Programa de Capacitação

Público Alvo

A priori, a Comissão para Implantação do SEI/SUAP no IF Goiano

realizará a capacitação dos servidores da Reitoria, nos dias 05/06/2018 e

08/06/2018.

No dia 12/06/2018, no Auditório da Reitoria, serão capacitadas as Equipes

de Multiplicadores dos campi. Essas equipes irão replicar/repassar o

treinamento e o conhecimento adquirido aos demais servidores de suas

respectivas unidades.

Composição das Equipes de

Multiplicadores dos campi

Objetivo da Capacitação

Origem dos Sistemas Eletrônicos

PEN (Processo Eletrônico Nacional)

O PEN é um projeto implementado por diversas entidades da

Administração Pública Federal com duas finalidades: proporcionar a

maior publicidade possível de tudo aquilo que é produzido no setor

público; e tornar os atos administrativos menos burocráticos e mais

eficientes.

O PEN possui 3 grandes estruturas em sua composição:

• SEI (Sistema Eletrônico de Informações): consiste na base operacional

do projeto, ou seja, o SEI é o sistema eletrônico padrão do Governo

Federal.

• Barramento de Serviços: plataforma de comunicação entre as

entidades que utilizam sistemas eletrônicos (SEI, SAPIENS,

SEI/SUAP, etc).

• Protocolo Integrado: canal de comunicação com a sociedade civil,

onde é possível consultar processos produzidos pelas entidades que

utilizam sistemas operacionais eletrônicos.

O que é o SEI/SUAP?

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI/SUAP) é um sistema de

gestão documental desenvolvido pelo Instituto Federal do Rio

Grande do Norte. Ele foi adotado pelo Instituto Federal Goiano

como sistema padrão a ser utilizado na instituição, possibilitando a

seus usuários a produção, edição, assinatura e trâmite de processos

e documentos eletrônicos. O SEI/SUAP reduz o tempo de

elaboração e tramitação de documentos e processos eletrônicos,

além de proporcionar economia significativa do uso de papel.

Obs.: cabe ressaltar que em um primeiro momento o IFRN criou o

SUAP, e posteriormente foi adaptando o sistema com as mesmas

funcionalidades do SEI. Por essa razão o nome SEI/SUAP, ou

seja, uma mesclagem de dois sistemas eletrônicos.

O que é o SEI/SUAP?

Não consigo deixar

de usar papel em

meu trabalho…

Com o SEI/SUAP

você conseguirá!

Manutenção do SEI/SUAP: Algumas demandas relacionadas à melhorias

no SEI/SUAP serão atendidas e providenciadas pela DGTI/Reitoria.

Entretanto, algumas modificações mais complexas são de atribuição

exclusiva do IF do Rio Grande do Norte.

Nesse sentido, cabe ressaltar que o aperfeiçoamento do SEI/SUAP é um

trabalho conjunto do IF Goiano com o IF Rio Grande do Norte.

Importante

Regulamento do SEI/SUAP

Ato normativo apreciado e aprovado pelo Conselho Superior por meio da

Resolução n° 045/2018, de 27 de Março de 2018. O documento foi

disponibilizado também para consulta pública, no período de 01/02/2018 a

08/02/2018.

Ele contempla as normas de utilização do SEI/SUAP no âmbito do IF

Goiano, e define algumas diretrizes estratégicas que serão apresentadas a

seguir.

Das Competências

Art. 7º Compete às Pró-Reitorias, Diretorias, Assessorias,

Coordenações e demais unidades setoriais do IF Goiano:

I - A criação, a edição, a assinatura eletrônica e a tramitação de

documentos e processos eletrônicos no SEI/SUAP;

II - A tramitação de documentos eletrônicos de caráter

informativo/enunciativo criados no SEI/SUAP, sem a necessidade de

autuação processual, exclusivamente por meio de e-mail institucional;

III - O recebimento, as providências necessárias, e a tramitação de

processos eletrônicos no SEI/SUAP;

IV - A responsabilidade por toda a demanda de documentos encaminhados

e recebidos a nível setorial, em relação aos prazos de atendimento e de

resposta;

Art. 8º Compete aos Setores de Protocolo do IF Goiano a execução das

seguintes atividades:

I - A autuação de processos eletrônicos no SEI/SUAP, mediante motivação

interna ou externa;

II - O recebimento de documentos e processos externos à Instituição,

realizando a inserção, o registro e o envio da documentação por meio do

SEI/SUAP;

III - A remessa de documentos e processos eletrônicos aos destinatários

externos por meio de e-mail institucional e/ou de forma física até que a

infraestrutura de remessa de processos e documentos eletrônicos entre

órgãos públicos seja regularizada pelo Poder Executivo Federal;

Do Perfil de Acesso

Art. 10. Os usuários internos poderão criar documentos eletrônicos, bem

como criar e tramitar processos eletrônicos no SEI/SUAP, de acordo com

seu perfil de acesso e competências funcionais.

Art. 11. Os usuários colaboradores poderão tramitar processos

eletrônicos e criar documentos eletrônicos, porém não poderão assiná-los

no SEI/SUAP.

Do Nível de Acesso

Art. 12. Os documentos e processos eletrônicos pertencentes ao SEI/SUAP

devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:

I - Público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer

interessado;

II - Restrito, quando se tratar de informação sigilosa não classificada;

(acesso restrito a setores)

III - Sigiloso, quando se tratar de informação sigilosa classificada, por ser

imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, nos termos dos

artigos 23 e 24 da Lei nº 12.527/2011, passível de classificação nos graus

ultrassecreto, secreto ou reservado; (acesso restrito a servidores)

Importante: A regra geral é classificar os documentos e processos

eletrônicos como públicos. No entanto, existem algumas situações em que

a regra geral não se aplica.

As orientações a seguir foram editadas pelo Ministério do Planejamento

por meio do Manual de Uso de Sistemas Eletrônicos. Tratam das exceções

à regra geral e informam as situações nas quais documentos e processos

eletrônicos serão classificados como Restritos ou Sigilosos.

Ao classificar um documento como restrito é obrigatório justificar a razão

da restrição. Significa que após a classificação como restrito o sistema

oferecerá opções para indicar o motivo. Serão objeto de classificação duas

categorias: Documentos Preparatórios e Documentos com Informações

Pessoais.

Documentos Preparatórios

• Notas Técnicas, Pareceres e Notas Informativas que venham a subsidiar

os dirigentes em tomadas de decisões;

• Documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que

culminarão com edição de algum ato normativo;

Documentos Restritos

Documentos que contenham informações pessoais

• Dados relativos a documentos de identificação pessoal (RG, CPF, Título

de Eleitor, Documento de Reserva);

• Informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares;

• Informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa;

• Informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões;

• Endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa;

• Número de telefone ou endereço eletrônico pessoais;

• Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas,

filosóficas ou morais;

• Opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações de

caráter religioso, filosófico ou político;

São três as categorias de classificação dos documentos sigilosos:

I – documentos submetidos temporariamente à restrição de acesso em

razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do

Estado, nos termos do art. 23 da Lei nº 12.527/2011;

II – documentos que contenham informações protegidas por outras

hipóteses legais de sigilo, tais como sigilo fiscal, bancário, industrial

(patentes), entre outras, sendo necessário indicar, no campo

correspondente, qual é a hipótese legal que fundamenta o sigilo; e

III – documentos que culminarão em Sindicância e/ou Processo

Administrativo Disciplinar (PAD), nos termos do Enunciado CGU n.º

14 de 31 de maio de 2016.

Documentos Sigilosos

Art. 27. O Reitor definirá, por meio de portaria, a data de início de uso do

SEI/SUAP no âmbito do IF Goiano.

Parágrafo único. A partir dessa portaria ficará vedada a criação de

documentos e processos físicos.

A data prevista para a “virada de chave” será 30/07/2018 para todo o IF

Goiano.

Da Transição para o SEI/SUAP

Todas as informações sobre o SEI/SUAP estão disponíveis no site

institucional, no menu “INSTITUCIONAL” “SEI/SUAP”.

Site

https://www.ifgoiano.edu.br/home/index.php/sei-suap.html

Material de Apoio e Perguntas Frequentes - SUAP

https://suap.ifgoiano.edu.br/centralservicos/baseconhecimento/publica

/265/

Informações SEI/SUAP

Módulo: Documentos Eletrônicos

01 - Criar Documento Eletrônico

02 - Solicitar Revisão de Documento Eletrônico

03 - Revisar Documento Eletrônico

04 - Assinar Documento Eletrônico

Dinâmica da Capacitação

Módulo: Processos Eletrônicos

01 - Criar Processo Eletrônico

02 - Opções e Ações Possíveis em um Processo Eletrônico

03 - Upload de Documento Externo

04 - Confirmação de Ciência

05 - Receber e encaminhar Processos Eletrônicos

Dinâmica da Capacitação

Comissão de Implantação

SEI/SUAP – IF GoianoRodrigo Rodrigues de Santana

Murilo César Martins

Rodolfo Carvalho

Ana Paula Oliveira Sousa

Gustavo Carvalho da Rocha Lima Martins

Sarah Suzane Amâncio Bertolli Venâncio Gonçalves

Ronnie Peterson Pitaluga de Godoi

Flávia de Barros Victoi

Flávia Montalvão Martins

Thiago de Oliveira Piloto

Rafael Lobo Nery

Markus Vinícius de Oliveira