manual de arquivos corrente

MANUAL DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS

Comissão Permanente de Gestão de Documentos Notariais e de Registros da ANOREG – RJ

Gilson Carlos Sant’Anna

Presidente da Comissão

SUMÁRIO

1. OBJETIVO............................................................................................... 01 2. DEFINIÇÕES........................................................................................... 02 3. ARQUIVOS CORRENTES DAS SERVENTIAS NOTARIAIS E REGISTRAIS............................................................................................... 13 4. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (CCD).................. 14

5. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD)..................15 6. RESPONSABILIDADE PELOS ARQUIVOS CORRENTES.....................16

7. PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS CORRENTES.............................................................. 16

8. PROCEDIMENTOS PARA A PROTEÇÃO DOS DOCUMENTOS......... 16

9. PROCEDIMENTOS PARA AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DOCUMENTOS....................................................................................... 18

10. PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS ELETRÔNICOS...................................................................................... 19 11. ORIENTAÇÕES EM RELAÇÃO À PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS..................................................................................... 20

12. OUTRAS DICAS DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS................ 21

13. REFERÊNCIAS..................................................................................... 21

14. ANEXOS............................................................................................... 22

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para a organização dos arquivos correntes e intermediários das serventias notariais e registrais do Estado do Rio de Janeiro buscando, assim, facilitar e orientar os titulares das serventias na gestão dos documentos.

O presente manual foi elaborado com base nos manuais, formulários e procedimentos adotados pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro.

2 DEFINIÇÕES ACERVO Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. ACESSO 1 – Possibilidade de consulta a documentos e informações. 2 – Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização. ACONDICIONAMENTO Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. ACUMULAÇÃO Reunião de documentos produzidos e / ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família. ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS Direção, supervisão, coordenação, organização e controle das atividades de arquivo. Também chamada gestão de arquivos. ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS VER GESTÃO DE DOCUMENTOS AMOSTRAGEM Técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo. ANEXAÇÃO Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. APENSAÇÃO Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. APENSO Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo. ARMAZENAMENTO Guarda de documentos em depósito. VER também ACONDICIONAMENTO.

ARQUIVAMENTO 1 – Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. VER também ARRANJO, MÉTODO DE ARQUIVAMENTO e SISTEMA DE ARQUIVAMENTO. 2 – Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitação. VER também MÉTODO DE ARQUIVAMENTO ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. ARQUIVO ADMINISTRATIVO Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em oposição a arquivo técnico. ARQUIVO CORRENTE 1-Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo corrente. 2-Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. ARQUIVO ESTADUAL Arquivo público mantido pela administração estadual, identificado como principal agente da política arquivística neste âmbito. ARQUIVO GERAL Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado ARQUIVO CENTRAL. ARQUIVO HISTÓRICO VER ARQUIVO PERMANENTE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 1 – Conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 2 - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. ARQUIVO NACIONAL Arquivo público central ou mantido pela administração federal de um país, identificado como o principal agente da política arquivística nesse âmbito. ARQUIVO PERMANENTE 1 – Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 2 – Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 3 - Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado de arquivo histórico.

ARQUIVO PRIVADO 1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 2 – Arquivo de entidade coletiva de direito privado, família ou pessoa. Também chamado arquivo particular. ARQUIVO PÚBLICO 1 - Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 2 - Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. ARQUIVO TÉCNICO Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em oposição a arquivo administrativo. ARRANJO Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. ATIVIDADE-FIM Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição. Também referida como atividade finalística. ATIVIDADE-MEIO Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também referida como atividade mantenedora. AVALIAÇÃO Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Letra C

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. VER também TEORIA DAS TRÊS IDADES. CLASSE A primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de classificação. CLASSIFICAÇÃO 1 Organização dos documentos de um arquivo ou coleção , de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. 2 Analise e identificação do conteúdo de documentos, seleção de categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 3 Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

CÓDIGO Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam dados. VER também NOTAÇÃO. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente ao respectivo agrupamento lógico e físico. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo. Responsável pela emissão da tabela de temporalidade. CONSERVAÇÃO 1 - Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração de documentos. 2 - Conjunto de medidas e procedimentos destinados a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração. CONSULTA Busca direta ou indireta de informações.

Letra D

DATA DE ACESSO 1 - Elemento de identificação cronológica do fim da restrição de acesso a um documento. 2 - Elemento de identificação cronológica do acesso efetuado a um documento em meio eletrônico. DATAS-LIMITE Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e o término do período de produção de uma unidade de descrição. DESCARTE Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. VER também ELIMINAÇÃO. DESCRIÇÃO Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. DESTINAÇÃO Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. VER também TABELA DE TEMPORALIDADE. DOCUMENTAÇÃO 1 - Conjunto de documentos 2 - Ato ou serviço de coleta, organização, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para

seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. DOCUMENTAÇÃO TEXTUAL Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados, ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios. DOCUMENTO Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. VER também ITEM DOCUMENTAL.

DOCUMENTO NOTARIAL E REGISTRAL

Os documentos das serventias notariais e registrais, como os contratos e as escrituras públicas, possuem uma intenção documentadora original, ou seja, quando são elaborados têm o objetivo de reconhecer direitos e/ou negócios. A isto se denomina credibilidade e esta implica a incorporação de efeitos jurídicos ao documento. Podemos dizer, então, que o documento reconhece os negócios, serve para recordar as partes dos mesmos e para fazer prova a terceiros de sua existência.

DOCUMENTO OFICIAL Documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. DOCUMENTO PÚBLICO 1 - Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público. 2 - Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder público. 3 - Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público. DOMICÍLIO LEGAL DO DOCUMENTO Jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido. DOSSIÊ Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Letra E

ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também chamado expurgo de documentos. ESPÉCIE DOCUMENTAL Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação . São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório. VER também TIPO DOCUMENTAL.

Letra F

FICHÁRIO 1 - Conjunto de fichas ordenadas segundo critérios preestabelecidos, utilizadas para fins de controle e recuperação de documentos e informações. 2 - Móvel utilizado para guarda de fichas. FUNDO Conjunto de documentos, independente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade coletiva no decurso das suas atividades e funções. FUNDO ABERTO Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. FUNDO FECHADO Fundo que, não recebe acréscimo de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.

Letra G

GÊNERO DOCUMENTAL Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais. GESTÃO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. GUIA DE RECOLHIMENTO VER RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO GUIA DE TRANSFERÊNCIA VER RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA

Letra I

IDENTIFICAÇÃO Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual. INSTRUMENTO DE PESQUISA Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes. ITEM DOCUMENTAL 1 - Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos. 2 - Unidade documental fisicamente indivisível. Também referida como peça.

Letra J

JUNTADA 1 - Apensação ou anexação de um processo a outro. 2 - Junção de documentos a um processo.

Letra L

LISTA DE ELIMINAÇÃO Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. VER também TERMO DE ELIMINAÇÃO LISTA DE RECOLHIMENTO VER RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO LISTA DE TRANSFERÊNCIA VER RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA

Letra M

MÉTODO DE ARQUIVAMENTO Seqüência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

Letra N

NOTAÇÃO 1- Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência. 2 -Código de identificação das unidades de arquivamento, constituído de números, letras e/ou sinais, que permite sua ordenação ou localização.

Letra O

ORDENAÇÃO Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método.

Letra P

PEÇA VER ITEM DOCUMENTAL. PERÍODO DE RETENÇÃO Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. VER também CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO. PRAZO DE ELIMINAÇÃO Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados. PRAZO DE GUARDA Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção. PRESERVAÇÃO Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. PROCESSO Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. PROJEÇÃO Saliência colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinadas ao registro de informações, permitindo rápida visualização. PROTOCOLO Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Letra R

RECOLHIMENTO 1 - Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. 2 - Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada. RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos permanentes. RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos intermediários.

Letra S

SELEÇÃO Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. SÉRIE Subdivisão do quadro de arranjo, que corresponde a uma seqüência de documentos relativos à mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.

SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO

São os serviços de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos. Esses serviços são divididos da seguinte forma:

Tabelionato de notas – lavra escrituras, procurações, testamentos, reconhecem firmas, autenticam cópias;

Tabelionato de registro de contratos marítimos – lavra atos, contratos e instrumentos relativos a transações de embarcações a que as partes devam ou queiram dar forma legal de escritura pública;

Tabelionato de protesto de títulos – protocola os documentos de dívida para prova do descumprimento da obrigação, intima os devedores dos títulos para aceitá-los, devolvê-los ou pagá-los, lavra o protesto;

Registro de imóveis – registra a situação da propriedade imobiliária, acompanhando as subseqüentes modificações da mesma, inclusive constituição de ônus reais;

Registro de títulos e documentos – registra a comprovação de obrigações, tais como: os contratos de locação de prédios, os contratos de compra e venda em prestações de bens móveis, as quitações, recibos e contratos de compra e venda de automóveis etc...;

Registro civil de pessoas jurídicas – registra os jornais, periódicos, oficinas impressoras, empresas de radiodifusão, agências de notícias, sociedades civis religiosas, etc...;

Registro civil das pessoas naturais e de interdições e tutelas – registra os nascimentos, casamentos, óbitos, emancipações, interdições, as opções de nacionalidades etc...;

Registro de distribuição – distribui, quando previamente exigido, e registra títulos e documentos entre as diversas serventias; ou registra as ações judiciais, os atos notariais e outras comunicações recebidas dos órgãos e serviços competentes.

As serventias extrajudiciais exercem sua função de forma a evitar uma futura demanda judicial, objetivando harmonizar interesses conflituosos, contribuindo para uma sociedade com menos demandas judiciais.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e preservação de documentos ou arquivos, bem como o

acesso às informações neles contidas.

SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos que independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns. SUPORTE

Material no qual são registradas as informações.

Letra T

TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento técnico de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. TEORIA DAS TRÊS IDADES Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. VER também CICLO VITAL DE DOCUMENTOS TERMO DE ELIMINAÇÃO Instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. TIPO DOCUMENTAL Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. TRIAGEM VER SELEÇÃO

Letra U

UNICIDADE DO DOCUMENTO Princípio arquivístico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá apenas uma delas preservada. UNICIDADE DA INFORMAÇÃO Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO 1 - Menor conjunto de documentos reunidos de acordo com critério preestabelecido, que pode denominar-se caixa-arquivo, dossiê, maço, pasta, etc. 2 - Documento tomado por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação.

Letra V

VALOR ADMINISTRATIVO Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. VALOR FISCAL Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. VALOR HISTÓRICO

VER VALOR PERMANENTE VALOR INFORMATIVO Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.

VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. VER também VALOR PROBATÓRIO. VALOR PERMANENTE Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico. VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR PROBATÓRIO Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. VIGÊNCIA Qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

Referências Bibliográficas: ACERVO: Revista do Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, v. 4, jul./dez., 1990. BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sob a política nacional de arquivo público e privado e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, D.F , v. 29, n. 6, p.454-456, 9 jan., 1991, Seção I. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos. Estudos Históricos. Rio de Janeiro, v.7, n.13, jan./jun. , 1994. FONSECA, Maria Odila. Informação, Arquivos e Instituições Arquivísticas. Revista Arquivo & Administração. Rio de Janeiro: Associação dos Arquivistas Brasileiros, v.1, n.1, p.33– 44, jan./jun., 1998. ISAD (G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Rio de Janeiro:Arquivo Nacional, 2001 JARDIM, José Maria. Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil, Niterói: EdUFF, 1995. MARINHO JÚNIOR, Inaldo Barbosa. Socialização da Informação, ensino fundamental e informática educativa: uma proposta para a transferência da Informação no ambiente escolar. Dissertação de mestrado em ciências da informação. Universidade Federal Fluminense, 1996. PAES, Marilena Leite. Informação, Arquivos e Instituições Arquivísticas. Revista Arquivo & Administração. Rio de Janeiro: Associação dos Arquivistas Brasileiros – v.1, n.1, p.45 – 57, jan./jun., 1998. SILVA, Junia Gomes da Costa Guimarães e, MARINHO JÚNIOR, Inaldo Barbosa. Arquivos e informação: Uma parceria promissora. Revista Arquivo & Administração. Rio de Janeiro: Associação dos Arquivistas Brasileiros, v.1, n.1, p.15-32, jan/jun, 1998. SILVA, Junia Gomes da Costa Guimarães. Socialização da informação arquivística: a viabilidade do enfoque participativo na transferência de Informação. Dissertação de mestrado em ciências da informação. Universidade Federal do Rio de Janeiro, 1996.

3 ARQUIVOS CORRENTES DAS SERVENTIAS NOTARIAIS E REGISTRAIS

Os arquivos correntes ou de primeira idade, como também são conhecidos, possuem documentos que são de uso exclusivo das serventias que os geraram ou receberam e são consultados freqüentemente por elas. Suas principais características são:

• Gerar e receber documentos e informações;

• Tramitar documentos para outras serventias;

• Arquivar documentos e manter informações;

. Disponibilizar documentos e informações para consultas;

. Eliminar ou transferir documentos para o Arquivo Intermediário;

. Recolher documentos para o Arquivo Permanente.

Os instrumentos arquivísticos que norteiam as atividades de classificação e avaliação nos arquivos correntes e intermediários são o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade do PJERJ.

Para a classificação dos documentos administrativos deve-se utilizar a Classe 0 – Administração e para os documentos da área fim, ou seja, das atividades notariais e de registro, a Classe 3 que foi desenvolvida pelo PJERJ em parceria com a ANOREG/RJ. Na avaliação, atividade essencial realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários, os documentos serão selecionados para serem eliminados ou transferidos em conformidade com a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, utilizando as mesmas classes já citadas.

A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente e intermediário a microfilmagem e/ou digitalização, bem como a destinação final – eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.

A Tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso é permanente atualizada, a fim de incorporar novos documentos e demais alterações que se fizerem necessárias. Estas alterações devem ser efetuadas em conjunto com o PJERJ.

Ele está disponível na página do Tribunal de Justiça pelo seguinte endereço:>> www.tj.rj.gov.br, >> onde encontro, >> arquivo degea, >> tabela de temporalidade

Os documentos que possuem valor probatório ou histórico, após cumprirem os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade, deverão ser recolhidos ao Arquivo Permanente.

Será preservada um percentual de 10% da documentação referente a atividade fim, que tiver sido selecionada para eliminação. Estes documentos comporão, em conjunto com os documentos de valor probatório e/ou histórico, o arquivo permanente.

4 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (CCD)

O Código de Classificação de Documentos (Ato Normativo Conjunto nº 01/2004) é o instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários que nos permite agrupar ou separar documentos de acordo com o assunto.

Segue a estrutura do CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

- CLASSE 0 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

0 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

0-1 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

0-2 – PESSOAL

0-3 – MATERIAL

0-4 – PATRIMÔNIO

0-5 – ORÇAMENTO E FINANÇAS

0-6 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

0-7 – COMUNICAÇÃO

0-8 – MAGISTRADOS

0-9 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL

http://www.tj.rj.gov.br/

- CLASSE 3 – SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO – PROCESSOS E DOCUMENTOS

3-1 – REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS

3-2 – REGISTRO GERAL DE IMÓVEIS

3-3 – REGISTRO DE DISTRIBUIÇÃO/DISTRIBUIDORES

3-4 – TABELIONATO DE PROTESTO DE TÍTULOS

3-5 – OFÍCIO DE NOTAS

3-6 – OFÍCIO DE NOTAS E REGISTROS DE CONTRATOS MARÍTIMOS

3-7 – REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS

3-8 – REGISTRO CIVIL DE PESSOAS JURÍDICAS

3-9 – DOCUMENTOS COMUNS

Classificam-se os processos e documentos referentes aos serviços dos notários e registradores. Ela engloba as seguintes subclasses:

Registro Civil das Pessoas Naturais (3-1), Registro Geral de Imóveis (3-2), Registro de Distribuição / Distribuidores (3-3), Tabelionato de Protesto de Títulos (3-4), Ofício de Notas (3-5), Ofício de Notas e Registros de Contratos Marítimos (3-6), Registro de Títulos e Documentos (3-7), Registro Civil de Pessoas Jurídicas (3-8), Documentos comuns (3-9).

5 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD)

Em 08/01/2004 foi publicado no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro, Ato Normativo Conjunto 02/2004 com a 2ª edição da Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, que define o ciclo de vida dos documentos e determinando prazos para sua transferência, eliminação ou guarda permanente

De acordo com a TTD vários documentos poderão ser avaliados e descartados já no arquivo corrente, facilitando as atividades do responsável pela guarda e evitando a transferência, pela serventia, de documentação descartável. Após a avaliação e expedição do Termo de Eliminação a serventia poderá solicitar a retirada do material descartado à Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (ABATERJ).

6 RESPONSABILIDADE PELOS ARQUIVOS CORRENTES

As atividades de identificação, acondicionamento, controle e conservação dos documentos guardados nos arquivos correntes são de responsabilidade do titular da serventia produtora e/ou recebedora dos mesmos, conforme estabelecido pelo art.39, inc. I , da lei 8935/94.

7 PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS CORRENTES

a) Solicitação de arquivamento de um documento recebido ou produzido;

b) Verificar se há pendências em relação ao documento que será arquivado. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida. Caso exista alguma pendência, o documento deverá ser encaminhado ao setor competente para o cumprimento da mesma;

c) Classificar o documento pelo assunto principal a que se refere. A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Conhecer o funcionamento, as atividades desenvolvidas pela serventia e a maneira pela qual o documento será solicitado são fatores que contribuem substancialmente para uma adequada classificação;

d) Verificar se o assunto a que se refere o documento está contemplado no Código de Classificação de Documentos / Tabela de Temporalidade de Documentos. Se por ventura o assunto não constar destes documentos, a serventia deverá solicitar orientações a Comissão;

e) Codificar o documento, ou seja, atribuir a este o código correspondente ao assunto, constante dos manuais;

f) Ordenar os documentos de acordo com a codificação atribuída. A ordem deve ser numérica crescente;

8 PROCEDIMENTOS PARA A PROTEÇÃO DOS DOCUMENTOS

Para a conservação dos documentos é recomendada, tanto para o suporte como para o local de guarda, e conforme as necessidades e recursos disponíveis, a implantação de sistemas de proteção, prevenção e controle.

Podem ser elencados os seguintes sistemas:

a) Sistema contra enchentes e infiltrações: os documentos devem estar situados em locais elevados e deve ser garantida a estanqueidade das instalações;

b) Sistema de prevenção e extinção de incêndios;

c) Sistema de controle da incidência de luz solar sobre os documentos: é desejável que haja mínima incidência. Ex.: utilização de persianas nas janelas;

d) Sistema de controle de pragas: insetos, roedores etc. Ex.: dedetização periódica, iscas permanentes etc.;

e) Sistema de proteção contra descargas atmosféricas (pára-raios etc.);

f) Sistema de controle de temperatura: é desejável que esteja situada entre 20 e 22 o

C.;

g) Sistema de controle da umidade relativa do ar: é desejável que esteja situada entre 45 e 58%;

h) Sistema de controle de poeiras e gases.

Definem-se quatro níveis de proteção:

a) inadequado: ocorre com a ausência de qualquer um dos itens de a a d.

b) básico: contempla os itens de a a d.

c) intermediário: contempla os itens de a a e.

d) avançado: contempla os itens de a a h.

8.1 Alguns procedimentos recomendados para recuperação de documentos atingidos por

agentes deteriorantes

8.1.1 Finalidade Os procedimentos para a recuperação dos documentos, juntamente com as orientações para preservação dos documentos, têm por objetivo instruir os serventuários responsáveis pelos arquivos quanto à preservação dos documentos em geral e dos que se encontram em processo de deterioração por ação de insetos, bem como por alagamento do Arquivo, devido às enchentes ou infiltrações.

8.1.2 Quanto à deterioração por ação de insetos (cupins, traças etc.). Detectada a deterioração do acervo, isolar a documentação, utilizando equipamento de proteção individual (EPI), para evitar a contaminação de outros documentos. Após, entrar em contato com o DEGEA para obter as devidas orientações acerca das ações necessárias.

8.1.3 Quanto à deterioração por ação de água

O alagamento dos prédios devido às enchentes ou infiltrações tem concorrido bastante para a destruição de documentos e devem ser imediatamente adotadas medidas visando à recuperação física dos documentos molhados.

Frente ao exposto, sugerimos que sejam adotadas pelos responsáveis do arquivo, as medidas relacionadas abaixo, a fim de se recuperar as condições físicas dos documentos:

a) Expor os documentos molhados à sombra durante 03 dias, após 02 dias de sol quente, quando a baixa umidade do ar contribuirá bastante para a secagem dos documentos;

b) Acondicionar os documentos em sacos plásticos de textura grossa , aplicar sílica gel e lacrar os sacos por um período de 10 dias. Essa substância elimina a umidade remanescente nos documentos, deixando-os secos;

c) Acondicionar os documentos nas caixas-arquivo com a identificação de origem.

9 PROCEDIMENTOS PARA AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

9.1 O titular avalia os documentos, verificando se o tipo documental está contemplado no CCD..

9.2 Classifica o tipo documental caso conste do CCD.

9.3 Caso o tipo documental não esteja contemplado no CCD, consulta a Comissão de Gestão Documental da ANOREG - RJ, para classificação do documento.

9.4 Separa o tipo documental de acordo com a destinação final do documento,

9.4.1 O documento de guarda permanente é identificado por meio de carimbo próprio, (Modelo nº 01, anotando-se a data de avaliação.

9.4.2 O documento cujo prazo de guarda ainda não tenha expirado é identificado por meio de carimbo próprio Modelo nº 01, nexo 1, anotando-se a data de avaliação e da futura eliminação.

9.4.3 O documento cujo prazo de guarda tenha expirado será eliminado preservando-se um percentual de 10% (dez por cento) para amostragem como guarda permanente, que será identificado por carimbo próprio - Modelo nº 02.

9.4.3.1 Para identificar os documentos amostrais, preenche o formulário 01, “Escala de Eliminação e Amostragem” definindo a ação/artigo e o ano.

9.5 Preenche o formulário 03 “Controle Individual de Avaliação e Eliminação”, considerando também os apensos.

9.6 Para os documentos cuja destinação final seja a eliminação por períodos (abrangência) preenche o “Termo de Eliminação de Documentos ” (Formulário 02).

9.7 Em caso de documentos sem identificação e sem condições de guarda, utiliza o formulário 05 “Termo de Eliminação de Documentos Sem Condições de Guarda”. Sua numeração é controlada pelo formulário 06 “Controle de Termo de Eliminação de Documentos sem condições de guarda.

9.8 Confere o Termo de Eliminação de Documentos - ADM (Formulário 02) com o documento a ser eliminado e assina.

9.9 Confere a digitação, por amostragem. Constatando inconsistências, revisa os dados.

9.10 Arquiva os Formulários 02, 03 e 05 em pastas, separando-os por data da avaliação, para eventuais consultas.

9.11 Após, disponibiliza os documentos eliminados para Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (ABATERJ), registrando a quantidade de caixas enviadas no formulário 04 “Controle de Caixas Entregues à ABATERJ”.

10 PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS ELETRÔNICOS

10.1 Fazer a triagem do acervo eletrônico seguindo os seguintes passos:

a) Verificar o conteúdo das pastas e arquivos existentes em meio eletrônico;

b) Verificar a existência de duplicidade de arquivos;

c) Verificar se as pastas e os arquivos encontram-se nas categorias de Acervo Pessoal (diretórios, pastas e arquivos de uso pessoal) ou Acervo para Deletar (diretórios, pastas e arquivos não utilizados);

d) Criar os diretórios referentes às duas categorias citadas no item anterior e transferir para eles as pastas e os arquivos que se enquadrem nessas classificações;

e) Analisar os assuntos de que tratam os demais arquivos;

f) Classificar os arquivos de acordo com o Código de Classificação de Documentos.

10.2 Estruturar o Arquivo Eletrônico seguindo os seguintes passos:

a) Definir qual a estrutura de assuntos dos arquivos eletrônicos, verificando:

• estrutura de assuntos (pastas e sub-pastas) necessária para comportar os documentos gerados pelas atividades específicas e administrativas do órgão/setor,

• necessidade de compartilhamento de informações dentro do setor,

• necessidade de definição de parâmetros para a exclusão de arquivos, baseados nas orientações ditadas na Tabela de Temporalidade de Documentos,

• necessidade de definição de critérios para a denominação dos arquivos, baseados no Código de Classificação de Documentos.

b) Criar a estrutura de arquivos correspondente à estrutura de assuntos, onde as pastas serão criadas para cada um dos termos estabelecidos na estrutura de assunto;

c) Transferir cada um dos arquivos, conforme foi classificado, para suas respectivas pastas;

d) Alterar os nomes dos arquivos de acordo com os critérios estabelecidos;

e) Excluir os arquivos que atendam aos parâmetros estabelecidos para a exclusão de arquivos.

10.3 Cada novo arquivo eletrônico, gerado ou recebido, deve ser salvo na pasta referente ao assunto tratado, dentro da estrutura de assuntos já definida no Código de Classificação de Documentos.

10.4 Caso o assunto tratado pelo documento não exista no Código de Classificação de Documentos, solicitar orientação a Comissão antes de criar a respectiva pasta.

11 ORIENTAÇÕES EM RELAÇÃO À PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Identificar, a serventia, pelo menos quatro vezes, em lugares distintos, incluindo a capa, dos documentos encadernados (livros, pastas, etc.), facilitando, assim, a recuperação da informação em caso de danificação da capa.

. Identificar por serventia, documentos arquivados sem encadernação (fichas, fotos, etc...), facilitando, assim, a recuperação da informação em caso de danificação da numeração do maço ou caixa.

• Não se alimentar próximo de livros e de documentos, pois pequenos restos de alimentos podem atrair insetos.

• Não fumar em áreas de armazenagem de documentos e livros, e nas salas de pesquisa.

• A limpeza do local onde estão depositados os documentos e os livros deve ser feita com aspirador de pó, evitando o uso de espanador para não levantar poeira.

• Para limpar livros e documentos, passar um pano úmido em pouca água com uma solução germicida (tipo Lipofirm, misturado com álcool).

• Realizar periodicamente a limpeza dos locais de depósito.

• Verificar se os extintores de incêndio estão nos locais certos e com carga válida.

• Controlar a entrada de luz solar sobre os depósitos, evitando que os documentos e livros fiquem expostos à claridade solar.

• Se possível, instalar telas nas janelas dos depósitos e fazer a aeração do ambiente através do uso de ventiladores.

• Utilizar sempre mobiliário de aço com pintura epóxi, verificando, periodicamente, se o mobiliário for de madeira, a ocorrência de infestação de cupins ou brocas.

• Não esquecer que um documento produzido hoje merece todo o cuidado, pois poderá continuar primordial no futuro.

12 OUTRAS DICAS DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Arquivo Nacional (www.arquivonacional.gov.br)

13 REFERÊNCIAS

Lei Federal 11.111 de 05/05/2005;

Lei Federal 8.159 de 08/01/1991;

Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 01/2004;

Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 02/2004;

14 ANEXOS

Anexo I – Carimbos

Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário.

Anexo II – Formulários

AVALIAR, SELECIONAR E ELIMINAR DOCUMENTOS DO ARQUIVO

INTEMERIÁRIO

ANEXO 01 – MODELO DOS CARIMBOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE

DE TRABALHO AVALIAR, SELECIONAR E ELEMINAR

Modelo Nº 01

Modelo Nº 02

AMOSTRAGEM

Tipo: _____________________

Ano: _____________________

Avaliado em ____/____/____

Destinação Final:

Guarda Permanente

Eliminar em___/___/___

Formulário 01: ESCALA DE ELIMINAÇÃO E AMOSTRAGEM

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DATA DA AVALIAÇÃO

COMARCA ____________________________ SERVENTIA:_________________________

AÇÃO/ARTIGO: _________________________ PERÍODO: _________________________

__________________________

Formulário 02: TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ___ dias do mês de __________ de ______ foram eliminados os documentos abaixo relacionados, em conformidade com o estabelecido na Tabela de

Temporalidade de Documentos em vigor, atualizada pelo Auto Normativo Conjunto nº 02/2003 e publicada no Diário Oficial do Estado em 08/01/2003.

COMARCA SERVENTIA MAÇO/ANO

TOTAL ELIMINADO :_________ LIVROS, _________ PASTAS, _________ ENVELOPES

RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO:

RESPONSÁVEL PELA CONFERÊNCIA: RESPONSÁVEL PELA SERVENTIA

ASSUNTO

Nº / ANO

DATAS

ABRANGENTES

(períodos)

OBSERVAÇÕES CODIGO TÍTULO

Formulário 03 : CONTROLE INDIVIDUAL DE AVALIAÇÃO E ELIMINAÇÃO

COMARCA:

SERVENTIA:

PLANILHADOR:

DATA CAIXAS

AVALIADAS MAÇOS

DOCUMENTOS

AVALIADOS

DOCUMENTOS

DESCARTADOS

DOCUMENTOS

PERMANENTES AMOSTRAGEM

Formulário 04: CONTROLE DE CAIXAS ESTREGUES À ABATERJ NO ANO DE ___________

MÊS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ

DIA

Formulário 05 : TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS SEM CONDIÇÕES DE

GUARDA

Nº________

Aos ____dias do mês de ____________ de _____ foram eliminados _____________ (processos,

pastas, livros, etc.) danificados(as) e sem condições de identificação individual, referente à Comarca

_______________ e Serventia ________________, conforme estabelece a Tabela de Temporalidade

de Documentos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro em vigor e aprovada pelo Ato

Normativo Conjunto nº 02, publicado no D.O em 08/01/2003 e atualizada pelo Ato Normativo

Conjunto nº 02, publicado no D.O em 08/01/2004.

Responsável pela avaliação ___________________________

Responsável pela conferência ___________________________

Responsável pela Serventia ____________________________

Formulário 06

Formulário 06

CONTROLE DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS SEM CONDIÇÕES DE GUARDA

DATA

SERVENTIA Nº / ANO

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (CCD).

CASSE 3 – SERVIÇOS NOTARIAIS DE REGISTRO – PROCESSOS E DOCUMENTOS

3.1 – REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS

3.2 – REGISTRO GERAL DE IMÓVEIS

3.3 – REGISTRO DE DISTRIBUIÇÃO/DISTRIBUIDORES

3.4 – TABELIONATO DE PROTESTO DE TÍTULOS

3.5 – OFÍCIO DE NOTAS

3.6 – OFÍCIO DE NOTAS E REGISTROS DE CONTRATOS MARÍTIMOS

3.7 – REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS

3.8 – REGISTRO CIVIL DE PESSOAS JURÍDICAS

3.9 – DOCUMENTOS COMUNS

3.1 – REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATUARAIS

3-1-1 – Livros

3-1-1-1 – Livro tombo

3-1-1-2 – Livro de editais e proclamas

3-1-2 – Registro de nascimento – assento

3-1-3 – Declaração de nascido vivo – DNV

3-1-4 - Registro de óbito – assento

3-1-5 – Declaração de óbito – DO

3-1-6 – Retificações de qualquer espécie, registro de nascimento tardio e outros processos com

trâmite na própria serventia

3-1-7 – Averbações (mandado, carta de sentença, reconhecimento voluntário de paternidade,

adoção, legitimações etc.)

3-1-8 – Casamento

3-1-8-1 – Registro de casamento – assento

3-1-8-2 – Habitação para casamento

3-1-8-2-1 – Casamentos celebrados

3-1-8-2-2 – Casamentos inocorridos

3-1-8-3 – Edital de proclamas

3-1-9 – Suprimento (de idade ou consentimento)

3-1-10 – Comunicações

3-1-11 – Declaração de hipossuficiência

3-1-12 – Registro de qualquer espécie (sentenças, transcrições, opções de nacionalidade)

3-1-13 – Documentos que instruíram o registro (feitos referentes a brasileiros no exterior, após no

RTD; opções de nacionalidade etc.)

3-2 – REGISTRO GERAL DE IMÓVEIS

3-2-1 – Livros

3-2-1-1 – Protocolo

3-2-1-2 – Registro geral (ficha)

3-2-1-3 – Registro auxiliar (ficha)

3-2-1-4 – Indicador real (ficha)

3-2-1-5 – Indicador pessoal (ficha)

3-2-1-6 – De estrangeiros de terras rurais

3-2-2 – Aviso de indisponibilidade de bens

3-2-3 – Memorial de incorporação

3-2-4 – Memorial de loteamento

3-2-5 – Documentos que instruíram o registro (títulos não retirados pelo requerente)

3-3 – REGISTRO DE DISTRIBUIÇÃO/DISTRIBUIDORES

3-3-1 – Livros

3-3-1-1 – Registro de ações distribuídas

3-3-1-2 – Registro de títulos distribuídos

3-3-1-3 – Ônus reais

3-3-1-4 – Registro de sentença – Varas empresariais

3-3-1-5 – Registro de escritura pública de imóveis

3-3-1-6 – Registro de testamentos

3-3-1-7 – Registro de habilitações de casamentos

3-3-1-8 – Registro de constituição de pessoa jurídica

3-3-1-9 – Registro de títulos e documentos

3-3-2 – Atas de distribuição

3-3-3 – Avisos da CGJ (sobre indisponibilidade de bens etc.)

3-3-4 – Certidões de baixas (protestos), cartas de anuências

3-3-5 – Comunicação relativa à habilitação de casamento (das Circunscrições de Registro Civil)

3-3-6 – Declaração e / ou livro de homonímia

3-3-7 – Fichas e índices

3-3-8 – Ofícios – de anotações (averbações, baixas, retificações, inclusões etc.), de solicitações

de certidões

3-3-9 – Pedidos de certidões e cancelamentos

3-3-10 – Protocolo dos títulos distribuídos para protesto

3-3-11 – Publicações em jornais – sobre requisição de certidões (Diário Oficial, ...)

3-4 – TABELIONATO DE PROTESTO DE TÍTULOS

3-4-1 – Livros


3-4-1-2 – Registro de protesto

3-4-2 – Comprovantes de pagamento dos credores, de devolução de títulos e documentos

3-4-3 – Intimações e editais

3-4-3-1 – de documentos protestados

3-4-3-2 – de títulos pagos ou retirados

3-4-4 – Mandados / ofícios judiciais

3-4-4-1 – Mandado de sustação

3-4-5 – Ordens de cancelamento

3-4-6 – Documentos que instruíram a averbação no registro

3-5 – OFÍCIO DE NOTAS

3-5-1 – Livros

3-5-1-1 – Protocolo de livros

3-5-1-2 – Testamentos públicos

3-5-1-3- - Aprovação de testamentos cerrados

3-5-1-4 – Escritura

3-5-1-5 – Procurações e substabelecimentos

3-5-1-6 – Depósito de firmas

3-5-1-7 – Reconhecimento de firmas por autenticidade

3-5-1-8 – Índice de testamentos e notas

3-5-1-9 – Outros livros (auxiliares)

3-5-2 – Depósito de firmas (fichas)

3-5-3 – Certidões dos distribuidores, interdições e tutelas

3-5-4 – Controle de distribuição de escrituras

3-5-5 – Outros documentos de escritura

3-6 – OFÍCIO DE NOTAS E REGISTROS DE CONTRTOS MARÍTIMOS

3-6-1 – Livros


3-6-1-2 – Registro

3-6-1-3 – Procuração

3-6-1-4 – Escritura

3-6-1-5 – Abertura de firma

3-6-1-6 – Reconhecimento de firmas por autenticidade


3-6-3 – Controle de distribuição

3-6-4 – Depósito de firmas (fichas)

3-6-5 – Matrículas (fichas)

3-6-6 – Publicações em jornais (Diário Oficial, ...)

3-6-7 – Registros diversos (fichas)

3-6-8 – Documentos que instruíram o registro

3-6-9 – Documentos que instruíram a procuração, a escritura

3-7 – REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS

3-7-1 – Livros registrais

3-7-1-1 – Livro A (Protocolo)

3-7-1-2 – Livro B (Registro integral)

3-7-1-3 – Livro C (Registro resumido)

3-7-1-4 – Livro D (Indicador pessoal)


3-7-3 – Boletins dos atos extrajudiciais

3-7-4 – Comprovantes de emissão de Declaração de Operação Imobiliária (DOI)

3-7-5 – Controle de Distribuição


3-7-7 – Requerimentos de cancelamentos de registros e documentos

3-7-8 – Documentos que instruíram o registro


3-8-1 – Livros


3-8-1-2 – Livro A (registros de contratos, estatutos, etc.) e B (matrícula)

3-8-2 – Certidões

3-8-3 – Cópia de documentos pessoais dos sócios / presidente

3-8-4 – Exemplares de contratos sociais, atos, estatutos (registrados)


3-8-6 – Requerimentos de registro


3-9-1 – Livros

3-9-1-1 – Adicional

3-9-1-2 – Controle de selos

3-9-2 – Certidões não procuradas pelas partes

3-9-3 – Guia de Recolhimento de Receita Judiciária – GRERJ

3-9-4 – Ofícios

3-9-5 – Relatórios de correição

CLASSE 3 – SERVIÇOS NOTARIAIS E

DE REGISTRO – PROCESSOS E

DOCUMENTOS

Prazo de guarda Destinação final

Código – Ações/Livros/Pastas Fase

corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação

GP - Guarda Permanente

M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3 – SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO – PROCESSOS E DOCUMENTOS

3 – 1 – REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS

3-1-1 – Livros

3-1-1-1 – Livro tombo

Perma-

nente - - - X Lei nº 6015/73.

3-1-1-2 – Livro de editais e proclamas

Perma-

nente - - - X Lei nº 6015/73.

3-1-2 – Registro de nascimento – assento

Perma-

nente - - - X X X - Lei nº 6015/73;

- Microfilmar ou digitalizar.

3-1-3 – Declaração de nascido vivo – DNV

1 ano - - - X Documento controlado pelo Ministério

da Saúde.

3-1-4 – Registro de óbito – assento

Perma-

nente - - - X X X - Lei nº 6015/73;


3-1-5 – Declaração de óbito – DO

1 ano - - - X Documento controlado pelo Ministério

da Saúde.

3-1-6 – Retificações de qualquer espécie,

Registro de Nascimento Tardio e outros

Processos com trâmite na própria serventia

2 anos - - - X Lei nº 6015/73 – É conveniente

resguardar o prazo para propositura de

ação rescisória, mesmo não se tratando

de procedimento litigioso.

3-1-7 – Averbação (mandado, carta de

sentença, reconhecimento voluntário de

paternidade, adoção, legitimações etc.)

2 anos

após a

Averbacão

Própria-

mente dita

- - - X Lei nº 6015/73.



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3-1-8 – Casamento

3-1-8-1 – Registro de casamento - assento

Perma-nente - - - X X X - Lei nº 6015/73;


3-1-8-2 – Habilitação para casamento

3-1-8-2-1 – Casamento celebrados

2 anos após o

trânsito em

julgado da

sentença

homolo-

gatória

- - - X X X Microfilmar ou digitalizar: memorial,

certidão dos noivos e sentença

homologatória (Lei nº 6015/73).

3-1-8-2-2 – Casamento inocorridos

6 meses após

a autuação - - - X O casamento não realizado no prazo de 90

(noventa) dias após a efetiva habilitação

sofre os efeitos da decadência (Código

Civil)

3-1-8-3 – Edital de proclamas

2 anos após a

autuação - - - X X X Microfilmar ou digitalizar: edital (Lei nº

60l5/73)

3-1-9 – Suprimento (de idade ou

consentimento)

2 anos após o

trânsito em

julgado da

sentença

- - - X X X Microfilmar ou digitalizar: sentença de

suprimento (Lei nº 6015/73).

3-1-10 – Comunicações 2 anos - - - X Art. 106 da Lei nº 6015/73.



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

Após a efetiva

anotação

3-1-11 – Declaração de hipossuficiência

1 ano - - - .

3-1-12 – Registro de qualquer espécie

(sentença, transcrições, opções de

nacionalidade)

Permanente - - - X X X - Lei nº 6015/73;


3-1-13 – Documentos que instruíram o

registro (feitos referentes a brasileiros no

exterior, após registro no RTD; opções de

nacionalidade etc.)

2 anos após o

efetivo

registro no

Livro E

- - - X Lei nº 6015/73



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3 – 2 – REGISTRO GERAL DE IMÓVEIS

3-2-1 – Livros

X


- - - X

3-2-1-2 – Registro geral (ficha)

- - - X Este livro pode ser substituído por fichas.

3-2-1-3 – Registro auxiliar (ficha)


3-2-1-4 – Indicador real (ficha) - - - X Este livro pode ser substituído por fichas.

3-2-1-5 – Indicador pessoal (ficha)


3-2-1-6 – De estrangeiros de terras rurais

- - - X

3-2-2 – Aviso de indisponibilidade de

bens

- - - X

3-2-3 – Memorial de incorporação - - - X

3-2-4 – Memorial de loteamento - - - X


registro (títulos não retirados pelo

requerente)

5 anos após o

cancelamento

da

prenotação

- - - X Exemplo de documentos: carta de

adjudicação; formal de partilha; quitação

de hipoteca – averbação; escrituras

translativas de propriedade, de hipoteca e

requerimento de averbação.



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3 – 3 – REGISTRO DE DISTRIBUIÇÃO / DISTRIBUIDORES

OBSERVAÇÃO GERAL:

- Informações somente através de certidões, vedado o fornecimento de relações (Art. 452, § único – Código de Normas)

3-3-1 – Livros

3-3-1-1 – Registro de ações distribuídas

20 anos - - - X X X Microfilmar ou digitalizar.

3-3-1-2 – Registro de títulos distribuídos

- - - X

3-3-1-3 – Ônus reais

- - - X

3-3-1-4 – Registro de sentenças – Varas

empresariais

- - - X

3-3-1-5 – Registro de escritura pública de

imóveis

- - - X

3-2-1-6 – Registro de testamentos

- - - X

3-3-1-7 – Registro de habilitações de

casamentos

- - - X

3-3-1-8 – Registro de constituição de

pessoas jurídica - - - X

3-3-1-9 – Registro de títulos e documentos - - - X

3-3-2 – Atas de distribuição 5 anos - - - X X X Microfilmar ou digitalizar.

3-3-3 – Avisos da CGJ (sobre

indisponibilidade de bens etc.)


3-3-4 – Certidões de baixas (protestos),

cartas de anuências

10 anos - - - X



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3-3-5 – Comunicação relativa à habilitação

de casamento (das Circunscrições de

Registro Civil)


3-3-6 – Declaração e /ou Livro de

Homonímia

5 ano - - - X X X Microfilmar ou digitalizar.

3-3-7 – Fichas e índices


3-3-8 – Ofícios – de anotações

(averbações, baixas, retificações, inclusões

etc.), de solicitações de certidões

1 ano - - - X X X Microfilmar ou digitalizar.

3-3-9 – Pedidos de certidões e

cancelamentos

1 ano - - - X X X Microfilmar ou digitalizar

3-3-10 – Protocolo dos títulos distribuídos

para protesto

10 anos - - - X X X Microfilmar ou digitalizar

3-3-11 – Publicações em jornais – sobre

requisição de certidões (Diário Oficial,...)

1 ano - - - X X X Microfilmar ou digitalizar

3-3-12 – Cópia de títulos e / ou

requerimentos apresentados para protesto

10 anos - - - X Caso estes documentos sejam

microfilmados ou digitalizados, a

eliminação poderá ocorrer a qualquer

tempo (Lei nº 9492/97 – art, 35 § 2º).



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3 – 4 – TABELIONATO DE PROTESTO DE TÍTULOS

3-4-1 – Livros


3 anos - - - X Art. 36 da Lei nº 9492/97.

3-4-1-2 – Registro de protesto

10 anos - - - X Art. 36 da Lei nº 9492/97.

3-4-2 – Comprovantes de pagamento dos

credores, de devolução de títulos e

documentos

1 mês - - - X Art. 35 § 1º, III da Lei nº 9492/97.

3-4-3 – Intimações e editais

3-4-3-1 – de documentos protestados

1 ano - - - X Art. 35 § 1º, I da Lei nº 9492/97.

3-4-3-2 – de títulos pagos ou retirados

6 meses - - - X Art. 35 § 1º, II da Lei nº 9492/97.

3-4-4 – Mandados / ofícios judiciais

10 anos - - - X Art. 205 – Código Civil.

3-4-4-1 – Mandado de sustação Até solução

definitiva

pelo Juiz

- - - X Art. 35 § 3º da Lei nº 9492/97.

3-4-5 – Ordens de cancelamento 1 ano - - - X Art. 35 § 1º, I da Lei nº 9492/97.

3-4-6 – Documentos que instruíram a

averbação no registro

1 ano - - - X Analogia no art. 35 § 1º, I da Lei nº

9492/97.



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3 – 5 – OFÍCIOS DE NOTAS

3-5-1 – Livros

3-5-1-1 – Protocolo de livros

30 anos - - - X

3-5-1-2 – Testamentos públicosa

30 anos - - - X

3-5-1-3 – Aprovação de testamentos

30 anos - - - X

3-5-1-4 – Escritura 30 anos - - - X

3-5-1-5 – Procurações e

substabelecimentos

30 anos - - - X

3-5-1-6 – Depósito de firmas

30 anos - - - X

3-5-1-7 – Reconhecimento de firmas por

autenticidade

30 anos - - - X

3-5-1-8 – Índice de testamentos e notas 30 anos - - - X

3-5-1-9 – Outros livros (auxiliares) 30 anos - - - X

3-5-2 – Depósito de firmas (fichas) 20 anos - - - X

3-5-3 – Certidões dos distribuidores,

interdições e tutelas

5 anos - - - X

3-5-4 – Controle de distribuição de

escrituras

20 anos - - - X

3-5-5 – Outros documentos de escritura 20 anos - - - X



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3 – 6 – OFÍCIO DE NOTAS E REGISTROS DE CONTRATOS MARÍTIMOS

OBSERVAÇÃO GERAL:

- O acesso às informações se dará através de certidões, mediante solicitação da parte interessada ou Órgão Público Credenciado

3-6-1 – Livros


- - - X

3-6-1-2 – Registro

- - - X

3-6-1-3 – Procuração

- - - X

3-6-1-4 – Escritura - - - X

3-6-1-5 – Abertura de firma - - -

X

3-6-1-6 – Reconhecimento de firmas por

autenticidade

- - - X

3-6-2 – Aviso de indisponibilidade de

bens

20 anos - - - X X

3-6-3 – Controle de distribuição 20 anos - - - X

3-6-4 – Depósito de firmas (fichas - - - X X

3-6-5 – Depósito de firmas (fichas) - - - X X

3-6-6 – Publicações em jornais (Diário

Oficial,...)

2 anos - - - X



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3-6-7 – Registros diversos (fichas)

- - - X X


registro

20 anos - - - X

3-6-9 – Documentos que instruíram a

procuração, a escritura

5 anos - - - X



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

3–7 – REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS

3-7-1 – Livros registrais

Este livro poderá ser confeccionado por meio

magnético (Provimento nº 36 da CGJ)

conservando-se no próprio sistema, desde que

possa disponibilizar a sua emissão física a qualquer

momento, lavrando-se eletronicamente os temos de

abertura e encerramento (art. 522 da Consolidação

Normativa da CGJ).

3-7-1-1 – Livro A (Protocolo)

- - - X É facultado, também, a formação deste livro com

fotocópias autenticadas dos atos alvo do registro

segundo a prescrição do Art. 138, § 4º da

Consolidação Normativa da CGJ.

3-7-1-2 – Livro B (Registro integral)

- - - X

3-7-1-3 – Livro C (Registro resumido)

- - - X

3-7-1-4 – Livro D (Indicador pessoal) - - - X Este livro pode ser substituído por fichas.

3-7-2 – Aviso de indisponibilidade de bens 20 anos - - -

X X

3-7-3 – Boletins dos atos extrajudiciais 5 anos - - -

X

3-7-4 – Comprovantes de emissão de Declaração

de Operação Imobiliária (DOI)

5 anos - - - X X

3-7-5 – Controle de distribuição 20 anos - - - X X

3-7-6 – Publicações em jornais (Diário Oficial,...) 2 anos - - - X X

3-7-7 – Requerimentos de cancelamentos - - - X



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D

de registros e documentos


registro

20 anos - - - X X



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D


3-8-1 – Livros

3-8-1-1 – Protocolo 3 anos - - - X X X - Art. 36 da Lei nº 9492/97;


3-8-1-2 – Livro A (registros de contratos,

estatutos etc.) e B (matrícula)

10 anos - - - X X X - Art. 36 da Lei nº 9492/97;


3-8-2 – Certidões 10 anos - - - X

3-8-3 – Cópia de documentos pessoais

dos sócios / presidente


3-8-4 – Exemplares de contratos sociais,

atos, estatutos (registrados)


3-8-5 – Publicações em jornais (Diário

Oficial, ...)

1 ano - - - X

3-8-6 – Requerimentos de registro

1 ano - - - X



corrente

Fase

intermediária

E - Eliminação


M - Microfilmar

D - Digitalizar

Observação

E GP M D


3-9-1 – Livros

3-9-1-1 – Adicional 6 anos - - - X Prescrição fiscal.

3-9-1-2 – Controle de selos 6 anos - - - X Prescrição fiscal.

3-9-2 – Certidões não procuradas pelas

partes

3 meses - - - X Art. 42 § único da Lei nº 3350/90.

3-9-3 – Guia de Recolhimento de Receita

Judiciária – GRERJ

6 anos - - - X

3-9-4 – Ofícios 5 anos - - - X X X Microfilmar ou digitalizar apenas os

ofícios que tenham valor de prova.

3-9-5 – Relatórios de correição 1 ano - - - X

3-9-6 – Recibo 6 anos - - - X

manual de arquivos corrente

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