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Prosol Informática – Investindo o tempo todo em você!

Elaborado por Paulo Sérgio de Almeida Gonçalves – Todos os Direitos Reservados

e-mail: [email protected]

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Manual / Apostila Sistemas Prosol

Pro Guias / Arquivo e Pro Gerenciador

20/11/2008

Palestrante/Facilitador: Paulo Sérgio de Almeida Gonçalves

Currículo resumido: Contador, Consultor, Administrador formado em Administração pela FAEJA, MBA em Gestão

Estratégica de Pessoas pela FGV-RJ, Professor nas Faculdades Integradas de Jaú, Proprietário do Dinâmico Consultoria

Empresarial e Contábil, Ex Presidente e atual Diretor da AESC – Associação dos Escritórios e Profissionais da

Contabilidade de Jaú e Região,




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PRO GERENCIADOR

Essa Ferramenta Fantástica foi criada para facilitar e agilizar os acessos a

todos os Sistemas Prosol. Com ele você perceberá um grande ganho de tempo e

redução no uso do mouse.

Além disso, a proposta do Pro Gerenciador não é apenas ser um gerenciador dos Sistemas, mas também uma ferramenta de utilidade, com

diversas outras opções, como você verá mais adiante.

Observe na tela do Pro Gerenciador, que existem dois grupos: SISTEMAS e UTILITÁRIOS, e dentro de cada grupo os acessos foram colocados em ordem alfabética. Isso foi pensado para facilitar a visualização e localização dos

programas pelo usuário.

Veja também que no Pro Gerenciador no grupo Sistemas, existem letras

A, B, C, D, E, F, G, H e no grupo Utilitários existem as letras I, J, L, M, N, O. Com

isso o usuário poderá com menor número de movimentos possíveis, ter o maior

resultado possível.




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Acessando os Sistemas:

Para acessar o Pro Fiscal pressione em seu teclado a letra E, imediatamente

o sistema abrirá o Sistema Pro Fiscal.

Para acessar o Pro Contábil, pressione a letra D, imediatamente abrirá o

Sistema Pro Contábil.

Portanto, para ativar qualquer sistema desejado, você deverá pressionar a

letra que se encontra à frente do nome de cada Sistema.

Dica: Para navegar entre os sistema e o PRO GERENCIADOR, use a opção

Alt + Tab ou Ctrl + Home, perceberá que terá uma agilidade muito grande com

isso.




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Ativando os Utilitários

Calendário: Ao pressionar a tecla I, terá em sua tela uma agenda, que será muito

útil para anotações de compromissos, os quais irão lhe avisar quando chegar à data

programada.

Backup: Ao pressionar a tecla J, terá em sua tela o Backup dos Sistemas Prosol.

Lembre-se jamais deixe de efetuar backups diariamente. Backup é como Seguro,

quando menos esperar, poderá precisar dele.




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Cadastro de Aniversariantes: Ao pressionar a tecla L, terá em sua tela o

cadastro de aniversariantes, muito útil para lembrar datas de aniversários dos

clientes, amigos, funcionários etc.

Configurar Impressoras Matriciais: Ao pressionar a letra M, poderá configurar

as impressoras matriciais que serão usadas pelos Sistemas Prosol.

a) Digite um nome para a impressora matricial, exemplo: Epson Lx 300, no

campo nome do compartilhamento,

b) Digite o local da rede onde o sistema deverá encontrar a impressora

matricial desejada.

c) Comentários: é apenas uma observação livre do usuário. Lembre-se, para

usar a impressora matricial desejada, deve pressionar o botão Definir como

padrão.




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Consulta CEPs: Ao pressionar a tecla N, terá a opção de Consulta CEPs. O usuário

não precisa mais de outro sistema paralelo para fazer consultas ou pesquisas de

CEP de todo o Brasil, este sistema que a Prosol dispôs para o usuário, é muito

simples, prático e rápido. E sempre estará atualizado. Vale lembrar que os dados

são online, ou seja, ao fazer a pesquisa o sistema irá buscar os dados nos

computadores da Prosol.

Links Ao pressionar a tecla O, abrirá a tela de Links. Com ela, você não terá que

abrir e digitar no seu internet Explorer. Simplesmente clique sobre o link desejado

e o sistema abrirá automaticamente o site que você solicitou.




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PRO GUIAS/ARQUIVO Configurações de usuários A primeira novidade no Sistema Pro Guias/Arquivo,

será a mudança de visual. Com isso o sistema ficou muito mais atraente. Faça você

mesmo. Clique no botão imagem escolha uma imagem qualquer, e clique duas vezes

sobre a mesma e depois em salvar.

O usuário poderá também, mudar a cor da Gride das telas, as cores das

linhas que usará na gride, escolher tipos de linhas e usar o botão auto-completar,

para tornar seus trabalhos mais rápidos, e deverá sempre que fizer qualquer

alteração, usar a tecla salvar.

Cadastro Tipo de Eventos: Criado com o intuito de configurar se o evento é Guia

ou Documento ou qualquer outro tratamento que o usuário quiser dar ao evento. O

tipo de eventos será usado diretamente no cadastro de Eventos.




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Cadastro de Eventos deverá ser configurado com muito cuidado para que o

usuário possa obter o melhor resultado no Sistema Pro Guias/Arquivo.

Arquivo Morto Foi criado o menu Arquivo Morto com diversas opções, para ser um verdadeiro

gerenciador de caixas de arquivo para os escritórios.




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Lançamentos: O usuário deverá escolher o cliente, usando a tecla F2, digitando um

número de uma caixa que deseje abrir ou uma caixa que deseje incluir algum documento.

Temos a opção de caixa Cheia S/N, sendo que se a caixa estiver cheia, não aceitará inclusão

de documentos e estará pronta para devolução ao cliente. O usuário deverá digitar o número

da estante, da prateleira onde a caixa estará arquivada, tendo o campo observação para

anotar qualquer informação.

Usar F2 para consultar os eventos dentro do campo evento, digitar o período inicial,

período final e período de prescrição para os documentos que estará incluindo na caixa. O

campo observação poderá ser usado como um complemento. Por exemplo: número inicial e

final de notas fiscais que estão sendo arquivadas dentro da caixa. O sistema irá assumir

também o nome do usuário para cada documento incluso.




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Consulta Documentos: é muito útil para que o usuário possa pesquisar

documentos por ano de prescrição. No campo cliente use F2 para consulta, use a

tecla F2 no campo documento para consultar eventos. Poderá o usuário escolher o

ano de prescrição ou deixar em branco para todos.

Super Consulta por Estantes e Prateleiras: Com essa opção, o usuário terá uma

ferramenta muito potente, que lhe facilitará e muito a vida ao fazer pesquisa em seu arquivo

morto, ou seja, a tela está dividida em três partes, sendo que a primeira parte no lado

esquerdo da tela, será para consulta a Estante e a Prateleira, ao passar o mouse sobre cada

estante, verá as caixas que estão na prateleira daquela estante. Na parte superior lado

direito, o sistema mostra as caixas e as empresas a que pertence cada caixa, e se já foram

devolvidas ou não. Na parte inferior da tela, mostra-se todos os documentos de cada caixa.

O usuário ao desejar pesquisar sobre qualquer caixa, poderá ao localizar a estante e a

prateleira que a caixa esteja localizada, pressionar enter, o sistema moverá o cursor para o

lado direito da tela, para que possa o usuário navegar sobre cada caixa, e observar na parte

inferior todo o conteúdo de cada caixa.




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Transferência entre caixas será utilizada quando o usuário precisar mover documentos

entre as caixas do arquivo morto, de forma simples rápida e segura.

Com essa opção, o usuário perceberá que ao transferir todos os documentos de uma

determinada caixa para outra, a caixa que ficar vazia será automaticamente excluída pelo

sistema. Deverá digitar o número da caixa de origem, e poderá neste campo também usar a

opção F2 para consultar as caixas, logo em seguida deverá escolher quais documentos serão

transferidos, ou marcar a opção todos, para transferir todos de uma só vez.

Digitar o número da caixa destino ou usar a tecla F2 para consultar caixas que existem

para a empresa. Lembrando que se usar um número de uma caixa não existente o sistema

irá criar uma nova caixa, e pedirá que seja preenchido o campo estante e prateleiras.

Etiquetas da caixa – Será impresso um relatório para que seja recortado e colado

na face da caixa, inclusive este relatório já vem marcado onde o usuário deverá

recortar, estando no tamanho exato da face da caixa. Os documentos no relatório

serão impressos em ordem alfabéticas para facilitar consultas futuras.




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Etiqueta da Estante - Este relatório será impresso com todas as prateleiras e suas

respectivas caixas, para que o usuário possa ter um mapa gerenciador de cada

prateleira e colar ao lado da prateleira, facilitando assim a pesquisa ou consulta

futura.

Relatório Caixa de Documentos: Este relatório é muito útil para o usuário saber

quais caixas existe para cada cliente, e também o que há dentro de cada caixa para

que possa tomar decisões ou consultar sem ter que dirigir-se a sala de arquivo

morto. O usuário deverá escolher F5 para escolher apenas uma ou mais empresas,

ou F6 para escolher todas. Poderá também escolher a caixa desejada, ou deixar




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zero no campo caixa, para escolher todas, e fazer a escolha se deseja impressão

em tela ou impressoras.

Relatório Documento por Caixa: Imagine que o usuário necessite saber qual a

localização da folha de pagamento para um determinado cliente. Ao fazer a escolha

do cliente usando F2 Consulta, e digitando o documento desejado ou vários

documentos, o sistema irá localizar todas as caixas que possuem folha de

pagamento arquivadas ou todos os documentos solicitados. Com isso o usuário terá

em questão de segundos, uma pesquisa que levaria horas muitas vezes se fizesse

manualmente.

Relatório Documento Prescritos: Neste relatório o usuário poderá solicitar ao

sistema que lhe traga todos os documentos que já estão com suas datas de

prescrição vencidas, para que possa eliminar os documentos, uma vez que

passarão de seus prazos considerados obrigatórios por lei para a guarda.




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Relatórios de caixas cheias: Neste relatório o usuário, levantará todas as caixas

que se encontram em situação de cheias, e que já estão prontas para devolução

aos clientes. Usando a opção não mostrar caixas devolvidas, o sistema não trará

para tela de consulta, as caixas que já estão em posse do cliente. O usuário deverá

digitar o código da empresa desejada ou zero para todas, logo em seguida clicar

em atualizar, com isso o sistema irá trazer para a tela uma super consulta, ou seja,

ao navegar sobre cada caixa, na parte superior da tela, o sistema irá mostrar na

gride inferior todos os documentos que contém cada caixa, com isso, ficará muito

rápido e prático a consulta pelo usuário sobre o conteúdo de cada caixa consultada.

Relatório de Caixas Devolvidas: Está tela será usada como uma super consulta,

para que o usuário possa a qualquer momento, saber e consultar quais documentos

que estão dentro de cada caixa que está em posso de seu cliente. Com isso, facilita

e muito no momento de uma fiscalização, ou mesmo para que possa manter

contato com seu cliente. Deverá simplesmente informar o número da caixa




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desejada usando F2 (consulta) ou digitar zero para todas, e pressionar atualizar,

com isso o sistema trará todas as caixas que foram devolvidas, mostrando na parte

superior as caixas listadas e ao navegar sobre cada caixa na parte inferior da tela,

terá o conteúdo de cada caixa.

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