manual de redaÇÃo e atos oficiais ifrs – … · ministério da educação secretaria de...

Ministério da EducaçãoSecretaria de Educação Profissional e Tecnológica

Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do SulCâmpus Restinga

MANUAL DE REDAÇÃO E ATOS OFICIAIS

IFRS – CÂMPUS RESTINGA

Porto Alegre, 2014 – 1ª edição

Rua Alberto Hoffmann, nº 285 – Bairro Restinga – Porto Alegre/RS – CEP 91791-508Site: www.restinga.ifrs.edu.br – Telefone: (51) 3247.8400 – E-mail: [email protected]

mailto:[email protected]

http://www.restinga.ifrs.edu.br/

SUMÁRIO APRESENTAÇÃO...............................................................................................................................3

1. AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS..................................................................................................4

2. IDENTIDADE VISUAL...................................................................................................................4

3. SIGLAS DOS SETORES.................................................................................................................4

4. PRONOMES DE TRATAMENTO..................................................................................................51. Emprego dos Pronomes de Tratamento..............................................................................................6

2. Identificação em Envelopes................................................................................................................7

5. FECHOS DA COMUNICAÇÃO OFICIAL...................................................................................8

6. IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO..........................................................................................8

7. FORMA DE DIAGRAMAÇÃO......................................................................................................8

8. ATA..................................................................................................................................................10

9. CONVOCAÇÃO.............................................................................................................................11

10. COMUNICADO............................................................................................................................11

11. EDITAL.........................................................................................................................................12

12. INSTRUÇÃO NORMATIVA.......................................................................................................12

13. MEMORANDO............................................................................................................................13

14. MEMORANDO CIRCULAR......................................................................................................14

15. ORDEM DE SERVIÇO...............................................................................................................14

16. OFÍCIO.........................................................................................................................................15

17. PARECER.....................................................................................................................................16

18. PORTARIA...................................................................................................................................17

19. RESOLUÇÃO...............................................................................................................................17

20. DECLARAÇÃO............................................................................................................................18

21. FLUXOS DE TRABALHO..........................................................................................................19 21.1 Emissão de Documentos Oficiais................................................................................................19

21.2 Solicitação de Documentos Oficiais............................................................................................21

22. BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................................24



APRESENTAÇÃO

A edição deste Manual tem por finalidade orientar e padronizar a elaboração dos atos oficiaisno âmbito do IFRS - Câmpus Restinga.

Resumindo Redação Oficial em uma frase, pode-se dizer que é a maneira pela qual o PoderPúblico redige atos normativos e comunicações.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto delinguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente essesatributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração públicadireta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do DistritoFederal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade,moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípiosfundamentais de toda administração pública, devendo igualmente nortear a elaboração dosatos e comunicações oficiais.

Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura,que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atosnormativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito: éinaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A publicidade implica, pois,necessariamente, clareza e concisão.

Foi utilizado como referência bibliográfica o Manual de Redação Oficial da Presidência daRepública e outras bibliografias.

3



1. AS COMUNICAÇÕES OFICIAISExistem características específicas de cada tipo de expediente, que são aspectos comuns aquase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento,a forma dos fechos e a identificação do signatário.

2. IDENTIDADE VISUALTodos os documentos e atos oficias expedidos pelo IFRS Câmpus Restinga, deverão constar ocabeçalho, conforme modelo abaixo:



3. SIGLAS DOS SETORESAs abreviações de setores em documentos e atos oficiais devem seguir a seguintenomenclatura:

CDI - Coordenação de Desenvolvimento Institucional;

CEXT - Coordenação de Extensão;

o CEST - Coordenação de Estágios;

o CGAE - Comissão de Gerenciamento das Ações de Extensão;

o NEABI - Núcleo de Estudos Afro-brasileiros e Indígenas;

o NAPNE - Núcleo de Atendimento às Pessoas com Necessidades EducacionaisEspecíficas;

o NELEM - Núcleo de Ensino em Línguas Estrangeiras Modernas;

4



o PRONATEC - Coordenação do Programa Nacional de Acesso ao EnsinoTécnico e Emprego;

CONCAMP - Conselho de Câmpus;

CPPI - Coordenação de Pesquisa, Pós-graduação e Inovação;

o CAGPPI - Comissão de Avaliação e Gestão de Projetos de Pesquisa eInovação;

DAP - Departamento de Administração e Planejamento;

o CAEO - Coordenação de Administração e Execução Orçamentária;

o CGP - Coordenação de Gestão de Pessoas;

o CI - Coordenação de Infraestrutura;

o CLIC - Comissão de Licitações;

o COMPRAS - Setor de Compras;

o CONTRATOS - Setor de Contratos e Convênios;

DE - Diretoria de Ensino;

o BIBLIO - Biblioteca;

o CAE - Coordenação de Assistência Estudantil;

o CC - Coordenações de Cursos;

o CENS - Comissão de Ensino;

o CRE - Coordenação de Registros Escolares;

o GE - Gestão Escolar;

o OE - Orientação Educacional;

DG - Direção Geral;

GAB - Gabinete Direção Geral;

TI - Coordenação de Tecnologia da Informação;

4. PRONOMES DE TRATAMENTOOs pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridadesquanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoagramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam aconcordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra alocução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “VossaExcelência conhece o assunto”.

5



Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre osda terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).

Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com osexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, senosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “VossaSenhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “VossaSenhoria deve estar satisfeita”.

1. Emprego dos Pronomes de Tratamento

Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de usoconsagrado:

TÍTULO VOCATIVOFORMAS DE

TRATAMENTOABREV.

Presidente da República, Presidentes doSupremo Tribunal Federal e do CongressoNacional

ExcelentíssimoSenhor (cargo)

VossaExcelência

V.Exa.

Vice-Presidente da República, Ministros deEstado, Secretário–Geral da Presidência daRepública, Procurador-Geral da República, daJustiça e do Estado, Embaixadores,Presidente, Vice-Presidente e membros daCâmara dos Deputados e do Senado Federal,Presidentes e Membros dos Tribunais,Promotor Público, Juízes, Desembargadores,Governadores, Vice-Governadores de Estado,Secretários de Estado dos Governos Estaduais,Presidentes e membros das AssembléiasLegislativas Estaduais, Prefeitos Municipais,Vice-Prefeitos, Presidentes e membros dasCâmaras Municipais e Secretários Municipais

Senhor (cargo)Vossa

ExcelênciaV.Exa.

Reitores

Magnífico Senhor ouExcelentíssimoSenhor (cargo)

VossaExcelência ou

VossaMagnificência

V.Exa.ou

V.M.

Diretores e demais cargos Senhor (cargo) Vossa Senhoria V.Sa.

OBSERVAÇÕES:

6



Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento “digníssimo” (DD) àsautoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposta para que seocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Fica dispensado o emprego do superlativo “ilustríssimo” para as autoridades querecebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o usodo pronome de tratamento “Senhor”.

“Doutor” não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Como regra geral,empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluídocurso de doutorado.

“Vossa” é empregado para a pessoa com quem se fala. “Sua” a quem se dirige acorrespondência.

Referente à numeração de Artigos em documentos oficias: "Art.", seguida denumeração ordinal até o nono e cardinal a partir deste.

2. Identificação em Envelopes

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por VossaExcelência, terá a seguinte forma:

A Sua Magnificiência a SenhoraProfa. Cláudia Schiedeck Soares de SouzaReitora do IFRS Rua General Osório, 348 - Centro 95700-000 – Bento Gonçalves/RS

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares.

O vocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal,

(…)

No envelope, deve constar no endereçamento:

Ao SenhorProf. Gleison Samuel do NascimentoDiretor Geral – IFRS/Câmpus RestingaRua 7121, nº 285 - Distrito Industrial da Restinga91791-508 – Porto Alegre/RS

7



5. FECHOS DA COMUNICAÇÃO OFICIALO fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a desaudar o destinatário. O Manual de Redação Oficial da Presidência da República estabelece oemprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicaçãooficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

6. IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIOExcluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demaiscomunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo dolocal de sua assinatura. Não haverá sinal de pontuação após o nome e cargo do signatário.

A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura (sem traço)NOME

Diretor-Geral do IFRS Câmpus Restinga

(espaço para assinatura (sem traço)NOME

Coordenadora da CGP Câmpus Restinga

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente.Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

7. FORMA DE DIAGRAMAÇÃOOs documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

1) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral.

2) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

8



3) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margemesquerda;

4) o campo destinado à margem lateral esquerda terá 3,0 cm de largura;

5) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

6) o campo reservado às margens superior e inferior será de 1,5 cm;

7) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cadaparágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de umalinha em branco;

8) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas,sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação queafete a elegância e a sobriedade do documento;

9) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressãocolorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

10) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel detamanho A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

11) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nosdocumentos de texto;

12) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de textopreservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casosanálogos;

13) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguintemaneira:

Tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

Ex.: “Ofício nº 001/2015-GAB/IFRS/RESTINGA- Relatório Atividades 2014”

14) nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expedientedeve conter a seguinte estrutura:

Introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual éapresentado o assunto que motiva a comunicação, não se usa mais na redaçãooficial essas formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, “Ao cumprimentá-lo aproveitamos a oportunidadepara”. Empregue a forma direta: “Informamos a Vossa Senhoria”,“Solicitamos a Vossa Excelência”;

9



Desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais deuma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, oque confere maior clareza à exposição;

Conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posiçãorecomendada sobre o assunto.

15) os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto aqueles que são formatadosem parágrafo único. (optou-se em não numerar os parágrafos nos documentos).

16) as informações efetuadas de forma manuscrita, incluindo as assinaturas dossignatários, deverão ser realizadas sempre com caneta esferográfica de tinta azul.

8. ATAA ata é um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências,deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias. Por ter valor jurídico, deveser redigido de tal maneira que não se possa modificá-la posteriormente.

Para isso escreve-se: sem parágrafo ou alíneas (ocupando todo o espaço da página); semabreviaturas de palavras ou expressões; com os numerais por extenso; sem emendas ourasuras; sem uso de líquido corretivo;

PARTES DE UMA ATA

1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade.

2) TÍTULO: ATA, número de ordem da reunião em ordinal, seguida do ano;especificar se ordinária ou extraordinária;

3) TEXTO:

a. dia, mês, ano e hora (por exemplo);

b. local;

c. pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, secretários,diretores...);

d. presidente e secretário dos trabalhos;

e. ordem do dia (discussão, votação, deliberação...);

f. fecho. Exemplo: Nada mais havendo a tratar encerro a presente ata, queapós lida e aprovada será assinada pelos presentes);

10



4) OBSERVAÇÕES: Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ouentrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Deve-se evitar as abreviaturas,e os números são escritos por extenso. Verificando-se qualquer engano no momentoda redação, deverá ser imediatamente retificado empregando-se a palavra “digo”.Na hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far-se-á umaressalva: “em tempo”. “Na linha.........., onde se lê............ leia-se...........”.

5) ASSINATURA: secretário(a), presidente e membros.

9. CONVOCAÇÃO

A convocação corresponde ao convite, mas no sentido de intimação. Solicita ocomparecimento, devendo o não comparecimento ser justificado. Já o convite é somente umasolicitação.

PARTES DA CONVOCAÇÃO


2) TÍTULO: CONVOCAÇÃO

3) TEXTO:

4) DATA:

5) ASSINATURA: Nome da autoridade competente, indicando-se cargo e função.

6) MODELO: segue em anexo, modelo de convocação a ser usado no IFRS CâmpusRestinga como referência.

10. COMUNICADO

O comunicado assemelha-se ao memorando, tem por finalidade informar especificamente aosBolsistas, Estagiários e Funcionários Terceirizados.

PARTES DO COMUNICADO

1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade

2) TÍTULO: COMUNICADO

3) TEXTO:

11



4) DATA:


6) MODELO: segue em anexo, modelo de comunicado a ser usado no IFRS CâmpusRestinga como referência.

11. EDITALO edital é um instrumento de comunicação externa, que através de autoridade competente sepublica pela imprensa ou se afixa em locais de acesso dos interessados. Objetiva transmitirassuntos de interesse público, visando com isso o cumprimento de determinações legais.

PARTES DE UM EDITAL


2) TÍTULO: EDITAL XXX/2015

3) EDITAL (em maiúsculas, seguido do número de ordem, da data e, quando for ocaso, do número do processo).

4) EMENTA: facultativo, mas oferece a vantagem de propiciar o conhecimento prévioe sucinto do que é exposto em seguida. Aparece, principalmente, em editais deconcorrência pública e tomada de preço.

5) TEXTO: Deve conter todas as condições exigidas para preenchimento dasformalidades legais.


7) OBSERVAÇÃO: Em virtude das diversas possibilidades de Edital, não seráapresentado um modelo.

Nota: Os editais de licitação deverão seguir a Lei Federal nº 8.666 de 21/06/1993, atualizadapela Lei Federal nº 8.883 de 08/06/1994.

12. INSTRUÇÃO NORMATIVA A Instrução Normativa é um ato administrativo que refere-se ao modo e forma de execuçãode determinado serviço público, expedida pelo superior hierárquico com o escopo de orientaros servidores a desempenhar as atribuições que lhes são afetas e assegurar a unidade de ação.

12



PARTES DE UMA INSTRUÇÃO NORMATIVA


2) TÍTULO: INSTRUÇÃO NORMATIVA, sigla, número e data.

3) FUNDAMENTO LEGAL: Citar as considerações legais ou administrativas queorientaram ou fundamentaram a matéria.

4) TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado, podendo constar de tantosparágrafos quantos forem necessários, seguidamente numerados por algarismosarábicos, os quais, se necessários, poderão desdobrar-se em alíneas (letras).

5) ASSINATURA: Titular da unidade organizacional

6) MODELO: segue em anexo, modelo de instrução normativa a ser usada no IFRScomo referência.

13. MEMORANDOO Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmoórgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferente. Trata-se,portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para expôr projetos, ideias,diretrizes, etc. A serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgãodeve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Os despachosao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folade continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado,assegurando maior transparência à tomada de decisões.

Quanto a sua forma, segue o modelo padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatáriodeve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Conforme exposto a seguir:


2) TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE, seguido da sigla do órgão que o expede:

a. Exemplo: Memorando nº 001/2014-GAB/IFRS/RESTINGA.

3) LOCAL E DATA: em que foi assinado, por extenso, com ponto final depois daindicação do ano, com alinhamento à direita: (sem negrito), na mesma linha dacitação do tipo.

13



a. Exemplo: Porto Alegre, 01 de outubro de 2014.

4) DESTINATÁRIO: o memorando por ter como característica a agilidade esimplicidade basta apenas anotação do setor/unidade a quem é dirigida acomunicação interna.

a. Exemplo: Ao Senhor Diretor Geral do IFRS – Câmpus Restinga

5) ASSUNTO: resumo do teor do documento;

a. Exemplo: Assunto: Aquisição de computadores (em negrito)

6) MODELO: segue em anexo, modelo de memorando a ser usado no IFRS CâmpusRestinga como referência.

14. MEMORANDO CIRCULARO Memorando circular será utilizado especificamente para o público interno, (alunos,funcionários e ou setores do referido Câmpus).

PARTES DE UM MEMORANDO CIRCULAR


2) TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE:

3) LOCAL E DATA: resumo do teor do documento;

4) DESTINATÁRIO: público interno do Câmpus Restinga

5) ASSUNTO:

6) MODELO: segue em anexo, modelo de memorando circular a ser usado no IFRSCâmpus Restinga como referência.

15. ORDEM DE SERVIÇOA ordem de serviço são determinações especiais dirigidas aos responsáveis por obras ouserviços públicos, contendo imposições de caráter administrativo, ou especificações técnicassobre o modo e forma de sua realização.

14



Trata-se de ato interno de um órgão administrativo, mediante o qual seu titular determina arealização de certo serviço ou regulamenta procedimentos para a sua execução, orienta osservidores quanto ao desempenho de suas funções, especifica e caracteriza atividades, etc.

As ordens de serviço podem são emitidas pelo Diretor Geral da instituição. São usadas paradesignar grupos de trabalhos temporários. Possui estrutura variável, às vezes semelhante àPortaria. Geralmente apresenta as seguintes partes:


2) TÍTULO E NÚMERO

3) TEXTO

4) LOCAL E DATA

5) ASSINATURA: nome da autoridade e cargo.

6) MODELO: segue em anexo, modelo de ordem de serviço a ser usado no IFRScomo referência.

16. OFÍCIOO ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da AdministraçãoPública entre si, porém, também é utilizado para as comunicações dirigidas a empresasprivadas ou cidadãos.

São documentos usados para a comunicação externa. Entre o IFRS e outras instituições. Ascomunicações internas devem usar memorandos, incluindo comunicações entre campi doIFRS e entre o Câmpus Restinga e a Reitoria.

A confecção do expediente tipo ofício deverá seguir o modelo indicado neste manual deredação oficial, conforme exposto a seguir:


2) TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE, seguido da sigla do órgão que o expede:

a. Exemplo: Ofício nº 001/2014-GAB/IFRS/RESTINGA

3) LOCAL E DATA: em que foi assinado, por extenso, com ponto final depois daindicação do ano, com alinhamento à direita:

a. Exemplo: Porto Alegre, 01 de outubro de 2014.

4) DESTINATÁRIO: no ofício deve ser incluído o endereço. Escreve-se: o nome, ocargo e o endereço para correspondência da pessoa a quem é dirigida acomunicação.

15



a. Exemplo:

Ao Senhor

Profº. Carlos Alexandre Netto

Reitor da UFRGS

Rua XXXXX, no XXXX

90.000-000 – Porto Alegre/RS

5) ASSUNTO: resumo do teor do documento

a. Exemplo: Assunto: Aquisição de computadores (em negrito)

6) VOCATIVO: o vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas àsautoridades em geral serão tratadas com o vocativo Senhor, também seguido docargo e vírgula.

a. Exemplo: Senhor Diretor Geral,

7) MODELO: segue modelo de ofício a ser usado no IFRS como referência.

17. PARECERO parecer é a manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à suaconsideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomadapela autoridade competente. Pode ser enunciativo, opinativo ou normativo. Em se tratando deparecer emitido por colegiado, este somente surtirá efeitos se aprovado pelo plenário, caso emque deve ser explicitado no documento.

PARTES DE UM PARECER


2) TÍTULO: (a palavra PARECER), seguido de numeração e sigla do órgão em letrasmaiúsculas.

3) NÚMERO DO PROCESSO, seguido de numeração e sigla do órgão em letrasmaiúsculas.

4) EMENTA: resumo da matéria do Parecer, em letras maiúsculas e à direita dapágina.

5) TEXTO: paragrafado, analisando a matéria em questão e formulando o Parecer.

16



6) DATA: por extenso.

7) ASSINATURA: nome e cargo da autoridade ou chefia que emite o Parecer.

8) MODELO: segue em anexo, modelo de parecer a ser usado no IFRS comoreferência.

18. PORTARIAInstrumento pelo qual o titular de um órgão ou diretoria determina ou regula procedimentospara a execução de serviços, imposições de cunho administrativo específico e relativas apessoal, bem como definir situações funcionais e medidas de ordem disciplinar.

A Portaria deve ser emitida sempre pelo Diretor Geral da Instituição.

PARTES DE UMA PORTARIA


2) TÍTULO: nome do documento (POTARIA), seguido da sigla do órgão, numeraçãoe data, em letras maiúsculas, grifadas em negrito;

3) EMENTA: em letras maiúsculas, à direita da página.

4) PREÂMBULO: denominação completa da autoridade que expede o documento, emletras maiúsculas e, em negrito; fundamentação legal, seguida da palavraRESOLVE. Também em letras maiúsculas, acompanhada de dois pontos, àesquerda da folha.

5) TEXTO: subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria daPortaria.

6) LOCAL E DATA: por extenso.

7) ASSINATURA: nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.

8) MODELO: segue em anexo, modelo de portaria a ser usada no IFRS comoreferência.

19. RESOLUÇÃOResolução é deliberação ou determinação, indica, assim, o ato pelo qual a autoridade públicaou o poder público toma uma decisão, impõe uma ordem ou estabelece uma medida. Emregra, as resoluções dizem respeito a questões de ordem administrativa ou regulamentar.

17



No Câmpus Restinga as resoluções são usadas para publicar decisões do Conselho do Câmpuse são expedidas pelo Presidente do Conselho do Câmpus (Diretor Geral)

PARTES DE UMA PORTARIA


2) TÍTULO (a palavra RESOLUÇÃO à esquerda), seguido de sigla do órgão, enumeração; data (por extenso) e em letras maiúsculas, na mesma linha, à direita.

3) EMENTA: em letras maiúsculas, à direita da página.

4) PREÂMBULO: denominação completa da autoridade, em letras maiúsculas, enegrito; fundamento legal do ato, seguido da palavra RESOLVE (em maiúsculas), àesquerda da página, duas linhas abaixo.

5) TEXTO: dividido ou não em artigos, parágrafos e alíneas.

6) LOCAL E DTA: por extenso.

7) ASSINATURA: nome e cargo da(s) autoridade(s) que subscreve(m) a Resolução

8) MODELO: segue em anexo, modelo de resolução a ser usada no IFRS comoreferência.

20. DECLARAÇÃOA declaração objetiva informar, mediante solicitação e com base em documento original ouem assentamentos do interessado, dados pessoais, funcionais ou financeiros. As declaraçõespodem ser emitidas por qualquer setor do Câmpus.

PARTES DE UMA DECLARAÇÃO

1) TÍTULO: DECLARAÇÃO, em maiúsculo e centralizado sobre o texto (seguido denúmero, ano, sigla da unidade organizacional e da instituição).

2) TEXTO: inicia o texto com a palavra DECLARO que (maiúsculas, negritado e naprimeira pessoa do singular) após será informado, necessariamente, a finalidade daexpedição da declaração e de informação solicitada.

3) OBS. (retirar a frase: “para os devidos fins...” no corpo do texto.)

4) FECHO: O fecho é inserido como último parágrafo do texto, constando do nome doórgão expedidor e a data da expedição toda por extenso.

5) ASSINATURA: Titular da unidade organizacional.

18



21. FLUXOS DE TRABALHO

Existem dois fluxos de trabalho para emissão de documentos oficiais. O primeiro fluxo éusado para emissão de documentos pelos setores do Câmpus Restinga. Já o segundo édestinado a documentos que podem ser emitidos apenas pela Direção Geral. A seguir osfluxos de trabalho são definidos em detalhes.

21.1 Emissão de Documentos Oficiais

Este fluxo é usado para emissão de documentos nos setores, comissões, colegiados, núcleos ecoordenações do Câmpus Restinga. Os documentos emitidos a partir deste fluxo são assinadospela chefia imediata ou coordenação do setor, comissão, núcleo, colegiado ou curso.

Os documentos que podem ser emitidos nestes locais são: atas; editais; instruções normativas;memorandos; memorandos circulares; ofícios; pareceres; declarações; convocações; ecomunicados. Para emissão de editais e instruções normativas é necessário observar osregulamentos e regimentos vigentes no IFRS, ou seja, deve-se respeitar o fluxo de aprovaçãode tais documentos (por exemplo, aprovação por conselho de câmpus).

FLUXO DE TRABALHO

19



DESCRIÇÃO DAS TAREFAS

Registrar Número do Documento: acessar a planilha eletrônica “CorrespondênciasExpedidas XXXX” (onde, XXXX é o ano corrente), disponível no Google Drive.Localizar a aba do tipo de documento a ser expedido e registrar seu número e assunto.Observações importantes:

o Caso o servidor não tenha acesso a planilha, deve solicitar informações aoGabinete do Câmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.

o Os documentos devem ser expedidos seguindo numeração sequencialindependente do setor que o expedirá, com exceção dos memorandos. Apenasmemorandos terão numeração por setor e, portanto, terão abas distintas naplanilha.

Pegar Modelo do Documento: acessar a pasta compartilhada do Grupo Diretivo,localizada em “ \\200.132.12.71\grupodiretivo ” e recuperar o modelo do tipo dedocumento que será emitido. O modelo consiste em um documento pré-formatadocom os padrões definidos neste manual. Observações importantes:

o Caso o servidor não tenha acesso a pasta do grupo diretivo, deve solicitarinformações com o Gabinete do Câmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.

o Os modelos encontram-se nas subpastas “Manual e Modelos\Modelos”.

o Copie o arquivo para sua máquina e edite o arquivo em sua própria máquina.Lembre-se: nunca substitua o arquivo da pasta modelos, pois outras pessoasirão usá-lo no futuro.

Redigir e Imprimir o Documento: redigir o documento seguindo o modelorecuperado na tarefa anterior e as regras definidas neste manual. Após a redação,imprima o documento, assine e coloque seu carimbo (quando existir). Observaçõesimportantes:

o Deve ser impressa e assinada apenas uma via do documento. As demais viasdevem ser “xerocadas” e carimbadas com a certificação “Confere comOriginal”.

o Caso você não tenha carimbo pessoal ou o carimbo “Confere com Original”,deve solicitar informações ao Gabinete do Câmpus Restinga ou com suaChefia Imediata.

Tirar Cópia do Documento Assinado: reproduzir uma cópia do documento originalpara encaminhá-la ao gabinete (Xerox).

É um Memorando: memorandos, que são documentos de comunicação interna, nãonecessitam de arquivamento no Gabinete do Câmpus. Os demais documentos devemser arquivados no Gabinete para futuras consultas públicas ao documento.

20



Validar Documento Assinado: o gabinete irá validar a formatação do documento ecolocar o carimbo “Confere com o Original”.

Arquivar Cópia do Documento: o gabinete irá arquivar a cópia do documento parafuturas consultas públicas ao documento (auditorias, cópias solicitadas por agentespúblicos, entre outras necessidades).

Colocar Arquivo Digital no Repositório: acessar a pasta compartilhada do GrupoDiretivo, localizada em “ \\200.132.12.71\grupodiretivo ” e armazenar o arquivo nasubpasta “ Publicações Oficiais 2015\Tipo de Documento ”. ObservaçõesImportantes:

o Caso o servidor não tenha acesso a pasta do grupo diretivo, deve solicitarinformações com o Gabinete do Câmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.

o A subpasta “Memorandos” está organizada por setores, já que estesdocumentos possuem numeração por setor.

o O arquivo armazenado no repositório deve ser editável, pois será a partir destascópias que será gerado o Boletim de Serviço do Câmpus Restinga.

Enviar Documento Original ao Destino: encaminhar o documento original aodestinatário.

Digitalizar Documento Assinado: se existir necessidade de publicação no site, então,o solicitante deve digitalizar a cópia do documento assinado e enviar ao setor decomunicação, através do e-mail “[email protected]”. Observaçõesimportantes:

o Digitalizar o arquivo em formato PDF.

o Além do arquivo digitalizado, também deve ser enviado o arquivo em formatoeditável.

Publicar no site: publicar o documento no site oficial do Câmpus, observando alocalização correta da publicação.

21.2 Solicitação de Documentos Oficiais

Este fluxo é usado para solicitações de documentos que são emitidos pela Direção Geral. Osdocumentos que são emitidos pela Direção Geral são: ordens de serviço; portarias; eresoluções. Caso outro tipo de documento necessite de assinatura da Direção Geral, conformelegislação vigente, também pode ser submetido a partir deste fluxo (por exemplo: editais ouofícios).

21



FLUXO DE TRABALHO

DESCRIÇÃO DAS TAREFAS

Enviar E-mail com a Solicitação: enviar ao Gabinete do Câmpus Restinga, por e-mail, todas as informações necessárias para a emissão do documento. No e-mail deveconstar o texto base para emissão do documento e a informação se deve ou não serpublicado no site. Quando o conteúdo do documento for extenso, o mesmo pode sercolocado em um arquivo editável, para posterior formatação pelo Gabinete doCâmpus.

Registrar Número do Documento: acessar a planilha eletrônica “CorrespondênciasExpedidas XXXX” (onde, XXXX é o ano corrente), disponível no Google Drive.Localizar a aba do tipo de documento a ser expedido e registrar seu número e assunto.Observações importantes:

o Os documentos devem ser expedidos seguindo numeração sequencialindependente do setor que o expedirá, com exceção dos memorandos. Apenasmemorandos terão numeração por setor e, portanto, terão abas distintas naplanilha.

Pegar Modelo do Documento: acessar a pasta compartilhada do Grupo Diretivo,localizada em “ \\200.132.12.71\grupodiretivo ” e recuperar o modelo do tipo de

22



documento que será emitido. O modelo consiste em um documento pré-formatadocom os padrões definidos neste manual. Observações importantes:

o Os modelos encontram-se nas subpastas “Manual e Modelos\Modelos”.

o Copie o arquivo para sua máquina e edite o arquivo em sua própria máquina.Lembre-se: nunca substitua o arquivo da pasta modelos, pois outras pessoasirão usá-lo no futuro.

Redigir e Imprimir o Documento: redigir o documento seguindo o modelorecuperado na tarefa anterior e as regras definidas neste manual. Após a redação,imprima o documento e encaminhe a Direção Geral.

Revisar Documento: a direção geral revisa o documento para assinatura. Caso existaalguma divergência, a Direção informa o Gabinete para posterior correção.

Assinar Documento: a direção geral assina e carimba o documento.

Tirar Cópia do Documento Assinado: reproduzir uma cópia do documento originalpara arquivamento físico do documento (Xerox). Observações importantes:

o Deve ser impressa e assinada apenas uma via do documento. As demais viasdevem ser “xerocadas” e carimbadas com a certificação “Confere comOriginal”.

Arquivar Cópia do Documento: o gabinete irá arquivar a cópia do documento parafuturas consultas públicas ao documento (auditorias, cópias solicitadas por agentespúblicos, entre outras necessidades).

Colocar Arquivo Digital no Repositório: acessar a pasta compartilhada do GrupoDiretivo, localizada em “ \\200.132.12.71\grupodiretivo ” e armazenar o arquivo nasubpasta “ Publicações Oficiais 2015\Tipo de Documento ”. Após isso, envie odocumento original, assinado pela Direção, para o solicitante do documento.Observações Importantes:

o A subpasta “Memorandos” está organizada por setores, já que estesdocumentos possuem numeração por setor.

o O arquivo armazenado no repositório deve ser editável, pois será a partir destascópias que será gerado o Boletim de Serviço do Câmpus Restinga.

Enviar Documento Original ao Destino: encaminhar o documento original aodestinatário.

Digitalizar Documento Assinado: se existir necessidade de publicação no site, então,o gabinete deve digitalizar a cópia do documento assinado e enviar ao setor decomunicação, através do e-mail “[email protected]”. Observaçõesimportantes:

o Digitalizar o arquivo em formato PDF.

23



o Além do arquivo digitalizado, também deve ser enviado o arquivo em formatoeditável.

Publicar no site: publicar o documento no site oficial do Câmpus, observando alocalização correta da publicação.

22. BIBLIOGRAFIA

KASPARY, Adalberto José – Redação Oficial: Normas e Modelos 16 ed. Rev. e atual. PortoAlegre: Edita, 2003.

BELTRÃO, Odacir, BELTRÃO, Mariusa. Correspondência: Linguagem & Comunicação, 20 ed. São Paulo: Atlas, 1998.

Brasil, Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. GilmarFerreira Mendes e Nestor José Forster Júnior – 2. ed. rev. e atual. Brasília: Presidência daRepública, 2002.

24

manual de redaÇÃo e atos oficiais ifrs – … · ministério da educação secretaria de...

Documents