mapa conceptual comercialización de eventos turmer

8/15/2019 Mapa Conceptual Comercialización de Eventos TURMER

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UNIVERSIDAD DEL MAR CAMPUSHUATULCO

Servicios Complementarios

Rodríguez Ramírez Jesús Israel

“ Mapa conceptual Introducción a la comercialización de eventos ”

Docente: Jorge Alfonso Ramírez Luna

Licenciatura: Administración Turística

3/Junio/2016

801 “A”


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Mapa conceptual Introducción a la comercialización de eventos

Tipos de Eventos

Actos organizados porempresas, asociaciones

y colegiosprofesionales

Actos organizados porinstituciones oficiales

Actos organizados porparticulares

TIPOS DEEVENTOS EN

QUEPARTICIPAN

LASEMPRESAS

EventosOutdoor

JornadasTécnicas

Convenciones

Ferias

Viaje deIncentivo

s

Rueda deprensa

Congresos

RoadShows


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TIPOS DE EVENTOS EN QUE PARTICIPAN LAS EMPRESASEvento Importancia

Ferias

Bajo esta denominación, pueden incluirse asimismo lasexposiciones y, a pequeña escala, dentro del ámbito hotelero, la

comercialización de salones. En definitiva, ambos son eventosen los que se ven representados los mercados, de tipomayorista y minorista, de diferentes productos y servicios. Elobjetivo consiste en facilitar el intercambio en esos mercados yla generación de negocio.

Convenciones

Las convenciones son reuniones de participación restringida alos miembros de una organización o empresa. Su dinámica,como se comprobará, es similar a la operativa de losCongresos, aunque por su envergadura, mucho más simple.Será la empresa o entidad organizadora quien decida losparticipantes, al tiempo que se erige como responsable de laelección de los hoteles, la duración, los transportes empleados,los participantes o cualquier otro aspecto de importancia, al ser,asimismo,quien corra con los gastos de financiación del evento.

JornadasTécnicas

Se trata de eventos dirigidos a la formación o la divulgacióncientífica de determinados aspectos de diferentes sectores,aunque siempre a una escala reducida, sobre todo si secompara con los Congresos. Para su estudio, se dividirán encursos, seminarios y simposios.

CURSOS: Suelen tener mayor duración, aunque menorenvergadura. Incluso, en el caso de determinadas entidades,pueden disponer de patrocinio.

SEMINARIOS: Suelen ser mucho más breves que los cursos,aunque su carácter sigue siendo formativo. Su objetivo suele seratender a necesidades de formación muy específicas.

SIMPOSIOS: Atiende a ser una reunión de personasespecializadas, menos numerosa que un congreso, que seproponen estudiar o exponer un tema determinado. Su carácteres, generalmente, científico.


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EventosOutdoor

Se trata de eventos pensados para alcanzar mayores niveles demotivación y bienestar de profesionales y ejecutivos, sometidosa la tensión de la actividad empresarial. Son las propiasempresas las que organizan este tipo de actividades, que

pueden ser Comercialización de eventos 5 destinadas al relax ydescanso de los participantes, como a actividades de riesgo ode elevada carga física. Por tanto, su gama resulta amplísima, yva desde paseos a caballo a la multiaventura, paracaidismo,pintball, quads, bowling.

Viaje de

incentivos

Es una estrategia comercial de las empresas cuyo fin esaumentar las ventas de sus departamentos comerciales,empleando el premio como elemento motivador. El viaje deincentivo va dirigido a profesionales que alcanzan unas metasdeterminadas, beneficiándose los participantes de un sistema degratuidad total, al corresponder los gastos de organización a lasempresas.

Rueda dePrensa

Es un evento o acto protocolario en torno a la información. Setrata de un acto en donde ésta es la principal protagonista.Como sistema informativo, es el más tradicional de todoscuantos existen, aunque no tiene por qué ser el más importante.Su principal característica es que informa exactamente delmismo mensaje a todos los medios y a la vez.

Congresos

Los congresos serán objetos de un estudio mucho más amplio,especialmente pensando en su gran importancia. Consisten enreuniones a gran escala, de carácter abierto y organizado paradivulgar ideas o diseñar objetivos. Se considera espacialmenteimportante por su envergadura. Exigen un proceso deplanificación muy amplio y la creación de un comité organizador,que asume la responsabilidad plena, siempre en contacto con eloperador del mismo.

Road Shows

Son eventos promocionales que forman parte de las actividadesdel marketing de las empresas. Consiste en sacar las marcas ala calle para realizar su promoción. Tienen una duración limitadaal tiempo de permanencia en cada ciudad y suelen serempleadas como apoyo a otros eventos localizados enestablecimientos hoteleros o recintos feriales, con los mismosfines de promoción.


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Factores que condicionan el modelo de producción

Localización El lugar geográfico donde se organice un evento va a tener

incidencia en la producción del mismo y en su presupuesto.Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipode producción conlleva una mayor complejidad y gasto.

Tipos deEspacio

Desde el punto de vista de la producción, se establecen cuatrograndes grupos de tipos de espacios:1. Eventos en espacios naturales2. Eventos en construcciones o instalaciones:a. Fijas.b. Polivalentes3. Eventos en construcciones o instalaciones efímeras.4. Eventos en espacios mixtos.a. Instalaciones al aire libreb. Instalaciones con construcciones fijas y/o efímeras yespacios al aire libre

Factores quecondicionanel modelo deproducción

Localización

Tipos de

Espacio

Eventosen

espaciosnaturales

Eventosen

construcciones o

instalaciones

Eventosen

instalaciones

efímeras

Eventosen

construcciones

polivalentes

Eventosen

espaciosMixtos


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Eventos enEspaciosNaturales

La producción en este tipo de actos, al igual que en todos,dependerá del contenido del mismo. Elegir un escenario al airelibre conlleva muchos riesgos para producción, al igual que paraprotocolo, el primero de ellos, las condiciones meteorológicas,lluvia y viento fundamentalmente y los problemas deluminosidad, pues no es lo mismo iluminar en un día nublosoque en un día de sol, y de ruido.

Eventos enconstruccioneso instalaciones

Analizar el entorno del espacio elegido, sus posibilidades deacceso y su proximidad a otras instalaciones o zonas de laciudad, los sistemas de transporte para acceder al mismo y siva a ser usado en exclusividad o coincidiendo con otro evento,como sucede en múltiples ocasiones en palacios de congresos,porque también condicionará el proyecto logístico (deproducción y de tratamiento a invitados) y, en nuestro caso, elplan de montaje y desmontaje, e incluso, de custodia demateriales.


efímeras

Se refiere a eventos que se realizan en su totalidad eninstalaciones efímeras como puede ser una carpa, pabellón,superficies flotantes o estables, o una estructura que soloservirá para ese momento, o un espacio temporal corto comopuede ser el altar que se instala al aire libre con motivo de lavisita del Papa a un país.


polivalentes

Aunque ya se ha hablado de las posibilidades de reutilizaciónde construcciones, conviene recordar la importancia de lasinstalaciones que, se ubican en interiores o exteriores, se vayana reutilizar, sea exactamente o no con el mismo fin. Se trata deconstrucciones polivalentes.

Eventos enespaciosmixtos.

La producción en este tipo de espacios es similar a la descritaanteriormente. Pueden ser instalaciones al aire libre, comocampos de fútbol o instalaciones deportivas no cubiertas, en lasque se va a celebrar algún tipo de evento, como una gala o unacto de presentación, o una ceremonia de inauguración y cuyodesarrollo se realiza dentro de dicha instalación


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Servicios necesarios para la gestión de eventos.

Creatividad yprotocolo

La creatividad va unida al protocolo, porque de ambos surge eseesbozo que hará posible que todo funcione. Creatividad yprotocolo unidos a una exquisita puesta en escena, conelementos de construcción escenográfica adaptados a dichaidea, que cobren vida por sí mismo, que refuercen el mensajecorporativo y/o institucional, que tenga brillo y nos arrope con suambiente.

Escenografía Conforme espacios poco saturados y con armonía en suscolores, donde la gráfica corporativa y las nuevas tecnologíascobran muchísima fuerza. Escenografías efímeras en la mayorparte de los casos, porque cada evento es diferente.

Producción Montajes sencillos o complejos pero con una buena iluminacióny sonorización, tecnologías punteras, soluciones técnicas de altacalidad, con estructuras y montajes de primer nivel.

Comunicación Actos que comuniquen, que eliminen barreras, que incorporen alas sensaciones a los públicos a los que van dirigidos ytrasladen los mensajes y objetivos del evento, queinterrelacionen al público con la empresa, institución,

Serviciosnecesarios

para la gestiiónde eventos

Creatividady Protocolo

Escenografí a

Producción

Comunicación

Seguridad

Restauración


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producto…y aproximen a todos ellos, lo que significa actos másrítmicos y visuales, nada encorsetados, con pocos parlamentoso parlamentos cortos, claros y sencillos en sus mensajes y porsupuesto interesantes para los medios de comunicación.

Seguridad Es un factor de suma importancia, y no nos referimos solo a laevicción de atentados o actuaciones hostiles, también a laseguridad en su conjunto, de las instalaciones, de los recorridos,de los montajes, etc.

En definitiva, actos muy cuidados y cuyo contenido nosseduzca, nos sorprenda, por su buena organización, por elmontaje realizado, por su armonía, por el equilibrio de todas suspartes, por el cuidado y mimo a los invitados…en definitiva, porlas ideas que van engranándolo.

Restauración La restauración debe saber combinar los elementos decreatividad, innovación y vanguardia en combinación conproductos tradicionales, con una cuidada puesta en escena,saber adaptarse al espacio y tener capacidad para moldearlo,cuidar los detalles, procurar una buena ambientación,personalizar y, sobre todo ofrecer una extraordinaria calidad,variedad de alimentos, ser un aliado de los objetivos del acto(cuando sea necesario), y adecuarse a la imagen de laorganización.

Tipos deCliente

Particulares Asociaciones yagrupaciones EmpresasGeneradoresde Eventos

Operadoresprofesionales

ConventionBureau


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Comentario Acerca de La información

El mercado de eventos en España y en el mundo ha tenido un gran crecimiento a

lo largo de los años, sobre todo en el sector empresarial, es por ello que es muy

importante conocer cuáles son las tendencias actuales para saber en qué tipo de

eventos participan más las empresas.

El tipo de evento en el que más se participa es en las ferias, después le siguen

convenciones, jornadas técnicas, Eventos outdoor, Viajes de incentivo, Ruedas de

prensa, Congresos, Roas Shows. Todos estos tipos de eventos tienen sus

características propias y se emplean dependiendo cómo sea el objetivo y el

número de participantes que haya en cada uno de estos.

Para esto son muy importantes los factores que condicionan el modelo de

producción de eventos ya que estos determinan cómo será el evento.

La producción de algunos espacios son similares. Los eventos en espacios mixtos

pueden ser una buena opción ya que pueden ser instalaciones al aire libre, como

campos de fútbol o instalaciones deportivas no cubiertas, en las que se va a

celebrar algún tipo de evento, como una gala o un acto de presentación, o una

ceremonia de inauguración y cuyo desarrollo se realiza dentro de dicha

instalación. Al igual que en los espacios naturales, las condiciones atmosféricas

deben ser tenidas en cuenta, aunque es probable que podamos instalar algún tipo

de elemento textil o de otra naturaleza que minimice los efectos. Las

características técnicas del lugar, la cantidad de público y/o invitados y el

contenido del evento, una vez más, determinarán el tipo de producción, así como

las características técnicas del lugar.

En cuanto a los servicios necesarios para la gestión de los eventos se puede decir

que en el ámbito hotelero, el servicio básico que se presta a los clientes de

eventos, generalmente, será el alquiler de salones, aunque de acuerdo con la

naturaleza del evento, podría ser el restaurante o, participar como alojamiento,


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como servicio derivado para un recinto ferial. Por tanto, será el tipo de evento el

que determine la clasificación más adecuada de cada servicio a prestar.

Para concluir se puede decir que en función del tipo de evento y su complejidad se

requerirá a las una mayor profesionalización, preparación y disponibilidad derecursos. Hay eventos que no necesitan una producción amplia y que pueden

resolverse de una forma sencilla, pero hay otros, principalmente los corporativos,

institucionales y de gran proyección pública, como conciertos, actos deportivos,

ferias, desfiles, eventos culturales, etc., que requieren de una gran especialización

y preparación para ser organizados con calidad.

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