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Reformulação do portal corporativo

Estudo de caso

• 300 funcionários

• Mais de 1400 agentes

• Mais de 30 leilões de energia realizados

• 71 normativos internos

•

•255 páginas (e crescendo)

•Média de 3 novas notícias

publicadas por dia

•88 sistemas

•Mais de 2000 documentos

•Feita em linguagem PHP

Plug – a intranet da CCEE

O que foi feito:• Entrevistas com 24 colaboradores• Análise heurística da intranet• Análise de logs• Análise de maturidade

1ª etapa: diagnóstico e estratégia

Produtos gerados pelo cruzamento dessas informações:

Propostas de valor;

Roadmap de

implementação;

Plano de ação;

Governança;

Indicadores

1ª etapa: diagnóstico e estratégia

Modelos de documentos - Análise heurística - Webinfo

Linguagem: a intranet usa adequadamente os elementos de linguagem, favorecendo o entendimento dos textos.

Texto: apresenta uma boa estrutura textual, a divisão dos textos por camadas facilita a leitura e localização de informações.

Conteúdos: os conteúdos precisam de revisão há páginas desatualizadas, além disso a sua organização não segue uma lógica clara.

Navegação: Não favorece o aprendizado dos usuários e a localização das informações, seus menus se comportam de maneiras diferentes e não há rastro de navegação, mapa da intranet e rodapé.

Homepage: Necessita de revisão e priorização dos conteúdos

Busca: Não há

O Que vem depois?

Transformar tudo isso em um projeto real projeto real e ganhar o comprometimento da alta administração

O que vem depois?

• 11 gerentes, representando todas as áreas• 1 conselheiro (representando os cinco membros do Conselho de Administração)• Superintendente

Objetivo: validar a missão e os objetivos da intranet, priorizando sua evolução.

Validação gerencial

Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3

Base de vídeos

baixa média alta 1 2 3 4

Maturidade CulturalFuncionalidade Relevância

E-learningbaixa média alta 1 2 3 4

Suporte onlinebaixa média alta 1 2 3 4

Diretório de pessoas

baixa média alta 1 2 3 4

Priorização das funcionalidades

Modelo

O que foi feito:

3ª etapa – planejamento da implementação

• Benchmarking com empresas do setor• Cardsorting com 20 colaboradores (10% da organização)• 72 tipos de conteúdos testados• Redação de 200 páginas de conteúdo• Validação estratégica• Política de publicação• Manual de redação• Guideline de layout• 54 wireframes gerados

Evolução da arquitetura

Sobre a CCEE Políticas e Normas

Notícias Base de Conhecimento

Para o Trabalho

Para o Colaborador

Comunidades e Colaboração

Após cardsorting e validação estratégica:

Meu Espaço Minhas Equipes Minha Gerência Minha Empresa

Proposta inicial:

3ª etapa – planejamento da implementação

Proposta 1 (Tema)Poposta 2

(Ambiente de Trabalho)

Avaliação Geral

Termos (rótulos) Alguns rótulos não foram plenamente compreendidos em ambas as propostas e precisaram ser revistos.

Estrutura do conteúdo Ambas as estruturas tiveram exatamente o mesmo número de erros, porém a estrutura 2 teve um número maior de acertos.

Curva de Aprendizado Ambas as propostas exigirão treinamento por parte dos usuários.

Aderência às propostas de valor

Durante os testes, usuários afirmaram ter mais facilidade em “decorar” onde estão os conteúdos na estrutura 2 e encontrá-los mais depressa. A estrutura também gerou sensação de “pertencer”, devido aos rótulos (“Meu Espaço”) e maior familiaridade entre os participantes.

Manutenção de Conteúdo Proposta 2 tem maior complexidade para manutenção de conteúdo, pois é baseada em um alto nível de personalização.

Visão de evolução A proposta 2 proporciona maior possibilidade e espaço para evolução de funcionalidades e conteúdos.

Itens avaliados nas duas propostas

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• Proposta baseada em ambientes de trabalho pela visão do usuário.

• Acesso aos conteúdos conforme os níveis de permissão.

• Os agrupamentos representam os conteúdos dispostos nas esferas de interesse e interação: do indivíduo; com as suas equipes de trabalho; com a sua área; com a sua empresa.

• Permite a seleção dos conteúdos preferidos ou mais utilizados pelo usuário dentro do “Meu Espaço” e “Minhas Equipes”. Enquanto os conteúdos da “Minha Gerência” e “Minha Empresa” contém os conteúdos gerais em suas esferas.

1° Nível

Meu espaço

Minhas equipes

Minha gerência

Minha empresa

Áreas e objetivos

Minha gerência

Minha empresa

Minha equipe

Meu espaço

Na prática...

Design - como tratar cada ambiente?

• Benchmarkings

• Pesquisa com colaboradores

• Estudo de cores

• Estudo de branding

• Criação dos Templates e Guideline

A marca

•Análise da situação

• Alta aderência à antiga marca

• Mudança cultural

• Concurso para definição do nome

• Integração das editorias (antigos veículos)

•Objetivo: traduzir a intranet em um canal de comunicação interna forte e confiável

Proposta de marca

Guideline de Design

• Recomendações das melhores práticas

• Grid de aplicação dos templates

• Orientação gráfica para desenvolvimento

Esquema de cores e fontes do Guideline

Conteúdo redigido, arquitetura, layout e usabilidade definidos no prazo. Projeto andando de vento em popa, certo?

Mas e o desenvolvimento?

Há dois meses de entregar projeto, nada havia sido desenvolvido, nem o CMS implementado.

Conteúdo redigido, arquitetura, layout e usabilidade definidos no prazo. Projeto andando de vento em popa, certo?

Há dois meses da entrega do projeto, nada havia sido desenvolvido, nem o CMS implementado.

Enquanto isso...

Mas e o desenvolvimento?

Implicações

Impacto no PLR de todos;Devolução de verba e prestação de contas aos agentes;Conteúdo “congelado” na intranet.

Plano de ação 1

Negociar o atraso do projeto

Implicações

Mais prazo;Mais custo;Mais recursos.

Plano de ação 2

Encontrar outra ferramenta, outro fornecedor, e recomeçar do zero

Possíveis cenários

E agora?

Mas havia luz no fim do túnel

Por que o Wordpress?

• Ferramenta mais flexível;• Mais conhecida – é fácil encontrar suporte;• Didática;• Oferece facilidade em criar, otimizar e personalizar templates;• O custo de plugins é baixo;• Tempo de desenvolvimento reduzido;•Muitos sites empresariais já utilizam;• Gratuita.

Em um mês:

Wireframe Aplicação do guideline de design

Lições aprendidas

• Ouça SEMPRE o seu usuário;

• Envolva a área de negócio na etapa de seleção da ferramenta;

•Envolva e obtenha o comprometimento real da alta direção da empresa;

•Tenha uma equipe tecnicamente capacitada e apta a acompanhar todas as etapas do projeto

• Crie uma estratégia alinhada aos objetivos de negócio;

• Crie documentação para embasar e apoiar as definições ao longo do projeto (manuais, guidelines, políticas).

Obrigado!

André Saraiva – andre.saraiva@ccee.org.brJulio Ferracini – julio.ferracini@ccee.org.br Suzana Ribeiro – suzana.ribeiro@ccee.org.br