introdução - proteção antispam cloud e-mail protectionaumentando a chance do seu e-mail não ser...
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Introdução
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O e-mail corporativo é uma ferramenta essencial
em qualquer empresa, porque possibilita mais
profissionalismo e segurança na troca de mensagens,
sejam internas ou externas. Afinal, uma assinatura
própria da marca demonstra que o negócio foi concebido
de forma consciente.
Do ponto de vista organizacional, isso significa controle das atividades
executadas. Já na perspectiva comercial, é possível utilizar o recurso para
melhorar o entendimento do consumidor em relação à confiança, por exemplo.
Além de ampliar a representatividade comercial, o artifício pode ainda
configurar um documento legal. É por isso que sua utilização nunca deve
ultrapassar os limites da empresa: ela é uma prova lícita no âmbito
judicial.
A fim de sanar as dúvidas em relação ao assunto, preparamos este
material. Continue a leitura!
Saiba quais são os tipos de e-mails indicados
SAIBA QUAIS SÃO OS TIPOS DE E-MAILS INDICADOS
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Há alguns anos houve quem cogitasse a possibilidade de
extinção do e-mail. Porém, o que vemos é ele ganhar ainda
mais força, mesmo diante das muitas funcionalidades
proporcionadas pelas redes sociais.
Ao que tudo indica esse formato de comunicação online não tem prazo
certo para deixar de existir. Isso porque ele ainda tem se mostrado uma
ferramenta importante, até mesmo nas estratégias do marketing digital.
Basicamente, em relação a seus modelos, eles podem ser classificados
como pagos e gratuitos. E essa diferença fica explícita quando falamos
de funcionalidades e benefícios.
SAIBA QUAIS SÃO OS TIPOS DE E-MAILS INDICADOS
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DOMÍNIO PRÓPRIO
Para ter um domínio próprio é preciso desembolsar
certa quantia, porque ele é um e-mail personalizável
([email protected], financeiro@
nomedaempresa.com). O gerenciador permite criar
várias caixas postais. Assim, conseguimos mais de uma
para o envio e recebimento de informações.
Nessa categoria encontramos os formatos profissional
e Exchange Microsoft . Ambos apresentam
semelhanças em relação à estrutura, no entanto, o
segundo disponibiliza mais recursos para a
integração das tarefas da equipe.
Com a modalidade Exchange Microsoft, você tem a
oportunidade de personalizar o endereço.
Isso ajuda a enquadrar seu negócio dentro de uma
lógica empresarial, ou seja, mostrar que sua
gestão não é amadora.
Os dois modelos atendem bem a empresas, pois
oferecem ferramentas como:
» Antivírus;
» Antispam cloud Email Protection ;
» Calendário;
» Sincronização com dispositivos móveis;
» Capacidade de compartilhamento;
» Suporte especializado Avaçado;
» Consultoria em Segurança da Informação;
» tamanho de memória adequado ao tipo de
plano contratado.
SAIBA QUAIS SÃO OS TIPOS DE E-MAILS INDICADOS
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PROVEDOR DE E-MAIL GRATUITO
Muitas pessoas ainda utilizam, mesmo em
seus negócios, provedores de e-mail como
Gmail, UOL, Outlook e Yahoo. Isso acontece
principalmente pelo fato desse serviço
ser gratuito.
Ao contrário da versão corporativa, que
mostramos no tópico anterior, ele não
disponibiliza um domínio próprio,
possuindo apenas uma caixa postal. É por
isso que ele
é comumente utilizado por pessoas físicas
([email protected]): seu foco se concentra
no âmbito pessoal e não no profissional.
SAIBA QUAIS SÃO OS TIPOS DE E-MAILS INDICADOS
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PADRONIZAÇÃO DOS E-MAILS
Agora que você já conhece um pouco sobre a
origem, vamos mostrar os passos voltados para a
criação do e-mail corporativo. Devemos considerar
algumas características primordiais, pois a
padronização estabelece identidade e facilita a
passagem pelos filtros de controle.
Comece categorizando pelo nome do
departamento. Além dos endereços
individuais dos colaboradores, cabe a
implementação de e-mails pelo nome do
setor ([email protected]),
de maneira a simplificar o
direcionamento da mensagem e evitar
ocorrências desnecessárias.
Por exemplo, se o funcionário responsável for
demitido, você não corre o risco de perder a
informação encaminhada à repartição. Será possível
manter uma base central de todo o correio
eletrônico recebido e enviado ao departamento.
Nos e-mails individuais é importante utilizar
nome e sobrenome
principalmente se sua empresa possuir muitos
colaboradores. Assim, você elimina contratempos com
as pessoas que possam ter o mesmo primeiro nome.
Também evite endereços com sequências numéricas
([email protected]). Os filtros podem
entender que o correio eletrônico faz parte de fraude
ou é spam. Nesse caso, só utilize os números se eles
forem necessários.
SAIBA QUAIS SÃO OS TIPOS DE E-MAILS INDICADOS
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Dispense quaisquer termos que sejam
relacionados a bairros ou cidades (maria.
É o tipo do formato que não passa
uma imagem profissional.
Descartar os acentos é fundamental
(joã[email protected]),
porque esse tipo de caractere é mais
difícil de ser processado por servidores,
aumentando a chance do seu e-mail não ser
entregue corretamente.
Assim como os acentos, caracteres
especiais e símbolos devem ser eliminados
(josecarvalho#@nomedaempresa.com).
Inclusive, para evitar problemas, alguns
provedores nem autorizam a grafia
com esses itens.
Entenda o que é e como funciona o e-mail
corporativo
ENTENDA O QUE É E COMO FUNCIONA O E-MAIL CORPORATIVO
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O e-mail corporativo é um instrumento de
comunicação entre o público interno e externo. Por meio
dele, você pode receber e enviar conteúdo de forma mais
segura. Ele faz parte de uma estratégia de defesa de dados
empresariais, visto que o risco de vazamento de
informações e de ataques cibernéticos é iminente.
ENTENDA O QUE É E COMO FUNCIONA O E-MAIL CORPORATIVO
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É importante destacar que as intermediadoras gratuitas
mais comuns não são extremamente confiáveis,
sobretudo, quando falamos de publicidade indesejada.
Para que você tenha um exemplo real do que estamos
dizendo, recentemente, o Yahoo anunciou o vazamento de
dados de mais de 500 milhões usuários. Há alguns anos,
cerca de 5 milhões de assinantes da Google tiverem suas
senhas divulgadas em um seminário russo sobre Bitcoin.
E não para por aí, já que os prejuízos gerados pelos
crimes virtuais, no Brasil, superaram o valor de
2,5 milhões de reais.
Daí, surge a pergunta que não quer calar: esses provedores
são ou não seguros?
Pelos dados apresentados, podemos dizer que a
vulnerabilidade existe e os adeptos não contam
com determinadas garantias.
Quando a empresa utiliza um correio eletrônico
não- personalizável, abre brechas para a
desconfiança e ainda fica suscetível a ameaças. E,
nos dias atuais, a falta desse domínio exclusivo
pode representar um problema grave.
Por isso, não há dúvidas de que investir
em um gerenciador pago é a maneira mais
inteligente de obter segurança, sigilo e
reputação para seu negócio. Além de ser
uma forma de controlar tudo o que entra e
sai do espaço de trabalho.
Conheça as vantagens do e-mail corporativo
CONHEÇA AS VANTAGENS DO E-MAIL CORPORATIVO
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Além de potencializar o nome da sua marca, o
e-mail corporativo contribui no aspecto da credibilidade.
Nesse caso, a chance de o cliente rejeitar a mensagem é
reduzida, ampliando a capacidade de relacionamento.
A assinatura corporativa gera valor e possibilita o controle do fluxo de
dados. Isso é, proporciona benefícios que não são adquiridos quando
fazemos uso de endereços eletrônicos gratuitos.
Veja algumas vantagens que você pode obter com o domínio pago, sem abrir
mão de usufruir das ferramentas que os servidores gratuitos oferecem.
CONHEÇA AS VANTAGENS DO E-MAIL CORPORATIVO
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SUPORTE
Se, porventura, alguém perde algum arquivo
importante, o documento é recuperado sem estresse.
Isso porque, normalmente, a plataforma que fornece
esse tipo de serviço possui uma equipe de suporte,
preparada para atender a diversas situações de
emergência.
ORGANIZAÇÃO
Os registros são subdivididos por setores, independentemente
da estrutura de trabalho. Assim, eles são facilmente
localizados, melhorando a organização e a produtividade da
sua empresa.
ACESSO
Os e-mails podem ser acessados de diversos dispositivos
(tablet, smartphone, notebook, desktop) e isso garante maior
mobilidade. Nesse caso, o colaborador consegue obter a
informação sem precisar acessar de um computador específico.
CONHEÇA AS VANTAGENS DO E-MAIL CORPORATIVO
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RECURSOS
As ferramentas tradicionais — agenda, calendário e
compartilhamento de arquivos — são disponibilizadas
normalmente. E você ainda ganha alguns recursos fundamentais
para monitorar e melhorar a eficácia do trabalho das equipes.
SEGURANÇA
O sistema é bem seguro, protegido por antivírus, e os e-mails
passam longe da caixa de spam, porque os mecanismos são
desenvolvidos com foco na distribuição correta das
mensagens. Além disso, muitos serviços já são
programados para a realização de backups diários e isso
evita a perda de arquivos.
IDENTIDADE
Em vez de usar o endereço de algum provedor, você tem a
oportunidade de personalizar com o nome da sua empresa.
Isso gera mais representatividade e profissionalismo,
melhorando o alcance e a atuação, além, é claro, da
credibilidade.
MONITORAMENTO
A vigilância e o monitoramento que o servidor pago
permite funciona como uma espécie de prevenção.
Desse jeito, o gestor tem a chance de evitar acessos
indesejados, como hackers e vírus.
PUBLICIDADE
Não há risco de incômodos relacionados aos informes
publicitários, porque, diferentemente dos provedores
gratuitos, o e-mail corporativo consegue bloquear esse tipo
de distração.
Descubra as leis envolvendo o e-mail corporativo
DESCUBRA AS LEIS ENVOLVENDO O E-MAIL CORPORATIVO
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Você já deve ter escutado casos de funcionários que
acessavam ou propagavam conteúdos inapropriados no
ambiente trabalho, certo? Pois é, essa história é mais
comum do que imaginamos, e revela comportamentos
inaceitáveis, sobretudo, na esfera organizacional.
Embora ainda haja controvérsias sobre o tema, o empregador tem
amparo jurídico para solucionar questões que envolvem o fluxo de
comunicação online do ambiente de trabalho.
DESCUBRA AS LEIS ENVOLVENDO O E-MAIL CORPORATIVO
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A Lei nº 12.737/12, da legislação penal, confronta os
limites dos benefícios estabelecidos pela Constituição
Federal de 1988 (direitos fundamentais — privacidade
e intimidade), categorizando os crimes de invasão.
Nesse caso, o infrator recebe punição sobre o ato
cometido.
Já a Lei nº 12.965/14, denominada de Marco Civil da
Internet, destaca que o assunto privado só pode ser
acessado e liberado mediante ordem judicial.
Ora, se o e-mail corporativo é uma ferramenta de
trabalho, então, ele não se enquadra nessa
condição.
Diante disso, a empresa conquista o direito
de monitorar as ações dos funcionários.
Diferentemente do e-mail particular, o
corporativo carrega consigo uma finalidade
específica e é de propriedade
do empreendimento.
Mesmo que tecnicamente não haja diferenças entre
eles, a responsabilidade de um, perante a terceiros, é
significativa. Pois quando um funcionário dissemina
algo impróprio, por exemplo, ele não fala apenas
por si. Nesse caso, as atitudes indevidas podem
gerar consequências para a companhia e não para o
indivíduo. Portanto, o monitoramento é
permitido.
Apesar do direito assegurado, o trato da justiça
com esse assunto ainda é moderado. Em bora haja
um entendimento favorável, o Tribunal Superior
do Trabalho (TST) faz ressalvas.
De acordo com o órgão, o controle só é
autorizado quando o empregador informa a
política de monitoramento de e-mails para os
funcionários. Então, o melhor jeito de conduzir
isso é pelo bom senso e pela transparência.
Proteção de dados, a General Data
Protection Regulation (GDPR) é a lei
europeia que entrou em vigor em maio de
2018. A Lei Geral de Proteção de Dados
(LGPD), que entrará em vigor em agosto de
2020, chega para fixar parâmetros do
mesmo tema da lei européia.
Veja se o e-mail corporativo é seguro
VEJA SE O E-MAIL CORPORATIVO É SEGURO
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Como vimos, o endereço de correio eletrônico
profissional oferece ao gestor algumas vantagens, ao
contrário das ofertas de servidores gratuitos. De fato, ele
pode ser mais seguro, porém, é preciso seguir alguns
passos importantes.
Lembre-se de que os colaboradores têm ciência de dados particulares
da empresa. Portanto, cada um deve cuidar adequadamente dessas
informações confidenciais.
As boas práticas de envio e recebimento de conteúdo fazem a diferença
no quesito proteção.
VEJA SE O E-MAIL CORPORATIVO É SEGURO
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CRIE SENHAS RELEVANTES
É importante combinar letras maiúsculas e minúsculas com
os caracteres diferenciados (@, *, #).
Isso porque os sinais óbvios, como data de aniversário e
números sequenciais, abrem precedentes para ataques
e invasões.
EVITE LINKS DESCONHECIDOS
Se você receber mensagens de destinatários desconhecidos,
pesquise antes de clicar. Mesmo que pareça ter proveniência
de instituições idôneas, como bancos e agências de
proteção ao crédito. São esses artifícios que criminosos
utilizam para roubar informações de quem não está
atento.
VERIFIQUE AS ETAPAS
Na hora de criar a senha, configure a segurança da conta.
Por exemplo: envio de código para celulares ou outro
e mail. Assim, qualquer tentativa fora do cotidiano
é notificada imediatamente.
VEJA SE O E-MAIL CORPORATIVO É SEGURO
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FAÇA LIMPEZAS PERIÓDICAS
A fim de garantir uma navegação mais fluída e segura,
delete os e-mails antigos, sempre que houver
necessidade.
Crie pastas específicas para os assuntos relevantes, evitando
que eles sejam apagados sem querer.
ATUALIZE O SOFTWARE
As versões antigas de softwares são mais suscetíveis a
ataques, portanto, utilize sempre uma atualizada.
Nessa luta contra as invasões, os certificados de segurança
são grandes aliados, então não abra mão de ter um.
VEJA SE O E-MAIL CORPORATIVO É SEGURO
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USE O E-MAIL CORPORATIVO
APENAS PARA ASSUNTOS DE
TRABALHO
É sempre bom lembrar que seu e-mail profissional
é uma ferramenta de trabalho, com uma
finalidade bem definida.
Por isso, evite utilizar o endereço eletrônico
empresarial para enviar mensagens ao correio
particular.
Para reforçar ainda mais esse time, tenha um filtro
de AntiSpam Cloud Protection gerenciado, para
proteger as entradas e saidas ( SMTP ) dos e-mails,
contra vírus, spam, trojan — também conhecido
como cavalo de troia — e phishing — prática criminosa
com foco no roubo de informações pessoais.
Com algumas simples precauções somos capazes de
evitar prejuízos incalculáveis. Essas recomendações
auxiliam no combate às invasões, além de proteger
todas as informações do seu negócio.
A utilização desse tipo de ferramenta
traz responsabilidades, devido à sua
complexidade. Afinal, não estamos
falando de algo particular, mas de um
recurso coletivo, que pode comprometer
toda a história e até mesmo a
viabilidade do empreendimento.
É uma via de mão dupla, já que com ela você ganha
representatividade, porém, ao mesmo tempo, corre
o risco de perder, caso não esteja com o total
controle desse fluxo nas mãos.
Viu só? A partir de agora, você sabe como funcionam
os trâmites de um e-mail corporativo.
E lembre-se: ele é uma estratégia de posicionamento,
mas também é um patrimônio que requer cuidados.
A ABREU NETWORKS é uma empresa especialista em e-mails corporativos e segurança para e-mails ,
oferecendo os seguintes serviços:
• Gerenciamento de Cloud;
• AntiSpam Cloud Email Protection;
• Cloud Backup;
• Hospedagem empresarial e corporativa;
• Consultoria em Segurança da Informação;
• Soluções de e-mails corporativos;
• Domínios e Certificados SSL
• Revenda em Soluções ( SAAS ) para Segurança de e-mails;
A Abreu Networks foi criada a partir da necessidade de existir uma empresa que oferecesse
aos seus clientes um serviços de emails especializado e integrado com todos recursos de
segurança e incluindo suporte e consultoria na área de segurança da informação com
profissionais especialistas.
Nossa equipe é apaixonada pelo o que faz somos especialistas em segurança de email,
sabemos bem quem somos e para onde vamos, antenados, rápidos e eficientes,
desenvolvemos soluções de qualidade para atender qualquer perfil de cliente ou empresa.
A Abreu Networks é uma empresa que traz em sua história mais de 18 anos de
conhecimento em Segurança da Informação, que vem destacando-se como especialista no
seu segmento de e-mails corporativos, tendo como principal negócio o AntiSpam Cloud
Security, Microsoft Exchange Integrado com Anti Spam Cloud Security e MailChannels SMTP,
Consultoria em Segurança da Informação e Assessoria.