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MANUAL DEL LIBROELECTRÓNICO DE

ÓRDENES (LEO)

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MANUAL LIBRO

ELECTRÓNICO DE

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TABLA DE CONTENIDO

1. Glosario ........................................................................................ 4

2. Roles Ultraserfinco ............................................................................ 7

3. Macro proceso de negociación .............................................................. 8

3.1. Descripción de canales .................................................................................................. 8

3.2. Tipos de órdenes autorizadas en Ultraserfinco: ....................................................... 9

3.3. Medios verificables por tipo de orden ...................................................................... 10

3.4. Estructuración de colas ............................................................................................... 11

3.5. Diagramación de colas por producto ........................................................................ 12

3.6. Rutas y pasos generales de negociación .................................................................. 13

3.7. Datos mínimos de la orden por tipo de medio verificable .................................... 15

4. Deberes y Definiciones Generales Para Tratamiento De Órdenes ..................... 22

4.1. Deberes Generales ....................................................................................................... 22

4.2. Deber de asesoría profesional.................................................................................... 22

4.3. Deber de mejor ejecución .......................................................................................... 22

4.4. Deber de abstención .................................................................................................... 23

4.5. Ordenantes .................................................................................................................... 23

4.6. Órdenes permanentes ................................................................................................. 24

4.7. Recepción de órdenes en salas de inversionistas ................................................... 25

4.8. Recepción de órdenes por fuera de las oficinas y horarios de negociación ...... 26

4.9. Definición del principio “a la mayor brevedad posible” ....................................... 28

4.10. Excepciones para la transmisión de órdenes “a la mayor brevedad posible” 28

4.11. Modificación y anulación de órdenes...................................................................... 31

4.12. Tratamiento de Órdenes por tipo de negociación ............................................... 32

4.13. Reglas Especiales y consideraciones específicas aplicables a los operadores con acceso Directo ............................................................................................................... 55

5. Medios De Notificación A Clientes ......................................................... 56

5.1 Órdenes ejecutadas..................................................................................................... 56

5.2. Órdenes no ejecutadas ............................................................................................... 57

6. Control Interno LEO(Auditoría) ............................................................ 58

6.1. Información a clientes y políticas para el procesamiento de órdenes ............... 58

6.2. Auditoria ordenantes ................................................................................................... 59


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6.3. Control de valores y recursos de clientes: .............................................................. 59

7 Control y publicación de funcionarios aprobados y registrados ante AMV y BVC ... 61

7.1. Registro de funcionarios ante la bolsa de valores de Colombia .......................... 61

7.2 Certificado y registro de funcionarios ante AMV ..................................................... 62

7.3. Información a clientes del listado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV .............................................................................................................................. 63

7.4. Actualización e información a clientes del listado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV ................................................................................................... 63

8. Plan De Continuidad ......................................................................... 64

9. Divulgación y Publicidad Del Manual ...................................................... 69

10. Nota ....................................................................................... 70

11. Anexos .................................................................................... 70

• Anexo 1 ........................................................................................ 70

• Anexo 12 ...................................................................................... 70


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1. Glosario

BPM: Sistema electrónico de órdenes y administración de flujos de trabajo, desarrollado en Ultraserfinco y bajo el cual se llevará a cabo la administración del LEO.

Calce: Se denomina calce el momento en el cual una punta que se encuentra en los sistemas de negociación es agredida por la punta contraria generando una operación.

Canales: Según el reglamento de AMV los canales son las personas o sistemas con los cuales el cliente interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características comunes de acuerdo con los procedimientos de cada miembro.

Centro de acopio de órdenes: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan las órdenes recibidas, para su posterior remisión al (los) LEO.

Cesión de Derechos de Fondos de inversión colectiva: corresponde a la venta total o parcial de los derechos sobre un número de unidades o una parte del patrimonio de un fondo de inversión colectiva escalonada.

Cliente: Según el reglamento de AMV se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier operación de intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores.

Cliente Inversionista: Quien no ostente las características del INVERSIONISTA PROFESIONAL será categorizado como “Cliente Inversionista”.

Cliente segmento Institucional: Grupo de clientes inversionistas de Ultraserfinco caracterizados por ser fondos de pensiones, compañías de seguros, compañías de financiamiento comercial, compañías fiduciarias, compañías de leasing, Bancos, corredores de Bolsa y todas aquellas definidas como vigiladas por la Superfinanciera.

Cliente segmento Inversionista: Grupo de clientes inversionistas de Ultraserfinco caracterizados por ser personas naturales y PYMES con portafolios entre $50M y $500 M.

Cliente segmento Privados: Grupo de clientes inversionistas de Ultraserfinco caracterizados por ser personas naturales y jurídicas con portafolios desde $500 M hasta $4.000 M.

Cliente segmento Privados Ultra: Grupo de clientes inversionistas de Ultraserfinco caracterizados por ser personas naturales y jurídicas con portafolios mayor $4.000 M.

Colas: Agrupación de órdenes por canal de recepción y por oficina con mesa de negociación que conforman un LEO.

Equipo Gestión de activos: equipo de administradores de portafolios enfocado en la optimización de la rentabilidad de los recursos invertidos por los clientes bajo


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políticas claras de inversión y manejo del riesgo en productos estructurados tales como las Fondos de inversión colectiva y APT.

Inversionista profesional: Es aquel que cuenta con la experiencia y conocimiento necesario para comprender, evaluar y gestionar adecuadamente los riesgos inherentes a cualquier decisión de inversión, tiene un patrimonio igual o superior a 10000 smlmv, es propietario de un Portafolio superior a 5000 smlmv, ha realizado durante un período de 60 días por lo menos 15 o más operaciones con un valor agregado igual o superior a 35000 smlmv.

Libro electrónico de órdenes (LEO): Sistema electrónico en el que todas las órdenes de compra, venta, y demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro actuando por cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas cronológicamente.

Medio verificable: Según el reglamento de AMV es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas de las negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho relevante. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED).

Operación convenida: Operación donde cada una de las puntas de negociación, oferta o demanda, es registrada por Firmas diferentes. En ese caso en los sistemas transaccionales solo se podrá observar la punta de la operación que fue registrada por la Compañía. Las operaciones convenidas pueden ser convenidas por compra (cuando solo se tiene la punta compradora) o convenidas por venta (cuando solo se tiene la punta vendedora). A las operaciones convenidas por compra se les llama operaciones activas y a las operaciones convenidas por venta se les llama operaciones pasivas.

Operación cruzada: Operación donde cada una de las puntas de negociación, tanto la oferta como la demanda, son registradas por la misma Firma. En ese caso en los sistemas transaccionales se observan ambas puntas, registradas y facturadas.

Operación de venta con pacto de recompra (REPO) en acciones:

Acuerdo o contrato de compra - venta de títulos mediante el cual el comprador adquiere la obligación de transferir nuevamente al vendedor inicial la propiedad de los títulos negociados, ya sean los mismos u otros de la misma especie, dentro de un plazo y bajo las condiciones fijadas de antemano en el negocio inicial. Es un vehículo para un crédito a corto plazo en el cual la propiedad del título es temporalmente trasladada a quien recibe el crédito. Este tipo de operaciones requieren de garantías por parte del cliente vendedor inicial. De acuerdo a la posición del cliente en la operación se clasifican en:


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• Repo pasivo: Es la persona que requiere liquidez y coloca en garantía los títulos al comprador con el fin de que estos le sean devueltos nuevamente en una fecha futura.

• Repo activo: Es la persona que da liquidez y que a cambio le es constituida una garantía a su nombre equivalente al valor invertido en el negocio y que en una fecha futura está obligado a devolverlo nuevamente al vendedor.

Operación definitiva: Este tipo de operación se lleva a cabo, cuando se compra o se vende un título de manera permanente y definitiva, sin existir compromisos de por medio para ninguna de las partes que obliguen a la devolución del título valor.

Operación simultánea: Son aquellas compuestas por 2 operaciones de compraventa, la primera denominada operación de salida y la segunda operación de regreso, celebradas en un mismo momento, sobre el mismo valor nominal y título de la misma clase y especie, y por los mismos agentes, quienes asumen en la operación de regreso la posición contraria que han asumido en la operación de salida y las respectivas obligaciones de comprar y vender según corresponda. Conocidas como “fondeos”. Es una operación de liquidez, en la cual se realizan cuatro operaciones simultáneamente. Operación de salida: es cuando un cliente vende y otro compra el título valor, cumpliéndose esta operación el mismo día de registro. Operación de regreso: es cuando un el cliente que vendió en la de salida recompra los títulos y el que compraba los vende; de esta manera se nombran las dos posiciones del cliente en la simultánea de la siguiente manera:

• Simultánea Pasiva: Esta operación corresponde a un cliente que desea obtener liquidez (préstamo) a través de la venta temporal más no definitiva de un título valor de su portafolio, por lo cual en la operación de salida estará vendiendo el titulo valor y en la operación de regreso estará recomprando el titulo valor. (El costo del préstamo será una tasa de interés denominada tasa de fondeo).

• Simultánea Activa: Es la persona que está dispuesta a comprar un título valor temporalmente más no de forma definitiva, con el fin de obtener unos interés por la venta del título en una fecha futura; de esta maneta el cliente en la operación de salida estará comprando un título valor y en la operación de regreso estará vendiendo el titulo valor. (La tasa de fondeo determinara los intereses a recibir).

Orden: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor.

Ordenante: Según el reglamento de AMV es la Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre de este último.

Persona natural vinculada (PNV): Según reglamento de AMV son los Administradores y demás funcionarios vinculados a los miembros o a un asociado autorregulado voluntariamente, independientemente del tipo de relación contractual, en cuanto participen, directa o indirectamente en la realización de actividades propias de la intermediación de valores y a la gestión de riesgos y de control interno asociada a


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ésta, aún cuando tales personas no se encuentren inscritas previamente en el Registro Nacional del Profesionales del Mercado de Valores o no hayan sido inscritas en el organismo autorregulador.

Posición propia (PP): Unidad estratégica de negocios enfocada en la generación de ingresos a través de la compra y venta de títulos de la cuenta propia de la firma y trading, basados en las políticas de riesgos de la compañía y la legislación vigente compuesta por un equipo Elite de Traders.

Productos: Comprende los activos financieros del mercado de valores ofrecidos por Ultraserfinco como intermediario a sus clientes. Estos productos son:

• Acciones • Renta fija • Definitivas. - Simultaneas. -Repos. • Cesiones de Derechos Fondos de inversión colectiva Escalonadas. • Derivados • Futuros.

Segmento: Conjuntos de clientes que reúnen ciertas características similares que los permite identificar al interior de ULTRASERFINCO de acuerdo a su perfil de riesgo y conocimiento del mercado, para así poder ofrecer una asesoría y servicios especializados. En Ultraserfinco se han formalizado cuatro segmentos: Inversionistas, Privados, Privados Ultra e Institucional.

Sistema de administración de clientes (SAC): Sistema electrónico que administra y almacena la información de los clientes vinculados a Ultraserfinco; además de replicar esta información en los demás sistemas internos de la compañía.

Sucursal: Sedes habilitadas por Ultraserfinco a nivel nacional de atención al cliente y de operaciones. En la actualidad Ultraserfinco cuenta con sedes en Medellín, Bogotá, Cali, Barranquilla, Bucaramanga, y Cartagena

Tasa de fondeo: Es la tasa de interés que están dispuestos a pagar los clientes que requieren liquidez, y la tasa de interés que están dispuestos a recibir los clientes que dan la liquidez a través de una operación simultánea. La tasa de fondeo determinara el valor al cual se recompra el titulo valor en la operación de regreso de una simultánea.

2. Roles Ultraserfinco

Asistente comercial: Persona natural vinculada a Ultraserfinco que brinda asistencia comercial a los gestores de inversión. En este caso son un apoyo al gestor de inversión, más no tienen la responsabilidad de la asesoría al cliente. Las asistentes no pueden asesorar clientes en cuanto a información relacionada con recomendaciones


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de inversión o información de precios o tasa de mercado, solo podrán tomar órdenes específicas de clientes cuando éstos ya tienen clara la decisión de inversión a tomar y el Gestor de Inversiones no se encuentra en la oficina. Sus funciones están enmarcadas en el soporte operativo de la relación con el cliente.

Gestor de Inversiones (Segmento Inversionista, Privados y Privados Ultra): Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y no posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador sin acceso directo). Este solo asesora, cierra negocios o recibe órdenes de clientes de dichos segmentos.

Gestor de Inversiones Especialista: Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador con acceso directo).

Gestor de Inversiones(Segmento Institucional): Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y no posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador sin acceso directo). Este solo asesora, cierra negocios o recibe órdenes de clientes del segmento institucional.

Operador bursátil: Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple funciones de Digitador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV. En este orden de ideas es quien recibe órdenes de negocio de un operador (Gestor de Inversiones o Gestor de Inversiones Especialista) a través de un LEO para ser registradas y complementadas en un sistema de negociación de valores o de registro.

Analista Técnico Comercial: Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple funciones de apoyo a los Gestores de Inversión en el registro, toma de órdenes, y desarrollo de propuesta de inversión para los clientes, no posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro.

3. Macro proceso de negociación

3.1. Descripción de canales

Los clientes que hayan realizado el proceso de vinculación en Ultraserfinco y se encuentren activos en los sistemas internos, podrán impartir sus órdenes a través de los siguientes canales de recepción:


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• Recepción a través de operador con acceso directo:

En este canal se encuentran los gestores de inversión especialistas, quienes tendrán contacto con los clientes a través de los medios verificables ofrecidos y autorizados por Ultraserfinco. A través de este canal se atienden los clientes especialistas (aquellos que tienen un alto volumen de operación en el mercado accionario, o todos aquellos que tengan un contrato de producto apalancado con Ultraserfinco. Para pertenecer a este esquema de servicio, los clientes deben ser aprobados previamente por la Gerencia Comercial y Gerencia de Riesgos, y de esta forma tendrán acceso a un Trader o Gestor de Inversiones especialista como canal para la recepción de sus órdenes)

• Recepción a través de operador sin acceso directo:

En este canal se encuentran los gestores de inversión de cada segmento, quienes tendrán contacto con los clientes a través de los medios verificables ofrecidos y autorizados por Ultraserfinco.

• Recepción a través de un sistema electrónico de ruteo de órdenes (DMA Direct Market Access): En este canal Ultraserfinco ofrece la posibilidad a sus clientes enrutamiento directo a la BVC. El cliente deberá suministrar la siguiente información en su pantalla transaccional: Especie, cantidad de acciones, precio al que quiere comprar o vender y días de vigencia de la orden antes de enviar la orden con enrutamiento directo a la BVC. En nuestro procedimiento de políticas y procedimientos del canal electrónico encontraran los detalles de su funcionamiento.

• Recepción a través de funcionarios de redes de oficinas:

Por el momento no está disponible este canal de recepción.

3.2. Tipos de órdenes autorizadas en Ultraserfinco:

Orden con condiciones determinables por el mercado (VWAP): Orden impartida por un cliente, cuyo momento de ejecución, precio y/o volumen, son determinables por funciones algorítmicas aplicadas a las variables del mercado de valores que son identificadas expresamente por un cliente.

Orden con límite: Orden impartida por un cliente en la cual se especifica el precio mínimo o máximo, según se trate de una orden de venta o de compra, al cual puede ser ejecutada la orden. En todo caso, la operación podrá ser efectuada a un precio distinto, siempre y cuando esto represente mejores condiciones para el cliente.

Orden condicionada: Orden impartida por un cliente en la cual se indica un precio específico que es condición para la ejecución de la orden.


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Orden de mercado: Orden impartida por un cliente la cual tiene que ser ejecutada al mejor precio que se obtenga en el mercado.

Órdenes de grandes montos: Aquellas que el miembro considere de manera razonable que por su tamaño pueden llegar a afectar materialmente la cotización de un valor.

3.3. Medios verificables por tipo de orden

• Órdenes verbales: Cuando se trate de órdenes verbales, el medio verificable debe ser un mecanismo de grabación de voz que registre la orden directamente impartida por el cliente.

El medio verificable utilizado para las órdenes verbales en Ultraserfinco son las líneas telefónicas grabadas.

• Órdenes escritas por medio digital: Los medios verificables para órdenes escritas en medios digitales son la mensajería instantánea, el correo electrónico.

o Mensajería Instantánea: Toda orden impartida por el cliente a

través de este medio, debe enviarse desde la cuenta de correo electrónico que el cliente tiene registrada en el sistema de administración de clientes de Ultraserfinco (SAC), y siempre debe ser recibida a través del sistema oficial de mensajería instantánea de Ultraserfinco y a la cuenta de correo electrónico corporativa del canal.

o Correo Electrónico: Toda orden impartida por el cliente a través

de este medio, debe enviarse desde la cuenta de correo electrónico que el cliente tiene registrada en el sistema de administración de clientes de Ultraserfinco (SAC), y siempre debe ser recibida a través de la cuenta de correo electrónico corporativa del canal.

Todos los medios digitales registrados en Ultraserfinco se encuentran grabados y los registros derivados de ellos, son almacenados en bases de datos de la Compañía y poseen una estrategia de Back-up que garantiza su conservación.

• Órdenes escritas en formato físico: Este tipo de órdenes solamente estarán

disponibles a los clientes cuando el Gestor de Inversiones está realizándoles una visita de asesoría o en casos de contingencia, cuando por eventos de fuerza mayor no estén disponibles ni habilitados los medios verificables para


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impartir órdenes, descritos previamente (línea telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea).

Este tipo de órdenes serán presenciales o recibidas vía fax, y tendrán como medio verificable una orden física (Formato Único de Orden de Operaciones) diseñada especialmente por Ultraserfinco, la cual debe ser diligenciada y firmada por el cliente u ordenante, este formato asegura el contenido mínimo de la orden para su ejecución; al igual que la fecha, hora y minuto en que fue diligenciada y confirmada.

En el caso de visitas a clientes o recepción de órdenes por fuera de las oficinas, los gestores de inversión podrán utilizar la orden física, para lo cual deben cumplir las políticas descritas en el numeral 4.5 del presente manual.

3.4. Estructuración de colas

Con el fin de dar cumplimiento al artículo 51.30 del libro 2 del reglamento de AMV, los LEO generados por canal en Ultraserfinco han sido estructurados en el siguiente orden:

En la actualidad ULTRASERFINCO cuenta con 6 LEO, 2 por cada producto. Los productos son Acciones, Renta Fija y Futuros. Los 2 tipos de LEO que tenemos por cada producto son cuando quien toma la orden es un operador con acceso directo, o cuando quien toma la orden es un operador sin acceso directo. Para El primer caso el operador directamente ingresa la orden al mercado y posteriormente ingresa la orden a nuestro sistema electrónico, y en el segundo caso el operador ingresa la orden a nuestro sistema electrónico para que posteriormente un digitador la ingrese al mercado.

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3.5. Diagramación de colas por producto

• Acciones

• Renta Fija: Definitivas

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3.5. Diagramación de colas por producto

Renta Fija: Definitivas

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• Derivados: Futuros

• Divisas

3.6. Rutas y pasos generales de negociación

• Recepción de orden a través de operador sin acceso directo (Gestor de Inversiones, analista técnico o Asistente comercial como back

o Cliente vinculado y activo en Ultraserfinco imparte orden a travésde un medio verificable a su Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial que se encuentre

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Derivados: Futuros

Rutas y pasos generales de negociación

Recepción de orden a través de operador sin acceso directo (Gestor de Inversiones, analista técnico o Asistente comercial como back

Cliente vinculado y activo en Ultraserfinco imparte orden a travésde un medio verificable a su Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial que se encuentre

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Recepción de orden a través de operador sin acceso directo (Gestor de Inversiones, analista técnico o Asistente comercial como back-up):

Cliente vinculado y activo en Ultraserfinco imparte orden a través de un medio verificable a su Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial que se encuentre


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certificado ante AMVV y autorizado para recibir órdenes (Back-up).

o El Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente

comercial debidamente certificado y autorizado para tomar órdenes confirma los datos de la orden (según el libreto del producto).

o El Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente

comercial debidamente certificado ante AMV ingresa orden en LEO.

o •El operador bursátil (digitador), ejecuta la orden que se

encuentra en LEO en el sistema de negociación, respetando su prelación y a la mayor brevedad posible.

• Recepción de orden a través de operador con acceso directo (Gestor de Inversiones especialista):

o Cliente vinculado y activo en Ultraserfinco imparte orden a

través de un medio verificable a un Gestor de Inversiones

especialista.

o El Gestor de Inversiones especialista confirma los datos de la orden (según el libreto del producto).

o El Gestor de Inversiones especialista procede a ejecutar la

orden a la mayor brevedad posible sin necesidad de ingresar

la orden en LEO.

o Posterior a la ejecución en el sistema de negociación, el

Gestor de Inversiones especialista debe ingresar al sistema de

órdenes las operaciones ejecutadas (calzadas).


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• Negociación Posición propia y Fondos de Inversión colectiva:

o Operador con acceso directo ejecuta órdenes en los sistemas de negociación, por cuenta propia o en administración de portafolios de terceros, sin necesidad de ingresar orden el LEO previamente.

3.7. Datos mínimos de la orden por tipo de medio verificable

A continuación se describen los datos mínimos de las órdenes de acuerdo con el tipo de medio verificable autorizado por Ultraserfinco:

• Teléfono o Recepción de información:

Los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión, analista técnico o asistentes comerciales que se encuentren certificados ante AMV y autorizado para recibir órdenes al momento de recibir una orden vía telefónica del cliente deben asegurarse de obtener mínimo la siguiente información por parte del cliente para cerrar la negociación:

o Datos mínimos solicitados al cliente: 1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres,

apellidos y Documento identidad). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones, Renta

Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio. 6. Cantidad nominal o valor a invertir. 7. Fecha de registro de operación. 8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de

cumplimiento se entenderá que la orden es impartida para


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cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.

o Validación de información (cierre de negocio): Para dar por cerrado el negocio, los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión, analistas técnico comercial o asistentes comerciales certificados al final de la conversación, deben seguir el libreto de cierre de negocio del respectivo producto, (Ver anexo 1 del manual); en el momento que el cliente confirme toda la información del libreto, se considerará como cerrado el negocio, de lo contrario se debe repetir el libreto hasta obtener una confirmación completa de la información de la orden por parte del cliente.

o Ingreso orden a LEO y transmisión: Los gestores de inversión (Operador sin acceso directo), analista técnico o asistentes comerciales certificados ante AMV, procederán a ingresar la orden al sistema BPM quien actuará como administrador del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden.

En el que caso que la orden sea recibida por un Gestor de Inversiones especialista, este debe proceder a transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar la orden en LEO.

• Correo electrónico:

o Recepción de información: Los clientes que deseen utilizar este medio verificable para impartir órdenes en Ultraserfinco, deben especificar al momento de su vinculación el correo electrónico designado para tal fin.

Los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión, analistas técnicos y asistentes comerciales certificados ante AMV al momento de recibir una orden vía e-mail del cliente, deben asegurarse de recibir mínimo la siguiente información para cerrar la negociación:

o Datos mínimos de la orden:

1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres,

apellidos completos).


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2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones, Renta

Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio. 6. Cantidad nominal o valor a invertir. 7. Fecha de registro. 8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha

de cumplimiento se entenderá que la orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.

o Validación de información (cierre de negocio):

El Gestor de Inversiones especialista, Gestor de Inversiones, analista técnico o asistente comercial, procede a verificar el correo electrónico del cliente, éste debe ser el mismo que el cliente ingresó al momento de su vinculación a Ultraserfinco, de lo contrario la orden debe ser rechazada.

Para dar por cerrado el negocio, los gestores de inversión especialistas, los gestores de inversión o asistentes comerciales (canales de recepción) procederán a seguir el libreto de cierre de negocio del respectivo producto (ver anexo 1 del manual LEO Ultraserfinco), a través del cual validarán que la información obtenida en el correo electrónico sea la mínima requerida para el procesamiento de la orden; si la orden enviada contiene todos los datos requeridos, el canal de recepción enviará un correo electrónico al cliente informando la confirmación de la orden y se considerará cerrado el negocio; de lo contrario, el canal de recepción debe solicitar al cliente los datos que hacen falta en la orden para dar por cerrado el negocio; una vez el cliente informe los datos faltantes, el canal de recepción de órdenes responderá al cliente mediante correo electrónico (u otro medio verificable) la confirmación de cierre de negocio de la orden. De igual forma el canal de recepción podrá enviar la orden al cliente a través de correo electrónico con los datos mínimos requeridos (datos según libreto del producto) para que éste la confirme; en el instante que el cliente responda confirmando la orden, se considerará cerrado el negocio. Como es de notarse, siempre debe existir una respuesta de confirmación por parte de quien recibe el correo electrónico a través de un medio verificable para que la orden del cliente


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pueda considerarse válida, esto debido a que el correo electrónico es un medio de comunicación asincrónico.

o Ingreso orden a LEO y transmisión: Los gestores de inversión (Operador sin acceso directo), procederán a ingresar la orden al sistema BPM quien actuará como administrador del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación y/o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden. En el caso la orden sea recibida por un Gestor de Inversiones especialista, este debe proceder a transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar la orden en LEO.

• Mensajería Instantánea:

o Recepción de información: Los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión analistas técnicos y asistentes comerciales certificados ante AMV y autorizados para recibir órdenes al momento de recibir una orden a través de mensajería instantánea deben asegurarse de obtener mínimo la siguiente información para cerrar la negociación:

o Datos mínimos de la orden: 1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica.

(Nombres, apellidos completos). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, repo,

simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio según aplique. 6. Cantidad o monto. 7. Valor de giro aproximado. 8. Fecha de registro. 9. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la

fecha de cumplimiento se entenderá que la orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.


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o Validación de información (cierre de negocio):

El Gestor de Inversiones especialista, Gestor de Inversiones o analista técnico; procede a verificar el origen del mensaje instantáneo, validando que proviene de la cuenta de correo electrónico del cliente, el cual debe ser el mismo que el cliente ingresó al momento de su vinculación a Ultraserfinco, de lo contrario la orden debe ser rechazada. Para dar por cerrado el negocio; los gestores de inversión especialistas, los gestores de inversión o analista técnico (canales de recepción) procederán a seguir el libreto de cierre de negocio del respectivo producto (ver anexo 1 del manual LEO Ultraserfinco), a través del cual validarán que la información obtenida a través de la mensajería instantánea sea la mínima requerida para el procesamiento de la orden; se considerará cerrado el negocio cuando el canal de recepción confirme al cliente los datos mínimos de la orden a través de la mensajería instantánea, si la orden no contiene los datos requeridos, el canal de recepción debe solicitar al cliente los datos que hacen falta para cerrar el negocio; una vez el cliente informe los datos faltantes, el canal de recepción de órdenes responderá al cliente a través de la mensajería instantánea (u otro medio verificable) la confirmación del cierre de negocio de la orden. De igual forma el canal de recepción podrá enviar la orden al cliente a través de la mensajería instantánea con los datos mínimos requeridos (datos según libreto del producto) para que este la confirme; en el instante en que el cliente responda confirmando la orden, se considerará cerrado el negocio. Dado que la mensajería electrónica es un medio de comunicación asincrónico, siempre debe existir una respuesta de confirmación por parte de quien recibe el correo electrónico a través de un medio verificable para que la orden del cliente pueda considerarse válida.

o Ingreso orden a LEO y transmisión: Los gestores de inversión (Operador sin acceso directo), analista técnico o asistentes comerciales debidamente certificados ante AMV, procederán a ingresar la orden al sistema BPM, el cual actuará como administrador del LEO, y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los


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sistemas de negociación y/o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden. En el caso en que la orden sea recibida por un Gestor de Inversiones especialista, este debe proceder a transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar la orden en LEO.

• Presencial (orden física):

o Recepción de información: Este tipo de órdenes solamente estarán disponibles a los clientes en casos de contingencia, cuando por eventos de fuerza mayor no estén disponibles ni habilitados los medios verificables para impartir órdenes, descritos en el numeral 3.2 (línea telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea) o en el caso de recepción de órdenes por fuera de las oficinas en visitas a clientes. Este tipo de órdenes serán por fax o presenciales y tendrán como medio verificable una orden física (Formato Único de Orden de Operaciones) diseñada especialmente por Ultraserfinco, la cual debe ser diligenciada y firmada por el cliente u ordenante. Los gestores de inversión especialistas, los gestores de inversión y los asistentes comerciales, deben asegurarse al momento de recibir órdenes por este medio verificable que la orden contenga la siguiente información por parte del cliente:

o Datos mínimos solicitados al cliente: 1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica.

(Nombres, apellidos completos). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones,

Renta Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio. 6. Cantidad nominal o valor a invertir. 7. Fecha de registro. 8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la

fecha de cumplimiento se entenderá que la orden es


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impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.

o Validación de información (cierre de negocio): Para dar por cerrado el negocio; los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión, analistas técnicos o asistentes comerciales debidamente certificado ante AMV (canales de recepción) deben validar que la información este correctamente diligenciada en el formato único de orden, para luego poder proceder a cerrar el negocio solicitando al cliente que firme la orden física y anule los campos en blancos no utilizados.

o Ingreso orden a LEO y transmisión: Los gestores de inversión (Operador sin acceso directo), analistas técnicos o asistente comercial debidamente certificado ante AMV, procederán a ingresar la orden al sistema BPM quien actuará como administrador del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación y/o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden. En el caso en que la orden sea recibida por un Gestor de Inversiones especialista, este debe proceder a transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar la orden en LEO. Las órdenes presenciales tomadas fuera de oficina (visitas domiciliarias a clientes) podrán ser ejecutadas al día hábil siguiente a su recepción.

• Cierre de Ordenes mercado de Divisas

Los datos mínimos que el Gestor de Inversiones, analista técnico comercial, o asistente comercial debidamente certificado debe tener en cuenta al momento del cierre de la operación con el cliente son los siguientes datos: Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos).

- Indicación de si la orden es de compra o venta - Precio de negoción. - Cantidad de USD


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4. Deberes y Definiciones Generales Para Tratamiento De Órdenes

A continuación se enuncian los deberes y definiciones generales que aplican para

los negocios de intermediación en el mercado de valores y negocios de

intermediación en el mercado cambiario.

4.1. Deberes Generales

Los Gestores de Inversión, analistas técnicos y asistentes comerciales

debidamente certificados y autorizados por Ultraserfinco para la toma de

ordenes en los mercados de Renta Fija, Renta Variable, Derivados y Divisas

deben proceder como expertos prudentes y diligentes, actuar con transparencia,

honestidad, lealtad, claridad, precisión, probidad comercial, seriedad,

cumplimiento, imparcialidad, idoneidad y profesionalismo, cumpliendo las

obligaciones normativas y contractuales inherentes a la actividad que

desarrollan.

4.2. Deber de asesoría profesional

Los Gestores de inversión, analistas técnicos y asistentes comerciales


ordenes en los mercados de Renta Fija, Renta Variable, Derivados y Divisas,

deberán brindar recomendaciones individualizadas a sus clientes que incluyan

una explicación previa acerca de los elementos relevantes del tipo de operación,

con el fin de que el cliente tome decisiones informadas, atendiendo al perfil de

riesgo particular que el intermediario le haya asignado, de acuerdo con la

información suministrada por el “cliente inversionista” sobre sus conocimientos y

experiencia en el ámbito de inversión correspondiente al tipo de operación a

realizar.

4.3. Deber de mejor ejecución

Los Gestores de inversión, analistas técnicos y asistentes comerciales


órdenes en los mercados de Renta Fija, Renta Variable, Derivados y Divisas,

deberá propender por el mejor resultado posible para el cliente de conformidad

con sus instrucciones.


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4.4. Deber de abstención

Para todas las órdenes los gestores de inversión y gestores de inversión

especialistas deberán abstenerse de procesar órdenes según lo planteado en

el artículo 51.46 del libro 2 del reglamento de AMV cuando:

1. Conozca que el cliente u ordenante está involucrado en cualquier tipo de actividad ilícita, o la orden hace parte de una actividad ilícita.

2. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden haciendo uso de información privilegiada.

3. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden para manipular el mercado.

4. Conozca que la orden contravenga el régimen de inversiones de las entidades públicas.

5. La orden constituya una infracción a la normatividad aplicable.

4.5. Ordenantes

Mediante el proceso de vinculación única de clientes y apertura de cuentas en Ultraserfinco, los clientes deben informar los Autorizados (apoderados, ordenantes, cotitulares o representantes legales) que podrán impartir órdenes a su nombre. Para esto, el cliente relacionará los autorizados en el formulario de apertura, indicando el tipo de autorizado y sus datos básicos, así mismo deberá anexar copia del documento de identidad y en el caso de clientes personas naturales deberá adjuntar un Formulario de Autorizado por cada uno. Si el autorizado, además de impartir órdenes de negociación de valores, también puede autorizar pagos, el cliente tendrá que registrar la firma del autorizado en la tarjeta de firmas. Dentro de este proceso, se aplica un análisis de SARLAFT a cada autorizado, así mismo se valida el número de clientes que posee el ordenante y la relación de éstos entre sí (si son o no parte relacionada).

Una misma persona no podrá figurar como ordenante en más de 5 clientes,

excepto en los casos de partes relacionadas por grupos familiares.

Desde el proceso de aperturas se validará que no haya autorizado que figure como ordenante en más de 5 clientes que no sean partes relacionadas. En caso que el ordenante posea más de 5 clientes que no sean partes relacionadas entre sí, se procederá a devolver la apertura o actualización al Gestor de Inversiones del cliente.


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Por política interna ningún Gestor de Inversiones que realice operaciones a clientes bajo el contrato de comisión, puede figurar como ordenante de los clientes que atiende, ni tampoco podrá figurar como ordenante de sí mismo.

Se realizará un proceso de auditoría especial para el control de operaciones de empleados que son clientes de la Compañía, y de partes relacionadas en que empleados figuran como ordenantes, con el fin de identificar cualquier conflicto de interés que se pueda presentar y tomar los correctivos del caso.

4.6. Órdenes permanentes

Se considera una orden permanente aquella donde el cliente autoriza explícitamente a Ultraserfinco para que mantenga una orden en un sistema de negociación o hasta que ésta sea ejecutada. Las políticas dispuestas por Ultraserfinco para este tipo de órdenes son:

1. Si el cliente no especifica que la orden sea permanente ésta tendrá una duración de un día en el sistema de negociación.

2. Si el cliente especifica que la orden sea permanente, ésta tendrá una duración máxima de 5 días en el sistema de negociación o registro y, si al final de este plazo, la orden no se ha calzado y el cliente no ha solicitado o manifestado su intención de renovarla, esta será retirada del sistema de negociación o registro.

Además de las anteriores, también se consideran órdenes permanentes aquellas impartidas por los clientes para que, en cualquier momento que se presente una oportunidad para la realización de una operación de transferencia temporal de valores en las condiciones definidas por ellos, esta pueda realizarse sin requerir, para cada actuación, una nueva orden específica. Las órdenes permanentes podrán otorgarse, aún, para la realización de operaciones con la cuenta propia de Ultraserfinco.

Las órdenes permanentes deberán contener, al menos, la siguiente información:

1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos y Documento identidad).

2. La indicación de ser una orden permanente. 3. Indicación de si la orden es para realizar operaciones de transferencia

temporal de valores sobre activos de Renta Variable o de Renta Fija. 4. Especies a negociar, las cuales deberán corresponder a las permitidas por

las políticas de Ultraserfinco en esta materia.


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5. Tasa, precio, plazo o condiciones de mercado en las cuales debe celebrarse teniendo en cuenta que el monto máximo a pagar según el mecanismo adjunto.

6. Cantidad de acciones a comprometer en la operación. 7. La posibilidad de que las órdenes se concreten, solamente, en operaciones

con la posición propia de Ultraserfinco, sus fondos de inversión colectiva, los portafolios de terceros administrados o sus clientes observando, en todo caso, las limitaciones legales aplicables.

Las órdenes permanentes para TTV estarán vigentes durante el tiempo que el cliente así lo señale. En caso de no indicarse ningún término, la orden estará vigente por un término de un año contado a partir de la fecha de radicación de orden en Ultraserfinco. De esta situación deberá informarse al momento en que imparta una orden de este tipo.

Se recomienda al Comercial que, con una periodicidad no superior a un (1) mes contado a partir de la realización de la primera operación, informe al Cliente sobre las operaciones efectivamente realizadas en ejecución de esta orden permanente, sus condiciones y sus resultados, lo anterior sin perjuicio de los deberes de documentación y de envío de información previstos en las normas aplicables En el caso de los clientes que mantengan contratos de administración de

portafolios, las órdenes permanentes especiales podrán incluir la previsión de que, los activos y recursos destinados a su realización de las operaciones ordenadas, puedan ser tomados de los portafolios respectivos cancelando las unidades correspondientes.

En todo caso, la ejecución de estas operaciones deberá realizarse en desarrollo del deber de mejor ejecución y privilegiando, en todo caso, los intereses del cliente que la imparte. Para el efecto, se adoptará un mecanismo para la selección de los clientes con los cuales se realizarán operaciones, el cual tendrá en cuenta la disponibilidad de activos por parte de estos último, la orden impartida por cada uno de ellos y el orden cronológico en el cual se han impartido las órdenes permanentes correspondientes, comenzando desde la más antigua y culminando con la más reciente.

4.7. Recepción de órdenes en salas de inversionistas

Ultraserfinco tiene a disposición de sus clientes las “salas de inversionistas” en las diferentes sucursales a nivel nacional; desde estas salas los clientes podrán tener conocimiento del comportamiento del mercado y podrán impartir órdenes a


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los diferentes canales de recepción de órdenes a través de los medios verificables habilitados en estas salas.

Todas las salas de inversionistas tendrán en su interior los siguientes medios

verificables para que los clientes impartan sus órdenes:

• Líneas telefónicas: A través de las cuales podrán contactar a su respectivo

gestor de inversión; quien cuenta con una línea telefónica grabada.

• Acceso a internet: A través del cual los clientes podrán impartir órdenes a

través de correo electrónico o mensajería instantánea a su respectivo gestor de

inversión.

Todas las salas de inversionistas tendrán en su interior la siguiente información:

• Instructivo de utilización de las salas de inversionistas: Contiene los pasos a

seguir al momento de impartir una orden desde estas salas.

• Advertencia: Ninguna orden será recibida sino es impartida a través de alguno

de los medios verificables autorizados en la sala (teléfono, correo electrónico,

mensajería Instantánea)

• Listado de las extensiones (líneas telefónicas) de los diferentes canales de

recepción de órdenes (gestores de inversión y gestores de inversión

especialistas).

• No se aceptará el medio verificable físico para las órdenes impartidas desde

estas salas, excepto en contingencia (cuando los otros medios verificables

habilitados en la sala no están disponibles)

4.8. Recepción de órdenes por fuera de las oficinas y horarios de negociación

• Recepción de órdenes por fuera de las oficinas:

Para la recepción de órdenes por fuera de las oficinas, los gestores de inversión

tendrán la posibilidad de solicitar a los clientes que impartan dichas órdenes a

un analista técnico comercial o asistente comercial certificado ante AMV que se

encuentre en las oficinas a través de un medio verificable, de lo contrario o

según las características del negocio, podrán recibir una orden física a través

del formato único de orden autorizado por Ultraserfinco. Para garantizar que la

orden sea atendida según su prelación, este formato exigirá la fecha y hora de

recepción de la orden, los cuales deben ser diligenciados por el cliente.


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Si el Gestor de Inversiones realiza diferentes visitas y en cada una de ellas

recibe órdenes de clientes, se debe proceder a agrupar las órdenes en el orden

en que se realizaron las visitas (según la fecha y hora en la cual fue recibida y

diligenciada la orden por parte del cliente). Con el objetivo de respetar la

prelación de las órdenes, éstas deben ser ingresadas en el sistema electrónico

de órdenes (administrador LEO) en el mismo orden en el cual se encuentran

agrupadas.

Las órdenes recibidas por fuera de las oficinas se considerarán recibidas en el

momento en que éstas sean ingresadas en LEO, máximo al día hábil siguiente a

la visita.

Las órdenes recibidas por fuera de las oficinas serán susceptibles de ser

consolidadas con órdenes de otros clientes; dicha condición de ejecución de la

orden será informada al cliente al momento de diligenciar la orden y debe

quedar expresa en el formato físico de orden.

Para garantizar la inalterabilidad de la orden, el cliente deberá asegurarse de

anular los campos en blanco o no utilizados en ésta.

• Recepción de órdenes por fuera del horario de negociación:

El sistema electrónico de órdenes habilitado por Ultraserfinco (Administrador

de LEO), estará habilitado en todo momento del día para el ingreso de órdenes

por parte de los canales de recepción de órdenes; de esta forma todas las

órdenes impartidas por los clientes a través de un medio verificable, a los

diferentes canales de recepción por fuera de los horarios de negociación y al

interior de las oficinas, deben ser ingresadas a la mayor brevedad posible

(Según el numeral 4.6 del manual LEO Ultraserfinco) al LEO respectivo.

Las órdenes que son ingresadas en LEO por fuera de los horarios de negociación

serán ingresadas como órdenes programadas (el sistema exigirá una fecha

programada); de esta forma si el cliente no informa la fecha en la cual desea

que la orden sea registrada en los sistemas de negociación, se considerará

como fecha programada el día hábil siguiente a la fecha de recepción de la

orden. Estas órdenes tendrán prelación sobre las órdenes recibidas durante la

fecha programada.

Las órdenes recibidas por fuera de los horarios de negociación serán

susceptibles de ser consolidadas con órdenes de otros clientes; dicha condición


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de ejecución de la orden será informada al cliente al momento de impartir la

orden a través del medio verificable.

4.9. Definición del principio “a la mayor brevedad posible”

A continuación se define el tiempo máximo del cual dispondrán los diferentes

canales de recepción de órdenes, para el registro de las órdenes en el sistema

electrónico de órdenes BPM (administrador LEO):

• Gestores de inversión, Analista técnico comercial o asistentes comerciales

certificados ante AMV (Back-up):

Desde el instante en que cierren el negocio a través del medio verificable

(línea telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea) con el

cliente; los gestores de inversión, analistas técnicos comerciales o asistente

comercial debidamente certificado y autorizado para ingresar ordenes deberán

registrar la orden en el sistema electrónico de órdenes (administrador LEO) a la

mayor brevedad posible.

• Órdenes físicas por fuera de las oficinas (Visitas):

Los gestores de inversión que reciban órdenes de clientes por fuera de las

oficinas, a través de una orden física, tendrán como máximo hasta las 9:00 AM

del día hábil siguiente al día de recepción de la orden, para su ingreso al

sistema electrónico de órdenes (administrador LEO).

• Órdenes por fuera del horario de negociación:

Los gestores de inversión que reciban órdenes de clientes al interior de las

oficinas y por fuera de los horarios de negociación a través de un medio

verificable autorizado; tendrán como máximo hasta las 8 am del día hábil

siguiente para el registro de la orden en el sistema electrónico de órdenes

(administrador LEO); dicha orden será programada para el día siguiente a la

fecha de recepción de la orden o según la fecha programada estipulada por el

cliente.

4.10. Excepciones para la transmisión de órdenes “a la mayor brevedad posible”

Los gestores de inversión especialistas y los operadores bursátiles, podrán

ejecutar las órdenes sin aplicación del principio “a la mayor brevedad posible”,


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haciéndolo de manera parcial o en un orden distinto al del registro en el LEO

en los siguientes casos, y con autorización expresa del cliente para el efecto, a

través de medio verificable, para todas las operaciones:

- Órdenes con condiciones determinables por el mercado (VWAP)

• Órdenes de Grandes Montos:

Bajo las políticas de Ultraserfinco, se considera una orden de grandes montos

cuando el valor de giro de la orden supera cien millones de pesos

(COP$100,000,000.oo) para operaciones de compra o venta de acciones en el

Segmento de inversionista, de mil millones de pesos (COP$1,000,000,000.oo)

para operaciones de compra o venta de acciones en el Privados Ultra y

Privados, de doscientos millones (COP$200,000,000.oo) de pesos (o su

equivalente en otra denominación) de valor nominal para operaciones

definitivas de compra o venta de renta fija para el segmento de inversionista, y

de mil millones (COP$1,000,000,000.oo) de pesos (o su equivalente en otra

denominación) de valor nominal para operaciones definitivas de compra o

venta de renta fija para el segmento de Privados Ultra y Privados.

Las órdenes de grandes montos se podrán fraccionar o ingresar parcialmente al

sistema de negociación, siempre que dicho fraccionamiento o ingreso parcial

estén en el mejor interés del cliente y éste lo autorice.

• Consolidación de órdenes:

Los operadores y los digitadores podrán consolidar órdenes de diferentes

clientes que hayan sido registradas previamente en el(los) LEO, siempre que

cada cliente lo autorice; de igual forma los operadores con acceso directo

podrán consolidar órdenes de diferentes clientes siempre que estos lo

autoricen.

• Políticas y procedimientos para la consolidación de órdenes:

o Parámetros consolidación órdenes de acciones: Solo se podrán

consolidar órdenes de acciones con igual fecha de registro, especie y

precio límite de la acción.

o Parámetros consolidación órdenes de Renta fija: Solo podrán

consolidarse órdenes de títulos de renta fija de la misma especie,

características faciales, fecha de registro, fecha de cumplimiento e

igual tasa o precio de negociación.


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La transmisión de las órdenes que serán consolidadas en el LEO, no serán

atendidas a la mayor brevedad posible, dado que su ejecución se retrasará

hasta el momento en el cual sea registrada en LEO la última orden producto de

la consolidación; es decir, una vez se consoliden todas las órdenes del negocio,

se procederá con la transmisión de la orden consolidada.

Los operadores con acceso directo, deberán complementar las operaciones

respetando la prelación dada al momento de cerrar las operaciones con los

clientes por el medio verificable; para esto los operadores con acceso directo

luego de transmitir las órdenes al sistema de negociación o registro, deberán

dejar registro en los sistemas internos del medio verificable, fecha y hora de

recepción de las órdenes; en base a los cuales otorgarán las fracciones de las

operaciones en la complementación.

Los operadores con acceso directo y los digitadores al momento de realizar la

complementación de las órdenes consolidadas que fueron ejecutadas en los

sistemas de negociación; deben realizar el fraccionamiento en el orden en que

fueron recibidas las órdenes; para esto los operadores bursátiles podrán

identificar en el sistema electrónico de órdenes la hora de recepción de la

orden.

Dado que es posible que las operaciones calzadas dejen un parcial sin calzar; se

procederá al momento de la complementación de las operaciones, a tener en

cuenta la prelación de las órdenes según su fecha y hora de registro en LEO

para su fraccionamiento.

• Aspectos importantes para la consolidación y fraccionamiento:

- Todas las órdenes objeto de consolidación con órdenes de otros clientes deben

ser autorizadas por los clientes a través de un medio verificable.

- Dicha consolidación debe realizarse en el mejor interés y beneficio del cliente.

- Solo se consolidarán órdenes que cumplan con los parámetros de

consolidación del respectivo producto.

- En la complementación se debe realizar el fraccionamiento de las

operaciones calzadas según la fecha y hora de recepción de las órdenes

consolidadas (respetando prelación de las órdenes)


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- Existe la posibilidad que una operación consolidada no sea calzada totalmente

en el mercado, quedando un saldo faltante, por tanto al fraccionar en el orden de recepción de las órdenes, los últimos clientes de la orden consolidada podrán quedar sin asignar.

- Cuando se trate de emisiones primarias de valores, procesos de democratización, OPAs, martillos o cuando las normas vigentes requieran del lapso de un término para proceder con la transmisión.

- Cuando los canales de recepción de órdenes determinen que el inversionista pueda verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden; para lo cual deben informar la decisión al cliente a la mayor brevedad posible.

El operador está en la libertad de abstenerse de transmitir las órdenes de varios clientes que puedan verse afectados, para lo cual debe proceder a comunicarse a la mayor brevedad posible con cada uno de los clientes afectados en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes, para informar los hechos y consultar al cliente si desea ratificar la orden. Si el cliente ratifica la orden, ésta será trasmitida respetando la prelación y a la mayor brevedad posible. Si no es posible ubicar al cliente, el Gestor de Inversiones podrá solicitar autorización al gestor producto quien determinará si se debe abstener de registrar la orden en el mercado, siempre con el objetivo de buscar el mejor interés para el cliente.

4.11. Modificación y anulación de órdenes

• Modificación de órdenes sin calzar:

Ver numeral 4.9 del presente capitulo, en el cual se incluyen las condiciones para la modificación de órdenes sin calzar en los sistemas de negociación, según el tipo de negociación y producto.

• Modificación de operaciones calzadas sin cumplir:

Según la normatividad de la BVC (Reglamento y circular única de BVC y MEC), las operaciones calzadas en los sistemas de negociación o registro que se encuentren sin cumplir (acciones, renta fija, operaciones de liquidez), son susceptibles de modificaciones únicamente en los datos ingresados en la complementación de la operación. También se podrá anticipar o aplazar de común acuerdo entre las partes el cumplimiento de las mismas.

• Modificación de operaciones calzadas cumplidas:

Según la normatividad de la BVC (Reglamento y circular única de BVC y MEC), las operaciones calzadas que ya se han cumplido, son susceptibles de modificaciones en los datos de la complementación descritos a continuación.


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Por políticas internas de Ultraserfinco, el plazo máximo para modificar una operación será de 5 días hábiles posterior a la fecha de cumplimiento de la operación. Los datos que se pueden modificar en una operación cumplida, según el mercado, son:

- Acciones: Las operaciones de acciones cumplidas, solo permitirán

modificaciones en comisión o beneficiario (titular) de la operación con carta

del cliente.

- Renta Fija: Las operaciones de Renta fija cumplidas, solo permitirán

modificaciones en la constancia de enajenación y en la comisión.

- Operaciones de liquidez: Las operaciones repos y simultáneas, una vez

cumplida la operación inicial o de salida, solo permiten corrección sobre los

datos de la comisión. • Anulación de operaciones: Sólo podrán efectuarse anulaciones en

operaciones de renta fija definitivas, simultáneas y repos antes de su cumplimiento en el sistema de la BVC. Las anulaciones no se pueden realizar después de cumplida la operación, solo después de la fecha de registro, solicitando una carta al emisor (donde se informe que el título negociado no existe) para que la BVC anule la operación. Las operaciones de acciones no se podrán anular en ningún momento después de calzadas.

Las anulaciones de operaciones de renta fija se pueden presentar cuando hay errores en:

- Fecha de emisión y vencimiento - Nemotécnico - Periodicidad - Tasa facial - Valor nominal - Precio - Tipo de operación - Mercado

4.12. Tratamiento de Órdenes por tipo de negociación

A continuación se describen las condiciones para cada producto bursátil ofrecido por Ultraserfinco, según su respectivo esquema de negociación:

Acciones: Segmento Institucional

Segmento: Institucional

Canal: Gestor de Inversiones Especialista

Tipo operador: Operador con acceso directo


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Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico

Mensajería instantánea

TRATAMIENTO DE LA ORDEN

1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Cliente por medio verificable:

Los clientes institucionales a nivel nacional impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Ultraserfinco para tal efecto, directamente al Gestor de Inversiones Especialista (Operador con acceso directo).

El Gestor de Inversiones especialista deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 1).

Información importante a Notificar a los clientes:

• Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gestores de inversión especialistas deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden puede ser objeto de una consolidación con órdenes de otros clientes para su transmisión al mercado, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).

2. Lanzar oferta al mercado:

• El Gestor de Inversiones Especialista en calidad de operador con acceso directo, procederá a ejecutar la orden en el sistema de negociación y/o de registro, respetando el orden cronológico de recepción de las órdenes y a la mayor brevedad posible.

• Por ser operador con acceso directo no hay necesidad de registrar previamente la orden en el LEO.

• El Gestor de Inversiones Especialista podrá abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente institucional puede verse


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Materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente institucional implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

3. Registrar las operaciones en LEO El Gestor de Inversiones Especialista solo debe registrar las operaciones calzadas en los sistemas de negociación y/o de registro en el sistema de órdenes Electrónicas, administrador de LEO en Ultraserfinco, para efectos de control de las mismas, órdenes que posteriormente se llevarán de forma automática a los sistemas de BackOffice de Ultraserfinco.

Los datos mínimos que debe contener una orden de Acciones en LEO Acciones Institucionales son:

DATOS NEGOCIACIÓN FUENTE

1 Tipo de orden Cliente

2 Fecha operación Cliente

3 Especie Cliente

4 Cantidad Cliente

5 Precio Cliente

6 Tipo de operación Cliente

7 Tipo de negociación Cliente

8 Tipo de calce Cliente

9 Medio verificable( Extensión si es necesario) Gestor de inversión

10 Persona que recibió orden Gestor de inversión

11 Fecha cumplimiento Automático

12 Fecha generación orden Automático

14 Numero de orden Automático


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DATOS CLIENTE RESPONSABLE

1 Nombre Cliente

2 Identificación Cliente

3 Tipo identificación Cliente

4 Cuenta Cliente Cliente

5 Comisión Gestor de inversión

6 Cuenta Deposito DVL Gestor de inversión

7 Nombre del ordenante Automático

8 Identificación del ordenante Automático

9 Distribución comisiones Gestor de inversión

4. Complementación

Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Ultraserfinco, administrador de LEOs.

Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los operadores con acceso directo (gestores de inversión especialistas), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes consolidadas.

5. Modificaciones

El Gestor de Inversiones Especialista podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes Institucionales bajo las siguientes condiciones:

• Solo se podrá modificar órdenes si la solicitud fue realizada por el cliente Institucional a través de un medio verificable.

• Las órdenes calzadas en su totalidad no podrán ser modificadas, a excepción de las condiciones dispuestas en el numeral 4.8 del presente capítulo.

• Las órdenes calzadas parcialmente solo permitirán modificaciones en la parte de la orden que esté pendiente por calzar en el mercado, para dicho proceso el operador con acceso


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directo retirará la parte de la orden que no ha calzado en el sistema de negociación y procederá a ingresar una nueva orden impartida por el cliente (modificación) al sistema de negociación. (La parte de la orden calzada no podrá ser modificada, a excepción de las condiciones dispuestas en el numeral 4.8 del presente capitulo).

• Las órdenes ya transmitidas al sistema de negociación y que aún no han sido calzadas, podrán ser modificadas por parte del Gestor de Inversiones especialista directamente en el sistema de negociación.

Acciones: Segmento Inversionista, Privados Ultra, Privados a través de

operador con acceso directo







Los clientes institucionales a nivel nacional impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Ultraserfinco para tal efecto, directamente al Gestor de Inversiones Especialista (Operador con acceso directo).



• Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gestores de inversión especialistas deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden puede ser objeto de una consolidación con órdenes de otros clientes para su transmisión al mercado, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha


ÓRDENES (LEO)

Código:

MA-GC-01

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consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).




• El Gestor de Inversiones Especialista podrá abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente institucional puede verse

Materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente institucional implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

3. Registrar las operaciones en LEO El Gestor de Inversiones Especialista solo debe registrar las operaciones calzadas en los sistemas de negociación y/o de registro en el sistema de órdenes Electrónicas, administrador de LEO en Ultraserfinco, para efectos de control de las mismas, órdenes que posteriormente se llevarán de forma automática a los sistemas de BackOffice de Ultraserfinco.

Los datos mínimos que debe contener una orden de Acciones en LEO Acciones Institucionales son:




3 Especie Cliente


ÓRDENES (LEO)

Código:

MA-GC-01

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4 Cantidad Cliente

5 Precio Cliente




9 Medio verificable( Extensión si es necesario)

Gestor de inversión






1 Nombre Cliente









4. Complementación



ÓRDENES (LEO)

Código:

MA-GC-01

Versión

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Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los operadores con acceso directo (gestores de inversión especialistas), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes consolidadas.

5. Modificaciones

El Gestor de Inversiones Especialista podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes Institucionales bajo las siguientes condiciones:

• Solo se podrá modificar órdenes si la solicitud fue realizada por el cliente Institucional a través de un medio verificable.

• Las órdenes calzadas en su totalidad no podrán ser modificadas, a excepción de las condiciones dispuestas en el numeral 4.8 del presente capítulo.

• Las órdenes calzadas parcialmente solo permitirán modificaciones en la parte de la orden que esté pendiente por calzar en el mercado, para dicho proceso el operador con acceso directo retirará la parte de la orden que no ha calzado en el sistema de negociación y procederá a ingresar una nueva orden impartida por el cliente (modificación) al sistema de negociación. (La parte de la orden calzada no podrá ser modificada, a excepción de las condiciones dispuestas en el numeral 4.8 del presente capitulo).

• Las órdenes ya transmitidas al sistema de negociación y que aún no han sido calzadas, podrán ser modificadas por parte del Gestor de Inversiones especialista directamente en el sistema de negociación.

Acciones: Segmento Inversionista, Privados Ultra, Privados a través de operador sin acceso directo





ÓRDENES (LEO)

Código:

MA-GC-01

Versión

02




Cantidad de LEO: 1 a Nivel Nacional



Los clientes impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Ultraserfinco para tal efecto, directamente al Gestor de Inversiones (Operador sin acceso directo) de cada sucursal.

El Gestor de Inversiones deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 1).


• Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gestores de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden será registrada en LEO para ser consolidada con otras órdenes de clientes, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se consolida el negocio completo o se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).

2. Registrar las operaciones en LEO Cada Gestor de Inversiones debe de ingresar cada orden impartida por el cliente Inversionista al sistema de administración de órdenes electrónicas, administrador de LEO, en el mismo orden en que fueron recibidas. Cada Gestor de Inversiones podrá delegar el ingreso de las órdenes a su(s) asistente(s) comercial (les). Un ordenante podrá impartir una orden en lote a través de un medio verificable y posteriormente a que ésta sea calzada en el sistema de negociación, podrá realizar la asignación de los clientes de los cuales es el ordenante; siempre y cuando el ordenante informe esta asignación a través de un medio verificable. El Gestor de Inversiones podrá abstenerse de ingresar la orden al LEO a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV). Los datos mínimos que debe contener una orden de Acciones, en LEO Acciones son:


ÓRDENES (LEO)

Código:

MA-GC-01

Versión

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3 Especie Cliente

4 Cantidad Cliente

5 Precio Cliente




9 Hora recepción orden Gestor de inversión







1 Nombre Cliente










ÓRDENES (LEO)

Código:

MA-GC-01

Versión

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• Los digitadores deben ejecutar las órdenes en el sistema de negociación y/o de registro de acuerdo al LEO que les sea asignado y cumpliendo los siguientes principios:

- Primero en tiempo, primero en derecho. o A la mayor brevedad posible.

- Evitar conflictos de interés, por lo tanto, un digitador solo puede atender las órdenes de un solo LEO. Excepto cuando se entre en plan de contingencia.

• El Gestor de Inversiones podrá solicitarle al digitador abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

4. Complementación


Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los digitadores (operadores bursátiles), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron registradas las órdenes consolidadas en el sistema electrónico de órdenes (LEO); para lo cual el sistema electrónico de órdenes permite identificar la hora de ingreso de las órdenes.

5. Modificaciones

El Gestor de Inversiones podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente a través de un medio verificable. Los pasos a seguir por el gestor de inversión, para modificar órdenes sin calzar en el mercado son:

1. Consultar en el sistema administrador de LEO si la orden aún se encuentra en un paso susceptible de modificación. Si es así, consultar con el digitador si ésta no se ha ejecutado (operación calzada) en el sistema de negociación o registro.


ÓRDENES (LEO)

Código:

MA-GC-01

Versión

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2. Si la orden no ha sido calzada, el Gestor de Inversiones debe solicitar al digitador encargado la anulación de la orden a modificar, según el paso en el cual se encuentra la orden.

3. Esperar la notificación de la anulación de la orden por parte del digitador.

4. Ingresar orden nueva (modificación) al sistema administrador de LEO, donde en las observaciones de la orden se especifica que se está reemplazando una orden anterior.

• Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos

en el numeral 4.8 del presente capitulo.

Renta Fija Definitivas: Segmentos Inversionista, Privados Ultra, Privados, e

Institucional

Canal: Gestor de Inversión

Tipo operador: Operador sin acceso directo

Medios Verificables:

Línea telefónica grabada – Correo electrónico –


Cantidad de LEO: 2 a nivel nacional: Uno para las órdenes de las sucursales Medellín- Barranquilla.- Uno para las órdenes de las sucursales Bogotá - Cali



Los clientes impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Ultraserfinco para tal efecto, directamente al Gestor de Inversiones de cada sucursal.

El Gestor de Inversiones deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 1).

Durante la concertación del negocio, el Gestor de Inversiones debe cumplir con las políticas establecidas por Ultraserfinco y la regulación vigente.


• Operaciones cruzadas con la posición propia: Para este tipo de operaciones, las cuales se


ÓRDENES (LEO)

Código:

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ejecutan inicialmente como un preacuerdo entre el cliente y la posición propia; los gestores de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha operación se ejecutará en el momento en que Ultraserfinco (posición propia) revise y aprueba la operación. (Estas órdenes en el momento en que son ingresadas en el LEO, entrarán a competir en la fila para su ejecución, solo en el momento en que es aprobada por la mesa de posición propia).

• Operaciones cruzadas entre clientes de Ultraserfinco: Para este tipo de operaciones, las cuales se ejecutan inicialmente como un preacuerdo entre clientes de Ultraserfinco; los gestores de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha operación se considerará recibida para proceder con su ejecución, en el momento en que ambas puntas sean registradas en el LEO, informando el medio verificable de cierre de negocio de cada una de las órdenes. (Para el ingreso de estas órdenes en LEO, solo uno de los gestores de inversión será el encargado de registrar ambas puntas (quien tenga la punta vendedora); para lo cual solo podrá ingresarlas una vez obtenga los medios verificables y hora de cierre de las órdenes).

• Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gestores de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden será registrada en LEO para ser consolidada con otras órdenes de clientes, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se consolida el negocio completo o se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).

Órdenes para negocio en lote de Ultraserfinco: Para las órdenes de clientes que hagan parte de un negocio en lote de Ultraserfinco; los gestores de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden será objeto de una consolidación y que será ejecutada en el momento que se consolide el negocio por completo. Si la operación (negocio por lote) está programada para ser transmitida en una fecha diferente a la del cierre del negocio con el cliente, los gestores de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, la fecha en la cual está programada la ejecución de la orden; si esta fecha llegase a cambiar se le notificará al cliente dicho cambio.

2. Registrar las operaciones en LEO

Cada Gestor de Inversiones debe de ingresar cada orden impartida por el cliente al sistema de administración de órdenes electrónicas, administrador de LEO, en el mismo orden en que fueron recibidas.

El Gestor de Inversiones podrá abstenerse de ingresar la orden al LEO a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le


ÓRDENES (LEO)

Código:

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Versión

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sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

Los datos mínimos que debe contener una orden de renta fija definitiva, en LEO Renta fija definitivas son:



2 Especie Cliente

3 Cantidad o Nominal Cliente

4 Precio o Tasa Cliente


6 Hora recepción orden Gestor de Inversión







1 Nombre Cliente





6 Cuenta Deposito DVL/DCV Gestor de inversión





ÓRDENES (LEO)

Código:

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• Los digitadores deben ejecutar las órdenes en el sistema de negociación y/o de registro de acuerdo al LEO que les sea asignado y cumpliendo los siguientes principios:

- Primero en tiempo, primero en derecho. o A la mayor brevedad posible.

- Cada LEO podrá ser atendido por un grupo de digitadores (Ver diagramación de colas numeral 3.4)

El Gestor de Inversiones podrá solicitarle al digitador abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

4. Complementación


Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los digitadores (operadores bursátiles), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron registradas las órdenes consolidadas en el sistema electrónico de órdenes (LEO); para lo cual el sistema electrónico de órdenes permite identificar la hora de ingreso de las órdenes.

5. Modificaciones

El Gestor de Inversiones podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente a través de un medio verificable.

Los pasos a seguir por el gestor de inversión, para modificar órdenes sin calzar en el mercado son:

1. Consultar en el sistema administrador de LEO si la orden aún se encuentra en un paso susceptible de modificación. Si es así, consultar con el digitador si ésta no se ha ejecutado (operación calzada) en el sistema de negociación o registro.

2. Si la orden no ha sido calzada, el Gestor de Inversiones debe solicitar al digitador encargado la anulación de la orden a modificar, según el paso en el cual se encuentra la orden.


ÓRDENES (LEO)

Código:

MA-GC-01

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3. Esperar la notificación de la anulación de la orden por parte del digitador.

4. Ingresar orden nueva (modificación) al sistema administrador de LEO.

• Si la orden ya ha sido trasmitida al sistema de negociación, es posible que la orden no pierda la prelación en la pila en el sistema de negociación MEC, dependiendo del dato que se modifique y las condiciones operativas del sistema de negociación dispuestas por la BVC en el Reglamento de MEC.

• Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos en el numeral 4.8 del presente capitulo.

RENTA FIJA SIMULTÁNEAS Y TTV: Segmento Inversionista, Privados ultra, Privados e Institucionales

Por disposiciones de AMV, están exentas de LEO las operaciones de liquidez. Por tanto, no es indispensable el previo registro en LEO para la posterior trasmisión al mercado. Sin embargo, en Ultraserfinco se debe llevar el siguiente proceso para su ejecución:

Segmento: Inversionista, Privados, Privados Ultra e Institucional


1. Recepción de orden:

Los clientes impartirán sus órdenes directamente al Gestor de Inversiones, analista técnico o al asistente comercial certificado ante AMV (Back-up) de cada sucursal

2. Registro de orden en el sistema electrónico de órdenes:

Cada Gestor de Inversiones debe de ingresar cada orden impartida por los clientes al sistema electrónico de órdenes, para que esta sea atendida por los operadores bursátiles, exceptuando el caso especial de las simultáneas activas el cual es explicado en el numeral 7.

Cada Gestor de Inversiones puede delegar el ingreso de las órdenes a su(s) asistente(s) comercial (les)

3. Validación de políticas de riesgos: Los operadores bursátiles recibirán las órdenes a través del sistema electrónico de órdenes y procederán previo a la transmisión de la orden al sistema de negociación, a validar que la orden cumpla con las siguientes políticas de riesgos de Ultraserfinco:

• Tasas de mercado: Las órdenes deben contener tasas de registro que se encuentren a mercado, para lo cual el área de riesgos de mercado


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periódicamente suministrará el listado de las tasas entre las cuales deben encontrarse las órdenes impartidas por los clientes; si las tasa de la orden no se encuentra a mercado la orden es rechazada.

• Emisores autorizados: No se ejecutarán órdenes de títulos de emisores no autorizados por Ultraserfinco, para lo cual el área de riesgos de mercado de Ultraserfinco suministrará el listado de los emisores autorizados; si la orden impartida por el cliente no corresponde a una especie de un emisor autorizado, esta será rechazada.

4. Transmisión de orden al sistema de negociación o registro:

Las órdenes que cumplan las políticas de riesgos y posean los datos mínimos requeridos, serán transmitidas a los sistemas de negociación o registro, por parte de los operadores bursátiles; quienes tomarán como referencia la información suministrada en el sistema electrónico de órdenes. (No se transmitirán órdenes si estas no son ingresadas previamente en el sistema electrónico de órdenes a excepción de los casos especiales).

5. Complementación de ordenes calzadas:

Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema electrónico de órdenes

6. Modificaciones:

El Gestor de Inversiones podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los

clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente.

La solicitud de modificación debe realizarla el Gestor de Inversiones al operador bursátil.

Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos en el numeral del presente capitulo.

7. Caso Especial:

Simultáneas activas:

Las órdenes de simultáneas activas no requieren ser ingresadas al sistema electrónico de órdenes previo a la transmisión de la orden al sistema de negociación o registro.

El proceso a seguir por parte del Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial certificado ante AMV y autorizado para la toma de órdenes es el siguiente:

• El cliente solo requiere informar al Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial la cantidad de dinero que desea invertir


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(opcional la tasa mínima de fondeo).

• El Gestor de Inversiones procede a informar al operador bursátil la cantidad de dinero del cual dispone el cliente para invertir y la tasa mínima de fondeo a obtener si el cliente la informo.

• El operador bursátil procederá a buscar en el mercado una punta de venta que cumpla con las características dadas por el cliente y al mismo tiempo que el titulo ofrecido pertenezca a un emisor autorizado por parte del comité de riegos de Ultraserfinco.

• Si el operador bursátil encuentra una punta con dichas condiciones en la pantalla, procederá a agredirla.

• Una vez calzada la operación, el operador bursátil informará al Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o al asistente comercial los datos del título tomado en pantalla y las demás características necesarias de la operación.

Luego el Gestor de Inversiones procederá a ingresar en el sistema electrónico de órdenes la orden completa para los procesos operativos posteriores a la ejecución de la orden.

Renta Fija Cesiones de derecho de fondos de inversión colectiva escalonadas: Segmentos Inversionista, Privados Ultra, Privados, e Institucional



Medios Verificables: Línea telefónica grabada - Correo electrónico - Mensajería instantánea

Cantidad de LEO: 1 a nivel nacional


1. Recepción de orden: Los clientes impartirán sus órdenes directamente al Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o al asistente comercial que se encuentre certificado ante AMV y autorizado para recibir órdenes (Back-up) de cada sucursal.

2. Generación de orden (Formato orden Cesiones Derecho):

El Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o el asistente comercial que se encuentre certificado ante AMV y autorizado para recibir órdenes, debe generar la


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orden para cesiones de derecho de Fondos de inversión colectiva, según el formato autorizado por Ultraserfinco para esta clase de operaciones (Calculadora CESIONES En Excel); luego de diligenciar la orden en el formato autorizado, deben enviar ésta por BPM al operador bursátil encargado. En caso de contingencia la orden debe ser enviada vía fax o entregada física al Operador Bursátil.

3. Registro de orden en sistemas internos y validación de políticas de riesgos:

Los operadores bursátiles recibirán las órdenes en el formato de Excel autorizado por Ultraserfinco y procederán previos a la transmisión de la orden luego de validar que la orden cumpla con los procedimientos internos definidos por Ultraserfinco para la cesión de derechos de sus Fondos de inversión colectiva.

4. Transmisión de la orden al sistema de negociación o registro:

Las órdenes que cumplan con los procedimientos internos definidos por Ultraserfinco, serán transmitidas a los sistemas de negociación o registro, por parte de los operadores bursátiles; quienes tomarán como referencia la información suministrada en el formato de orden de Excel en el BPM. (No se transmitirán órdenes si estas no son enviadas previamente en el formato de orden Excel o si no han sido ingresadas en los sistemas internos; a excepción de los casos especiales).

5. Complementación

Los operadores bursátiles complementarán las operaciones calzadas, con base en la

información suministrada a través del formato de orden física.

6. Modificaciones

El Gestor de Inversiones podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente.


Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos en el numeral 4.8 del presente capitulo.


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DERIVADOS: través de operador con acceso directo



Medios Verificables: Línea telefónica grabada - Correo electrónico - Mensajeríainstantánea



Los clientes Dinámicos impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Ultraserfinco para tal efecto, directamente al Gestor de Inversiones Especialista (Operador con acceso directo) de cada sucursal.



Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gestores de inversión especialistas deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden puede ser objeto de una consolidación con órdenes de otros clientes para su transmisión al mercado, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).




• El Gestor de Inversiones Especialista podrá abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser


ÓRDENES (LEO)

Código:

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conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

3. Registrar las operaciones en LEO

El Gestor de Inversiones Especialista solo debe registrar las operaciones calzadas en los sistemas de negociación y/o de registro en el sistema de órdenes Electrónicas, administrador de LEO en Ultraserfinco, para efectos de control de las mismas; órdenes que posteriormente se llevarán de forma automática a los sistemas de BackOffice de Ultraserfinco.

Los datos mínimos que debe contener una orden de Futuros para inversionistas en el segmento dinámico se pueden ver en el Anexo 1.

DIVISAS: Segmentos Inversionista, Privados Ultra, Privados, e Institucional

Por disposiciones de AMV, están exentas de LEO las operaciones de divisas. Por tanto, no es indispensable el previo registro en LEO para la posterior trasmisión al mercado. Sin embargo, en Ultraserfinco se debe llevar el siguiente proceso para su ejecución:

Segmento: Inversionista, Privados Ultra, Privados, e Institucional


1. Recepción de orden:

Los clientes impartirán sus órdenes directamente al Gestor de Inversiones.


El Gestor de Inversiones transmitirá la orden al Trader de divisas, el cual cierra la operación y se la confirma al Gestor de Inversiones.

3. Registro de orden en el sistema CAD:

Cada Gestor de Inversiones debe de ingresar cada orden impartida por los clientes al CAD (Sistema de Administración documental), para que esta sea atendida por los Asistentes de recaudos y pagos moneda extranjera.

Cada Gestor de Inversiones puede delegar el ingreso de las órdenes a su(s) asistente(s)


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comercial (les).


Los asistentes de recaudos y pagos recibirán las órdenes por el flujo del CAD autorizado por Ultraserfinco y procederán a validar que la orden cumpla con las siguientes políticas de riesgos de Ultraserfinco:

• Cupo para operaciones de divisas

• Instrucción de giro o monetización

• Declaración de cambio

Los asistentes de recaudos y pagos una vez realizado el proceso de validación de políticas, deben proceder a realizar la liquidación y facturación de las operaciones.

RENTA FIJA REPO ACCIONES: Segmentos Inversionista, Privados ultra, Privados e Institucional

Por disposiciones de AMV, están exentas de LEO las operaciones de liquidez. Por tanto, no es indispensable el previo registro en LEO para la posterior trasmisión al mercado. Sin embargo, en Ultraserfinco se debe llevar el siguiente proceso para su ejecución:



Medios Verificables: Línea telefónica grabada - Correo electrónico - Mensajería instantánea


1. Recepción de orden: Los clientes impartirán sus órdenes directamente al Gestor de Inversiones analista técnico comercial o al asistente comercial que se encuentre certificado ante AMV y autorizado para recibir órdenes (Back-up) de cada sucursal.

2. Generación de orden (formato orden REPO en acciones):

El Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o el asistente comercial que se encuentre certificado ante AMV y autorizado para recibir órdenes debe generar la orden para repos en acciones según el formato autorizado por Ultraserfinco para esta clase de operaciones (Calculadora REPOS En Excel); luego de diligenciar la orden en


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el formato autorizado, deben enviar ésta por BPM al operador bursátil encargado. En caso de contingencia la orden debe ser enviada vía fax o entregada física al Operador Bursátil.


Los operadores bursátiles recibirán las órdenes en el formato de Excel autorizado por Ultraserfinco y procederán previo a la transmisión de la orden al sistema de negociación, a validar que la orden cumpla con las siguientes políticas de riesgos de Ultraserfinco:

• Documentos legales firmados por el cliente para la celebración de operaciones de venta con pacto de recompra.

• Especie autorizada para la celebración de REPOS en acciones.

• Verificar aprobación del REPO según monto de la Operación.

• Validar existencia de pagaré en blanco por parte del vendedor del REPO.

Los operadores bursátiles una vez realizado el proceso de validación de políticas de riesgos, deben proceder a ingresar las órdenes que cumplan con dichas políticas en los sistemas internos para llevar a cabo la transmisión de la orden.


Las órdenes que cumplan las políticas de riesgos y posean los datos mínimos requeridos, serán transmitidas a los sistemas de negociación o registro, por parte de los operadores bursátiles; quienes tomarán como referencia la información suministrada en el formato de orden de Excel. (No se transmitirán órdenes si estas no son enviadas previamente en el formato de orden Excel en el BPM o si no han sido ingresadas en los sistemas internos; a excepción de los casos especiales.

5. Complementación:

Los operadores bursátiles complementarán las operaciones calzadas, con base en la

información suministrada a través del formato de orden física.

6. Modificaciones:

El Gestor de Inversiones podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los

clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente.


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4.13. Reglas Especiales y consideraciones específicas aplicables a los operadores con acceso Directo: De acuerdo con el artículo 51.23 del reglamento de AMV Los operadores con acceso directo podrán transmitir órdenes sin registrarlas en el LEO siempre que se cumplan los dos requisitos siguientes:


Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos en el numeral 4.8 del presente capitulo.

7. Caso Especial:

Repos activos

Las órdenes de REPOS activos no requieren el envió de orden física previo a la transmisión de la orden al sistema de negociación o registro.

El proceso a seguir por parte del Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial que se encuentre certificado ante AMV y autorizado para recibir órdenes (Back-up) es el siguiente:

• El cliente solo requiere informar al Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial la cantidad de dinero que desea invertir.

• El Gestor de Inversiones procede a informar al operador bursátil la cantidad de dinero del cual dispone el cliente para invertir.

• El operador bursátil procederá a buscar en el mercado una punta de venta que cumpla con las características dadas por el cliente y al mismo tiempo que la especie ofrecida este autorizada por parte del comité de riegos de Ultraserfinco.

• Si el operador bursátil encuentra una punta con dichas condiciones en la pantalla, procederá a agredirla.

• Una vez calzada la operación, el operador bursátil informará al Gestor de Inversiones, analista técnico o al asistente comercial los datos de la operación.

• Luego el Gestor de Inversiones procederá a enviar la orden física en el formato autorizado con la información completa para los procesos operativos posteriores a la ejecución de la orden.


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1. Que la transmisión de la orden al sistema de negociación se haga respetando la prelación de las órdenes recibidas por el operador de acceso directo en cuestión, y 2. Que la transmisión de la orden se realice inmediatamente después de su recepción.

Con el fin de poder eximir a los operadores directos de Ultraserfinco de la obligación de registrar previamente en el LEO las órdenes impartidas por los clientes a través de este canal, se establecen como requisitos mínimos y de obligatorio cumplimiento los enumerados a continuación: 1. El operador con acceso directo solo podrá registrar en el sistema de

negociación las ordenes que previamente haya recibido a través de los medios verificables autorizados por Ultraserfinco y deberá hacerlo en el mismo orden de recepción, sin excepciones ni tratamientos preferenciales bajo ninguna circunstancia, con el fin de garantizar la protección de la prelación y tratamiento equitativo de los inversionistas.

2. El operador con acceso directo deberá registrar en el sistema de negociación las órdenes impartidas por los inversionistas a través de los medios verificables autorizados por Ultraserfinco de forma inmediata, luego de la recepción de las mismas. En caso que el operador no realice el registro de forma inmediata, deberá ingresar las órdenes a través del LEO, cumpliendo con el principio “a la mayor brevedad posible” Se entenderá como una orden registrada de forma inmediata aquella ingresada al sistema de negociación en un tiempo no mayor a 5 minutos a partir del momento de su recepción.

3. El operador con acceso directo solo podrá registrar en el sistema de negociación las órdenes que él mismo haya recibido por parte de los inversionistas a través de los medios verificables autorizados por Ultraserfinco. No está permitido que un operador con acceso directo registre órdenes recibidas previamente por otro operador con o sin acceso directo. Lo anterior se define con el objetivo de respetar los principios de prelación y trazabilidad de las órdenes.

5. Medios De Notificación A Clientes 5.1 Órdenes ejecutadas

Las órdenes calzadas en los sistemas de negociación, son liquidadas y facturadas por Ultraserfinco; proceso en el cual se informa a los clientes de estas operaciones máximas 3 días después de la fecha de la operación a través de los siguientes medios de notificación:

• Físico: Este medio permite a los clientes recibir la información de sus operaciones por medio físico (papeletas de bolsa), esta información es enviada a una dirección autorizada por el cliente al momento de su


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vinculación a Ultraserfinco (dirección de correspondencia de su cuenta).

• Correo electrónico: Este medio permite a los clientes recibir la información de sus operaciones por medio electrónico (papeleta virtual); esta información es enviada a una dirección de correo electrónico autorizada por el cliente al momento de su vinculación a Ultraserfinco. Para acceder a este servicio el cliente debe suscribirlo a través de Ultraserfinco virtual o en el formulario de vinculación notificar que prefiere recibir esta información vía correo electrónico y no físico.

• Ultraserfinco VIRTUAL:

Por este medio los clientes solicitarán una clave personal que les dará acceso, a través de la página web de Ultraserfinco, al portal Ultraserfinco VIRTUAL, por el cual podrán acceder al servicio de información de todas sus operaciones visualizando en línea las imágenes de cada una de sus liquidaciones de bolsa (papeletea virtual). El cliente podrá seleccionar la opción de no envió de liquidaciones de bolsa (papeleta) física.

La información enviada a los clientes de sus operaciones incluirá como mínimo:

1. Si se ejecutó en el sistema de negociación o en el mercado mostrador.

2. Tipo de operación. 3. Si la operación fue cruzada contra otro cliente del miembro, o

ejecutada contra la cuenta propia. 4. Valor de la comisión. 5. Precio o tasa efectiva a la que se ejecutó la orden. 6. Número consecutivo con el que se identificó la orden en el (los)

LEO. 7. Cualquier otra información que deba darse de conformidad con la

normatividad aplicable.

5.2. Órdenes no ejecutadas

La notificación de las órdenes no ejecutadas en los sistemas de negociación estarán a cargo de los gestores de inversión especialistas, los gestores de inversión y los asistentes comerciales, quienes enviarán a los clientes a través de un medio verificable la información de las órdenes no ejecutadas; para lo


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cual los gestores de inversión especialistas identificarán en los sistemas de negociación, las órdenes que no fueron ejecutadas; y en el caso de los gestores de inversión y los asistentes comerciales, deberán consultar en el sistema electrónico de órdenes (LEO) o en los sistemas internos de Ultraserfinco, las órdenes que no fueron ejecutadas en los sistemas de negociación, para su posterior información a los clientes.

6. Control Interno LEO(Auditoría)

La Unidad de Riesgos Operacionales realizará los siguientes controles al

cumplimiento de lo establecido en los manuales de LEO de la compañía:

6.1. Información a clientes y políticas para el procesamiento de órdenes Riesgos Operacionales mantendrá que el manual de LEO se encuentre

actualizado y publicado en la página web, así mismo auditoría interna por lo

menos una vez al año verificará la publicación del manual en la página Web y

que se encuentre actualizado.

Periódicamente el área de auditoría revisa de manera aleatoria la

existencia y contenido de las órdenes impartidas para operaciones

realizadas por los clientes auditando:

1. Existencia de registro de la orden del cliente para la operación

realizada.

2. Cumplimiento del contenido mínimo de la orden establecida por

el LEO (libreto).

El propósito de esta revisión es validar que la información registrada en

el LEO es consistente con la que consta en el medio verificable, y se

cumple con los principios del LEO.

Riesgos operacionales verificará que se mantenga actualizado un listado con los nombres de:

1. Operadores con acceso directo.

2. Operadores sin acceso directo. 3. Personas naturales vinculadas autorizadas para recibir órdenes.

Se validará que cuentan con la certificación correspondiente a las operaciones que

realizan y que se cumplan las políticas de información hacia los clientes del retiro e

ingreso de funcionarios que reciben órdenes.

Aspectos claves a considerar:


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• Se entiende que no existe orden si no fue impartida a través de medio verificable.

• Ultraserfinco no puede recibir órdenes, ni modificaciones o cancelaciones de órdenes, sin que quede registro de la misma en un medio verificable.

• Cada Gestor de Inversiones debe verificar que el cliente cuenta con los recursos suficientes para cumplir la orden impartida.

• Las personas naturales vinculadas deben informar a los clientes que no pueden recibir órdenes verbales salvo que se impartan por una línea telefónica grabada.

• Personas naturales vinculadas no pueden procesar una orden que no cumpla con el contenido mínimo.

• Ultraserfinco deberá establecer y dar a conocer a los clientes los costos

asociados con el uso de cada canal.

6.2. Auditoria ordenantes

Se tiene un control automático desde el sistema de administración de clientes (SAC),

para garantizar el cumplimiento de la norma, además se hacen monitoreos

periódicos por parte de riesgos Operacionales con el fin de verificar que una misma

persona no figure como ordenante en más de 5 clientes, excepto en los casos de

partes relacionadas por grupos familiares

6.3. Control de valores y recursos de clientes: A continuación se describen los mecanismos y procesos implementados por

Ultraserfinco para verificar los valores y recursos con los que cuenta el cliente para

cumplir la orden impartida:

Control de valores

• El sistema electrónico de órdenes (Administrador LEO), tiene la capacidad de consultar los valores que posee el cliente; de esta forma al momento de diligenciar e ingresar la orden en LEO, el sistema en el caso del producto acciones informará al Gestor de Inversiones si el cliente cuenta con los valores; de no ser así el sistema generará una alerta al usuario para que revise si la orden está correcta y autorice sin embargo el registro de la misma en LEO; en el caso del producto renta fija, el sistema permitirá seleccionar en la orden los títulos que el cliente posee en los depósitos, asegurando que no se generen órdenes de clientes que no poseen los valores.

• Cumplimiento preventivo: Permite validar en fechas previas al cumplimiento de la operación ejecutada en el mercado, que el cliente cuente con los valores


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con los cuales debe cumplir la operación; si el cliente no posee los valores, el sistema arroja una alerta que debe ser informada al Gestor de Inversiones del respectivo cliente.

• Controles de Administración valores: El proceso de administración valores refleja diariamente en el sistema interno de Ultraserfinco los movimientos de títulos valores en cada depósito de valores por cada cliente. En este proceso se actualizan los portafolios de los clientes y se mantienen al día (t+1 a la fecha de cumplimiento). Así mismo este proceso ejecuta un arqueo diario, que garantiza que los movimientos realizados en el depósito sean producto de operaciones en un sistema de negociación y/o registro, y que los títulos que tiene cada cliente en su portafolio del sistema interno, sean los mismos que figuran en cada depósito.

Control de Recursos

• Para validar que el cliente cuenta con los recursos suficientes para cumplir la orden de compra impartida, Ultraserfinco cuenta con un sistema llamado Cartera Web al cual tiene acceso toda el área comercial donde solo el Gestor de Inversiones consulta los saldos de los clientes asignados, en éste aparecen los recursos disponibles en cartera por cada cliente. Adicionalmente, Ultraserfinco cuenta con políticas y un seguimiento de parte de operación monetaria de los saldos en cartera para identificar oportunamente casos que se hayan podido presentar de financiación de clientes con recursos propios para que sean cubiertos de manera inmediata.

Periódicamente Auditoría Interna hace un seguimiento a los saldos en cartera, y para las operaciones que hayan generado una financiación se tiene una política de pérdida de la comisión por parte del comercial y el compromiso de cubrir en el menor tiempo posible el saldo presentado

Otros Controles:

• Se cuenta con diversos controles automáticos en nuestros sistemas electrónicos de órdenes. En acciones se cuenta con los siguientes:

- Para la negociación de acciones de emisores que se

encuentran en LEY 550, se tiene un control el cual consiste en restringir la orden si el cliente no tiene firmada una carta en donde reconoce el riesgo asociado a la inversión.

- Se cuenta con un control de comisiones máximas, el cual consiste en desviar la orden para autorización de un supervisor, si la comisión cobrada excede los límites establecidos por ULTRASERFINCO.


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- Si el inversionista final que imparte la orden está bloqueado por nuestra área SARLAFT por alguna causal determinada, no permite continuar con la negociación.

- ULTRASERFINCO cuenta con unas políticas internas que establecen límites al monto de la negociación, por orden y según el tipo de cliente. Si una orden ingresada al LEO no cumple con estas políticas, la orden será desviada para aprobación de un supervisor.

• En Renta Fija se cuenta con los siguientes controles automáticos:

- Si el valor a negociar es de un emisor no autorizado por política interna de la compañía, el sistema no permite que la orden continúe.

- Si la orden tiene una tasa de intereses de negociación que no está acorde a los limites mínimo y máximo establecidos por ULTRASERFINCO, permite continuar con el negocio, pero advierte al operador y envía notificación al área de riesgo con el fin de hacer seguimiento y auditoria especial al negocio.

- Se cuenta con un control de comisiones máximas, el cual consiste en restringir la orden, si la comisión cobrada excede los límites establecidos por ULTRASERFINCO.

- Si el inversionista final que imparte la orden está bloqueado por nuestra área SARLAFT por alguna causal determinada, no permite continuar con la negociación.

- ULTRASERFINCO cuenta con unas políticas internas que establecen límites al monto de la negociación, por orden y según el tipo de cliente. Si una orden ingresada al LEO no cumple con estas políticas, la orden se restringirá.

7 Control y publicación de funcionarios aprobados y registrados ante AMV y BVC

Los funcionarios de Ultraserfinco que de acuerdo a sus funciones requieran ser aprobados y registrados ante AMV y BVC para efectuar operaciones en el mercado de capitales y recibir órdenes de clientes, deberán realizar los siguientes procedimientos:

7.1. Registro de funcionarios ante la bolsa de valores de Colombia

Ante la Bolsa de Valores de Colombia los funcionarios de Ultraserfinco se encuentran registrados como operadores o como digitadores. Los operadores son los funcionarios que obrando en nombre y representación de Ultraserfinco tienen asignada una clave de operador, confidencial, individual e


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intransferible, a través de la cual pueden acceder a las diferentes funcionalidades del sistema, incluidas las sesiones de negociación y /o registro, que se encuentren certificados. Los digitadores son los funcionarios que por asignación de Ultraserfinco accedan a cualquier sistema de negociación y/o registro, circunscribiendo su actividad exclusivamente a ingresar ofertas, demandas y posturas siguiendo instrucciones de operadores debidamente certificados y sin discrecionalidad para tomar decisiones diferentes a aquellas relacionadas con la operación misma del Sistema, que no tienen ningún tipo de contactos con clientes de Ultraserfinco y que se encuentren certificados.

Los requisitos que se siguen para la inscripción de funcionarios ante la Bolsa de Valores son los siguientes:

1. El funcionario debe certificarse ante AMV.

2. El funcionario debe ser registrado en el Registro Nacional de Profesionales

del Mercado de Valores (RNPMV).

3. Se envía carta en la que el representante legal de Ultraserfinco solicita la inscripción y manifiesta que a juicio de la entidad el aspirante posee las condiciones morales y profesionales necesarias para desempeñar las funciones establecidas para las que se encuentra postulado.

4. Se envía copia del aplicativo de AMV Y RNPMV a la Bolsa de Valores.

4. Adicionalmente en caso de que el funcionario tenga la calidad de representante legal de Ultraserfinco, deberá presentarse ante la Bolsa de Valores de Colombia copia del acto de posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia o ante la entidad que haga sus veces.

7.2 Certificado y registro de funcionarios ante AMV

Ante la AMV los funcionarios de Ultraserfinco se encuentran certificados como directivos, gestores de inversiones, operadores y digitadores. Para obtener la certificación de cada uno de los funcionarios, Ultraserfinco realiza el siguiente procedimiento: 1. Ingresa información del funcionario al Sistema de Información de AMV – SIAMV. 2. Una vez se ingresan los datos del aspirante, y se responde a las preguntas formuladas, se preinscriben en el sistema SIAMV los exámenes que se requieran para la certificación.


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3. Al elegir los exámenes que sea necesarios y/o el componente de verificación de antecedentes el aplicativo factura los conceptos elegidos y brinda la opción de realizar el pago. 4. Ultraserfinco aporta la siguiente documentación para obtener la certificación:

• Formato de inscripción en el Sistema de Información de AMV – SIAMV.

• Fotocopia del documento de identidad. En caso de ser extranjero, fotocopia de la cédula de extranjería o pasaporte.

• Carta de presentación de Ultraserfinco.

• Fotocopia de certificado judicial y de policía vigente expedido por el

Departamento Administrativo de Seguridad (DAS).

• Formato de manifestaciones o autorizaciones a AMV.

• Comprobante de pago (verificación de antecedentes y/o examen (s).

7.3. Información a clientes del listado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV

Ultraserfinco tendrá a disposición de los clientes a través de su página web, el listado de funcionarios registrados y aprobados por la BVC y AMV para efectuar operaciones en el mercado de capitales y recibir órdenes de clientes; la información disponible es la siguiente:

1. Listado de todos los funcionarios de Ultraserfinco registrados por la BVC y AMV con la siguiente información: • Nombres y apellidos. • Cedula. • Certificación ante AMV.

7.4. Actualización e información a clientes del listado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV

Gerencia de gestión humana: Con la aprobación del área jurídica se encargará de informar al interior de la compañía sobre el ingreso o retiro de funcionarios, para que cada una de las aéreas encargadas ejecute los procesos respectivos de información a clientes. Mercadeo: Cuando un Gestor de Inversiones no continúe siendo funcionario de Ultraserfinco, enviará un comunicado a cada uno de los clientes por


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éste gerenciados, informándoles el retiro del funcionario y qué nuevo funcionario les será asignado. Mercadeo: Solicitar al área de tecnología actualizar la lista publicada en

Ultraserfinco.com, con el retiro e ingreso de funcionarios.

Los hallazgos de los monitoreos realizados se comunicarán a los líderes regionales y los funcionarios respectivos y en casos de incumplimientos se tomarán las medidas de acuerdo a lo establecido en el anexo 12 o el código de conducta.

8. Plan De Continuidad

A continuación se describe el plan de continuidad a implementar por parte de Ultraserfinco ante fallas o desconexiones en alguna de las etapas para el procesamiento de las órdenes; igualmente se describe el plan de contingencia a implementar por parte de Ultraserfinco ante demoras o fallas en la activación del plan de continuidad.

Cierre de orden con el cliente:

Ultraserfinco cuenta con dispositivos electrónicos que le permiten un esquema redundante que soporta los medios verificables que utiliza la firma para el cierre de los negocios.

Para cada medio verificable se tiene:

• Teléfono: Redundancia de la planta telefónica en las dos principales sedes de la entidad (Medellín-san Fernando y Bogotá) contando con dos PBX independientes en cada una de ellas. Las demás sucursales y quien no logre comunicarse ni al PBX principal ni al PBX alternativo, lo podrá hacer a la línea de servicio al cliente de Ultraserfinco

• Correo electrónico: Este es un medio de comunicación asincrónico; por lo cual solo se considerará recibida la orden una vez el receptor de la orden confirme y acepte la recepción de la misma.

Ultraserfinco cuenta con un centro de cómputo alterno, en el cual se tiene un servidor de correo electrónico externo, el cual permite ante caída del servidor principal, seguir recibiendo o enviando los correos electrónicos a los clientes con la misma seguridad.

En caso que el correo electrónico definitivamente no esté disponible, los clientes podrán contar con los demás medios verificables como teléfono o mensajería instantánea.


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• Mensajería instantánea: Este es un medio de comunicación asincrónico; por lo cual solo se considerará recibida la orden una vez el receptor de la orden confirme y acepte la recepción de la misma.

En caso que la mensajería instantánea definitivamente no esté disponible los clientes podrán contar con los demás medios verificables como teléfono o correo electrónico.

En caso que ninguno de los tres medios verificables anteriores no funcionen, se podrá ejecutar el proceso de cierre de negocio de la siguiente forma:

Orden física enviada por FAX; Ultraserfinco cuenta en cada una de sus sucursales con líneas de FAX independientes a la planta telefónica; el cliente confirmará las condiciones de negociación a través de un documento firmado (Formato único de orden o carta del cliente), dicho documento debe contener los datos mínimos requeridos de la orden según los datos solicitados en el libreto de cierre de negocio del respectivo producto. La fecha y hora de recepción de la orden será considerada la que marque el FAX. Para guía y facilidad del cliente, este podrá descargar el formato único de orden desde la sucursal virtual Ultraserfinco.com.

• Orden física presencial: El cliente en presencia del Gestor de Inversiones, analista técnico o del asistente comercial debidamente certificado ante AMV, podrá diligenciar un documento firmado (Formato único de orden), el cual debe contener los datos mínimos requeridos de la orden según los datos solicitados en el libreto de cierre de negocio del respectivo producto. La fecha y hora de recepción de la orden corresponderá a los datos diligenciados por el cliente en el formato único de orden. Para asegurar la inalterabilidad de la orden el cliente deberá en todo momento anular los espacios en blanco del formato.

A sí mismo, para velar por un adecuado cumplimiento del proceso, semanalmente se verificará qué órdenes registradas en LEO, utilizaron como medio verificable para el cierre del negocio una orden física diligenciada por el cliente (enviada por FAX o presencial utilizando el formato único de orden o carta del cliente), luego se exigirá a los gestores de inversión estas órdenes físicas para proceder a validarlas y enviarlas al archivo.

Registro en sistema electrónico de órdenes (LEO):

Ultraserfinco como plan de continuidad contará a partir del 1 de julio con un centro de cómputo alterno, el cual estará ubicado en una sucursal diferente al centro de cómputo principal; este permitirá tener una infraestructura tecnológica redundante con servidores espejos, los cuales serán activados ante eventuales caídas del centro de cómputo principal


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1. Recepción de casos: El personal de Ultraserfinco reportará los casos relacionados con fallas en el sistema electrónico de órdenes (LEO) al coordinador de operaciones y coordinador de SIT para su análisis.

2. Validación: El coordinador de operación y coordinador de SIT analizarán los

casos de fallas del sistema electrónico de órdenes para validar la necesidad

de activar el plan de continuidad.

3. Autorización de activación: Coordinador de operaciones y SIT luego de analizar los casos y de encontrar necesario activar el plan de continuidad, procederán a activar el sistema electrónico de órdenes desde el centro de cómputo alterno.

4. Pasos para validar continuidad:

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Verificar que la activación del plan de continuidad (activación del sistema electrónico de órdenes desde el centro de cómputo alterno) sea posible de activar según las fallas o daños encontrados; de no ser posible la activación del plan de continuidad en el corto plazo, solicitar activación del plan de contingencia

COORDINADOR SIT

2

Informar a los gestores de inversión, asistentes comerciales y operadores bursátiles la activación del plan de continuidad y el tiempo de activación; informándoles que no podrán ingresar órdenes hasta que se active y valide la información del sistema electrónico de órdenes desde el centro de cómputo alterno.

COORDINADOR DE OPERACIONES

3

Solicitar a tecnología el reporte de las órdenes del sistema electrónico de órdenes que fueron ingresadas durante el día de las fallas (diariamente las órdenes ingresadas en LEO son almacenadas en los servidores de cada sucursal como prevención y para validación del plan de continuidad o contingencia ante daños en las bases de datos del sistema electrónico de órdenes).


4

Una vez activado el sistema electrónico de órdenes desde el centro de cómputo alterno se procederá a validar la información contenida en este, identificando que órdenes no se encuentran registradas o poseen un estado diferente según el reporte de órdenes ingresadas a LEO durante el día. Las inconsistencias encontradas se procederán a corregir según el estado de la orden mostrado en el reporte, para lo cual se consultará con el Gestor de Inversiones que registro la orden o el operador bursátil que la atendió para proceder con la corrección.

COORDINADOR DE OPERACIONES Y OPERADORES BURSATILES

5

Una vez se valide el contenido del LEO activado desde el centro de computo alterno, se procederá a informar a los gestores de inversión, asistentes comerciales y operadores bursátiles continuar con el proceso de registro y transmisión de órdenes normalmente


Plan de contingencia:

En el caso que la activación del plan de continuidad no sea posible en el corto plazo según las fallas o daños encontrados, Ultraserfinco cuenta con el siguiente plan de


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contingencia para procesar las órdenes impartidas por los clientes ante fallas en el sistema electrónico de órdenes.

Pasos:

1. Solicitar a tecnología generar reporte de la base de datos que contenga las órdenes del sistema electrónico de órdenes que estén pendientes por transmitir al mercado, en dado caso que dicho reporte se vea afectado, se debe solicitar a tecnología que genere desde cada servidor de sucursal el listado de órdenes registradas en LEO durante el día; para ello en cada servidor de sucursal se guardará de manera alternativa cada orden ingresada en el LEO.

2. Entregar listado de órdenes pendientes por transmitir al sistema de negociación al respectivo operador bursátil, para que este realice una validación entre lo pendiente por transmitir del LEO y lo efectivamente transmitido al sistema de negociación hasta el momento de la interrupción del proceso.

3. Lanzar al mercado las órdenes pendientes que se identificaron en el paso anterior.

4. Informar a las áreas comerciales que se operará bajo modalidad de contingencia, esto implica que las sucursales que no cuentan con un operador bursátil, deberán generar las órdenes en un formato electrónico en el cual deben ingresar los datos exigidos por el formato único de órdenes, luego estas órdenes deben ser enviadas por correo electrónico al operador bursátil respectivo, quien respetará la prelación para la transmisión al sistema de negociación o registro de estas órdenes según la hora mostrada en el correo electrónico; en el caso de no contar con un formato electrónico, deberán utilizar la orden física (formato único de orden) y enviarla vía fax al operador bursátil respectivo, quien respetará la prelación de la orden según la hora que muestre el fax.

En las sucursales que cuentan con operadores bursátiles que atienden LEO, los gestores de inversión deben diligenciar la orden física (formato único de orden) y entregar estas órdenes al operador bursátil, quien debe anotar la hora de recepción de cada una de las órdenes. Los operadores bursátiles procederán a transmitir todas las órdenes recibidas de las diferentes sucursales respetando su prelación según la hora en que recibieron las órdenes.

5. Los operadores bursátiles recopilarán todas las órdenes por correo electrónico y serán guardadas en archivos electrónicos con back up, y en el caso de las órdenes físicas (o enviadas por fax) deben recopilarlas y guardarlas en el archivo.

Transmisión de órdenes a los sistemas de negociación:

Los canales de comunicación desde Ultraserfinco hacia la BVC son independientes desde cada sucursal,


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así mismo cada uno de ellos cuenta con un canal Back-up redundante, que en caso de caída del principal es activado.

• Proceso de activación del plan de continuidad: 1. Recepción de casos: Operadores con pantalla informarán los casos

relacionados con fallas en los canales de comunicación hacia la BVC.

2. Validación: El coordinador de operación y coordinador de SIT analizarán los

casos para validar la necesidad de activar el plan de continuidad.

3. Autorización de activación: Coordinador de operaciones y SIT luego de analizar los casos y de encontrar necesario activar el plan de continuidad, procederán a activar el sistema de comunicación alterno hacia la BVC.

4. Pasos para validar continuidad:

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Identificar la sucursal y los equipos que están presentando fallas en el canal de comunicación principal hacia la BVC

COORDINADOR SIT

2

Una vez se identifique la sucursal con fallas y los equipos afectados; se procederá con la activación del canal de comunicación alternativo de la respectiva sucursal hacia la BVC.

COORDINADOR SIT

3

Una vez restablecida la conexión con los sistemas de negociación de la BVC (a través del canal de comunicación alternativo), se comunicará a los operadores con pantalla el restablecimiento de la conexión para continuar con el proceso de transmisión de órdenes a los sistemas de negociación y registro.


4

Si el canal de comunicación principal y alterno de la sucursal afectada presentan fallas, se procederá con la reasignación del sistema electrónico de órdenes hacia los operadores de otra sucursal. (Ultraserfinco dispondrá de personal certificado en todas las sucursales como digitadores y operadores, para la atención de los sistemas electrónicos de órdenes).

COORDINADOR SIT

5

Se informará a los digitadores y operadores de la sucursal a la cual será reasignado el sistema electrónico de órdenes, que deben continuar con la transmisión de órdenes a los sistemas de negociación de la BVC.


6

En el caso extremo en el cual todos los canales de comunicación principales y alternativos de todas las sucursales presenten fallas y no permitan tener conexión con los sistemas de negociación de la BVC, se procederá con la activación del plan de contingencia.



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Plan de contingencia:

En el caso que la activación del plan de continuidad no sea posible en el corto plazo según las fallas o daños encontrados, Ultraserfinco cuenta con el siguiente plan de contingencia para transmitir las órdenes impartidas por los clientes a los sistemas de negociación.

1. Se transmitirán las órdenes a los sistemas de negociación a través de una firma comisionista aliada. Para lo cual los operadores y digitadores impartirán las órdenes a la firma comisionista aliada en el orden en el cual se encuentran las órdenes en el sistema electrónico de órdenes.

2. Se trasladarán a los operadores bursátiles que se encuentran en la sucursal de Bogotá, hacia la sede principal de la BVC, con el fin de transmitir las órdenes de los clientes a los sistemas de negociación de la BVC; para esto, utilizarán un dispositivo electrónico con conexión a red a través del cual recibirán las órdenes ingresadas en el LEO y procederán con el ingreso a la mayor brevedad posible y respetando su prelación a los sistemas de negociación de la BVC.

9. Divulgación y Publicidad Del Manual

ULTRASERFINCO implementará como mecanismo de divulgación y publicidad

del Manual de LEO lo siguiente:

Al interior de la compañía:

• Correos con boletines informativos que explican la importancia de LEO, su significado, su impacto y una invitación a ver el Manual.

• Capacitaciones a nivel nacional, presentando los nuevos sistemas electrónicos de órdenes, exponiendo los cambios en los procesos por la implementación de LEO y un resumen de los aspectos más importantes del Manual.

• Para el área comercial se dispondrán de elementos didácticos, con la información de los libretos a seguir para cierre de negocio.

• Se colgó el manual en nuestra INTRANET para consulta de cualquier empleado y del área comercial en especial.

Al exterior de la compañía:

• Publicidad en la página WEB por medio de BANNER.

• Se colgó el manual en nuestra página WEB para consulta de cualquier inversionista y del público en general.


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10. Nota Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía.

Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015.

11. Anexos

• Anexo 1 • Anexo 12

manual libro electrÓnico de - ultraserfinco...manual del libroelectrÓnico de Órdenes (leo)...

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