MANUAL GUIA DE FERIAS

VENEZUELA, 2002

Direccin General de INCE Turismo

Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite

Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo

Lic. Ada Rizzo Rizzo

Asesora TcnicaLic. Encarnacin BarretoEspecialistas en Contenido

Jos Francisco Soto

Instructor Gerencia Regional Zulia

Colaboradores en la Validacin

Elzem Ojeda

Instructor Colaborador

INCE TURISMO

Myriam Talavera

Grupo Orevenca

Bertha Garca

AVOCA

Analista Integral

Luz Cova

Analista Productor de Medios

Jos Gerardo Len Plaza

TranscriptoraIsabel Lpez

Coordinacin GeneralGerencia General de Formacin Profesional

Coordinacin Tcnica Estructural

Divisin de Recursos para el Aprendizaje

Gerencia de Tecnologa Educativa

Primera Edicin ao 2002

Copyright INCE

CONTENIDO

Pg.Que es INCE TURISMO?

Presentacin

Introduccin

Objetivo

UNIDAD I Generalidades del Gua de Ferias

Evolucin Histrica

9 Ferias

10 Turismo

14 Gua de Ferias

15 tica

18UNIDAD II Plan de Operaciones Feriales

Comit Organizador

21 Fases

23 Plano

24 Programa Ferial

26UNIDAD III Recursos Operacionales

Recursos Operacionales

33UNIDAD IV Ejecutar Plan Operativo Ferial

Fase Operativa de la Feria

40 Fase Operativa de la Post Feria

41 Tcnicas de Redaccin de Informe

42 Encuesta

44BIBLIOGRAFA

49

QU ES EL INCE TURISMO?

El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin, adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976.

QU HACEMOS?

El INCE TURISMO desarrolla programas de formacin, capacitacin, adiestramiento y especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesional al servicio de la Hotelera y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIN

Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la educacin recibida en el sistema formal.

Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas vinculadas a la Hotelera y al Turismo.

Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al mercado laboral

PRESENTACIN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeo.

INTRODUCCIN

El Manual de Instruccin Gua de Ferias tiene como finalidad orientar a los participantes del curso en la guiatura dentro del complejo ferial, el cual contempla las fases de la pre-feria, feria y post feria.

Dentro del desarrollo global de la actividad turstica, las ferias como herramientas de intercambio comercial y desarrollo cultural, ha experimentado un crecimiento inusitado en las ltimas dcadas, por ello es cada vez ms frecuente encontrar sitios de destinos dedicados casi exclusivamente al desarrollo de eventos feriales, convirtindose as en zonas receptoras de un turismo especializado, con un alto nivel de consumo y con una enorme generacin de empleos.

En ese orden de ideas, el Gua de Ferias tiene un rol importantsimo para el desarrollo de la actividad, ya que, adems de su evidente papel en el aspecto operativo, realiza actividades previas al inicio de la feria y se desempea como auxiliar en las tareas de planificacin y mercadeo. Por esto, el adiestramiento del participante va ms all de las funciones operativas , para garantizar un recurso humano con un alto nivel de formacin.

El Manual Gua de Ferias consta de cuatro unidades desarrolladas de forma coherente y lgica; de manera tal que el participante cuenta con el apoyo terico necesario para el desarrollo del curso, el cual tiene una duracin de 80 Horas.

OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para la ejecucin de las fases operativas de las ferias, con criterio de calidad y excelencia, siguiendo los procedimientos establecidos y las normas de seguridad.

UNIDAD I

GENERALIDADES DEL GUA DE FERIAS

EVOLUCIN HISTRICA

Resulta complicado definir con exactitud el origen de las ferias, ya que para la edad media, muchas ciudades de Europa combinaban algunas fechas seculares con reuniones de tipo comercial, donde se compraban y vendan mercancas variadas. Inclusive, muchas de estas fiestas religiosas tienen races ms profundas del paganismo latino, ya para comienzos del siglo XIII, se celebraban unas ferias comerciales tras la noche de San Juan, entre el 23 y el 24 de junio, coincidiendo con el comienzo del verano; a San Juan le segua San Pedro y luego Santiago, el 25 de Julio, un mes despus, por lo que se puede hablar de la gnesis de una Temporada de Ferias Comerciales y Fiestas religiosas a lo largo de todo un mes, en la edad media Europea.

Inicialmente, servan estas ferias comerciales como una concurrencia de mercaderes, aldeanos, ganaderos y visitantes de todo tipo, que en algn momento se convirtieron en pretexto para fiestas y corridas de toros, a partir del siglo XVI.

En el mismo orden de ideas, se celebraba tambin en Pamplona, para el 10 de Octubre (Hacia final de verano), una feria de siete das, desde el ao 1324, por privilegio del Rey Carlos I de Navarra, convirtindose para 1381 en Feria Franca, por privilegio de Carlos II de Navarra, es as como estas dos Ferias y Fiestas se unificaron para aprovechar el mejor clima, el sptimo da del sptimo mes (7 de Julio); de esta manera el Ayuntamiento de la poca, celebr con gran ceremonia el 7 de Julio de 1591.

Ya para comienzos del siglo XX, en 1945, al final de la Segunda Guerra Mundial y la consecuente prosperidad que trajo la post-guerra (principalmente en los Estados Unidos), tuvo como consecuencia una masificacin del turismo interno (dentro de un pas) y luego del externo (fuera del pas), debido a la aparicin y crecimiento de las rutas reas comerciales, como al transporte areo de pasajeros, lo que conllev a la Internalizacin de las Ferias, fundndose de sta manera los Palacios de Congresos, que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales que ms tarde se unieron en la Federatin Europene Des Villes Des Congrs (Federacin Europea de Sitios de Congresos).

FERIAS

Se puede definir una feria como un evento pblico para la muestra de bienes y/o servicios, donde se desarrollan actividades relativas a la promocin, mercadeo, tnicas de ventas, relaciones pblicas y publicidad que en ocasiones puede coincidir con una fecha histrica, religiosa o tradicional. Es importante resaltar que el concepto de feria tiene tambin una acepcin desde el punto de vista folklrico y tradicional, ya que para los efectos de la actividad comercial es precisamente el ms resaltante.

Diferencias entre Ferias y Exposicin

En la feria se vende y se entrega el bien adquirido; predomina la comercializacin total de productos o servicios; en la exposicin slo se exhibe y promociona, pero no se realiza en el momento el proceso de venta, independientemente de la magnitud de la muestra.

Las Ferias son comerciales mientras que las exposiciones no slo son Institucionales, sino que son de una envergadura superior ya que en ellas se exhiben pases, ciudades y grandes empresas institucionales.

Clasificacin de la Feria

Las ferias se pueden clasificar de la siguiente manera:

SEGN SU ALCANCE O COBERTURA

- Nacionales

- Internacionales

SEGN TIPO DE ACTIVIDAD

- Comerciales

- Artesanales

SEGN EL PBLICO OBJETIVO

- Productores

- Distribuidores

- Consumidores Finales

Nacionales

Son las que permiten impulsar el desarrollo de las regiones de un pas, favoreciendo el intercambio comercial, econmico y cultural de los expositores y participantes.

Estas ferias a su vez se subdividen en locales y regionales.

Locales:

Es cuando se realizan en un Municipio de la regin, de all su denominacin, ejemplos de ellas: Feria Ganadera del Municipio Machiques de Perij - Estado Zulia, Feria Agropecuaria del Municipio Mauroa-Estado Falcn, entre otras.

Regionales:

Se suscriben a expositores de un mismo pas o regin, ejemplo de ellas: Feria de la Divina Pastora-Estado Lara, Feria de San Sebastin Estado Tchira, Feria de La Chinita Estado Zulia.

Internacionales

Son grandes eventos de exhibicin que se llevan a cabo para facilitar encuentros de negocios de expositores o empresas de distintos pases, ejemplo: Bolsa Turstica del Caribe, Feria Internacional de Turismo de Amrica Latina, Vitrina Turstica, Feria Internacional del Sol, Estado Mrida.

Comerciales

Las ferias comerciales y las exhibiciones industriales han adquirido una singular importancia en los pases desarrollados, constituyendo un valioso instrumento para la promocin de las exportaciones.

La participacin en las ferias comerciales puede apoyar el xito de la empresa, desde un punto de vista comercial y tecnolgico.

Cuando el producto o servicio cuenta con una o varias fuerzas competitivas, las ferias comerciales son un excelente instrumento para abrir nuevos mercados, al ofrecer concentracin y transparencia de mercados selectos, presentando la mercanca en forma atractiva para todos los sentidos.

Artesanales

Su objetivo principal est en dedicar un espacio fsico organizado que permita a los artesanos (talladores, tejedores, carpinteros, etc.), la muestra y comercializacin de sus productos, este tipo de feria funciona de forma temporal o permanente y generalmente son de carcter local, como por ejemplo: La Plaza de los Artesanos en Puerto Ayacucho Estado Amazonas y la Casa de los Artesanos en Maracaibo, Estado Zulia.

Es importante sealar que el Gua no participa en este tipo de Feria, ya que no posee las caractersticas propias del evento ferial organizado.

Cabe destacar que en esta clasificacin influye el criterio del organizador, en cuanto al pblico objetivo, vale decir, los grupos a los cuales va principalmente dirigido el evento ferial (Productores, Intermediarios o Consumidores finales).

TURISMO

Segn la Organizacin Mundial del Turismo, ao 1992.

El turismo es una actividad socioeconmica, basada en el desplazamiento de masas de poblacin desde un lugar de origen hacia un sitio de destino turstico, con carcter multidisciplinario y polisectorial.

En los ltimos aos se ha desarrollado un tipo de turismo cuyo campo de accin hemos considerado importante definir. Se trata de el Turismo de evento el cual comprende manifestaciones tan importantes como son los viajes de negocios, incentivos, las ferias y exposiciones comerciales, etc. De manera esquemtica y tomando como referencia la ponencia de la Asociacin Venezolana de Organizadores de Congresos, Exposiciones y afines (AVOCA), podramos resumir su importancia ; basado en el impacto econmico producido en el pas :

Es un turismo que mueve en lo fundamental a clientes de caractersticas particulares, en su mayora lderes de opinin en sus ramas y especialidades especficas, cuya motivacin para viajar es siempre el evento en cuestin, del cual esperan la mayor calidad. En general tiene un alto poder de difusin directa o cara a cara para promover un destino.

Es un turismo muy exigente pero noble en la estructuracin de sus programas de atencin, de mucha profesionalidad y un servicio de excelencia que se corresponda con las caractersticas del tipo de turismo.

Es un turismo que con una misma inversin reporta ingresos per cpita de 4 a 5 veces superiores a los que deja un turista convencional.

Es una modalidad que, adems de la contribucin propia en turista e ingresos a las estadsticas de cualquier pas, incide decisivamente en el desarrollo turstico general, al ser un elemento promocional por excelencia del turismo convencional.

El turismo de evento promueve el destino turstico de cualquier regin o pas, pero para lograrlo de manera eficiente y sostenida es necesario que se cumplan algunas premisas cuya base se soporte en estndares de calidad en todos y cada uno de los componentes tursticos y no tursticos que conjugan esta actividad y que convergen en el organizador profesional de eventos.

Es necesario que en cualquier esquema de desarrollo turstico, el turismo convencional y el turismo de eventos e incentivos no se excluyan mutuamente sino que se integren y se complementen enriqueciendo las campaas promocionales que financian las autoridades tursticas, los gobiernos y el sector privado, segn el caso.

GUA DE FERIAS

Es el recurso humano encargado de la recepcin, atencin y manejo de los asistentes a una feria, sean estos visitantes o expositores ejecutando adems, funciones como auxiliar en la planificacin y mercadeo del evento ferial.

Importancia

El papel del Gua de Ferias adquiere una importancia fundamental, por una serie de razones:

El Gua se convierte en la Imagen de la Feria, ya que acta como punto de contacto entre el cliente y la organizacin, ya que es la persona que aporta la primera impresin y la visin de la organizacin.

El Gua cumple un papel importante en la implementacin de la fase operativa del evento, a travs de la recepcin de visitantes, conduccin de visitas guiadas, centro de informacin y otras que implican atencin directa al pblico.

Al cumplir funciones auxiliares en la planificacin y el mercadeo del evento, pasa a formar parte importante en la configuracin de la imagen corporativa del mismo.

LA PERSONALIDAD

Cuando una persona asiste a un evento ferial, automticamente sus reflejos naturales le conduce a la bsqueda del apoyo humano que le indique cules son los pasos a seguir. Este apoyo humano esta representado por el Gua de Ferias y su personalidad ser determinante en la prestacin del servicio.

Segn Larousse, Personalidad se define como el Conjunto de cualidades que constituyen el supuesto inteligente es decir, todas aquellas caractersticas personales del Gua de Feria que conforman los elementos de su actuacin como prestador de servicios.

CUALIDADES

Facilidad de expresin

Agilidad Mental

Equilibrio Emocional

Proactividad

Carcter amable pero enftico

Discrecin

Vocacin de servicio

tica

Manejo de relaciones interpersonales y de equipo

LA APARIENCIA PERSONAL

El Gua de Ferias es la persona que representa a la organizacin ante el cliente, expositor o visitante; su presencia fsica influye en alto grado en el perfil a determinar como ideal, ya que constituye la imagen externa del evento. Incluso, el anlisis de la competencia, en el desarrollo de eventos, tomar este punto como referencia importante y en ocasiones como nica caracterstica para la eleccin del personal. Por lo tanto, es importante cuidar algunos aspectos, entre los cuales podemos sealar:

Uniforme limpio, completo y sin arrugas, de diseo clsico

Maquillaje mnimo, evitando el uso de colores vivos

Limitar el uso de joyas y accesorios

El uso de perfumes y colonias deber ser suave y agradable

Zapatos confortables, limpios y acordes a la vestimenta

No fumar, comer ni ingerir bebidas pblicamente durante la prestacin del servicio, utilizando para ello los perodos de descanso.

TICA

Es la parte de la filosofa que trata de la moral y de las obligaciones que rigen el comportamiento del hombre en la sociedad. Es el comportamiento efectivo del hombre que lo debe llevar a su perfeccionamiento personal, que se refiere a una decisin interna y libre que no representa una simple aceptacin de lo que otras personas piensan, dicen y hacen.

Valores ticos

Se entiende por valor, en general, todo bien digno de ser buscado, conquistado y desarrollado. Por tanto un valor tico es un valor humano, que es una cualidad digna de aprecio porque lleva al hombre a realizarse en sus dimensiones, es decir, lo lleva a ser persona. Hay valores directamente relacionados con el hombre como individuo. Son por ejemplo la criticidad, libertad, responsabilidad, creatividad y autenticidad, los cuales se defiende a continuacin:

CRITICIDAD

Es la capacidad que tiene la persona de analizarse a si misma, a los dems, las cosas, las circunstancias y las situaciones, viendo lo que tienen de positivo o negativo, hacia dnde van y que se busca con ello.

LIBERTAD

Se considera un valor, el actuar en verdadera libertad, es decir, no dejarse dominar por los instintos o por los vicios; es no permitir que los dems lo traten como un objeto que pueda ser manipulado o esclavizado.

RESPONSABILIDAD

Implica responder antes nosotros mismos, ante nuestra conciencia y ante la sociedad, por nuestros actos y sus consecuencias.

CREATIVIDAD

Es una actitud que permite buscar, encontrar y seguir una lnea de pensamiento, no tomando nada como acabado o garantizado, buscando las causas inmediatas o remotas de las cosas; estableciendo las relaciones obvias en el presente, con una proyeccin al futuro.

La persona creativa es aquella, capaz de abandonar las estructuras adquiridas bajo las cuales habitualmente acta, trabaja y produce con el fin de constituir otras nuevas. Es capaz de correr riesgos.

La mente creativa posee una riqueza de ideas ocurrentes y en pensamiento flexible; es capaz de aprender su entorno tal como se le presenta y al mismo tiempo prever posibles cambios

SOLIDARIDAD

Es el sentimiento que mueve a los hombres a prestarse ayuda mutua, comprendindose y ayudndose con verdadero inters hasta construir unidad entre ellos.

AUTENTICIDAD

Es el modo propio y concreto que cada uno tiene de ejercer y desarrollar sus dimensiones y valores de ser humano.

UNIDAD II

PLAN DE OPERACIONES FERIAL

COMIT ORGANIZADOR

El comit organizador tiene la caracterstica esencial de tratar en grupo una actividad especfica y en este caso, ofrece las siguientes ventajas:

Deliberacin y juicio del grupo

Evitar el autoritarismo

Representacin de grupos interesados

Coordinacin de planes y polticas

Facilidad para transmitir la informacin

Consolidacin y autoridad

Motivacin a travs de la participacin para facilitar la toma de decisiones

Para la elaboracin del plan de operaciones ferial se debe tener en cuenta que el comit organizador debe ejecutar funciones especificas, las cuales se mencionan a continuacin: COORDINADOR GENERAL

Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comits a travs del cual organizar, planear y supervisar todas las actividades para realizar un evento.

FINANZAS

Responsable del aspecto econmico, ya que determina cunto y cmo debe gastarse, debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios:

Costo de productos y servicios

Control de ingresos y egresos

PROGRAMA TCNICO

Son los diferentes programas y actividades que se elaboran para el evento ferial (Expositivo social y rueda de negocios)

LOGSTICA

Inscripciones, recepcin y hospitalidad

Comit de recepcin y hospitalidad

Comit de Registro Comit de Alojamiento Comit de Alimentos y Bebidas Comit de Festejos Comit de Ornato y Rotulacin Comit de Seleccin y Reclutamiento de Personal Comit de Servicios Generales ProveedoresPLANIFICACIN

Podemos definir la planificacin como La escogencia entre las futuras alternativas de cursos de accin, para la empresa en su conjunto y para cada departamento de ella. Los planes comprenden la adopcin de objetivos para la empresa, metas para los diferentes departamentos y las formas de alcanzarlas. Los planes proveen formas racionales de aproximarse a los objetivos previamente seleccionados. Planear es decidir de antemano: qu hacer, cmo hacerlo, cundo y quin deber llevarlo a cabo.

Fases

DEFINICION DE OBJETIVOS

Los objetivos son los resultados que la organizacin espera lograr a travs de la misin, ya que dan la direccin y establecen las prioridades que se aspiran alcanzar, el objetivo de la feria debe estar claramente definido para poder desarrollar el control, la motivacin y la organizacin.

DEFINICIN DE METAS

Se pueden definir como los puntos de referencia o aspiraciones que las organizaciones deben lograr, con el objeto de alcanzar en el futuro los objetivos planteados en el tiempo. Las metas deben formularse en trminos de logros de Gerenciar, Mercadeo, Finanzas, Produccin, Investigacin y Desarrollo.

DEFINICIN DE ESTRATEGIAS

Son las acciones especficas a ejercer en funcin del cumplimiento de las metas establecidas que a su vez dan cumplimiento a los objetivos planteados. Si el objetivo nos da el que del evento y las metas dicen cunto y cundo, la estratgia define el cmo. Todas juntas (objetivos, metas, estrategias) definirn el plan del evento.

Todo sistema de planificacin tiene una secuencia lgica que se inicia con la definicin de los objetivos, pudiendo diferenciar un objetivo general, que ser comn a toda la organizacin y un grupo de objetivos especficos, que irn dirigidos a los departamentos que conforman la estructura organizativa de la empresa. Una vez definidos los objetivos, las metas definirn entonces, la ubicacin en espacio y tiempo de los objetivos.

En una dimensin fsica (los planes de operacin) y financiera de los mismos (el presupuesto) la estrategia aportar operatividad para la consecucin de los objetivos, a travs de las actividades a desarrollar en el plan. Es importante sealar que cada departamento es responsable del cumplimiento de una estrategia para facilitar la asignacin de tareas y la consecuente delegacin de funciones.

Importancia

Como se puede observar, la planificacin es importante para la consecucin del xito del evento. Sin planificacin, sera imposible anticiparse a situaciones inesperadas, cubrir detalles de ltimo momento y alcanzar los objetivos deseados.

PLANO

Es la representacin grfica de una superficie, donde se dar a conocer la distribucin del rea de exposicin, los servicios generales, los accesos y cualquier otra informacin de importancia (rea de restauracin, salidas de emergencia, servicios mdicos, personal de seguridad, entre otros.)

Caractersticas

Debe dar una clara informacin sobre el flujo de visitantes, indicando entradas y salidas

Informa con exactitud la cantidad y ubicacin de los espacios comerciales de la Feria.

Permite dar una idea concreta al expositor de su ubicacin

Importancia

La utilizacin de planos para el Gua de Ferias reviste una importancia fundamental, ya que se convierte en una herramienta indispensable para la ubicacin en su entorno laboral, facilitando informacin general sobre el desarrollo de la feria (ubicacin de stands, servicios sanitarios, restauracin, entre otros) y desplazarse de forma ms eficiente en la instalaciones de la Feria.

SEALIZACIN

Se refiere a una serie de signos y smbolos , de aceptacin general, utilizados en los planos para proveer informacin general sobre los servicios generales de le Feria, entre ellos podemos sealar:

Seales en color rojo: Servicios de emergencia (puntos de extintores y mangueras, salidas de emergencia)

Seales en color verde: Servicios Mdicos y sanitarios (mdulo de atencin mdica, sanitarios etc.)

Seales en color azul: Servicios de informacin (salas de prensa, rea de restauracin, etc.)

Las flechas indican el flujo de circulacin del rea de exposicin, desde la hasta su salida, cada uno de los stands se numera en el mismo sentido que marca el flujo de circulacin.

PROGRAMAS FERIALES

Es la expresin escrita de las actividades que se desarrollan en el marco de la Feria, donde de una forma sencilla y esquemtica se presentan cronolgicamente dichas actividades.

Tipos

EXPOSITIVO

Se refiere exclusivamente a las actividades relacionadas con el rea de exposicin (apertura diaria, horario de visitas guadas, ruedas de negocios, hora de cierre diario, etc.). Su caracterstica principal radica en el hecho de transmitir una gran cantidad de informacin de forma exacta y sencilla a todos los participantes a la feria.

SOCIAL

Son actividades complementarias al evento ferial tales como: Inauguracin, Almuerzos, Conferencias, Actividades culturales, Clausura Protocolar, entre otros.

RUEDAS DE NEGOCIOS

Constituye un elemento importante de la feria ya que las personas que participan en la feria (Expositores, Visitantes) asisten no slo con el inters de observar los productos y servicios que se presenten, sino que vienen en funcin de establecer acuerdos, intercambios y transacciones comerciales entre los expositores y con los visitantes comerciales, principalmente empresarios, distribuidores y representantes comerciales.

En la actualidad los programas expositivo, social y ruedas de negocios estn contemplados en un solo diseo, con la finalidad de hacer ms prctica toda la informacin suministrada.

Procedimiento para Elaborar Programa Ferial Expositivo

Se toma una hoja de papel blanco tamao oficio, y se dobla transversalmente en tres partes iguales; al efectuar este doblez, la hoja quedar dividida en tres cuerpos con dos caras cada uno, donde se colocar la informacin, para efectos del procedimiento, se desarrollar una Feria de tres (3) das.

Las dos caras del papel (anverso y reverso) servirn para distribuir la informacin de la siguiente manera:

ANVERSO

PRIMER CUERPO: Se colocar las actividades correspondientes al primer da de Feria se sugiere distribuir la informacin de forma cronolgica, desde la hora de inicio, hasta la hora de cierre. Aqu debe colocarse la hora establecida para actividades especiales (visitas guiadas para escolares, visitas guiadas para empresas, visitas guiadas para medios de comunicacin, etc.)

SEGUNDO Y TERCER CUERPO Se desarrollarn las actividades correspondientes a los das siguientes

REVERSO

PRIMER CUERPO: Se har una breve descripcin de la Feria, sus objetivos y sus caractersticas mas resaltantes, as como una referencia al sitio de realizacin de la feria y una informacin general de la ciudad.

SEGUNDO CUERPO: Conformar la ltima parte del material una vez plegado, se sugiere colocar la siguiente informacin

Comit Organizador, indicando cargo y nombre

Direccin y Telfono de la Empresa Organizadora

Logotipo y Nombre de Patrocinantes

TERCER CUERPO: Representa la portada donde se colocar la imagen promocional de la Feria, a travs de un diseo sencillo y atractivo y con la informacin general (lugar y fecha de realizacin).

Es importante aclarar que el procedimiento para elaborar el programa social es idntico al Programa expositivo, donde la nica diferencia radica en el carcter de las actividades, como se describi previamente en la definicin de cada uno de ellos.

RUEDAS DE NEGOCIOS

Las ruedas de negocios se desarrollan para discutir acuerdos comerciales entre los expositores y simultneamente con visitantes interesados en intercambios corporativos; para llevarla a cabo el gua de ferias coordina a travs de un cronograma de reuniones, a los expositores y visitantes interesados en participar en ella, esta fase se realiza conjuntamente con la lista de expositores ya elaborada previamente.

A continuacin se especifica un ejemplo del cronograma de reuniones para desarrollar la rueda de negocios:

LAS INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL CRONOGRAMA DE REUNIONES ES EL SIGUIENTE:

STAND: Referido al nmero de Stand segn el plano de distribucin.

EMPRESA: Denominacin Comercial de la Empresa, tal como est registrado en la feria

HORA: Refiere la cronologa de las reuniones

En la columna perteneciente a cada hora, el gua anotar el nombre de la empresa y la persona interesada en reunirse con cada expositor. Para la realizacin de estas reuniones, se procurar habilitar un sitio confortable y adecuado al ambiente que se espera conseguir en una sala de juntas. Asimismo, se sugiere disponer de ayudas secretariales y de facilidades de comunicacin (telfono, fax, acceso a internet, etc.)

PLAN DE OPERACIONES FERIAL

Una vez desarrollados todos los aspectos revisados hasta el momento, es importante hacer la observacin que todos ellos conforman la fase operativa de la pre-feria. Asimismo, el plan de operaciones ser la unificacin de todos estos elementos en una sola unidad, el cual contemplar lo siguiente:

Objetivos de la Feria

Definicin de Metas Operacionales

Definicin de Estrategias

Elaboracin de Programas

El plan de operaciones va a estar conformado por todos los procesos realizados anteriormente.

UNIDAD III

RECURSOS OPERACIONALES

Son todos los elementos que van a servir de herramientas bsicas para la operacin de la feria. Entre ellos tenemos:

FICHA DE INSCRIPCIN

Se utiliza para recopilar la informacin de cualquier cliente potencial, aunque posteriormente no se concrete su participacin en la feria.

IMPORTANCIA

Es de gran importancia ya que se convierte en una herramienta para realizar el seguimiento de clientes potenciales; debe ser breve y concreto.

La informacin debe presentarse de forma sencilla, para evitar que el cliente lo perciba como un cuestionario de largo y difcil seguimiento.

Es el instrumento ms importante porque permite conocer con exactitud todos los datos personales del cliente.

CONTRATO

Es el formato que se utiliza una vez que el cliente ha concretado su participacin en la Feria, a travs de la compra del espacio comercial de su preferencia; en el se ampla la informacin del cliente y se aaden datos de carcter administrativo (como datos sobre el pago, alojamiento requerido). As como cualquier otra informacin que se considere necesaria.

IMPORTANCIA

Es importante porque permite conocer la informacin de carcter administrativo, ya que sta es la Base de la Relacin Comercial que se establece entre el cliente y el organizador

Debe incorporarse cualquier informacin que establezca los servicios includos en el paso de la inscripcin

BOLETIN INFORMATIVO

Es un texto presentado en una hoja volante donde, a travs de una redaccin sencilla y atractiva, se hace una presentacin del evento, del sitio de exposicin y de la ciudad sede. Su utilizacin cobra importancia ya que constituye un relevante elemento promocional, principalmente cuando se trata de ferias que se realizan por primera vez.

IMPORTANCIA

Como elemento promocional, su redaccin debe resaltar las ventajas competitivas de la feria, del sitio del evento y de la ciudad.

Su presentacin debe tener sencillez, elegancia y un diseo atractivo.

Nota

Para brindarle mayor comodidad a los visitantes de la feria, sera apropiado elaborar la ficha de presentacin en una sola hoja volante.

LISTA DE EXPOSITORES

Consiste en una relacin de las empresas o personas que participan en la Feria en calidad de Expositores. Sirve como elemento de informacin general para las personas o Corporaciones interesadas en obtener mayor informacin sobre los productos o servicios prestados durante el evento ferial. Adicionalmente, sirve como una Base de Datos fundamental para el desarrollo de sucesivas ediciones del evento o bien de eventos similares.

IMPORTANCIA

Si bien su presentacin es sencilla, en ocasiones limitada a hojas impresas u hojas volantes, puede mostrarse en forma de catlogo, dependiendo de la capacidad presupuestaria del organizador o de los patrocinantes.

Debe incluir los datos relacionados a la denominacin comercial de la empresa, su domicilio y las posibilidades de comunicacin (telfonos, fax, correos electrnicos, por ejemplo y el producto o servicio).

IDENTIFICADORES O DISTINTIVOS

Es la herramienta que permite identificar de forma efectiva a las personas involucradas en el evento (Expositores, Invitados Especiales etc.) para permitir su acceso a las instalaciones y garantizar un nivel de servicio y seguridad adecuados a las necesidades de la feria.

IMPORTANCIA

Su diseo debe ser sencillo y de fcil visualizacin, evitando recargarlo de colores e imgenes.

El material a utilizar debe combinar flexibilidad, durabilidad y bajo costo.

Ejemplo de lista de Expositores

STANDEMPRESALINEA DE PRODUCTOTIPO DE EMPRESADIRECCION

Las instrucciones para el manejo del formato de la lista de expositores es el siguiente:

STAND: Identifica la ubicacin del Stand con un nmero correlativo de acuerdo al plano de distribucin

EMPRESA: Se refiere a la denominacin comercial de la empresa, tal como est identificada en el Stand

LINEA DE PRODUCTO: Se coloca la orientacin comercial de la empresa, de forma general; por ejemplo, Agro-Industria, Turismo, Lneas Areas, Etc.

TIPO DE EMPRESA: Representa el papel de la empresa en una determinada cadena de comercializacin: Productor, Distribuidor, Representante Comercial.

DIRECCION: Se coloca la direccin y telfonos de ubicacin de la empresa, incluyendo direccin de Internet y correo electrnico.

FICHA DE INSCRIPCIN

Las instrucciones para el llenado de la ficha de inscripcin se describe a continuacin:

DATOS PERSONALES: Se llenarn de acuerdo a l a informacin recabada en la ficha de pre-inscripcin o directamente con el cliente.

DATOS DE LA EMPRESA: Se tomarn los datos ya recopilados en la ficha de pre-inscripcin

ACOMPAANTES: Se refieren a las personas que vienen con el expositor (esposo/a, hijos)

ALOJAMIENTO: Se sealar con una (x) en la casilla que corresponda a la seleccin de alojamiento realizada por el expositor, as como su fecha de entrada y salida.

UNIDAD IV

EJECUTAR PLAN OPERATIVO FERIALLA FERIA

Se trata del estado operativo donde se implementan todos los proceso desarrollados en la Fase de pre-feria. Es el momento real de desarrollo del evento ferial.

Importancia

La importancia de esta fase est en que a travs de ella se cumplen los objetivos, metas y estrategias definidas en la fase de pre-feria; de nada servir elaborar un excelente plan de operaciones feriales, si en la feria no se implementan todas y cada una de las actividades previstas.

Supervisin

Est relacionada con el seguimiento a las actividades planteadas en el plan de operaciones ferial, entre esas actividades se deben vigilar con especial inters las siguientes:

Montaje final del Stand antes de la inauguracin

Comprobar la entrega y colocacin de todos los servicios contratados Respeto a los horarios de entrada y salida de la Feria Reunin General con todo el personal (Guas, Seguridad, Servicios, Prensa, Etc.). Para una revisin general del plan, objetivos y responsabilidades asignadas. Supervisin diaria de la limpieza del Stand

Revisin del estado de materiales (Programas, Planos, etc.) a travs de la administracin y control de existencias. Designar responsable de asuntos de seguridad. Efectuar reuniones diarias con el personal para comentar incidencias e intercambiar informacin. No salir del rea de la Feria antes de la hora de cierre, recuerde que los clientes permanecen todava en la feria.

FASE OPERATIVA DE LA POST-FERIA

Se puede considerar a la Post-Feria como el estado operativo donde se hace una evaluacin general de los resultados de la Feria, una vez concluida sta, a travs de la revisin de aspectos tales como:

Desmontaje de las instalaciones (Tabiques, Alfombras, etc)

Transporte de materiales, equipos y productos

Efectuar una reunin general con todo el personal involucrado para analizar los resultados. Esta reunin debe desarrollarse en la primera semana siguiente a la conclusin de la Feria.

ImportanciaSi bien las fases anteriores (pre-feria y Feria) tienen una importancia fundamental para el xito del evento Ferial, la Post-Feria aporta el elemento evaluativo y formador de la feria; a travs de ella se hace la correccin de aquellos sucesos que en un momento determinado afectaron el cumplimiento de los objetivos establecidos al inicio de la operacin.

La Post-Feria es entonces, desde este enfoque, un elemento que permite el mejoramiento continuo de los procesos inherentes a la organizacin y desarrollo de la feria.

TCNICAS DE REDACCIN DE INFORME

A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de accin ejecutados, se utiliza la tcnica de redaccin de informes, la cual representa el procedimiento a seguir para reportar e informar sobre los resultados de las asignaciones y lograr registrar tcnicamente lo acontecido antes, durante y despus de la realizacin de una feria.

Esta tcnica permite presentar informacin objetiva que sirve a la gerencia para la toma de decisin posterior.

Todo informe debe contener los siguientes elementos:

Indice

Presentacin

Plan de Accin

Cronograma

Problemas observados

Tabulacin de encuestas

ConclusionesPROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIN DE LA FERIA

Representa la unificacin, en un solo proceso, de todas las actividades que deben desarrollarse para cumplir con los objetivos planteados en la Fase de Planificacin. La organizacin establece entonces actividades como la distribucin de tareas con la correspondiente delegacin de funciones. Es importante sealar que la organizacin englobar entonces, como una sola operacin, todos los procesos previamente descritos (planificacin, plan de mercadeo, fase operativa de pre-feria, fase operativa de feria y fase operativa de Post-feria). A fin de facilitar el cumplimiento de las tareas, en conclusin, el procedimiento de organizacin, abarca todos los procedimientos mencionados.

En el desarrollo de las actividades de la organizacin y una vez que el cliente ha concretado su participacin a travs de la formalizacin de su inscripcin, el organizador le hace entrega de algunas herramientas adicionales, entre las cuales se destacan.

Contrato: Establece las clusulas legales por las cuales se regir la relacin comercial.

Manual de Expositor: Tambin llamado reglamento de exposicin, contiene las normas, polticas y procedimientos que regirn para las actividades de la feria.

Requerimientos del Stand: Sirve para definir con claridad cualquier necesidad adicional del expositor (equipos, mobiliario, cargas elctricas mayores, servicio telefnico, por ejemplo), as como la utilizacin exacta de los servicios incluidos (paredes, tabiqueria, etc).

Listado de Personal: Es una herramienta til en el caso que sean varias las personas que van a atender el stand, para la elaboracin de los identificadores que permitirn el acceso al rea ferial.

ENCUESTA

Se define la encuesta como un Conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra representativa, para averiguar estados de opinin o diversas cuestiones de hecho

Importancia

Radica en el hecho de permitir de forma confiable y sistemtica la opinin de clientes, visitantes y relacionados, acerca de las actividades desarrolladas en la feria, adicionalmente la encuesta nos permite detectar las debilidades que se pudieran presentar durante el desarrollo del evento ferial. Finalmente, la encuesta nos permite graficar.

A continuacin se presenta un modelo de encuesta:

A. OPINION GENERAL

A.1 En trminos generales, como evala la feria

A.2 Como evala la feria en funcin del dinero pagado

B. FACILIDADES Y SERVICIOS

Cmo evaluara usted los aspectos siguientes

EXCALENTE MUY BUENOBUENOPROMEDIO MALOEXTREMADAMENTE

MALO

Ubicacin del Sitio

Sitio de la Feria

Estacionamientos

Personal de Recepcin

Ambiente

Disposicin de Stands

Limpieza del Sitio

Personal de Guas

Personal de Seguridad

Equipos Contratados

EDAD

MENOR DE 3030-4041-5051-60MS DE 60

COMENTARIOS / SUGERENCIAS

Qu disfrut de su participacin en la Feria_______________________________

Qu podramos hacer para mejorar en prximas ferias______________________

TECNICAS DE TABULACION

Es el proceso mediante el cual la informacin recopilada en las encuestas, se coloca en tablas (grficos, diagramas, histogramas, por ejemplo) para facilitar la interpretacin de los resultados

El proceso es el siguiente:

Se procede a contar el nmero de respuestas que corresponden a cada categora, por ejemplo:

Excelente

36

Muy Bueno

25

Bueno

45

Promedio

16

Malo

8

Muy Malo

3

Extremadamente Malo 1

Total

134

Posteriormente, se proceder a establecer una media aritmtica porcentual, para definir el porcentaje de la muestra ubicado en cada categora, por ejemplo:

Excelente

36 (Cantidad obtenida) x 100 = 26,87 %

134 (tamao de la muestra)

Muy Bueno

25 x 100 = 18,66%

134

Bueno

45 x 100 = 33,58 %

134

Promedio

16 x 100 = 11,94 %

134

Malo

8 x 100 = 5,97 %

134

Muy Malo

3 x 100 = 2,24 %

134

Extremadamente Malo1 x 100 = 0,74 %

134

PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS

Una vez obtenidos estos resultados, cada respuesta podr ser representada en un mtodo a eleccin (diagrama de barras, tortas,) histograma, entre otros

Nota: Este proceso se puede sistematizar (por ejemplo a travs de Excel For Windows)

Con estos resultados y los informes finales de todo el personal involucrado, se realizar el informe final de la feria, punto culminante de la fase operativa de Post-Feria.

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