Município de Alfândega da Fé — Câmara Municipal

GABINETE de INFORMATICA (GI)

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MANUAL DE APOIO

– SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E

ATENDIMENTO MUNICIPAL -

CMAF Versão 2.00

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MANUAL DE APOIO – SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E ATENDIMENTO MUNICIPAL

INDICE

INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................................................3

TECLAS DA APLICAÇÃO ...................................................................................................................................................3

FUNCIONALIDADE DO ATENDIMENTO............................................................................................................................3

FUNCIONALIDADES DO EXPEDIENTE.............................................................................................................................4

CUIDADOS A TER NO PREENCHIMENTO DAS VISTAS .................................................................................................4

COMO ACEDER À APLICAÇÃO.........................................................................................................................................5

APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO....................................................................................................................................6

ATENDIMENTO ..................................................................................................................................................................6

GESTÃO DE EXPEDIENTE/DOCUMENTOS .....................................................................................................................6

GESTÃO DE CERTIDÕES..................................................................................................................................................7

GESTÃO DE PENDENTES.................................................................................................................................................8

MENU DE ATENDIMENTO.................................................................................................................................................9

TAXAÇÃO .........................................................................................................................................................................13

ASSOCIAR DOCUMENTOS .............................................................................................................................................14

TRAMITAÇÃO: ..................................................................................................................................................................17

REGISTO DE DOCUMENTOS..........................................................................................................................................20

EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS.....................................................................................................................................24

ESTATISTICAS .................................................................................................................................................................27

ESTATÍSTICAS DO ATENDIMENTO:...............................................................................................................................27

INDICADORES DOS CIRCUITOS ....................................................................................................................................28

MAPA ESTATÍSTICO DE CIRCUITOS: ............................................................................................................................29

COMO EFECTUAR O PEDIDO DE FERIAS OU AUSÊNCIAS AO SERVIÇO..................................................................30

COMO TRATAR OS PENDENTES ...................................................................................................................................33

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INTRODUÇÃO

A aplicação de Atendimento tem como principal objectivo a personalização e aceleração do processo de atendimento ao

público e a descentralização dos serviços, permitindo o acesso imediato à informação de determinado munícipe. Este

sistema tem a particularidade de poder ser implementado gradualmente até abranger todas as áreas relevantes na inter-

relação administração - munícipe, fazendo a ponte com outras aplicações. Para além de tudo isto possibilita a gestão

integrada de todos os documentos entrados na autarquia independentemente da forma entrada (expediente, email, fax,

atendimento.).

A solução de Gestão de Documentos e Atendimento Municipal tem por objectivo gerir todos os documentos (internos e

externos / recebidos ou expedidos) de uma forma transversal à organização integrando-se com os diversos subsistemas

existentes. Desta forma, a aplicação permite modernizar os serviços de atendimento centralizando a informação num

único local de atendimento e dando resposta à diversidade de serviços solicitados pelo munícipe.

TECLAS DA APLICAÇÃO

FUNCIONALIDADE DO ATENDIMENTO

� Informação de normas e procedimentos administrativos.

� Gestão de munícipes com emissão de cartão.

� Registo de entradas e saídas de munícipes.

� Registo de atendimento com identificação do munícipe, área de intervenção e assunto. Permite a entrega de comprovativo ao munícipe e o pagamento das taxas respectivas.

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� Controlo de marcação nas agendas dos colaboradores;

� Recolha e tratamento de reclamações e sugestões.

� Consultas de estados dos processos.

� Controlo e acompanhamento de requerimentos.

� Emissão de protocolos.

� Fluxos de tramitação: documentos necessários e circuitos de tramitação processual.

� Emissão de mapas estatísticos de recepção de atendimento.

� Emissão automática do documento de receita com base nas taxas aplicáveis ao requerimento.

� Gestão de Certidões.

� Gestão de Agendas com notificação ao munícipe da informação sobre a sua marcação.

� Processo administrativo de atendimento.

� Registo de Pareceres de Serviços e Entidades.

� Registo de Deliberações e Despachos

FUNCIONALIDADES DO EXPEDIENTE

� Registo de documentos

� Expedição de documentos

� Registo de documentos internos

� Gerar ofícios/documentos listas

� Validação de documentos

� Visualização de documentos relacionados

� Protocolo de correspondência recebida.

� Protocolo de correspondência expedida.

� Classificador hierárquico de assuntos.

� Ficha de arquivo.

� Registo de antecedentes de expediente.

� Tramitação com circuito pré-definido.

� Pendentes por utilizador, organizado por área e tipo de documento CUIDADOS A TER NO PREENCHIMENTO DAS VISTAS Texto - deve ser preenchido sempre com letra maiúscula. Numérico - caso se trate de um campo que sirva para fazer alguma codificação, deve-se ordenar de acordo com o valor anterior. Data - deve ser sempre preenchido no formato: Ano / Mês /Dia.

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Monetário - não é necessário preencher o símbolo €. Deve preencher com ponto ou vírgula separando os Euros dos Cêntimos (Ex. 1000.52).

� ATENÇÃO!

Sempre que à frente de cada campo apareça um asterisco (*), significa que é um campo com funcionalidade de Zoom

(F4) , isto é, permite aceder a outra vista. Ex: Distrito*.

Sempre que atrás de um determinado campo estiver um asterisco (*), significa que este é de preenchimento obrigatório.

Ex: *Código.

Sempre que o menu esteja com letras maiúsculas, implica ter um outro menu por trás, assim como se estiver com letras

minúsculas significa que já há um menu de trabalho.

COMO ACEDER À APLICAÇÃO Clicar no ícone da aplicação que se pretende aceder (Atendimento e expediente).

Inserir o login e a palavra passe

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APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO A aplicação é constituída pelos seguintes menus: ATENDIMENTO

-A vista ‘atend’ é especificamente dedicada a este Módulo da DAM.

GESTÃO DE EXPEDIENTE/DOCUMENTOS

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GESTÃO DE CERTIDÕES

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GESTÃO DE PENDENTES

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MENU DE ATENDIMENTO Vista onde se registam todos os processos, independentemente da "Área", uma vez que estas estão disponíveis em

"Tipo de Documento".

A primeira tarefa consiste em fazer um insert do mesmo modo que fazemos no registo de documentos na vista ‘Centra’,

esta tarefa vai preencher automaticamente os seguintes campos:

NIPG: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, corresponde ao nº interno do processo geral; Utilizador: Login correspondente ao funcionário que está a efectuar o registo;

Data: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, assume a data corrente; Unidade org: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, de acordo com o "login". Hora: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação. A segunda tarefa caracteriza-se pela digitação dos dados pessoais do munícipe, normalmente resume-se à inserção do

contribuinte, assumindo automaticamente os dados que já estão nas Bases de Dados da Autarquia (No caso do

contribuinte ainda não existir contactar a informática para se proceder à incrementação do mesmo).

A tarefa seguinte diz respeito ao atendimento em si, onde inicialmente é preenchido o tipo de documento recebido.

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Em seguida é preenchido o campo Área, onde deve constar a área sobre a qual o munícipe está a efectuar a sua

pretensão.

Em terceiro lugar é preenchido o tipo de movimento, este campo é o que vai permitir redireccionar a pretensão do

munícipe para a área anteriormente seleccionada através de Subsistema.

Em seguida o utilizador deve também preencher o Campo Assunto Livre, segundo normas de preenchimento bem

definidas. Este é um campo de possíveis pesquisas sobre a base de dados.

Por ultimo nesta tarefa, para além do campo Assunto Livre, também o classificador deve ser preenchido, dá-nos acesso

a um dos parâmetros de registo de um documento:

� Reflecte a estrutura orgânica da organização

� Reflecte a natureza da informação contida no documento

- A quarta tarefa a executar no atendimento é o preenchimento do tipo de processo e de requerimento, que em conjunto

com a área anteriormente definida, vai permitir documentos gerar automaticamente a partir da aplicação.

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Do painel de botões disponíveis a partir da vista ‘atend’ importa salientar os seguintes (Nesta fase de implementação):

*Comprovativo Word – Gera o documento que comprova a presença

do munícipe nas instalações da Autarquia;

*Subsistema – Permite entrar directamente na Aplicação que diz

respeito á pretensão do Munícipe;

*Tramitação – Permite a transição do presente processo para a

dependência de outra unidade orgânica, ou ainda, para outro

funcionário dar continuidade aos procedimentos do mesmo;

*Normas e procedimentos – permite ao utilizador saber que

documentos são necessários para o tipo de processo que esta a

efectuar, e também, para tomar conhecimentos das taxas aplicadas ao

respectivo processo;

*Formulário – Serve para gerar documentos automaticamente a partir

da aplicação, assumindo apenas os modelos parametrizados

previamente;

*Encerrar Atendimento – Dá por concluído o atendimento ao munícipe

assumindo a hora do fim do atendimento.

No Contribuinte: pode utilizar o F4 ou para seleccionar o contribuinte desejado, se não existir pode fazer insert par o criar.

Podendo emitir automaticamente o requerimento associado ao tipo de pedido

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Para isso clicar em FORMULARIO

E seleccionar 2- Gerar formulário

Escolher o modelo que deseja utilizar:

E fazer clicar em OK e o formulário é gerado:

Clicar em EDITAR e aguardar até o formulário em Word ou Excel apareça no ecrã.

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Preencher o formulário devidamente e quando terminar clicar em Cancelar, para efectuar a gravação e fechar o

formulário após estar concluído.

TAXAÇÃO

Emitir taxa automática, clicar em TAXAÇÂO

Surge a taxação associada e previamente configurada para o tipo de requerimento que está a ser emitido:

Se estive em conformidade, clicar em abrir GRC para conferir a guia de receita emitida e poder ser recebida na

tesouraria.

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Depois de concluído e obter a versão final do requerimento, deve enviar o documento para o arquivo documental.

o O documento é enviado para arquivo documental, como se pode verificar a seguir:

ASSOCIAR DOCUMENTOS Se pretender associar documentos digitalizados ao processo, deve proceder da seguinte forma: Abrir o arquivo documental:

O

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TRAMITAÇÃO: Pode ser definido um circuito automático, enquanto esse processo não está totalmente implementado podem efectuar a tramitação manualmente:

Clicar em TRAMITAÇÃO:

Aparece no ecrã o nome de quem emite/inicia o procedimento, para tramitar para outro colaborador fazer INSERT para

inserir o nº de quem/ou para quem quer tramitar o documento:

Apenas é permitido utilizar a tramitação enquanto não estiverem definidos circuitos automáticos.

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O documento tramitado vai aparecer em Documentos a Receber Gerais:

Aparece a lista de todos os pendentes a tratar:

Aqui a tarefa será executada e o processo segue o seu trâmite normal, até finalizar. Para visualizar e executar cada um do pendentes, seleccionar a linha do pendente a tratar e clicar em NIPG

O Vai surgir a vista do Processo Geral