135,9

2009 9 11.295.322,46 23.654.438,20 108.165,45 3.185.762,90 233.343,50 1 164.032.078,9 31.934,31 211.634.188,2

2010 3 11.534.609,36 28.985.457,67 102.010,11 6.624.220,12 323.877,78 8

Fonte: SIAFI

Observação: Os sistemas de apropriação e execução da folha de pagamentos não permitem a segregação das informações da composição do salário separado por servidores com Função Gratificada e/ou DAS. Serão apresentadas as informações dos valores totais da folha, separado por item de composição do salário.

e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços

Não se aplica.

fi Indicadores gerenciais sobre recursos humanos

a) Indicador: solicitações de preenchimento de claros de lotação. Objeto mensurado: número absoluto de requerimentos recebidos das unidades administrativas do MRE no Brasil. Objetivos e metas fixados: redução no número de solicitações recebidas em comparação com o ano anterior. Conclusões quantitativas e qualitativas: em 2010. o número de solicitações, por parte das unidades do MRE no Brasil, de servidores para preenchimento de claros de lotação aumentou 100% em comparação


53

com 2009. O referido aumento reflete a ampliação da atuação brasileira no exterior, com a abertura de novos postos e reestruturação das unidades na Secretaria de Estado. É importante salientar que o número de servidores lotados no Brasil teve redução da ordem de 22% em comparação ao número de servidores lotados em 2009, em virtude da entrada, naquele ano, de 150 novos Oficiais de Chancelaria.

1


54

b) Indicador: distribuição geográfica dos servidores administrativos removidos para o exterior. Objeto mensurado: do total de servidores administrativos removidos para o exterior, porcentagem destinada a cada região geográfica. Objetivos e metas fixados: diminuir o déficit de lotação, sobretudo em postos com maior carência de servidores administrativos. Conclusões quantitativas e qualitativas: houve melhor equalização da distribuição geográfica dos servidores administrativos, em relação às demandas apresentadas pelos postos em cada região.

Distribuição Geográfica dos Servidores Administrativos Removidos para o Exterior em 2010*

Europa 31% América do Sul 18% América Central 13% América do Norte 12% África e Oriente Médio 13% Ásia e Oceania 13% *dados referentes ao segundo mecanismo de remoções.

c) Indicador: distribuição geográfica dos servidores diplomáticos removidos para o exterior Objeto mensurado: do total de servidores diplomáticos removidos para o exterior, porcentagem destinada a cada região geográfica. Objetivos e metas fixados: diminuir o déficit de lotação, sobretudo em postos com maior carência de servidores diplomáticos. Conclusões quantitativas e qualitativas: o número relativamente baixo de remoções para a América Central e África e Oriente Médio explica-se pelo envio de servidores diplomáticos em missão transitória longa para essas regiões.

Distribuição Geográfica dos Servidores Diplomáticos Removidos para o Exterior em 2010*

Europa 32% América do Sul 24% América Central 5%

América do Norte 22% África e Oriente Médio 3% Ásia e Oceania 14% *dados referentes ao segundo mecanismo de remoções.

d) Indicador: Evolução do quadro de pessoal Objeto mensurado: quantitativo de servidores e rotatividade. Objetivos e metas fixados: manter um quadro de servidores adequado às necessidades de serviço da Unidade, bem como garantir que a rotatividade não interfira na continuidade das rotinas dos setores. Conclusões quantitativas e qualitativas: Em 31 de dezembro de 2010, 422 servidores estavam lotados na SGEX. Durante o ano de 2010, houve registro de 138 ingressos na Subsecretaria e 133 egressos dela. Houve um aumento de 1% no número de servidores lotados na SGEX. O quantitativo de egressos representou 31% do universo de servidores lotados na SGEX, ao final de 2010. A alta rotatividade deve-se a características peculiares do Serviço Exterior.


55

à

eik


56

8 'E.

e) Indicador: índice de absenteísmo Objeto mensurado: número de faltas injustificadas e de licenças concedidas para tratamento de saúde. Objetivos e metas fixados: identificar as principais causas de absenteísmo. Conclusões quantitativas e qualitativas: Houve registro de 71 faltas injustificadas na SGEX em 2010. No que se refere a ausências do trabalho por motivo de licença para tratamento de saúde, em 2010, há registro de 265 ocorrências relacionadas a 143 servidores da SGEX.

6— INFORMAÇÃO SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, TERMO DE COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES, VIGENTES NO EXERCÍCIO DE REFERÊNCIA

Quadro A.6.1 — Caracterização dos instrumentos de transferências vigentes no exercício de referência Valores em R$ 1,00

Unidade Concedente ou Contratante Nome: Ministério das Relações Exteriores CNPJ: 00.394.536/0004-81 UG/GESTÃO: 240009

Informações sobre as transferências

Modalidade N° do instrumento Beneficia rio

Valores Pactuados Valores Repassados Vigência Sit

. Global Contra partida

No exercício

Acumulado até exercício Início Fim

1 s/n Servidores do MRE *

752.794,0 O 1.415.652,50

26/06/ 2008

25/06/ 2008 1

LEGENDA Situação da Transferência:

1 - Adimplente de Repasse 2 - Inadimplente

de Parceria 3 - Inadimplência Suspensa de Cooperação 4 - Concluído de Compromisso 5 - Excluído

6 - Rescindido 7 - Arquivado

1 - Convênio Modalidade:

2 - Contrato 3 - Termo 4 - Termo 5 - Termo

Fonte: SIAFI e Convênio * De acordo com Convênio assinado em 26/06/2008, a contribuição do MRE para os beneficiários vinculados ao plano GEAPSaúde foi estabelecida em R$ 71,26, para beneficiários com idade inferior a 60 anos, e R$ 98,82, para beneficiários com idade igual ou superior a 60 anos. Os valores foram alterados por termos aditivos, em conformidade com regulamentações posteriores do Ministério do Planejamento.

Quadro A.6.2 — Resumo dos instrumentos celebrados pela UJ nos três últimos exercícios Unidade Concedente ou Contratante: Nome: Ministério das Relações Exteriores CNPJ: 00.394.536/0004-81 UG/G ESTÃO: 240009

Modalidade Quantidade de instrumentos celebrados em cada exercício

Valores repassados em cada exercício (Valores em R$ 1,00)

2008 2009 2010 2008 2009 2010 Convênio 1 O O 631 093,12 784 559,38 752.794,00

Contrato de Repasse


57

Termo de Parceria TertnO de Cooperação Terão de Compromisso

- Totais Fonte: SIAFI

Quadro A.6.3 — Resumo dos instrumentos de transferência que vigerão em 2011 e exercícios seguintes Unidade Concedente ou Contratante Nome: Ministério das Relações Exteriores CNPJ: 00394.536/0004-81 UG/GESTÀO: 240009

Modalidade

Qtd. de instrumentos com vigência em 2011 e seguintes

Valores (R$ 1,00) % do Valor global repassado até o final do exercício de 2010

Contratados Repassados até 2010

Previstos para 2011

Convênio 1 * 2.168.446,50 1.175.208,00** Contrato de Repasse Termo de Parceria Termo de Cooperação Termo de Compromisso Totais Fonte: Convênio e SIAFI * De acordo com Convênio assinado em 26/06/2008, a contribuição do MRE para os beneficiários vinculados ao plano GEAPSaúde foi estabelecida em R$ 71,26, para beneficiários com idade inferior a 60 anos, e R$ 98.82, para beneficiários com idade igual ou superior a 60 anos. Os valores foram alterados por termos aditivos, em conformidade com regulamentações posteriores do Ministério do Planejamento. ** valores previstos na ação "2004 — Assistência médica e odontológica a servidores, empregados e seus dependentes" da LOA 2011

Quadro A.6.4 — Resumo da prestação de contas sobre transferências concedidas pela UJ na modalidade de convênio e de contratos de repasse.

Valores em R$ 1.00

Unidade Concedente Nome: Ministério das Relações Exteriores CNPJ: 00394.536/0004-81 UG/GESTÃO: 240009

Exercício da prestação de contas

Quantitativos e montante repassados

—

Instrumentos (Quantidade e Montante Repassado) Convênios Contratos de

Repasse

2010

Ainda no prazo de prestação de contas

Quantidade Montante Repassado

Com prazo de prestação de contas vencido

Contas prestadas

Quantidade 1 Montante Repassado (R$) 949353,68

Contas NÃO prestadas

Quantidade Montante Repassado (R$)

2009 Contas prestadas Quantidade 1

Montante Repassado (R$) 784754,38

Contas NÃO prestadas Quantidade Montante Repassado (R$)

2008 Contas prestadas Quantidade 1

Montante Repassado (R$) 1080958,60

Contas NÃO prestadas —_

Quantidade Montante Repassado (R$) —

Anteriores a 2008 Contas NÃO prestadas as antidade

Montante Repassado (R$)


Fonte: Dados informados pela GEAP — Fundação de Seguridade Social, por meio de relatório de prestação de contas.

1


59

7 — DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS E CONVÊNIOS OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS — SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA — SICONV, CONFORME ESTABELECE O ARTIGO 19 DA LEI 12.309/2010

Segue anexa.

8— INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730/1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS

As declarações referentes à entrega de declarações de bens e rendas dos servidores que constavam no rol de responsáveis deste Ministério em 2010, firmadas pelo Senhor Chefe da Divisão do Pessoal, foram encaminhadas à Secretaria de Controle Interno em 15 de fevereiro de 2011, em atendimento ao memorando CISET n° 26/2011.

9 — INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Apesar de não haver, no âmbito deste Departamento, um setor de controle interno responsável unicamente pela execução de atividades relacionadas ao controle, as rotinas da unidade são constantemente monitoradas pelas chefias. Ademais, as áreas costumam estabelecer mecanismos próprios de verificação, como planilhas de controle compartilhadas — que facilitam a comunicação entre diferentes áreas — e tabelas para registro de prazos, cumprimento de obrigações e delegação de funções. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados. Por meio de manuais que descrevem as atividades de cada setor, o DSE procura evitar que a alta rotatividade interfira no bom funcionamento das rotinas.

A unidade também conta com sistemas informatizados que facilitam o controle das rotinas de gerenciamento de recursos humanos (SGRH), de autorizações para emissão de bilhetes aéreos (SISREQ) e de acompanhamento de serviços de transporte de bagagem (SISTB). Está em desenvolvimento novo sistema interno de gerenciamento de recursos humanos (SGDP), que deverá cruzar informações de diversas fontes de dados.

Finalmente, ressalto que o trabalho em conjunto com o órgão de Controle Interno do IVIRE também permite aprimoramento das atividades, a exemplo do que ocorre no setor responsável pelo envio de atos de aposentadoria e pensão civil.

Aspectos do sistema de controle interno Avalia 7 o Ambiente de Controle 1 2 3 4 5

1. Os altos dirigentes da UJ percebem os controles internos como essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento.

X

2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.

X

3. A comunicação dentro da W é adequada e eficiente. X 4 Existe código formalizado de ética ou de conduta. 5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e estão postos em

documentos formais. X

6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.

X

7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades.

X


\

1. • 1`1,1 60

Aspectos do sistema de controle interno Avaliação 8. Existe adequada segregação de funções nos processos da competência da UJ. X 9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados

pela UJ. X

Avaliação de Risco 1 2 3 4 5 10.0s objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão formalizados. X 11.1-lá clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e metas da

unidade. 12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos

nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los.

X

13.E prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão.

X

14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ, ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo.

X

15.0s riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão.

X

16.Existe histórico de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade.

X

17.Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.

X

18.Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade.

X

Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5 19.Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para diminuir os riscos e

alcançar os objetivos da UJ, claramente estabelecidas. X

20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.

X

21. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nível de beneficios que possam derivar de sua aplicação.

22.As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionados com os objetivos de controle.

X

Informação e Comunicação 1 2 3 4 5 23. A informação relevante para UJ é devidamente identificada, documentada, armazenada e

comunicada tempestivamente às pessoas adequadas. X

24. As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas.

X

25. A informação disponível à UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível. X 26.A Informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos grupos e

indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz. X

27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura

X

Monitoramento 1 2 3 4 5 28.0 sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado para avaliar sua

validade e qualidade ao longo do tempo. X

29.0 sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas.

X

30.0 sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho. X Considerações gerais:

LEGENDA

não aplicado no

parcialmente aplicado no

descrito na afirmativa

aplicado no contexto

Níveis de Avaliação: (1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é contexto da UJ, porém, em sua minoria (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente da UJ, porém, em sua maioria.


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Aspectos do sistema de controle interno 1 Avaliação (5) Totalmente válido. Significa que o fimdamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ.

10 - INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS

Não se aplica.

11 - INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DO DSE, CLASSIFICADO COMO "BENS DE USO ESPECIAL -, DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS

Não se aplica. O DSE não tem sob sua responsabilidade a administração de imóveis de uso especial.

12 - INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) DA UNIDADE

Não se aplica.

13- INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS 5.355/2005 E 6.370/2008

No ano de 2010, os supridos do DSE começaram a utilizar efetivamente o cartão de pagamentos, adequando-se ao disposto no Decreto n° 93.872, de 23/12/86. Tomou-se, então, possível incluir o detalhamento da aplicação do suprimento de fundos no Sistema de Prestação de Contas - SPC.

Ao se tentar realizar o pagamento dos boletos das empresas prestadoras do serviço de alimentação em viagem aérea por meio do cartão, não foi possível executá-lo na modalidade de "crédito", por essa modalidade não ser compatível com o pagamento de boletos. Por orientação do Banco do Brasil, que gerencia o cartão de pagamentos, adotou-se, desde então, procedimento de uso do cartão na modalidade "saque" e posterior pagamento do boleto em caixa do Banco.

14- INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA



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15 - INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO OU JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO

QUADRO A.15.1 - CUMPRIMENTO DAS DELIBERAÇÕES DO TCU ATENDIDAS NO EXERCÍCIO

Unidade Jurisdicionada

Denominação completa: Código SIORG Departamento do Serviço Exterior 1746

Deliberações do TCU

Deliberações expedidas pelo TCU

Ordem Processo Acórdão Item Tipo Comunicação Expedida

1 TC 010.312/2004-4 8072/2010 9.3 DE Oficio n° 2791/2010-TCU/SECEX-5

Órgão/entidade objeto da determinação e/ou recomendação Código SIORG

Departamento do Serviço Exterior 1746

Descrição da Deliberação: Determinar ao Departamento de Serviço Exterior - DSE que: a) comprove a implementação das medidas preconizadas nos itens 3.5 e 3.8 do Acórdão 1375/2003-TCU-Segunda Câmara, informando ao Tribunal, na próxima prestação de contas anual, as medidas adotadas; b) comprove a adoção de medidas visando ao ressarcimento dos valores pagos aos servidores Zacharias Bezerra de Oliveira e Márcia Valéria Costa Brandão, cedidos aos governos do Ceará e do Distrito Federal, respectivamente, se ainda não o fez, informando ao Tribunal, na próxima prestação de contas anual, as medidas adotadas; c) comprove a adoção de providências com vistas a dar cumprimento ao item 9.1.3 do Acórdão 1.089/2003-TCU - Segunda Câmara, informando ao Tribunal, na próxima prestação de contas anual, as medidas adotadas; e, d) comprove a adoção de providências para dar cumprimento ao disposto no Acórdão 1.729/2003 - Segunda Câmara, informando ao Tribunal, na próxima prestação de contas anual, as medidas adotadas.

Providências Adotadas

Setor responsável pela implementação Código SIORG Departamento do Serviço Exterior 1746

Síntese da providência adotada: a) No que se refere ao item 3.5 do Acórdão 1375/2003-TCU-Segunda Câmara, encaminho as seguintes informações a respeito das providências visando à reposição ao erário: - Regina Célia Gomes Calixto da Silva — a servidora faleceu em 19/04/2001 e os valores devidos foram descontados da pensão, tendo sido quitados na folha de agosto de 2009. - Márcia Leite Bastos - conforme despacho telegráfico n° 17809/2007, para o Escritório Financeiro em Nova York, foi efetuado novo cálculo da divida da servidora. Após o cálculo, verificou-se que a dívida com o erário havia sido quitada em julho de 2005. - Manoel Pereira Macedo - o servidor faleceu em 21/07/2000 e os valores devidos têm sido descontados da pensão, no percentual de 10% sobre o valor bruto do instituidor. - José Cláudio Soto Vidal — conforme telegrama n° 18413/2005, do Escritório Financeiro em Nova York, foi descontado o montante remanescente de R$69,29 na folha de pagamento de outubro de 2005, tendo o servidor, então, quitado sua divida com o Erário. - Helena Maria Gasparian — conforme despacho telegráfico n° 19346/2005, para o Escritório Financeiro em Nova York, o saldo remanescente da divida, no valor de R$2267,40, foi processado na folha de pagamento da servidora nos meses de outubro e novembro de 2005. - Eunice Lopes Siqueira — o desconto na folha de pagamentos, a titulo de reposição ao Erário, começou a ser feito em julho de 2002; - Luciana da Rocha Mancini - efetuou o pagamento no valor de US$494,03 (quatrocentos e noventa e quatro dólares e três centavos) por meio do cheque 107, Banco do Brasil, Agência Nova York, encaminhado pela GMD 175, de


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E. 63

30/09/2002 ao Escritório Financeiro em Nova York. - Raimundo Barbosa dos Santos - conforme telegrama n° 160962007, do Escritório Financeiro em Nova York, o saldo remanescente da dívida, de R$553,72, passou a ser descontado sobre os rendimentos recebidos no Brasil, a partir de agosto de 2007, como reposição ao Erário. Os valores foram devolvidos integralmente, tendo sido encerrada a reposição em folha no mês de outubro daquele ano. No que se refere ao item 3.8 do referido Acórdão, reitero a informação prestada à Secretaria de Controle Interno pelo Despacho ao Memo CISET/165/QUIAU, de 12 de julho de 2007. Quanto à dívida do ex-servidor Ricardo Nascimento Saturnino, a Divisão do Pessoal solicitou que o débito fosse inscrito na Dívida Ativa da União, porém a Procuradoria da Fazenda Nacional do Distrito Federal negou o pedido, alegando desconhecer notificação do servidor (DET 67992003). O servidor não pôde ser devidamente notificado porque não foi encontrado nos endereços constantes em seu maço pessoal, no banco de dados da DP ou no das empresas de telecomunicações locais (DET 2782/2004). A Divisão de Pagamentos fez nova tentativa de notificar o servidor em 2007, enviando cartas para três endereços diferentes registrados em seu nome no SGRH, no Siape e no maço pessoal do servidor, embora a dívida, no montante de US$3.498,75, tenha atingido seu prazo de prescrição. O DSE deverá encaminhar questionamento à Consultoria Jurídica sobre a existência de providências que podem ser tomadas pela Administração para quitar o débito. b) Encaminho as seguintes informações referentes à cessão dos servidores mencionados abaixo: Zacharias Bezerra de Oliveira — Foi encaminhado o Oficio n° 2/DP/DPAG/APES, de 3 de dezembro de 2008, por meio do qual este Ministério solicita ao Superintendente da Escola de Saúde Pública do Ceará o pagamento dos valores devidos a título de ressarcimento. A cobrança foi reiterada por meio do Oficio n° 2/DP/DSE/APES, de 2 de março de 2010 e este Departamento está tornando as medidas cabíveis com vistas a urna nova cobrança ao órgão. Observo que o servidor retornou do Governo do Estado do Ceará em 23/05/2004 e aposentou-se em 12/12/2008. Márcia Valéria Costa Brandão - Foi encaminhado o Oficio n° 32/DP/DPAG/APES, de 11 de dezembro de 2008, por meio do qual este Ministério solicita ao Secretário de Estado do Governo do Distrito Federal o pagamento dos valores devidos a título de ressarcimento. A cobrança foi reiterada por meio do Oficio n° 18/DP/DSE/APES, de 2 de março de 2010 e este Departamento está tomando as medidas cabíveis com vistas a urna nova cobrança ao órgão. A servidora retornou do Governo do Distrito Federal em 14/022003 e atualmente está lotada nesta Secretaria de Estado. c) No que concerne ao item 9.1.3 do Acórdão 1.089/2003-TCU - Segunda Câmara, informo que os bilhetes de passagens aéreas originais utilizados, cartões de embarque e respectivos formulários de propostas e concessão de diárias (Providências para Viagem — PPV) têm sido arquivados conjuntamente. d) No que se refere ao item 1.1 do Acórdão 1.7292003 - Segunda Câmara, informo que o recadastramento de dependentes de servidores efetuado pela Divisão do Pessoal teve inicio no final de 2006 e encerrou-se em 2007, como consta no Despacho ao Memorandum n° 214. de 31/10/2008. Em 2010, foram realizados recadastramentos de dependentes na condição de filhos maiores estudantes e de pais e mães, dando continuidade ao processo de atualização das informações cadastrais dos dependentes de servidores deste Ministério. Foi, ademais, encaminhado ao Ministério do Planejamento o Oficio DSE/169, de 03/12/2009, para análise de minuta de portaria que regulamenta a inclusão e exclusão de dependentes no âmbito deste Ministério. No que se refere ao item 1.2 do mencionado Acórdão, a Divisão do Pessoal tem cumprido as orientações transmitidas pelo Ministério do Planejamento, por meio da Nota Técnica n°432 /2010/COGES/DENOP/SRH/MP, no que concerne ao pagamento da indenização do auxilio transporte a servidores que utilizam transporte regular rodoviário seletivo, desde que cumpridos um dos seguintes requisitos: - quando a localidade não for servida pelo transporte convencional; ou - quando o usuário estiver impossibilitado de escolher esse meio de transporte e, nesse caso o transporte não poderá ser considerado seletivo. Além de fazer prevalecer o meio de transporte cujo custeio seja menos oneroso para a Administração, a Divisão do Pessoal também observa o disposto no Acórdão 2211/2005 do TCU, que determinou que o servidor apresente a contra apresentação do quantitativo de bilhetes de passagem utilizados no mês anterior. Quanto ao disposto no item 1.3, confirmo que o fundamento da concessão do privilégio de classe especial consta no formulário de propostas e concessão de diárias (Providências para Viagem — PPV), no qual estão discriminados o cargo e a função ocupados pelo beneficiário. O referido formulário tem sido submetido ao Senhor Secretário-Geral para aprovação antes da emissão de bilhete e da autorização das diárias. No que se refere ao item 1.4. do mencionado acórdão, observo que o Serviço de Assistência Médica e Social não dispõe mais da modalidade de serviço médico prestado diretamente pelo órgão, razão pela qual não são mais emitidas guias de encaminhamento.

Síntese dos resultados obtidos

As recomendações constantes nos referidos acórdãos vêm sendo regularmente observadas.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor

No que se refere ao item 3.8 do referido Acórdão, a dificuldade em localizar o ex-servidor Ricardo Nascimento Saturnino


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impossibilitou a reposição ao Erário da remuneração percebida indevidamente.


Ordem Processo Acórdão Item Tipo Comunicação

Expedida

2 TC 003.831/2009-8 5530/2010-TCU-la Câmara 9.4 DE AVISO N° 139- SESES-TCU-la CÂMARA/2010


Ministério das Relações Exteriores 263

Descrição da Deliberação: Encaminhar cópia da deliberação, para a notificação do Sr. Rubens de Lima Jorge, ex-Vice-Cônsul do Brasil em Santa Elena de Uairén, na Venezuela, em face do julgamento irregular de contas e condenação ao pagamento de divida.


Setor responsável pela implementação Código S1ORG


Síntese da providência adotada: Tendo em vista que o Sr. Rubens de Lima Jorge é servidor aposentado deste Ministério, foi encaminhada carta registrada à residência do servidor, para conhecimento da decisão proferida pelo referido Acórdão.

Síntese dos resultados obtidos O aviso de recebimento da correspondência encaminhada ao servidor foi entregue ao Departamento e encaminhado à Secretaria de Controle Interno.


Não se aplica. Deliberações expedidas pelo TCU


Expedida

3 TC 022.379/2008-5 2707/2009 9.3 DE Oficio n°

2790/2010-TCU- SECEX-5


Ministério das Relações Exteriores 263

Descrição da Deliberação: Determinar ao Ministério das Relações Exteriores, caso não atendidas as notificações. que providencie o desconto parcelado das dívidas na remuneração da servidora Ludmilla de Barros Henriques, decorrentes de contas julgadas irregulares.


Setor responsável pela implementação Código SIORG


Síntese da providência adotada: A servidora foi notificada para que apresentasse comprovante de pagamento da Guia de Recolhimento da União (GRU) n° 13.901-7, emitida pelo Tribunal de Contas da União. Caso o comprovante não fosse apresentado no prazo de trinta dias, a contar do recebimento da notificação, o valor seria descontado nos rendimentos da servidora.

Síntese dos resultados obtidos Tendo em vista a não apresentação do comprovante de pagamento da GRU n° 13.901-7, foi gerado o Processo Administrativo de Reposição ao Erário n° 0947.0001342011-11, para o desconto em folha do valor devido. O desconto será realizado na folha de pagamentos do exterior, conforme solicitado pelo despacho telegráfico n° 57102011, tendo em vista que a servidora se encontra em missão transitória na Embaixada em Trípoli. Após o retorno da servidora ao Brasil, caso haja parcela da divida pendente de pagamento, o valor continuará a ser descontado na folha de pagamentos do Brasil.


A unidade adotou as providências pertinentes.


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Expedida

4 TC 019.587/2007-1 DE Oficio n°

1394/2010- TCU/SECEX-5



Descrição da Deliberação: Encaminhar informações necessárias, devidamente comprovadas por meio de documentos hábeis, para esclarecer achados do Relatório Sintético de Auditoria de Gestão 10/2006, inclusive no que concerne às medidas já adotadas para as recomendações da CISET/MRE.




Síntese da providência adotada: Envio do Despacho ao Memorando C1SET/163/2010, em 28/07/2010. Informações adicionais foram transmitidas em 11/08/2010, por meio de novo Despacho ao Memorando CISET/163/2010.


Foi cumprida a orientação para que fossem prestados esclarecimentos ao Tribunal de Contas da União.


Não há.

16- INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO, APRESENTANDO JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO

QUADRO A.153 - RELATÓRIO DE CUMPRIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES DO ORGÃO DE CONTROLE INTERNO


Denominação completa: Código SIORG Departamento do Serviço Exterior 1746

Recomendações do OCI

Recomendações expedidas pelo OC1

Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RA Comunicação Expedida

1 Tomadas de Contas Anual. Exercício de 2010 III— 5 Memorando CIS ET/174/21010

Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG


Descrição da Recomendação: a) Concluir o recadastramento que está sendo realizado pelo Itamaraty; b) Informar ao Controle Interno o nome e a matrícula dos servidores inativos e/ou beneficiários de pensão que tiveram pagamento suspenso por falta de recadastramento.



Divisão de Pagamentos 091114


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Síntese da providência adotada: Foi encaminha à Secretaria de Controle Interno a relação dos pagamentos suspensos em agosto de 2010, que correspondem a 38 aposentados e 57 pensionistas que ainda não haviam se recadastrado em 05/08/2010, além dos 15 aposentados e 14 pensionistas com pendência documental. A Divisão de Pagamento notificou os aposentados e pensionistas que não realizaram o recadastramento e deu inicio a suspensões de pagamento em junho de 2010, quando 13 aposentados e 35 pensionistas foram temporariamente excluídos da folha. Os aposentados e pensionistas que regularizaram a situação cadastral tiveram seus proventos restabelecidos por ordem bancária, tão logo a documentação pertinente foi apresentada. Por ser feito de forma manual o pagamento por ordem bancária, optou-se pela suspensão gradual dos proventos de aposentados e pensionistas não recadastrados, como forma de minimizar o impacto da medida na rotina do setor responsável e garantir maior celeridade ao processo de processamento das ordens bancárias. Observo, ademais, que o Departamento do Serviço Exterior manterá a atualização rotineira dos dados cadastrais de servidores e pensionistas deste Ministério, seguindo a orientação da Auditoria e tendo em vista o disposto no Regimento Interno deste Ministério (RISE).

Síntese dos resultados obtidos Haverá novo recadastramento em 2011 e a Divisão de Pagamentos está tomando as providências cabíveis para a suspensão dos aposentados e pensionistas pendentes de recadastramento.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O Decreto 7141/2010 determinou que "a atualização cadastral dos aposentados e pensionistas da União que recebem proventos ou pensões à conta do Tesouro Nacional, constantes do Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos - SIAPE, será realizada anualmente pela Secretaria de Recursos Humanos do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e é condição para a continuidade do recebimento do provento ou pensão." Em 10 de março de 2011, no entanto, a mensagem SIAPE-Comunica n° 543782 determinou que os órgãos integrantes do SIPEC continuassem procedendo a atualização de dados cadastrais dos aposentados e pensionistas da União, até que sejam concluídos os fluxos complementares necessários ao cumprimento, por parte da SRH/MP, do disposto no mencionado decreto.

Recomendações expedidas pelo OCI

Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RA Comunicação

Expedida

2 Tomada de Contas Anual. Exercício de 2010 Achado 17 Memorando

CISET/174/21010 Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG


Descrição da Recomendação: Notificar os órgãos cessionários que a falta de reembolso da remuneração dos servidores cedidos no prazo previsto pelo Decreto n° 4.050/01 implicará o retorno dos mesmos ao Itamaraty.



Divisão do Pessoal 76797 Síntese da providência adotada: Foram encaminhados oficios de cobrança à Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, que devia reembolso referente ao servidor Juliano Alves Pinto (novembro e dezembro de 2009), e ao Governo do Estado de Goiás, que devia reembolso referente à cessão de Maria Ester Gaivão de Carvalho (julho a dezembro de 2009).

Síntese dos resultados obtidos A Divisão do Pessoal tem efetuado a cobrança dos reembolsos em atraso não somente por ofícios, mas também por contato telefónico. Os órgãos cessionários inadimplentes no exercício 2010 foram oficialmente notificados, nos termos do Decreto 4.050/2001, a efetuar os reembolsos tempestivamente, sob pena de término da cessão. Até o final do exercício, os reembolsos foram integralmente quitados.


Não há. Recomendações expedidas pelo OCI


Expedida


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3 Tomadas de Contas Anual. Exercício de 2010 Achado 18 Memorando

CISET/174/21010 Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG


Descrição da Recomendação: a) Observar com rigor o disposto no art. 47 da Lei n° 8.112/90, quanto à obrigatoriedade da quitação de débito com o Erário, no caso de funcionário demitido, exonerado ou cuja aposentadoria ou disponibilidade tiver sido cassada; b) Informar ao Controle Interno se os descontos mensais da divida de R$ 7.183,20, já se encontram registradas na folha de pagamento daquele servidor no Órgão 36.205 FUNDAÇÃO NACIONAL DE SAÚDE.



Divisão de Pagamentos 091114 Síntese da providência adotada: A Divisão de Pagamentos instruiu o Processo n° 09047.000198/2010-15 com todos os documentos relativos à reposição ao Erário do médico Roberto Marques Leal e enviou à Fundação Nacional de Saúde o Oficio n° 75 DPAG/MRE/APES, de 9 de junho de 2010, solicitando o desconto em folha da importância de R$ 7.183,20 (sete mil, cento e oitenta e três reais e vinte centavos). Após rever os cálculos do valor devido pelo servidor, incluindo valor de parcela recebida a titulo de 1/3 de férias em dezembro de 2004, a DPAG enviou à FUNASA o Oficio n° 92 DPAG/MRE/APES, que encaminha planilha de cálculo com valor da divida corrigido para R$ 7.496,00 (sete mil, quatrocentos e noventa e seis reais). A Divisão do Pessoal passará a encaminhar todos os pedidos de demissão e exoneração, além dos oficios de devolução de servidores cedidos, ao Setor de Reposição ao Erário da DPAG, de forma a evitar que a falha apontada pela Auditoria se repita.


Até o momento, a FUNASA não informou se já iniciou a reposição ao Erário da dívida do servidor.

Análise critica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Com relação à recomendação da Auditora para que se aprimorem os atuais mecanismos de controle, de modo a evitar que se repitam pagamentos indevidos a pensionistas, informo que a DPAG está envidando esforços no sentido de fornecer melhor capacitação dos servidores responsáveis pelo setor. O aprimoramento das rotinas também visa a estabelecer meios de monitoramento e orientação quanto às medidas necessárias para que ajustes indevidos não sejam equivocadamente creditados nos beneficios.



Expedida

4 Tomadas de Contas Anual do Escritório Financeiro em Nova York B

Memorando CISET/211-QIAU-

2010 Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG


Descrição da Recomendação: Realizar levantamento dos valores recebidos indevidamente pelos servidores Ayrton de Mello e Éclair Soares de Farias, em razão de terem recebido rendimentos simultaneamente na folha de pagamentos do Brasil e do exterior, para ressarcimento à União. Criar mecanismos que permitam ao Departamento do Serviço Exterior detectar, tempestivamente, a ocorrência de pagamento em duplicidade.




Síntese da providência adotada: A Divisão de Pagamentos, ao ser informada pelo Telegrama 1.751/2010, do EFNY sobre os casos de servidores incluídos simultaneamente nas folhas do Brasil e do exterior, procedeu ao cálculo do valor por eles recebido indevidamente. Foram enviados despachos telegráficos aos postos onde os servidores estão lotados informando sobre a necessidade de reposição ao Erário e solicitando aos servidores que se manifestassem sobre opção por ressarcimento em folha ou reposição por


meio do pagamento de GRU. Por meio do Telegrama 71/2010, do Vice-Consulado em Letícia, o Motorista Oficial AyTton de Mello indicou preferência por reposição em folha de pagamento. O Artífice Éclair Soares de Faria, pelo Telegrama 96/2010, do Vice-Consulado em Cobija, também optou por repor ao Erário mediante desconto em folha.


Os dois servidores estão restituindo os valores recebidos indevidamente.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Atualmente, o controle de entrada e saída de servidores nas folhas do Brasil e do exterior é feito manualmente, por meio de planilha que registra informações inseridas no livro de chegadas e partidas e dados informados em expedientes telegráficos. A Divisão de Pagamentos iniciou contatos com o Escritório Financeiro com vistas a desenvolver mecanismos de verificação de pagamentos realizados simultaneamente nas folhas do Brasil e do exterior, a fim de minimizar a ocorrência de falhas como as apontadas pela Auditoria. Tal controle seria feito pelo cruzamento de planilhas elaboradas pelas duas unidades, que evidenciaria eventuais inconsistências.



Expedida

5 Tomada de Contas. Exercício de 2009. I Memorando CIET/125/2010



Descrição da Recomendação: Necessidade de atualizar os dados cadastrais dos aposentados e pensionistas do quadro de pessoal do Itamaraty, que recebem proventos ou pensões à conta do Tesouro Nacional.



Divisão de Pagamentos 091114 Síntese da providência adotada: Em cumprimento ao disposto nos artigos 9° e 10 da Lei 9.257/97 e no artigo 1° do Decreto 2.251/97, e em atenção às recomendações formuladas pelo Controle Interno em anos anteriores, foi publicada a Portaria n° 205, no Diário Oficial da União, de 24 de março de 2009, no intuito de regular o recadastramento dos aposentados e pensionistas civis deste Ministério (itens 5 a 10 do Memoradum de referência). Conforme previsto, a fase externa do recadastramento foi realizada nos meses de agosto e setembro de 2009. Em seguida, a Divisão de Pagamentos (DPAG) procedeu ao levantamento dos servidores aposentados e beneficiários de pensão civil que não se recadastraram durante os dois meses e enviou carta registrada convocando os referidos aposentados e pensionistas a atualizarem seus dados cadastrais. Foram enviadas cartas registradas diretamente a 306 pensionistas e a 264 aposentados. A entrega de tais notificações pode ser comprovada pelos 270 Avisos de Recebimento que já retomaram a esta Divisão. Do total, 182 aposentados e 128 pensionistas não responderam ao recadastramento e 36 aposentados e 85 pensionistas não o finalizaram por pendência documental, vide tabela abaixo (Anexo I): A DPAG tem realizado a suspensão do pagamento daqueles aposentados e pensionistas que, apesar de devidamente notificados, não tomaram as providências necessárias ao recadastramento. Paralelamente, têm sido suspensos os pagamentos de aposentados e beneficiários de pensão civil cuja notificação não se mostrou possível em razão da devolução da carta registrada por desconhecimento do destinatário no endereço cadastrado junto à Administração.

Síntese dos resultados obtidos Haverá novo recadastramento em 2011 e a Divisão de Pagamentos está tomando as providências cabíveis para a suspensão dos aposentados e pensionistas pendentes de recadastramento.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O Decreto 7141/2010 determinou que "a atualização cadastral dos aposentados e pensionistas da União que recebem proventos ou pensões à conta do Tesouro Nacional, constantes do Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos - SIAPE será realizada anualmente pela Secretaria de Recursos Humanos do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e é condição para a continuidade do recebimento do provento ou pensão." Em 10 de março de 2011, no entanto, a mensagem SIAPE-Comunica n° 543782 determinou que os órgãos integrantes do SIPEC continuassem procedendo a atualização de dados cadastrais dos aposentados e pensionistas da União, até que sejam concluídos os fluxos complementares necessários ao cumprimento, por parte da SRH/MP, do disposto no mencionado decreto.


69



Expedida

6 Tomada de Contas. Exercício de 2009. c Memorando CLET/125/2010



Descrição da Recomendação: Foram registrados os seguintes achados no referido item do relatório: - O servidor LUIZ CARLOS FERREIRA, matrícula SIAPE n° 0457483, 22/10/09 para o Vice-Consulado em Puerto Iguazú, recebeu simultaneamente, 8.656,07, líquidos, pela folha de pagamento no exterior, e R$ 1.934.47, há evidência de que o servidor tenha feito a devolução dos recursos recebidos - A Unidade pagou, em dezembro de 2009, à pensionista MARIA LUIZA importância de R$ 23.672,66, referente a pensões não recebidas tempestivamente. deveria ter sido paga por exercícios anteriores, em observância ao princípio - Foi pago no período de setembro a dezembro de 2009 à pensionista matrícula SIAPE n°05234140, a importância de R$ 65.591.22. a maior. - Constatou-se que, em abril de 2009, a Unidade pagou em duplicidade matrícula SIAPE n°0459362, o adicional de 1/3 de férias. A Auditoria R$ 8.166.66 tenha sido reposta ao Erário.

removido em Missão Transitória em dezembro de 2009,

líquidos, pela folha de pagamento indevidamente.

MILLER. matrícula SIAPE A Auditoria entende

da anualidade do orçamento. LEDA MUTRIAN SIGAUD

desde o dia o valor de US$

no Brasil. Não

n° 05269547, a que a importância

SARMENTO.

REIS, a importância de

ao servidor FERNANDO GUIMARÃES não encontrou evidência de que



Divisão de Pagamentos 091114 Síntese da providência adotada: - Quanto às observações acerca de valores supostamente recebidos em duplicidade pelo Assistente de Chancelaria Luiz Carlos Ferreira, confirma-se que o servidor de fato percebeu remuneração no mês de dezembro em ambas as folhas de pagamento. do Brasil e do Exterior. Não houve, entretanto, pagamento em duplicidade. Conforme o despacho telegráfico número 27284, enviado ao Escritório Financeiro no dia 20 de outubro de 2009, a missão do AC Luiz Carlos teria início em 22 de outubro e ténnino no dia 21 de dezembro de 2009. Assim, em dezembro de 2009, o servidor fazia jus a 21 dias de remuneração pela folha do Exterior e 9 dias de remuneração pela folha do Brasil. Como qualquer servidor que retoma de missão, o AC Luiz Carlos recebeu salários proporcionais nas duas folhas. - No que tange ao pagamento indevido à pensionista Maria Luiza Miller, esclareço que a reposição ao Erário foi lançada em folha de pagamento, tendo ocorrido do mês de abril ao mês de julho de 2010. Os descontos em folha, contudo, foram suspensos por força de decisão judicial (antecipação de tutela deferida nos autos da Ação Ordinária n° 0006766.43.2010.403.6000, que determinou "a União que se abstenha, imediatamente, de efetuar descontos na pensão temporária da autora"). Nos termos de Fax recebido da Procuradoria da União no Estado de Mato Grosso do Sul (Of. N°1492-IT/2010). a referida decisão "implica também a suspensão da exigibilidade do valor pago em desconformidade com o disposto no art. 100 da CF/88". - No mesmo sentido, foi instaurado processo administrativo - Processo n° 09047.00017512010-19 - para providenciar a reposição ao Erário dos valores indevidamente recebidos pela pensionista Leda Myriam Sigaud Sarmento em razão de erro no cadastramento da pensão civil no sistema SIAPE que acarretou pagamento em valor superior ao efetivamente devido. A beneficiária já foi notificada acerca da necessidade de repor ao Erário o montante indevidamente recebido no período de setembro de 2009 a abril de 2010, no valor bruto de R$ 113.504,51 (cento e treze mil quinhentos e quatro reais e cinqüenta e um centavos) e, nos termos do art. 46 da Lei n° 8.112/90 (redação dada pela MP n° 2.225-45/2001), iniciou a reposição a partir da folha de pagamento de agosto de 2010. - Quanto à observação sobre suposto pagamento de adicional de férias em duplicidade ao servidor Fernando Guimarães Reis, informo que o Embaixador Reis gozou férias relativas ao exercício de 2008 em parcela única, no período de 13 de abril a 12 de maio de 2009. Em seguida, gozou férias relativas ao exercício de 2009 no período de 13 de maio a 11 de junho de 2009. Portanto, ambos os adicionais de férias lançados automaticamente pelo SIAPE no contracheque de abril eram devidos.


Foram transmitidas à Secretaria de Controle Interno as justificativas dos pagamentos devidos e tomadas as providências


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com vistas à reposição ao Erário dos valores recebidos indevidamente.


Não há,



Expedida

7 Tornada de Contas. Exercício de 2009. d Memorando

CLET/125/2010



Descrição da Recomendação:

Que a unidade realize a cobrança de reembolso de servidores cedidos a governos estaduais e municipais.



Divisão do Pessoal 76797 Síntese da providência adotada: A Divisão do Pessoal tem efetuado a cobrança dos reembolsos em atraso não somente por ofícios, mas também por contato telefônico. No caso da servidora Helena Gasparian, o órgão cessionário comunicou ter efetuado o pagamento referente ao mês de agosto de 2009, informação confirmada pelos registros no SIAFI. A servidora já retornou ao MRE e atualmente exerce suas funções na Embaixada do Brasil em Londres. A Prefeitura Municipal de Belo Horizonte e o Governo do Estado de Goiás foram notificados da necessidade de efetuar os reembolsos em atraso no prazo de 15 dias após o recebimento da comunicação oficial, sob pena de término da cessão. Conforme constam nos registros do SIAFI, a Prefeitura de Belo Horizonte efetuou o pagamento das Guias de Recolhidmento da União (GRU) encaminhadas àquele órgão por meio do Oficio n° 2/DP/APES/2010. Por meio do Oficio n° 1103/10/GABS, o Governo do Estado de Goiás comunicou a quitação dos valores de reembolso devidos. O servidor Juliano Alves Pinto já retornou ao MRE e atualmente exerce suas funções na Embaixada do Brasil em Tirana

Síntese dos resultados obtidos Foram encaminhadas comunicações de cobrança aos órgãos em que os servidores estavam cedidos e os reembolsos solicitados foram efetuados.


Não há.



Expedida

8 Tomada de Contas. Exercício de 2009. e Memorando

CIET/125/2010 Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG


Descrição da Recomendação: Efetuar gestão junto à UG 36205 — Fundação Nacional de Saúde, no sentido de que seja solicitado ao servidor Roberto Marques Leal o ressarcimento integral da dívida contraída no MRE no valor de R$ 7.183,20.



Divisão de Pagamentos 091114 Síntese da providência adotada: Para sanar a impropriedade supracitada, a Divisão de Pagamentos encaminhou o Oficio N° 75- DPAG/MRE/APES, de 9 de junho de 2010, destinado à Fundação Nacional de Saúde, com pedido de que o servidor Roberto Marques Leal seja notificado a recolher o valor de R$ 7.183,20 (sete mil, cento e oitenta e três reais e vinte centavos) ou autorize a realização do desconto em sua folha de pagamentos, hipótese em que o valor descontado deverá ser devidamente repassado a este órgão.


Memorando CIET/125/2010

9 Tomada de Contas. Exercício de 2009.


Comunicação Expedida

Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RA


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Síntese dos resultados obtidos Foram tornadas providências recomendadas pela Secretaria de Controle Interno, visando ao ressarcimento à união da dívida contraída pelo servidor.



Descrição da Recomendação: Encaminhamento à Secretaria de Controle Interno, para análise, conforme previsto pela IN — TCU n° 55/2007, os processos dos seguintes servidores aposentados: SIAPE Nome do Servidor 6459242 Luciano Ozório Rosa 0457559 Maria Mirta Barbosa Pinto Amorim 0457299 José Abílio da Silva 0457466 Juciran Salazar Pereira 1181544 Hercy Theodoro Martins dos Santos 0458817 Lea Lima Lincoln 0647932 Bernadete Maria Abreu Silva 0460307 Lúcia Maria Serpa de Andrade 1521993 Vera Regina Hamdan Brahim de Forte 0461400 Maria Silva Souto Mayor Gomide 0459624 Geraldo Affonso Muzzi 0459896 Ester Vitorino




Síntese da providência adotada: Foram encaminhados à Secretaria de Controle Interno os processos relacionados, por meio dos memorandos abaixo indicados: - Luciano Ozório Rosa, Memorando 127, de 21 de junho de 2010; - Maria Mirta Barbosa Pinto de Amorim, Memorando 07, de 22 de janeiro de 2010; - José Abílio da Silva, Memorando 244. de 25 de novembro de 2010; - Juciran Salazar Pereira, Memorando 235, del9 de outubro de 2010; - Hercy Theodoro Martins dos Santos, Memorando 66, de 12 de março de 2010; - Lea Lima Lincoln, Memorando 127, de 21 de junho de 2010; - Bemadete Maria Abreu Silva, Memorando 127, de 21 de junho de 2010; - Lúcia Maria Serpa de Andrade. Memorando 220. de 22 de julho de 2009; - Vera Regina Hamdan Brahim de Forte, Memorando 176, de 27 de agosto de 2010; - Maria Silvia Souto Mayor Gomide, Memorando 127, de 21 de junho de 2010; - Geraldo Affonso Muzzi, Memorando 176, de 27 de agosto de 2010; - Ester Vitorino - Memorando 113, de 28 de maio de 2010.

Síntese dos resultados obtidos A solicitação do Controle Interno foi atendida e a Divisão de Pagamentos tem envidado esforços para transmitir tempestivamente à CISET os atos de aposentadoria e pensão civil.


Não se aplica.


Ordem I Identificação do Relatório de Auditoria

Item do RA

Comunicação


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Expedida

10 Tomada de Contas. Exercício de 2009. g Memorando

CIET/125/2010 Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG


Descrição da Recomendação: - Necessidade de encaminhamento à Secretaria de Controle Interno, para análise, conforme previsto pela IN — TCU n° 55/2007, dos seguintes processos de pensão civil: SIAPE Instituidores de Pensão 0459420 Sebastião Fernandes Machado 0458645 Joaquim de Almeida Serra 6460469 Roberto Soares de Oliveira 0459161 Ênio Gomes Manso - Segundo o Controle Interno, além do montante de R$ 927.365,01, referente a pagamento indevido realizado no período de julho de 2009 a abril de 2010 a 41 beneficiários de pensão (impropriedade identificada pela própria Divisão de Pagamentos que já está sendo objeto de reposição ao Erário), teria sido indevidamente recolhida aos cofres públicos a importância estimada de R$ 203.140,30, referente à parte patronal do PSS. Em decorrência de aumento indevido concedido equivocadamente aos pensionistas, teria havido aumento indevido no valor da referida contribuição. - Pendências de procurações vencidas de representantes de beneficiários de pensão.




Síntese da providência adotada: Foram encaminhados à Secretaria de Controle Interno os processos relacionados, por meio dos memorandos abaixo indicados: Sebastião Fernandes Machado — Memorando 196, de 17 de setembro de 2010; Joaquim de Almeida Serra — Memorando 176, de 27 de agosto de 2010; Roberto Soares de Oliveira - Memorando 176, de 27 de agosto de 2010; Enio Gomes Manso — Memorando 84, de 23 de junho de 2010. - Quanto ao suposto recolhimento indevido de CPSS patronal, informo que a CPSS patronal é restrita aos servidores ativos, não havendo recolhimento para servidores inativos ou pensionistas, conforme o disposto no artigo 8° da Lei n° 10.887/2004. Desta maneira, o pagamento a maior a pensionistas não acarretou despesas com a CPSS. - No que tange o sugerido pagamento de pensão civil a detentores de procurações vencidas, em desacordo com o disposto no artigo 10, caput e parágrafo único, da Lei n°9.527/97, presto os esclarecimentos abaixo: a) Bernadette Boaventura Franco: o nome de seu procurador, Sr Paulo Cézar Barros Boaventura, consta no SIAPE apenas para fins de cadastro. A pensionista recebe beneficio em conta bancária própria (CC 410800-0, agência 0392-1, Banco do Brasil), não havendo, portanto, necessidade de renovação de procuração; b) Irene Vieira Meanda: o nome de seu procurador, Sr Nelson Meanda, consta no SIAPE apenas para fins de cadastro. A pensionista recebe beneficio em conta bancária própria (CC 985790-8, agência 0212-7, Caixa Econômica Federal), não havendo, portanto, necessidade de renovação de procuração; c) Maria Hortência do Nascimento e Silva: o nome de sua procuradora, Sra. Maria Thereza do Nascimento e Silva, consta no SIAPE apenas para fins de cadastro. A pensionista recebe beneficio em conta bancária própria (CC 14732-X, agência 4344-3, Banco do Brasil), não havendo, portanto, necessidade de renovação de procuração: d) Walda Lavinas de Azevedo: o nome de seu procurador, Sr Gilberto Gomes Azeredo, consta no SIAPE apenas para fins de cadastro. A pensionista recebe beneficio em conta bancária própria (CC 105327-2, agência 2437-6, Caixa Econômica Federal), não havendo, portanto, necessidade de renovação de procuração; e) Zilda Vieira Chaves: o nome de seu procurador, Sr Ezilton Vieira Chaves, consta no SIAPE apenas para fins de cadastro. A pensionista recebe beneficio em conta bancária própria (CC 7648-1, agência 1507-5, Banco do Brasil), não havendo, portanto, necessidade de renovação de procuração; O Os nomes dos procuradores de Anna Maria Polcaro Sarno e Isabel Veronique do Nascimento e Silva (Napoleone Grandi e Antonio Osmar Rieger, respectivamente), constam no SIAPE para fins de cadastro e pagamento. Contudo, os pagamentos vêm sendo realizados em contas-correntes individuais das pensionistas. De toda forma, nestes dois casos, a DPAG notificou as pensionistas a atualizar as procurações vencidas. Síntese dos resultados obtidos


73

Foram tomadas as providências com vistas a sanar as falhas apontadas pela auditoria e prestados os esclarecimentos cabíveis aos casos justificáveis.




Expedida

11 Tomada de Contas. Exercício de 2009. "avaliação da concessão de passagens aéreas"

Memorando CIET/125/2010




- Que o DSE deixe de efetuar o reembolso de passagens aéreas


Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Pagamentos 091114

Síntese da providência adotada: A determinação do Tribunal de Contas da União emanada no Acórdão n° 1314/2008 foi no sentido de que o Departamento do Serviço Exterior "abstenha-se de autorizar usualmente o reembolso de passagens aéreas, tendo em vista que a aquisição de passagens aéreas é processada à conta de recursos orçamentários específicos". Tal determinação vem sendo cumprida, na medida que somente são realizados reembolsos em hipóteses excepcionais, quando a situação de fato justifica a aquisição direta da passagem ou pagamento de multa ou diferença tarifária pelo servidor, a exemplo de situações que exigem envio imediato de assistência consular — como nas enchentes no Peru, que demandaram deslocamento imediato de servidores para prestação dessa assistência — ou emergências médicas. Várias pedidos de reembolso têm sido devidamente negados, a exemplo daqueles publicados nos Boletins de Serviço 208/2009 e 15/2010. No mesmo sentido foram editadas as Circulares Telegráficas n° 68.780/2008, 72.323/2009, 72.898/2009 e 77.138/2010, todas com o objetivo de instruir os Postos quanto à impossibilidade de aquisição de passagens localmente, com exceção daquelas que não possam ser emitidas pela agência contratada por este Ministério. As referidas circulares esclareciam, ainda, que, nos casos de aquisição local de bilhetes, os recursos deveriam ser previamente solicitados à DPAG, não sendo cabível aquisição de bilhete por servidor para posterior reembolso. Em complemento às providências citadas e no intuito de difundir o procedimento foi publicada nota no Boletim Diário durante o mês de maio de 2010.

Síntese dos resultados obtidos A determinação do Tribunal de Contas da União emanada no Acórdão n° 1314/2008 tem sido cumprida pelo Departamento, que autoriza reembolsos e remarcações apenas em situações excepcionais.


Nõa há. Recomendações expedidas pelo OCI


Expedida

12 Tomada de Contas. Exercício de 2009. "avaliação da regularidade dos processos..."

Memorando ClET/125/2010



Descrição da Recomendação: - Não foram localizados, nos autos do processo de dispensa de licitação n° 01/2009, o termo de referência ou projeto básico, necessário para orientar a contratação dos serviços de fornecimento de passagens aéreas nacionais e internacionais. Considerando que a pesquisa de preços deve contemplar as condições em que o objeto será licitado. a Auditoria registra que as cartas feitas no início do processo, bem como outras feitas, com complementação de informações, referentes à cotação de preços, se limitaram a infomiar o percentual estimado de emissões para cada tipo de passagem e a distribuição por classe e por regiões de origem e/ou destino no exterior. As cartas não incluíram o valor estimativo das despesas com


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passagens aéreas no país e no exterior, feitas com base no levantamento dos gastos dos últimos exercícios, necessário para permitir que todas as empresas tenham informações sobre a demanda da prestação de serviços e da real composição do valor total a ser licitado. em especial as agências de turismo que não conhecem com propriedade as características da execução dos gastos com passagens aéreas do ministério. - Não há registro, nos autos do processo que deu origem ao Pregão Eletrônico n° 012008, da homologação pela autoridade competente do processo licitatório, o que contraria o disposto no artigo 11, Decreto n° 5.450, de 31 de maio de 2005. Recomenda-se à Unidade que, caso ainda não o tenha feito, providencie a homologação expressa pela autoridade competente do certame licitatório. Conforme dados extraídos do SIAFI, a conta contábil 1.9.9.7.2.02.00 — Contratos de Serviços, que se destina a registrar o valor do contrato celebrado entre a Administração e a empresa prestadora de serviços, apresentava, em 31.12.2009, o saldo de R$ 519.731.245,18, relativos a compromissos contratuais com a empresa Trips Passagens e Turismo Ltda. Entretanto, conforme as cláusulas dos contratos firmados com a referida empresa, os valores estimados importam em R$ 20.500.000,00 (Contrato 01/2009) e em R$ 45.000.000,00 (Contrato 09/2009), que totalizam R$ 65.500.000,00. Assinale-se, ainda, que atualmente a Unidade não mantém contrato com Eurexpress Travei Viagens e Turismo. Entretanto, a conta supramencionada registra o saldo de R$ 3.414.925,30 em favor da agência de turismo Eurexpress. - A Auditoria verificou que o valor do empenho 2009NE00003, de 12 de janeiro de 2009, mencionado na cláusula terceira do contrato n° 012009, que se destinava a atender a despesas com prestação de serviços de fornecimento de passagens aéreas, foi integralmente anulado pelas 2009NE000203 e 2009NE000242. Deixaram de constar dos históricos das anulações de empenho o motivo do cancelamento ou anulação de despesa. As despesas contratuais decorrentes da assinatura do contrato emergencial 01/2009 correram à conta da 2009NE0002, emitida inadequadamente com o tipo de modalidade de licitação "Pregão", e ao contrato 01/2008. - Verificou-se, ainda, que as notas de empenho relativas às despesas contratuais não foram emitidas no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais — SIASG. Assinale-se, ainda, que, de acordo com o artigo 19, da Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO n.° 11.768. de 14 de agosto de 2008 (LDO/2009). os órgãos e entidades integrantes dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social deverão disponibilizar no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parcerias - SICONV, respectivamente, informações referentes aos contratos e aos convênios firmados, com a identificação das respectivas categorias de programação.




Síntese da providência adotada: O processo de dispensa de licitação para a contratação emergencial do serviço de fornecimento de passagens aéreas foi realizado em razão da decisão do Tribunal de Contas da União que, por meio do Acórdão n° 2.281/2008, determinou a anulação do Contrato DSE 08/2008 firmado com a Trips Passagens e Turismo Ltda. Considerando que o serviço de fornecimento de passagens aéreas apresenta, para este Ministério, natureza contínua, e tendo em vista que a contratação dar-se-ia nos mesmos moldes da anterior, o contrato DSE 08/2008 foi utilizado como projeto básico do procedimento de contratação emergencial. Ressalte-se que a elaboração de projeto básico pela Administração tem por objetivo descrever as condições para a prestação do serviço bem como os demais elementos necessários à definição de preços pelas empresas interessadas na contratação. É importante salientar ainda que o procedimento foi objeto de análise da Consultoria Jurídica deste Ministério. Apesar de não haver um documento nomeado projeto básico no processo de contratação emergencial ora analisado, esta Divisão entende que todos os elementos componentes de um projeto básico estão devidamente descritos no processo de contratação. Nesse sentido, as primeiras cartas enviadas para pesquisa de preços, que incluíam apenas informações financeiras, foram complementadas por correspondência posterior que continha descrição resumida do serviço a ser contratado. Quanto ao comentário do controle interno de que as cartas não incluíam o valor estimativo das despesas com os diferentes tipos de passagem, permito-me esclarecer que tal informação pode ser encontrada na primeira carta de pesquisa de preços, que continha o valor total estimado para a contratação. R$ 20.500.000,00 (vinte milhões e quinhentos mil reais), e detalhava que percentual deste valor seria utilizado para cada um dos tipos de passagens: Brasil-Brasil, 6,18%; Brasil-Exterior, 46,01%; Exterior-Brasil, 36,94%; e Exterior-Exterior, 10,87%. Assim, caso tivesse interesse, a empresa poderia obter o valor estimado para cada tipo de passagem com base nas informações fornecidas. No que tange a homologação do Pregão Eletrônico DSE 01/2008 esclareço que o Termo de Homologação do Pregão Eletrônico encontra-se arquivado às fls. 823 do respectivo processo administrativo. As incorreções observadas na conta contábil 1.9.9.7.2.02.00 — Contratos de Serviços em 31/12/2009 ocorreram em razão do não encerramento. no SIAFI, de contas contábeis que haviam sido abertas para o registro das despesas referentes a contratos firmados em anos anteriores. As impropriedades foram corrigidas e o saldo atual da conta passou a apresentar o


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valor correto. Ressalto que trata-se de providência meramente contábil, que não ocasionou prejuízo ao Erário. Quanto às impropriedades nos históricos das anulações de empenho, cabe destacar que as despesas decorrentes da assinatura do contrato emergencial DSE 01/2009 correram por conta do empenho estimativo registrado sob o n° 2009NE00003, que, ao final do contrato, foi anulado pelas notas de empenho 2009NE000203 e 2009NE000242, vez que as despesas dele decorrentes já haviam sido liquidadas. A justificativa para o cancelamento não foi devidamente lançada no sistema. A Unidade tomará nota para que esta impropriedade não volte a ocorrer. A nota de empenho 2009NE00002 foi emitida para o custeio das despesas remanescentes do contrato DSE 08/2008, anulado em janeiro de 2009. No que tange a emissão de notas de empenho pelo Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, esta unidade tomou nota da recomendação do controle interno e emitiu instrução ao Setor de Contabilidade para que passe a emitir as notas de empenho relativas a despesas contratuais através do sistema SIASG. De todo modo, os contratos, convênios e atas de registro de preço firmadas por esta unidade gestora vêm sendo regularmente inseridos no SIASG, como determina a legislação que rege a matéria. Síntese dos resultados obtidos Foram prestados os esclarecimentos solicitados pela Auditoria e tomadas as medidas visando a sanar as impropriedades identificadas.




Expedida Memorando

CIET/125/2010 13 Tomada de Contas. Exercício de 2009. "Cartão de Pagamento do Governo Federal"



Descrição da Recomendação: Embora a Unidade disponha de Cartão de Pagamento do Governo Federal, as despesas para atender ao deslocamento do Ministro de Estado, tais como, serviços de comissaria de bordo, hospedagem, alimentação e transporte, em razão de viagem oficial do Ministro de Estado, não são pagas com cartão corporativo. As notas fiscais de prestação de serviços são encaminhadas ao Setor Financeiro da Unidade, que registra no SIAFI o pagamento das referidas despesas. Assim, os valores registrados na conta 2.1.26.8.02.00 — Fatura Cartão de Pagamento do Governo Federal, do balanço, referem-se a pagamento de faturas apresentadas pelas empresas, e não a pagamento de fatura de cartão. Não se localizaram na Unidade os processos de concessão e aprovação de prestação de contas de suprimentos de fundo referentes às seguintes notas de empenhos: 2008NE00328, 2009NE000033, 2009NE000035, 2009NE000062, 2009NE000120, 2009NE000128, 2009NE000145, 2009NE000149.



Divisão de Pagamentos 091114 Síntese da providência adotada: Esclareço que os titulares dos suprimentos de fundos realizados pelo DSE não utilizavam efetivamente o cartão de pagamentos para saques ou outras transações bancárias, pois no passado as tentativas de pagamento dos boletos das empresas prestadoras de serviço por meio do cartão foram frustradas (o cartão aceitava apenas a modalidade "crédito"). Assim, por orientação do Banco do Brasil, instituição bancária responsável pela emissão dos cartões corportativos, adotou-se procedimento de pagamento dos boletos intra-SIAFI: as notas fiscais de prestação de serviços eram encaminhadas ao Setor Financeiro da DPAG, que registrava no SIAFI o pagamento das referidas despesas. Os valores registrados na conta 2.1.26.8.02.00 — Fatura Cartão de Pagamento do Governo Federal — referem-se, portanto, a pagamentos de faturas apresentadas pelas empresas e não a pagamentos de faturas de cartão. Em observância ao disposto no artigo 7° da Portaria 90/2009, os portadores dos Cartões de Pagamento do Governo Federal pertencentes ao DSE foram orientados, por meio do Despacho ao Memo DPAG/ 92, de 23 de abril de 2010, a efetuar os gastos com suprimento de fundos diretamente no Cartão de Pagamento. A modalidade saque foi habilitada junto ao Banco do Brasil para possibilitar o pagamento de despesas que não pudessem ser quitadas na modalidade crédito. Essas providências permitiram o registro das despesas com suprimento de fundos no Sistema de Prestação de Contas — SPC. , Os processos de concessão e aprovação de prestação de contas de suprimentos de fundo mencionados pela Auditoria foram localizados e encontram-se arquivados no Setor de Contabilidade desta Divisão. Foram colocados à disposição do


76

Controle Interno (exceção feita à nota de empenho n° 145, que foi cancelada).


Foram tomadas medidas com vistas ao cumprimento das orientações expedidas pela Auditoria.


Não há.



Expedida

14 Tornada de Contas. Exercício de 2009. "Diversos Responsáveis" Memorando

CIET/125/2010



Descrição da Recomendação: A conta contábil 1.1.2.2.9.01.00 — Diversos Responsáveis — Pagamentos indevidos apresentava, em 31.12.2009, o saldo de R$ 19.272,05. Verificou-se que, no exercício de 2009, não há registro de baixa de responsabilidade por devolução dos recursos recebidos indevidamente. Recomenda-se à Unidade verificar se foram efetuados descontos mensais nas folhas de pagamento dos últimos exercícios dos servidores Antonio Silva e Jose Maria do Amaral Oliveira.



Divisão de Pagamentos 091114 Síntese da providência adotada: Em atenção a determinação exarada pelo Tribunal de Contas, o Departamento do Serviço Exterior, juntamente com a Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças, iniciou em 2009 providências para que todos os servidores em débito com o Erário passassem a ser devidamente inscritos em Diversos Responsáveis, o que foi implementado a partir de março do corrente. Pelos relatórios do SIAFI, verifica-se que os registros de José Maria do Amaral Oliveira e Antônio Silva na conta contábil 1.1.2.2.9.01.00 foram realizados em dezembro de 2001 e setembro de 2003 pelo Analista de Finanças e Controle João Zacarias da Silva Filho, lotado à época na Secretaria de Controle Interno (CISET), o que leva a crer que tais inscrições tenham sido precedidas de Tomada de Contas Especial. Não há cópia dos processos de Tomada de Contas Especial de José Maria do Amaral Oliveira e Antônio Silva arquivados nesta Divisão. Ademais, não foram encontrados registros funcionais para José Maria do Amaral Oliveira (SIAPE, SGRH e INTRADOCS). Informo, ainda, que o servidor aposentado Antônio Silva, iniciou reposição do montante inicial bruto de R$ 28.598,40 (vinte e oito mil quinhentos e noventa e oito reais e quarenta centavos) por meio de desconto em folha de pagamentos em janeiro de 2002.


O débito do servidor inativo Antônio Silva foi quitado.


17- OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS RELEVANTES

Não há.


1

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ANEXO I

Com respeito ao registro das informações relativas aos contratos no Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais — SIASG, presto os seguintes esclarecimentos: a) considerando que o registro no SIASG implica a publicação do ato no Diário Oficial e que, com base no Acórdão 1336/2006, do TCU, se dispensa a publicação na imprensa oficial de atos de contratação com valor inferior a R$ 8.000,00, as informações sobre esses contratos não são disponibilizadas no sistema; b) contratos para transporte de bagagem realizados com base em ata de registro de preço e contrato para fornecimento de bilhetes aéreos estão devidamente registrados no sistema; c) informações sobre os demais contratos estão adequadamente registradas.

Sobre o registro de convênios no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos e Termos de Parceria — SICONV, esclareço que o convênio vigente em 2010 foi firmado em 26 de junho de 2008; portanto, antes da instituição do Portal SICONV. Conforme informado no Relatório de Gestão do exercício de 2009, após enfrentarem dificuldades técnicas na inscrição do convênio no portal, servidores do MRE contataram o SERPRO com vistas a obter informações sobre o registro de convênios já existentes (Protocolo 2010/000172878). Segundo informações passadas por aquele órgão, somente podiam ser registrados convênios firmados após a instituição do Portal.

Thiago Pire oares Chefe, interino, da Divisão de Pagamentos

Ordenador de despesas, substituto, por delegação de competência, do DSE


77

MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO DIVISÃO DE SERVIÇOS GERAIS UNIDADE GESTORA 240013

INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO

a) INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA:

i) Poder e órgão de vinculação e supervisão: Poder Executivo Federal — Ministério das Relações Exteriores — Administração Direta

ii) Nome completo: Divisão de Serviços Gerais; CNPJ: 00.394.536/0006-43

iii) Denominação abreviada; código SIORG: DSG, 001756

iv) Código na LOA: Unidade Orçamentária 35101, ação 2000 001

v) Situação operacional: Em funcionamento

vi) Natureza jurídica: Administração Direta

vii) Principal atividade econômica: Administração e Gestão do Patrimônio e Gastos Gerais; Federal, Estadual, Municipal — Código CNAE 7514-0

viii)Telefones de contato, endereço postal, endereço eletrônico: Esplanada dos Ministérios — Bloco H, Anexo I, sala 805, CEP 70.170-900, Brasília-DF, telefone (61) 3411-9460 e fax (61) 3411-6715; [email protected]

ix) Página na internet: www.itamaraty.gov.br

x) Norma(s) de criação; normas relacionadas à gestão e estrutura: Decreto n. 5.979, de 6 de dezembro de 2006, que aprovou o regimento interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores — RISE e Portaria n°212, de 30 de abril de 2008, que publicou o Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores (RISE) (Artigo 164 e 166 a 178), publicada no D. O. U. de 06/05/2008

xi) Manuais e publicações relacionadas às atividades da unidade: Não aplicável à natureza jurídica da UJ


78

xii) Código e nome das unidades gestoras e gestões no sistema SIAFI: 35000 - Ministério das Relações Exteriores, 240013— Divisão de Serviços Gerais, Gestão 0001.

b) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE. CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES:

1. RESPONSABILIDADES INSTITUCIONAIS DA UNIDADE:

1 . 1 — Competência:

Administração da Unidade. A Divisão de Serviços Gerais agrega despesas de natureza administrativa que não podem ser apropriadas em ações finalísticas nem a um programa finalístico.

1.2. Objetivos estratégicos:

Zelar pela infra-estrutura da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, bem como gerir, supervisionar e executar atividades relacionadas com a administração de material e do patrimônio, incluindo a aquisição no Brasil de material padronizado para os Postos no exterior e serviços gerais de apoio administrativo no Brasil e de apoio à Comissão Permanente de Inventário.

2. ESTRATÉGIAS DE ATUAÇÃO FRENTE A RESPONSABILIDADES INSTITUCIONAIS:

2.1 Análise do mapa/plano estratégico da unidade ou do órgão em que a unidade esteja inserida:

A unidade está inserida na estrutura da Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior (SGEX) do Ministério das Relações Exteriores, cuja competência compreende, entre outras atribuições, coordenar a execução de política administrativa do MRE. A UJ tem corno principal finalidade executar ações de apoio administrativo, de acordo com a competência que lhe foi atribuída pelo Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores e as diretrizes do Departamento de Administração e da SGEX.

2.2 Plano de Ação referente ao exercício a que se referir o relatório de gestão:

Em razão da natureza de suas atividades, a unidade não possui plano de ação relativo a atividade finalística. Estabeleceu-se, assim, como Plano de Ação, a manutenção da estrutura de apoio administrativo da unidade, considerando as recomendações da auditoria e as novas demandas da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Note-se que a unidade gerencia 88 contratos, que representam um montante no valor de R$ 50.770.106,57 e, em sua estrutura interna, conta com setores cuja competência relaciona-se diretamente ao apoio administrativo no Ministério das Relações Exteriores, tais como: setor de compras diretas, almoxarifado, garagem e oficina, setor de apoio administrativo, setor de portaria e limpeza, setor de guarda e proteção, setor de telefonia e setor de moradias funcionais.

3— PROGRAMAS SOB A RESPONSABILIDADE DA UNIDADE:


R.

s 79

3.1 — Relação dos programas e suas principais ações:

Programa 0750 — Programa de Apoio Administrativo Ação 2000 — Administração da Unidade Programa 0794 — Gestão do Patrimônio Público Ação 4852 - Transações Imobiliárias de Interesse Público (PTRES — 004681 e 021479)

3.2 Indicação das áreas na unidade responsáveis pela condução dos programas e ações:

Uma vez que se trata de unidade responsável pela execução de atividades-meio, não há áreas específicas responsável pela condução dos programas. Toda a atividade da unidade, em todas as suas áreas, está direcionada para a condução dos programas e ações.

3.3 Considerações sobre o atingimento de metas físicas e financeiras:

As metas e objetivos propostos foram atingidos. A fim de cumprir as funções de sua alçada, A DSG recebeu, no exercício de 2010. R$ 53.927.554,91 em créditos orçamentários. Desse total foram aplicados R$53.371.529,19, o que resultou na aplicação de 98,96% do orçamento recebido.

4— DESEMPENHO OPERACIONAL

No ano de 2010, foram realizadas 47 licitações na modalidade pregão, sendo que quatro delas foram canceladas, e duas foram anuladas.

No mesmo período, a DSG realizou 155 processos de dispensa, sendo 14 deles por meio do procedimento de cotação eletrônica, com base no artigo 24 da Lei ° 8.666/93. O procedimento de cotação eletrônica não foi utilizado quando se obteve, para o mesmo objeto, melhor preço na cotação direta.

Houve oito processos de inexigibilidade de licitação com fulcro no artigo 25 da Lei n° 8.666/93, referentes a serviços de restauração de obras de arte e tapeçaria, serviços de comissária aérea para vôos do Senhor Ministro de Estado partindo de Brasília, serviço de noticiário do Globo Online, manutenção de relógios de ponto, serviços de abastecimento de água e esgotamento sanitário, serviço de publicação de material oficial na Imprensa Nacional e de distribuição de publicidade institucional da União.

Em 2010, foram assinados 33 contratos e 44 termos aditivos a contratos já em vigor. Esses acordos têm uma grande diversidade de objetos, como climatização de ambientes, serviços de informática, serviços de apoio administrativo, manutenção e reparo de patrimônio, assistência técnica, serviços de engenharia, serviços de telefonia e serviços de informações.

O Setor de Garagem e Oficina atendeu, ao longo do ano, a aproximadamente 4.100 pedidos de transporte de serviço e representação. Também foram registradas 123 autorizações de manutenção preventiva e conetiva de veículos.


80

O Setor de Telefonia deste Ministério recebeu, no decorrer de 2010, 603 requisições de celulares de serviço e 139 requisições de instalação de ramais e aparelhos telefônicos, além das solicitações de assistência técnica rotineiras.

O Setor de Apoio Administrativo atendeu, ao longo do ano passado, o total de 4.584 chamados. Os pedidos envolviam, entre outros assuntos, serviços de bombeiro hidráulico, carpintaria, chaveiro, instalações elétricas, manutenção e reforma de mobiliário, pintura, vidraçaria e climatização.

A Gráfica, por fim, deu provimento a 1.394 requisições registradas ao longo do período, relativas a serviços de fotocópia, encadernação, confecção de maços diplomáticos, entre outros trabalhos.

5— EVOLUÇÃO DAS RECEITAS E DESPESAS

Apresentam-se, a seguir, os resultados alcançados relativamente a cada programa de trabalho e elemento de despesa:

PT 07122075020000001 — ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 0100 Elemento de despesa: 3390.30— Material de consumo Provisão recebida: R$ 1.837.129,78

aplicada: R$ 1.833.682,06

PROVISÃO RECEBIDA 1 APLICADA

R$ 1.837.129,78 1 R$ 1.833.682,06

99,812331168

- Combustíveis, material farmacológico, material de acondicionamento e embalagem, material de cama e mesa, tecidos e aviamentos, material de copa e cozinha, material de limpeza, material de expediente, material gráfico, material de processamento de dados, material elétrico, material odontológico, aquisição de cd, fitas vhs, água mineral água sem gás, água mineral gasosa, café, açúcar, placas de acrílico, pasta com grampos, material de pintura, gás engarrafado, medicamentos, toner para impressoras, bobinas para fax, pilhas, água destilada, material para manutenção de bens móveis e imóveis, material para segurança, material para áudio, vídeo e foto, material laboratorial e hospitalar, material para manutenção de veículos, ferramentas, livros, etc.

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 0100 Elemento de despesa: 3390.35 — Outros serviços de terceiros— Consultoria Provisão recebida: R$ 268.639,82

Aplicada: R$ 268.639,82

PROVISÃO RECEBIDA 1 APLICADA 1

R$ 268.639,82

1 R$268.639,82 1 100

- Consultoria técnica

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 0100


s e'ç Elemento de despesa: 3390.39— Outros serviços de terceiros— Pessoa Jurídica Provisão recebida: R$ 47.262201,75

Aplicada: R$ 47.262.201,75

________ ---------- __________-__ ---------- ---------- PROVISÃO RECEBIDA 1 APLICADA 1

R$ 47.262.201,75 1 R$47.262.201,75

1

100

Elevadores Atlas Schindler ,elevadores Otis, rede elétrica e hidráulica, jardins, grupo gerador de energia, cortinas e persianas, máquinas copiadoras, máquinas de escrever , calculadoras, sistema contra-incêndios, sistema de ar-condicionado central e aparelhos individuais, sistema Digivox, sistema de telecomunicações KS e aparelhos comuns„ sistema "no-break" , sistema de controle de acesso de funcionários e sistema de inventário patrimonial. Serviços de telefonia fixa LDN, água e coleta de esgoto, energia elétrica, confecção de carimbos, congressos conferências e afins, telefonia LDI, técnicos especializados na área de processamento de dados, sala VIP no Aeroporto Internacional de Brasília, marcenaria., publicações de portarias e editais, fornecimento do Diário Oficial da União e do Diário da Justiça, lavanderia, segurança armada e desarmada e vigilância eletrônica monitorada, telefonia celular, locação de máquinas copiadoras, transmissão de imagens, guias para visitação cívica ao Palácio Itamaraty, recepção e apoio às autoridades brasileiras e estrangeiras, limpeza, asseio e conservação, locação e assistência técnica de máquinas digitais de serviços de reproerafia em preto e branco, acompanhamento de engenharia e elétrica no que se refere à operação e manutenção dos equipamentos e instalações, dedetização dos prédios do MRE, restauração de esquadrias de alumínio de janelas, substituição dos vidros temperados das janelas bem como das portas em todo o MIRE, locação de salas para o ABC, condomínio, etc.

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 0174024120 Elemento de despesa: 3390.39 — Outros serviços de terceiros — Pessoa Jurídica Provisão recebida: R$ 410.000,00

Aplicada: R$ 377.407,98


R$ 410.000,00

1 R$ 377.407,98 1 92,050726829

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 0100 Elemento de despesa:33.91.39 — valores a serem creditados para UG — Imprensa Nacional / EBC

Provisão recebida: R$ 412.103,51 Aplicada: R$ 412.103,51


R$ 412.103,51

1 R$ 412.103,51 1 100

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 0174024120 Elemento de despesa: 4490.51 — Obras e instalações Provisão recebida: R$ 346.397.15

Aplicada: R$ 346.397,15


82


R$ 346.397,15 1 R$ 346.397,15 1 100

-Execução da obra de instalação do novo sistema de ar-condicionado e resfriamento evaporativo do Palácio do Itamaraty.

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 010000000 Elemento de despesa: 449052 - Material Permanente Provisão recebida: R$ 261.800,00

Aplicada: R$ 260.213,02

PROVISÃO RECEBIDA

1

APLICADA

R$ 261 800,00 1 R$ 260.213,02

1

99,393819709

- Poltronas de espaldar alto e médio, giratórias e fixa, módulo estações de trabalho, mesas de escritório, gaveteiros móveis, armário, arquivo deslizante e destilador de água.

PTRES: 004681

Fonte de recursos:0174024120 Elemento de despesas: 449052 Provisão recebida: R$ 212.627,00

Aplicada: R$ 212.627,00

PROVISÃO RECEBIDA APLICADA

R$ 212.627,00

1 R$ 212.627,00 1 100

Persianas, ferro de passar roupa, aparelhos de ar-condicionado, carpete, calculadoras eletrônicas, chuveiros elétricos, cadeiras, rádios transceptores, aparelhos telefônicos, estações de trabalho, mesas de reunião e uaveteiros móveis.

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 0100 Elemento de despesa: 3390.92 — Exercícios Anteriores Provisão recebida: R$ 994.294,57

aplicada: R$ 994.294,57


R$ 994.294,5 7 1 R$ 994294,57 1

PTRES: 004681

Fonte de recursos: 0100 Elemento de despesa: 3390.67 — Pagamento de mandados Judiciais Provisão recebida: R$ 94.025,64

Aplicada: R$ 94.025,64

100


83


R$ 94.025,64 1 R$ 94.025,64 1 100

PTRES: 004681

Fonte de recursos:010000000 Elemento de despesa: 3391.92 Provisão recebida: RS 13.271.69

Aplicada: R$ 13.271,69

PROVISÃO RECEBIDA

APLICADA

R$ 13 271,69

R$ 13.271,69

1

100

PT 04122079448520001 — DESTINAÇÃO DE IMÓVEIS DA UNIÃO NACIONAL

PTRES: 021479

Fonte de recursos: 0150011080 Elemento de despesa: 3390.39— Destinação Imóveis da União Provisão recebida: R$ 1.292.894,00

Aplicada: R$ 774.495,00


R$ 1.292.894,00 1 R$ 774.495,00

1

59,903982847

- Taxas ordinárias e extraordinárias dos condomínios dos imóveis funcionais administrados pelo MRE.

Fonte de recursos: 0150011080 Elemento de despesa: 3390.92 - Exercícios Anteriores Provisão recebida: R$ 522.170,00

aplicada: R$ 522.170,00

PROVISÃO RECEBIDA APLICADA 1

R$ 522.170,00 1 R$ 522.1 70,00 1 100

-Compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente

- DEMONSTRATIVO DOS CRÉDITOS ORÇAMENTÁRIOS RECEBIDOS E APLICADOS


F1.

84

AÇÃO

RECEBIDO

APLICADO (RS) (RS)

Administração da Unidade 52.112.490,91 52.074.864,19

Destinação de Imóveis da União

1.815.064,00 1.296.665,00

TOTAL

53.924.554,91 53.371.529,19

6—INDICADORES DE DESEMPENHO:

Por se tratar de Unidade Jurisdicionada responsável pela execução de atividades-meio necessárias à gestão e administração do Ministério das Relações Exteriores, a Divisão de Serviços Gerais estabeleceu suas metas de acordo com os objetivos realizados em 2008 e em 2009. Assim, foram estabelecidas as seguintes metas: realização de 20 pregões; 08 contratações por inexigibilidade, relacionadas aos contratos em que há exclusividade na prestação do serviço; assinatura de 30 contratos; renovação dos contratos em vigor por meio de Termos Aditivos, quando houver interesse da administração; e execução de, no mínimo, 95% do orçamento previsto para a unidade.

7—ANÁLISE DO DESEMPENHO:

O parâmetro utilizado para a avaliação foi a comparação entre as metas físicas e financeiras de 2008 e 2009 com as metas fisicas e financeiras realizadas. O desempenho da UJ foi satisfatório e esteve dentro dos parâmetros estabelecidos.

c) INFORMAÇÕES SOBRE RECONHECIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS:

Não há passivos registrados na conta 2.1.2.1.1.11.00.

d) INFORMAÇÕES SOBRE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES:

Ano de Inscri- ção

Restos a Pagar Processados (R$) Restos a Pagar Não-Processados (R$)

Inscritos Cancelados Pagos A Pagar Inscritos C ance- lados

Pagos A Pagar

2006 4.941.837,88 1.797.503,00 3.144.334,23 - - - 2007 6.36 I .309,88 1.344,48 5.813.869,24 546.064,14* - - - - 2008 2.856.737,84 1.098.856,30 1.424.837,34 333.044,20* - - - - 2009 733.442,25 - 502.931,66 230.412,59

2010 1.429.635,79


85

* Desse valor, R$ 351.687,65 referem-se a contrato com o Escritório de Arquitetura e Urbanismo Oscar Niemayer S/C Ltda., cuja quitação aguarda alvará para construção do Anexo 111 do MRE.

e) INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE, CONTEMPLANDO AS SEGUINTES PERSPECTIVAS:

1— COMPOSIÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS:

A Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores dispõe, em 17 de fevereiro de 2011, de um total de 57 servidores, sendo três diplomatas, 13 oficiais de chancelaria, 14 assistentes de chancelaria e 27 servidores dos PCCs/PGPEs.

• 2 — INFORMAÇÕES SOBRE OS CONTRATOS DE TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO-DE- OBRA:

Em 2010, a Divisão de Serviços Gerais, por meio do seu Setor de Contratos, acompanhou 12 contratos cujos objetos envolvem serviços de terceirização de mão-de-obra. Os contratos contemplados envolvem a prestação dos seguintes serviços e emprego de mão-de-obra:

a) serviços de manutenção hidráulica - 7 funcionários; b) serviços de manutenção elétrica - 10 funcionários; c) serviços de marcenaria e lustração - 18 funcionários; d) serviços de estofaria e de instalação e manutenção de cortinas e persianas - 8 funcionários; e) serviços de instalação e manutenção de sistemas de climatização - 17 funcionários; I) serviços de motoristas - 75 funcionários; g) serviços de limpeza e conservação - 166 funcionários; h) serviços de recepção, copeiragem e apoio - 287 funcionários; i) serviços de jardinagem - 17 funcionários; j) serviços de segurança patrimonial — 179 funcionários; k) serviços de visitas guiadas e de recepção de autoridades - 15 funcionários; 1) serviços de organização de eventos - 8 funcionários.

No total, o Ministério das Relações Exteriores contratou, no exercício de 2010, 807 postos de trabalho para execução de serviços de mão-de-obra terceirizada. Além disso, a DSG conta com 05 (cinco) estagiários de curso superior, em regime de 6 horas diárias, contratados por meio da Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento do MRE.

3 — INDICADORES GERENCIAIS SOBRE RECURSOS HUMANOS INSTITUÍDOS PELA UNIDADE, INFORMANDO SE NÃO OS POSSUIR:

A Unidade não possui indicadores gerenciais sobre recursos humanos

4— ANALÍSE CRÍTICA SOBRE A SITUAÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS:


86

Ressalte-se, de início, que a UJ tem recebido a devida atenção por parte da unidade responsável pelos recursos humanos do MRE. Tanto é assim que a DSG recebeu oito Oficiais de Chancelaria oriundos do último concurso de admissão para essa carreira específica. A lotação desses servidores, embora recente, trouxe melhoras significativas para a execução das tarefas da Divisão. Não obstante, ainda persistem sérias deficiências de pessoal na unidade, de modo que seria desejável contar ao menos com mais dois Oficiais de Chancelaria a fim de que as tarefas já planejadas para 2011 possam ser executadas de forma satisfatória e tempestiva. A título de ilustração do acúmulo de tarefas a cargo da unidade, observe-se que, durante o exercício de 2010, o Setor de Projetos Básicos elaborou 46 documentos, entre termos de referência e projetos básicos, os quais levaram à realização de licitações de serviços de fundamental importância para o Ministério, tais como a contratação de serviços de segurança (os quais estavam sendo prestados por meio de contrato emergencial), motoristas e limpeza, ademais das diversas renovações de contratos de prestação continuada que foram realizadas no exercício.

Deve-se notar, contudo, a respeito da situação dos recursos humanos na unidade, que seria de todo útil que a UJ pudesse dispor de mais funcionários, com capacitação adequada, em especial para acompanhar a gestão de contratos, a elaboração de projetos básicos para licitações, a execução financeira e o evolução das questões legais e jurídicas que envolvem a atuação da DSG. Infelizmente, a rotatividade de funcionários é excessivamente elevada — no exercício de 2010, saíram da unidade, a titulo de exemplo, por razões diversas (óbito, aprovação em outro concurso, insuficiência de desempenho), três oficiais de chancelaria. No total, esta Unidade teve uma redução de sete servidores em comparação com o mencionado no último relatório de gestão. Além disso, há que se considerar a realização de missões eventuais para o Exterior, o que concorre para que a Divisão nunca se encontre com seu quadro de servidores completo em atividade no Brasil. A DSG, responsável por uma quantidade considerável de assuntos (para que se tenha uma idéia, existem, no momento, 88 contratos em vigor), apresenta notável carência de recursos humanos especializados.

Desse modo, caso se queira efetivamente profissionalizar a gestão da DSG, responsável, em grande parte, pelas atividades-meio da Secretaria de Estado e, em menor grau, dos Escritórios Regionais que não são Unidades Gestoras, deve-se avaliar a conveniência de ampliar o quadro de funcionários, inclusive com a lotação, em caráter permanente, de Advogado da União, para acompanhar e responder a eventuais solicitações dos Órgãos de Controle, do Poder Judiciário e do Ministério Público, além de prestar assessoria jurídica à Divisão, e de servidor público especializado em contabilidade. Eventualmente, caso a legislação assim o permita, poderia ser explorada a hipótese de lotar Gestores Públicos, que possam ser cedidos ao Ministério das Relações Exteriores pelo Ministério do Planejamento. Com isso, poder-se-ia modernizar a gestão de serviços gerais do Ministério das Relações Exteriores.

No que diz respeito, ainda, à avaliação de recursos humanos, deve-se observar a situação das gratificações para os funcionários da DSG. Como se sabe, foram alocadas em 2009, pelo Ministério do Planejamento, gratificações temporárias dos Sistemas Estruturadores da Administração Pública Federal (GSISTE), classificadas em três grandes grupos, SIPEC (Pessoal Civil da Administração Pública Federal), SPO (Planejamento e Orçamento Federal) e SISG (Serviços Gerais). Destas, nem todas foram alocadas ao Departamento de Administração e à DSG. Por exemplo, dez gratificações SISG foram destinadas a entidade que não se encontra diretamente subordinada à estrutura do MRE. Tais gratificações, em tese, deveriam ter sido concedidas a funcionários da DSG, cujas atribuições são, justamente, típicas de Serviços Gerais, ao contrário daquelas da entidade que as recebeu. Recordo, neste contexto, que a responsabilidade efetiva e pessoal dos funcionários da UJ, que operam os sistemas SIASG e SIAFI, e na qual se incluem a fiscalização de contratos, a realização de


87

pregões e a execução financeira e orçamentária, justificaria plenamente o recebimento desse estímulo financeiro adicional.

f) INFORMAÇÕES SOBRE AS TRÂNSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO. ACORDO. AJUSTE, TERMO DE PARCERIA OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES, BEM COMO A TITULO DE SUBVENCÃO. AUXÍLIO OU CONTRIBUIÇÃO:

Não aplicável à natureza jurídica da UJ

g) DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES

1110

REFERENTES À CONTRATOS, BEM COMO SOBRE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E I ERMOS DE PARCERIA FIRMADOS ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE. NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS — S1ASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA — SICONV, CONFORME ESTABELECE O ART. 19 DA LEI N. 11.768, DE 14 DE AGOSTO DE 2008.

Vide a anexa declaração do Senhor Chefe do Setor de Contratos da Divisão de Serviços Gerais.

h) INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS

A DSG possui três Cargos de Direção e Assessoramento, códigos DAS 101.4, DAS 102.2 e DAS 102.1. Seus ocupantes apresentaram regularmente à Divisão de Pessoal do MRE suas declarações de bens e rendas, conforme o disposto na Lei 8.730/1993.

111 i) INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DA UJ

Não aplicável à UJ.

i) INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS, TENDO COMO REFERÊNCIA A INSTRUÇÃO NORMATIVA N°1/2010 E A PORTARIA N°2/2010. AMBAS DA SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO E INFORMACÕES RELACIONADAS À SEPARAÇÃO DE RESÍDUOS RECICLÁVEIS DESCARTADOS EM CONFORMIDADE COM O DECRETO N° 5940/2006.


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Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis

Aspectos sobre a gestão ambiental Avaliação Licitações Sustentáveis 1 2 3 4 5 1. A UJ tem incluído critérios de sustentabilidade ambiental em suas licitações que levem em consideração os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias primas. • Se houver concordância com a afirmação acima, quais critérios de sustentabilidade

ambiental foram aplicados?

X

2. Em urna análise das aquisições dos últimos cinco anos, os produtos atualmente adquiridos pela unidade são produzidos com menor consumo de matéria-prima e maior quantidade de conteúdo reciclável.

X

3. A aquisição de produtos pela unidade é feita dando-se preferência àqueles fabricados por fonte não poluidora bem como por materiais que não prejudicam a natureza (ex. produtos de limpeza biodegradáveis).

X

4. Nos procedimentos licitatórios realizados pela unidade, tem sido considerada a existência de certificação ambiental por parte das empresas participantes e produtoras (ex: ISO), como critério aval iativo ou mesmo condição na aquisição de produtos e serviços. • Se houver concordância com a afirmação acima, qual certificação ambiental tem sido

considerada nesses procedimentos?

X

5. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos que colaboram para o menor consumo de energia e/ou água (ex: torneiras automáticas, lâmpadas econômicas). • Se houver concordância com a afirmação acima, qual o impacto da aquisição desses

produtos sobre o consumo de água e energia?

X

6. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos reciclados (ex: papel reciclado). • Se houver concordância com a afirmação acima, quais foram os produtos adquiridos?

X

7. No último exercício, a instituição adquiriu veículos automotores mais eficientes e menos poluentes ou que utilizam combustíveis alternativos. • Se houver concordância com a afirmação acima, este critério específico utilizado foi

incluído no procedimento licitatório?

X

8. Existe uma preferência pela aquisição de bens/produtos passíveis de reutilização, reciclagem ou reabastecimento (refil e/ou recarga). • Se houver concordância com a afirmação acima, como essa preferência tem sido

manifestada nos procedimentos licitatórios?

X

9. Para a aquisição de bens/produtos é levada em conta os aspectos de durabilidade e qualidade de tais bens/produtos.

X

10.Os projetos básicos ou executivos, na contratação de obras e serviços de engenharia, possuem exigências que levem à economia da manutenção e operacionalização da edificação, à redução do consumo de energia e água e à utilização de tecnologias e materiais que reduzam o impacto ambiental.

X

11.Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem corno sua destinação, como referido no Decreto n° 5.940/2006.

X

12. Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas entre os servidores visando a diminuir o consumo de água e energia elétrica. • Se houver concordância com a afirmação acima, como se procedeu a essa campanha

(palestras,_folders, comunicações oficiais, etc.)?

X

13.Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas de conscientização da necessidade de proteção do meio ambiente e preservação de recursos naturais voltadas para os seus servidores. • Se houver concordância com a afirmação acima, como se procedeu a essa campanha

(palestras,.folders, comunicações oficiais, etc.)?

X

Considerações Gerais:


89

Aspectos sobre a gestão ambiental Avaliação Licitações Sustentáveis 1 2 3 4 5 LEGENDA Níveis de Avaliação:

(1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da LJJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ.

No que toca à adequação ambiental das compras e licitações, a Unidade ainda não logrou se adaptar às novas diretrizes emanadas pelo MPOG, até mesmo pela falta de conhecimento e treinamento por parte de seus servidores no que se relaciona ao tratamento dessa questão. Alguns avanços, no entanto, foram verificados. Foram realizadas recentemente licitações para compra de torneiras automáticas para os lavatórios e lâmpadas de baixo consumo. Ademais, no último processo de aquisição de veículos para a frota do Ministério, realizada no exercício de 2009, foi privilegiada a compra de veículos flex, que, por poderem utilizar etanol como combustível, oferecem maior economia e emitem um nível menor de substâncias poluentes. A Unidade também realiza a separação e encaminhamento para reciclagem de todo o papel utilizado no Ministério.

k) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DA UJ, CLASSIFICADO COMO "BENS DE USO ESPECIAL", DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS

1- Distribuição Espacial de Bens Imóveis de Uso Especial de Propriedade da União

LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA

QUANTIDADE DE IMÓVEIS DE PROPRIEDADE DA UNIÃO DE RESPONSABILIDADE DA UJ

EXERCÍCIO 2009 EXERCÍCIO 2010

BRASIL Distrito Federal 3 3

Brasília 3 3 Subtotal Brasil 3 3

Total (Brasil + Exterior) 3 3

2- Distribuição Espacial de Bens Imóveis de Uso Especial Locados de Terceiros

LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA QUANTIDADE DE IMÓVEIS LOCADOS DE TERCEIROS PELA UJ EXERCÍCIO 2009 EXERCÍCIO 2010

BRASIL

Subtotal Bras'l

Distrito Federal 4 4 Brasília 4 4

4 4 Total (Brasil + Exterior) 4 4


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3- Discriminação dos Bens Imóveis de Propriedade da União sob responsabilidade da UJ

UG RIP Regi me

Estado de Conservação

Valor do Imóvel Despesa com

Manutenção no exercício

Valor Históri

co

Data da Avaliação

Valor Reavaliado

Imóvel Instalações

240013 9701.17698.500-1 13 3 - 20/12/2000 2.782.677,60 - —

240013 9701.17369.500-2 13 3 - 27/12/1999 0,00 - ---

240013 9701.22788.500-9 13 3 - 30/12/2003 164.700,00 - ---

Total - -

4- Discriminação dos Bens Imóveis de Uso Especial Locados de Terceiros

Quatro salas comerciais sitas ao Setor de Administração Federal Sul, Quadra 02, Lote 02, Ed. Via Office, Brasília/DF (Unidades 401, 404, 405 e 408), com área total de 1462, 68 m 2, cujas locações perfazem o valor anual de R$ 1.490.668,80 (um milhão, quatrocentos e noventa mil e seiscentos e sessenta e oito reais e oitenta centavos).

5- Análise crítica

A Unidade gerencia os contratos de locação de quatro salas comerciais utilizadas pela Agência Brasileira de Cooperação, órgão vinculado a este Ministério. A necessidade de utilização de um espaço localizado a parte do restante do Ministério se deve ao processo de aumento dos quadros a este vinculado, bem como a expansão de sua estrutura organizacional, com a criação de novos Departamentos e Divisões. A futura construção de um terceiro anexo para o MRE, cujo projeto executivo encontra-se em elaboração, virá a solucionar definitivamente a problemática da escassez de espaço, tomando desnecessária a locação dos imóveis mencionados. A UJ possui em seu registro no SPIUNet três imóveis: dois localizados no Setor de Clubes Esportivos Sul e um no Setor de Administração Federal Sul, no Distrito Federal. Os imóveis situados no SCES Trecho 04 Conjunto 11 e no SCES Trecho 03 Lote 10 estão cedidos, respectivamente, para o Clube das Nações e para o Clube da Associação dos Servidores do MRE- ASMRE, e são por estes administrados, sem qualquer ônus para a União. O terceiro imóvel, sito ao SAFS Lote 02 Quadra 05, é terreno de 150 m2 onde foi construída a sede do Instituto Rio Branco, e é administrado por esta instituição. A Unidade também gerencia, por meio de seu Setor de Moradias Funcionais, um total de 527 imóveis localizados no Distrito Federal, cedidos em caráter precário pela Secretaria de Patrimônio da União, e em nome desta inscritos no SPIUNet, para uso habitacional de seus servidores.

1) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA UJ

Não aplicável à natureza jurídica da UJ.

m) INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS N'S 5.355/2005 E 6.370/2008

A Unidade possui dois cartões de pagamento do Governo Federal, nos quais foram realizadas, no exercício de 2010, transações que montam à R$ 7.118,26, sendo R$ 6.949,76 com a aquisição de bens e R$ 168,50 com a contratação de serviços.


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n) INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA. CONTENDO DECLARAÇÃO DO GESTOR DE QUE OS BENEFIÁRIOS DIRETOS DA RENÚNCIA, BEM COMO DA CONTRAPARTIDA, COMPROVARAM. NO EXERCÍCIO. QUE SE ENCONTRAM EM SITUAÇÃO REGULAR EM RELAÇÃO AOS PAGAMENTOS DOS TRIBUTOS JUNTO À SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL — SRFB, AO FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO — FGTS E À SEGURIDADE SOCIAL:


o) INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS DETERMINAÇÕES E RECOMENDAÇÕES DO TCU EXPEDIDAS NO EXERCÍCIO OU AS JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO CUMPRIMENTO. CONFORME DISPOSTO ABAIXO:

Número das decisões ou acórdãos: - Acórdão n°6286/2010 da la Câmara do Tribunal de Contas da União e Acórdão n° 2814/2010 da 1" Câmara do Tribunal de Contas da União.

i) Acórdão n° 6286/2010:

a) Descrição da determinação ou da recomendação:

Determinar à Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores que:

- proceda tempestiva e corretamente à alimentação dos documentos no sistema SIASG/Comprasnet promovendo os registros das contratações, alterações e rescisões sob sua responsabilidade;

- adote providências para assegurar a divulgação, na página oficial do Ministério das Relações Exteriores, da totalidade das licitações, contratações e concursos realizados e em andamento, em conformidade com o estipulado na IN/98/99 TCU;

- preencha os campos previstos dos documentos do SIAF I com descrição completa dos fatos originários da despesa (contrato, objeto, licitação), utilizando-se quando necessário do campo "observações", em obediência ao princípio da transparência e a fim de aprimorar os controles interno da Unidade

- documente adequadamente todos os procedimentos realizados no âmbito dos processos licitatórios, inclusive quanto às diligências realizadas;

- exija, nos contratos de serviços continuados, a apresentação do detalhamento analítico das variações de custo e os respectivos documentos comprobatórios, inserindo no processo respectivo as fundamentações da análise da Unidade;

- quando da proximidade das renovações contratuais, proceda aos levantamentos de requisitos e as respectivas pesquisa de preços em conformidade com os quantitativos realizados e expectativas de aumento ou redução da demanda futura, de modo a aferir os valores unitários com os preços


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praticados com os vigentes no mercado, com a antecedência necessária à realização de Pregão, antes de findo o período de contratação, se não assegurada a obtenção da proposta mais vantajosa com a prorrogação;

- determinar ao Controle Interno do Ministério das Relações Exteriores que nas próximas contas avalie o cumprimento das determinações supra;

- determinar a juntada de cópia deste acórdão, bem como do relatório e do voto que o fundamentam às contas anuais da Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores - UG2400013 (consolidada na Subsecretaria-Geral de Serviço Exterior - SGEX) dos exercícios de 2004 e 2005, TC-012.776/2005-0 e TC-015.013/2006-4, para exame em confronto e em conjunto

b) Providências adotadas:

As determinações e recomendações exaradas no Acórdão 6286/2010, TCU — 1' Câmara foram plenamente atendidas. Todos os setores vinculados a esta Divisão foram instruídos a proceder, nos procedimentos licitatórios vindouros, em conformidade com o exarado na decisão mencionada. Ademais, foi dada ciência ao Departamento de Comunicações e Documentação para que dê cumprimento à determinação de publicar a totalidade das licitações, contratações e concursos realizados e em andamento.

ii) Acórdão n° 2814/2010

a) Descrição da determinação ou da recomendação: Determinar a Subsecretaria- Geral do Serviço Exterior- SGEX que:

- faça constar, nos processos de compra, os anexos à solicitação de material e/ou serviço com as especificações necessárias à perfeita contratação do objeto.

b) Providências adotadas:

Os setores pertinentes foram instruídos a atentar para o determinado no Acórdão nos procedimentos licitatórios vindouros.

p) INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA DAR CUMPRIMENTO ÀS RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO OU UNIDADE DE CONTROLE INTERNO EXPEDIDAS NO EXERCÍCIO OU AS JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO CUMPRIMENTO. CONFORME DISPOSTO ABAIXO:

i) Número do relatório: Relatório de Auditoria relativo à Tomada de Contas 2009 Unidade Gestora 240013 - DSG.

ii e iii) Descrição das recomendações e providências adotadas:

I. Recomendação


.R.

E. 93

1.1. Implementar rotina mensal para conferência dos saldos do SMFE e dos saldos do RA/IMA, corrigindo tempestivamente eventuais diferenças.

1.2. Providências: A rotina mensal de conferência dos saldos do SIAFI e dos saldos do RMMA foram implementadas. No entanto, dado o vulto de algumas discrepâncias que foram historicamente se avolumando, nem sempre é possível realizar a equiparação dos saldos. Esse problema só encontrará solução definitiva quando da instalação de novo sistema de controle de estoques, objeto de processo licitatório em curso, e em cujo edital constará a obrigatoriedade do saneamento das contas por parte do licitante vencedor do certame.

2. Recomendação

2.1. Tomar as providências necessárias para sanear os materiais inserviveis, por estarem vencidos ou em desuso.

2.2. Providências: Os materiais com data de validade expirada foram doados. Já aqueles que ainda se encontram em condições de uso estão sendo direcionados para fins alternativos (caso do papel vergê, o qual, sendo utilizado como sucedâneo da guia separadora de arquivo, teve a previsão de estoque reduzida de 23 para 3,25 anos) ou enviados para a reciclagem.

3. Recomendação 3.1. Rever toda a sistemática de controle de material, que tem provado não ser satisfatória.

Constatou-se que há um total descontrole na contabilização dos estoques de certos materiais.

3.2. Providência: A sistemática de controle de material do Almoxarifado segue o mesmo padrão utilizado nos outros órgãos do serviço público federal. No entanto, problemas com a operação desta sistemática já haviam sido observados e providências estão sendo tomadas. A licitação para a implantação de novo sistema de gestão de almoxarifado a ser realizada neste ano e a inscrição em cursos de aperfeiçoamento dos servidores lotados no setor são exemplos dos esforços empregados na especialização e fornecimento de ferramentas adequadas de trabalho a esses servidores. Além disso, há estudos em andamento para a contratação de pessoal terceirizado especializado para o setor e para modificar a estrutura de atendimento a requisições de material e de conferência de material movimentado, com o objetivo de promover maior rigor no controle de estoques.

4. Recomendação 4.1. Tomar as providências necessárias para garantir a segurança dos materiais estocados,

eliminando as fragilidades relatadas.

4.2. Providência: Foi instalado no acesso ao Almoxarifado portão de ferro com grades com vistas a sanear a falha de segurança apontada. Ademais, foi concluído processo de licitação para instalação de câmeras de segurança, as quais se encontram em processo de instalação.

5. Recomendação 5.1. Adotar as providências necessárias para restituição dos imóveis ocupados irregularmente.


94

5.2. Providência: O imóvel sito a SQN 313 B 107, anteriormente ocupado pela servidora Maria das Graças Moraes de Matos, teve sua permissão de ocupação cancelada em 31/ 10 / 2010, encontrando-se, portanto, com a situação regularizada. Já o imóvel localizado na SQN 108 B 505, ocupado pela servidora Rosines Teresinha Fabris Machado e Costa, embora tenha tido permissão de uso cancelada em 31/01/2010, não foi ainda restituído por força de medida liminar obtida pela servidora, exarada nos autos no Processo 1687-80.2010.4.01.3400, que se encontra em curso perante a 4' Vara Federal do DF.

6. Recomendação

6.1. Providenciar identificação padrão de veiculo oficial. 6.2. Providência: A irregularidade apontada já foi saneada, com a instalação da identificação

adequada no veículo.

7. Recomendação 7.1. A equipe de auditoria reitera as recomendações de relatórios anteriores, como, por exemplo,

de que, "a Unidade deve proceder à implementação de medidas que regularizem a situação contábil/patrimonial dos bens do Ministério".

7.2. Providência: O servidor Henrique das Chagas Pires está tomando as providências cabíveis para regularizar a situação contábil/patrimonial dos bens do Ministério das Relações Exteriores, já havendo regularizado entradas que equivalem a seis milhões de reais. Ressalte-se, porém, que, dado o vasto período de tempo em que se avolumaram as discrepâncias, o trabalho não pôde ainda ser concluído.

8. Recomendação 8.1. Recomenda-se que seja respeitado o princípio da anualidade da despesa, empenhando a

despesa com o orçamento refèrente ao exercício de realização do compromisso ou contrato.

8.2. Providência: A Unidade procura cumprir o princípio da anualidade o tanto quanto possível. Ocorre que, nos últimos exercícios, ainda que as propostas orçamentárias destinadas a abranger toda a gama de serviços e materiais os quais a Unidade tem de fornecer a todo o Ministério houvessem sido enviadas tempestivamente, cortes inesperados no orçamento, que ocorreram sempre depois de assumidas todas as nossas obrigações orçamentárias, forçaram a UJ a transferir despesas para o exercício posterior. Não obstante, o problema está sendo gradualmente solucionado, tanto que, para o ano de 2011, a quantidade de despesas de exercícios anteriores pagas diminuiu consideravelmente.

9. Recomendação

9.1. A Unidade deverá instruir o setor competente a providenciar os recursos orçamentários e financeiros com tempestividade e definir as prioridades de pagamentos das despesas do órgão, bem como providenciar os documentos de cobrança em tempo hábil, evitando, dessa forma, o pagamento de juros e multas decorrentes dos atrasos, que representam prejuízo ao Erário.


st( ,g1gy 14,M 95 S E

9.2. Providência: O Setor Financeiro foi instruído sobre a necessidade de efetuar os pagamentos tempestivamente, de forma a evitar a incidência de multas e juros de mora sobre o valor devido.

10. Recomendação

10.1. Ressarcir aos cofres públicos os valores indevidamente pagos às empresas.

10.2. Providências: A Unidade está realizando levantamento dos contratos assinados posteriormente à publicação do Acórdão TCU n° 950/2007, e, em todos os casos em que este não houver sido respeitado, efetuará a cobrança dos valores não recolhidos junto às empresas.

11. Recomendação

11.1. Recomenda-se que sejam tomadas medidas para o ressarcimento da importância correspondente ao valor das ligações telefônicas de caráter particular. Após a efetivação do ressarcimento, comunicar o fato a esta CISET.

11.2. Providências: Por conta da necessidade de se estabelecer nexo de causalidade suficiente entre os fatos relatados e sua autoria, a Unidade reiterou, por meio do Memorando DSG/37/2010, solicitação à Corregedoria do Serviço Exterior para a realização de inquérito administrativo, após o término do qual se efetuará a cobrança do ressarcimento devido.

12. Recomendação

12.1. Caso não tenha sido realizado, abrir inquérito administrativo para apurar a responsabilidade do servidor e providenciar a indenização do prejuízo causado à União.

12.2. Providências: A Unidade encaminhou memorando DSG/42/2010 à Corregedoria do Serviço Exterior, solicitando a realização de procedimentos investigativos com vistas à apuração dos fatos relatados e das eventuais responsabilidades.

13. Recomendação

13.1. Providenciar o recolhimento aos cofres da União dos valores pagos ao fornecedor sem o respectivo pedido do gestor.

13.2. Abster-se de pagar despesas sem comprovação efetiva do direito do credor.

13.3. Providências: A Unidade está tomando as providências cabíveis no sentido de reaver as importâncias pagas indevidamente à empresa JLE Comércio, Representação e Serviços. Ademais, os setores responsáveis pela liquidação das faturas foram instruídos a atentar para a regularidade das Ordens de Serviço, de forma a evitar a repetição da irregularidade apontada.

14. Recomendação.

14.1. Atentar para, quando da realização dos pagamentos e retenções das despesas, observar os valores a serem pagos e retidos, a fim de evitar pagamentos superiores aos gastos realizados.


96

14.2. Providências: No caso específico analisado pela Secretaria de Controle Interno, as glosas exigidas foram realizadas na OB 20100B801325 e na DAR 2010DR800357, documentos gerados em 31/08/2010. Ademais, o Setor Financeiro foi instruído para atentar à regularidade das despesas antes de efetuar os pagamentos nos casos similares ulteriores.

15. Recomendação

15.1. Rever a concessão de gratificação GSISTE/SISG a servidores que não exercem fimçães dentro das Unidades do SISG.

15.2. Conceder a gratificação GSISTE apenas a servidores que exercem atividades dentro de Unidades integrantes dos Sistemas Estruturadores, evitando o descumprimento da legislação pertinente.

15.3. Providências: A concessão de gratificações GSISTE/SISG é, por força legal, atribuição da Secretaria- Geral das Relações Exteriores, a qual foi delegada à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior. Desta forma, esta Unidade não possui competência para modificar a atual sistemática de concessão das referidas gratificações.

q) OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS, PELOS RESPONSÁVEIS. COMO RELEVANTES PARA A AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE E DO DESEMPENHO DA GESTÃO.

A Unidade empenhou-se, em todo o exercício de 2010, em atuar estritamente nos limites legais, seguindo as orientações dos Controles Interno e Externo. A execução financeira encerrou-se exitosamente, em que pese o recebimento tardio da última fatia de recursos orçamentários e financeiros. Em razão de ter recebido quantidade inferior de recursos em relação ao que havia sido previsto pela Unidade, não foi possível liquidar completamente os compromissos contratuais, dificuldade que foi superada em janeiro de 2011 com o recebimento de recursos em exercícios anteriores.

A DSG contou com o apoio da Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento, para que praticamente todos os funcionários pudessem participar de cursos "extra-muro" e treinamentos técnicos, em temas como administração financeira, contabilidade, contratos e licitações.

É importante observar que a unidade tem aperfeiçoado seus procedimentos e rotinas, em atenção às disposições legais vigentes e às recomendações da auditoria. Houve melhorias significativas em todas as áreas de atuação da Divisão. Os pagamentos têm sido efetuados tempestivamente e as despesas executadas como despesas de exercícios anteriores relativas ao exercício de 2010 foram as menores dos últimos anos. Houve aperfeiçoamento na gestão de materiais em estoque e a racionalização do uso de materiais de consumo. Nesse sentido, todos os pregões de aquisição de material do último exercício foram realizados no Sistema de Registro de Preços, o que permitiu à Divisão reduzir de forma sistemática os processos de aquisição de materiais e contratação de serviços por dispensa de licitação com fulcro no inciso II, do art. 24 da Lei 8.666/93. Ademais, mesmo com o aumento do número de contratos gerenciados pela DSG, as rotinas de fiscalização e acompanhamento dos contratos foram aperfeiçoadas, de modo a permitir gestão eficiente dos contratos em vigor. Igualmente, o gerenciamento dos imóveis funcionais apresentou melhorias significativas, com a transparência dos atos de permissão de uso e a adoção de critérios objetivos para a distribuição dos imóveis, sobretudo após publicação de portaria que regulou seu uso e cessão. Além disso, desde 2007 são realizadas


R. c

97 e

vistorias técnicas nos imóveis, que visam a garantir seu estado de conservação. Note-se, ainda, que o Setor de Garagem e Oficina, embora não conte, até o presente, com o controle informatizado de autorizações de transporte e de consumo de combustível (o software específico será elaborado pela Divisão de Informática do MIRE), possui, atualmente, controle detalhado da quilometragem rodada e do abastecimento dos veículos. Por fim, ressalte-se que os contratos de manutenção predial têm sido acompanhados com atenção pelo Setor de Apoio Administrativo, com significativa melhoria na prestação dos serviços por parte das empresas contratadas.

Brasília, 25 de fevereiro de 2010.

Sônia Regina Guimarães Gomes Chefe da Divisão de Serviços Gerais


Wt.R

L4(00 98

ITEM 1 DA PARTE "A" DO ANEXO II DA DN TCU Ng 107/2010

Identificação da UJ — Relatório de Gestão Individual Poder e Órgão de Vinculação

Poder: Executivo Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores 1 Código S1ORG: 00263

Identificação da Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Coordenação-Geral de Licitações Denominação abreviada: CLI Código SIORG: 77699 Código LOA: Não aplicável Código SlAFI: Não aplicável Situação: ativa Natureza Jurídica: Órgão público Principal Atividade: Os serviços de administração e gestão do Ministério de Relações Exteriores e das missões diplomáticas e consulados no exterior e junto a organismos internacionais

Código CNAE: 8421-3

Telefones/Fax de contato: 1 (61) 3411-9398 1(61) 3411-9400 (61) 3411-6471 E-mail: cplgitamaraty.gov.br Página na Internet: http://www.itamaraty.gov.br Endereço Postal: Esplanada dos Ministérios — Bloco H— Anexo I, sala 806— Brasília/DF — CEP 70.170-900

Normas relacionadas à Unidade Jurisdicionada Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada Não aplicável. Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada Decreto n. 7.304, de 22 de setembro de 2010, que aprovou a Estrutura Regimental da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada . Não aplicável. Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome

Não aplicável Não aplicável Gestões relacionadas à Unidade Jmisdicionada

Código SIAFI Nome Não aplicável Não aplicável

Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão

Não aplicável Não aplicável

ITEM 2 DA PARTE "A" DO ANEXO II DA DN TCU N 107/2010

Responsabilidades institucionais na unidade

I. Competência Institucional

Nos termos do Decreto n° 7.304, de 22 de setembro de 2010, que aprovou a Estrutura Regimental do Ministério das Relações Exteriores, _.

II. Objetivos estratégicos


Portfólio de pregões da CLI em 2010

17% DSE

• DC

o DCT

o DPR

• C

IRBr

• ABC

o DSG

53%

99

PANORAMA DAS LICITAÇÕES NA SECRETARIA DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES E NA COORDENAÇÃO-GERAL DE LICITAÇÕES

1) Resultado econômico

A compreensão ampla do que seja bem comum pelo Tribunal de Contas da União (TCU) tem levado à utilização extensiva do pregão eletrônico e representado, na prática, a virtual extinção das modalidades tradicionais de licitação. Em razão disso, em 2010, foram realizados 47 pregões válidos na Secretaria de Estado, o que resultou em contratações da ordem de R$ 48.448.588,39. Comparadas ao valor estimado definido em pesquisa de mercado, tal valor representa economia média de 30,93%, isto é. R$ 21.691.414,34.

Tais pregões foram operados por 13 pregoeiros, dos quais 7 estiveram lotados na Coordenação-Geral de Licitações (CLI). Dos 47 pregões eletrônicos, 28 (59,57%) foram operados pela CLI. resultando na contratação de R$ 33.392.448,61(68,92% do total). A economia gerada pela CLI foi de 27,31% em relação ao estimado, isto é. R$12.543.084.17.

2) Clientes

As unidades que demandaram maior número de pregões na Secretaria de Estado foram a Divisão de Serviços Gerais (DSG), o Departamento do Serviço Exterior (DSE) e o Departamento de Comunicações e Documentação (DCD), que perfizeram 72,34% das licitações.

Já em valor contratado, a DSG, a Aliança para as Civilizações e o Departamento de Promoção Comercial e Investimentos (DPR) somaram R$ 41.927.954,00 (86,54% do total).

Os maiores clientes da CLI em número de licitações foram a DSG, o DSE e o Cerimonial (82.14% dos pregões operados na CLI). Destes. a DSG foi o maior cliente com 53,57% das licitações, prioridade que fica confirmada ao percebe-se que dos 25 pregões da DSG, 60% foram operados na CLI. De fato, dos R$ 26.227.030,20 contatados pela DSG, R$ 22.075.146,73 foram operados pela CLI. Tal valor representa, ainda, 66% do total operado.

DSG

ABC

IRBr

C

DPR

DC

DSE

Valor contratado por unidade - pregões CLI Me

i01

Iii

.-- ,----,---- ,---- ,------,--- ,--- , ---,-----;----

IÉII

€4

DCTI

a - 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24

R$ Milhões


Sazonalidade CLI x MRE

30,00%

25,00%

20,00%

15,00%

10,00%

5,00%

0,00%

A

W, A I 10 IM 1

—% CLI

—% M RE

jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez

100

3) Sazonalidade

Houve concentração de licitações em novembro, quando pode ser observada atividade em 5 unidades distintas, que operaram 23,40% dos pregões do ano. A demanda por licitações na CLI acompanhou a mesma sazonalidade da SERE, havendo pico das licitações (28,57% do total operado na CLI) em novembro. Tal informação é relevante para o planejamento das atividades operacionais de licitação, haja vista não ser possível a vinculação de um pregoeiro a mais de uma unidade no mesmo período.

4) Empresas, recursos e SRP

Em toda a SERE, 23,40% das licitações foram feitas sob o sistema de registro de preço, e mais de 90% das licitações foram vencidas por Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte. Diferentemente do senso comum, foi impetrado recurso administrativo em, apenas, 5% das licitações.

Na CLI, 17,86 % das licitações operadas foram feitas sob o sistema de registro de preço, e mais de 92% das licitações foram vencidas por Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte. Houve recursos em 6,52% das licitações.

5) Projetos

A CLI incumbiu-se de maneira satisfatória dos grandes projetos licitatórios, apesar do atraso significativo no cronograrna inicial. No caso do sistema de segurança e da modernização dos elevadores, ficou ressaltada a importância da boa contratação e gestão contratual dos serviços de projeto. Em ambos os casos o projeto inicial foi elaborado tempestivamente, porém as correções que sobrevieram tomaram tempo demasiado. Ademais, há sempre a suspeita de que o projetista especifique objetos ou determine custos que favoreçam um ou outro fornecedor.

5.1)Sistema de Segurança

No curso da licitação, houve dois problemas maiores: alegação de que a especificação de certos equipamentos favoreciam algumas empresas, e alegação de que o credenciamento dos fornecedores junto aos fabricantes dos equipamentos encontrava vedação na jurisprudência do TCU. A CLI solicitou ao projetista que, para o primeiro problema, desse opções disponíveis no mercado que desmerecessem a alegação de direção da licitação; para a segunda alegação, optou-se por retirar cláusula de exigência de credenciamento por considerar-se que o risco judicial seria muito alto.

5.2)Modernização dos elevadores


101

Já a modernização dos elevadores trouxe a mesma divergência a respeito da especificação do objeto pelo projetista, com a alegação de que apenas uma empresa era capaz de prover o MRE com elevador sem casa de máquinas de 14 lugares. Outra grande controvérsia deu-se a respeito da composição dos preços dos elevadores, uma vez que o consultor técnico, apesar da solicitação desta Coordenação, não revela a fonte de sua pesquisa, tampouco decompõem o valor em custos unitários. Para sanar tal vício, a CLI insistiu junto aos fornecedores para que apresentassem propostas ao objeto, sem, contudo, obter sucesso. Ao final, a licitação provou que os preços cotados pelo projetista estavam subavaliados, sendo que em um dos itens era, inclusive, inexeqüível. Para esse item específico, mais uma vez, a CLI foi consultar o mercado para revalidar a pesquisa do projetista.

53)Terceirização DSG

Foram três as grandes licitações da DSG que diziam respeito a serviços de terceirização, a saber, limpeza e conservação, motoristas e vigilância. Tais licitações tem como fator critico de sucesso a elaboração de planilha de custos pela Administração que permita o julgamento objetivo. A série de variáveis distintas faz com que seja fundamental, desde a pesquisa de mercado, que a planilha de custos seja testada previamente e, se possível, que os valores salariais da categoria e seus encargos sejam conhecidos de antemão.

AÇÕES DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

1) Colaboração com as unidades requisitantes

Exceção feita à DSG, as divisões costumam vir a CLI com vaga idéia do que necessitam, mas com precisão sobre de qual empresam precisam e em que prazo, geralmente. exíguo. Nesse sentido, a CLI tem se tornado, cada vez mais, unidade consultiva na elaboração de termos de referência e pesquisa de mercado. Tenta-se, assim, orientar a unidade para que, por meio de uma boa redação dos documentos que instruam o processo, consiga-se boa contrafação e, o mais importante para unidade, boa gestão contratual. Ora, se o termo de referência não traz as especificações claras, objetivas e concisas do que se precisa, tampouco elenca elementos que permearão vida contratual (regras claras de fiscalização, penalidade, prorrogação, reequilíbrio, por exemplo), acresce-se risco operacional muito grande a contratos que chegam a ter duração de 60 meses.

1.1)Fase interna

Nesse sentido, tem-se tentado que todos os documentos que instruem o processo licitatório, antes de irem à Consultoria Jurídica, passem pela CLI para ajustes de conformidade e aprimoramento que trarão maior tranqüilidade à gestão contratual. Nem sempre as unidades aquiescem às recomendações da CLI, haja vista que tem-se a falsa impressão de que ajustes no processo durante a fase interna trarão transtorno ou demora exagerada em sua consecução. É muito forte, ainda, o peso do costume e da tradição de algumas unidades, mesmo que cabalmente provada a ilegalidade de algumas decisões.

Chama atenção a negligência com que a pesquisa de mercado tem sido elaborada. Tal documento é de importância fundamental para operação do pregão, uma vez que determina custos unitários e globais máximos que balizarão a aceitabilidade das propostas. Pesquisas feitas com variabilidade muito grande de preços, da qual só constem informações de uns poucos fornecedores trazem grande prejuízo e guardam em seu bojo grande vulnerabilidade que se apresentará na execução contratual.

2)Defesa no âmbito do TCU

Com alguma freqüência, colegas solicitam auxílio na defesa de contratos julgados irregulares no âmbito do TCU. Neste ano, foram apuradas as contas de 2006 e dois temas demandaram maior trabalho da CLI: a má fiscalização de contrato de motoristas do Cerimonial e o mau pagamento de serviços de fornecimento de passagens aéreas do Departamento Cultural em contratação direta.

A CLI trabalha, ainda informalmente, no sentido de demonstrar a boa-fé objetiva do servidor e a inexistência de dano ao erário. Entretanto, percebe-se que apenas a orientação não tem sido suficiente para a elaboração de boas defesas. Seria mais eficiente a elaboração dos pedidos de informação e memoriais de defesa pelos técnicos em licitação lotados na CU, desde que não tivessem as atividades rotineiras prejudicadas pelo desvio de atuação.

3)Apoio à execução contratual


102

Instituto Rio Branco (IRBr), Departamento Cultural (DC) e DSE vêm constantemente pedindo apoio na resolução de questões tipicamente contratuais, tais quais prorrogação, reequilíbrio e rescisão contratual e penalização de fornecedores. Como os editais, termos de referência e contratos muitas vezes não trazem regras claras e objetivas, a unidade gestora tem de valer-se dos técnicos no Estatuto de Licitações e Contratos. É patente o desconhecimento das unidades gestoras, exceção feita à DSG, para questões de gestão contratual.

4) Colaboração com a Consultoria Jurídica

Estreitaram-se os laços de cooperação entre CL! e CJ, o que tem facilitado a troca de experiências e resolução de problemas de maneira satisfatório para o gestor, para o controle e a para a assessoria jurídica. De fato, apenas dois processos tiveram parecer negativo, ambos por questões de não parcelamento do objeto: assistência e conservação de elevadores durante o período de garantia técnica e terceirização de diversos serviços de apoio da Agência Brasileira de Cooperação (ABC) em item único. Após discussões e elaboração de justificativas técnicas, o tema dos elevadores foi dirimido a contento.

Tem-se envidado esforços conjuntos no sentido de processualizar-se procedimentos licitatórios durante a fase interna e a gestão de contratos por meio de orientações vinculantes às unidades. Apesar de já haver sido minutada portaria para orientação no trâmite da fase interna dos pregões eletrônicos e haver consenso da eficiência que tal medida traria, o assunto tem avançado com morosidade excessiva.

Cooperando indiretamente com a AGU, a CLI tem adotado editais modelo publicados no site da instituição, o que tem trazido bastante celeridade em sua elaboração. Apesar de sempre ser necessário a customização do documento a depender do objeto que se contrata, os modelos trazem o beneficio de não só manterem-se atualizados frente à legislação e jurisprudência pertinentes, mas também de evitar erros básicos que as unidades menos acostumadas ao processo de compras governamentais inevitavelmente cometeriam.

Com vistas a tentar aprimorar o processo de contratação na Secretaria de Estado, enumero algumas iniciativas para solucionar os entraves mais freqüentes na instrução do processo licitatório.

A) Consultivo/ indutor do planejamento

É importante ressaltar que a fase interna do processo licitatório configura-se a mais importante, visto que determinará o bom andamento da sessão de pregão eletrônico e da gestão contratual. Contudo, as demandas das unidades requisitantes, invariavelmente, chegam com sentido de urgência incompatível com o bom planejamento da fase interna.

Possível solução seria a indução do planejamento das unidades requisitantes pela CLI, o que poderia ser feito por meio de reuniões periódicas e pelo alerta da necessidade de iniciar processo de contratação com antecedência necessária. Como esta Coordenação é a responsável pela indicação das empresas a serem contratadas e é conhecedora da vigência dos futuros contratos é possível determinar a necessidade de início de novas licitações ou da prorrogação de contratos contínuos com antecedência mínima de um ano.

B) Pesquisa de mercado

A pesquisa de mercado é instrumento importante para segurança da contra -Lição, uma vez que determina critérios objetivos de aceitação de preços e diminui o risco de dano ao erário ao gestor público. Dessa forma, é necessário que a pesquisa de mercado seja elaborada com o maior rigor possível para que, realmente, seja condizente com os preços de mercado. Para tanto, a pesquisa não deve restringir-se a apenas três fornecedores, em muitas vezes, já conhecidos da Administração. É fundamental que sejam consultados não só número significativo de fornecedores, mas também, na medida do possível, preços registrados pelo governo, valores atuais de contratação, tabelas referenciais e outros contratos públicos e privados cujo objeto seja semelhante.

Tais sugestões foram incluídas em minuta de orientação administrativa para fase interna encaminhada à CJ.

C)Termo de Referência

É clara a falta de objetividade e especificidade com que são elaborados os termos de referência, que deixam de estipular os procedimentos da prestação de serviços, a tipificação das penalidades e as situações de descumprimento contratuais em que elas serão aplicadas e procedimentos de fiscalização e gerenciamento. Não é incomum que, por falta de tal detalhamento, a gestão contratual torne-se caótica e o administrador fique impotente diante de situações claramente puníveis.


103

Para que sejam estabelecidos no termo de referência os elementos suficientes para a boa gestão contratual, é imprescindível conhecimento da legislação e jurisprudência pertinente. Por esse motivo, a CLI tem envidado esforços no sentido de estabelecer como etapa obrigatória da fase interna a análise prévia dos termos de referência, para que, com tempo hábil necessário e em conjunto com as unidades requisitantes, os Termos de Referência sejam melhorados.

Tal sugestão também foi incluída minuta de orientação administrativa que está sob análise da CJ.

D) Projetistas e fiscalização

Quando o processo licitatório trata de objetos mais complexos que demandem o trabalho de projetistas o TR do projeto deve ser bem especificado. Deve conter os produtos esperados pela Administração, tais quais, especificação do objeto com a indicação das normas ABNT que atende, plantas e desenhos que serão requeridos em AutoCAD ou similar, planilha de custo decomposta com a indicação das fontes consultadas, obrigatoriedade do uso de tabelas referenciais de preço, prazos para correções, etc. Como os projetistas acabam integrando a equipe de apoio ao pregoeiro durante as sessões o TR deverá, ainda, determinar o prazo de resposta à impugnações e esclarecimentos e as penalidades que serão aplicadas caso não seja atendido ou a resposta seja insuficiente.

E) Penalidades da sessão

Durante a sessão do pregão eletrônico, há situações que prejudicam a competição e, muitas vezes, são danosas ao erário. Com certa freqüência, há licitantes que oferecem o lance mais em conta à Administração, porém não entrega a proposta ou a documentação habilitatória. De acordo com a legislação pertinente, tais situações são passíveis de punição e o pregoeiro, em conjunto com a autoridade competente, devem aplicar as sanções correspondentes.

Muitas vezes a Administração omitiu-se em seu dever de aplicar sanções por não haver determinação expressa da sanção cabível em edital ou por não haver processo administrativo regulamentado em instrução interna. De novembro em diante, entretanto, a CLI passou a proceder da seguinte maneira: identificada a situação que enseja penalidade, o pregoeiro encaminha memo ao Coordenador-Geral, solicitando que se abra processo para apuração dos fatos. Em seguida é encaminhada carta de notificação de penalidade ao licitante, com prazo para defesa. Recebida a resposta da licitante, o pregoeiro analisa os fatos e dá seu parecer para que a autoridade competente (unidade requisitante) penalize ou não o licitante.

Em casos mais patentes de suspeita de fraude ou vícios mais graves, além do procedimento acima descrito, são encaminhados ofícios ao Ministério Público da União e à Secretária de Defesa Econômica. A CLI tem elaborada cláusula padrão de penalidades para licitação e tem prezado pela sua inclusão nos editais.

Estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais

1. Análise do andamento do plano estratégico da unidade

Diagnóstico

Ao longo dos trabalhos em 2010, foi possível observar que o Ministério se encontra em nível de maturidade aquém do esperado no que se refere a licitações e contratos. As unidades gestoras não dominam as opções disponíveis de que o direito administrativo dispõe para a boa administração da coisa pública. Por exemplo, muitas vezes há dúvida, e até resistência, quando da utilização do sistema de registro de preço ou quando da contratação direta.

Tal lacuna de competência reflete-se no não atendimento de requisitos obrigatórios por lei que precedem o processo licitatório. Notadamente, encontra-se resistência na elaboração de pesquisas de mercado fidedignas e no parcelamento do objeto, quando possível, esses dois aspectos são de fundamental importância para boa licitação, haja vista que o primeiro balizará valores máximos para a contratação; enquanto o segundo, é tema sumulado pelo Tribunal de Contas cujo não atendimento enseja penalidade considerada grave. Há grande vulnerabilidade para os gestores, portanto, quando tais aspectos são negligenciados.


104

É conspícuo, ainda, que falta às unidades gestoras o entendimento de que o bom planejamento das licitações, o que contempla cronograma factível. especificação precisa do objeto, orçamento detalhado e avaliação da disponibilidade de recursos orçamentários. não só permite operação da licitação de maneira segura, como também permitirá a boa gestão contratual. Isso porque todas as regras de fiscalização e acompanhamento contratual, bem como de penalizações, já devem estar previstas no processo licitatorio.

Outro ponto identificado, foi a dispersão de pregoeiros e responsáveis por licitações pelo Ministério. Apesar da concentração de pregoeiros estar na CLI, tal dispersão não permite a consolidação de práticas de maneira consistente no MRE. É comum os pregoeiros de outras áreas tomarem decisões em desacordo com o que se tem como diretriz na Coordenação-Geral de Licitações.

Ação

Tendo em vista as deficiências acima apontadas, considera-se importante que, gradualmente, haja especialização na área de licitações e contratos. A CLI passaria a atuar na fase interna dos processos licitatórios e contratações diretas em conjunto com a unidade solicitante, dando ênfase à precisa e suficiente especificação dos objetos nos termos de referência; elaboração de pesquisa que traduza com mais precisão preços de mercado; correta produção da declaração de disponibilidade de recursos orçamentários; boa argumentação das justificativas para as contratações; adequação das penalidades na execução contratual.

A CLI funcionaria, também, como unidade auxiliadora das decisões de gestão contratual, priorizando questões tais quais: planejamento contratual ao longo do ano; instrução de termos aditivos de prorrogação: pesquisa de demonstração da vantajosidade; orientação em caso de pedidos de reequilíbrios, reajustes e repactuações; processo de adesão a atas de registro de preço.

Por fim, quando solicitado, auxiliaria a defesa de servidores junto ao TCU, por meio de acompanhamento do processo junto ao TCU: pesquisa da jurisprudência e da legislação pertinente; e redação dos memoriais.

Beneficios esperados: Esperam-se com tais ações os seguintes beneficios: potencializar e disseminar o conhecimento sobre licitações e contratos; Aumentar a economia das contratações; Melhorar a eficiência dos contratos: Evitar erros comuns no julgamento das licitações e na instrução processual; Induzir o planejamento administrativo; Evitar a penalização dos gestores do MRE.

Propósito estratégico: Garantir o bom empenho do recurso público de maneira transparente para os fornecedores e contribuintes e segura para os gestores.

Objetivo - longo prazo (2 — 3 anos): Ampliar as funções da Coordenação-Geral de Licitações, no sentido de: centralizar a operação de todos os pregões da SERE; induzir o planejamento em todas as unidades gestoras; auxiliar na elaboração dos documentos característicos da fase interna dos pregões; auxiliar nos procedimentos de contratação direta; auxiliar na gestão e fiscalização contratual; agir na defesa de servidores no âmbito do Tribunal de Contas da União.

Estratégia - Nível Institucional

Missão: Auxiliar o cumprimento da missão institucional do Ministério das Relações Exteriores, por meio de contratações economicamente vantajosas, operacionalmente eficientes e juridicamente seguras.

Visão: Ser unidade de excelência da administração pública.

Valores: Induzir o planejamento; Agir em respeito à legalidade; Tomar decisões com diligência; Promover a economicidade das contratações; Agir com razoabilidade.

Planejamento

1.1 Objetivo: Centralizar 80% do licitações da SERE na CLI em 2011 Ação: Agir de maneira conjunta com a DSG. Avaliação: Semestral Responsável: Pregoeiros


105

E

1.2 Objetivo: Auxiliar o planejamento de contratações e termos aditivos das unidades no primeiro bimestre de 2011 Ação: Reunião com as unidades gestoras e elaboração de cronograma com os dados existentes Avaliação: trimestral Responsável: Coordenador

13 Objetivo: Interferir no processo interno dos procedimentos licitatórios no que tange à pesquisa de mercado e ao parcelamento do objeto de todos os processos que passam pela CLI. Ação: No momento da elaboração dos editais pela CLI, verificar e, se for o caso, corrigir, em conjunto com a unidade requisitante, os fundamentos da elaboração da pesquisa de mercado e do parcelamento do objeto. Ação: Elaborar instrução normativa que dê os procedimentos pertinentes para a pesquisa de mercado e para o parcelamento do objeto. Avaliação: Mensal Responsável: Pregoeiros

1.4 Objetivo: Auxiliar a execução da declaração de disponibilidade de recursos orçamentários da DSG Ação: exigir que, além da declaração de disponibilidade orçamentária, seja anexado ao processo pré-empenho no valor total do contrato ou demonstrativo de existência de recursos orçamentários compatíveis com a loa ao longo da vigência conta-atual. Avaliação: mensal Responsável: Coordenador e Pregoeiros

1.5 Objetivo: Auxiliar os procedimentos das contratações mais relevantes no exterior que precisem do apoio do SARq. Ação: enviar pregoeiro em missão junto com o SARq para auxiliar o posto na instrução processual Avaliação: semestral Responsável: Coordenador e Pregoeiros

1.6 Objetivo: Instruir os processos de contratação direta da DSG no primeiro semestre de 2011 Ação: Concordar com a DSG para que todos os processos de contratação direta sejam encaminhados à CLI antes da análise da CJ Ação: Elaborar instrução normativa que exija a prévia análise dos processos de contratação direta pela CLI Avaliação: mensal Responsável: Coordenador e pregoeiros

1.7 Objetivo: Instruir processos de prorrogação contratual, de reequilibrio econômico-financeiro, de penalização e de fiscalização da DSG. Ação: Coordenar-se com o setor de contratos da DSG e demandar a análise prévia das ações de gestão contratual Ação: Elaborar instrução normativa que exija a prévia análise das ações de gestão contratual pela CLI. Avaliação: mensal Responsável: Coordenador e pregoeiros

1.8 Objetivo: Participar ativamente na elaboração de defesas de servidores do Ministério penalizados no âmbito do TCU Ação: Coordenar-se com a CISET no sentido de ser informado dos pedidos de informação e acórdãos provenientes do TCU Avaliação: mensa Responsável: Coordenador e pregoeiros

Performance - Nível Operacional

1. Metas Financeiras

1.1 Objetivo:Aumentar economia média dos pregões eletrônicos dos atuais 27% para 35% 1.2 Ação: Aumentar as tentativas de negociação por meio de argumentos circunstanciados 1.3 Meta: Aumentar o número de itens negociados para mais de 80% 1.4 Avaliação: Folha de acompanhamento de licitações

2. Clientes

2.1 Objetivo: Avaliar a percepção que as áreas clientes (requisitantes e CJ) têm da C LI Ação: Encaminhar questionário de avaliação no despacho de homologação de processos


106

Meta: Obter 80% de respostas positivas Avaliação: Questionário de avaliação

3. Pessoal

3.1 Objetivo: Manter a equipe da CLI atualizada em relação às normas legais e jurisprudência Ação: Participação em cursos de capacitação de acordo com planilha de lacunas de competência Meta: Cada servidor fará, obrigatoriamente, um curso por semestre Avaliação: O servidor deverá multiplicar o conhecimento por meio de apresentação até quinze dias após o curso

3.2 Objetivo: Avaliar o desempenho do pregoeiro Ação: Análise de questionário de avaliação 360° Meta: Média acima de 80% Avaliação: Avaliação 360°

3.3 Objetivo: Manter nível alto motivacional Ação: Médias acima de 80% elege o pregoeiro a fila de missões e a próxima GSISTE vaga Meta: Beneficios de 100% dos pregoeiros no período de um ano Avaliação: Avaliação 360°

4. Processos

4.1 Objetivo: Aumentar a produtividade média dos pregoeiros da CLI Ação: Aumentar o número de pregões operados na CLI por meio da absorção dos pregões da DSG Meta: Elevar a média de operação por pregoeiro de 0,36 pregões por mês para 0,45 Avaliação: Avaliação bimestral

4.2 Objetivo: Avaliar o tempo médio de execução de editais e pareceres em geral Ação: Mensurar tempo despendido para execução de atividades Meta: Desincumbir-se dos expedientes em até três dias Avaliação: Folha de acompanhamento de licitações

Notas Gerais

a) Este plano estratégico será revisto em junho de 2010; b) Serão realizados levantamentos bimestrais com vistas a avaliar os resultados em relação às metas; c) Com vistas a assumir as funções estabelecidas no planejamento institucional, serão necessários 10 pregoeiros

II. Análise do plano de ação da unidade referente ao exercício a que se referir o relatório de gestão

No decorrer de 2010, a CLI demonstrou capacidade e competência na operação dos pregões eletrônicos, ao finalizar todos os procedimentos que lhe foram solicitados de maneira segura, em prazos razoáveis e produzindo economia significativa aos cofres públicos. Tal desempenho deve-se, primordialmente, a existência de equipe responsável, comprometida e de alto nível técnico. Sempre em busca de consecução do fim objetivado nos procedimentos licitatórios. a equipe buscou agir em conformidade com os parâmetros legais, preocupada, especialmente. com preservação do Erário. Age, portanto, com vistas a viabilizar operacionalmente as necessidades desta Secretaria, mas nunca em detrimento da eficiência econômica e legal.

A autonomia decisória concedida à CLI pela chefia do departamento, também foi de fundamental importância para o bom desempenho neste ano. Como é do conhecimento de todos, não é raro que os pedidos de compras cheguem à CLI com indicações de prazos, fornecedores ou de condições exageradas e, muitas vezes, é necessário respaldo hierárquico para realinhar os processos à conduta mais adequada nos termos da lei.

No que diz respeito à operação em si, enumero abaixo as principais diretrizes com que a CLI conduziu os processos licitatórios em 2010:

1) Economicidade: Não são raras as situações que demandam tomada de decisão em que o pregoeiro deve optar entre o valor mais econômico e o atendimento estrito do instrumento convocatório. Extensa pesquisa na jurisprudência da Corte de Contas demonstra que ao preservar o Erário, as decisões do pregoeiro que não atendam estritamente ao Estatuto Licitatório


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são relevadas. Dessa forma, todas as vezes em que são desclassificados os melhores lances, é necessário o esforço do pregoeiro no sentido de trazer, por meio da negociação. a proposta seguinte aos níveis do valor descartado. Diante da impossibilidade de fazê-lo, é determinante que se saiba os valores gastos em contratos atuais e semelhantes e garantir que o preço dos licitantes subseqüentes esteja equiparado. Outro ponto relevante e_que garante a economicidade nas licitações é o estabelecimento de valores unitários e globais máximos. Fruto da pesquisa de mercado, os valores máximos balizam a aceitação da proposta e atestam, de antemão, a boa-fé objetiva do pregoeiro em evitar "jogos de planilha" ou contratação desvantajosas.

2) Diligência: Os pregoeiros têm sido incentivados a agir diligentemente. ou seja, a não tomar decisões que não estejam baseadas em evidências passíveis de verificação e que são juntadas ao processo. Não são raras as visitas à CJ, o pedido de parecer de técnicos e projetistas. a consulta a outros órgãos e, até mesmo, ao TCU. Diante da gama de objetos com que lidamos no decorrer do ano, é fundamental que assim o seja.

3) Atestado de aualificação técnica: No ímpeto de efetuar-se boa contratação. as unidades requisitantes costuma valer-se de exigências habilitatórias excessivas e que não definem a real capacidade de operação do objeto em questão. Dessa forma, é cada vez mais claro que o pedido de um atestado de capacitação técnica que seja bem especificado em edital e que traga em seu bojo a definição de quantitativos (até 50%) e características semelhantes constitui elemento suficiente para eliminar concorrentes despreparados. Além de não prejudicar a competição, tal exigência já encontra jurisprudência pacífica na Corte de Contas.

4) Parcelamento: Há tendência das unidades requisitantes em refutar a possibilidade de parcelamento de objetos que sejam divisíveis e cuja a licitação pro itens seja econômica e tecnicamente viável. Entretanto, licitações únicas têm se tornado cada vez mias vulneráveis diante da exigência legal e, já há alguns anos, sumulada pelo TCU. Todas as vezes em que a unidade opta pelo não parcelamento tem-se exigido justificativa que motive a decisão. Pondera-se a inclusão de estudo técnico e econômico que comprove a impossibilidade do parcelamento.

5) Critério objetivo: Não há regra que não seja previamente sabida por todos que participarão da licitação. Os critério de aceitabilidade da proposta. de presunção de inexequibilidade e de habilitação, se definidos de maneira prévia e objetiva_ garantem a segurança jurídica para os licitantes e para os próprios pregoeiros.

As principais dificuldades encontradas pela CLI na condução dos processos licitatórios em 2010 foram decorrentes de duas ações judiciais. que atrasaram bastante duas prioridades estratégicas do MRE.

Foram impetrados dois mandados judiciais contra decisões de pregoeiros da CLI. ambos com conteúdo similar. Questionavam editais (Tecnologia da Informação do DPR e Modernizacão dos Elevadores da DSG) em que eram solicitados, cumulativamente, dois quesitos de habilitação econômico-financeira: patrimônio líquido de 10% em relação ao valor contratado e índices de liquidez maior ou igual a um. À época, apesar da previsão legal da exigência, houve questionamento sobre a real capacidade financeira dos licitantes: em um dos casos foi determinado judicialmente a participação da CTIS sem o atendimento da exigência; no outro caso, a suspensão do pregão.

Com o advento da IN SLTI 02/2010, tal assunto foi pacificado já que os órgãos do SISG estão obrigados a aplicar. preferencialmente, a habilitação referente aos índices e caso não seja atendida pelo fornecedor, a aplicação de patrimônio líquido mínimo.

No caso do pregão de elevadores, optou-se pelo acolhimento da decisão judicial e a republicação do pregão, decisão que provou-se eficaz, já que não gerou maiores discussões.

Programas de Governo sob a responsabilidade da unidade Não aplicável à natureza jurídica da UJ.

Desempenho Orçamentário/Financeiro Não aplicável à natureza jurídica da UJ.


108


Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos Não aplicável à natureza jurídica da UJ.

ITEM 4 DA PARTE "A" DO ANEXO II DA DN TCU N 107/2010

Informações sobre a movimentação e os saldos de Restos a Pagar de Exercícios Anteriores Não aplicável à natureza jurídica da UJ.


Informações sobre recursos humanos da unidade

Em 2010, treze servidores operaram pregões na SERE, dos quais sete estão lotados na CLI. No âmbito da CLI todos estão capacitados a elaborar editais e a operar pregões eletrônicos, independente do objeto ou da unidade solicitante. Por haver grande correlação entre os procedimentos licitatórios e a matéria dos contratos administrativos, detêm-se, também, conhecimento técnico para prestar orientações sobre gestão contratual.

Considerando que uma vez vinculado a uma unidade gestora, o pregoeiro não opera pregões de outras unidades, constatou-se que, em situação de pico, a CL1 foi solicitada por quatro unidades diferentes. Ao levar-se em conta outros pregoeiros lotados em outras unidades, ocorreram em um mesmo mês pregões de cinco unidades diferentes.

1) Produtividade

Considera-se que nível médio de atividade de um pregoeiro seria de 0,75 pregão por mês, o que possibilitaria o gozo das férias, a participação em missões de 60 dias e, ainda assim, operar 9 pregões em um ano. Entretanto, as taxas de atividades mostram que, ainda, é possível suportar número significativo de pregões. De fato, enquanto na CLI 5 dos pregoeiros apresentaram taxas iguais ou superiores a 0,33 pregões por mês; nas outras unidades, apenas 3 pregoeiros atingiram essa taxa (2 são da DSG). O nível máximo de ocupação atingido por pregoeiro foi 0,58 por mês (CLI) e o mínimo 0,17 por mês.

Se comparamos mês a mês tal taxa, será possível identificar que, exceção feita à novembro, em todos os meses a CLI operou com grau de ociosidade, ou seja, pregoeiros que não operaram naquele mês específico. Ao considerar-se os pregoeiros de outras unidades, pode-se perceber a mesma ociosidade ao longo do ano, exceção feita aos meses de setembro e novembro. No gráfico abaixo, 100% significa que todos os pregoeiros estão ocupados com um pregão; 0% significa ausência de pregões; mais de 100% significa que os pregoeiros fizeram, em média, mais de um pregão no mês.

Depreende-se que há capacidade para se assumir mais licitações no âmbito da CLI e quanto as situações de pico das outras unidades tiveram lugar, exclusivamente, pela chamada a serviço de pregoeiros para operar sessões "ad-hoc - .

2)Ca pa citaçã o

Corno advento das Instruções Normativas expedidas pela SLTI do MPOG. é claro o momento de transição normativa pela qual passam alguns temas específicos na área das contrafações públicas. Terceirização, Tecnologia da Informação.


A.R.

109

Compras Sustentáveis e Obras Públicas são temas cujo o acompanhamento da jurisprudência é fundamental para o bom andamento dos trabalhos desta Coordenação. Nesse sentido, foi dada ênfase ao treinamento e capacitação de pregoeiros, que participaram de vários cursos, em Brasília e em outras cidades do país, durante o ano.

Em 2011, pretende-se cumprir meta de que cada pregoeiro participe de, pelo menos, dois cursos ao longo do ano. Os cursos serão escolhidos de maneira a permitir que a maior gania de competências seja coberta pela CL1, equalizando, na medida do possível, as lacunas de competência da coordenação, de cada servidor e as necessidades oriundas de licitações específicas.

3)Movimentação

Entre maio e novembro, a CLI contou com seis pregoeiros devido à remoção de Oficial de Chancelaria para o Escritório de Representação em São Paulo. Em novembro, foi lotado novo Oficial de Chancelaria, que restitui a lotação original de janeiro. Como foi visto, esta número possibilita o exercício das responsabilidades de maneira confortável, permitindo o gozo de férias e a nomeação para missões ao exterior.

Para o primeiro semestre de 2011, dois Oficiais de Chancelaria apresentaram, intenção de serem removidos em Missão Permanentes para postos no exterior, o que poderá refletir no funcionamento da CLI.

4 Missões

As missões transitórias no exterior têm-se mostrado fator fundamental na manutenção do nível motivacional da equipe. Além desse aspecto, o contato com temas administrativos e contábeis permitirá que a equipe da CLI esteja apta a orientar as licitações feitas pelos postos no exterior, entendendo as nuances, adequações necessárias e dificuldades que se encontram para aplicação da legislação brasileira no exterior. Devidamente capacitados, os servidores da CL1 seriam de grande valia para auxiliar, em conjunto com o SARq, os postos no exterior nos procedimentos mais complexos.

Respeitada fila de precedência estabelecida em comum acordo pela equipe, 3 dos 7 servidores da CLI participaram de Missões Transitórias de 60 dias no ano de 2010. Planeja-se que os demais sigam em MTs no primeiro semestre de 2011, período demonstrado em nosso estudo de sazonalidade ser o mais favorável para a CLI.

5)G ratificação e moradia funcional

Outro fator motivacional decisivo é a designação para GS1STE e a ocupação de moradia funcional. Dispomos de quatro GS1STES para oficiais e urna para assistente. Apenas dois Oficiais de Chancelaria não dispõem de GSISTE, sendo que para uni deles, a gratificação não traria vantagem financeira qualquer, devido já ter alcançado a classe mais alta da carreira. Cumpre esclarecer que, durante as missões transitórias, tem-se substituído o ocupante da GSISTE, quando há servidores que ainda não gozam do beneficio.

Todos dispõem de moradia funcional, como determina a portaria pertinente.


Informação sobre as transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de

parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou

instrumentos congêneres Não aplicável à natureza jurídica da UJ.



110

Declaração da área responsável atestando que as informações referentes a contratos e

convênios ou outros instrumentos congêneres estão disponíveis e atualizadas,

respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais — SIASG e no

Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria — SINCOV Não aplicável à natureza jurídica da UJ.

ITEM 8 DA PARTE "A" DO ANEXO II DA DN TCU N°107/2010

Informações sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei n2 8.730, de 10 de

novembro de 1993, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e

rendas Não aplicável à natureza jurídica da UJ.


Informações sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ Aspectos do sistema de controle interno Avaliação

Ambiente de Controle 1 2 3 4 5 1. Os altos dirigentes da UJ percebem os controles internos corno essenciais à consecução

dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento. X

2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.

X

3. A comunicação dentro da UJ é adequada e eficiente. X 4. Existe código formalizado de ética ou de conduta. X 5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e estão postos em

documentos formais. X

6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.

X

7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades.

X

8. Existe adequada segregação de funções nos processos da competência da UJ. X 9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados

pela UJ. X

Avaliação de Risco 1 2 3 4 5 10.0s objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão formalizados. X 11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e metas da

unidade. X

12.E prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los.

X

13.É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão.

X

14.A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da U.I. ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo.

X

15.0s riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma X


J,

s e 111

escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão. 16.Existe histórico de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades nos processos internos da

unidade. X

17.Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.

X

18.Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade.

X

Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5 19.Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para diminuir os riscos e

alcançar os objetivos da UJ, claramente estabelecidas. X

20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.

X

21.As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nível de beneficios que possam derivar de sua aplicação.

X

22.As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionados com os objetivos de controle.

X

Informação e Comunicação 1 2 3 4 5 23.A informação relevante para UJ é devidamente identificada, documentada, armazenada e

comunicada tempestivamente às pessoas adequadas. X

24.As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas.

X

25.A informação disponível à UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível. X 26.A Informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos grupos e

indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz. X

27.A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura.

X

Monitoramento 1 2 3 4 5 28.0 sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado para avaliar sua

validade e qualidade ao longo do tempo. X

29.0 sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas.

X

30. 0 sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho. Considerações gerais:

LEGENDA

não aplicado no

aplicado no

descrito na afirmativa



Níveis de Avaliação: (1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válido. Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente da UJ.


Informações quanto à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de

bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras Aspectos sobre a gestão ambiental Avaliação Licitações Sustentáveis 1 2 3 4 I. A U.I tem incluído critérios de sustentabilidade ambiental em suas licitações que levem em consideração os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e

X


112

matérias primas. • Se houver concordância com a afirmação acima, quais critérios de sustentabilidade

ambiental foram aplicados? 2. Em uma análise das aquisições dos últimos cinco anos, os produtos atualmente adquiridos pela unidade são produzidos com menor consumo de matéria-prima e maior quantidade de conteúdo reciclável.

X

3. A aquisição de produtos pela unidade é feita dando-se preferência àqueles fabricados por fonte não poluidora bem como por materiais que não prejudicam a natureza (ex. produtos de limpeza biodegradáveis).

X

4. Nos procedimentos licitatórios realizados pela unidade, tem sido considerada a existência de certificação ambiental por parte das empresas participantes e produtoras (ex: ISO), como critério avaliativo ou mesmo condição na aquisição de produtos e serviços. • Se houver concordância com a afirmação acima, qual certificação ambiental tem sido

considerada nesses procedimentos?

X

5. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos que colaboram para o menor consumo de energia e/ou água (ex: torneiras automáticas, lâmpadas econômicas). • Se houver concordância com a afirmação acima, qual o impacto da aquisição desses

produtos sobre o consumo de água e energia?

X

6. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos reciclados (ex: papel reciclado). • Se houver concordância com a afirmação acima, quais foram os produtos adquiridos?

X

7. No último exercício, a instituição adquiriu veículos automotores mais eficientes e menos poluentes ou que utilizam combustíveis alternativos. • Se houver concordância com a afirmação acima, este critério específico utilizado foi

incluído no procedimento licitatório?

X

8. Existe uma preferência pela aquisição de bens/produtos passíveis de reutilização, reciclagem ou reabastecimento (refil e/ou recarga). • Se houver concordância com a afirmação acima, como essa preferência tem sido

manifestada nos procedimentos licitatórios?

X

9. Para a aquisição de bens/produtos é levada em conta os aspectos de durabilidade e qualidade de tais bens/produtos.

X

10.Os projetos básicos ou executivos, na contratação de obras e serviços de engenharia, possuem exigências que levem à economia da manutenção e operacionalização da edificação, à redução do consumo de energia e água e à utilização de tecnologias e materiais que reduzam o impacto ambiental.

X

11.Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem como sua destinação, como referido no Decreto n°5.940/2006.

X

12.Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas entre os servidores visando a diminuir o consumo de água e energia elétrica. • Se houver concordância com a afirmação acima, como se procedeu a essa campanha


X

13.Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas de conscientização da necessidade de proteção do meio ambiente e preservação de recursos naturais voltadas para os seus servidores. • Se houver concordância com a afirmação acima, como se procedeu a essa campanha


X

Considerações Gerais: LEGENDA Níveis de Avaliação:

(1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ.


113 S £


Informações sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ



Informação sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ

1 Não aplicável à natureza jurídica da UJ.

ITEM 13 DA PARTE "A" DO ANEXO II DA DN TCU N2 107/2010

Informação sobre a utilização de cartões de pagamentos do governo federal

Não aplicável à natureza jurídica da U J.


Informações sobre Renúncias Tributárias

1 Não aplicável à natureza jurídica da UJ.

ITEMS 15 E 16 DA PARTE "A" DO ANEXO II DA DN TCU Ng 107/2010

Informações sobre as providências adotadas para atender às deliberações exaradas em

acórdãos do TCU


Denominação completa: Código SIORG Coordenação-Geral de Licitações 77699

Deliberações do TCU


Ordem Processo Acórdão Item Tipo Comunicação Expedida


Informações sobre as providências adotadas para atender às recomendações exaradas em

relatório de auditoria do órgão de controle interno (OCI)



114

Denominação completa: Código SIORG Coordenação-Geral de Licitações 77699

Recomendações do OCI


Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RA Comunicação Expedida



115

MINISTÉRIO DA RELAÇÕES EXTERIORES SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO COORDENAÇÃO DE PATRIMÔNIO

UNIDADE GESTORA 240021


INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO

1) Informações de identificação da Unidade Jurisdicionada

a) Poder e órgão de vinculação ou supervisão: Poder Executivo Federal- Ministério das Relações Exteriores- Administração Direta:

b) Nome completo e denominação abreviada: Coordenação de Patrimônio-CPAT -não possui inscrição no CNPJ;

c) Código SIORG: 000263;

d) Código no LOA: Não se aplica à CPAT

e) Situação operacional: em funcionamento

O Natureza Jurídica: Administração Direta

g) Principal atividade econômica: Não se aplica à CPAT

h) Telefones de contato, endereço Postal: (061) 34119390, 3411 6941 e 34119422; Ministério das Relações Exteriores, Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo II, 8 Andar, CEP 70.170-900, Brasília-DF;

i) Endereço eletrônico: [email protected]

j) Página na Internet: www.mre.gov.br

k) Normas de criação e normas relacionadas à gestão e estrutura: O principal diploma legal que estabeleceu a estrutura organizacional adotada no período foi o Decreto 5.032, de 05 de abril de 2004, que aprova a estrutura regimental do Ministério das Relações Exteriores.

1) Manuais e publicações relacionadas às atividades da unidade: Manual de Patrimônio e Inventário—Revisão 2006

m) Código e nome das unidades gestoras e gestões no Sistema SIAFI: 240021 — Coordenação de Patrimônio.


14t- R.

116

2) Informações sobre o planejamento e gestão orçamentária da unidade, considerando o atingimento dos objetivos e metas físicas e financeiras, bem como as ações administrativas consubstanciadas em projetos e atividades, contemplando:

(a)- Responsabilidades institucionais da unidade: 1-Competência Institucional- Planejamento e supervisão das atividades de administração de patrimônio dos órgãos do Ministério, no País e no exterior. II-Objetivos Estratégicos- Acompanhamento da área Patrimonial dos bens do Ministério no Brasil e no exterior.

(b)-Estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais: A unidade está subordinada à Subsecretaria-Geral do serviço Exterior (SGEX) e tem como principal atribuição o controle patrimonial no âmbito do MRE e das unidades a ele subordinadas, tanto no Brasil como no exterior. 1-Análise do mapa/plano estratégico ou do órgão em que a unidade esteja inserida: não se aplica à CPAT. II- Plano de Ação referente ao exercício a que se referir o relatório de gestão: não se aplica à CPAT.

(c)- Programas sob responsabilidade da unidade I- Execução dos Programas de Governo sob a responsabilidade da UJ: Não se aplica à CPAT

II- Execução física das ações realizadas pela UJ: Não se aplica à CPAT

(d) Desempenho Orçamentário e financeiro I- Programação orçamentária das despesas- A CPAT não lida com recursos financeiros. II- Execução Orçamentárias das Despesas- a CPAT não lida com recursos financeiros III- Indicadores institucionais- Não se aplica à CPAT

3) Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos A CPAT não lida com recursos financeiros

4) Informações sobre a movimentação e os saldos de Restos a Pagar de Exercícios anteriores A CPAT não lida com recursos financeiros.

5) Informações sobre recursos humanos da Unidade, contemplando as seguintes perspectivas:

a) Composição do quadro de servidores ativos: 1 Primeira Secretária 2 Oficiais de Chancelaria 5 Assistentes de Chancelaria

b) Composição do quadro de servidores inativos ou pensionistas: Não há c) Composição do quadro de estagiários: 1-1á quatro estagiários na CPAT. d) Custos associados à manutenção dos recursos humanos: Os contratos dos estagiários são feitos pela Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento (DTA) deste Ministério. e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços: Não se aplica à CPAT f) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos: a Unidade não possui indicadores gerenciais sobre recursos humanos


117

6) Informação sobre as transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência. Não se aplica à CPAT

7) Declaração da área responsável atestando que as informações referentes a contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres estão disponíveis e atualizadas, respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais- SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria- SICONV, conforme estabelece o art. 19 da Lei 12.309, de 9 de agosto de 2010. Não se aplica à CPAT.

8) Informações sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei n 8.730, de 10 de novembro de 1993, relacionadas à entrega e ao tratamento de bens e rendas.

Cópias das minhas declarações de Imposto de Renda são anualmente encaminhadas à Divisão de Pessoal (DP), deste Ministério, que é a responsável pelo seu envio ao TCU.

9) Informações sobre o funcionamentos do sistema de controle interno da UJ, contemplando os seguintes aspectos:

QUADRO A.9.1 - ESTRUTURA DE CONTROLES INTERNOS DA UJ Aspectos doSisteninfle,contiloiernteEno Avalia-Zn% lia'çã-O ,

Ambiente de Controle 1 2 3 4 5 . Os altos dirigentes da UJ percebem os controles internos como essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento.

X

. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.

X

. A comunicação dentro da Ui é adequada e eficiente. X

. Existe código formalizado de ética ou de conduta. X

. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e estão postos em documentos formais.

. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.

X

. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades.

X

. Existe adequada segregação de funções nos processos da competência da UJ.

X

. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados pela UJ.

X

Avaliação de Risco 1 2 3 4 5 . Os objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão formalizados. X . Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e metas da unidade.

X


.4%. R.

118

• É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a conseqüente adoção de medidas para mitigá-los.

X

. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão.

X

. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ, ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo.

X

• Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em urna escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão.

X

•Existe histórico de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade.

X

. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.

X

•Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade.

X

Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5 . Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UJ, claramente estabelecidas.

X

. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.

X

. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nível de beneficios que possam derivar de sua aplicação.

X

. As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionados com os objetivos de controle,

X

lformação e Comunicação 1 2 3 4 5 •A informação relevante para UJ é devidamente identificada, documentada, armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas adequadas.

X

•As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas.

X

• A informação disponível à UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.

X

• A Informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos grupos e indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz.

X

. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura.

X

lonitoramento 1 2 3 4 . O sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado X


119

para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo. . O sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas.

X

. O sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho.

X

nsiderações gerais: A CPAT tem buscado aprimorar o controle relativo à movimentação de bens móveis, em especial na Secretaria de Estado, mediante a elaboração de nova Guia de Transferência de bens e da tempestiva inclusão no patrimônio das movimentações ocorridas.

10) Informações quanto à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, tendo como referência a Instrução Normativa n 1/2010 e a Portaria n 2/2010, ambas da Secretaria de Logística da Informação do Ministério do Planejamento Orçamanto e Gestão e informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados em conformidade com o Decreto n 5.940/2006.

Durante minha gestão, a CPAT não realizou descarte (alienação por abandono) de material de informática. A CPAT realizou doação de material de informática classificado como inservível às instituições indicadas pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do MPOG, para receberem o referido material, no âmbito do Projeto Computadores para Inclusão, estabelecido pelo Governo Federal, no artigo 5° do Decreto 99.658 de 30 de outubro de 1990, que foi alterado pelo Decreto 6.087 de 2007. A CPAT não efetua a aquisição de material permanente ou de consumo, bem como não realiza obras.

11) Informações sobre a gestão de patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como "Bens de Uso Especial", de propriedade da União ou locado de terceiros. A CPAT não gerencia contratos de locação de bens imóveis. A CPAT, ao lado de outras unidades do Departamento de Administração, administra próprios nacionais. Constam, na lista da "Spiunet", da Secretaria de Patrimônio da União, 96 imóveis próprios nacionais na carga desta unidade, conforme relação em anexo.

12) Informações sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, contemplando os seguintes aspectos: a) Planejamento da área: Não se aplica à CPAT b) Perfil dos recursos humanos envolvidos: Não se aplica à CPAT c) Segurança e informação: Não se aplica à CPAT d) Desenvolvimento e produção de sistemas: Não se aplica à CPAT e) Contratação e gestão de bens e serviços de TI: Não se aplica à CPAT

13) Informações sobre a utilização de cartões de crédito de pagamento do governo federal, observando-se as disposições dos Decretos ns 5.355/2005 e 6.370/2088. A CPAT não lida com recursos financeiros.


e

120

14) Informações sobre renúncia tributária, contendo declaração do gestor de que os beneficiários diretos da renúncia, bem como da contrapartida, comprovaram, no exercício, que estavam em situação regular em relação aos pagamentos dos tributos junto à Secretaria da receita Federal-SRFB, ao Fundo de garantia do Tempo de Serviço e à Seguridade Social. Não se aplica à CPAT.

15) Informações sobre as providências adotadas para dar cumprimento às recomendações do TCU ou em relatórios de auditoria do órgão de controle interno a que a unidade jurisdicionada se vincula ou as justificativas para o não cumprimento: I. Número da Decisão ou do Acórdão: Não houve decisões do TCU com relação à CPAT no exercício de 2009 ou 2010. 11) Descrição da determinação ou da recomendação: Não houve recomendações por parte do TCU com relação à CPAT A CPAT tem buscado atender a todas as recomendações da Secretaria de Controle Interno do MRE, conforme explicitado no item 15 do presente Relatório.

16) Informações sobre o tratamento das recomendações realizadas pela unidade de controle interno, caso exista estrutura do órgão, apresentando as justificativas para os casos de não acatamento.

Quadro A.153 - Relatório de cumprimento das recomendações do ORGÃO DE CONTROLE INTERNO

Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Códi. o SIORG Coordenação de Patrimônio 000263

Recomendações do OCI Recomendações expedidas pelo OCI

Ordem Identificação do Relatório de Auditoria

Item do RA Comunic

ação Expedida

1 Não houve recomendações da CISET

no presente exercício.

Memora ndo CISET/ 84, de 7 de maio de 2008, Memora ndo CISET/ 123/QI AU, de 14 de julho de 2008 e Memora ndo


121

CISET/ 186, de 02 de outubro de 2008.


Coordenação de Patrimônio 000263


No do Memorando CISET/84, de 7 de maio de 2008, a Secretaria de Controle Interno indicou os Postos pendentes do envio de seus Inventários Patrimoniais. Bens Imóveis- Até o encerramento dos trabalhos de auditoria, os Postos a seguir não haviam encaminhado à CPAT os inventários de Bens Imóveis. Exercício de 2005- Embaixadas em Bissau e Paramaribo; Consulados em Lagos e Iquitos e Vice-Consulado em Letícia. Exercício de 2006- Embaixadas em Abuja, Bissau, Islamabad, Paramaribo, Quito (CEB) e São José; Consulado em Lagos e Vice-Consulado em Letícia. Exercício de 2007- Embaixadas em Abidjã, Abuja, Assunção, Bissau, Buenos Aires, Copenhague, Dacar, Georgetown, Harare, Maputo, Oslo, Paramaribo, Quito, Riade, Santiago, Viena e Washington. Consulados em Iquitos, Lagos, Montevidéu, Santa Cruz e Santiago. Vice-Consulados em Artigas, Concepción, Guayaramerin, Letícia e Rio Branco. Delegação Brasileira junto à OEA.

Bens Móveis- Com relação aos Bens Móveis, os seguintes Postos deixaram de encaminhar seus inventários: Exercício de 2001: Vice-Consulado em Salto Do Guairã; Exercícios de 2002 e 2003: Vice-Consulado em Santa Elena do Uairen; Exercício de 2005: Consulado em Lagos; Exercício de 2006: Embaixadas em Bissau, Díli, Islamabad, Kingston, Paramaribo e São José. Consulado em Roterdã. Vice-Consulado em Guayaramerim e Escritório de Representação em Ramalá. Exercício de 2007: Embaixadas em Abidjã, Adis Abeba, Ancara, Assunção, Bangkok, Bissau, Buenos Aires, Copenhague, Dacar, Dares Saiam, Díli, Gaborone, Georgetown, Harare, Helsinque, Iaundê, Jacarta, Lomé Lusaca, Malabo, Nassau, Oslo, Paramaribo, Porto Príncipe, Riade, São José, Túnis, Varsóvia, Viena e Washington. Consulados em Córdoba, Houston, Lagos Montevidéu, Vancouver e Zurique. Vice-Consulados em Artigas, Guayaramerin, Puerto Iguazu e Escritório de Representação em Ramalá.


bk-

No Memorando CISET/123/QIAU, de 14 de julho de 2008, a Secretaria de Controle Interno recomendou que, na programação de visitas aos Postos pelos servidores da CPAT, fossem incluídos aqueles pendentes do encaminhamento de seus inventários anteriores ao exercício de 2007. No Memorando CISET/186, de 02 de outubro de 2008, por sua vez, a Secretaria de Controle Interno apontou para a necessidade de adotar providências para sanar as dificuldades relativas à baixa de bens móveis.

Com relação à letra "b" do parágrafo 2 do Memorando CISET/186/QIAU, que sublinha a necessidade de se sanarem as dificuldades encontradas no processo de baixas de bens móveis, informo que a CPAT tem solicitado, quando da baixa de bens no Inventário Geral do MRE, em virtude de sua alienação (por transferência, venda, doação ou outros), que a unidade gestora responsável pela aquisição proceda às respectivas baixas no SIAFI (conta 14.212.00.00)-Bens Móveis.

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Coordenação de Patrimônio Síntese da providência adotada:

Pelas circulares telegráficas 68091, 68092 e 68093, de 15.5.08 e pelas Circtels 69446 e 69447, de 5.9.08, a Coordenação de Patrimônio reiterou aos Postos que se encontravam pendentes quanto ao envio dos Inventários de Bens Imóveis relativos aos exercícios de 2005, 2006 e 2007, a necessidade de seu pronto encaminhamento à SERE. Do mesmo modo, solicitou-se, pelas circulares telegráficas 68089, de 15.5.08, e 69444, de 5.9.08, o encaminhamento à SERE dos Inventários Patrimoniais de Bens Móveis relativos aos exercícios de 2002 a 2006, e, pelas Circtels 67921, de 2.5.08, e 69445, de 5.9.08, o envio dos Inventários Patrimoniais relativos ao exercício de 2007. Pela circular telegráfica n 78392, a CPAT reiterou a necessidade de envio dos Inventários Patrimoniais relativos ao exercício de 2009 aos Postos pendentes.

A CPAT, igualmente, encaminhou, no mês de dezembro de 2008, os seguintes desptels (cópias em anexo) aos Postos que estavam pendentes do envio dos Inventários de Bens Móveis anteriores a 2008: desptel 75, para o Vice-Consulado em Guayaramerin; 114, para Brasemb Malabo; 208, para Brasemb Iaundê; 459, para Brasemb Díli; 468, para Brasemb Dacar; 246 para Brasemb Abidjã, 103, para o Vice-Consulado em Santa Elena; 386, para Brasemb São José e 341, para Brasemb Varsóvia. Pelas circtels 75595, 75596 e 75597, de 27.01.10, solicitou-se aos Postos


123

pendentes do envio dos Inventários de Bens Imóveis relativos exercícios anteriores seu pronto encaminhamento.

Da lista elaborada pelos auditores da CISET, já foi recebido o Inventário de Móveis referente ao exercício de 2001 do Vice-Consulado do Brasil em Salto do Guairá. O Consulado em Lagos já enviou seus Inventários relativos ao exercício de 2005. As Embaixadas em Bissau, Díli, Islamabad, Kingston, Paramaribo, São José, o Consulado em Roterdã e o Escritório em Ramalá, por sua vez, já encaminharam seus Inventários de Bens Móveis referentes ao ano de 2006. Os Inventários de Bens Móveis relativos ao exercício de 2007 das Embaixadas em Abidjã, Adis Abeba, Ancara, Assunção, Bissau, Bangkok, Bissau, Buenos Aires, Copenhague, Dacar, Dar ES Saiam, Díli, Gaborone, Georgetown, Harare, Riade São José, 1'11/lis, Viena e Washington Os Inventários relativos ao exercício de 2007 dos Consulados em Córdoba, Houston, Lagos e Montevidéu, Vancouver e Zurique.já foram, igualmente, recebidos." Os Inventários de Bens Móveis de 2007 dos Vice-Consulados em Artigas, Guyaramerin, Puerto Iguazu e do Escritório em Ramalá foram também recebidos.

Com relação aos Inventários Patrimoniais de Bens Imóveis: foram recebidos da Embaixada em Bissau aqueles relativos aos exercícios de 2004, 2005, 2006 e 2007. O Vice-Consulado em Letícia já encaminhou o Inventário de Bens Imóveis referente ao exercício de 2005. Já foram recebidos os Inventários de Bens Imóveis relativos ao ano de 2006 da Embaixada em Islamabad e do Vice-Consulado em Letícia. Quanto ao exercício de 2007, são os seguintes Postos que não se encontram mais pendentes do encaminhamento de seus Inventários de Bens Imóveis: Embaixada em Assunção, Embaixada em Buenos Aires, Embaixada em Copenhague, Embaixada em Harare, Embaixada em Maputo, Embaixada em Oslo, Embaixada em Riade, Embaixada em Santiago, Embaixada em Viena, Embaixada em Washington; Consulados em Iquitos, Lagos, Montevidéu, Santa Cruz e Santiago; Vice-Consulados em Artigas, Concepción, Letícia, Rio Branco e Delbrasupa.

Com relação ao exercício de 2008, a CPAT reiterou aos Postos a necessidade de envio de todos os Inventários Patrimoniais (Móveis e Imóveis) pela Circtel 73409 de 7.8.09. Pelas Circtels 75594, 75595, 75596 e 75597, de 27.01.10, foi solicitado aos Postos pendentes do envio dos Inventários de Bens Imóveis relativos exercício de 2005, 2006, 2007 e 2008 seu pronto encaminhamento.

De acordo com o item 28 do Manual de Patrimônio e Inventário, a DAEX tem sido instruída a reter os recursos da dotação CAP de todos os Postos que se encontram pendentes do encaminhamento dos Inventários Patrimoniais.


;

•

E. 124

Já foram incluídos, na programação de visitas aos Postos por parte de servidores da Coordenação de Patrimônio, aqueles pendentes de encaminhamento de seus Inventários de anos anteriores. A CPAT realizou Missão de Orientação e Verificação Patrimonial nos seguintes Postos durante o ano de 2010: Embaixadas em Bangkok, Dacar, Astana, DM, Gaborone, Quito, Pretória, Abidjã, Praga, Consulados em Lagos e Puerto Suarez e Vice-Consulados em Guayaramerin e Rio Branco.

Com relação à letra "b" do parágrafo 2 do memorando CISET/186/QIAU, que sublinha a necessidade de se sanarem as dificuldades encontradas no processo de baixa de bens móveis, informo que a CPAT tem solicitado, quando da baixa de bens no Inventário Geral do MRE, em virtude de sua alienação (por tansferência, venda, doação ou outros), que a unidade gestora responsável pela aquisição proceda às respectivas baixas no SIAFI (conta 14.212.00.00)-Bens Móveis. A esse respeito, encaminho em anexo cópias de pedidos de baixa no SIAFI, enviados pela CPAT, às unidades gestoras responsáveis.


A CPAT tem buscado seguir de forma rigorosa as orientações da CISET e tem empreendido esforços significativos no sentido de garantir o encaminhamento dos Inventários Patrimoniais de todos os Postos. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Muitos Postos alegam que a ausência de pessoal prejudica a elaboração dos Inventários Patrimoniais- questão que a Coordenação de Patrimônio não pode solucionar. Na CPAT, igualmente, a insuficiência de lotação contrasta com o crescente volume de trabalho.

17) Outras informações consideradas, pelos responsáveis, relevantes para demonstrar a conformidade e o desempenho da gestão no exercício.

Durante o ano de 2010, a CPAT realizou o acompanhamento da área patrimonial dos Postos no Exterior, a fim de que os inventários encaminhados no início do corrente ano pudessem refletir de maneira correta a situação patrimonial de todas as Repartições. Tal atividade compreende o acompanhamento detalhado dos inventários, com a autorização de incorporações e baixas de, pelo menos, dois inventários por Posto: Chancelaria e Residência. Como conseqüência, a troca de expedientes oficiais foi intensa, ademais de atendimento a consultas informais por e-mail e telefone. Estas últimas, em épocas que se aproximam à finalização de prazos previstos no Guia de Administração dos Postos, ultrapassam dezesseis por dia.

O número de expedientes trocados no exercício de 2010 está apresentado no quadro a seguir:


8

125

TIPO DE EXPEDIENTES TOTAL Telegramas 3.242 Despachos Telegráficos 2.650 Variações Patrimoniais 1.480 Variações Patrimoniais Corrigidas 60 Telegramas de Solicitação de Baixas 901 Despachos Telegráficos com Autorizações de Baixas 853

No Brasil, em cumprimento às determinações legais que disciplinam o tema de patrimônio, a Coordenação de Patrimônio tem acompanhado as movimentações de bens dentro da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Do mesmo modo, tem coordenado, no final do exercício de 2010, o levantamento físico anual de todas as unidades desse Ministério. Ademais, tem buscado cobrar dos Escritórios Regionais e Comissões Demarcadoras de Limites o cumprimento da legislação federal sobre o assunto.

Brasília, 28 de fevereiro de 2011.

(Maria Tereza Moraes de Souza Bacellar) Coordenadora de Patrimônio


126

MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

RELATÓRIO DO EXERCÍCIO DE 2010

1. Identificação do(s) programa(s) governamental(is) registrado(s) no SIGPLAN, quando aplicável; e/ou das ações administrativas do plano de ação do período de que tratam as contas;

1264 — Relações e Negociações do Brasil no Exterior e Atendimento Consular

1.2 Descrição do objetivo geral, objetivos específicos e beneficiários;

O Programa 1264 se insere nas atribuições gerais do Serviço Exterior de representar o Brasil, negociar interesses brasileiros perante Estados estrangeiros e organizações internacionais e informar o Governo brasileiro sobre a evolução político-econômica internacional, bem como de proteger os interesses e os direitos dos nacionais brasileiros no exterior, em consonância com as legislações do Brasil e dos países onde a assistência é prestada.

1.3 Avaliação do resultado, indicando causas de sucesso ou insucesso;

No exercício de 2010, todas as atribuições do Serviço Exterior observaram incremento. Em relação à Representação do país junto a Estados estrangeiros e a Organizações Internacionais, foram abertas sete Embaixadas (em Basse-Terre, Kingstown, Nicósia, Nouakchott, Roseau, Tirana e Yangon); três Consulados-Gerais (em Bruxelas, Cantão e Washington); foi aberta ainda a Delegações do Brasil Junto às Organizações Internacionais sediadas em Londres (REBRASLON); totalizando onze novos Postos. No que se refere à Assistência Consular, o Sistema Consular Integrado (SCI) foi concluído e implantado nos Postos no Exterior. Os servidores de todos os Postos receberam treinamento presencial e as várias modalidades do SCI estão sendo tornadas obrigatórias gradualmente de forma a não criar urna situação de interrupção abrupta dos trabalhos. O SCI, contudo, é submetido a processo de constante aprimoramento e ajustes. Seu desenvolvimento passa pelo continuado processo de inclusão de novos módulos de serviço. A avaliação do projeto de modernização da rede consular é positiva, na medida em que o SCI garantiu a generalização da utilização de métodos modernos que ampliaram a segurança do sistema, a qualidade dos documentos produzidos e tem permitido a apreensão de inúmeros documentos falsificados no decorrer do ano. Foram previstos no Orçamento de 2011 R$ 35.000.000,00 para a execução das metas no Brasil e no exterior.

1.3.1 Disfunção estrutural ou situacional que prejudicou ou inviabilizou o alcance dos objetivos e metas;

Os principais obstáculos ao atingimento completo dos objetivos propostos foram a indisponibilidade de pessoal e de recursos, as dificuldades inerentes aos sistemas, em especial, ao SCI, e a inadequação das instalações existentes à nova realidade consular.

1.3.2 Medidas implementadas e/ou a implementar para tratar as causas de insucesso; e


127

Gestões de alto nível para preencher os claros de lotação na Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX) e na Divisão das Comunidades Brasileiras no Exterior (DAC).

Está prevista a criação de um novo Núcleo de Assistência a Brasileiros (NAB), no âmbito da Divisão das Comunidades Brasileiras no Exterior (DAC), o qual contaria, entre outros recursos, com sistema de "cal' center" para atendimento a chamadas e com a possibilidade de geração de relatórios digitalizados de acompanhamento de cada caso.

1.3.3 Responsáveis pela implementação das medidas.

As Subsecretarias-Gerais do Serviço Exterior e das Comunidades Brasileiras no Exterior, por intermédio da Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX) e da Divisão das Comunidades Brasileiras no Exterior (DAC).

1.4 Indicadores ou parâmetros usados para a avaliação;

Utilizam-se como parâmetros para a avaliação o número de brasileiros no exterior que são assistidos a cada 1.000 brasileiros no exterior; o número de países onde o Brasil possui representação diplomática permanente em relação ao total de países com que mantém atividade diplomática e o número de Organizações Internacionais nas quais está representado sobre o número de Organizações Internacionais de interesse do Brasil.

1.5 Metas físicas e financeiras previstas na Lei Orçamentária e registradas no SIGPLAN, quando aplicável, e/ou pactuadas com o supervisor ministerial para o período sob exame nas contas;

AÇÃO META FINANCEIRA (R$) META FÍSICA 6094 - Relações e Negociações com a África do Sul, Nigéria e demais Países da África, exceto os de Língua Oficial Portuguesa

35.000.000 40 postos mantidos

de representação

6098 - Relações e Negociações com a China, índia, Japão e demais Países da Ásia e Oceania


de representação

6099 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas - ONU

18.000.000 1 posto mantido

de representação

6100 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas para Agricultura e Alimentação - FAO


de representação

6103 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura - UNESCO


de representação

6109 - Relações e Negociações com a Organização dos Estados Americanos - OEA


de representação

6105 - Relações e Negociações com a Organização Mundial do Comércio - OMC


de representação

6096 - Relações e Negociações com a Rússia e os Países Europeus Não-Membros da União Européia


de representação

6091 - Relações e Negociações com Angola, Moçambique e demais Países Africanos e Asiático de Língua Portuguesa


de representação

6102 - Relações e Negociações com as 21.000.000 3 postos de representação


Organizações Sediadas em Genebra mantido 6092 - Relações e Negociações com Cuba e os demais Países da América Central e do Caribe

21.000.000 21 postos de representação mantidos

6095 - Relações e Negociações com os Países do Oriente Médio


6093 - Relações e Negociações com os Países do Tratado de Cooperação Amazônica e no Departamento Ultramarino da Guiana Francesa


6128 - Relações e Negociações com os Países-Membros da União Européia


6284 - Relações e Negociações com os Países-Membros do Mercado Comum do Sul - MERCOSUL e Associados


6090 - Relações e Negociações com os Países-Membros do Tratado de Livre Comércio da América do Norte - NAFTA


6101 - Relações e Negociações no Âmbito dos demais Organismos Internacionais Sediados na Europa

9.000.000 1 posto de representação mantido

6107 - Relações e Negociações no Âmbito dos demais Organismos Internacionais Sediados nas Américas

5.000.000 1 posto de representação mantido

6081 — Atendimento Consular 40.000.000 Não se aplica 2529 — Assistência Consular a Brasileiros 4.000.000 7.000 atendimentos

1.6 Metas fisicas e financeiras realizadas.

AÇÃO META FINANCEIRA (R$) META FISICA 6094 - Relações e Negociações com a África do Sul, Nigéria e demais Países da África, exceto os de Língua Oficial Portuguesa


de representação

6098 - Relações e Negociações com a China, índia, Japão e demais Países da Ásia e Oceania


de representação

6099 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas - ONU


de representação

6100 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas para Agricultura e Alimentação - FAO


de representação

6103 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura - UNESCO


de representação

6109 - Relações e Negociações com a Organização dos Estados Americanos - OEA


de representação

6105 - Relações e Negociações com a Organização Mundial do Comércio - OMC


de representação

6096 - Relações e Negociações com a Rússia e os Países Europeus Não-Membros da União Européia


de representação

6091 - Relações e Negociações com Angola, Moçambique e demais Países Africanos e Asiático de Língua Portuguesa


de representação

6102 - Relações e Negociações com as 12.458.855 3 postos de representação

128


tft

3/ fl 129

' S E

Organizações Sediadas em Genebra mantidos 6092 - Relações e Negociações com Cuba e os demais Países da América Central e do Caribe


6095 - Relações e Negociações com os Países do Oriente Médio


6093 - Relações e Negociações com os Países do Tratado de Cooperação Amazônica e no Departamento Ultramarino da Guiana Francesa


6128 - Relações e Negociações com os Países-Membros da União Européia


6284 - Relações e Negociações com os Países-Membros do Mercado Comum do Sul - MERCOSUL e Associados


6090 - Relações e Negociações com os Países-Membros do Tratado de Livre Comércio da América do Norte - NAFTA


6101 - Relações e Negociações no Âmbito dos demais Organismos Internacionais Sediados na Europa


6107 - Relações e Negociações no Âmbito dos demais Organismos Internacionais Sediados nas Américas


6081 — Atendimento Consular 2529 — Assistência Consular a Brasileiros 3.562.702 33.614 atendimentos

2. Indicador ou parâmetro utilizado para avaliar o desempenho da gestão institucional sob exame de contas;

O Programa 1264 possui três indicadores para avaliar o desempenho de sua gestão. Considerando que cada um deles diz respeito a uma esfera especifica das atividades, a análise será feita em separado:

Coeficiente de Assistência a Brasileiros no Exterior

2.1 Descrição (o que pretende medir) e tipo de indicador (de Eficácia, de Eficiência ou de Efetividade);

Não se aplica.

2.2 Fórmula de cálculo e método de medição;

Não se aplica.

2.3 Responsável pelo cálculo/medição:

Não se aplica.

2.4 Avaliação do resultado, indicando as causas de sucesso ou insucesso


130

2.4.1 Disfunção estrutural ou situacional que prejudicou ou inviabilizou o alcance dos objetivos e metas colimados;

Contribuiu para a consecução parcial daquele objetivo a indisponibilidade de pessoal, em conjunto com as dificuldades inerentes ao novo sistema, visto ter sido necessário reformular o sistema de comunicação de dados, de forma a garantir a segurança da transmissão das informações, bem como a incorporação nos programas de correções, adequações e melhorias.

2.4.2 Medidas implementadas e/ou a implementar para tratar as causas de insucesso; e Responsáveis pela implementação das medidas.

Gestões de alto nível junto à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior - SGEX, com o objetivo

de solucionar os claros de lotação da Subsecretaria-Geral das Comunidades Brasileiras no Exterior;

trabalho conjunto com o Serviço Federal de Processamento de Dados — SERPRO, visando a solução

dos problemas apresentados ria implantação dos novos sistemas, com a verificação constante das

alterações realizadas. SERPRO, Divisão de Documentos de Viagem, Núcleo de Modernização da

Subsecretaria-Geral das Comunidades Brasileiras no Exterior, unidades da SERE nas áreas Consular e

de Pessoal.

Taxa de Relacionamento Diplomático com Estados estrangeiros


O número de países onde o Brasil possui representação diplomática permanente. Caracteriza-se como de indicador de Eficácia, pois se baseia no número de representações abertas em relação ao número de Postos previstos.


Relação percentual entre o número de países onde o Brasil possui representação diplomática e o total de países que mantém atividade diplomática.

2.3 Responsável pelo cálculo/medição;

A medição do indicador, bem como a inserção dos dados no SIGPLAN, é feita no âmbito da Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX).


Esse indicador mostra que a maioria dos Postos cuja abertura estava prevista para ocorrer em 2010 foi efetivamente aberta.


131


A abertura de um Posto depende de Decreto Presidencial, o que foge da alçada do Ministério das Relações Exteriores.


Acompanhamento permanente da situação política dos países de modo a avaliar a possibilidade de missão de abertura de Posto.

Taxa de Representação do Brasil em Organismos Internacionais


O número de Organizações Internacionais nas quais o Brasil está representado. Caracteriza-se como de indicador de Eficácia, pois se baseia no número de representações abertas em relação ao número de Postos previstos.


Número de Organizações Internacionais nas quais o Brasil está representado sobre o número de Organizações Internacionais de interesse do Brasil.

2.3 Responsável pelo cálculo/medição;

A medição do indicador, bem como a inserção dos dados no SIGPLAN, é feita no âmbito da Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX).


Esse indicador mostra que a Representação do Brasil junto a Organismos Internacionais cuja abertura estava prevista para ocorrer em 2010 (REBRASLON) foi efetivamente aberta.






MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES COORDENAÇÃO-GERAL DE ORÇAMENTO E FINANÇAS

Unidade Jurisdicionada: Subsecretaria -Geral do Serviço Exterior

Unidade Gestora:

2400.05 — Coordenação — Geral de Orçamento e Finanças

Objetivo da Auditoria: Tomada de Contas Anual

Exercicio: 2010

A — Declaração do Contador Responsável (item 01)

A-I - Plena

Declaro que os demonstrativos contábeis constantes do Sistema Siafi (Balanço Orçamentário, Financeiro e Patrimonial e a Demonstração das Variações Patrimoniais, previstos na Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964) refletem a adequada situação orçamentária, financeira e patrimonial da unidade jurisdicionada que apresenta Relatório de Gestão.

Estou ciente das responsabIidades civis e profissionais desta declaração.

Brasília/ 25 de janeiro de ...2011

PaulimarAlvesjl.. ouza Técnico de Finanás e Controle

CRC-DF .458

29




Unidade Gestora:

2400.09 — Departamento do Serviço Exterior

Objetivo da Auditoria: Tornada de Contas Anual

Exercício: 2010


A-I - Plena

Declaro que os demonstrativos contábeis constantes do Sistema Siali (Balanço Orçamentário, Financeiro e Patrimonial e a Demonstração das Variações Patrimoniais, previstos na Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964) refletem a adequada situação orçamentária, financeira e patrimonial da unidade jurisdicionada que apresenta Relatório de Gestão.

Estou ciente das responsa ilidades civis e profissionais desta declaração.

Brasília', 25 de janeiro de 2011

-

(4- Pflau imar Alves • - ' e za Técnico de Finanç. s e'Controle

CRC-DF 1.458 / ;

TjT




Unidade Gestora:

2400.10 — Departamento de Comunicações e Documentação


Exercício: 2010

A —Declaração do Contador Responsável (item 01)

A-I - Plena

Declaro que os demonstrativos contábeis constantes do Sistema Siafi (Balanço Orçamentário, Financeiro e Patrimonial e a Demonstração das Variações Patrimoniais, previstos na Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964) refletem a adequada situação orçamentária, financeira e patrimonial da unidade jurisdicionada que apresenta Relatório de Gestão.

Estou ciente das responsp ilidades civis e profissionais desta declaração.

Brasi9 , 25 de janeiro de 2011 ,

/

Pau limar A lv '7, e Luza Técnico de FinEafç.s e Controle

CRC- F 3.458

-4 /



Unidade Jurisdicionada: Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior

Unidade Gestora: 2400.13 — Divisão de Serviços Gerais


Exercício: 2010


A-I - Plena

Declaro que os demonstrativos contábeis constantes do Sistema Siafi (Balanço

Orçamentário, Financeiro e Patrimonial e a Demonstração das Variações Patrimoniais, previstos na Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964) refletem a adequada situação orçamentária, financeira e patrimonial da unidade jurisdicionada que apresenta Relatório de Gestão.

Estou ciente das respons ilidades civis e profissionais desta declaração.

Brasili ,á, 25 de janeiro de 2011

CeÁ- gt-t Ot Paulimar Alves/d ouza

Técnico de Finan as e Controle CRC-D 3.458

Fl.: 1


ministÉrio das relaÇÕes exteriores … · temas de política externa brasileira. ao mesmo tempo,...

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