INTRODUO

CONSTRUES E COMRCIO CAMARGO CORRA

NCLEO ADMINISTRATIVO DE SO PAULO - NASPMANUALPAGAMENTO ELETRNICO

(PEL)OBJETIVO

O objetivo deste trabalho orientar o contas a pagar em relao a tudo que envolve o pagamento ao fornecedor atravs do SAP (Pagamento Eletrnico PEL) e outros procedimentos com diversas situaes que podero vir ocorrer no dia a dia preservando sempre a imagem da empresa frente aos seus clientes, fornecedores e colaboradores com baixo custo, rapidez nos processos envolvidos e excelncia no atendimento.

INTRODUO

O Contas a pagar tem a finalidade de controlar, pagar as faturas que so lanadas no SAP, pelos setores de suprimentos e comercial. Estas faturas podem ser de servios e materiais que so destinadas desde o canteiro de obras (escritrio) at a prpria Obra.

As faturas emitidas pelo fornecedor, so enviadas Obra acompanhadas da RMA (Requisio de Materiais ao Almoxarifado) para aprovao do Gerente de Obras e a sim recepcionada pelo suprimentos ou pela rea comercial.

Suprimentos lana a fatura no SAP e a mesma entregue com antecedncia ao setor de Contas a pagar. No mesmo dia a fatura conferida junto ao SAP para a verificao dos dados lanados, como: UT, vencimentos, fornecedor, n de fatura, valores, impostos, retenes. etc. Feito isso, a fatura arquivada na data de vencimento para que seja paga conforme o que foi acordado com o fornecedor.

Por normas da empresa, os pagamentos so disparados sempre com antecedncia ao vencimento pelo fato de o CSC necessitar gerar uma remessa de pagamento para enviar ao banco at o meio dia do dia anterior ao vencimento.

No mximo um dia anterior ao vencimento, o Gestor da UT dever liberar os pagamentos at o meio dia. Portanto, todas as verificaes devem ser realizadas antes, para que no haja transtornos.

Depois que o pagamento confirmado, emitido uma Capa de lote identificando a fatura paga e uma relao dos pagamentos realizados no mesmo dia. Estas faturas com as Capas de lote e a relao de pagamentos so enviados ao Arquivo Geral no CSC.

Sero simuladas detalhadamente diversas situaes de como preparar as faturas para serem pagas, como por exemplo: reteno de cauo, pagamento de cao, pagamento de fornecedor, cadastramento de dados bancrios, verificao antecipada de pagamento, adiantamento ao fornecedor, pagamento de adiantamento, etc.VERIFICAO DE FATURA NO SAPQuando solicitado ao fornecedor, um servio ou material emitida uma nota fiscal-fatura para ser lanado no SAP e posteriormente paga pelo Pagamento Eletrnico (PEL). Abaixo est um exemplo de fatura que pode ser encontrada no SAP. E tambm o verso da mesma com os dados lanados da UT, n do fornecedor (sigla), n do pedido e da fatura.

Uma vez lanada, a fatura entregue ao setor de Contas a pagar e este verifica os dados lanados atravs da transao FBL1N Relatrio de partidas individuais de fornecedores, clicando duas vezes sobre a transao (como pode ser observado abaixo):

No campo conta de fornecedor ser inserido o cdigo do fornecedor (que poder conter de 4 a 6 nmeros). Se no houver o cdigo, o fornecedor poder ser encontrado clicando no match code ao lado do campo conta de fornecedor, digitando o nome entre asteriscos ou o CNPJ. No campo Empresa ser necessrio colocar qual a empresa do grupo (CCCC, CCC, CCDI, etc) a qual a fatura refere-se.

Na rea de Seleo de partidas, a opo de partidas em aberto dever estar selecionada e abaixo na rea de Tipo a opo de Partidas normais dever estar selecionada tambm.

Para processar deveremos clicar sobre o Executar (relgio no canto superior esquerdo).

Clicando em Executar obtivemos a seguinte tela:

A pesquisa resultou em diversas partidas em aberto de diversas Obras separadas por ordem de vencimento (layout modificado). Os dados da fatura entregue pelo Suprimentos devero ser conferidos, como: UT, fornecedor, n de fatura, valor, vencimento. Clicando duas vezes na fatura pesquisada aparecer a fatura detalhada e com a opo de dados de imposto retido na fonte.

Clicar em Dados de imposto retido na fonte:

Os impostos lanados estaro na coluna Mont IRF. Essa fatura, por exemplo no contem impostos.Se todos os dados estiverem corretos, a fatura poder conter uma observao de que j foi verificada, como por exemplo, a prpria data de vencimento. A fatura ser colocada na data de vencimento para que no dia de pagamento seja paga.

Estes procedimentos devero ser realizados com todas as faturas pagas ou a pagar.VENCIMENTO DE FATURA INCORRETO

Como podemos observar o vencimento da fatura est incorreto e no est de acordo com o que foi acordado com o fornecedor. Se for observado que o vencimento da fatura lanado no SAP no est correto com o que est na fatura, o vencimento dever ser modificado imediatamente.

Clicando em duas vezes na fatura mencionada, aparecer a fatura detalhada, feito isso no canto superior esquerdo h um lpis para a correo. Clicando sobre o lpis alguns campos ficaro em branco para serem alterados. Os campos alterados devero ser: Cond. pagto que ter que ser modificado para BASE (Vencimento na data base indicada); Data base ter que ser modificado para a data de vencimento que est na fatura; e ao lado da Conde.pacto h um campo de Dias / % que tambm dever ser apagado. Feito isso, as alteraes devero ser gravadas clicando no disquete no canto superior da tela. A seguinte informao aparecer em baixo na tela: Condies de pagamentos foram modificadas, verificar, isso acontece devido a alterao que foi feita e dever ser ignorada clicando em Enter.

De novo o SAP nos avisa que as modificaes foram gravadas e a fatura modificada aparecer selecionada porm ainda no vencimento antigo. Isso ocorre porque a tela no foi atualizada. Para atualizar, saia da tela e entre de novo com o mesmo n de fornecedor e as alteraes aparecero j modificadas.

Para atualizar, saia e entre de novo com o mesmo n de fornecedor e as alteraes aparecero j modificadas.

Abaixo est a tela atualizada com a data de vencimento correta.

REALIZAO DE PAGAMENTO VIA PAGAMENTOS ELETRNICO (PEL)

Os pagamentos eletrnicos realizados pelo SAP ocorrem atravs DOC, TED ou boleto. DOC - So transferncias bancrias abaixo de R$ 4.999,99. Ex: A fatura do fornecedor X vence em 10.11.2007, s ser creditado o valor no dia 10.11.2007 pois liberamos os pagamentos no dia 09.11.2007

TED So transferncias acima de R$ 5.000,00. Ex: A fatura do fornecedor X vence em 10.11.2007, s ser creditado o valor no dia 10.11.2007 pois liberamos os pagamentos no dia 09.11.2007

Boleto Ttulo emitido pelo fornecedor e confeccionando pelo banco. O boleto vem com o cdigo de barras para quem possui o leitor e a linha com os nmeros do cdigo de barras. Alm disso, consta o nome do fornecedor (cedente), o sacado (quem compra), dados bancrios e instrues se o ttulo estiver vencido, como multas e encargos.Para realizar as trs modalidades, o CNPJ do boleto ou dos dados bancrios do fornecedor devero ser exatamente o mesmo que estiver lanado no SAP e cadastrado no banco para que no ocorra a rejeio de pagamento.Os procedimentos a seguir devero ocorrer sempre pelo menos um dia antes do vencimento da fatura. E nunca no mesmo dia de vencimento.

Todo e qualquer pagamento dever ser liberado at um dia antes do vencimento sendo ele DOC, TED ou boleto.ELABORAO DE LOTE DE FATURAS A PAGAR POR ARQUIVO ELETRNICO

A Elaborao de Lote de faturas realizada depois da confirmao do pagamento ao fornecedor. Ou seja, s depois de o fornecedor ter recebido o pagamento, que emitiremos a capa de fatura, a relao do que foi pago na data do vencimento e enviaremos ao Arquivo Geral.

Abaixo, temos uma fatura paga como exemplo que encontraremos na tela que veremos mais pra frente.

Tendo esta fatura em mos, iremos imprimir a capa de lote desta e de vrias outras faturas pagas no mesmo vencimento.

Para isso, o SAP nos oferece a ferramenta para impresso deste relatrio. A transao a YFIP101.

Clicando duas vezes sobre ela, obtemos a seguinte tela abaixo:

Na tela cima, temos os seguintes campos obrigatrios: a Empresa (CCC, CCCC, CCDI), a diviso (UT), data de vencimento e o exerccio (ano). Estes campos so necessrios para que possamos visualizar tudo o que foi pago ao fornecedor na empresa CCCC, no dia 12.09.2007 da UT 604 no ano de 2007. Devemos clicar em Executar.Obs: Os campos dispositivo de sada e n de expresses refere-se a parmetros de impresso. O que varia de acordo com a configurao da impressora usada.

Com a fatura em mos, devemos conferir os dados da nota fiscal, como: a UT, o nome e o cdigo do fornecedor (ocorre de o fornecedor ter um nome mas com diversos cdigos), o n da nota fiscal, valor e o vencimento (quando discriminado na nota).Conferido estes dados, devemos selecionar a nota clicando no quadrado ao lado e depois em Gravar lote.

Na tela abaixo temos a relao do que foi pago no vencimento. Clicando sobre a Gravar lote a relao ser impressa.Devemos anexar a capa de lote, a relao de fatura nota fiscal em questo. Pronto. Poderemos enviar Lote de fatura ao Arquivo geral junto com os outros pagamentos.

AGENDA

O SAP tambm nos disponibiliza usar agenda para marcar compromissos e tarefas. Clicando duas vezes sobre a transao SSC1.

Feito isso temos a nossa agenda mostrada semanalmente (se quisermos). Para introduzir uma reunio a ser realizada na data devemos clicar duas vezes sobre o dia que ocorrer a reunio.

A tela a seguir nos mostra quais os compromissos na data solicitada.

Para introduzir um compromisso, devemos clicar duas vezes sobre o horrio requisitado.

A tela abaixo nos d alguns campos para preenchimento, como: Ttulo, tipo de compromisso, prioridade, status de compromisso.

Os campos devero ser preenchidos de acordo com a necessidade e o vencimento dos compromissos.JUNO DE NOTAS FISCAISDependendo da Obra, a demanda de notas fiscais de um nico fornecedor emitidas pelo Suprimentos muito grande. O que poder ser feito se o fornecedor autorizar, juntar todas as notas fiscais, fazer um lanamento nico para realizar um nico pagamento de um mesmo fornecedor.

Recebendo este lote de notas fiscais do Suprimentos com uma certa antecedncia, realizaremos a pesquisa no SAP na transao FBL1N, digitando o cdigo do fornecedor.Este fornecedor possui mais 300 notas fiscais lanadas para a mesma Obra. Portanto, muitas no podero ser visualizadas.

Na fatura (relao de notas fiscais) do fornecedor h vrias notas relacionadas. Filtraremos somente as notas fiscais que esto relacionadas para somar o valor acordado com o fornecedor.Clicando uma vez em cima do campo Referncia e depois no filtro logo acima, uma tela ser aberta para relacionar as notas. Se preferir relacionar nota por nota, clicando na flecha ao lado direito, abrir uma pequena tela para a digitao.

Clicando no OK, obteremos uma tela com as notas relacionadas.

Como podemos verificar, o valor total est do que est na pesquisa est de acordo com o que est na fatura.

O prximo passo juntar todas as notas num nico lanamento. A transao usada a F-51 (Transferir e compensar).

Clicando duas vezes sobre a transao, obteremos a tela abaixo:

Os campos preenchidos devero ser:

Empresa: CCCC, CCDI, CCEC (neste caso a pagadora a CCCC);

Moeda/taxa cam: BRL (moeda brasileira REAL BRASIL)

Data de documento: emisso da fatura (15.09.2007);Data de lanamento: j vir preenchida;Referncia: o n da fatura (costumamos colocar - J para identificar que foi juno de notas;Mais abaixo h o campo de Operao a processar. Para este tipo de lanamento o campo que dever ser utilizado o de Transferncia c/ compensao.

No 1 item do documento:

Em chave de lnt: colocar 31 (Fatura)

Conta: sempre (quando for juno de notas) colocaremos o cdigo do fornecedor;

E depois devemos pressionar Selecionar PA.

Selecionando PA, temos o item 1que formado por:Valor: Total da fatura;

Diviso: UT pagadora;

Data base: vir com condio de pagamento, ou seja um n de dias e do lado DD. Esta forma de pagamento dever ser corrigida e inserida outra forma: a BASE (Vencimento na data base indicada).Dias/%: se houver um n de dias, tambm dever ser s apagado;

Data base: do vencimento da faturas;

Texto: poder ser colocado algo que identifique o que foi feito. Ex: Valor refere-se a juno de notas fiscais - 715836 at 716698;O prximo passo ser clicar em Selecionar PA de novo.

Clicando em Selecionar PA, o SAP nos informa que as condies de pagamento foram alteradas. Isso ocorre porque modificamos a cond. de pagto para BASE. Seguiremos em frente clicando em Enter.

A prxima tela termos os seguintes campos:

Conta: n do fornecedor;

Como temos o n das notas fiscais, no campo Outra seleo devemos escolher a opo de Referncia e depois clicar em Processar PA.

Nesta tela vamos introduzir o n de todas as notas fiscais.

Processar PA para avanar;

Clicando em Processar PA, o SAP nos avisa que As informaes sobre o imposto retido na fonte no sero consideradas. Podemos desconsiderar este aviso, clicando em OK.

Desconsiderando o aviso anterior, temos todas as notas fiscais abaixo e o valor no atribudo est zerado. Isso ocorre porque introduzimos o que est na fatura, o SAP confronta com o que selecionamos, soma os valores e nos traz o total.Feito isso, temos que salvar, clicando no disquete.

Obs: se o valor no estivesse zerado, poderia estar sobrando. Se isso ocorresse, o que deveria ser feito, conferir todas as notas fiscais com os valores, confrontando com a fatura. Se houvesse algum valor que estivesse lanada mas no estivesse includa nesta fatura, teramos que clicar duas vezes em cima do valor para que o valor no atribudo pudesse ser deduzido at resultar no que foi inserido.

Para finalizar, um n de documento gerado e o lanamento da fatura est concludo.

Para verificao, podemos consultar o lanamento feito na transao FBL1N.

Como podemos observar, a quantidade notas fiscais diminuiu de 301 para 242. E o montante j aparece com o vencimento correto.

CADASTRAMENTO DE DADOS BANCRIOS

O cadastramento de dados bancrios ocorre no momento em que o fornecedor presta algum servio ou vende material pela primeira vez ou ainda no foi pago pelo PEL. Somente pelo caixa.

Anteriormente o cadastro ou alterao era feito atravs de uma transao chamada FK-02. O acesso foi bloqueado para todos os usurios e somente quem possui acesso so pessoas autorizadas no CSC.

Para cadastramento, alterao, expanso, bloqueio e desbloqueio do fornecedor, solicitado pelo usurio de Suprimentos ou Contas a pagar e a informao enviada s pessoas autorizadas por e-mail no CSC.

Para isso ser usado a transao YMMP036.

Clicando duas vezes sobre a transao, temos:

Neste exemplo, a solicitao ser de cadastramento de alterao bancrios pois a primeira vez que o fornecedor presta servio Empresa.

Para cadastramento vamos clicar em Criar.

Feito isso, temos:

O fornecedor j est cadastrado e s falta os dados bancrios para o pagamento. Portanto a opo escolhida dever ser Alterao.Na tela abaixo temos trs campos:

1. Fornecedor: n do fornecedor;

2. Empresa: neste caso ser CCCC. Poder ser qualquer outra empresa que o SAP estiver habilitado;

3. Organizao de compras: UT. Neste campo a UT dever estar acompanha sempre da letra c.

Feito isso, devemos clicar sobre Executar.

O prximo passo ser clicar em Dados Bsicos para selecionarmos o campo de Prioridade. Respeitando sempre se for Normal ou urgente porque h sempre dezenas de solicitaes aguardando serem selecionadas.

Depois disso, a opo de Complementares dever ser selecionada.

A prxima tela apresentar a opo para o cadastro dos dados bancrios.

1. Pas: o pas de origem;

2. Banco: n do banco se o dgito

3. Dig: dgito do banco.4. Agncia: agncia do fornecedor sem o dgito;

5. Dig: dgito da agncia;

6. Conta: conta corrente dor fornecedor sem o dgito;

7. Dig: dgito da agncia;

8. Titular: o nome dor fornecedor;

O resto dos campos devero estar preenchidos de acordo com as solicitaes do Suprimentos.

Finalizando isso, devemos emitir um comentrio solicitando e enviar esta solicitao ao CSC clicando sobre o envelope no canto superior esquerdo.

Clicando sobre o envelope no canto superior esquerdo temos

CAUO

Quando no h carta fiana ou seguro garantia (garantia do servio prestado) apresentado pelo fornecedor, dever ser retido o cauo a ttulo de crdito sobre a medio existente. A reteno continuara sendo retida at o trmino do contrato firmado com o fornecedor pela Empresa. Essa reteno de cauo poder ser de 5% a 10% do valor medio ou o valor acordado com a rea Comercial.Abaixo temos uma fatura e medio com reteno de cauo para exemplo.

Normalmente o fornecedor no colocar a reteno de cauo no corpo da nota. Mas na medio emitida pela rea Comercial dever conter.

Abaixo temo a medio:

No campo assinalado com * h um aviso: Dever reter cauo no valor de R$ 280.89.Para a reteno de cauo, devemos primeiro verificar os impostos, a UT em que est lanada e valores. Para isso a transao usada ser FBL1N.

Digitando o cdigo do fornecedor e clicando em executar, a partida em aberto aparecer.

Clicando em Executar obtemos:

Conferido os dados, como: A UT lanada, n de fatura, o vencimento., devemos verificar os impostos. E para esta verificao devemos clicar duas vezes sobre a partida.

Nesta tela, aparecer a fatura detalhada, como: condio de pagamento, o valor bruto, a UT. A opo clicada ser: Dados de imposto retido na fonte:

Esta tela ser apresentada com todos os imposto retidos. Portanto devemos fazer o seguinte clculo:

Valor bruto5.17,86-Valor sem impostos

IRRF84,27-Imposto de renda

ISS280,89=Imposto sobre servio

Montante4634,74-Valor que est no SAP

Cauo (5%)280,89=Neste caso ser de 5% sobre o valor bruto

Valor lquido4.353,85Valor a pagar ao fornecedor

Obs: Se houver PIS/COFINS, no campo Cd. ao lado denominao, aparecer C0 e dever ser liberado na transao YFIP096 pelo Gestor Administrativo para depois ser realizado o cauo. O valor do imposto tambm dever ser deduzido no clculo acima.A transao para reter a cauo ser a F-51(Cauo e outros descontos).

Clicando duas vezes sobre, temos:

Data de Documento: data da emisso da fatura;

Data do lanamento: j vem preenchida (data que ser feito a reteno)

Referncia: n da fatura (este n ter uma modificao. Como por exemplo: -C de cauo);Empresa: CCC, CCCC, CCDI;

Moeda/taxa cm.: BRL (Moeda Real/Brasil)

Em Operao a processar:

A opo de Transferncia c/ compensao ter que estar selecionada.

Obs: Se houver PIS/COFINS na fatura a opo ser Sada de pagamento.Em 1 item de documento:

ChvLnt: o cdigo ser 31 (Fatura);Conta: n do fornecedor;Clicar em Selecionar PA;A prxima tela ser:

Nesta tela h vrios campos a serem preenchidos. Os campos sero:

Em Item 1 / Fatura / 31

Montante: valor lquido (clculo na pgina 47)

Diviso: a UT pagadora;

Cond. pgto.: BASE (vencimento na data base indicada);

Data base: vencimento do acordados co fornecedor;Texto: identificao do que est sendo feito;

Em Item seguinte de documentoChvLnt: 39 Razo Especial Conta: n do fornecedor;

Cd. Rze: H (Cauo pagar)

Clicar em Selecionar PA novamente;Clicando sobre Selecionar PA, temos:

Os campos preenchidos devero ser:

Em Item 2 / Depsito de garantia / 39 H (Cauo a pagar)

Montante: valor do cauo (5%);

Diviso: UT pagadora;

Vencimento: para a centralizar todos os caues em uma data nica e para no ser misturada com outras partidas. A data usada ser 31.12.2007;Texto: identificao do que est sendo realizado;Obs: importante observar sempre o que est sendo solicitado pelo SAP para podermos entender o que est sendo realizado. Ex: No campo Item 2 / Depsito de garantia / 39 H (Cauo a pagar), temos que saber que a chave de lanamento 39 de Razo Especial e o Cd.RzE H significa Cauo a Pagar.Na tela abaixo, selecionaremos a fatura atravs do n da nota fiscal lanado (dever ser sempre com seis nmeros para depois ser alterado).Em Seleo das partidas em aberto:

Conta: cdigo do fornecedor;

Tipo de conta: K (j vem preenchido)

Em Outra Seleo:A opo escolhida dever ser Referncia;

Em seguida, clicar em Processar PA;

Clicando em Processar PA temos os seguintes campos para inserir dados:

Em Referencia:

De: o n da nota fiscal;

Introduzindo o n da nota fiscal, a opo processar PA dever ser clicada;

Agora o SAP nos avisa que As informaes sobre o imposto retido na fonte no sero considerados. Este aviso deve ser desconsiderado clicando em OK (verde).

Como podemos verificar o campo de no atribudo est zerado, isso quer dizer que os valores inseridos esto de acordo com o que foi lanado anteriormente e com os impostos deduzidos. Para detalhamento do que foi feito, h opo de visualizao. s clicar sobre o voltar ao lado do disquete.

Observamos que existem dois itens lanados:

31 cdigo de lanamento da fatura;

39H cdigo de razo especial;

Cada um nos respectivos valores como foi acordado com o fornecedor.

O prximo passo ser salvar para gravar o que foi feito clicando no disquete.

O cauo est concludo e o SAP nos fornece um n de registro. importante que este nmero seja anotado em anexo na nota fiscal para uma eventual pesquisa.Para impresso do documento a opo ser de Documento no canto superior esquerdo da tela e depois clicar em Exibir.

Em Viso de entrada observamos o relatrio. Para impresso a opo dever ser de novo em Documento no canto superior esquerdo e depois clicar sobre Visualizao.

Esta tela ser a de impresso. Agora s imprimir ao lado do cone vermelho.

Se houver dvida no lanamento podemos fazer uma consulta no FBL1N e pesquisar se o documento de cauo consta lanado. Na transao FBL1N h opo de visualizao de partida de Razo Especial.

Clicando sobre Operaes do Razo Especial. E depois em executar.

Abaixo podemos verificar a partida a pagar ao fornecedor com o vencimento para 10.10.2007 e abaixo a reteno de cauo com o vencimento para 31.12.2007.Nos campos de texto conseguimos visualizar o histrico das partidas.

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