Um manual de iniciação ao estudo da gestão das organizações.

Numa linguagem simples e acessível, este livro expõe os conheci-mentos e os conceitos necessários para quem pretenda dar os pri-meiros passos na aprendizagem do que são as organizações e doque é a sua gestão.

A autora, com vasta experiência universitária no ensino da gestão,aborda os temas que integram a maioria dos conteúdos programá-ticos das unidades curriculares de introdução à gestão das diversaslicenciaturas e mestrados em Gestão de Empresas, Gestão de Recur-sos Humanos, Economia e Ciências Sociais:

• Estudo das organizações – A gestão e a empresa;

Funções da gestão – Planeamento, organização, direção e controlo;

Processos organizacionais – Comunicação, tomada de decisão,cultura e mudança organizacional.

Os capítulos são iniciados com a apresentação dos respetivos obje-tivos de estudo e terminam com questões para discussão e revisãodos temas e casos de estudo apresentados.

Especialmente dirigido a estudantes, este livro pode também serconsultado com vantagens por profissionais e autodidatas que pre-tendam dar os primeiros passos ou consolidar as bases teóricas dasua atividade.

•

•

Felipa Lopes dos Reis. Doutora em Gestão, é professora associada naUniversidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias nas licenciaturas emestrados na área de Gestão. Autora de vários livros e artigos em revistasinternacionais nomeadamente .The International Journal of Human Resource

Manual de Gestão

das Organizações

F E L I P A L O P E S D O S R E I S

E D I Ç Õ E S S Í L A B O

Com exercícios e casos de estudo

Teoria e Prática

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FELIPALOPES

DOS REIS

E D I Ç Õ E S S Í L A B O

2ª EdiçãoRevista e Atualizada

592

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91

Aos meus pais pelo apoio que sempre me proporcionaram

e pelo incentivo para aprender sempre mais.

AGRADECIMENTOS

Aos meus alunos das licenciaturas e mestrados pelas suas úteis observações que foram expressas durante as aulas que muito contribuíram para a realização deste livro.

MANUAL DE GESTÃO DAS

ORGANIZAÇÕES

Teoria e Prática

Com exercícios e casos de estudo

FELIPA LOPES DOS REIS

2ª EDIÇÃO

Revista e Atualizada

EDIÇÕES SÍLABO

É expressamente proibido reproduzir, no todo ou em parte, sob qualquer

forma ou meio gráfico, eletrónico ou mecânico, inclusive fotocópia, este livro.

As transgressões serão passíveis das penalizações previstas na legislação em vigor.

Não participe ou encoraje a pirataria eletrónica de materiais protegidos.

O seu apoio aos direitos dos autores será apreciado.

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www.si labo.pt

FICHA TÉCNICA:

Título: Manual de Gestão das Organizações – Teoria e Prática Autora: Felipa Lopes dos Reis © Edições Sílabo, Lda. Capa: Pedro Mota

1ª Edição – Lisboa, setembro de 2018 2ª Edição – Lisboa, setembro de 2020 Impressão e acabamentos: Europress, Lda. Depósito Legal: 472054/20 ISBN: 978-989-561-089-1

Editor: Manuel Robalo

R. Cidade de Manchester, 2 1170-100 Lisboa Tel.: 218130345 e-mail: silabo@silabo.pt www.silabo.pt

Índice

Índice de quadros e figuras 11 Introdução 15

Parte 1

INTRODUÇÃO

CAPÍTULO 1 – ESTUDO DAS ORGANIZAÇÕES 19 1.1. A Gestão 21

1.1.1. Funções da gestão 21 1.1.2. Níveis de gestão 23 1.1.3. Competências dos gestores 24 1.1.4. Evolução das teorias da gestão 27

1.2. A empresa 39 1.2.1. A empresa como sistema aberto 40 1.2.2. A análise do meio envolvente da empresa 42 1.2.3. A empresa como organização social 46

Parte 2

FUNÇÕES DA GESTÃO

CAPÍTULO 2 – PLANEAMENTO 53 2.1. Definição de planeamento 55 2.2. Missão, visão e objetivos 56 2.3. Níveis de planeamento 59

2.4. Planeamento estratégico 60 2.5. Análise SWOT 62 2.6. Formulação da estratégia 64

CAPÍTULO 3 – ORGANIZAÇÃO 75 3.1. Caraterísticas da organização 77 3.2. Estruturas organizacionais 78

3.2.1. Elementos da estrutura organizacional 79 3.2.2. Determinantes da estrutura organizacional 80 3.2.3. Tipos de estruturas 82

3.3. Departamentalização 89 3.3.1. Tipos de departamentalização 90 3.3.2. Objetivos de departamentalização 95

3.4. Etapas para o fornecimento de recursos humanos 95 3.4.1. Recrutamento e seleção 96 3.4.2. Acolhimento e socialização 108 3.4.3. Avaliação e gestão do desempenho 114

CAPÍTULO 4 – DIREÇÃO 123 4.1. Liderança 125

4.1.1. Teoria dos traços de identificação dos líderes 129 4.1.2. Matriz da liderança 131 4.1.3. Estilos de liderança 132 4.1.4. Outros estilos de liderança 138 4.1.5. Abordagens da liderança 140 4.1.6. Fatores relevantes na escolha do estilo de liderança 155 4.1.7. Inteligência emocional 157 4.1.8. Gestor vs. líder 161

4.2. Motivação 175 4.2.1. Sistema motivacional 176 4.2.2. Teorias da motivação 178 4.2.3. Motivação de equipas 199

4.3. Poder, conflito e negociação 206 4.3.2. Fontes de poder 208 4.3.2. Níveis de conflitos 208

4.3.3. Processo de conflito 210 4.3.4. Visões do conflito 212 4.3.5. Formas de Gestão dos conflitos 213 4.3.6. Consequências dos conflitos 214 4.3.7. Negociação 215

CAPÍTULO 5 – CONTROLO DE GESTÃO 221 5.1. Processo do controlo 223 5.2. Tipos de controlo 224 5.3. Qualidades do processo de controlo 225 5.4. Técnicas de controlo 225

5.4.1. Análise ABC 226 5.4.2. Método da quantidade económica 230 5.4.3. Método CPM 233 5.4.4. Método PERT 236

Parte 3

PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

CAPÍTULO 6 – COMUNICAÇÃO 245 6.1. Funções da comunicação 247 6.2. Processo de comunicação 249 6.3. Ferramentas de comunicação 251 6.4. Tipos de comunicação 252 6.5. Barreiras na comunicação 253 6.6. A importância da comunicação nas organizações 258

CAPÍTULO 7 – TOMADA DE DECISÃO 261 7.1. Processo de tomada de decisão 263 7.2. Tomada de decisão individual e grupal 267

7.2.1. Tomada de decisão individual 267 7.2.2. Tomada de decisão em grupo 267

CAPÍTULO 8 – CULTURA E MUDANÇA ORGANIZACIONAL 275 8.1. Cultura organizacional 277 8.2. Fatores motivadores da mudança organizacional 280 8.3. Abordagens alternativas da gestão da mudança 282 8.4. Formas de resistência à mudança organizacional 284

Bibliografia 291 Índice remissivo 293

Índice de quadros e figuras

QUADROS

Quadro 1.1. Funções da gestão 22 Quadro 1.2. Níveis de gestão e respetivas funções 23 Quadro 1.3. Princípios da Gestão Científica de Taylor 29 Quadro 1.4. Princípios Gerais de Fayol 31 Quadro 1.5. Dimensões da burocracia de Weber 33 Quadro 1.6. Caraterísticas do sistema aberto de Katz e Kahn 37 Quadro 1.7. Razões da existência de organizações 47 Quadro 2.1. Fases do processo de planeamento estratégico 61 Quadro 3.1. Vantagens e desvantagens da estrutura hierárquica simples 83 Quadro 3.2. Vantagens e desvantagens da estrutura funcional 84 Quadro 3.3. Vantagens e desvantagens da estrutura matricial 85 Quadro 3.4. Vantagens e desvantagens da estrutura por unidades

estratégicas de negócio 86 Quadro 3.5. Vantagens e desvantagens da estrutura em rede 87 Quadro 3.6. Vantagens e desvantagens da departamentalização por funções 91 Quadro 3.7. Vantagens e desvantagens da departamentalização

por área geográfica 91 Quadro 3.8. Vantagens e desvantagens da departamentalização por clientes 92 Quadro 3.9. Vantagens e desvantagens da departamentalização

por produtos ou serviços 93 Quadro 3.10. Vantagens e desvantagens da departamentalização por projetos 94 Quadro 3.11. Objetivos de departamentalização 95 Quadro 3.12. Os métodos de recrutamento 99 Quadro 3.13. Vantagens e desvantagens do Recrutamento Interno 100 Quadro 3.14. Vantagens e desvantagens do recrutamento externo 101

Quadro 3.15. Fases do processo de socialização 110 Quadro 3.16. Benefícios e riscos do apadrinhamento para o novo membro 112 Quadro 3.17. Benefícios e riscos do apadrinhamento para o mentor 113 Quadro 3.18. Competências do gestor de avaliação 118 Quadro 4.1. Relação entre as variáveis e os tipos de liderança de Likert 143 Quadro 4.2. Matriz da grelha de gestão de Blake e Mouton 145 Quadro 4.3. Tipos de comportamento de liderança de House 146 Quadro 4.4. Estilos de liderança e processos de decisão

– Modelo de Vroom/Yetton/Jago 151 Quadro 4.5. Níveis de maturidade dos colaboradores e estilos de liderança 154 Quadro 4.6. Caraterísticas do líder e do gestor 162 Quadro 4.7. Classificação das teorias da motivação 179 Quadro 4.8. Comparação entre as abordagens de Maslow e Alderfer 185 Quadro 4.9. Pressupostos da teoria X e Y de McGregor 189 Quadro 4.10. As caraterísticas dos níveis de conflito 209 Quadro 4.11. Consequências dos conflitos 215 Quadro 7.1. Classificação das decisões 263 Quadro 7.2. Fases do processo de tomada de decisão 264 Quadro 7.3. Elementos do processo de decisão 265 Quadro 7.4. Aplicações da técnica de Brainstorming 268 Quadro 7.5. Regras de Brainstorming 268 Quadro 7.6. O processo de tomada de decisão em grupo 270 Quadro 8.1. Fatores para a mudança individual 283 FIGURAS

Figura 1.1. Interdependência das funções da gestão 22 Figura 1.2. Relação das funções e níveis de gestão 24 Figura 1.3. Níveis de gestão e competências dos gestores 26 Figura 1.4. Relação dos níveis e funções de gestão

e as competências dos gestores 26 Figura 1.5. Pressupostos da Gestão Científica 29 Figura 1.6. Visão de Fayol sobre a estrutura organizacional 32 Figura 1.7. A empresa como sistema aberto 42 Figura 1.8. Áreas do meio ambiente geral da empresa 44

Figura 1.9. Ambiente das empresas 46 Figura 2.1. Níveis de planeamento 59 Figura 2.2. Matriz SWOT – Exemplo de uma análise SWOT 63 Figura 2.3. Barreiras e rentabilidade da indústria 68 Figura 2.4. Modelo das cinco forças competitivas 70 Figura 3.1. Tipologia das tecnologias de Perrow 81 Figura 3.2. Estrutura simples 83 Figura 3.3. Estrutura funcional 84 Figura 3.4. Estrutura matricial 85 Figura 3.5. Estrutura por unidades estratégicas de negócio 86 Figura 3.6. Estrutura em rede 87 Figura 3.7. Divisão por produtos 88 Figura 3.8. Divisão por área geográfica 88 Figura 3.9. Divisão por segmento de consumidores 89 Figura 4.1. Competências do líder 128 Figura 4.2. Componentes do líder 130 Figura 4.3. Matriz da liderança 131 Figura 4.4. Estilos de liderança 138 Figura 4.5. Modelo de liderança da Universidade de Ohio 141 Figura 4.6. Grelha de gestão de Blake e Mouton 144 Figura 4.7. Teoria «Caminho-meta» 147 Figura 4.8. Continuum de liderança 148 Figura 4.9. Modelo de liderança de Fiedler 150 Figura 4.10. Modelo situacional da liderança de Hersey e Blanchard 153 Figura 4.11. O modelo de processo motivacional 177 Figura 4.12. Pirâmide da hierarquia das Necessidades de Maslow 180 Figura 4.13. Efeitos dos fatores motivacionais de higiénicos de Herzberg 182 Figura 4.14. Comparação entre os modelos de motivação de Maslow e Herzberg 183 Figura 4.15. Teoria de ERG de Alderfer 186 Figura 4.16. Teoria das necessidades adquiridas de McClelland 187 Figura 4.17. Teoria da equidade de Adams 191 Figura 4.18. Teoria da definição de Locke e Latham 193 Figura 4.19. Fatores de motivação de Vroom 195

Figura 4.20. Modelo das expetativas de Vroom 196 Figura 4.21. Estratégia de modificação do comportamento organizacional 198 Figura 4.22. As etapas do processo de conflito 210 Figura 5.1. Curva da Análise 227 Figura 5.2. Custo Total de Aprovisionamento por quantidades encomendadas 232 Figura 6.1. Processo de comunicação 249 Figura 7.1. Interação da informação com o processo de decisão 265 Figura 8.1. Caraterísticas definidoras da cultura da organização 278 Figura 8.2. Modelo de resistência individual de Hernandez e Caldas 285

Introdução

Ao escrever este livro pretendi dar o meu contributo para o estudo de iniciação à

gestão das organizações.

Foi minha intenção, na sua redação e estruturação, utilizar uma linguagem atual

e simples, de fácil compreensão, expondo as matérias de uma forma sistematizada e

metodologicamente compreensível para quem, sem conhecimentos prévios, pre-

tenda adquirir as noções básicas na área da gestão das organizações.

Os capítulos são iniciados com a apresentação dos respetivos objetivos de

estudo e terminam com questões para discussão e revisão dos temas e casos de

estudo expostos.

Especialmente dirigido para os alunos de licenciatura e mestrados em Gestão,

Economia, Ciências Sociais e outras áreas afins, este livro pode também ser con-

sultado com vantagens pelos profissionais e autodidatas que pretendam dar os pri-

meiros passos ou consolidar as bases teóricas da sua atividade.

Espero que aprecie e aproveite tanto com a leitura deste livro, como eu apreciei

ao escreve-lo para si.

Boa leitura!

Este livro está dividido em três partes com oito capítulos.

A primeira parte tem como objetivo enquadrar o tema central do livro.

O primeiro capítulo trata das noções introdutórias do estudo das organizações

nomeadamente, o conceito de gestão, as funções de gestão, os níveis de gestão, as

competências dos gestores e a evolução das teorias da gestão. Finaliza com algu-

mas referências à empresa e o seu meio ambiente.

A segunda parte deste livro é constituída por quatro capítulos que visam apre-

sentar as principais funções da gestão – planeamento, organização, direção e con-

trolo de gestão.

16 M A N U A L D E G E S T Ã O D A S O R G A N I Z A Ç Õ E S

O segundo capítulo aborda a definição de planeamento e respetivos níveis.

Seguidamente, trata o planeamento estratégico, a análise SWOT e termina com a

formulação da estratégia empresarial.

O terceiro capítulo explica as caraterísticas da organização, faz uma descrição

das estruturas organizacionais e dos tipos de departamentalização, e por fim, apre-

sentam-se as etapas para o fornecimento dos recursos humanos.

O quarto capítulo aborda a direção contemplando a liderança, motivação, poder

e conflito. Começa por enunciar os principais traços de identificação dos líderes, a

matriz da liderança, os estilos de liderança, as suas abordagens, os fatores relevan-

tes na escolha do estilo de liderança, inteligência emocional e a distinção gestor vs.

líder. Continua com o sistema motivacional, teorias motivacionais e a motivação de

equipas. Segue com as fontes de poder, níveis de conflitos, o processo de conflito,

respetivas visões, formas de gestão dos conflitos e consequências dos conflitos. E

finaliza com a negociação.

O quinto capítulo incide sobre os aspetos fulcrais do controlo de gestão fazendo

uma abordagem do respetivo processo, dos tipos de controlo, das qualidades do

controlo e respetivas técnicas.

A terceira e última parte do livro aborda os processos organizacionais e com-

preende os capítulos da comunicação, da tomada de decisão e da cultura e

mudança organizacional.

O sexto capítulo trata a comunicação. Inicia-se com uma referência às suas fun-

ções. Seguidamente, trata o processo comunicacional. Continua, referindo as ferra-

mentas de comunicação. Segue, depois, com os tipos e barreiras na comunicação.

Termina com a importância da comunicação nas organizações.

O sétimo capítulo incide sobre a tomada de decisão. É apresentado o seu pro-

cesso. E finalizado com uma abordagem à tomada de decisão individual e grupal.

O oitavo e último capítulo é destinado à cultura e mudança organizacional.

Começa pelo conceito cultura e respetivos tipos. Continua, referindo os fatores moti-

vadores da mudança organizacional. Segue, depois, com as abordagens alternativas

da gestão da mudança e termina com as formas de resistência à mudança organi-

zacional.

Parte 1

INTRODUÇÃO

Capítulo 1

Estudo dasOrganizações

Objetivos de aprendizagem deste capítulo:

A Gestão

• Definir o conceito de gestão

• Explicar as funções e os níveis de gestão

• Analisar as habilidades dos gestores nas organizações • Compreender as principais teorias da evolução da gestão

• Entender o meio envolvente das empresas

A Empresa

• Definir como é que a empresa funciona como um sistema aberto

• Explicar a análise do meio envolvente da empresa

E S T U D O D A S O R G A N I Z A Ç Õ E S 21

1.1. A Gestão

O desenvolvimento do conceito de gestão teve origem na Revolução industrial,

ocorrida em meados do século XIX, porque ela desencadeou a necessidade de

organizar as empresas e instituições que então emergiram e de formar profissionais

de várias áreas, nomeadamente engenharia que, por sua vez, contribuíram para um

novo tipo de gestão que envolve conhecimentos de várias áreas profissionais, como

a Economia, Contabilidade, Psicologia, ao longo do seu processo de desenvolvi-

mento, construindo pois aquilo a que chamamos Gestão.

Esta nova gestão/administração é pois resultado do crescimento acelerado das

empresas que passaram a exigir uma administração científica capaz de substituir a

improvisação, e a necessidade de maior produtividade das empresas para fazer face

à competição no mercado.

A Gestão é definida como um processo estruturado de forma a possibilitar a pro-

dução de bens e serviços com o empenho dos membros da organização, o que

significa que a gestão compreende um conjunto de operações que visam garantir a

realização de um bom desempenho por parte dos recursos organizacionais, no

intuito de serem atingidos os objetivos e as metas previamente delineados, de forma

eficiente e eficaz, através das suas principais funções: planeamento, organização,

direção e controlo.

Para uma gestão de uma organização ser eficaz e eficiente, é necessário existir

uma atuação deliberada na prossecução dos seus objetivos e uma aplicação ade-

quada dos seus recursos, com vista à satisfação dos interesses de todos os que

estão nela envolvidos.

1.1.1. Funções da gestão

A gestão integra quatro funções que os colaboradores desempenham de forma a

permitirem atingir os objetivos previamente delineados pela organização (Quadro 1.1):

22 M A N U A L D E G E S T Ã O D A S O R G A N I Z A Ç Õ E S

Quadro 1.1. Funções da gestão

Função Descrição

Planeamento Definir os objetivos para a organização e a forma como os mesmos devem ser atingidos, ou seja, é o processo de determinar previamente o que deve ser feito, como fazê-lo, quando, por quem e com que meios.

Organização Especificar a explanação das interações entre os vários departamentos de uma organização de forma a atingir os objetivos pré-delineados e define as atividades efetuadas por cada membro.

Direção Orientar e dirigir o comportamento dos membros da organização de forma a serem alcançados os objetivos organizacionais. A função da direção pode incluir a liderança que é capacidade de influenciar e motivar os liderados a atingirem o objetivo grupal, a comunicação que é o processo de permuta de informações, e a negociação no sentido de ser um processo dinâmico, que procura encontrar e estabelecer um compromisso equitativo e motivador, (para alcançar os objetivos desejados) e que possa satisfazer ambas as partes.

Controlo de gestão

Avaliar os resultados obtidos face aos objetivos planeados, e aplicar se necessário medidas corretivas para colmatar os desvios.

O processo de gestão é uma sequência destas funções, embora elas não pos-

sam ser tratadas individualmente porque são interdependentes e influenciam-se

mutuamente, o que representa um ciclo contínuo e em continua adaptação à envol-

vente externa e ao meio ambiente interno da organização.

A Figura 1.1 representa a interdependência das funções da gestão.

Figura 1.1. Interdependência das funções da gestão

Planear Organizar

Controlar Dirigir

Um manual de iniciação ao estudo da gestão das organizações.

Numa linguagem simples e acessível, este livro expõe os conheci-mentos e os conceitos necessários para quem pretenda dar os pri-meiros passos na aprendizagem do que são as organizações e doque é a sua gestão.

A autora, com vasta experiência universitária no ensino da gestão,aborda os temas que integram a maioria dos conteúdos programá-ticos das unidades curriculares de introdução à gestão das diversaslicenciaturas e mestrados em Gestão de Empresas, Gestão de Recur-sos Humanos, Economia e Ciências Sociais:

• Estudo das organizações – A gestão e a empresa;

Funções da gestão – Planeamento, organização, direção e controlo;

Processos organizacionais – Comunicação, tomada de decisão,cultura e mudança organizacional.

Os capítulos são iniciados com a apresentação dos respetivos obje-tivos de estudo e terminam com questões para discussão e revisãodos temas e casos de estudo apresentados.

Especialmente dirigido a estudantes, este livro pode também serconsultado com vantagens por profissionais e autodidatas que pre-tendam dar os primeiros passos ou consolidar as bases teóricas dasua atividade.

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Felipa Lopes dos Reis. Doutora em Gestão, é professora associada naUniversidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias nas licenciaturas emestrados na área de Gestão. Autora de vários livros e artigos em revistasinternacionais nomeadamente .The International Journal of Human Resource

Manual de Gestão

das Organizações

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Com exercícios e casos de estudo

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2ª EdiçãoRevista e Atualizada

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