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Confederao Nacional da Indstria CNI Presidente: Armando de Queiroz Monteiro Neto Superintendncia Corporativa SUCORP Superintendente: Antonio Carlos Brito Maciel

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Confederao Nacional da Indstria Servio Social da Indstria Servio Nacional de Aprendizagem Industrial Instituto Euvaldo Lodi

MANUAL DE EVENTOS

Braslia 20053

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2005. Confederao Nacional da Indstria CNIQualquer parte desta obra poder ser reproduzida, desde que citada a fonte. CNI Unidade de Comunicao Social UNICOM Gerncia de Relaes Pblicas

Ficha Catalogrfica C748m Confederao Nacional da Indstria. Manual de Eventos Braslia : CNI, 2005. 130 p. : il.; 26 cm. ISBN: 85-88566-55-9 1. Evento 2. Cerimonial 3. Protocolo 4. Etiqueta 5. Relaes Pblicas I. Ttulo CDU: 395

Confederao Nacional da IndstriaSetor Bancrio Norte, Quadra 1, Bloco C Edifcio Roberto Simonsen 70040-903 Braslia DF Tel (0xx61) 3317.9001 Fax (0xx61) 3317.9994 www.cni.org.br

Servio de Atendimento ao Cliente SAC Tel (0xx61) 3317.9889/3317.9992 sac@cni.org.br4

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SUMRIOAPRESENTAO 1 INTRODUO .................................................................................... 2 TIPOS DE EVENTOS ........................................................................... 2.1 EVENTOS EXPOSITIVOS ................................................................... 2.1.1 Assinatura de Atos ........................................................................ 2.1.2 Descerramento de Placa ............................................................... 2.1.3 Exposio ...................................................................................... 2.1.4 Feira ............................................................................................... 2.1.5 Inaugurao ................................................................................... 2.1.6 Lanamento de Selo ..................................................................... 2.1.7 Mostra ........................................................................................... 2.1.8 Pedra Fundamental ....................................................................... 2.1.9 Salo .............................................................................................. 2.1.10 Solenidade de Posse e/ou Transmisso de Cargo ..................... 2.1.11 Visita Empresarial / Visita Oficial ................................................. 2.2 EVENTOS SOCIAIS ............................................................................ 2.2.1 Almoo / Jantar ............................................................................. 2.2.2 Brunch ........................................................................................... 2.2.3 Caf da Manh .............................................................................. 2.2.4 Coffee Break .................................................................................. 2.2.5 Coquetel ........................................................................................ 2.2.6 Culto Ecumnico ........................................................................... 2.2.7 Formatura ...................................................................................... 2.2.8 Happy Hour ................................................................................... 2.3 EVENTOS DIALOGAIS ...................................................................... 2.3.1 Brainstorming ................................................................................ 2.3.2 Conferncia ................................................................................... 2.3.3 Congresso ..................................................................................... 2.3.4 Curso ............................................................................................. 2.3.5 Debate ........................................................................................... 2.3.6 Entrevista Coletiva ........................................................................ 2.3.7 Frum ............................................................................................ 2.3.8 Jornada ..........................................................................................

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2.3.9 Mesa-Redonda .............................................................................. 2.3.10 Oficina ......................................................................................... 2.3.11 Painel ........................................................................................... 2.3.12 Palestra ........................................................................................ 2.3.13 Reunio ....................................................................................... 2.3.14 Semana ........................................................................................ 2.3.15 Seminrio ..................................................................................... 2.3.16 Simpsio ...................................................................................... 2.3.17 Videoconferncia ou Teleconferncia ........................................ 2.3.18 Workshop .................................................................................... 2.4 EVENTOS DE HOMENAGEM ............................................................ 2.4.1 Entrega de Placas, Certificados, Medalhas ou Prmios ............... 2.4.2 Falecimento ................................................................................... 2.5 EVENTOS COMPETITIVOS ............................................................... 2.5.1 Concurso ....................................................................................... 2.5.2 Torneio Esportivo ........................................................................... 3 ETAPAS DA REALIZAO DE EVENTOS .......................................... 3.1 PLANEJAMENTO .............................................................................. 3.1.1 Objetivos ....................................................................................... 3.1.2 Pblico ........................................................................................... 3.1.3 Estratgias ..................................................................................... 3.2 COORDENAO .............................................................................. 3.3 ORGANIZAO ................................................................................ 3.3.1 Apoio Operacional ......................................................................... 3.3.2 Apoio Logstico .............................................................................. 3.3.3 Apoio de Pessoal ........................................................................... 3.3.4 Apoio Externo ................................................................................ 3.4 AVALIAO ...................................................................................... 4 CERIMONIAL ...................................................................................... 4.1 PRECEDNCIA .................................................................................. 4.1.1 Conceitos Universais .................................................................... 4.1.2 A Precedncia dos Organismos Internacionais ...........................6

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4.1.3 A Precedncia dos Pases Estrangeiros ........................................ 4.1.4 A Precedncia na Igreja Catlica .................................................. 4.1.5 A Precedncia nas Universidades ................................................ 4.1.6 A Precedncia no mbito Militar .................................................. 4.1.7 A Precedncia nas Empresas Privadas ......................................... 4.1.8 A Precedncia em Eventos Internos das Entidades Nacionais do Sistema Indstria .......................................................................... 4.1.9 A Precedncia no Cerimonial Pblico ........................................... 4.1.10 A Precedncia nos Estados e no Distrito Federal ...................... 4.1.11 Casos Omissos ............................................................................ 4.1.12 Ordem de Precedncia nas Cerimnias Oficiais de Carter Federal no Distrito Federal ........................................................... 4.1.13 Ordem de Precedncia nas Cerimnias Oficiais, nos Estados da Federao, com a Presena de Autoridades Federais ................ 4.1.14 Ordem de Precedncia nas Cerimnias Oficiais de Carter Estadual ......................................................................................... 4.2 PRESIDNCIA ................................................................................... 4.2.1 Presidncia das Solenidades ........................................................ 4.3 RECEPO DOS CONVIDADOS ....................................................... 4.3.1 Atraso de Autoridades .................................................................. 4.3.2 Ausncia Imprevista ...................................................................... 4.3.3 Cancelamento de Cerimnia ......................................................... 4.4 SOLENIDADE DE ABERTURA DO EVENTO ..................................... 4.5 LUGARES DAS AUTORIDADES E CONVIDADOS ESPECIAIS .......... 4.5.1 Na Composio de Mesas ............................................................ 4.5.2 Nos Veculos de Transporte .......................................................... 4.5.3 No Teatro e no Auditrio ............................................................... 4.6 PRONUNCIAMENTOS E DISCURSOS .............................................. 4.7 TRAJES ............................................................................................. 4.7.1 Esporte .......................................................................................... 4.7.2 Esporte Fino ou Passeio ............................................................... 4.7.3 Passeio Completo .......................................................................... 4.7.4 Social .............................................................................................

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4.7.5 Black-Tie ou Rigor ........................................................................... 4.7.6 Gala ................................................................................................ 4.8 SMBOLOS NACIONAIS BRASILEIROS ........................................... 4.8.1 Bandeira Nacional .......................................................................... 4.8.2 Hino Nacional ................................................................................ 4.8.3 Armas Nacionais ............................................................................ 4.8.4 Selo Nacional ................................................................................. 4.9 CONVITES ........................................................................................ 4.9.1 Regras ........................................................................................... 4.9.2 Expresses Honra e Prazer ........................................................... 4.9.3 Prazos de Envio ............................................................................. 4.9.4 Modelo para o Endereamento .................................................... 4.10 MAILING LIST .................................................................................. 4.11 FORMAS DE TRATAMENTO ........................................................... 4.12 ASPECTOS CULTURAIS .................................................................. REFERNCIAS ........................................................................................... ANEXO ...................................................................................................... Bandeiras dos Estados .............................................................................. APNDICES ............................................................................................... A - Check-List de Eventos .......................................................................... B - Tipos de Composio de Mesa ........................................................... C - Composio das Bandeiras ................................................................. D - Modelos de Convites ........................................................................... E - Modelos de Prisma, Carto de Mesa e Carto de Menu ................... F - Modelo de Carto de Identificao de Autoridade ............................. G - Arrumao da Mesa ............................................................................. H - Copos ................................................................................................... I - Modelo da Ficha de Avaliao ..............................................................

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APRESENTAOO Sistema Indstria vive um processo de contnuo aperfeioamento de sua estrutura, com vistas a fortalecer sua capacidade de apoio ao crescimento de uma indstria nacional que amplie, cada vez mais, a sua competitividade, incrementando o desenvolvimento sustentvel e a responsabilidade social. Com essa viso, o Planejamento Estratgico do Sistema Indstria deve centrar-se na necessidade de aprimorar o conhecimento do perfil, das necessidades e da satisfao dos seus pblicos, bem como sistematizar as relaes com o mercado, com clareza na publicao de resultados. Medidas que iro assegurar maior visibilidade das marcas das Entidades da organizao, permitindo uma percepo externa uniforme. A realizao de eventos um importante instrumento de comunicao institucional e contribui para intensificar o relacionamento do Sistema Indstria com os diferentes pblicos da comunidade empresarial. Alm disso, cria novos conceitos e consolida a imagem da instituio, de seus produtos, servios e idias. Assim, com o objetivo de padronizar os procedimentos operacionais para a realizao de eventos, foi elaborado o Manual de Eventos do Sistema Indstria, apresentando, de forma prtica e objetiva, um conjunto de tcnicas e regras que propiciam aos profissionais da rea desempenhar suas atividades com maior segurana. Sua distribuio a todas as Federaes das Indstrias e Departamentos Regionais busca ampliar a integrao das reas de comunicao social do Sistema Indstria, na medida em que padroniza o planejamento e os procedimentos, com normas protocolares e de cerimonial. Dessa forma, espera-se que os eventos realizados pelo Sistema Indstria alcancem seu objetivo maior de fortalecer o relacionamento com seus pblicos de interesse.

ANTONIO CARLOS BRITO MACIEL Superintendente Corporativo

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1 INTRODUOO evento considerado uma das ferramentas de Relaes Pblicas e, quando bem planejado e organizado por profissionais competentes, possibilita a aproximao da empresa com seus pblicos de interesse e o fortalecimento da sua imagem institucional. um veculo de comunicao que tem como finalidade atrair a ateno de determinado pblico e criar um conceito positivo da organizao, dos seus produtos e servios, por meio de um acontecimento cuidadosamente concebido para atingir os resultados almejados. A Unidade de Comunicao Social UNICOM empenha-se, cada vez mais, em realizar eventos de forma organizada e competente, visando fortalecer o relacionamento das entidades CNI, SESI, SENAI e IEL com seus pblicos . Este Manual apresenta conceitos e tcnicas apropriadas para a organizao de eventos com um padro de excelncia que possibilite o alcance dos objetivos dessas Entidades. Os principais pontos abordados nesta publicao so definies dos diversos tipos de eventos, classificao dos pblicos-alvo, roteiros de planejamento, regras e protocolos de um cerimonial, smbolos nacionais brasileiros, tipos de trajes, formas de tratamento, entre outros procedimentos importantes para que o acontecimento transcorra de maneira organizada e com alternativas corretas para os eventuais imprevistos. Para sua elaborao, foram realizadas pesquisas em publicaes de profissionais de Relaes Pblicas e professores da rea com vasta experincia na organizao de eventos pblicos e privados, buscando registros e esclarecimentos sobre as leis, normas e regras que influem na organizao de qualquer acontecimento. Seu contedo no se limita a apresentar o planejamento e a execuo de um evento. Esclarece, tambm, alguns detalhes importantes para a consecuo de uma cerimnia bem-sucedida. Para que um evento obtenha sucesso, gerando sensaes positivas antes, durante e aps a sua realizao, preciso que seja organizado e gerenciado profissionalmente. Temos certeza de que os usurios deste Manual iro encontrar nele uma imensa gama de informaes e as ferramentas necessrias para o desenvolvimento harmnico das aes.

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2 TIPOS DE EVENTOSDevido multiplicidade de eventos realizados no Sistema Indstria, com caractersticas distintas e prprias, cabe classific-los por tipo, podendo ser enquadrados em vrias reas de interesse, como educativa, cultural, empresarial, poltica, desportiva, social, entre outras. Do ponto de vista de sua categoria, os eventos podem ser institucionais, promocionais ou mercadolgicos. Neste Manual, os eventos esto classificados como: - Expositivos: so formas de expor publicamente produtos, servios, publicaes, objetos, documentos, entre outros materiais, visando sua divulgao feira, salo, mostra, exposio, inaugurao, assinatura de atos, entres outros. - Sociais: baseiam-se no entretenimento, no lazer, no compartilhamento, na aproximao entre pessoas e na confraternizao almoo, brunch, coquetel, caf da manh, coffee break, happy hour, jantar, entre outros. - Dialogais: tm como base a informao, o questionamento e a discusso sobre determinado assunto palestra, conferncia, frum, seminrio, simpsio, congresso, entrevista, entre outros. - Homenagens: caracterizam-se pelo ato de homenagear com honraria funcionrios ou pessoas ligadas organizao entrega de placas, medalhas ou prmios, cerimnia por falecimento e outras. - Competitivos: caracterizam-se pelo esprito de competio nas reas cultural, cientfica e esportiva concurso, jogos, torneio, entre outros. 2.1 EVENTOS EXPOSITIVOS Esses tipos de evento so formas de expor publicamente produtos, servios, objetos, fotografias, documentos, entre outros materiais, com a finalidade de divulgao e/ou venda. 2.1.1 ASSINATURA DE ATOS Definio: Evento caracterizado pela realizao de atos solenes de assinatura de contratos, convnios, termos de compromisso, lanamentos de campanhas, ou outros, marcando o compromisso firmado entre organizaes para o desenvolvimento de aes em parceria. Tornar pblico o ato celebrado entre organizaes. Varivel.

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Pblico-alvo: Parceiros e clientes potenciais. Planejamento: - definir o local, podendo a solenidade ocorrer em um salo, em um auditrio ou, se envolver um nmero limitado de participantes, no prprio gabinete da autoridade ou na sala de reunies de um dos rgos interessados no ato; - organizar a chegada e o encaminhamento das autoridades, convidados e imprensa aos lugares a eles reservados; - preparar mesa de honra, se houver, e contratar mestre-de-cerimnias para conduzir o evento; - designar um tcnico ou pessoa versada sobre o objeto da reunio para fazer uma pequena explanao sobre o contedo do ato a ser assinado (opcional); - realizar, aps o ato de assinatura pelas partes envolvidas, os discursos que devem ser proferidos, comeando pela pessoa de menor hierarquia e encerrando com a fala da autoridade mais importante. 2.1.2 DESCERRAMENTO DE PLACA Definio: Evento caracterizado pelo ato de descerramento de uma placa para homenagear pessoas que se destacaram pelo seu trabalho na empresa, para marcar solenidades de inaugurao ou outras. Objetivo: Homenagear pessoas que se destacaram ou marcar um acontecimento histrico em uma organizao. Durao: Varivel. Pblico-alvo: Interno e externo. Planejamento: - participar a homenagem famlia, caso o homenageado seja uma pessoa falecida; - produzir o convite, que deve ser encabeado por quem prope a homenagem; - definir o material da placa: bronze, ao escovado, outros; - preparar a redao do texto e a arte-final que ser gravada na placa; - registrar na placa, no caso de inauguraes, o nome da empresa ou da unidade que est sendo inaugurada, o nome e o cargo da(s) autoridade(s) envolvida(s) no empreendimento (presidente, diretor, outros), colaboradores da obra, patrocinadores, data e local da inaugurao; - observar a norma de precedncia hierarquia do maior para o menor quando houver mais de um nome de autoridade a ser gravado na placa; - definir onde ser afixada a placa, podendo ser em parede, em coluna14

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interna ou sobre suporte construdo em concreto; - definir a cor e o tipo de tecido para a cobertura jrsei, cetim ou veludo, que no amarrote , podendo ser empregadas as cores oficiais da Bandeira Nacional, do estado ou da empresa. importante lembrar que no se deve utilizar bandeira para cobrir a placa; - prender o pano placa de uma forma que facilite o descerramento. O mais prtico utilizar fitas adesivas dupla face, que evitam furos na parede e tambm so mais prticas e seguras na hora do descerramento. importante que a fita esteja colada no tecido para evitar que aparea nas fotos; - preparar o local onde acontecer a cerimnia, providenciando microfone para o mestre-de-cerimnias e para os discursos; - demarcar os lugares onde ficaro as pessoas que iro proceder ao ato de descerramento, as autoridades, os convidados, os familiares e a imprensa; - iniciar a cerimnia explicando o motivo da homenagem e, em seguida, apresentar um breve currculo do homenageado; - organizar os discursos em ordem crescente de hierarquia e, logo aps, realizar o ato de descerramento. A autoridade que ir proceder ao descerramento dever ficar de um dos lados da placa e o homenageado, caso haja, ou outra autoridade que ajudar no ato, ficar do outro lado; - ao descerrar a placa, uma ou as duas autoridades retira(m) o pano, podendo deix-lo preso a uma das extremidades ou desprendendo-o totalmente da placa. O tecido entregue a uma recepcionista ou pessoa de apoio do Cerimonial, que dever estar nas proximidades e que ir dobr-lo. 2.1.3 EXPOSIO Definio: Evento em que h um cenrio cuidadosamente preparado para a apresentao de produtos e servios da empresa e para atender aos mais diversos questionamentos do pblico visitante. Pode ser itinerante ou no. Objetivo: Projetar tcnica e institucionalmente a empresa, criando oportunidades de negcios e troca de informaes. Durao: Varivel, em mdia 9 dias. Pblico-alvo: Comunidade em geral e pessoas ligadas ao tema principal do evento. Planejamento: - definir previamente o que vai ser exposto e como ser a participao da empresa: em estande, com utilizao de painis fotogrficos, banners, identificao externa (testeira) ou outros materiais. No caso de eventos15

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das Entidades Nacionais do Sistema Indstria, todo o material de sinalizao e divulgao institucional deve ser produzido sob a orientao da Gerncia de Publicidade e Propaganda da UNICOM; - apresentar a empresa de maneira uniforme, devendo sempre haver unicidade no discurso, na ao, no atendimento e na atuao. Os funcionrios participantes devem usar peas (crach, camiseta, bons ou outro tipo de uniforme) que facilitem sua identificao; - produzir peas de divulgao (flderes, folhetos, jornais, releases, entre outras), que sero distribudas nos estandes, apropriadas para a ocasio e direcionadas ao interesse do pblico-alvo; - definir a infra-estrutura necessria para a realizao do evento: empresa montadora, ornamentao, programao visual, armazenamento, estacionamento, recepo dos participantes, coquetel de abertura, servios de telefonia, servios de luz e som, servios gerais, segurana, servios mdicos, entre outros. 2.1.4 FEIRA Definio: Evento caracterizado pela exposio de produtos em estandes. promovido por uma entidade que estabelece as regras gerais e permite aos expositores seguir a filosofia de suas empresas para atingir os objetivos institucionais, apresentando e comercializando sua tecnologia, seus produtos e servios. Nesse tipo de evento, alm da comercializao de produtos, a instituio mostra comunidade, em geral, o seu trabalho e a sua importncia para a sociedade brasileira. Pode ser de pequeno, mdio ou grande porte e, geralmente, acontece paralelamente a seminrios e congressos. Objetivo: Apresentar ao pblico-alvo tecnologias, servios e/ou produtos disponveis para comercializao. Durao: Varivel, em mdia 9 dias. Pblico-alvo: Parceiros e clientes potenciais. Planejamento: - estabelecer uma comisso organizadora para definir as diretrizes do evento; delimitar o local, observando-se a relao entre a rea de exposio, o tamanho dos estandes, o nmero de expositores e a expectativa de pblico; captar parcerias ou apoio externo; - definir a infra-estrutura necessria para a realizao do evento: empresa montadora, ornamentao, programao visual, armazenamento, estacionamento, recepo, servios de telefonia, servios de luz e som, servios gerais, segurana, servios mdicos, entre outros;16

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- adotar os mesmos procedimentos apresentados na Exposio; - promover formas de cadastramento de visitantes (possveis clientes) para futuras aes de envio de e-mails promocionais ou de telemarketing, com o objetivo de realizar novos negcios. 2.1.5 INAUGURAO Definio: Evento caracterizado pela apresentao de novas instalaes ou unidades da empresa. Objetivo: Divulgar institucionalmente a empresa. Durao: No mximo, 4 horas. Pblico-alvo: Interno e externo. Planejamento: - ter em conta que uma Inaugurao requer planejamento especfico, com cuidados especiais em relao ao cerimonial. Para o bom andamento da solenidade, devem ser observados os seguintes procedimentos: escolha do local onde se dar a Inaugurao; lista de convidados; divulgao por meio da imprensa; contratao de fotgrafo e equipe de filmagem; decorao do local; contratao de servios de buffet; contratao de msicos, se for o caso; definio do local de estacionamento das autoridades; contratao de seguranas, de recepcionistas e de mestrede-cerimnias; aquisio de ramalhetes de flores para serem entregues a pessoas especiais; checagem de todos os servios de apoio, limpeza, parte eltrica, entre outros; roteiro do programa e percurso; script do cerimonial; - montar uma exposio prxima ao local da Inaugurao pode contribuir para enriquecer o evento; - definir se ser servido coquetel ou se haver degustao de produtos. Nos casos em que for oferecido coquetel, almoo ou jantar, ser sempre parte do ltimo ato; - observar algumas providncias para a Inaugurao, baseadas nas orientaes de Sara Gomes, em seu Guia do Cerimonial do Trivial ao Formal (1997, p. 147 e 148): Corte simblico da fita: apesar da tradio do termo corte, no se usa mais tesoura para romper a fita que d por simbolicamente inaugurado qualquer prdio. Utiliza-se somente um lao, que desfeito pela autoridade convidada. O lao deve apresentar duas pontas para que seja desfeito sem maiores dificuldades. O anfitrio deve segurar uma das pontas do lao, e a maior autoridade, a outra. O local de colocao da fita ser previamente definido pelo organizador do evento. Podem ser utilizadas duas colunas (ou balastres), colocadas entrada do local a ser17

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inaugurado, com distncia, uma da outra, de aproximadamente trs metros. recomendvel que do lado interior fita permaneam somente fotgrafos e pessoal de servio. Os convidados devero aguardar e entraro aps o corte simblico da fita. A fita deve ter, de preferncia, de 6 a 8 cm de largura e pode ser de qualquer cor ou da cor oficial da empresa, do Pas ou do estado (ex: verde e amarela ou de uma s cor). Descerramento de placa comemorativa: Deve haver uma placa de registro do que est sendo inaugurado, na qual constaro informaes como data, nome das pessoas que colaboraram na obra, diretores da organizao na poca e autoridades. A placa deve estar coberta por um tecido disposto como cortina, preso de uma forma que facilite o descerramento, em qualquer cor, ou nas cores nacionais. proibida a utilizao da Bandeira Nacional. Bno: Pode ser realizada durante a visita s instalaes, ou por meio de uma bno geral logo aps o rompimento da fita. Se houver placa alusiva inaugurao, a bno dever ocorrer prximo placa, aps seu descerramento. A autoridade religiosa que proceder bno poder ser da igreja prxima ou um conhecido do anfitrio. Discursos: O anfitrio quem dever falar em primeiro lugar, transmitindo as boas-vindas e mostrando os objetivos do empreendimento. Em alguns casos, quando devidamente autorizada pelo anfitrio, outra pessoa poder apresentar os detalhes do que est sendo inaugurado. As demais pessoas devem discursar em ordem crescente de precedncia. Assim, no final, fala a maior autoridade. Visita s instalaes: Aps o Ato Inaugural, os presentes devem ser convidados a visitar as instalaes. As autoridades acompanhadas do anfitrio iro frente. Os responsveis pela obra devem seguir como guias, fornecendo explicaes sobre o empreendimento. Caso no seja possvel visitar as instalaes, devem ser apresentados vdeos com imagens e dados importantes do empreendimento logo aps os discursos ou durante o coquetel. 2.1.6 LANAMENTO DE SELO Definio: caracterizado por um ato que faz parte da programao de uma data comemorativa importante, como o aniversrio da empresa. Objetivo: Marcar um acontecimento de grande relevncia para a empresa. Durao: Varivel. Pblico-alvo: Interno e externo.18

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Planejamento: - enviar o tema do Selo, com antecedncia de um ano, para a Empresa de Correios e Telgrafos ECT, para que ele seja apresentado comisso que aprova ou no o tema; - produzir, aps a aprovao do tema, o selo e o carimbo para obliter-lo; - confeccionar um lbum de lanamento, assim composto: o edital, o envelope de primeiro dia do selo e o selo; - dispor o lbum e o carimbo em uma mesa especial na cerimnia de lanamento; - definir a autoridade (presidente da empresa ou autoridade convidada) que far o lanamento do selo, durante a cerimnia, obliterando-o, ou seja, carimbando-o pela primeira vez. Aps obliter-lo, a autoridade deve erguer o lbum para que a imprensa registre e a platia possa conhec-lo; - aplicar o selo em materiais grficos (folhetos, cartazes, outros), durante o perodo de comemorao. 2.1.7 MOSTRA Definio: o mesmo que Exposio, mas sem objetivo de venda. pequena, circulante e visa somente divulgar. Pode ser itinerante ou no. a nica forma de expor que circula, isto , pode ser vista em vrios locais, com a mesma forma e contedo. Ex.: Mostra de Fotos. Objetivo: Divulgar institucionalmente a empresa ou atuar na promoo cultural. Durao: Em mdia, 5 dias. Pblico-alvo: Comunidade em geral, pessoas ligadas ao tema e pblico interno. Planejamento: - adotar os mesmos procedimentos apresentados na Exposio; - recorrer a fotos e objetos antigos dos prprios empregados quando a finalidade for retratar a histria da empresa. 2.1.8 PEDRA FUNDAMENTAL Definio: Solenidade que marca o incio de uma obra. Mesmo que no coincida com o comeo efetivo da construo, o evento traz para o pblico a expectativa de progresso, de desenvolvimento e de melhora da situao. A solenidade pode tambm significar o ato formal da doao de um terreno. Faz parte da cerimnia o depsito de uma urna no solo, contendo objetos que marcam o dia: cpia da planta da obra,19

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moedas e cdulas correntes no Pas, jornais locais da data, selos do ano, fotografias, cpia do convite da solenidade, entre outros. Objetivo: Garantir que a obra que se inicia tenha repercusso positiva junto ao pblico ligado instituio. Durao: Varivel. Pblico-alvo: Interno e externo. Planejamento: - visitar o local e definir onde ser instalada a pedra fundamental, que, geralmente, consiste em uma caixa de alvenaria, construda pouco abaixo do nvel do solo, e com as dimenses necessrias para receber a urna descrita acima. Essa caixa de alvenaria dever receber uma tampa prfabricada de cimento; - produzir uma placa alusiva ao incio da obra (ver Descerramento de Placa, 2.1.2); - providenciar para o dia da solenidade: transporte para os participantes (opcional), microfones para os discursos, mesa de apoio a ser posicionada ao lado da pedra fundamental para colocar o material que ser depositado na urna, um profissional para entregar autoridade uma colher de pedreiro para a fixao da tampa na caixa; - observar o seguinte roteiro da cerimnia, baseado em algumas orientaes de Gilda Fleury Meirelles, em Protocolo e Cerimonial - Normas, Ritos e Pompa (2002, p. 242): mestre-de-cerimnias convida os participantes para se aproximarem do local onde est instalada a pedra fundamental, o anfitrio para abrir a cerimnia e as autoridades para a colocao dos documentos na urna, relacionando-os medida que so depositados; o anfitrio lacra a urna e coloca-a na cova; a maior autoridade joga a primeira p de massa sobre a tampa; um pedreiro termina o servio de fechamento da caixa; as maiores autoridades efetuam o descerramento da placa alusiva ao incio da obra; sesso de pronunciamentos das autoridades em ordem crescente de hierarquia; encerramento. 2.1.9 SALO Apresenta as mesmas caractersticas de demonstrao de produtos como a Feira, podendo no ter objetivos mercadolgicos imediatos. Menos amplo e abrangente do que a Feira, normalmente visa somente divulgar. 2.1.10 SOLENIDADE DE POSSE E/OU TRANSMISSO DE CARGO Definio: Solenidade que marca o encerramento da administrao de um alto executivo da instituio e o incio da gesto do seu sucessor.

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No caso de ser criada uma nova unidade da empresa, esse evento marca a posse do seu dirigente. Objetivo: Prestar homenagem ao dirigente que deixa o cargo e empossar o seu sucessor, que poder apresentar-se aos diversos pblicos da organizao. Durao: Varivel. Pblico-alvo: Interno e externo. Planejamento: - definir a lista de convidados: pessoas ligadas de forma direta ou indireta organizao, autoridades do governo com envolvimento no setor em que atua a empresa, representantes de classe ou pessoas ligadas aos rgos de representao das atividades exercidas pela empresa, rgos de comunicao, funcionrios, outros; - definir o convite, recebimento e controle de confirmao de presenas, recepo dos convidados, roteiro do cerimonial, programao e seleo de recursos audiovisuais, divulgao para veculos de comunicao, festividade aps a cerimnia; - providenciar a elaborao do Termo de Posse pelo Departamento Jurdico da Instituio; - preparar um resumo do currculo do empossado, o qual poder ser lido no Ato de Posse (opcional); - contratar servios de terceiros (mestre-de-cerimnias, recepcionistas, fotgrafo, equipamentos de luz/som/vdeo, servios de buffet, entre outros); - tomar em considerao que as cerimnias de posse e de transmisso de cargo so simultneas; - observar o seguinte roteiro da cerimnia, baseado em algumas orientaes de Meirelles (2002, p. 237): a. o mestre-de-cerimnias d incio solenidade to logo a nova diretoria ocupe os lugares predeterminados; b. o empossado poder optar por entrar acompanhado do vice ou da nova diretoria, com acordes de msica, objetivando despertar emoo; c. a mesa de honra ser composta pelo presidente antigo e o novo presidente, vice-presidentes antigo e novo, autoridades e diretores; d. a composio se dar com o presidente atual ao centro, o novo sua direita, os vice-presidentes ao lado de seus pares e assim por diante, um direita e outro esquerda, em ordem hierrquica; e. com autoridades governamentais presentes, observar o Decreto 70.274;21

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f. pode ser executado o Hino Nacional; g. caso a pessoa que preside a mesa decida falar, esta far a abertura. No falando o Presidente da Mesa, o prprio mestre-de-cerimnias abrir a solenidade; h. palavras de quem deixa o cargo; i. agradecimento a quem est deixando o cargo e boas-vindas a quem toma posse; j. leitura do Termo de Posse, seguida da assinatura do Termo de Posse pela nova diretoria; k. pronunciamento de compromisso de quem est assumindo o cargo (quando uma posse coletiva, o empossado de mais alto nvel fala em nome de todos); l. encerramento da solenidade pelo Presidente da Mesa ou pelo prprio mestre-de-cerimnias; m. aps a cerimnia, se o antigo presidente no for participar das festividades, dever ser acompanhado at a porta da organizao pela nova diretoria; n. na sada, as autoridades devero ser acompanhadas at a porta pelo anfitrio, pelos diretores ou pela equipe de cerimonial; o. cumprimentos e coquetel. 2.1.11 VISITA EMPRESARIAL / VISITA OFICIAL Definio: Evento em que uma ou mais pessoas comparece(m) empresa para conhecer os resultados de seus trabalhos, suas atividades e instalaes. Objetivo: Divulgar institucionalmente a empresa ou aes de benchmarking. Durao: De acordo com a disponibilidade de tempo do(s) visitante(s) ou conforme programa estabelecido em convite da empresa. Pblico-alvo: Empresrios, tcnicos, autoridades, estudantes, imprensa e outros membros da comunidade nacional e internacional. Planejamento: - definir a visita, que pode ser de dois tipos: 1) poltica de portas abertas visitas de grupos de interesse da empresa, como revendedores, distribuidores, representantes de empresas parceiras, funcionrios novos, entre outros; 2) visitas especiais misses especiais, visitas estrangeiras, comitivas, autoridades e personalidades; - marcar a visita de acordo com o interesse da empresa ou do visitante; - elaborar um roteiro da visita, alm de um protocolo e cerimonial adequado, com a assinatura do Livro de Visitas se for uma prtica na empresa; - preparar os locais a serem visitados;22

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conhecer os costumes do visitante; criar um clima de integrao entre os participantes; comunicar a visita aos funcionrios dos departamentos envolvidos; observar que, em qualquer evento que conte com a presena de autoridades, caber ao anfitrio acompanh-las em todo o itinerrio, mantendo-se sempre ao seu lado para prestar esclarecimentos sobre a empresa, apresentar pessoas e auxiliar no cumprimento do programa; - providenciar servios de apoio, como segurana, transporte, traduo consecutiva, fotgrafo e atendimento da copa; - distribuir materiais informativos, como folder, relatrio, vdeo, entre outros. Pode ocorrer troca de brindes; - apresentar o programa previamente, quando as visitas forem programadas com antecedncia.

DIFERENAS BSICAS ENTRE EXPOSIO, FEIRA, SALO E MOSTRA No confundir Feira ou Salo com Exposio propriamente dita, ou com Mostra.

2.2 EVENTOS SOCIAIS 2.2.1 ALMOO / JANTAR Definio: So eventos sociais realizados nos espaos internos da empresa ou em restaurantes, clubes ou hotis, reunindo pessoas em torno de mesas bem servidas, num clima harmnico. Atualmente, se constituem em um prolongamento das atividades empresariais, sendo um momento no qual se fecham negcios, discutem-se contratos ou consolidam-se parcerias ou associaes.23

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Objetivo:

Durao: Planejamento: - observar que todas as recepes (almoo/jantar), sejam elas formais ou informais, exigem um planejamento geral para que seja criado no local um ambiente harmonioso em que se enquadrem perfeitamente as mesas com seus acessrios, a organizao do pessoal de servio e o menu com bebidas e comidas adequadas; - promover um ambiente cordial e festivo entre os convidados. Alm da msica ambiental, alguns focos de interesse podem ser proporcionados por meio da exibio de vdeos, dana, espetculos, entre outros meios; - definir a decorao do ambiente e da mesa. Deve prevalecer como regra um tom de beleza serena, de discrio, de harmonia na combinao de objetos, de conforto utilitrio e de boa qualidade; - escolher previamente o cardpio, levando em conta as restries feitas por algumas pessoas, muitas vezes por motivo religioso, cultural, dieta especial, preferncias culinrias, entre outros. De maneira geral, recomendam-se refeies leves; - tomar em considerao que nos almoos/jantares de cerimnia o ambiente naturalmente formal e srio. Em grandes banquetes, a mesa pode ter a forma de U e a disposio das autoridades na cabeceira, colocando-se o anfitrio no centro da mesa, seguindo-se sua direita o lugar de honra (convidado de maior hierarquia presente) e para as demais autoridades (o segundo, esquerda; o terceiro, direita; e assim por diante) deve-se seguir a ordem de precedncia hierrquica vigente no caso; - verificar se o homenageado possui nvel hierrquico sensivelmente superior ao do anfitrio, pois este pode ceder-lhe o centro da mesa e, conforme o protocolo, sentar-se sua direita ou sua esquerda. A exceo feita com a presena do Presidente ou do Vice-Presidente da Repblica, que sempre ocupam posio privilegiada. Nesse caso, o anfitrio dever sentarse esquerda da autoridade, ficando direita o convidado de maior hierarquia presente. Se no houver autoridade de hierarquia superior, o lugar direita ser do anfitrio; - definir o tipo de servio forma de servir do evento que deve ser determinado de acordo com o pblico presente e o protocolo da ocasio, exigindo maior ou menor requinte. So trs os tipos utilizados no Brasil (ver Apndice G):24

Consolidao de negcios entre parceiros empresariais ou outros acontecimentos. Almoos e jantares podem ser realizados por ocasio de comemoraes, homenagens, programa de visitas, entre outros eventos. Livre.

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1) Servio Francesa o mais requintado, com todos os convidados sentados mesa, obedecendo a algumas normas de servio: a. os convidados se servem, com a baixela oferecida pelos garons; ou os garons servem os convidados, fazendo uma pina com a colher e o garfo para retirar os alimentos das baixelas e coloc-los no prato; b. os participantes no ficam com o local do prato vazio, devendo, para isso, utilizar-se o sousplat; c. os garons trocam os pratos na seqncia, servindo pela esquerda e retirando os pratos pela direita; d. para servir a sobremesa, o sousplat retirado; e. evita-se servir o caf na mesa de refeies, sendo servido em mesa especial, juntamente com digestivos, pequenos bombons de menta ou petits-fours. 2) Servio Inglesa semelhante ao servio francesa, sendo que o prato servido j arrumado aos convidados, geralmente decorado. Hoje, tambm chamado de Servio Empratado. utilizado em eventos nos quais o fator tempo determinante de sucesso, pois oferece mais agilidade nos servios. 3) Servio Americano conhecido como buffet americano, caracteriza-se pela disposio dos pratos em buffets, onde os convidados se servem, fazendo em seguida sua refeio comodamente sentados. O nmero de ilhas de buffets deve ser planejado de acordo com o nmero de convidados. muito utilizado por sua praticidade e agilidade, mas no se trata de um estilo requintado. Entretanto, mesmo sendo um tipo de servio mais descontrado, os detalhes com a arrumao das mesas e com a decorao devem ser observados, pois denotam ateno com os convidados. As mesas de refeio podem estar arrumadas como nos outros estilos, mas o mais comum so os pratos, talheres e guardanapos estarem dispostos em mesa prpria, assim como as sobremesas. As bebidas so servidas pelos garons, assim como o caf, em mesa especial, sada do salo. Neste estilo, so dispensados os licores e os bombons, mas servi-los demonstra um carinho especial com os convidados. - Observar algumas regras ao servir vinho nas refeies: a. os vinhos brancos, rosados e verdes so servidos frios ou gelados; os tintos na temperatura natural ou refrescados; b. recomenda-se no servir vinho acompanhado de saladas temperadas com vinagre; c. o champanhe acompanha qualquer tipo de prato, inclusive doces, e deve ser servido gelado;25

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os vinhos brancos so servidos antes dos tintos; serve-se vinho branco com peixes e pratos base de vinho branco; branco seco com entradas, saladas, peixe defumado e pat; branco doce com sobremesas e frutas; f. serve-se vinho rose com refeies leves de vero; g. serve-se vinho verde com bacalhau; serve-se vinho tinto com carnes, queijos, aves, massas ou sopas; tinto leve com carne branca; i. vinho do Porto e Moscatel so servidos no final das refeies. d. e. 2.2.2 BRUNCH Definio: uma refeio de mltipla escolha que une o caf da manh e o almoo, no meio do dia. Nos Estados Unidos da Amrica, pas de onde foi trazido, um breakfast e lunch, ou seja, uma composio de caf da manh e almoo. Utilizado para lanamento de tecnologias, servios e produtos; uma coletiva de imprensa ou apresentao de uma novidade no mercado. Evento inadequado para confraternizao e entretenimento. H hotis que oferecem esse servio. Objetivo: Apresentar uma idia ou um produto, com finalidade comercial. Durao: Livre, com horrio ideal entre 10 horas e 15 horas. Pblico-alvo: Clientes potenciais. Planejamento: - servir em travessas e rchauds, como um buffet, reunindo pratos frios e quentes, caf, leite, ch, chocolate, sucos diversos, vinho branco e at champanhe, iogurtes, pes diversos, frios, frutas, omeletes, panquecas, gelias, tortas doces e salgadas, petits-fours, canaps e carnes brancas; - apresentar tudo isso em mesa decorada com flores, pratos e talheres. 2.2.3 CAF DA MANH Definio: Evento com alto retorno empresarial, em funo do horrio, no qual os participantes tm maior capacidade de captao e assimilao dos assuntos a serem abordados. Objetivo: Reunir os participantes para apresentar uma nova filosofia da empresa, mudanas gerenciais, novos produtos, comunicados de fuso, entre outros temas de interesse da empresa. Durao: Em torno de 45 minutos, seguido de pronunciamento. Pblico-alvo: Interno ou externo. Usualmente utilizado por polticos e executivos para a realizao de reunies de trabalho.

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Planejamento: - iniciar o evento em torno das 7h30 e 8h30, o que deve estar indicado no convite; - aguardar a chegada da maioria dos convidados, com tolerncia de 15 minutos; - preparar um ambiente onde os convidados podem participar sentados; - organizar o servio no estilo buffet ou francesa, com uma variedade de salgados, doces, frutas, pes, frios, queijos, sucos, chs, caf, leite, chocolate quente, gua, entre outras opes; - realizar os pronunciamentos aps o trmino do servio de caf; - entregar o material informativo ou promocional na sada do evento. 2.2.4 COFFEE BREAK No se trata de um evento, mas sim de um lanche oferecido no intervalo de eventos tanto no perodo da manh como no da tarde. Outra verso o Welcome Coffee, utilizado durante o credenciamento dos participantes de um evento, para evitar desperdcio de tempo com intervalos prolongados e possibilitar a integrao no incio do evento. Objetivo: Oferecer aos participantes um descanso entre as fases de um evento. Durao: Em mdia, 15 minutos. Pblico-alvo: Interno ou externo, de acordo com o pblico do evento que servir de intervalo. Planejamento: - servir em mesa devidamente decorada e estrategicamente colocada em local de fcil acesso; - oferecer uma variedade de salgados, doces, frutas, pes, frios, queijos, sucos, chs, caf, leite, gua, entre outras opes. Evitar frituras. Definio: 2.2.5 COQUETEL Definio: um encontro de confraternizao no qual as pessoas ficam em p e se servem de bebidas diversas e petiscos finos. Objetivo: Reunir pessoas para um momento de descontrao, realizado antes ou aps um evento formal como, por exemplo, uma inaugurao ou uma sesso solene. Durao: Livre, mas normalmente no ultrapassa 2 horas. Pblico-alvo: Funcionrios, autoridades, jornalistas e outras pessoas igualmente ligadas ao objetivo do evento. Planejamento: - servir a bebida e a comida por meio de garons ou em mesas estrategicamente colocadas;27

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- posicionar mesas de apoio e cadeiras espalhadas pelo salo, apesar de os convidados normalmente conversarem em p; - determinar o horrio do incio do evento empresarial que pode ser entre 19 horas e 21 horas; - oferecer coquetel antes do almoo quando a ocasio for mais formal. Nesse caso, somente um apoio para o almoo; - contratar um fornecedor conhecido pelos bons servios e que tenha boa apresentao nas pratarias e louas; - definir o cardpio do coquetel. Salgadinhos variados e bebidas constituem o cardpio do coquetel party; se acrescido de um prato quente o coquetel souper; todo esse cardpio servido em uma mesa, estilo americano, o coquetel buffet. Os salgadinhos e aperitivos tambm podem ser substitudos por queijos e vinhos, por pequenas pores de pratos tradicionais da culinria ou caldos; - definir as bebidas. Podem ser coquetis com lcool e sem lcool, vinhos, cervejas, drinques, gua mineral com e sem gs, prosecco (vinho espumante italiano), sucos de frutas naturais; - evitar frituras, dando preferncia a finos canaps e salgadinhos especiais; - contratar um conjunto ou msica ambiental selecionada, que torna o evento mais agradvel. 2.2.6 CULTO ECUMNICO Evento com celebrao religiosa por ocasio do aniversrio da empresa, Pscoa, Ao de Graas, entre outras datas especiais. Objetivo: Promover a integrao entre os participantes, sensibilizando-os para uma reflexo de cunho espiritual. Durao: De 45 minutos a 1 hora. Pblico-alvo: Interno ou externo. Planejamento: - definir o local da cerimnia religiosa, que poder acontecer num auditrio ou no ptio da empresa; - definir os celebrantes do culto, que podero ser representantes de diferentes religies, ficando a escolha a critrio da empresa; - solicitar aos celebrantes que tragam o seu material; - determinar com os celebrantes os trechos da Bblia, ou de outras obras, que sero lidos durante o culto; - montar um altar com uma toalha engomada, candelabros, velas, flores, frutas e uma Bblia, ou outra obra; - escolher um comentarista e as pessoas que faro as leituras especiais; - contratar um coral ou um grupo de msicos para abrilhantar o evento. Definio:28

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2.2.7 FORMATURA Definio: Evento das Instituies de Ensino, como SESI e SENAI, caracterizado por uma solenidade formal de encerramento de um estgio escolar, geralmente marcado pela entrega de certificados de concluso. Objetivo: Marcar a concluso de um curso realizado por grupo de formandos. Durao: Varivel, dependendo do nmero de formandos. Pblico-alvo: Alunos, funcionrios e convidados. Planejamento: - atentar para a antecedncia necessria organizao do evento; - definir uma Comisso Organizadora para a Formatura; - escolher o Paraninfo (pessoa de destaque); o Patrono (membro do corpo docente); o Orador (formando que possua o dom da oratria); os Homenageados (Deus, mestres, pais, colegas, outros); - definir os eventos que faro parte da programao e os locais onde sero realizados: missa ou culto ecumnico (opcional), cerimnia de entrega de certificados, coquetel, outros. O auditrio dever ter capacidade para acomodar no s os formandos, como tambm seus parentes e amigos; - produzir o convite, que dever conter: a logomarca da Instituio de Ensino, a fotografia da turma (opcional), linha pontilhada para que o aluno escreva mo seu nome (cada formando deve subscrever seus convites), o texto; - organizar o roteiro da cerimnia: os alunos ocupam as primeiras fileiras do auditrio ordenados em seqncia da chamada; o mestre-de-cerimnias anuncia a solenidade, compe a Mesa de Honra e anuncia a execuo do Hino Nacional Brasileiro; o Diretor da Instituio, ou pessoa por ele designada, abre e preside a solenidade; um dos formandos faz a leitura do juramento e os demais posicionam-se de p, com o brao estendido frente do corpo (opcional); os formandos so chamados para subir ao palco e receber o diploma das mos do Paraninfo, devendo cumprimentar os demais componentes da mesa; a seguir, o orador faz seu discurso, posicionado no plpito, seguindo-se o discurso do Paraninfo (no plpito) e, por ltimo, o discurso do Diretor da Instituio (microfone instalado na Mesa de Honra), que encerra a solenidade. 2.2.8 HAPPY HOUR Definio: Objetivo: Durao: Encontro informal e descontrado, aps o trabalho, para troca de idias. Entrosar e descontrair os participantes. Curta, sempre ao final da tarde, com horrio ideal entre 17h30 e 19 horas.29

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Pblico-alvo: Funcionrios da empresa ou convidados. Planejamento: - atentar para o local, que deve ser aconchegante e confortvel; - promover entretenimento durante o evento (sorteios, jogos e brincadeiras); - evitar falar de trabalho ou negcios, assim como evitar locais que comprometam a imagem da instituio organizadora.

2.3 EVENTOS DIALOGAIS 2.3.1 BRAINSTORMING Definio: um tipo de encontro no qual as pessoas se propem a apresentar idias acerca de um problema. Esta tcnica utilizada quando se quer fazer uma anlise exaustiva de todas as possibilidades, sem descartar previamente nada, e estimular a imaginao dos participantes.

Roteiro: - exposio do problema, pelo coordenador, de 10 a 15 minutos; - lanamento das idias pelos participantes, seleo das idias e sntese; - o coordenador do grupo encarrega-se de fazer a seleo da melhor sugesto para a questo. um tipo de encontro muito utilizado pela rea publicitria. Essa reunio possui uma fase criativa e outra avaliativa; - importante providenciar recursos de acordo com a metodologia a ser utilizada (fichas, flip chart, quadros, murais, canetas, outros). 2.3.2 CONFERNCIA a exposio de um assunto com tema informativo, tcnico ou cientfico, de amplo conhecimento do conferencista, o qual geralmente pessoa reconhecidamente competente. Exige a presena de um presidente de mesa, que far a apresentao do conferencista e coordenar os trabalhos. Objetivo: Estudar determinado tema, debater e extrair concluses sobre ele, visando a um maior aprendizado e conhecimento, e informar aos pblicos especficos sobre vrios aspectos de um determinado assunto. Durao: 1 hora, sendo 40 minutos para a conferncia e 20 minutos para o debate. Pblico-alvo: Especialistas e interessados no tema. Geralmente apresentada para um pblico superior a 50 pessoas.30

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Planejamento: - escolher um local ideal para a sua realizao que deve ser um auditrio amplo, arejado e com poltronas confortveis; - prever a permanncia de um tcnico para operao dos recursos audiovisuais; - estabelecer o tempo da Conferncia, que no deve ultrapassar 1 hora e 30 minutos para no ficar cansativo. Caso isso acontea, necessrio um intervalo; - definir os participantes da mesa diretora. No aconselhvel mais que duas pessoas presidente da mesa e conferencista; - organizar o momento para as perguntas, que devero ser feitas ao final da apresentao, por escrito ou ao microfone, entregue por recepcionista, com identificao do autor; - observar que a Conferncia exige maior formalidade na conduo do que uma Palestra; - providenciar profissionais de apoio, uma ou duas pessoas (esse nmero varia de acordo com a quantidade de participantes), para fazer o recolhimento das perguntas e entreg-las ao presidente da mesa; - verificar a necessidade de gravao ou filmagem da Conferncia, que s pode ser realizada com a autorizao do conferencista. 2.3.3 CONGRESSO Definio: Reunio formal e peridica de profissionais que atuam numa mesma rea, promovida por entidades associativas. As sesses de trabalho compreendem vrias atividades, como mesas-redondas, debates, palestras, painis, entre outras formas de apresentao de assuntos de interesse a um determinado ramo profissional. Objetivo: Apresentar temas especficos, estudar, debater e extrair concluses sobre eles. Durao: At 5 dias, com no mximo 8 horas dirias. Pblico-alvo: Profissionais, estudantes e interessados no tema. Planejamento: - observar que todo Congresso deve ter uma comisso organizadora que prope o regulamento, isto , o conjunto de normas que definem sua execuo, como: data, horrio, local, programa, durao, forma de inscries, hospedagem, transporte, visitas, entre outras necessidades para a realizao do evento. Da mesma forma, essa comisso define o regimento do Congresso, isto , as regras de montagem, a funo de cada membro da comisso organizadora, as cotas de patrocnio, as regras31

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de apresentao dos trabalhos e subtemas pelos apresentadores; - estabelecer as comisses tcnicas, formadas por um grupo de estudiosos de um tema ou profissionais de determinada rea, que devero analisar os trabalhos e debater os temas que sero apresentados no plenrio; - divulgar o evento, com prazo razovel de antecedncia, para o pblico interessado; - providenciar a abertura de uma conta bancria, em nome do evento, para movimentao de recursos financeiros; - organizar a forma de credenciamento, a entrega de pastas, que devem conter um bloco de anotaes, caneta e informaes sobre as empresas promotoras e organizadoras, a entrega dos certificados e a publicao dos anais; - verificar a necessidade de inserir outros assuntos relacionados ao tema central. Podem ser apresentados sob diferentes formas: painel, palestra, simpsio, mostra, exposio, entre outros; - tomar providncias para que os trabalhos das comisses tcnicas sejam apresentados por escrito e com a antecedncia prevista e reunidos em um documento nico que ser entregue aos congressistas; - verificar as necessidades de recursos audiovisuais dos palestrantes e as necessidades de alimentao (coffee break, almoo e jantar) em funo da programao; - organizar uma programao cultural, social e de confraternizao, no fim do dia, denota ateno com os participantes. 2.3.4 CURSO Definio: Treinamento ou reciclagem de pessoas para execuo de tarefas especficas. Objetivo: Capacitar os participantes para execuo de suas atividades de trabalho. Durao: No mnimo 8 horas e no mximo 12 meses. Pblico-alvo: Interno e externo. Planejamento: - planejar o curso de acordo com as demandas identificadas; - estabelecer o nmero de participantes, que no deve ser superior a 35 pessoas, tendo em vista que so permitidos perguntas e debates; - organizar o credenciamento e a entrega de pasta, contendo material tcnico em apostilas ou livro didtico, bloco de anotaes e caneta; - providenciar os recursos audiovisuais, que, de acordo com as necessidades do curso, podem ser: projetor multimdia, tela, computador, equipamento de sonorizao, entre outros;32

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- promover a entrega dos certificados aos participantes no final do curso, atendidas as exigncias de participao e aproveitamento; - observar que, caso o instrutor/palestrante no seja um empregado, o convite a ele endereado deve ser acompanhado de material informativo sobre a empresa. 2.3.5 DEBATE Definio: Objetivo: a discusso entre duas ou mais pessoas que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema. Apresentao de idias antagnicas e polmicas. Muito utilizado em campanhas eleitorais.

Planejamento: - designar um moderador para a coordenao do evento; - determinar se o Debate ser aberto ao pblico ou transmitido por veculos de mdia debate pblico; - estabelecer o nmero de participantes no Debate, considerando que mais de dois participantes reduz a oportunidade da palavra; - informar a platia de que ela s poder participar com aplausos e protestos moderados. As perguntas s podem ser feitas em momentos estabelecidos pelo moderador; - observar que, empresarialmente, o Debate est em franco desuso, sendo substitudo por eventos que tenham retorno maior para o organizador, como a Mesa-Redonda e o Painel. 2.3.6 ENTREVISTA COLETIVA um evento em que uma autoridade da empresa comunica aos profissionais da imprensa um fato novo, de alta relevncia para a sociedade, abrindo, em seguida, espao para questionamentos. Alcana alto retorno se utilizada com objetividade e transparncia pela empresa, fazendo da imprensa sua parceira. Objetivo: Transmitir informaes de grande interesse para a sociedade. Durao: Varivel. Pblico-alvo: Imprensa local e/ou nacional. Planejamento: - observar que, no caso das Entidades Nacionais do Sistema Indstria, a avaliao da convenincia de uma coletiva realizada pela Gerncia de Jornalismo da UNICOM, que define com os gestores do produto ou da ao as informaes a serem divulgadas, o horrio, a durao e o nmero de entrevistados (recomenda-se no mximo dois);33

Definio:

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- providenciar o envio de sugesto de pauta e a distribuio de releases s redaes, com antecedncia mnima de 24 horas, preferencialmente, ao editor da rea a que est ligado o assunto da coletiva; - definir se haver uma exposio inicial e, portanto, necessidades de recursos audiovisuais e de apoio tcnico para operao dos equipamentos; - dispor o mobilirio no formato auditrio e providenciar microfones (no mnimo trs), gua e caf para os participantes; - preparar o espao fsico, que dever ter um painel de fundo com a identificao visual do tema a ser abordado e a logomarca da instituio; - organizar o procedimento de credenciamento dos jornalistas, assim como a entrega do press kit sobre o evento. 2.3.7 FRUM caracterizado pelo debate de idias e opinies, com a participao de um grande nmero de pessoas na platia. Objetivo: Obter um nmero expressivo de opinies sobre vrios aspectos de um determinado assunto. Durao: 1 hora, sendo 40 minutos de debate entre os apresentadores e 20 minutos para a platia opinar, perguntar e receber respostas. Pblico-alvo: Interessados no tema. Planejamento: - escolher um local amplo para a sua realizao; - designar um moderador para cada debate, encarregado de coordenar os trabalhos e evitar tumultos decorrentes, por exemplo, do excesso de opinies; - observar que a mesma programao poder conter vrios fruns, seguidos ou simultneos. O Frum assemelha-se, em muitos aspectos, a Debates e aberto platia para perguntas; - organizar a inscrio dos participantes que desejam opinar; - abordar problemas pblicos e temas polmicos recomendvel para o alcance de melhor retorno; - estabelecer um intervalo de pelo menos 10 minutos entre um debate e outro; - montar grupos de trabalho sobre temas tcnicos especficos possvel, apresentando-se, no final da programao, as concluses finais a todos os participantes; - designar alguns tcnicos capacitados para fazer o acompanhamento, a consolidao do material produzido e o devido registro e anais do Frum. Definio:

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2.3.8 JORNADA Definio: Encontro de grupos profissionais, de mbito regional, para discutir periodicamente assuntos do grupo. promovido por entidades de classe. As concluses podem servir de diretrizes para a classe. Vrios dias.

Durao: Planejamento: - Assemelha-se ao Seminrio (item 2.3.15). 2.3.9 MESA-REDONDA Definio:

Evento que rene de quatro a oito pessoas, geralmente especialistas que, sentados em semicrculo, debatem e apresentam seus pontos de vista sobre um assunto polmico e de interesse pblico. Objetivo: Debater e discutir determinado tema. Durao: 1 hora, podendo se prolongar por 30 minutos. Pblico-alvo: Segmentos interessados no assunto. Planejamento: - definir se a Mesa-Redonda ser aberta ou fechada, permitindo ou no a participao da platia ou dos ouvintes e dos telespectadores, no caso de transmisso pela mdia; - estabelecer um moderador que coordena os trabalhos, informando as regras e orientando os participantes para que a discusso permanea em torno do tema principal; - orientar que, aps a exposio de todos os participantes, que sempre dispem do mesmo tempo, ocorrem os debates entre eles e, ser for o caso, a platia, os ouvintes ou telespectadores participam com perguntas, as quais so recebidas por uma equipe especializada, que faz uma triagem. As respostas so fornecidas na hora, ou, por falta de tempo, enviadas ao questionador posteriormente. 2.3.10 OFICINA Definio: semelhante ao Workshop, sendo que a Oficina mais utilizada na rea educacional e o Workshop na rea comercial/empresarial (ver detalhamento no item Workshop 2.3.18).

2.3.11 PAINEL Definio: Evento em que um orador e at quatro painelistas explanam sua viso sobre um tema predeterminado, sempre coordenado por um moderador.35

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Objetivo: Explanar, debater e obter concluses sobre um determinado tema. Durao: At 1 hora e 30 minutos. Pblico-alvo: Pessoas interessadas no tema. Planejamento: - observar que a espontaneidade uma das grandes armas do sucesso dessa atividade; - orientar que o orador dispe de 15 minutos para fazer sua apresentao e cada um dos painelistas, 10 minutos; - estabelecer que, aps as apresentaes, o orador e os painelistas respondem s perguntas da platia, que devem ser entregues ao moderador, por escrito, com a identificao do autor. 2.3.12 PALESTRA Definio: a exposio de um assunto para uma platia relativamente pequena. O assunto geralmente de natureza educativa e os ouvintes j possuem algum conhecimento sobre o que ser exposto. Objetivo: Informar e atualizar o pblico sobre um determinado assunto. Durao: Em torno de 1 hora, sendo 40 minutos para a apresentao e 20 minutos para perguntas e respostas. Pblico-alvo: Interno e/ou externo, dependendo do tema escolhido. Planejamento: - definir se a Palestra ser proferida por um especialista da prpria empresa ou por ela convidado; - estabelecer que, aps a apresentao do tema, o orador responde s perguntas da platia, que podem ser feitas diretamente ao palestrante ou entregues ao moderador, por escrito e com a identificao do autor; - escolher um moderador para coordenao dos trabalhos, apresentao do palestrante, triagem de perguntas e controle do tempo; - providenciar microfones para os participantes, dependendo do local; - observar que aconselhvel um nmero inferior a 50 pessoas para que se evitem tumultos e excesso de manifestaes/colocaes; - verificar a necessidade de recursos audiovisuais, podendo ser operados pelo prprio palestrante; - verificar a necessidade de fotos, filmagens e gravaes, mas deve ser determinado o momento certo para a execuo desses servios a fim de no atrapalhar a apresentao do palestrante.

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2.3.13 REUNIO Definio: Evento que rene grupos de pessoas da empresa ou de outras instituies, a fim de discutir, debater e solucionar temas relacionados com suas polticas, aes e resultados de trabalho. Objetivo: Discutir um assunto predeterminado e decidir, em conjunto, quais as melhores aes a serem desenvolvidas. Durao: De acordo com o tema a ser tratado. Pblico-alvo: Interno ou externo. Planejamento: - observar que, antes da reunio, seus organizadores devem convidar ou convocar todos os participantes, informando o programa e o horrio de incio e trmino do evento; - efetuar a confirmao da presena dos participantes; - definir um coordenador para estabelecer o esquema de participao e os pronunciamentos; - providenciar toda a infra-estrutura logstica: local, equipamento, material e pessoal de apoio; - observar a importncia de que todos os participantes tenham a oportunidade de expressar sua opinio e suas idias sobre o assunto, porm as contribuies devem ser efetuadas com objetividade; - providenciar a descrio dos resultados da Reunio em um relatrio ou ata. 2.3.14 SEMANA a nomenclatura atribuda a um tipo de encontro semelhante ao Congresso, no qual pessoas se renem para discutir assuntos de interesse comum, nos segmentos acadmico ou empresarial. Objetivo: Quando o encontro acadmico, visa informar aos estudantes algo de suas reas de atuao. Para a empresa, a Semana, seja qual for o tema, massifica um assunto, facilitando sua memorizao. Durao: De acordo com o tema a ser tratado. Pblico-alvo: Interno ou externo. Planejamento: - observar que a dinmica a mesma de um Congresso. No segmento acadmico, rene estudantes sob a coordenao de professores e apoio de profissionais especializados para discutir temas relacionados classe a qual pertencem. No segmento empresarial, serve para denominar uma srie de atividades realizadas pela organizao, dedicadas a um tema nico e com uma semana de durao. Exemplo: Semana de Preveno de Acidentes de Trabalho. Definio:37

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2.3.15 SEMINRIO Definio: Evento em que dois ou mais expositores apresentam vrios aspectos de um determinado assunto. Objetivo: Informar e debater determinado assunto sob vrios ngulos. Durao: Um dia inteiro. Pblico-alvo: Interessados no tema. Planejamento: - observar que as principais diferenas entre Palestra e Seminrio so o tempo de durao e o nmero de expositores. O Seminrio pode acontecer durante um dia inteiro. Quando esse mesmo evento ocorre em mais de um dia, denomina-se Jornada. Entretanto, esse conceito j foi modificado, principalmente pela classe empresarial, que utiliza o termo Seminrio, realizando eventos para discusso de um tema em mais de um dia; - promover o Seminrio dividido em trs fases: exposio, discusso e concluso. Deve ser conduzido por um coordenador que domina o assunto; - entregar aos participantes os materiais (pasta, bloco, caneta, entre outros) no credenciamento e o certificado de participao ao final do evento; - estabelecer que, ao final das apresentaes, iniciam-se os debates, sendo as perguntas feitas por escrito ou verbalmente; - atentar que nessa modalidade de evento possvel ocorrer exposio paralela. 2.3.16 SIMPSIO Definio: Evento em que especialistas de renome expem seus conhecimentos e suas experincias sobre um mesmo tema. Objetivo: Realizar um intercmbio de informaes para a tomada de deciso. Durao: De 1 a 3 dias. Pblico-alvo: Interessados no tema. Planejamento: - definir se, durante o simpsio, sero realizados outros tipos de eventos expositivos e demonstrativos, como feira, mostra, salo, exposio e outros, sempre relacionados ao tema principal; - estabelecer que as perguntas devem ocorrer sempre no final da sesso, devendo ser por escrito e com seu autor identificado; - escalonar o tema geral em subtemas, que podem ser apresentados em forma de conferncias; - observar que o Simpsio difere da Mesa-Redonda porque os debates ocorrem diretamente com a platia, que formula perguntas aos expositores,38

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sob a direo de um coordenador. mais ecltico que o Congresso, pois permite a participao de pessoas de diferentes segmentos, eventualmente interessadas; - definir um programa preestabelecido por uma equipe organizadora. 2.3.17 VIDEOCONFERNCIA OU TELECONFERNCIA Definio: uma tecnologia que permite a interao entre um grupo de pessoas que se encontram em espaos diferentes e distantes. A apresentao feita por meio de recursos audiovisuais e eletrnicos que possibilitam a interlocuo entre os participantes, com as interrupes necessrias a qualquer instante. Objetivo: Manter a interatividade entre grupos interessados em um tema, visando encurtar distncias, racionalizar dilogos, reduzir investimentos e acelerar a troca de informaes entre pessoas e empresas. Durao: Varivel. Pblico-alvo: Interno ou externo. Planejamento: - observar que as Videoconferncias realizadas no Sistema Indstria so feitas por meio da Infovia, uma rede privada que possibilita a integrao de voz, imagem e dados, com a transmisso instantnea para os diversos locais participantes; - verificar a necessidade de equipamentos com antecedncia e solicitar rea de Tecnologia; - testar sempre os equipamentos, de preferncia no dia anterior ao da videoconferncia, verificando se o udio e o vdeo esto em perfeitas condies de transmisso. O teste deve ser feito com todos os locais participantes; - indicar um mediador para fazer as perguntas dos participantes ao conferencista, em cada uma das localidades participantes. 2.3.18 WORKSHOP Definio: So encontros em que h uma parte expositiva seguida de demonstraes do objeto (produto) que gerou o evento. O termo em ingls define uma oficina de trabalho. O evento pode ser dividido em duas partes: terica e prtica. Os participantes so de uma mesma rea ou de um mesmo segmento de trabalho, e se renem para debater, praticar e tentar encontrar solues para o tema proposto.39

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Objetivo:

Familiarizar os participantes sobre um determinado assunto para um maior dinamismo, aliando a teoria prtica. Durao: De 8 a 30 horas, com, no mnimo, 3 horas e, no mximo, 8 horas dirias. Pblico-alvo: Interno ou externo. Planejamento: - definir se o Workshop ser implementado paralelamente a outro evento, como sua parte prtica; - organizar o credenciamento, a entrega de pasta contendo material tcnico, bloco de anotaes e caneta; - entregar os certificados ao final do evento, atendidas as exigncias de participao; - limitar a participao de, no mximo, 30 pessoas.

2.4 EVENTOS DE HOMENAGEM 2.4.1 ENTREGA DE PLACAS, CERTIFICADOS, MEDALHAS OU PRMIOS Definio: Evento caracterizado pelo ato de homenagear personalidades e empresrios de destaque, como forma de reconhecimento pelo trabalho realizado em favor de alguma causa ou assunto, a exemplo da Ordem do Mrito Industrial, da CNI, e da Medalha do Mrito Industrial, das Federaes das Indstrias dos estados brasileiros. Evento utilizado, tambm, para homenagear empregados por ocasio das comemoraes de fim de ano ou de aniversrio da empresa. Objetivo: Visa homenagear pessoas que realizaram um trabalho de grande relevncia para o setor industrial, como, tambm, empregados que completam 10, 15, 20 ou 30 anos de empresa, que esto se aposentando ou que esto deixando o cargo ou a empresa. Durao: Varivel. Pblico-alvo: Interno e externo. Planejamento: - seguir os procedimentos estabelecidos em regulamento prprio; - definir o material que ser entregue (certificado, placa, medalha, outro); - preparar a redao do texto do material e a arte-final; - conferir, com antecedncia, todo o material a ser entregue, pois podem ocorrer erros na gravao dos nomes, na qualidade dos servios ou outros; - preparar o local da solenidade (auditrio ou salo) com ornamentao, limpeza, infra-estrutura (mesa de honra, som, luz, ar condicionado, outras); - preparar a recepo dos convidados, pessoas agraciadas e autoridades,40

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posicionando-as nos lugares a elas destinados; - iniciar a solenidade com a composio da Mesa de Honra; - executar o Hino Nacional, dependendo do tipo da solenidade; - observar que, ao fazer a abertura, o presidente da solenidade deve explicar o motivo da entrega da placa/medalha ou certificado; - estabelecer que o mestre-de-cerimnias far a leitura da lista de pessoas que sero homenageadas. Sendo pequeno o nmero de agraciados, cada um, ao ser anunciado, deve dirigir-se a quem ir proceder entrega, receber a homenagem, cumprimentar a(s) autoridade(s) e retornar a seu lugar; - verificar se mais de uma pessoa ser homenageada. Nesse caso, os certificados podem ser transportados por uma recepcionista, que os conduz dentro de uma bandeja de prata; as placas ou medalhas so conduzidas em almofada aveludada; - estabelecer que, ao se proceder entrega, a recepcionista deve conduzir a placa/medalha ou certificado e ficar ao lado da autoridade que ir agraciar (no lado oposto ao qual a autoridade ir caminhar). A autoridade deve fazer a entrega com a mo esquerda, conduzindo o gesto de forma que a pessoa que recebe a homenagem faa-o com a mo esquerda, deixando a mo direita livre para os cumprimentos; - fazer constar no roteiro do mestre-de-cerimnias a leitura em voz alta, para toda a platia, da mensagem gravada na placa/certificado. 2.4.2 FALECIMENTO Sugesto: usual o envio de flores ou coroas, de maneira restrita, com dizeres como: Homenagem de seus amigos..., Homenagem de seus alunos..., Saudades de seus pares..., entre outros. Telegramas tambm podero ser enviados.

2.5 EVENTOS COMPETITIVOS 2.5.1 CONCURSO Definio: Competio que ocorre nas reas cultural, cientfica, tecnolgica ou outras, a exemplo do Concurso Nacional de Criatividade para Docentes CONCRID do SENAI e do Prmio BITEC do IEL. coordenado por uma comisso, devendo ter um regulamento, um jri e uma premiao. Integrar, desenvolver a criatividade e criar um clima de competio saudvel na empresa.41

Objetivo:

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Durao: Predeterminado. Pblico-alvo: Pode ser direcionado tanto para o pblico interno quanto para o pblico externo das empresas. Planejamento: - apresentar no regulamento todas as diretrizes do Concurso e a sua forma de julgamento. O regulamento deve ser elaborado por uma comisso organizadora, contendo: tema e objetivo; registro em rgo competente (se necessrio); data de incio e de trmino; pblico-alvo; rea de abrangncia; critrios de participao e julgamento; inscries; proibies e sanes; jri e premiao; - divulgar o Concurso com bastante antecedncia, principalmente por haver data-limite para as inscries; - definir um jri que deve ser de total confiana e isento de interesses; - observar que o Concurso pode abranger uma srie de temas, como: fotografias, slogans, reportagens, monografias, tecnologias, smbolos, entre outros; - divulgar os resultados amplamente, demonstrando transparncia no processo. 2.5.2 TORNEIO ESPORTIVO Definio: uma competio de carter esportivo, a exemplo dos Jogos do SESI, que promovem a integrao de trabalhadores de diversos estados e pases. Objetivo: Promover a integrao e a competio saudvel entre as pessoas, que podem ser funcionrios, atletas, entre outras categorias. Durao: De acordo com a modalidade. Pblico-alvo: Interno e externo. Planejamento: - observar que, no caso dos Jogos do SESI, organizados sob a coordenao da Gerncia de Esportes do Departamento Nacional, devem ser seguidos os procedimentos j estabelecidos em regulamentos prprios; - observar que, no caso de outros torneios, a comisso organizadora dever estabelecer um regulamento de acordo com a modalidade esportiva escolhida e dever primar pela iseno; - recorrer assessoria de um tcnico profissional ou especialista na modalidade esportiva escolhida; - atentar que as federaes esportivas dispem de normas para a organizao de torneios da sua modalidade; - divulgar amplamente os resultados do evento, demonstrando transparncia no processo.42

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3 ETAPAS DA REALIZAO DE EVENTOSNeste captulo, sero apresentados os passos necessrios para a conduo de um evento, desde o momento em que foi decidida a sua realizao at a sua concluso. Esses passos caracterizam um processo, por serem repetitivos, previsveis e mensurveis. O processo est exposto de forma minuciosa, com a finalidade de detalhar, desdobrar e descrever cada uma das atividades destacadas, para facilitar o atendimento s necessidades do usurio e fornecer uma viso mais ampla do trabalho a ser realizado, possibilitando a implementao de mudanas sempre que se fizerem necessrias. Algumas informaes apresentadas neste captulo foram colhidas da obra Tudo sobre Eventos, de Gilda Fleury Meirelles (1999, p. 71 a 131), e adaptadas realidade das instituies que integram o Sistema Indstria. As atividades esto descritas e reunidas em quatro grandes grupos: planejamento, organizao, execuo e avaliao, objetivando atender aos diversos tipos de eventos realizados por essas instituies. 3.1 PLANEJAMENTO O planejamento fundamental para a organizao de um evento, permitindo a racionalizao das atividades, o gerenciamento dos recursos disponveis e a realizao das diversas etapas de implementao com um risco menor de imprevistos. Partindo da premissa de que conceituar corretamente o evento e adequ-lo ao seu objetivo fator bsico para o alcance de resultados, parte do sucesso j est garantido. A seguir, sero apresentados os itens que compem um planejamento global, cabendo a cada usurio, utilizando a sua capacidade de coordenao e bom senso, ajust-los ao tipo de evento que est organizando. Cada evento possui suas caractersticas prprias e especficas, mas trs so os elementos que devem constar em seu planejamento: os objetivos, o pblico e as estratgias. 3.1.1 OBJETIVOS Objetivo o que se pretende obter como resultado na realizao de um evento, seja ele de carter institucional ou promocional. Segundo Meirelles (1999, p. 72), os objetivos so fatores essenciais para criar, estabelecer, firmar e divulgar o conceito e a imagem de uma organizao,43

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pessoa ou produto. Portanto, determin-los corretamente fundamental para o xito de qualquer planejamento. Quando os objetivos estiverem estabelecidos de forma clara e precisa, j podem ser definidos o pblico-alvo e as estratgias que sero utilizadas para alcan-los. 3.1.2 PBLICO o grupo de pessoas que se pretende atingir com a realizao do evento. Para que se obtenham bons resultados, ampliando o grau de relacionamento e convivncia entre a empresa e um pblico especfico, importante que haja uma adequao correta entre a organizao, esse pblico e o evento. Os pblicos das Entidades Nacionais do Sistema Indstria, so: Pblico Interno funcionrios e familiares da CNI, do SESI, do SENAI e do IEL Nacional, Terceirizados, Consultores, Estagirios e Diretoria do Sistema. Pblico Misto fornecedores, funcionrios dos Departamentos Regionais do SESI, do SENAI e do IEL, Conselhos, Federaes das Indstrias e Sindicatos a elas filiados, Entidades do Sistema S e Associaes Setoriais da Indstria. Pblico Externo industriais, industririos, governo, imprensa, universidades e instituies de pesquisa, organizaes parceiras, autoridades e lideranas internacionais, comunidade em geral, entre outros. Esse pblico, em funo da magnitude do evento programado, poder ser reduzido ou ampliado. 3.1.3 ESTRATGIAS Estratgias so todas as aes que sero desenvolvidas, durante a execuo do evento, para alcanar os objetivos propostos e obter os resultados desejados de sensibilizao dos pblicos identificados. De acordo com Meirelles (1999, p. 75), so considerados como estratgias: 3.1.3.1 Anlise das variveis socioambientais os aspectos culturais, sociais, polticos e legais interferem na concepo e nos resultados de um evento. Devem ser avaliados a histria, a simbologia, os ritos, as cores e as tradies do pblico envolvido no evento, e tambm os aspectos ambientais, como clima e localizao geogrfica. 3.1.3.2 Alocao de recursos financeiros a organizao, ao definir como poltica estratgica ou institucional a realizao de um evento, dever dispor dos meios necessrios para o empreendimento.44

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3.1.3.3 Definio do local depende do tipo de evento que ser realizado (se for uma palestra, um auditrio; se for um coquetel, um salo). Os critrios para escolha do local devem levar em conta a necessidade da seguinte infra-estrutura: apoio operacional, apoio logstico, apoio externo (segurana, estacionamento, meios de transporte e servios essenciais). A seleo dever estar embasada na oferta de melhores preos, instalaes, servios, equipamentos e localizao. 3.1.3.4 Definio de data e horrio so fatores importantes para o sucesso do evento, devendo estar adequados ao tipo de evento e expectativa e convenincia do pblico a ser atingido. 3.1.3.5 Programao visual tem como objetivo o registro e a identificao do evento. Sua funo captar a ateno do pblico-alvo por meio de uma mensagem clara, direta, limpa, bonita e agradvel. Sob o ponto de vista esttico, devem ser analisadas criatividade, originalidade, forma, beleza, harmonia e memorizao. Mesmo que a organizao no tenha optado por uma programao visual exclusiva para o evento, deve utilizar a sua prpria marca, que ser divulgada em toda a comunicao, como: bloco de anotaes, brinde, caneta, carto de agradecimento, certificado, convite, crach, credencial de estacionamento, envelope, ficha de inscrio, folder informativo, lpis, mapa de acesso, material para a imprensa, material publicitrio e visual, painel, papel de carta, pastas, placas indicativas de local, prismas para mesa, programa, recibo, regimento, regulamento, tquetes de almoo, entre outros itens. 3.1.3.6 Definio do traje de acordo com o estilo do evento necessrio definir o estilo do evento formal ou informal para que seja estabelecido o traje que ser sugerido aos participantes. 3.1.3.7 Divulgao constitui-se em um dos elementos de importncia fundamental para o sucesso do evento, seja a assessoria de imprensa ou a publicidade. Nos dois campos, devem ser consideradas duas premissas bsicas: informar sobre o evento como um todo e criar a expectativa dos diversos pblicos envolvidos. A divulgao para a imprensa (press-release) deve ser clara, objetiva e honesta. Caso o evento seja de grande porte e haja muitas informaes a serem divulgadas, recomenda-se uma coletiva de imprensa, com a preparao de presskit, contendo os seguintes itens: press-release (informaes com redao jornalstica), briefing sobre o evento (dados sobre o evento), programa e regulamento; relao de autoridades, palestrantes, patrocinadores, entre outras personalidades; material promocional e fotos ilustrativas.45

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Dependendo do porte do evento, deve ser reservada verba para a realizao de campanha de publicidade adequada, com veiculao nas mdias: impressa (jornais e revistas), falada (rdio), eletrnica (televiso e site) e externa (outdoor, faixas e banners). 3.2 COORDENAO Na organizao de qualquer evento, independente do porte, essencial que as diversas atividades do processo de preparao e montagem estejam sob a coordenao e o controle de profissionais responsveis. Portanto, j na concepo do evento, deve ser fixada pelo seu organizador uma equipe de coordenao, com atribuies e responsabilidades bem definidas. Meirelles (1999, p. 95) orienta que essa coordenao deve ser geral e por setores de atividades, para que as diversas necessidades de um evento tenham seus responsveis. A coordenao-geral tem sob sua responsabilidade o planejamento geral, a distribuio de atribuies para os demais coordenadores, a definio do pblico, a coordenao e a superviso das atividades em todas as fases, a aprovao dos oramentos, a elaborao de relatrios e a avaliao final. As demais coordenaes ficam divididas por campo de ao: 46

elaborao da listagem de convidados; elaborao do programa, regulamento e regimento; elaborao dos impressos e da programao visual; elaborao do projeto de divulgao; assessoria de imprensa; seleo e contratao de profissionais especializados (palestrantes, debatedores, outros tcnicos); contratao dos locais necessrios para o evento (hotis, restaurantes, salas, auditrios, entre outros); organizao de toda a logstica necessria (transporte, hospedagem, alimentao, outros); contratao e coordenao dos servios de apoio operacional de recursos audiovisuais e de iluminao; contratao e coordenao dos servios de infra-estrutura (mveis, segurana, limpeza, manuteno, outros); contratao e coordenao dos materiais e servios de copa (louas, talheres, copos, toalhas, garons, copeiros, outros); recepo dos participantes; servios de secretaria; contratao de outros servios de terceiros (recepcionistas, mestre-de-

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cerimnias, decorao, traduo simultnea, outros); - organizao do cerimonial. 3.3 ORGANIZAO Utilizando a mesma forma de classificao apresentada com muita propriedade por Meirelles (1999, p. 99), esto relacionados, a seguir, todos os itens que devem ser observados na organizao de um evento: 3.3.1 APOIO OPERACIONAL toda a infra-estrutura fsica necessria para a realizao do evento como: auditrio, sales, secretaria, sala VIP, sala de imprensa, som, luz, recursos audiovisuais, traduo simultnea, entre outras. 3.3.1.1 Montagem dos espaos fsicos mobilirio De acordo com a formatao do evento, so realizados diferentes estilos de montagem do mobilirio: Eventos de plenrio em auditrio para eventos informativos e solenidades em que os participantes no necessitam fazer anotaes. Eventos de plenrio escolar para eventos informativos e questionadores em que os participantes necessitam fazer anotaes; cadeiras acompanhadas por mesas; s aconselhvel para nmero pequeno de participantes. Eventos de plenrio espinha-de-peixe para eventos informativos e questionadores em que os participantes necessitam fazer anotaes; cadeiras acompanhadas por mesas dispostas diagonalmente, com espao central formado no corredor; permite boa visibilidade da mesa diretora; nmero de participantes de acordo com o tamanho da sala. Eventos de plenrio com mesas em U para eventos informativos que necessitam de anotaes e interao entre os participantes; normalmente utilizado em convenes e treinamentos; cadeiras acompanhadas por mesas dispostas em forma de U; nmero de participantes de acordo com o tamanho da sala. Eventos estilo line