manual de protocolo if goiano finalizado

SERVIO PBLICO FEDERAL

MINISTRIO DA EDUCAO

SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA GOIANO

1

MANUAL DE PROTOCOLO DO

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E

TECNOLOGIA GOIANO

Goinia - 2013


MINISTRIO DA EDUCAO



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Dilma Vana Rousseff

Presidenta da Repblica

Aloizio Mercadante Oliva

Ministro da Educao

Marco Antonio de Oliveira

Secretrio da Educao Profissional e Tecnolgica

Vicente Pereira de Almeida

Reitor

Claudecir Gonales

Pr-Reitor de Administrao e Planejamento

Elias de Pdua Monteiro

Pr-Reitor de Desenvolvimento Institucional

Fabiano Guimares Silva

Pr-Reitor de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao

Sebastio Nunes da Rosa Filho

Pr-Reitor de Extenso

Virglio Jos Tavira Erthal

Pr-Reitor de Ensino

Comisso Organizadora:

Rodolfo Carvalho - Reitoria

Murilo Csar Martins - Reitoria

Cristiane Borges dos Santos - Cmpus Ipor

Edevaldo Gomes de Souza Cmpus Rio Verde Klebia Luzia Fernandes - Cmpus Uruta

Jos Joo Dias - Cmpus Uruta

Eliezer Carlos Leal - Cmpus Ceres

Elaine Alves Santana - Cmpus Ceres

Maria de Ftima Vilela Alves - Cmpus Morrinhos

Jos Humberto de vila - Cmpus Morrinhos

Colaborao e Reviso Lingustica:

Maria Marta Martins


MINISTRIO DA EDUCAO



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SUMRIO

APRESENTAO ................................................................................................................ 4

1. Recebimento, registro e distribuio de documentos ........................................................ 5

2. Documentos destinados ao Registro Comum (Protocolo) ................................................. 6

3. Documentos destinados autuao processual (abertura de processo) ........................... 13

4. Autuao/Abertura de processos ..................................................................................... 14

5. Numerao de folhas e de peas ...................................................................................... 34

6. Encerramento/Abertura de volumes do mesmo processo e arquivamento do processo .. 50

7. Correspondncias/Documentos pessoais de servidores, destinados entrega em mos. 58

8. Juntada de processos (Apensao e Anexao) ............................................................... 63

9. Juntada por Apensao .................................................................................................... 63

10. Juntada por Anexao .................................................................................................... 66

11. Disposies Finais ......................................................................................................... 69

12. Referncias .................................................................................................................... 69


MINISTRIO DA EDUCAO



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APRESENTAO

O Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia Goiano (IF Goiano),

constituiu-se, em 2009, a partir do reordenamento da Rede Federal de Educao

Profissional e Tecnolgica, integrando os antigos Centros de Educao Tecnolgica

(Cefets) de Rio Verde e Uruta (com sua Unidade de Ensino Descentralizada de

Morrinhos), alm da Escola Agrotcnica Federal de Ceres. Como rgo de administrao

central, o IF Goiano tem sua Reitoria instalada na cidade de Goinia, capital do Estado. Em

2010, inauguramos mais um cmpus na cidade de Ipor - GO e, mais recentemente, em

2011, com uma nova expanso da Rede Federal, fomos contemplados com trs novas

unidades que esto em fase de instalao nas cidades de Campos Belos, Posse e Trindade.

Diante do fato de sermos uma autarquia recm constituda, e em franca expanso, faz-se

necessrio um intenso trabalho de construo, organizao e sistematizao das atividades

por meio de regimentos, regulamentos e manuais que, uma vez apreciados e aprovados

pelo Conselho Superior da Instituio, traro legitimidade e padronizao s

aes/atividades institucionais.

Nessa perspectiva, surge o Manual de Protocolo do IF Goiano. A comisso

constituda para sua construo (Portaria n 256 de 22 de junho de 2012) teve como

objetivo central a criao de normas que orientem as aes Institucionais referentes ao

recebimento, registro e distribuio de documentos e de correspondncias especficas dos

servidores do IF Goiano. Alm disso, este documento visa trazer orientaes acerca da

autuao processual (abertura de processos administrativos), bem como acerca do seu

andamento.

Acreditamos que a padronizao das aes Institucionais, dentre elas a do

Protocolo, ser um relevante incremento para otimizao e sistematizao de suas

atividades e acarretar a projeo do IF Goiano, bem como a consolidao de sua

identidade.


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1. Recebimento, registro e distribuio de documentos

Ao receber a correspondncia o responsvel pelo protocolo dever observar as

seguintes etapas:

I) verificar se o documento est devidamente assinado pelo seu remetente;

II) verificar se h anexos acompanhando o documento;

III) verificar se o documento possui comprovante de recebimento. Caso no possua,

providenciar uma cpia e registrar a data de recebimento, seguida da assinatura por extenso

(caso o servidor possua carimbo de identificao ele poder usar rubrica);

IV) realizar a triagem do documento, separando-o segundo os seguintes critrios:

a) documentos destinados ao registro comum (protocolo);

b) documentos destinados autuao processual (abertura de processo);

c) correspondncias/documentos pessoais de servidores e discentes recebidos em

envelopes lacrados, destinados entrega em mos para os servidores ou nos setores

competentes. As Correspondncias/Documentos referentes aos discentes devero

ser entregues para o setor responsvel pela Assistncia Estudantil na Reitoria ou

nos cmpus;


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2. Documentos destinados ao Registro Comum (Protocolo) (FIGURA 01)

I) O Registro Comum dos documentos que chegam ao Setor de Protocolo ser feito em

sistema manual prprio (e em futuro prximo, em sistema informatizado/ institucional)

com registro no qual que dever constar (FIGURA 02):

a) nmero de ordem de protocolo: sequncia numrica de registro de documentos.

Essa sequncia iniciada no primeiro dia do ano (01 de janeiro) e encerrada em seu ltimo

dia (31 de dezembro);

b) data: data de recebimento do documento;

c) espcie: nesse campo registrado o tipo do documento. Ex.: Ofcio, Memorando,

Ofcio Circular, entre outros;

d) numerao: nmero do documento recebido. Esse nmero especfico do

setor/rgo que produziu o documento. Ex.: Memorando N 286/2012/DAP/CMPUS

URUTA/IF GOIANO;

e) origem: setor/rgo de onde foi enviado o documento;

f) assunto: descrio do assunto de forma clara e objetiva;

g) anexos: especificar se o documento est acompanhado de anexos. Ex.: Pastas

funcionais, projetos de obras, CDs, DVDs, entre outros;

h) destino: setor institucional em que o documento ser entregue aps deixar o

protocolo;


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FIGURA 01 MODELO DE DOCUMENTO DESTINADO AO REGISTRO

Sicrano de Tal Reitor


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FIGURA 02 - MODELO DE CADERNO TIPO ATA (em branco e preenchido) DOCUMENTOS DESTINADOS AO REGISTRO COMUM (informaes extradas

da figura 01).


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II) para finalizar o registro comum do documento protocolizado, o carimbo de protocolo

dever estar situado no canto superior direito do documento e dever conter as seguintes

informaes (FIGURA 03):

a) nome: nome do rgo seguido do nome da Reitoria ou Cmpus. Ex.: INSTITUTO

FEDERAL GOIANO CMPUS IPOR;

b) nmero de ordem: nmero do registro do documento;

c) data: data do protocolo;

d) hora: hora do protocolo, seguindo a orientao do Manual de Redao do IF

Goiano. Ex.: 08h23min;

e) assinatura: local para carimbo e assinatura do responsvel pelo protocolo;

f) Modelo do carimbo de protocolo em branco e preenchido:

Dimenses: 4,2 cm x 4,2 cm / Carimbo Gold Modelo Q 43

III) a entrega do documento protocolado no setor de destino a ltima etapa desse

procedimento. Aps ser protocolado o documento dever ser fotocopiado, sendo que a

cpia permanecer com o protocolo e o documento original com o destinatrio. O

responsvel pelo recebimento dever assinar (por extenso na falta de carimbo e caso seja

carimbado poder utilizar a rubrica) na cpia do protocolo. Aps colher a assinatura de

recebimento, a cpia dever ser acondicionada em sistema prprio de arquivo (fsico e

digital) preservando o documento de quaisquer danos.


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FIGURA 03 - MODELO DE REGISTRO DE DOCUMENTO COMUM (sem e com

carimbo de protocolo preenchido)



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3. Documentos destinados autuao processual (abertura de processo)

I) No devero ser autuados documentos como convite para festividades, comunicao de

posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de

processos e outros que, por sua natureza, no demandem anlise, em diferentes etapas, por

setores distintos da instituio;

II) o processo dever ser autuado, preferencialmente, a partir de um documento original.

No entanto, na falta desse, poder ser autuado utilizando-se cpia de documento,

considerando que servidores pblicos possuem f pblica para autenticar documentos e

fazer reconhecimento de firmas;

III) no ato da separao do documento a ser autuado dever ser feita uma leitura com a

finalidade de se extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;

IV) tipos de documentos para abertura de processos: ofcio, memorando, carta de

solicitao, e-mail (impresso), dentre outros, que necessitam de anlises (parecer ou

manifestao) e/ou decises dos diversos setores da Instituio;

V) a documentao elaborada no mbito do IF Goiano, supracitada no item IV, dever

seguir as normas do Manual de Redao do IF Goiano.


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4. Autuao/Abertura de processos

I) Os documentos, destinados abertura de processo, recebidos no Setor de Protocolo

devero seguir os seguintes trmites: inicialmente, os dados do documento recebido sero

transferidos para uma folha de rosto, que dever ser a primeira folha do processo e no

receber numerao. A folha de rosto dever conter as seguintes informaes (FIGURA

04):

a) etiqueta com o nmero do processo, que ser afixada no canto superior direito da

folha;

b) data da abertura do processo;

c) hora da abertura do processo;

d) interessado: descrever o interessado de acordo com a matria do processo. Ex.:

Reitoria, Cmpus ou servidor que deu origem ao processo;

e) assunto: descrever o assunto de forma clara e objetiva. Caso ele seja muito extenso,

resumir de forma que no perca o sentido, nem a finalidade do assunto;

f) procedncia: reitoria, cmpus ou rgo de origem do processo;

g) origem: a origem, nesse caso, o local de abertura do processo. Ex: Se o processo

for aberto no Protocolo do Cmpus Rio Verde, a origem ser PROTOCOLO/C. RIO

VERDE;

h) destino: setor ou rgo de destino do processo;

i) data: data de envio do processo ao setor de destino. Essa data em quase todos os

casos a mesma data de abertura do processo. Uma exceo a seguinte: Caso o processo

seja aberto no dia 21 de Janeiro, s 16h55min, e o responsvel pelo Protocolo percebe que

no dar tempo de repass-lo antes do trmino do expediente, coloca-se ento a data do dia

subsequente (22 de Janeiro) repassando o processo ao interessado nessa data.


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FIGURA 04 - MODELO DE PREENCHIMENTO DA FOLHA DE ROSTO (em

branco e preenchido)


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II) aps finalizar o preenchimento e imprimir a folha de rosto, coloc-la como a primeira

folha de todos os documentos no processo. necessrio tambm que se preencha um

quadro resumindo as informaes da folha de rosto, sendo esse quadro afixado na capa

aps o seu preenchimento. O quadro dever conter os seguintes campos: Interessado,

Assunto e Data de Abertura (FIGURA 05);

III) prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a

ordem cronolgica do documento mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos

sero os primeiros do conjunto;


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FIGURA 05 - MODELO DE PREENCHIMENTO DO QUADRO (em branco e

preenchido)


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IV) fixar na capa do processo, uma das etiquetas contendo o seu nmero. A outra etiqueta

dever ser afixada na folha de rosto (FIGURA 06);

FIGURA 06 - MODELO DE AFIXAO DE ETIQUETAS (em branco e

preenchido)


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V) numerar as folhas, com exceo da folha de rosto, devidamente carimbadas (rgo,

nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo) (FIGURA 07);

FIGURA 07 - MODELO DE NUMERAO DE PEAS (em branco e preenchido)


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VI) identificar na capa do processo o setor de origem, seguido do cmpus e do rgo. Ex.:

O processo que for aberto no Protocolo do Cmpus Ipor dever ser preenchido da

seguinte forma: Protocolo/C. Ipor/IF Goiano. Seguindo esse primeiro trmite, ser

preenchido, logo abaixo, o setor de destino, seguido da unidade (reitoria ou cmpus) e do

rgo (FIGURA 08);


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FIGURA 08 - MODELO DE PREENCHIMENTO DO TRMITE (preenchido)


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26

VII) conferir o registro e a numerao das folhas com o intuito de evitar erros de ortografia

ou no contedo do processo. Aps conferir a numerao, necessrio posicionar o carimbo

de conferido no canto inferior direito da folha de rosto, constando as seguintes

informaes (FIGURA 8.1):

a) nome do rgo;

b) nmero de peas conferidas no momento da autuao;

c) data;

d) nome do servidor responsvel pela autuao.


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FIGURA 8.1 - MODELO DO CARIMBO DE CONFERIDO (em branco e preenchido)

Sicrano de Tal


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VIII) registrar em sistema prprio (geralmente livro tipo ata), as informaes do processo

da seguinte forma (FIGURA 09):

a) data: data de abertura do processo;

b) rgo de Origem: rgo em que foi aberto o processo;

c) assunto: assunto da capa do processo;

d) nmero do Processo: nmero da etiqueta;

e) setor/rgo de destino;

f) data de entrega;

g) recebimento: local para recebimento do responsvel, sendo obrigatria a assinatura

por extenso e de forma legvel.


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FIGURA 09 - MODELO DE CADERNO TIPO ATA CONTROLE DE PROCESSOS (em branco e preenchido)


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IX) a autuao de documentos classificados como Secreto, Confidencial ou

Reservado ser processada por servidor competente, devendo o responsvel pela unidade

de Protocolo lacrar o envelope do processo aps a abertura fixando o carimbo

correspondente ao grau de sigilo (FIGURA 10);

X) a abertura de processo dever acontecer na unidade de exerccio (reitoria ou cmpus) do

servidor/rgo requerente.


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FIGURA 10 MODELO DE CARIMBO PARA CORRESPONDNCIAS

SIGILOSAS


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5. Numerao de folhas e de peas

I) as folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente sem rasuras, utilizando-se

carimbo prprio situado no canto superior direito da pgina, recebendo a primeira folha o

nmero 1. Entenda-se como primeira folha, a pgina logo aps a folha de rosto (FIGURA

11);

II) a numerao das peas do processo iniciada pelo Protocolo no momento da autuao,

as demais que forem adicionadas sero numeradas pelos setores em que o processo estiver

tramitando.


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FIGURA 11 MODELO DE NUMERAO DE PEAS (preenchido)


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III) nenhum processo poder ter duas peas (folhas) com a mesma numerao, no sendo

admitido diferenci-las por letras, como por exemplo, a seguinte sequncia: 1, 2, 3, 3A, 4.

A numerao da pea dever ser acompanhada por uma rubrica do responsvel, logo

abaixo do nmero (FIGURAS 12 e 12.1);


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FIGURA 12 MODELO CORRETO DE NUMERAO DE PEAS (observar a

segunda imagem)


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FIGURA 12.1 MODELO INCORRETO DE NUMERAO DE PEAS (observar

a segunda imagem)


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42

IV) nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido (ex.: atestados

mdicos, notas fiscais), ser colada em uma folha de papel em branco, posicionando-se o

carimbo de numerao de tal forma que se atinja o canto superior direito do documento

(FIGURA 13);


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43

FIGURA 13 MODELO DE NUMERAO DE PEAS ESPECFICAS


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44

V) qualquer tomada de deciso inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho

no prprio documento ou em folha de despacho, a ser includa ao final do processo,

utilizando-se quantas folhas forem necessrias. Utilizar somente a frente da folha de

despacho, no permitindo-se a incluso de novas folhas at o seu total aproveitamento.

Dever ser colocado no verso da folha do despacho o carimbo EM BRANCO (FIGURA

14).


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FIGURA 14 MODELO DE CARIMBO EM BRANCO - FRENTE E VERSO

(observar a segunda imagem)


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VI) quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade de correo da numerao

de qualquer folha dos autos deve-se inutilizar a numerao, fazendo um X sobre o

carimbo, carimbando novamente e renumerando a pgina (FIGURA 15);

VII) verificar a numerao do verso.


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FIGURA 15 MODELO DE CORREO DA NUMERAO


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6. Encerramento/Abertura de volumes do mesmo processo e arquivamento do

processo

I) O encerramento dos processos acontecer nos seguintes casos:

a) por indeferimento do pleito;

b) pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos dela decorrentes;

c) pela expressa desistncia do interessado;

d) quando o desenvolvimento do processo for interrompido por um perodo superior a

um ano ou por omisso da parte interessada.

II) os autos no devero exceder 200 folhas em cada volume e a fixao dos colchetes

observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2 cm;

III) no permitido desmembrar documentos de um processo encerrado;

IV) o encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a emisso dos

respectivos termos em folhas individuais, prosseguindo a numerao do volume

subsequente (FIGURAS 16 e 17);

V) o arquivamento de processos ser realizado por meio do Termo de Encerramento

(FIGURA 17.1), lavrado pelo setor interessado, constando como a ltima pea (folha) do

processo;


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FIGURA 16 MODELO DO TERMO DE ENCERRAMENTO DE

VOLUME (em branco e preenchido)


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FIGURA 17 MODELO DO TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (em branco e preenchido)


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FIGURA 17.1 MODELO DO TERMO DE ARQUIVAMENTO (em branco e preenchido)


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VI) caso a adio de um novo documento ao processo acarrete a extrapolao das 200

folhas permitidas, encerra-se o processo com o respectivo termo e abre-se um novo volume

com o documento citado, para que no haja prejuzo na continuidade de seu contedo;

VII) a abertura de um novo volume dever ser executada diretamente pelo Setor de

Protocolo, ou pela unidade que detenha o processo, providenciando o preenchimento da

nova capa. Os volumes devero ser numerados na capa do processo com a seguinte

inscrio: 1 volume, 2 volume etc;

VIII) documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero

apensados ao processo com a colocao de etiqueta de anexo contendo o nmero do

processo e a palavra anexo;

IX) tanto o Termo de Encerramento quanto o Termo de Abertura de volumes sero

includos dentro do processo, devendo ser numerados seguindo a sequncia das demais

peas.


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7. Correspondncias/Documentos pessoais de servidores, destinados entrega

em mos.

I) As correspondncias recebidas em nome de servidores do IF Goiano devero ser

entregues lacradas, pessoalmente ao destinatrio. Caso o servidor esteja em perodo de

frias, ou em afastamento por qualquer motivo, a correspondncia ser entregue ao

responsvel imediato pelo servidor no setor em que est lotado;

II) a entrega ser realizada utilizando-se de um sistema prprio de controle, que dever

conter as seguintes informaes (FIGURA 18):

a) Destinatrio: nome do servidor para o qual a correspondncia foi destinada;

b) Remetente/Discriminao: nome do rgo, setor ou servidor que mandou a

correspondncia;

c) data de recebimento;

d) local para assinatura: a assinatura do responsvel deve ser exclusivamente por

extenso, de forma legvel.


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FIGURA 18 MODELO DE ENTREGA DE CORRESPONDNCIAS EM MOS


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8. Juntada de processos (Apensao e Anexao)

a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Esse

procedimento ser executado pelo protocolo da unidade correspondente. Existem dois tipos

de juntada, que so:

a) juntada por apensao (temporria) e

b) juntada por anexao (definitiva), que so realizadas por meio de seus respectivos

termos.

9. Juntada por Apensao

a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo destinado

ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo

interessado ou no. Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia:

I) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o

nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de

juntada;

II) manter as folhas de cada processo com sua numerao original;

III) emitir o "TERMO DE JUNTADA POR APENSAO" (FIGURA 19) na ltima folha

do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar;

IV) anotar, na capa do processo que ficar em primeiro lugar, o nmero do processo

apensado;

V) registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao.


MINISTRIO DA EDUCAO



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FIGURA 19 TERMO DE JUNTADA POR APENSAO (em branco e preenchido)


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10. Juntada por Anexao

a unio definitiva de um ou mais processo(s) ou documento(s), a outro processo

(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado, que contenham o

mesmo assunto ou mesma numerao judicial. A juntada por anexao ser feita somente

quando houver dependncia entre os processos a serem anexados. Na juntada por

anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a partir do processo

acessrio.

A metodologia adotada para juntada, passo a passo, por anexao :

I) colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal;

II) colocar em segundo lugar a capa do processo acessrio aps a capa do processo

principal, mantendo-os em suas capas, formando um nico conjunto;

III) renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo numerao j

existente no principal;

IV) emitir o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (FIGURA 20) na ltima folha

do processo mais antigo;

V) anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado;

VI) registrar, em sistema prprio, a juntada por anexao.


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FIGURA 20 TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (em branco e preenchido)


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11. Disposies Finais

Ao findar a elaborao e organizao deste Manual, manifestamos a clareza de que

as normas so mutveis e dinmicas, tendo em vista que, no decorrer do tempo, so

necessrias reavaliaes peridicas para mantermos a busca pela excelncia.

Alm disso, convm ressaltar que os documentos produzidos por ns, servidores,

tem o objetivo central de melhorar, e at inovar, as aes administrativas da nossa

Instituio. A utilizao de regimentos, regulamentos, manuais, entre outros documentos,

caracteriza-se para alguns (em tom pejorativo) como burocratizao e, para muitos outros,

como a organizao e sistematizao dos trabalhos institucionais.

Em sintonia com a segunda opo citada, entendemos que manuais como este, a

exemplo do Manual de Redao do IF Goiano, entre outros produzidos em nossa

instituio, so instrumentos que servem como norteadores para a construo da Identidade

Institucional e, por consequncia se constituem em elementos que nos levam qualidade e

excelncia dos servios prestados para a comunidade interna e externa ao IF Goiano.

12. Referncias

Portaria N 1.042, de 17 de Agosto de 2012 / MEC;

Portaria Normativa N 05, de 19 de Dezembro de 2002 / SLTI / MPOG;

Manual de Redao do Instituto Federal Goiano (Resoluo do Conselho Superior

No 12 de 27 de abril de 2012).

manual de protocolo if goiano finalizado

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