JURÍDICOGestão de Escritório de AdvocaciaManual do Usuário

versão 1

Sumário

Introdução 1

Operação básica do aplicativo 2

Formulários 2

Filtros de busca 2

Telas simples, consultas e relatórios 3

Parametrização do sistema 4

Configurações 4

Cadastros 4

Situações 5

Órgãos 5

Tarefas 5

Despesas 5

Índices 5

Documentos 5

Disponibilização de acesso 5

Processos 7

Cadastrando contatos 7

Primeira forma - cadastro 7

Segunda forma - relacionamento 7

Gerando contratos e procurações 7

Inserindo processos 8

Consultando processos 8

Modificando informações 9

Alterar dados 9

Consultar andamentos 9

Testemunhas 9

Despesas do processo 10

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g.Jurídico

Ocorrências 10

Tarefas 10

Provisionamento 10

Anexos 10

Definindo a pauta para os advogados 10

Tarefas 11

Cadastrando tarefas 11

Consultando agenda 11

Consultando e baixando tarefas 12

Consultando pendências 12

Consultas 13

Operacionais 13

Estatísticas 13

Gráficos 13

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Introdução

Este aplicativo visa auxiliar a gestão de um escritório de advocacia, consolidando processos e atividades em

uma interface unificada e simples de usar, permitindo o acompanhamento tanto de processos quanto de

atividades dos profissionais de forma clara e ágil.

O sistema é compatível com qualquer navegador de Internet, inclusive adaptando sua apresentação a um

melhor ajuste e operação em tablets e smartphones (principalmente iPhone e Android).

Além disto, o uso do sistema pode ser compartilhado com os colaboradores do escritório (tanto advogados

quanto equipe administrativa), clientes e fornecedores (como escritórios de contabilidade, por exemplo).

O acesso é diferenciado para cada perfil de usuário.

tela inicial do aplicativo

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Operação básica do aplicativo

Formulários

Freqüentemente serão exibidos formulários na tela, e eles são compostos dos elementos:

‣ Campos para digitação - Em caso de digitação de valores incorretos, inválidos, ou fora do tamanho

permitido, eles serão sublinhados em vermelho. Não será possível clicar em “Confirmar” ou “Avançar”

até corrigir o erro. Entretanto, este recurso não é exibido nos dispositivos móveis;

‣ Caixas de seleção - Digite parte do valor desejado que esteja contido na lista, ou clique sobre a seta

para baixo para que a relação possível seja mostrada;

‣ Botão de seleção (sim/não) - Clique para marcar ou desmarcar;

‣ Campos data ou data e hora - Digite a data, ou clique sobre o ícone para selecionar a partir do

calendário.

A tecla TAB salta para o próximo campo, e a tecla ENTER, quando o cursor não estiver sobre uma área de texto,

serve para confirmar todos os dados (ou seja, tem o mesmo efeito que clicar sobre o botão “Confirmar” ou

“Avançar”).

Filtros de busca

Em inúmeras opções do sistema, serão requisitadas informações para que o sistema possa filtrar a amostragem

de informações, procurando relacionar somente os itens de acordo com os parâmetros fornecidos.

Abaixo segue um exemplo de tela de filtros:

tela de filtros

Os campos obrigatórios serão marcados com uma linha avermelhada.

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Procure informar características conhecidas do conjunto desejado sempre que possível, pois o aplicativo

poderá lhe fornecer informações mais rapidamente.

Telas simples, consultas e relatórios

Nas telas simples, consultas e relatórios, alguns ícones são freqüentemente exibidos:

Diminui a fonte de texto da página atual, permitindo uma maior quantidade de texto por página

Aumenta a fonte do texto da página atual, melhorando a legibilidade

Prepara a página para impressão

Mostrar mais informações sobre o item correspondente

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Parametrização do sistema

Para que o aplicativo tenha uma operação adequada durante o dia-a-dia, é importante investir algum tempo na

preparação inicial do sistema. Esta atividade é comumente chamada de “Parametrização”.

A parametrização é feita em três etapas: A configuração, o cadastro das tabelas básicas e a definição de acessos

para os colaboradores, consumidores (clientes) e fornecedores.

Configurações

Assim que ativar o aplicativo, você poderá definir seu comportamento padrão para alguns itens. Para isto,

clique na opções “Configurações / Parâmetros de uso” localizada na barra lateral esquerda.

Após clicar nesta opção, os seguintes itens poderão ser alterados:

‣ Comissão padrão - Defina um número entre 0 a 100 para o percentual padrão a ser cobrado pelo

escritório;

‣ Só dono baixa tarefa - Marque esta opção para que somente o usuário que cadastrou a tarefa, possa

baixá-la. Caso contrário, qualquer usuário poderá baixar tarefas pendentes;

‣ Enviar e-mail andam. - Marque esta opção para que o sistema envie e-mail para os colaboradores caso

haja andamento para algum processo

‣ Enviar e-mail tarefas - Marque esta opção para que o sistema envie e-mail para as tarefas do dia atual e

o dia seguinte.

Cadastros

O cadastro das tabelas é realizado clicando-se na aba “Cadastros” no menu superior. Alguns campos não

podem ser modificados ou excluídos. Cadastre novos campos somente se achar necessário.

aba “Cadastros”

As tabelas de cadastros mostram os registros atuais e permitem o cadastramento e remoção de novos registros.

Para cadastrar um novo registro, após a visualização dos dados, clique no botão “Novo”

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Situações

O cadastro de situações devem refletir cada um dos estágios que um processo pode assumir (como inicial,

execução, baixado). O sistema já contempla os mais importantes. Caso desejado, adicione outros.

Órgãos

É uma tabela apenas para consulta, pois os órgãos cadastrados refletem os que o sistema consegue operar de

forma automática.

Tarefas

Nesta opção são definidos os tipos de tarefas possíveis para cadastramento.

Despesas

Nesta opção são definidos os tipos de despesas possíveis para associação a cada processo.

Índices

O sistema permite uma atualização aproximada do contingenciamento dos processos. Para tanto, cada

processo pode utilizar de um índice para seu reajuste pelo sistema.

Documentos

Nesta opção podem ser criados documentos como contratos, procurações, recibos e outros, bastando clicar em

“Novo” e utilizar as macros para substituição automática pelos dados do cliente.

Abra um modelo pré-definido no sistema para observar e entender como devem ser utilizadas as macros.

Uma relação das macros está disponível no link “Cadastros/Diversos/Macros”.

Disponibilização de acesso

O aplicativo disponibiliza acesso ao usuário contratante (proprietário do aplicativo), aos seus funcionários

(colaboradores), e aos seus clientes. Cada perfil de acesso disponibiliza um conjunto diferenciado de ícones e

funcionalidades.

O aplicativo pode ser utilizado em 3 modos diferentes:

‣ Acesso completo

๏ disponível somente para o proprietário do aplicativo;

๏ permite parametrizar o aplicativo e fazer todos os cadastros básicos;

๏ permite consultar os estatísticas e gráficos;

๏ permite acessar a todas as funcionalidades do aplicativo;

‣ Acesso colaborador

๏ disponível para os contatos com relacionamento “colaborador”;

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๏ permite registrar tarefas, emitir documentos, incluir processos, definir pauta e realizar

consultas a estes itens;

๏ permite acessar as consultas operacionais e informações de todos os clientes;

‣ Acesso consumidor (ou cliente)

๏ disponível para os contatos relacionados como “consumidor”;

๏ permite consultar seus processos, sua agenda, e sua pauta;

๏ permite consultar alguns relatórios operacionais e estatísticos.

‣ Acesso fornecedor (escritórios de contabilidade)

๏ disponível para os contatos relacionados como “fornecedor”;

๏ permite consultar processos e definir cálculos do provisionamento.

Atenção

O perfil pode ser definido através da opção “Contatos” no aplicativo “Geral” do próprio Alitem. Para maiores informações, consulte o Guia do Usuário do Alitem.

Outra forma de definir o perfil é através do cadastro de um novo contato. Saiba mais na seção “Cadastrando contatos” no capítulo a seguir.

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Processos

aba “Início”

Cadastrando contatos

Existem basicamente duas formas de utilizar um contato no aplicativo:

Primeira forma - cadastro

O aplicativo permite o cadastro de novos contatos, sendo clientes, colaboradores ou fornecedores. Para isto,

basta clicar no ícone “Pessoa” e em seguida sobre o ícone “+”. Forneça corretamente os dados solicitados e,

caso seja fornecido o e-mail, será enviado um e-mail com a senha de acesso para o contato.

Caso não deseje liberar o acesso, não marque nenhuma das opções de relacionamento (ou seja, os campos:

colaborador, consumidor e fornecedor).

Segunda forma - relacionamento

O portal de aplicativos Alitem fornece uma estrutura própria de relacionamentos, basta convidar o contato. No

aceite do convite, o usuário define quais dados estarão visíveis para o usuário relacionado. Lembre-se de

solicitar ao mesmo que libere a visualização de todos os dados para que seu cadastro fique completo.

Você não poderá alterar os dados de um usuário ativo do Alitem. Somente o mesmo poderá altera-los.

Além dos dados disponibilizados no Alitem, alguns campos adicionais são solicitados pelo aplicativo g.Jurídico.

Estes campos sempre estarão disponíveis para edição.

Gerando contratos e procurações

Após o correto cadastro dos dados do contato, poderão ser emitidos quaisquer documentos pré-configurados

no momento da parametrização, por exemplo: Contratos e procurações.

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Inserindo processos

Antes de cadastrar um novo processo ao sistema, é interessante criar grupos para que os processos possam ser

organizados segundo critérios que o usuário desejar. Por exemplo, os grupos podem ser nomes de empresas,

tipos de clientes, ou portes dos clientes.

Para inserir um processo no sistema, clique na opção “Início/Importar/Processo” da barra superior de menu. Em

seguida forneça as informações solicitadas.

O sistema buscará o processo no tribunal correspondente e adicionará os dados encontrados ao sistema. A

partir de então, será possível consultá-lo na opção “Início/Acompanhamento/Processos”.

Consultando processos

A consulta de processos pode ser realizada a qualquer tempo após a inclusão do mesmo. Esta consulta pode

utilizar de um ou mais dos parâmetros solicitados:

‣ Número do processo - Não precisa ser informado o número completo. Pode ser o começo ou final;

‣ Autor - Digite o nome completo, parte do nome ou somente sobrenome;

‣ Réu - Digite o nome completo, parte do nome ou somente sobrenome;

‣ Grupo, situação ou órgão - Selecione para uma melhor filtragem dos dados.

Clique em “Avançar” após definir as opções de filtro para que surja uma nova tela, mostrando os processos

encontrados com os parâmetros previamente especificados.

Clique no ícone da lupa ( ) para que sejam apresentadas mais informações sobre o processo.

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exemplo de processo visualizado

Modificando informações

Após acessar um processo, de acordo com seu perfil, você poderá incluir, alterar ou cancelar algumas

informações.

Cada um dos ícones mostrados abaixo do cabeçalho do processo tem uma finalidade específica:

Alterar dados

Permite alterar algumas informações como o grupo, orgão ou setor que este processo está associado.

Consultar andamentos

Permite consultar andamentos do processo. Após a exibição de todos os andamentos do processo, você pode

forçar uma atualização junto ao site do tribunal clicando no ícone “Atualizar” ( ).

Testemunhas

Permite cadastrar ou cancelar as testemunhas envolvidas neste processo. Clique no ícone para adicionar e

no ícone para cancelar.

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Despesas do processo

Permite cadastrar ou cancelar as despesas relativas a este processo (como hospedagem, alimentação, transporte

por exemplo). Clique no ícone para adicionar e no ícone para cancelar.

Ocorrências

Permite cadastrar ou cancelar as ocorrências envolvidas neste processo. Clique no ícone para adicionar e

no ícone para cancelar.

Tarefas

Permite consultar todas as tarefas relacionadas a este processo.

Provisionamento

Permite cadastrar ou cancelar os cálculos deste processo. Clique no ícone para adicionar e no ícone

para cancelar.

Os campos devem ser informados no devido estágio do processo, sendo: Remoto, Possível, Provável.

Anexos

Permite incluir ou cancelar arquivos digitalizados ou documentos ao processo. Clique no ícone para

adicionar e no ícone para cancelar.

Procure manter seus arquivos menores que 1Mb para evitar problemas de download e upload.

Definindo a pauta para os advogados

No momento da atualização dos processos, o aplicativo automaticamente busca por audiências marcadas e as

relaciona nas tarefas. Entretanto, as tarefas do tipo “Audiência” tem um tratamento especial, estando

disponíveis na opção “Início/Definições/Pauta”.

Ao selecionar o período, e, opcionalmente algum campo adicional para filtragem, o aplicativo mostrará todas

as audiências do período, e permitirá a definição do advogado, vara e comarca para cada audiência.

Desta forma, estará definida, de forma organizada, toda a pauta de audiências do escritório.

Observação

Caso deseje incluir ou cancelar audiências manualmente, utilize a opção “Início/Definições/Tarefas”, determinando o tipo como “Audiência”.

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Tarefas

Cadastrando tarefas

Utilize a opção “Início/Definições/Tarefas” para incluir, modificar ou cancelar as tarefas. Ao selecionar a opção,

clique em “Novo” para adicionar uma nova tarefa, ou filtre a exibição dos registros, usando os campos

apresentados e clicando em “Aplicar”.

Caso deseje alterar um registro mostrado na tabela, selecione-o (clicando sobre ele), e clique em “Editar”. Ao

abrir o formulário, você deve preencher os dados solicitados.

Caso deseje cancelar uma tarefa, marque a opção “Cancelada” do formulário de dados.

Consultando agenda

A agenda do sistema é a forma mais simples de visualizar os compromissos do escritório. Tanto as audiências

quanto as demais tarefas são mostradas.

Ao clicar em “Agenda” é mostrada a visualização do dia atual. Clique sobre qualquer dia no calendário

apresentado no lado direito para visualizar outro dia, sobre o mês para visualizar o mês inteiro, ou mesmo

sobre o ano para identificar os dias com atividades previstas.

exemplo de agenda

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Consultando e baixando tarefas

Para consultar e baixar uma tarefa, indicando que a mesma foi concluída, utilize a opção “Início/

Acompanhamento/Tarefas”, ou clicando sobre a bolinha em “Início/Acompanhamento/Pendências”.

Em seguida, clique sobre o ícone da estrela e complemente com informações sobre a conclusão da tarefa.

Clique em “Avançar” para confirmar.

Neste tela, os processos com a estrela em amarelo indicam que o mesmo já foi concluído.

baixando tarefas

Consultando pendências

A opção “Início/Acompanhamento/Pendências” permite visualizar de forma simplificada todas as pendências

atuais do escritório, separando-as por responsável e data final do prazo.

exemplo de visualização de pendências

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Consultas

Operacionais

Os relatórios operacionais são aqueles úteis para o dia-a-dia de trabalho no escritório. Permite mostrar

informações detalhadas de vários processos simultaneamente, como total de despesas, total de processos por

situação, processos parados (sem andamento em um determinado período), pesquisa nos andamentos etc.

Estatísticas

As estatísticas são relatórios de informações consolidadas e totalizadas por critérios diversos. Não são

apresentados dados de processos individuais. Estatísticas disponíveis:

‣ Advogados - Apresenta ranking de advogados que constam nos processos (tanto parte autor quanto

réu);

‣ Cliente - Demonstrativo de várias informações consolidadas para apresentação para clientes PJ;

‣ Órgãos - Mostra o total de processos por órgão;

‣ Situações - Mostra o total de processos por situação;

‣ Tipos - Mostra o total de processos por tipo;

‣ Totais - Mostra total de processos por vários outros critérios e filtros.

Gráficos

Os gráficos gerados pelo sistema possibilitam uma visualização e análises rápida com base nos dados

consolidados durante um período.

Os seguintes gráficos estão disponíveis no aplicativo:

‣ Chegada - Apresenta um gráfico de quantidade de processos que chegaram ao escritório por ano, mês

ou período selecionado;

‣ Situações - Apresenta um gráfico com o percentual de processos atualmente no sistema de acordo com

sua situação;

‣ Andamentos - Apresenta um gráfico de total de andamentos por período.

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exemplo de gráfico “Chegada de processos”

exemplo de gráfico “Processos por situação”

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