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Manual de

Procedimentos

Setor de Contratos

Sumário 1 - Contratação.................................................................................................................1 2 - Elaboração de Contrato Solicitado...........................................................................1 3 - Contratação Direta.....................................................................................................2 4 - Adição e Supressão de Contrato...............................................................................3 5 - Rescisão e Término.....................................................................................................4 6 - Fiscalização de Serviços Periódicos..........................................................................4 7 - Fiscalização de Serviços por Demanda....................................................................5 8 - Recebimento de Notas Fiscais...................................................................................5 9 - Pedido de Orçamento.................................................................................................6 10 - Equipamentos.........................................................................................................16 11 - Transportes.............................................................................................................16 12 - Malote......................................................................................................................16 13 - Protocolo.................................................................................................................16

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

SETOR DE CONTRATOS

DATA: 17/06/2013 REVISÃO: 01 PÁGINA: 1 de 18

1 - Contratação 1.1 - Realizada a solicitação de contratação pela coordenação e/ou direção, através de e-mail de solicitação ou carta de solicitação; 1.2 - A solicitação gera um processo administrativo, que é encaminhado ao setor de contratos para desenvolvimento de material de apoio a contratação com a descrição dos serviços/atividades que serão o objeto do contrato (Termo de Referência); 1.3 - Após o desenvolvimento do material de apoio, o processo administrativo é encaminhado ao setor de protocolo para controle, e em seguida, encaminhado ao setor de compras para cotação. 1.4 - Após a fase de cotação concluída, é avaliado o valor global e as condições das propostas apresentadas. Assim, em concordância com o regulamento de compras e aquisição do Viva Comunidade, é definida a modalidade de contratação (direta ou por carta-consulta). 1.5 - Seguindo os trâmites da modalidade de contratação, o setor de contratos desenvolve a minuta e posteriormente o contrato definitivo para a prestação dos serviços. 2 - Elaboração de Contrato Solicitado

2.1 - Após o desenvolvimento do certame, o setor de contratos recebe o processo licitado para conferência dos requisitos exigidos. CHECK LIST

� E-MAIL SOLICITAÇÃO

� TERMO DE REFERÊNCIA

� SOLICITAÇÃO AO PROTOCOLO

� DISPENSA CERTIDÃO NEGATIVA DE ESTOQUE

� REQUISIÇÃO DO SERVIÇO

� FOLHA DE DESPACHO

� COTAÇÕES DOS SERVIÇOS

� MAPA DE COTAÇÃO

� MINUTA DO EDITAL


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� PARECER JURÍDICO

� EDITAL

� PUBLICAÇÃO NO SITE DA VIVA RIO

� PROTOCOLO DE RETIRADA DO EDITAL (CADA EMPRESA)

� DOCUMENTO DE HABILITAÇÃO DAS EMPRESAS (CONTRATO SOCIAL, IDENTIDADE E PROCURAÇÃO)

� ATESTADO DE VISTORIA TECNICA (QUANDO EXIGIDO EM EDITAL)

� PROPOSTAS DE PREÇOS (ABERTURA)

� DOCUMENTOS DE HABILITAÇÃO DA EMPRESA VENCEDORA

� ATA DE SESSÃO PÚBLICA

� PROPOSTA DEFINITIVA DA EMPRESA VENCEDORA

� TERMO DE ADJUCAÇÃO

� TERMO DE HOMOLOGAÇÃO

� CÓPIA CONTRATO

� CÓPIA TERMO DE SIGILO

� COPIA DA ORDEM DE INICIO DE EXECUÇÃO

2.2 - Caso o processo apresente total regularidade, ou seja, não falta nenhum documento, assinatura etc., o setor de contratos desenvolve a minuta e/ou contrato definitivo o qual é enviado para a empresa/fornecedor para assinatura. 2.3 - Após o retorno do contrato devidamente assinado, o mesmo é encaminhado para assinatura da diretoria do Viva Comunidade, e sua posterior publicação em imprensa oficial. Simultaneamente, cabe ressaltar que é emitida a empresa/fornecedora, a Ordem de Início de Execução dos Serviços (OIES), que dará respaldo ao fornecedor para início das atividades. 3 - Contratação Direta 3.1 - Após o recebimento do processo do setor de compras, já cotado, e após a definição da modalidade de contratação (contratação direta), o processo é recebido pelo setor de contratos para solicitação dos documentos necessários para a efetiva prestação dos serviços. CHECK LIST

� E-MAIL SOLICITAÇÃO

� SOLICITAÇÃO AO PROTOCOLO

� DISPENSA CERTIDÃO NEGATIVA DE ESTOQUE

� PLANILHA DE SOLICITAÇÃO


SETOR DE CONTRATOS


� FOLHA DE COMUNICAÇÃO

� TERMO DE REFERÊNCIA

� COTAÇÕES DAS EMPRESAS

� MAPA DE COTAÇÃO

� DOCUMENTO DE HABILITAÇÃO

� CÓPIA DO CONTRATO

� CÓPIA TERMO DE SIGILO

� CÓPIA DA ORDEM DE INICIO DE EXECUÇÃO

3.2 - Caso a empresa cumpra todos os requisitos documentais para a contratação, o setor de contratos encaminha uma minuta para a empresa selecionada como detentora do menor preço, e posteriormente, caso não haja questionamentos com as cláusulas contratuais sugerida pelo Viva Comunidade, é encaminhada a mesma, o termo de contrato para assinatura. 3.3 - Após a assinatura da empresa/fornecedor, o contrato e encaminhado para assinatura do Viva Comunidade e posteriormente publicação em imprensa oficial. Paralelo, é encaminhado a empresa/fornecedora a Ordem de Início de Execução dos Serviços (OIES) que dará respaldo a empresa para início das atividades. 4 - Adição e Supressão de Contrato 4.1 - Adição: É identificado pela coordenação/Direção a necessidade de acréscimo nos serviços, objeto do contrato e solicitado ao setor de contratos; O setor de contratos solicita uma proposta a empresa/fornecedor de aditamento do serviço, levando em consideração prazos, quantidade e custo benefício. Caso os valores sejam compatíveis com a realidade contratual e não superiores à 30% do valor global contratado, o setor de contrato desenvolve um termo de aditamento ao contrato vigente, caso contrário, ou seja, o valor superior aos 30 % é necessário um parecer jurídico emitido pelo Departamento Jurídico do Viva Comunidade. 4.2 - Supressão: É identificado pela coordenação/Direção a necessidade de suprimir algum serviço prestado contratualmente respaldado. Logo é feita a solicitação ao setor de contratos; O setor de contratos negocia junto a empresa/fornecedor os termos de redução de serviços comunicando-os oficialmente (carta ou e-mail) com no mínimo 30 dias de antecedência; O setor de contrato desenvolve o termo de supressão para a assinatura de empresa/fornecedor.


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5 - Rescisão e Término 5.1 - Término: O contrato vigente será finalizado e o Viva Comunidade não tem interesse em dar prosseguimento no serviço objeto do mesmo; O setor de contratos comunica com 30 dias de antecedência de forma oficial (carta de ausência de interesse em prorrogação) que não será pactuado nenhum termo de adição e/ou prorrogação, explicando que a partir da data “X” a empresa não deverá continuar com os serviços prestados, e que deverá recolher todos seus bens/equipamentos cedidos no período contratual; O setor de contrato finaliza o processo administrativo arquivando-o. 5.2 - Rescisão: É identificado por parte do Viva Comunidade que o serviço prestado não é mais de interesse da instituição ou o mesmo apresenta alguma irregularidade que comprometa sua plena execução. O setor de contratos negocia com a empresa a possibilidade de uma rescisão, surgindo duas vertentes, unilateral ou bilateral: - Unilateral, ou seja somente uma das partes tem interesse na rescisão, assim é encaminhado a questão ao Departamento Jurídico para negociação, elaboração de parecer e definições. - Bilateral, quando ambas as partes aceitam os termos de rescisão. Após a finalização de ambas as vertentes, o setor de contratos elabora o termo de distrato para assinatura da empresa/fornecedor. 6 - Fiscalização de Serviços Periódicos 6.1 - As unidades onde os contratos são realizados, através de seus administradores , devem preencher até o quinto dia do mês subseqüente o termo de comprovação e execução dos serviços, TCES através do link: https://spreadsheets.google.com/a/vivario.org.br/spreadsheet/viewform?hl=pt_BR&pli=1&formkey=dDB5M0dQTHJNTm1mTXAzMVpKa2poTUE6MQ#gid=0 6.2 - O setor de contratos avalia as questões levantadas neste instrumento ponderando-as e julgando suas pertinências. 6.3 - Caso sejam de relevância a plena execução dos serviços, o setor de contratos entrará em contato com a(s) empresa(s)/fornecedor(es), para esclarecimentos, notificação e/ou punição. Caso contrário é desconsiderada a reclamação.


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7 - Fiscalização de Serviços por Demanda 7.1 - A unidade onde o serviço é realizado entra em contato com o setor de contratos informando alguma irregularidade na prestação do serviço. 7.2 - O setor de contrato avalia a questão julgando a pertinência na execução do serviço. Caso seja pertinente o setor seguirá o item 3 do manual de fiscalização de serviços periódicos. Caso contrário, o setor entrará em contato com a unidade para esclarecimento e/ou resposta. 8 - Recebimento de Notas Fiscais 8.1 - A empresa contratada envia um funcionário para a entrega das notas fiscais. Os funcionários responsáveis pelo recebimento, recebem as notas e, através do funcionário da Empresa, assinam um documento (com carimbo e data) que comprove o recebimento das mesmas; Obs.: Notas fiscais de empresas de Transporte, Telefonia, Informática são entregues pelos responsáveis dos respectivos setores da Viva Rio. 8.2 - É conferidas data de emissão, valor da nota fiscal, descritivo do serviço prestado, mês de referência, CNPJ e unidades de saúde, a fim de constatar se estão de acordo com o Contrato. Estando corretas, são carimbadas. Caso contrário, o portador retorna à empresa com as mesmas para as devidas correções. Geralmente é feito um contato telefônico e, dependendo do caso reforçado por e-mail junto à empresa na hora que a nota fiscal é entregue e o erro é detectado; 8.3 - Quanto ao lançamento, o controle de entrada de notas fiscais é feito em uma planilha específica contendo o nome da empresa, descrição de serviço, número da nota, valor e unidade de negócios. É reservado na mesma um campo de "observações" para o caso de pendências ou algum outro detalhe; 8.4 - Quanto ao atesto, as notas fiscais precisam ser atestadas por duas pessoas. Geralmente são atestadas pelo Gestor de Contratos juntamente com sua Assessora. No caso da nota ser recebida por outro setor, o responsável pelo mesmo atesta primeiro e depois é atestada pelo Gestor de Contratos. 8.5 - Finalizados os passos anteriores, segue o pedido no JDE. Em uma tela específica do sistema é informado o valor e a unidade de negócio. Logo depois o número do pedido é enviado por e-mail para a Gerente Orçamentária para sua aprovação e liberação. Depois de aprovado e liberado, recebe-se autorização para lançar a nota fiscal no sistema para que o Setor Financeiro tenha acesso aos dados. Obs.: No caso de um novo pedido (inclusão) é pedido junto ao setor Financeiro para que cadastre a empresa no JDE. Esse pedido de cadastro é feito por e-mail, onde são passadas as informações do prestador de serviços.


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8.6 - Finalizadas as etapas acima, a nota fiscal segue para o Protocolo, atestada, com o devido número de cópias, de acordo com a necessidade, onde o processo será montado e enviado para o Setor Financeiro para pagamento. 9 - Pedido de Orçamento 9.1 - Telas de Pedido de Contrato Definitivo (OC). 9.1.1 - Primeira Tela: Tela principal, informação do Fornecedor.


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9.1.2 - Segunda Tela: Tela de Informação da Unidade de Negócio.

9.1.3 - Terceira Tela: Tela de Confirmação da Unidade de Negócio.


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9.1.4 - Quarta Tela: Tela de Lançamento de Valores.

9.1.5 - Quinta Tela: Tela de Confirmação do Pedido.


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9.1.6 - Sexta Tela: Tela de Confirmação do Pedido.

9.1.7 - Sétima Tela: Tela de Fechamento do Pedido.


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9.1.8 - Oitava Tela: Consulta do Responsável pela Liberação e Aprovação do Pedido.

9.1.9 - Nona Tela: Tela de solicitação de liberação e aprovação ao Setor competente para mudança de status 230/230 para 230/280 e impressão do pedido.


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9.1.10 - Décima Tela: Tela de Impressão do Pedido.

9.1.11 - Décima Primeira Tela: Tela de Informação do Número do Pedido.


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9.1.12 - Décima Segunda Tela: Tela de Informação do Número do Pedido.

9.1.13 - Décima Terceira Tela: Tela de Confirmação da Impressão do Pedido.


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9.1.14 - Décima Quarta Tela: Tela de Confirmação do Status 230/280 para 280/400 para o Lançamento da Nota fiscal.


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9.2 - Telas de Recebimento de Nota Fiscal. 9.2.1 - Primeira Tela: Tela de Recebimento de Nota Fiscal.

9.2.2 - Segunda Tela: Tela de Lançamento dos Valores.


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9.2.3 - Terceira Tela: Tela de Lançamento dos Valores.

9.2.4 - Quarta Tela: Tela de Informação do Número da Nota Fiscal, Número de Série e Data de Emissão.


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10 - Equipamentos 10.1 - Realizada solicitação de manutenção/conserto de equipamento médico-hospitalar e/ou odontológico pela unidade de saúde através de e-mail. 10.2 - Empresa responsável por cada tipo de equipamento é acionada para realização de manutenção corretiva. 10.3 - Empresas de manutenção fazem vistoria/manutenção preventiva uma vez ao mês. Unidade de saúde informa se houve retirada do equipamento para conserto e a data, para posterior cobrança pelo setor de prazo de devolução, e substituição de aparelho caso o prazo tenha vencido. 10.4 - Conferência junto as unidades de saúde, para verificar se os problemas foram resolvidos. 11 - Transportes 11.1 - Recebimento de solicitações diárias de transporte de colaboradores para as unidades de saúde através de link e distribuição de veículos fixos; 11.2 - Recebimento de solicitação de veículos extras de setor competente ou CAP através de email. Solicitação repassada à contratada que atende a solicitação; 11.3 - Fiscalização execução das solicitações fixas, extras e faturamento. Este último é encaminhado por planilha de controle ao setor de contratos. 12 - Malote 12.1 - Realização de fluxo de documento entre setores da sede e unidades de saúde; 12.2 - Abertura e fechamento de malotes. Conferência e distribuição de documentos. 13 - Protocolo 13.1 - Compras: Recebido os pedidos que são lançados no JDE, os mesmos são também conferidos quanto a planilha, e-mail e sistema impresso, para posteriormente serem lançados na planilha de controle geral, com seqüência numérica, para abertura dos processos Viva Rio/Viva Comunidade.


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Após os procedimentos do setor de compras, quando as mercadorias são recebidas no almoxarifado, são encaminhadas ao protocolo para serem vinculadas ao pedido original quando houver, pois alguns recebimentos referem-se á licitação. 13.2 - Contratos: No caso de contratação, os TR’s (Termos de Referência), são entregues ao Protocolo para montagem do processo, lançamento na planilha de controle geral e entregue ao Setor de Compras para as devidas cotações. Nos pagamentos, as notas e/ou faturas e demais documentos são encaminhados pelos funcionários do Setor de Contratos (Recebimento de Notas Fiscais). Após feita a conferência, quanto ao atesto, número de cópias das notas e rateios quando necessário. Estando dentro do padrão os dados são lançados na planilha de controle geral, digitalizados, os processos são montados, lançados e elaborados os documentos de Protocolo e enviados ao Setor Financeiro.

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