Manual de Procedimentos

TOMADA DE CONTAS ESPECIAL

Instauração ou

Prosseguimento de TCE

MTur

Secretaria-Executiva

Escritório de Processos

TOMADA DA CONTAS ESPECIAL

Instauração ou Prosseguimento de TCE 2

DIAGRAMA: INSTAURAÇÃO OU PROSSEGUIMENTO DE TCE

TOMADA DA CONTAS ESPECIAL

Instauração ou Prosseguimento de TCE 3

INSTAURAÇÃO OU PROSSEGUIMENTO DE TCE

Descrição: A Tomada de Contas Especial é um processo devidamente formalizado, com rito próprio, que visa apurar fatos, identificar responsáveis e quantificar danos, objetivando o seu integral ressarcimento. É um processo de caráter excepcional e imprescritível. Tem por objetivo: - Apurar responsabilidade por omissão ou irregularidade no dever de prestar contas ou por dano causado ao erário, visando a obtenção do respectivo ressarcimento; e - Certificar a regularidade ou irregularidade das contas e identificar, no âmbito da administração pública, latu sensu, o agente responsável por: omissão no dever de prestar contas; prestação de contas de forma irregular; e danos ao erário.

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 4

SOLICITAR INSTAURAÇÃO OU PROSSEGUIMENTO DE TCE

Responsável: CGCV ou GT Especial

Descrição: O técnico da CGCV ou do GT Especial faz o Despacho solicitando Instauração de Tomada de Contas Especial, o processo físico deve ser tramitado para CTCE para análise.

Tarefas: I – Instauração de TCE: O pedido de instauração de TCE deverá ser realizado quando não for apresentada a Prestação de Contas, ou quando a conclusão da análise da Prestação da Contas for a REPROVAÇÃO ou APROVAÇÃO EM PARTE, e não houver o ressarcimento ao erário.

Para encaminhar o processo para a Comissão Especial de Tomada de Contas Especial - CTCE solicitando a instauração de TCE o técnico da CGCV deverá verificar:

1. Se consta dos autos a Nota Técnica de conclusão da análise da Prestação de Contas; 2. Se os responsáveis foram notificados em seu endereço residencial, sendo que a cópia

do ofício e o comprovante de entrega (AR) deverá estar anexado no processo;

*todos os signatários do Termo de Convênio e demais Termos Aditivos deverão estar devidamente notificados

*se houver devolução de correspondência, e não sendo possível a obtenção de outro endereço, deverá ser realizada a citação dos responsáveis por Edital;

3. Se a inadimplência do convênio está registrada no SIAFI, caso não esteja providenciar o registro;

4. Se o valor registrado corresponde ao valor reprovado na Nota Técnica; 5. Se houve devolução de recursos, caso afirmativo, verificar se o valor foi devidamente

incluído no quadro financeiro; 6. Se todas as manifestações do convenente (análise de documentação complementar,

Pedido de Reconsideração e Recurso Administrativo) foram devidamente respondidas; 7. Se o valor atualizado monetariamente, na data da instauração, é superior a R$

75.000,00, caso seja inferior o despacho deverá ser para a inclusão no CADIN.

II – Prosseguimento de TCE: O pedido de Prosseguimento de TCE será realizado quando já houver a instauração de TCE e por algum motivo o processo foi devolvido para a CGCV (ausência de notificação dos responsáveis, divergência nos valores apontados na Nota Técnica e SIAFI, reanálise da Prestação de Contas, dentre outros). Para encaminhar o processo para o Prosseguimento da TCE deverão ser observados os mesmos requisitos necessários para a instauração. Importante:

Verificar se o endereço dos gestores é diferente do endereço da Entidade, pois a notificação será válida, se realizada no endereço residencial;

Verificar se a Entidade foi notificada;

Verificar todos os Termos Aditivos, pois todos os signatários deverão estar notificados;

Quando o valor do débito for inferior a R$ 75.000,00 fazer a atualização monetária, pode ser caso de inclusão no CADIN.

Legislação: Decreto 6170 /2007 Portaria 127/2008

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 5

IN TCU 71/2012 Lei 10.522/2002 Portaria 507/2011

Prazo: Instauração de TCE (10 dias após o recebimento do ofício)

VERIFICAR APTIDÃO PARA TCE

Responsável: CTCE

Descrição: Analisar se existem todos os requisitos para a criação da TCE, como notificações, prazos, documentações etc.

Tarefas: 1. Verificar despacho (instauração ou prosseguimento); 2. Verificar se a capa do processo de TCE encontra-se junto ao processo Matriz, caso

contrário, procurar no armário destinado a esse fim; 3. Verificar a existência de nota conclusiva quantificando prejuízo ao erário; 4. Verificar a existência de notificação à entidade e ao gestor responsável e os

respectivos Avisos de Recebimento ou citação por edital na sua ausência; 5. Verificar se já estão vencidos os prazos solicitados nos respectivos Ofícios; 6. Verificar se o convenente enviou nova documentação para análise:

Acessar o site PGTUR: pgtur.gov.br, efetuar login e senha;

Na aba “TÉCNICO CGCV” clicar na opção “Controle de Propostas e Convênios – SICONV”;

Localizar o convênio utilizando a opção “Número (Convênio)” e seleciona-lo;

Clicar em “Tramites e Processos” e em “Documentos vinculados”

Na lista disponibilizada, verificar se consta algum documento que não foi anexado ao processo.

7. Caso exista documentação enviada pelo convenente que não tenha sido analisada, tramitar o processo para o setor responsável pela análise (normalmente o setor que enviou os Ofícios ao convenente);

8. Caso não tenha encerrado o prazo, aguardar até a data sinalizada nos Ofícios; 9. Transcorrido o prazo sem manifestação pelo convenente/Gestor, Prosseguir para a

tarefa criação do Relatório; 10. Receber processo no MTURDOC.

Legislação: Instrução Normativa/TCU n° 71, de 28/11/2012, Art. 5º e 6º Manual de Tomada de Contas Especial da CGU

DEVOLVER PROCESSOS MATRIZ E DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

Responsável: CTCE

Descrição: Quando for constatada alguma pendência impeditiva ao prosseguimento do processo de Tomada de Contas Especial, os processos de formalização (matriz) e de prestação de contas deverão ser devolvidos às áreas técnicas/financeiras para os devidos ajustes.

Tarefas: 1. Identificar o fator impeditivo de prosseguimento da TCE; 2. Elaborar despacho informando detalhadamente o motivo da devolução dos processos

e as providências a serem adotadas; 3. Colher assinatura do presidente da CTCE no despacho; 4. Atualizar a situação na PGTUR; 5. Tramitar processo no MTURDOC.

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 6

Legislação: Instrução Normativa/TCU n° 71, de 28/11/2012, Art. 5º e 6º Manual de Tomada de Contas Especial da CGU

ANALISAR MOTIVO DA DEVOLUÇÃO

Responsável: CGCV ou GT Especial

Descrição: Realizar análise do motivo pelo qual o processo Matriz e de Prestação de Contas foi devolvido.

EMITIR DESPACHO DE DEVOLUÇÃO

Responsável: CGCV ou GT Especial

Descrição: Caso a análise do motivo da devolução esteja pertinente, é emitido o despacho de devolução do processo Matriz e de Prestação de Contas.

CORRIGIR E EMITIR DESPACHO DE DEVOLUÇÃO

Responsável: CGCV ou GT Especial

Descrição: Caso a análise do motivo da devolução esteja impertinente, é necessário corrigi-la e emitir o despacho de devolução do processo Matriz e de Prestação de Contas.

VERIFICAR INSTAURAÇÃO DE TCE

Responsável: CTCE

Descrição: Verificar na PGTUR se existe cadastro do processo de TCE. Essa atividade evita que um mesmo processo de TCE seja instaurado duas vezes. Se o processo de TCE já foi instaurado, ele deve ser encaminhado para distribuição pelo Presidente da Comissão Especial de Tomada de Contas. Por outro lado, se o processo encontra-se apto para instauração mas ainda não foi instaurado, ele deve ser cadastrado na PGTUR e, em seguida, abrir seu processo físico.

Tarefas: 1. Acessar a PGTUR no link: http://pgtur.mtur.gov.br/ ;

a) Entrar com o LOGIN e senha; b) Clicar na aba “Tomada de Contas Especial – TCE; c) Clicar em “Processos TCE”; d) Localizar o Convênio, utilizando um dos seguintes campos:

“Número (Convênio)” – N° SIAFI OU N° SICONV

“Número (Interno)” – Formato: CVNNNNAAAA.

Dicas: Ao fazer a consulta na PGTUR, deverá aparecer uma linha com as informações do processo de TCE, entre elas Número (Processo), Situação (Processo), Relator, Número (Convênio), Número (Interno), entre outras. Se não houver TCE instaurada, o resultado de tal consulta será vazio.

CADASTRAR PROCESSO DE TCE - PGTUR

Responsável: CTCE

Descrição: Inserir no sistema PGTUR informações relativas ao processo específico de Tomada de Contas Especial.

Tarefas: 1. Acessar a PGTUR no link: http://pgtur.mtur.gov.br/ com o usuário com atribuições de presidente da CTCE;

2. Entrar com o LOGIN e senha;

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 7

3. Clicar na aba “Tomada de Contas Especial – TCE; 4. Clicar em “Processos TCE”;

5. Clicar no botão “Inserir novo registro” para criar novo registro; 6. Digitar o número do convênio da seguinte forma:

NNNNNN/AAAA (número SIAFI/SICONV) para convênios a partir de 2008

NNNNNN (número SIAFI) para convênios anteriores a 2008.

7. Algumas informações sobre o convênio na PGTUR serão automaticamente preenchidas;

8. Deverão ser preenchidos pelo usuário os seguintes campos:

Número (Processo)

Situação (Processo)

Data da (instauração)

Motivo (instauração)

Valor (Glosa)

9. Clicar o botão “Salvar”

Legislação: Instrução Normativa/TCU n° 71, de 28/11/2012, Art. 5º e 6º Manual de Tomada de Contas Especial da CGU

SOLICITAR AUTUAÇÃO DE PROCESSO

Responsável: CTCE

Descrição: Solicitar ao protocolo geral a abertura de processo de Tomada de Contas Especial. Essa atividade tem por finalidade a abertura de um processo específico de Tomada de Contas Especial, que será encaminhado, primeiramente, à CGU e, posteriormente, ao TCU.

Tarefas: 1. Tirar cópia do despacho de instauração; 2. Elaborar memorando ao PROTOCOLO contendo quadro com as seguintes

informações:

a) Interessado: nome do convenente; b) Procedência: CTCE – Comissão de Tomada de Contas Especial; c) Assunto: TCE CV nnnnnn/aaaa (utilizar número SIAFI/SICONV); d) Destino: Coordenação-Geral de Auditoria da Área de Pessoal e Benefícios e de

Tomada de Contas Especial/SFC/CGU-PR;

3. Encaminhar memorando e cópia do despacho ao PROTOCOLO.

Documentos: Memo - Abertura de Processo

APENSAR PROCESSO DE TCE AOS PROCESSOS MATRIZ E DE PC

Responsável: CTCE

Descrição: Anexar no sistema MTURDOC o processo de TCE aos processos Matriz e de Prestação de Contas, de forma a evitar que os processos tramitem separadamente.

Tarefas: 1. Abrir MTURDOC; 2. Digitar o número do processo matriz no campo de pesquisa e teclar “enter”;

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 8

3. Clicar no botão “anexar” e depois “apensar”; 4. Digitar o número do processo de TCE e teclar “enter”; 5. Clicar em “Ok.

REGISTRAR APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE - SIAFI

Responsável: CTCE

Descrição: Registrar na conta de diversos responsáveis em apuração o valor do débito que está sendo objeto de processo de TCE. Registrar apuração de responsabilidade - SIAFI.

Tarefas: 1. Acessar o Siafi (Login/Senha); 2. Na linha de comando digitar: >NL (Nota de Lançamento) e teclar “enter”; 3. Preencher os seguintes campos:

a) Favorecido: Preencher com o CNPJ da entidade convenente; b) Observação: “Inscrição de responsabilidade em apuração CV nnnnnn/aaaa,

firmado com (identificação do convenente). Agente responsável potencial: (nome do gestor signatário) processo de TCE nº (número do processo);

c) Evento: 540985; d) Inscrição 1: AA (exercício corrente); e) Inscrição 2: CPF do gestor signatário; f) Classif.1: 199130800.

DISTRIBUIR PROCESSO FÍSICO DE TCE PARA RELATOR

Responsável: CTCE

Descrição: Verificar se o processo está apto para instauração ou prosseguimento de Tomadas de Conta Especial. Caso seja verificado que algum documento está faltando, a solicitação para instauração de TCE será considerada Inapta. Neste caso, os processos matriz e de prestação de contas devem ser devolvidos para setor de origem da solicitação de instauração de TCE. Distribuir o convênio para o Agente Público responsável pela Tomada de Contas Especial deste.

Tarefas: 1. Acessar a PGTUR no link: http://pgtur.mtur.gov.br/;

a) Entrar com o LOGIN e senha; b) Clicar na aba “Tomada de Contas Especial – TCE; c) Clicar em “Processos TCE”; d) Localizar o Convênio, utilizando um dos seguintes campos:

1. “Número (Convênio)” – N° SIAFI OU N° SICONV; 2. “Número (Interno)” – Formato: CVNNNNAAAA;

e) Selecionar o convênio;

f) Clicar o botão “Roteador de Fluxo” e selecionar o nome do Agente Público que será o responsável pela Tomada de Contas do Convênio;

2. Guardar processo, ordenadamente, na prateleira.

Legislação: Instrução Normativa/TCU n° 71, de 28/11/2012, Art. 5º e 6º

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 9

Manual de Tomada de Contas Especial da CGU

ANALISAR APTIDÃO PARA TCE

Responsável: CTCE

Descrição: O Presidente da comissão distribui os processos aos respectivos relatores via PGTUR. O relator confere a distribuição. Recebe o processo original, de prestação de contas e a TCE. É realizada a análise de todos os documentos constantes nos autos do processo, verificando as exigências legais e, em seguida é necessário tirar cópia das peças relativas à demonstração e quantificação do prejuízo e à identificação do responsável. Além da notificação ao responsável, também deve integrar o processo a notificação à entidade beneficiária. Tal procedimento se deve ao entendimento formulado pelo Tribunal de Contas da União, que amplia a responsabilidade, atingindo os sucessores, conforme Súmula 230: “Compete ao prefeito sucessor apresentar as contas referentes aos recursos federais recebidos por seu antecessor, quando este não o tiver feito ou, na impossibilidade de fazê-lo, adotar as medidas legais visando ao resguardo do patrimônio público com a instauração da competente Tomada de Contas Especial, sob pena de corresponsabilidade”. Na hipótese de apresentação da prestação de contas ou recolhimento integral do débito imputado, antes ou após o encaminhamento da Tomada de Contas Especial ao Tribunal de Contas da União, deverão ser adotados os procedimentos previstos no art. 38, § 2º, inciso II, da IN/STN n.º 01/97, também discriminados nos arts. 64 e 65 da Portaria Interministerial MPOG/MF/CGU n.º 127/2008, a seguir transcrita:

“Art. 64. No caso da apresentação da prestação de contas ou recolhimento integral do débito imputado, antes do encaminhamento da tomada de contas especial ao Tribunal de Contas da União, deverá ser retirado o registro da inadimplência no SICONV, procedida a análise da documentação e adotados os seguintes procedimentos: I - aprovada a prestação de contas ou comprovado o recolhimento do débito, a concedente ou contratante deverá: a) registrar a aprovação no SICONV; b) comunicar a aprovação ao órgão onde se encontre a tomada de contas especial, visando o arquivamento do processo; c) registrar a baixa da responsabilidade; e d) dar conhecimento do fato ao Tribunal de Contas da União, em forma de anexo, quando da tomada ou prestação de contas anual dos responsáveis do órgão/entidade concedente ou contratante; II - não aprovada a prestação de contas, a concedente ou contratante deverá: a) comunicar o fato ao órgão onde se encontre a Tomada de Contas Especial para que adote as providências necessárias ao prosseguimento do feito, sob esse novo fundamento; e b) Reinscrever a inadimplência do órgão ou entidade convenente ou contratado e manter a inscrição de responsabilidade. Art. 65. No caso da apresentação da prestação de contas ou recolhimento integral do débito imputado, após o encaminhamento da tomada de contas especial ao Tribunal de Contas da União, proceder-se-á a retirada do registro da inadimplência, e: I - aprovada a prestação de contas ou comprovado o recolhimento integral do débito imputado: a) comunicar-se-á o fato à respectiva unidade de controle interno que certificou as contas para adoção de providências junto ao Tribunal de Contas da União; e

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b) manter-se-á a baixa da inadimplência, bem como a inscrição da responsabilidade apurada, que só poderá ser alterada mediante determinação do Tribunal; II - não sendo aprovada a prestação de contas: a) comunicar-se-á o fato à unidade de controle interno que certificou as contas para adoção de providências junto ao Tribunal de Contas da União; e b) reinscrever-se-á a inadimplência do órgão ou entidade convenente ou contratado e manter-se-á a inscrição de responsabilidade”.

Esgotadas as medidas administrativas internas sem obtenção do ressarcimento pretendido, a autoridade administrativa federal competente deve providenciar a imediata instauração da Tomada de Contas Especial para a apuração dos fatos, a identificação dos responsáveis, a quantificação do dano (caput do artigo 8º da Lei nº 8.443/92) e a obtenção do ressarcimento do prejuízo causado ao Erário (art. 1º, § 3º, da IN/TCU n.º 56/2007). Considera-se instaurada a tomada de contas especial a partir da autuação de processo específico, em atendimento a determinação da autoridade administrativa competente. Caso não seja comprovada a conivência entre a autoridade administrativa que constatou a irregularidade e o agente causador do dano, a responsabilidade da autoridade se esgota com a adoção de providências que visem à reparação do prejuízo (Decisão nº 255/93-Plenário). A ausência de adoção das providências acima mencionadas no prazo de 180 (cento e oitenta) dias caracteriza grave infração à norma legal, e sujeita a autoridade administrativa federal omissa à responsabilidade solidária e às sanções cabíveis. O prazo previsto deve ser contado conforme dispõe o § 2º do art. 1º da IN nº 56/2007 do TCU, a saber: - nos casos de omissão no dever de prestar contas e da não comprovação da aplicação dos recursos repassados, da data fixada para apresentação da prestação de contas; - e, nos demais casos, da data do fato gerador, quando conhecida, ou da data de ciência do fato pela administração. Nesse caso, o Tribunal determinará a instauração da respectiva TCE (§ 1º do artigo 8º da Lei nº 8.443/92 e artigo 197 do RI/TCU). O Controle Interno, conforme o artigo 50, inciso III e artigo 51, caput da Lei nº 8.443/92, por sua vez, deve:

Alertar formalmente a autoridade administrativa competente para que instaure a TCE sempre que tiver conhecimento de qualquer das ocorrências previstas no artigo 8º dessa lei;

Comunicar ao Tribunal qualquer irregularidade ou ilegalidade de que tome conhecimento.

Se o Controle Interno não agir dessa forma, poderá ser acusado de responsabilidade solidária, conforme dispõe o texto constitucional no § 1º do artigo 74 (também ressaltado no artigo 51, § 2º, da Lei nº 8.443/92 e no artigo 2º da IN/TCU nº 56/2007). O caput do artigo 8º da Lei nº 8.443/92 utiliza a expressão imediatamente como referência ao prazo necessário para a instauração da TCE. A IN/TCU nº 71/2012, que regulamenta a matéria, prevê que a TCE seja instaurada imediatamente, contudo, somente após esgotadas as medidas administrativas internas sem obtenção do ressarcimento (artigo 4º), uma vez que a TCE é considerada uma medida de exceção. Quando a instauração é determinada pelo TCU, compete a ele fixar o prazo para adoção da medida.

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DEVOLVER PROCESSOS MATRIZ E DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

Responsável: CTCE

Descrição: Os processos considerados inaptos para instauração de TCE devem ser devolvidos para o setor de origem da solicitação.

INSTRUIR PROCESSO DE TCE

Responsável: CTCE

Descrição: Inserir no processo as peças que subsidiarão a criação do relatório de Tomada de Contas. Extrair (copiar) do processo Matriz a documentação a ser utilizada na instrução do processo de Tomada de Contas Especial e promover a autuação deste.

Tarefas: 1. Localizar o Processo Matriz na prateleira; 2. Verificar se junto ao processo Matriz encontra-se a capa do processo de TCE

devidamente autuado pelo setor de protocolo. Em caso negativo, localizar o processo no armário especifico de TCEs;

3. Tirar Cópia das peças principais do processo matriz, em especial: a) Plano de Trabalho; b) Pareceres Técnicos com manifestação sobre a avaliação e aprovação do plano de

trabalho apresentado; c) O parecer da área jurídica, tratando da minuta do termo de convênio; d) Termo de Formalização da Avença (Termo de Convênio); e) Publicações na Impressa Oficial; f) Ordem Bancária; g) Extratos da conta corrente do convênio; h) Dos documentos utilizados para demonstração da ocorrência de dano; i) Das notificações remetidas aos responsáveis, acompanhadas dos respectivos

avisos de Recebimento ou de qualquer outro documento que demonstre a ciência dos responsáveis;

j) Dos pareceres emitidos pelas áreas técnicas do órgão ou entidade, incluída a análise das justificativas apresentadas pelos responsáveis; e

k) De outros documentos considerados necessários ao melhor julgamento da tomada de contas especial pelo Tribunal de Contas da União.

4. Anexar as cópias ao processo de TCE; 5. Efetuar a numeração das folhas; 6. Carimbar o verso das folhas em branco (carimbo “EM BRANCO”). 7. Criar pasta virtual para o convênio conforme os seguintes passos:

a) Abrir subpasta referente ao tipo de instituição do convênio em análise (EX: PREFEITURAS, INSTITUTOS, ASSOCIAÇÕES etc.);

b) Criar nova pasta e renomear no formato: xxxxxxxx – xx (cvnnnnnn aaaa).

Legislação:

Instrução Normativa/TCU n° 71, de 28/11/2012, Art. 5º e 6º Manual de Tomada de Contas Especial da CGU

ATUALIZAR DÉBITO - APLICATIVO DO TCU

Responsável: CTCE

Descrição: Efetuar a atualização do cálculo do débito, utilizando o aplicativo disponível na página da web do TCU.

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 12

Acessar a página do aplicativo de cálculo do TCU na web, inserir as informações e gerar relatório atualizado de débito.

Tarefas: 1. Acessar a página do TCU http://contas.tcu.gov.br/debito/Web/Debito/CalculoDeDebito.faces; a) Preencher corretamente os campos conforme abaixo: I. DATA: Data em que houve o repasse financeiro, conforme Ordens Bancárias; II. TIPO: Escolher DÉBITO quando se referir aos valores repassados ao convenente

e CRÉDITO para eventuais devoluções realizadas pelo convenente à conta do convênio;

III. VALOR: Valor transferido ao convenente referente àquela data do campo I.; IV. APLICAR JUROS: Sempre selecionar esta opção; V. RESPONSÁVEL: nome da(s) pessoa(s) física(s)responsável(is) pelo convênio; VI. FUNÇÃO: cargo do responsável (EX: Prefeito, presidente, diretor etc.) VII. ÓRGÃO: nome da entidade/órgão; VIII. SIGLA DO ÓRGÃO; IX. ORIGEM DO DÉBITO: preencher no formato:

i. Convênio nnnnnn/aaaa, Irregularidade na Execução Física do Objeto ii. Obs: verificar motivo da instauração da TCE no despacho de instauração;

b) Clicar no botão “Incluir”, na aba “Inclusão manual de parcelas”; c) Clicar no botão “calcular saldo” e aguardar geração do cálculo; d) Clicar em “Exportar Relatório PDF”; e) Salvar o arquivo PDF na pasta virtual criada para o convênio (ver tarefa: INSTRUIR

PROCESSO DE TCE). 2. Imprimir relatório gerado; 3. Anexar o relatório ao processo de TCE.

Legislação Instrução Normativa/TCU n° 71, de 28/11/2012, Art. 5º e 6º Manual de Tomada de Contas Especial da CGU

PREENCHER SIS CHECKLIST

Responsável: CTCE

Descrição: Utilizando o banco de dados “SIS Check list”, preencher o check list do convênio.

Tarefas: 1. Acessar a pasta virtual MEU_COMPUTADOR/TRAMITE/SIS_CHECK_LIST; 2. Abrir o arquivo “SIS CHECK LIST V.1” e efetuar o login; 3. Realizar busca pelo número interno ou SICONV conforme o caso; 4. Caso encontre o convênio, seguir para o passo 6, caso não retorne nenhum valor,

clicar em “NOVO” para cadastrar novo registro; 5. Inserir o número interno do convênio ou número SICONV, conforme o caso, e aguardar

a criação do registro. OBS: Atentar-se ao local correto de inserção, que deve ser no campo ao lado da expressão “NOVO”;

6. Na aba “Check List” Preencher todos os campos, conforme instruções no próprio sistema.

7. Na aba “Dados TCE” Preencher os Campos, conforme abaixo listado: a) PROGRAMA DE TRABALHO: selecionar na lista o número correspondente ao

Programa de trabalho do convênio (disponível no termo de convênio). Caso não tenha o número na lista, é possível acrescenta-lo respondendo “SIM” na caixa de texto que se abrirá;

b) VIGÊNCIA DE: data inicial disponível no termo de convênio e data final deve ser a última publicada na imprensa oficial;

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 13

c) CÓD MOTIVO: checar no despacho de instauração ou prosseguimento; d) PUBLICAÇÃO DO TERMO: publicação original do convênio no formato: “DOU N°

nn – Seção 3, pag. nnn” e) PUBLICAÇÃO DO APOSTILAMENTO: demais publicações do convênio no

formato: “DOU N° nn – Seção 3, pag. nnn” f) ORDEM BANCÁRIA: Preencher o subcampo DESCRIÇÃO com o número da OB; g) DÉBITO ORIGINAL: Repetir o valor da OB caso seja glosa integral, ou

descontando eventuais valores aprovados, considerando como data a mesma da Ordem Bancária;

h) NOTA DE EMPENHO: Inserir no Subcampo DESCRIÇÃO o número da Nota de Empenho Disponível no Termo de convênio.

i) DÉBITO ATUALIZADO: Inserir valor atualizado do débito, conforme Relatório Atualizado do TCU (Ver tarefa: ATUALIZAR DÉBITO – APLICATIVO DO TCU)

8. Na aba “Signatários”, preencher os campos, conforme abaixo listado:

a) Digitar o CPF do(s) Responsável(is); b) Digitar o cargo do responsável. c) Clicar em “editar” caso haja alguma pendência nos dados. d) Na aba “Ofícios” preencher cada campo com os dados dos Ofícios que solicitem

informações, justificativas ou defesas e para a cobrança de débito.

Legislação:

Instrução Normativa/TCU n° 71, de 28/11/2012, Art. 5º e 6º Manual de Tomada de Contas Especial da CGU

ELABORAR RELATÓRIO DE TCE

Responsável: CTCE

Descrição: Confeccionar Relatório de Tomada de Contas Especial para encaminhamento à CGU. O Relatório deverá resumir todos os acontecimentos mais importantes ao longo da execução e prestação de contas do convênio, devendo ser conclusivo e redigido de acordo com as normas estabelecidas pelo TCU.

Tarefas: 1. Copiar um Relatório já pronto para servir como modelo e colar na pasta virtual criada para o convênio conforme a tarefa “Instruir Processo de TCE”;

2. Redigir processo conforme o modelo, utilizando os quadros gerados pelo “SIS CHECK LIST”;

3. Após concluir o Relatório, criar uma cópia de toda a pasta virtual criada para a TCE e colar na pasta do revisor do processo;

4. Acessar o site: http://pgtur.mtur.gov.br/ , fazer o login e encaminhar o processo para o revisor, conforme descrito abaixo:

a) Clicar na aba Tomada de Contas Especial –TCE; b) Selecionar o processo de TCE na lista a direita da tela;

c) Clicar no botão roteador de fluxo e selecionar a opção: “Encaminhar processo ao revisor”.

5. Encaminhar o Processo de TCE Físico para o revisor; 6. Aguardar retorno do processo de TCE revisado.

Documentos: Relatório de TCE

Legislação: Instrução Normativa/TCU n° 71, de 28/11/2012, Art. 5º e 6º

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Instauração ou Prosseguimento de TCE 14

Manual de Tomada de Contas Especial da CGU

REVISAR PROCESSO DE TCE

Responsável: CTCE

Descrição: O revisor deverá verificar a adequação das informações contidas no relatório.

Tarefas: 1. Abrir a pasta de revisão criada pelo relator; 2. Abrir o documento do relatório com o word e, no módulo de revisão, clicar no botão

“controlar alterações”; 3. Incluir observações e sugestões de correções no texto; 4. Após a conclusão da revisão, devolver o processo ao relator para conclusão do

relatório:

a) Clicar na aba Tomada de Contas Especial –TCE; b) Selecionar o processo de TCE na lista a direita da tela;

c) Clicar no botão roteador de fluxo e selecionar a opção: “Encaminhar processo ao relator”.

5. Encaminhar o Processo de TCE Físico para o relator.

Documentos: Relatório de TCE

FINALIZAR RELATÓRIO DE TCE

Responsável: CTCE

Descrição: O relator deverá concluir o relatório para dar prosseguimento ao processo.

Tarefas: 1. Abrir o arquivo devidamente revisado na pasta de revisão previamente; 2. Realizar as correções e imprimir o Relatório; 3. Coletar todas as assinaturas (Relator, Revisor e presidente da Comissão); 4. Anexar ao processo o Relatório de TCE; 5. Efetuar baixa de responsabilidade; 6. Encaminhar processo a setorial contábil.

Documentos: Relatório de TCE

DAR BAIXA NA NOTA DE LANÇAMENTO

Responsável: CTCE

Descrição: Consiste em dar baixa na Nota de Lançamento no SIAFI previamente inscrita. A baixa da responsabilidade em apuração é necessária em virtude da conclusão do relatório que apurou a responsabilidade e atualizou o débito.

Tarefas: 1. Acessar o Siafi (Login/Senha); 2. Na linha de comando digitar: >NL (Nota de Lançamento) e teclar “enter”; 3. Preencher os seguintes campos:

a) Favorecido: Preencher com o CNPJ da entidade convenente

TOMADA DA CONTAS ESPECIAL

Instauração ou Prosseguimento de TCE 15

b) Observação: “Inscrição de responsabilidade em apuração CV nnnnnn/aaaa,

firmado com (identificação do convenente). Agente responsável potencial: (nome

do gestor signatário) processo de TCE nº (número do processo);

c) Evento: 540986;

d) Inscrição 1: AA (exercício da NL de registro);

e) Inscrição 2: CPF do gestor signatário;

f) Classif.1: 199130800;

g) Valor: Preencher com o valor da glosa, incluindo centavos, sem pontos ou virgulas.

4. Teclar “enter”.

FAZER NOTA DE LANÇAMENTO NA CONTA DIVERSOS RESPONSÁVEIS

Responsável: CGPOF

Descrição: O profissional da CGPOF deve elaborar uma Nota de Lançamento na conta Diversos Responsáveis no SIAFI. A inscrição no Cadastro Informativo dos Créditos não Quitados de Órgãos e Entidades Federais – CADIN encontra-se regulada pela Lei n.º 10.522, de 19/7/2002, constituindo-se num banco de dados onde se acham registrados os nomes de pessoas físicas e jurídicas em débito com órgãos e entidades federais. Nos casos em que o valor atualizado monetariamente do dano ao erário não for superior ao limite mínimo para a instauração de Tomada de Contas Especial fixado por Instrução Normativa], o Presidente ou Vice-Presidente da Comissão de TCE inscreverá no CADIN (SISBACEN) os nomes dos responsáveis[2], em conformidade com os ditames da Lei n° 10.522/2002. Contudo, quando o somatório dos diversos débitos de um mesmo responsável perante um mesmo órgão ou entidade exceder o citado limite, a autoridade administrativa federal competente deverá consolidá-los em um mesmo processo de Tomada de Contas Especial (inciso IV do art. 15 da IN TCU n.º 71/2012). De acordo com o art. 6° da referida Lei, é obrigatória a consulta prévia ao CADIN pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, direta e indireta, para: I - realização de operações de crédito que envolva a utilização de recursos públicos; II - concessão de incentivos fiscais e financeiros; “III - celebração de convênios, acordos, ajustes ou contratos que envolvam desembolso, a qualquer título, de recursos públicos, e respectivos aditamentos”. Conforme disposto no inciso V do art. 16 da Instrução Normativa TCU n.º 71/2012, o nome do responsável deverá ser excluído do CADIN quando houver recolhimento do débito, com os respectivos acréscimos legais, no âmbito administrativo interno ou quando o Tribunal: “I - julgar a tomada de contas especial regular ou regular com ressalva; II - excluir a responsabilidade do agente; III - afastar o débito, ainda que julgadas irregulares as contas do responsável; IV - considerar iliquidáveis as contas; V - der quitação ao responsável pelo recolhimento do débito; VI - deferir parcelamento do débito e ficar comprovado o pagamento da primeira parcela. Parágrafo único. No caso de exclusão em razão de parcelamento de débito, o inadimplemento de qualquer parcela enseja a reinclusão do nome do responsável pela autoridade administrativa federal competente”.

TOMADA DA CONTAS ESPECIAL

Instauração ou Prosseguimento de TCE 16

Cabe à Comissão Permanente registrar inicialmente no Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI, em conta contábil própria (Registro em Apuração), o nome do(s) responsável (eis) pelo débito em apuração. Para proceder ao registro de inscrição em apuração, utiliza-se o evento 540895. Havendo necessidade de estorno do lançamento, utiliza-se o evento 545895. Para efetuar um lançamento de baixa de inscrição em apuração, deve-se utilizar o evento 540896. Havendo necessidade de estorno do lançamento utiliza-se o evento 545896. Após a apuração do valor atualizado do débito, a CTCE encaminhará à Setorial de Contabilidade o processo de TCE, no qual constará o Demonstrativo de Débito, para que esta efetue o registro no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI, em conta contábil própria (Diversos Responsáveis), o nome do(s) responsável(eis) pelo débito apurado. [1] Atualmente tratado pela IN/TCU 71/2012, em seu art. 7º, III. [2] Quando o Convenente for entidade privada, a inscrição se dará de forma solidária entre a pessoa jurídica e as pessoas físicas que lhe representaram no ato/vigência do Convênio, conforme entendimento manifestado no Acórdão do TCU nº 2763/2011.

DIGITALIZAR PROCESSO DE TCE

Responsável: CTCE

Descrição: O técnico da CTCE deve digitalizar todos os documentos que fazem parte do processo de TCE.

Tarefas: 1. Ligar o Scanner; 2. Abrir programa “Capture Perfect 3.0”; 3. Retirar eventuais clipes ou grampos; 4. Colocar entre 30 e 40 folhas por vez com a face voltada para cima; 5. Clicar no botão digitalizar; 6. Acessar a pasta “CTCE\CÓPIA DE TCES DIGITALIZADAS\PROCESSOS

DIGITALIZADOS DE 2014”; 7. Abrir uma pasta com o número do convênio no seguinte formato:

a) “CV NNNNNN AAAA” (número SICONV) - para convênios celebrados a partir de 1º de setembro de 2008;

b) “CV NNNN AAAA” (número interno) SIAFI NNNNNN (número SIAFI) – para convênios celebrados até 31 de agosto de 2008.

8. Salvar o processo digitalizado no formato PDF.

REMETER PROCESSO DE TCE PARA CGU

Responsável: CTCE

Descrição: O técnico CTCE deve remeter para CGU o processo de TCE para apreciação. Após a conclusão do Relatório de TCE e a realização dos devidos lançamentos no SIAFI, o processo será encaminhado à CGU. Depois de analisado por esta, o processo será devolvido à CTCE, com as ressalvas e sugestões para as devidas providências, na hipótese de alguma divergência, caso contrário, o processo será devolvido apenas com o Certificado de Auditoria à Assessoria

TOMADA DA CONTAS ESPECIAL

Instauração ou Prosseguimento de TCE 17

Especial de Controle Interno, para que esta, após decisão do Ministro, envie o processo de TCE ao TCU ou providencie seu arquivamento.

Tarefas: 1. Emitir ofício à CGU; 2. Colher assinatura do presidente; 3. Verificar se o processo foi digitalizado; 4. Tirar cópia do ofício; 5. Protocolar entrega de processo de TCE na CGU; 6. Registrar envio na PGTUR com as informações da cópia do ofício protocolada.

ARQUIVAR CÓPIA DO OFÍCIO COM CARIMBO DE RECEBIMENTO NA CGU

Responsável: CTCE

Descrição: No momento do envio do ofício que se encerra o procedimento de envio.

Tarefas: 1. Tirar cópia do ofício de remessa da TCE devidamente protocolado 2. Juntar uma cópia do ofício no último volume do processo de formalização (quando não

houver prestação de contas) ou no processo de prestação de contas. 3. Atualizar situação na PGTUR para “enviado à CGU” informando o seguinte:

a) Nº do ofício b) Data do ofício c) Destinatário do ofício: “CGU”

SOLICITAR ARQUIVAMENTO DE PROCESSO

Responsável: CTCE

Descrição: Uma vez encerradas as atividades da CTCE relativas a um determinado processo, tal processo deverá ser encaminhado ao arquivo central.

Tarefas: 1. Elaborar despacho de arquivamento conforme modelo do protocolo; 2. Colocar os processos em caixas devidamente padronizadas e identificadas conforme

orientação do protocolo; 3. Agendar entrega ao arquivo central; 4. Tramitar os processos via MTURDOC.