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Manual deEventos

Superintendência de Marketing e Comunicação

Manual de Eventos

Companhia Nacional de Abastecimento2

Apresentação

Este manual normatiza os procedimentos, apresenta as tipolo-gias e serviços disponíveis e estabelece condições para a realização e participação da Companhia Nacional de Abastecimento (Conab) nos mais variados eventos. Ele visa contribuir para o aprimoramento da qualidade daqueles realizados pela Conab e, também, dos quais ela participa.

A participação da Conab em feiras e eventos e a promoção de eventos próprios deve estar alinhada ao seu objetivo estratégico. Eles trazem consigo a capacidade de integrar esforços e mobilizar um vasto repertório de recursos humanos, físicos e estruturais em torno de um objetivo único. Eles conectam pessoas, compartilham conhecimentos e geram resultados. São instrumentos de promoção institucional da empresa.

Para o evento ser bem-sucedido e ter seus objetivos plena-mente atingidos, deve haver um amplo trabalho preparatório (pla-nejamento, organização e desenvolvimento), conduzido com muito cuidado, pois é a imagem da empresa que estará em evidência.

Há que se dedicar atenção também aos eventos internos. O corpo funcional da Conab é um público-alvo de grande importância para a Companhia, e tais eventos, se bem conduzidos, resultam na melhoria do clima organizacional, propiciando aumento da satisfa-ção dos empregados e incremento nos resultados da empresa.

Este manual e suas orientações destinam-se a participações efetivas da Conab em eventos. Presenças de empregados como par-ticipantes no público geral do evento ou presença de superintenden-tes, gerentes e/ou representantes da Companhia em solenidades de abertura não precisam seguir os trâmites constantes neste manual.

A área responsável pela coordenação de eventos na Conab é a Superintendência de Marketing e Comunicação (Sumac), por meio da Gerência de Eventos e Promoção Institucional (Gepin), que deve ser consultada sempre que surgir uma demanda relacionada à organiza-ção, promoção ou participação em eventos de quaisquer naturezas.

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Companhia Nacional de Abastecimento

Sumário

Aspectos Gerais .............................................................................Conceituação ........................................................................................Tipos e classificações ...........................................................................Públicos de interesse ...........................................................................Viabilidade .............................................................................................Divulgação .............................................................................................Gerenciamento .....................................................................................Embasamento legal .............................................................................

Procedimentos ..............................................................................Cerimonial, protocolo e etiqueta ........................................................

Ordem de precedência ...................................................................Representação .................................................................................Composição da mesa diretora em eventos da Conab ...............Execução de hinos ..........................................................................Utilização de bandeiras ..................................................................Mestre de cerimônias, script e nominatas ...................................Roteiro ..............................................................................................

Abertura .................................................................................................Desenvolvimento ..................................................................................Encerramento .......................................................................................

Planejamento .......................................................................................Orçamento .......................................................................................Estrutura física, recursos logísticos e humanos ...........................Estratégias de divulgação ...............................................................Acompanhamento e controle ........................................................

Participação em feiras, exposições e eventos de terceiros ............Pré-evento ........................................................................................Procedimentos durante o evento ..................................................Pós-evento .......................................................................................

Organização e promoção de eventos próprios da Conab ..............Pré-evento ........................................................................................

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Procedimentos durante o evento ..................................................Pós-evento .......................................................................................

Anúncios para a imprensa ...................................................................

Conclusão ......................................................................................

Anexos ............................................................................................Anexo I – Modelo de checklist – Lista de gerenciamento do evento ..Anexo II – Modelo de nominata ..........................................................Anexo III – Formulário de Participação em Eventos (FPE) ................Anexo IV – Relatório de Participação em Eventos (RPE) ...................

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Aspectos gerais

Conceituação

Evento é um instrumento de comunicação dirigida, alinhado ao conceito e aos valores da marca Conab, que cria um ponto de contato com públicos de interesse da Companhia. É uma oportuni-dade de projeção técnica e institucional com divulgação de conceitos, ações, serviços e da imagem da empresa.

A participação nos eventos deve ser pensada estrategicamente, considerando os públicos de interesse, o tema, o número de partici-pantes, o grau de envolvimento e o impacto deste para a imagem da Companhia. O planejamento deve ser minucioso, a fim de mini-mizar a ocorrência de erros. A análise de tais variáveis direciona os esforços adequados de comunicação, de modo a otimizar recursos financeiros e humanos, efetivando resultados de consolidação de imagem, interação com os públicos e intercâmbio de ideias.

A promoção de eventos e a presença de representantes da Companhia em feiras, seminários, simpósios, palestras e outros,

consiste em uma das principais for-mas de divulgação dos trabalhos da Conab, sendo essencial primar pela excelência nessas ações.

A participação de empre-gados como representantes da empresa em eventos em que se possa obter uma visão positiva da Companhia deve ser constante-mente estimulada. Essa participa-

ção deve ser informada à Gepin, para que a mesma realize todas as tratativas necessárias e ofereça todas as orientações ao empregado.

Também é necessário preparar-se para a possibilidade de ser abordado por jornalistas. Algumas vezes, a imprensa local faz a cobertura de cerimônias e trabalhos de campo e, nesses casos, os empregados não têm tempo hábil para pedir autorização à Gerência de Imprensa (Geimp) ou alinhar o discurso, de acordo com o estabe-

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lecido na Política de Comunicação da empresa. Por isso, ao confirmar a participação em atividades com presença de público e de autorida-des, é importante que o empregado procure orientações para entre-vistas imprevistas, por meio do Manual de Relacionamento com a Imprensa, e comunique posteriormente à Geimp as ocorrências.

Questões relativas a capacitação e treinamento de emprega-dos devem ser tratados conforme orientações da área de Gestão de Pessoas da Companhia.

O objetivo da participação em eventos é manter, elevar ou recuperar a imagem da Conab perante seus públicos de interesse, ou seja, aperfeiçoar a relação da empresa com seus públicos.

Tipos e classificações

Os eventos podem ser:• regionais: contemplam temas de interesse específico de uma cidade, estado ou região do país;

• nacionais: contemplam como tema-base uma ou mais áreas geográficas, sua divulgação e interesse abrangem o âmbito nacional;

• internacionais: são promovidos em parceria com entidades congêneres de outros países e/ou com sociedades técnicas internacionais e podem ser realizados em qualquer um dos países envolvidos.

Existem vários tipos de eventos, os mais utilizados pela Conab adotam a seguinte classificação:• congresso: evento de grande porte, de abrangência nacional ou internacional, com a finalidade de chegar a conclusões sobre um tema, exposto por intermédio de subtemas. Esses são apresentados por meio de diferentes tipos de eventos: painel, conferência, palestra, debate, mesa-redonda, mostra, exposição e/ou feira. A programação é extensa. Os congressistas que forem apresentar trabalhos técnicos devem submetê-los antecipadamente à comissão organizadora para apreciação, aprovação e seleção. Atividades sociais (coquetéis, jantares, atividades turísticas, etc) podem ser incluídas, fora do horário normal dos trabalhos da conferência, para

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incentivar a interação entre os participantes. Ao final do congresso, as apresentações são reunidas em arquivos e distribuídas aos participantes, acompanhadas das conclusões do evento.

• curso: atividade de ensino ou treinamento para capacitar ou aprimorar o exercício e o desempenho de uma rotina de trabalho, atividade ou ferramenta.

• debate: discussão em que se apresentam dois ou mais oradores com pontos de vista diferentes, antagônicos e polêmicos. É necessária a presença de um moderador, que coordenará os trabalhos e ditará as regras, intervindo sempre que necessário.

• exposição: exibição pública de produtos e/ou tecnologias, por um tempo determinado.

• entrevista coletiva: o entrevistado atende à imprensa em conjunto. Os veículos de comunicação devem merecer o mesmo tratamento, independente de tamanho e influência. Após breve declaração do entrevistado ou apresentação sobre os motivos da coletiva, os repórteres podem fazer suas perguntas. Normalmente, feito em conjunto e/ou solicitado pela Geimp. A solicitação é feita pela Geimp, que avaliará a necessidade e pertinência em cada caso.

• feira: destinada a divulgar bens, produtos ou serviços. A participação pode surgir como interesse da própria Companhia ou a convite de outro órgão ou entidade.

• fórum: reunião popular, com grande número de participantes, capaz de sensibilizar a opinião pública para certos problemas, através da discussão e debate de ideias e opiniões. O público é motivado a participar com perguntas e depoimentos. É necessária a presença de um moderador para a coordenação dos trabalhos, que será responsável por sua conclusão, representando a opinião da maioria.

• mesa redonda: reunião de quatro a oito pessoas, dispostas em semicírculo, que, em pé de igualdade, discutem ou deliberam sobre assuntos polêmicos, controvertidos e de interesse público. Ela pode ser aberta ou fechada. A aberta permite a participação de uma plateia por meio de perguntas. Caso, por falta de tempo, não seja possível responder durante o evento, a resposta deve ser enviada, posteriormente, via correio eletrônico. A mesa redonda fechada limita a participação aos integrantes da mesa. É necessário um moderador para coordenar os trabalhos, ditar as regras e intervir

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quando preciso. Cada participante apresenta sua posição pelo tempo de sete a dez minutos. Após as apresentações, há a discussão. São admitidas perguntas, respostas e réplicas, mas nunca tréplica.

• oficina: reunião de pessoas, de um mesmo segmento, com interesses similares e geralmente de caráter educativo. O expositor compartilha sua experiência com o grupo, levantando problemas e apresentando soluções possíveis. Divide-se em duas partes: teórica e prática, como trabalho em grupo, por exemplo.

• palestra: apresentação de assunto predeterminado para um grupo que já possui noções sobre o tema, mas deseja aprofundá-lo. Exige a presença de um coordenador para os trabalhos de apresentação do palestrante, de triagem de perguntas, de controle do tempo e de encerramento da palestra.

• painel: um orador principal e outros painelistas explicam sua visão sobre o tema em questão. Ele permite à plateia conhecer distintos ângulos do assunto. Após as exposições, o moderador inicia os debates e os painelistas respondem a perguntas.

• roda de negócios: reunião de vários empreendedores, do mesmo setor produtivo, para negociação.

• seminário: ciclo de palestras técnicas a respeito de um determinado tema, visando a especialização dos participantes, que podem participar do debate, formulando perguntas. O seminário se divide em exposição, discussão e conclusão.

• simpósio: apresentação de um tema para público selecionado. Cada expositor é responsável pela apresentação de um aspecto diferente ou especial do assunto. Porém, eles não debatem. Assim, o simpósio possibilita a análise e o estudo do tema sob vários ângulos. A plateia se manifesta por meio de perguntas. Podem haver feiras, exposições ou mostras paralelos ao simpósio.

• visitas/delegações: visitas feitas à Conab por autoridades estrangeiras, como Ministros da Agricultura, adidos agrícolas, entre outros, que devem ser acompanhadas/coordenadas pela Assessoria

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de Relações Internacionais (Asint) da Companhia, com o apoio da área de comunicação, seguindo protocolos específicos para tais situações.

• workshop: encontro que reúne profissionais de uma mesma área de atuação, em que o expositor apresenta sua experiência e trabalha com os participantes, por meio de tópicos previamente decididos. É voltado para a aprendizagem, por meio de atividades práticas. É recomendável ter no máximo 30 participantes.

Públicos de interesse

O público-alvo pode ser interno, externo ou misto. A correta identificação dos públicos é um fator determinante para o sucesso de qualquer evento. São considerados públicos de interesse para a Conab:

Viabilidade

A conveniência e a viabilidade da participação da Conab em eventos ou da promoção de um próprio da Companhia são defini-das a partir de sua orientação estratégica, com base nos seguintes critérios:

Empregados e demais membros

da CompanhiaPoder público

Representantes do setor rural

Consumidores Imprensa Governos e entidades internacionais

Estudantes e pesquisadores

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• técnico: > adequação do tema às atividades da Conab; > tempo hábil para montar infraestrutura adequada; > existência de material de divulgação, aprovado pela Gepin, adequado

aos visitantes e participantes, e prazo suficiente para sua produção e entrega;

> disponibilidade de técnicos para participarem; > disponibilidade de material para ambientação do local.

• político ou negocial: > perspectivas positivas no âmbito institucional ou de negócios; > proximidade com o público-alvo das ações da Conab; > relevância da participação da Conab em relação aos demais

participantes institucionais; > possibilidade de estreitamento de parcerias; > impacto da participação em negócios futuros na região.

• financeiro: > disponibilidade de recursos financeiros; > tempo hábil para empenho e liberação do recurso; > compatibilidade dos custos previstos com a média de mercado; > custo estimado, apurado mediante pesquisa com, no mínimo, três

fornecedores e com detalhamento das despesas.

A efetiva participação da Conab, em qualquer evento, ou deci-são de promover um próprio, estão condicionadas ao pleno atendi-mento dos prazos, requisitos e demais procedimentos fixados neste manual e na NOC 10.301.

As propostas de participação que não atenderem a estes requi-sitos serão devolvidas ao demandante para complementação das exigências. Esta devolução poderá atrasar os procedimentos e invia-bilizar a participação, por isso, recomenda-se a leitura e observância deste manual quando da proposição de eventos à Gepin.

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Divulgação

A divulgação é elemento de grande importância pois informa sobre o evento e cria interesse no seu público.

A logomarca da Conab somente poderá ser utilizada em peças de divulgação devidamente autorizadas pela Gepin e em consonância com o Manual de Identidade Visual da empresa. Além disso, quando em peças de divulgação produzidas por terceiros, elas devem versar sobre ações, programas ou eventos promovidos em parceria devida-mente formalizada.

Dúvidas quanto ao uso e aplicação da logomarca da Conab poderão ser esclarecidas junto à Gepin, por meio dos telefones (61) 3312-2297, 6368, 6386 ou através do e-mail [email protected].

As peças gráficas de divulgação e programação do evento serão criadas pela Gepin, salvo exceções. As que não forem criadas pela Gepin, devem ser aprovadas por ela.

A criação das peças está condi-cionada ao fornecimento, pela área demandante, de informações necessá-rias ao desenvolvimento da ação. São informações necessárias: público-alvo, objetivos, nome e contexto do evento, orçamento, datas, local, convidados, etc.

A fase de criação envolve a con-cepção de layouts e textos para peças de diferentes formatos e mídias, tratamento de imagem, criação de ilustração, editoração eletrônica e preparação de arquivos.

É de responsabilidade do demandante aprovar e acompanhar o desenvolvimento das peças publicitárias solicitadas.

A produção/impressão das peças podem ser feitas tanto inter-namente (na própria Gepin ou na gráfica da Conab) ou externamente (em empresa contratada). Quando se trata de banner, as peças podem não ser feitas em gráficas, mas em outros tipos de empre-

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sas, como de brindes ou específicas de produção em lona vinílica. É de responsabilidade do demandante ter a verba necessária para a produção daquilo que não estiver dentro das coisas contratadas por gráfica e/ou dos itens de planilha da empresa licitada de eventos e que, também, não possam ser produzidas internamente.

Gerenciamento

A escolha do local depende do tipo de evento que será reali-zado, do público estimado e do recurso disponibilizado. A definição da data e horário deve-se relacionar ao seu tipo, seus objetivos, local e características do seu público.

Na realização de eventos, providências e observações devem ser feitas previamente. Aqueles itens que se repetem em pratica-mente todos os acontecimentos estão relacionados no modelo de Checklist (Anexo I), que deve ser preenchido com antecedência e atu-alizado permanentemente, para que detalhes importantes possam ser acompanhados, evitando-se atrasos motivados por ações mal dimensionadas ou mal planejadas.

A participação presencial de empregado da Gepin, como suporte a ações realizadas nas Superintendências Regionais, depen-derá de análise prévia e de autorização do titular da Gerência.

Embasamento legal

O principal documento sobre cerimonial público é o Decreto Federal nº 70.274/1972, que estabelece as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência a ser observada nas soleni-dades oficiais.

A contratação de serviços para a realização de eventos deve ser guiada pelo Regulamento de Licitações e Contratos da Conab (RLC), pela Lei nº 13.303/2016 (Lei das Estatais) e, subsidiariamente, pela Lei nº 8.666/90 (Lei Geral de Licitações), pelo Decretos nº 3.555/00 e nº 5.450/05 (regulamentos do Pregão e do Pregão Eletrônico).

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Para contratações de empresas para realização dos serviços descritos no item anterior, é importante providenciar a realização de pesquisa de preços de mercado para parâmetros quanto ao tipo de licitação a ser realizada e ao valor total previsto para o serviço.

No caso da necessidade de contratação de serviços acessórios de comunicação, como assessoria de imprensa, assessoria de rela-ções públicas, publicidade, marketing promocional ou celebração de convênios de patrocínio, deve-se realizar procedimentos licitatórios e de contratação específicos, seguindo todas as regulamentações e legislações específicas para cada objeto.

Os eventos promovidos no âmbito da Conab devem guiar-se ainda pelo Decreto nº 6.555/2008 e pela Instrução Normativa nº 01/2017 da Secretaria de Comunicação da Presidência da República (SECOM/PR).

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Procedimentos

Cerimonial, protocolo e etiqueta

O cerimonial e o protocolo regem as relações e a civilidade entre as autoridades constituídas em todas as instâncias de poder, tanto no setor público quanto no privado.

O cerimonial é um conjunto de regras e formalidades a serem seguidas na organização de uma cerimônia, compreendendo as dire-trizes e os procedimentos que devem ser observados em atos sole-nes, norteando o desenvolvimento de cerimônias.

O protocolo é o código de regras que rege a ordem hierárquica do cerimonial e prevê o lugar do indivíduo em uma composição polí-tica ou administrativa, de modo a dar a cada um dos participantes as prerrogativas e privilégios a que tem direito.

Ordem de precedência1

A observância das regras de cerimonial e protocolo dá suporte à elaboração da ordem de precedência, que é a hierarquização dos cargos e a representatividade deles para o conjunto da cerimônia. A precedência refere-se ao reconhecimento da primazia de uma hie-rarquia.

O anfitrião é, geralmente, a maior autoridade do órgão que propõe a realização do evento e o ponto de partida para a formação da ordem de precedência.

A ordem de precedência determina a composição das autori-dades à direita e à esquerda da autoridade máxima.

À medida que forem chamadas, pelo mestre de cerimônias, as autoridades se encaminham para seus respectivos lugares. Pode haver a ajuda de um coordenador de eventos para indicar o local cor-reto para posicionamento das autoridades. Os assentos podem ser

1- MEIRELLES, Gilda Fleury. Protocolo e Cerimonial: Normas, Ritos e Pompa. São Paulo: IBRADEP, 2011

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demarcados com elementos de identificação, como etiquetas, placas ou prismas, com o nome e o cargo da autoridade.

O presidente da República sempre presidirá a cerimônia a que comparecer. A precedência entre os ministros de Estado, ainda que interinos, é determinada pelo histórico de criação do respectivo Ministério.

Nos estados e no Distrito Federal, o governador presidirá as solenidades a que comparecer, exceto nas solenidades dos poderes Legislativo e Judiciário e as de caráter exclusivamente militar.

A precedência entre os governadores dos estados e do Distrito Federal é determinada pela ordem de constituição histórica dessas entidades. A saber:

Representação

Em todos os eventos, a comunicação de ausência ou substitui-ção de convidado deverá ser feita com até 24 horas de antecedência, permitindo providências por parte do cerimonial. A indicação dos representantes é feita por meio de documento endereçado ao ceri-monial da Conab, seja por e-mail, ofício, carta ou memorando.

Composição da mesa diretora em eventos da Conab

A composição da mesa diretora é formada a partir da pes-soa mais importante (a principal autoridade presente), que ocupa o centro, com os demais integrantes da mesa colocados à direita e à esquerda dessa posição central. O centro da mesa é o local de honra.

1º. Bahia;2º. Rio de Janeiro;3º. Maranhão;4º. Pará;5º. Pernambuco;6º. São Paulo;7º. Minas Gerais;8º. Goiás;9º. Mato Grosso;10º. Rio Grande do Sul;

11º. Ceará;12º. Paraíba;13º. Espírito Santo;14º. Piauí;15º. Rio Grande do Norte;16º. Santa Catarina;17º. Alagoas;18º. Sergipe;19º. Amazonas;

20º. Paraná;21º. Distrito Federal;22º. Acre;23º.Mato Grosso do Sul;24º. Rondônia;25º. Tocantins;26º. Amapá;27º. Roraima.

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Mesa ímpar

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Mesa par

1 2 4 635

Em uma mesa com número ímpar de integrantes (mesa ímpar), o grau de importância dos lugares decorre da proximidade em relação ao cen-tro, a começar pela direita. A maior autoridade fica no centro (lugar 1). A partir dela, são colocadas, alternada-mente, as outras autoridades, come-çando pela primeira posição à direita do centro (lugar 2), depois a primeira posição a esquerda do centro (lugar 3) e assim sucessivamente.

Em uma mesa com número par de integrantes (mesa par), como não há centro, traça-se uma linha imaginá-ria que a divide em duas. A partir do lado direito dessa linha imaginária, temos a maior autoridade (lugar 1). A partir dela, as autoridades ficarão dispostas à esquerda (lugar 2) e à direita (lugar 3), sequenciando as demais até o final.

Execução de hinos

Em cerimônias mais solenes, após a composição da mesa de autoridades, executa-se o hino nacional. Se houver autoridade estrangeira e o hino nacional estrangeiro for executado, este prece-derá o hino nacional brasileiro, por cortesia. Após este momento, as autoridades proferem seus discursos, obedecendo a ordem de pre-cedência estabelecida.

De acordo com o Decreto nº 70.724/1972 (Normas do Cerimo-nial Público e Ordem de Precedência), a execução do hino nacional pode ser instrumental ou vocal. No caso de execução vocal, devem ser cantadas as duas primeiras partes do hino. Já na execução instru-mental, basta ser tocada a primeira parte.

Utilização de bandeiras

Caso haja a necessidade de hasteamento ou exposição de ban-deiras, estas deverão ser utilizadas de acordo com as regras do Ceri-monial Público.

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Central

quando com outras bandeiras. A partir da bandeira do Brasil, são colocadas as demais, por ordem de prece-dência, a partir da sua direita.

À direita

de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho. Para saber seu posicionamento correto, basta a pessoa se colocar de frente para o público. À sua direita é onde deve ficar a bandeira.

À esquerda

da Bandeira Nacional, caso haja, além da Ban-deira Nacional, apenas uma outra. A Bandeira Nacional ficará sempre à direita.

Quando várias bandeiras são hasteadas simultaneamente, a bandeira nacional brasileira deve ser a primeira a atingir o topo e a última a dele descer, ocupando, em todas as apresentações no terri-tório nacional, as seguintes posições:

A precedência das bandeiras estrangeiras é dada pela ordem alfabética dos países. Nenhuma bandeira de outra nação pode ser usada no Brasil isoladamente, sem que, ao seu lado direito, em igual tamanho, esteja posicionada a bandeira nacional brasileira.

Caso o evento possua abrangência restrita aos países do Mer-cosul, a bandeira desta organização internacional deve estar pre-sente.

A bandeira nacional brasileira pode ser confeccionada em qual-quer tamanho, desde que obedecidas as proporções estabelecidas na Lei nº 5.700/1971.

Numa cerimônia onde haja bandeiras dos estados, caso a ban-deira nacional também esteja presente, ela deve ocupar a posição central. A partir da sua direita, as bandeiras estaduais brasileiras são dispostas de acordo com sua constituição histórica, a partir do estado mais antigo.

A precedência das bandeiras dos municípios é dada pelo número de habitantes, exceto a capital.

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Mestre de cerimônias, script e nominatas

O mestre de cerimônias é o respon-sável pela organização lógica dos diversos momentos que compõem o evento. Ele atua sob a supervisão do chefe do cerimonial, que deve fornecer-lhe diretrizes para a con-dução da solenidade, através de um script e roteiro previamente elaborados pela Gepin.

O mestre de cerimônias apresenta o evento para a plateia, anuncia as autoridades que compõem a mesa de trabalho, concede-lhes a palavra para pronunciamentos e dá os informes gerais, devendo possuir conhecimentos acerca das regras de cerimonial público.

O cerimonial deve ficar atento a qualquer mudança durante a solenidade e avisar ao mestre de cerimônias para que proceda as alterações necessárias no script e no roteiro.

A postura do mestre de cerimônia deve transmitir seriedade e profissionalismo, atentando-se para os seguintes fatores:

• manter discurso com linguagem objetiva e impessoal, evitando prolixidade ou um falar lacônico, preferencialmente com frases na primeira pessoa do plural;

• evitar o uso de termos técnicos, estrangeirismos, gírias ou expressões locais, modismos e linguagem coloquial;

• ser flexível, com atuação dinâmica, principalmente diante de elementos não previstos inicialmente no script e roteiro da cerimônia;

• ser desinibido, porém, tendo em mente que as figuras principais do evento são os seus participantes;

• estar sempre concentrado no desenrolar da cerimônia;

• estar trajado adequadamente, de acordo com o tipo e o tom da cerimônia;

• evitar uma postura sisuda e esnobe.

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O script é o principal instrumento para orientar o trabalho do mestre de cerimônias. Ele é elaborado pela Gepin, com base nas informações passadas pela área demandante e pelas normas de cerimonial público. O script contém a sucessão de todos os momen-tos que fazem parte da cerimônia.

O script deve iniciar com a acolhida, em que o mestre de ceri-mônias cumprimenta os presentes, introduz o tema do evento e apresenta um breve resumo do assunto em pauta.

Após a acolhida, anuncia-se a composição da mesa, com a apresentação das autoridades e de seus respectivos cargos (caso tenha mais de um, citar aquele que possua mais relação com o tema do evento), considerando as ordens de precedência.

O tempo para cada orador deve ser predeterminado e infor-mado aos componentes da mesa.

Entre um e outro pronunciamento, o mestre de cerimônias pode citar a presença de autoridades no local. Para isso, usa-se a nominata (Anexo II), que contém a relação das autoridades presen-tes. Algumas vezes, é o próprio presidente da mesa que prefere fazer a citação, registrando, respeitosamente, a presença de autoridades.

A nominata é também um mecanismo para auxiliar as auto-ridades no momento em que tomam a palavra, quando costumam fazer saudações e cumprimentos às demais autoridades presentes.

No caso de comparecimento de mais de uma autoridade da mesma organização, deve-se citar apenas a que possuir o maior cargo.

Roteiro

Os eventos tipicamente se dividem em três partes, sendo aber-tura, desenvolvimento e encerramento.

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1. AberturaA abertura terá seu aspecto determinado pela natureza especí-

fica da solenidade. As mais comuns são:

2. DesenvolvimentoO desenvolvimento cumpre a sequência de falas e atos pre-

estabelecidos no programa: discursos, apresentações, homenagens, outorga de prêmios, posses, agradecimentos ou outras atividades que serão conduzidas ao longo do evento.

As regras gerais de cerimonial público indicam que a ordem dos discursos seja inversa à ordem de composição da mesa. Assim, o primeiro discurso deve ser feito pela autoridade menos importante. Já a autoridade mais importante é a última a se pronunciar.

O cerimonial deve evitar o prolongamento do programa, em especial quanto ao acréscimo de pronunciamentos e atos imprevis-tos. A antecipação também deve ser evitada.

No geral, é recomendável deixar cadeiras à disposição para acomodar as autoridades que chegarem depois de iniciada a sole-nidade.

3. EncerramentoO encerramento é decorrência natural do programa. Nesse

momento, deve ser observado se houve algum lapso que mereça ser corrigido, se há alguma informação ou orientação a ser dada e agra-decer à presença de todos.

Informal

Dispensa o cumpri-mento do cerimonial e pode incorporar particularidades defi-nidas pelos organiza-dores.

Cívica

Inclui o hino nacional, execu-tado instrumentalmente ou cantado, e abertura regimen-tal, normalmente reduzida à fala de quem tem incumbên-cia de presidir o ato solene: “Na condição de presidente da Instituição tal, declaro abertos (ou instalados) os trabalhos de...”

Protocolar

Sujeita-se ao rigor protocolar. Sua natureza é oficial, devendo ser condu-zida por mestre de cerimônia qualifi-cado para o evento.

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O cerimonial deve anotar, durante o evento, observações e lembretes para não negligenciar nada que seja importante. Este cui-dado fará com que os trabalhos tenham um encerramento correto e bem conduzido.

Planejamento

O planejamento é o primeiro passo para a organização de um evento. Por meio dele, busca-se traçar seu perfil e levantar todas as necessidades a serem atendidas para que este seja efetivado. Os principais pontos a serem considerados no planejamento são:

• objetivos;

• perfil do público-alvo;

• custos estimados e disponibilidade orçamentária;

• estrutura física e demais recursos logísticos necessários;

• recursos humanos necessários;

• estratégias de divulgação;

• produtos/material para distribuição/exposição;

• resultados esperados;

• possíveis estratégias pós-evento.

Ao identificar a necessidade/oportunidade de participação em feiras ou de promoção de um evento próprio, a área demandante deve entrar em contato com a Gepin para receber orientações de como proceder, quais informações são necessárias para o planeja-mento e quais os próximos passos para sua viabilização. A área regi-mentalmente competente por planejar e coordenar os eventos da Companhia é a Gepin, não devendo eles serem conduzidos sem o envolvimento prévio desta área.

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Orçamento

O investimento depende dos objetivos e das disponibilidades financeiras da Conab, avaliados em conjunto com o foco e as poten-cialidades do evento. O valor investido destina-se a mostrar a Conab, divulgar suas ações, capacitar públicos-alvo dos programas e políti-cas da Companhia e promover uma imagem positiva da empresa no geral.

A proposta do evento fica condicionada à autorização total de despesas a ele relacionadas, pela área demandante. Para elabo-rar uma proposta de custos efetiva é necessário o levantamento de todos os itens logísticos, de pessoal e de divulgação necessários para sua execução, levantando seus custos. Os itens e serviços que não puderem ser providenciados pela própria Conab, podem ser cotados junto a empresas terceiras, buscando sempre a proposta de menor valor. A previsão orçamentária deve ser feita de forma discriminada, por itens, constando os valores unitários e os valores globais referen-tes à execução.

Os itens informados no orçamento devem estar de acordo com as cópias das propostas fornecidas pelos prestadores de serviços ter-ceirizados. Os orçamentos devem vir sempre em papel timbrado da empresa responsável pela proposta. Estes parâmetros serão avalia-dos pela Gepin com vistas à participação das unidades no evento.

Parcerias, apoios e coparticipações de outras entidades devem ser buscados, dentro da legalidade, a fim de otimizar os gastos.

Estrutura física, recursos logísticos e humanos

O planejamento eficaz de um evento envolve a definição prévia de todos os itens necessários para sua execução. Como descrito no item anterior, a elaboração do orçamento depende obrigatoriamente deste levantamento de necessidades quanto à estrutura física, os recursos logísticos e humanos.

O demandante deverá, junto à Gepin, definir as característi-cas necessárias ao local de execução, verificando a possibilidade de realização do evento nas dependências da Conab, necessidade de

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locação de auditório, sala, etc, montagem de estande, dentre outras possibilidades.

Deve ainda verificar todos os itens logísticos que serão precisos (cadeiras, mesas, telão, projetor/data show, canetas, blocos, pastas, etc), além de estimar as exigências de pessoal (recepcionistas, auxi-liar de informática, operador de som, mestre de cerimônias, etc).

Estratégias de divulgação

Para assegurar a presença do público de interesse da Conab, é necessário um marketing prévio, divulgando adequadamente o evento. Entre os recursos a serem utilizados estão:

Convites• Devem conter os elementos básicos: quem convida, nome do evento, data, horário, local e pedido de confirmação de presença, com instruções para fazê-lo;

• o uso de convites impressos deve ser restrito a ofícios para autoridades, salvo exceções. Os convites impressos devem ser expedidos com antecedência de 12 dias, por meio de entrega direta ou Correios;

• deve-se usar, preferencialmente, convites virtuais, encaminhados por e-mail, para um mailing pré-definido entre a área demandante e a Gepin;

• as confirmações podem ser feitas ativamente pela Gepin (follow);

• O layout dos convites é elaborado pela Gepin conforme identidade visual do evento, e dentro dos padrões de comunicação visual da Companhia.

MobilizaçõesEm casos em que o público-alvo ou está em local de difícil

acesso ou possui pouco contato com tecnologias, a mobilização pes-soal pode ser requerida, seja diretamente ao público ou através de associações, cooperativas, etc;

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ImprensaA estratégia de divulgação aos veículos de comunicação será

alinhada previamente com a Geimp. A publicação de matérias equi-vale à publicidade gratuita dos produtos/serviços que estarão em evidência no evento. Entretanto, a conveniência deste tipo de divul-gação deve ser cuidadosamente avaliada, visando evitar imprevistos indesejados, como o aparecimento de público muito maior que o estimado, superando a capacidade do evento, ou o aparecimento de membro da imprensa em eventos que não tenham este perfil;

Outras peças de divulgaçãoPeças diversas podem ser utilizadas para reforçar a divulgação

do evento, como cartazes, panfletos, banners para internet, dentre outras. A necessidade e adequação de cada uma dessas peças será determinada pela avaliação da Gepin.

Acompanhamento e controle

A supervisão integral é imprescindível, desde a concepção do evento, passando pelo planejamento, execução e fechamento, onde serão comparados os resultados obtidos com os desejados.

Participação em feiras, exposições e eventos de terceiros

Pré-evento

Para participação em feiras, exposições e eventos de terceiros, os demandantes devem encaminhar à Gepin, para análise, o Formulário de Participação em Eventos (FPE) – Anexo III, devi-damente preenchido, acompanhado do material promocional do evento, bem como da oficializa-ção da participação da Conab pela organização do evento (convite, ofício). Essa documentação deve ser encaminhada via e-mail com, no mínimo, 20 dias de antece-dência do início do evento.

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Caso haja necessidade de deslocamento e/ou diárias, o deman-dante deve encaminhar também a Solicitação de Viagem (SV). Esses dados são fundamentais para a análise técnica e financeira do pedido. A antecedência é necessária para oferecer condições às áreas inter-venientes de atuarem adequadamente de modo a garantir o sucesso da participação da Conab no evento. A movimentação do pedido observará o seguinte:

1- o demandante encaminhará uma via do FPE à Gepin, por email;

2- a Gepin fará avaliação técnica do evento na dimensão de comuni-cação e, se for o caso, buscará ponderações de áreas intervenientes;

3- em caso de necessidade de deslocamento e/ou diárias, a área demandante deve prosseguir com os trâmites legais junto à Superin-tendência de Orçamento e Finanças (Suofi) para liberação dos recur-sos financeiros necessários;

4- caso a participação demande custos com locação de espaço e montagem de estande, deve-se abrir um processo para os devidos trâmites legais de contratação de serviços na Conab;

5- estando tudo autorizado para a participação, com dez dias de antecedência, a Gepin encaminha, se necessário, para a área deman-dante material de divulgação. Caso não haja a aprovação da parti-cipação, por inconformidade com quaisquer dos fatores acima, a Gepin responde, motivadamente, ao requerente.

O atendimento à solicitação estará condicionado à existência de recursos humanos, materiais e financeiros suficientes à adequada efetivação da participação.

Para a participação em feiras e exposições a convite do Ministé-rio da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (Mapa), deve-se:

1- aguardar o ofício com o convite formal para começar as tratati-vas com a Superintendência Regional (Sureg) correspondente. Via de regra o ofício é destinado à Matriz, onde será recebido pela Sumac/Gepin;

2- a Gepin encaminhará o convite/ofício à regional correspondente, que deverá, num prazo determinado, considerando as especificida-des do evento, se manifestar via FPE, a respeito ou não da participa-

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ção, quais técnicos participarão do atendimento ao público, os temas a serem tratados e se precisará ou não de recursos financeiros para deslocamento e diárias;

3- em caso de necessidade de deslocamento e/ou diárias, a Gepin remete o convite do Mapa, o FPE e a SV à Superintendência de Orça-mento e Finanças (Suofi) para liberação dos recursos financeiros necessários;

4- após a resposta da Sureg, a Gepin comunicará ao Mapa sobre a participação ou não da Conab;

5- a partir deste ponto, os procedimentos seguem o fluxo padrão para participação em feiras e exposições, conforme descrito ante-riormente.

Os trabalhos de preparação devem ser iniciados com a máxima antecedência. O demandante da participação ou a Sureg convidada pelo Mapa deve:

1- nomear um responsável, que supervisione e controle o pro-cesso de participação na feira, evitando dispersar as tarefas essen-ciais por várias pessoas e ser o contato principal com a Gepin e a com organização da feira;

2- solicitar aos organizadores da feira toda a documentação disponível sobre ela, de forma a obter informações para a análise de participação e para o preenchimento do FPE, tais como:

• data de realização e duração;

• número de edições já realizadas;

• perfil do visitante;

• área ocupada pelo estante;

• programação;

• número de visitantes esperados;

• meios de divulgação;

• data e horário de montagem e desmontagem do estande;

• antecedência necessária para efetuar reserva de estande;

• infraestrutura envolvida;

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• serviços disponíveis ao expositor;

• um exemplar do regulamento da feira ou do guia/manual do expositor, quando houver.

3- elaborar, com a orientação da Gepin, todo o planejamento da participação, considerando todos os aspectos tratados no item 2 deste capítulo;

4- preparar, se possível, palestras técnicas e/ou educativas, a serem ministradas durante o evento, bem como exposições ou demonstrações de produtos/serviços, adaptados ao evento, esco-lhendo os produtos/serviços mais adequados à especificidade e loca-lidade;

5- definir a escala de trabalho dos empregados representantes da empresa no estande;

6- elaborar checklist de todos os itens a serem providenciados para a participação na feira.

É de extrema importância conhecer previamente o máximo de dados e informações acerca da feira pretendida, pois permite um adequado planejamento da participação e tempo hábil para adoção de todas as medidas necessárias para conduzir com êxito a sua rea-lização.

O estande é a estrutura onde se materializa a participação na

feira. É o retrato da Conab e objetiva chamar a atenção do público. É dividido em:

• chão livre, ou seja, os metros quadrados alugados/disponibilizados para utilização;

• estrutura física, constituída de divisórias, mobiliário, equipamentos, iluminação, ponto de telefone e de internet e outros elementos fornecidos pelos organizadores, pelo Mapa ou pela própria Conab.

No caso de compartilhamento de estande entre parceiros, há de se atentar para a perfeita e correta definição de alçadas, respon-sabilidades e rateio de despesas. A definição deve ocorrer na fase inicial do planejamento, garantindo a fluidez do processo e evitando falhas operacionais.

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O estande deve:

• atrair o olhar. Deve-se evitar painéis ou banners com excesso de texto, assim como uma decoração com volume excessivo ou deficiente de elementos;

• ter a logomarca aplicada corretamente. O desenho da logomarca da Conab deve ser mantido e respeitado sempre, sem alterações em cores, fontes, proporções, formatos e etc. Sua aplicação deve seguir as determinações da NOC 10.301 e do Manual de Identidade Visual da Conab, bem como todas as orientações da Gepin, de modo a sistematizar o uso da marca em todas as programações visuais;

• caracterizar a Conab adequadamente junto a seus públicos específicos no evento e informar suas ações;

• facilitar o convívio, permitindo a livre circulação das pessoas.

A estruturação do estande deve estar em sintonia com o porte e o padrão organizacional da Conab. Por isso, tanto o projeto quanto a disposição interna do estande devem passar pelas orientações da Gepin. Sua organização deve levar em conta:

• o público-alvo;

• as mensagens e a imagem que se quer comunicar;

• os produtos/informações que devem ser colocados em destaque;

• a presença de autoridades que, caso se preveja ser constante, pode justificar a destinação de um espaço reservado.

É importante ainda:

• ter em mãos uma lista completa de autoridades, convidados, coordenação, parceiros e contatos de fornecedores;

• dispor de uma lista de telefones úteis;

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• checar, com no mínimo um dia de antecedência, a instalação da estrutura do estande e o funcionamento de todos os equipamentos que serão utilizados (computador, linha telefônica, notebook, conexões de redes, impressora, televisão, etc);

• checar a disposição de logomarcas nas peças;

• conferir se a decoração está de acordo com os padrões definidos, os móveis e equipamentos em bom estado e se estão preservados os espaços para circulação de participantes e visitantes;

• conferir se a folheteria oficial e outros produtos promocionais estão disponíveis para distribuição e bem visíveis, com fácil acesso dos interessados;

• conferir se a equipe de empregados da Conab designados para a feira está treinada e identificada, apta a solucionar dúvidas e preparada para buscar rapidamente a informação requerida.

• a responsabilidade sobre os materiais e equipamentos da Conab no estande é dos técnicos presentes no evento.

Por fim, é recomendável verificar a possibilidade e conveniência de elaborar e distribuir peças específicas divulgando a participação da Conab na feira. Caso opte-se por realizar este tipo de divulgação específica, deve-se providenciar a distribuição de tais peças antes da realização do evento, considerando o tempo prévio necessário para o público-alvo ser efetivamente atingido pelas peças.

Procedimentos durante o evento

No dia da realização da feira é essencial chegar ao local com antecedência para conferir se está tudo de acordo com o planeja-mento e confirmar as checagens do dia anterior.

O comportamento de empregados durante o atendimento ao público em estandes de feiras e eventos congêneres deve primar pela cortesia, decoro e sobriedade, evitando atitudes que despresti-giem a imagem institucional. Os empregados que estejam represen-tando a Conab deverão ter postura proativa, sendo essencial pos-suir o conhecimento técnico necessário para sanar dúvidas e prestar

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esclarecimentos detalhados ao público-alvo. Também é importante que eles estejam identificados com o crachá da Companhia.

Os responsáveis pelo atendimento devem estar permanente-mente atentos à movimentação dos visitantes e demonstrar disponi-bilidade em atendê-los. Para isso, devem evitar:

• ler;

• fumar;

• comer ou beber em frente ao público;

• ingerir bebida alcoólica, mesmo se houver degustação ou coquetel;

• usar telefone para assuntos pessoais, com exceção de situações emergenciais;

• obstruir a visão ou a circulação dos visitantes;

• distribuir folhetos indiscriminadamente, pois este material é de apoio para os interessados no assunto. O objetivo não é a panfletagem.

• deixar questões por resolver, não prestando respostas e esclarecimentos solicitados pelos visitantes do estande;

• falar ou agir de maneira agressiva;

• deixar o estande abandonado, não cumprindo os horários de abertura e encerramento do evento.

O fato de o visitante se dirigir receptivo e motivado ao estande é um aspecto positivo da feira. Diferentemente de outras formas de marketing, nas feiras e exposições é possível ver, tocar ou provar produtos e esclarecer, de forma personalizada, eventuais dúvidas. Para garantir o sucesso desta atuação é aconselhável:

• realizar exposições/demonstrações, conforme o planejamento do evento;

• distribuir folders e panfletos e, se for o caso, documentos como formulários de inscrição e cadastro, por exemplo;

• apresentar o vídeo institucional;

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• sempre que possível, acessar o site da Companhia, apresentando-o ao visitante;

• ministrar, se possível, palestras técnicas e/ou educativas, conforme planejamento do evento;

• preencher fichas de contato com o objetivo de obter cadastros qualificados para envio posterior de informações e mailing;

• tirar proveito dos serviços propostos pela organização (imprensa, atividades paralelas, etc.);

• analisar e avaliar o atendimento aos visitantes (grau de satisfação);

• fotografar o estande;

• manter o estande limpo e arrumado.

Pós-evento

A desmontagem de estande e a vistoria final das instalações onde se realizou a feira devem ter o acompanhamento do responsá-vel pelo evento ou outro empregado indicado pela área demandante, uma vez que existem materiais e equipamentos que são de respon-sabilidade da Conab. Eventuais objetos, equipamentos ou utensílios do patrimônio da empresa, ou sob responsabilidade dos emprega-dos que lá estiverem, deverão ser devolvidos imediatamente após o término da feira.

Depois do contato estabelecido com o público no evento, o acompanhamento desse relacionamento é fundamental para que resulte, sempre que possível, na conclusão de uma boa atuação ou de um bom negócio.

Os demandantes do evento deverão relacionar todos os conta-tos efetuados e:

• se conveniente aos interesses da Conab, estabelecer novos contatos por telefone ou visitar o cliente;

• enviar a documentação ou a informação que for requerida pelos visitantes;

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• enviar cartões de agradecimento aos convidados que compareceram ao evento, se for o caso.

O demandante remeterá à Gepin, em até cinco dias úteis após o encerramento do evento, o Relatório de Participação em Eventos (RPE) – Anexo IV, devidamente preenchido. As informações constan-tes do RPE serão utilizadas para nortear futuras participações e para divulgação dos resultados da participação. Ao RPE deve-se anexar, ao menos, duas fotos do estande, em ângulos diferentes.

Organização e promoção de eventos próprios da Conab

Pré-evento

Dentro de sua estratégia de comunicação organizacional, a Conab pode promover eventos com vistas a divulgar seus programas e ações e orientar e instruir o público-alvo acerca de proce-dimentos e exigências para tornar-se beneficiário das ações da Companhia.

Quando da realização de eventos próprios da Conab, o ideal é sempre buscar utilizar a sua respectiva infraestrutura física e de pessoal. Quando há a necessidade de contratação de itens que a Companhia não tem como próprios, pode-se demandar a empresa de organização de eventos, contratada por meio de licitação. Este contrato é de manutenção contínua da Gepin e deve ser usado com critério, dentro dos limites e regras estabelecidos em lei e no próprio instrumento contratual.

O contrato de prestação de serviços para organização de evento é firmado, por padrão, considerando uma planilha de itens e valores fixos. Todos os itens que a Conab contrata têm que estar discriminados em tal planilha, com as características de cada um, não havendo a possibilidade de contratações estranhas ao previsto no instrumento contratual e nem a contratação de itens isolados.

Os eventos promovidos pela Conab serão necessariamente organizados pela Gepin, seguindo os procedimentos abaixo descri-tos:

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• demanda da área interessada. Tal demanda deve vir por meio de CI, na qual a área demandante informa o nome do evento, data de realização, local, quantidade de participantes, formato, público-alvo, necessidades de infraestrutura, material gráfico, pessoal, dentre outros itens;

• após o recebimento da demanda, a Gepin elabora uma planilha de custos e encaminha para a área demandante autorizar a contratação dos itens. Em seguida, a documentação é encaminhada para a Suofi para providências de emissão de nota de empenho;

• após a aprovação da planilha pela área demandante e emissão de nota de empenho, a Gepin emitirá Ordem de Serviço (OS) para que a empresa contratada possa providenciar as demandas necessárias para a realização do evento;

• a Gepin pode encaminhar, juntamente à OS ou posteriormente, os seguintes documentos, caso sejam necessários, de acordo com as características do evento:

• lista de hospedagem;

• lista de alimentação;

• artes para materiais a serem confeccionados.

A Gepin elaborará, juntamente à área demandante, todo o planejamento do evento, considerando todos os aspectos tratados no item 2 deste capítulo, e elaborará o checklist de todos os itens a serem providenciados até a sua finalização, acompanhando, diaria-mente, o andamento do que está organizando.

Os convites e demais peças de divulgação serão elaborados e distribuídos pela Gepin. O mailing para o qual deverão ser encami-nhados os convites será provido pela área demandante, com antece-dência, havendo tempo hábil para o disparo, a confirmação de rece-bimento e a confirmação de presença (follow), que também serão providenciados pela Gepin.

É importante ainda:

• no dia anterior ao início, checar o ambiente onde será realizado o evento e testar todos os equipamentos que serão utilizados;

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• ter em mãos uma lista completa de autoridades, convidados, parceiros e contatos de fornecedores;

• dispor de uma lista de telefones úteis;

• conferir se a decoração está de acordo com os padrões definidos, os móveis e equipamentos em bom estado e se estão preservados os espaços para circulação de participantes e da equipe que trabalhará no evento;

• conferir se a folheteria oficial e outros produtos promocionais, bem como materiais didáticos e instrucionais a serem utilizados no evento, estão disponíveis para distribuição;

• conferir se a equipe de empregados da Conab está treinada e identificada, apta a solucionar problemas e imprevistos;

• se for o caso, conferir se o pessoal contratado através da empresa licitada para organização de eventos está dentro dos requisitos definidos em contrato.

• dispor, sempre que possível, de um veículo durante o evento, para atender eventualidades.

Procedimentos durante o evento

É responsabilidade da Gepin acompanhar todo o evento, che-cando sempre se os itens demandados em planilha, através da OS, estão sendo cumpridos de maneira satisfatória. A equipe da Gepin e/ou os empregados da área demandante, que estiverem fazendo o acompanhamento in loco, deverão se certificar que a programação seja cumprida conforme o planejado e que imprevistos sejam resol-vidos de maneira adequada e tempestiva, sem, no entanto, desres-peitar os limites do contrato utilizado.

Pós-evento

Após o término do evento, a empresa contratada deve encami-nhar para a Gepin planilha listando os itens efetivamente utilizados, relatório fotográfico, room list (quando houver) e Nota Fiscal (NF).

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A NF só pode ser atestada quando comprovado que todos os itens demandados foram executados de forma satisfatória e dentro dos padrões estabelecidos em contrato. O atesto da NF confirma a execução do serviço, o que é imprescindível para dar prossegui-mento aos procedimentos de pagamento.

Para eventos realizados no Distrito Federal, é de competência da própria Gepin, juntamente à área demandante, atestar a NF. Já para aqueles realizados em outros estados, o atesto da NF é de com-petência da Sureg respectiva e da área demandante.

A NF atestada será encaminhada juntamente à Guia de Paga-mento, preenchida pela Gepin, à Suofi, para providências de paga-mento no prazo de 10 dias úteis.

Cabe à Gepin realizar uma avaliação dos resultados do evento, em conjunto com a área demandante, para verificar se os objetivos traçados foram alcançados e analisar eventuais falhas, de modo a prevení-las em casos futuros.

Todos os documentos relativos aos eventos promovidos pela Conab serão arquivados no processo respectivo.

Anúncios para a imprensa

A Conab realiza periodicamente even-tos para anúncios voltados prioritariamente à imprensa, sendo os mais típicos e recorren-tes o Anúncio de Safra e o Anúncio do Boletim Hortigranjeiro - Prohort.

Tais anúncios são, em sua maioria, realizados no auditório da Matriz, podendo excepcionalmente ser realizados no Mapa, nas dependências de algum outro órgão ou instituição parceira ou durante algum outro evento que seja interessante para tal ato. Nes-tes casos, o cerimonial será feito em parceria com a equipe do órgão ou instituição que irá recepcionar o anúncio.

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A organização deste tipo de evento é competência da Gepin, que deve-se atentar para cumprir com os seguintes pré-requisitos:

• reservar o auditório da Matriz e solicitar sua limpeza. Se o evento for ser realizado em outro local, providenciar para que o auditório utilizado esteja limpo e organizado de maneira a permitir o bom andamento do evento;

• checar a presença das autoridades;

• garantir a oferta de água para os participantes da mesa;

• após confirmada a presença das autoridades, elaborar o script e confeccionar os prismas de mesa, com nome, cargo e órgão da autoridade;

• checar o uso do roll-up banner com grid da Conab e disponibilizar outras estruturas necessárias para a realização de entrevistas e atendimento aos representantes da imprensa presentes, alinhando previamente com a Geimp em caso de novas demandas;

• conferir a parte estrutural do evento: data show, microfones, cadeiras, limpeza do auditório, etc;

• conduzir o evento, prestando todo o apoio necessário.

Já a condução destes anúncios é competência da Gepin e da Geimp, não sendo repassada para outra área.

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Conclusão

A participação, planejamento, organização e realização de eventos no âmbito da Conab deve necessariamente seguir as orien-tações do presente manual, visando um resultado benéfico e o mais eficaz possível dessas ações de comunicação.

Dúvidas e casos omissos devem ser sanados exclusivamente com a Sumac/Gepin, área regimentalmente competente para plane-jar, organizar e coordenar todos os eventos no âmbito da Compa-nhia.

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Anexos

Anexo I: Modelo de checklist – Lista de gerenciamento do evento

Anexo II: Modelo de nominataAnexo III: FPE – Formulário de Participação em EventosAnexo IV: RPE – Relatório de Participação em Eventos

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Anexo IModelo de checklist – Lista de gerenciamento do evento

CHECK LISTDocumentação□ Demanda□ Previsão de custos para empenho□ Planilha de custos para empresa de eventos□ Nota de Empenho□ Ordem de Serviço

□ Room list□ Fotos□ Guia de Pagamento□ Nota Fiscal□ Comprovante de Pagamento□ SPE□ RPE

Transportes□ Micro-ônibus□ Ônibus

□ Carro□ Van

Alimentação□ Almoço□ Jantar□ Coffee Break

□ Coquetel□ Água□ Café

Decoração / Ambientação□ Arranjo floral□ Balcão de credenciamento□ Bandeira□ Cadeira□ Estande□ Box Truss□ Flip Chart□ Fundo de palco□ Gerador□ Lixeiras□ Mesas□ Painel□ Palco□ Piso

□ Poltrona□ Praticável□ Púlpito□ Quadro branco□ Recamier□ Pufe□ Sofá□ Suporte para banner□ Tablado□ Tapete□ Tenda□ Toalha de mesa□ Unifila

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Local/Hospedagem□ Auditório Matriz□ Auditório Sureg□ Local de terceiro

□ Local contratado□ Quartos Hotel

Serviços Especializados□ Auxiliar de Serviços Gerais□ Brigadista□ Carregador□ Coordenador de Eventos□ Copeira□ Designer Gráfico/Publicitário□ Digitador□ Eletricista□ Filmagem e edição□ Fotógrafo□ Garçom□ Manobrista

□ Mestre de Cerimônias□ Operador de equipamento audiovisual e de som□ Operador de luz□ Recepcionista□ Recepcionista Bilíngue□ Secretária□ Profissional de gravação/transcrição de áudio□ Técnico de informática□ Tradutor simultâneo□ Vigilância

Material de Divulgação /Identificação Visual□ Bloco de Anotações□ Caneta□ Sacola□ Agenda□ Banner□ Faixa

□ Crachá□ Pasta□ Prisma de mesa□ Convite□ Testeira□ Painel

Tradução□ Sistema de Tradução

Áudio / Vídeo / Comunicação□ Apontador laser□ DVD□ Microfone□ Projetor

□ Sistema de iluminação□ Sistema de sonorização□ Tela de projeção□ Televisão

Informática□ Internet□ Impressora

□ Microcomputador□ Notebook

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Anexo IIModelo de nominata

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Anexo IIIFPE – Formulário de Participação em Feiras e Eventos

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Anexo IVRPE – Relatório de Participação em Feiras e Eventos

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Em caso de dúvidas, entre em contato com a Gepin. [email protected]

Gerência de Imprensa

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