linhas orientação sabe sintra
TRANSCRIPT
Departamento de Cultura e Turismo
DIVISÃO DE BIBLIOTECAS MUNICIPAIS DE
SINTRA
SABE’S de Sintra
Serviço de Apoio a Bibliotecas
Escolares
Critérios e linhas de orientação do
tratamento documental das
Bibliotecas Escolares de Sintra
SABE’S
Índice
1. Espaços e áreas funcionais 3
1.1. Organização do espaço· 3
2. Tipos de documentos 4
3. Circuito documental 5
4. Critérios de selecção e aquisição
6
4.1 Formas de aquisição 7
5. Registo do material livro e não livro
8
6. Tratamento de material livro 10
6.1. Carimbagem 10
6.2. Catalogação 12
6.3. Classificação 14
6.4.Indexação· 16
6.5. Cotação 17
6.6. Arrumação 19
7. Tratamento do material multimédia
20
7.1. Carimbagem e etiquetagem 21
7.2. Catalogação 22
7.3. Classificação indexação e cotação 23
7.4. Arrumação 24
8.Anexos 25
2
1. Espaços e áreas funcionais
Todas as bibliotecas escolares necessitam de espaço adequado
onde se possa explorar as tecnologias disponíveis para a preparação,
processamento e armazenamento de todos os materiais da biblioteca,
assim como, de espaço que permita aos estudantes e professores
utilizar plenamente estes materiais, através da leitura, visionamento,
audição e capacidade de processamento e recuperação da
informação.
A biblioteca deve enquadrar-se no design da arquitectura da
escola, localizar-se perto dos centros de maior circulação e ser de
fácil acesso a todos os utilizadores, incluindo deficientes.
Deve ser dotada de boas condições de iluminação, acústica,
temperatura e humidade e o mobíliário deve ser adequado à idade
dos utilizadores.
1.1. Organização do espaço:
A biblioteca escolar deverá ser organizada por diferentes
espaços/zonas interligados que permitam a consulta dos diversos
documentos aí existentes (armazenados em mobiliário adequado
para o efeito).
Esses espacos são:
Área de acolhimento (recepção)
Área de leitura informal (onde estão as revistas, os jornais e
sofás)
Área de leitura (monografias)
Área audiovisual
3
2. Tipos de documentos
Um documento é qualquer objecto, elemento ou fonte contendo
informação materializada nos mais diversos tipos de suportes e que
pode ser usado para consulta, estudo ou prova, compreendendo um
conteúdo intelectual ou artístico que constitui uma unidade. Podemos
encontrar diversos tipos de documentos numa biblioteca escolar:
Monografias – publicações contendo texto e/ou
ilustrações que apresentam unidade de conteúdo, constituídas por um
ou mais volumes publicados numa mesma data ou em datas
diferentes. São exemplo, os livros, relatórios, actas…
Obras de referência – obras que permitem uma primeira
abordagem sobre qualquer assunto e orientam o leitor para leituras
subsequentes. Estão neste caso, as enciclopédias, dicionários, atlas,
bibliografias…
Publicações periódicas – publicações impressas em
partes sucessivas, com periodicidade variável, designação numérica e
continuidade. Consideram-se assim: jornais, revistas, boletins
bibliográficos, boletins informativos…
Material não-livro – todos os materiais informativos, de
apoio pedagógico e de carácter lúdico que não se incluem nos
anteriores e de que existe uma grande diversidade: mapas,
fotografias, diapositivos, transparências, cartazes, cassetes áudio e
vídeo… Incluímos também nesta categoria os novos média
electrónicos, quer autónomos, como os vários tipos de cd’s e dvd’s
existentes, quer os documentos electrónicos “on-line”.
O equilíbrio entre diferentes suportes, segundo padrões
internacionalmente aceites, implica uma proporcionalidade entre
material livro e não-livro de 3 para 1, ou seja, de 75% para impressos
e 25% para materiais não impressos.
4
3. Circuito documental
Cada documento que entra na biblioteca deve ser objecto de
um conjunto de procedimentos técnicos específicos. A finalidade
desse tratamento é colocar os documentos à disposição dos
leitores/utilizadores, devendo assim permitir a identificação de cada
um deles, a sua posterior recuperação e o controle do mesmo quando
está em circulação. É importante que cada biblioteca escolar organize
um “Manual de Procedimentos”, em que todas as questões
relativas ao circuito do documento sejam definidas e transmitidas às
sucessivas equipas.
Consideram-se as seguintes fases do circuito do documento:
Selecção
Aquisição
Registo
Carimbagem
Catalogação
Classificação
Indexação
Cotação
Arrumação
5
4. Critérios de selecção e aquisição
A aquisição e selecção de documentos para as Bibliotecas
Escolares de Sintra deverá ter em conta a comunidade onde a
Biblioteca está inserida, com as suas especificidades e tipologia de
alunos que serve, a sua diversidade cultural e linguística, sem nunca
esquecer que deverá ter um fundo documental abarcando todas as
temáticas e áreas do saber.
A selecção dos documentos deverá ser feita de forma imparcial
e tendo em conta os seguintes factores:
Projectos curriculares e projecto educativo da
escola/agrupamento
Actualização do fundo existente, por exemplo,
actualização de enciclopédias, dicionários, “up-grades”
para PC etc;
Novidades;
Verba e orçamento disponível;
A diversidade do fundo documental ao nível de temas e
de suportes - (livros, revistas, jornais, cd’s áudio, vídeos,
dvd’s, cd-roms, etc);
Propostas dos docentes;
Sugestões de leitores;
Necessidades educativas especiais;
Sugestões do SABE de Sintra;
Sugestões do PNL;
Diversidade de documentos entre escolas do mesmo
Agrupamento;
O equilíbrio entre as aquisições informativas e didácticas
e as aquisições de carácter lúdico;
O espaço disponível na biblioteca;
Compatibilidade dos documentos com o material
informático da biblioteca.
6
O responsável da biblioteca poderá ainda ter em conta outras
questões como evitar adquirir documentos repetidos, a não ser que
sejam muito requisitados. Atendendo a esse e outros princípios
descritos, as propostas de aquisição documental apresentadas
pelos docentes, conselho de docentes e conselho pedagógico,
devem ser apreciadas e aferidas com o coordenador da
biblioteca da escola e do agrupamento.
4.1. Formas de aquisição
- Permuta – com outras instituições particulares ou públicas;
- Oferta – feita por particulares ou instituições
- Compra – por requisição ou fornecimento continuo a editoras
ou lojas da especialidade.
Para a compra deverão ser elaboradas listagens com base nos
catálogos, sugestões, levantamentos de novidades recolhidas em
jornais ou revistas, programas curriculares e necessidades da
biblioteca. Para elaboração desta lista e posterior aquisição é
necessário pesquisar-se na base de dados bibliográficos todos os
títulos indicados de forma a verificar-se se os documentos já fazem
parte do acervo da biblioteca da escola ou do agrupamento.
Ao receber-se o material adquirido, este deverá ser sempre
conferido, para se verificar se está de acordo com a nossa
encomenda, se os documentos não apresentam defeitos,
nomeadamente quanto à qualidade de impressão. No caso de haver
folhas em branco, falta de cadernos, folhas mal paginadas ou mancha
gráfica deficiente, terá de ser substituído pelo fornecedor. No caso
particular de materiais multimédia, estes deverão ser previamente
7
visionados, ouvidos e experimentados, se os preços estão correctos e
se tudo consta das notas de encomenda e facturas.
Em caso de problema devemos entrar em contacto com a
empresa que fornece o material e solicitar a sua troca ou substituição.
Estando tudo em ordem os documentos deverão ser encaminhados
para a fase de tratamento documental e as facturas visadas para
pagamento.
5. Registo de material livro e não livro
O registo é uma operação administrativa que consiste em
inscrever o documento no livro de inventário. Independentemente do
tipo de biblioteca - escolar ou pública - e das suas dimensões, esse
registo deve ser sempre realizado. Um registo completo consta dos
seguintes elementos:
nº sequencial de entrada
data de entrada
autor(es)
título do documento
local de edição
editor
ano de edição
volume
ISBN
cota
forma de entrada (compra, permuta ou oferta)
preço
observações (outros aspectos considerados
relevantes)
8
Com a introdução de sistemas informáticos no tratamento
documental, deixou de ser indispensável o recurso a um livro de
registo e admite-se a criação de formas mais abreviadas de registo
impresso, como a que exemplificamos.
Folha de registo
ESCOLA_____________________________________________ Pág. Nº
_____
N.º
REG
DA
TA
EN
TR
AD
A
AU
TO
R
TÍT
ULO
ED
ITO
R
DA
TA
ED
IÇÃ
O
ISB
N
O C P
CO
TA
OB
SER
VA
ÇÔ
ES
Neste caso, todas as folhas, para além de numeradas e
rubricadas no canto superior direito, tal como no livro de registo,
devem ser encadernadas no final do ano. Os livros de registo não
devem ser rasurados, nem emendados, nem ter folhas arrancadas.
Aconselha-se a utilização de um número de registo
sequencial e de um único livro de registo para material livro e não
livro. Quando há vários exemplares ou volumes de uma mesma obra
deve ser atribuído um número de registo diferente a cada um, pois
9
em caso de empréstimo, desaparecimento, etc., facilita localizar o
documento. No caso de obras com material acompanhante, usa-se o
mesmo nº de registo para o conjunto dos documentos. A coluna de
Observações destina-se a registar aspectos relevantes da situação do
documento, nomeadamente as situações de:
Abatido, no caso de documentos que se excluíram do fundo
documental por falta de actualidade ou inadequação ao fundo.
Extraviado, no caso de documentos desaparecidos.
Na reserva, para o caso de documentos de valor de que a
biblioteca não deve desfazer-se, mas que não têm interesse em livre
acesso e podem ser arrumados em espaço reservado.
Quando se procede à avaliação e desbaste do fundo
documental, para além de se assinalarem as situações acima
descritas no livro de registo, é conveniente fazer uma listagem
sumária dos documentos com indicação do seu respectivo destino -
doação, permuta, venda, reciclagem, etc. - que se faz constar da
acta da próxima reunião da biblioteca..
Nos documentos requisitados permanentemente para as
salas de aulas indica-se também nas Observações o docente
responsável.
6. Tratamento de material livro
6.1. Carimbagem
Cada biblioteca tem o seu próprio carimbo, com a sigla da
BE/CRE e espaço para o nº de registo.
10
O carimbo não deve ser colocado sobre informação nem sobre
ilustrações, passando, no caso de uma página ilustrada, a carimbar-se
a página imediatamente anterior ou a seguinte.
Os documentos levam dois tipos de carimbos:
.Çarimbo obrigatório é colocado:
- No canto superior esquerdo da contra-capa do livro -
onde se escreve o n° de registo e a data de entrada
Carimbo intermédio com a sigla da escola: deverá ser colocado,
na parte inferior da página de rosto (página que a seguir a capa
contem mais informação acerca da obra).
Depois coloca-se no fim da última página impressa.
No caso de material não livro, temos de adaptar os procedimentos
descritos ao tipo de documento.
Exemplo de folha de rosto carimbada:
11
6.2. Catalogação
É a tarefa que permite criar os três tipos de catálogos: autores
e/ou obras anónimas (onomástico); títulos (didascálico) e assuntos
(ideográfico).
A metodologia a seguir, com base nas Regras Portuguesas
de Catalogação, pressupõe o seguimento rigoroso dos princípios e
critérios por estas estabelecidas e o conhecimento das Fontes de
informação donde se retiram os elementos de descrição
12
bibliográfica. A catalogação de um documento é feita uma única vez,
dando origem à chamada ficha de base ou ficha mãe.
Exemplo:
12,5 cm
Os elementos são enquadrados numa sequência lógica que se
divide em:
O Cabeçalho – nome (es) dos autores mencionados na página
de rosto da obra; Título da obra e palavra ou expressão (assunto) que
introduz uma entrada bibliográfica para arrumação no catálogo.
O Corpo da Entrada – conjunto de elementos descritivos e
informativos da obra, distribuídos por zonas.
As Pistas - referenciam as entradas secundárias do documento.
Para além dos elementos acima mencionados existem outros
que se inscrevem fora da área demarcada:
13
- A Cota: Indicação para localização do documento na estante.
- A Classificação: classificação do assunto de que trata o
documento de acordo com um sistema predefinido. (Ex. C.D.U)
- Número de Registo: de entrada da obra na B.E.
- A Sigla: da Instituição.
Actualmente, esta tarefa já não se faz manualmente; mas sim
com o apoio de um programa de gestão integrada de B.E., no módulo
catalogação.
6.3. Classificação
Por classificação entende-se uma das técnicas de análise ou
descrição do conteúdo do documento - outras técnicas são a
indexação e o resumo - pelo qual se determina o seu assunto
principal e, eventualmente, um ou dois assuntos secundários, que se
traduzem numa notação (código numérico) extraída da tabela
classificativa utilizada. Uma das tabelas mais utilizadas é a CDU –
Classificação Decimal Universal, que é uma linguagem
documental pré-coordenada, controlada e normalizada, que facilita a
arrumação e localização dos documentos e a recuperação da
informação.
Resumidamente, podemos dizer que a classificação implica:
análise do documento; selecção do assunto mais importante; escolha
da classe mais adequada dentro do sistema adoptado; e
representação do assunto, através do código correspondente à classe
adoptada. Na CDU o universo do conhecimento está dividido em 10
classes (de 0 a 9), encontrando-se a classe 4 cancelada desde 1963.
Cada grande classe está subdividida em classes mais específicas ou
subclasses que compreendem conceitos mais restritos, os quais são
representados por números mais extensos.
14
As divisões da CDU são:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe actualmente não usada
5 Ciências Exactas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitectura. Recreação e Desporto
8 Linguística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
As divisões da CDU com as respectivas cores que a Biblioteca
Municipal de Sintra utiliza e o SABE aconselha:
0 Generalidades: Enciclopédias, Dicionários, Informática
(ROXO)
1 Filosofia; Psicologia
(AMARELO)
2 Religião; Teologia
(BRANCO)
3 Ciências Sociais; Educação; Etnografia
(AZUL)
5 Ciências Exactas; Ciências Naturais (Matemática, Ambiente)
(CINZENTO)
6 Ciências Aplicadas; Medicina; Tecnologia; Fisica; Quimica
(VERMELHO)
15
7 Arte; Arquitectura; Recreação e Desporto
(ROSA)
8 Linguística; Língua; Literatura
(VERDE)
9 Geografia; Biografia; História
(LARANJA)
A aplicação minuciosa da CDU, ou de qualquer outro sistema de
classificação é uma actividade complexa, exigindo uma preparação
prévia relativamente especializada. No entanto, nas bibliotecas
escolares, pode fazer-se uma aplicação mais simples que, sem perder
rigor, resulte mais acessível tanto para os alunos como para os
professores.
A notação a atribuir ao documento deverá ser a mais geral
possível, evitando-se a especificidade e por consequência uma
grande extensão da notação. O mesmo deverá acontecer em relação
à cota que deverá ser o mais reduzida possível, sem esquecer
contudo as necessidades da recuperação de informação e de
arrumação.
6.4. Indexação
A indexação é outra operação de descrição interna cujo
objectivo é o conteúdo intelectual dos documentos; através dela as
informações seleccionadas nos documentos são expressas por meio
de termos próprios de uma dada linguagem documental. A
indexação, permite formar uma lista de cabeçalhos e de entradas
que constituem pontos de acesso ao catálogo, é o que vai facilitar o
utilizador na pesquisa por assuntos, praticada na generalidade das
bibliotecas. A 1ª fase do processo de indexação compreende a análise
do conteúdo dos documentos, identificando e seleccionando os
16
conceitos tratados. Devem ser tidos em conta nessa análise os temas
que sejam pertinentes para o utilizador comum da biblioteca. Os
conceitos representam-se depois por termos de indexação adequados
e controlados de forma a não criarem equívocos e dúvidas.
Normalmente à medida que se vai fazendo a indexação, vão-se
fazendo listas de termos que, devidamente organizadas, dão origem a
tesauros – «índice alfabético de termos normalizados organizado em
função de análises de conteúdo e de classificações de documentos de
informação».1
6.5. Cotação
A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada
documento é atribuído um código que permite a sua arrumação nas
estantes e a posterior recuperação por parte do utilizador. A cota é
constituída por letras e números e faz a ligação entre o catálogo e a
estante. Uma das formas mais usuais de elaboração da cota é a
seguinte:
1 Faria, Maria Isabel e Pericão, Maria da Graça, Novo dicionário do livro, da escrita e
do multimédia, Lisboa, Círculo de Leitores, 1999, 582 p.
Notação numérica da CDU
Três primeiras letras do apelido do autor
ou
Três primeiras letras do título da obra
17
Exemplos de cotas:
De notar que, quando existe mais de um autor, usa-se apenas o
apelido do primeiro indicado. No caso de livros sem autoria expressa,
como é o caso da maioria dos dicionários, omitem-se as letras
correspondentes ao apelido do autor.
- Dicionário de português
BE Cacém nº 3
82-1
MAG
BE Casal de Cambra EB1/JI
811.134.3(038)
DIC
18
Depois de atribuída uma cota a cada documento, aquela
inscreve-se numa pequena etiqueta que se cola no documento (nos
livros é costume colocá-la a cerca de 2 cm da parte inferior da
lombada).
6.6. Arrumação
Os documentos são arrumados nas estantes pela cota, que
pressupõe as etapas de tratamento técnico descritas e nos dá o tema
do documento, e., a classe decimal em que este se insere. Desse
modo os documentos ficam arrumados por assuntos. As estantes
devem ter a indicação das grandes classes da CDU mas, dentro delas,
podem ser feitas as subdivisões que se considerem necessárias.
19
7. Tratamento do material multimédia
(não livro)
7.1 Carimbagem e etiquetagem
O carimbo não deve ser colocado sobre informação nem
sobre ilustrações:
1- CD’S:
- Carimbo da biblioteca escolar na capa e contracapa do
CD;
- Etiqueta de registo na caixa por baixo do CD.
2- CD-ROM:
- No caso da existência de caixa exterior coloca-se o
carimbo da instituição na capa e contracapa;
- Na caixa exterior do CD-ROM coloca-se o carimbo na
capa e contracapa, a etiqueta ficará na base da caixa de
suporte do CD-ROM.
3- DVD:
- Carimbo da biblioteca escolar na capa e contracapa;
- Etiqueta de registo no canto inferior direito ou esquerdo
da base da caixa de suportedo DVD.
4- Cassete de video:
- Carimbo da biblioteca escolar na capa e contrcapa do
vídeo;
- Etiqueta de registo no interior da caixa, no canto
superior esquerdo;
- Na cassete coloca-se um carimbo na sua parte da frente.
20
7.2. Catalogação
Catalogação abreviada, mas contendo os elementos da
discrição física e intelectual, obrigatórios e necessários à
indentificação do documento, quer pelo leitor, quer pelos funcionários
da biblioteca escolar.
1- VIDEO/DVD
* só se coloca se existir mais do que um realizador.
(1) No caso do filme ser mudo fazer menção na descrição.
2- CD’S
(*) No caso de existirem mais do que três intrepretes/Compositores/Orquestas, a entrada faz-se pelo Titulo do CD;* Só se coloca se existir mais do que um.
ENTRADA PRINCIPAL (pelo TÍTULO)
Título próprio[DVD ou Vídeo]/ Menção de responsbilidade .- Local de edição: editor, data de edição.- * (tempo de duração) (1)+ material acompanhanteNotas;Faixa etária
Realizador – Actores principais
21
ENTRADA PRINCIPAL (Intérprete, Compositor ou Orquesta) (*)
Título próprio[CD ou Cassete audio]/ Menção de responsbilidade .- Local de edição: editor, data de edição.- * (tempo de duração) + material acompanhante
3- Cd-rom
7.3.Classificação, indexação, cotação
Os instrumentos de trabalho base utilizados para a
classificação serão, no caso dos registos sonoros e dos registos em
vídeo e DVD de ficção, tabelas de classificação próprias da DBIB,
derivadas respectivamente da “Tabela de Classificação de
documentos Sonoros BDVP” e da “Tabela de Classificação de Registos
Vídeos - FIAF”. No caso do CD-ROM e dos registos vídeo e DVD de não
ficção utiliza-se a tabela CDU.
Todos os documentos audiovisuais, com temática, como
por ex., vídeos ou DVD’S de não ficção e CD-ROM’S temáticos, serão
arrumados de acordo com o tema e levarão uma etiqueta de cota da
cor correspondente às classes temáticas dos documentos livro do
acervo geral da biblioteca. Os restantes documentos audiovisuais
levarão uma etiqueta de cota branca.
De forma a distinguir os documentos audiovisuais dos
documentos livro, a cota deverá ser sempre antecedida de uma letra
correspondente à tipologia de documento em suporte livro:
V- que significa o documento é suporte não livro / VÍDEO
D - que significa o documento é suporte não livro / DVD
A - que significa o documento é suporte não livro / CD-AUDIO
C - que significa o documento é suporte não livro / CASSETE AUDIO
M - que significa o documento é suporte não livro / CD-ROM
ENTRADA PRINCIPAL (Título)
Título próprio [CD -ROM].- Local de edição: editor, data de edição. - material acompanhante
22
No caso do vídeo/DVD “O Gladiador”
Classificação COTA
9V ou D – 9 (Histórico)GLA (Três
primeiras letras da entrda principal)
Filme “Space Jam”
Classificação COTA
14D – 14SPA
No caso do vídeo / DVD* não ficção “A fauna”
Classificação COTA
59(Não ficção:
fauna)
V ou D – 59FAU
*arrumação junto do material livro correspondente á classe
No caso de um CD-ROM“Diciopédia”
Classificação COTA
030M – 030
DIC
No caso de um CD Áudio “Amália”
Classificação COTA
8.2A – 8.2AMA
“Cantigas de embalar”
Classificação COTA
7A – 7CAN
No caso de uma Cassete Áudio “Curso de Inglês” (Fonogramas não musicais)
23
Classificação COTA
6C – 6CUR
Os vídeos e DVD’S de música não ficção (concertos, óperas),
entram pelo compositor ou intérprete e levam a classificação dos
CD’S Áudio. Os bailados classificam-se na dança na CDU.
Os CD’S de Natal entram pelo título, os musicais pelo nome do
musical e os de bandas sonoras pelo nome do filme.
Os jogos:
M-J-AUT
D-J-AUT
7.4. Arrumação
O material não livro, nomeadamente documentos audiovisuais e
multimédia (cassete vídeo e áudio, cd’s, dvd’s…) devem ser
guardados em armários próprios, fechados, para não serem
manuseados directamente pelo utilizador. Apenas as caixas são
expostas, em expositores identificados por temas, para que o
utilizador possa escolher o que pretende.
24
8 Anexos
25