mapa de proce s so

Mapa de Processo

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UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro TecnológicoTCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio AmbienteCurso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma

Objetivos

No final deste modulo, o participante será capaz de:

Definir o que é um Mapa de Processo.

Construir um SIPOC.

Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP).

Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e detectar fábricas ocultas.

Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e DFP.

Detectar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor.

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Mapa de ProcessoDefinição

É uma descrição gráfica de um processo usando símbolos e um formato padrão.

Importância1. Identifica retrabalhos.2. Identifica passos que não tem valor agregado.3. Identifica gargalos.4. Identifica inspeções (ou aonde deveria haver inspeções).5. Identifica onde as pessoas usam diferentes processos para fazer a mesma operação.6. Excelente ferramenta para treinamento.

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Vamos abordar um exemplo:

Preparação de uma simples limonada.

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ServirMisturarAdicionarAçúcare Água

PrepararSuco de Limão

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ServirMisturarAdicionarAçúcare Água


FiltrarSuco

EspremerLimões

PartirLimões

LavarLimões

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Servir

LimparPrensa

Prensar por10 segundos

Adicionarágua

Colocar Limões no espremedor

Até que nível devemos chegar?


AdicionarAçúcare Água

Misturar

LavarLimões

PartirLimões

EspremerLimões

FiltrarSuco

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Gerencial*Estratégiade Negócios

Produção Compras RHMarketing*Planej.de Processos

S Cotação Avaliação Aquisição C**SIPOC

**Subprocessos

* Seleção de Projetos** Desenvolvimento de Projetos

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Versões do Mapa de ProcessoExistem pelo menos 3 versões do Mapa de Processo

O que pensamos que é:

O que realmente é:

O que gostaríamos que fosse:

Um dos maiores perigos ao usar esta ferramenta é permanecer no nível “o que pensamos que é”

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Elaboração do Mapa de Processo

SIPOC Diagrama de Fluxode Processo (DFP)

Mapa deProcesso

Entradas ExternasSaídas Externas

Passos doProcesso

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SIPOCSIPOCSupplier Fornecedor

Inputs EntradasProcess ProcessoOutputs Saídas

Customer Clientes

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SIPOC

Empresa

S

Fornecedor

P

Processo

C

ClientesSaídas

O

Entradas

I

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SIPOC - Procedimento

1. Definir alcance do processo: Início e Fim.

2. Identificação de Clientes

3. Identificação de Exigências do ClienteExigências do Cliente = Saídas do Processo

4. Identificação das Entradas do Processo.Entradas do Processo = Exigências aos Fornecedores

5. Identificação de Fornecedores

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SIPOC - Exemplo

Lugar: RestauranteProcesso: Preparação de Café

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PREPARAÇÃODE CAFÉ

PROCESSO

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CONSUMIDOR

CLIENTE


PROCESSO

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SABORODORTEMPERATURACORAPRESENTAÇÃO

SAÍDAS

CONSUMIDOR

CLIENTE


PROCESSO

Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe

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SAÍDAS

PÓ DE CAFÉAÇÚCAR

ÁGUACALORTEMPOFILTRO

GUARDANAPORECIPIENTE

XÍCARACOLHER

ENTRADAS

CONSUMIDOR

CLIENTE


PROCESSO


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Saídas

CONSUMIDOR

Cliente

RESTAURANTEARMAZÉM

COMÉRCIO

Fornecedor


PROCESSO




XÍCARACOLHER

Entradas

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Saídas




XÍCARACOLHER

Entradas

CONSUMIDOR

Cliente

RESTAURANTEARMAZÉM

COMÉRCIO

Fornecedor


PROCESSO

Req’s do Cliente = Saídas do Processo (Y’s)Entradas do Processo (X’s) = Req’s aos Provedores

X´s Y´s

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Exercício

Para seu projeto/processo, identifique:

1. Cliente(s).2. Exigências (Y’s - Saídas do Processo).3. Entradas do processo (X’s – Exigências aos Fornecedores).4. Fornecedores.

Identifique pelo menos 5 X´s e 5 Y´s.

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Recomendações SIPOC

Gaste o tempo necessário para identificar completamente os Y’s importantes e TODOS os X´s do processo.

Seja específico enquanto está listando os X´s. X´s muito amplos (comportamento do mercado, planejamento estratégico, desenho de peças, etc) dificultarão as ferramentas posteriores.

Diagrama de Fluxo de Processo

(DFP)

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Diagrama de Fluxo de ProcessoDiagrama que representa a seqüência de operações de um processo, utilizando símbolos padrão.

Operação

Armanezamento

Decisão

TransporteDemora

Símbolos Padrão

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Procedimento - DFP

1. Definir escopo do processo (princípio e fim).

2. Listar todas as operações que existem no processo.

3. Ordenar as operações de acordo com a seqüência atual do processo.

4. Traçar o DFP usando os símbolos padrão.

5. Anotar informações adicionais:Tempo de ciclo.Custo

6. Detectar ineficiências:Retrabalhos.Gargalos.

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DFP - Exemplo


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DFP - Alcance

Início:Set up Cafeteira.

Fim:Servir Café ao Cliente.

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DFP - Listar e Ordenar Operações

Ordem das Operações:1 Set up Cafeteira2 Fazer Café3 Preparar Serviço4 Inspeção Final5 Servir Café

Lista de Operações: Fazer Café Servir Café Preparar Serviço Set up Cafeteira Inspeção Final

25314


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SET UPCAFETEIRA

FAZERCAFÉ

PREPARARSERVIÇO

INSPOK? SERVIR

SIM

NÃO

DFP - Traçar Diagrama

Este diagrama deve comprovar-se com o processo operando em condições normais. Fazer as alterações caso seja necessário.

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DFP – Informações adicionais

SET UPCAFETEIRA

FAZERCAFÉ

PREPARARSERVIÇO

INSPOK? SERVIR

SIM

NÃO

1 minuto? $$$

10 minutos? $$$

3 minutos? $$$

5 minutos? $$$

31


31

SET UPCAFETEIRA

FAZERCAFÉ

PREPARARSERVIÇO

INSPOK? SERVIR

SIM

NÃO

1 minuto? $$$

10 minutos? $$$

3 minutos? $$$

5 minutos? $$$

Retrabalho(Oportunidade paraum projeto Seis Sigma)

Os retrabalhos chamam-se “Fábrica Oculta”.

Mapa de Processo

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SIPOC Diagrama de Fluxode Processo (DFP)

Mapa deProcesso

Entradas ExternasSaídas Externas

Passos doProcesso

Elaboração do Mapa de Processo

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GlossárioPasso com Valor Agregado (VA):Passo do processo que modifica o produto ou serviço de uma maneira desejada pelo cliente.

Saídas (Y externos):Exigências do Cliente.

Saídas (Y internos):Resultado de um Subprocesso que tem o objetivo de satisfazer a outro Subprocesso posterior.

Entradas (X externos):Exigências aos fornecedores.

Entradas (X internos):Exigências de um passo de processo para o seu funcionamento.

Os Y´s internos com freqüência se convertem em X´s de passos posteriores.

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Documentação de apoio

Para os X´s e os Y´s internos podemos nos basear em:

Procedimentos de Operação.Manuais de Operação do EquipamentoBrainstorming.

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Procedimento1. Enriquecer o DFP com as Entradas e Saídas que foram marcadas quando de sua identificação no SIPOC. Identifica-las como externas.2. Identifica os X´s e os Y´s internos em cada passo do processo.3. Classifica os X’s da seguinte maneira:

Controláveis (C): Aqueles que podemos modificar facilmente.Ruído (R): X’s que são difíceis ou onerosos para modificar ou não podem ser modificar porque já estão definidos pela infra-estrutura do processo.Procedimento de Operação (PO): Detalhes de execução do processo (segurança, partida, limpeza, inspeção inicial, etc).

4. Assinala os passos dos processos como AV ou NAV (Agrega Valor ou Não Agrega Valor).

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Mapa de Processo - Exemplo


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SET UPCAFETEIRA

FAZERCAFÉ

PREPARARSERVIÇO

INSPOK? SERVIR

SIM

NÃO

1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutosX´s

PÓ DE CAFÉÁGUA

FILTRO

Y’sSABORODORTEMPERAT.COR

Y’s APRESENTAÇÃO

X’sRECIPIENTE

GUARDANAPOXÍCARA

COLHER

Y’sAPRESENTAÇÃOTEMPERATURASABORODORCOR


SAíDASPÓ DE CAFÉ

AÇÚCARÁGUA

FILTROGUARDANAPO

RECIPIENTEXÍCARA

COLHER

ENTRADAS

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SET UPCAFETEIRA

FAZERCAFÉ

PREPARARSERVIÇO

INSPOK? SERVIR

SIM

NÃO

1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutosX´sPÓ

DE CAFÉ ÁGUA

FILTRO OPERAÇÃOCAFETEIRA


X’sTEMPO CAL TEMP OPER

Y’sAPRESENTAÇ

X’sRECIPIENTE

GUARDANAPO XÍCARA

COLHER


X’sAÇÚCAR

X’s & Y’s internos

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SET UPCAFETEIRA

FAZERCAFÉ

PREPARARSERVIÇO

INSPOK? SERVIR

SIM

NÃO


DE CAFÉ (C)ÁGUA (C)

FILTRO (C)OPERAÇÃO

CAFETEIRA (PO)


X’sTEMPO CAL (C)TEMP OPER (C)

Y’sAPRESENTAÇ

X’sRECIPIENTE (C)

GUARDANAPO (C)XÍCARA(C)

COLHER (C)


X’sAÇÚCAR (C)

Clasificação dos X’s

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Assinalar AV/NAVAgrega valor o que:

Modifica a Forma do produto/serviço.Modifica a Função do produto/serviço.Modifica a Fixação do produto/serviço.É requerido por Lei.

Exemplos de Operações que NÃO agregam valor:Inspeções.Retrabalhos.Verificações.

Pista extra: Se um processo não tem uma Saída associada é provável que não agregue valor.

SET UPCAFETEIRA

FAZERCAFÉ

PREPARARSERVIÇO

INSPOK? SERVIR

SIM

NÃO


DE CAFÉ (C)ÁGUA (C)

FILTRO (C)OPERAÇÃO

CAFETEIRA (PO)


X’sTEMPO CAL (C)TEMP OPER (C)

NAVNAV NAV

AV AV

Y’sAPRESENTAÇÃO

X’sRECIPIENTE (C)

GUARDANAPO (C)XÍCARA(C)

COLHER (C)


X’sAÇÚCAR (C)

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Recomendações Finais

Deve-se ter um Mapa de Processo suficientemente detalhado para cobrir as seguintes ferramentas:

Matriz Causa e EfeitoFMEAAnálises MultivariFerramentas Analíticas

O Mapa de Processo final deve conter entre 30 e 50 X´s.

Se descobrimos alguma oportunidade imediata devemos comentá-la com os Líderes de Projeto, Dono do Processo, e o MBB. Isto implicará na revisão do Plano de Controle do Processo.

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Revisão dos Objetivos

Agora devemos ser capazes de:

Definir o que é um Mapa de Processo.

Construir um SIPOC.

Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP).

Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e detectar fábricas ocultas.

Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e DFP.

Detectar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor.

mapa de proce s so

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