metodologia de gestão de projetos administraÇÃo de conflitos
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Metodologia de Gestão de Projetos
ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
CONFLITO em Projeto
É definido como o comportamento de um indivíduo, um grupo ou uma organização que impede ou restringe (pelo menos temporariamente) que sejam atingidos os objetivos desejados do projeto por uma outra parte.
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Conflito (José Saramago)
A pouco compreensiva
atitude que está a
impedir uma solução
pacífica do diferendo
que opõe os
participantes...
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Conceito de CONFLITO em Projeto
– Ainda que conflitos possam impedir que os objetivos de um projeto sejam atingidos, as consequências podem ser benéficas se produzirem novas informações que melhorem o processo decisório.
– Conflitos podem causar desintegração de esforços da equipe do projeto.
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Questões básicas para tratar conflitos:
– Quais são os objetivos do projeto? Podem estar em conflito com objetivos de outros projetos?
– Porque os conflitos acontecem?– Como podemos resolver os
conflitos?– Há algum tipo de análise
preliminar que possa identificar possíveis conflitos antes deles ocorrerem?
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
OBJETIVOS DO PROJETO
Devem ser específicos, não geraisnão demasiadamente complexosmensuráveis, tangíveis, verificáveisde nível apropriado, desafiadoresrealísticos e atingíveisestabelecidos dentro dos limites dos
recursosconsistentes com recursos disponíveis
ou antecipadosconsistentes com os planos, políticas e
procedimentos da organização
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Recursos da Gerência
Alinhar objetivos de projeto com metas da organização, de outras sub-unidades e as dos indivíduos.
– bastante mais pró-ativa que reativa;– orientada a resultados, enfatizando
realizar;– focada na mudança para melhorar a
eficácia individual e organizacional.
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Características
uma abordagem direcionada para planejar e realizar projetos com resultados para a organização
estratégia de casamento das necessidades individuais com as de projeto
estabelece a contribuição de cada pessoa e de cada unidade da organização para o projeto
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
AMBIENTE DE CONFLITOTipos mais comuns de conflitos:
– recursos de mão-de-obra (“manpower”)– equipamentos e facilidades– despesas de capital– custos– opiniões técnicas e restrições (“trade-offs”)– prioridades– procedimentos administrativos– programação de serviços– responsabilidades– disputas pessoais
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
AMBIENTE DE CONFLITOIntensidade relativa dos conflitos varia
com:– intensidade e proximidade das restrições
do projeto;– aumento ou redução das restrições;– características próprias do ciclo do projeto;– da pessoa com quem os conflitos ocorrem
e sua posição na organização
Conflitos benéficos:– disputas entre soluções técnicas
alternativas para o mesmo problema;– conflitos entre visões alternativas de
soluções para atender a regras de negócio
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
AMBIENTE DE CONFLITO
o Fatores que influenciam:Riscos técnicos no desenvolvimentoRiscos para a empresa com
consequências financeiras ou perda de competitividade
Prazos de entrega e urgência Penalidades para atrasos de entregaEconomias esperadas, aumento de
lucros e retorno de investimentos Importância do cliente face ao porte do
projeto Impacto em outros projetos e em
organizações vinculadas Impacto em uma linha de produto
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Razões de conflitos em projetos:
Diversidade de especialidades entre os participantes do projeto;
Baixo grau de autoridade do gerente do projeto para premiar e punir;
Pouco entendimento comum da equipe do projeto dos seus objetivos específicos (relativos a custo, prazos, performance);
Excesso de ambiguidade na compreensão do projeto por sua equipe;
David Wilemon os identifica em ”Managing Conflict in Temporary Management Situations” - The Journal of
Management Studies
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Razões de conflitos em projetosPouca concordância entre os
participantes da equipe sobre a ordenação dos objetivos do projeto;
Baixa aceitação do sistema de gerenciamento do projeto pelos membros das áreas funcionais, por preocupação de usurpação de seu papel usual;
Baixo grau de interdependência entre as partes componentes do projeto;
Falta de cooperação entre as áreas funcionais de um projeto.
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERÊNCIA DE CONFLITOS
Uma Pesquisa de Thamhain e Wilemon:
150 gerentes de várias empresas orientadas a tecnologia
questionário para colher dadosdiscussão com vários gerentes de
projetos selecionados sobre o assunto em investigação
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERÊNCIA DE CONFLITOSdefinição de três variáveis para
medição:intensidade média de 7 conflitos
potenciais determinantes sobre toda a vida do projeto;
a intensidade das 7 fontes de conflito sobre as 4 fases do ciclo de vida do projeto;
maneiras de resolver conflitos usadas pelos gerentes de projeto.
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERÊNCIA DE CONFLITOSAs 7 fontes principais de conflito:Conflito sobre prioridades de projetoConflito sobre procedimentos
administrativosConflito sobre opiniões técnicas e
restrições de desempenhoConflitos sobre recursos de mão-de-
obraConflitos sobre custosConflitos sobre prazos e cronogramasConflitos de personalidades
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERÊNCIA DE CONFLITOSAs 4 fases do ciclo de vida de um projeto:
formação (caracterização, planejamento e aprovação da execução) do projeto
construção (organização do trabalho, colocação em funcionamento, estruturação da solução) do projeto
implementação (desenvolvimento, testes, treinamento e implantação) do projeto
finalização (operacionalização, avaliação do funcionamento e entrega da documentação final) do projeto
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CONFLITOS S/ CUSTOS
CONFLITOS DE PERSONALIDADE
CONFLITOS SOBRE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
CONFLITOS SOBRE QUESTÕES TECNICAS
CONFLITOS SOBRE ALOCAÇÃO DE PESSOAL
CONFLITOS SOBRE PRIORIDADES
CONFLITOS SOBRE PRAZOS E CRONOGRAMAS
INTENSIDADE
BAIXA MEDIA ALTA
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
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FASE DE FORMAÇÃO DO PROJETO
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Características da fase de FORMAÇÃO:
prioridades devem ser estabelecidas para o projeto e pode haver divergências entre usuários e dentro da equipe;
os procedimentos administrativos que podem causar conflitos dizem respeito à subordinação do gerente do projeto, participação dos clientes, níveis de autoridade
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
RECOMENDAÇÕES - EVITAR CONFLITOS
NA FASE DE FORMAÇÃO
PRIORIDADES Definir planos claramenteDecisões devem ser tomadas em
conjunto com as partes
PROCEDIMENTOS Desenvolver procedimentos administrativos operacionais
detalhados para serem seguidos no projeto. Assegurar aprovação dos
administradores chaveFazer atas de entendimento entre partes
PRAZOSDesenvolver compromissos antes do projeto
começar sobre prazosPrever os impactos das outras prioridades departamentais e seus possíveis impactos
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
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FASE DE CONSTRUÇÃO DO PROJETO
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Características da fase de CONSTRUÇÃO:
prioridades devem ser negociadas entre pessoal das equipes cliente e de projeto;
prazos geram muitos conflitos nesta fase em que os participantes devem assumir a responsabilidade por cumprir prazos definidos por superiores;
procedimentos administrativos que podem causar conflitos dizem respeito à organização interna da equipe do projeto
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
RECOMENDAÇÕES - EVITAR CONFLITOS
FASE DE CONSTRUÇÃO
PRIORIDADES Prover alimentação efetiva de previsões dos planos das áreas de projeto e suas necessidades através das reuniões de
acompanhamento do projeto
PRAZOS Atualize a programação do projeto em cooperação com suas áreas funcionais
PROCEDIMENTOS Fazer planos de contingência administrativos nos principais
assuntos
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
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FASE DE IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Características da fase de IMPLEMENTAÇÃO:
prazos se tornam o mais forte ponto de conflitos entre grupos da equipe;
discussões técnicas sobre a forma de implementar soluções e sobre as dificuldades de utilizar tecnologias novas;
problemas de falta e realocação de mão-de-obra são muito freqüentes.
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
RECOMENDAÇÕES - EVITAR CONFLITOS
FASE DE IMPLEMENTAÇÃO
MÃO-DE-OBRA
Monitorar o progresso real do trabalho. Comunicar resultados que afetam as partes. Prever problemas e considerar alternativas.
Identificar potenciais “focos de dificuldades” necessitando vigilância próxima.
PRAZOS
Solucionar cedo os problemas técnicos. Comunicar restrições de prazo e de orçamento
para pessoal técnico. Enfatizar necessidade de testes técnicos.
Facilitar acordos para chegar a arquitetura final
TÉCNICOS
Prever e comunicar cedo requisitos de mão-de-obra. Estabelecer estes requisitos com
grupos funcionais e chefias intermediarias.
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
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FASE DE FINALIZAÇÃO DO PROJETO
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Características da fase de FINALIZAÇÃO:
prazos geralmente ultrapassados geram discussões relevantes entre clientes e equipe do projeto. Os problemas decorrem de problemas que vem de fases anteriores;
são grandes os problemas de relacionamento resultantes dos desgastes no decorrer do projeto e das incertezas do futuro;
problemas de mão-de-obra para finalizar o projeto - necessidade de realocações
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
RECOMENDAÇÕES - EVITAR CONFLITOS
FASE DE FINALIZAÇÃO
Monitorar de perto o ciclo de vida do projeto. Considerar realocação de mão-de-obra disponível para áreas críticas do projeto com problemas de escorregamento de prazos. Resolver problemas
técnicos que resultem em prazos adicionais.
PRAZOS
Desenvolver planos para realocar mão-de-obra para fechar o projeto.
Manter relações harmoniosas com a equipe do projeto e os grupos de suporte.
Tentar distensionar o ambiente de “alto-stress”
PERSONALIDADEMÃO-DE-OBRA
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Atitudes gerenciais para resolver conflitos:
o DESISTENTE - não participa dos desacordos e deixa que se resolvam sozinhos;
o SUAVE - desenfatiza as discordâncias e enfatiza áreas de entendimento;
o COMPROMISSADOR - busca obter soluções de compromisso entre as partes em disputa - política de “dar e tirar”
o FORÇADOR - exerce seu ponto de vista apoiando uma das partes - situação tipo “ganha-perde”
o CONFRONTADOR - provoca conflito direto entre os envolvidos
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
PERFIL DE SOLUÇÃO DE CONFLITOS
% DE GERENTES DE PROJETOCUJO ESTILO REJEITA ESTE
MODO DE SOLUÇÃO DE CONFLITO
% DE GERENTES DE PROJETOCUJO ESTILO É FAVORÁVEL A ESTE MODO DE SOLUÇÃO DE
CONFLITO
70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
CONFRONTADOR
COMPROMISSADOR
SUAVE
FORÇADOR
DESISTENTE
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERENCIAMENTO DE CONFLITOS
– OBSERVAÇÕES PRELIMINARES Estudar o problema e
colecionar todas as informações disponíveis
Desenvolver a abordagem situacional ou a metodologia que será adotada
Estabelecer a atmosfera ou o clima adequado à busca da solução
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERENCIAMENTO DE CONFLITOS
– ESTABELECENDO A ATMOSFERA ADEQUADA
Criar desejo de participar da solução em si próprio e nos outros participantes
Estabelecer claramente os objetivos da reunião que será feita para resolver o assunto - estabelecer credibilidade e sanções
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERENCIAMENTO DE CONFLITOS
REUNIÃO DE CONFRONTAÇÃO
Abertura da reuniãoColetar informações e
sentimentosDefinir o problema:
esclarecer todas as posições
Compartilhar informações
Estabelecer prioridadesOrganizar grupos para
análise de alternativasResolvendo o problema:
envolvimento e compromisso
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERENCIAMENTO DE CONFLITOS
REUNIÃO DE CONFRONTAÇÃO
Desenvolvendo um plano de ação - compromisso de cada envolvido em cumprir o estabelecido
Implementando o plano de ação
“Follow-up”: obter “feedback” na implementação do plano de ação
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERENCIAMENTO DE CONFLITOS
POR QUE AS PESSOAS DISCORDAM?
1. Não está claro do que se trata...
2. As opiniões são diferentes quanto às causas ou alternativas de solução...
3. As razões são baseadas em sucessos ou fracassos anteriores, envolvendo experiências pessoais, animosidades etc
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
GERENCIAMENTO DE CONFLITOS
AS PESSOAS DISCORDAM - O QUE FAZER A RESPEITO?
1. Não está claro do que se trata... Esclareça!
2. As opiniões são diferentes quanto às causas ou alternativas de solução... Analise!
3. As razões são baseadas em sucessos ou fracassos anteriores, envolvendo experiências pessoais, animosidades etc ... Passe para outra ocasião, resolva isso primeiro!
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Administrar a ausência de conflitosSignifica
provavelmente que as pessoas estão desinteressadas ou intimidadas, pouco à vontade para externar suas idéias ou opiniões
Vamos todos ao cinema?
Um pode preferir o teatro,
Outro já viu o filmeO terceiro queria
jantar, pois estava com fome
O quarto tinha outro compromisso...
Mas para evitar o conflito, foram todos ao cinema e se chatearam... Dicas para administr
ar conflitos
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ADMINISTRAÇÃO
DE
CONFLITOS
Um estudo de caso opcional
http://ublib.buffalo.edu/libraries/projects/cases/cheating.html
A Case of Cheating?by Clyde Freeman Herreid, University at
Buffalo, State University of New York
“ I couldn't stand it! I had to move. They were cheating. I study hard for this course to get my "A," and they were cheating! I had to get out of there."