sre - guia del manual de procedimientos

OFICIALA MAYORDIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN,ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO

DIRECCIN DE ORGANIZACIN

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DEMANUALES DE PROCEDIMIENTOS

JUNIO DE 2004

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SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORESGUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DEMANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Contenido

Introduccin Objetivo Marco Jurdico Gua para la elaboracin del manual de procedimientos Proceso general para la dictaminacin de un procedimiento Ejemplo de los formatos del manual de procedimientos

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IntroduccinUno de los propsitos fundamentales de la estrategia sealada por el Ejecutivo Federal parael mejoramiento de la funcin pblica, es la revisin y constante actualizacin de lossistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las dependencias de la AdministracinPblica Federal. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos queapoyan el que hacer institucional y estn considerados como documentos fundamentalespara la coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como paraconsulta en el desarrollo cotidiano de actividades.La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto a travs de la Direccinde Organizacin, ha considerado conveniente la elaboracin de la presente gua tcnica conel objeto de brindar la orientacin necesaria al personal para elaborar los manuales deprocedimientos, y con ello dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Artculo 19de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, al Art. 7 fraccin XVIII, Art. 14fraccin IX y Art. 33 fraccin XII del Reglamento Interior de la Secretara de RelacionesExteriores y al Art. 25 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano.El objetivo fundamental de esta gua consiste en sealar las bases para la elaboracin,presentacin y actualizacin de los manuales de procedimientos, unificando criterios decontenido que permita la realizacin de las funciones de direccin, coordinacin y evaluacinadministrativa a travs de la sistematizacin de las actividades, la identificacin de losprocesos y la definicin del mtodo para efectuarlas.El contenido de la gua comprende el objetivo, la base legal y las polticas para elaboracindel manual, as como la metodologa para desarrollar cada uno de sus apartados y loslineamientos para su actualizacin, presentacin y aprobacin.

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ObjetivoProporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la elaboracin de losmanuales de procedimientos con uniformidad, contenido y presentacin que permitaoptimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organizacin y el funcionamiento de lasunidades administrativas de la Secretara.Con la adopcin y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta gua, se facilitar laelaboracin de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar con herramientas tcnicasque permitan, a quienes laboran en la Secretara, el conocimiento a mayor profundidad delfuncionamiento de dichas unidades administrativas.

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Marco JurdicoLos principales ordenamientos jurdicos que sustentan la elaboracin de los manualesadministrativos son los que a continuacin se enuncian:Leyes Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.D.O.F. 5 Febrero 1917 y sus reformas y adiciones D.O.F. 29 Octubre del 2003 Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y sus reformas y adiciones.D.O.F. 29 de diciembre de 1976 y sus reformas y adiciones. D.O.F. 21 Mayo 2003.Art. 19 El titular de cada Secretara de Estado y Departamento Administrativo expedir losmanuales de organizacin, de procedimientos y de servicios al pblico necesarios para sufuncionamiento, los que debern contener informacin sobre la estructura orgnica de ladependencia y las funciones de sus unidades administrativas, as como sobre los sistemasde comunicacin y coordinacin y los principales procedimientos administrativos que seestablezcan. Los manuales y dems instrumentos de apoyo administrativo interno, debernmantenerse permanentemente actualizados. Reglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores.D.O.F 10 de agosto de 2001 y sus reformas y adiciones del 11de octubre de 2001, 1 denoviembre de 2002, 28 de mayo de 2003 y 1 de marzo de 2004.

Art. 7 fraccin XVIII Aprobar y ordenar la publicacin, en el Diario Oficial de la Federacin,del Manual de Organizacin Institucional, as como aprobar y expedir los dems manualesde organizacin, de procedimientos y de servicios necesarios para el buen funcionamientode la Secretara;Art. 14 fraccin IX Elaborar, previa autorizacin de su superior jerrquico y en coordinacincon la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto y la DireccinGeneral del Servicio Exterior y de Personal, proyectos de normas y manuales deorganizacin y procedimientos, verificando su constante actualizacin;Art. 33 fraccin XII Elaborar, en coordinacin con las unidades administrativas de laSecretara, los manuales de organizacin, procedimientos y de servicios y, por conducto delOficial Mayor, someterlos a la aprobacin del C. Secretario; Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano.D.O.F 23 de agosto de 2002.

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Art. 25 La Secretara har llegar a todas las representaciones los diversos manuales deprocedimientos administrativos y contables que contendrn las disposiciones que emita laSecretara de Hacienda y Crdito Pblico en el mbito de su competencia; as comorespecto de la prestacin de los servicios de las oficinas, las funciones consulares yadministrativas, las facultades y obligaciones de los titulares y la informacin necesaria parael funcionamiento interno de las mismas.Estos manuales se mantendrn actualizados por la Secretara y formarn parte del acervode la misin o de la oficina consular respectiva. El titular de la misma ser responsable deverificar la disponibilidad de estos manuales y, en su caso, que sean repuestos por laSecretara.

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Gua para la elaboracin del manual de procedimientosLa presentacin de un procedimiento aislado, no permite conocer la operacin de unadependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos losprocedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominadoManual de Procedimientos.Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el quehacer institucional, estn considerados como elementos fundamentales para la coordinacin,direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para facilitar la adecuada relacinentre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.I.- ConceptoLos Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven pararegistrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin y al funcionamiento de laDependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en formaordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin,poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejorejecucin del trabajo.Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin cronolgica o secuencial deactividades concatenadas, que precisan de manera sistemtica la forma de realizar unafuncin o un aspecto de ella.El Manual de Procedimientos es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, queagrupa procedimientos precisos con un objetivo comn, que describe en su secuencia lgicalas distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,sealando generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de realizarse.Recomendaciones GeneralesEs conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participacin delas unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y queadems cuenten previamente con su manual de organizacin actualizado conforme alreglamento interior que haya sido publicado en el Diario Oficial de la Federacin. .Terminado el manual de procedimientos, deber contarse el nmero de pginas que lointegran, incluyendo descripciones, formas, guas de llenado y la informacin documentalnecesaria, y numerar cada pgina.

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Los manuales de procedimientos debern elaborarse en los formatos incluidos en esta guay la Direccin de Organizacin se encargar de integrar la informacin procesada por launidad administrativa en dicho formato.Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisinfinal, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, estcompleta y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contengacontradicciones o deficiencias.Despus de efectuar esta revisin, deber someter el proyecto de manual a la aprobacin delas autoridades correspondientes.La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manualde procedimientos, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleadosque deben contar con este instrumento administrativo.Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe serdifundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin.El proceso de implantacin de procedimientos requiere, en la mayora de los casos,considerar tiempos de capacitacin o adiestramiento del personal responsable de realizar lasactividades.As tambin, resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en eluso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con el objeto de que tengan elconocimiento general de la accin institucional y puedan consultar dichos documentossiempre que sea necesario.La utilidad de los manuales de procedimientos y organizacin radica en la veracidad de lainformacin que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentementeactualizados, a travs de revisiones peridicas.

Anlisis y diseo de procedimientosA travs del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepcin clara ysistemtica de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad administrativa;es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodologaque garantice la descripcin de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa ycon las normas jurdico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan lasetapas necesarias para desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo de losprocedimientos.

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El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, yasea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayorprecisin posible los siguientes aspectos:1.-Delimitacin del procedimientoCul es el procedimiento que se va a analizar?Dnde se inicia?Dnde termina?Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del estudio; steservir de gua para la investigacin, el anlisis y la propuesta del procedimiento oprocedimientos en estudio.2.- Recoleccin de la InformacinConsiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados ysistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, yposteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacanlos archivos documentales, en los que se localizan las bases jurdico-administrativas querigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportarinformacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reasde trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal queoperan los procedimientos.Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:a) Investigacin documental.b) Entrevista directa.c) Observacin de campo.a) Investigacin Documental:Consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos escritos que contienen datos de intersrelacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como basesjurdico-administrativas, diarios oficiales, registros estadsticos, actas de reuniones,circulares, oficios, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.

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Es importante adems, recabar todas las formas y documentos que intervienen en elprocedimiento que se est estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, ascomo seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dnde se originan, cul es eltrmite que siguen y dnde se archivan o destruyen.

b) Entrevista Directa:Consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlasorientadamente para obtener informacin. Este medio permite adquirir informacin mscompleta, puesto que el entrevistador, al tener una relacin directa con el entrevistadopuede, adems de recibir respuestas, percibir actitudes.Para que la entrevista se desarrolle con xito es conveniente observar los lineamientossiguientes: Tener claro el objetivo de la misma. Concertar previamente la cita. Verificar la informacin a travs de otras fuentes. Aclarar todas las dudas que existan. Saber escuchar. No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella.c) Observacin de Campo:Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de losprocedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, esnecesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o modificarla informacin recabada en las entrevistas.La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayorprecisin los problemas, as como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas.Independientemente de la tcnica utilizada para la recoleccin de la informacin, esnecesario seguir todo el procedimiento; desde el principio, hasta el final, a travs de todoslos rganos o personas que en l intervienen.3.- Anlisis de la Informacin y Diseo del ProcedimientoConstituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos, consistefundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de datosque se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener undiagnstico que refleje la realidad operativa actual.

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Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los cuestionamientosfundamentales que se mencionan a continuacin:Qu trabajo se hace?Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y losresultados que se obtienen de stas.Quin lo hace?Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea comoindividuos o como grupos, para la realizacin del trabajo.Cmo se hace?Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo oservicio determinado.Cundo se hace?Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiemposrequeridos para obtener resultados o terminar una actividad.Dnde se hace?Se refiere a la ubicacin geogrfica y al domicilio de las oficinas.Por qu se hace?Busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; tambin sepretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse a detalle, sin obviar elementosque posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique larealizacin de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funcin.La contestacin a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, esnecesaria para el anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente lainvestigacin a: La distribucin que se hace de los documentos. El tipo de registros empleados.

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Los tipos de archivos (permanentemente o provisional). Las probables causas de demora. Los formatos o cdulas que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de lasmismas se llenan y en que rea lo hacen. Las claves de los formatos, cdulas u otros. La determinacin que se requiere. Las firmas o autorizaciones necesarias.Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades.

4. - Anlisis del ProcedimientoUna vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y seconsidera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se deber utilizar latcnica de los cinco puntos que se presenta a continuacin:a) EliminarLa primera y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar todo lo que no seaabsolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no seaindispensable, deben ser eliminados.b) CombinarSi no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algn paso delprocedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmentese eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etctera.c) CambiarEn este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o lapersona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos puedensimplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar,o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.

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d) MejorarAlgunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias elresultado ms prctico se logra mejorando el procedimiento; rediseando una forma, unregistro o un informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado, oencontrando un mtodo mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, nosolamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino alsustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo demicrofilmes, cuando el problema bsico es el espacio requerido o la seguridad de losoriginales.e) MantenerConsiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis, no fueronsusceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades quecomponen el procedimiento.II.- Elementos que integran el manualEn la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual deprocedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que ste vara segnlos objetivos y propsitos de cada dependencia, as como con su mbito de aplicacin; porestas razones, resulta conveniente que en la Administracin Pblica Federal se adoptennormas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma depresentacin.A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual deprocedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que se persiguen con suelaboracin: Identificacin ndice Introduccin Objetivo(s) del Manual Desarrollo de los procedimientosIdentificacinSe refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern aparecer y/o anotarselos datos siguientes:

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1. Logotipo de la dependencia.2. Nombre de la dependencia.3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboracin oactualizacin.4. Ttulo del Manual de Procedimientos.5. Fecha de elaboracin o en su caso, de actualizacin.

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ndiceEn este apartado se presentan de manera sinttica y ordenada, los apartados principalesque constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, esimportante seguir el orden que se describe a continuacin:a) INTRODUCCINb) OBJETIVO DEL MANUALc) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOSCuando los procedimientos contenidos en el manual tengan reglas de operacin comunes,stas debern incluirse inmediatamente despus del objetivo del manual.Deber incluirse el nombre de los formatos y el de sus instructivos de llenado para lacompaginacin.

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a) INTRODUCCINSe refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido delmanual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l.Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones yactualizaciones, as como la autorizacin del titular de la Dependencia.Es recomendable que, al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, aefecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubrosmencionados en el prrafo anterior.En sntesis, la introduccin deber: Sealarse el objetivo del documento. Incluir informacin acerca del mbito de aplicacin del documento. Ser breve y de fcil entendimiento.

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b) OBJETIVO(S) DEL MANUALEl objetivo deber contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con elmanual de procedimientos; su elaboracin se ajustara a los lineamientos que se describen acontinuacin. Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento. La redaccin ser clara, concreta y directa. La descripcin se iniciara con un verbo en infinitivo. Se describir en una extensin mxima de doce renglones. Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos breves;adems, la primera parte de su contenido deber expresar QU SE HACE; y la segunda,PARA QU SE HACE.Por ejemplo: Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir alpersonal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la Dependencia oUnidad Administrativa.

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III. ProcedimientosConstituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por lossiguientes apartados: El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla. No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.a) Propsito del ProcedimientoDescribe la finalidad o razn de ser de un procedimiento o bien que es lo que se persiguecon su implantacin.b) AlcanceSe describe el mbito de aplicacin de un procedimiento, es decir, a que reas involucra,puestos y actividades, as como a qu no aplica.c) ReferenciasSe enlista la documentacin de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento:Manuales internos, Normatividad, etc.d) ResponsabilidadesAqu se debe indicar quien es el responsable de la elaboracin, emisin, control, vigilanciadel procedimiento; as como tambin, quien es el responsable de la revisin y aprobacindel mismo.e) DefinicionesSon los trminos de uso frecuente que se emplean con sentido especfico o restringido encomparacin al conjunto de definiciones del diccionario.f) Mtodo de TrabajoDentro del mtodo de trabajo se debern tomar en cuenta los siguientes apartados:

I) Polticas y lineamientos.II) Descripcin de actividades.

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III) Diagrama de flujo.IV) Formatos e instructivos.

I) Polticas y lineamientosSon una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales dentro de los cuales hande realizarse las actividades.Es conveniente que las polticas y lineamientos se definan claramente y prevengan todas ola mayor parte de las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar elprocedimiento; es decir, definir expresamente qu hacer o a qu criterios hay que ajustarsepara actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en elprocedimiento. Una Poltica para el procedimiento de comprobacin de gastos de viajesera: para el desempeo de comisiones en el extranjero, es necesario la autorizacin porescrito del Director General.Para la elaboracin de las polticas se debern considerar los siguientes puntos: Las polticas sern lineamientos de carcter general que orientaren la toma de decisionesen cuanto al curso de las actividades que habrn de realizar los servidores pblicos ensus reas de trabajo. Estas debern ser claras y concisas, a fin de que seancomprendidas, incluso, por personas no familiarizadas con el procedimiento, asimismosern especificas de la accin que regule el curso de las actividades en situacionesdeterminadas, sern de observancia obligatoria en su interpretacin y aplicacin. Debern establecer las situaciones alternativas que pudieran presentarse durante laoperacin del procedimiento. Las polticas se definirn por los responsables de la operacin de los procedimientos ysern autorizadas por el titular de la unidad administrativa correspondiente. Debern prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales y susconsecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den las condiciones supuestas,o por que se violen o alteren deliberadamente. Entre las polticas debern existir jerarquas y secuencias lgicas de operacin, ejemplo:en incidencias del personal, hay que hablar primero de retardos, luego de faltas y despusde bajas. Las polticas debern considerar disposiciones oficiales acerca de requisitosimprescindibles, as como de los responsables, recursos y usuarios que intervengan demanera determinante en la operacin del procedimiento.

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II) Descripcin de Actividades La descripcin del Procedimiento es la narracin cronolgica y secuencial de cada una delas actividades concatenadas, que precisan de manera sistmica l como realizan unafuncin o un aspecto de ella. Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprendavarias reas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable desu ejecucin; si se trata de una descripcin detallada, es decir, que incluye los puestosque participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombreespecfico del puesto. El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando, y dondese ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona delsingular y en presente de indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Enva, etc. En el procedimiento se describirn detalladamente las actividades normales y generalesque se desarrollan. En el apartado de Observaciones se anotarn las actividades complementariaspertinentes o cualquier otra informacin que permita la comprensin de cada fase enparticular y del procedimiento en general. En los procedimientos se deber especificar los rganos que intervienen en la ejecucinde los mismos, hasta un nivel mnimo de Jefatura de Departamento. Cuando un mismo rgano sea el responsable de realizar una serie de actividades demanera continua, slo deber ir nombre en la primera de estas actividades, hasta en tantono se efecte un cambio de responsable. Se deber numerar las actividades en forma progresiva an en caso de que existan variasalternativas de decisin. Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de quien losrecibe. Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea comprensiblesu redaccin.

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Cuando sea necesario hacer alguna aclaracin o indicar algo que no es posiblemencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente:Con base en las atribucionesconferidas en el ReglamentoInterior de la Secretara

Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga referencia a ellas con laleyenda: Conecta con actividad N... Indique el nmero de tantos en que se elabore, se enve o se reciba cada documento. Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos. Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn formato, sedeber anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podrmencionar su nombre genrico y/o su clave de identificacin. En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puestos o reas se envan. Indique si el archivo es temporal o definitivo. Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deber representar primero la alternativams corta, ejemplo: si la decisin negativa implica 10 actividades y la afirmativa slo 2,represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa. Indique el trmino del procedimiento con la leyenda TERMINA PROCEDIMIENTO.

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Los responsables de ejecutar los trmites debern describir sus procedimientos enel siguiente formato:

La descripcin de actividades deber requisitarse en letra arial 11.

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Instructivo de llenado1. Nombre: Anotar el nombre del procedimiento.2. Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa procedimiento,DO significa Direccin de Organizacin (las siglas pueden variar dependiendo de launidad administrativa solicitante) y 00 que es el nmero consecutivo del procedimiento.3. Fecha: Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.4. Versin: Anotar el nmero de documento que existe con el mismo titulo, inicia con el1.05. Pgina: Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas delprocedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc.6. Unidad Administrativa: Anotar el nombre de la direccin general responsable, ejemplo:Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.7. rea Responsable: Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo:Direccin de Organizacin.8. Paso: Anotar el nmero de la actividad.9. Responsable: Anotar el nombre del rea responsable de la actividad, ejemplo:Departamento de Procedimientos.10. Actividad: Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar en tercerapersona del singular.Ejemplo: Recibe, enva o autoriza

11. Documento de Trabajo: Anotar el nombre o las siglas del documento al que se hacereferencia en la actividad.

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Ejemplo:

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c) Diagrama de FlujoEl diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboracin de unprocedimiento, ya que a travs de ellos podemos ver grficamente y en forma consecutiva eldesarrollo de una actividad determinada.Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en que se realiza laactividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deber iniciar con unverbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.

La renumeracin delas actividades sedeber enmarcar enun rectngulo en laparte inferiorizquierdo del cuadro.

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Simbologa ANSI para Diagramas de FlujoSmbolo Nombre Descripcin

Inicio o trmino

Actividad

Decisin

Conector

Conector de pgina

Documento

Nota

Seala donde inicia o termina un procedimiento.

Representa la ejecucin de una o ms tareas de unprocedimiento.Indica las opciones que se puedan seguir en caso de quesea necesario tomar caminos alternativos.

Mediante el smbolo se pueden unir, dentro de la mismahoja, dos o ms tareas separadas fsicamente en eldiagrama de flujo, utilizando para su conexin el nmeroarbigo; indicando la tarea con la que se debe continuar.

Mediante el smbolo se pueden unir, cuando las tareasquedan separadas en diferentes pginas; dentro delsmbolo se utilizar un nmero arbigo que indicar la tareaa la cual continua el diagrama.

Representa un documento, formato o cualquier escrito quese recibe, elabora o enva.

Se utiliza para indicar comentarios o aclaracionesadicionales a una tarea y se puede conectar a cualquiersmbolo del diagrama en el lugar donde la anotacin seasignificativa.Dentro de este smbolo se puede informar: El nombre del procedimiento que antecede al que sedescribe, esto cuando el procedimiento se ha divididoen varios. Tiempo necesario para realizar cierta(s) tarea(s). La(s) tarea(s) genrica(s) realizada(s) por unainstancia que espordicamente intervenga en elprocedimiento.

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Smbolo Nombre DescripcinFlujo

Actividad opcional

Documento opcional

Documento destruido

Proceso

Conecta smbolos, sealando la secuencia en que debenrealizarse las tareas.

Representa la ejecucin opcional de una tarea dentro de lasecuencia del procedimiento.Representa un documento que dentro del procedimientopuede elaborarse, requerirse o utilizarse.

Indica la destruccin o eliminacin de un documento por noser necesario.

Indica el procedimiento de la informacin

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d) Formatos e instructivosUn formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blancopara ser llenados con informacin variable, que se usa en los procedimientos de oficina;puede constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diversos.Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la descripcin del procedimiento,se incluyan los formatos y documentos que en l se utilizan, as como sus respectivas guasde llenado.A continuacin se muestra el formato que se propone para la descripcin de losprocedimientos y su correspondiente gua de llenado, asimismo, se presentan algunassugerencias.

e) AnexosLos anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se debern tomar encuenta para llevar a cabo una actividad o trmite dentro procedimiento:

Diario Oficial de la Federacin.Oficios.Circulares.Reglamentos.Manuales.Leyes.

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Proceso general para la dictaminacin de un procedimientoProceso general que se deber considerar para la dictaminacin de los manuales deprocedimientos.

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Ejemplo de los formatos delmanual de procedimientos

OFICIALA MAYORDIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN,ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO

DIRECCIN DE ORGANIZACIN

MANUALES DE PROCEDIMIENTOSDE

JUNIO DE 2004


INDICE Pg.

I. INTRODUCCION.IIIII. OBJETIVO DEL MANUAL.IVIII. PROCEDIMIENTOS:.. ...V

1.- PROCEDIMIENTO...1.1 PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO1.2 ALCANCE.1.3 REFERENCIA.1.4 RESPONSABILIDADES.1.5 DEFINICIONES.1.6 METODO DE TRABAJO.

a) Polticas y Lineamientos.b) Descripcin de Actividades.c) Diagrama de Flujo.d) Formatos e Instructivos.e) Anexos.


I.- INTRODUCCIN

En cumplimiento del artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin PblicaFederal y de los artculos 7 fraccin XVIII, 14 fraccin IX y 33 fraccin XII delReglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores, el Departamento de................ de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, encoordinacin con la Direccin de Organizacin, ha elaborado el presente manual conel fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta estaunidad administrativa, que permita alcanzar los objetivos encomendados y contribuyaa orientar al personal adscrito a esa rea sobre la ejecucin de las actividadesencomendadas, constituyndose as, en una gua de la forma en que opera einterviene.Cabe sealar que el presente manual deber revisarse anualmente con respecto a lafecha de autorizacin, o bien, cada vez que exista una modificacin a la estructuraorgnica autorizada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (S.H. y C.P.), conobjeto de mantenerlo actualizado.


II.- OBJETIVO DEL MANUALEstablecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y oportuna prestacinde las .


P R O C E D I M I E N T O S

PROCEDIMIENTOAUTORIZACIN DE ..

Datos de ControlCopia asignada a: Fecha de implantacin:Puesto: Versin:

Procedimiento PR-DO-00Fecha: 10/05/2004Versin:Nombre del ProcedimientoPgina: 0 de 0

Unidad Administrativa: Direccin General de rea Responsable: Direccin de .

1.1 Propsito del procedimiento.

1.2 Alcance.

1.3 Referencia.

1.4 responsabilidades.

1.5 Definiciones.


Unidad Administrativa: Direccin General de rea Responsable: Direccin de.

Polticas y Lineamientos



Descripcin de ActividadesPaso Responsable Actividad Documentode Trabajo(Clave)



Diagrama de Flujo



Formatos e Instructivos

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