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5/10/2018 Metodologia_Selecao_ERP - slidepdf.com

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METODOLOGIA PARA SELEÇÃO DE SISTEMAS ERP

INTRODUÇÃO

A implementação de sistemas de informação em empresas pode ser feita: por meio do desenvolvimento específico, por recursos internos,

pela contração de terceiros, ou pela aquisição de pacotes de software disponíveis no mercado.

Para algumas empresas, pelo ponto de vista econômico, tem sido mais vantajosoadquirir o sistema desse tipo no mercado. Essa prática pode ser comprovada pelaquantidade de alternativas disponíveis, bem como pelo sucesso de diversosfornecedores de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Dessa forma, asempresas não teriam que desenvolve-lo. A mão de obra que seria usada nessetrabalho deve ser utilizada para aperfeiçoá-lo, tirando mais vantagens dessasferramentas e complementando os pacotes com rotinas específicas para a própriaempresa, segundo Kale.

Com tantas opções disponíveis no mercado, como escolher a alternativa que seja maisaderente e que consiga agregar mais valor aos negócios em termos de maior eficiênciaem seus processos?

A literatura especializada não se aprofunda neste tópico, limita-se a elencar uma sériede itens que devem ser verificados ao se adquirir um sistema desse tipo. Tampouco agrande parte das empresas usuárias desse tipo de sistema preocupa-se em registraros erros cometidos e os acertos ocorridos durante o processo de aquisição. Cadaempresa acaba selecionando sistemas ERP a sua própria maneira, de modoimprovisado e, muitas vezes, predominando a questão comercial.

A primeira etapa do ciclo do ciclo de vida de um sistema corporativo é a seleção e tem,basicamente, o objetivo de identificar, entre todas as alternativas avaliadas, aquela queseja mais adequada para atender às necessidades sistêmicas da empresa. A utilizaçãode uma metodologia prática e objetiva pode representar importante contribuição para osucesso da implantação de um sistema desse porte, levando à economia de tempo edinheiro, bem como garantindo satisfação para a empresa.

Apresentaremos um modelo de seleção de sistemas integrados de informaçõesempresariais (ERP), bem como exemplificaremos seu uso por meio de um estudo decaso realizado em 2000 em uma indústria paulista de grande porte do ramopetroquímico.

METODOLOGIA PROPOSTA A metodologia para seleção de sistemas ERP proposta está representada na figura 01,e foi elaborada com base nas recomendações presentes em boa parte da literatura(Bancroft et al., 1998; Hecht, 1997; Krasner, 2000; Themistocleous, 2001;Bergamaschi, 1999; Colangelo Filho, 2001; Moraes Filho e Weigerg; 2002, Riccio,2001; Souza e Zwicker, 1999) e utilizada com sucesso por algumas empresas. Ométodo estabelece etapas que procuram cobrir os pontos fundamentais que devem seranalisados pela empresa ao adquirir um sistema ERP.

Além de concordarem que o ponto fundamental da seleção é a adequação dafuncionalidade do sistema ERP às necessidades sistêmicas da empresa, o método

chama a atenção também para as demais dimensões envolvidas, que são a



usabilidade, a tecnologia, a empresa fabricante, o mercado usuário e, por fim, o ladocomercial do negócio.

O objetivo do método é eliminar sucessivamente aquelas que forem menos aderentesàs necessidades da empresa, uma vez que a seleção deve ocorrer com um conjuntorelativamente grande de alternativas disponíveis no mercado. A aplicação do método éfeita por uma série de procedimentos agrupados por etapas, que respeitam a prioridadedas dimensões de avaliação. Essas etapas funcionam como se fossem filtros, uma vezque ao final de cada etapa algumas das alternativas avaliadas são abandonadas,restando para a etapa seguinte sempre àquelas que forem mais aderentes àsexpectativas da empresa. Daí o conceito de “múltiplos filtros”. Com isso, a empresadireciona mais adequadamente o tempo e o custo do processo, realizando asatividades que demandam mais esforço somente para aqueles sistemas que realmentepossam vir a agregar valor.

No conjunto de critérios a serem considerados no processo de avaliação, alguns sãomais objetivos que outros. Por exemplo, a simples existência de determinadafuncionalidade pode ser considerada como um critério objetivo; contudo, a avaliação daadequação da maneira como essa funcionalidade é tratada pelo sistema ERP é menosobjetiva, pois admite interpretações pessoais e subjetivas, para minimizar a

subjetividade do processo, todos os julgamentos recebem um valor numérico, que variadentro de determinada faixa, de zero a cinco, por exemplo.

Somente dessa forma os componentes que devem ser avaliados podem serponderados e as alternativas podem ser comparadas entre si. A qualquer momento,caso a empresa não se satisfaça com a escolha feita em determinada etapa, ela poderealizá-la novamente, tendo assim a oportunidade de julgar, da melhor maneirapossível, as opções de mercado.

Procedimentos iniciais

Nessa etapa inicial, a preocupação fundamental é identificar quem vai avaliar e o quedeve ser avaliado.

Designação de um grupo de responsabilidade

A constituição de um grupo de responsabilidade é um dos pontos mais delicados doprojeto, uma vez que envolve os aspectos humanos e políticos da empresa. Aimplantação de um sistema ERP é algo que vai comprometer toda a estruturaorganizacional da empresa e, portanto, sua escolha deve representar a opinião damaior parte da organização. Todos os setores da empresa devem manifestar sua

opinião sobre cada um dos sistemas ERP analisados.O ideal é que participem do grupo, pessoas que tenham conhecimento sobre ofuncionamento de cada atividade da empresa. É conveniente que a alta direçãodesigne um grupo de colaboradores, ou pelo menos um colaborar, que responda pelointeresse de toda a organização. O apoio irrestrito da alta direção é condiçãoindispensável para que o projeto caminhe segundo um cronograma e no nível dequalidade desejado.

As pessoas no grupo de avaliação devem ter os mesmos direitos, obrigações; e seusvotos, o mesmo peso. Embora o grupo responsável possa eleger um dos membroscomo coordenador, a atuação como tal se restringe às formalidades de contato com os



fornecedores. De maneira alguma seu voto ou opinião deve ter peso maior que osdemais.

Figura 01 - Modelo de seleção proposto: múltiplos filtros

Levantamento das necessidades e sistemática

Antes de iniciar a avaliação dos sistemas ERP, é necessário que a empresa faça umlevantamento dos processos de trabalho que deverão ser atendidos pelo sistema. Aquantidade de itens a serem avaliados vai depender do nível de detalhamentodesejado pela empresa. É importante que a empresa tenha esse conhecimento de si,pois é o controle dessas atividades que constitui o objetivo fundamental dos sistemasde informação corporativos. Deve-se ter em mente o que há de problemas que possamser solucionados pelo sistema a ser adquirido e quais as expectativas das pessoas queatuam na empresa. A grande vantagem de determinar as necessidades é que aempresa conheça com a maior riqueza de detalhes sua forma de trabalho e, sepossível, promova melhorias.

Procedimentos iniciais- designação de um grupo de responsabilidade;- levantamento da sistemática e das necessidades;- determinação dos indicadores de desempenho;- determinação dos demais quesitos a serem avaliados;

- determinação de um sistema de pontuação.

(a) Seleção prévia- seleção de fornecedores;- seleção de produtos.

(b) Avalia ção funcional- análise do material de divulgação;- análise das funcionalidades

(c) Avaliação tecnológica e demercado- avaliação tecnológica;- avaliação dos clientes.

(d) Refinamento daanálise- teste do sistema;- avalia ão dos detalhes

Decisão

Seleção



Quanto mais detalhado esse levantamento, mais condições a empresa terá paraidentificar o sistema ERP que melhor atenda a suas necessidades. Entre os tópicos aserem levantados, devem ser identificados:

O que é, quando e como é realizado o processo; Quais os recursos empregados em sua realização (mão-de-obra, ferramentas,

conhecimentos); Quais são as informações que transitam no processo;

Quem é envolvido no processo; Quais os problemas existentes e quais melhorias deveriam ser implementadas.

Além disso, deve-se determinar um grau de importância de cada atividade para aempresa, expressando-o de forma numérica, como na tabela 1.

Tabela 1 Determinação do grau de importância das atividades da empresa (grau de

importância = nota para prazo x nota para interesse).

Na determinação do grau de importância de cada operação, deve-se considerar:

Interesse ou necessidade deste item para os negócios, ou seja, o quanto àexecução de uma atividade contribui para os negócios da empresa;

Prazo em que determinado item deve ser implementado, ou seja, determina-sena implantação inicial do sistema, o atendimento dessa atividade éimprescindível ou pode esperar um segundo momento no projeto.

O produto dessa etapa é uma lista com as funcionalidades a que o sistema ERPdeverá atender e seu respectivo grau de importância.

Determinação dos indicadores de desempenho

A implementação de um sistema integrado de gestão deve representar um ganho paraa empresa, quer na melhoria da qualidade nas atividades executadas, quer na melhoriada precisão da informação produzida. Portanto, esses ganhos de desempenho devemser passíveis de mensuração, para que a empresa possa avaliar, futuramente, se aaquisição daquele sistema ERP foi uma decisão acertada ou não. Assim, érecomendável que se estabeleça um conjunto de indicadores de desempenho de seusprocessos que melhor represente seu modelo de gestão empresarial. A possibilidade

de gerar os indicadores deve ser uma das mais importantes respostas que um sistemaERP tem que proporcionar.

Determinação dos demais quesitos a serem avaliados

Não só lista de funcionalidade pode servir como quesito de avaliação, deve serpreparada uma lista de dos itens a serem avaliados referentes às demais dimensõescomo usabilidade, tecnologia, clientes, fabricante e comercialização do sistema.

A importância relativa de cada dimensão é traduzida por meio de um pesomultiplicador.

Pode esperar = 1 Médio = 2 Imediato = 4Alto = 4 4 8 16Médio = 2 2 4 8Baixo = 1 1 2 4

Prazo

Interesse



Avaliação da Funcionalidade - corresponde ao que o sistema contém (que deve ser

consoante com o que a empresa precisa)

Características Aspectos Grau de importância

Funcionalidade

Lista de processos 50%

80%

30%

Interface com outras funções 30%

Implantação

Ferramentas para a adaptação dosoftware

15%

20%

Atualização de versões 5%

Avaliação da Usabilidade – corresponde à forma como o sistema executa as

funcionalidades


Usabilidade

Simplicidade 6%

15%

30%

Documentação 3%

Estética 4%

Acesso 2%

Desempenho

Eficiência 1%

3%Política de back-up 1%

Log do Sistema 1%

Avaliação tecnológica - corresponde aos requisitos de software,hardware e de segurança

necessários para a operabilidade do sistema


Requisitos de

hardware

Hardware mínimo 5%

20%

12%.

Software operacional básico 5%

Software de banco de dados 5%

Software de comunicação 5%

Critériosaplicados na

elaboração dosistema

Modelo de dados 5%

80%

Atualização das transações 25%

Atualizações corporativas (on line /

batch)10%

Customização por parte do cliente 10%

Estrutura para atendimento de 15%

Problemas

Política para customizações 15%

Avaliação junto a clientes - corresponde ao conceito do produto no Mercado


Ambiente

operacionalAmbiente operacional do cliente 5% 5%

8%

Percepção docliente

Desempenho do software 20%

95%

Relacionamento com o fornecedor 20%



Processo de implantação 15%

Documentação 5%

Pontos positivos e negativos 35%

Avaliação do Fornecedor - corresponde à avaliação da empresa dofornecedor.


Negócios

Procedência 10%

50%

8%

Experiência do fornecedor 20%

Quantidade de clientes 20%

Empresa

Localização 5%

50%

Processo de venda 5%

Atendimento 15%

Estabilidade financeira 25%

Avaliação do Produto - corresponde à comercialização do produto


Processo

comercial

Nível de preço 50%

100% 12%Composição do preço 25%

Processo de implantação 25%

Determinação de um sistema de pontuaçãoDurante o processo de avaliação, o julgamento dos itens é feito pelos avaliadoresindividualmente atribuindo-se escores. O conceito final de determinado item equivale á

media aritmética simples dos conceitos atribuídos. Contudo, convém que o grupo avalieposteriormente em conjunto as notas atribuídas, minimizando-se os erros de juízo devalor. Podem-se também, estabelecer critérios de avaliação para determinadassituações, tais como o atendimento de uma funcionalidade por terceiros.

Escores possíveis para resposta:

Situação Nota O sistema não dispõe de solução para o item analisado ou a soluçãoapresentada não satisfaz de forma alguma

0

O sistema não dispõe de solução para o item analisado, mas a solução está

sendo providenciada em tempo hábil.

1

O sistema dispõe de solução para o item analisado, mas apresenta sériasrestrições ao uso pela empresa.

2

O sistema dispõe de solução para o item analisado, mas apresenta algumasrestrições ao uso pela empresa e não há interesse por parte do fornecedorem modificá-lo.

3

O sistema dispõe de solução para o item analisado, apresenta algumasrestrições ao uso pela empresa, mas há interesse por parte do fornecedor emmodificá-lo.

4

O sistema dispõe de solução para o item analisado e satisfaz plenamente 5



Processos de seleção

Esses procedimentos estão diretamente relacionados com a avaliação de cada umadas alternativas e devem ser executadas tantas vezes quantas forem necessárias atéque não pairem dúvidas sobre as alternativas e até que se obtenha uma avaliaçãoaceitável de cada alternativa. Os procedimentos são executados em três etapas:seleção previa de fornecedores e produtos, análise de cada alternativa refinamento daanálise.

Seleção prévia

Certamente, é impraticável analisar todas as alternativas de mercado, o que leva aempresa a fazer uma triagem inicial dos fornecedores e produtos. Não há limite quantoà quantidade de fornecedores e produtos a serem contatados e avaliados nessa etapa;deve-se, entretanto, ter a certeza de que haja uma quantidade expressiva dealternativas, tendo-se assim visão bastante clara de que existe disponível.

Seleção de fornecedores

Antes de contatar qualquer dos fornecedores ou fabricantes, deve-se estabeleceralgumas premissas quanto ao perfil do fornecedor, limitando a pesquisa a determinadaquantidade de fornecedores. Os fatores determinantes dessa quantidade são apraticidade e a urgência com as quais a empresa quer conduzir o processo de seleção.

É importante também levar em consideração a opinião de algum especialista deconfiança da empresa, principalmente sobre a idoneidade e reputação do fornecedor.

Deve-se esclarecer aos fornecedores que, sendo enquadrados no perfil desejado,serão convocados a demonstrar a funcionalidade do sistema, de acordo com um roteiropreviamente selecionado.

Além disso, deve-se considerar também as recusas dos fornecedores em não participardo processo de seleção, principalmente quando a recusa acontece por impossibilidadede atendimento no momento desejado pela empresa, uma vez que, caso tenha que serinterrompido ou postergado, esses fornecedores poderão ser contatados futuramente. Sempre que possível, é importante verificar as respostas prestadas pelos fornecedores,principalmente, em relação à estabilidade econômica da empresa e as suasperspectivas em relação aos avanços tecnológicos.

É recomendável também comunicar a desclassificação aos fornecedores, agradecendosua participação no processo. Além de ser uma postura ética, atenuando o desconfortopela desclassificação, essa atitude tem o objetivo de manter o bem relacionamentocom o fornecedor, caso haja a necessidade de, futuramente, fazer novo contato.

Seleção de produtos

Embora seja o último item a ser avaliado, convém que a empresa determineantecipadamente alguns parâmetros básicos quanto ao valor que está disposta a pagarpelo ERP, limitando-se a avaliar as alternativas de mercado em um orçamento

plausível.



Avaliação Funcional

Uma vez determinado um conjunto de sistemas ERP a serem avaliados, inicia-seavaliação funcional de cada uma das alternativas selecionadas por meio da análise domaterial de divulgação e da avaliação das funcionalidades do sistema.

Analise do material de divulgação

O contato com o sistema ERP de cada fornecedor ocorre, normalmente, por meio dematerial de propaganda, folhetos explicativos e artigos publicados em revistasespecializadas.

Uma analise acurada desse material visa a uma complementação da lista denecessidades sistêmicas elaborada internamente na empresa. Ele será muitoimportante quando da apresentação do produto pelo fornecedor, uma vez que todos ositens presentes no material de divulgação deverão ser demonstrados pelo fornecedor.

Análise das funcionalidades

A avaliação das funcionalidades do software deve ser feita mediante apresentação dosoftware por parte do fornecedor. Convém que a demonstração do software ocorra nasinstalações do fornecedor por duas razões. A primeira delas é a criação de umaempatia com o fornecedor, por meio de seu atendimento e instalações. A segundarazão é que se evite nesse primeiro momento um contato maior do fornecedor com asinstalações da empresa.

Os participantes da avaliação devem ser os membros do grupo de responsabilidade e aregra básica é que as mesmas pessoas participem das mesmas de todas asdemonstrações, para que possam formar um conceito global de todos os sistemas ERP

que forem avaliados.

É necessário enviar a lista de das funcionalidades que a empresa está querendoavaliar e deixar claro para o fornecedor que seu sistema ERP será avaliado somentepara aqueles itens. Isso evita surpresas e perda de tempo com detalhes de menorimportância.

A conduta básica dos avaliadores deve ser a de que o fornecedor deve mostrar nosistema o que a empresa quer ver e não o que ele quer mostrar.

Avaliação Tecnológica e de mercado

Avaliação Tecnológica

Objetivo: Avalia o software, considerando os requisitos ambientais e os dedesenvolvimento empregados no desenvolvimento do sistema. Corresponde aosrequisitos necessários para a operabilidade do sistema, observando aspectos comohardware mínimo, software operacional básico, de banco de dados e de comunicação.

Avaliação dos clientes

Clientes procuram informações complementares sobre pontos que não foram

percebidos durante a demonstração e avaliação técnica. Nesses casos o próprio



fornecedor indica os clientes do sistema ERP para que o cliente possa obter opiniãopessoalmente. Para não correr o risco de que o fornecedor indique somente os clientesmais satisfeitos, convém solicitar-lhe apenas um portfólio dos atuais clientes quepossuem características semelhantes à empresa, que escolherá uma opção para fazersua entrevista. Importante frisar que deve-se evitar críticas ao fornecedor.Outras fontes de indicação podem ser desenvolvidas pela própria empresa, por meiode seus clientes, fornecedores, associação de classe, consultores de finanças entreoutros. Entretanto a empresa deve sempre manter o sigilo das informações.Alguns detalhes devem ser percebidos na avaliação junto aos clientes:

Tabela 5:

Ambiente operacional do cliente - análise do ambiente computacional utilizado pelo cliente

Aspecto Descrição

Configuração do hardware Configuração utilizada para os servidores, estações de trabalho e demais periféricos

Software operacional básico Software operacional para operações dos servidores e das estações

Bando de dados Configuração do banco de dados

Usuários Quantidade de usuários concorrentes

Transações Volume das transações e dos cadastrosPercepção do software pelo cliente - identificar grau satisfação e principais dificuldades encontradas

Desempenho do software Desempenho, velocidade e atendimento às necessidades sistêmicas, mediante processos

Relacionamento com fornecedorAtendimento prestado pelo fornecedor depois de assinatura do contrato, enfatizando tempo

de resposta, qualidade do serviço prestado, transparência na cobrança dos servicos

Processos de implantação Identificação dos pontos críticos na fase de implantação do software

Documentação Identificação da qualidade da documentação on line e off line disponibilizada

Pontos positivos e negativosIdentificação dos pontos positivos do software que levariam o cliente a não substituí-lo

por outro, e dos pontos negativos, que desagradam ao cliente.

Refinamento da análise

Trata-se das atividades finais do processo de avaliação, que devem ser realizadassomente para aqueles sistemas ERP que a empresa considera como os maisimportantes às suas necessidades. O ideal é que chegue até esta etapa umaquantidade bastante reduzida de alternativas, uma vez que a empresa estará abrindosuas portas para esses fornecedores em potencial.

Simulação das situações normais e críticas

A simulação do uso do software tem como objetivo ratificar a avaliação dasfuncionalidades, por meio da submissão do sistema ERP a algumas situaçõescaracterísticas de seu dia-a-dia. Devem ser escolhidas algumas situações críticas eoutras que sejam corriqueiras. Mesmo considerando que todas as situações sãoimportantes e devem ser processadas corretamente. A empresa não pode esquecerque o sistema ERP que está passando pela simulação é um software genérico e quepode haver alguma imperfeição na parametrização ou, ainda, para que a situação sejaplenamente realizada, o software deve ser customizado.È importante também que, nessa etapa, participem outras pessoas da empresa,especialmente aquelas que são responsáveis pela administração das situações que sedeseja testar no sistema. É também importante que seja enviado com antecedênciauma lista com as situações que se deseja simular no sistema ERP, para que o

fornecedor se prepare convenientemente.



Avaliação dos detalhes comerciais básicos

Essa etapa tem a finalidade de analisar a empresa do fornecedor e os elementosbásicos da proposta comercial, abordados na determinação dos quesitos a seremavaliados.

Encerramento e decisão

O ranking dos softwares mais aderentes é elaborado com base nas notas atribuídaspelos avaliadores. Todavia, se houver pouca diferença entre as notas obtidas por maisde um fornecedor, deve-se entender como empate técnico, que deverá ser resolvidoem negociações diretas com os fornecedores ou, então, pela execução de uma novabateria de apresentação e simulação, até não as persistir o empate.

Finalizando os trabalhos, o grupo de avaliação deve elaborar um documento quecontenha o planejamento das ações voltadas à implantação que deverão suceder oprocesso comercial e a aquisição do software ERP. Entre os principais itens a serem

planejados para a implementação devem constar: matriz que envolve os itens avaliados x fornecedores e seus sistemas ERP e,

em cada célula, a nota obtida. Essa nota é uma média das notas dosavaliadores ponderada pelos graus de importância de cada item;

decisão adotada pelo grupo, com justificativa se necessário; principais pontos positivos e negativos das alternativas escolhidas e das

desclassificadas; lista das funcionalidades não existentes no software ERP que está em vias

de ser implantado, levando-se em consideração:1) aquelas que são imprescindíveis; isto é, impedem o atendimento das

necessidades operacionais;2) aquelas que são necessárias, mas não são críticas em relação ao

atendimento das necessidades; causam, entretanto, utilização ineficientedo produto;

3) aqueles que são desejáveis, uma vez que melhoram a operacionalidadee a produtividade das áreas.

Texto extraído do Livro Sistemas ERP no Brasil de Antonio Carlos Tonini

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