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[Tratamento Documental]
M A N U A L D E P R O C E D I M E N T O S
Junho de 2009

Manual de Tratamento Documental
Grupo de Trabalho Concelhio
Mafra P g i n a 2 d e 5 5
NN DD II CC EE
11.. IInnttrroodduuoo .............................................................................................................................................................. 4
22.. MMoonnooggrraaffiiaass ........................................................................................................................................................... 7
Procedimentos de catalogao relativos a monografias: ......................................................................... 7
- catalogar em ficheiro j existente e guardar como novo registo........................................................ 7
- importar o ficheiro da Base de Dados da BN disponvel on-line ........................................................ 8
- preencher um novo registo (a partir de folha em branco) .................................................................. 12
33.. PPeerriiddiiccooss ............................................................................................................................................................ 30
Procedimentos de catalogao relativos a novos peridicos: .............................................................. 30
Procedimentos de catalogao relativos a cada nmero de revista ou jornal: ................................. 35
Procedimentos de catalogao relativos a analticos: ............................................................................. 37
44.. RReeccoorrtteess................................................................................................................................................................ 39
Procedimentos de catalogao relativos a recortes: ............................................................................... 40
55.. RReeggiissttooss SSoonnoorrooss............................................................................................................................................... 41
Procedimentos de catalogao relativos a registos sonoros: ............................................................... 42
66.. MMaatteerriiaall ddee PPrroojjeeccoo ee VVddeeoo......................................................................................................................... 44
Procedimentos de catalogao relativos a material de projeco e vdeo:........................................ 45
77.. DDooccuummeennttooss ddee AAvvaalliiaaoo ............................................................................................................................... 48
Procedimentos de catalogao relativos a documentos de avaliao: ............................................... 49
88.. TTrraannssppaarrnncciiaass ................................................................................................................................................... 50
Procedimentos de catalogao relativos a transparncias: ................................................................... 50
99.. DDooccuummeennttooss EElleeccttrrnniiccooss................................................................................................................................ 52
Procedimentos de catalogao relativos a documentos electrnicos: ............................................... 53

Nota prvia:
Com a ideia de uniformizar os procedimentos de tratamento documental nas
Bibliotecas do concelho de Mafra, surgiu a necessidade, e da necessidade a ideia, de se
criar um manual comum a todos ns. A partir do manual elaborado pela professora
Maria Joo Filipe, da Biblioteca da E.B. 2.3, em 2006, tido pelos elementos do grupo de
trabalho concelhio como um excelente ponto de partida, procedeu-se a algumas
reformulaes pela mo da bibliotecria Maria Joo Incio, pertencente equipa de
apoio s bibliotecas escolares, da Biblioteca Municipal de Mafra.
Importa ressalvar aqui que, apesar da uniformizao alcanada, se torna ainda
necessrio que cada biblioteca adeqe o presente manual sua realidade, tendo
sempre presente que todos os exemplos apresentados se referem ao trabalho
desenvolvido na E.B. 2.3. de Mafra. De referir tambm que este manual em si no
constitui um documento finalizado, mas que pelo contrrio se encontra aberto a todas as
contribuies/sugestes, ponto de partida de um trabalho que se pretende colaborativo.
Tal como referido na verso inicial, pretende-se dotar as bibliotecas de um
mecanismo que assegure a continuidade do trabalho de gesto da documentao a
desenvolver na Biblioteca, independentemente da entidade fsica que a esteja a gerir.
Deste modo possvel mudar de coordenador e continuar o trabalho sem necessidade
de voltar sempre ao ponto de partida e definio de procedimentos. Tal no invalida
que estes procedimentos possam ser repensados a qualquer momento, sempre que se
constate o seu desajuste relativamente s necessidades dos utilizadores e/ou dos
gestores da Biblioteca.
Mafra, Novembro de 2008

11.. IInnttrroodduuoo O objectivo de todo o tratamento documental levado a cabo na Biblioteca visa a
recolha, tratamento e organizao da informao de modo a facultar aos utilizadores um
acesso rpido e eficaz recuperao dessa informao.
Assim, todas as obras, independentemente do seu tipo ou suporte, so sujeitas
a um circuito documental que culmina na sua introduo no programa de gesto de
bibliotecas BIBLIOBASE, o qual vai permitir recuperar a informao e gerir esses
documentos.
Ao chegar escola, uma obra deve ser de imediato carimbada, numerada e
inserida num Livro de Registos.
Existem vrios Livros de Registos, de acordo com o tipo de documentos e
podero vir a ser criados outros, seguindo a mesma lgica:
LIVRO DE REGISTO TIPO DE DOCUMENTOS
Monografias
Livros Enciclopdias, dicionrios e outras obras de
referncia Peridicos (que pela dimenso ou temtica
possam ser tomados como monografia1) Conjuntos de folhetos (encadernados sob forma
que lhes permita funcionar como uma monografia) Manuais escolares2 Manuais do professor (quando acompanham
determinado manual escolar) Cadernos de exerccios Apndices gramaticais (quando acompanham
manuais escolares) Livros de passatempos
P Peridicos Jornais ou Revistas que foram considerados de
consulta a longo prazo e que ficam armazenados para poderem ser consultados e requisitados3
D Recortes Recortes de imprensa Documentos em fotocpia.
S Documentos sonoros Documentos musicais em suporte CD Fonogramas em suporte CD Documentos mistos em formato CD
1 Como o caso de algumas publicaes da Gulbenkian. Em caso de dvida pesquisar pelo ttulo e verificar a forma
de catalogao usada anteriormente. 2 Embora no seja conforme s normas, os manuais so tambm catalogados e includos na base. Pode assim gerir-
se o seu emprstimo. 3 Os restantes sero colocados sobre as mesas de leitura e depois utilizados para a produo de dossiers temticos
ou simplesmente reciclados.

MPV Material e Projeco e
Vdeo Todos os documentos em formato VHS Todos os documentos em formato DVD, quer
sejam ou no filmes
A Documentos de
Avaliao
Exames nacionais Provas Globais Exerccios de Avaliao
T Transparncias Acetatos Diapositivos? Diaporamas?
E Documentos Electrnicos
Documentos em CDRom Programas de computador em formato CDRom
Os diferentes documentos tm um nmero de registo sequencial. Com
excepo das monografias, o nmero de registo precedido de uma letra, a qual
permite identificar o tipo de documento de que se trata. (Ver informao acima, junto aos
livros de registo).
Todas as obras passam pelo processo de catalogao, que realizado, desde
logo, em suporte informtico (numa folha de recolha de dados do programa de
catalogao BIBLIOBASE) e em que se procede descrio da obra, seguindo, sempre
que possvel, as Regras Portuguesas de Catalogao. A catalogao sempre a mais
completa possvel, mas tem em conta tanto o pblico a que se destina como o tipo de
suporte em que se encontra a informao.
Ao longo do processo de catalogao ser pedida a realizao de duas outras
tarefas: Indexao e Classificao.
A indexao consiste na identificao do assunto ou assuntos da obra em causa e na introduo dos descritores (palavras-chave) que permitem ao utilizador
recuperar essa informao quando faz uma pesquisa por assunto. Para realizar este
processo dever ser elaborada uma tabela de indexao prpria que v sendo
construda medida que novos descritores so usados.
A classificao um processo idntico de identificao do assunto ou assuntos da obra, mas conduz atribuio de um nmero da Tabela Decimal Universal
(CDU).
Terminado este processo de catalogao, indexao e classificao, cada
documento recebe uma etiqueta de cota e arrumado no l

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