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MANUAL GESTÃO DE PROCESSOS

Versão 1.7

Fevereiro 2015

Manual – Gestão de Processos TRT 23ª Região

MISSÃO

Promover justiça por meio da prestação jurisdicional célere, eficaz, efetiva e outras ações afirmativas de cidadania.

Desembargador-Presidente Dr. Edson Bueno de Souza Desembargadora Vice-Presidente Dra. Maria Beatriz Theodoro Gomes Desembargadores Federais do Trabalho Dr. Roberto Benatar Dra. Maria Berenice Carvalho Castro Souza Dr. João Carlos Ribeiro de Souza Dr. Osmair Couto Dr. Tarcísio Régis Valente Dra. Eliney Bezerra de Souza


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Secretária de Gestão Estratégica Christine Ribeiro Gili Elaboração do Manual de Gerenciamento de Processos Emerson Gomieiro Maria José de Lourdes Material de apoio Cintia Ferreira Oivane Caron


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Sumário

1. Introdução .......................................................................................................................................... 7 2. A Metodologia .................................................................................................................................... 8 3. Escritório de Processos ...................................................................................................................... 8 4. O que é processo? .............................................................................................................................. 8 5. O que é Cadeia de Valor? .................................................................................................................. 8 6. Quais são os Processos Finalísticos? ................................................................................................. 9 7. Quais são os Processos de Apoio? ..................................................................................................... 9 8. Hierarquia de Processos .................................................................................................................... 9 9. O que é Macroprocesso? .................................................................................................................... 9 10. O que é Processo? ........................................................................................................................ 10 11. O que é Subprocesso?................................................................................................................... 10 12. O que é Atividade? ....................................................................................................................... 10 13. O que é Tarefa? ............................................................................................................................ 10 14. O que é Gestão de Processos?...................................................................................................... 10 15. Por que realizar a Gestão de Processos? ..................................................................................... 10 16. Quem é o gerente do processo? .................................................................................................... 10 17. Quem é o dono do processo? ........................................................................................................ 11 18. Gerenciamento de risco ................................................................................................................ 11 19. Ciclo de Gestão de Processos – baseado no Guia CBOK ............................................................ 11 20. O que é Análise? ........................................................................................................................... 11 21. O que é Desenho e Modelagem? .................................................................................................. 11 22. O que é Implementação? .............................................................................................................. 12 23. O que é Gerenciamento de Desempenho? .................................................................................... 12 24. O que é um indicador? ................................................................................................................. 12 25. Indicadores de desempenho de processos (PPI) .......................................................................... 12 26. O que são metas? .......................................................................................................................... 13 27. Refinamento .................................................................................................................................. 13 28. Sistema de Gerenciamento – Ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act) ........................................ 13 29. O que é melhoria contínua? ......................................................................................................... 13 30. Maturidade ................................................................................................................................... 13 31. Ferramenta ................................................................................................................................... 13 32. Mapa de processo – Escritório de Processos ............................................................................... 14 33. Detalhamento do processo ........................................................................................................... 14 34. Plano de trabalho para mapeamento e modelagem dos processos do TRT da 23ª Região .......... 32 35. Formulários de registro: .............................................................................................................. 34

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................................... 40


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1. Introdução

Este manual visa complementar a Resolução Administrativa que estabelece a regulamentação e operação do Escritório de Processos no Tribunal Regional do Trabalho da 23ª Região, em atendimento à Resolução Administrativa n. 230/2011 e suas alterações.

O Escritório tem, entre outros, o papel de integrar a gestão de processos à gestão estratégica, de estabelecer uma linguagem comum, de padronizar processos de trabalho, ferramentas e práticas, e de fomentar a cultura de gestão por processos no âmbito deste Regional.

O manual está organizado de forma a apresentar os conceitos de processo e seus desdobramentos, de gestão de processos, suas etapas, ferramentas e o plano de trabalho.

A bibliografia que serviu de base para elaboração deste manual encontra-se listada ao final deste trabalho.


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2. A Metodologia

A presente metodologia visa orientar a gestão de processos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 23ª Região, propondo a padronização de procedimentos e práticas, o estabelecimento de linguagem comum, diminuição de custos, aumento de produtividade, melhor distribuição de informações sobre processos e compartilhamento de lições aprendidas.

3. Escritório de Processos

É a estrutura organizacional que administra a metodologia utilizada para a gestão de

processos e coordena todo o trabalho relacionado à orientação e verificação da conformidade dos processos executados com a metodologia aplicada.

4. O que é processo?

É a Interação lógica de pessoas, procedimentos, instalações, equipamentos e outros recursos, organizados para produzir um resultado final, agregando valor ao produto ou serviço.

5. O que é Cadeia de Valor?

São os processos superiores que apresentam uma macrovisão da organização,

permitindo a compreensão dos processos relacionados às diversas áreas da organização. No âmbito do TRT da 23ª Região, podem ser observados dois tipos de processos de

negócio: processos finalísticos e processos de apoio, conforme se observa da figura abaixo:


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6. Quais são os Processos Finalísticos?

São aqueles ligados à essência do funcionamento da organização e caracterizam a atuação organizacional, gerando o produto/serviço para o cliente externo. Os processos enquadrados nessa categoria estão diretamente relacionados à missão da organização.

7. Quais são os Processos de Apoio? São aqueles que colaboram para a realização tanto dos processos finalísticos como

dos próprios processos de apoio. Suas duas principais características são: a ausência de relacionamento direto com o cliente e o forte vínculo com a visão funcional tradicional.

8. Hierarquia de Processos

Para a consecução de cada tipo de processo da organização, é necessária a

articulação de diversas ações que podem se desdobrar na execução de subprocessos, atividades e tarefas. Diante disso, pode-se dizer que existe uma hierarquia entre processos, conforme demonstrado a seguir: • Macroprocesso • Processo • Subprocesso • Atividades • Tarefas

9. O que é Macroprocesso?

É um processo que geralmente envolve mais de uma função organizacional e cuja

operação tem impacto significativo no modo como a organização funciona.


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10. O que é Processo?

Conforme já mencionado, processo é a interação lógica de pessoas, procedimentos, instalações, equipamentos e outros recursos, organizados para produzir um resultado final, agregando valor ao produto ou serviço.

11. O que é Subprocesso?

Trata-se da divisão dos processos com objetivos específicos. É definido como qualquer atividade que receba uma entrada de determinado fornecedor, execute uma ação, agregando valor à entrada, e gere uma saída para o cliente interno ou externo. O subprocesso é detalhado em atividade.

12. O que é Atividade?

É o conjunto de ações coordenadas que compõem um subprocesso.

13. O que é Tarefa?

É uma atividade atômica (singular), geralmente executada por uma única pessoa,

equipamento ou sistema.

14. O que é Gestão de Processos?

Conjunto de boas práticas que permite identificar, analisar, projetar, desenhar, documentar, monitorar e avaliar os processos de trabalho, almejando sua melhoria contínua e a consecução dos objetivos estratégicos da instituição.

15. Por que realizar a Gestão de Processos?

Os processos existem, estejam eles gerenciados ou não. Realizar a Gestão de

Processos permite à organização: - racionalizar o trabalho; - padronizar rotinas e procedimentos; - reduzir o desperdício; - identificar gargalos; - garantir suporte aos objetivos estratégicos.

16. Quem é o gerente do processo?

É o responsável pela implementação e melhoria contínua do processo, desdobrando

as metas em itens de controles e definindo ações de melhoria.


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17. Quem é o dono do processo?

É o responsável pelo alinhamento do processo à estratégia da organização, estabelecendo as metas e os resultados esperados e analisando os riscos envolvidos. Deve ser um membro da direção.

18. Gerenciamento de risco

São os procedimentos requeridos para gerenciar e mitigar riscos que possam

comprometer ou impedir a realização do processo.

19. Ciclo de Gestão de Processos – baseado no Guia CBOK

O ciclo de Gestão de Processos compreende as fases que visam garantir a eficácia na implantação e execução dessa estratégia. As fases são divididas em análise, desenho e modelagem, implementação, gerenciamento do desempenho e refinamento.

20. O que é Análise?

Análise é o primeiro passo no estabelecimento de um novo processo ou atualização

de processos existentes. A partir da elaboração da estratégia, a organização deve identificar os seus processos críticos e gerenciá-los com base em um enfoque sistêmico, integrador e otimizador.

Em síntese, são estes os seguintes pontos a serem considerados na seleção de processos críticos: relação com a estratégia organizacional e objetivos estratégicos, identificação dos processos de apoio que mais contribuem para o alcance dos objetivos da organização, potencial de melhoria econômico-financeira para o sistema como um todo, importância interna e externa do processo, bem como dificuldade para introdução de mudanças.

A análise de processos pode ser realizada por meio de várias técnicas e metodologias, como brainstorming, grupo focal, entrevista, cenários, entre outras.

21. O que é Desenho e Modelagem?

Desenho de processo consiste na criação de especificações para processos novos ou

modificados relacionadas aos objetivos de negócio, tecnologia, controles financeiros e operacionais, bem como integração com outros processos.

Já a modelagem consiste na representação do processo em uma perspectiva ponta a ponta (desde a entrada dos insumos até a saída do serviço ou produto), que o descreva de forma necessária e suficiente ao seu entendimento. A modelagem pode ser a representação do processo atual exatamente como o mesmo se apresenta na realidade, buscando ao máximo não recorrer à redução ou simplificação de qualquer tipo, ou o mapeamento de propostas de melhoria.

A modelagem objetiva auxiliar a organização a atingir um melhor entendimento de seus processos, suportar o projeto de estruturação de novas partes da organização e adotar um modelo para controlar e monitorar as suas operações.


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Nessa fase, problemas podem emergir da análise crítica dos processos modelados e dos dados e informações obtidos. A solução desses problemas deve ser priorizada, e isso poderá influenciar a decisão sobre quais processos serão selecionados para redesenho. Quando as características inerentes às atividades que compõem os processos estão entendidas, os problemas e suas causas podem ser melhor identificados.

Na fase da modelagem, os conhecimentos utilizados para a execução dos processos podem ser levantados, permitindo assim a identificação das estruturas de conhecimento da organização, estudos de gaps (lacunas) e elaboração de programas de capacitação.

Concluída a modelagem, o redesenho do processo de trabalho deverá ser homologado pela autoridade competente. O TRT da 23ª Região utilizará a ferramenta Bizagi para modelagem dos seus processos de trabalho.

22. O que é Implementação?

É a etapa do ciclo que tem por objetivo pôr em prática o desenho aprovado do processo, na forma de procedimentos e fluxos de trabalho documentados, prevendo também a elaboração e execução de políticas e procedimentos novos ou revisados.

23. O que é Gerenciamento de Desempenho?

É a etapa do ciclo em que são realizadas as aferições e a validação do processo,

como forma de garantir que ele esteja representado conforme sua realidade, bem como o estudo de diversos cenários, possibilitando a análise de mudanças.

Essa fase envolve o diagnóstico de desvios e a tomada de ações de controle corretivo ou preventivo. A aferição deve ser feita por meio de indicadores.

24. O que é um indicador? “É uma relação matemática que mede, numericamente, atributos de um processo ou

de seus resultados, com o objetivo de comparar esta medida com metas numéricas pré-estabelecidas.” (FPNQ, 1995)

Os indicadores permitem o acompanhamento do desempenho dos processos e a identificação de possíveis ações corretivas ou de melhoria.

Bons indicadores devem ser simples, bem fundamentados, de fácil medição e compreensão.

25. Indicadores de desempenho de processos (PPI)

O PPI permite ao gerente acompanhar o desempenho do processo em termos de

tempo (duração do processo), custo (valor monetário associado ao processo), capacidade (quantidade ou volume viável de uma saída associada ao processo) ou qualidade (percentual do real para o ótimo), permitindo o monitoramento do alcance das metas.

Os indicadores de desempenho não precisam controlar todas as partes do processo, mas devem ter atenção especial para o registro do desempenho das etapas que podem reduzir a taxa de saída do sistema (gargalos).


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26. O que são metas?

São os índices arbitrados para os indicadores a serem alcançados num determinado período de tempo. São pontos ou posições a serem atingidos no futuro.

Uma meta deve possuir objetivo, valor e prazo.

27. Refinamento

É a etapa responsável pela melhoria e otimização dos processos, pois trata dos desafios associados à gestão da mudança, revendo o modelo proposto e corrigindo o fluxo do processo.

28. Sistema de Gerenciamento – Ciclo PDCA ( Plan, Do, Check and Act)

O ciclo PDCA (Planejar, Implementar, Analisar e Corrigir) é um método de melhoria compreendido como ciclo de controle estatístico do processo, que pode ser continuamente repetido em qualquer processo ou problema. É projetado para ser usado como modelo dinâmico. A conclusão de uma volta ao ciclo dará início ao começo do próximo ciclo, e assim sucessivamente.

O processo sempre pode ser reanalisado e um novo processo de mudança poderá ser iniciado, em busca da melhoria contínua da qualidade.

29. O que é melhoria contínua?

Melhoria contínua é aquela atingida de maneira gradual, com baixo investimento e risco reduzido, geralmente como resultado de pequenas mudanças realizadas a partir do processo atual.

30. Maturidade

Será alcançada quando as melhores práticas institucionais estiverem incorporadas a todos os processos e quando a melhoria contínua se tornar uma faceta permanente, essencial e autodesencadeada do processo gerencial.

31. Ferramenta

• Bizagi

É um software que permite automatizar os processos de negócio de forma ágil e simples em um ambiente gráfico intuitivo. Foi idealizado para diagramar processos.


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32. Mapa de processo – Escritório de Processos

Baseado na Metodologia de Gerenciamento de Projeto do SISP, MPOG, 2011


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Grupo de Processo Nº de atividades

Nº de artefatos

Descrição

1. Análise

3

1

Primeiro passo no estabelecimento de um novo processo ou atualização de processos existentes. A partir da estratégia, deve-se identificar os processos críticos e gerenciá-los.

2. Desenho e Modelagem

8

4

Desenho consiste na criação de especificações para processos, relacionadas aos objetivos estratégicos, tecnologia, controles financeiros e operacionais. Modelagem consiste na representação do processo desde a entrada dos insumos até a saída do serviço ou produto (perspectiva ponta a ponta).

3. Implementação

5

4

Prática do desenho aprovado, na forma de procedimentos e fluxos de trabalho.

4. Gerenciamento de Desempenho

1

1

Nessa fase, são realizadas as aferições e validação do processo. Envolve diagnóstico de desvios e a tomada de ações de controle corretivo ou preventivo.

5. Refinamento

5

1

Etapa responsável pela melhoria e otimização dos processos.


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33. Detalhamento do processo


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1.1 Formar equipe de trabalho.

Objetivo: Formar equipe de trabalho e alinhá-la à metodologia de mapeamento de processos.

Entradas: • Informações acerca de Gestão de Processos; • Equipe do projeto.

Descrição das atividades: • Formar equipe de trabalho; • Alinhá-la à metodologia de Gestão de Processos.

Saídas: • Equipe do projeto alinhada.

Artefatos : • Apresentação em powerpoint

1.2 Elaborar inventário de processos

Objetivo: Conhecer os processos de trabalho.

Entradas: • Benchmarking

Descrição das atividades:

• Reunir equipe; • Estudar os processos de benchmarking; • Elaborar listagem com os processos da própria instituição.

Saídas: • Inventário de processos.

Artefatos : • Inventário de processos

1.3 Priorizar processos de trabalho a serem mapeados.


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Objetivo: Listar processos de trabalho a serem mapeados.

Entradas: • Inventário de processos.


• Reunir equipe; • Estudar inventário de processos; • Elaborar a matriz decisória; • Listar os processos priorizados

Saídas: • Listagem de processos priorizados (a serem mapeados).

Artefatos : • Matriz decisória.


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2.1 Identificar os atores do processo e suas respectivas atividades .

Objetivo: Conhecer as normas e o responsável por cada atividade do processo.

Entradas: • Servidores; • Informações acerca dos processos.


• Entrevistar servidores; • Listar normas, atividades e atores do processo.

Saídas: • Listagem com identificação dos atores e atividades do processo.

Artefatos : • Roteiro de atividades e campo normas da ficha técnica.

2.2 Identificar problem as.

Objetivo: Identificar e registrar os problemas ou gargalos do processo.

Entradas: • Listagem com identificação dos atores e atividades do processo; • Informações referentes ao processo; • Papéis de trabalho do processo.


• Entrevistar servidores; • Identificar e listar os problemas ou gargalos do processo.

Saídas: • Problemas registrados

Artefatos • MIASP – Matriz para identificação, análise e solução de problemas.


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2.3 Desenhar fluxo atual .

Objetivo: Registrar o fluxo atual do processo.

Entradas: • Listagem com identificação dos atores e atividades do processo; • MIASP; • Ficha técnica do processo.

Descrição das atividades: • Desenhar no BIZAGI o fluxo atual do processo.

Saídas: • Mapa do fluxo atual do processo (modelo AS IS).

Artefatos : • Desenho BIZAGI.

2.4 Analisar e solucionar problemas .

Objetivo: Analisar e estabelecer plano de ação para tratar os problemas ou gargalos do processo.

Entradas: • MIASP.


• Reunir equipe; • Analisar os problemas identificados; • Estabelecer ações para tratar o problema, responsável e prazo de entrega da

ação.

Saídas: • Problemas tratados.

Artefatos :


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• MIASP – Matriz para identificação, análise e solução de problemas.

2.5 Desenhar novo fluxo .

Objetivo: Registrar o novo fluxo do processo.

Entradas: • Listagem com identificação dos atores e atividades do processo; • MIASP; • Ficha técnica do processo.


• Desenhar no BIZAGI o novo fluxo do processo.

Saídas: • Mapa do novo fluxo do processo (modelo TO BE).

Artefatos : • Desenho BIZAGI

2.6 Elaborar ficha técnica do processo.

Objetivo: Identificar e registrar as informações importantes acerca do processo, tais como normas, entradas, clientes, etc.

Entradas: • Listagem com identificação dos atores e atividades do processo; • MIASP.


• Entrevistar servidores; • Listar informações acerca do processo.

Saídas: • Listagem com a ficha técnica do processo.

Artefatos: • Ficha técnica do processo


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2.7 Definir e descrever os indicado res de desempenho .

Objetivo: Elaborar os indicadores de desempenho do processo.

Entradas: • Mapa do novo fluxo.


• Reunir equipe; • Elaborar os indicadores de desempenho do processo.

Saídas: • Indicadores de desempenho.

Artefato s: • Indicadores.

2.8 Preencher painel de registro das metas .

Objetivo: Acompanhar o resultado do indicador.

Entradas: • Indicadores.


• Escalonar as metas e acompanhar sua evolução.

Saídas: • Metas escalonadas e registradas.

Artefatos : • Painel de registro das metas.


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3.1 Definir gerente do processo.

Objetivo: Definir o dono e o gerente do processo.

Entradas: • Roteiro de atividades; • Ficha técnica do processo; • Fluxo redesenhado (TO BE).

Descri ção das atividades: • Equipe deve escolher pessoas ou unidades que serão responsáveis pelo

processo.

Saídas: • Definição do Dono e do Gerente do Processo.

Artefatos: • Manual do processo.

3.2 Redigir manual .

Objetivo: Redigir o manual com o novo fluxo do processo.

Entradas: • Listagem com identificação dos atores e atividades do processo; • Ficha técnica do processo.

Descrição das atividades: • Elaborar manual com o novo fluxo de trabalho.

Saídas: • Manual do processo.

Artefatos : • Manual do processo.


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3.3 Submeter o novo fluxo à autoridade competente .

Objetivo: Homologar o novo fluxo de processo.

Entradas: • Proposta do novo fluxo.


• Submeter o novo fluxo à aprovação da autoridade competente.

Saídas: • Fluxo homologado/não homologado.

Artefatos : • Minuta de portaria.

3.4 Registrar o novo fluxo .

Objetivo: Registrar o fluxo homologado.

Entradas: • Novo fluxo.


• Solicitar emissão da portaria de homologação do novo fluxo.

Saídas: • Portaria emitida.

Artefatos : • Portaria.


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3.5 Elaborar plano de treinamento e divulgação .

Objetivo: Treinar os usuários no novo fluxo.

Entradas: • Novo fluxo homologado.


• Elaborar plano de treinamento e divulgação.

Saídas: • Plano de treinamento.

Artefatos : • Plano de treinamento e divulgação.


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4.1 Gerenciamento de desempenho.

Objetivo: Aferir desempenho do novo fluxo por meio do farol de indicadores.

Entradas: • Dados aferidos do processo.


• Colher dados de aferição; • Analisar farol de desempenho; • Avaliar o novo processo em andamento.

Saídas:

• Processo avaliado.

Artefatos : • Faróis de desempenho


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5.1 Monitorar o processo .

Objetivo: Acompanhar o processo para identificar eventuais pontos de melhoria.

Entradas: • Manual do processo.


• Monitorar o processo.

Saídas: • Possíveis pontos de melhoria ou atualização.

Artefatos :

5.2 Elaborar propost a de revisão do processo .

Objetivo: Formalizar a proposta de melhoria ou atualização do processo.

Entradas: • Manual do processo.


• Preencher o formulário de proposta de revisão de processo.

Saídas: • Formulário de proposta de revisão de processo.

Artefatos:

• Formulário de proposta de revisão de processo.


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5.3 Aprovar revisão.

Objetivo: Submeter proposta de revisão para homologação do dono do processo.

Entradas: • Formulário de proposta de revisão de processo.


• Submeter a proposta à análise e homologação do dono do processo.

Saídas: • Revisão homologada ou solicitação de ajuste.

Artefatos:

• Formulário de proposta de revisão de processo.

5.4 Atualizar documentação.

Objetivo: Atualizar a documentação de formalização do processo.

Entradas: • Manual do processo; • Formulário de proposta de revisão de processo.


• Elaborar a revisão do manual de acordo com o formulário de revisão de processo devidamente homologado.

Saídas: • Manual do processo revisado.

Artefatos:


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5.5 Capacitar servidores no novo processo.

Objetivo: Transmitir as alterações efetuadas no processo aos servidores que o desempenham.

Entradas: • Manual do processo revisado.


• Capacitar servidores para desempenharem o novo processo.

Saídas: • Servidores capacitados no novo processo.

Artefatos:

• Manual do processo revisado.


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34. Plano de trabalho para mapeamento e modelagem d os processos do TRT da 23ª Região (baseado no Guia de Simplificação do GESPÚBLICA – M inistério do Planejamento Orçamento e Gestão)

Passos O que propõe Como fazer

(ferramenta) Como registrar (formulários)

Análise

1 – Pré-requisitos Formar, alinhar e mobilizar a equipe

2 - Inventário Reunir a equipe e elaborar o inventário de processos e subprocessos

Grupo focal, benchmarking

3 – Priorização Priorizar os processos de trabalho a serem mapeados

Utilizar matriz decisória para seleção e priorização de processos

R1: Matriz decisória

Desenho e modelagem do processo

4 – Normas, atores e atividades

Identificar normas, atores do processo e descrever as suas respectivas atividades

Preencher o formulário de roteiro de atividades e campo “normas” da ficha técnica

R2: Formulário de roteiro de atividades R4. Campo normas da ficha técnica

5 – Identificação de problemas

Identificar os problemas que afetam o processo

Utilizar MIASP – Matriz para identificação, análise e solução de problema

R3: MIASP (coluna problema)

6 - Desenho dos fluxogramas atuais (AS IS)

Esboçar e representar graficamente os processos de trabalho

Desenhar o fluxograma. Utilizar BIZAGI

7 – Análise e solução de problemas

Separar causas e efeitos Utilizar MIASP – Matriz para identificação, análise e solução de problema

R3: MIASP (colunas categoria, causas, solução proposta, entrega, prazo, responsável e entrega)

Identificar e priorizar soluções Atribuir metas de solução aos responsáveis, estipulando prazos e o resultado esperado

8 - Modelagem do processo (TO BE)

Desenhar novo Fluxo do Processo Desenhar o fluxograma. Utilizar BIZAGI


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9 – Ficha técnica Identificar a unidade responsável pelo processo, entrevistados, escopo do processo ou subprocesso, objetivo, normas, condição de início, fornecedores, entradas, clientes, saídas, expectativa do cliente e os fatores críticos de sucesso (mão de obra, infraestrutura, prazos e pontos de controle)

Preencher o formulário de ficha técnica do processo

R4: Formulário de ficha técnica do processo

10 - Elaboração do sistema de medição de desempenho (se necessário)

Definir e descrever os indicadores de desempenho Preencher Painel de registro das metas

R5: Cadastro de indicador R6: Painel de registro das metas

Implementação 11 – Definir o gerente do processo

Eleger o gerente do processo Reunir equipe e definir o gerente do processo

12 - Apresentação da proposta do novo fluxo de processos

Elaborar a proposta de fluxo a ser implementado e submeter à aprovação da autoridade competente

R7: Registro do novo fluxo do processo (BIZAGI)

13 – Implementação Implementar o novo fluxo Redigir manual, auxiliar o gerente do processo na elaboração do plano de treinamento para o novo processo e elaborar plano de divulgação

Gerenciamento de desempenho

14 – Acompanhar o desempenho do processo (leitura das medições)

Analisar o desempenho do processo com base nos indicadores e registros

R8: Faróis de desempenho

Refinamento 15 - Avaliação do processo em implementação

Avaliar o novo processo em andamento – ciclo PDCA

R9: Formulário de proposta de revisão de processo


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35. Formulários de registro: R1: Matriz decisória para seleção e priorização de processos

Processos X CritériosVinculação

estratégicaImpacto financeiro Complexidade Totalização

Processo 1 5 5 47,25



Peso dos critérios 2 3 1

Matriz decisória para seleção e priorização de processos

Critérios de priorização

Avaliação dos processos nos critérios

1 Muito baixa

2 Baixa

3 Média

4 Alta

5 Muito alta

R2: Formulário de roteiro de atividades


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R3: MIASP – Matriz de identificação, análise e solu ção de problemas

R4: Formulário de ficha técnica do processo


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R5: Cadastro de indicador

Formulário utilizado para cadastro de indicadores e registro de faixas de aceitação:


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R6: Painel de registro das metas

R7: Registro do Novo Fluxo do Processo (BIZAGI)

Deve-se ter em mente que o novo fluxo desenhado representará a forma como o processo passará a funcionar a partir das melhorias propostas. (GESPÚBLICA)

Pode ser desenhado um fluxo ideal (mas que depende de fatores que impedem sua implementação imediata) e um fluxo exequível. O novo fluxo deverá ser submetido às áreas pertinen tes para validação.

Durante a validação, devem-se considerar: • sugestões passíveis de implementação imediata; • sugestões para cuja implementação é necessária a articulação/negociação com

outros agentes institucionais; • sugestões que dependem de suporte da Tecnologia da Informação; • sugestões infactíveis.


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R8: Faróis de desempenho


39

R9: Formulário de proposta de revisão de processo

Formulário de proposta de revisão de processo

Unidade solicitante:

Processo/Subprocesso:

Data:

Seq. Rotina Atual Sugestões de Melhoria e Justificativas

Neste espaço, registrar como a atividade

é executada atualmente,

preferencialmente como foi descrita no

manual do processo.

Gerente do processo

(autor da proposta)

Nome

Cargo/Função

Dono do processo

(aprovação)

Nome

Cargo/Função

Escritório de processos

(publicação)

Nome

Cargo/Função


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Referências bibliográficas

Guia de gestão de processos de governo, maio 2011 Manual de gestão de processos, Instituto Federal Espírito Santo Furlan, José Davi. Introdução ao BPM e CBOK, 2011 Padrão de trabalho de modelagem de processos, MPOG, 2007 Metodologia de gerenciamento de projetos do SISP, versão 1.0, 2011 Sistema de medição de desempenho, Gespública, 2011

Metodologia de gerenciamento de projetos, programas e portfólio do Tribunal Superior Eleitoral, 2011 Guia para o gerenciamento de processos de negócio, Corpo Comum de Conhecimento (BPM CBOK), versão 2.0, 2009 Capote, Gart: BPM para todos, uma visão geral, abrangente, objetiva e esclarecedora sobre gerenciamento de processos de negócio, BPM, 1ª edição, 2012 Valle, Rogério; de Oliveira, Saulo Barbará, organizadores: Análise e modelagem de processos de negócio, foco na notação BPM (Business Process Modeling Notation), 1ª edição, São Paulo, Atlas, 2012

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