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Manual de atos oficiais administrativos do

Supremo Tribunal Federal

Manual de atos oficiais administrativos do

Supremo Tribunal Federal

Brasília2020

Secretaria-Geral da PresidênciaDaiane Nogueira de Lira

Diretoria-Geral Eduardo Silva Toledo

Secretaria de DocumentaçãoNaiara Cabeleira de Araújo Pichler

Projeto gráfico, capa e diagramação: Eduardo Franco Dias e Roberto Hara Watanabe

Brasil. Supremo Tribunal Federal (STF).Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Fede-ral [versão eletrônica] / Supremo Tribunal Federal. -- Brasília : STF, Secretaria de Documentação, 2020.104 p.

Modo de acesso: <http://intranet/atos/manualAO.pdf>

ISBN : 978-65-990124-2-6.

1. Redação oficial. 2. Atos oficiais. Legislação Administrativa – Supremo Tribunal Federal. 3. Instrução Normativa 191/2015. I. Título.

CDDir 469.5

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)(Supremo Tribunal Federal – Biblioteca Ministro Victor Nunes Leal)

SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL

Ministro José Antonio DIAS TOFFOLI, Presidente (23-10-2009)

Ministro LUIZ FUX , Vice-Presidente (3-3-2011)

Ministro José CELSO DE MELLO Filho, Decano (17-8-1989)

Ministro MARCO AURÉLIO Mendes de Farias Mello (13-6-1990)

Ministro GILMAR Ferreira MENDES (20-6-2002)

Ministro Enrique RICARDO LEWANDOWSKI (16-3-2006)

Ministra CÁRMEN LÚCIA Antunes Rocha (21-6-2006)

Ministra ROSA Maria Pires WEBER (19-12-2011)

Ministro Luís ROBERTO BARROSO (26-6-2013)

Ministro Luiz EDSON FACHIN (16-6-2015)

Ministro ALEXANDRE DE MORAES (22-3-2017)

Apresentação

O Supremo Tribunal Federal, visando à comunicação eficiente e à documentação uniformi-zada, publica a segunda edição do Manual de Atos Oficiais Administrativos.

A obra busca auxiliar o consulente na elaboração de textos consoante os preceitos da redação oficial e a norma-padrão da língua portuguesa. Pretende, ainda, orientar os usuários acerca da estrutura dos diferentes documentos oficiais, para que sejam concebidos em conformi-dade a critérios específicos.

Além do apoio linguístico e da orientação sobre a apresentação dos textos oficiais, este trabalho também compõe o tema “Processo Administrativo”, que obedece à disciplina esta-belecida na Instrução Normativa nº 191/2015 deste Tribunal. A prática dos procedimentos definidos por essa norma refletirá, por certo, na agilidade dos atos e das decisões adminis-trativas, essenciais ao complexo de atividades que dão suporte ao Supremo Tribunal para o cumprimento das suas atribuições institucionais.

Espera-se que este manual, elaborado com fundamento em bibliografia técnico-especiali-zada, dinamize os trabalhos desenvolvidos por esta Casa. Esta obra, certamente, não exaure os assuntos aqui abordados e, por esse motivo, declara-se aberto o espaço para contribuições ao seu aprimoramento.

Brasília, abril de 2020.Secretaria de Documentação

http://www.stf.jus.br/ARQUIVO/NORMA/INSTRUCAONORMATIVA191-2015.PDF

Sumário

1. Redação oficial 9

1.1 Clareza e precisão 10

1.1.1 Clareza 10

1.1.2 Precisão 11

1.2 Concisão 13

1.3 Formalidade e padronização 16

1.4 Impessoalidade 17

1.5 Objetividade 18

1.6 Simplicidade 21

2. Elementos 22

2.1 Pronomes de tratamento 23

2.1.1 Concordância com os pronomes de tratamento 26

2.1.2 Grafia 28

2.1.3 Tratamento e variações pronominais 29

2.1.4 Formas de tratamento obsoletas 29

2.2 Vocativo 30

2.3 Fechos para comunicações 32

2.4 Identificação do signatário 33

2.4.1 Cargos interino e substituto 34

2.4.2 Grafia de cargos compostos 35

2.5 Cabeçalho 38

2.6 Identificação do expediente 38

2.7 Local e data do documento 39

3. Atos oficiais administrativos 40

3.1 Tipos de documentos 42

3.2 Documentos oficiais 44

3.2.1 Ata 44

3.2.2 Atestado 46

3.2.3 Ato regulamentar 48

3.2.4 Certidão 50

3.2.5 Comunicado 52

3.2.6 Declaração 54

3.2.7 Despacho 56

3.2.8 Informação 58

3.2.9 Instrução normativa 60

3.2.10 Mensagem 62

3.2.11 Mensagem eletrônica (e-mail) 64

3.2.12 Ofício 66

3.2.13 Ordem de serviço 71

3.2.14 Portaria 73

3.2.15 Relatório 75

3.2.16 Requerimento 81

3.2.17 Resolução 83

3.3 Elementos acessórios 85

3.3.1 Anexos 85

3.3.2 Tabelas, gráficos, figuras e quadros 85

4. Informações complementares 87

4.1 Normatização do STF 88

4.1.1 Siglas dos registros processuais 88

4.1.2 Siglas das unidades 91

4.1.3 Numeração das seções de um documento 95

4.1.4 Remissão a texto legal 97

Referências bibliográficas 101

Redação oficial1.

Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal10

A redação oficial é o modo como a administração pública se comunica tanto com o público quanto com as instituições governamentais ou privadas, os órgãos e as entidades de qual-quer um dos Poderes. Refere-se, portanto, à forma adotada pelo poder público para redigir atos normativos e comunicações oficiais. A linguagem empregada na elaboração desses atos e expedientes oficiais pauta-se pela variante padrão da língua portuguesa.

Para atingir seus objetivos, o texto oficial deve apresentar qualidades básicas de formulação e estruturação, tais como: clareza, precisão, concisão, objetividade, uniformidade, coesão e coerência. Além do uso da norma-padrão da língua portuguesa, os expedientes oficiais precisam seguir os princípios inerentes à administração pública, entre os quais a legalidade, a formalidade e a impessoalidade.

1.1 Clareza e precisão

1.1.1 Clareza

Consiste na habilidade de transpor ideias ou pensamentos para o papel com exatidão. Mais que inteligível, o texto precisa ser claro de tal forma a impedir interpretação equivocada pelo leitor. A compreensão do documento deve ser imediata. Para alcançar esse objetivo, é importante redigir orações na ordem direta, evitar períodos muito longos e eliminar o emprego excessivo de adjetivos. Além disso, deve-se excluir da escrita qualquer ambigui-dade, obscuridade e rebuscamento. O texto claro pressupõe o uso de sintaxe correta e de vocabulário ao alcance do leitor.

Recomendações

Releia o texto várias vezes após escrevê-lo, para garantir sua clareza.

Empregue linguagem técnica apenas em situações que a exijam e tenha o cuidado de explicitá-la em comunicações a outros órgãos não especializados ou em expedientes vol-tados aos cidadãos.


Certifique-se de que as conjunções estabeleçam as relações sintáticas desejadas e evite o uso excessivo de intercalações entre as orações subordinadas, pois períodos muito subdi-vididos dificultam o entendimento.

Utilize palavras e expressões em outro idioma apenas quando indispensáveis, em razão de serem designações ou expressões de uso já consagrado ou de não terem exata tradução. Nesse caso, grafe-as em itálico.

Evite o uso de regionalismos e neologismos.

Revise o texto em busca de períodos compostos incompletos (sem a oração principal ou sem a subordinada) ou pontuados indevidamente.

Uniformize o tempo verbal em todo o texto.

Escreva o significado da sigla por extenso na primeira ocorrência.

1.1.2 Precisão

Todo texto claro apresenta vocabulário preciso e adequado ao contexto. A precisão, por-tanto, refere-se à escolha de termos que exprimam de forma específica a ideia a ser trans-mitida. Falhas nesse quesito decorrem da impropriedade vocabular, ou seja, da inadequação do termo escolhido ao gênero, ao destinatário ou à temática do texto. Também concorrem para a imprecisão o uso de vocábulos genéricos e a confusão entre homônimos e parônimos.

Recomendações

Evite o emprego de sinônimos com o objetivo meramente estilístico, na tentativa de apenas evitar repetições.

Certifique-se de que os parônimos e homônimos foram empregados com o sentido correto.


Evite o emprego de substantivos abstratos que, por serem demasiado abrangentes, tornam o texto vago e impreciso.

Releia o texto em busca de palavras ou expressões de duplo sentido ou ambíguas.

Certifique-se de escolher o termo que expressa exatamente a ideia a ser transmitida. Para isso, evite o uso excessivo de verbos de sentido genérico empregados no lugar de outros mais específicos, como “pôr”, “ter” e “fazer”.

Evite Prefira

O servidor tem dez dias para fazer o projeto. O servidor dispõe de dez dias para elaborar o projeto.

É necessário que se faça o ofício com urgência. É necessário redigir o ofício com urgência.


1.2 Concisão

Consiste em informar o máximo em um mínimo de palavras. Expor o assunto de forma concisa não significa reduzir a mensagem ao ponto de o texto se tornar lacônico e vago. Devem ser eliminados apenas itens que nada acrescentam à informação, tais como adjeti-vação excessiva e digressões.

A concisão colabora para a correção do texto, pois as possibilidades de erro aumentam na mesma proporção que a quantidade de palavras. Mais que curtas e claras, as expressões empregadas devem ser precisas. Para redigir um texto conciso, é fundamental ter conheci-mento do assunto sobre o qual se escreve.

Recomendações

Revise o texto e retire palavras inúteis e adjetivos supérfluos, evite repetições desneces-sárias de ideias e reescreva períodos extensos e emaranhados. Não acumule pormenores irrelevantes.

Evite Prefira

Solicito os bons préstimos de Vossa Senhoria de enviar cópia do contrato. Solicito a Vossa Senhoria cópia do contrato.

Não hesite em ser direto quando necessário.

Evite Prefira

Seria bom redigir pelo menos dez linhas, por favor. Redija, no mínimo, dez linhas.


Dispense, sempre que possível, os verbos auxiliares, em especial “ser”, “ter” e “haver”, pois a recorrência constante a eles torna a redação monótona, cansativa.

Evite Prefira

A administração estará fazendo o recadastramento dos servidores e estará coletando as digitais para o novo sistema de identificação, que será inaugurado no próximo mês.

A administração recadastrará os servidores e cole-tará suas digitais para o novo sistema de identifi-cação, a ser inaugurado no próximo mês.

Prefira palavras breves. Opte sempre por aquelas de menor extensão.

Evite Prefira

acima citado citado

acusamos o recebimento recebemos

como dissemos acima como mencionado

conforme segue relacionado relacionado a seguir

devido ao fato de que por causa de

no Estado de Pernambuco em Pernambuco

ocorrido no corrente mês ocorrido neste mês


Evite usar artigos indefinidos, por exemplo, “um” e “uma”, pois transmitem a informação de forma vaga e imprecisa.

Evite Prefira

A apresentação de defesa prévia não é uma exigên-cia do princípio constitucional da ampla defesa.

A apresentação de defesa prévia não é exigência do princípio constitucional da ampla defesa.

A lei garantiu uma tolerância quanto ao atraso no trabalho.

A lei garantiu tolerância quanto ao atraso no trabalho.


1.3 Formalidade e padronização

A formalidade caracteriza-se pelo uso da norma-padrão da língua portuguesa, pela obser-vância da civilidade e das formas de tratamento adequadas a cada destinatário, pela padro-nização dos textos e pela diagramação uniforme das correspondências.

A elaboração de atos administrativos e comunicações oficiais deve seguir as normas grama-ticais. A redação oficial não contempla linguagem coloquial, regionalismos nem modismos vocabulares.

A uniformização da diagramação dos documentos oficiais e a clareza do texto são elemen-tos indispensáveis à adequada transmissão da mensagem. Além disso, a adoção de papéis padronizados, procedimentos e normas contribui para a comunicação transparente entre a administração e a sociedade. Essas orientações são válidas tanto para os documentos ele-trônicos (e-mails, documentos gerados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, html) quanto para os impressos.

Recomendações

Atente para o correto emprego dos pronomes de tratamento e dos vocativos adequados ao destinatário do texto.

Escolha o tipo de correspondência oficial apropriado ao destinatário e ao assunto.

Troque termos repetidos por outros de significação equivalente, desde que a substituição não seja meramente estilística, com a utilização de vocabulário em desuso.

Consulte dicionários e gramáticas em caso de dúvida.

Observe a disposição correta dos elementos na estrutura do documento e use o papel adequado, quando necessário imprimir.

Acesse o SEI para a tramitação de atos administrativos internos.

Use sempre o tipo de expediente adequado à finalidade comunicativa.

Ajuste o padrão da correspondência ao exigido para o âmbito em que vai circular.

Empregue as regras estabelecidas para cada tipo de documento a fim de simplificar e uniformizar a comunicação.


1.4 Impessoalidade

O assunto de um texto oficial está sempre relacionado às atividades do órgão expedidor. A comunicação é feita em nome da administração pública, e, por isso, o tratamento deve ser isento da interferência da individualidade de quem subscreve. Do mesmo modo, quem recebe a comunicação pode ser tanto um cidadão ou o conjunto de cidadãos quanto qual-quer outro órgão público, e, em qualquer caso, o destinatário é concebido de forma homo-gênea e impessoal. A uniformidade e as normas rígidas em relação ao emprego dos prono-mes de tratamento também imprimem impessoalidade aos textos oficiais.

Recomendações

Não expresse impressões individuais. Exponha sua opinião apenas quando solicitada. Pesquise sempre o pronome de tratamento adequado à autoridade destinatária. Prefira o emprego da primeira pessoa do plural, quando o subscritor representar o órgão no qual exerce suas funções.

Exemplos

Comunicamos a Vossa Senhoria o recebimento dos documentos.

Convidamos Vossa Excelência para a celebração ecumênica.

Encaminhamos a Vossa Senhoria cópia do contrato.

Empregue a primeira pessoa do singular quando o ato contiver assunto de responsabili-dade exclusiva e pessoal do subscritor.

Exemplos

Atesto, para fins de imposto de renda, que o servidor tem dois dependentes econômicos.

Em cumprimento ao despacho, certifico que o documento foi juntado ao processo principal.


1.5 Objetividade

A objetividade consiste em ir diretamente ao assunto, sem rodeios nem divagações. Para ser objetivo, é necessário escrever apenas o imprescindível à compreensão do assunto. Redigir com objetividade é evidenciar a ideia central a ser transmitida e usar vocabulário de sentido exato, com referencial preciso, para facilitar a compreensão do leitor.

Recomendações

Redija frases curtas e evite intercalações excessivas e inversões desnecessárias.

Elimine os adjetivos que não contribuam para a clareza do pensamento.

Evite Prefira

Até o presente momento Até o momento

Corte os advérbios ou as locuções adverbiais dispensáveis.

Evite Prefira

Antecipadamente somos gratos. Agradecemos.

Seja econômico no emprego dos pronomes pessoais, possessivos e indefinidos. Evite, por exemplo, “um tal”, “um outro”, “um certo”, “um determinado”, pois termos indefinidos juntos não contribuem para maior clareza; ao contrário, tornam o texto obscuro.


Use com parcimônia conjunções e pronomes relativos (que, qual, cujo).

Evite Prefira

É indispensável que se conheçam os critérios que se adotaram para que sejam corrigidas as provas que se realizaram ontem, a fim de que se tomem as medidas que forem julgadas necessárias.

É indispensável conhecer os critérios adotados para a correção das provas realizadas ontem, a fim de se tomarem as medidas necessárias.

Evite o uso de expressões irrelevantes, pois tornam o texto artificial.

Exemplos

a seu inteiro dispor

aproveitando o ensejo para colocarmo-nos a seu inteiro dispor

as considerações tecidas são realmente preocupantes

com os protestos de elevada estima e distinta consideração

firmamos mui cordialmente

firmamos mui atenciosamente

temos a honra de

temos a subida honra de


temos especial prazer em renovar

temos o prazer de

Evite o uso de figuras de linguagem, frases ambíguas e circunlóquios.

Evite Prefira

O diretor convenceu o gerente a trabalhar durante o fim de semana em seu escritório.

O diretor convenceu o gerente a trabalhar durante o fim de semana no escritório da diretoria.

ou

O diretor convenceu o gerente a trabalhar durante o fim de semana no escritório da gerência.

Antes de o Astro Rei aparecer no firmamento, o diretor chegou à sala de reuniões.

À primeira hora do expediente, o diretor chegou à sala de reuniões.

Reúna fatos e seja preciso ao relatá-los, evitando expor opiniões.

Evite Prefira

Não aceitamos tal mercadoria por estar inade-quada.

Não aceitamos os monitores, por estarem com a tela danificada, nem os teclados, que não seguem o padrão estabelecido pela ABNT.

Selecione palavras específicas, pertinentes ao assunto.


1.6 Simplicidade

Redigir com simplicidade significa escrever para todos os tipos de leitor, os quais têm o direito de entender qualquer texto, seja ele político, econômico ou jurídico. Deve-se enfo-car a matéria principal e particularizar os pontos necessários sem criar um estilo prolixo, retórico ou confuso. O bom senso estabelecerá o equilíbrio entre a linguagem técnica e a comum. As ideias devem ser expressas de maneira gradual, com todas as suas implicações.

A simplicidade do texto não implica necessariamente repetição de formas e frases desgas-tadas, uso exagerado da voz passiva, pobreza vocabular etc. Com palavras conhecidas por todos, é possível escrever de maneira original e criativa e produzir frases elegantes, variadas, fluentes e bem interligadas.

Recomendações

Evite expressões e clichês do jargão burocrático, formas arcaicas de construção de frases, assim como coloquialismos e gírias.

Exemplos

Sendo o que nos resta para o momento, despeço-me.

Esse problema é uma coisa que deve ser considerada.

Aí o caso ficou resolvido.

Prefira, em qualquer ocasião, a palavra mais simples.

Evite Prefira

sufragar votar

Prefira a ordem direta da frase, por conduzir mais facilmente o leitor à essência da mensagem.

Elementos2.


Este capítulo apresenta os elementos e as características comuns a quase todas as modali-dades de comunicação oficial.

2.1 Pronomes de tratamento

Os pronomes de tratamento inserem-se na categoria de pronomes pessoais, palavras cuja função referencial é identificar as pessoas do discurso. Também chamados de formas de tratamento ou de pronomes de reverência, são usados na redação oficial para referir-se ou dirigir-se ao destinatário de maneira cerimoniosa e protocolar. Nas correspondências oficiais, são empregados em três situações: no vocativo, no corpo do texto e no endereça-mento, conforme apresentado no quadro a seguir.

Autoridade Endereçamento Vocativo Tratamento no corpo do texto Abreviatura

Presidente da República

A Sua Excelência o Senhor

A Sua Excelência a Senhora

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Excelentíssima Senhora Presidente(a)1 da República,

Vossa Excelência Não se usa

Presidente do Congresso Nacional



Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,

Excelentíssima Senhora Presidente do Congresso Nacional,


1 http://www.academia.org.br/artigos/presidenta-ou-presidente

http://www.academia.org.br/artigos/presidenta-ou-presidente



Presidente do Supremo Tribunal Federal



Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,

Excelentíssima Senhora Presidente do Supremo Tribunal Federal,


Vice-Presidente da República



Senhor Vice-Presidente da República,

Senhora Vice-Presidente da República,

Vossa Excelência V. Exa.

Ministro de Estado



Senhor Ministro,

Senhora Ministra,Vossa Excelência V. Exa.

Secretário-Exe-cutivo de Minis-tério e demais ocupantes de cargos de natu-reza especial



Senhor Secretário- Executivo,

Senhora Secretária- Executiva,


Embaixador



Senhor Embaixador,

Senhora Embaixadora,Vossa Excelência V. Exa.

Oficial-General das Forças Armadas



Senhor + Posto,

Senhora + Posto,Vossa Excelência V. Exa.



Outros postos militares

Ao Senhor

À Senhora

Senhor + Posto,

Senhora + Posto,Vossa Senhoria V. Sa.

Senador da República



Senhor Senador,

Senhora Senadora,Vossa Excelência V. Exa.

Deputado Federal



Senhor Deputado,

Senhora Deputada,Vossa Excelência V. Exa.

Ministro do Tribunal de Contas da União



Senhor Ministro do Tribunal de Contas da União,

Senhora Ministra do Tribunal de Contas da União,


Ministro do STF e dos Tribunais Superiores



Senhor Ministro,

Senhora Ministra,Vossa Excelência V. Exa.

Procurador- -Geral da República



Senhor Procurador- -Geral da República,

Senhora Procuradora- -Geral da República,


Advogado- -Geral da União



Senhor Advogado-Geral da União,

Senhora Advogada-Geral da União,




Funcionários graduados (diretores, secretários, coordenadores, gerentes); profissionais liberais; pessoas de cerimônia; demais autoridades; particulares.

Ao Senhor/ À Senhora

Nome do Destinatário,

Cargo

Senhor + cargo,

Senhora + cargo,Vossa Senhoria V. Sa.

A forma abreviada, quando permitida, pode ser empregada no corpo do texto.

2.1.1 Concordância com os pronomes de tratamento

Concordância de pessoa

Os pronomes de tratamento, embora se refiram à segunda pessoa gramatical, concordam com a terceira pessoa. O verbo concorda com o substantivo que integra a locução.

Exemplos

Vossa Senhoria saberá encaminhar o problema.

Vossas Senhorias saberão encaminhar o problema.


Da mesma forma, os pronomes possessivos referentes a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.

Exemplo

Solicito que Vossa Senhoria encaminhe seu pedido. (E não “vosso pedido” )

Outra particularidade dos pronomes de tratamento é a distinção entre as expressões “Vossa” e “Sua”.

“Vossa” é empregado para a pessoa com quem se fala, a quem se dirige a correspondência.

Exemplo

Convidamos Vossa Excelência para a cerimônia.

“Sua” é empregado para a pessoa de quem se fala, ou seja, quando se fala a respeito da auto-ridade ou do destinatário da correspondência.

Exemplo

A placa comemorativa foi descerrada por Sua Excelência o Senhor Governador do Estado.


Concordância de gênero

Faz-se a concordância de gênero não com o substantivo da locução, mas com o gênero da pessoa representada pelo pronome de tratamento.

Se a autoridade for do gênero masculino:

Vossa Senhoria será arrolado como testemunha.

Diga a Sua Excelência que nós o aguardamos no aeroporto.

Se a autoridade for do gênero feminino:

Vossa Excelência será informada imediatamente sobre a solução dada ao caso.

2.1.2 Grafia

Não se devem abreviar os pronomes de tratamento em comunicações dirigidas às altas autoridades dos Poderes da República e às altas autoridades eclesiásticas. A forma por extenso é a recomendável em correspondência mais formal ou cerimoniosa.

Na correspondência interna e na externa menos formal, nada impede que se abrevie a forma de tratamento. Contudo, é mais conveniente preferir as formas por extenso.


2.1.3 Tratamento e variações pronominais

Evite, apesar de gramaticalmente correta, a substituição dos pronomes de tratamento pelas formas “seu”, “sua”, “lhe” e “o”, principalmente em relação a Vossa Excelência, Vossa Emi-nência e outros de alta cerimônia. Por convenção, essas formas demonstram mais respeito e deferência em relação às pessoas que recebem tais tratamentos.

Evite Prefira

Encaminho-lhe o documento solicitado. Encaminho a Vossa Excelência o documento solicitado.

Solicito-lhe o documento. Solicito o documento a Vossa Senhoria.

2.1.4 Formas de tratamento obsoletas

Não se usam mais as formas Digníssimo (DD.), Mui Digno (M.D.) e Ilustríssimo (Ilmo.) na correspondência oficial.

Convém ressaltar que doutor (dr.) não é forma de tratamento, mas título acadêmico, a ser usado apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso universi-tário de doutorado. O mesmo vale para o título de professor (prof.), o qual também deve ser dirigido somente aos que concluíram a licenciatura. Nos demais casos, o pronome de tratamento “Senhor” é suficiente para conferir formalidade às comunicações.


2.2 Vocativo

Vocativo é uma expressão pela qual o autor se dirige ao interlocutor, invocando-o. Será sempre seguido de vírgula.

Para chefes de Poder, emprega-se a expressão “Excelentíssimo Senhor” ou “Excelentíssima Senhora” e o cargo respectivo, seguidos de vírgula.

Exemplos


Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,

Excelentíssima Senhora Presidente do Supremo Tribunal Federal,

Para as demais autoridades, mesmo as tratadas por Vossa Excelência, usa-se o vocativo “Senhor” ou “Senhora” seguido do cargo respectivo.

Exemplos

Senhor Ministro,

Senhora Juíza,

Senhora Deputada,


Para os demais cargos ou para particulares, o vocativo “Senhor” ou “Senhora” pode ser uti-lizado seguido do cargo ou da forma pela qual a instituição trata o interlocutor (servidor, usuário, contribuinte, eleitor, diretor etc.).

Exemplos

Senhor Diretor-Geral,

Senhora Secretária,

Senhora usuária,

Se o destinatário for um particular, pode-se, ainda, usar o vocativo “Prezado Senhor” ou “Prezada Senhora”.


2.3 Fechos para comunicações

O fecho das comunicações oficiais, além de arrematar o texto, tem a finalidade de saudar o destinatário. Emprega-se, geralmente, um dos dois fechos2 para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades de hierarquia superior à do remetente:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,


2.4 Identificação do signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comu-nicações oficiais devem conter o nome e o cargo da autoridade que as expede abaixo do local da assinatura, segundo a orientação do Manual de Redação da Presidência da República. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para a assinatura)

NOME

(em letras maiúsculas ou apenas as iniciais maiúsculas)

Cargo

(apenas as iniciais maiúsculas)

No entanto, nas comunicações oficiais que normalizem situações administrativas internas do Supremo Tribunal Federal, sejam elas produzidas pelo Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal, sejam pelo seu Presidente (ato regulamentar, instrução normativa, ordem de ser-viço, portaria e resolução), o cargo já vem especificado no início do documento e, por isso, não há a obrigatoriedade de repeti-lo junto ao nome e à assinatura.

Em documentos impressos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Deve-se transferir para a última página ao menos a última frase, anterior ao fecho, com pelo menos duas linhas.

Não se deve utilizar, em nenhum documento, o traço para indicar o local da assinatura. Esse procedimento é considerado deselegante, porque supõe a necessidade de demarcar um campo para o correto preenchimento pelo subscritor.


Na identificação do signatário, o cargo deve obedecer à flexão de gênero do seu ocupante.

Exemplos

Ministra do Supremo Tribunal Federal

Secretária de Documentação

Coordenadora de Divulgação de Jurisprudência

Técnica Administrativa

Analista Judiciária

Ressalta-se que, de acordo com a Instrução Normativa nº 203/STF, de 27 de novembro de 2015, “os documentos produzidos no SEI serão assinados por meio de login e senha ou certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-BRASIL)”.

2.4.1 Cargos interino e substituto

Os termos “interino” e “substituto” podem ser acrescidos ao cargo, na identificação do sig-natário.

Interino designa o nomeado para ocupar cargo público de forma transitória, durante a vacância. Já substituto refere-se ao servidor designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou durante o afastamento e impedimento legal ou regulamentar do titular.

http://www.stf.jus.br/ARQUIVO/NORMA/INSTRUCAONORMATIVA203-2015.PDF


Esses termos são dispostos depois do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo.

Exemplos

Coordenador substituto de Análise de Jurisprudência

Diretor-Geral substituto

Secretário substituto

Secretário interino

2.4.2 Grafia de cargos compostos

Não recebem hífen:

a) nomes compostos com elementos de ligação preposicionados;

Exemplos

Capitão de Mar e Guerra

General de Exército

b) “relator” e “presidente” como adjetivo.

Exemplos

Ministro Presidente

Ministro Relator


Recebem hífen:

a) cargos formados pelo adjetivo “geral”;

Exemplos

Advogado-Geral da União

Corregedor-Geral da União

Diretor-Geral

Defensor Público-Geral

Procurador-Geral da República

Secretário-Geral

b) nomes formados com numeral;

Exemplos

Primeiro-Secretário

Primeiro-Ministro

Primeira-Dama


c) postos da hierarquia militar;

Exemplos

Tenente-Coronel

Capitão-Tenente

d) cargos formados com os prefixos “ex” ou “vice”.

Exemplos

Ex-Presidente

Ex-Secretário

Vice-Presidente

Vice-Diretor

O Manual de Redação da Presidência da República recomenda que, em palavras com hífen, após se optar pelo uso da maiúscula ou da minúscula, se mantenha a escolha para a grafia dos demais elementos hifenizados. Desse modo, pode-se escrever “Diretor-Geral” ou “dire-tor-geral”, mas não “Diretor-geral”.


2.5 Cabeçalho

Trata-se do conjunto de informações de identificação da instituição emissora, centralizado na parte superior de página. É usado apenas no topo da primeira página do documento.

O cabeçalho é formado pelos seguintes elementos:

a) Brasão de Armas da República;

b) nome completo do Tribunal;

c) nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor hierarquia.

A Lei nº 5.700/1971 determina o uso obrigatório das Armas Nacionais (Brasão da Repú-blica) em todos os documentos oficiais (papéis de expediente, convites e publicações ofi-ciais federais). No entanto, o Brasão não precisa constar das comunicações de uso interno.

Os dados do órgão, tais como endereço, telefone, e-mail, site, podem vir no rodapé do documento, centralizados.

2.6 Identificação do expediente

As correspondências oficiais devem ser identificadas seguindo modelos próprios apresen-tados neste manual.

Há certos documentos oficiais em que a identificação do expediente recebe numeração, como o ofício e o ato regulamentar, e outros em que a numeração é dispensada, tais como atestado e declaração. Detalhes referentes ao tipo de identificação de cada ato podem ser visualizados no capítulo seguinte.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5700.htm


2.7 Local e data do documento

O local e a data do documento serão grafados da seguinte forma:

a) nome da cidade onde foi expedido o documento, sem a sigla da unidade da Federação, seguido de vírgula;

b) dia do mês em numeração ordinal, se for o primeiro dia do mês, ou em numeração car-dinal, para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês;

c) nome do mês por extenso, escrito com inicial minúscula;

d) ponto-final depois da data.

Atos oficiais administrativos3.


A Resolução nº 565/STF, de 20 de novembro de 2015, instituiu o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como meio exclusivo para a tramitação de documentos no âmbito do Supremo Tribunal Federal. Mesmo gerados em ambiente digital, os atos administrativos devem seguir os padrões estipulados neste manual3 com vistas a alcançar a necessária uni-formidade das comunicações.

A padronização oferecida para cada ato visa a facilitar a identificação do documento, a agilizar sua elaboração e a favorecer a interpretação da mensagem pelo destinatário, sim-plificando sua juntada a processos ou sua inclusão em arquivos tradicionais e eletrônicos.

Para atingir esses objetivos, sugere-se ainda a diagramação a seguir para todos os tipos de documentos:

papel: A4 (29,7 cm x 21 cm);

alinhamento: justificado;

cores: letras pretas em papel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida para gráficos e ilustrações;

espaçamento entre linhas: simples;

fontes: Times New Roman ou Arial 4: corpo do texto: tamanho 12 ou 14 pontos, dependendo da extensão do texto; citações recuadas: tamanho 11 pontos; notas de rodapé: tamanho 10 pontos;

parágrafos: espaçamento entre parágrafos: 6 pontos após cada parágrafo; recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda; no computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm; numeração de parágrafos: em geral, desde o primeiro, quando o documento contiver três ou mais parágrafos. Não se numeram o vocativo e o fecho;

margem superior: 2 cm;

margem inferior: 2 cm;

margem lateral direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;

4 O Manual de Redação da Presidência da República recomenda o uso das fontes Calibri ou Carlito nos documentos oficiais.

http://www.stf.jus.br/ARQUIVO/NORMA/RESOLUCAO565-2015.PDF


margem lateral esquerda: no mínimo 3 cm;

área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel;

área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento;

impressão: quando se fizer necessária, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho);

destaques: se necessário, aplique o negrito. Evite o uso de itálico, sublinhado e letras maiúsculas;

palavras estrangeiras: grafadas em itálico;

arquivamento: dentro do possível, é importante preservar o arquivo de todos os documentos elaborados para consulta posterior ou aproveitamento de trechos em casos análogos. Para isso, é preciso selecionar um formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF;

nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: [tipo do documento] + [número do documento] + [ano do documento (com quatro dí- gitos)] + [palavras-chave do conteúdo]

Exemplo

Ofício 123_2018_relatório anual

A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunica-ção. Deve ser centralizada e no rodapé do documento.

3.1 Tipos de documentos


Diversos atos administrativos, de acordo com seu objetivo, comportam as seguintes varia-ções: circular, conjunto ou conjunto circular. Tais especificações poderão ser acrescidas ao nome do expediente, conforme descrição a seguir.

a) [Nome do expediente] + Circular: Quando um órgão ou unidade interna envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. A sigla na epígrafe será apenas a do remetente.

b) [Nome do expediente] + Conjunto: Quando mais de um órgão ou unidade interna envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor. As siglas dos remetentes constarão da epígrafe.

c) [Nome do expediente] + Conjunto Circular: Quando mais de um órgão ou unidade interna envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. As siglas dos remetentes constarão da epígrafe.

Exemplos

Ofício Circular nº 652/2018/SDO

Ofício Conjunto nº 368/2018/SDO/SGP

Ofício Conjunto Circular nº 795/2018/SDO/SGP


3.2 Documentos oficiais

De acordo com o Regulamento da Secretaria do Supremo Tribunal Federal, em seu art. 108, parágrafo único, este manual deve primar pela exposição clara e concisa “dos padrões de emissão dos principais documentos oficiais utilizados no Tribunal”. Com vistas a alcan-çar esse objetivo, a apresentação das informações contidas neste capítulo foi reformulada, de modo a facilitar a compreensão dos padrões estruturais de cada tipo de ato administra-tivo, bem como das respectivas formatações.

3.2.1 Ata

Registro sucinto e fidedigno de ocorrências e decisões de assembleia, reunião, congresso, mesa redonda, convenção etc.

O texto da ata deve ser escrito seguidamente, sem rasuras, emendas, entrelinhas nem entra-das de parágrafos. Precisa ser apresentado sem espaços que permitam a inserção posterior de palavras. Os numerais são escritos por extenso; e as abreviaturas, evitadas.

Quando houver necessidade de correção, a emenda será redigida imediatamente ao erro, após a expressão digo. Por exemplo, se o registro deveria ter sido: “A reunião foi encerrada” (em vez de “A sessão foi encerrada”), o redator corrigiria assim: “A sessão, digo, a reunião foi encerrada”.

Se o erro tiver de ser corrigido depois de confeccionada a ata, será feita a seguinte ressalva:

Em tempo: na linha 1, onde se lê “A sessão foi encerrada.”, leia-se “A reunião foi encerrada”.

A ata é normalmente redigida por um secretário efetivo ou, na falta desse, por um secretá-rio designado para a ocasião.

Costumava-se lavrar a ata em livro próprio, autenticado, e suas páginas eram rubricadas pela autoridade que redigia os termos de abertura e encerramento. Hoje a ata pode ser digitada e impressa em papel A4, dispensado o livro tradicional.

http://www.stf.jus.br/ARQUIVO/NORMA/REGULAMENTODASECRETARIA2018.PDF


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

SUPREMO TRIBUNAL FEDERALSecretaria de Administração e Finanças

ATA DO PREGÃO N0 .../2003Aquisição de Impressora de Código de Barras

Processo n0 ...

Aos vinte e sete dias do mês de janeiro de dois mil e três, às catorze horas, reuniram-se, na sala de reuniões da Comissão Permanente de Licitação do Supremo Tribunal Federal, o pregoeiro e a equipe de apoio, nomeados pelas Portarias n0 .../2003 e .../2003, para recebimento e abertura dos envelopes contendo as “Propostas de Preços” e os “Documentos de Habilitação” referentes ao Pregão n0 .../2003 — Aquisição de Impressora de Código de Barras. Participaram deste certame quatro empresas: 1) [nome da empresa]; 2) [nome da empresa]; 3) [nome da empresa] e 4) [nome da empresa]. Após o credenciamento, iniciou-se a sessão com o recebimento da declaração de cumprimento dos requisitos de habilitação e dos envelopes. Foram abertos os que continham as propostas de preços. Para atender ao disposto na legislação, procedeu-se à verificação da conformidade das propostas com os requisitos estabelecidos no Edital e estavam todas de acordo. As propostas foram classificadas e deu-se início à fase de lances verbais, os quais foram registrados no “Histórico de Lances”, anexo a esta Ata, dela sendo parte integrante sem necessidade de reprodução. Após análise da melhor proposta quanto ao objeto e ao valor, o pregoeiro decidiu pela aceitabilidade, por essa preencher os requisitos editalícios. O representante da empresa [nome da empresa] se retirou às quinze horas e quinze minutos. Verificou-se a documentação da empresa [nome da empresa], que foi habilitada, ressalvando-se que o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF não foi consultado por não estar disponível até as quinze horas e trinta minutos, tendo o pregoeiro aceitado a declaração dos cumprimentos de requisitos de habilitação até a consulta do referido cadastro, declarando-a vencedora do certame. A proposta e a documentação de habilitação foram disponibilizadas aos licitantes, que foram questionados sobre a intenção de interpor recurso, mas não houve manifestação nesse sentido. Os documentos de habilitação das demais empresas serão devolvidos aos seus representantes após a homologação do presente certame. Nada mais havendo a tratar, encerrou-se a sessão às quinze horas e quarenta minutos, sendo lavrada esta Ata, assinada pelo pregoeiro, pela equipe de apoio e pelos representantes presentes.

AssinaturaNome

Pregoeiro

Assinaturas e nomes dos componentes da equipe de apoio, do responsável pelo setor e dos licitantes

Identificação do órgão e da unidade.

Assunto

Identificação do documento com letras maiúsculas, em negrito, e centralizada.

2 a 4 espaços simples


2 espaços simples


Dia, mês, ano e hora por extenso, seguido de local e nomes dos presen-tes (com seus respectivos cargos).

Fecho

Exemplo de ata


3.2.2 Atestado

Documento que comprova situação ou fato conhecido pela administração que não consta de qualquer documento em poder da organização. Diz respeito a eventos transitórios, pas-síveis de frequentes modificações. Comporta adaptação ao que será atestado pelo servidor público, em razão de seu ofício ou de sua função.

O Decreto nº 83.936/1979, nos seus arts. 1º e 2º, aboliu a exigência de atestados de vida, residência, pobreza, dependência econômica, idoneidade moral e bons antecedentes na administração federal direta e indireta.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D83936.htm


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA

1. Atesto, para comprovação de capacidade técnica, que a empresa [nome da empresa], situada em [endereço da empresa], inscrita no CNPJ sob o n0 ..., mantém com o Supremo Tribunal Federal contrato de editoração, formatação, publicação e comercialização da Revista Trimestral de Jurisprudência do Supremo Tribunal Federal, com as seguintes características:Empresa contratante: ...Endereço: ...Vigência: ...Contrato: ...Objeto do contrato: ...Local da prestação dos serviços: ...2. Declaro que os serviços acima descritos vêm sendo executados conforme informação prestada pela Coordenadora de Divulgação de Jurisprudência no Processo Administrativo n0 ...3. Por fim, declaro que o prazo de validade deste atestado é de seis meses contados da data da assinatura.

Brasília, [data por extenso].

AssinaturaNomeCargo

Brasão e identificação do órgão.




2 espaços simples

2,5 cm

2 espaços simples

Texto com a exposição do que se atesta e, se possível, os fins a que se destina.

Exemplo de atestado


3.2.3 Ato regulamentar

Ato decorrente de decisão administrativa do Tribunal para introduzir modificações no Regulamento da Secretaria, bem assim para dispor normativamente, quando necessário ou conveniente, sobre matéria correlata com o que nele se regula.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


ATO REGULAMENTAR N0 33, DE 18 DE MARÇO DE 2004.

Altera a estrutura orgânica do Supremo Tribunal Federal e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, nos termos do art. 361, inciso II, alínea b, do Regimento Interno, haja vista o decidido na 6ª Sessão Administrativa do ano de 2002, realizada nesta data, com base no disposto na Lei n0 10.461, de 17 de maio de 2002, no art. 10 da Lei n0 10.475, de 27 de junho de 2002, e considerando o constante do Processo n0 316.359/2002,

RESOLVE:

Art. 10 A estrutura orgânica do STF passa a ser a constante do Anexo I.Art. 20 O grupamento e a lotação das funções comissionadas e dos cargos em

comissão do quadro de pessoal do Tribunal ficam alterados na forma dos Anexos II e III.Art. 30 Os atos que dispõem sobre a competência das Unidades componentes

da estrutura orgânica e as atribuições de seus dirigentes e dos demais titulares de funções comissionadas e cargos em comissão, de modo a ajustar-se o contido nos arts. 10 a 34 do Regulamento da Secretaria, serão baixados pela Presidência do Tribunal.

Art. 40 Este Ato Regulamentar entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se o Ato Regulamentar n0 32, de 7 de março de 2001.

Assinatura[Nome]




2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2,5 cm

Identificação do documento em letras maiúsculas e negrito, seguida do número e da data de expedição.

Ementa com o assunto que motiva o ato.

Nome e cargo da autoridade expedidora.

Preâmbulo – não integra a matéria normatizada. É aberto com a deno-minação do expedidor do ato (em maiúsculas e negrito) e se encerra com a expressão “RESOLVE” em letras maiúsculas e negrito, registrada em novo parágrafo.

Conteúdo do ato regulamentar. Tem a estrutura de texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos, parágra-fos, incisos e alíneas.

Exemplo de ato regulamentar


3.2.4 Certidão

Ato pelo qual a administração afirma por escrito a existência de um fato ou de uma situa-ção verificável em assentamento público (autos, procedimentos, despachos etc.). Difere do atestado em dois aspectos: a) atém-se obrigatoriamente a documentos em poder da orga-nização; b) refere-se a situações de natureza permanente.

A certidão, desde que autenticada, tem a mesma força probante do documento original e pode ser fornecida por qualquer dirigente da instituição no âmbito de sua competência.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


CERTIDÃO

Certifico, para os devidos fins, que [nome], matrícula n0 ..., é servidor do quadro de pessoal da Secretaria deste Tribunal, ocupante do cargo efetivo de Analista Judiciário, Área Judiciária, privativo de bacharel em Direito, nos termos do Ato Regulamentar n0 ..., de [data], publicado no Diário da Justiça do dia [data]. O servidor, habilitado em concurso público, foi nomeado mediante Portaria PRESI n0 ..., [data], publicada no Diário da Justiça de [data], tomou posse e entrou em exercício no dia [data], nos termos da Lei n0 8.112/1990. Certifico, ainda, que, nos termos da Resolução n0 .../STF, [data], aos ocupantes do cargo acima referido corresponde o exercício das seguintes atividades: a) elaboração de projetos, de pareceres jurídicos, de informações e de relatórios; b) pesquisas e estudos na legislação, na jurisprudência e na doutrina, inclusive de outros países, para fundamentar análise, conferência e instrução de processos; c) assistência técnica em questões que envolvam matéria de natureza jurídica com análise e emissão de informações e de pareceres que subsidiem a tomada de decisões; d) apoio técnico e administrativo aos magistrados e às unidades do Tribunal; e) análise, pesquisa, conferência, seleção, processamento, registro, armazenamento, recuperação, requisição e divulgação de feitos, documentos e informações, com base na legislação pertinente e normas técnicas; f) verificação de prazos processuais; g) elaboração e atualização de normas e de procedimentos pertinentes à área de atuação; h) redação de documentos diversos; i) trabalhos que exijam conhecimentos básicos de informática e de digitação; j) atendimento ao público interno e externo, para transmitir informações de natureza jurídica e administrativa; l) organização de documentos, utilizando técnica e procedimentos; e m) realização de outras atividades inerentes à área de atuação e/ou formação especializada publicada no Edital do Concurso Público n0 ..., de [data].


AssinaturaNomeCargo



2 espaços simples


2,5 cm


2 espaços simples

Texto com o teor do que se certifica e, se possível, com a finalidade do ato.

Exemplo de certidão


3.2.5 Comunicado

Documento expedido pelo Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal e por secretários e assessores-chefes para transmitir breves instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou esclarecimentos acerca de objetivos, políticas, programas de trabalho e normas administra-tivas e operacionais do Tribunal.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


COMUNICADO

1. A Secretaria de Administração e Finanças informa que a área próxima ao Panteão da Pátria Tancredo Neves e ao Bosque dos Ministros, inscrita como Patrimônio Cultural da Humanidade pela Unesco, entrará em obras de paisagismo.2. Por solicitação reiterada da Administração Regional de Brasília, o estacionamento existente no local deverá estar totalmente desocupado até o final deste mês de agosto.3. Foi destinado novo espaço para estacionamento de veículos, situado entre o complexo predial do Tribunal de Contas da União – TCU e o da Procuradoria-Geral da República – PGR, disponível desde o mês de maio.4. Pede-se que os usuários da área tombada passem a utilizar o novo estacionamento, de forma que, a partir de setembro próximo, o Governo do Distrito Federal possa dar início às referidas obras.


AssinaturaNomeCargo

Identificação do órgão e da unidade.



2 espaços simples

Texto com o teor do comunicado. Os parágrafos devem ser numerados.

2,5 cm


2 espaços simples

Exemplo de comunicado


3.2.6 Declaração

Ato pelo qual a administração afirma a existência de um direito ou de um fato.

A declaração é administrativa, quando emitida pela própria instituição, por intermédio de titulares de unidades, ou pessoal, quando a manifestação parte do servidor para atender a determinação da instituição.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

SUPREMO TRIBUNAL FEDERALSecretaria de Gestão de Pessoas

DECLARAÇÃO

1. Declaro, para os devidos fins, que [nome], matrícula ..., RG ..., é ex-servidora do quadro de pessoal da Secretaria deste Tribunal, tendo ocupado o cargo efetivo de Técnico Judiciário, Área Administrativa.2. A servidora, habilitada em concurso público, foi nomeada mediante Portaria PRESI n0 ..., de [data], publicada no Diário da Justiça do dia [data], tomou posse e entrou em exercício no dia [data] e solicitou vacância a partir de [data], por motivo de posse em outro cargo público inacumulável, nos termos do inciso VIII do art. 33 da Lei n0 8.112/1990.3. Declaro, ainda, que a referida servidora não usufruiu férias relativas ao exercício de [ano], marcadas para o período de … a ….


AssinaturaNomeCargo

Brasão e identificação do órgão e da unidade.


2 espaços simples


2,5 cm


2 espaços simples

Texto com o teor do que se declara e, se possível, com a indicação da finalidade do ato. Se for a resposta de alguém, deve conter referência aos seus documentos de identificação.

Exemplo de declaração


3.2.7 Despacho

Decisão ou encaminhamento emanado de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação.

O despacho pode ser:

a) decisório: soluciona e põe termo à questão;

b) ordinatório: apenas dá andamento ao documento;

c) interlocutório: não resolve terminantemente a questão, apenas a transfere a autoridade superior ou a autoridade de outra unidade da estrutura organizacional do órgão;

d) saneador: resolve as falhas que porventura ocorram no procedimento.

O despacho pode conter um texto curto (“Autorizo”, “Aprovo”, “Indefiro”, “Ciente”, “De acordo” etc.) ou longo. No primeiro caso, pode ser escrito no próprio corpo do documento a que se refere. Uma vez redigido, ele passa a fazer parte do processo.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


Coordenadoria de Manutenção e Patrimônio

Despacho n0 .../2004Referência: Processo administrativo n0 ...Assunto: Solicitação de reajuste.

Ao Senhor (cargo)

1. A empresa [nome] encaminhou a este Tribunal, em [data], solicitação de reajuste do preço da Revista Trimestral de Jurisprudência – RTJ do Supremo Tribunal Federal, com base no IGP-DI.2. Levando-se em consideração que o último reajuste foi concedido à empresa a partir de [data], data da primeira prorrogação do contrato, e considerando-se que o contrato foi novamente prorrogado a partir de [data], a solicitação da empresa está de acordo com o disposto na Cláusula Quarta do Contrato n0 ... /2002.3. O entendimento desta Coordenadoria é de que o reajuste pode ser efetuado por apostilamento, em conformidade com o disposto no art. 65, § 80, da Lei n0 8.666/1993, do mesmo modo que foi efetuado o reajustamento anterior.4. A variação do IGP-DI no período foi de 8,94%. Portanto, caso seja concedido o reajuste solicitado, o valor da assinatura anual da Revista Trimestral de Jurisprudência – RTJ, que é de R$ ... (valor por extenso), passará a ser de R$ ... (valor por extenso).5. Assim, submeto os autos à consideração superior.


AssinaturaNomeCargo

Identificação do órgão, da secretaria, da coordenadoria e da gerência ou unidade.

Identificação do documento com ini-cial maiúscula e em negrito, seguida pelo ano separado por barra e comple-mentado pela indicação do processo a que se refere e pelo assunto do ato.

2 espaços simples

2 espaços simples


2,5 cm


2 espaços simples

Destinatário, composto pela forma de tratamento adequada seguida pelo cargo.

Exemplo de despacho


3.2.8 Informação

Manifestação do servidor acerca de assunto submetido a sua apreciação, com o objetivo de fundamentar questões levantadas ou aclarar fatos não suficientemente relatados. Serve essencialmente ao fornecimento de elementos exigidos ao bom trâmite documental, a fim de que os dados apresentados auxiliem a autoridade competente nos seus despachos e na solução de problemas. Tem como fundamento o exame de processo ou de fato de que se tenha conhecimento. A informação fará parte do processo ao qual se refere.

A informação deve ater-se somente ao necessário para a solução do que consta do proce-dimento, sem afirmações subjetivas ou incertas.

O resumo da questão motivadora do ato poderá iniciar a informação, para ciência do assunto tratado.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


Coordenadoria de Manutenção e Patrimônio

Informação n0 ...Processo n0 ...Assunto: Aquisição de impressora de código de barras.

Senhor Coordenador de Manutenção e Patrimônio,

1. Encaminhamos a Vossa Senhoria informações relativas à aquisição de impressora de código de barras, de acordo com o Projeto Básico de fls. ... a ... dos autos.2. Conforme consulta feita ao Sistema Integrado de Administração Financeira – SIAFI (fl. ...), a despesa, até o momento, no subelemento Equipamentos de Processamento de Dados (Conta Contábil ...), detalhado na fl. ..., é de R$ ... (valor por extenso). A despesa realizada com a aquisição de impressoras e leitoras de código de barras é de R$ ... (valor por extenso), que, somada à presente estimativa, se enquadra na modalidade Convite/Menor Preço, com fundamento no art. 23, II, a, da Lei n0 8.666/1993.3. Sugerimos, assim, a remessa deste processo à Coordenadoria de Orçamento e Finanças – COFI para informar disponibilidade orçamentária no valor médio, apresentado no Mapa da Coleta de fl. ..., de R$ ... (valor por extenso), e posterior envio ao Senhor Secretário de Administração e Finanças, com vistas à autorização de abertura de processo licitatório.

Era o que tínhamos a informar.


AssinaturaNomeCargo

Identificação do órgão, da secretaria, da coordenadoria e da gerência ou unidade.

Identificação do documento com inicial maiúscula, em negrito, seguida do número e complementado pela indicação do processo a que se refere e pelo assunto do ato.

2 espaços simples

2 espaços simples


2,5 cm


2 espaços simples

Vocativo, composto pela forma de tratamento adequada e cargo do destinatário, seguido de vírgula.

Exemplo de informação


3.2.9 Instrução normativa

Documento de organização e ordenamento administrativo interno cujo objetivo é estabe-lecer diretrizes, normatizar métodos e procedimentos e regulamentar matéria específica já disciplinada, a fim de orientar dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuições. No Supremo Tribunal Federal, as instruções normativas são expedidas pelo Diretor-Geral e dispõem sobre a organização e o funcionamento de diversas unidades do Tribunal.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


INSTRUÇÃO NORMATIVA N0 5, DE 9 DE JANEIRO DE 2004.

Institui formulários demonstrativos da prestação de serviço terceirizado no Supremo Tribunal Federal.

O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 65, IX, b, do Regulamento da Secretaria,

RESOLVE:

Art. 10 Os demonstrativos de prestação de serviço terceirizado, destinados a subsidiar os gestores dos contratos de prestação continuada de serviços quanto ao cumprimento do disposto no art. 67 da Lei n0 8.666/1993, são os constantes do Anexo a esta Instrução Normativa.

Art. 20 Compete ao gestor do contrato encaminhar os demonstrativos elaborados pelo preposto da empresa contratada para atesto da unidade em que os serviços foram efetivamente prestados, até o terceiro dia útil após o período de referência.

Art. 30 Fica revogada a Ordem de Serviço n0 8, de 31 de julho de 2000.Art. 40 Esta Instrução Normativa entra em vigor nesta data.

AssinaturaNome




2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2,5 cm

Identificação do documento em letras maiúsculas e negrito, seguida do número e da data do documento.

Ementa – resumo do assunto que moti-vou o documento. Seu texto é recuado até o centro da página e justificado.

Preâmbulo – não integra a matéria normatizada. É aberto com a deno-minação do expedidor do ato e se encerra com a expressão “RESOLVE” em letras maiúsculas e negrito, registrada em novo parágrafo.

Conteúdo da instrução normativa. Tem a estrutura de texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Exemplo de instrução normativa


3.2.10 Mensagem

Correspondência oficial usada entre os chefes dos Poderes, com a finalidade de comunicar atos e interesses dos Poderes e da Nação, para, por exemplo, o envio ao Congresso Nacional de projetos de lei, pedidos de autorização e comunicação relacionada à abertura de sessão legislativa. É encaminhada por meio de ofício.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


Mensagem n0 …/2018


Nos termos do art. 100 da Constituição da República e do art. 345, I, do Regimento Interno do Supremo Tribunal Federal, requisito a Vossa Excelência as providências para inclusão no orçamento da União de verba necessária ao pagamento da importância de R$ … (valor por extenso), conforme determinado no despacho exarado em 10 de março de 2018, cuja cópia segue anexa.

O valor do débito deverá ser depositado, à disposição desta Suprema Corte, na Caixa Econômica Federal, Agência n0 … (PAB STF), em conta vinculada ao processo em referência.

Seguem anexas as cópias do despacho de 5/9/2017, da Petição STF n0 …/2017 e da Petição STF n0 …/2018.

Brasília, 13 de março de 2018.

Ministro/Ministra [NOME]Presidente

Documento assinado digitalmente

Documento assinado digitalmente conforme MP n0 2.200-2/2001 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras –ICP-Brasil. O documento pode ser acessado no endereço eletrônico http://www.stf.jus.br/portal/autenticacao/ sob o número 14526740.




2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

Identificação do documento, seguida do número de registro e ano, separa-dos por barra, em negrito.

Local e data por extenso.

Vocativo, composto pela forma de tratamento adequada e o cargo do destinatário, seguido de vírgula.

2,5 cm

Exemplo de mensagem


3.2.11 Mensagem eletrônica (e-mail)

Obedece aos mesmos princípios norteadores da redação oficial, ou seja, a clareza, a concisão, a formalidade, a objetividade e, principalmente, a observância às regras da norma-padrão da língua portuguesa. O texto deve ter um vocativo (saudação inicial), a mensagem propria-mente dita, uma despedida respeitosa e a assinatura (nome do remetente).

A Medida Provisória nº 2.200, de 24 de agosto de 2001, em seu art. 10, § 1o, estabeleceu que “as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verda-deiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil”.

Para que o e-mail tenha valor documental, a identidade do remetente deverá ser certificada digitalmente, segundo os parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil).

Contudo, a Medida Provisória nº 2.200 ressalta serem admitidos outros meios de compro-vação da autoria e integridade dos e-mails. Assim, esse tipo de mensagem pode ser conside-rado oficial mesmo não apresentando a certificação eletrônica do ICP-Brasil. Em caso de questionamento, a repetição do ato será obrigatória por meio de documento físico assinado ou por meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil.

No âmbito interno do Supremo Tribunal Federal, muitas vezes as mensagens eletrônicas são impressas e anexadas a processos administrativos como documentos probatórios de procedimentos praticados por servidor.

O uso dos pronomes de tratamento deve seguir as mesmas regras dos outros atos oficiais administrativos. Em se tratando de mensagens para destinatários desconhecidos ou par-ticulares, deve-se usar “Senhor” ou “Senhora”, acompanhado do nome ou cargo do desti-natário. As expressões “Prezado Senhor” e “Prezada Senhora” também podem ser usadas quando o destinatário for um particular.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

Nome do Signatário

De: Nome ou e-mail do signatárioEnviado em: Data e horaPara: Nome ou e-mail do destinatárioAssunto: Composição do Supremo Tribunal Federal

Senhor Diretor da Subsecretaria de Edições Técnicas,

Solicito a atualização da composição do Supremo Tribunal Federal, constante do verso da falsa folha de rosto, nas próximas edições da série História Constitucional Brasileira, objeto do Convênio n0 12/2002, celebrado entre o Supremo Tribunal Federal e o Senado Federal.

Atenciosamente,

Assinatura

Identificação do e-mail, composta por remetente, data de envio, destinatá-rio e assunto. Este deve ser o mais específico possível.


2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2,5 cm


Fecho – usam-se as expressões: “Atenciosamente”, para autoridades de mesma ou inferior hierarquia; e

“Respeitosamente”, para autori-dades de hierarquia superior à do remetente.

Exemplo de mensagem eletrônica


3.2.12 Ofício5

Correspondência expedida por autoridade pública para tratar de assunto administrativo ou predominantemente oficial. Pode também ser expedido entre unidades de um mesmo órgão para tratar de assuntos internos.

Cada ofício deve abordar um único assunto, organizado em introdução, desenvolvimento e conclusão.

A introdução apresentará de forma objetiva o assunto que motiva o expediente.

O assunto deve ser detalhado no desenvolvimento. Se houver mais de uma ideia, cada uma delas será abordada em parágrafos distintos a fim de que o texto flua com clareza.

A conclusão deve reafirmar a proposição que motivou o ato.

Caso o propósito do ofício seja apenas encaminhar documentos, informe, no parágrafo de introdução, os dados completos do documento encaminhado.

Se o objetivo do expediente for responder ou atender pedido, indique, no parágrafo inicial, o tipo, o número e a data do expediente que solicitou o encaminhamento ou a providência.

Exemplo

Em resposta ao Ofício nº 34, de 1º de março de 2018, encaminho relatório de avaliação da Revista Trimestral de Jurisprudência.

Caso o ofício seja acompanhado de outros documentos, mencione, no corpo do texto, o tipo de anexo.

5 A terceira edição do Manual de Redação da Presidência da República uniformizou em um único expediente o ofício, o aviso (expediente entre autoridades de mesma hierarquia) e o memorando (comunicação interna entre unidades de um órgão). A partir dessa edição, o termo “ofício” passou a designar a correspondência utilizada tanto para comunicação externa quanto interna.


Os dados do órgão, como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica e site oficial, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados (Cf. Manual de Redação da Presidência da República).

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do documento.

Identificação

Os ofícios devem ser identificados da seguinte maneira:

a) nome do documento por extenso, com as iniciais maiúsculas, em negrito;

b) abreviação da palavra número, padronizada como nº;

c) número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do núcleo, gerência ou secretaria que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); e

d) alinhamento de texto à margem esquerda da página.

Exemplo

Ofício nº 340/2018/REVIS/CDJU/SDO

Endereçamento

É a parte do documento que contém as informações sobre o destinatário do expediente, da qual devem constar os seguintes elementos, alinhados à margem esquerda da página:

[vocativo na forma de tratamento adequada ao destinatário]

[nome do destinatário]


[cargo ou função do destinatário e órgão a que pertence]

[endereço (dividido em 2 linhas), alinhado à margem esquerda da página

1ª linha: localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, o nome do setor;

2ª linha: CEP e a cidade/sigla da unidade da Federação, separados por espaço simples. No caso de ofício ao mesmo órgão, dispensável o CEP.]

Exemplos


[Nome]

Procuradora-Geral da República

SAFS Q. 4 Conjunto C

70050-900 Brasília/DF

À Senhora

[Nome]

Secretária de Documentação

Anexo II – Cobertura – sala 630

Brasília/DF

Assunto

A palavra “Assunto” deve anteceder a frase que resume o conteúdo do documento e ser seguida de dois-pontos. A frase deve ter inicial maiúscula e ser preferencialmente nominal (não utilizar verbos). Encerra-se com ponto-final. Todo o texto deve vir em negrito e ali-nhado à esquerda.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

SUPREMO TRIBUNAL FEDERALSecretaria de Documentação

Ofício n0 .../SDO Brasília, 7 de outubro de 2019.

Ao Senhor(Nome)(Cargo)(Órgão)

Assunto: Convite para elaboração de livro.

Senhor Professor,

1. Convidamos Vossa Senhoria a elaborar livro de perfil jurisprudencial para a série Memória Jurisprudencial, cuja produção é coordenada por este Tribunal.2. A série Memória Jurisprudencial visa a recuperar a memória institucional, política e jurídica do Supremo Tribunal Federal por meio do resgate da vida e da obra de ministros que marcaram sua história. Até o momento, foram publicados 11 volumes da série, iniciada em 2006.3. Cada volume da coleção é organizado em quatro partes principais: nota do autor, dados biográficos, desenvolvimento e apêndice. Em linhas gerais, ao pesquisador convidado a produzir o perfil cabem a seleção de acórdãos e decisões para o apêndice e a elaboração dos textos da nota do autor e do desenvolvimento.4. Por meio da obra, será promovido o resgate da memória jurisprudencial e traçada a exegese da argumentação jurídica utilizada pelo ministro para a fundamentação de seus votos. Desse modo, o mais importante é desenvolver profunda análise dos processos escolhidos, cujos trechos comporão o apêndice. Devem-se destacar a relevância e a influência desses pronunciamentos na formação da jurisprudência do Supremo Tribunal e no fortalecimento da instituição. A análise deve nortear-se pelo foco principal da série, qual seja, o de extrair a contribuição do ministro e, em última instância, do próprio Tribunal, para a consolidação da ordem jurídica brasileira.5. A parte final da obra, que consiste no apêndice, deverá compreender a transcrição dos trechos mais relevantes de acórdãos, votos ou decisões do ministro que ilustram a tese apresentada no texto principal da obra e deverá abranger até 50% do volume total do livro. Será necessário, portanto, selecionar e digitar apenas os trechos mais expressivos. Os detalhes sobre a forma de digitação serão informados oportunamente.

Brasão, identificação do órgão com letras maiúsculas e identificação da unidade com apenas as iniciais maiúsculas. Utilizado apenas na primeira página do documento.


Endereçamento

Assunto de que trata o documento, de forma sucinta.

2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

Identificação do documento, seguida do número de registro e ano, separa-dos por barra, em negrito.

Local e data por extenso.


2,5 cm

Exemplo de ofício


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

6. Entre os autores dos volumes já publicados, figuram juristas, advogados, professores universitários e outros expoentes do Direito e do meio acadêmico. Como um representante desse seleto grupo, a participação de Vossa Senhoria neste projeto certamente agregará valor à série e à história do Supremo Tribunal Federal.7. Aguardamos a resposta de Vossa Senhoria para enviarmos informações sobre os prazos para a elaboração e a entrega dos originais. Estamos à sua disposição para quaisquer outros esclarecimentos.

Atenciosamente,

AssinaturaNOMECargo

2

Identificação do signatário em letras maiúsculas, com o cargo redigido apenas com as iniciais maiúsculas.

A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunicação. Deve ser centralizada na página e localizada no rodapé do documento ou acima da área de 2 cm da margem inferior.


3.2.13 Ordem de serviço

Constitui incumbência determinada por escrito, de caráter eminentemente operacional, expedida pelo chefe imediato, com vigência limitada ao tempo de execução da tarefa.


Identificação do órgão em letras maiúsculas e, se for o caso, da secretaria, da coordenadoria e da gerência, com iniciais maiúsculas.

Identificação do documento com letras maiúsculas, em negrito, seguida do número e da data de expedição.2 espaços simples


2,5 cm


Conteúdo da ordem de serviço. Os parágrafos devem ser numerados por algarismos arábicos e poderão, se for o caso, desdobrar-se em alíneas.

Preâmbulo – não integra a matéria normatizada. É comumente finalizado com a expressão “resolve”, seguida de dois-pontos.

3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


Coordenadoria de Divulgação de Jurisprudência

ORDEM DE SERVIÇO N0 1, DE 16 DE DEZEMBRO DE 2004.

A Coordenadora de Divulgação de Jurisprudência, no uso de suas atribuições e haja vista o disposto nos arts. 37, 216 e 218 do Regulamento da Secretaria do Supremo Tribunal Federal, resolve:

1. Nomear comissão formada pelos servidores da Seção de Editoração para elaborar o Manual de Padronização de Atos Oficiais Administrativos.

2. Definir as seguintes etapas para a elaboração do referido manual:a) A divisão do livro será feita em capítulos, e cada capítulo ficará a cargo de

um membro ou dois da equipe de pesquisa e elaboração, de acordo com a complexidade ou a extensão do assunto abordado. Os capítulos descreverão os pronomes de tratamento adequados à comunicação oficial, os princípios de redação, os tipos e os modelos de atos oficiais, além de outros que venham a ser propostos pela equipe de pesquisa e elaboração do manual.

b) Pesquisa e redação individual – ou em duplas – dos capítulos, de acordo com a divisão acordada entre os redatores/revisores participantes.

c) Os textos serão reunidos e cada revisor fará a leitura integral da prova e as correções ou adaptações que julgar necessárias.

3. Determinar que a Chefe da Seção de Editoração será responsável pela supervisão dos trabalhos.

AssinaturaNome

Exemplo de ordem de serviço


3.2.14 Portaria

Portaria é ato emanado de ministro ou secretário de Estado, dirigente de entidade da admi-nistração pública federal, presidente ou diretor-geral de secretaria de tribunal, destinado a instruir sobre assuntos concernentes à administração, especialmente os relacionados a pessoal (admissão, exoneração, delegação de competência, designação, elogio, punição etc.).


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


PORTARIA N0 95, DE 28 DE JUNHO DE 2004.

Compõe o Comitê da Qualidade e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, no uso de suas atribuições e haja vista o disposto na Resolução STF n0 210, de 3 de outubro de 2000,

RESOLVE:

Art. 10 Designar o Diretor-Geral da Secretaria, o Assessor-Chefe de Planejamento e Organização e o Assessor do Núcleo da Qualidade para, sob a presidência do primeiro, compor o Comitê instituído pela Portaria n0 156, de 29 de novembro de 2001.

Art. 20 Os representantes da Administração, designados no Manual da Qualidade, atuam como colaboradores do Comitê da Qualidade.

Art. 30 Fica ratificado o enunciado da Política da Qualidade, nos termos da Resolução n0 214, de 19 de março de 2001.

Art. 40 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.Art. 50 Fica revogada a Portaria n0 104, de 9 de julho de 2003.

AssinaturaNome




2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2,5 cm

Identificação do ato em letras maiús-culas e negrito, seguida do número e da data de expedição.

Ementa – resumo do que motivou a portaria. Seu texto é recuado até o centro da página e justificado.

Preâmbulo – não integra a matéria normatizada. É aberto com a deno-minação do expedidor do ato e se encerra com a expressão “RESOLVE” em letras maiúsculas e negrito, registrada em novo parágrafo.

Conteúdo da portaria. Tem a estrutura de texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Exemplo de portaria


3.2.15 Relatório

O relatório é a descrição pormenorizada de atividade, projeto ou período de tempo de desenvolvimento de tarefa e normalmente destina-se a autoridade superior.

Os relatórios, com frequência, são submetidos a pessoas que não participaram das ativida-des de maneira efetiva. Muitas vezes, a avaliação de um trabalho depende da linguagem do relatório. Por esse motivo, o texto deve ser fluente, com parágrafos bastantes a separarem os assuntos entre si, e a escrita suficientemente clara para não deixar dúvida quanto ao método empregado ou à interpretação dos resultados.

O remetente do relatório é o titular do setor ou os membros de comissão designada para objetivo específico.

Na descrição do projeto ou da atividade, as tarefas devem ser mencionadas pela ordem em que foram desenvolvidas. Elabore uma lista exaustiva de todas as tarefas, procure reunir o maior número de informações sem desprezar nenhum tipo de minúcia. Ordene cronolo-gicamente a lista, pois algumas atividades poderão ter conduzido a outras e assim sucessi-vamente. Idealize uma estrutura para o relatório, que deverá conter introdução, desenvol-vimento e conclusão.

Há relatórios que são exigidos por disposições legais, como o Relatório Anual de Atividades do STF, previsto no art. 13, XIV, do Regimento Interno do Supremo Tribunal Federal – RISTF/1980, e o Relatório de Gestão, encaminhado ao Tribunal de Contas da União anual-mente. Esses têm estruturas próprias e requisitos específicos previstos em norma.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


Coordenadoria de Divulgação de Jurisprudência

RELATÓRIO DAS ATIVIDADES DE ELABORAÇÃODO MANUAL DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS

DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL

Brasília, dezembro de 2004

Cabeçalho: nome da instituição em letras maiúsculas e o da unidade com apenas as iniciais maiúsculas.

Título: em letras maiúsculas e em negrito, posicionado no centro vertical e horizontal da página.

Capa/Folha de rosto – principal fonte de identificação do trabalho. Deve conter: cabeçalho, título e data do relatório. Relatórios apenas são numerados quando se referem ao acompa-nhamento periódico de atividade ou projeto, ou quando houver mais de um sobre o mesmo assunto.

Local e data, sem pontuação final.

Exemplo de relatório


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

FICHA TÉCNICA

Solicitante do trabalho: ...

Supervisão: ...

Coordenação: ...

Equipe de pesquisa, elaboração e revisão: ...

Colaboração: ...

Formatação: ...

Estrutura da obra: O Manual de Atos Oficiais Administrativos divide-se em quatro capítulos: Aspectos legais; Aspectos físicos; Aspectos editoriais; e Projeto gráfico.

Responsáveis pela elaboração do texto (informação obrigatória).

Informação obrigatória.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

RESUMO

Este relatório descreve as etapas de elaboração do Manual de Atos Oficiais Administrativos do Supremo Tribunal Federal. Os itens descritos são a metodologia do trabalho, baseada em pesquisa bibliográfica e documental, o desenvolvimento de cada fase, que compreendeu atividades individuais e em grupo, os recursos necessários, o cronograma e a supervisão do trabalho. O relatório inclui, ainda, levantamento da bibliografia utilizada durante a pesquisa.

Versão condensada do documento. Apresenta a tese do relatório, os dados objetivos que confirmam a tese e, ao final, as medidas que podem ou devem ser tomadas.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

SUMÁRIO

Introdução 5Metodologia utilizada 6Etapas de elaboração 8Recursos 10

Humanos 10Materiais 10Financeiros 11

Coordenação e supervisão 12Cronograma de atividades 13Bibliografia 14Anexo único – Levantamento bibliográfico para elaboração do manual 15

Indica as subdivisões do trabalho e as páginas, para facilitar a consulta.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

Texto


AssinaturaNomeCargo

Local e data.


3.2.16 Requerimento

É o instrumento por meio do qual o requerente solicita à autoridade administrativa o reconheci-mento de um direito ou a concessão de um pedido, sob o amparo de lei ou norma reguladora6.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm

REQUERIMENTO

Senhor Diretor-Geral da Secretaria do Supremo Tribunal Federal,

Anastácio Pimenta, servidor deste Tribunal, Analista Judiciário, matrícula ..., lotado na Secretaria de Documentação, na Coordenadoria de Divulgação de Jurisprudência, requer a Vossa Senhoria licença para tratar de assuntos particulares pelo prazo de seis meses a contar do dia 2 de janeiro de 2005, com base no art. 91 da Lei n0 8.112/1990.

Nesses termos, pede deferimento.


Assinatura



2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2,5 cm

Identificação do ato em letras maiúsculas e negrito.

Vocativo – composto pela forma de tratamento adequada e nome do órgão a que se dirige.

Texto – inicia-se com o nome do requerente e sua identificação, seguido do objeto do requerimento, com a identificação dos fundamentos legais que dão base à solicitação.

Os fechos mais comumente utilizados são “Nesses termos, pede deferi-mento” e “Pede deferimento”.

Exemplo de requerimento


3.2.17 Resolução

Conforme definido pelo Regimento Interno do Supremo Tribunal Federal, com nume-ração seguida e ininterrupta, “é o ato de competência do Presidente para complementar o Regimento Interno ou o Regulamento da Secretaria e resolver os casos omissos, bem assim para complementar a legislação relativa ao funcionalismo, ou regular sua aplicação”.


3 cm1,5 cm

ou 2 cm2 cm

2 cm


RESOLUÇÃO N0 227, DE 21 DE FEVEREIRO DE 2002.

Dispõe sobre o consumo de energia elétrica no âmbito do Supremo Tribunal Federal.

O PRESIDENTE DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, no uso de suas atribuições e haja vista o disposto na Resolução n0 117, de 19 de fevereiro de 2002, da Câmara de Gestão da Crise de Energia Elétrica, e no Decreto n0 4.131, de 14 de fevereiro de 2002,

RESOLVE:

Art. 10 O consumo de energia elétrica no Supremo Tribunal Federal deve representar a adequada utilização de iluminação e equipamentos.

Art. 20 Na contratação de obras e serviços e na aquisição de bens, devem ser adotadas especificações que atendam os requisitos de eficiência energética.

Art. 30 Os titulares das Unidades componentes da estrutura orgânica do Tribunal deverão colaborar na conscientização dos servidores sobre o adequado uso de lâmpadas e equipamentos.

Art. 40 O Diretor-Geral fica responsável pelo acompanhamento do consumo de energia elétrica e, se necessário, pela adoção de medidas de racionamento.

Art. 50 A Secretaria do Tribunal funcionará das 11 às 19 horas; e o expediente dos servidores será das 12 às 19 horas, conforme disposto na Ordem de Serviço n0 12, de 21 de agosto de 2000.

Art. 60 Ficam revogadas as Resoluções n0 219, de 24 de maio de 2001, e n0 222, de 13 de setembro de 2001.

Art. 70 Esta Resolução entra em vigor a partir de 10 de março de 2002.

AssinaturaNome

Brasão e identificação do órgão, com letras maiúsculas, em negrito.



2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2 espaços simples

2,5 cm

Identificação do documento composta pelo nome do ato em letras maiúsculas e negrito, seguida do número e da data de expedição.

Ementa – resumo do assunto que moti-vou o documento. Seu texto é recuado até o centro da página e justificado.

Assinatura e nome da autoridade expedidora.

Preâmbulo – não integra a matéria normatizada. É aberto com a denominação do expedidor do ato e se encerra com a expressão “RESOLVE” em letras maiúsculas e negrito, registrada em novo parágrafo.

Conteúdo da resolução. Tem a estrutura de texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Exemplo de resolução


3.3 Elementos acessórios

3.3.1 Anexos

Anexos são documentos acessórios que acompanham e complementam a correspondência principal.

Recomendações

Os anexos devem ser identificados por algarismos arábicos ou letras maiúsculas, com a pala-vra "anexo" grafada em negrito e maiúsculas no cabeçalho do documento: ("ANEXO 1", "ANEXO A"). Quando em referência no corpo do texto, grafar apenas com a inicial maiúscula. Havendo apenas um anexo, deverá ser chamado "ANEXO".

Quando um documento apresentar vários anexos, mencione a quantidade no corpo do texto principal.

Faça referência a alguma página de um anexo da seguinte forma: Anexo 1/2 (que significa Anexo 1, página 2); Anexo 3/5 (que significa Anexo 3, página 5).

3.3.2 Tabelas, gráficos, figuras e quadros

Tabelas, gráficos, figuras e quadros organizam as informações em ordem lógica e tornam as comparações mais fáceis e acessíveis ao leitor, além de economizarem espaço. Assim, servem para ilustrar e agilizam o entendimento da informação.


Recomendações

Apresente no texto as tabelas, figuras ou ilustrações logo após serem citadas pela primeira vez, e numere-as em algarismos arábicos, sequencialmente.

No texto, as palavras “figura”, “quadro”, “anexo” e “tabela”, quando seguidas de numeração, devem ser grafadas com a letra inicial maiúscula.

Nas tabelas, escreva os títulos acima; nas figuras, abaixo.

Evite abreviar palavras dentro de gráficos, tabelas e quadros.

As legendas internas devem obedecer a um padrão. Prefira a letra maiúscula apenas no início da primeira palavra.

Após toda e qualquer legenda, coloque o ponto-final.

Não abrevie as palavras “figura”, “tabela”, “quadro” e “anexo” no texto nem na legenda.

Informações complementares4.


4.1 Normatização do STF

O Supremo Tribunal Federal7 padronizou algumas siglas de uso no âmbito da Corte a fim de facilitar as comunicações e a inclusão de dados nos sistemas eletrônicos.

4.1.1 Siglas dos registros processuais

AC Ação Cautelar

ACO Ação Cível Originária

ADC Ação Declaratória de Constitucionalidade

ADI Ação Direta de Inconstitucionalidade

AO Ação Originária

AOE Ação Originária Especial

AP Ação Penal

AR Ação Rescisória

Ag Agravo


AI Agravo de Instrumento

AgR Agravo Regimental

ADPF Arguição de Descumprimento de Preceito Fundamental

AS Arguição de Suspeição

CR Carta Rogatória

Cm Comunicação

CC Conflito de Competência

ED Embargos de Declaração

EDv Embargos de Divergência

EI Embargos Infringentes

Ext Extradição

HC Habeas Corpus

HD Habeas Data

Inq Inquérito

IF Intervenção Federal


MI Mandado de Injunção

MS Mandado de Segurança

MC Medida Cautelar

Pet Petição

PPE Prisão Preventiva para Extradição

PA Processo Administrativo

QO Questão de Ordem

Rcl Reclamação

RC Recurso Criminal

RHC Recurso em Habeas Corpus

RHD Recurso em Habeas Data

RMI Recurso em Mandado de Injunção

RMS Recurso em Mandado de Segurança

RE Recurso Extraordinário

RvC Revisão Criminal


SE Sentença Estrangeira

SEC Sentença Estrangeira Contestada

SL Suspensão de Liminar

SS Suspensão de Segurança

STA Suspensão de Tutela Antecipada

4.1.2 Siglas das unidades

ST Secretaria do Tribunal

AJU Assessoria Jurídica

GDG Gabinete do Diretor-Geral

ADM Assessoria de Administração

NGIC Núcleo de Gestão Integrada das Contratações

GPR Gabinete da Presidência

ACO Assessoria de Comunicação

ARP Assessoria de Articulação Parlamentar


ACE Assessoria de Cerimonial

AIN Assessoria de Assuntos Internacionais

SG Secretaria-Geral da Presidência

GSG Gabinete do Secretário-Geral

ASP Assessoria Processual

APL Assessoria do Plenário

CECID Central do Cidadão

NARP Núcleo de Análise de Recursos da Presidência

NURG Núcleo de Repercussão Geral

SAF Secretaria de Administração e Finanças

CPL Comissão Permanente de Licitação

COFI Coordenadoria de Orçamento e Finanças

CMPA Coordenadoria de Manutenção e Patrimônio

NCIC Núcleo de Controles Internos das Contratações

NSAF Núcleo de Gestão de Contratos da SAF


SGP Secretaria de Gestão de Pessoas

CATES Central de Atendimento ao Servidor

NCGP Núcleo de Controles Internos em Gestão de Pessoas

CDPE Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas

CRFP Coordenadoria de Registros Funcionais e Pagamento

STI Secretaria de Tecnologia da Informação

NGIC Núcleo de Gestão Integrada das Contratações

CGTI Coordenadoria de Gestão de Tecnologia da Informação

CSCP Coordenadoria de Soluções Corporativas

CITI Coordenadoria de Infraestrutura Tecnológica

CSJU Coordenadoria de Soluções Judiciais

SEG Secretaria de Segurança

CDIG Coordenadoria de Inteligência e Segurança de Dignitários

CSIT Coordenadoria de Segurança de Instalações e Transporte


SEJ Secretaria Judiciária

CPIN Coordenadoria de Processamento Inicial

CFIN Coordenadoria de Processamento Final

CPCR Coordenadoria de Processos Criminais

CPCI Coordenadoria de Processos Cíveis

SCO Secretaria de Comunicação Social

CIMP Coordenadoria de Imprensa

COTR Coordenadoria de Gestão da TV e Rádio Justiça

CSTR Coordenadoria de Serviços e Infraestrutura de TV e Rádio Justiça

SDO Secretaria de Documentação

CBIB Coordenadoria de Biblioteca

COAJ Coordenadoria de Análise de Jurisprudência

CDJU Coordenadoria de Divulgação de Jurisprudência

CDOC Coordenadoria de Memória e Gestão Documental


SGE Secretaria de Gestão Estratégica

EGAP Escritório de Gestão Aplicada

EAET Escritório de Análise Estratégica

SIS Secretaria de Serviços Integrados de Saúde

SGM Secretaria de Gestão do STF-Med

4.1.3 Numeração das seções de um documento

Em documentos extensos, é recomendável a adoção de um sistema de numeração progres-siva das divisões e subdivisões do texto, de forma a demonstrar com clareza a sequência, a importância e o inter-relacionamento da matéria, visando à localização imediata de cada parte.

As partes em que se divide o texto de um documento são chamadas de seções e contêm as matérias afins na exposição ordenada do assunto. Seções primárias são as principais divisões do texto de um documento, denominadas capítulos. As seções primárias podem ser divi-didas em seções secundárias; as secundárias, em terciárias; as terciárias, em quaternárias e assim sucessivamente. No entanto, recomenda-se limitar o número das seções até a terciária.

O que permite a localização imediata de uma seção é o indicativo de seção, ou seja, o número ou o grupo numérico.

Na numeração, são empregados algarismos arábicos, que precedem o título ou a primeira palavra do texto, se não houver título. Em qualquer caso, haverá um espaço após a numeração.


O indicativo das seções primárias segue a sequência dos números inteiros a partir de 1, ao passo que o da seção secundária é constituído pelo indicativo da seção primária a que pertence, seguido do número que lhe for atribuído na sequência do assunto e separado por ponto. Repete-se o mesmo processo em relação às demais seções.

Seção Primária Seção Secundária Seção Terciária

1 1.1 1.1.1

2 2.1 2.1.1

3 3.1 3.1.1

… … …

9 9.1 9.1.1

10 10.1 10.1.1

11 11.1 11.1.1

Se for necessário enumerar diversos assuntos, a seção pode ser subdividida em alíneas orde-nadas alfabeticamente por letras minúsculas seguidas de parênteses. Após a penúltima alínea, pode ser acrescentado o conectivo “e” ou “ou”, conforme o caso, se for cumulativa ou alterna-tiva. As alíneas terminam em ponto e vírgula, exceto a última, que se encerra com ponto-final.

Os títulos das seções são destacados gradativamente, usando-se os recursos de negrito, itá-lico ou grifo, e redondo, caixa alta ou versal etc. Se uma seção tem título, este é colocado na mesma linha do respectivo indicativo, e a matéria da seção pode começar na linha seguinte da própria seção ou em uma seção subsequente.


4.1.4 Remissão a texto legal

Se houver necessidade de remissão a texto legal, a primeira referência deve indicar o número, seguido da data, com o mês grafado por extenso e o ano.

Exemplo

Portaria nº 10, de 20 de março de 2004.

Nas referências seguintes, indicam-se apenas o número e o ano do texto legal.

Exemplo

Conforme a Portaria nº 10/2004.

Citação de artigos, incisos, parágrafos e alíneas

Artigos

Os artigos de leis, portarias, resoluções, medidas provisórias etc. são designados pela forma abreviada Art. (ou art.), seguida de algarismo arábico e do símbolo de número ordinal até o de número nove.

O artigo será separado do texto por um espaço em branco, sem traços ou outros sinais.

Exemplos

Art. 3º Art. 5º Art. 9º


A partir do artigo de número 10, usa-se o algarismo arábico correspondente, seguido do ponto.

Exemplos

Art. 10. Art. 12. Art. 14.

O texto de um artigo inicia-se sempre por letra maiúscula e termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando deverá terminar por dois-pontos.

Exemplo

Art. 13. A língua portuguesa é o idioma oficial da República Federativa do Brasil.

Incisos

Os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos, seguidos de travessão ou traço médio8 (–), e iniciados por letra minúscula, a não ser que se trate de nome próprio.

Exemplo

Art. 3º Constituem objetivos fundamentais da República Federativa do Brasil:

I – construir uma sociedade livre, justa e solidária;

II – garantir o desenvolvimento nacional;

Os incisos são pontuados com ponto e vírgula, exceto o último, que se encerra em ponto, e aquele que contiver desdobramento em alíneas se encerra com dois-pontos.

Parágrafos


Quando um artigo contiver mais de um parágrafo, estes serão designados pelo símbolo §. O símbolo do parágrafo é seguido do algarismo arábico correspondente e do símbolo do número ordinal até o nono parágrafo.

Exemplos

§ 4º § 6º § 9º

A partir do parágrafo de número 10, usa-se o símbolo § seguido do algarismo arábico cor-respondente e de ponto.

Exemplos

§ 10. § 15. § 35.

As expressões “parágrafo único”, “parágrafo seguinte”, “parágrafo anterior” e semelhantes são grafadas por extenso.

O texto dos parágrafos inicia-se com letra maiúscula e encerra-se com ponto, a não ser que ele se desdobre em alíneas, caso em que deverá terminar com dois-pontos.


Alíneas

As alíneas ou letras de um inciso ou parágrafo são grafadas com a letra minúscula corres-pondente seguida de parêntese.

Exemplos

a) b) c)

O texto das alíneas começa com letra minúscula e termina com ponto e vírgula, exceto a última, que se encerra com ponto. Se a alínea se desdobrar em números, encerra-se por dois-pontos.

Desdobramento de alíneas

Os números que correspondem ao desdobramento de alínea deverão ser grafados em alga-rismos arábicos seguidos de ponto. O texto inicia-se com letra minúscula e termina em ponto e vírgula, salvo o último, que se encerra com ponto.


Referências bibliográficas

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Este manual foi projetado e composto por Eduardo Franco Dias e Roberto Hara Watanabe, na Coordenadoria de Divulgação de Jurisprudência, vinculada à Secretaria de Documentação do Supremo Tribunal Federal.

A fonte do texto é a Adobe Caslon Pro, projetada por Carol Twombly com base em impressos feitos pelo designer de tipos inglês William Caslon entre 1734 e 1770, e editada pela Adobe Systems em 1990.

Os títulos são compostos na fonte Univers LT Std, projetada por Adrian Frutiger para a Deberny & Peignot em 1957, e reeditada em formato eletrônico por Frutiger para a Linotype em 1997.

O papel é offset 120g/m2, no miolo, e 180g/m2, na capa.

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