manual apoio excel_iefp

Microsoft Excel 2010

MANUAL DE APOIO

© Sérgio Paciência - Março de 2013

Pág. 2

Índice Apresentação .................................................................................................................... 5

Ambiente de Trabalho ...................................................................................................... 6

A Folha de Cálculo ....................................................................................................... 6

O ambiente de trabalho do Excel .................................................................................. 7

Os frisos do Excel ......................................................................................................... 8

Separador Ficheiro ................................................................................................ 8

Separador Base ..................................................................................................... 9

Separador Inserir ................................................................................................... 9

Separador Esquema de Página .............................................................................. 9

Separador Fórmulas .............................................................................................. 9

Separador Dados ................................................................................................. 10

Separador Rever .................................................................................................. 10

Separador Ver ..................................................................................................... 10

Separador Programador ...................................................................................... 10

Usar as funcionalidades do Friso ................................................................................ 11

Barras de Ferramentas .................................................................................................... 12

Barra de ferramentas de acesso rápido ....................................................................... 12

Outros comandos e botões .......................................................................................... 12

Operações com documentos ........................................................................................... 13

Criar um novo documento .......................................................................................... 13

Abrir um documento existente ................................................................................... 14

Guardar um documento .............................................................................................. 14

Fechar um documento ................................................................................................ 15

Conceitos básicos ........................................................................................................... 16

Células ........................................................................................................................ 16

Livros e folhas de trabalho ......................................................................................... 16

Mudar o nome de uma folha ....................................................................................... 17

Criar uma nova folha .................................................................................................. 17

Eliminar uma folha ..................................................................................................... 18

Mover ou copiar folha ................................................................................................ 18

Introdução e correcção de dados ................................................................................ 19

Editar os dados de uma célula .................................................................................... 20

Apagar os dados de uma célula .................................................................................. 20

Seleccionar mais do que uma célula ........................................................................... 20

Pág. 3

Mover células ............................................................................................................. 22

Seleccionar linhas ou colunas ..................................................................................... 22

Seleccionar toda a folha de cálculo ............................................................................ 22

Inserir e eliminar linhas .............................................................................................. 23

Inserir e eliminar colunas ........................................................................................... 23

Redimensionar as colunas .......................................................................................... 23

Redimensionar as linhas ............................................................................................. 24

Ajuste automático ....................................................................................................... 24

Formatar células ............................................................................................................. 25

Cores e limites ............................................................................................................ 25

Tipo de letra ................................................................................................................ 26

Tamanho da letra ........................................................................................................ 26

Alinhamento do texto ................................................................................................. 27

Unir e centrar células .................................................................................................. 27

Tipos de dados ............................................................................................................ 28

Cálculos .......................................................................................................................... 30

Soma ........................................................................................................................... 30

Subtracção .................................................................................................................. 32

Multiplicação .............................................................................................................. 33

Repetir fórmulas ......................................................................................................... 34

Divisão ........................................................................................................................ 36

Funções ........................................................................................................................... 38

SOMA ......................................................................................................................... 38

MÉDIA ....................................................................................................................... 39

MÁXIMO ................................................................................................................... 40

MÍNIMO ..................................................................................................................... 40

CONTAR.SE .............................................................................................................. 41

SE ............................................................................................................................... 43

Função SE aninhada ................................................................................................... 45

HOJE .......................................................................................................................... 46

PROCV ....................................................................................................................... 47

SE.ERRO .................................................................................................................... 50

Protecção de células........................................................................................................ 52

Referências relativas, absolutas e mistas ........................................................................ 54

Referências relativas ................................................................................................... 54

Pág. 4

Referências absolutas ................................................................................................. 55

Referências Mistas ...................................................................................................... 56

Alternar entre referências relativas e absolutas .......................................................... 56

Séries .............................................................................................................................. 57

Utilização de séries numéricas ................................................................................... 57

Utilização de séries predefinidas ................................................................................ 57

Formatação condicional .................................................................................................. 58

Formatação automática ................................................................................................... 62

Filtragem de dados ......................................................................................................... 65

Validação de dados ......................................................................................................... 66

Gráficos .......................................................................................................................... 71

Bibliografia ..................................................................................................................... 73

Pág. 5

Apresentação

O Microsoft® Excel, normalmente fornecido com o Microsoft® Office,

é uma poderosa aplicação destinada, principalmente, à criação e utili-

zações de folhas de cálculo. As folhas de cálculo são formulários ma-

temáticos interactivos, onde podem ser utilizadas fórmulas e funções

para produzir e analisar determinados resultados. São extremamente

práticas, na medida em que nos permitem poupar muito tempo e ob-

ter resultados mais satisfatórios e credíveis.

Para além de permitir realizar cálculos numéricos complexos, possibilita a criação personaliza-

da de gráficos e diagramas elaborados, a organização, gestão e análise de dados em listas ou

tabelas, a importação de dados de diferentes origens e a automatização de tarefas complexas

através de macros de comandos e funções.

Algumas novidades do Excel 2010:

Novo painel de navegação;

Novas ferramentas de gráficos;

Formatação condicional aprimorada;

Novos efeitos visuais, tais como sombras, bisel, brilho e reflexão.

Irei explorar ao longo deste manual algumas destas novas funcionalidades bem como todas as

que me parecem fundamentais para quem dá os primeiros passos na ferramenta ou que pre-

tende explorar potencialidades até então desconhecidas.

NOTA: Este manual foi escrito de acordo com a grafia do português pré-acordo ortográfico.

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Ambiente de Trabalho

A Folha de Cálculo

O conceito original da folha de cálculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos

80 do século XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em 1979) e, so-

bretudo, pelo Lotus 1-2-3.

Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilização (até

então desconhecida) que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de

um mínimo de conhecimentos informáticos.

A metáfora da folha de cálculo electrónica – do Excel ou de qualquer outro programa do mes-

mo género – é a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois não

só podemos nela introduzir valores, como fazer automaticamente cálculos que, de outra for-

ma, seriam muito morosos ou impossíveis de realizar.

A quadrícula da folha de cálculo electrónica consiste numa série de células que são fruto do

cruzamento de linhas horizontais, numeradas de 1 até 1.048.576, e de colunas verticais, com

denominações de A até XFD, num total de 17.179.869.184 células, que podem conter núme-

ros, datas, texto e/ou fórmulas e funções. Relativamente ao Excel 2003, estes valores repre-

sentam um aumento de 1500% no número de linhas e de 6300% no número de colunas.

Além da realização de cálculos, as folhas de Excel também podem ser usadas como bases de

dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.

Pág. 7

O ambiente de trabalho do Excel

Um documento no Excel designa-se por Livro e cada livro pode ter uma ou mais folhas (de

cálculo). A predefinição do programa é a de criar automaticamente três folhas em branco por

cada novo livro.

Legenda:

1. Barra de título

2. Friso (agrupa os separadores).

3. Barra de ferramentas de acesso rá-

pido

4. Botão de acesso à ajuda

5. Ponto de inserção

6. Barra de fórmulas

7. Caixa de nome

8. Título de linhas (1,2,3, …)

9. Título de colunas (A,B,C, …)

10. Barra de deslocamento vertical

11. Barra de deslocamento horizontal

12. Separadores de folhas

13. Modos de visualização

14. Ampliar ou reduzir página

15. Comando de divisão do documento

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Os frisos do Excel

O Microsoft Excel utiliza desde a sua versão 2007 um novo paradigma de interface gráfica, reunindo

numa só ferramenta, denominada friso, o que anteriormente estava dividido entre a barra de menus

(com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com ícones de acesso rápido a

funções). Além de reunir estas duas funcionalidades, o friso possui comandos e ícones de diferentes

tamanhos, de acordo com a sua importância.

Tal como no Word, há sete frisos no Excel, e um oitavo, chamado Programador, que pode ser activa-

do a partir das opções de personalização e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de

operações complexas) com o Excel. Sempre que possível, os frisos usados nas diversas aplicações do

Office retêm os mesmos nomes e as mesmas posições relativas. Por exemplo, quer no Word quer no

Excel, os frisos Base, Inserir, e Esquema de Página são os três primeiros da esquerda para a direita

ao passo que os frisos Rever, Ver e Programador são os três últimos.

As alterações, necessárias para as funcionalidades específicas de cada programa, surgem no friso

Fórmulas (que substitui Referências no Word) e Dados (Mailings no Word).

A exibição de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador

respectivo.

Separador Ficheiro

Permite aceder a opções básicas, tais como abrir, fechar, guardar, enviar e imprimir ficheiros e ainda

personalizar o Microsoft Excel.

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Separador Base

Este é o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir

dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com a formatação básica: tipo de letra, alinha-

mento, cor, formatos de números, etc.

Separador Inserir

Separador referente aos comandos de inserção de tabelas, imagens, gráficos, hiperligações, etc.

Separador Esquema de Página

Comandos relacionados com a formatação do documento, incluindo margens, dimensões da folha,

espaçamento, etc.

Separador Fórmulas

Este separador agrupa comandos e funções relativos às funções e fórmulas do Excel.

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Separador Dados

É um separador específico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante

do programa e que é frequentemente descurada.

Separador Rever

Para quem usa funções de revisão de documentos no Excel, existe um separador específico, onde

estão também agrupados os comandos de correcção ortográfica e gestão de comentários e altera-

ções.

Separador Ver

O último separador predefinido chama-se Ver e agrupa as funções relativas à visualização do docu-

mento.

Separador Programador

Um separador adicional, chamado Programador, pode ser activado a partir do Menu de Personaliza-

ção do Excel (Separador Ficheiro Opções Personalizar Friso), e agrupa funcionalidades relacio-

nadas com a criação e gestão de macros.

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Usar as funcionalidades do Friso

O friso, qualquer que seja o separador activo, está dividido em secções que agrupam funcionalidades

semelhantes, de forma a facilitar o seu acesso.

Cada uma destas secções tem um nome, inscrito numa barra na sua base. Nalguns casos, do lado

direito da barra existe uma pequena área que pode ser clicada de forma a expandir a sua fun-

cionalidade.

Se passar o cursor do rato nessa área, surgirá um diálogo que lhe mostra o que irá acontecer caso clique nela. Neste exemplo, se clicar no botão do grupo Tipo de Letra surgirá uma caixa de diálogo que lhe permite formatar as células selec-cionadas.

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Barras de Ferramentas

Barra de ferramentas de acesso rápido

Por cima do friso existe uma pequena área chamada Barra de Ferramentas de acesso rápido, cuja

predefinição inclui três ícones mas que pode ser personalizada com mais alguns.

Os ícones predefinidos (assinalados com “”) são três: Guardar, Anular e Refazer.

Outros comandos e botões

Ajuda – Clique no ponto de interrogação no canto

superior direito do Excel (ou tecla F1) para activar a

ajuda.

Zoom – O comando Zoom no canto inferior direito da barra de estado, permite ajustar o documento

à janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da

página ou pode clicar nos sinais mais (+) e menos (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou

diminuir o tamanho da página em incrementos de 10%.

Se clicarmos na pequena seta do lado di-

reito desta barra temos uma lista de ou-

tros comandos que podemos colocar neste

espaço.

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Operações com documentos

Criar um novo documento

Para criar um novo documento no Excel 2010, basta executar o programa, uma vez que o Excel, ao

iniciar, cria logo um documento novo, designado por Livro, vazio. A este documento é dado o nome

de Livro_n, em que n é um número incremental correspondente à quantidade de documentos novos

abertos pelo programa.

Se já abriu o Excel e pretende criar um novo documento (quer já tenha aberto um ou não), clique no

separador Ficheiro e escolha a opção Novo.

Em seguida, abre-se uma janela de diálogo que lhe permite escolher qual o

tipo de documento a criar. A predefinição é um livro em branco, mas pode

escolher um entre dezenas de modelos existentes (facturas, orçamentos, etc.)

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Abrir um documento existente

Para abrir um documento que já tenha sido criado, clique no separador Ficheiro e escolha a opção

Abrir. Posteriormente, será aberta uma janela de diálogo que lhe permite procurar o documento no

seu computador.

Guardar um documento

Quando é criado um novo documento, este fica na memória do seu computador até ser gravado no

disco rígido pela primeira vez. Só então é gerado um ficheiro que é gravado para que possa recupera-

lo mais tarde. Para guardar um documento, clicamos no separador Ficheiro e escolhemos a opção

Guardar.

Em alternativa, podemos utilizar o botão que se encontra na barra de ferramentas de aces-

so rápido ou pressionar as teclas Ctrl+G.

Caso o documento tenha sido criado ou aberto por si recentemente, pode também procura-lo

nos documentos recentes, clicando para tal na opção Recentes.

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O comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco no local onde estava, com o nome

que já lhe atribuiu. Contudo, se é a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgirá

um diálogo de gravação mais completo, igual ao que surgiria se escolhesse a opção Guardar Como, e

que lhe permite escolher o formato de ficheiro a gravar, bem como o nome e a localização.

Fechar um documento

Se quiser fechar o documento activo mas não o Excel, deverá clicar no separador Ficheiro e escolher

a opção Fechar. Caso não tenha efectuado uma operação de Guardar depois das últimas alterações

feitas no documento, terá a oportunidade de o fazer antes de o documento ser definitivamente fe-

chado.

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Conceitos básicos

Células

Graficamente, uma folha de cálculo é uma grelha constituída por colunas e linhas. Assemelha-se a

uma folha de papel quadriculado de um caderno de matemática, em que cada quadrícula é designa-

da por célula.

No Excel, as células são referenciadas recorrendo à letra (ou letras) identificativa da coluna seguida

do número da linha, indicação que funciona como as coordenadas geográficas de um mapa. A célula

D7, por exemplo, é a célula que resulta do cruzamento da coluna D com a linha 7.

Livros e folhas de trabalho

Cada ficheiro de Excel armazena um livro de trabalho, que contém, por defeito, três folhas de traba-

lho. Podemos seleccionar a folha onde queremos trabalhar clicando no respectivo separador, dispo-

nível no canto inferior esquerdo das folhas.

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Mudar o nome de uma folha

Para mudar o nome a uma folha devemos proceder da seguinte forma:

1. Colocar o cursor do rato sobre o

separador da folha e premir o bo-

tão do lado direito.

2. Escolher a opção “Mudar o nome”

e digitar o novo nome, fazendo En-

ter para o confirmar.

Criar uma nova folha

Para criar uma nova folha basta clicar com o botão direito do rato em cima de uma das folhas exis-

tentes e escolher a opção “Inserir”.

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Eliminar uma folha

Para eliminar uma folha basta clicar com o botão direito do rato em cima da folha que pretendemos

apagar e clicar em “Eliminar”.

Mover ou copiar folha

Para mover uma folha, clicamos com o botão direito do rato na folha que pretendemos mover e es-

colhemos a opção “Mover ou copiar”.

Se quisermos criar uma cópia da folha temos que acti-

var a opção “Criar uma cópia”.

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Introdução e correcção de dados

1. Seleccionamos, com um clique do rato, a célula onde pretendemos introduzir os dados, por

exemplo a célula A1. Esta célula transforma-se imediatamente na célula activa, o que é demons-

trado pela moldura que a envolve.

2. Podemos de imediato começar a digitar a informação – surge um cursor para indicar onde esta-

mos a introduzir os dados. Repare como os dados também aparecem na barra de fórmulas.

3. Para introduzirmos dados noutra célula, apenas teremos de clicar numa nova célula, por exem-

plo a célula A2, ou clicar na tecla ENTER. Os dados introduzidos na célula A1 não desaparecem da

célula, mas desaparecem da barra das fórmulas, que passa a apresentar os dados que estão a ser

introduzidos na célula A2.

NOTA: Nem sempre é mais fácil recorrer ao rato para seleccionarmos a célula

pretendida. As teclas direccionais são uma excelente ajuda, na medida em que

nos permitem mover facilmente pela folha de cálculo.

Célula activa

O que estamos a digitar aparece na barra de fórmulas

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Editar os dados de uma célula

Para alterarmos os dados de uma célula sem apagar os dados que já lá estão, devemos fazer duplo

clique sobre a célula onde pretendemos fazer as alterações.

Em alternativa, podemos clicar na célula

onde estão os dados que pretendemos

alterar e depois clicar no respectivo con-

teúdo na barra de fórmulas.

Apagar os dados de uma célula

Para apagar o conteúdo de uma célula só temos de activá-la (seleccioná-la) e pressionar a

tecla Delete.

Seleccionar mais do que uma célula

Ao utilizar o Excel, precisamos muitas vezes de seleccionar mais do que uma célula. As células selec-

cionadas ficarão envolvidas por uma moldura e, à excepção da primeira, ficarão a azul.

1. Para seleccionar mais do que uma célula da mesma linha devemos clicar na primeira célula que

pretendemos seleccionar e arrastar o rato (mantendo o botão esquerdo pressionado) para a es-

querda ou para a direita, até chegar à última célula a seleccionar. Por exemplo, vamos clicar na

célula B2 e arrastar até à célula E2. O resultado será o seguinte:

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2. Para criar uma selecção na mesma coluna o

sistema é o mesmo, com a diferença de que o

rato deverá ser movido na vertical. Se seleccio-

narmos por exemplo, todas as células da C3 à

C8, obteremos o seguinte resultado:

3. Para seleccionar uma área, basta mover o rato na diagonal. Para obtermos a selecção que está

na imagem seguinte basta clicar na célula A2 e arrastar até à célula D5.

4. É também possível seleccionar células que não sejam contíguas recorrendo à tecla Ctrl. Para ob-

ter a selecção exemplificada na imagem abaixo, devemos clicar na célula A2 e, mantendo a tecla

Ctrl pressionada, clicar nas células B4, D3 e C1. Desta vez as células seleccionadas não serão en-

volvidas por uma moldura.

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Mover células

Se pretendermos mover uma célula (ou con-

junto de células) de uma posição para outra,

podemos fazê-lo facilmente, clicando na zona

exterior da célula e movendo o rato para a

nova posição.

Seleccionar linhas ou colunas

Por vezes é mais eficaz seleccionar colunas ou linhas inteiras do que seleccionar células. Para selecci-

onar uma linha, devemos mover o apontador do rato para cima do número indicativo da linha e fazer

clique com o rato. Para seleccionar uma coluna, devemos mover o rato para cima da letra indicativa

da coluna e fazer clique com o rato.

NOTA: Podemos ainda seleccionar mais de uma linha ou mais de uma coluna da mesma forma que

seleccionamos mais de uma célula: arrastando o rato e recorrendo à tecla Ctrl.

Seleccionar toda a folha de cálculo

Para seleccionar toda a folha devemos premir o botão que se encontra no canto superior esquerdo

da zona de células da folha de cálculo, na intersecção dos botões correspondentes às linhas e dos

correspondentes às colunas.

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Inserir e eliminar linhas

Para inserir:

Seleccionamos uma linha, clicamos em cima dela com o botão

direito do rato e escolhemos a opção “Inserir”. A nova linha

será inserida imediatamente acima da linha que tínhamos

seleccionado.

Para eliminar:

Seleccionamos a linha que queremos eliminar, clicamos em

cima dela com o botão direito do rato e escolhemos a opção

“Eliminar”.

Inserir e eliminar colunas

Para inserir ou eliminar colunas procede-se exactamente da mesma forma, mas neste caso em vez de

seleccionar uma linha seleccionamos uma coluna.

Redimensionar as colunas

Por vezes, o texto não cabe nas respectivas células, ficando parcialmente escondido. Isto significa

que temos de redimensionar as colunas em questão, de forma a aumentar a sua largura. Por exem-

plo, se quisermos redimensionar a coluna C, devemos mover o apontador do rato para a barra das

colunas até à linha que separa a coluna C da coluna D.

O apontador do rato passará a ter duas pequenas setas laterais, uma a apontar para a esquerda e

outra a apontar para a direita. Estas setas indicam que podemos diminuir ou aumentar a largura da

coluna C.

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Redimensionar as linhas

O processo para diminuir ou aumentar a altura das linhas é em tudo semelhante ao processo para

redimensionar as colunas. A única diferença é que o apontador do rato deverá ser colocado entre a

separação das linhas.

Ajuste automático

O Excel permite ajustar automaticamente a largura das colunas e a altura das linhas de acordo com

o espaço ocupado pelo conteúdo das células. Para ajustar a largura das colunas, devemos mover o

apontador do rato para a margem direita da caixa que inclui a letra da coluna que queremos redi-

mensionar e fazer um duplo clique.

Para ajustar automaticamente a altura das linhas, basta mover o apontador do rato para a margem

inferior direita da caixa que inclui o número da linha e fazer duplo clique.

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Formatar células

Para dar ênfase a determinados valores numa folha de cálculo, poderá ser interessante formatar

células ou conjuntos de células.

A atribuição de formatos é sempre feita após a selecção de células ou de grupos de células a forma-

tar. Pode fazer várias formatações básicas de forma rápida apenas com o rato.

Cores e limites

Pode atribuir limites a grupos de células…

… ou colorir algumas células para melhorar o aspecto dos seus documentos.

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Tipo de letra

Pode alterar o tipo de letra…

… ou mudar a cor do texto.

Tamanho da letra

Pode aumentar ou diminuir o tamanho da letra das células

seleccionadas clicando no controlo respectivo…

… ou clicando nos botões de Aumentar ou Diminuir.

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alinhado à esquerda

alinhado ao centro

alinhado à direita

alinhamento superior

alinhamento ao meio

alinhamento inferior

Alinhamento do texto

O alinhamento do texto de uma célula pode ser feito na horizontal ou na vertical.

Se pretendermos alinhar o texto horizontalmente, podemos fazê-lo à esquerda, à direita e ao cen-

tro, utilizando os controlos respectivos.

Se pretendermos alinhar o texto verticalmente, podemos fazê-lo de três formas (superior, meio e

inferior), utilizando os controlos respectivos.

Unir e centrar células

Por vezes, torna-se necessário unir duas ou mais células, centrando o seu conteúdo. Para tal, basta

seleccionar as células que se pretende unir e clicar no botão “Unir e Centrar”.

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Tipos de dados

Um tipo de formatação de células muito importante é o que determina qual o tipo de dados a exibir.

Isto permite, por exemplo, formatar determinadas células (ou colunas, ou linhas) para que os resul-

tados exibidos sejam automaticamente assumidos numa determinada divisa, como é o caso do Euro.

Ao mesmo tempo, podemos formatar células para apresentar um determinado número de casas

decimais, o que poderá ser útil para fazer arredondamentos automáticos (neste caso, apenas a visua-

lização será apresentada de forma arredondada, pois os cálculos são sempre efectuados com valores

reais).

A formatação do conteúdo das células é feita, como sempre, depois de seleccionar as células respec-

tivas. Pode seleccionar células individuais, grupos de células, linhas e colunas ou até toda a folha.

A predefinição do formato do conteúdo das células é Geral – algarismos sem qualquer formatação

numérica em especial. Para alterar o tipo de dados de uma célula, clicamos no controlo respectivo:

Podemos escolher um de vários formatos disponíveis, como por exemplo Data, Moeda, Percenta-

gem, Etc. Caso pretendamos aceder a outro tipo de formatos clicamos em “Mais Formatos Numéri-

cos…”

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Exemplos de formatos de células:

Formatos numéricos

Formatos de Data e Hora

Formatos Personalizados

Para formatos numéricos, é possível ainda aumentar ou diminuir casas decimais, bastando para tal,

clicar nos botões respectivos, disponíveis no Grupo Número do friso Base.

15.000 estilo de separador de milhares

5% estilo de percentagem

325,20 € formato de moeda

325,20£ formato de moeda (libras)

01-04-2013 Data abreviada (DD-MM-AAAA)

15-Mar Data abreviada (DD-MMM)

segunda-feira, 21 de Julho de 1975 Data por extenso

3 de Junho de 2010 Data por extenso

262 927 766 Número de telefone (categoria especial)

96 543 78 55 Telemóvel

2500-070 Código Postal

978-972-711-921-9 ISBN (formato personalizado)

Diminuir casas decimais

Aumentar casas decimais

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Cálculos

Depois de introduzidos valores nas células, podemos realizar todo o tipo de cálculos através de ope-

radores aritméticos (soma, subtracção, divisão e multiplicação) e sobretudo através de fórmulas.

Soma

Vamos supor que tínhamos uma lista de consumos de Gás, Electricidade e Telefone, para os primei-

ros três meses do ano, e que queríamos somar esses valores.

1. Para aplicarmos uma fórmula que faça a soma de todas as facturas de gás, vamos seleccionar a

célula E2 e digitar um sinal de igual “=”. Isto diz ao Excel que vamos introduzir uma fórmula.

2. Ao invés de introduzirmos o primeiro valor que queremos somar, introduzimos as coordenadas

da célula que contém esse valor, neste caso será a célula B2. Em alternativa, podemos clicar em

cima dessa célula e o Excel automaticamente indica que foi seleccionada, adicionando-lhe uma

moldura azul.

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3. O sinal matemático para a soma é, como não podia deixar se ser, o “+”. Como queremos somar

três parcelas (B2, C2 e D2), a fórmula ficará =B2+C2+D2. Mais uma vez, para facilitar, o Excel utili-

za molduras coloridas para mostrar quais as células que estamos a somar.

4. Depois de introduzirmos a fórmula, pressionamos a tecla Enter, para que o resultado da soma

seja apresentado. Como sempre acontece nas folhas de cálculo, agora podemos alterar qualquer

um dos valores das parcelas (consumos de gás), pois o resultado será automaticamente actuali-

zado.

5. Para fazermos as restantes somas basta repetir o processo e ficamos com os totais de cada um

dos consumos durante os primeiros três meses do ano.

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Subtracção

Aplicar fórmulas de subtracção é muito semelhante à aplicação de fórmulas de soma. Como exem-

plo, vamos criar uma folha de cálculo de gestão de uma mesada, onde os valores gastos serão subtra-

ídos ao total.

1. Vamos criar três cabeçalhos: Item, Custo e Valor restante. Aproveitamos para seleccionar as duas

colunas referentes ao Custo e ao Valor Restante e formatá-las para apresentarem o símbolo do

euro, e de seguida inserimos o valor total da mesada na célula B2.

2. Introduzimos o primeiro item comprado e o respectivo preço, por exemplo um bilhete de cine-

ma. Devido ao comprimento da descrição do item, temos necessariamente de alargar a coluna A.

3. Seleccionamos a célula C3 e introduzimos a fórmula =C2-B3, que apresentará o resultado da sub-

tracção do valor gasto na compra do bilhete de cinema ao valor actual.

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4. Introduzimos um novo item (revista) e o respectivo preço. Agora, a fórmula introduzida na célula

C4 deverá ser =C3-B4, ou seja, a subtracção do valor da revista ao valor restante.

5. Repetimos o processo sempre que introduzimos um novo item. Como se pode verificar, o valor

restante vai diminuindo de acordo com os custos introduzidos.

Multiplicação

Para aprender a utilizar o Excel para efectuar esta operação, vamos planear um piquenique para oito

amigos, onde vamos calcular o valor de cada item de acordo com as quantidades.

1. Antes de mais nada, criamos a lista de compras, como aquela que é exemplificada na imagem.

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Na coluna Valor introduziremos as fórmulas de multiplicação para obtermos o produto da quantida-

de pelo preço unitário. A célula D2 deverá conter a fórmula =B2*C2. Isto significa que o símbolo de

multiplicação utilizado no Excel é o asterisco (*).

Ao incluirmos o símbolo de euros na coluna B, o Excel apercebe-se automaticamente de que estamos

a fazer um cálculo de custos e apresenta os resultados da multiplicação também em euros.

Repetir fórmulas

Introduzir uma nova fórmula sempre que adicionamos um item à lista não é um processo muito ex-

pedito. O Excel permite repetir fórmulas automaticamente.

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1. Ao invés de introduzirmos novas fórmulas de multiplicação nas células D3, D4, D5, D6 e D7, va-

mos antes activar a célula D2. Repare como a moldura que indica a activação da célula inclui um

pequeno quadrado preto no canto inferior direito.

2. Vamos clicar e manter o botão esquerdo do rato pressionado sobre o quadrado da moldura. O

apontador do rato vai transformar-se numa pequena cruz, como é visível na imagem. Sem largar

o botão pressionado vamos arrastá-lo até à célula D7, a última onde queremos aplicar a fórmula.

3. Depois de libertar o botão do rato, o Excel preenche as células com as fórmulas de multiplicação,

seguindo o exemplo da primeira célula. Esta é uma forma muito mais fácil de repetir fórmulas e é

normalmente conhecida por preenchimento automático.

Pág. 36

Divisão

Suponhamos que queríamos saber qual o custo por pessoa do nosso piquenique. Para tal basta fazer

a soma de todas as parcelas e dividir pelo número de pessoas.

1. Fazemos a soma de todas as células. Seleccionamos a célula D8 e inserimos a fórmula

=D2+D3+D4+D5+D6+D7

2. Inserimos dois novos campos: Número de pessoas e Custo por pessoa. Ao introduzirmos o núme-

ro de pessoas (oito), o Excel adiciona o símbolo do euro. Isto acontece porque formatámos toda

a coluna B para apresentar o símbolo do Euro.

NOTA: Para remover o símbolo do euro da célula B10, formatamos a célula para um número geral

(sem formato específico).

Pág. 37

3. Na célula B11 introduzimos a fórmula =D8/B10. Esta fórmula vai apresentar o resultado da divi-

são do valor total (célula D8) pelo número de pessoas (célula B10).

4. Depois de confirmarmos (pressionando a tecla Enter), obtemos o custo por pessoa do nosso pi-

quenique.

DICA: Pode criar fórmulas com operações mais complexas, como, por exemplo =(E5-E6)*10 – um

exemplo que significa que haverá uma subtracção entre os valores das células E5 e E6, seguido de

uma multiplicação do resultado por 10. Note que os símbolos para a soma (+) e subtracção (-) são

evidentes, já os símbolos para a multiplicação (*) e divisão (/) são menos óbvios.

Pág. 38

Funções

Além dos operadores aritméticos simples, o Excel suporta fórmulas mais avançadas através do uso

de funções. Existem centenas de funções, mas iremos apenas analisar as mais utilizadas.

SOMA

A função SOMA permite somar o conteúdo de duas ou mais células e é especialmente útil para séries

de células. Para inserir esta função procedemos da seguinte forma:

1. Seleccionamos a célula onde queremos que surja a SOMA.

2. Acedemos ao botão Soma Automática, disponível no grupo Edi-

ção do separador Base e escolhemos a opção “Soma”1.

3. Seleccionamos o intervalo de células a somar e carregamos em

ENTER.

Para este exemplo, o resultado será o seguinte:

1 Em alternativa, podemos clicar no separador Fórmulas e escolher a opção Soma Automática.

Despesa Valor

Água 16,20 €

Gás 25,00 €

Internet 22,10 €

Electricidade 36,15 €

Renda 300,00 €

Total 399,45 €

Pág. 39

MÉDIA

A função MÉDIA permite calcular a média aritmética de um conjunto de valores e o seu uso é bas-

tante semelhante ao da função SOMA.

Para inserir esta função procedemos da seguinte forma:

1. Seleccionamos a célula onde queremos que surja a MÉDIA.


ção do separador Base e escolhemos a opção “MÉDIA”.

3. Seleccionamos o intervalo de células para o qual pretendemos

calcular a média e carregamos em ENTER.


Notas de alunos

Nome Nota

José 4 Média 10,16667

Luís 9 Mais alta

Maria 17 Mais baixa

Carlos 17 Positivas

Ana 1 Negativas

Joaquim 13 Total alunos

Estatísticas

Pág. 40

MÁXIMO

A função MÁXIMO permite determinar qual o valor máximo de um conjunto de argumentos.

Para inserir esta função procedemos da seguinte forma:

1. Seleccionamos a célula onde queremos que surja o valor

MÁXIMO.


ção do separador Base e escolhemos a opção “MÁXIMO”.

3. Seleccionamos o intervalo de células pretendido e carregamos

em ENTER.


MÍNIMO

O uso da função MÍNIMO é em tudo semelhante ao da função MÁXIMO.

Notas de alunos

Nome Nota


Luís 9 Mais alta 17

Maria 17 Mais baixa

Carlos 17 Positivas

Ana 1 Negativas


Estatísticas

Pág. 41

CONTAR.SE

A função CONTAR.SE permite contar o número de células de um intervalo que respeitem uma dada

condição.

Depois de seleccionarmos a célula onde queremos que surja o resultado da contagem, clicamos no

botão fx disponível na barra de fórmulas e escolhemos a função CONTAR.SE

Surgirá então a seguinte janela:

Pág. 42

O primeiro argumento da função é o intervalo de células que pretendemos contar. Para este exem-

plo vamos seleccionar o intervalo compreendido entre as células B4 e B9.

No segundo argumento vamos definir qual o critério que vai decidir se a célula vai ser ou não conta-

da. Para este exemplo, vamos contar todas as notas iguais ou superiores a 10.

Depois de clicarmos em OK, o resultado da contagem surgirá na célula onde inserimos a função.

Nome Nota


Luís 9 Mais alta 17

Maria 17 Mais baixa 1

Carlos 17 Positivas 3

Ana 1 Negativas


Estatísticas

Pág. 43

SE

A função SE é especialmente útil quando precisamos de uma análise qualitativa dos dados existentes

em determinadas células. Imagine-se por exemplo, que pretendemos criar uma lista de notas de

alunos, onde à frente de cada nota deverá aparecer a palavra “Aprovado” ou a palavra “Reprovado”.

Depois de seleccionarmos a célula onde queremos que surja o resultado da análise, clicamos no bo-

tão fx disponível na barra de fórmulas e escolhemos a função SE.


O primeiro argumento é o teste lógico que determinará se o aluno está Aprovado ou Reprovado.

Para este exemplo, e uma vez que estamos a analisar a nota da célula B4, digitamos o seguinte:

B4>=10

No segundo argumento vamos digitar o que pretendemos apresentar caso a condição se verifique,

ou seja, para quando a nota do aluno é maior ou igual a 10 valores:

Aprovado

No terceiro argumento vamos digitar o que pretendemos apresentar caso a condição NÃO se verifi-

que, ou seja, para quando a nota do aluno NÃO é maior ou igual a 10 valores:

Reprovado

Pág. 44

A janela da função ficará então preenchida da seguinte forma:

Depois de carregarmos em OK, o resultado será o seguinte:

De seguida, basta utilizar a alça de preenchimento para propagar a função anteriormente criada,

para as restantes células.

O resultado será o seguinte:

Nome Nota Situação

José 4 Reprovado

Luís 9

Maria 17

Carlos 17

Ana 1

Joaquim 13


José 4 Reprovado

Luís 9 Reprovado

Maria 17 Aprovado

Carlos 17 Aprovado

Ana 1 Reprovado

Joaquim 13 Aprovado

Pág. 45

Função SE aninhada

Se tivermos mais do que duas opções quando estamos a analisar dados de células, precisamos de

usar a função SE aninhada, ou seja, uma função SE dentro de outra.

Pegando no exemplo anterior, vamos supor que os alunos com notas compreendidas entre 8 e 10

poderiam ir a exame.

Depois de seleccionarmos a célula onde queremos que surja o resultado da análise, clicamos no bo-

tão fx disponível na barra de fórmulas e escolhemos a função SE.

Na janela da função começamos por definir o primeiro teste lógico, ou seja, para quando a nota é

inferior a 8 valores.

Caso a condição se verifique, então vamos escrever “Reprovado” no argumento Va-

lor_se_verdadeiro.

No argumento Valor_se_falso vamos ter que inserir um novo “SE”, uma vez que ainda nos restam

duas hipóteses (Exame e Aprovado). Para isso clicamos no seguinte botão que surge do lado esquer-

do da barra de fórmulas:

Pág. 46


José 4 Reprovado

Luís 9 Exame

Maria 17 Aprovado

Carlos 17 Aprovado

Ana 1 Reprovado

Joaquim 13 Aprovado

Neste novo “SE” vamos preencher o seguinte:

Neste caso, se a nota do aluno for menor do que 10, vamos escrever “Exame” na sua situação. De

salientar, que o Excel só entra neste novo “SE” se não cumpriu a condição anterior.

Caso a condição não se verifique, ou seja, se a nota não for inferior a 10 valores, então significa que o

aluno está “Aprovado” (por exclusão de partes).

Depois de propagada a fórmula, o resultado será o seguinte:

NOTA: O uso de funções aninhadas não é exclusivo da função SE. Para resolução de problemas mais

complexos é perfeitamente normal a “interligação” de diferentes funções.

HOJE

A função HOJE permite inserir a data actual numa célula. O seu uso é bastante simples, uma vez que

não possui argumentos. Basta inserir =HOJE() e carregar em ENTER para obter o seguinte resultado:

05-04-2013

Pág. 47

PROCV

A função PROCV permite procurar numa tabela determinados índices ou intervalos de valores, de-

volvendo os valores de outras colunas correspondentes a esses índices. É bastante útil quando temos

dados em várias folhas e queremos fazer consultas a esses mesmos dados.

Para exemplificar o uso desta função vamos criar as seguintes tabelas em folhas diferentes:

Folha FILMES:

Folha PESQUISA:

O objectivo é encontrar o título e o realizador do filme cujo código se encontra na célula B1. Vamos

começar pelo título.

Em primeiro lugar, devemos seleccionar a

célula B2 da folha “Pesquisa”, que é onde

queremos que surja o título do filme.

Carregamos no botão fx para inserir a fun-

ção, escolhemos PROCV e carregamos em

OK.

Pág. 48


No argumento Valor_proc vamos digitar o endereço onde está inserido o código do filme, ou

seja B1.

Em Matriz_tabela vamos clicar na folha “Filmes” e seleccionar o intervalo de células com-

preendido entre a célula A2 e C4. Na caixa do argumento deverá ficar Filmes!A2:C4

No argumento Num_Indice_Coluna vamos inserir o valor 2, correspondente ao índice da co-

luna que contém os títulos dos filmes (Cod_Filme=1; Título=2; Realizador=3)

Por último, no argumento Procurar_Intervalo escrevemos FALSO.

A janela da função deve estar neste momento preenchida da seguinte forma:

Pág. 49

O resultado da pesquisa deverá ser o seguinte:

Para encontrar o realizador do filme, procedemos da mesma forma, alterando apenas o número do

índice, uma vez que agora queremos que a função nos devolva o conteúdo da terceira coluna, ou

seja, onde se encontra o nome do realizador.

O resultado final será o seguinte:

Cód. Filme 1

Título A Lista de Shindler

Realizador

Cód. Filme 1

Título A Lista de Shindler

Realizador Steven Spielberg

Pág. 50

SE.ERRO

A função SE.ERRO é bastante interessante na medida em que permite a interligação com outras fun-

ções, nomeadamente a função PROCV. Para demonstrar as vantagens do seu uso, vamos usar o

exemplo anterior.

Em primeiro lugar, devemos seleccionar a célula B2, que é onde queremos que surja o título do filme.

Carregamos no botão fx para inserir a função, escolhemos SE.ERRO e carregamos em OK.


Vamos preencher em primeiro lugar o argumento Valor_se_erro, correspondente ao resultado caso

a procura do filme resulte em erro (exemplo: código de filme = 4).

Pág. 51

De seguida, vamos clicar no argumento Valor e clicamos no botão que

surge do lado superior esquerdo, que nos permite escolher uma fun-

ção aninhada, e escolhemos a função PROCV:

O procedimento será semelhante ao que foi demonstrado na função PROCV, pelo que, a janela da

função deve estar preenchida da seguinte forma:

Por último, clicamos no botão OK para confirmar.

O resultado da função, caso digitemos um código de filme que não exista será o seguinte:

Se, pelo contrário, inserirmos um código de filme que existe, o resultado será o que definimos na

função PROCV, ou seja, devolver o título do filme:

Cód. Filme 4

Título Filme inexistente

Realizador

Cód. Filme 3

Título Roberto Begnini

Realizador

Pág. 52

Protecção de células

Quando temos células cujo resultado é dependente de funções ou fórmulas, é fundamental que se-

jam protegidas para se evitarem alterações acidentais.

Como no Excel todas as células estão protegidas, se protegermos a folha ou livro, estas deixam de

estar acessíveis. Nesse sentido, devemos desproteger as células que queremos deixar libertas para o

utilizador inserir dados.

Em primeiro lugar, seleccionamos a célula (ou células) que pretendemos desproteger e clicamos no

botão disponível nos vários grupos do separador Base.


Clicamos no separador Protecção e desactivamos a caixa de verificação “Protegida”, como se pode

ver no exemplo seguinte:

Pág. 53

Depois de clicarmos em OK, as células seleccionadas ficarão desprotegidas, pelo que já podemos

proteger a folha ou livro.

Para proteger a folha, clicamos no separador Rever e escolhemos a opção “Proteger folha”.


Desactivamos a opção “Seleccionar células protegidas” para que o utilizador nem sequer se possa

movimentar nessas células e carregamos em OK.

Pág. 54

Referências relativas, absolutas e mistas

Referências relativas

As fórmulas no Excel geralmente referem-se a outras células. Por exemplo, quando pretendemos que

uma determinada célula seja o resultado da soma das células A1 e B1, usamos a seguinte fórmula:

Ao clicarmos sobre uma célula com uma fórmula, surge a alça de preenchimento que permite ao

utilizador "propagar" aquela fórmula, evitando repetir a sua introdução várias vezes.

Repare que depois de puxar a alça de preenchimento, a fórmula se alterou automaticamente. Neste

caso temos uma Referência Relativa, já que a fórmula se vai alterando “relativamente” à primeira

que foi digitada, ajustando-se à posição onde se encontra.

Pág. 55

Referências absolutas

Mas nem sempre desejamos que a fórmula se "propague". Vamos supor que para além de somarmos

os valores da coluna A e da coluna B, queríamos somar o valor da célula A6. Neste caso, para que o

preenchimento automático não adapte a fórmula relativamente a essa célula, clicamos na tecla F4,

para que o Excel coloque cifrões - $ - antes da letra e do número, transformando esse endereço nu-

ma Referência Absoluta.

Repare que, após a propagação da fórmula através da alça de preenchimento, o endereço A6 se

manteve constante, independentemente da posição:

Pág. 56

Referências Mistas

Quando precisamos de uma combinação das duas situações, colocamos o cifrão à frente apenas da

letra da coluna (ex: $A1) ou do número (ex: A$1). Assim, "travamos a propagação" da Coluna ou da

Linha.

Exemplo de utilização de referências mistas:

Alternar entre referências relativas e absolutas

Se criou uma fórmula e deseja alterar as referências relativas para absolutas (e vice-versa), seleccio-

ne a célula que contém a fórmula. Na barra de fórmulas, seleccione a referência que deseja alterar e

pressione a tecla F4.

Sempre que pressionar a tecla F4, o Excel alternará entre as combinações:

Coluna absoluta e linha absoluta (por exemplo, $C$1)

Coluna relativa e linha absoluta (C$1)

Coluna absoluta e linha relativa ($C1)

Coluna relativa e linha relativa (C1)

Pág. 57

Séries

Utilização de séries numéricas

O Excel contém conjuntos de sequências que podemos introduzir automaticamente, poupando tem-

po na inserção de dados. Considere-se por exemplo que se pretende escrever uma lista numérica

com valores consecutivos de 1 a 8. Para uma sequência deste tipo, basta inserir os primeiros 2 valo-

res. Depois, arrasta-se o ponto de preenchimento pelas restantes células que se pretende preencher

com os valores da série.

Como os 2 números inseridos estavam espaçados de 1 valor entre

si, o Excel interpreta que os próximos números da série também

estarão.

Para sequências de números de 1 em 1, pode-se também inserir

apenas o primeiro número da série, e arrastar o ponto de preen-

chimento pressionando em simultâneo a tecla CTRL.

Utilização de séries predefinidas

Existem também algumas listas de valores não numéri-

cos que vêm definidos com o Excel, como por exemplo,

uma lista com os 12 meses do Ano. Assim, inserindo-se

numa célula o nome de um mês, e arrastando-se o

ponto de preenchimento, os meses seguintes são adi-

cionados.

Pág. 58

Exemplos de séries predefinidas do Excel:

Formatação condicional

A formação condicional permite aplicar formatações às células de forma dinâmica, mediante o seu

conteúdo. Para aplicar a formatação condicional a uma célula (ou conjunto de células) procedemos

da seguinte forma:

3. Seleccionar as células que

queremos que assumam o

formato.

4. Clicar no botão “Formata-

ção Condicional” disponível

no grupo Estilos do sepa-

rador Base.

5. Escolher o tipo de formata-

ção a aplicar.

Janeiro Jan Domingo Seg 2010 1º trimestre 25-12-2012 12:00

Fevereiro Fev Segunda-feira Ter 2011 2º trimestre 26-12-2012 13:00

Março Mar Terça-feira Qua 2012 3º trimestre 27-12-2012 14:00

Abril Abr Quarta-feira Qui 2013 4º trimestre 28-12-2012 15:00

Maio Mai Quinta-feira Sex 2014 1º trimestre 29-12-2012 16:00

Junho Jun Sexta-feira Sáb 2015 2º trimestre 30-12-2012 17:00

Julho Jul Sábado Dom 2016 3º trimestre 31-12-2012 18:00

Agosto Ago Domingo Seg 2017 4º trimestre 01-01-2013 19:00

Setembro Set Segunda-feira Ter 2018 1º trimestre 02-01-2013 20:00

Outubro Out Terça-feira Qua 2019 2º trimestre 03-01-2013 21:00

Novembro Nov Quarta-feira Qui 2020 3º trimestre 04-01-2013 22:00

Dezembro Dez Quinta-feira Sex 2021 4º trimestre 05-01-2013 23:00

Janeiro Jan Sexta-feira Sáb 2022 1º trimestre 06-01-2013 00:00

Fevereiro Fev Sábado Dom 2023 2º trimestre 07-01-2013 01:00

Pág. 59

Considere-se uma pauta de alunos com uma célula que possui o valor Aprovado ou Reprovado, con-

soante a sua nota. A situação de um aluno pode ser apresentada com cores diferentes para cada uma

das situações. Isto pode ser feito de forma automática, através da formatação condicional.

Neste caso, vamos aplicar regras de formatação condicional baseadas no texto, pelo que, depois de

seleccionarmos TODAS as células onde queremos aplicar a regra, devemos seleccionar a opção For-

matação Condicional Realçar Regras de Células Igual a…


Onde vamos colocar a palavra Reprovado e escolher o Preenchimento Vermelho Claro com Texto

Vermelho Escuro. De seguida premimos o botão OK.

Procedemos da mesma forma para a regra dos alunos aprovados, preenchendo a caixa de diálogo

com o texto Aprovado e com o preenchimento de cor Verde Claro com Texto Verde Escuro.

Pág. 60


José 4 Reprovado

Luís 9 Reprovado

Maria 17 Aprovado

Carlos 17 Aprovado

Ana 1 Reprovado

Joaquim 13 Aprovado


Se quisermos aplicar regras de formatação condicional a células com números, as opções são mais

variadas. É possível escolher regras de Maior que…, Menor que…, Entre…, etc.

Vamos supor que queremos formatar todas as notas inferiores a 10 com cor vermelha e as iguais ou

superiores a 10 com cor Verde.

Para este caso, vamos começar por formatar as células com valores inferiores a 10. Para tal, devemos

seleccionar TODAS as células das notas e escolher a opção Formatação Condicional Realçar Re-

gras de Células Menor que…

Escrevemos o valor 10 na caixa de texto e escolhemos a opção Texto Vermelho:

De seguida, vamos criar a regra para as células superiores a 10. Neste caso, clicamos em Formatação

Condicional Realçar Regras de Células Maior que…

Voltamos a preencher o valor 10 na caixa de texto e como não temos a opção de Texto Verde, clica-

mos em Formato personalizado:

Pág. 61


José 4 Reprovado

Luís 9 Reprovado

Maria 17 Aprovado

Carlos 17 Aprovado

Ana 1 Reprovado

Joaquim 13 Aprovado


Onde escolhemos a cor Verde e clicamos no botão OK. Voltamos à caixa de diálogo anterior e clica-

mos em OK, para confirmar.

Por último, criamos uma regra para as notas iguais a 10, clicando em Formatação Condicional

Realçar Regras de Células Igual a… onde escolhemos o mesmo formato para as notas superiores a

10.


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Formatação automática

A formatação automática consiste na aplicação de formatos preestabelecidos às tabelas, muito útil

quando trabalhamos com listas extensas de dados.

Para demonstrar esta funcionalidade vamos usar o seguinte exemplo:

Seleccionamos todas as células da tabela e clicamos no botão Formatar como Tabela, disponível no

grupo Estilos do separador Base.

Surgirão então as seguintes

opções:

Vendedor Zona 1º trimestre

José Mário Norte 150000

Francisco Centro 98500

Joaquim Norte 74000

António Sul 112000

João Silva Norte 48000

Sérgio Açores 18000

Manuel Madeira 36000

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José Mário Norte 150000

Francisco Centro 98500

Joaquim Norte 74000

António Sul 112000

João Silva Norte 48000

Sérgio Açores 18000

Manuel Madeira 36000

Depois de escolhermos o formato pretendido, surgirá a seguinte caixa de diálogo:

Se os dados já estavam seleccionados previamente, basta clicarmos no botão OK.


Sempre que uma das células da tabela está seleccionada, o Excel disponibiliza um novo separador

chamado Estrutura, onde podemos proceder a várias alterações:

Se tivermos colunas com valores numéricos, podemos inserir facilmente uma linha total, bastando

para tal activar a opção respectiva:

Pág. 64

Será automaticamente adicionada uma linha de total à nossa tabela:

Uma das grandes vantagens deste tipo de tabelas é a facilidade com que adicionamos novas linhas

ou colunas. Para tal, basta clicar no canto inferior direito da tabela e arrastar na vertical (para inserir

novas linhas) ou horizontal (para inserir novas colunas).

Exemplo:

Outra das vantagens deste formato, é que ao fazermos um cálculo numa das células, o Excel propa-

ga-o automaticamente por todas as células da mesma coluna.


José Mário Norte 150.000,00 €

Francisco Centro 98.500,00 €

Joaquim Norte 74.000,00 €

António Sul 112.000,00 €

João Silva Norte 48.000,00 €

Sérgio Açores 18.000,00 €

Manuel Madeira 36.000,00 €

Total 536.500,00 €

Vendedor Zona 1º trimestre 2º trimestre



Joaquim Norte 74.000,00 €



Sérgio Açores 18.000,00 €

Manuel Madeira 36.000,00 €

Total 536.500,00 €

Pág. 65

Vendedor Zona Valor



Joaquim Centro 74.000,00 €



Filtragem de dados

Ao filtrar informações numa folha de cálculo, pode encontrar rapidamente valores. Através da filtra-

gem, pode controlar não apenas o que visualiza, mas o que pretende excluir. Pode filtrar com base

em escolhas efectuadas a partir de uma lista ou pode criar filtros específicos para se concentrar exac-

tamente nos dados que pretende visualizar.

Para aplicar filtros a uma tabela procedemos da seguinte forma:

1. Seleccionamos uma das células da tabela;

2. Clicamos no botão disponível no Grupo Ordenar e Filtrar, do separador Dados.

Serão colocados automaticamente filtros em

todas as colunas da tabela, como podemos ver

no exemplo seguinte:

Ao clicar no filtro, é possível seleccionar os dados a mostrar bem como ordenar os valores, de acordo

com o tipo de dados da coluna.

NOTA: Para remover os filtros de

uma tabela, basta voltar a clicar no

botão

Pág. 66

Validação de dados

De forma a ser possível construírem-se folhas de cálculo mais fiáveis e mais fáceis de utilizar, o Excel

fornece diversos tipos de validações aos dados que são inseridos nas células.

Para criar uma regra de validação de dados, clicamos no botão Validação de Dados, disponível no

grupo Ferramentas de Dados, do separador Dados.


Pág. 67

Vamos supor que queremos limitar os valores para as notas dos alunos, do exemplo anterior. Neste

caso, vamos seleccionar o critério de validação Número Inteiro e preencher com o valor 0 na opção

mínimo e 20 na opção máximo.

Se quisermos colocar uma mensagem de entrada sempre que é seleccionada uma célula, clicamos no

separador Mensagem de Entrada e preenchemos os campos respectivos:

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Se também quisermos enviar uma mensagem ao utilizador sempre que seja introduzido um valor

inválido, clicamos no separador Aviso de Erro e preenchemos os campos Título e Mensagem de Erro:

Depois de confirmarmos na tecla OK, verificamos que sempre que seleccionamos uma célula, o Excel

mostra uma mensagem de entrada, no sentido de orientar o utilizador:

Sempre que o utilizador tente introduzir um valor que não faça parte do intervalo definido na regra

de validação de dados, surgirá a seguinte caixa de diálogo:

Pág. 69

Também podemos utilizar a Validação de Dados para limitar a introdução de dados a valores prede-

finidos pelo utilizador.

Utilizando o exemplo anterior, vamos adicionar uma coluna Sexo à nossa tabela, cujas células serão

preenchidas exclusivamente com as palavras Masculino e Feminino. Neste momento a nossa tabela

terá mais ou menos o seguinte aspecto:

Para criarmos a regra de validação mencionada anteriormente, clicamos no botão Validação de Da-

dos, disponível no grupo Ferramentas de Dados do separador Dados.

Surgirá então a janela habitual, onde seleccionamos a opção Lista e preenchemos a caixa de texto

Origem com as opções pretendidas:

Para confirmar as opções escolhidas, clicamos no botão OK.

Nome Sexo Nota Situação

José 4 Reprovado

Luís 9 Reprovado

Maria 17 Aprovado

Carlos 17 Aprovado

Ana 1 Reprovado

Joaquim 13 Aprovado

Pág. 70

Sempre que for seleccionada uma das células onde aplicámos a regra, o Excel mostrará uma pequena

seta do lado direito, onde clicamos para seleccionar a opção pretendida:

A validação de dados também pode ter origem num conjunto de células, bastando para tal seleccio-

na-las para que passem a fazer parte da lista de opções.

Pág. 71

Gráficos

Uma das funções mais potentes do Excel desde as suas primeiras versões é a capacidade de gerar

gráficos a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo.

Para criar um gráfico no Excel, basta seleccionar as células com os valores que lhe servirão de base e

clicar no ícone respectivo ao tipo de gráfico pretendido.

Exemplo de um gráfico circular:

Exemplo de um gráfico de colunas:

Pág. 72

Em alguns casos, os dados para o gráfico encontram-se em células não contíguas, pelo que é neces-

sário recorrer à selecção alternada de células, utilizando a tecla CTRL.

Se depois de seleccionarmos as células pretendidas, escolhermos um gráfico de colunas, o resultado

será o seguinte:

Quando temos um gráfico seleccionado, o Excel disponibiliza-nos um novo separador chamado Fer-

ramentas de Gráficos, onde podemos aceder a várias opções.

Pág. 73

Bibliografia

Magno, Sérgio – Microsoft Excel – Porto Editora, 2006

Rodrigues, Luís Silva – Utilização do Excel 2010 para Economia e Gestão – FCA, 2001

Peres, Paula – Excel Avançado – Edições Sílabo, 2007

www.pedrojesus.net

http://www.pedrojesus.net/

manual apoio excel_iefp

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