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Ministério da Saúde Fundação Nacional de Saúde Centro Nacional de Epidemiologia Coordenação de Informações e Análise da Situação de Saúde
Manual de Procedimentos
Sistema de Informações Sobre Nascidos Vivos
Brasília/DF - 1999
© 1999. Ministério da Saúde. Fundação Nacional de Saúde. 1ª Edição É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte. Editor: Assessoria de Comunicação Social - ASCOM Núcleo de Produção Setor de Autarquias Sul, Quadra 4, Bl. N, 5º Andar – Sala 515 70058-902 – Brasília/DF Distribuição e Informação: Coordenação de Informações e Análise da Situação de Saúde. Centro Nacional de Epidemiologia SAS Quadra 04, Bloco N, 6º andar, sala 603 Telefone: (061) 225.5938 / 314.6230 E-mail:[email protected] 70058-902 – Brasília/DF Tiragem: 6.000 exemplares. Impresso no Brasil / Printed in Brazil ISBN:
Manual de procedimentos do sistema de informações sobre nascidos vivos. -Brasília : Ministério da Saúde : Fundação Nacional de Saúde, 1999. 53 p. 1. Nascido vivo. 2. Sistema de Informações. I. Ministério da Saúde. II.
Fundação Nacional de Saúde, III. Centro Nacional de Epidemiologia, IV.Coordenação de Informações e Análise da Situação de Saúde.
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Apresentação
O Sistema de Informações sobre Nascidos Vivos (SINASC) tem por objetivo a coleta de dados sobre os nascimentos informados em todo o território nacional e o fornecimento de dados sobre natalidade para todos os níveis do sistema de saúde. O documento de entrada do sistema é a Declaração de Nascido Vivo (DN), padronizada em todo o país.
O Centro Nacional de Epidemiologia (CENEPI) é o gestor,
em nível nacional, do SINASC. Suas atribuições são cumpridas pela Coordenação de Informações e Análises da Situação de Saúde (CIASS), que elaborou este manual, bem como o Manual de Instruções para o Preenchimento da Declaração de Nascido Vivo(2).
Em 1999, passou a ser utilizada, em todo o território
nacional, uma nova versão do SINASC, para a qual foi desenhada uma nova Declaração de Nascido Vivo (DN) (Anexo I) e desenvolvida uma nova versão do aplicativo informatizado para seu tratamento.
O objetivo deste manual é orientar os profissionais que estão
envolvidos na operacionalização do SINASC sobre os principais procedimentos do sistema, incluindo o fluxo dos documentos e rotinas decorrentes do processamento dos dados, bem como as diversas atribuições funcionais de cada nível (federal, estadual e municipal).
O manual inclui esclarecimentos para a utilização da nova
versão do sistema informatizado (SINASC 7.O), desenvolvida pelo DATASUS, órgão da Secretaria Executiva do Ministério da Saúde (MS). O SINASC 7.0 possui menus de ajuda para orientar sua execução, de onde foram extraídos os conceitos e procedimentos, para este manual, no que se refere ao aplicativo informatizado.
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O CENEPI é o elo final da cadeia do processamento dos dados do SINASC. Ao receber as informações das Secretarias Estaduais de Saúde (SES), a CIASS consolida os dados para a formação da Base Nacional de Dados sobre Nascimentos, disponível para acesso público.
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Sumário 1. Histórico do Sistema ................................................................ 7 2. Documento Padrão .................................................................... 9 3. Fluxo da Declaração de Nascido Vivo...................................... 11
3.1. Partos Hospitalares ............................................................ 11 3.2. Partos Domiciliares............................................................ 12
4. Principais Procedimentos do SINASC...................................... 15
4.1. Distribuição dos Documentos e Programas....................... 15 4.2. Preenchimento da Declaração de Nascido Vivo................ 16 4.3. Revisão do Preenchimento da Declaração......................... 16 4.4. Tratamento de Declaração Extraviada............................... 17 4.5. Utilização do Sistema Informatizado ................................ 17 4.6. Envio e Recebimento das Informações ............................. 18
5. Sistema Informatizado............................................................... 21
5.1. Menu Declarações ............................................................. 23 5.2. Menu Aplicativo ................................................................ 23 5.3. Menu Operacionais............................................................ 24 5.4. Menu Propriedades ............................................................ 24 5.5. Menu Ajuda ....................................................................... 25
6. Processamento das Declarações em Lotes ................................ 27
6.1. Criação de Lotes ................................................................ 27 6.2. Cadastramento de um Lote ................................................ 28 6.3. Digitação das Declarações................................................. 28 6.4. Crítica da Entrada de Dados .............................................. 29
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6.5. Correção dos Dados........................................................... 30 6.6. Remontar um Lote ............................................................. 31 6.7. Situação de um Lote .......................................................... 31
7. Atribuições do Nível Federal ................................................... 33
7.1. Elaboração dos Formulários da DN................................... 33 7.2. Distribuição dos Formulários da DN................................. 33 7.3. Elaboração e Distribuição de Manuais .............................. 34 7.4. Disponibilização do Sistema Informatizado...................... 34 7.5. Consolidação dos Dados.................................................... 35
8. Atribuições do Nível Estadual................................................... 37
8.1. Distribuição de Manuais e Formulários da DN................. 37 8.2. Encaminhamento dos Dados ao CENEPI.......................... 37 8.3. Disponibilização do Sistema Informatizado..................... 38 8.4. Processamento Centralizado.............................................. 38 8.5. Processamento Descentralizado ........................................ 39
9. Atribuições do Nível Municipal ................................................ 41
9.1. Municípios com Sistema Informatizado........................... 41 9.2. Municípios sem Sistema Informatizado ........................... 42
10. Bibliografia.............................................................................. 45 11. Anexos..................................................................................... 47 Anexo I - Modelo da Declaração de Nascido Vivo ...................... 47 Anexo II - Fluxo de Distribuição do Documento Padrão.............. 48 Anexo III - Fluxo da Informação – Declaração de Nascido Vivo ............................................................................ 49
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1. Histórico do Sistema
O Brasil passou a ter uma fonte de Estatísticas sobre Nascidos Vivos oficialmente a partir da Lei 6.015/73(5), consubstanciada na publicação “Estatística do Registro Civil”, da Fundação IBGE (1974).
O Ministério da Saúde tomou a decisão de investir num
sistema que permitisse tanto a análise estatística, como possibilitasse a execução das ações básicas de saúde.
Através de reuniões entre técnicos da Divisão Nacional de
Epidemiologia (DNE) Secretaria de Ações Básicas de Saúde (SNABS), a quem estavam subordinados os Sistemas de Informações em Estatísticas Vitais e professores da Faculdade de Saúde Pública (USP), ligados diretamente ao tema, surgiu o primeiro passo.
Em Portaria 649/GM/MS, de 04 de julho e 1989(3), foi criado
o Grupo de Estatísticas Vitais (GEVIMS), para assessorar o Ministério da Saúde, quanto a:
• mortalidade e natalidade; • avaliação da situação de saúde e de programas básicos de
saúde; • promoção da utilização de estatísticas vitais em nível
federal, regional e local; • planejamento e avaliação em saúde. O GEVIMS, juntamente com técnicos da SNABS, selecionou
as variáveis para o novo sistema; elaborou o documento padrão e o manual de instruções para o seu preenchimento, bem como definiu o fluxo de destino das vias do documento. A partir daí, foi criado o Sistema de Informações sobre Nascidos Vivos (SINASC) e o
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documento padrão foi denominado Declaração de Nascido Vivo (DN), aprovado em janeiro de 1990.
A implantação do SINASC ocorreu de forma lenta e gradual em todas as unidades da federação e já vem apresentando em muitos municípios, desde o ano de 1994, um número maior de registros do que o publicado pelo IBGE com base nos dados de Cartório de Registro Civil, além de possibilitar a construção de indicadores úteis para o planejamento e gestão dos serviços de saúde(4).
Ao contrário do Sistema de Informações sobre Mortalidade
(SIM), que teve uma grande parte de seu desenvolvimento de forma não informatizada, o SINASC foi informatizado desde seu início, tendo sido o primeiro Sistema em Informações de Estatísticas Vitais desenvolvido para microcomputadores.
O sistema informatizado, de fácil instalação, teve sua
operação bastante simplificada pelas rotinas auto-explicáveis, possibilitando a elaboração de relatórios de freqüência e de cruzamentos entre as variáveis e permitindo o manuseio dos bancos de dados no nível estadual.
A continuidade da operação do sistema informatizado, a cada
ano, com um maior volume de dados e com o conseqüente aumento do banco de dados, ocasionou uma lentidão no sistema. Com a detecção freqüente de problemas no programa em linguagem CLIPPER, surgiu a necessidade de uma reformulação de todo o Sistema, numa linguagem mais atualizada (DELPHI).
Em 1998, foi desenhada uma nova versão da Declaração de
Nascido Vivo (DN), acompanhada do desenvolvimento de um novo aplicativo informatizado e da elaboração de manuais para sua utilização, que entraram em vigor em 1999.
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2. Documento Padrão
A Declaração de Nascido Vivo (DN) é um documento padronizado pelo Ministério da Saúde, previamente numerado, contendo três vias de distintas cores: branca, amarela e rosa.
A DN (Anexo I) é composta por sete blocos, contendo 41
variáveis: I - Cartório, com 5 variáveis; II - Local da Ocorrência, com 7 variáveis; III - Mãe, com 12 variáveis; IV - Gestação e Parto, com 4 variáveis; V - Recém-Nascido, com 6 variáveis; VI - Identificação, com 2 variáveis; VII - Responsável pelo preenchimento, com 5 variáveis; A descrição de cada variável pode ser encontrada no Manual
de Instruções para o Preenchimento da Declaração de Nascido Vivo (DN)(2).
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3. Fluxo da Declaração de Nascido Vivo
A Declaração de Nascido Vivo (DN) é impressa em três vias previamente numeradas, pelo Ministério da Saúde, através do Centro Nacional de Epidemiologia (CENEPI) da Fundação Nacional de Saúde (FNS). É distribuída gratuitamente às Secretarias Estaduais de Saúde que as fornecem às Secretarias Municipais de Saúde. Essas Secretarias, por sua vez, repassam aos Estabelecimentos de Saúde e Cartórios, conforme mostrado no Anexo II.
O fluxo da informação sugerido pelo Ministério da Saúde
está apresentado no Anexo III. No entanto, cada Unidade pode criar seu próprio fluxo de forma a atender às suas características operacionais, desde que garanta a remessa das informações para os níveis estadual e federal.
Dependendo se o parto for hospitalar ou domiciliar, cada
uma das três vias da Declaração de Nascido Vivo (DN) terá o fluxo diferente, conforme pode ser observado no Anexo III.
3.1. Partos Hospitalares
São aqueles que acontecem em Estabelecimentos de Saúde
onde podem ocorrer partos. Neste caso, o Estabelecimento de Saúde é responsável pelo preenchimento da DN, que deve ser encaminhada da seguinte forma:
• 1ª Via (cor branca) – Secretaria de Saúde: permanece
no Estabelecimento de Saúde até ser coletada, por busca ativa, pelos órgãos estaduais ou municipais responsáveis pelo sistema;
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• 2ª Via (cor amarela) – Cartório: fica com a família até ser levada ao Cartório do Registro Civil para o competente registro do nascimento, conforme determina a Lei nº 6015, de 31 de dezembro de 1973(5). Após o registro, o destino da 2ª via fica a critério de disposições da Corregedoria de cada estado;
• 3ª Via (cor rosa) – Unidade de Saúde: será arquivada no
Estabelecimento de Saúde onde ocorreu o parto, em princípio no prontuário do recém-nascido, de acordo com incisos I e II do Artigo 10º da Lei 8.069, de 13 de julho de 1990(1). Essa via poderá ser utilizada também para a localização das puérperas e dos recém-nascidos, visando o planejamento de ações específicas de saúde.
3.2. Partos Domiciliares São aqueles que ocorrem em domicílios e comumente são
realizados por parteiras leigas. O preenchimento da Declaração de Nascido Vivo (DN) é fundamental e deve ser feito nos Estabelecimentos de Saúde ou em Cartórios de Registro Civil. Recomenda-se dar prioridade ao preenchimento pelas Unidades de Saúde, para posterior registro em Cartório. Cabe à Secretaria de Saúde de cada estado criar normas para garantir o preenchimento da DN, independente do lugar onde ocorra o nascimento. As três vias da DN devem ser tratadas da seguinte forma:
• 1ª Via (cor branca) – Secretaria de Saúde: deve ser
encaminhada à Secretaria de Saúde para o devido processamento;
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• 2ª Via (cor amarela) – Cartório e
• 3ª Via (cor rosa) – Unidade de Saúde: estas duas vias se destinam ao Cartório e à Unidade de Saúde. Seu encaminhamento depende de onde foi feito o preenchimento da DN:
- DN preenchida em Estabelecimento de Saúde: este
deve reter a 3ª via (rosa) e entregar a 2ª via (amarela) ao responsável para ser registrada em Cartório;
- DN preenchida em Cartório: este deve reter a 2ª via (amarela) e entregar a 3ª via (rosa) ao responsável para que seja encaminhada à Unidade de Saúde, na primeira consulta médica do recém-nascido. Da mesma forma que para os partos hospitalares, após o registro em Cartório, o destino da 2ª via (amarela) depende das disposições da Corregedoria de cada estado.
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4. Principais Procedimentos do SINASC 4.1. Distribuição dos Documentos e Programas
O CENEPI, através da CIASS, toma as providências quanto
às alterações do layout e impressão do formulário da Declaração de Nascido Vivo (DN), bem como da elaboração dos manuais para orientar a utilização do SINASC.
No momento, a impressão dos formulários está sob a
responsabilidade da Fundação Nacional de Saúde, mas futuramente serão estudadas alternativas de viabilização da impressão pelos estados.
O DATASUS desenvolve e mantém as versões do aplicativo
informatizado, em ligação com a CIASS, que é responsável pela sua distribuição e pelo treinamento, quando necessário.
A CIASS é responsável pela distribuição dos documentos e
programas do SINASC para as Secretarias Estaduais de Saúde e outros órgãos definidos, em alguns estados, como responsáveis pelas Estatísticas de Saúde, que distribuem para as Secretarias Municipais de Saúde. As Secretarias, por sua vez, são responsáveis pela distribuição para as Unidades Notificadoras (Anexo II).
As atribuições de cada nível, no que diz respeito ao SINASC,
estão descritas neste manual, nos itens 7 - Atribuições do Nível Federal, 8 - Atribuições do Nível Estadual e 9 - Atribuições do Nível Municipal.
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4.2. Preenchimento da Declaração de Nascido Vivo
A Declaração de Nascido Vivo (DN) deve ser preenchida, em
todo o território nacional para todos os nascidos vivos: • nas unidades de internação ou de emergência dos
estabelecimentos de saúde; • fora dos estabelecimentos de saúde, mas que neles venham
a receber assistência imediata; • em domicílio ou em outros locais. O Manual de Instruções para o Preenchimento da Declaração
de Nascido Vivo(2) deve ser utilizado para orientar o preenchimento, que pode ser feito não só por médicos, mas também por pessoas previamente treinadas para tal fim. 4.3. Revisão do Preenchimento da Declaração
A Declaração de Nascido Vivo (DN), recebida da Unidade
Notificadora, deverá passar por uma revisão acurada nos seus campos, pelo setor responsável, onde alguns erros mais evidentes logo poderão ser detectados.
Quando as variáveis consideradas essenciais estiverem em
branco, sem uma explicação plausível, recomenda-se a devolução do documento para a unidade geradora, objetivando o preenchimento dos respectivos campos.
A mesma rotina deverá ser seguida quando se tratar de erros
de preenchimento, para as devidas correções.
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Esta revisão deverá ser sempre feita no setor responsável das Secretarias Municipais de Saúde, quer o município disponha do sistema informatizado ou não. 4.4. Tratamento de Declaração Extraviada
Quando há extravio da Declaração de Nascido Vivo (DN), o
responsável pelo recém – nascido deverá retornar ao órgão que emitiu a DN, solicitando a 2ª Via.
O responsável pela documentação médica, por sua vez,
recorrerá ao livro de ocorrência de parto, recuperando os dados nele contidos, transcrevendo as informações de próprio punho em uma DN em branco, lembrando que deve constar que se trata de uma 2ª Via.
Objetivando não haver números de DN duplicados, deve ser
rasurado o número do documento que vai substituir o que foi extraviado e colocado o número da DN original. 4.5. Utilização do Sistema Informatizado
Cabe aos setores de processamento, no nível municipal,
quando se trata de município com sistema informatizado e no nível estadual, quando o processamento é centralizado, transpor para o computador os dados das Declarações de Nascidos Vivos (DN).
Este procedimento é realizado utilizando-se o aplicativo
SINASC, descrito no item 5, que tem a facilidade de dispor de ajuda automática. Os dados são digitados e criticados, dando origem a uma base de dados.
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Nesta versão do aplicativo, as declarações são tratadas em lotes. O conceito de lote está detalhado no item que trata do processamento das declarações em lotes (item 6).
Códigos relativos a algumas variáveis anotadas por extenso
na DN só são atribuídos, quando da digitação das declarações, pelo setor responsável pelo processamento da DN. São eles:
• Código do Cartório; (campo 1) • Código do Estabelecimento de Saúde; (campo 7) • Código do Bairro/Distrito do Local da
Ocorrência; (campo 10) • Código do Município de Ocorrência; (campo 11) • Código da Ocupação Habitual e Ramo de
Atividade; (campo 18) • Código do Bairro/Distrito da Residência da
Mãe; (campo 22) • Código do Município de Residência da Mãe. (campo 23)
Observação: O código relativo a alguma malformação congênita detectada
(campo 34) deve ser preenchido pelo médico. 4.6. Envio e Recebimento das Informações
As Declarações de Nascido Vivo (DN), preenchidas pelas unidades notificadoras, devem ser recolhidas regularmente pela Secretaria Municipal de Saúde, que faz uma revisão e o processamento, quando dispõe do sistema informatizado. As declarações são então enviadas, em papel ou em arquivo, para a instância estadual, conforme os fluxos apresentados no Anexo III.
As Secretarias Estaduais de Saúde, Diretorias Regionais ou
outros órgãos responsáveis pela instância estadual processam os dados das declarações recebidas dos municípios que não dispõem do sistema
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informatizado. Os dados são consolidados na base de dados estadual e enviados ao nível federal.
No CENEPI, mais especificamente na CIASS, os dados
recebidos dos estados são consolidados na Base Nacional de Dados sobre Nascimentos, com acesso público, através da INTERNET e CD-ROM.
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5. Sistema Informatizado
Em paralelo à criação do novo formulário da Declaração de Nascido Vivo (DN), foi desenvolvida pelo DATASUS a versão 7.0 do aplicativo informatizado para o SINASC. Esta nova versão do aplicativo é de fácil utilização, dispondo de ajuda automática.
O sistema permite identificar a instalação na qual foi digitada
cada Declaração de Nascido Vivo (DN). Ao ser instalado, o SINASC 7.0 armazena em uma variável interna o código da unidade de instalação que será gravado em cada registro.
Durante o processo de instalação, é fornecido o nível de
gestão do sistema (Brasil, Estado, Regional, Município e Estabelecimento de Saúde) denominado como tipo ou unidade de instalação. Quando o tipo de instalação não é Brasil, é informada a UF. Em caso de município e estabelecimento de saúde, são informados seus respectivos códigos.
A versão 7.0 do SINASC traz novos termos e conceitos na
operacionalização do programa que gerencia o Sistema de Informações sobre Mortalidade. O principal é o conceito de lote.
Um lote é o conjunto de declarações, agrupadas, fisicamente,
por alguma variável selecionada (cartório, Unidade de Saúde, bairro de residência da mãe etc., conforme rotina própria de cada instalação), contendo, para sua identificação, uma capa de lote.
O conceito de lote reflete o modo como as secretarias
organizam e armazenam as Declarações de Nascido Vivo (DN): por Unidade de Saúde, por Cartório, por bairro de residência da mãe etc;
O processamento em lotes torna a digitação da DN mais
eficaz na entrada de dados e obriga à dupla digitação do número da
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declaração, garantindo a unicidade da DN. Além disso, permite uma facilidade maior na transferência da base de dados para os outros níveis de gestão do sistema, garantindo que os dados enviados estão criticados e sem erros, propiciando melhor qualidade da base de dados consolidada.
O aplicativo é composto pelo software SINASC.EXE e por
arquivos auxiliares, necessários à execução do programa: • DN.DAT: estrutura da base de dados; • COMPDBF.EXE: programa para compactar a base de
dados; • EXPDBF.EXE: programa para descompactar a base de
dados; • TABCRIT.DBF: tabela de crítica; • INTERNA.DBF: tabela de categorias e • TABMSG.DBF: tabela de mensagens de erros.
Os módulos e rotinas do SINASC 7.0 podem ser executados
por intermédio da seleção de itens de menu ou pelo acionamento de botões. Os itens de menu e os botões podem assumir duas condições: habilitados e desabilitados, só podendo ser executados quando habilitados.
A seleção pode ser feita pelo mouse ou pelo teclado. Ao
posicionar o ponteiro do mouse sobre algum item de menu ou botão (sem clicar), é apresentada a sua finalidade no rodapé da tela e próximo ao botão. Pelo teclado, para selecionar um determinado item de menu ou executar uma rotina associada a um botão, basta pressionar a tecla ALT + letra sublinhada ou CTRL + letra sublinhada.
A seguir, é apresentado o conteúdo de cada um dos cinco
menus do SINASC 7.0.
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5.1. Menu Declarações
Este é o principal módulo do aplicativo. Por ele, se tem
acesso às declarações cadastradas, aos lotes e à digitação das declarações.
• Ano de Processamento: para início dos trabalhos, é
necessário selecionar o ano de processamento, que deve ser o mesmo do ano do nascimento existente nas declarações que compõem o lote;
• Controle dos Lotes: acessa a rotina que, além de permitir o cadastramento dos lotes digitados na própria instalação, possibilita a edição das declarações contidas em seus lotes e permite visualizar os números dos lotes recebidos de outras instalações;
• Declarações (Base de Dados): permite acesso à Base de Dados, ou seja, às declarações que foram movidas dos lotes fechados e dos arquivos recebidos de outras unidades de instalação;
• Localiza: possibilita a localização de uma declaração pelo seu número ou pelo nome da mãe, apresentando em qual lote ela foi digitada.
5.2. Menu Aplicativo
• TabWin: estando instalado no micro, pode ser executado a partir do aplicativo SINASC;
• Tab para DOS: estando instalado no micro, pode ser
executado a partir do aplicativo SINASC.
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5.3. Menu Operacionais
• Transferência: esta rotina permite transferir lotes fechados e/ou recebidos para outras instalações (gestores municipais, estaduais ou nacional), atendendo ao cronograma de envio de informações do sistema;
• Recebimento: esta rotina permite receber lotes fechados de outras instalações (gestores municipais, estaduais ou federal), atendendo ao cronograma de envio de informações do sistema;
• Manutenção de índices: reconstrói os índices dos arquivos de dados e de controle do sistema, em caso de problemas;
• Impressora: abre a janela padrão do Windows para configuração das impressoras.
5.4. Menu Propriedades
• Instalação: apresenta as informações cadastradas durante o processo de instalação do sistema. O sistema permite apenas a modificação do nome da Unidade de Instalação;
Observação: O nome da Unidade de Instalação é apresentado como cabeçalho
dos relatórios e tela principal do sistema.
• TAB e TABWIN: apresenta os diretórios onde estão instalados esses aplicativos. O sistema permite modificar estes diretórios;
• Logradouro: permite que a unidade de instalação habilite ou não a tabela de logradouro.
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5.5. Menu Ajuda
Apresenta a ajuda automática e as informações sobre a versão do sistema.
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6. Processamento das Declarações em Lotes 6.1. Criação de Lotes
As declarações recebidas das Unidades Hospitalares, depois de avaliadas quanto ao preenchimento, são codificadas e agrupadas em lotes. A numeração dos lotes é de responsabilidade de cada unidade de instalação.
Um lote é identificado pela capa de lote, que contém o
número do lote, a quantidade de declarações que pertence ao lote e o nome do responsável pelo cadastramento ou digitação do lote.
A Declaração de Nascido Vivo (DN), ao entrar no sistema,
passa a ser identificada pelo seu número e pelo número do lote que a contém. O sistema, ao cadastrar o lote, agrega ao número informado o mesmo número da Unidade de Instalação, cujo conceito foi visto no item anterior.
A quantidade mais conveniente de declarações para um lote
corresponde a um dia de trabalho de um digitador, em geral entre 100 e 200 declarações. O SINASC aceita no máximo 500 declarações em um lote.
O arquivo de lote criado recebe o nome no padrão
"Laannnn.DBF", onde o "L" identifica que é um arquivo de tipo Lote, "aa" identifica o ano de processamento e "nnnn" identifica o número do lote informado na sua criação.
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6.2. Cadastramento de um Lote
No sistema informatizado SINASC, chama-se cadastramento de um lote ao ato de registrar as informações da capa do lote e da digitação dos números de série de cada declaração que conste do mesmo.
Cadastrar o lote significa que este já foi organizado e está
pronto para ser criado para o sistema. Para isso, deve-se selecionar a seqüência: Declarações/Controle de Lote/Lote/Incluir, preenchendo os campos que constam da capa de lote.
Uma vez cadastrado o lote, pode-se dar inicio à digitação e
gravação das declarações. 6.3. Digitação das Declarações
Antes que se possa dar início ao procedimento de digitação, é necessário cadastrar o lote onde se encontram as declarações, como visto no item anterior.
Para digitar as declarações, na tela Controle dos Lotes,
deve-se selecionar o número do lote e, em seguida, Declaração/Editar; para acessar a base de dados. A fim de iniciar a digitação, seleciona-se Operações/Incluir. O cursor será posicionado, primeiramente, no campo para digitar o número da declaração.
Com o objetivo de facilitar a digitação, foram implementados
botões, que aparecem na declaração e permitem a visualização de valores associados a um determinado campo.
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: Ao pressionar o botão esquerdo do mouse sobre esta figura é apresentada a tabela correspondente ao campo.
: Ao pressionar o botão esquerdo do mouse sobre esta
figura são apresentados, em uma janela, os valores válidos para o campo correspondente.
Após digitar todos os dados que constam na declaração,
deve-se executar Operações/Gravar. Quando não se desejar prosseguir com a digitação de uma outra declaração, deve-se executar Operações/Cancelar. 6.4. Crítica da Entrada de Dados
Crítica é a verificação do conteúdo de cada campo digitado da declaração. Ela poderá ser executada apenas para uma declaração ou para todo o lote. A rotina de crítica executa as seguintes fases:
• verifica se os campos obrigatórios foram digitados; • verifica as categorias dos campos que têm uma tabela
associada ou que apresenta uma lista de valores válidos; • verifica divergências de campos relacionados entre si, que
podem ter ocorridos na digitação, na codificação do campo ou até durante o preenchimento do documento.
Uma declaração pode ser criticada, após ter sido gravada.
Para tanto, é necessário apenas executar Utilitários/Criticar DN. Para criticar todas as declarações de um lote, deve-se
selecionar Declaração/Controle de Lotes e, após indicar o lote, selecionar Declaração/Criticar. Em seguida, executa-se a rotina de crítica, através do botão Iniciar.
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No final, caso tenham sido detectados erros, é gerado um relatório que pode ser visualizado na tela ou impresso. Não havendo erro, é dada a opção de fechamento do lote. 6.5. Correção dos Dados
A base de dados do SINASC é formada pelas Declarações de Nascido Vivo (DN) criticadas e sem erro, uma vez que é constituída pela consolidação dos lotes fechados e recebidos de outras instalações.
Um lote só pode ser transferido se não contiver erro. No caso
de uma determinada declaração necessitar de uma pesquisa mais demorada e não se quiser retardar o envio de todo o lote, é necessário retirá-la do lote, para que este possa ser transferido.
Os erros detectados na crítica de um lote ou de uma
declaração, podem ser visualizados tanto através de relatórios exibidos na tela ou impressos, como também durante a edição da declaração, quando se seleciona Utilitários/Visualizar erros da DN.
No modo de alteração, ao se posicionar o mouse em campos
marcados em vermelho (com erro), a mensagem de erro correspondente é exibida no rodapé da tela.
Com base nas mensagens geradas pela rotina de crítica e no
conteúdo preenchido no documento, pode-se proceder à correção, selecionando Declarações/Controle dos Lotes e indicando o lote a ser corrigido.
Para editar as declarações, existem duas alternativas: • selecionar Declarações/Editar para editar todas as
declarações do lote, tenham ou não erros e, então, posicionar na declaração que se deseja corrigir ou alterar
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(o número das declarações com erro são apresentados em vermelho).
• selecionar Declarações/Correção para editar apenas as declarações que apresentem erro.
6.6. Remontar um Lote
Remontar um lote é tornar um lote fechado disponível para edição, permitindo que se inclua, altere ou exclua uma ou mais declarações. Nesta operação, o arquivo físico é recriado, sem ser removido da base de dados. Cada unidade de instalação só poderá remontar os lotes nela criados. 6.7. Situação de um Lote Um lote, após ser criado, pode estar nos seguintes tipos de situação:
• Aberto: quando de sua criação e após uma inclusão, exclusão ou alteração de uma das declarações;
• Com erro: quando é executado o processo de crítica e pelo menos uma declaração apresente erro de crítica;
• Criticado: quando é executado o processo de crítica e nenhuma declaração pertencente ao lote apresenta erros de crítica, porém o lote está incompleto, isto é, não foram informadas ou digitadas todas as declarações;
• Concluído: quando é executado o processo de crítica, nenhuma declaração apresenta erros e todas já foram informadas e digitadas. Nesta situação o lote está completo e sem erro;
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• Fechado: além das características da situação concluído, o lote foi movido para a Base de Dados. Após esse processo, o arquivo físico deste lote é removido do diretório de dados;
• Transferido: indica que o lote foi transferido, isto é, as suas declarações foram copiadas para disquete ou outra unidade de destino, selecionada na operação de transferência.
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7. Atribuições do Nível Federal
O nível federal é representado pelo Centro Nacional de Epidemiologia (CENEPI), gestor nacional dos Sistemas de Informações em Saúde, através de sua Coordenação de Informações e Análise da Situação de Saúde (CIASS). 7.1. Elaboração dos Formulários da DN
A DN tem passado por diversas alterações de layout, com inclusão e exclusão de variáveis, a partir de solicitações/sugestões apreciadas pelo CENEPI, contando com os responsáveis pelo sistema nos estados e entidades ligadas ao SINASC, tais como a Faculdade de Saúde Publica (USP), o Centro Brasileiro de Classificação de Doenças (CBCD), a Sociedade de Toco - Ginecologia, Pediatria, Saúde Coletiva etc.
Uma vez aprovadas as alterações, um novo modelo é
desenhado, revisado e impresso. Em princípio, tais alterações devem entrar em vigor no início do ano estatístico. 7.2. Distribuição dos Formulários da DN
Os formulários são encaminhados gratuitamente, pelo CENEPI, para as Secretárias Estaduais de Saúde, conforme o fluxograma de distribuição mostrado no Anexo II.
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Para o cálculo da quantidade de documentos a serem distribuídos, é feito um levantamento do número de nascimentos do último ano e acrescenta-se 20%.
É feito um controle baseado na relação entre a quantidade
encaminhada de DN e a quantidade retornada, representada pelas informações contidas nas bases de dados enviadas pelos estados. 7.3. Elaboração e Distribuição de Manuais
Com o objetivo de orientar o preenchimento da DN e a utilização do sistema, a equipe técnica da Coordenação de Informações e Análise da Situação de Saúde (CIASS) elabora, atualiza e distribui o Manual de Instruções para o Preenchimento da Declaração de Nascido Vivo(2) e o presente manual, com os procedimentos do SINASC. 7.4. Disponibilização do Sistema Informatizado
• Recebimento do DATASUS, das versões atualizadas do sistema bem como das instruções para a operação.
• Distribuição das versões, diretamente para as Secretarias de Saúde, através de disquetes ou pela INTERNET, BBS, etc.
• Recebimento dos problemas relacionados com a operação do sistema e entendimento com o órgão responsável, para sua solução.
• Divulgação para os usuários sobre alterações ocorridas e redistribuição do material necessário.
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7.5. Consolidação dos Dados
O recebimento dos dados encaminhados pelos estados, é feito pelos meios usuais (DISQUETES, BBS, INTERNET, etc).
Uma vez recebidos os dados, a CIASS faz uma revisão para
consolidá-los. É feita a agregação, tanto pelo local de ocorrência do nascimento, como pelo local de residência da mãe. Com o apoio técnico do DATASUS, é criada a Base Nacional de Nascidos Vivos, disponível para acesso público, através da INTERNET ou CD-ROM.
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8. Atribuições do Nível Estadual
Este nível é representado pelas Secretarias Estaduais de Saúde (SES) ou pelos órgãos definidos como responsáveis pelas estatísticas vitais no estado. 8.1. Distribuição de Manuais e Formulários da DN
É responsabilidade da SES receber do CENEPI os documentos referentes ao sistema (formulários da DN e manuais) e providenciar para que sejam distribuídos para todos os municípios do estado, através das Diretorias Regionais ou, em sua ausência, diretamente, conforme o fluxo de distribuição apresentado no Anexo II.
A quantidade de formulários enviadas para cada município
deve ser superior ao quantitativo de nascimentos informados pelo mesmo. Para tanto, a SES deve possuir um sistema interno de controle dos documentos, com informações sobre o número remetido e o retornado, inclusive com declarações rasuradas, anuladas ou substituídas. Este controle é de importância para futuras remessas por parte do CENEPI para a recomposição do estoque da Secretaria. 8.2. Encaminhamento dos Dados ao CENEPI
A SES encaminha , trimestralmente, ao CENEPI, sob as formas usuais (disquete compactado, BBS ou INTERNET), todos os dados que já estiverem revisados e corrigidos, mesmo que ainda faltem declarações do período.
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Observação: email - sinasc @ fns.gov. br BBS - área de upload 8.3. Disponibilização do Sistema Informatizado
• Recebimento, pelos meios usuais (BBS, INTERNET ou diretamente do CENEPI), das versões atualizadas.
• Instalação e operação do sistema. • Distribuição das versões para os municípios com sistema
informatizado, quando for necessário. • Informação ao CENEPI sobre os problemas detectados na
operação do sistema. 8.4. Processamento Centralizado
Quanto aos municípios que não dispõem de sistema informatizado, cabe ao nível estadual realizar o processamento da DN, que compreende:
• recebimento das Declarações de Nascido Vivo (DN) das Diretorias Regionais de Saúde e/ou dos municípios sem sistema informatizado, conforme o fluxo apresentado no Anexo III;
• revisão das Declarações de Nascido Vivo (DN) no que se refere a campos incorretamente ou incompletamente preenchidos (item 4.3);
• processamento das Declarações de Nascido Vivo (DN), recebidas das Secretarias Municipais que não dispõem do sistema informatizado, utilizando o aplicativo descrito no item 5;
• consolidação dos dados processados na Base Estadual de Dados sobre Declaração de Nascido Vivo;
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• encaminhamento dos dados ao CENEPI (item 8.2). 8.5. Processamento Descentralizado
Quanto aos municípios que dispõem de sistema informatizado para o processamento da DN, cabe ao nível estadual:
• recebimento dos dados processados das Diretorias
Regionais de Saúde ou, em sua falta, diretamente dos municípios, conforme o fluxo apresentado no Anexo III;
• revisão dos dados através dos Relatórios de Crítica, com devolução do Relatório de Inconsistências aos órgãos de origem, para correção;
• consolidação dos dados recebidos para a formação da Base Estadual de Dados sobre Declaração de Nascido Vivo;
• encaminhamento dos dados ao CENEPI (item 8.2); • remessa para o nível regional/municipal, da Base Estadual
de Dados sobre Declaração de Nascido Vivo.
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9. Atribuições do Nível Municipal
Este nível é representado pelas Secretarias Municipais de Saúde (SMS) e constitui o primeiro elo da cadeia de processamento dos dados do SINASC.
As atribuições da SMS, quanto ao SINASC, variam
dependendo se dispõe do sistema informatizado ou não. Em qualquer das duas situações, os dados ou os documentos preenchidos deverão ser enviados mensalmente para a instância estadual. 9.1. Municípios com Sistema Informatizado
As Secretarias Municipais de Saúde que dispõem do sistema informatizado, ao receberem as declarações preenchidas pelas Unidades Notificadoras, fazem o processamento e remetem os arquivos para a instância estadual.
Desta forma, nos municípios com sistema informatizado, as
Secretarias têm as seguintes atribuições, quanto ao SINASC: • Distribuição de manuais e formulários da DN às
Unidades: a SMS recebe da instância estadual, diretamente da SES ou da Diretoria Regional, os formulários da DN e distribui (Anexo II) para as Unidades Notificadoras, que também devem dispor do manual de instruções para o seu preenchimento(2);
• Recebimento de DN preenchida das Unidades: a SMS deve providenciar o recebimento dos formulários preenchidos pelas Unidades Notificadoras, iniciando-se o fluxo de informação da DN descrito no Anexo III;
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• Revisão das declarações: a SMS deve rever cada DN, no que se refere a campos incorreta ou incompletamente preenchidos (item 4.3);
• Disponibilização do sistema informatizado: a SMS recebe, pelos meios usuais (BBS, INTERNET ou diretamente da instância estadual), versões atualizadas e providencia sua instalação. A Secretaria deve informar ao nível estadual os eventuais problemas detectados na operação do sistema;
• Processamento das declarações: esta fase consiste na transposição dos dados da DN diretamente para o computador, conforme detalhado no item 6;
• Correção dos erros detectados na crítica: a rotina de crítica constante do programa acusa erros cometidos durante a digitação (itens 6.4 e 6.5). Recomenda-se: - imprimir um relatório de inconsistências, para correção; - efetuar a correção das inconsistências utilizando-se o
documento preenchido da Declaração de Nascido Vivo (DN) e anotar no próprio relatório para redigitação;
- repetir a rotina de crítica, após a redigitação de correções.
• Encaminhamento dos dados para o nível estadual: mensalmente, os dados deverão ser remetidos para o escalão de nível superior: Diretorias Regionais de Saúde ou, em sua falta, diretamente para as Secretarias Estaduais de Saúde. Os dados serão remetidos por meios magnéticos, livres de erros, usando-se a rotina de transferência contida no programa.
9.2. Municípios sem Sistema Informatizado
As Secretarias Municipais de Saúde que não dispõem do sistema informatizado, ao receberem as declarações preenchidas pelas
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Unidades Notificadoras, fazem a revisão e encaminham-nas à instância estadual, a fim de que sejam processadas.
Desta forma, quanto ao SINASC, as atribuições das Secretarias nos municípios sem sistema informatizado são:
• Distribuição de manuais e formulários da DN às Unidades: a SMS recebe da instância estadual os formulários da DN e distribui (Anexo II) para as Unidades Notificadoras, que também devem dispor do manual de instruções para o seu preenchimento(2);
• Recebimento de DN preenchida das Unidades: a SMS deve providenciar o recebimento dos formulários preenchidos pelas Unidades Notificadoras, iniciando-se o fluxo de informação da DN descrito no item 3;
• Revisão das declarações: a SMS deve rever cada DN, no que se refere a campos incorreta ou incompletamente preenchidos (item 4.3);
• Encaminhamento da DN para o nível estadual: as declarações preenchidas e conferidas serão enviadas para o nível estadual ou regional, para que sejam disponibilizadas no sistema de informação.
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10. Bibliografia 1. BRASIL. Lei 8069 de 13.07.90. Dispõe sobre o Estatuto da
Criança e do Adolescente. Diário Oficial, n. 135, de 16.07.90, p. 13563 – 13577, Seção I.
2. ________. Fundação Nacional de Saúde. Manual de instrução
para o preenchimento da Declaração de Nascido Vivo. Brasília: 1999.
3. ________. Ministério da Saúde. Portaria/GM 649 de 04.07.89.
Cria o Grupo de Estatísticas Vitais para assessorar o Ministério da Saúde na elaboração de estatísticas vitais. Diário Oficial, de 05.07.89, p. 3176, Seção II.
4. CARVALHO, D. M. Grandes sistemas nacionais de informação
em saúde, Informe Epidemiológico do SUS, v. 4, p.7-46, 1997. 5. REGISTROS públicos : Lei n. 6015 de 31.12.73, com alterações
introduzidas pela Lei 6216 de 30.06.75. São Paulo : SARAIVA, 1980.
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11. Anexos
Anexo I
Modelo da Declaração de Nascido Vivo
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Anexo II
Fluxo de Distribuição do Documento Padrão
CENTRO NACIONAL DE EPIDEMIOLOGIA
C E N E P I
D I R E S
SECRETARIA MUNICIPAL DE
SAÚDE
SECRETARIA ESTADUAL DE SAÚDE - S E S
ESTABELECIMENTO DE SAÚDE
CARTÓRIOS
OBS: - - - - - - quando não existirem DIRES
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Anexo III
Fluxo da Informação – Declaração de Nascido Vivo
HOSPITAL
3ª VIA
2ª VIA
DN
1ª VIA
FAMÍLIA
ÓRGÃO DE
PROCESSAMENTO
CARTÓRIO
UNIDADE DE SAÚDE
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Anexo IIIa
Fluxo da Informação – Declaração de Nascido Vivo
CARTÓRIO
3ª VIA
2ª VIA
FAMÍLIA
CARTÓRIO
UNIDADE DE SAÚDE
DN 1ª VIA
DOMICÍLIO
ÓRGÃO DE
PROCESSAMENTO
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Anexo IIIb
Fluxo da Informação - Declaração de Nascido Vivo
3ª VIA
2ª VIA
DN
1ª VIA
FAMÍLIA
ÓRGÃO DE PROCESSAMENTO CARTÓRIO UNIDADE DE
SAÚDE
UNIDADE DE SAÚDE
DOMICÍLIO
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Contatos: Em caso de dúvidas, sugestões, colaborações ou esclarecimentos, utilize as seguintes formas de contato: CENEPI CIASS - Coordenação de Informações e Análise da Situação de Saúde Setor de Autarquias Sul, Bloco N, Sala 602 Ala Norte CEP 70.058-902 - Brasília - DF FAX: (061)322-1786 e-mail: sinasc@ fns.gov.br DATASUS COINS - Coordenação de Informações de Saúde Rua Mena Barreto, 114, 5º andar CEP 22.271-100 - Botafogo - Rio de Janeiro, RJ FAX:(021)536-7240 e-mail: [email protected] Visite as "home-pages" do Ministério da Saúde na INTERNET:
http://www.saude.gov.br/ http://www.datasus.gov.br/
http://www.fns.gov.br/
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Elaboração: Cláudio Ocilio de Melo/DATASUS/SE/MS Haroldo Lopes dos Santos/DATASUS/SE/MS Irineu de Freitas Junior/DATASUS/SE/MS Ivana Poncioni de Almeida Pereira/CIASS/CENEPI/FNS Maria Helian Nunes Maranhão/CIASS/CENEPI/FNS Rosimaire Ulhoa Santana Timo/CIASS/CENEPI/FNS Colaboradora: Silvia R. F. Rangel dos Santos/RJ Diagramação: Cláudia Helena Batista/COEDE/ASPLAN/FNS Revisão/Editoração: Maria Liliane M. Montefusco dos Santos/COEDE/ASPLAN/FNS Capa: Edite Damasio da Silva/GAB/CENEPI/FNS Revisão Bibliográfica: Raquel Machado Santos
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“ESTA OBRA FOI EDITADA PARA ATENDER AOS OBJETIVOS DO PROJETO VIGISUS, EM CONFORMIDADE COM O ACORDO DE
EMPRÉSTIMO NÚMERO 4394-BR COM O BANCO MUNDIAL, NO ÂMBITO DO PROJETO BRA/97-028 PNUD
FUNDAÇÃO NACIONAL DE SAÚDE/FNS”
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