Manual do Tesoureiro

Manual do Tesoureiro Capacitação Técnica para agentes de Grupo de Base

Pastoral da Juventude – Vicariato Sede – Diocese de Nova Friburgo

Edição Própria – 2008 – Palavras-Chave: Tesouraria; Manual; Finanças.

Índice

Capítulo I – O que é um tesoureiro (a)?................................................................................ 04

Capítulo II – Patrimônio do grupo de base ........................................................................... 05

Capítulo III – Controle Financeiro......................................................................................... 07

Capítulo IV – Planejamento Financeiro ................................................................................ 09

Capítulo V – Planejamento Financeiro Geral ........................................................................ 10

E é dada a largada!

Olá pejoteiro, seja bem vindo ao manual do tesoureiro! Aqui você vai encontrar

quase tudo o que você pode precisar nessa tarefa árdua de lidar com o dinheiro do grupo.

Na verdade, sua função é bem mais que guardar dinheiro e veremos isso nessas

páginas que seguem. Então, vamos ao que interessa!

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Capítulo I – O que é um tesoureiro (a)?

tesoureiro ou tesoireiro.sm. O encarregado da fazenda ou da administração de um

estabelecimento qualquer.

Pronto, esse verbete no Aurélio explica tudo. Não entendeu? Vamos lá então, o

tesoureiro é um administrador, aquele que vai cuidar dos bens do grupo, e isso não significa

apenas dinheiro. Significa também os bens do grupo, como, por exemplo, um violão, ou um

som, ou o material de papelaria, entre outras coisas.

Assim ele cuida daquilo que o grupo possui. Isso é uma baita responsabilidade, afinal esses recursos

não pertencem a ele, mas a um conjunto de pessoas que estão, estiveram ou ainda vão estar no grupo.

Assim, ao assumirmos a responsabilidade de tesoureiro temos que pensar na responsabilidade em guardar

esses recursos e cuidar de sua manutenção, do controle do seu uso e como protegê-lo.

E o tamanho da Tesouraria?

Quantos tesoureiros (as) são necessários no grupo? Isso é relativo, depende do tamanho do grupo,

da quantidade de recursos que o grupo possui e da sua organização. Primeiro, porque o tamanho do grupo

influência na quantidade de tesoureiros? Isso ocorre devido à necessidade de um maior controle do fluxo

de caixa que provavelmente será maior, isto é, mais gente provavelmente mais dinheiro (claro, se houver

uma boa administração, e isso é responsabilidade do tesoureiro)! Segundo, porque a quantidade de

recursos influencia? Além da questão da quantidade de dinheiro que circula, outra coisa essencial são os

bens pertencentes ao grupo. Material de papelaria, por exemplo, esse negócio de ficar sumindo fita crepe,

fita adesiva, CD do integrante do grupo. Essas coisas se resolvem numa boa administração dos bens através

dos inventários e controles de uso que serão explicados mais a frente. Terceiro ponto a destacar é a

organização do grupo. Bem, sem organização não há como controlar os recursos do grupo. Como assim?

Como saber o que o grupo possui quando a quantidade de cartolinas, fitas crepe, dinheiro mesmo, tudo

isso fica na casa do coordenador e ele nunca fica em casa? Ou se está tudo na igreja e o tesoureiro não tem

chave do armário do grupo? Assim, fica difícil! Então, cada um deve assumir sua responsabilidade e a do

tesoureiro só é possível se ele tiver livre acesso aos recursos do grupo, entendendo recursos como o

dinheiro e os bens pertencentes a este. Bem, após avaliar tudo isso vamos a decisão? Quantos tesoureiros

(as)? Preferencialmente um, mas em grupos grandes dois, ou até uma comissão com três. Mas isso em

grupos grandes, algo que não deve ser comum na Pastoral tendo em vista que procuramos trabalhar com

grupos com no máximo 20, 25 pessoas.

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Capítulo II – Patrimônio do grupo de base

patrimônio.sm. 1.Herança paterna. 2.Bens de família. 3.Os bens, materiais ou não, duma pessoa ou

empresa.§patrimonial.adj2g.

O Patrimônio do grupo é tudo aquilo que o grupo possui. Tudo mesmo! É uma herança paterna? É,

afinal recebemos materiais que o grupo adquiriu antes de nós participarmos, seja uma fita crepe, seja o

nome do grupo, seja o mural ou o armário na Igreja. São bens de família? Primeiro, o quê que é bem? Em

resumo, é tudo o que a pessoa possui para uso, consumo ou troca. Por isso que dinheiro é bem!

Entendeu?! Continuando, o patrimônio é composto por bens de família, pois os bens do grupo devem

seguir hereditariedade, assim nada é meu, tudo é do grupo, ontem, hoje e sempre. Bem, o terceiro ponto

do Aurélio fala sobre bens materiais e imateriais (não-materiais). Aproveitando a deixa do nosso nobre

amigo Aurélio, Bens Materiais são todos aqueles que pertencem ao grupo fisicamente (o violão, a fita

crepe) e os bens imateriais são aqueles que pertencem ao grupo no campo das idéias (o nome do grupo, a

espiritualidade, o encontro feito pelo grupo, a festa do grupo entre outros).

Para que isso não se perca tudo deve ser inventariado. Isso mesmo que você leu?

Não é inventar, é inventariar! Quê que isso? Inventariar é o ato de colocar no papel tudo

que é do grupo, descrevendo detalhadamente algumas coisas.

Inventário do Grupo de Base Sagrada Família

Bens Materiais

Categoria Nome Descrição Data de Aquisição (em ATA) Quantidade Observações

Papelaria Fita Crepe Branca 5/4/2004 3 Tem uma acabando!

Papelaria Fita Adesiva Transparente 5/4/2004 3 Inteiras.

Música Microfone Kenwood 2/7/1999 2 Em bom estado!

Música Violão Kajima 2/9/2001 1 Precisa de reparos!

Outros Camisa Modelo Antigo 4/4/1997 17 -

Outros Poço Poço de Latão 12/8/2003 1 -

Bens Imateriais

Categoria Nome Data de Criação (em ATA) Observações

Nome do Grupo Sagrada Família 25/2/1994

Encontro Amor do Pai 18/5/1995 Em março.

Festa Pastel Self-Service 20/12/2006 Em maio.

Acima você está vendo um esquema de inventário para grupo de base. Pode ser feito no

computador, através do programa Excel ou no próprio Word mesmo. Pode ser feito simplesmente num

caderno ou em folhas avulsas numa pasta, ou talvez um fichário, o que importa é que seja de alguma

maneira organizado e com cópias. Isso mesmo, uma cópia com a coordenação e uma cópia com a

secretaria. Periodicamente esse inventário deve ser atualizado e enviado a coordenação e a secretaria.

Porque entregar cópias? Primeiro para garantir que se você perder tem outras pessoas que possuem o

inventário. E Segundo, o coordenador que fazer uma reunião, ele não precisa ligar pro tesoureiro para

saber se tem ou não material para a dinâmica.

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Ótimo, agora que sabemos o que é um inventário, para terminar essa parte de patrimônio

precisamos nos perguntar: Legal, eu sei o que o grupo tem, mas teve um dia que a pastoral do “Pedido de

Coisas Emprestadas” (vale destacar que essa pastoral não existe, é apenas um exemplo) me pediu

emprestado o som. Eu emprestei junto com a coleção de CDs do grupo. Depois o som voltou quebrado e

faltando CDs. Depois emprestei para outra pastoral e voltaram menos CDs ainda. Um dia os CDs, o som, as

fitas crepe, tudo acaba desaparecendo e o inventário também! Para resolver esse problema a solução é o

Controle de Uso do Patrimônio.

O Controle de Uso do Patrimônio é algo bem simples. Essa ficha abaixo facilita compreender como

ele funciona.

Controle de Uso do Patrimônio

Nome Descrição Data de

Empréstimo Quantidade Terceiro

Data de Devolução

Observações

Fita Crepe Branca 4/1/2006 2 Pastoral X 5/1/2006 Tem uma acabando!

CD Fábio de Melo Sem Encarte 7/5/2007 1 Pastoral Y

CD Geraldo Azevedo - 7/5/2007 1 Pastoral W

Microfone Kenwood 8/5/2007 2 Pastoral Z 10/5/2007

Conforme o Bem for emprestado é anotado e na volta conferida suas características descritas nas

Observações e na Descrição. Bem simples, não?

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Capítulo III – Controle Financeiro

É! Dinheiro é um negócio sério! É onde mora o perigo da maioria das discussões em grupos que

possuem boas receitas. Assim, um bom controle financeiro resolve esses problemas e trazem a paz ao

grupo. Assim, mais uma vez cabe ressaltar a importância de um controle bem feito e da fundamental

responsabilidade do tesoureiro (a) perante este recurso pertencente ao grupo. Para esse controle estão as

seguintes perguntas: Onde vai ficar o dinheiro? Como vou controlar os gastos e de que forma apresento

isso ao grupo?

A Guarda de Valores

Com quem ficam os bens do grupo? Já discutimos acima que os bens do grupo

devem estar em fácil acesso do (a) tesoureiro (a). A questão é, onde fica fácil esse acesso?

Na Igreja preferencialmente, seja numa sala para o grupo, seja num armário devidamente

trancado. Ninguém precisa saber onde o dinheiro está guardado, somente a coordenação e

a secretaria. E se não tiver espaço na Igreja? Devemos analisar pelo bom senso.

Observemos a distância da casa dos responsáveis pelos bens do grupo e a prioridade do (a) tesoureiro (a).

Se o tesoureiro mora perto da Igreja, ótimo, mas se ele mora muito longe e o coordenador ou a secretaria

mora pertinho, então melhor ficar na casa destes e o tesoureiro vai ter que se virar um pouquinho para

realizar as suas funções. O importante é o dinheiro e os bens estarem seguros, seja onde for, mas seguros.

O dinheiro pode ser depositado em conta poupança ou corrente? Bem, poder pode, em poupança,

corrente tem muito imposto, não vale apena para um grupo. A poupança tem o seguinte problema: Em

nome de quem vai ficara a conta? Se for no nome do grupo tem que ter CNPJ, o CPF para pessoa jurídica, o

que gera imposto e dificuldades para administração. Somente em grupos com grande capital isso é

recomendado. Em caso de ganho de uma grande quantia, procure o assessor para a guarda desse valor e

em caso do assessor não ser tão presente ou não haver assessor, melhor guardar no mesmo lugar do resto

do dinheiro do grupo mesmo. Como diz o velho conselho popular: “Dinheiro bem guardado é debaixo do

colchão!”.

Ferramentas de Controle

Para facilitar a vida do tesoureiro existem ferramentas que evitam transtornos na vida deste

responsável pelo cofre do grupo. Essas ferramentas são basicamente o Livro Diário ou Livro Caixa –

controle fiscal – e o Balancete – prestação de contas.

O Livro Diário ou Livro Caixa é onde será registrada toda a movimentação financeira do grupo de

base. Esse livro funciona num esquema simples que se define na seguinte frase: “Todo Débito corresponde

a um Crédito de Igual Valor”. Esse método que vamos descrever agora é baseado no método de partidas

dobradas criado pelo frade franciscano Luca Paciolli no século XV. Vamos ao método.

Livro Diário Data Nome da Conta Histórico ou Descrição Débito Crédito

2/2/2006 Caixa Valor referente à doação da Tia Isildinha R$ 80,00

2/2/2006 Capital Valor referente à doação da Tia Isildinha R$ 80,00

5/2/2006 Papelaria Compra de Fita Crepe (5 rolos) Conf. Nota Fiscal 001 R$ 8,75

5/2/2006 Caixa Compra de Fita Crepe (5 rolos) Conf. Nota Fiscal 001 R$ 8,75

15/2/2006 Caixa Compra de CD Geraldo Azevedo Conf. Nota Fiscal 002 R$ 20,50

17/2/2006 CDs Compra de CD Geraldo Azevedo Conf. Nota Fiscal 002 R$ 20,50

Total R$ 109,25 R$ 109,25

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Observações importantes acerca do livro diário. O nome das contas deve ser preferencialmente o

mesmo das categorias do inventário. A descrição deve ter a nota referente a compra anotada, e essas notas

deve ser guardadas em envelopes ou coladas no próprio livro diário se não ficar muito bagunçado. O Débito

e o Crédito têm que dar o mesmo resultado em seus totais, afinal todo débito deve ter um crédito de igual

valor. Esse método é para garantir que não há desvio de dinheiro do caixa, pelo menos registrado.

Agora, de que forma eu verifico quanto eu tenho em caixa? Para isso basta uma tabela “T” simples

conforme a seguir.

Controle Financeiro

Referente Débito Referente Crédito

Fita Crepe R$ 8,75 Capital R$ 80,00

CD Geraldo Azevedo R$ 20,50 Situação Líquida (+) R$ 50,75

TOTAL R$ 29,25 TOTAL R$ 29,25

Para saber quanto tem em caixa é só olhar a situação líquida, ou seja, o dinheiro que está ainda no

caixa. Nesse caso acima, a situação é positiva, mas pode ser negativa quando o grupo está devendo mais do

que possui no caixa (situação essa que precisa ser revertida e mais a frente vamos citar maneiras de evitar

ou corrigir tais situações). Vale lembrar que os totais são referentes ao débito e ao crédito, esses totais tem

a função de garantir que a conta esteja correta, tipo uma prova real ou prova dos nove.

Agora, o Balancete. A Prestação de Contas é uma parte muito importante nas funções do

tesoureiro. Através desta ferramenta a confiança do grupo mediante ao tesoureiro aumentará tendo em

vista sua organização perante os participantes. O Balancete também é, para não perder o ritmo, simples.

Veja a seguir.

Balancete de Verificação Movimento

Nome da Conta Débito Crédito

Capital R$ 80,00

Papelaria R$ 8,75

CDs R$ 20,50

Caixa R$ 50,75

TOTAIS R$ 80,00 R$ 80,00

É fácil perceber que na verdade o balancete é um livro diário resumido. Esse demonstrativo deve

sair periodicamente, ser mostrado ao sacerdote da Igreja e arquivado junto a secretaria do grupo uma

cópia. Esse balancete pode ser afixado no armário do grupo, ou na sala pertencente ao mesmo na igreja, ou

até no mural em caso de atividade que envolva a comunidade.

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Capítulo IV – Planejamento Financeiro

Um bom planejamento determina o sucesso das atividades de um

grupo. Sem planejamento, o improviso cansa e uma hora ele falha, e assim que

o grupo vai definhando. Planejando bem você garante um trajeto, mesmo que

incerto, mas traçado de alguma forma, como uma linha numa folha branca,

mesmo que perdida, tem um motivo, uma razão de estar ali e direcionada para

algum lugar naquele plano. Filosofias à parte, é uma tarefa muito importante

para o grupo ter um andamento mais tranqüilo e menos tumultuado, tornando

mais eficientes às atividades.

Todo o planejamento ocorre em etapas. Essas etapas seguem normalmente este esquema:

� Análise da Conjuntura

� Definição da Ação (Proposta de Ação e Plano de Metas)

� Orçamentação e Projeto Financeiro

� Arrecadação de recursos

� Aplicação

� Registro, Revisão e Avaliação das Contas

� Balancete

Vamos agora nos deter nessas etapas, uma a uma.

Análise da Conjuntura (ou análise de situação, ou análise da realidade)

A partir da análise da conjuntura (VER+JULGAR) é que iremos propor a ação que solucione os

eventuais problemas analisados, por exemplo: Se o grupo está passando por graves dificuldades financeiras

deve priorizar atividades que tenham pouco risco de investimento e um retorno rápido. Claro que essa

ação deve respeitar as peculiaridades do grupo, como quantidade de membros, a vocação da comunidade

em que está localizado (se são muitos velinhos, ou uma comunidade muito jovem, ou mais tradicional, etc).

Definição da Ação

Para qualquer planejamento é necessário definir primariamente a ação que desejamos

implementar. Essa ação pode ser uma festa, uma rifa, uma atividade. A partir desta proposta de ação inicia-

se um plano de metas, onde se delimitam os objetivos da ação: Arrecadar fundos para o encontro; Pagar a

dívida com a Tia Isildinha; Comprar mais fita crepe!

Orçamentação e Projeto Financeiro

Para saber como vai ficar o custo desta ação é necessário levantar um orçamento da proposta. Para

isso é necessário detalhar o que será necessário para a atividade e qual o custo de cada elemento, e já

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preferencialmente citar meios de conseguir estes elementos da estrutura da ação. Um exemplo de

orçamentação segue abaixo:

Orçamento

Evento Noite do Pastel Nome Preço Unitário Qtd. Marca Peso Valor Fornecedor Obs.

Massa de Pastel R$ 3,69 6 Massa Leve 500g R$ 22,14 Mercado Tia Isildinha

Queijo Minas Frescal R$ 10,60 2 Tirolez 500g R$ 21,20 Mercado Tia Isildinha

Queijo Prato R$ 3,74 4 Tirolez 250g R$ 14,96 Mercado do Alves

Presunto R$ 3,85 5 Aurora 200g R$ 19,25 União Supermercado

Peito de Frango R$ 10,18 1 Perdigão 1kg R$ 10,18 Mercado do Alves

Catupiry R$ 12,47 2 Catupiry 410g R$ 24,94 Mercado Tia Isildinha

Banana R$ - 0 - 1kg R$ - União Supermercado Doação

Tomate R$ - 0 - 1kg R$ - Mercado Tia Isildinha Doação

Carne Moída R$ 6,14 4 - 500g R$ 24,56 União Supermercado

Óleo R$ 3,38 4 Liza 900ml R$ 13,52 Mercado do Alves

Copo Descartável - 6 CopoPlast 100 copos - Mercado do Alves Doação

Refrigerante Guaraná R$ - 24 Antártica 2l R$ - União Supermercado Doação

Refrigerante Cola R$ 2,49 32 Coca-Cola 2l R$ 79,68 União Supermercado

Guaraná Natural R$ - 36 Guaravita - R$ - União Supermercado Doação

TOTAL R$ 230,43

É importante nessa etapa deixar já definido o que vai ser conseguido a partir de doações, e claro,

planejar é, antes de tudo, a prática de fazer escolhas possíveis. Portanto, nada de doações de 50.000kg de

Carne Moída pelo açougue e etc. Sabemos que isso não acontece, então nada de fantasiar possibilidades, a

não ser que já haja uma possibilidade forte em potencial ou uma experiência nova!

A Soma do Total lhe dá o custo da atividade. A partir daí você produz o projeto financeiro, que nada

mais é que um estudo do lucro em cima da atividade, baseado no custo e na margem de lucro. Nesse

projeto devemos sempre considerar os preços do mercado, isto é, não vou cobrar um preço fora do que já

é vendido no comércio local. Então, Guaravita mais de R$ 1,00 não existe hein! Para ficar mais simples nada

melhor que um exemplo. Vejamos:

O Custo das Compras para a Noite do Pastel é de R$ 230,43. O Objetivo da Noite do Pastel é

arrecadar fundos para pagar a Tia Isildinha, cuja dívida é de R$340,00. A quantidade de material comprado

tem o potencial de produzir 300 pastéis (Cada pacote vem 50 massas, multiplicado por 06 pacotes –

quantidade – temos 300 massas, logo, 300 pastéis). Temos 112 litros de refrigerante que vão render 560

copos de 200 ml. Além disso, temos o 36 copos de Guaravita. Assim, consideremos os seguintes valores,

baseados em preços de mercado: Pastel de Carne, Queijo e Presunto e Queijo (Médio) – R$ 1,00; Pastel

Camarão com Catupiry, Frango com Catupiry, Queijo Minas e Banana – R$ 1,50; Refrigerante – R$ 0,50 e

Guaravita – R$ 1,00. Suponha-se que a quantidade hipotética, que está no exemplo, produzisse 180 pastéis

simples e 120 com Catupiry e do tipo Doce. Teríamos nessas condições o lucro potencial de R$ 360,00 em

pastéis, R$ 36,00 em Guaravita e R$ 280,00 em Refrigerantes. A soma total é de R$ 676,00. Considerando

que R$ 230,43 estão comprometidos com as compras, restam R$445,57 que é o lucro. Mas é claro, sabemos

que vender tudo não é fácil. Assim, digamos que 20% da produção não seja vendida (uma margem de

segurança razoável), ou seja, R$ 89,12. Assim, temos R$ 356,45 de lucro. Pagamos a dívida e sobram R$

16,45.

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Que bom, agora é tudo lindo, pagamos a dívida! Nada disso! Na verdade a dívida só estará paga

depois de vender os pastéis. Não cante vitória antes do tempo, a margem de segurança pode não ser tão

segura assim, pode chover, cair o teto da Igreja, etc. Então, contra os contratempos nada melhor que

procurar fazer uma Análise de Risco Simples. Como assim? Observe o que a meteorologia está dizendo

durante a semana, verifique as rachaduras no teto da Igreja, enfim, observar os detalhes para que no dia

não haja imprevistos. Lembre-se que imprevistos podem acontecer, você queira ou não, mas devemos

minimizá-los sempre. Para isso, muita atenção aos detalhes e tenha sempre uma margem de segurança.

Pesquise preços e certifique a possibilidade de doações. Material que será pego em empréstimo, como

panelas, fogão, freezer, etc. deve ser listado. Pode ser igual ao Controle de Uso (capítulo Patrimônio do

grupo de base) para empréstimos a terceiros, mas faça um para pegar emprestado como forma de

controlar também aquilo que não é do grupo, afinal o que é dos outros é ainda mais delicado que o que é

nosso.

Arrecadação de Recursos

Essa etapa depende da articulação da coordenação. Qual o papel do tesoureiro nesse momento?

Realizar o controle do que está sendo comprado e adquirido. Normalmente o tesoureiro mesmo que realiza

a compra, mas pode e deve ser acompanhado por integrantes do grupo para passar o conhecimento da

área para os outros que um dia também podem vir a realizar sua função. Esse controle deve ser feito no

próprio documento de Orçamento, riscando os produtos já comprados e adquiridos por doação. Esse

controle deve ter cópias permanentemente atualizadas com o coordenador e a secretaria.

Aplicação

O dia do evento é um caso especial. Necessita de um caixa próprio diferente do caixa do grupo.

Além disso, nada de misturar dinheiro do grupo com o do evento. No fim, ao passar isso pro livro diário, no

nome da conta vai vir o nome do evento e na descrição algo do tipo: “Lucro adquirido na festa da Noite do

Pastel Conf. Nota 008”.

Então, como realizar o controle do caixa no dia. Bem, primeiro vamos analisar as condições:

normalmente o evento é algo dinâmico, tem muitas pessoas, um fluxo permanente de caixa. Esse capital

inicial para o caixa vem do grupo, e entra no livro diário do grupo como empréstimo para Noite do Pastel,

por exemplo. O controle na “hora do rush” funciona mentalmente mesmo, depois do evento que é possível

contabilizar alguma coisa, mas durante é bem difícil. Assim, indica-se que o tesoureiro fique no caixa para

facilitar a compreensão das contas na contabilidade do fim do evento. Vale ressaltar que é muito

importante que a contabilidade seja feita no mesmo dia para fidelidade das contas e evitar esquecimentos

de dinheiro que entrou depois, empréstimo do fulano no meio da festa para comprar mais massa de pastel

e etc.

Registro, Revisão e Avaliação das Contas

Agora, tudo contabilizado no dia do evento? Ótimo! Só falta registrar tudo no Livro diário. Mas

antes, faça um rascunho num papel e depois passe para o livro, assim evitam-se rasuras. Tudo bem, eu sei,

temos corretivo! Mas, como disse o profeta da papelaria, “Nem só de corretivo vive o homem, mas sim de

toda a atenção do tesoureiro!”. Então, procure evitar rasuras no livro, certo!

Registrar no livro Diário você já aprendeu! Agora como rever as contas e avaliar os resultados?

Primeiro, rever as contas. Revisar as contas é algo mais minucioso do que registrar. Exige atenção e estar

descansado, então depois de preencher o livro diário, não revise. Deixe para fazê-lo outro dia, mais

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descansado e com calma. O trabalho do tesoureiro deve ser um trabalho prazeroso, não cansativo e

desgastante ao ponto de não valer a pena! Torne-o uma atividade boa de se fazer, então ao revisar as

contas, sente em um lugar confortável, ponha uma música e tenha paciência em refazer os cálculos. Claro,

se você não consegue prestar atenção em algo ouvindo música, nada de música, afinal, atenção é

fundamental.

Avaliar os resultados é identificar se a ação teve retorno financeiro, se deu lucro, se deu para pagar

a Tia Isildinha. Resultado positivo, tivemos lucro, pagamos tia Isildinha e nos divertimos. Resultado

negativo, vamos avaliar o porquê deste resultado! Onde foi o erro? No planejamento, na execução da ação,

na definição da ação, no traçado do plano de metas, todos cumpriram suas responsabilidades? Algo nestes

pontos citados com certeza falhou! Assim, se encontrarmos o problema é mais fácil consertá-lo.

Balancete

O Balancete você também já aprendeu. No caso de eventos da comunidade, como já dissemos,

mostre os resultados para comunidade afinal ela deve participar dos resultados do grupo. Mostre antes

para o sacerdote e converse com ele explicando o resultado se necessário. E o mais importante, mostre

antes de publicar o resultado ou mostrar ao sacerdote mesmo, mostre ao grupo todo e de satisfações a

cerca do resultado, eles merecem tanto quanto você entender porque deu certo ou errado o evento no

item finanças, afinal tem eventos que podem dar super certo em qualidade, mas um baita prejuízo. Mas

como evitar esse tipo de situação? Planejando bem as ações, e não fazendo só um tipo de ação, além de

avaliar a vocação do lugar. Tudo isso no próximo capitulo. Logo após você virar a página, aguarde!

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Capítulo V – Planejamento Financeiro e as Linhas de Ação

Para um bom resultado devemos ter um planejamento que venha a suprir a demanda que temos,

de acordo com as condições que o ambiente nos impõe. E do que estamos falando? Estamos falando de

que para determinar o que eu vou fazer, antes preciso entender o problema (a urgência financeira do

grupo) e detectar como resolvê-lo no ambiente que estou inserido, isto é, na comunidade em que

participo! Vamos chamar de Vocação do Lugar. Exemplo prático: O que é melhor fazer numa comunidade

para angariar fundos para o grupo onde a maioria das pessoas é idosa? Uma festa com boate, três

ambientes ou um bingo? Eca, bingo! Por incrível que pareça o bingo vai ser a melhor solução dependendo

da necessidade financeira e do objetivo da ação. Mas, por que o objetivo da ação importa? Por que o que

adianta um bingo pros velinhos quando, por exemplo, tem-se como objetivo principal atrair juventude para

o grupo. Nesse caso, talvez a melhor opção seja uma festa para juventude, mesmo que o retorno financeiro

não seja tão alto. Então por que não fazemos o bingo e depois a festa? A partir daí depende dos

condicionantes que devem ser analisados pelo grupo, mas listados (no tocante aos resultados financeiros)

pela tesouraria. Às vezes é melhor fazer uma só, às vezes dá até para fazer as duas. Enfim, o que vale é que

é importante perceber as vocações do lugar, se o público é mais idoso, ou se vale a pena focar na juventude

com festa na Igreja mesmo, ou se vale fazer churrascos nas casas dos integrantes mesmo, ou atividades em

praça pública, ou festa em clubes, ou festas em quadras, almoço para a comunidade, enfim, as linhas de

ação são diversas. Opa, linhas de ação? Do que estamos falando? Do que se trata o termo “linha de ação”?

Linhas de Ação são as opções de atividades possíveis de serem realizadas pelo grupo. Só existem

essas que vamos citar? Não! Esperamos sua contribuição para Pastoral sempre que tiver uma nova idéia!

Agora, mais uma vez, planejar é, antes de tudo, a prática de fazer escolhas possíveis. Então, não dá para um

grupo de 20 pessoas realizarem um congresso regional de juventude, a não ser que amparado pela Pastoral

da sua diocese. Sejamos mais objetivos com as ações, e menos idealistas. Mas não é por isso que devemos

perder o idealismo. Afinal, o jovem deve ser o condutor do ideal de amor do Cristo sempre.

A seguir vamos citar as linhas de ação uma a uma, entretanto é fundamental deixar claro que estas

linhas podem ser integradas entre si, isto é, podem ser misturadas para encontrar resultados melhores. A

junção de linhas deve seguir a velha doutrina do bom senso, nada de fantasias novamente, mas sem deixar

de ousar quando estiver numa situação favorável. Vamos então as linhas:

Caixinha do Grupo

É muito comum em grupos de base uma caixinha onde se tem ou uma

mensalidade para os integrantes pagarem, ou doações que são feitas

periodicamente. Esta linha de ação é funcional quando o objetivo é manutenção de

gastos menores, material de papelaria, somar capital para alguma atividade.

Exemplo: O grupo vai fazer uma trilha e precisa de mantimentos, além de materiais

médicos para um eventual problema (olha a análise de riscos aí), nesse caso é

válido. Contudo, para grandes atividades essa linha de ação costuma ser ineficiente.

Rifas

Rifa é a ferramenta mais desesperada de um grupo. É impressionante o número de rifas que um

grupo faz por ano, somando ainda as rifas do colégio, do trabalho, do amigo que precisa de ajuda,

misericórdia, haja talão de rifa e gente com dinheiro para comprar um papelzinho que lhe dá uma

probabilidade pequena de ganhar o produto sorteado. Assim, não desgaste essa ferramenta mais do que

ela já está desgastada na comunidade com tantas pastorais fazendo rifa ao mesmo tempo. Como não

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deixar essa ferramenta se desgastar? Uma ferramenta atual que tem funcionado é a junção da linha de

ação “Festas” com o esquema de “Rifa Relâmpago”. O sorteio é na hora, ou seja, a pessoa vê o sorteio, algo

que normalmente não acontece devido às rifas serem vendidas para tudo que é gente e nem todos esses

vão a missa domingo, aliás, que virou local de sorteio. Então, para evitar isso, as rifas-relâmpago são

ótimas. Esse tipo de rifa deve ter valor baixo e o prêmio preferencialmente doado, mas de qualidade. É

importante um bom planejamento financeiro para esse tipo de ação, tendo em vista que pode resultar em

bons lucros, ou em bons prejuízos se não for bem organizado.

Agora, nunca mais fazemos uma rifa normal no grupo? Também não é assim! Não é para tomar

ódio pela forma de ação! Mas tentar fazê-la com menos freqüência, ou numa sazonalidade mais espaçada,

isto é, em tempos mais separados. Exemplo: ERRADO – Rifa de Natal; Rifa de Carnaval; Rifa de Páscoa; Rifa

de Festa Junina; Rifa de Santa Sara Kali; Rifa do Dia dos Pais; Rifa do Dia das Mães; Rifa da Independência;

Rifa do Dia das Crianças; Rifa de Finados. CERTO – Rifa do Dia das Crianças; Rifa da Festa Junina. Perceba

que ao contrário das 70 x 7 Rifas do ERRADO, o CERTO tem duas Rifas (o que não significa que você deve no

máximo fazer duas rifas, mas é um bom número para ter bons resultados e não encher a paciência de

ninguém). Outro detalhe: veja a pertinência das rifas. Por exemplo, ao comprar a rifa vão perguntar quem

foi Sara Kali? E aí? Nesse momento é que percebemos como a pertinência é importante. A rifa do dia das

crianças, tendo um prêmio adequado a esse público, pensando numa faixa etária ampla, é uma ótima idéia.

E uma rifa para festa junina você evita o sorteio na missa e faz este na festa trazendo ainda mais pessoas

para consumir na sua barraquinha.

Almoços

Essa linha de ação exige uma organização maior. Exige contato com outras

pastorais para conseguir panelas, mesas, talheres, pratos, e outros materiais

pertinentes. Mas isso não impede de fazer uma ação destas. Dentre todas, é uma das

que o retorno é bem grande, mas o trabalho segue o mesmo ritmo de tamanho. Muito

útil para arrecadar fundos para grandes atividades do grupo, além de poder funcionar

como divulgador desta atividade que será custeada pelo almoço.

Pontos importantes de um planejamento com almoço. É uma atividade grande, precisarão de apoio

da comunidade. De que forma? Desde incentivo até doações. A doação para almoço é muito importante

para o custo ser baixo e o lucro valer a pena o esforço de organização. Se o grupo é novo, é melhor esperar

uma época com o grupo mais consolidado. No início é melhor usar a Rifa e Festas mais simples para

garantir fundos para o grupo. Ao fazer o almoço, não deixe de listar os materiais de cozinha, alimentação

deve ser revisada pelo assessor ou um adulto com mais experiência em atividades desse porte. O local deve

ser espaçoso, nada de apertos para comer, senão ninguém volta mais! Deixe lembrancinhas nas mesas,

divulgue o grupo para quem vier e música, só se for de boa qualidade, bons equipamentos e bons músicos,

senão também ninguém volta mais, ou só volta para pegar quentinhas. Esses últimos recados são apenas

para ficar atentos aos detalhes, não necessariamente é responsabilidade do tesoureiro, pelo menos a partir

dos comentários sobre o local.

Festas e Bailes

Festas e Bailes são atividades com um público alvo restrito: Ou jovens, ou

Idosos (o tal do baile da feliz idade – meio brega, mas funciona, principalmente

aliado ao bendito bingo). No caso do público-alvo jovem tem de se pensar qual é o

público de jovens, a escala da festa, do que ela vai tratar. Destas informações você

pode avaliar melhor se vale a pena ter um preço para entrada na festa, ou se vai ser

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cobrada só a consumação, se o preço é alto ou se é baixo demais para o público que vai, afinal festa muito

barata permite que o público seja maior e de mais difícil controle dependendo do tipo de divulgação. E

festa não é só “Cristo Hits” ou “Louvor In The Night”. Festa é churrasco em casa, num clube, lual, noite do

pastel, festival de música, de teatro, de dança (com dança de salão até – quem sabe aulas durante a

festividade), ou shows abertos com bandas locais. Agora, nada de trazer Geraldo Azevedo da conchichina

para cá, nem Padre Fábio de Melo, a não ser que o grupo se comprometa com o tamanho de uma atividade

desta. Geraldo Azevedo é bom, mas é caro, assim como Padre Fábio de Melo. Mas shows abertos são muito

bons, fechados são de mais difícil controle, apesar de parecer o contrário, no show aberto fica eximida a

responsabilidade, já no fechado é mais complicado, necessita de seguranças, mas é possível.

Resumindo, foque nos churrascos, mas faça um bom planejamento financeiro para ter uma boa

margem de lucro, afinal churrasco dá bastante gente sempre. E nunca se esqueça do essencial num

churrasco: Futebol ou Piscina. Um destes dois deve estar presentes para atrair o público, um carteado

colabora também para a atividade.

Jogos

Esporte é uma linha de ação sensacional, estão aí as olimpíadas da Pastoral que não me deixam

mentir. Bem, não precisa fazer uma olimpíada, um campeonato de futebol já dá bons resultados. Outros

jogos mais simples em esquema de gincana funcionam bem também como ferramentas de arrecadação de

capital. Mas procure opções menos comuns, não precisa jogar Gamão nem Rúgbi, mas toda hora cabo de

guerra? Porque não corrida com aquela colher na boca com um ovo na ponta.

Jogos de inteligência, não necessariamente Quiz de perguntas e respostas, mas

enigmas para solucionar, montagem de tangram, problemas matemáticos e

quebra-cabeças. Tenha a idéia da ferramenta antes de associá-la ao tema da

ação que será implementada, é melhor para ter idéias mais criativas de novas

atividades.

Campanhas

Campanhas são linhas de ação que precisam de planejamento bem delineado, pois acontecem em

médio ou em longo prazo, diferente das atividades anteriores que possuem prazos mais curtos. Uma

campanha na comunidade para mantimentos para um encontro pode acontecer meses antes da atividade

em si. Este tipo de ação normalmente não trabalha com capital, mas mantimentos que acabam

contabilizados como doação no livro diário e nas contas do próprio encontro, que por sinal também devem

ser separadas da do grupo, assim como no exemplo da Noite do Pastel.

Patrocínio

O Patrocínio é uma linha de ação boa, mas se usada de maneira ética e dentro do que se propõe o

grupo. Então eu não devo procurar patrocínio com a “Associação de Ladrões de Velinhas”, por exemplo,

afinal a nossa proposta não bate com a proposta de nossos patrocinadores. Já patrocínio com a lanchonete

X ou o restaurante Y melhora bastante. “Pai” trocínios podem ser úteis também, mas é melhor entrar como

doações por que não costumam ter regularidade esse tipo de patrocínio. Essa linha de ação pode ser aliada

a manutenção de um site na internet do grupo gerando uma divulgação do patrocinador no site, ou em

camisas de futebol do grupo, etc.

Chegando ao Fim desta jornada...

Bem, chegamos ao fim desta jornada, mas a partir daqui iniciamos outra. A jornada da boa

administração dos grupos em que estamos inseridos. Não se esqueça de que todas as propostas aqui

tratadas não devem “burocratizar” o grupo, mas facilitar sua caminhada! Assim, use o pó mágico do bom

senso para saber em que medida usar as ferramentas aqui apresentadas! Então, mãos a obra e que Deus

abençoe você, seu grupo e a Pastoral da Juventude. Até mais!

Vale à pena conferir a bibliografia

BORAN, Jorge. O futuro tem nome: juventude: sugestões práticas para trabalhar com jovens. São Paulo:

Paulinas, 1994. 346p.

CONFERÊNCIA NACIONAL DOS BISPOS DO BRASIL. Marco Referencial da Pastoral da Juventude do

Brasil/CNBB. São Paulo: Paulus, 1998 – (Estudos da CNBB; 76). 231p.

LUCK, Heloisa. Metodologia de Projetos - Uma Ferramenta de Planejamento e Gestão, São Paulo: Vozes,

2003. 144p.

OLIVEIRA, Johnny Jorge de. Introdução a Teoria da Contabilidade, Rio de Janeiro: Ciência Moderna, 2006.

152p.

SCRIBD. Apostila de Gestão de Projetos. Curso de Gestão de Projetos da Fundação Instituto de

Administração. Disponível em: http://www.scribd.com/doc/301168/Apostila-Gestao-Projetos. Acesso em:

18 de abril de 2008.