manual de eventos sistema cfa/cras - paulorodrigues.pro.br · manual de eventos sistema cfa/cras...

1

Manual de Eventos Sistema CFA/CRAs

3


Manual de Eventosdo Sistema CFA/CRAs

O Manual de Eventos é uma publicação do

Conselho Federal de Administração, sob a responsabilidade

da Câmara Setorial de Relações Internacionais e Eventos

SAUS Quadra 1 - Bloco “L” - Ed. Conselho Federal de Administração

Brasília-DF - CEP: 70070-932 - Telefone: (61) 3218-1800

Fax: (61) 3218-1833 - [email protected] - www.cfa.org.br

1ª Edição - 2006

4


Ficha Técnica

Coordenação Geral do Manual:

• Adm. Adriana Santini Viana Imenes

Equipe Técnica:

• Adm. Luisa Prado dos Santos

Câmara de Relações Internacionais e Eventos:

Impressão:

Gráfica ...........

Diagramação:Edimar T. Sousa - 61- 84773330

• Adm. Adriana Santini Viana Imenes - Diretora

• Adm. Aldenize Assis de Araújo - Vice-Diretora

• Adm. Jesus Maués Pinheiro

• Adm. Manoel Teófilo Maia de Lima

Conselho Federal de Administração:

• Adm. Rui Otávio Bernardes de Andrade - Presidente

• Adm. Antonio Gildo Paes Galindo - Vice-Presidente

5


Apresentação

Transmitir identidade, confiança, competência, legitimidade eampliar a visibilidade do espaço profissional ocupado pelo Adminis-trador na sociedade brasileira representa uma das prioridades doSistema CFA/CRAs.

Em Administração não há como se conceber uma idéia ou obje-tivo sem explicitar a forma como essa idéia irá concretizar-se ou esseobjetivo ser atendido. Daí a necessidade de colocar no papel aquiloque almejamos e de transformar nossos projetos em realidade.

Organizar um evento exige arte e visão para superar a expec-tativa do participante através de serviços e atendimento eficientes.Para quem organiza, evento significa muito trabalho, iniciativa,criatividade, competência e resultados. Por isso, visando elevar onível de qualidade e sustentabilidade dos eventos realizados no âm-bito do Sistema CFA/CRAs, nas competências que lhe são próprias,observa-se que a realização dos mesmos devem atender padrõesmínimos de qualidade.

Este Manual tem como objetivo precípuo orientar os Conse-lhos Regionais de Administração na elaboração de projetos e na rea-lização de eventos relativos à profissão, especialmente quanto aotemário, palestrantes e resultados.

Com o Manual de Eventos, elaborado por iniciativa da Câma-ra Setorial de Relações Internacionais e Eventos do CFA, esperamosestar contribuindo na organização e na realização dos eventos pelosConselhos Regionais de Administração.

Adm. Rui Otávio Bernardes de AndradePresidente do CFA

6


Agradecimentos

Aos membros da Câmara Setorial de Relações Internacionais eEventos e aos Conselheiros Federais que tanto contribuíram comsuas idéias e reflexões, importantes que foram na estruturação desteManual.

Ao Conselho Regional de Administração do Rio Grande do Sulque contribuiu com seu conhecimento na realização de eventos edesprendimento em compartilhar suas experiências com os demaisConselhos.

Por fim, especial agradecimento à Relações Públicas Jane deCarvalho Silva pela colaboração e suporte e à Adm. Luísa Prado dosSantos pela concretização do projeto.

A todos os demais que anonimamente têm participação da ela-boração deste Manual, especialmente o Sistema CFA/CRAs, paraque usufruam do trabalho que apresentamos, com o intuito de aju-dar este a atingir a excelência de suas realizações em tal campo.

Adm. Adriana Santini Viana ImenesDiretora da CRIE

7


sumário

· Lorem ipsum dolor sit amet. .................................................00

· Aliquam sed purus vitae massa ornare lacinia. ......................00

· Curabitur non orci ut augue iaculis interdum. .......................00

· Etiam eget dui a orci hendrerit elementum. ..........................00

· Curabitur vulputate elit eget tortor. .......................................00

· Sed suscipit imperdiet tellus. .................................................00

· Praesent faucibus lorem a leo. ...............................................00

· Donec tristique hendrerit tortor. ............................................00

· Donec non turpis sit amet libero ultrices semper. ..................00

· Donec mattis lacus et lectus. .................................................00

· Integer tempor scelerisque ligula. ..........................................00

· Cras varius risus non dui. ......................................................00

· Quisque pellentesque arcu eget nulla. ...................................00

· Maecenas suscipit luctus turpis. ............................................00

· Phasellus elementum libero sit amet sapien. .........................00

· Ut ut massa in nibh suscipit tincidunt. ..................................00

· Fusce semper sagittis turpis. ..................................................00

· Fusce egestas porttitor velit. ..................................................00

· Nam euismod ante eget dui tincidunt viverra. ......................00

· Vivamus dapibus consequat risus. .........................................00

· Mauris sit amet felis quis ipsum consequat viverra. ...............00

8


· Lorem ipsum dolor sit amet. .................................................00

· Aliquam sed purus vitae massa ornare lacinia. ...................... 00

· Curabitur non orci ut augue iaculis interdum. .......................00

· Etiam eget dui a orci hendrerit elementum. .......................... 00

· Curabitur vulputate elit eget tortor. .......................................00

· Sed suscipit imperdiet tellus. .................................................00

· Praesent faucibus lorem a leo. ...............................................00

· Donec tristique hendrerit tortor. ............................................00

· Donec non turpis sit amet libero ultrices semper. .................. 00

· Donec mattis lacus et lectus. .................................................00

· Integer tempor scelerisque ligula. .......................................... 00

· Cras varius risus non dui. ......................................................00

· Quisque pellentesque arcu eget nulla. ...................................00

· Maecenas suscipit luctus turpis. ............................................00

· Phasellus elementum libero sit amet sapien. .........................00

· Ut ut massa in nibh suscipit tincidunt. .................................. 00

· Fusce semper sagittis turpis. ..................................................00

· Fusce egestas porttitor velit. ..................................................00

· Nam euismod ante eget dui tincidunt viverra. ...................... 00

· Vivamus dapibus consequat risus. .........................................00

· Mauris sit amet felis quis ipsum consequat viverra. ...............00

9


Manual de eventos

1) EVENTOS (definições)“Instrumento institucional e promocional, utilizado na comu-

nicação, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagemde organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas por meio de umacontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único es-paço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer sejafísica, quer seja por recursos da tecnologia.”1

“Eventos são todos os acontecimentos previamente planeja-dos, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior nú-mero de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com infor-mações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apre-sentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes parase atingir determinados objetivos.”2

Evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pes-soas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivode celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabele-cer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, fami-liar, religiosa, científica etc.

Um evento geralmente provoca fortes emoções para os partici-pantes, para os promotores e organizadores e, enfim, para todos queconvivem com o turbilhão de atividades que compõem seu universo.

Para quem organiza, evento significa muito trabalho, iniciati-va, criatividade, competência e resultados.

Para quem participa, significa congraçamento e integração,gerando e consolidando vínculos e relações de caráter profissional epessoal.1 MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999. P.71.2 BRITTO, Janaina; FONTES, Nena Dantas. Turismo e eventos: instrumento de promoção e estratégia de

marketing. Turismo em Análise, São Paulo, p.66, 1997.

10


2) TIPOS DE EVENTOS

2.1 - ConcursoÉ disciplinado por regulamento e coordenado por um grupo de

especialistas em processo de seleção. O regulamento é o instrumentode maior relevância em um concurso e deve conter detalhadamentetodos os aspectos relacionados com o evento, tais como datas, dura-ção, participantes, júri, procedimentos, critérios de avaliação, re-cursos e julgamento, prêmios. O regulamento resguarda os interes-ses das pessoas e entidades promotoras, patrocinadores, empresas eoutros participantes.

2.2 - ConferênciaConsiste na exposição de um tema geral, por especialista de

elevada qualificação, conceito e amplo conhecimento da matéria,dirigida a um público numeroso, de bom nível cultural e diversifica-do. A conferência é um ato similar a uma palestra, porém mais for-mal e em condições mais confortáveis.

Habitualmente, a conferência é apresentada em ambiente am-plo, com mesa central ocupada por personalidades ou convidados es-peciais, além do presidente da mesa que coordena os trabalhos.

O diretor da entidade promotora ou o presidente da mesafará a abertura dos trabalhos apresentando ao público o conferen-cista e o tema a ser debatido. Poderá ser indicado um moderador oumediador que auxiliará o presidente da mesa na condução dos tra-balhos e o conferencista na coordenação das perguntas e respostasdos participantes. A conferência também poderá ser parte integran-te de congressos, fóruns, convenções, seminários e simpósios.

2.3 - Congresso

11


É um encontro solene de grande porte com número elevado departicipantes, promovido por entidades ou associações de classe, epode ter caráter regional, nacional ou internacional.

Seu objetivo é a apresentação e debate de assuntos de atuali-dade e de interesse específico de determinada categoria ou ramoprofissional. Em geral, os temas são diversificados, embora se rela-cionem com a mesma especialidade ou entidade, e podem ter cará-ter profissional, técnico, cultural, artístico, político, histórico etc.

O fator de maior relevância de um congresso é a difusão denovas teorias e conceitos pela integração dos participantes em tornodas matérias abordadas.

A programação de um congresso poderá distribuir as ativida-des do evento em mesas-redondas, sessões plenárias, reuniões, con-ferências, painéis, palestras e Workshops.

Em sua maioria, os congressos são realizados em períodos re-gulares, alternando-se as localidades-sede, com duração de 3 a 5dias em locais especiais, centros de convenções e hotéis que dispo-nham de instalações adequadas.

Os trabalhos apresentados nos congressos, reunidos em umconjunto com a denominação de anais, são entregues aos partici-pantes do evento e, de acordo com a natureza e importância, podemser divulgados ou encaminhados a entidades ou autoridades comouma manifestação ou pronunciamento oficial da classe.

Por sua grandeza e complexidade, o congresso deverá ser coor-denado por uma comissão organizadora e seu funcionamento disci-plinado por regulamento ou regimento interno.

A estrutura operacional de um congresso em geral compõe-sede mestre-de-cerimônias, oradores, painelistas, debatedores, coor-denador ou moderador. No decorrer dos congressos, é tradicional arealização de intensa programação complementar constante de ati-vidades sociais, gastronômicas, passeios e comemorações.

12


2.4 - ConvençãoÉ um encontro, reunião, assembléia ou similar, em geral realiza-

do de forma esporádica e não freqüente, com duração média de 5dias, promovido por empresas, associações de classe ou entidades civis,e tem por objetivo básico o congraçamento e integração de classes,grupos ou profissionais das próprias organizações promotoras.

Uma convenção reúne normalmente participantes de diversosníveis e categorias que atuam, entretanto, no mesmo ramo de ativi-dade. A convenção apresenta as mesmas características de um con-gresso, porém de âmbito mais restrito.

Em geral, nas convenções são abordados assuntos de interesseespecífico e relacionados com a atividade e interesse profissional dosparticipantes, estimulando-se debates e discussões técnicas para es-tabelecer diretrizes gerais, podendo, também, ter caráter deliberativosobre determinados assuntos.

2.5 - Debate

Consiste na apreciação e discussão de temas específicos, emgeral controvertidos e antagônicos, por vários debatedores, defen-dendo pontos de vista e posições diferenciadas.

Em geral, o debate é promovido por entidade oficial e dirigidopara técnicos e estudantes de maior nível.

O debate é dirigido por um mediador ou moderador ou coor-denador de debate ao qual serão atribuídos poderes para assumirposições e simular situações objetivando ativar as discussões e esti-mular a maior atenção dos presentes. O moderador faz a apresenta-ção do tema, destaca os assuntos a serem debatidos e os objetivos dodebate. Em geral, a assistência não participa dos debates e podemanifestar-se com aplausos ou protestos moderados.

13


2.6 - Feiras e Exposições

São eventos de caráter comercial e de grande porte que reú-nem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou clien-tes, consumidores ou usuários, entidades de fomento, financeiras,bancos etc., para estabelecer contatos comerciais, apresentação ouexposição de produtos, bens, serviços e apresentação ou lançamentode novas tecnologias.

O principal objetivo da feira é proporcionar contatos com oscanais de comercialização.

As feiras poderão ter caráter reservado (feira comercial restritaou fechada) ou com livre acesso ao público (feira com bilheterias).Por sua grandeza e complexidade, esses eventos poderão exigir amontagem de instalações especiais e a utilização de ampla área deocupação e movimentação, além da montagem de estandes. Utili-za-se também a denominação de salão ou mostra, o que se aplicapara eventos com a mesma característica, porém de pequeno oumédio porte.

2.7 - Fórum

É um evento organizado por entidade oficial para discussão edebate, de forma ampla, de temas específicos e de atualidade com apresença e participação ativa de elevado número de pessoas interes-sadas ou representantes de setores de atividades ou associações declasse. De forma mais simples, o Fórum consiste em uma apresen-tação breve de um assunto pelo orador, seguida por perguntas, co-mentários e recomendações.

Quando for um Fórum de Debates, significa ampla discussãosobre assunto atual e de interesse geral. O fórum é dirigido por umcoordenador que comanda o grupo de debatedores. Esse evento exigeambiente amplo e eficiente infra-estrutura de serviços de apoio. Aofinal o coordenador da mesa colhe opiniões e apresenta as conclu-

14


sões em função da maioria. O fórum poderá ter a duração de um avários dias.

2.8 - Jornada de Trabalho / Encontro TécnicoSão eventos periódicos promovidos por entidades ou classes,

de âmbito regional, com a duração de vários dias, reunindo gru-pos profissionais para apresentação, troca de idéias e discussão detemas atuais e de interesse específico de determinado nível de par-ticipantes.

Caracteriza-se por ser prático e objetivo. Estimula a troca deexperiências e conhecimentos em torno do tema proposto, não im-plicando necessariamente em debates, como ocorre em eventos si-milares.

A jornada de trabalho poderá ser realizada em vários dias emsalas distintas, para abordagem de temas diferenciados, simultane-amente, com um número médio de pessoas. A condução dos traba-lhos é feita por um coordenador que poderá apresentar as conclu-sões dos diversos grupos instalados em salas distintas.

2.9 - SeminárioÉ um evento técnico ou profissional administrado por um co-

ordenador. Reúne pessoas de mesmo nível e qualificação, as quais,estruturadas em grupos e em salas menores, discutem aspectos téc-nicos de um mesmo tema, geralmente de conhecimento prévio, porespecialistas e expositores. Normalmente, o seminário é dividido em3 etapas: exposição, discussão e conclusão.

Por seu caráter técnico, em que os participantes buscam solu-ções de problemas em conjunto, os seminários geralmente contamcom um número limitado de participantes.

Para apresentação dos temas, são promovidos debates de casospráticos e experiências entre os participantes ou coordenadores degrupos organizados, e finalmente formulam-se as conclusões.

15


Para que sejam incluídos nos debates, os participantes poderãoencaminhar antecipadamente à coordenação do seminário proposi-ções, monografias ou sugerir matérias relacionadas aos temas pro-postos.

Nos seminários são distribuídos aos participantes material téc-nico para consulta e relatório resumido da exposição feita peloapresentante, incluindo cópia de transparências que forem apresen-tadas.

Os relatórios finais apresentados pelos grupos ou apostilas de-verão também ser colocados à disposição dos interessados e forneci-dos quando solicitados expressamente.

De acordo com as condições da coordenação do seminário, omaterial poderá ser entregue no decorrer do evento ou remetidopelo correio posteriormente.

O coordenador apresenta o tema e auxilia os participantes aselecionar subtemas específicos para pesquisas que poderão ser bi-bliográficas, de campo ou laboratório. Em geral, o coordenador es-tabelece o período de estudo e pesquisa e orienta os participantesquanto às fontes de consulta. No final, dirige a integração dos temase apresenta as conclusões.

Um seminário com a característica de curso poderá ser desdo-brado em vários módulos com taxa de matrícula e preços diferenci-ados para cada um.

16


MODELO DE METODOLOGIADOS SEMINÁRIOS

1. Um seminário pode funcionar com um só grupo ou dividir-se em subgrupos, dedicando-se cada um deles ao estudo de aspectosparticulares de um ou variados temas sobre um mesmo assunto.

2. O diretor do seminário quase sempre é um especialista emdeterminado assunto. Suas funções são: estabelecer os temas a se-rem estudados por sua indicação ou em conjunto com os partici-pantes; orientar os trabalhos de pesquisa; presidir as sessões do se-minário.

3. O expositor apresenta o resultado dos estudos efetuados so-bre o tema que faz parte do programa de trabalho do seminário.Este trabalho pode ser de sua responsabilidade exclusiva ou fruto detrabalhos de um subgrupo.

4. Recomenda-se que, na programação do seminário, seja es-colhido local que propicie salas de reuniões amplas para os grupos,bem como, salão para plenário.

5. Na primeira sessão, todos os participantes deverão estar pre-sentes. O diretor inicia a sessão apresentando sugestões iniciais parao trabalho. Põe em pauta a agenda de trabalho levando-a à discus-são. Ao fim, propõe a formação de grupos de trabalho.

6. Formado os grupos de trabalho com 5 a 12 membros eescolhido o assunto para estudo, retiram-se para locais reservados,onde passam a debater o tema proposto ou pesquisá-lo, determi-nando-se a duração do trabalho.

7. Cada grupo escolhe um coordenador, um secretário e umexpositor. O coordenador coordena as atividades do grupo e as con-trola, insistindo em que os membros não entrem para a área ex-pressivo-emocional nem tampouco afastem-se do assunto princi-

17


pal. O secretário anota as conclusões parciais e finais as quais deve-rão ser levadas à assembléia pelo expositor.

8. As conclusões finais serão levadas à assembléia na ocasiãoem que os grupos se reunirem novamente.

9. Na reunião final serão adotadas técnicas de grupo como,por exemplo, painel, simpósio dentre outras.

2.1 - SimpósioEvento de caráter científico ou tecnológico promovido habitu-

almente por entidades profissionais, para discussão de aspectos di-ferenciados de um mesmo tema por especialistas de renome e eleva-da qualificação técnica e cultural, com a participação ativa dos pre-sentes, geralmente do mesmo nível.

Embora tenha algumas características semelhantes à mesa-re-donda, diferencia-se desta pela presença de várias pessoas que abor-dam aspectos diferenciados de um mesmo tema ou problema, en-quanto a mesa-redonda aborda temas diversificados de âmbito gerale variados. O simpósio poderá ser realizado em um ou vários dias.

No decorrer de cada apresentação poderão ser formuladas per-guntas breves por escrito e ao final realiza-se um debate amplo so-bre os diversos aspectos dos temas discutidos, com a presença deum moderador.

No caso de diversos apresentadores no dia do evento, caberáao coordenador realizar uma apresentação de cada um, informandoo limite de tempo aproximado de cada exposição. Além disso, deve-rá expor as diretrizes ou a sistemática a ser adotada nos trabalhos,ressaltando, principalmente, que o expositor não poderá ser inter-rompido e que os participantes deverão esclarecer suas dúvidas eformular perguntas somente no final da exposição.

Para a produção dos anais que serão distribuídos aos partici-pantes, os apresentadores deverão encaminhar seus trabalhos à Se-cretaria previamente.

18


MODELO DE METODOLOGIADOS SIMPÓSIOS

1. O Coordenador deve cumprimentar, apresentar-se, abrir eacompanhar o evento, agradecer ao final e encerrar a sessão; apre-sentar os expositores; dar a palavra a cada expositor; promover aarticulação da parte de um expositor com a de outro; conduzir aparticipação da platéia para as perguntas e respostas; evitar que seestabeleçam debates entre os ouvintes e com os expositores.

2. O número de expositores não deverá exceder a 5. O tempode duração para cada expositor poderá variar de 10 a 20 minutos eserá marcado antes do início da sessão.

3. Cada expositor poderá utilizar os recursos audiovisuais quejulgar necessário para apresentar e ilustrar a exposição.

4. O local deverá ser amplo a fim de que se permita visualizaro coordenador e expositores, além de adequado para a instalaçãodos equipamentos audiovisuais necessários ao evento.

5. Os expositores poderão ficar mais afastados de uma mesacentral, que será ocupada, individualmente, por eles na hora de re-alizarem as respectivas exposições. O coordenador poderá ficar en-tre os expositores ou destacado deles. O esquema de disposição doscomponentes do simpósio deve ser o sequinte:

19


2.1 - Workshop

Num conceito amplo, workshop, também chamado de oficinaou laboratório, significa debater e obter soluções para casos práticosapresentados por participantes do evento, com o auxílio de especia-listas ou técnicos. Ele pode acontecer como um único evento ou dentrode um grande Seminário, Simpósio, Congresso ou Fórum.

20


MODELO DE METODOLOGIAPARA WORKSHOP

1. Este Fórum Temático será constituído de 4 (quatro)Workshops e um grande painel final, conforme o esquema a seguir:

PAINEL FINAL

1 2 3 4

FÓRUM TEMÁTICO

WORKSHOP

Tem

a

Fonte: CRA/RS

Con

fere

ncis

ta/E

xp

osi

tor

Rel

ato

rC

oord

enad

or

2. No Workshop, cada conferencista-expositor terá 50 minu-tos para expor suas idéias sobre o tema enquanto o relator terá 20minutos para suas considerações sobre a abordagem apresentada.

21


Após as exposições do conferencista e do relator a platéia poderáencaminhar questionamentos à mesa durante 30 minutos. Cabe aocoordenador a leitura das perguntas e o encaminhamento ao confe-rencista ou ao relator.

3. A redação do documento de cada tema será elaborada aofinal de cada workshop pelo relator assessorado pelo expositor e as-sistido pelo coordenador de mesa, contando com o apoio da secreta-ria do evento.

2.1 - Evento social - CoquetelÉ uma recepção gastronômica de breve duração para pro-

mover ou comemorar atos e datas significativas e importantes, taiscomo apresentação campanhas institucionais, produtos no merca-do, recepção de pessoas, posse em cargos, inauguração, homena-gens, abertura ou encerramento de eventos principais , entre outros.

3) ATIVIDADES QUE PODERÃO SERDESENVOLVIDAS DURANTE OS GRANDES EVENTOS

(Congressos, Convenções, Fóruns, Seminários e Simpósios)

3.1- Conferência, Debate e WorkshopConceitos já descritos nos itens 2.2, 2.5 e 2.11, pois podem

acontecer sozinhos ou inseridos nos grandes eventos.3.2 - Mesa-redondaÉ um evento promovido geralmente por entidades profissio-

nais, de curta duração, controlada por um moderador ou coordena-dor, com a participação de um número reduzido (4 a 8 pessoas) deespecialistas de elevado nível profissional e técnico para debater co-letivamente, com tempo limitado, um tema preestabelecido, nor-malmente controvertido e de interesse relevante. Com a direção oucoordenação do moderador, a equipe de especialistas sustenta pon-tos de vista diferentes sobre o tema. Em alguns casos, ao término doevento é elaborado um relatório conclusivo ou uma tomada de posi-

22


ção conjunta sobre os temas abordados, formalizados em um docu-mento específico.

Opcionalmente, o público poderá participar de forma diretaou indireta com o encaminhamento de perguntas à mesa, por escri-to. A promoção de uma mesa-redonda é feita de forma esporádica enão tem continuidade ou freqüência.

23


MODELO DE METODOLOGIADAS MESA-REDONDAS

1. O Coordenador/ Moderador abre a sessão, apresenta os ex-positores, justifica a mesa-redonda, impede excessos nas apresenta-ções, controla debates, auxilia na participação do auditório, delimi-ta o tempo e, na hora aprazada, encerra a sessão agradecendo aparticipação de todos.

2. Os expositores deverão usar a palavra, no máximo, por 10minutos; aceitar as determinações do coordenador/moderador, quan-do este determinar que o tempo está esgotado; falar sentado.

3. A disposição dos participantes deverá obedecer ao demons-trado a seguir:

(inserir figura)

24


4. A palavra é dada alternadamente a expositores de idéias afinse contrárias.

5. Finda as exposições, o coordenador fará uma síntese do pen-samento de cada um, ressaltando as idéias mais importantes, afins econtrárias.

6. Após a síntese, a palavra é franqueada novamente aos expo-sitores, para que, em mais ou menos 3 minutos, prestem esclareci-mentos, façam retificações ou melhorem os conceitos proferidos.

7. O coordenador convida o auditório a fazer perguntas aosexpositores, mas em caráter ilustrativo, sem debates.

8. Ao final da sessão, o coordenador realiza uma apreciaçãosobre os trabalhos expostos e agradece a presença de todos. Recolheos resumos das apresentações dos expositores, que são fornecidos aopúblico do auditório.

3.3 - PainelConsiste na discussão e análise informal de um problema ou

tema pré-selecionado, normalmente um assunto técnico, por umpalestrante, diversos especialistas ou debatedores, com a participa-ção de um grupo selecionado e reduzido de pessoas.

A abordagem do tema em grupo desperta maior objetividade equalidade, pois são analisados os vários aspectos e soluções de pro-blemas e apresentadas alternativas.

Nos painéis, nem sempre se obtém uma solução completa oudefinitiva, embora as conclusões possam orientar soluções e decisões.

A organização de um painel obedece, basicamente, ao seguinteroteiro de atividades:a) definição do tema;b) seleção do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas

ou especialistas no tema a ser abordado (de 4 a 8 pessoas);c) definição da metodologia dos trabalhos, especialmente os perío-

25


dos de discussão ou exposição dos painelistas;d) fixação do tempo para discussão e perguntas dos participantes.

Em geral, o painel é desdobrado em 2 etapas, com a apresenta-ção e discussão dos painelistas na primeira etapa, quando o pú-blico é impedido de formular perguntas, e a sua participação naetapa final, com características de mesa-redonda. O período dediscussão deverá ser flexível, a critério do moderador, sendo reco-mendável, porém, não ultrapassar 1h30min.

e) promoção de reunião antecipada entre os painelistas e modera-dor para estabelecer sistemática de abordagem dos assuntos, es-pecialmente tempos de exposição e perguntas.

A coordenação de um painel é feita por um moderador, com asseguintes atribuições básicas:- apresentar o tema e o objetivo da reunião ou discussão;- apresentar os componentes do painel, da esquerda para a direita

ou de acordo com o nível hierárquico dos participantes;- informar aos participantes o regimento interno do painel e, em

especial, esclarecer sobre o período de tempo permitido nas inter-venções e perguntas do público na segunda etapa;

- encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, público e colabo-radores.

26


MODELO DE METODOLOGIADOS PAINEIS

1. Os membros do painel e o coordenador deverão estarposicionados de forma que possam ver e ser vistos pelo auditório.

2. O tempo máximo de um evento deste tipo deve ser de 90minutos.

3. É importante ressaltar que o painel não deve ser ensaiado,com diálogos ou intervenções programadas.

4. O diretor apresentará o coordenador e os painelistas e apósfindos os debates, encerrará o evento.

5. O coordenador deverá deixar que a discussão flua normal-mente, só poderá intervir com o intuito de pedir esclarecimentos depontos que deixaram dúvidas e encerrar assuntos e iniciar outros,não permitindo que se voltem a discuti-los novamente.

6. Ao final do painel, o coordenador apresentará resumo final.7. Os painelistas deverão ser no mínimo 3 e no máximo 5.8. Os painelistas têm funções pré-definidas, a saber:

- preparar previamente o material necessário acerca do as-sunto a ser discutido;

- ouvir com atenção o que os outros participantes têm adizer e interrompe-los quando oportuno;

- mudar de opinião sempre que os fatos ou a lógica prova-rem que está errado, não se deixando exaltar pela defesade um determinado ponto de vista;

9. Monopolizar a discussão não é função do painel, pois todostêm oportunidades iguais de manifestação. Convém estabelecer quea duração máxima de cada intervenção seja de, no máximo, 2 ou 3minutos.

27


3.3 - PalestraApresenta características de uma conferência com menor for-

malidade e com público ou assistência reduzida, que possui noçõessobre o assunto.

Consiste na apresentação de um tema preestabelecido e deinteresse específico de um grupo homogêneo de pessoas, com limi-tação do tempo de duração.

A palestra pode ser proferida sob a forma de simples narra-tiva de fatos ou por meio de um ciclo de palestras quando partici-pam diversos professores ou especialistas para a abordagem de vári-os assuntos. São admitidas perguntas dos presentes.

Utiliza-se essa modalidade especialmente quando se preten-de imprimir um caráter informal e descontraído ao ambiente, estimu-lando o comparecimento e maior integração dos participantes.

3.5 - Apresentação de casesConsiste na análise e na crítica de um caso tirado da reali-

dade do mundo dos negócios, para mostrar ao público-alvo a rela-ção dos conceitos teóricos com a prática vivenciada nas empresas.

Apresenta características de uma palestra, pois os temas doscases são preestabelecidos e de interesse específico de um grupohomogêneo de pessoas. A apresentação de cases pode ser proferidasob a forma de simples narrativa dos fatos.

4) PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

A realização e organização de um evento exigem alta especiali-zação técnica e experiência. Sua operacionalização fundamenta-seem um eficiente sistema de planejamento, abrangendo alguns as-pectos básicos com vistas à definição do projeto :- definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitu-

de do evento;

28


- estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronogramade execução com bastante antecedência da data prevista paraseu início;

- prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender àsexigências operacionais;

- dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabi-lidade pela coordenação e execução dos trabalhos;

- estabelecer sistema de integração e relacionamento permanentecom patrocinadores, promotores, autoridades, especialistas, im-prensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colabo-radores colhendo subsídios e sugestões;

- instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas asáreas de operação e serviços, a fim de prevenir e corrigir, eventuaisfalhas no decorrer do evento;

- assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos eequipamentos necessários para a operacionalização do evento;

- estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos par-ticipantes do evento.

O planejamento do evento refere-se aos aspectos direta ou in-diretamente relacionados à sua preparação e desenvolvimento. É aanálise situacional do evento ou diagnóstico realístico, efetuado an-tes da realização do empreendimento. São considerados como itens:- local e data do evento;- temário e calendário;- identificação e análise dos participantes;- estratégia de comunicação e marketing;- planejamento financeiro;- planejamento de recursos audiovisuais;- planejamento de materiais, serviços e equipamentos;- esforço de vendas ou obtenção de recursos financeiros, quais se-

jam: patrocínio, apoio e colaboração;

29


- definição do transporte interurbano dos participantes e importân-cia da escolha da companhia transportadora oficial;

- definição do transporte urbano para os participantes;- atividades sociais, turísticas e paralelas;- planejamento do cerimonial e protocolo;- definição dos convidados especiais e autoridades.

4.1 - LocalA cidade deve ser escolhida com base em critérios que visem

facilitar e estimular a participação do público-alvo. Destacam-se:- infra-estrutura (hospedagem, alimentação, entretenimento e des-

locamento pela cidade): capacidade, custos compatíveis e ade-quados aos padrões e necessidades dos participantes;

- local adequado aos objetivos propostos pelo evento: capacidade,custos, qualidade das instalações, equipamentos etc.;

- acessibilidade fácil à cidade escolhida e ao local do evento, pelostransportes disponíveis (aéreo, ferroviário, rodoviário e/ou fluvi-al);

- eventos paralelos e serviços auxiliares devem ter condições de ins-talação e operação;

- atrações turísticas que motivem a adesão ao evento e ofereçamdiversidade de opções de bom entretenimento;

- conveniência dos patrocinadores;- proximidade da região de maior concentração de público-alvo;- apoio dos órgãos públicos pertinentes.

No que concerne ao salão ou centro onde será realizado o evento,deve-se observar os seguintes pontos:- acessibilidade (facilidade de acesso aos aeroportos, ferrovias e ro-

dovias);- estacionamento próprio (verificar se o número de vagas é suficiente);

30


- serviços de transportes públicos e privados (linhas de metrô, trem,ônibus e táxi);

- atendimento profissional, rápido e eficiente;- sinalização interna e externa no local, adequada e com boa visibi-

lidade;- entrada principal (de fácil localização e ampla o suficiente para

acomodar bem o número de participantes);- facilidades (farmácia, pronto-socorro, lojas de conveniência, de

presentes, entre outras);- outros (guarda-volumes, cofres, chapelaria);- elevadores e rampas de acesso.

4.2 - Data

Deve-se observar e evitar a proximidade com a realização deeventos de qualquer natureza (religioso, esportivo, cívico etc.),abrangência (local, regional, estadual, nacional ou internacional),ou correlato que possam atrapalhar ou dificultar a adesão e partici-pação do público-alvo do seu evento.

A data escolhida deve ser a de maior interesse e conveniênciadas entidades promotoras, dos associados, dos principais patrocina-dores e do governo (municipal, estadual ou federal).

4.3 - Tema Central

Consiste na fixação antecipada do título e dos assuntos quedeverão ser abordados no evento.

Para defini-lo deve-ser partir de um tema central, uma linhamestra com base na qual serão definidos os demais assuntos a seremabordados. Como serve de força- motriz do evento, por estimular aadesão ao evento, o tema deve ser claro, bem atual e de grandeinteresse para todo o público-alvo desejado.

31


4.4 - Programação TemáticaConsiste na organização das diferentes atividades que aconte-

cerão no evento. Expressa-se da seguinte forma:- distribuição de datas, horários e atividades técnicas;- informações das atividades sociais, turísticas e paralelas;- especificação de nomes importantes, horário e local.

4.5- Público-alvoEntende-se por público-alvo de eventos as empresas e pessoas,

principalmente as que atuam como consumidoras e decidem sobre pro-dutos e serviços em áreas específicas e com características definidas (cli-entes atuais e potencias, empresários, fornecedores, profissionais, estu-dantes, formadores de opinião, público em geral entre outros).

4.6- Número de participantesA determinação do número de participantes deverá efetuar-se

de acordo com:- os objetivo e as características do evento;- o local disponível;- as condições econômicas para divulgação e marketing;- as condições, conhecimento e experiência da organização;- a infra-estrutura física e material para absorver a organização;- os recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis.

4.7- Autoridades e convidados especiaisPara determinar as autoridades e os convidados especiais que

participarão do evento, deve-se observar os seguintes pontos:- as pessoas convidadas deverão ter relação direta com o temário do

evento;

32


- deverá ser visto quais autoridades têm relação com o tema doevento.

4.8 - Equipe técnica e comissão organizadoraA equipe técnica e a comissão organizadora são compostas por

pessoas que acompanham e coordenam todo o evento.À equipe técnica caberá:

- ser especialista no tema/conteúdo;- elaborar o programa e distribuir o conteúdo;- distribuir as tarefas e especificar as pesquisas;- coordenar os trabalhos e acompanhar o planejamento do temário;- contratar e entrevistar especialistas.

À comissão organizadora caberá:- participar desde o surgimento da idéia até a execução do evento;- determinar critérios para a seleção;- distribuir responsabilidades.

4.9 - CronogramaEntende-se por cronograma a distribuição ordenada do even-

to, especificando as responsabilidades, atividades e o tempo para arealização de cada uma delas, definindo os resultados.

O cronograma permite avaliar o planejamento do evento, sa-nar faltas com o esforço da equipe e reformular o planejamento nocaso de situações imprevistas.

4.10 - Estratégias de comunicação e marketingEntendem-se como estratégias de comunicação e marketing a

escolha, definição e formato das mensagens a serem utilizadas comoforma de divulgar, estimular e cativar o público-alvo para partici-par do evento. Inclui-se também a definição da forma e dos meios

33


de comunicação a serem utilizados, bem como a freqüência comque serão veiculados ou distribuídos. Quaisquer que sejam os veícu-los utilizados, eles devem estar em perfeita sintonia com as caracte-rísticas do público-alvo escolhido e deverá ser transmitida uma men-sagem única.

A estratégia de divulgação, tanto institucional, comomotivacional, promocional ou comercial, pode ser feita desde umsimples convite escrito ou falado, até uma complexa e dispendiosaprogramação envolvendo inserções em rádio e televisão.

4.11 - Meios de comunicação

Os meios de comunicação devem estar em consonância com anatureza da mensagem do evento e as características do público-alvo.

Podem-se citar como meios de comunicação jornais, revistas,rádio, televisão, painéis de rua, cartazes internos, mala-direta, diá-logos pessoais, cartas especiais ou ofícios, entre outros.

Em jornais, revistas, rádios e televisão a comunicação poderáser desenvolvida por intermédio da propaganda ou de notícias.

Na propaganda tem-se a compra de espaços para futuros anún-cios e através das notícias, a publicidade é feita gratuitamente,direcionada ao evento, que também se denomina release.

A comunicação pressupõe esforço ordenado, consciente e res-ponsável no sentido de apresentar os veículos utilizados, elementosautênticos de informação, que possuam, intrinsecamente, “valor”em termos de interesse do público.

É importante ressaltar que normalmente a utilização de de-terminado meio de comunicação, não é fator excludente do uso deoutras formas. Ao contrário, o que normalmente recomenda-se é aadoção planejada, simultânea ou sucessiva, de dois ou mais meiosde comunicação para fazer chegar ao público a informação da ocor-rência de determinado evento.

34


Segundo esse pensamento, citam-se alguns meios de comuni-cação, que devem ser utilizados em conjunto ou isoladamente, de-pendendo do tipo de evento que se esteja realizando.

Podemos citar:- Painel de rua (outdoor): o outdoor é um instrumento de comuni-

cação de grande valor em termos de comunicação de massa, mascuja utilização deve ser analisada caso a caso.

- Cartazes internos: é uma das formas mais conhecidas e utilizadasde divulgação de eventos, consistindo na afixação de cartazes in-formativos e motivacionais em locais de forte fluxo de pessoas.

- Mala-direta: é o sistema que visa informar e motivar, através deremessa de folhetos, circulares, cartas personalizadas, e-mails etc.,direcionado a um público específico que se deseja atingir.

- Diálogos pessoais: consiste na técnica de transmitir e obter infor-mações através da entrevista pessoal, pressupondo a elaboraçãocuidadosa de diálogos-padrões, de sistemas de registro e controlede entrevista, dentre outros.

- Cartas especiais ou ofícios: determinadas pessoas, autoridades prin-cipalmente, devem ser informadas e motivadas através de cartasespeciais, que comumente revestem-se em forma de ofícios.

- Display: serve para informar e situar o participante no local ounas proximidades do evento. É de estrutura de alumínio ou ma-deira, utilizando a impressão silk-screen.

4.12- Planejamento FinanceiroÉ definido como o esforço de previsão e planejamento dos in-

gressos e saídas de recursos financeiros.Através da previsão, serão avaliadas as fontes de recursos fi-

nanceiros e estimado o valor numerário que se deseja alcançar, sen-do previstas as fontes de despesas e estimadas as respectivas saídas.

Quanto ao planejamento financeiro, procura-se harmonizar a

35


posição, no tempo, entre o ingresso e a saída do numerário, atravésda determinação de datas de receitas, de forma que o capital de girodisponível seja suficiente, ao longo do evento, para satisfazer os en-cargos previstos, bem como, os imprevistos.

Assim, compreende ao planejamento financeiro, em funçãoda receita, estabelecer alternativas de volume global de gastos, sen-do fundamental a adoção de um critério de prioridade, definindo-sepor grau de importância, os gastos previstos sendo suprimidos osreferentes às providências menos importantes.

4.13 - Planejamento de Recursos AudiovisuaisConsiste em identificar as necessidades operacionais dos expo-

sitores, para suprir-lhes dos recursos audiovisuais adequados. Sãoconsiderados recursos audiovisuais:- aparelhagem de som (serviço de som, microfones e amplificadores);- projetor de slides, telas e telões de projeção;- projetor de filmes;- data-show e retroprojetor;- circuito fechado de televisão;- gravadores e filmadoras;- sistema de tradução simultânea;- quadro magnético e flip-chart;- ponteira iluminada, televisão e CD;- lousas;- painéis isolados.

4.14 - Planejamento de Materiais e ServiçosNesse planejamento são atendidas todas as exigências de

materiais, equipamentos e serviços necessários para a realizaçãodo evento.

36


Materiais:- material de expediente: papel para circulares e cartas, envelopes,

recibos, notas fiscais, formulários de controle, carimbos,grampeadores etc.

- material dos participantes: pastas, anais, crachás, blocos de ano-tações e rascunho, lápis, canetas, informativos, documentos técni-cos, programação do evento, brindes etc.

Serviços (na maioria das vezes executados por terceirosqualificados):- arte (criação de desenhos, folhetos, folders, cartazes etc.);- fotografia;- buffet;- decoração;- impressão, em geral;- digitação;- recepção;- cerimonial e protocolo;- segurança e portaria;- copa e cozinha;- limpeza.

Equipamentos:- computadores;- equipamentos de recursos audiovisuais etc.

4.15 - Esforço de venda ou obtenção de recursosQuando se fala em evento, os recursos, geralmente, apresen-

tam-se da seguinte forma:- pré-existente, da entidade promotora;- através das inscrições dos participantes;

37


- através das inscrições dos expositores;

- vendas de stands;

- doações privadas;

- contribuições do Poder Público;

- patrocínios, apoios, colaborações, co-participações e parcerias.

Inscrição de participantes: a adesão do participante é frutode um processo bem elaborado de informação e motivação.

Venda de stands e inscrição de expositores: este é o as-pecto mais agressivo do esforço de obtenção de recursos. Deve serprevisto o custo dos stands, bem como, deve ser elaborado o instru-mento contratual que vinculará o expositor ao evento.

Doações privadas: registram-se as contribuições de pessoasou entidades privadas. Essas contribuições podem assumir a formade doações em dinheiro, mas freqüentemente revestem-se na formade materiais, pagamento direto de despesas, etc.

Contribuições públicas: figuram os auxílios governamen-tais. Podem ser prestadas em dinheiro, ou através do fornecimentode materiais ou pagamento direto de despesas.

4.16 - Outras contribuições

As empresas podem contribuir nas formas citadas, como tam-bém, através do patrocínio, apoio, colaboração, parcerias etc. Oimportante é que se defina o papel da empresa no evento e a formade auxílio que prestará, ensejando, além da ajuda financeira, a ma-terial e de recursos humanos.

Patrocínio: consiste em obter recursos financeiros de empresaou instituição que comprou a idéia do evento. Em troca, seu nomepassará a ser divulgado em todos os meios e veículos de propagandae marketing do evento, ressaltando-se a importância na participa-ção da realização do evento.

38


Apoio: consiste em obter o apoio de uma empresa ou institui-ção na divulgação do evento através do custeio de brindes, faixas,cartazes, divulgação local etc.

Colaboração: consiste em obter o apoio de uma empresa ouinstituição com qualquer tipo de participação no evento. Pode serna organização ou fornecendo recursos humanos, materiais ou equi-pamentos.

Co-participação: consiste em duas ou mais empresas ou ins-tituição participando de alguma forma no evento.

39


Modelo de elaboraçãode Projeto

Identificação do Projeto

1.1 - Nome:1.2 - Tema Central:1.3 - Realização:

CRA/1.4 - Promoção

CRA/CRA/CFA - Conselho Federal de AdministraçãoOutras Entidades

1.5 - Co-Promoção1.6 – Apoio Institucional

OLA – Organização Latino-Americana de Administração1.7- Apoio de Divulgação

RBA – Revista Brasileira de Administração1.8 - Período1.9 - Local

Centro de Eventos do HotelEndereço:

1.10 - Público AlvoAdministradores, empresários, dirigentes públicos e privados,

professores e estudantes de administração.1.11 - Expectativa de Público:

40


Mínimo de ___ pessoas

Máximo de ___ pessoas

Apresentação

Escrever a apresentação de acordo com os objetivos do evento

Objetivos

1 - OBJETIVOS GERAIS:

2 - OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Estrutura do EventoTEMA CENTRAL:

Programação TemáticaDD/MM – DIA DA SEMANA - A partir das xx horas

xx horas Recepção aos congressistas, conferencistas e convidados noHall do Hotel (NOME DO HOTEL, ENDEREÇO)

xxhxxmin Abertura Oficial

xxhxxmin Coquetel de confraternização

DD/MM – DIA DA SEMANA - das xhxxmin às xxhxxmin

xx horas Painel

às - Tema: Conferencistas:

xxhxxmin - Nome: (país e atividade profissional)- Nome: (país e atividade profissional)- Nome: (país e atividade profissional)Coordenador de Mesa: Nome: (país e atividade profissional)

xxhxxminxx PainelTema:

às Conferencistas:

horas - Nome: (país e atividade profissional)- Nome: (país e atividade profissional)- Nome: (país e atividade Profissional)Coordenador de Mesa: Nome: (país e atividade profissional)

41


Cases

Tema:

- Case 1: Nome da Empresa

Expositor:

Nome: (país e atividade profissional)- Case 2: Nome da Empresa Expositor:

Nome: (país e atividade profissional)Coordenador de Mesa:Nome: (país e atividade profissional)

Conferência Magna Tema:

Conferencista:

Nome: (país e atividade profissional)Coordenador de Mesa:Nome: (país e atividade profissional)Conferência Magna Tema:

Conferencista:

Nome: (país e atividade profissional)Coordenador de Mesa:Nome: (país e atividade profissional)Programação Artística

xxhxxminàsxx horas

xxhxxminàsxxhxxmin

xx horas

xx horasDD/MM – DIA DA SEMANA - A partir das xx horas

Conferência Magna

Tema:

Conferencista: Nome: (país e atividade profissional)Coordenador de Mesa:Nome: (país e atividade profissional)ConferênciaTema:

Conferencista: Nome: (país e atividade profissional)Coordenador de Mesa:Nome: (país e atividade profissional)ConferênciaTema:

Conferencista:

Nome: (país e atividade profissional)Coordenador de Mesa;Nome: (país e atividade profissional)

xxhxxminàsxxhxxmin

xxhxxminàsxx horas

xxhxxminàsxx horas

42


Fórum Temático

Workshop 1

Tema:

Expositor:

Relator:Workshop 2

Tema:

Expositor:

Relator:

Workshop 3

Tema:

Expositor:

Relator:.Workshop 4

Tema:

Expositor:

Relator:

Conferência

Tema:

Conferencista:

Nome: (país e atividade profissional)Coordenador de Mesa:Nome: (país e atividade profissional)

xxhxxminàsxxhxxmin

xx horas

DD/MM – DIA DA SEMANA - A partir das xx horas

Painel de Apresentação das conclusões produzidasnos Workshops pelos Expositores-Conferencistas que farãoum resumo e pelo Relator que apresentará as conclusões decada grupo temático.Encerramento

xxhxxmin

xxhxxmin

43


ESPECIFICAÇÃO VALOR R$Abertura Oficial

- Coquetel de confraternização (se for o caso)Conferencistas / Palestrantes

- Honorários- Passagens aéreas: (Internacionais e Nacionais)- Hospedagem: (XX Pessoas)- Alimentação: (XX pessoas x XX refeições = )- Transfer:

Local- Espaço para o evento e guichês para secretaria- Identificação visual do espaço- Equipamento de som- Aluguel de computador e impressoras- Aluguel de data show- Coffe Breack (02) e café (02) para XXX pessoas

Material Gráfico e Promocional- Criação de logomarca- Mala Direta (folha extra Jornal do CRA/___)- Cartazes- Crachás- Certificados- Folhas de ofício ou blocos- Faixa de mesa- Pastas para xxx pessoas- Canetas para xxx pessoas

Divulgação- Publicações em jornais, rádio, out door; Postagem.

Equipe de Trabalho- Recepcionistas- Assessoria de Relações Públicas e Imprensa- Secretaria

Outras Despesas- Refeições, deslocamentos e alojamento da equipe (XX pessoas)

SUBTOTALEventuais (10%)

TOTAL GERAL

Estimativa de Custos

44


Fontes de CusteioRecursos Orçamentários (Patrocínios)XXX Inscrições (R$ )

TOTAL

Para cada cota de patrocínio (R$ ___,__) o patrocinador teráo seguinte retorno:- 03 (três) ingressos para o evento- Inclusão da logomarca nas peças promocionais do evento (folder e cartaz);- Inclusão da logomarca no material de secretaria do evento (pastas,

crachás e blocos de anotações);- Inclusão da logomarca nos banners do evento (recepção e fundo

de palco);Espaço para transmissão de vídeo institucional no Auditório do evento

Retorno para o Patrocinador

InvestimentoCategoria Até / / Até / / Dia do evento

U$ R$ U$ R$ U$ R$Não Matriculados/RegistradosAdministradores em diae sócios da ___Estudantes *Para grupos (10 ou mais pessoas)Acompanhante (sem direitoa inscrição no evento)

Comitê ExecutivoCoordenação GeralCoordenação de ProgramaçãoCoordenação de Relações InternasCoordenação de FinançasCoordenação de Receptivo

Produção e SecretariaProdução, Organização e DivulgaçãoCaptação de Recursos e Apoio de SecretariaSecretaria

45


Inscrição e Forma de PagamentoDeverá ser preenchida a ficha de inscrição e encaminhada juntamente como comprovante de pagamento pelo fax 00 55(XX) -ou através do e-mail:

Somente será considerado inscrito no evento o congressista que satisfizer estasexigências.Não serão devolvidos valores de inscrição. Poderá, entretanto, sersubstituído o inscrito na mesma categoria.Forma de Pagamento: Depósito Bancário

Banco: Agência: Conta Corrente nº:

Em nome de: CRA/ - Nome do evento

Nome:Administrador: Sim ( ) Não ( ) - Se sim informe o nº do CRA/Estudante: ( ) Outro ( )Endereço:Cidade:CEP: Fone Residencial:Comercial: Celular:E-mail particular:E-mail comercial:Empresa onde Trabalha:Cargo:Carteira de Identidade: CPF:Acompanhante*:Passaporte: Profissão:(*) O acompanhante pagará o valor estabelecido na tabela “INVESTIMENTO”

Encaminhar pelo fax: 0055 (XX) XXXX-XXXX

ou através do e-mail:

Fonte: CRA/RS

FICHA DE INSCRIÇÃO

4. REALIZAÇÃO OU EXECUÇÃOConsiste em definir qual é a empresa que realizará ou executa-

rá o evento.

5. PROMOÇÃO OU DIVULGAÇÃOConsiste no ato de promover ou divulgar o evento através dos

meios de publicidade e marketing disponíveis na região.

46


7. LOGÍSTICA

7.1 - Transporte interurbanoEm um país de extensão continental como o nosso o desloca-

mento dos participantes até o local do evento pressupõe a utilização,na maioria dos casos, do transporte aéreo. Logo, é da maior utilida-de que seja estabelecida uma efetiva aproximação entre a organiza-ção do evento e uma determinada companhia aérea (denominadaCompanhia Aérea Oficial), que assuma os encargos do planejamen-to e coordenação do transporte dos participantes.

7.2 - Transporte interurbano e urbanoRefere-se ao transporte dos participantes na cidade onde se

realiza o evento, assumindo grande importância quando o eventodesenvolve-se em local afastado dos centros de hospedagem.

7.3 - Hospedagem- Escolha de hotéis: devem ser escolhidos, de preferência, hotéis

próximos ao local de realização do evento, contemplando váriasopções de custos, de forma a atender às condições financeiras dosparticipantes.

- Reserva antecipada: antes mesmo do pronunciamento positivo dosparticipantes, devem ser reservadas as acomodações nos hotéis es-colhidos, sendo que estas deverão ser utilizadas até determinadadata.

- Confirmação de reservas: deve-se, através de correspondência es-pecífica, informar aos participantes sobre o custo das diárias doshotéis, bem como as características dos mesmos, para que possamoptar por determinado serviço. Deve-se, também, orientar o par-ticipante de como proceder para confirmar a reserva, bem comosobre o prazo para fazê-la.

47


8. CERIMONIAL E PROTOCOLOConsiste na descrição de como o evento ocorrerá, dependendo

da sua natureza, desde a abertura até o encerramento.

MODELO DE CERIMONIAL(simples)

CONSELHO REGIONAL DE

NOME DO EVENTO:CIDADE:DATA/HORÁRIO:

CERIMONIAL DE ABERTURACOMPOSIÇÃO DA MESA:

Senhoras e senhores, boa noite!Com a presença do- Prefeito Municipal - Presidente do Conselho Regional de Administração do Administrador - Do Reitor da Universidade da - Do Delegado do CRA/ na cidade de - Do Presidente - etc

Mesa ímpar

4 2 1 3 5

5 3 1 2 4 6

Mesa par

48


Estamos dando início, neste momento, à sessão solene deabertura do (NOME DO EVENTO).

O (NOME DO EVENTO)(fazer uma breve apresentação sobre o evento) O evento tem como tema principal:

O (NOME DO EVENTO) é uma promoção e realização doConselho Regional de Administração do e

(CITAR OUTRAS ENTIDADES PARCEIRAS DO EVENTO)

Prestigiam este evento as seguintes autoridades:

O evento tem como apoiadores:

Este evento conta com o patrocínio da

Convidamos a todos, para em pé, cantarmos o hino nacional.(execução do hino nacional)

Convidamos para fazer uso da palavra o Administrador(anfitrião do evento) (fala – 2 min)

49


Convidamos para fazer uso da palavra, o (fala 2 min)

Convidamos para fazer uso da palavra, (fala 2 min)

Convidamos para fazer uso da palavra o Presidente do Conse-lho Regional de Administração, Administrador

(fala 2 min)

Damos por encerrada a sessão solene de abertura do (NOMEDO EVENTO), convidando as autoridades que compõem a mesapara ocuparem seus lugares na platéia, que imediatamente estare-mos dando início à conferência deste evento.

Solicitamos a todos os participantes que permaneçam no local.A conferência de abertura deste evento terá como tema:

(TÍTULO DA PALESTRA), com o Conferencista ,que convidamos para subir ao palco, juntamente com o Administra-dor , que coordenará a mesa.

- Pausa para a composição- O Conferencista é (breve currículo)

Com a palavra o Administrador ,coordenador de mesa.

7. ATIVIDADES SOCIAIS PARALELAS

Podem ser citadas:- coquetéis;- almoços ou jantares de confraternização;- jantares dançantes;- teatros;- concertos;- shows.

50


10) ROTEIRO BÁSICO (CHECK-LIST)

O organizador do evento deverá compreender este capítulocomo um check-list para o planejamento geral do evento, lembran-do-se que cada evento tem sua particularidade, devendo adequaros itens abaixo, além de inserir ou excluir outros de acordo com assuas necessidades.

Itens Especificação Qtd. Providência Responsável CustoSim Não

01 Logomarca02 Prog. Téc. e Social (preliminar)03 Impressos03.01 1ª mala direta03.02 2º mala direta03.03 Pasta do evento03.04 Certificados03.05 Bloco de anotações03.06 Bloco de perguntas03.07 Folha e envelope ofício03.08 Crachás

- Congressistas- Acompanhantes- Coordenação- Conferencistas

03.09 Canetas03.10 Encartes das pastas03.11 Talonários de recibos03.12 Prismas de mesa03.13 Convites especiais03.14 Passaporte para refeições03.15 Passaporte para viagens03.16 Convites p/prog. social - ticket03.17 Cópias xerox03.18 Faixas internas03.19 Faixas externas03.20 Bandeiras / Hinos03.21 Programa oficial03.22 Programação visual Auditórios03.23 Programação visual secretaria03.24 Programação visual feira04 Equipamentos04.01 Suportes de mesa04.02 Slide desk04.03 Projetor de slides04.04 Retroprojetor04.05 Telão

51



04.06 Vídeo cassete04.07 Datashow04.08 Televisão04.09 Fichários diversos04.10 Máquina xerox04.11 Microcomputadores inst. em rede04.12 Impressoras04.13 Equip. de Tradução Siumultânea04.14 Registradora04.15 Numerador04.16 Grampeador e perfurador04.17 Disquetes e CDs04.18 Telefone direto04.19 Telefone público04.20 Telefone Celular04.21 Painel de informações04.22 Sinalizadores04.23 Sonorização / Gravação04.24 Rádios de comunicação05 Material Audiovisual05.01 Fita de gravador05.02 Transparências05.03 Canetas para transparências05.04 Lâmpada reserva p/ retroprojetor05.05 Lâmpada reserva p/ projetor slides05.06 Controle p/ passar power point06 Recursos Humanos06.01 Coordenador Geral06.02 Coordenador de Secretaria06.03 Coordenador de Recepcionistas06.04 Coordenador de Transportes06.05 Relações Públicas06.06 Jornalista06.07 Recepcionistas

- Para power point- Assistência de sala- Arrumação de mesa- Encaminhamento de program.- Tradução Simultânea

06.08 Coordenador de Aeroporto-Hotel06.09 Coordenador da Program. Social06.10 Coordenador de Tesouraria06.11 Operador de luz06.12 Operador de som06.13 Intérprete06.14 Fotógrafo06.15 Decorador06.16 Mestre de Cerimônias07 Meios de Transporte07.01 Camionete Van

52


Fonte:CRA/RS


Motorista:07.02 Automóvel

Motorista:07.03 Ônibus

Motorista:

11) AVALIAÇÃO DO EVENTO

No decorrer de cada evento e no seu término, deverão ser rea-lizadas pesquisas sobre as atividades e serviços com os participan-tes, expositores, locadores de stands, conferencistas etc.

A pesquisa no curso dos eventos objetiva colher a opinião dopúblico e participante, observar o cumprimento dos objetivos traça-dos, a situação atual e as deficiências que devem ser corrigidas. Sãodados que ajudarão na organização dos próximos eventos.

O pós-evento é marcado pelas atividades de fechamento doevento. Essas atividades vão além da desmontagem física das infra-estruturas utilizadas para a realização do evento.

É necessário encerrar os pagamentos em aberto e liquidar pen-dências administrativas e contábeis. Finalmente, fazer a prestaçãode contas, apresentando relatórios da movimentação financeira, dosresultados esperados e alcançados e devolver as sobras de todos osmateriais não utilizados.

Este capítulo busca ser um norteador para os organizadores doevento, sugerindo um modelo de relatório final do evento e um mo-delo de questionário de avaliação do evento.

MODELO 1 - FICHA DE AVALIAÇÃO

1. Programa Técnico

1.1. Conteúdo dos Temas( ) Teórico ( ) Teórico e prático( ) Prático ( ) Insuficiente

53


1.2. ExpositoresNa sua opinião, qual foi o melhor expositor?

Quais as sugestões de expositores que você gostaria de dar paraa realização do próximo evento?

2. Auto-avaliação

Itens/Conceito Excelente Bom Regular InsuficienteAproveitamento do eventoInteresse no assunto/matériaAptidão para transmitiros conhecimentos recebidosPossibilidade deaplicação no trabalhoObservações:

1. Divulgação

1.1 Como tomou conhecimento acerca da realização do evento?( ) Mala-direta Qual? ( ) Jornal Qual? ( ) Revista Qual? ( ) Site Qual? ( ) Informativo da sua

categoria profissional Qual? ( ) Outros Qual?

1.2. A fonte de informação foi eficaz e motivacional?( ) Sim( ) NãoSe não, por quê?

54


2. Serviços de apoio ao evento

2.1. Pessoal

Discriminação Profissionais Dedicados, mas amadores AmadoresCoordenaçãoSecretaria ExecutivaRecepcionista socialApoio ao auditórioOutras observações:

1. Programação social

1.1. Adequada aos objetivos do evento e ao tempo e conteúdo?( )Sim ( )Não Por quê?

Benefícios gerais

Itens/Conceito Excelente Bom Regular InsuficienteAbatimento nas passagensDescontos na hotelariaObservações:

MODELO 2 - FICHA DE AVALIAÇÃO

Com o objetivo de conhecer sua opinião quanto à realizaçãodeste evento, solicitamos que preencha a presente avaliação e entre-gue na secretaria ou na saída da sala.

Responda! Pois sua manifestação é importante para a qualifi-cação dos futuros eventos.

1. Qual a sua categoria?( ) Administrador( ) Acadêmico do Curso de Administração( ) Empresário/Empreendedor( ) Outro

55


2. Em relação a sua expectativa, os assuntos abordados nesteevento:

( ) Atenderam acima do esperado( ) Atenderam( ) Atenderam em parte( ) Não atenderam

3. Qual o Workshop que você participou:( ) 1 ( ) 2 ( ) 3 ( ) 4

4. Na sua opinião, as exposições, de forma geral, foram:

5. Avalie os conferencistas atribuindo conceitos:

ConferencistasConceitos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Palestrante 1Palestrante 2Palestrante 3Palestrante 4......

Data Exposição Excelente Muito Regular Não/ Conferencista Ótima Boa Boa Assistiu

dd/mm Titulo da palestraTitulo da palestraTítulo da palestraTítulo da palestra

dd/mm Titulo da palestraTítulo da palestraTítulo da palestraTítulo da palestra...

dd/mm Painel de Encerramento

56


6. Avalie os itens abaixo atribuindo conceitos:

ConferencistasConceitos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Comunicação Pré-eventoRecepçãoInfra-estrutura localRecursos audiovisuaisOrganização geral

7. Como obteve conhecimento do evento:

( ) Imprensa ( ) Mala Direta ( ) Jornal da classe( ) Site do CRA/ ( ) Site do CFA ( ) Outro

8. Comentários e Sugestões:

� Entregue e concorra a prêmios

Nome:Fonte: CRA/RS

12) Relatório do evento

No Relatório final devem ser descritas todas as atividades rea-lizadas durante o evento, mantendo-se praticamente o mesmo ro-teiro do projeto e do check-list das atividades, CONFORME EXEM-PLO A SEGUIR.

a) Apresentação do eventob) Realizaçãoc) Organização

57


d) Patrocínioe) Apoiof) Participantesg) Desenvolvimento Administrativo (planejamento, cronograma,

agenda de reuniões)h) Pré-secretaria e Secretaria Executiva durante o evento (remessa

de recibos, convites, controle de inscrições e cortesias, entrega decertificados)

i) Instalação física (local, equipamentos, serviços utilizados, sinali-zação e decoração)

j) Organização durante o evento (equipes de trabalho)k) Cerimonial de abertural) Tabulação dos Questionários de Avaliação do Eventom) Feira de Negóciosn) Folheteria / Divulgação do evento

- Papel carta (timbrado do evento)- Envelopes ofício- Convite para o lançamento do evento- Cartaz- Home Page (página do evento na internet)- Anúncios (jornais, revistas)- Programação oficial- Crachá (apoio, convidado, expositor, imprensa, moderador, or-

ganização, palestrante, participante, presidente de mesa, etc.)- Certificados- Blocos- Questionário de Avaliação do Evento- Recibos

o) Registro fotográficop) Palestrantesq) Relatório de inscritos

58


12.1- Prestação de contas

RECEITAS

ITEM ATIVIDADEDATA DE

VALOR (R$)RECEBIMENTO1 Patrocínios

2 EXPOSITORESStand 1 -Stand 2 -Stand 3 -Stand 4 -

3 INSCRIÇÕESNº de Inscrições X ValorUnitárioPor categoria(estudantes, Administradores,outros profissionais)Total

4 OUTROSJuros de Aplicação Financeira

5 PARTICIPAÇÃO DO CFA... % sobre o total das receitas

TOTAL DE RECEBIMENTOS DAS RECEITAS

59


DESPESAS

ITEM ATIVIDADEDATA DE

VALOR (R$)PAGAMENTO1 LOCAÇÃO

Espaço físicoEquipamento de somComputadores e impressorasMultimídiaCobertura fotográficaMáquina de xerox

4 HOSPEDAGEMApartamento singleApartamento double

3 HONORÁRIOSConferencistas/PalestrantesEmpresa Organizadora do eventoMestre de cerimônias

5 TRANSPORTETransferPassagensPassagens nacionais (pré-evento)Passagens internacionais

2 ALIMENTAÇÃOCoffee-break

Coquetel de aberturaJantar de confraternizaçãoLançamento do eventoAlimentação para equipe

6 PROMOÇÃO DO EVENTOWeb site (criação/manutenção/hospedagem)Outdoor

Outdoor eletrônicoAnúncio Jornal AAnúncio Jornal BOutros

60


FOLHETERIAPostagemGráficaFotolitosCriaçãoOutrosMala diretaBanners

CartazesCrachásCertificadosPastasCanetasFolders

7 SERVIÇOS DE TERCEIROS ESPECIALIZADOSTradução simultâneaRecepcionistasAssessoria de ImprensaConservação e LimpezaSegurançaDecoraçãoManutenção

8 DIVERSOSTarifas bancáriasImpostosCópiasReembolso de inscriçõesReembolso de passagensPagamentos diversosOutros

TOTAL GERAL

61


13) MODELOS DE FORMULÁRIOS A seguir , modelos de formulários práticos que auxiliam na

organização do evento

13.1- Ficha Técnica sobre cada tema do evento que pode serencaminhada aos conferencistas/palestrantes, orientando sobre o temaa ser abordado com o contato dos demais participantes do tema.

FICHA TÉCNICA DE TRABALHOConferência Título da ConferênciaData e HorárioConferencista/Painelistas Nome: (país e atividade profissional)

e contato (fone e e-mail)Coordenador de Mesa Nome: (país e atividade profissional)

contato (fone e e-mail)

1- Tempo para desenvolvimento do Tema:

a) Tempo Total: 01h15minb) Para a exposição da conferência: 01hc) Para Perguntas e Respostas: 15min

2- PAPÉIS/FUNÇÕES

Conferencista: Preparar previamente o material necessárioacerca do assunto a ser transmitido.

Coordenador de Mesa:a) Planejar e realizar reunião com o conferencista a fim de estabele-

cer procedimentos de ação;b) Abrir a Conferência apresentando aos congressistas os procedi-

mentos de ação, informando o tempo de exposição do tema e otempo destinado a perguntas e respostas, que devem ser encami-nhadas à mesa por escrito.

c) Selecionar as perguntas encaminhadas à mesa, para o Conferencistad) Fazer o encerramento da conferência e agradecimentosFonte: CRA/RS

62


13.2- Rider Técnico sobre cada Conferencista

RAIDER CONFERENCISTAS

NOME:

CONTATOS:

Fone:

Endereço:

E-mail:

DADOS DA CONFERÊNCIA / PALESTRA:

Tema:

Data: Horário:

LANÇAMENTO DE LIVRO:

Título(s):

Editora:

Contato Editora:

EQUIPAMENTOS UTILIZADOS NA CONFERÊNCIA / PALESTRA:

-

-

CURRÍCULUM SINTÉTICO:

DADOS DA VIAGEM / HOSPEDAGEM:

Chegada: Vôo: Horário:

Retorno: Vôo: Horário:

Hotel: Aptº:

OBSERVAÇÕES:

Fonte:CRA/RS

63


13.3- Termo de Compromisso entre apoiadores e/ou patrocina-

dores e/ou co-promotores para entidades fora do Sistema CFA/CRAs

TERMO DE CONVÊNIO PARA COOPERAÇÃO E PARCERIA(Modelo)

Pelo presente instrumento particular, o CRA/ – Conse-lho Regional de Administração do ,inscrito no CNPJ/MF sob o nº . . / - ,com sede na Rua – bairro

– / ,doravante denominado PRIMEIRO CONVENENTE, representa-do por seu Presidente, Adm. e,

, doravante denominado(a) de SEGUN-DA CONVENENTE, com sede na rua ,na cidade , no Estado do

, inscrita no CNPJ sob nº. . / - , neste ato representado por

, nacionalidade, profissão, têm entre sijusto e contratado o quanto segue:

CLÁUSULA PRIMEIRA - OBJETO

O presente TERMO DE CONVÊNIO PARA COOPERAÇÃOE PARCERIA visa a participação conjunta e integrada das partesconvenentes para a realização da (NOME DO EVENTO), na cida-

de de No (LOCAL DO EVENTO),no dia , de de 200 .

64


CLÁUSULA SEGUNDA - OBRIGAÇÕES

1 - Ao PRIMEIRO CONVENENTE compete:

1.1. A contratação do Conferencista, para proferir palestramagna no evento, com todas as despesas de passagem aérea e des-locamentos;

1.2. fazer especificação ...........................................1.3. fazer especificação ...........................................1.4. fazer especificação ...........................................

2. À SEGUNDA CONVENENTE compete:

2.1. Disponibilizar infra-estrutura ..........................2.2. fazer especificação ...........................................2.3. fazer especificação ...........................................2.4. fazer especificação ...........................................Parágrafo Único: Quando for o caso .......................

CLÁUSULA TERCEIRA – RESPONSABILIDADES

1) Na eventualidade de descumprimento de quaisquer das clá-usulas do presente TERMO DE CONVÊNIO PARA COOPERA-ÇÃO E PARCERIA por parte de SEGUNDA CONVENENTE, deforma a comprometer ou prejudicar a realização do evento ora con-tratado, a mesma fica obrigada a indenizar o PRIMEIROCONVENENTE em valor correspondente a 50% das despesasde honorários e deslocamentos do Conferencista contratado peloPRIMEIRO CONVENENTE;

2) As partes responsabilizar-se-ão, cada qual por seus prepostos,empregados ou dirigentes que trabalharem no evento descrito nacláusula primeira, e pelos respectivos encargos daí decorrentes , em

65


face da Legislação social e do trabalho, bem como infortunística,assim como toda e qualquer incidência ao presente instrumento.

CLÁUSULA QUARTA - CONDIÇÕES GERAIS

Os casos omissos ao presente TERMO DE CONVÊNIO PARACOOPERAÇÃO E PARCERIA serão resolvidos pela aplicação daLei vigente que couber, ou ainda, por comum acordo entre as partes,mediante formalização.

CLÁUSULA QUINTA - FORO

As partes elegem o Foro da Justiça Federal, Circunscrição de, Seção Judiciária do Estado do como o competente para dirimir

eventuais dúvidas ou litígios oriundos deste ajuste, à exceção de qual-quer outro, por mais privilegiado que seja.

E por estarem assim justas e acertadas, assinam o presenteinstrumento em 3 (três) vias de igual teor e forma, e na presença detestemunhas abaixo, que igualmente as assina

Local e data

Adm. Conselheiro Presidente do CRA/PRIMEIRO CONVENENTE

SEGUNDO CONVENENTE

Testemunhas:1.

Nome: RG:

2.Nome: RG:

66


13.4- Planilha de organização de chegadas e retornos de con-vidados

Nome do México dd/mm 13:30h RG 2114Conferencista Convidado Rio de Janeiro São Paulo 16h25min JJ 3055 Santiago/Chile 18h RG 2104 São Paulo 18h30min São Paulo 21h55min JJ 3049 EUA 23h35min JJ 3866 Lisboa 23h35min JJ 3151 Venezuela dd/mm 09h10min RG 8640 Rio de Janeiro 09h10min RG 8640 São Paulo 12h30min JJ 3053 Poa 13h Rio de Janeiro 18h RG 2104 Rio de Janeiro 18h RG 2104 Rio de Janeiro 18h RG 2104 Buenos Aires 18h05min RG 8641 São Paulo dd/mm 09h JJ 3059 Campinas 18/mai 11h50min Buenos Aires 18/mai São Paulo 18/mai 16h45min G 1680 São Paulo 18/mai 17h25min JJ 3061 Uberlândia 18/mai 20h30min JJ 3057 São Paulo 18/mai 20h30min JJ 3057 Rio de Janeiro 19/mai 19/mai 07h-saída

de Gramado São Paulo 19/mai 11h 19/mai 9:30h saída

de Gramado 19/mai 9:30h saída



de Gramado

RECEPTIVO CONFERENCISTAS

VINDA

Conferencista Procedência Data Horário Vôo Observações

67


20/mai 14h15min RG 8610 20/mai 17h24min JJ 3066 20/mai 17h24min JJ 3066 21/mai 06h10min RG 2127 21/mai 13h JJ 3052 21/mai 17h10min G 1608 22/mai 06h40min JJ3150 22/mai 10h15min JJ 3058

RETORNOS

HORÁRIO

Conferencista Data Horário Vôo Observações

manual de eventos sistema cfa/cras - paulorodrigues.pro.br · manual de eventos sistema cfa/cras...

Documents