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I

Acrobat 6.0S t a n d a r d & P r o f e s s i o n a lAplicando Funcionalidades aos Seus Documentos PDF

M i c h e l l e P f a f f

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Adob

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Ado b

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V

Sumário

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF ................................. 1Criando Documentos PDF Diretamente no Acrobat ............................... 3Acrobat Distiller: Criando Documentos PDFa Partir de Qualquer Aplicativo .............................................................. 3PDFMaker: Criando Documentos PDF a Partir de Aplicativos do Office ....... 6

Capítulo 2 – Gerenciando a Qualidade deSaída de um Arquivo PDF ..................................................................... 13Selecionando uma Setagem de Conversão .......................................... 14Criando uma Setagem de Conversão Personalizada ............................. 15Salvando as Setagens Especificadas ..................................................... 25

Capítulo 3 – Navegando e Visualizando Páginas no Acrobat ........... 27Interface – Visualização de Páginas ...................................................... 28Navegação .......................................................................................... 29

Capítulo 4 – Editando um Documento PDF eConvertendo Para Outros Formatos ................................................. 33Edições Básicas – Ferramentas de Edição de Texto e Imagens .............. 34Alteração e Exclusão de Páginas .......................................................... 37Recorte de Páginas .............................................................................. 42Numeração de Páginas ........................................................................ 44Convertendo Arquivos PDF Para Outros Formatos ............................... 45Extraindo Texto ................................................................................... 46Extraindo Imagens .............................................................................. 47

Capítulo 5 – Criando e Usando Marcadores (Bookmarks) ............... 53Criação de Marcadores (Bookmarks) .................................................... 54Convertendo Estilos do Word .............................................................. 54Editando Propriedades de Bookmarks .................................................. 56

Capítulo 6 – Setando Ações Através de Hyperlinks .......................... 61Levando a Outra Página no Mesmo Documento ................................. 62Editando um Link ................................................................................ 64Outras Opções de Ações ..................................................................... 64

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & ProfessionalVI

Capítulo 7 – Aplicando Segurança em Documentos PDF ................. 69Colocando Dados Sobre o Documento ............................................... 70Opções de Abertura do Documento .................................................... 71Setagens de Segurança ....................................................................... 72

Capítulo 8 – Assinando Documentos Digitalmente .......................... 77Como Funciona uma Assinatura Digital? .............................................. 78Exemplo – Analogia Entre Mundo Real e Mundo Digital ...................... 79A Assinatura Digital na Prática – Sistemas Disponíveis .......................... 79Criando um Perfil de Usuário (Chave Privada)...................................... 80Assinando o Documento ..................................................................... 84Validando uma Assinatura Digital ........................................................ 86Visualizando Alterações em Documentos Assinados ............................. 88Excluindo Assinaturas .......................................................................... 88

Capítulo 9 – Criando Comentários e Anotações ............................... 93Comentando Documentos Localmente ............................................... 94Lidando com Comentários .................................................................. 97Imprimindo Documentos com Seus Comentários ................................ 99

Capítulo 10 – Comentando Documentos On-line........................... 103Configurações ................................................................................... 105Comentando um Documento na Rede .............................................. 106

Capítulo 11 – Inserindo Recursos Multimídia ................................. 109Inserindo Arquivos de Som e Vídeo ................................................... 111Inserindo Animações de Transição de Página ..................................... 114

Capítulo 12 – Criando Formulários ................................................. 119Criando Campos ............................................................................... 121Criando Tabelas ................................................................................. 129Criando Relações Entre os Campos .................................................... 130Alterando Propriedades de Campos ................................................... 131Lidando com Dados .......................................................................... 132

Capítulo 13 – Convertendo Documentos Digitalizados (OCR) ...... 137Digitalizando Documentos ................................................................ 139Fazendo Reconhecimento de Caracteres............................................ 140Corrigindo Palavras ........................................................................... 141

VII

Capítulo 14 – Fazendo Busca de Palavras (Adobe Catalog) ........... 145Preparando os Documentos .............................................................. 146Criando o Índice................................................................................ 147Fazendo Buscas ................................................................................. 150Usando Critérios Avançados de Busca ................................................ 151

Capítulo 15 – Capturando Sites ...................................................... 155Baixando Páginas da Internet ............................................................ 156Especificando Preferências de Download ........................................... 160

Capítulo 16 – Automatizando Processos Repetitivos...................... 163Definindo uma Seqüência de Ações ................................................... 164Executando uma Seqüência de Ações ................................................ 167

Capítulo 17 – Dicas Para Obter a Certificação em Produtos Adobe. .... 169

Capítulo 18 – Teste Seus Conhecimentos em Adobe Acrobat ........ 173

Sumário

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & ProfessionalVIII

IntroduçãoO Formato PDF eo Adobe AcrobatO formato PDF foi criado pela Adobe Systems Inc. em 1991 mas

comercializado oficialmente pela primeira vez em 1993. Desde então,

esta tecnologia vem sendo aprimorada para se tornar hoje um

formato padrão para quem necessita distribuir, processar e armazenar

documentos com facilidade e segurança.

É o conceito de Documentação Eletrônica, ou escritório sem papel,

onde a maior parte dos processos se dá por via digital, trazendo

rapidez aos processos de comunicação, aumentando a produtividade

e gerando grandes economias nas empresas. Com o uso do formato

PDF e do Adobe Acrobat, que permite que se incorporem

funcionalidades de segurança e interatividade ao documento, além

de processamento de informações e integração com banco de dados

via formulários eletrônicos, isto se torna bastante viável,

especialmente se estes estiverem integrados a sistemas de GED

(Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e Workflow (Sistema

de controle e gerenciamento de fluxos e processos corporativos).

Este livro tem por objetivo mostrar como utilizar a ferramenta Adobe

Acrobat 6.0 (versões Standard e Professional) e como aplicar

funcionalidades aos seus documentos.

Primeiros Conceitos SobreDocumentação EletrônicaO Adobe® Portable Document Format (PDF) é um padrão aberto

para distribuição eletrônica mundial de documentos. Trata-se de um

IX

formato “universal” (que todos podem ver sem precisar comprar

nenhum aplicativo) de arquivos que preserva todas as fontes, itens

de formatação, cores e gráficos de qualquer documento original,

independentemente do aplicativo e da plataforma utilizados para

sua criação. O usuário de um documento pode vê-lo tanto em sua

estação PC, quanto Macintosh, Unix, ou até mesmo em seu Palmtop

ou Handheld.

Os arquivos PDF são compactos e podem ser compartilhados,

exibidos, navegados e impressos exatamente da forma como eles

foram criados por qualquer pessoa que tenha um Adobe Acrobat®

Reader® gratuito. Você pode converter qualquer documento em Adobe

PDF utilizando o software Adobe Acrobat.

Por que Transformar Documentosem Arquivos PDF Digitais?Todo tipo de documento, como contratos, manuais de uso de

softwares, revistas, jornais, etc., pode ser convertido para o formato

PDF, permitindo assim sua fácil distribuição e armazenamento. Além

disso, formulários em papel podem se tornar formulários eletrônicos

em PDF (por exemplo formulários de envio de despesas de viagens,

pedidos de reembolso, cadastro de clientes, etc.), interagindo com

banco de dados ODBC, usando scripts escritos preferencialmente na

linguagem Adobe Javascript. Estes podem ser distribuídos também

de diversas maneiras: em impressões, anexados a mensagens de e-

mail, em servidores corporativos, enviados para sites da Web ou em

CD-ROM, podendo ser vistos em qualquer sistema operacional e

dispositivo eletrônico (Windows, Mac, Unix, Palmtops, Handhelds

e até mesmo celulares) facilitando assim a comunicação e

disponibilização de dados nas empresas.

Introdução

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & ProfessionalX

É possível fazer o download facilmente do Acrobat Reader gratuito

do site da Adobe (http://www.adobe.com.br/products/acrobat/

readstep2.html) na Web. Mais de 300 milhões de cópias já foram

distribuídas pelo mundo, o que comprova o sucesso deste formato.

Os arquivos PDF gerados especificamente para serem veiculados na

Web, ou enviados via rede, são bastante compactos (e, na maioria

dos casos, menores do que seus arquivos originais), evitando a

sobrecarga de sua rede, além de possibilitarem o download do docu-

mento em Streaming, facilitando o acesso rápido a partes do

documento enquanto ele ainda não chegou por completo.

Com o software Acrobat 6.0, você pode adicionar características

importantes de interatividade para a navegação, distribuição e

segurança do documento, como marcadores, miniaturas de páginas,

opções de senha e assinatura eletrônica. O Acrobat 6.0 também

permite que você comente e aprove documentos Adobe PDF on-

line, usando um navegador da Web.

Ao instalar o software Adobe Acrobat você estará instalando na sua

máquina os seguintes componentes do pacote Acrobat:

Adobe Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller, Paper Capture

(plug-in com download a partir do site da Adobe, só disponível na

versão em inglês, auto instalável), Catalog (plugin só disponível

na versão em inglês, auto-instalável) e PDFMaker (macro específica,

auto-instalável, para o MS-Office).

Estes componentes são necessários para que você possa executar todos

os exercícios propostos neste livro e para que você possa desfrutar

de todas as potencialidades do formato Adobe PDF e do software

Adobe Acrobat 6.0.

Os comandos aqui descritos são da versão 6.0 Standard e Profes-

sional em inglês, e as telas foram capturadas em um PC, mas usuários

XI

de Macintosh e usuários do Acrobat 5.0 também podem usar este

livro como referência.

Ao final de cada capítulo existe um resumo descrevendo a seqüência

para executar os principais comandos descritos em detalhes ao longo

do livro. Serve como uma referência rápida se você já leu as explicações

completas dos capítulos e quer apenas relembrar alguma seqüência

sem precisar ler todos os detalhes.

Introdução

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF1

Criando Arquivos noFormato PDFC

APÍTU

LO1

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional2

ATENÇÃO

Podemos criar arquivos PDF a partir de qualquer aplicativo que tenha

capacidade de impressão. Existem três formas principais de fazê-lo:

❏ Abrindo arquivos diretamente no Acrobat.

Você pode abrir arquivos criados em outros aplicativos

diretamente no Acrobat, gerando automaticamente os arquivos

no formato PDF.

❏ Através da “impressora virtual” Acrobat Distiller.

Esta “impressora” é instalada quando se faz a instalação do Acrobat.

Ela permite que se gereM PDFs a partir de qualquer software, pois

ela funciona como uma impressora virtual, que, ao invés de

imprimir seu documento em papel, vai imprimi-lo em sua versão

digital, no formato PDF. É totalmente configurável, permitindo

gerar documentos para toda e qualquer necessidade do usuário.

❏ Através da Macro “PDFMaker” existente no Microsoft Office.

O PDFMaker é uma Macro em Visual Basic que é instalada em

aplicativos do Office quando se faz a instalação do Adobe Acrobat

após o Microsoft Office já estar instalado na máquina. Ela faz uso

do Distiller como gerador do PDF, mas interage com ele para

transformar algumas características do documento do Office

(como por exemplo hyperlinks e índices do Word e animações de

transição de slides no PowerPoint) em características do

documento PDF.

É apenas utilizando o PDFMaker que conseguimos transformar ascaracterísticas de interatividade do Office em características deinteratividade do PDF.


Criando Documentos PDFDiretamente no AcrobatPara criar documentos PDF diretamente no Acrobat, basta clicar

em File> Create PDF> From file, e selecionar os arquivos que você

deseja abrir como PDF. Depois que eles estiverem abertos no Acro-

bat, salve-os.

Os formatos de arquivo abertos diretamente pelo Acrobat são:

arquivos de imagem (GIF, JPG, TIF, BMP, PNG), arquivos do Office

(DOC, PPT, XLS, RTF, PPS), Microsoft Project (MPP), Microsoft Visio

(VSD), Postscript (OS, EPS), arquivos de texto (TXT), arquivos html

(HTML) e arquivos Autocad (DWG, MDT).

Vamos experimentar agora a geração de PDFs de duas formas

diferentes no exercício propostO abaixo.

Acrobat Distiller: CriandoDocumentos PDF a Partirde Qualquer AplicativoNeste exercício, veremos como criar um arquivo PDF a partir de

qualquer aplicativo.

ExercícioPara criar um documento PDF, precisamos abrir um documento em

um aplicativo qualquer (Se você quiser, pode fazer o exercício no

Word mesmo, pois tudo o que deve ser feito em outro aplicativo

também pode ser feito no Word, e ainda conseguimos comparar as

vantagens de uso do PDFMaker nos aplicativos do Office).

No menu superior do aplicativo, clique em File> Print e acesse a caixa

de diálogo de impressão, como se fosse imprimir o arquivo em papel.


A diferença é que, no local onde fica(m) definida(s) a(s) impressora(s)

na nossa máquina, vamos escolher como impressora o Acrobat Dis-

tiller (que a partir da versão 6.0 do Acrobat passou a mostrar o nome

de Adobe PDF, como você pode ver na figura abaixo).

Figura 1.1 Caixa de diálogo de impressão.

Clicando no botão Propriedades (ou Properties), a nova janela aberta

(ilustrada na Figura 1.2) nos apresenta as guias para configuração do

documento a ser convertido. No exemplo abaixo vemos a

configuração Standard predefinida, mas clicando na seta lateral da

opção Default Settings podemos escolher outras configurações.

Figura 1.2 Guias para configuração do

documento a ser convertido.


As preexistentes (estão presentes desde a instalação do Acrobat) são

estas (conforme mostra a Figura 1.3): High Quality, PDFX1A, PDFX3,

Press Quality, Smallest File Size e Standard (No Acrobat 5 as opções

são Ebook, Press, Print e Screen). Cada uma delas, que nós chamamos

de job options, corresponde a uma finalidade para a qual vai ser

gerado o documento. São elas:

Figura 1.3 Job Options – Opções para configuração do PDF.

❏ Smallest File Size (equivalente à Screen): Gera o arquivo o mais

compacto possível, otimizado para distribuição via rede e Internet,

e para ser visualizado em tela de computador. Não tem

preocupações em imprimir bem, mas isso não significa que não

possa ser impresso.

❏ Standard (equivalente à EBook): Também é um arquivo para ser

visualizado na tela, mas há algumas preocupações com a forma

como ele vai ser impresso. É mais pesado que o arquivo gerado

com o Screen.

❏ Press Quality (equivalente à Press): Arquivo para impressão em

impressoras laser ou até mesmo fotolito. É bem mais pesado

que os anteriores, porque precisa manter uma boa qualidade

para a impressão.

❏ High Quality (equivalente à Print): Arquivo para offset. Inclui

características de gerenciamento de cores, posicionamento de

imagens, etc.


OBSERVAÇÃO

❏ PDFX1a e PDFX3: Formato de arquivo usado para configurações

específicas de uso de gráficas.

Para este exercício, escolha a setagem Smallest File Size. Clique em

OK para salvar sua escolha. Clique em OK agora na caixa de impressão

(onde você escolheu a impressora Adobe PDF) para iniciar a impressão

do documento. Escolha um diretório e salve o seu documento PDF.

Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.

Repare que, se você usar apenas o Distiller para gerar documentos doWord, você não conseguirá converter as características de interatividadedo documento original (Hyperlinks, índices, etc.). Para que isto aconteça,você realmente precisa do PDFMaker, como veremos a seguir.

Existe uma versão para servidor do Acrobat Distiller (impressora AdobePDF), que é o Acrobat Distiller Server, indicado para empresas que têmum grande volume de documentos a serem transformados em PDF, eque precisam centralizar sua geração.

PDFMaker: Criando DocumentosPDF a Partir de Aplicativos do OfficeOs aplicativos do Office nas versões 97, 2000 e XP (Word, Excel,

PowerPoint e Outlook), além do Internet Explorer, apresentam dois

botões para facilitar a criação de arquivos PDF. Na versão Acrobat

6.0 Professional, também são criados botões para aplicativos de

engenharia e projeto (Autocad, Microsoft Visio e Microsoft Project).

É a partir deles que podemos acessar a macro em Visual Basic, que

chamamos de PDFMaker, que permite a geração do PDF a partir do

documento original, utilizando o Distiller, e ainda mantém algumas

características do documento Word (como por exemplo hyperlinks,


OBSERVAÇÃO

índices do Word e animações de transição de slides no PowerPoint)

convertendo-as da “linguagem Office” para a “linguagem Acrobat”.

O Acrobat deve ser instalado após os outros aplicativos, pois só assim osbotões que facilitam a criação do PDF aparecem.

ExercícioNo Word, vamos abrir um arquivo e usar o PDFMaker para criar

nosso segundo documento PDF – usando o menu Adobe PDF ou

clicando no botão ilustrado abaixo.

Figura 1.4 Botões do Office.

Botões do Office, da esquerda para a direita – Converte para PDF,

Converte para PDF e envia por e-mail, Converte para PDF e envia

para revisão (abre a caixa de e-mail do usuário – se este tiver um

programa de e-mail configurado – já com o arquivo anexado).

Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings (no menu princi-

pal do Word) para ver as configurações aplicáveis ao arquivo a ser gerado.

Na guia Settings temos acesso às configurações do Distiller para

determinar para que função estamos gerando o nosso PDF. No

exemplo abaixo (Figura 1.5) vemos a configuração Smallest File Size,

mas clicando na seta lateral da opção Conversion Settings podemos

escolher outras configurações. Repare que é a mesma caixa de diálogo

vista no exercício anterior.


Figura 1.5 Guia de configuração das setagens

para gerar o PDF.

Escolheremos novamente a setagem Smallest File Size, para efeito de

exercício. Se o documento utilizado tiver índices gerados no Word, ou

hyperlinks, precisamos configurar as guias Word e Bookmarks para que

eles sejam mantidos no PDF gerado. Veja os exemplos na Figura 1.6.

Clique na guia Word e configure-a de acordo com as caracte-

rísticas presentes em seu documento Word e que você quer man-

ter em seu PDF. Por exemplo, se você tiver feito comentários na

página, marque Convert comments to notes; se você tiver links

internos, marque Convert cross-references and table of contents

to links, e continue assim por diante definindo a forma de vi-

sualização das páginas, comentários, caixas de texto, numeração

de páginas e índices, além de cabeçalhos e rodapés.


Figura 1.6 Guia de configuração das conversões

de propriedades do Word.

Agora clique na guia Bookmarks para fazer sua configuração,

determinando como será feita a conversão dos Estilos em seu docu-

mento Word para Bookmarks (Referências de navegação no do-

cumento PDF, como veremos mais à frente).

Veja a tela a seguir usada como exemplo (Figura 1.7). Se você tem

algum tipo de formatação no seu documento Word, marque as caixas

de acordo com as suas necessidades. Se você quer converter os seus

Word Headings (Títulos) em Bookmarks, marque a primeira caixinha.

Deixe a segunda caixa (linha de baixo) desmarcada. Se você tem algum

estilo específico que também deseja transformar em referência para

navegação, marque apenas os necessários. Isto vai tornar a criação do

seu PDF mais rápida e consistente (Se você marcar todos, corre o risco

de ter todo o seu texto transformado em Bookmark).


Veja o exemplo abaixo: Eu quero apenas que meus estilos usados como

títulos de meus documentos (que são o “Título de Capítulo – livro Acro-

bat” e o “Título – livro Acrobat”, no exemplo abaixo) sejam transformados

em Bookmarks, e por isso deixei apenas os dois marcados na listagem.

Figura 1.7 Guia para conversão de Bookmarks.

Clique em OK para fechar a caixa de configurações e clique no

primeiro botão da esquerda (ilustração abaixo) para gerar o pdf e

salvá-lo na sua máquina, ou clique no botão do meio para gerar o

PDF e enviá-lo por e-mail, ou no último para enviá-lo para revisão.

Quando a caixa de diálogo “Save PDF file as” se abrir, escolha um

diretório e um nome para o seu PDF e salve-o.


DICA

Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.

Você pode refazer o mesmo processo de criação usando outrasconfigurações (Standard, High Quality, etc.). Compare o tamanho dosdiferentes arquivos gerados entre eles e com o original. Se o seu originaltem mais de 20 Kb, você poderá observar uma significante diferença detamanho entre o documento original e o documento gerado através daconfiguração Standard (Screen se você estiver usando o Acrobat 5).

É esta diferença que faz com que o formato PDF seja bastante

vantajoso na hora de distribuir e disponibilizar documentos via e-

mail ou Internet, ou até mesmo armazená-los. Para as empresas, isto

pode gerar uma grande economia de recurso e grande aumento de

produtividade, pois há uma demanda menor de uso de banda e de

recursos de armazenamento.

Resumo Rápido

Criando Documentos PDFDiretamente no Acrobat

1. Clique em File> Create PDF> From file. Selecione a setagem

de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando

no botão Advanced Settings.

2. Selecione o formato do seu documento original.

3. Clique em OK.

Acrobat Distiller: Criando DocumentosPDF a Partir de Qualquer Aplicativo

1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo

original.


2. Clique em File> Print.

3. Selecione como impressora o Acrobat Distiller (Adobe PDF).

4. Clique no botão de propriedades.

5. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua

personalizada clicando no botão Edit.

6. Clique em OK para fechar as janelas de configuração.

7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.

PDFMaker: Criando Documentos PDF aPartir de Aplicativos do Office

1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo do

Office.

2. Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings.


personalizada clicando no botão Advanced Settings.

4. Especifique as configurações desejadas nas guias Security, Word

e Bookmarks.


6. Clique no botão do PDFMaker para gerar seu PDF.


Capítulo 2 – Gerenciando a Qualidade de Saída de um Arquivo PDF13

Gerenciando aQualidade de Saída de

um Arquivo PDFCAPÍTU

LO2


Vimos no capítulo anterior como criar arquivos PDF a partir de

qualquer aplicativo, e também especificando conversões entre a

“linguagem” do Word e a “linguagem” do Acrobat. Vimos também

como definir a melhor setagem de conversão de acordo com o

objetivo de uso do PDF, usando as opções High Quality, Press Qual-

ity, Smallest File Size e Standard.

Vale ressaltar que estas quatro opções já são suficientes na maioria

dos casos, mas você, como usuário experiente, pode definir setagens

específicas de conversão do documento para otimizá-lo de acordo

com suas necessidades.

Neste capítulo veremos como fazê-lo.

Selecionando umaSetagem de Conversão

Exercício

Para criar uma nova setagem de conversão, podemos partir de uma

preexistente e alterá-la. Para isso vamos abrir a caixa de configuração

das setagens de conversão do PDF (como fizemos nos exercícios

anteriores).

Em qualquer aplicativo (para facilitar, você pode continuar no Word),

clique em File> Print – lembre-se de que o procedimento para criação

de PDFs é igual em qualquer aplicativo. Como impressora, escolha o

Adobe PDF e clique em Properties. A caixa de diálogo onde você

pode especificar as setagens de conversão se abrirá (Figura 2.1).

Escolha a opção Standard e clique no botão Edit.


Figura 2.1 Caixa de diálogo para seleção

de setagens de conversão.

Criando uma Setagem deConversão PersonalizadaUma nova janela de diálogo será então aberta com várias guias,

para configuração das opções desejadas. Examinaremos uma a uma

estas guias, explicando suas opções. Como exercício, criaremos

uma nova setagem.

Defina a compatibilidade de seus arquivos com relação à versão de

Acrobat (ou Acrobat Reader, que apenas lê os documentos) que seus

leitores possam ter. A versão Acrobat 5.0 só deve ser usada se você

tem certeza de que eles possuem a versão mais nova do software de

leitura de PDF (Acrobat Reader).


Figura 2.2 Guia General.

Se você não tem essa certeza (e se você não vai utilizar nenhum

recurso exclusivo da versão 5.0, como necessidade de aplicar

segurança de 128 bits e suporte a leitores de tela) procure utilizar a

versão 4.0, pois na 3.0 falta suporte a muitas características

interessantes do PDF, como busca em fontes True Type, suporte a

imagens com máscara e gerenciamento de cores em geral.

É importante marcar a caixa Optimize for fast web view, pois ela

permite fazer o Streaming do documento, o que significa que, quando

uma pessoa tentar abrir este PDF em um site da Web, ela não precisará

esperar que este documento seja inteiramente carregado em sua

máquina para ler o documento, porque este será mostrado aos poucos

enquanto carrega o resto, permitindo uma leitura mais rápida.


Você pode deixar desmarcada a opção Embed Thumbnails

(miniaturas para facilitar a leitura dos documentos), pois estas são

criadas automaticamente quando, ao abrir o documento no Acro-

bat, você abrir a guia Thumbnails. Isto deixa o documento mais

leve, especialmente se ele tiver muitas páginas.

O comando Auto Rotate Pages rotacionará as páginas de acordo com

a orientação do texto, individualmente ou de acordo com a maioria

das páginas do arquivo. Por exemplo, se um documento exibe texto

corrido na horizontal e uma página contendo uma tabela está com

o texto vertical por ser muito grande e não caber na largura, só na

altura, o Acrobat pode detectar isto e rotacionar esta página

individualmente, pois documentos PDF aceitam páginas em formatos

e orientações diferentes em um mesmo arquivo.

No comando Pages From, você define se vai converter seu documento

inteiro ou apenas parte dele em PDF.

Binding define como a página inicial do seu documento será

considerada, se página à esquerda ou à direita (como os livros).

Resolution emula a resolução de impressão do documento. A princípio

deixa-se seu valor Default (600 dpi), mas se estamos buscando diminuir

ao máximo o tamanho do arquivo final, por exemplo, e sua finalidade

é para visualização em tela, colocaremos 72 dpi.

Default Page Size determina o tamanho da página do arquivo final.

Normalmente, não é preciso se preocupar com esta setagem, pois os

arquivos de origem já contêm esta informação (por exemplo, se você

está trabalhando em um documento com tamanho de página A4 no

Word, o Distiller reconhece este tamanho como “tamanho origi-

nal” do documento e não altera este tamanho). A única exceção é

para arquivos EPS e alguns arquivos PostScript, que não contêm

informação de tamanho de página. Neste caso, o Distiller tomará


como base este tamanho de página aqui descrito. Você pode

especificá-lo em várias unidades de acordo com sua necessidade.

Figura 2.3 Guia Images.

Nesta guia você define as opções de compressão para cada tipo de

imagem utilizado no seu documento: Colorida (Color Images),

em tons de cinza (Grayscale Images) ou monocromáticas (Mono-

chrome Images).

Para cada uma delas você define a compressão das imagens. O que

você deve saber é que a resolução escolhida determina a qualidade e

o tamanho de seu arquivo. Você pode tomar como base 3 faixas de

resolução para os seus arquivos:


DICA

DICA

❏ 72 dpi – Resolução para Tela. Se o seu documento será apenas

visualizado em telas de computador ou Palmtops, você pode

determinar que todas as suas imagens acima de 72 dpi tenham

sua resolução reduzida para 72 dpi.

❏ 150 dpi a 300 dpi – Resolução para impressão em impressora jato

de tinta ou laser. Se seu documento será impresso, é aconselhável

manter suas imagens entre 150 e 300 dpi. Lembre-se que, quanto

menor a resolução, mais leve fica seu arquivo. Normalmente, é

possível manter suas imagens em 150 dpi.

Se você não tem muita experiência e não sabe se é melhor deixar suas

imagens em 150 ou 300 dpi, gere dois arquivos, cada um com uma

resolução, e escolha o que se adequar melhor às suas necessidades de

tamanho e qualidade, ou pergunte a quem vai imprimir seu documento.

❏ 600 dpi a 4000 dpi – Para arquivos destinados a fotolito ou Offset.

Para arquivos que serão enviados para uma gráfica, esta deve ser

a resolução escolhida. Lembre-se que, se no seu arquivo original

as imagens estão com uma resolução abaixo desta, o Acrobat não

é capaz de aumentá-la, e você corre o risco de não obter a qualidade

ideal desejada.

Se você está preparando arquivos para enviar para uma gráfica, peça

orientação sobre as setagens aconselhadas para o seu caso específico;

algumas fornecem até mesmo o arquivo .joboptions para configuração

do Acrobat (como estamos fazendo aqui).


Em termos de forma de compressão (Average Downsampling,

Subsampling ou Bicubic Downsampling) a última é sempre melhor,

pois distribui a cor de maneira mais uniforme na redução de pixels,

mas esta é a mais lenta. A menos que a geração dos seus pdfs esteja

parecendo muito lenta, prefira sempre usar Bicubic Downsampling.

Na opção Compression, deixe marcado como Automatic, pois o Ac-

robat determina sozinho qual a melhor para cada tipo de imagem

(JPEG para imagens com muitas cores – fotografias, por exemplo – e

ZIP para imagens com poucas cores ou com áreas de cor uniformes –

ilustrações por exemplo). Em Quality, deixe como Medium, pois

geralmente é a melhor relação em termos de “custo-benefício” na

relação “qualidade de imagem (resolução) - tamanho de arquivo”.

Para as imagens monocromáticas, existem as opções CCITT 3 e 4,

para imagens em preto-e-branco, ou Run length para imagens com

grandes áreas de preto ou branco.

Figura 2.4 Guia Fonts.


As Fontes (tipos de letras) em um documento são muito importantes

para seu layout (visual da página). Mas devemos ressaltar que nem

todas as pessoas têm as mesmas fontes instaladas em seus

computadores. O que acaba acontecendo é que, se uma pessoa criou

um documento com uma fonte toda trabalhada e enviar este

documento a outra pessoa, se esta não tiver a mesma fonte trabalhada

em seu computador, ela não conseguirá visualizar o documento da

forma como seu criador deseja, além de permitir edição do texto do

PDF posteriormente, mesmo se a fonte não estiver instalada.

O formato PDF resolve este problema, e é nesta guia ilustrada acima

que você consegue determinar que isso não aconteça. O termo Em-

bed All Fonts significa Embutir as Fontes utilizadas no documento.

Com esta opção marcada, seu leitor conseguirá ver o documento

exatamente da forma como você o criou, mesmo que ele não tenha

as fontes utilizadas no documento, pois elas estão “inclusas” nele. É

importante lembrar que esta opção aumenta o tamanho do

documento.

Se você não quer embutir todas as fontes em seu documento, defina

uma porcentagem (segunda opção, abaixo da caixa Embed all Fonts),

por exemplo, 50%. Se as letras utilizadas daquela fonte no documento

representarem menos de 50% de seu total (alfabeto + caracteres

especiais), serão levadas para o documento apenas aquelas letras

utilizadas no documento, e não a fonte completa. Esta opção é

interessante quando você precisa de um documento extremamente

pequeno e este não precisará ser alterado futuramente.

Você pode definir ainda opções de aviso caso haja algum problema

na execução deste comando (Avisar e continuar, Ignorar ou Cancelar

Processo – respectivamente Warn and Continue, Ignore ou Cancel

Job). Você pode ainda definir fontes que você quer que sejam sempre

embutidas ou nunca embutidas (selecione na lista da esquerda

clicando na fonte desejada – aperte a tecla Ctrl caso deseje selecionar


mais de uma) e clique no botão correspondente para enviar para a

caixa de Always Embed (tem prioridade em cima de qualquer outra

setagem) ou Never Embed.

Figura 2.5 Guia Color.

Você pode utilizar esta guia para configurar as opções de gerenciamento

de cor do seu arquivo, caso não deseje utilizar as setagens do

documento original (se desejar mantê-las, não escolha nenhuma

setagem de conversão – mantenha o None na setagem Settings File).

Escolha então uma setagem no Settings File ou personalize a sua.

Escolha a forma de conversão (Color Management Policies) e seu

universo de cores (Working Spaces). Depois defina ainda que funções

específicas do documento você quer manter (setagens de Overprint,

informação de Halftone, etc.), na área de Device-Dependent Data.


DICA

Se você está preparando um arquivo para ser veiculado, e este necessita

de gerenciamento de cores, geralmente a gráfica que vai imprimir seu

trabalho ou a agência que definiu as especificidades de cor das marcas e

ilustrações utilizadas poderão indicar as setagens a serem utilizadas.

Figura 2.6 Guia Advanced.

Esta guia é o local onde você especifica os DSC (Document Structur-

ing Conventions – fornece informações sobre o documento, como

data de criação, orientação das páginas, aplicativo de origem, etc., e

sobre a estrutura do documento, como início e final de sessão, etc.).

É uma área mais importante para os documentos que serão enviados

para fotolito ou offset.


DICA

Para saber quais setagens utilizar, peça orientação à gráfica sobre suas

setagens preferidas.

Figura 2.7 Guia PDF/X.

Nesta Guia você especifica setagens de conversão para quando for

criar documentos a serem enviados para indústria gráfica. Se você

precisa enviar algum documento para gráfica ou fotolito, peça para

ser orientado sobre a configuração do arquivo joboptions. Algumas

gráficas inclusive enviam o arquivo de joboptions já pronto.


DICA

Salvando as Setagens EspecificadasApós passar por todas estas guias, podemos salvar o nosso arquivo pessoal

de setagem (que chamamos de Job Options). Clique no botão de Save

As e salve o seu arquivo com a extensão .joboptions, no diretório

indicado, para poder acessá-lo sempre a partir do Adobe PDF/ Distiller.

A partir de agora, sempre que você for criar um PDF e abrir a caixa

de setagens de configuração do Distiller (File >Print >(escolha a

impressora) Adobe PDF >Properties >Adobe PDF Settings), terá acesso

à sua setagem personalizada.

Se você desejar enviar este arquivo personalizado para alguém, basta

localizar o diretório onde estão os arquivos *.joboptions (costuma estar

em C:\Arquivos de programas\Adobe\Acrobat 6.0\Distiller\Settings),

copiar o arquivo desejado e enviar.

Se você receber este tipo de arquivo de uma gráfica, por exemplo,

copie-o para a mesma pasta acima para ter acesso às configurações

na área de Conversion Settings do Distiller.

Resumo Rápido

Selecionando uma Setagem de Conversão1. Clique em File> Print.

2. Selecione como impressora o Adobe PDF.


4. Selecione a guia Adobe PDF Settings.

5. Escolha a setagem desejada.


Criando uma Setagem de Conversão Personalizada1. Clique em File> Print.

2. Selecione como impressora o Adobe PDF.


4. Selecione a guia Adobe PDF Settings.

5. Escolha a setagem desejada.

6. Clique no botão Edit.

7. Em cada guia (General, Compression, Fonts, Color, Advanced

e PDF/X) defina as opções desejadas.

8. Clique em Save As, para salvar sua setagem personalizada

(joboptions).

Salvando as Setagens Especificadas1. Após fazer todos os passos citados no tópico acima, clique no

botão de Save As.

2. Salve o seu arquivo com a extensão .joboptions.

Capítulo 3 – Navegando e Visualizando Páginas no Acrobat27

Navegando eVisualizando Páginas

no AcrobatCAPÍTU

LO3


O Acrobat oferece várias maneiras de se navegar facilmente através

do documento. Neste capítulo veremos como aumentar e diminuir

o zoom do documento, como navegar pelas páginas através de suas

miniaturas (Thumbnails ou simplesmente Pages, no Acrobat 6) e

através da estrutura do conteúdo (Bookmarks).

Interface – Visualização de Páginas

Exercício

Abra um arquivo PDF no Acrobat. Pode ser o mesmo arquivo criado

com o PDFMaker no exercício anterior, para possibilitar a visualização

das páginas. Observe a interface. Clique nas miniaturas das páginas

para navegar entre elas (Guia Pages). Clique na guia Bookmarks para

visualizar a estrutura de tópicos do documento. Clique em alguns

tópicos para navegar entre eles.

Figura 3.1 Interface do Acrobat 6 Professional.


NavegaçãoA ferramenta para navegar é a “mãozinha”, pois é com ela que você

vai poder clicar nos links, bookmarks, e também nas páginas,

arrastando-as até a parte desejada do documento. Vamos

experimentar também os vários tipos de lupa.

Figura 3.2 Ferramenta mãozinha.

Selecione a ferramenta “mãozinha”. Clique em uma página,

mantenha o botão do mouse pressionado e arraste esta página até o

tópico desejado.

Figura 3.3 Barra de ferramentas de Zoom.

A figura acima é a Zoom Toolbar. Clique na Lupa com um sinal de +.

Clique em uma página. Você verá agora sua página com um tamanho

maior. Agora, experimente fazer de outra forma: clique na página,

mantenha clicado e arraste para visualizar maior apenas a parte que

você está circundando. Agora escolha a ferramenta Lupa com um

sinal de – (se ela não estiver aparecendo, como na Figura 3.3, selecione

a setinha preta à direita da lupa com sinal de + e escolha a opção

Show Zoom Toolbar) e clique no documento. Esta diminui a

visualização de sua página.


A ferramenta selecionada na ilustração faz “zoom dinâmico”.

Selecione-a e experimente clicar e arrastar a ferramenta no seu

documento. Você verá que o zoom de sua página aumenta ou diminui

de acordo com o movimento do mouse. A última ferramenta à direita

abre uma pequena janela, permitindo que você dê zoom apenas em

um pedaço do documento (recurso disponível apenas no Acrobat 6).

Figura 3.4 Barra de ferramentas – Configuração de

layout de páginas.

Você pode também definir uma porcentagem exata de ampliação,

digitando o valor na caixa ilustrada abaixo, escolhendo um valor

clicando na pequena seta preta ao lado do valor, ou clicando nos

sinais de + e – ao seu redor.

Os formatos de página ao lado definem, na ordem da esquerda para

a direita, se sua página será vista em tamanho original (100%), se ela

estará contida inteira na janela à mostra ou se a largura dela se ajustará

à janela à mostra. Experimente clicar em cada um dos ícones para

visualizar as diferenças.

Observe agora a barra inferior do Acrobat, no final da janela. Nela

você pode navegar pelas páginas numericamente (digite o número

da página desejada no espaço onde está escrito o número da página

atual – no exemplo da Figura 3.5, 2 of 2).

Figura 3.5 Barra de navegação inferior.


OBSERVAÇÃO

Você consegue também navegar página a página através das

setinhas. A setinha dupla ao lado dos números fecha (ou abre, se

este estiver fechado) o espaço das guias, a primeira setinha na linha

abaixo leva para a primeira página, a seguinte leva para a página

anterior, depois a próxima leva para a próxima página e a última

leva para a última página.

Estas opções também estão disponíveis através do menu View.

Resumo Rápido

Interface1. Clique na guia Pages para navegar entre as miniaturas das

páginas.

2. Clique na guia Bookmarks para visualizar a estrutura de tópicos

do documento (quando houver) e navegar entre eles.

Navegação1. Selecione a ferramenta “mãozinha” para movimentar as

páginas, clicando e arrastando, e clicar em elementos interativos.

2. Use a ferramenta Lupa para aumentar ou diminuir o zoom

das páginas.

3. Use a barra inferior do documento para navegar entre as páginas.

Capítulo 4 – Editando um Documento PDF e Convertendo Para Outros Formatos33

Editando um DocumentoPDF e Convertendo Para

Outros FormatosCAPÍTU

LO4


Neste capítulo, vamos descobrir que tipo de edição é possível em

um arquivo PDF. São apenas pequenas alterações de texto, inclusão

e retirada de páginas e imagens, além de recortes de páginas.

Recomenda-se que, se você precisar fazer muitas alterações, como

troca de imagens ou retirada de parágrafos inteiros, volte ao arquivo

original, faça as alterações necessárias e gere um novo PDF.

Vale ressaltar, e isto é muito importante, que o Acrobat não é um soft-

ware de criação e layout de documentos. Para criar um PDF, você precisa

criar o documento em algum outro software para então gerar o PDF.

Edições Básicas – Ferramentasde Edição de Texto e Imagens

Exercício

Mantenha aberto o arquivo utilizado no exercício anterior. Vamos

agora experimentar as principais ferramentas de edição.

Clique na setinha lateral do botão Advanced Editing e selecione a

opção Advanced Editing Toolbar para abrir a barra de ferramentas

e visualizar todas elas.

Figura 4.1 Abrindo a barra de ferramentas.

Clique também na última setinha lateral da direita da barra para

expandir as últimas ferramentas, conforme indicado nas duas

figuras abaixo.


OBSERVAÇÃO

Figura 4.2 Expandindo a barra de ferramentas.

Figura 4.3 Barra de ferramentas – Edição avançada de texto.

Neste capítulo, as duas únicas ferramentas que nos interessam são as

duas últimas à direita, que são elas, na ordem da esquerda para a direita:

❏ Touchup Text Tool – Para edição de texto. Clique nesta ferramenta e

clique em uma linha de seu documento. Adicione ou delete palavras

com ela. Selecione a linha inteira ou uma palavra isolada, ou o parágrafo

inteiro, clicando e arrastando, como em qualquer programa de

editoração eletrônica. Clique com o botão direito e selecione a opção

properties. Na caixa de diálogo que se abre, escolha a guia Selection,

onde você poderá fazer alterações de fonte, cor, tamanho, etc.

É importante dizer que, se quisermos acrescentar ou extrair muito texto,várias linhas de texto, este não refluirá para a linha seguinte, comoacontece com programas de editoração eletrônica. Por esta razão, ésempre bom lembrar que para maiores alterações é necessário voltar aodocumento original.

❏ Touchup Object Tool – Para seleção e edições básicas de imagens.

Com esta ferramenta você consegue selecionar objetos, como

linhas de texto e imagens, e reposicioná-los, deletá-los ou copiá-

los para dentro de outro documento no próprio Acrobat. Com o


OBSERVAÇÃO

objeto selecionado, se este for uma imagem ou uma ilustração

vetorial (isto inclui linhas de texto), você ainda consegue fazer

pequenas alterações. Para isto, clique com o botão direito e escolha

a opção Edit Object. Se esta opção estiver corretamente

configurada, ele abrirá imagens no software de edição de imagens

instalado na sua máquina; se for uma ilustração vetorial, ele abrirá

seu software de edição vetorial.

Se você não tiver nenhum destes dois tipos de software, ele não habilitaráesta opção. Se você quiser alterar as configurações atuais, você deveacessar o menu Edit> Preferences e clicar na opção Touchup para escolheros softwares desejados.

Agora clique no botão Select Text, e expanda a barra de ferramentas

clicando na setinha à direita e selecionando a opção Show Selection

Toolbar. Na figura abaixo você verá as ferramentas expandidas.

Figura 4.4 Barra de ferramentas de seleção.

Da esquerda para a direita, as ferramentas ilustradas são as seguintes:

❏ Snapshot Tool – Para selecionar partes do documento (texto ou

imagens) e transformá-las em imagens. Selecione a ferramenta,

clique e arraste em torno de uma área que você deseja transformar

em imagem (mesmo que esta área contenha texto). Quando você

soltar a seleção, a imagem será enviada para a área de transferência

do Windows, e você poderá colá-la em outro documento.

Experimente colá-la num documento em branco do Word.


OBSERVAÇÃO

❏ Select Text, Select Table, Select Image – Respectivamente,

ferramentas para seleção de texto, tabelas e imagens. Experimente

cada uma delas clicando e arrastando para fazer as seleções. Estas

ferramentas não permitem alteração do documento, mas sim cópia

de partes dele. Aperte as teclas Ctrl + C para copiar o texto

selecionado, por exemplo. Cole este texto, usando as teclas Ctrl +

V em um documento em branco do Word, por exemplo.

Isto é bastante útil quando você precisa extrair partes de texto deum documento. Se você precisar reaproveitar o texto inteiro de umdocumento, existe uma maneira mais prática de fazê-lo. Veja nocapítulo Convertendo arquivos PDF para outros formatos.

Alteração e Exclusão de PáginasNo Acrobat, é possível excluir, incluir, substituir, reposicionar e até

mesmo extrair páginas de documentos de várias formas. A partir de

agora, vamos experimentar as várias formas de fazê-lo, seja através das

miniaturas de páginas (Guia Pages), seja através do menu Document.

Exercício

❏ Usando miniaturas de páginas.

Você pode alterar a posição das páginas visualmente, através da Guia

Thumbnails. Clique na miniatura (Thumbnail) da página que você

quer reposicionar, conforme a figura abaixo.


Figura 4.5 Selecionando uma página.

Agora arraste-a até o local desejado, conforme a Figura 4.6.

Você também pode excluir páginas clicando em suas miniaturas e

apertando a tecla Delete em seu teclado.

Você pode ainda inserir páginas de um documento em outro

documento, se os dois estiverem abertos. Coloque-os lado a lado, de

modo que você possa ver a guia Thumbnails de cada um deles. No

primeiro documento, clique na página que você deseja inserir no outro

documento e arraste até o local desejado no segundo documento. É

importante lembrar que o Acrobat aceita tamanhos de página

diferentes em um mesmo arquivo; logo se a página a ser inserida tiver

um tamanho diferente das outras, ela pode ser inserida sem problemas.


Figura 4.6 Arrastando uma página.

❏ Usando o menu Document.

Através do menu Document você também pode inserir e excluir

páginas, além de extrair e substituir páginas. É importante lembrar

que estas alterações não podem ser desfeitas.

É recomendado utilizar o menu Document para inserir e excluir

páginas quando for necessário fazer estas operações com mais de

duas páginas, por este oferecer mais praticidade de posicionamento.

Veja abaixo:


OBSERVAÇÃO

❏ Inserindo páginas: Clique em Document> Pages> Insert e

selecione o arquivo que você quer inserir no seu documento.

Escolha sua localização de acordo com as opções disponíveis na

Figura 4.7, abaixo. Clique em OK.

Figura 4.7 Inserindo páginas.

Além de arquivos PDF, também é possível inserir arquivos de extensãoBMP, GIF, PNG, TIFF, JPEG e PCX (arquivos de imagem), DOC, PPT, XLS(Microsoft Office), DWG e MDT (Autocad), MPP (Microsoft Project) eVSD (Microsoft Visio).

❏ Extraindo páginas: Extrair páginas de um documento significa

gerar um novo documento a partir de algumas páginas daquele

em que se está trabalhando. Clique em Document> Pages>

Extract e selecione as páginas que você quer transformar em um

novo documento. Defina se você quer ou não que estas páginas

sejam apagadas do documento original, conforme ilustração na

Figura 4.8. Clique em OK.


Figura 4.8 Extraindo páginas.

Será então criado um novo PDF com as páginas extraídas, que será

aberto no Acrobat.

❏ Substituindo páginas: Se você tem um documento PDF e deseja

substituir algumas páginas dele por um novo layout, por exemplo,

clique em Document> Pages> Replace e selecione o arquivo de

onde virão as novas páginas. Escolha depois quais páginas serão

substituídas por estas. Clique em OK.

Figura 4.9 Substituindo páginas.


OBSERVAÇÃO

Se nas páginas que estão sendo substituídas existirem elementos deinteratividade (como links para outras páginas ou campos de formulários,por exemplo), estes permanecerão no documento, não sendo necessáriorefazê-los caso a página nova precise destes mesmos elementos. Vocêpode ainda reposicioná-los caso o layout exija.

❏ Excluindo páginas: Clique em Document> Pages> Delete e escolha

as páginas a serem excluídas. Clique em OK.

Figura 4.10 Excluindo páginas.

Recorte de PáginasSe você criou um documento em um formato de página A4 e quer

imprimi-lo ou veiculá-lo em outro formato menor, ou quer recortar

parte deste documento, você pode usar a ferramenta Crop.

Figura 4.11 Ferramenta Crop para recorte de páginas.


Selecione a ferramenta, clique e arraste em torno da área que você

deseja manter. Em seguida, clique duas vezes dentro da área definida

para confirmar a sua escolha ou redefinir setagens com mais precisão

na seção Crop Margins. Você pode ainda definir se este recorte será

aplicado a todas as páginas ou apenas àquelas que você definir, na

seção Page Range. Feitas as escolhas, clique em OK.

Você também pode acessar esta caixa de diálogo clicando em Docu-

ment> Pages> Crop.

Figura 4.12 Janela de diálogo de configuração

de recorte de páginas.


OBSERVAÇÃO

Estas alterações podem ser desfeitas a qualquer momento, mesmo depoisde você ter salvo o seu documento, pois o Acrobat não recorta de fatoseu documento, ele apenas limita sua área de visualização e impressão,simulando o recorte.

Para desfazê-las, clique em Document> Pages> Crop para acessar a

caixa de configurações. Clique no botão Set to zero e dê OK. Seu

recorte estará desfeito.

Salve este arquivo alterado com um novo nome clicando em File> Save

As. Dê um novo nome ao seu arquivo, para manter o original intacto.

Numeração de PáginasNo Acrobat 6, agora é possível incluir facilmente cabeçalhos e rodapés

(headers e footers) nas páginas de documentos PDF. Para isso, clique

em Document> Add Headers & Footers . Na caixa de diálogo que se

abre (Figura 4.13) escolha a guia respectiva para o que você deseja

inserir (Header ou Footer).

Especifique o formato de data, número de página e texto padrão, e

clique nos botões Insert respectivos.

Estes três textos irão para a primeira caixinha; para alinhá-los na

página, selecione um deles (na imagem, o texto “Exemplo de

Header”está selecionado) e marque a opção para enviá-la para o lo-

cal desejado (na imagem, a seta do mouse indica que este texto será

enviado para a caixinha direita, o que significa que ele ficará no

canto direito da página). Repita esta operação para os outros dados

que você desejar posicionar.


Figura 4.13 Numerando páginas.

Especifique as páginas onde estes dados serão colocados (page range),

defina se estes dados serão alternados (apenas à esquerda, ou apenas

à direita) e também defina as margens (setas numéricas). Clique em

Preview, para visualizar o cabeçalho e/ou rodapé no seu documento.

Se necessário, faça alguma alteração até da forma como você deseja.

Clique em OK.

Convertendo Arquivos PDFPara Outros FormatosVimos até agora como criar PDFs e como editá-los, incorporando

funcionalidades. Mas também é possível reutilizar conteúdo,

extraindo texto e imagens de PDFs recebidos, quando necessário, ou

até mesmo salvar em outros formatos. Vale lembrar que o documento


não pode estar protegido contra cópia ou extração de conteúdo para

que isso seja possível.

Extraindo TextoNo capítulo Editando um documento PDF vimos que era possível

copiar e colar pedaços de texto de um documento PDF para um

software de editoração como o Word por exemplo (ou até mesmo o

Notepad). Mas existe uma maneira mais prática quando se deseja

extrair o texto completo.

Clique em File> Save As e escolha o formato Rich Text Format (*.rtf),

pois este mantém a formatação original do documento, ou, se preferir,

escolha o formato Text, Plain (*.txt) para obter um texto sem formatação.

Figura 4.14 Caixa de diálogo para escolha do formato de conversão.


OBSERVAÇÃO

Usando o mesmo comando File> Save as, você também pode salvar oseu PDF em outros formatos, conforme ilustração acima, de acordo comsuas necessidades. Se escolher um formato de imagem, o Acrobat geraráuma imagem para cada página do documento.

Extraindo ImagensPodemos também extrair as imagens do documento uma a uma,

clicando em Advanced> Export all Images. Selecione então o

formato de exportação (JPG, PNG, TIF ou JPG 2000) de acordo com

suas necessidades.

Resumo Rápido

Edições Básicas – Ferramentas deEdição de Texto e Imagens

1. Use a ferramenta Touchup Text Tool para editar texto linha a linha.

2. Selecione o texto, clique com o botão direito e escolha a opção

Properties para fazer alterações de fonte, cor, tamanho, etc.

3. Use a ferramenta Touchup Object Tool para selecionar objetos,

como linhas de texto e imagens, e reposicioná-los, deletá-los ou

copiá-los para dentro de outro documento no próprio Acrobat.

4. Selecione um objeto e clique com o botão direito. Escolha a

opção Edit Object para editá-lo em um software de edição de

imagens ou vetorial.

5. Use as ferramentas Select Text, Select Table, Select Image para

selecionar texto, tabelas e imagens e copiá-las.

6. Aperte as teclas Ctrl + C para copiar o texto selecionado, e Ctrl

+ V para colar o texto em um programa de edição de texto.


Alteração e Exclusão de Páginas1. Use a guia Pages para incluir, substituir, reposicionar e até

mesmo extrair páginas de documentos visualmente.

2. Use o menu Document para incluir, substituir, reposicionar e

até mesmo extrair páginas de documentos numericamente.

Recorte de Páginas1. Selecione a ferramenta Crop, clique e arraste em torno da área

que você deseja manter.

2. Clique duas vezes dentro da área selecionada.

3. Especifique as opções desejadas na janela de recorte.

4. Clique em OK.

5. Para desfazer o recorte clique em Document> Pages> Crop.

6. Clique no botão Set to zero e dê OK.

Numeração de Páginas1. Clique em Document> Add Headers & Footers.

2. Escolha a guia respectiva para o que você deseja inserir (Header

ou Footer).

3. Especifique o formato de data, número de página e texto

padrão e clique nos botões Insert respectivos.

4. Coloque as informações na forma desejada.

5. Especifique as páginas onde estes dados serão colocados e sua

margem.

6. Clique em Preview, para visualizar o cabeçalho e/ou rodapé

no seu documento.

7. Clique em OK.


Convertendo Arquivos PDF Para Outros FormatosExtraindo Texto

1. Clique em File> Save As e escolha o formato Rich Text Format

(*.rtf) para reaproveitar o texto do seu PDF.

2. Clique em File> Save As e escolha outros formatos se quiser

salvar o seu documento nos outros formatos disponíveis (EPS,

HTML, JPEG, PNG, PS ou TXT).

Extraindo imagens

1. Clique em Advanced> Export all Images e escolha o formato

de exportação desejado.

Capítulo 5– Criando e Usando Marcadores (Bookmarks)53

Criando e UsandoMarcadores (Bookmarks)

CAPÍTU

LO5


OBSERVAÇÃO

Vimos até agora como criar e editar documentos PDF, mas, como

sabemos, a estes documentos podem ser incorporadas muitas

funcionalidades utilizando o Acrobat. Neste capítulo e nos próximos

veremos alguns exemplos do que pode ser feito e como fazê-lo.

Criação de Marcadores(Bookmarks)Os bookmarks facilitam a navegação de um documento, marcando

a estrutura do conteúdo e levando até cada tópico com apenas um

clique, como observamos no capítulo Formas de Navegação e

Visualização no Acrobat. Existem três formas de se criar Bookmarks:

convertendo os estilos do Word, selecionando os trechos desejados

do documento, ou criando através da guia Bookmarks.

Exercício

Abra o arquivo gerado pelo Distiller no primeiro exercício. Este não

contém Bookmarks, mas iremos criá-los neste exercício, utilizando

todas as formas possíveis.

Convertendo Estilos do WordSe o seu documento original está sendo criado em Microsoft Word,

é possível criá-lo de maneira a permitir criação automática de Book-

marks quando o PDF for gerado. Para isso basta criar os títulos do

seu documento usando os estilos do Word e gerar seu PDF a partir

da macro PDFMaker que se instala no Word quando o Acrobat é

instalado (o Acrobat deve ser instalado após o Microsoft Word).

Como isto já foi feito no primeiro capítulo, não repetiremos o processo.

Se desejar rever o processo, veja o tópico PDFMaker: Criando documentos

PDF a partir de aplicativos do Office, no primeiro capítulo.


❏ Selecionando trechos do documento:

Posicione sua página da forma como você quer que ela apareça

quando o Bookmark for clicado.

Selecione um dos títulos do documento usando a ferramenta Select

Text, clique com o botão direito sobre ele e escolha a opção Add

Bookmark. Com a guia Bookmark aberta, observe que ele cria o

marcador com o texto selecionado, tornando mais rápida sua criação.

❏ Utilizando a guia Bookmarks:

Posicione sua página da forma como você quer que ela apareça


Na guia Bookmarks, clique na setinha lateral para acessar o menu.

Escolha a opção New Bookmark. Clique no novo Bookmark e o

renomeie.

Figura 5.1 Guia de Bookmarks.


Editando Propriedades deBookmarksDepois de criados, você ainda pode alterar seus Bookmarks para

adequá-los o melhor possível ao seu conteúdo. Veja o que você pode

fazer com eles.

❏ Renomear: Clique uma vez para selecionar o Bookmark. Solte.

Clique novamente para selecionar o texto de dentro do Bookmark

e assim poder substituí-lo.

❏ Excluir: Clique com o botão direito em cima daquele que você

quer excluir e escolha a opção delete.

❏ Facilitar a visualização de longos Bookmarks: Clique com o botão

direito em cima de algum Bookmark e selecione a opção Wrap

Long Bookmarks. Você verá que aqueles cujo nome ultrapassava o

tamanho da guia ganharam várias linhas, para caber todo o texto.

❏ Alterar a ordem: Clique no bookmark e arraste-o (sem soltar) até

a posição desejada, soltando quando aparecer um triângulo

vermelho entre os Bookmarks (conforme ilustração abaixo),

mostrando a nova posição de seu Bookmark.

Figura 5.2 Alterando a ordem de Bookmarks.

❏ Criar subestrutura de tópicos: Bastante parecido com o

procedimento anterior. A diferença consiste em arrastar o ícone

de página e não o texto. Clique no ícone de página e arraste-o até


a posição desejada, levando a setinha do mouse até o outro ícone

de página que será o início da estrutura, soltando quando aparecer

um traço vermelho com uma ponta de meio triângulo (conforme

ilustração abaixo), mostrando a nova posição de seu Bookmark.

Figura 5.3 Criando subestrutura

de Bookmarks – passo 1.

Figura 5.4 Criando subestrutura

de Bookmarks – passo 2.

Para desfazer a subestrutura, repita os procedimentos arrastando para

a localização desejada.

❏ Alterar a visualização para a qual o Bookmark está apontando:

Posicione o documento no local para onde você deseja que o

Bookmark passe a apontar (por exemplo, se antes ele apontava

para a página 1 e agora você deseja que ele aponte para a página

2, posicione o seu documento na página 2). Clique com o botão

direito no Bookmark e selecione a opção Set Destination. Teste o

novo Bookmark.


Salve o seu documento com a nova estrutura.

❏ Especificar ações e aparência dos Bookmarks: Clique com o botão

direito no Bookmark que você deseja editar. Selecione a opção

Properties e escolha a guia Appearance para editar a aparência do

Bookmark (Fonte ou cor), ou a guia Actions para especificar ações

a serem executadas pelo seu Bookmark. Veremos com mais

detalhes o que são ações e como usá-las no próximo capítulo.

Resumo Rápido

Criação de Marcadores (Bookmarks)No Word, se o seu documento contém estilos:

1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo

do Office.

2. Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings.


personalizada clicando no botão Edit.

4. Especifique os estilos a serem convertidos para bookmarks na

guia Bookmarks.


6. Clique no botão do PDFMaker para gerar seu PDF.


No Acrobat, aproveitando tópicos do documento:

1. Posicione sua página da forma como você quer que ela apareça


2. Selecione um dos títulos do documento usando a ferramenta

Selec Text.

3. Clique com o botão direito sobre ele e escolha a opção Add

Bookmark.


No Acrobat, utilizando a guia Bookmarks:

1. Posicione sua página da forma como você quer que ela apareça


2. Na guia Bookmarks, clique na setinha de Options para acessar

o menu.

3. Escolha a opção New Bookmark.

4. Clique no novo Bookmark e nomeie-o.

Editando Propriedades de BookmarksPara renomear:

1. Selecione o título do bookmark, clicando uma vez para selecionar

o Bookmark e uma segunda vez para ter acesso ao texto.

2. Renomeie-o.

Para excluir:

1. Clique com o botão direito em cima daquele que você quer excluir.

2. Escolha a opção delete.

Para movimentar:

1. Clique e arraste, posicionando-os da forma desejada.

Para alterar a visualização:

1. Posicione a página do documento na visualização desejada.

2. Clique com o botão direito no título do Bookmark.

3. Escolha a opção Set Destination.

Para especificar ações e aparência dos Bookmarks:

1. Clique com o botão direito no Bookmark que você deseja editar.

2. Selecione a opção Properties.

3. Escolha a guia Appearance para editar a aparência do Book-

mark (Fonte ou cor), ou a guia Actions para especificar ações a

serem executadas pelo seu Bookmark.

Capítulo 6 – Setando Ações Através de Hyperlinks61

Setando AçõesAtravés de Hyperlinks

CAPÍTU

LO6


OBSERVAÇÃO

Hyperlinks são atalhos funcionais a partir de onde podemos ir

diretamente para outras partes do mesmo documento, acessar

websites, enviar e-mails, abrir outros documentos, etc. Veremos neste

capítulo como criá-los e como adicionar funcionalidades a eles.

Exercício

É a partir desta ferramenta que criamos os hyperlinks.

Figura 6.1 Ferramenta de criação de Hyperlinks.

Neste exercício vamos criar dois tipos de links e vamos observar quais

as outras funções que podem ser desempenhadas através de um link.

A primeira delas será a função de enviar para outra página do mesmo

documento. A segunda abrirá um site da Web.

Para este exercício, podemos utilizar o mesmo documento do

exercício anterior, onde criamos os Bookmarks.

Levando a Outra Página noMesmo DocumentoSelecione a ferramenta link. Na página inicial, onde há um índice para os

tópicos descritos nas páginas abaixo, escolha um desses índices para criar

o link. Clique e arraste o cursor em volta deste tópico, circundando-o.

Também é possível criar um link selecionando a parte do texto ou aimagem que se deseja transformar em link usando as respectivasferramentas Select Text ou Select Image. Com o texto ou a imagemselecionados, clique com o botão direito e escolha a opção Create Link.


OBSERVAÇÃO

Ao soltar o cursor, defina as preferências para seu link:

Figura 6.2 Caixa de diálogo Create Link.

Selecione a opção desejada: abrir uma página do documento, abrir

um arquivo, abrir uma página web ou criar um link customizado

(clicar nesta opção abre uma nova janela oferecendo novas opções

de ações além das três citadas acima). Mais tarde veremos como

utilizar as outras opções de ações possíveis.

Definidas estas opções, complete-as com as informações restantes

necessárias: número de página, zoom, ou endereço do arquivo a ser

aberto, ou link da web.

Para especificar o endereço da web corretamente, você deve incluir o “http://” conforme o exemplo: http://www.adobe.com.br/acrofamily/main.html.


Clique em OK. Para testar, selecione a ferramenta “mãozinha” e clique

no Link.

Editando um LinkPara editar um link, clique duas vezes em cima do link.

Na guia Appearance, você define se o link estará visível ou invisível

quando ele não estiver clicado e como será seu Highlight quando

ele for clicado – importante para dar ao usuário a sensação de que

ele realmente clicou no Link. Você pode ainda clicar na opção Locked,

para impedir que o local do Link seja editado.

Na guia Actions você especifica as ações que podem ser executadas

quando o link for clicado. Veja tópico a seguir.

Outras Opções de AçõesVejamos na Figura 6.3 quais são as ações disponíveis. Se você ainda

não abriu a janela de ações, clique duas vezes em cima do link e

selecione a guia Actions.

Selecione a ação desejada de acordo com a lista disponível (Figura 6.4).

Estas ações podem variar desde rodar um vídeo ou um som, mostrar/

esconder campos de formulário, executar um item de menu, até abrir

um outro arquivo ou rodar um javascript definido pelo criador do

documento. Abre-se espaço assim para se implantar muitas

funcionalidades ao documento, permitindo que o usuário interaja

com o documento, e até com bancos de dados e sistemas existentes

na corporação.


Figura 6.3 Guia Actions.

Figura 6.4 Lista de ações disponíveis.


OBSERVAÇÃO

Escolhida a ação, basta seguir os passos indicados para setar o que

for necessário para a opção feita. Veja os exemplos abaixo:

❏ Para inserir um Javascript, selecione a opção Run a Javascript e

clique no botão Add para inseri-lo e/ou editá-lo.

❏ Para abrir um arquivo, selecione a opção Open a File e clique no

botão Add para selecionar o arquivo a ser aberto.

É importante lembrar que, se você vai distribuir este documento e desejaque o link esteja funcional (ou seja, que o leitor, ao clicar no link, consigaabrir o documento anexado), é necessário enviar não só o PDF mastambém este arquivo a ser aberto pelo link. Coloque os dois arquivos nomesmo diretório, antes de fazer o vínculo, e oriente seu leitor a fazer omesmo quando receber os arquivos, para que o Acrobat consiga acharfacilmente o caminho do documento especificado no link.

❏ Para enviar dados de um formulário, selecione a opção Submit a

Form e clique no botão Add para selecionar o endereço e a forma

como os dados deste formulário vão ser processados.

Resumo Rápido

Levando a Outra Página no Mesmo Documento1. Selecione a ferramenta link.

2. Clique e arraste o cursor em volta da área que vai se tornar link.

3. Selecione a ação Open a page in this document.

4. Clique em OK.

Editando um Link1. Clique duas vezes em cima do link.

2. Altere as propriedades necessárias.


Outras Opções de Ações1. Selecione a ferramenta link.

2. Clique e arraste o cursor em volta da área que vai se tornar link.

3. Selecione a ação desejada.

4. Siga os passos necessários para implementar a ação escolhida.

5. Clique em OK.

Capítulo 7– Aplicando Segurança em Documentos PDF69

Aplicando Segurançaem Documentos PDF

CAPÍTU

LO7


O formato PDF se tornou popular nas empresas pelas suas

características de “universalidade” (qualquer pessoa, em qualquer

plataforma, pode ver o documento baixando apenas um plugin

gratuito) e leveza (arquivos pequenos) para transitar na rede.

Mas existe uma característica ainda pouco conhecida que torna o

uso do formato PDF mais interessante ainda, que é a possibilidade

de se restringir acesso ao documento através de senhas e proteções

contra edição do documento, e de se implantar assinatura digital no

PDF. Neste capítulo e no próximo, veremos como aplicar segurança

e assinatura digital ao PDF.

Veremos também como colocar informações sobre o documento,

como autor, palavras-chave (para buscas), etc., e como prepará-lo

para que o leitor abra o documento da forma como você deseja.

Exercício

Abra um arquivo. Vamos prepará-lo como se fôssemos distribuir este

documento e precisássemos colocá-lo num sistema de Gerenciamento

de Documentos, onde ele precisaria ter dados sobre autor, data de

criação e palavras-chave para buscas. Vamos ainda garantir que ele

não seja alterado por ninguém.

Colocando Dados Sobreo DocumentoClique em File> Document Properties. Selecione a opção Descrip-

tion. Preencha com os dados necessários. As palavras-chave devem

ser separadas por vírgulas.


Figura 7.1 Caixa de diálogo para definição de

propriedades do documento.

Opções de Aberturado DocumentoClique em File> Document Properties. Selecione a opção Initial View

e defina o layout de abertura de seu documento.


formas de abertura do documento.


Você pode definir se o documento ao abrir exibirá apenas sua página,

sua página e a guia Bookmarks, sua página e a guia Pages, ou,

finalmente, sua página e a guia Layers. Você pode ainda definir em

qual página ele abrirá (basta digitar o número da página dentro da

caixinha Page Number). Além disso você ainda define zoom, forma

de exibição das páginas e interface.

Setagens de SegurançaClique em File> Document Properties e escolha a opção Security.

Selecione a opção Password Security.

Figura 7.3 Caixa de diálogo para seleção do tipo de

segurança a ser aplicado ao documento.

Na área de Compatibility você define a compatibilidade do seu

documento: versão 6.0 e superiores, versão 5.0 e superiores ou versão

3.0 e superiores. Recomenda-se que se use a segunda opção, a menos

que você tenha a certeza de que todos os leitores de seus documentos

têm a versão mais recente do Reader. Vale lembrar que na versão 5.0

a segurança é de 128 bits, que é quase impossível de ser quebrada.


Você pode ainda definir uma senha de abertura para seu documento.

Para isso, marque a caixinha Require a password to open the docu-

ment e digite a senha. Se esta caixa for marcada, você deve distribuir

esta senha apenas aos usuários autorizados a ver este documento.

Vale lembrar que esta senha não é obrigatória.


de propriedades de segurança.

Na área de Permissions você define a senha Mestra para alterar as

configurações de segurança do documento. Esta é obrigatória caso

você tenha definido qualquer setagem de segurança, pois se esta

não estiver definida, qualquer pessoa que tenha acesso ao documento

terá acesso a esta caixa de alteração de propriedades de segurança e

poderá retirar as setagens de segurança que você colocou.

Colocada a senha, você define as permissões de impressão do

documento na opção Printing Allowed: permissão total (High Reso-

lution), permissão parcial – apenas em baixa resolução – (Low Reso-

lution) ou nenhuma permissão (None).


Logo em seguida, define quais serão as alterações permitidas ao

documento, na ordem: nenhuma alteração permitida (None), apenas

inserção, exclusão ou rotação de páginas (Inserting, deleting and

rotating pages), apenas preenchimento de formulários e assinatura

(Filling in form fields and signing), preenchimento de formulários,

assinatura e comentários (Commenting, Filling in form fields and

signing) ou qualquer uma com exceção de extração de páginas (Any

except extracting pages). Feitas as escolhas, clique em OK. O Acro-

bat pedirá a confirmação das senhas.

Clique na opção Enable copying of text, images and other content,

caso deseje permitir que o conteúdo do documento (texto, imagens

ou qualquer outro conteúdo) seja copiado.

Por último, você especifica a otimização para deficientes visuais

(habilita o PDF a ser lido por leitores de tela). Clique em OK. O

Acrobat abre uma janela para confirmar a senha e outra para avisar

que alguns produtos de terceiros podem quebrar alguma das

proteções aplicadas.

Para ver o documento com estas alterações, você deve salvá-lo, fechar

e abrir de novo o documento.

Se desejar alterar estas configurações posteriormente, clique em File>

Document Properties e clique no botão Change Settings. Uma caixa

de diálogo se abrirá para digitação da senha Mestra, liberando assim

o acesso à caixa de setagens de segurança, onde você poderá alterar

as configurações. É por esta razão que esta senha é obrigatória quando

se implanta alguma configuração de segurança, pois, se ela não existir,

o Acrobat não conseguirá restringir o acesso à caixa para alteração

das setagens.

Se desejar retirar completamente a segurança do documento, clique

em File> Document Properties e, onde está marcado Password Secu-


OBSERVAÇÃO

rity, altere para No Security. Digite a senha Mestra para confirmar

que você tem acesso às permissões de alteração do documento.

A opção Certificate Security é uma opção baseada em perfis de usuário eassinatura digital. Nela você consegue definir opções de segurançadiferenciadas para cada usuário do documento. Para isso, selecione cadausuário (na lista de Recipients) e clique no botão Set Recipient Permis-sions para especificar as opções para aquele usuário.

No Acrobat 5, as opções de segurança podem ser definidas a partir domenu File> Document Security e a opção Password Security é equivalenteà opção Acrobat Standard Security. A opção Certificate Security éequivalente à opção Self-sign Security.

Resumo Rápido

Colocando Dados Sobre o Documento1. Clique em File> Document Properties.

2. Selecione a opção Description.

3. Preencha com os dados necessários sobre o documento.

4. Clique em OK.

Opções de Abertura do Documento1. Clique em File> Document Properties.

2. Selecione a opção Initial View.

3. Selecione as opções desejadas para o momento em que o

documento for aberto.

4. Clique em OK.


Setagens de Segurança1. Clique em File> Document Properties.

2. Selecione a opção Security.

3. Selecione a opção Password Security.

4. Defina as opções de segurança para seu documento.

5. Defina a senha Mestra. Esta senha é obrigatória se você colocou

alguma setagem de segurança no seu documento.

6. Salve o documento. As alterações estarão aplicadas quando o

documento for aberto novamente.

Para alterar as setagens de segurança do seu documento:

1. Clique em File> Document Properties.

2. Selecione a opção Security.

3. Clique no botão Change Settings.

4. Digite a senha Mestra.

5. Faça as alterações.

6. Clique em OK.



Para retirar completamente as setagens de segurança do seu

documento:

1. Clique em File> Document Properties.

2. Selecione a opção No Security onde está marcada a opção Pass-

word Security.

3. Digite a senha Mestra.

4. Clique em OK.



Capítulo 8 – Assinando Documentos Digitalmente77

AssinandoDocumentos Digitalmente

CAPÍTU

LO8


O recurso de assinatura digital no Acrobat é mais um daqueles que

poucos conhecem. Este tem por função não garantir a segurança de

que o documento não será alterado, como visto no capítulo ante-

rior, com a segurança Standard, mas sim garantir que aquele

documento foi criado, ou lido e aprovado, pela pessoa que o assinou,

e registrar as alterações.

O sistema de assinatura digital do Acrobat consegue fazer um controle

de versões do documento, para o caso de várias pessoas precisarem

revisar e assinar o documento, pois, a cada vez que o documento é

assinado, o PDF guarda dentro dele uma “versão” deste documento. É

possível então comparar duas versões assinadas do mesmo documento.

Vale lembrar que o módulo de assinatura digital do Acrobat pode ser

usado mesmo por aqueles que já possuam outros sistemas de assinatura

digital comuns no mercado, como Verisign, Certisign e outros. Para

estes, existem plugins específicos, que geralmente podem ser baixados

do site da empresa certificadora, e que se integram perfeitamente ao

Acrobat, permitindo o uso destes sistemas de dentro do Acrobat, da

mesma forma que o sistema de assinatura digital do Acrobat.

Como Funcionauma Assinatura Digital?Antes de aplicar uma assinatura digital em um documento, vamos

descobrir como funciona o sistema de assinatura digital e como é

feita a verificação da autenticidade de uma assinatura digital.

Como uma assinatura no mundo real, assinaturas precisam ser em

um primeiro momento criadas, e em um segundo momento

comparadas a alguma assinatura original reconhecida por exemplo

por um órgão do Governo ou alguma área da empresa responsável

pelo controle de identidades.


Exemplo – Analogia EntreMundo Real e Mundo DigitalAo assinarmos um cheque em uma loja, precisamos entregar junto

com ele nossa carteira de identidade para que as duas sejam

comparadas pelo vendedor, garantindo a ele a autenticidade da

assinatura no cheque.

Da mesma forma em uma empresa, ao recebermos um documento

assinado digitalmente, precisamos confirmar a autenticidade daquela

assinatura. Para isso existe um sistema que confirma esta autenticidade:

é o sistema de chave pública e chave privada. A chave pública seria

sua “carteira de identidade” digital, e a chave privada sua assinatura

no cheque (é sua “chave pessoal”, com senha própria – ou até com

formas mais elaboradas de aplicação como medidas biométricas, por

exemplo reconhecimento de impressões digitais –, que você precisa

usar para assinar seus documentos, assim como nos documentos em

papel você tem sua forma pessoal de fazer sua assinatura).

Para fazer o reconhecimento entre a chave pública e a chave privada,

e conseqüentemente a validação da assinatura (a “comparação” en-

tre a assinatura do cheque e a carteira de identidade), existem vários

sistemas, como dito acima. Um deles funciona através do próprio

Acrobat, é o Acrobat Certificate Security.

A Assinatura Digital naPrática – Sistemas DisponíveisExistem vários sistemas de assinatura digital. Muitos funcionam

através de servidores Web que armazenam as chaves públicas do

usuário. O destinatário do documento precisa apenas clicar na

assinatura para que o sistema já busque sua validação automática na

Web. A maioria destes outros sistemas é compatível com o Acrobat,

caso você ou sua empresa já utilizem alguma destas soluções e não

desejem migrar para o sistema de certificados do Acrobat. Para isso


OBSERVAÇÃO

basta ir ao site da empresa certificadora e buscar um plugin para

Adobe Acrobat e instalá-lo.

Na prática, para utilizar o certificado digital do Acrobat você não

precisa de um servidor Web, mas de qualquer forma é aconselhável

armazenar as chaves públicas em um servidor para facilitar sua

administração, ainda que seja possível armazená-las na máquina de

cada usuário.

Para que o receptor do documento consiga fazer a autenticação da

assinatura, quando é usado o sistema de certificação do Acrobat, ele

também precisa ter o Acrobat instalado em sua máquina. Se outro sistema

for utilizado, isso nem sempre é necessário (depende do sistema escolhido).

Criando um Perfilde Usuário (Chave Privada)

Exercício

Vamos agora experimentar o que pode ser feito com assinatura digi-

tal e como fazê-lo. Abra um arquivo para assiná-lo digitalmente.

Quando vamos utilizar o Certificate Security do Acrobat pela primeira

vez, é necessário criar um perfil de usuário, que será nossa chave

privada. Sempre que formos assinar um documento reativaremos

este perfil, logando com o nome de usuário que iremos criar agora.

Logo, não precisaremos recriá-lo a cada vez.

Clique em Advanced> Manage Digital Ids> My Digital ID Files> My

Digital ID File. Clique em Add (Figura 8.1).

Selecione o tipo de certificado que você deseja usar. No nosso caso,

utilizaremos o Self-signed Digital ID (figura abaixo).


Figura 8.1 Caixa de diálogo para criação de novo perfil de usuário.

Figura 8.2 Caixa de diálogo para seleção do

tipo de assinatura digital a ser usado.

Digite os dados para criar seu perfil (Figura 9.1 acima) e salve-o em

um diretório de sua preferência, clicando em Create e depois em

OK. Como visto na Figura 8.3.

A partir deste momento, você já pode assinar digitalmente um

documento. Mas antes disso vamos criar nossa chave pública, para

permitir que outros reconheçam a assinatura, e criar também uma

“aparência” para ela.


Figura 8.3 Caixa de diálogo para inserção

dos dados da assinatura digital.

Clique em Advanced> Manage Digital Ids> My Digital ID Files> My

Digital ID File. Selecione a assinatura que você acabou de criar. Clique

em Export. Selecione a opção Save the data to a file, e salve o arquivo

no diretório desejado (conforme dica acima, em uma corporação é

interessante salvá-lo em um diretório em um servidor). Para o

exercício, salve-o em sua máquina mesmo.

Você pode também definir a aparência de sua assinatura. Clique em

Edit> Preferences e selecione a opção Digital Signatures. Como visto

na Figura 8.4.

Na área de Appearance, clique em New. Uma nova janela vai se abrir

para que você selecione a aparência de sua assinatura. Se você quer

criar uma assinatura digital com a mesma aparência de sua assinatura

em papel, escaneie-a e salve o arquivo como PDF. Marque então a


opção Imported Graphic e clique em PDF File para selecionar a

imagem de sua assinatura (Figura 8.5).

Figura 8.4 Caixa de diálogo para especificação

de preferências da assinatura digital.


de imagem de assinatura.


Selecione o gráfico clicando no botão Browse e depois clique em

OK. Dê um título a esta assinatura e feche as outras caixas de diálogo

clicando em OK.

Figura 8.6 Preview da assinatura.

Agora podemos assinar nosso documento.

Assinando o DocumentoClique na ferramenta de assinatura digital e escolha a opção Sign

this document. Clique em Continue Signing e escolha a opção Cre-

ate a new signature field to sign. Clique em Next.

Figura 8.7 Ferramenta de assinatura digital.

Defina uma área onde aplicar sua assinatura clicando e arrastando com

o mouse. Clique no botão Show Options, conforme Figura 9.8, para

que você possa personalizar algumas informações em sua assinatura.

Digite sua senha em Confirm Password e coloque suas informações

de contato e razão para estar assinando o documento, caso deseje.


Na opção Signature Appearance, selecione a assinatura com imagem

escaneada, criada no passo anterior (se você não deu um nome a ela,

o Acrobat mostra a data em que ela foi criada, permitindo que você

a localize). Clique em Save and Sign e seu documento estará assinado.

Figura 8.8 Caixa de diálogo para assinatura

do documento.

Figura 8.9 Caixa de diálogo expandida.

Veja que a assinatura agora está relacionada na guia Signatures (Figura

8.10). Salve o seu documento e feche-o.

Agora precisamos saber como lidar com este documento assinado.


OBSERVAÇÃO

OBSERVAÇÃO

Figura 8.10 Guia de assinatura digital.

Após a criação de um perfil, o Acrobat entende que todos os documentos

serão assinados pela mesma pessoa. Para assinar como outra pessoa, é

necessário se logar como outro usuário através do menu Advanced> Man-

age Digital IDs> My digital ID files> Open another digital ID file.

Validando uma Assinatura DigitalPara validar a assinatura do documento assinado no exercício ante-

rior, você precisa simular que é outra pessoa, recebendo aquele

arquivo assinado por você anteriormente. Para isso crie um novo

perfil (da mesma forma que criou o anterior – veja tópicos anteriores)

e logue como essa outra pessoa.

Se você não fizer isso, o Acrobat entende que o documento foi aberto pela

mesma pessoa que o assinou e o reconhece automaticamente como válido.

Estando logado como outra pessoa, abra o documento assinado.

Agora você precisa dizer ao Acrobat onde está a chave pública desta

pessoa que assinou o documento aberto.


Para isso, clique em Tools Advanced> Manage Digital IDs> Trusted

Identities. Clique em Add Contacts. Na caixa de diálogo que se abre,

clique em Browse for certificates, e localize a chave pública que foi

gerada no exercício anterior. Selecione o novo contato e clique em

Add contacts to List. Clique em OK.

Este procedimento deverá ser realizado apenas uma vez para cada novo

usuário com o qual você vá trabalhar usando assinatura digital.

Abra o documento assinado, clique na assinatura ainda não reconhecida

(abaixo) com o botão direito e escolha a opção Validate Signature.

Figura 8.11 Assinatura ainda não verificada.

O Acrobat busca então a chave pública, compara com a chave privada

da assinatura, e se ele reconhecer que as duas foram geradas pelo

mesmo perfil, marca a assinatura como válida (abaixo).

Figura 8.12 Assinatura verificada e válida.

Dica: Para que você não precise clicar e mandar reconhecer as

assinaturas cada vez que você abrir um documento, clique em Edit>

Preferences e selecione a opção Digital Signatures. Marque a opção

Verify signatures when document is opened. Assim o Acrobat

reconhecerá automaticamente as assinaturas que já estiverem

disponíveis lá na sua área de Trusted Certificates.


OBSERVAÇÃO

Se nenhum perfil estiver logado na hora de reconhecer a assinatura, o

Acrobat pedirá que seja feito login, pois sem isso ele não consegue

estabelecer o sistema para verificação.

Visualizando Alterações emDocumentos AssinadosQuando um documento é assinado, ele não é bloqueado para

alterações, como fazemos com o Password Security. Logo, é possível

que uma versão assinada seja modificada, mas, para manter a

integridade e a validade da assinatura, o Acrobat salva versões do

documento para cada assinatura.

Para simular isso, faça uma alteração qualquer em seu documento.

Veja que na guia Signatures aparece a frase Document was modified

abaixo da assinatura. Clique com o botão direito em cima da

assinatura (no próprio documento ou na guia Signatures) e escolha

a opção View Signed Version. O Acrobat abrirá a versão assinada do

documento, sem as alterações feitas depois da assinatura.

Excluindo AssinaturasPara excluir uma assinatura de um documento, clique com o botão

direito em cima dela e escolha a opção Delete Signature Field.

Resumo Rápido

Como Funciona uma Assinatura Digital?1. Como uma assinatura no mundo real, assinaturas precisam

ser em um primeiro momento criadas, e em um segundo


momento comparadas a alguma assinatura original

reconhecida por exemplo por um órgão do Governo ou alguma

área da empresa responsável pelo controle de identidades.

2. Nos tópicos a seguir descobriremos como aplicar uma

assinatura digital.

Criando um Perfil de Usuário (Chave Privada)1. Clique em Advanced> Manage Digital Ids> My Digital ID Files>

My Digital ID File.

2. Clique em Add.

3. Clique no botão Click here to create a self-signed digital ID.

4. Digite seu nome e crie uma senha para este perfil.

5. Clique em OK.

Para criar sua chave pública:

1. Clique em Advanced> Manage Digital Ids> My Digital ID Files>

My Digital ID File.

2. Selecione a identidade que você criou e cujo certificado deseja

exportar.

3. Clique no botão Export.

4. Selecione a opção Save the data to a file.

5. Salve o arquivo no diretório desejado.

Para criar uma aparência para sua assinatura:

1. Clique em Edit> Preferences.

2. Selecione a opção Digital Signatures.

3. Na área de Appearance, clique em New.

4. Marque então a opção Imported Graphic.

5. Clique em PDF File para selecionar a imagem de sua assinatura

(figura abaixo).


6. Selecione o gráfico clicando no botão Browse.

7. Clique em OK.

8. Dê um título a esta assinatura e feche as outras caixas de

diálogo clicando em OK.

Assinando o Documento1. Selecione a ferramenta de assinatura digital.

2. Clique e arraste o mouse na área onde você quer aplicar sua

assinatura.

3. Clique no botão Show Options.

4. Coloque as informações desejadas.

5. Em Signature Appearance, selecione a assinatura com imagem,

criada junto com o perfil.

6. Clique em Sign and Save.

Validando uma Assinatura DigitalPara que o documento seja validado na sua abertura:


2. Selecione a opção Digital Signatures.

3. Marque a opção Verify signatures when document is opened.

Para que o Acrobat consiga reconhecer quem assinou o documento:

1. Clique em Tools Advanced> Manage Digital IDs> Trusted

Identities.

2. Clique em Add Contacts.

3. Clique em Browse for certificates.

4. Localize a chave pública da identidade que você deseja

reconhecer.

5. Selecione o novo contato e clique em Add contacts to List.

6. Clique em OK.


7. Abra o documento assinado.

8. Clique na assinatura ainda não reconhecida com o botão

direito e escolha a opção Validate Signature.

Se o documento não validar automaticamente a assinatura ao abrir:

1. Selecione a assinatura.

2. Clique com o botão direito.

3. Selecione a opção Verify Signature.

Visualizando Alterações em Documentos Assinados1. Clique com o botão direito em cima da assinatura.

2. Escolha a opção View Signed Version.

Excluindo Assinaturas1. Clique com o botão direito em cima da assinatura.

2. Escolha a opção Delete Signature Field.

Capítulo 9 – Criando Comentários e Anotações93

Criando Comentáriose Anotações

CAPÍTU

LO9


Em um ciclo de revisão de documentos, quando estes precisam ser

revisados por várias pessoas, os documentos são distribuídos em papel

a várias pessoas, ou enviados via e-mail para serem comentados, em

um processo muitas vezes descentralizado e confuso, e precisam ser

devolvidos para o revisor final para a geração do documento final.

O Acrobat oferece uma solução que aumenta a produtividade destes

ciclos de revisão, centralizando o processo, reunindo os comentários

em um documento único, disponível na rede e acessível apenas

àqueles usuários autorizados a revisar o documento. Aliado a sistemas

de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e Workflow

(Sistema de controle e gerenciamento de fluxos e processos

corporativos) é possível montar vários tipos de ciclos de revisão, como

por exemplo fazer o acompanhamento deste ciclo de revisões,

avisando automaticamente aos revisores que há um documento a

ser revisado, onde ele está, e finalizando o processo quando todos

tiverem revisado o documento.

Neste capítulo e no próximo veremos como comentar documentos

usando os recursos do Acrobat e como configurá-los para criar

comentários on-line.

Comentando DocumentosLocalmenteTemos várias ferramentas que nos permitem comentar um

documento, como vemos abaixo, onde estão todas listadas, cada

uma delas com uma função específica.

Para ver as ferramentas disponíveis, clique na setinha preta do botão

Review & Comment.

Escolha as opções Commenting Toolbar e Advanced Commenting

Toolbar para visualizar todas as ferramentas do grupo. Quando ne-


cessário, faça o mesmo para as outras setinhas que estejam apontando

para baixo. Isso vai permitir que você veja todas as ferramentas

disponíveis.

Figura 10.1 Botão de Review & Comment.

As ferramentas ilustradas abaixo são (da esquerda para a direita,

começando pela Figura 10.2, seguindo até a Figura 10.3):

Figura 10.2 Barra de ferramentas de comentários.

Figura 10.3 Barra de ferramentas de comentários avançados.

❏ NoteTool – Permite colocar notinhas no documento.


❏ Text Edits Tool – Permite selecionar partes do texto e fazer marca-

ções no texto selecionado. Clicando na setinha lateral da fer-

ramenta você pode inserir texto, destacar, adicionar, riscar, subli-

nhar ou substituir texto.

❏ Stamp Tool – Permite carimbar o documento. Existem muitos

formatos já disponíveis para uso, mas você pode personalizá-los,

criando uma identidade própria para seus carimbos, com o logo

da empresa ou a fonte utilizada na identidade visual da corporação,

por exemplo. Basta criar um arquivo PDF com a ilustração

desejada, clicar na setinha preta na lateral da ferramenta e

selecionar a opção Create Custom Stamp.

❏ Highlight, Strikeout e Underline Tool – Permitem, respectivamente,

realçar, riscar e sublinhar texto (o texto precisa ser editável, não

podendo ser a imagem de um texto).

❏ Botão Show – Controla a forma como os comentários são exibidos.

❏ Rectangle, Oval, Arrow, Line, Cloud, Polygone e Polygone Line

Tool – Permitem criar desenhos a mão livre, retângulos, elipses,

linhas retas, etc. Caso deseje criar quadrados, círculos e linhas

retas com ângulos de 0º, 45º ou 90º, aperte a tecla Shift de seu

teclado enquanto desenha.

❏ Text Box Tool – Cria caixa de texto.

❏ Pencil e Pencil Eraser Tool – Permitem respectivamente criar dese-

nhos a mão livre e apagar parte deles.

❏ Attach File, Attach Sound e Paste Clipboard Image Tool – Permite

criar atalhos que abrem outros documentos, como por exemplo

planilhas não convertidas para PDF e outros.

Exercício

Abra um documento, selecione a ferramenta Note Tool e clique ao

lado de um parágrafo de texto. Veja que uma notinha se abre, onde

você pode digitar o seu comentário. Digite um texto de comentário,


como se você por exemplo dissesse ao redator final do documento

para revisar a ortografia de algumas palavras.

Agora selecione a ferramenta Text Box Tool. Crie uma caixa de texto

clicando e, arrastando ao lado de outro parágrafo, escreva um

comentário. Repare que estas duas ferramentas de anotação têm uma

função parecida, e você escolhe a sua preferida.

Experimente as outras ferramentas. Selecione a Attach Sound Tool,

clique no documento e grave um comentário seu falado (se você

tiver microfone) ou escolha um som em sua máquina. Selecione a

Attach File Tool , clique no documento e selecione por exemplo um

arquivo de imagem que você quer que o redator final substitua no

lugar daquele que está no documento (não esqueça de enviá-lo junto

com o documento comentado).

Experimente também as ferramentas de desenho, circulando ele-

mentos de seu documento, criando linhas e setas apontando para

elementos de sua página, etc. Sublinhe, risque e realce texto com as

ferramentas Highlight, Strikeout e Underline Tool.

Quase todas as ferramentas aceitam notinhas de texto (idênticas às

criadas pela Note Tool) associadas a elas. Para criá-las, basta selecionar

a ferramenta mãozinha e clicar duas vezes em cima do comentário

gerado. Uma notinha se abre, permitindo que você digite sua

anotação. Para fechar estas notinhas clique no X localizado no topo

à esquerda da própria notinha. Para abri-la novamente, basta clicar

duas vezes em cima do comentário correspondente.

Lidando com ComentáriosOs comentários feitos no documento ficam listados na guia Com-

ments do Acrobat, facilitando navegar e interagir entre eles. Você

pode responder a eles, setar seu status, filtrar (listá-los de acordo


com seu tipo, página onde estão localizados, autor ou data de criação),

etc. Clicando em cima de cada um, o Acrobat leva até ele e, clicando

duas vezes, você acessa o comentário já aberto. Tudo o que for feito

nesta caixa será visto pelos outros usuários do documento.

Figura 10.4 Guia Comments.

Para excluir uma anotação, selecione-a com a mãozinha e clique na

tecla delete em seu teclado. Para reposicionar uma anotação,

selecione-a com a mãozinha e mova-a para a posição desejada.

Você pode também alterar a cor e os ícones de suas anotações. Para

isso, selecione-as com a mãozinha, clique com o botão direito,

selecione a opção Properties e faça as alterações desejadas.

Clicando em Options na guia Comments você pode também fazer

verificação ortográfica no texto de suas anotações clicando em Check

Spelling in Comments.

Você pode também gerar o sumário das anotações, clicando em Sum-

marize Comments. Isto facilita na hora de fazer o documento final.

Podem-se classificar os comentários e filtrar os tipos desejados para

aparecerem no relatório. Lembre-se que este relatório é um arquivo

que se torna independente do original (que adota o nome que estiver

nas propriedades do documento original), por esta razão ele não

será atualizado automaticamente se as anotações do arquivo origi-

nal forem modificadas. Caso isso aconteça e você deseje um relatório

atualizado, você precisará gerá-lo novamente. Este relatório pode

ser impresso e/ou salvo.


Se você precisa enviar seus comentários a alguém que tenha esse

mesmo documento, pode salvar seus comentários em um arquivo

único, sem precisar enviar o documento inteiro. Isto é vantajoso

pois o arquivo de comentário será sempre bem menor que o arquivo

comentado inteiro. Para salvar seus comentários, clique no botão

Options e selecione a opção Export Selected Comments. Salve o

arquivo. O usuário que receber seus comentários deve abrir o

documento idêntico ao que você comentou, clicar em Import Com-

ments e selecionar o seu arquivo com os comentários. Eles aparecerão

todos exatamente da forma como você os criou.

Você pode ainda exportar seus comentários para o Microsoft Word,

clicando em Export Comments to Word. Isto facilita bastante na

hora da revisão final (por enquanto recurso disponível apenas

para Office XP).

Imprimindo Documentoscom Seus ComentáriosSe você deseja imprimir o documento e todos os comentários

anexados, você precisa configurar esta opção. Clique em Edit> Prefe-

rences> Commenting. Marque a caixa Print Comment Pop-ups.

Clique em OK (observe que nesta caixa de diálogo você também

pode configurar a fonte de seus comentários, além de algumas opções

de abertura dos pop-ups de comentários).

No documento, você precisa abrir todas as notinhas de seus

comentários, para que elas sejam impressas (clique duas vezes em

cada uma para abrir o comentário). Clique em File> Print. Na caixa

de diálogo da impressora selecione a opção Print Text and Com-

ments para que seus comentários sejam impressos.


Resumo Rápido

Comentando Documentos Localmente1. Selecione a ferramenta de comentário desejada.

2. Clique no documento.

3. Faça o comentário necessário.

Lidando com Comentários1. Navegue entre eles usando a guia Comments.

2. Clique botão de filtro da guia e ordene-os por tipo, página,

autor ou data.

Para fazer verificação ortográfica no texto dos comentários:

1. Clique no botão Options e selecione a opção Check Spelling

in Comments.

Para gerar o sumário das anotações:

1. Clique no botão Options e selecione a opção Summarize

Comments.

2. Salve o documento criado.

Para apagar um comentário:

1. Selecione-o.

2. Pressione a tecla Delete.

Imprimindo Documentos com Seus Comentários1. Clique em Edit> Preferences> Commenting.

2. Marque a caixa Print Comment Pop-ups.

3. Clique em OK.

4. No documento, abra todas as notinhas de seus comentários

(clique duas vezes em cada um para abri-las).


5. Clique em File> Print.

6. Na caixa de diálogo da impressora marque a opção Print Text

and Comments.

Capítulo 10 – Comentando Documentos On-line103

ComentandoDocumentos On-line

CAPÍTU

LO10


A maior parte dos documentos que circulam em uma empresa precisa

ser lida, revista, comentada, alterada a aprovada por várias pessoas

em vários níveis hierárquicos, conforme dito no capítulo anterior. Na

maioria das empresas, isso acontece via rede interna ou via e-mail, ou

até mesmo em papel, passando por uma pessoa, que depois passa a

outra, e assim por diante, até o documento ter sido visto e revisado

por todos. Este tráfego gera demora e sobrecarga da rede da empresa.

A característica de Comentários on-line do Acrobat facilita esta

interação, pois não há mais necessidade de o documento trafegar na

rede ou fisicamente, em papel. Ele será disponibilizado em um diretório

na rede e as pessoas que precisarem revisar o documento terão acesso

a ele podendo comentar livremente o documento (usando as

ferramentas de revisão e comentário vistas em exercício anterior) e

ver os comentários que outras pessoas fizeram, aumentando assim a

produtividade no tráfego de documentos na empresa.

Associada a sistemas mais complexos de GED (Gerenciamento de

Documentos) e a outras vantagens do formato PDF esta pode ser

uma forma eficiente e segura de implantar um processo eficaz e de

alta produtividade de fluxo de documentos.

Exercício

Para usar o recurso de comentários on-line, você precisa configurar

o Acrobat de modo a que ele enxergue um diretório na rede que

possa ser o depositário dos comentários feitos nos vários documentos

que serão disponibilizados para revisão.

Para efeito de exercício, faremos o processo todo em máquina local (sem

uso de rede), mas em uma empresa recomenda-se colocar o diretório de

comentários e os documentos a serem revisados em um servidor.


OBSERVAÇÃO

ConfiguraçõesO primeiro passo é criar um diretório para os comentários. Crie um

novo diretório em qualquer lugar de sua máquina. Você precisará

apenas dizer ao Acrobat sua localização. Dê a ele o nome de

“comentarios” (não é um nome obrigatório, mas é apenas uma forma

de facilitar sua localização).

Clique em Edit> Preferences e selecione a opção Reviewing. Em Server

Type selecione Network Folder (porque neste caso a sua pasta é uma

pasta em sua máquina ou em uma rede local). Em Server Settings,

localize o seu diretório “comentarios”.

Figura 10.1 Caixa de diálogo para especificação de

setagens de servidor de revisão.

Quando estiver preparando o sistema em um servidor, você tem outrasopções; de acordo com a sua configuração de rede você pode escolherentre um servidor WebDAV, um Web Discussions ou um banco de dados.


Basta apenas lembrar que o diretório que irá reunir os comentários deve terpermissão de escrita. Os documentos PDF a serem revisados também devemestar em um diretório na rede a que todos os revisores tenham acesso.

Comentando umDocumento na RedeAbra o browser Internet Explorer. Clique em File> Open e clique no

botão Browse para abrir um arquivo PDF no browser. Repare na barra

de ferramentas que se abre junto com o documento: todas as ferramentas

de comentário do Acrobat estão disponíveis através do browser.

Figura 10.2 Barra de ferramentas do

Acrobat no Internet Explorer.

Faça os comentários necessários ao documento – todas as ferramentas

funcionam exatamente da mesma forma que no Acrobat. Os

comentários serão gravados no diretório definido nas preferências

do Acrobat. Agora todas as outras pessoas que abrirem este

documento utilizando este sistema do Acrobat poderão ver os comen-

tários que você criou.

É importante apenas lembrar que os comentários são armazenados

no diretório de comentários previamente configurado, e não no

próprio documento acessado. Assim o documento continua intacto,

os comentários são como uma “camada” por cima dele. Para as

revisões finais, basta o criador do documento final acessar os comen-

tários utilizando este mesmo sistema, e fazer as alterações necessárias

ao documento, gerando um novo PDF.


Resumo Rápido

Configurações1. Crie um diretório para os comentários.


3. Selecione a opção Reviewing.

4. Em Server Type selecione o tipo de servidor que você utilizará

para o sistema.

5. Em Server Settings, localize o seu diretório de comentários.

Comentando um Documento na Rede1. Abra o documento PDF no Internet Explorer.

2. Faça os comentários.

Capítulo 11 – Inserindo Recursos Multimídia109

Inserindo RecursosMultimídia

CAPÍTU

LO11


Os arquivos PDF podem conter elementos multimídia como som e

vídeo tornando-os mais completos para aqueles que desejam criar

documentos com alguns atrativos a mais. É possível especificar também

como estes elementos vão se comportar quando o arquivo e/ou suas

páginas forem abertas ou fechadas, criar slides com efeitos de transição

e sons ou apenas incluir e visualizar filmes dentro do PDF.

Os tipos de arquivo que podem ser inseridos em um arquivo PDF até

a versão 1.4 (Acrobat 5) são arquivos que podem ser vistos a partir

do plugin gratuito QuickTime (que pode ser baixado em

www.apple.com/quicktime/download). São os formatos: FSSD (Sound

Mover), AIF e WAV – arquivos de som – e MOV e AVI – arquivos de

vídeo. No entanto, as versões mais novas de PDF (1.5 – Acrobat 6)

aceitam uma maior variedade de arquivos (arquivos SWF – Flash,

MP3 e outros).

É importante lembrar que, quando se colocava um arquivo de som

em um PDF, este era incorporado ao documento, ou seja, ao enviar

o documento a alguém, você não precisava enviar junto o arquivo

de som. Mas, importante, isto não acontecia com os arquivos de

vídeo. Estes precisavam ser enviados em conjunto com o documento.

Portanto, se você estiver criando arquivos compatíveis com versões

anteriores ao Acrobat 6, deve lembrar destes detalhes.

Quando você estiver inserindo o arquivo de vídeo no PDF, assegure-

se de que ele está no mesmo diretório que o documento PDF, pois

isso facilita sua localização quando você o enviar a outra pessoa.

Exercício

Neste exercício vamos inserir arquivos de som e vídeo em um

documento e descobrir as várias formas de exibi-los. Para isso abra

um arquivo PDF no Acrobat.


Inserindo Arquivosde Som e VídeoSelecione a ferramenta Movie (Na barra de Ferramentas Advanced

Editing).

Figura 12.1 Ferramenta Movie.

Clique no documento, definindo um local para o seu vídeo (você

pode também clicar e arrastar com o mouse, definindo um tamanho

personalizado para seu filme – se você clicar e soltar apenas o filme

será inserido em seu tamanho original). Ao soltar, se abrirá uma janela

para configuração das opções disponíveis.

Figura 12.2 Caixa de diálogo para seleção do filme.


Selecione se o seu PDF com arquivo de mídia será compatível apenas

com Acrobat 6 ou com versões anteriores. Clique em Browse.

Selecione então o arquivo a ser inserido.

Na área Poster Settings escolha a opção Retrieve Poster from Movie para

inserir o primeiro frame (a primeira imagem) do filme no documento.

Você pode também escolher a opção Create poster from file para criar

uma imagem personalizada para o ícone de seu filme. Você pode também

selecionar a opção Use no Poster e seu filme ficará sem referência no

documento (pode ser útil para quando seu filme for ativado por alguma

ação específica e não pelo clique no próprio filme). Clique em OK.

Selecione o filme e clique com o botão direito agora para especificar

propriedades de Playback. Selecione a opção Properties.


de propriedades do filme.


Em Renditions (área em cima à direita) associe às ações disponíveis

na lista quais vão iniciar o filme. Por exemplo, selecione a ação Page

Visible e clique em Add Rendition. Selecione o filme que você deseja

ver quando esta página abrir (você pode selecionar o filme já existente

no seu documento ou selecionar um novo arquivo ou uma nova

url). Quando esta ação acontecerr o filme será rodado.

Figura 12.4 Caixa de diálogo para

seleção de aparência do filme.

Nesta guia você define borda, cor e estilo de borda para seu filme. Se

desejar exibi-lo sem borda, escolha para Width a opção Invisible.

Clique em OK e veja seu filme. Para fazê-lo rodar, você deve usar a

ferramenta mãozinha.

Para excluir um filme, clique com o botão direito em cima dele

usando a ferramenta Movie e selecione a opção Delete. Para alterar

suas propriedades, repita o mesmo procedimento, mas escolha a

opção Properties. Você terá então acesso à caixa de configurações,

que é a mesma que usamos até agora para colocar o filme na página.


OBSERVAÇÃO

Se você deseja inserir um arquivo de som, repita o mesmo procedimento,apenas selecionando o arquivo de som. Este não terá uma imagem de fundo(Poster), mas você pode deixá-lo visível definido bordas ou exibindo o Con-troller. Ele também pode ficar invisível e ser acionado através de ações depáginas, como veremos mais adiante, ou com um ícone no seu lugar.

Inserindo Animaçõesde Transição de PáginaVocê pode ainda, além de sons e filmes, associar animações a suas

páginas, mas neste caso elas deverão ser vistas em tela cheia (sem

barras de ferramentas) e serão aplicadas a todo o documento, ou

apenas às páginas que você selecionar. Clique em Document> Pages>

Set Page Transitions.

Na área Page Transition você escolhe qual tipo de transição (ani-

mação) será aplicado às suas páginas. Caso queira visualizar várias

das opções disponíveis, escolha Random Transition, pois assim você

as visualizará randomicamente. Selecione também a velocidade com

que será feita a transição na lista de Speed.

Em Page Range especifique em que páginas serão aplicadas as

transições (Todas as páginas, Páginas selecionadas na guia Pages ou

Páginas de X a X). Clique em Ok. Para visualizar as animações, você

precisa colocar seu documento em tela cheia. Para isso use as teclas

Ctrl + L e navegue pelas páginas usando as setinhas do teclado. Para

sair desta forma de visualização, repita as teclas de atalho Ctrl + L ou

use a tecla Esc, se esta estiver especificada na área de Preferences.

Você pode ainda especificar algumas propriedades de tela cheia na

área de Preferences. Clique em Edit> Preferences> Full Screen.


Figura 12.5 Caixa de diálogo de preferências de Tela cheia.

Você pode ainda especificar se as transições do documento serão

ignoradas e substituídas pelas especificadas nesta caixa de diálogo.

Para isso marque a caixa Ignore all transitions. Se desejar ver as

transições originais dos documentos, deixe esta caixa desmarcada.

Em Mouse Cursor, você pode ainda escolher se ele ficará invisível

após um tempo de inatividade, se ele estará sempre visível ou se ele

estará sempre invisível.

Nesta caixa de diálogo, você define o comportamento de suas páginas

quando em Full Screen (Tela cheia). Na área de Full Screen Navigation

você define se sua página avançará a cada X segundos, se ela retornará

à página inicial quando passar da última, se a tecla esc (Escape Key)

faz retornar à visualização normal (com barras de ferramentas) – esta

opção é bastante recomendável – e se ela avançará a cada clique do

mouse (clique com o botão esquerdo leva à próxima, e clique com o

botão direito leva à anterior). Como visto na Figura 12.5.


OBSERVAÇÃO

Em Background Color, escolha a cor de fundo (parte da tela não

coberta pelo documento).

Feitas as escolhas, clique em OK.

Os arquivos originários de PowerPoint e gerados através do PDFMaker(aquele botãozinho para gerar PDFs existente nos aplicativos do Office)conforme descrito no capítulo Criação de Arquivos no formato PDF, noitem 3 – Através da Macro “PDFMaker” existente no Microsoft Office,mantém as animações originais.

Resumo Rápido

Inserindo Arquivos de Som e Vídeo1. Selecione a ferramenta Movie.

2. Clique no documento.

3. Clique em Browse.

4. Selecione o arquivo a ser inserido.

5. Defina as outras opções de visualização do arquivo.

6. Clique em OK.

Para excluir um filme:

1. Clique com o botão direito em cima dele usando a ferramenta

Movie.

2. Selecione a opção Delete.

Para alterar suas propriedades:

1. Clique com o botão direito em cima dele usando a ferramenta

Movie.

2. Escolha a opção Properties.


Inserindo Animações de Transição de Página1. Clique em Document> Pages> Set Page Transitions.

2. Faça as escolhas desejadas.

3. Clique em OK.

Para visualizar o seu documento em tela cheia e ver as animações:

1. Use as teclas Ctrl + L.

2. Avance página a página.

Para sair da tela cheia:

1. Aperte a tecla esc se você tiver marcado a opção Escape Key

Exits ou use as teclas de atalho Ctrl + L.

Capítulo 12 – Criando Formulários119

Criando Formulários

CAPÍTU

LO12


Formulários são uma parte bastante importante da documentação

de uma empresa. Fichas de cadastro de clientes e funcionários,

solicitações diversas, formulários de pedidos, faturamento, etc.

representam em geral um grande volume circulante de papel, e muitas

vezes o trânsito desses documentos e seu armazenamento acaba se

tornando um grande transtorno, gerando perda de tempo e custos

de armazenamento bastante altos.

Os formulários digitais são uma grande solução para aumentar a

produtividade no trânsito de documentos e na forma de lidar com

dados, por oferecer novos meios de circulação dos documentos, com

toda a segurança necessária, e por poderem se comunicar diretamente

com os bancos de dados das empresas, eliminando fases do processo,

como, por exemplo, a digitação de formulários quando estes são

preenchidos em papel e precisam constar em uma base de dados. Além

disso, eliminam a necessidade de armazenamento físico dos

documentos, em muitos casos (com exceção para aqueles documentos

que a legislação por enquanto exige que existam em papel).

Os formulários digitais mais populares atualmente são aqueles criados

em html, integrados a outras linguagens para fazer conexão com

banco de dados, mas o formato PDF nos oferece a possibilidade de

criar formulários neste formato, totalmente integrados a bancos de

dados e com algumas vantagens com relação ao formato html, como

a similaridade gráfica com os formulários em papel, a possibilidade

de uso de assinatura digital e de armazenamento digital dos

formulários preenchidos, que podem ser salvos e assinados

digitalmente, como documentos normais, quando necessário.

Exercício

Para criar formulários no formato PDF, ou e-forms, como são

chamados, é necessário primeiro ter seu layout criado em outro

aplicativo para gerar o PDF a partir dele ou digitalizar (escanear) o


formulário em papel (recomenda-se criar o PDF a partir do

documento digital, quando possível, pois você obterá melhores

resultados visualmente e um documento mais leve em Kb). Feita

essa primeira etapa, abre-se o PDF no Acrobat para implementar os

campos e a programação necessária.

A linguagem a ser utilizada nos formulários é o Acrobat Javascript,

que é o Javascript usado nas páginas HTML, com algumas pequenas

diferenças em certas propriedades e objetos usados, pois um é

processado pelo browser e o outro é processado pelo próprio Acro-

bat. Para maiores detalhes sobre programação para e-forms em PDF,

consulte o Acrobat Javascript Guide (acessível em PDF através do

menu Help> Acrobat Javascript Guide) e o site da Adobe em http://

partners.adobe.com/asn/developer/acrosdk/main.html.

Neste exercício, vamos construir um formulário simples de reembolso

de despesas de viagem. Crie um documento PDF com os seguintes

itens: Nome, data, período, dias, total por dia, total a reembolsar.

Criando CamposA partir deste layout, criaremos os campos necessários para tornar

este documento um documento interativo. Clique no botão Ad-

vanced Editing e abra a barra de ferramentas de formulário clicando

na seta lateral da ferramenta de Button Tool (Figura abaixo).

Figura 12.1 Button Tool.

Selecione a opção Show Forms Toolbar. Agora você terá acesso à

barra de ferramentas de criação de formulários.


Figura 12.2 Barra de ferramentas de formulário.

Na ordem, da esquerda para a direita, você tem as ferramentas But-

ton Tool, Check Box Tool, Combo Box Tool, List Box Tool, Radio

Button Tool, Text Field Tool, Digital Signature Field Tool.

As propriedades de cada tipo de elemento são as seguintes:

❏ Button: botão para interação do usuário.

❏ Check Box: permite marcar uma ou várias opções em um

formulário. Cada Check Box deve ter seu próprio nome, para

quando ele for exportado.

❏ Combo Box: é uma lista contendo várias opções, mas permitindo

apenas uma única seleção.

❏ List Box: exibe uma lista com possibilidade de múltiplas seleções.

❏ Radio Button: permite marcar apenas uma das várias opções em

um formulário. Todos os Radio Button, ao contrário dos Check

Boxes, devem ter o mesmo nome, mas valores de exportação

diferentes, pois apenas um deles é selecionável, e tem valor

diferente de acordo com a opção do usuário.

❏ Text Field: campo de texto.

❏ Signature: campo que deve conter uma assinatura digital.

Selecione a ferramenta Text Field Tool.

No documento, ao final da palavra Nome, clique e arraste criando

uma área ao redor do campo colorido, conforme exemplo da Figura

12.3. Esta será a área do campo “Nome”.


Clique duas vezes no campo criado. Na janela que se abre, na guia

General, coloque o nome do seu campo em Name (vale lembrar que

o nome do campo não pode conter caracteres especiais, como ç e

acentos) e escolha seu tipo. Defina também se ele será Read Only

(não editável), Required (de preenchimento necessário), visível ou

não, imprimível ou não (Form Field is).

Figura 12.3 Guia General.

Na guia Appearance definimos a aparência de nosso campo, fonte, cor.

Ver Figura 12.4.

Na guia Options definimos o conteúdo inicial do campo (Default) –

em nosso caso podemos deixar em branco – e definimos alinhamento

e outras propriedades do campo como, por exemplo, se ele vai ter

várias linhas, limite de caracteres, se é um campo senha (mostra o

texto digitado com asteriscos), se ele vai ser usado para seleção de

arquivos ou se ele permite que seja feita verificação ortográfica nele.

Ver Figura 12.5.


Figura 12.4 Guia Appearance.

Figura 12.5 Guia Options.

Na guia Actions podemos especificar ações para cada evento possível

no campo de formulário. As ações disponíveis são as mesmas que já


vimos nos capítulos Setando ações através de Hyperlinks e Uso de

Recursos Multimídia. Os eventos são:

❏ Mouse Up: quando se clica fora do formulário (ou botão), após

ele ter sido clicado. É recomendado utilizar esta ação em botões,

pois ela dá tempo de o usuário se “arrepender” e não desclicar até

sair do botão, evitando que a ação se concretize.

❏ Mouse Down: quando o formulário (ou botão) é clicado (evento

anterior ao “Up”). Nesta opção a ação é executada no momento

do clique.

❏ Mouse Enter: quando o mouse passa sobre o formulário (ou botão),

sem necessidade do clique.

❏ Mouse Exit: quando o mouse sai de sobre o formulário (ou botão),

sem clique.

❏ On Focus: quando o formulário (ou botão) é selecionado – ganha

o foco – através da tecla TAB.

❏ On Blur: quando o formulário (ou botão) sai do foco através da

tecla TAB.

Para adicionar uma ação ao campo, selecione um evento e uma ação

e clique no botão Add. Você pode adicionar várias ações a serem

executadas umas após as outras repetindo o mesmo procedimento.

Na guia Format, você escolhe o formato de seu campo (Número,

porcentagem, Data, etc.). No caso do campo “Nome”, deixe a opção

none marcada, mas para o campo Data, a ser criado mais tarde, você

deverá escolher a opção Date, conforme o exemplo abaixo. Repare

que os formatos estão, em sua maioria, na ordem americana (m/d/

yy) mas você pode editar este campo (indicado pelo cursor) digitando

o formato na ordem brasileira (d/m/yy).


OBSERVAÇÃO

Figura 12.6 Guia Actions.

A opção Custom permite criar opções personalizadas de formatos, ondevocê pode, por exemplo, colocar um script de validação de CPF.

Na guia Validate, você define opções de validação do seu campo

(se o seu campo não for número a opção “Value must be greater

than or equal to/and less than or equal to” não estará habilitada).

Você pode inclusive definir scripts pessoais de validação do seu

campo selecionando a opção Run Custom Validate Script e clicando

no botão Edit. Um dos exemplos de script seria um script de

validação de e-mail.


Figura 12.7 Guia Format.

Para o campo “Nome”, deixaremos marcada a opção Field Value is

not validated.

Figura 12.8 Guia Validate.


E finalmente a guia Calculate permite executar cálculos entre os cam-

pos, seja de maneira mais simples, selecionando a opção Value is the

–Sum/ Product/ Average/ Minimum/ Maximum – of the following

fields e clicando no botão Pick para selecionar os campos (uma janela

se abre com os campos listados; para escolher os que participarão da

operação, basta clicar duas vezes em cima do nome de cada um), ou,

de maneira mais complexa, inserindo um script personalizado.

Para o campo “Nome”, deixaremos marcada a opção Value is not

calculated.

Figura 12.9 Guia Calculate.

Clique em Close para concluir a criação do campo.

Repita a mesma operação para criar o campo “Período”. Dê a ele o

nome “periodo” (sem acento). Crie também o campo “Data”, lembrando

de marcar a opção Date na guia Format. Dê a ele o nome “Data”.


OBSERVAÇÃO

Criando TabelasCrie agora, na primeira linha da tabela, o campo “Dia” (Dê a ele o

nome “Dia”), também lembrando de marcar a opção Date na guia

Format, e o campo “Total do Dia”.

Para este último, dê o nome “total.dia”. Esta é uma forma de nomear

elementos na linguagem Javascript, criando uma hierarquia entre

eles, no caso de operações com os campos, como veremos mais

abaixo, na construção do campo “Total da viagem”, pois ele permite

somar todos os campos, por exemplo, sem que seja preciso numerar

um a um no script aqueles que serão somados para formarem o total

gasto na viagem.

Para o campo “total.dia” você deve marcar a opção Number na guia

Format, especificar 2 casas decimais em Decimal Places, definir o

símbolo da moeda (na listagem não existe o Real) e escolher o tipo

de separador (o mais comum no Brasil é aquele com vírgula: 1234,56).

Na guia Validate, você vai especificar que o valor deve ser superior

ou igual a zero (Value must be greater than or equal to) e inferior ou

igual a 200 (and less than or equal to). No exemplo, o viajante não

pode pedir um reembolso superior a R$ 200,00 por dia.

Como vamos criar novos campos a partir destes dois primeiros da tabela,faça com que eles tenham exatamente o mesmo tamanho das linhas,facilitando a criação e a posição dos campos das linhas seguintes.

Vamos agora criar o resto das linhas da tabela “Dia” e “Total do

Dia”, sem precisar refazer o processo todo, linha por linha. Para isto,

aperte a tecla Shift e envolva os dois campos da tabela, selecionando-

os. Aperte a tecla Ctrl e puxe para baixo, até o final da tabela, o

quadradinho formado no meio da seleção (indicado pela seta do


mouse na ilustração abaixo). Clique dentro da nova área de campos

criados para finalizar a criação da tabela.

Figura 12.10 Criação de tabela.

Repare que os novos campos recebem uma numeração seqüencial,

facilitando futuramente o uso dos dados inseridos na tabela.

Criando Relações Entreos CamposVocê vai criar agora o campo que calcula o total de gastos da viagem,

somando todos os campos “Total do dia”. Crie o campo “Total da

viagem”. Dê a ele o nome de “Total.viagem”. Ele deverá ser um campo

Number, a especificar na guia Format. Você deve também especificar

2 casas decimais em Decimal Places, e definir o símbolo da moeda

(na listagem não existe o Real) além de escolher o tipo de separador

(o mais comum no Brasil é 1234,56).

Na guia Calculate, marque a opção “Value is the Sum of the follow-

ing fields” e clique no botão Pick. Selecione o campo “total.dia”,

marcando sua caixinha lateral, para que o campo “Total do dia”

some todos os campos “dia.total.n”, sendo n o número de campos

existentes de 1 até o número total de linhas da tabela. Esta é uma

propriedade da linguagem Javascript, utilizada pelo Acrobat, que

utiliza hierarquia de campos.

Teste o funcionamento dos campos, preenchendo-os utilizando a

ferramenta “mãozinha”.


DICA

Para especificar a ordem de cálculo dos campos, quando necessário, cliqueem Advanced> Forms> Set Field Calculation Order.

Alterando Propriedades de CamposApós os campos terem sido criados, eles ainda podem ser editados.

Para alterar tipo, formato, cor, etc., selecione o campo utilizando a

ferramenta Form Tool, clique com o botão direito e selecione a opção

Properties. Você terá acesso à caixa de configurações que utilizamos

para criar os campos.

Para criar alinhamento entre os campos, distribuir espaço igual en-

tre eles, ou fazer com que tenham o mesmo tamanho, em altura ou

largura, selecione os campos que você deseja alinhar ou alterar o

tamanho, clicando primeiro naquele que será o padrão para os outros.

Selecione os outros clicando com a tecla Shift pressionada, depois

clique com o botão direito do mouse, selecione as opções Align ou

Center para alinhamento, Distribute para distribuição de espaço, e

Size, para tamanho, e escolha as subopções desejadas.

Para facilitar o posicionamento dos campos, você pode ainda

visualizar a grade do documento clicando em View> Grid e clicando

em View> Snap to Grid.

É possível também definir a ordem de preenchimento dos campos.

Para isto você deve ir até a guia Pages, selecionar a página onde está

seu formulário, clicar no botão Options e selecionar a opção Page

Properties. Na guia Tab Order, selecione a opção desejada (navegação

por linha, coluna, estrutura do documento ou não especificado, caso

o documento tenha sido criado no Acrobat 5).


Lidando com DadosVamos criar agora um botão para enviar os dados quando o

formulário for preenchido.

Selecione a ferramenta Button Tool. Clique com o botão direito e

selecione a opção Properties. Defina sua aparência na guia Appear-

ance e, na guia Options, defina seu comportamento e layout para

cada fase do botão. Defina em Layout se o seu botão será apenas

texto, ou texto acompanhado de ícone. Em Behavior escolha a opção

Push, pois ela simula o botão pressionado quando o mouse clicar

em cima dele. Em Icon and label você define o layout para cada fase

(Up é quando o botão está “em repouso”, Down é quando ele foi

clicado, e Rollover é quando o mouse está por cima do botão mas

sem estar clicado). Clique em Up e escreva o texto de seu botão (no

campo Label) e selecione seu ícone, clicando em Choose Icon, caso

tenha especificado sua existência.

Figura 12.11 Caixa de diálogo para

configuração de layout de botão.


DICA

Repita o mesmo procedimento para as fases Down e Rollover. Fazendo

com que estas fases do botão sejam diferentes, você consegue passar

melhor uma impressão de tridimensionalidade, simulando o fato

de o botão ser pressionado.

Na guia Actions, selecione a opção Mouse Up, clique no botão Add

e escolha a ação Submit a Form. Clique em Add e digite o endereço

do arquivo que vai processar os dados do formulário na área Enter a

URL for this link, e gravar em um banco de dados ou enviar por e-

mail para algum endereço. Tradicionalmente, são scripts cgi ou asp

rodando em um servidor que processam estas informações.

É provável que para o exercício você não tenha nenhum script cgi

nem um ambiente de servidor disponível; por isso não digite nada

na URL e clique em Cancel para fechar as janelas. Mas, para que

você possa entender o que é processado, preencheremos o formulário

e salvaremos os dados de outra forma. Apenas clique no botão para

ver como ficou o seu visual.

Salve o documento com todos os campos criados não preenchidos.

Agora, preencha os campos com alguns dados, no próprio Acrobat,

usando a ferramenta mãozinha. Clique em Advanced> Forms> Ex-

port Form Data. Salve o arquivo FDF (Form Data Format, é um formato

de arquivo que guarda os dados de um PDF). Agora, salve o seu PDF

preenchido com outro nome. Abra novamente o formulário salvo

sem os campos preenchidos. Clique em Advanced> Forms> Import

Form Data. Selecione o arquivo FDF salvo na etapa anterior. Veja que

o Acrobat importa os dados para o seu formulário novamente.

Você pode também criar um botão que limpe os campos do formulário,apagando seu conteúdo. Para isso escolha a ação Reset Form. Teste o botão.


OBSERVAÇÃO

Por enquanto, preenchemos o formulário com ele aberto no Acrobat, masisso também é possível, e principalmente recomendado, através do browser,pois é somente on-line que conseguimos criar interatividade com bancosde dados, criando assim um real interesse para a existência dos e-forms.

Para preencher um formulário PDF usando o browser, é necessário

apenas que o usuário tenha o Acrobat Reader 6.0 (ou anterior), soft-

ware gratuito que pode ser baixado diretamente do site da Adobe, mas

com isso ele consegue apenas enviar dados de um formulário (Submit

Form). Se for necessário salvar o documento preenchido, é necessário

que o usuário tenha o Adobe Acrobat 6.0 ou 5.0, versão Full.

Como dito no início deste capítulo, existem inúmeras funcionalidades

para os e-forms, quando os unimos a bancos de dados, via programação.

Para maiores detalhes sobre como fazê-lo, consulte o Acrobat Javascript

Guide (Acessível em PDF através do menu Help> Acrobat Javascript

Guide) e o site da Adobe em http://partners.adobe.com/asn/developer/

acrosdk/main.html.

Resumo Rápido

Criando Campos1. Selecione a ferramenta Form Tool.

2. Clique e arraste criando uma área, que será o campo.

3. Nomeie o campo.

4. Escolha seu tipo, de acordo com sua função.

5. Defina a aparência do campo na guia Appearance.

6. Defina as outras opções necessárias nas guias seguintes.

7. Clique em OK.


Criando Tabelas1. Crie dois ou mais campos que serão duplicados. Estes serão a

base da tabela.

2. Aperte a tecla Shift e envolva os campos-base da tabela,

selecionando-os.

3. Aperte a tecla Ctrl e puxe para baixo, até o final da tabela, o

quadradinho formado no meio da seleção.

4. Clique dentro da nova área de campos criados.

Criando Relações Entre os CamposPara criar um campo de cálculo automático:

1. Crie o campo de cálculo.

2. Na guia Calculate, marque a opção “Value is the ‘operação

desejada’ of the following fields” e clique no botão Pick.

3. Selecione cada campo necessário ao cálculo marcando a

caixinha ao lado do nome de cada campo.

4. Clique em OK.

5. Lembre que estes campos devem ser campos Number (definido

na guia Format).

Alterando Propriedades de Campos1. Selecione o campo.

2. Clique com o botão direito.

3. Selecione a opção Properties.

4. Faça as alterações desejadas.

5. Clique em OK.


Para definir posicionamento entre os campos (alinhamento,

distribuição de espaço):

1. Selecione os campos que você deseja posicionar usando a

tecla Shift.

2. Clique com o botão direito do mouse.

3. Selecione as opções e subopções desejadas.

Para definir a ordem de preenchimento dos campos.

1. Vá até a guia Pages.

2. Selecione a página onde está seu formulário.

3. Clique no botão Options.

4. Selecione a opção Page Properties.

5. Na guia Tab Order, selecione a opção desejada.

Lidando com DadosPara criar um botão de envio de dados:

1. Crie um campo usando a ferramenta Button Tool.

2. Defina a aparência para cada um de seus estágios (Up, Down,

Rollover).

3. Na guia Actions, selecione a opção Mouse Up (ou alguma outra

que você desejar).

4. Clique no botão Add.

5. Escolha a ação Submit a Form.

6. Clique em Add e digite o endereço do arquivo que vai processar

os dados do formulário.

Capítulo 13 – Convertendo Documentos Digitalizados (OCR)137

Convertendo DocumentosDigitalizados (OCR)C

APÍTU

LO13


O Acrobat permite a digitalização de documentos e o reconhecimento

de caracteres, ou seja, transformação de texto como imagem em texto

editável (Processo de OCR – Optical Character Recognition). Isto é

possível com um plugin chamado Paper Capture. No Acrobat 6 ele já

vem pré-instalado, mas no Acrobat 5 ele ainda é um plugin separado

do software que é gratuito e pode ser baixado diretamente do site da

Adobe em www.adobe.com.br/support/downloads/main.html.

Após baixar o arquivo executável, clique duas vezes para instalá-lo.

Mantenha o Acrobat fechado durante a instalação. Terminado o

processo, abra o Acrobat e veja que no menu Tools apareceu a opção

Paper Capture. Isto indica que o plugin foi instalado com sucesso.

Mas é importante lembrar que este plugin só pode ser instalado na

versão em inglês do Acrobat, e que este recurso só pode ser usado em

documentos PDF de formato imagem, abertos ou escaneados através

do Acrobat, com até 50 páginas e resolução entre 200 e 600 dpi, em

arquivos PDF que sejam imagem.

Para uma necessidade maior de digitalização e reconhecimento de

caracteres, de milhares de documentos em uma empresa, por

exemplo, existe um outro software da Adobe específico para esses

fins, chamado Acrobat Capture, que é um produto para ser instalado

em um servidor. Ele faz desde a digitalização em série dos

documentos, até o reconhecimento de caracteres, indexação e

conversão para PDF.

Exercício

Neste exercício, veremos como digitalizar documentos através do

Acrobat, e como fazer o reconhecimento de texto em documentos

digitalizados.


OBSERVAÇÃO

Digitalizando Documentos

Se você não tem scanner, passe para a próxima etapa usando uma imagemque contenha texto.

Para escanear um documento, posicione-o na bandeja do scanner e

clique em File> Create PDF> From scanner. Na janela aberta, selecione

o scanner disponível, e o tipo de página do seu documento (página

única – Single-Sided – ou dupla – Double-Sided). Depois marque a

opção Open New PDF Document, se você deseja criar um novo

documento, ou marque a opção Append To Current Document caso

deseje incorporar as páginas a serem escaneadas ao documento aberto

no momento (se houver). Selecione as opções de compatibilidade do

documento criado (se você escolher compatibilidade com Acrobat 6,

em geral o documento ficará menor, mas poderá ter problemas de

compatibilidade com versões anteriores do Acrobat). Selecione também

o nível de qualidade do documento, sempre lembrando que, quanto

mais qualidade, mais pesado o documento. Clique no botão Scan.

Figura13.1 Caixa de diálogo para escaneamento de documentos.


OBSERVAÇÃO

Siga o processo de escaneamento do seu scanner e clique em Next

para adicionar mais páginas ao seu documento, e então posicione

uma nova página em seu scanner, ou clique em Done para concluir

o processo. Salve o arquivo.

As opções de compressão e compatibilidade não devem ser usadas se odocumento estiver sendo scaneado para fazer reconhecimento de caracteres.

Fazendo Reconhecimentode CaracteresCom o documento escaneado aberto, clique em Document> Paper

Capture> Start Capture. Selecione na seção Pages as páginas que você

quer converter para texto. Você pode escolher entre processar todas

as páginas (All Pages), a página em que você está (Current Page) ou

da página X à página Y (From Page... to...).

Figura 13.2 Caixa de diálogo para definição

de propriedades de conversão de texto.


Feito isso, clique no botão Edit.

Na janela de Preferences, em Primary OCR Language selecione o

idioma em que está o documento, para obter melhores resultados,

pois isto facilita o reconhecimento das palavras. Note que já existe a

possibilidade de se usar um dicionário com o idioma Brazilian Por-

tuguese, o que facilita a conversão de texto em português “brasileiro”.

Em PDF Output Style define-se o formato de saída do PDF, que pode

ser Gráficos e Texto (Formatted Text and Graphics) ou Imagem

pesquisável (Searchable Image Exact ou Compact). Escolhe-se

Imagem pesquisável quando se quer manter o documento como

imagem, mas se quer também fazer buscas de palavras no documento.

Com este formato, o PDF quando é aberto apresenta apenas a

imagem, mas guarda “dentro dele” uma camada invisível de texto,

onde serão feitas as buscas.

A vantagem de se escolher a opção Formatted Text and Graphics é

que, além de tornar o documento editável, seu tamanho final em

Kb é bem menor. Para o exercício, selecione esta última, para

podermos fazer a verificação do texto.

A opção Downsample Images oferece a possibilidade de reduzir a

resolução das imagens (dpi) caso seja necessário diminuir o tamanho

do arquivo, se este contiver imagens. Clique no botão OK da tela

Preferences após as escolhas terem sido feitas, e no botão OK da

janela Paper Capture Plug-in para iniciar o processo. Ao final do

processo, selecione uma ferramenta qualquer que permita seleção

de texto e veja que agora o seu texto é editável.

Corrigindo PalavrasDurante o processo de OCR, algumas vezes o sistema não consegue

reconhecer todas as palavras do documento. Isso acontece quando

há falhas na imagem, ou quando o dicionário utilizado para o


reconhecimento não tem a palavra ou o caractere correspondente à

imagem. A maioria dos softwares de OCR substitui então a palavra

desconhecida por símbolos estranhos como cifrões e símbolos de

pontuação, prejudicando a leitura e a qualidade do documento e

obrigando a uma revisão com o documento original em mãos após

o processo, para saber o que aqueles caracteres estranhos representam.

O plugin do Paper Capture, utilizado pelo Acrobat para fazer o OCR

apresenta uma grande vantagem pois, em vez de substituir as

palavras desconhecidas por símbolos, ele mantém pequenas

imagens daquelas palavras não reconhecidas, mantendo assim a

legibilidade do documento e muitas vezes até eliminando a

necessidade de revisão do documento. Mas, quando isso é

necessário, a revisão fica mais fácil, pois a imagem que está na tela

é parte do documento escaneado, e assim você consegue reconhecer

a palavra sem precisar recorrer ao original.

Exercício

Para localizar as palavras não reconhecidas após o processo de OCR,

clique em Document> Paper Capture> Find first OCR Suspect (para

ver quais palavras não foram reconhecidas, estas serão circundadas),

e selecione a ferramenta TouchUp Text (para efetuar as correções).

Aparecerá uma janela mostrando a imagem da palavra não

reconhecida, e no documento a palavra estará realçada da forma como

o Acrobat a entendeu. Compare as duas e, se desejar corrigir, clique

na palavra realçada e corrija-a. Clique em Accept and Find para aceitar

a palavra realçada ou corrigida por você e passe para a próxima. Se

não desejar corrigir, clique em Find Next e a imagem será mantida.

Repita o processo até ter corrigido todas as palavras “suspeitas”.

Clique em Close para fechar a janela.


Salve este arquivo convertido com um nome diferente do original

(imagem escaneada) e compare o tamanho em Kb dos dois. Você

comprovará assim a vantagem de se aplicar o processo de OCR em

um documento que contenha texto escaneado, pois ele se torna

muito mais leve que o original, além de permitir busca de palavras.

Resumo Rápido

Digitalizando Documentos1. Posicione o documento na bandeja do scanner.

2. File> Create PDF> From scanner.

3. Selecione o scanner disponível e o tipo de página do seu

documento.

4. Marque a opção Open New PDF Document ou Append To

Current.

5. Clique no botão Scan.

6. Siga o processo de escaneamento do seu scanner.

7. Clique em Next para adicionar mais páginas ao seu documento

ou clique em Done para concluir o processo.

8. Salve o arquivo.

Fazendo Reconhecimento de Caracteres1. Clique em Advanced> Paper Capture> Start.

2. Selecione as páginas que você quer converter para texto.

3. Clique no botão Edit.

4. Defina o idioma e o tipo de documento que você quer obter.

5. Clique em OK.

Corrigindo Palavras1. Clique em Document> Paper Capture> Find first OCR Suspect.


2. Selecione a ferramenta TouchUp Text.

3. Clique em Tools> TouchupText> Find Next Suspect. Aparecerá

uma janela mostrando a imagem da palavra não reconhecida.

4. No documento a palavra estará realçada da forma como o

Acrobat a entendeu. Compare as duas.

5. Se desejar corrigir, clique na palavra realçada e corrija-a.

6. Clique em Accept and Find para aceitar a palavra realçada ou

corrigida por você e passe para a próxima.

7. Se não desejar corrigir, clique em Find Next.

8. Repita o processo até ter corrigido todas as palavras “suspeitas”.

9. Feche a janela clicando em Close.

10. Salve o documento.

Capítulo 14 – Fazendo Busca de Palavras (Adobe Catalog)145

Fazendo Busca dePalavras (Adobe Catalog)C

APÍTU

LO14


O recurso de busca de palavras em documentos é importante para

localização rápida de informações, e se torna mais valioso ainda quando

é utilizado para buscar informações não apenas em um, mas em uma

coleção de documentos, aumentando a produtividade daqueles que

usam o PDF como formato para armazenamento de informações.

O Acrobat permite, através de um plugin, a criação de uma base de

dados para busca de palavras em vários documentos ao mesmo

tempo, sem a necessidade de eles estarem abertos. Um exemplo de

uso disto é um CD contendo vários documentos e um índice, que

permite localizar documentos dentro deste CD. Este plugin, chamado

Acrobat Catalog, é instalado automaticamente quando da instalação

normal do Acrobat 5.0.

É importante lembrar que este recurso de criação de índices (como o

Acrobat chama o sistema de busca em vários documentos PDF) só

existe para a versão em inglês do Acrobat.

Exercício

Vamos criar um índice para busca em vários documentos, e para

isso precisamos nos certificar de que eles estão preparados

corretamente para obter uma melhor performance.

Escolha alguns documentos PDF para fazer o exercício.

Preparando os DocumentosO primeiro passo é se certificar de que nenhum documento tem

senha para abertura, pois eles ficarão bloqueados para busca.

Verifique se algum documento tem proteção contra cópia ou extração

de conteúdo. Se você precisar manter esta característica nos seus

documentos, o Acrobat precisa estar configurado para conseguir fazer

buscas corretamente. Clique em Edit> Preferences e selecione a opção


Startup. Na área Application Startup marque a opção Use only certified

plugins. Se você está preparando um CD com estes documentos e com

o índice, coloque um arquivo texto do tipo Leiame para explicar estas

configurações e explicar o funcionamento do índice ao seu usuário.

O próximo passo é preparar as informações relativas aos documentos:

título, tema, palavras-chave, autor. Para isso, clique em File> Docu-

ment Properties e selecione a opção Description. Digite as

informações necessárias. Isto permite que o critério de busca seja,

além das palavras contidas no documento, o autor, o tema, palavras-

chave ou até mesmo o título do documento.

Feito isso, crie um diretório e coloque dentro dele sua coleção de

documentos.

Criando o ÍndiceClique em Advanced> Catalog. Clique no botão New Index para

criar o novo índice, definindo suas propriedades.

Figura 14.1 Caixa de diálogo para criação de novo índice.


Clique no botão Add na seção Include These Directories para selecionar

o(s) diretório(s) que contém(êm) seus arquivos PDF. Se não desejar que

alguns subdiretórios (se houver) sejam incluídos no índice, clique no

botão Add na área Exclude These Directories e selecione-os.

Figura 14.2 Caixa de diálogo

para criação de novo índice.

Clique no botão Options para otimizar a estrutura de seu índice.

Clique no botão Stop Words, digite as palavras que você não quer

incluídas na base de dados e clique em Add (podem ser artigos ou

preposições como de, para, a etc., mas tome cuidado porque, se você

for fazer buscas de frases usando estas palavras, elas não serão

encontradas). Você pode ainda marcar a opção Do not include num-

bers para não incluir números. Isto faz com que a base fique mais

leve e conseqüentemente as buscas se tornam mais rápidas.


DICA

Marque a opção Optimize for CD-Rom se estiver preparando o índice

para ser incluído em um CD. Isto estrutura os arquivos de forma a

tornar a busca em um CD-Rom mais rápida.

A opção Add IDs to Acrobat 1.0 PDF files é necessária quando os

documentos foram criados com a versão 1.X do Distiller ou

PDFMaker, e além disso vão ser vistos em ambientes multi-

plataformas (Mac e PC).

Figura 14.3 Caixa de diálogo para especificação

de opções do índice.

Clique em OK para fechar a janela Options e clique em Build para

construir o índice e salve-o dentro do mesmo diretório.

Se você precisar adicionar documentos à sua coleção depois que o índicefoi criado, clique em Advanced> Catalog> Open Index, abra o índice eclique no botão Purge para atualizá-lo. É aconselhável recriar o índicedepois de duas ou três atualizações.


Fazendo BuscasPara fazer buscas, clique em Edit> Search ou use o botão de busca e

especifique o que você quer localizar.

Figura 14.5 Janela lateral de busca.

Digite palavras a serem localizadas no texto, ou o Título do

documento, autor, tema, palavras-chave, especifique períodos em

Figura 14.4 Ferramenta de busca.

Na janela lateral que se abre, clique na opção Use Advanced Search

Options, conforme figura abaixo.


que o documento tenha sido criado ou modificado e marque as

opções de Stemming (busca palavras que contenham o radical da

palavra digitada mais as terminações ng, ed, s, ion, mas não aquelas

terminadas em er – regras de término de palavras em inglês), Case

Sensitive (diferencia as palavras utilizando maiúsculas daquelas em

minúsculas) e Proximity (determina a proximidade entre as palavras

quando é feita uma busca contendo várias palavras usando AND).

Experimente fazer várias buscas.

Definidas as opções para a busca, clique em Look In e selecione os

índices em que você quer realizar a busca clicando na opção Select

Index. Clique no botão Search para iniciar sua busca.

Após o Acrobat ter localizado os documentos, clique duas vezes em

cima dos documentos listados ou no botão View para visualizá-los.

Se você fechar esta listagem para ver melhor o documento, você

pode recuperá-la clicando em Edit> Search Results.

Usando CritériosAvançados de BuscaO Acrobat permite que se façam buscas avançadas utilizando

operadores Booleanos.

Para fazer busca de frases inteiras, basta digitar a frase. Se esta incluir

palavras como and, or e not, coloque-a entre aspas, se não estas

palavras funcionarão como operadores booleanos. A expressão “Ac-

robat and PDF” escrita assim entre aspas acharia todos os documentos

contendo a frase Acrobat and PDF, enquanto que, se ela estivesse

digitada sem aspas, ela encontraria todos os documentos contendo

ao mesmo tempo as palavras Acrobat e PDF.

Os operadores booleanos utilizados pelo Acrobat são os seguintes:


❏ & ou AND: Deve ser utilizado quando se deseja achar documentos

que contenham as duas palavras. Exemplo: Acrobat and PDF acha

os documentos que contenham necessariamente ambas as palavras.

❏ | (barra vertical) ou OR: Deve ser utilizado quando se deseja achar

documentos que contenham uma das duas palavras. Exemplo:

Acrobat or PDF acha os documentos que contenham uma das

duas palavras. Use uma vírgula (,) ou uma barra vertical (|) para

separar itens, quando for necessário.

❏ ! ou NOT: Deve ser utilizado quando se deseja achar documentos

que contenham apenas a palavra antes do NOT ou do ponto de

exclamação. Exemplo: Acrobat not PDF acha os documentos que

contenham apenas a palavra Acrobat.

Resumo Rápido

Preparando os Documentos1. Clique em File> Document Properties e escolha a opção

Description.

2. Digite as informações necessárias.

3. Crie um diretório (ou vários) e coloque dentro dele sua coleção

de documentos.

Criando o Índice1. Clique em Advanced> Catalog.

2. Clique no botão New Index.

3. Clique no botão Add, na seção Include These Directories para

selecionar o(s) diretório(s) que contém(êm) seus arquivos PDF.

4. Clique no botão Options, para otimizar a estrutura de seu índice.

5. Clique em OK para fechar a janela Options.

6. Clique em Build.


Para adicionar documentos à sua coleção depois que o índice foi criado:

1. Clique em Advanced> Catalog> Open Index.

2. Abra o índice.

3. Clique no botão Purge para atualizá-lo.

Fazendo Buscas1. Clique no botão Search.

2. Clique Look In e selecione a opção Select Index.

3. Clique em Search para iniciar sua busca.

Usando Critérios Avançados de BuscaOperadores booleanos utilizados pelo Acrobat:

1. & ou AND

2. | (barra vertical) ou OR

3. ! ou NOT

Capítulo 15 – Capturando Sites155

Capturando Sites

CAPÍTU

LO15


OBSERVAÇÃO

O Acrobat permite baixar sites inteiros (ou parte) para a máquina do

usuário, transformando automaticamente os arquivos html em PDF,

deixando o documento navegável, com os links originais e quase

todos os javascripts. Isto é possível através do plugin WebCapture,

que é gratuito e se instala automaticamente quando é feita a

instalação padrão do Acrobat.

No Acrobat 6, o Internet Explorer recebe um botão como os do Of-

fice (PDF Maker) após a instalação do Acrobat, facilitando a

transformação dos sites em PDF.

Páginas que fazem acesso a banco de dados ou uso de linguagem alémde html e javascript perderão parte de suas funcionalidades, exibindoapenas sua parte de texto e imagens. Algumas páginas com animaçõesse tornarão estáticas. Além disso, páginas muito extensas em htmltenderão a formar mais de uma página.

Exercício

Antes de começar a fazer o download de vários sites, você precisa

estar conectado na Internet. Neste capítulo veremos como baixar

páginas da Internet e quais as várias configurações possíveis.

Baixando Páginas da InternetDepois de verificada sua conexão com a Internet, abra o Acrobat e

abra o Internet Explorer.

Clique no botão de conversão do Internet Explorer (Figura 15.1) ou

clique na setinha lateral e escolha a opção Convert Web Page to

PDF. Você pode também escolher a opção Add Web Page to existing

PDF se quiser adicionar a página a ser convertida a algum PF já

existente. Aguarde a conversão.


Figura 15.1 Botão de conversão

de PDF no Internet Explorer.

Para definir as preferências de conversão (níveis a serem baixados, setagens

de conversão, etc.) clique em File> Create PDF> From Web Page.


preferências de conversão de páginas Web.

Repare que você também pode baixar páginas diretamente por esta

caixa de diálogo, sem precisar ir até o Internet Explorer: em URL

digite o endereço completo do site que você quer baixar.

Em Get only X Levels, especifique quantos níveis dele você quer

baixar (1 nível corresponde apenas à página inicial do endereço que

você colocou, 2 níveis corresponde à página inicial e às páginas

correspondentes a seus links, e assim por diante). Se preferir, você

pode mandar baixar o site inteiro marcando a opção Get Entire Site.


Você pode ainda restringir os downloads apenas àquelas páginas

que estão abaixo daquela que você digitou marcando a opção Stay

on Same Path, e àquelas que estão no mesmo servidor marcando a

opção Stay on Same Server.

Clique no botão Settings para especificar as setagens de conversão

para texto, imagens, etc., e o tamanho de página do documento criado.

Figura 15.3 Caixa de diálogo para definição de preferências

de conversão de formato de arquivo.

Na guia General você pode especificar algumas setagens de conversão

de html e texto (como cores, fonte, etc.) selecionando estas opções e

clicando no botão Settings. Os outros formatos até o momento não

permitem configuração de como serão convertidos.

Abaixo, na área PDF Settings marque a opção Create Bookmarks se

quiser que o PDF criado tenha bookmarks criados automaticamente,

facilitando sua navegação.

Place Headers and Footers on New Pages, se marcada, vai colocar

cabeçalho e rodapé em cada página criada. O cabeçalho mostrará o


título da página, e o rodapé mostra o endereço da página, seu número

no conjunto baixado e a data e hora do download.

Create PDF Tags guarda dentro do PDF uma estrutura que corresponde

à estrutura do HTML da página Web original. Com esta opção

selecionada, você cria bookmarks para parágrafos, elementos

pertencentes a listas, células de tabela e outros itens que usam

elementos html.

Save Refresh Commands (Windows) ou Save Update Commands

(Mac OS) guarda uma lista de todas as URLs e de como elas foram

baixadas para permitir a atualização do arquivo PDF. Para atualizar

páginas, clique em Advanced> Web Capture> Refresh Pages. O Ac-

robat vai criar um novo documento atualizado. Se quiser comparar

a diferença entre os dois, salve o novo documento com outro nome

e clique em Document> Compare Documents e selecione os dois a

serem comparados. Marque o nível de sensibilidade da comparação

desejado e clique em OK. O Acrobat vai abrir os dois documentos e

marcar as diferenças com realces em vermelho.

Na guia Page Layout determine o tamanho desejado de sua página e

as opções de escalonamento.

Marque Scale Wide Contents to fit page, se desejar escalonar a

informação para que cada html caiba em apenas uma página e

marque a opção Switch to Landscape if Scaling Smaller than X%

para mudar a orientação para horizontal (se ela já não estiver) quando

o escalonamento for menor que X%. É você quem define este

escalonamento, mas, se tiver dúvidas, deixe o valor default e

experimente esta setagem.

Feitas as configurações, clique em OK e Create para iniciar o download.

Enquanto a página não tiver sido completamente baixada, você

pode apenas vê-la, mas, depois de terminado o download, você


pode fazer todas as alterações possíveis de serem feitas em um PDF,

como inserir comentários, juntar a outros documentos, pequenas

edições de texto, etc.

Especificando Preferênciasde DownloadVocê pode especificar alguns comportamentos do WebCapture.

Clique em Edit> Preferences> Web Capture.

Figura 15.4 Caixa de diálogo para definição

de preferências de captura.

Nesta janela você pode especificar qual a freqüência com que o Acro-

bat vai verificar se as imagens foram alteradas durante o download,

em Verify Stored Images.


Você pode ainda especificar se o Acrobat vai abrir os links do

documento criado no próprio Acrobat ou no Web browser em Open

Weblinks. Marque a opção Show Bookmarks Panel When New file is

Opened, para que o documento seja aberto com os Bookmarks visíveis.

Na área Download marque a opção Skip Downloading Secured Pages:

Always se desejar que o Acrobat ignore as páginas com segurança. Se

você marcar a opção After X Seconds (X podendo ser especificado

por você) o Acrobat abre uma janela pedindo a senha da página para

poder baixá-la se você tiver acesso autorizado a ela.

Clique em OK.

Resumo Rápido

Baixando Páginas da Internet1. Clique em File> Create PDF> From Web Page.

2. Digite a URL e marque as outras opções desejadas para o

download.

3. Clique em Download.

4. Salve o documento.

Especificando Preferências de Download1. Clique em Edit> Preferences> Web Capture.

2. Marque as opções desejadas.

3. Clique em OK.

Capítulo 16 – Automatizando Processos Repetitivos163

AutomatizandoProcessos RepetitivosC

APÍTU

LO16


O Acrobat permite executar algumas tarefas de forma automática em

vários documentos. Por exemplo, se você tem uma coleção de

documentos sem nenhuma configuração de segurança e deseja protegê-

los todos da mesma forma, você não precisa fazer isso um por um. Você

pode definir uma seqüência de tarefas a serem executadas pelo Acrobat

em todos estes documentos, ganhando assim produtividade no processo.

Exercício

O primeiro passo é definir uma seqüência de ações a serem

executadas, e depois mandar executar esta seqüência.

Definindo umaSeqüência de AçõesClique em Advanced> Batch Processing. Em seguida, vamos criar

uma nova seqüência. Clique em New Sequence.

Figura 16.1 Caixa de diálogo para edição de ações.

Dê um nome a sua seqüência. Clique em OK. Na janela que se abre,

clique em Select Commands e selecione os comandos desejados.


Figura 16.2 Caixa de diálogo para seleção de comandos.

Para o exercício, marque o comando Security, clicando nele. Este

comando faz parte da seção Document. Se você não estiver vendo as

opções das diferentes áreas, clique na setinha à esquerda para que

ela aponte para baixo, como na ilustração abaixo.

Figura 16.3 Caixa de diálogo para criação de seqüência de ações.


Clique em Add para selecionar o comando (ou clique duas vezes),

enviando-o para a janela da direita. Se quiser adicionar mais ações,

repita o procedimento. Se quiser alterar a ordem em que os comandos

serão aplicados, selecione na janela da direita aquele que você deseja

mover e clique no botão Move Up, para movê-lo para cima e em

Move Down, para movê-lo para baixo. Se quiser remover ações, clique

no botão Remove.

Para determinar as propriedades aplicadas em cada comando, clique

duas vezes nele na janela da direita e siga as instruções. Para cada

comando elas diferem, pois cada um tem suas propriedades

específicas.

No caso do exercício, ao clicar duas vezes no comando Security a

janela de definição de propriedades de segurança do documento vai

se abrir. Especifique as setagens desejadas. Se tiver alguma dúvida

sobre como aplicar setagens de segurança, consulte o capítulo

Segurança em Documentos PDF.

Clique em OK e sua seqüência estará pronta. Na janela de Batch Edit

Sequence você ainda precisa especificar em que documentos e como

esta seqüência será aplicada.

No item 2 – Run Commands on deixe a opção Ask When Sequence

is Run, pois assim você poderá especificar em quais arquivos você

quer aplicar os comandos quando for rodá-lo. As outras opções

oferecem pouca flexibilidade, pois já exigem que você especifique

arquivos ou diretórios a serem processados.

No item 3 – Select Output Location deixe a opção Ask When Se-

quence is Run, pela mesma razão acima.

Em Output Options determine a forma como os arquivos serão

nomeados (se vão continuar com o mesmo nome ou se vão receber

um prefixo ou sufixo). Você pode ainda definir se os arquivos originais


DICA

serão sobrescritos ou não (se desejar mantê-los, marque a opção Do

not overwrite existing files) e qual o novo formato dos arquivos (você

pode mantê-los como PDF ou salvá-los em html, formato texto ou

imagem). Se os arquivos finais forem veiculados via Internet, não

esqueça de marcar a opção Fast Web View – Esta configuração só é

permitida para o formato final PDF.

Clique em OK e em Close.

Executando umaSeqüência de AçõesClique em Advanced> Batch Processing e escolha a seqüência

desejada na listagem. Repare que, além da que você criou, existem

outras já criadas, que você pode utilizar normalmente como as que

você criou pessoalmente.

Para conhecer melhor as seqüências originais do Acrobat, clique em Ad-vanced> Batch Processing, selecione a seqüência desejada e clique EditSequence. Assim você vai saber quais os comandos que a compõem evai poder até mesmo criar novas seqüências a partir da primeira.

Quando a janela de Run Sequence Confirmation estiver aberta,

clique em OK e selecione os arquivos que você quer processar.

Selecione em seguida o diretório onde você quer que o Acrobat

salve os arquivos processados.

Verifique os arquivos processados.


Resumo Rápido

Definindo uma Seqüência de Ações1. Clique em Advanced> Batch Processing.

2. Clique em New Sequence.

3. Nomeie sua seqüência.

4. Clique em OK.

5. Clique em Select Commands.

6. Selecione os comandos desejados.

7. Clique em Add para selecionar o comando.

8. Clique duas vezes no comando na janela da direita e selecione

as opções desejadas.

9. Clique em OK.

10. No item 2 – Run Commands on, marque a opção Ask When

Sequence is Run.

11. No item 3 – Select Output Location, marque a opção Ask

When Sequence is Run.

12. Em Output Options determine a forma como os novos

arquivos serão nomeados.

13. Clique em OK.

14. Clique em Close.

Executando uma Seqüência de Ações1. Clique em Advanced> Batch Processing.

2. Escolha a seqüência desejada na listagem.

3. Clique em Run Sequence.

4. Selecione os arquivos a serem processados.

5. Selecione o diretório onde os arquivos serão processados.

6. Clique em OK.

Capítulo 17 – Dicas Para Obter a Certificação em Produtos Adobe169

Dicas Para Obtera Certificação em

Produtos AdobeCAPÍTU

LO17


Certificações são uma forma de se obter reconhecimento profissional,

pois elas provam que aquela pessoa, além de conhecer

profundamente o programa ou produto em que ela é certificada,

teve perseverança e estudou, buscando um objetivo de melhora

profissional. Atitudes e títulos como estes costumam ser muito bem

vistos pelas empresas.

A certificação Adobe especificamente é muito valorizada por empresas

de treinamento, para quem deseja dar aula, e por bureaus de

impressão, gráficas, agências de publicidade e produtoras, onde se

encontra a maioria dos profissionais que utilizam software Adobe.

Alguns ACTPs, como são chamados os centros de treinamento

certificados pela Adobe, oferecem cursos na maioria dos programas:

Photoshop, Illustrator, InDesign, Premiere, After Effects, etc. Estes

cursos são excelentes para obter uma boa base de conhecimentos,

mas, para obter a certificação, o candidato deve buscar no site da

Adobe o manual referente ao software em que ele deseja se certificar.

Neste endereço você acha os links para cada manual: http://

partners.adobe.com/asn/training/acebulletins.html

Se não houver centro autorizado de treinamento Adobe em sua

cidade, não se preocupe. Apenas estude com mais afinco, para

conhecer a fundo o programa, pois você será o único responsável

pelo seu próprio treinamento.

Com o manual em mãos, estude os tópicos da prova usando todos

os recursos disponíveis:

❏ O Help do programa que, ao contrário do que se pode pensar, é

bastante aprofundado e é um excelente recurso para o estudo da

maioria dos tópicos. É ali que você encontra detalhes de

configurações recomendadas e “macetes” que podem ser

importantes para o melhor uso do software e que podem lhe ser

perguntados na prova.

Capítulo 17 – Dicas Para Obter a Certificação em Produtos Adobe171

DICA

❏ Estude os documentos e tutoriais referentes ao produto no site da

Adobe (http://www.adobe.com).

❏ A série de livros Adobe Classroom in a Book em inglês (em

português, a série é editada pela editora Campus e se chama Guia

Autorizado Adobe).

❏ Use bastante o programa, para conhecer em detalhes seus menus

e comandos, suas especificidades, opções de configuração, etc.

❏ Busque sites especializados na Internet, onde há troca de

informações entre usuários, fóruns e listas de discussão e avalie

se você sabe responder corretamente às dúvidas dos usuários. Se

souber, ótimo, você está no caminho certo; se não souber, estude

mais os tópicos referentes a estas questões.

Se você vai fazer o teste em inglês, recomenda-se estudar o programa edocumentos na mesma língua. Se você prefere fazer o teste em português(quando houver esta opção), estude também o programa e documentosem português (quando houver) pois é necessário saber nomes de comandose seqüências dos quais você pode não saber exatamente o equivalente sefizer a prova em uma língua diferente daquela em que você estudou.

Quando estiver bem preparado para a prova, localize um centro de

teste autorizado Prometric, que é onde são realizadas as provas de

certificação da Adobe (http://www.prometric.com) em sua cidade.

Pague a taxa de inscrição e marque a prova.

Capítulo 18 – Teste Seus Conhecimentos em Adobe Acrobat173

Teste Seus Conhecimentosem Adobe Acrobat

CAPÍTU

LO18


Responda às questões abaixo e saiba como estão seus conhecimentos

em criação e configuração de documentos PDF. Estas não são

perguntas da prova de certificação, mas com elas você pode saber se

está bem preparado e descobrir onde estão suas maiores dúvidas,

para poder aprofundar-se. Todas as perguntas podem ser respondidas

com base nas informações do livro.

As respostas para cada pergunta estão ao final do capítulo.

1. Qual a forma de criar PDFs mantendo índices e links do

Microsoft Word?

a) Criando o PDF a partir do PDF Writer.

b) Criando o PDF a partir do Acrobat Distiller.

c) Criando o PDF a partir do PDFMaker.

d) Não é possível manter índices e links do Word no PDF.

2. Quais os comandos a serem seguidos para especificar a

configuração do PDF a ser criado no Word?

a) File> Print.

b) Adobe PDF> Change Conversion Settings.

c) File> Properties.

d) Adobe PDF> Convert to Adobe PDF.

3. Quais os comandos utilizados para gerar um PDF a partir de

qualquer aplicativo?

a) File> Save as.

b) File> Print> Adobe PDF.

c) Só podemos criar PDFs a partir de Programas da Adobe.

d) File> Print> Adobe Acrobat.

4. Qual é a melhor setagem de conversão no Acrobat 5 para um

arquivo que vai ser veiculado pela Internet?

a) Screen.


b) Ebook.

c) Print.

d) Press.

5. Qual é a melhor setagem de conversão no Acrobat 6 para um

arquivo que vai ser veiculado pela Internet?

a) Standard.

b) High Quality.

c) Press Quality.

d) Smallest File Size.

6. O que são JobOptions? Eles podem ser personalizados?

a) São configurações de navegação do PDF que aplicamos após

ele ter sido criado. Eles não podem ser personalizados.

b) São configurações de navegação do PDF que aplicamos após

ele ter sido criado. Eles podem ser personalizados.

c) São arquivos de configuração que o Distiller usa para criar

o PDF. Eles não podem ser personalizados.

d) São arquivos de configuração que o Distiller usa para criar

o PDF. Eles podem ser personalizados.

7. Qual a opção que devemos marcar para que o download do

PDF seja feito página por página quando ele estiver sendo

visualizado na Web (download em Streaming)?

a) Conversion Settings: Screen.

b) Save for Web.

c) Optimize for fast Web View.

d) NDA.

8. Quais as teclas de atalho para, respectivamente, aumentar e

diminuir o zoom de um documento?

a) Ctrl + e Ctrl –

b) Z + e Z –


c) + e –

d) Shift + e Shift -

9. O que são Thumbnails (Guia Pages)?

a) Links internos no documento, para navegação rápida.

b) Miniaturas de página, para navegação rápida.

c) Numeração das páginas, para navegação rápida.

d) Ferramenta para dar zoom nas páginas.

10. Qual a ferramenta a ser utilizada para fazer pequenas edições

de texto no Acrobat?

a) Touchup Text Tool.

b) Touchup Object Tool.

c) Select Text Tool.

d) Touchup Tool.

11. Qual o comando a ser usado para extrair todo o texto de um

documento PDF?

a) File> Save as.

b) File> Export.

c) Document> Export.

d) Document> Extract.

12. Qual o comando utilizado para extrair as imagens contidas

em um documento PDF?

a) File> Export all images.

b) Advanced> Export all images.

c) File> Save as.

d) Advanced> Save images.

13. O que são Bookmarks e para que eles servem?

a) Bookmarks são marcadores da estrutura do documento e

servem apenas para facilitar a navegação no documento.


b) Bookmarks são marcadores da estrutura do documento e servem

tanto para facilitar a navegação no documento quanto para

executar ações definidas pelo criador do documento, como

por exemplo acessar links externos, executar scripts, etc.

c) Bookmarks são links internos do documento e servem

apenas para facilitar a navegação no documento.

d) Bookmarks são links internos do documento e servem tanto

para facilitar a navegação no documento quanto para

executar ações definidas pelo criador do documento, como

por exemplo acessar links externos, executar scripts, etc.

14. Qual dos procedimentos abaixo não está correto para criação

de Bookmarks?

a) No Word, se o seu documento contém estilos, especifique

os estilos a serem convertidos para Bookmarks em Adobe

PDF> Bookmarks. Crie o PDF com o PDFMaker.

b) No Acrobat, selecione um dos títulos do documento usando

a ferramenta Select Text, clique com o botão direito sobre

ele e escolha a opção Add Bookmark.

c) No Acrobat, a partir da guia Bookmarks, clique na setinha

lateral para acessar o menu. Escolha a opção Add Bookmark.

d) No Acrobat, a partir dos comandos do menu Document>

New Bookmark.

15. Como se aplica segurança em um arquivo PDF?

a) Clicando em File> Document Security.

b) Clicando em Document> Standard Security.

c) Clicando em File> Document Properties e selecionando a

opção Security.

d) Clicando em Tools> Document Security.

Respostas: 1 – c; 2 – b; 3 – b; 4 – a; 5 – d; 6 – d; 7 – c; 8 – a; 9 – b; 10 – d; 11 – a; 12 – b; 13 – b; 14 – d; 15 – c.

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