MINI-CURSO DE EVENTOSProfessoras:Luany Silva Bueno e Kelma Lemos Freire

PERGUNTAS

O que so Eventos?Evento pura e simplesmente uma festa? Uma reunio de pessoas?Quem nunca participou de um evento na vida?Para que serve os eventos?O que preciso saber para Organizar um Evento? Qual o segredo do sucesso de um Evento?

CONCEITOSEVENTO (Discionrio Aurlio)1. QUALQUER ACONTECIMENTO RELATIVAMENTE IMPORTANTE. 2. EVENTUALIDADE. 3. REUNIO SOCIAL

EVENTO (Segundo alguns autores)Os conceitos para Eventos so muitos, desde as mais simples as mais complexas citaes:Seleo de pblico alvo e agrupamento em determinado local, ambiente e horrio, onde todos os interessados estaro sintonizados no mesmo interesse. Nakane ( 2000:5) Todo acontecimento fora da rotina, que tem local, data, hora e objetivo definido. Vilma Bolssoni (1999) A origem da palavra eventos vem do termo eventual, o mesmo que casual, um acontecimento, que foge rotina e sempre programado para reunir um grupo de pessoas. (CAMPOS, WYSE & ARAJO, 2002).

O UNIVERSO DOS EVENTOS

Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interao entre seus pares, entre os instrumentos de maior utilizao para atingir sua sociabilidade est o Universo de Eventos.Nos ltimos 10 anos, tanto as empresas como os organizadores de eventos se multiplicaram;As empresas e a comunidade em geral investem cada vez mais na realizao e promoo de eventos;Estamos aprendendo a viver e nos relacionarmos atravs dos eventos.Estamos prximos de uma sociedade de eventos.

O MERCADO DE EVENTOS A Indstria do entretenimento a que mais cresce no mundo. Ela envolve esporte, show bizz, lazer, cultura, sade, viagem, com vasto arsenal de produtos, servios e merchandising. Nos Estados Unidos, responde por 18% do PIB.

O FUTURO DO EMPREGO DELA. Joelmir Beting

HISTRIA DOS EVENTOS

Antigo Egito: cerimnias oficiais e religiosas, abrangia a vida do fara, sua corte e as honras pstumasNa China: Os chineses foram os grandes mestres no assunto. O Cerimonial chins foi bsico na formao da ordem social da civilizao mais perfeita do passadoCivilizao Greco-Romana: A mitologia grega e as competies esportivas

HISTRIA DOS EVENTOS

Idade Mdia: Cerimonial cheio de ostentao, principalmente, nas cortes feudais da Itlia, na ustria, na Espanha e na Frana. Na Frana, poca dos reis, a etiqueta foi muito apurada. Representaes Teatrais, Congressos, Conferncias, principalmente aps a queda do Imprio Romano no Sc. V.Revoluo industrial: Intensificam a organizao dos eventos tcnicos/cientficos: mesas redondas, congressos, painis e outros.

O PAPEL DE QUEM ORGANIZA UM EVENTOPALANEJAMENTO: Estabelecimento de um esquema orientador (tarefas futuras), levantamento de necessidades.ORGANIZAO: o agrupamento lgico das tarefas.DIREO: Tomada de deciso entre diversas alternativas; Delegao de tarefas; Coordenao das atividades individuais.CONTROLE: Superviso, verificao da execuo do plano, correo dos desvios em busca dos objetivos do seu evento.

Palavras Chaves: Tcnica, Criatividade, Bom Senso, Dedicao, Controle e Acompanhamento

NOES DE ORGANIZAO E PLANEJAMENTO O QUE UM EVENTO? - um fato: tem local, data, horrio, incio e fim; - Deve ser marcante, gerar emoes; - Deve ser um acontecimento (virar notcia).

INGREDIENTES INDISPENSVEIS AO EVENTO: 1- Msica 2- Comida 3- Emoo 4- Novidade 5- Virar notcia

PERGUNTO: QUAL O EVENTO QUE CONSEGUE REUNIR TODOS ESTES INGREDIENTES?

O CIRCOO Circo provavelmente a arte de espetculos de entretenimento mais antiga do mundo. H cerca de 5.000 anos, pinturas onde aparecem acrobatas, contorcionistas e equilibristas, foram descobertas na China, partindo da uma hiptese do surgimento da arte circense. Naquela poca, a acrobacia era utilizada como forma de treinamento para os guerreiros, pois gerava agilidade, flexibilidade e fora.

Origem: Wikipdia, a enciclopdia livre.

CARACTERSTICAS DE UM EVENTO:O evento como um fato; tem data e horrio de incio e fim.(planejamento). O evento como um acontecimento que gera sensao; criatividade, gera emoes, algo novo,clima do eventoO evento como notcia; O sucesso do evento faz dele notcia na mdia e bom para o patrocinador, promotor , participante e organizador.

O QUE AS PESSOAS ESPERAM DE UM EVENTO?

PARTICIPAO: Envolvimento, Interatividade, Entretenimento.

EMOO: Surpresa, Novidade, Atrao.

FANTASIA: Tema, Sonhos, Decorao.

REALIZAO: Satisfao, Objetivo.

PLANEJAMENTODICA:

NUNCA PLANEJE UM EVENTO PARA QUE ELE SEJA MAIS OU MENOS BOM. PLANEJE UM SHOW DIGNO DA BROADWAY, E SE TUDO SAIR ERRADO, AINDA ASSIM VOC TER UM GRANDE EVENTO.

PLANEJAMENTO E GESTO DE EVENTOSSugerimos que voc divida o tempo destinado organizao do evento em 7Fases distintas:PlanejamentoCriao ProduoAoPr-eventoRealizao Ps-evento

O QUE PRECISO AVALIAR?PERFIL DO EVENTO: Com a elaborao doperfil voc adquire informaes suficientes paragerar o planejamento e oramento preliminar doseu evento.

1- O EVENTO:LocalPossveis DatasTempo de duraoTipo de ventoObjetivo

2- CONVIDADOS/PBLICO: Quem sero seus convidados; Onde vai encontr-lo (tipo de convite); Nmero esperado de convidados; Preo aproximado por pessoa (inscries).

3- EVENTOS ANTERIORES:O que deu certo e o que deu errado;Nmero de participantes que compareceram.

4- OS RECURSOS FINANCEIROS:Qual o caixa disponvel;

5- O LOCAL DO EVENTO:Ambiente: Salo, Chcara, Igreja, Clube, rea de Lazer, Hotel, Bares e Restaurantes, Ginsios, Ruas e outros.

Objetivo do evento x localAmbiente propcio para o eventoLocalizaoInfra estruturaFatores Sazonais que podem atrapalhar

O Local do evento mais uma cincia do que uma arte.

6- PROGRAMAO:Solenidades;Caf da manhCoffee-break;Almoos;Jantares;Atividades de lazer;Etc.

ATENO:DURANTE A ELABORAO DESTA ETAPA/PROGRAMAO PROCURE REALACIONAR TODOS OS ITENS SOBRE OS QUAIS INCIDEM CUSTOS E JAMAIS DEIXE DE RELACIONAR LOGSTICA NECESSRIA, POIS PODER INVIABILIZAR SEU EVENTO FINANCEIRAMENTE.

AS FORAS DETERMINANTES DA EXCELNCIA EM EVENTOS

1- BRIEFING/PERFILAvaliao de Objetivos, necessidades, Prazos e Recursos

2 - PLANEJAMENTO Variveis Controlveis: aes, pessoa responsvel, recursos e cronograma/tempo.

Variveis Incontrolveis:cenrios adversos e plano de contingncia.

AS FORAS DETERMINANTES DA EXCELNCIA EM EVENTOS

3 SELEO DE FORNECEDORES Habilidade tcnica, reputao, responsabilidade e comprometimento.

4 - PROFISSIONALISMO Gerenciamento de fornecedores, controle, transparncia, padro de qualidade compatvel com o mercado.

PEQUENOS EVENTOS E DATAS COMEMORATIVAS DE 2007FEVEREIRO 20 CarnavalMARO 08 Dia Internacional da MulherABRIL 08 - Pscoa MAIO 13 - Dia das MesJUNHO 13 Dia de Santo Antnio; 24 Dia de So Joo; 29 Dia de So PedroAGOSTO 11 Dia do Estudante; 12 Dias dos Pais; 22 Dias do FolcloreSETEMBRO 07 Dia da Independncia do BrasilOUTUBRO - 15 Dia do ProfessorNOVEMBRO 02 Dia de FinadosDEZEMBRO 25 Dia do Natal

CLASSIFICAO DOS EVENTOSCATEGORIA: Particular, Institucional ou promocional.TIPOLOGIA: Artstico, Cientfico, Cultural, Folclrico, Educativo, Cvico, Poltico, Governamental, Empresarial, Lazer, Social, Desportivo, Religioso, Beneficente e Turstico.DEFINIO E FINALIDADE: Ch, Jantar, Almoo, Brunch, Caf Colonial, Reunio, Palestra, Encontro, Feira, Exposio, Show, Excurso, Jantar Danante, Baile e outros.

A MODA AGORA :

Casamentos;Aniversrio de Bodas;Aniversrio de Casamento;Quinze Anos;Ch de Beb;Ch de Panela;Batizados;Festas e Comemoraes em Geral.

TIPOLOGIA DE EVENTOSNo existe nenhuma rea na qual a atividade de eventos no possa ser desenvolvida, mas considerando as data comemorativas do nosso curso temos:SOCIAL visa confraternizao (aniversrio, bodas, chs, despedidas); CUNHO RELIGIOSOPscoa - Festa crist que celebra a ressurreio de Jesus CristoFesta Junina: origem em pases catlicos da Europa e, portanto, seriam em homenagem a So Joo Natal - solenidade crist que celebra o nascimento de Jesus Cristo FOLCLRICO / CULTURALCarnaval festas, divertimentos pblicos, bailes de mscaras e manifestaes folclricas. COMEMORATIVOS (datas fixas) Dia das Mes, do Pais, da mulher etc

DECIDINDO FAZER UM EVENTOMARCAR A DATARESERVAR O LOCALLISTA DE CONVIDADOS E CONVITESCOMPRAR INGREDIENTES OU CONTRATAR SERVIOS/FORNECEDORESFAZER O JANTARCOLOCAR A CASA EM ORDEMESTAR NO LOCAL PARA RECEBERREALIZAR O EVENTO (Jantar, Almoo, Coquetel etc.)DESPERDIR DOS CONVIDADOSRESULTADO FINAL (Entregar Materiais. Local etc.)

PLANEJANDO AS ATIVIDADESPara qualquer projeto deve-se:Listar as atividades e relacionar as suas dependncias;Estima-se a durao de cada atividade (horas, dias, etc.)Otimizar e executar:

DICAS IMPORTANTESAteno Ao Tempo Certo De Convidar:Almoo familiar 1 semana a 10 dias de antecednciaAlmoo social 10 dias de antecednciaAlmoo de negcios 10 a 15 dias de antecednciaCaf da Manh ou Brunch 10 dias de antecednciaJantar informal 10 a 15 dias de AntecednciaAniversrios 10 dias de antecednciaCoquetel 15 a 20 dias (2 a 3 semanas) de antecednciaJantares sociais (formal) 20 dias (3 semanas) de antecednciaJantar de formatura, noivado, bodas, jubileu ou aniversrio especial (50 e 80 anos) 20 a 30 dias (3 a 4 semanas) de antecednciaFim de semana prolongado na casa de praia ou de campo 20 a 30 dias (3 a 4 semanas) de antecednciaCasamento 30 a 40 dias (6 semanas) de antecednciaBailes 40 dias (6 semanas) de antecedncia.

ORDEM DE PRECEDNCIA

CARDPIO E QUANTIDADESAteno ao seu oramento:Arroz 30 a 50gr p/ pessoaBolo/Torta 70% dos convidadosCerveja 1 p/ pessoaChampanhe 1 p/ 3 pessoaChurrasco ou feijoada 350gr p/ pessoaCamaro grado 65gr p/ pessoaFrango 200gr p/ pessoaPeixe - 180gr p/ pessoaBatata (limpa s/ casca) 100gr p/ pessoaMassas (com acompanhamento) 150gr p/ pessoaRefrigerante 10 garrafas (2l) p/ 50 pessoasSalgadinho 6 a 10 p/ pessoaSorvete 1 bola p/ pessoaUsque 1 garrafa p/ 10 pessoasVinho 1 garrafa p/ 4 pessoas

Cardpio para almoo ou jantarOrdem Dos Pratos de um Almoo ou JantarEntradas;Sopas, Cremes, Massas;Peixes, Crustceos, Moluscos;Aves;Carnes;Sobremesas;Caf;Licor;Chocolate.

Caf da manhSucos, Frutas;Cereais, Iogurtes;Pratos Salgados;Frios, Pes;Biscoitos, Gelias Caf, Leite e Ch.

Cardpio para outros eventosChs : Horrio: 16 s 17 horasDoces: Bombons, Folheados, Croassants.LeiteTorta doce e salgada (interia)CafChocolate quente/ChCoffee Break: Horrio: 9 e 30 s 11 horasQuitandas (bolos,etc)SucosCaf/LeiteCoffee Break:Horrio 15 s 17 horasQuitandas(menos bolo)Salgados assados (evite as frituras)RefrigerantesHappy Hour Horrio: 17 e 30 s 18 horas (acrscimo de 30 minutos)Tem frios em geralBebidas alcolicas(cerveja, vinho)Salgados quentes (poucos) se no vira coquetelPats

O SEGREDO DO SUCESSO

Seja qual for o seu evento, usando-se as tcnicas que aprenderam, criatividade, bom senso, dedicao e um contnuo acompanhamento de todas as etapas existentes na realizao de um acontecimento especial, no h erro, o sucesso o resultado certo.

BIBLIOGRAFIABRITTO, Janana e FONTES, Nena. Estratgias para eventos: uma tica do marketing e do turismo. So Paulo, SP: Aleph, 2002. CAMPOS, Luiz Cludio, WYSE, Nely e ARAJO, Maria Luiza da Silva. Eventos: Oportunidade de novos negcios. Rio de Janeiro, RJ: Senac Nacional, 2000. CAIXETA, Nely. A exploso do turismo. Exame, So Paulo, SP: maro, 2001, p.40-59. GONALVES, Fabiana. Nichos do o tom no mercado. Turismo em Nmeros, So Paulo, SP: ano 2, edio n17/2003, p.14-21. OLIVEIRA, Antnio P. Turismo e desenvolvimento: planejamento e organizao. So Paulo, SP: Atlas, 2000. PRANDI, Daniela. Abertura econmica impulsiona mercado. Correio Popular, Campinas, SP: Caderno Hotis e Convenes, 20 de maro de 2003, p.02. _______________. Em Campinas, eventos garantem 70% da ocupao. Correio Popular, Campinas, SP: Caderno Hotis e Convenes, 20 de maro de 2003, p.02. SEBRAE (Servio Brasileiro de apoio as micro e pequenas empresas). I Dimensionamento econmico da indstria de eventos no Brasil. So Paulo, SP: Revista dos eventos, 2001.

MOS OBRAForme grupos de trabalho.Escolha um evento de interesse.Defina: categoria, tipologia e finalidade.Monte seu projeto:Apresentao, Objetivo, Pblico alvo, Nmero de participantes, Local, Data, Horrio, Atividades, Aes necessrias, Levantamento de custos, Servios que sero contratados (convites, Decorao e outros).Apresentao dos projetos.